MAKALAH

Sistem Informasi Akuntansi

APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

KELOMPOK 13 :

1. Arda Erlitawati(1222100686)

2. Anjar

()

3. Doni N

()

4. Dwi Wiyanto

()

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS WIDYA DHARMA

KLATENKATA PENGANTAR

Puji dan Syukur senantiasa kami panjatkan kepada Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah sistem informasi akuntansi ini. Adapun maksud dan tujuan kami disini untuk menyajikan beberapa hal yang menjadi materi dari makalah kami.

Makalah ini membahas mengenai Aplikasi sistem informasi akuntansi. Makalah ini juga menggunakan bahasa yang mudah dimengerti untuk para pembacanya. Kami menyadari bahwa didalam makalah kami ini masih banyak kekeurangan , kami mengharapkan kritik dan saran demi menyempurnakan makalah kami agar lebih baik dan dapat berguna semaksimal mungkin.

Akhir kata kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan dan penyempurnaan makalah ini.

Klaten ,27 April 2015

Hormat Kami

PenulisDAFTAR ISI

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

BAB 2 PEMBAHASAN

A. Struktur OrganisasiB. Subsistem PenjualanC. Subsistem PembelianD. Subsistem PersonaliaE. Subsistem Akuntansi BiayaBAB3 PENUTUP

A. Kesimpulan

Daftar Pustaka

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam bab ini kan dibicarakan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan. Dalam aplikasi ini akan digunakan beberapa asumsi sebagai berikut:1. Pemisahan fungsi dalam organisasi dan struktur organisasinya didasarkan pada struktur organisasi dari AICPA yang diubah menyesuaikan dengan penggunaan komputer untuk proses data dan penyederhanaan fungsi-fungsi.

2. Gambar arus posedur juga disesuaikan dengan struktur organisasi yang digunakan. Untuk setiap gambar prosedur, akan dilengkapi dengan flow chart sistemnya.

3. Pengolahan data komputer dengan menggunakan terminal entry/on-line procesing. Sehingga pada setiap bagian yang merupakan sumber data (transaksi) akan disediakan terminal yang dihubungkan dengan komputer utama.

4. Contoh yang digunakan adalah untuk perusahaan pengolahan (manufacturing)

Aplikasi sistem akuntansi ini akan dibuat untuk setiap subsistem yang da dalam perusahaan.

BAB 2

PEMBAHASAN

A. Struktur organisasi

PT ABC, sebuah peruswahaan pengo;lahan memproduksi dua macam produk, yaitu produk A dan produk B. Proses produksi dilakukan melalui 3 depertemen produksi. Organisasi PT ABC mempunyai 5 bagian yaitu:1. Bagian penjualan

2. Bagian keuangan

3. Bagian akuntansi

4. Bagian personalia

5. Bagian produksi

Kepala setiap bagian disebut direksi, kecuali bagian akuntansi, kepala bagiannya disebut controller. Struktur organisasi PT ABC ini nampak pada gambar 17.1

Direksi penjuala membawahi 3 bagian, yaitu bagian advertasi, bagian penjualan, dan bagian service langganan. Bagian service langgganan ini membawahi gudang barang jadi dan bagian pesanan penjualan.

Direksi keuangan membawahi 2 bagian, yaitu bagian kredit dan kasir. Kasir dipisahkan menjadi kasir penerimaan dan kasir pengeluaran

Controller membawahi 5 bagian, yaitu bagian akuntansi keuangan, bagian budget, bagian audit intern, bagian pengolahan data elektronik, dan bagian akuntansi biaya. Bagian akuntansi keuangan membawahi 2 seksi yaitu utang dan piutang. Bagia pengolahan data elektronik membawahi 4 seksi yaitu analys/progammers, operator komputer, control clerk, dan librarian. Bagian akuntansi biaya membawahi seksi pencatatan waktu.

Direksi personalia dan umum membawahi empat bagoian, yaitu bagian keamanan, bagian personalia, bagian umum, dan kantin. Bagian umum membawahi seksi surat masuk.

Direksi produksi membawahi 5 bagian, yaitu bagian pembelian, bagian produksi, bagiab bengkel, bagian pengiriman dan bagian perencanaan dan pengawasan produk. Bagian produksi dipisahkan menjadi 3 departemen, yaitu departemen 1, departemen 2, departemen 3. Bagian PPC membawahi 2 seksi yaitu gudang bahan dan seksi penerimaan.

Struktur organisasi pada gambar 17.1 ini akan menjadi dasar penjualan flow chart arus dokumen yang akan dibagi sebagai berikut

1. Sub sistem penjualan, terdiri dari beberapa bagian (prosedur) yaitu penjualan, pencatatan piutang dan penerimaan uang.

2. Subsistem pembelian, terdiri dari beberapa bagian( prosedur) pembelian, pemcatatan utang dan pengeluaran uang.

3. Subsistem personalia, terdiri dari beberapa bagian( prosedur) yaitu pencatatn waktu dan penggajian.

4. Subsistem akuntansi biaya, terdiri dari bebrapa bagian (prosedur) yaitu pencatatan biaya bahan, tenaga kerja, dan b iaya overhead pabrik.

5. Prosedur pencatatan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi dan laporan lain lainya.

B. Subsistem penjualan

Arus penjualan flow chart sistem nampak sebagai berikut :1. Seksi pesanan penjualan menerima pesanan dari pelanggan, atau dapat juga pesanan datang dari salesman.

2. Apabila penjualan kredit itu ditolak oleh bagian kredit, maka seksi penjualan akan memberitahukan kepada pelanggan. Bila penjualan disetujui oleh bagian kredit, maka seksi penjualan akan menulis surat perintah pengiriman rangkap 3

Lembar 1 bagian gudang

Lembar 2 bagian pengiriman

Lembar 3 dimasukan ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi pesanan penjualan. Lembar ke 3 ini kemudian diarsipkan di seksi pesanan penjualan urut nomor.

3. Gudang barang jadi menyiapkan barang dan myerahkan keseksi pengiriman beserta lembar pertama surat perintah pengiriman.

4. Seksi pengiriman menghitung barang dari gudang, membungkus, dan memasukan lembar ke2 surat perintah pengiriman barang ke dalam bungkusan barang. Barang dikrim ke pembeli

5. Lembar kedua surat perintah pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukan data pengiriman barang kefile transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi pengiriman. Kemudian lembar kedua surat perintah pengiriman diarsip urut nomor.

6. Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi penjualan diproses dengan progam pembuatan faktur. Hasilnya adalah 4 lembar faktur dan jumlah-jum lah untuk pengawasan.

Empat buah faktur didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 dan 2 untuk pembeli

Lembar 3 untuk seksi piutang

Lembar 4 untuk seksi pesanan penjualan

7. Oleh seksi pesana penjualan, lembar ke4 dari faktur dicocokan dengan surat perintah pengiriman yang ada dalam arsip. Agar mudah mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor surat perintah pengiriman juga ditulis dalam faktur. Bila jumlah yang dikirim sesuai denga yang dipesan, maka transaksi selesai, tembusan faktur diarsipkan bersama denga tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan maka seksi pesanan penjualan membuat lagi perintah pengiriman untuk jumlah kekurangannya (ini disebur back order).

8. File transaksi penjualan kemudian diproses lagi dengan menggunakan progam up date master file piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file yang sudah di update, buku besar yang sudah di update dan daftar untuk pengawasan jumlah-jumlah ini dicocokan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dari langkah ke-6 di atas

9. File transaksi penjualan beserta master file persediaan dan file buku besar diproses dengan program up date master file persediaan dan buku besar. Hasilnya adalah master file persediaan yang sudah di up date, file buku besar yang sudah di up date, laporan status persediaan, dab daftar jumlah untuk pengawasan. Jumlah-jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dalam langkah ke-8 di atas. Laporan status persediaan diserahkan ke seksi pembalian yang akan menjadi dasar untuk membuat order pembelian bila saldo persediaan sudah mencapai angka minimum.

10. Setiap akhir bulan, master piutang diproses dengan program analisa umur piutang, hasilnya daftar analisa umur piutang diserahkan ke seksi kredit dan seksi piutang. Selain itu master of file piutang ini juga diproses dengan program penyusunan pernyataan piutang, hasilnya merupakan surat pernyataan piutang diserahkan ke seksi piutang untuk dikirimkan ke langganan. Pengiriman surat pernyataan piutang ini dilakukan bila sudah dicocokkan dengan daftar analisa umur piutang

11. Setiap akhir bulan, file transakasi penjualan diproses untuk membuat daftar distribusi penjualan (analisa) berdasar jenis produk, daerah penjualan dan lain-lain.

Penerimaan uang dari langganan dapat berasal dari pembayaran lewat surat, pembayaran langsung ke kasir, atau pembayaran langsung ke bank. Bila langganan langganan mambayar langsung ke bank, kasir akan membuat tanda terima (bukti kas masuk) sesudah diterima pemberitahuan tentang pembayaran dari bank. Gmabar arus dokumen dalam penerimaan kas dapat dilihat pada gambar 17.3.

Penjelasan :

1. Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari langganan, atau lewat bank, atau lewat surat yng diterima oleh bagian surat masuk yang kemudian diserahkan ke kasir dengan daftar penerimaan uang.

2. Seksi surat masuk memasukkan transaksi penerimaan uang melalui terminal.

3. Kasir membuat bukti kas masuk rangakap 3, lembar 1 dan 2 diserahkan ke langganan, lembar ketiga digunakan sebagai dasar unuk memasukkan transaksi penerimaan uang ke file lewat terminal. Lembat ke-3 bukti kas masuk ini oleh kasir kemudian diarsipkan urut nomoa.

4. File transaksi uang masuk diproses dengan program up date master filr piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file piutang yang sudah di up date, file buku besar yang sudah di up date, daftar jumlah untuk kontrol dan daftar penerimaan uang.

5. Daftar penerimaan uang diserahakn ke seksi audit intern.

6. Laporan bank setiap periode diserahkan ke seksi audit intern sebagai dasar untuk menyusun laporan rekonsiliasi bank.

C. Subsistem Pembelian

Arus dokumen dalam subsistem pembelian nampak dalam Gambar 17.4. Setiap pembelian barang dilakukan oleh pembelian.Penjelasan :

1. Laporan status persediaan yang berisi saldo masing-masing persediaan diserahkan ke seksi pembelian. Kadang-kadang seksi utang juga diberi satu lembar. Laporan ini berfungsi seba-gai permintaan pembelian ke seksi pembelian untuk membeli barang-barang yang sudah mendekati jumlah minimum.

2. Atas dasar laporan status persediaan, seksi pembelian membuat order pembelian rangkap 5. Lembar 1 dan 2 untuk penjual. Lembar 2 oleh penjual akan dikembalikan ke seksi pembelian sebagai pemberitahuan bahwa order itu sudah diterima.

Lembar 3untuk seksi utang.

Lembar 4 untuk seksi penerimaan.

Lembar 5 diarsipkan dalam seksi pembelian urut abjad nama penjual.

Order pembelian dimasukkan ke file transaksi pembelian lewat terminal.

3. Barang diterima oleh seksi penerimaan. Sesudah dihitung dan diperiksa, maka dibuatkan laporan penerimaan barang rangkap 4 dan didistribusikan sebagai berikut

Lembar 1 untuk seksi pembelian.

Lembar 2 untuk seksi penerimaan.

Lembar 3 untuk gudang dan diserahkan bersama dengan barang.

Lembar 4 diarsipkan di seksi penerimaan urut nomor.

Penerimaan barang di seksi penerimaan dimasukkan ke file transaksi pembelian dengan dengan menggunakan terminal yang ada diseksi penerimaan.

4. File transaksi pembelian diproses dengan menggunakan program up date master file perse-diaan dan buku besar. Hasilnya adalah master file persediaan yang sudah di up date, file buku besar yang sudah di up date, kontrol total dan laporan status persediaan.

5. Faktur dari penjual diterima oleh seksi pembelian. Setelah diperiksa kebenarannya, yaitu di-bandingkan dengan order pembelian dan laporan penerimaan barang, seksi pembelian me-nyetujui faktur itu untuk dibayar dan menyerahkannya ke seksi utang.

6. Seksi utang memeriksa kebenaran faktur, membandingkannya dengan order pembelian dan laporan penerimaan barang, kemudian membuat voucher 3 rangkap.

Lembar 1 dan 2 untuk seksi pengeluaran uang.

Lembar 3 diarsipkan di seksi utang urut nomor.

7. Seksi utang memasukkan data utang ke file transaksi utang lewat terminal yamg ada di seksi utang

8. File transaksi utang diproses dengan program up date master file utang dan buku besar. Hasilnya adalah master file utang yang sudah di up date, master file buku besar yang sudah di up date, daftar jumlah untuk kontrol, dan daftar utang. Daftar utang ini akan diserahkan ke seksi utang untuk digunakan sebagai refense dalam membuat voucher.

9. Seksi pengeluaran uang atas dasar voucher akan menulis cek untuk membayar utang yang sudah jatuh tempo. Cek dan lembar kedua voucher diserahkan pada orang yang dibayar. Tanggal, jumlah dan data pengeluaran kas lainnya dimasukkan ke file transaksi kas keluar lewat terminal yang ada di seksi pengeluaran uang. Voucher lembar pertama kemudian diarsipkan urut tanggal pembayaran.

10. File transaksi kas keluar diproses dengan program up-date master file utang dan buku besar. Hasilnya adalah master file utang yang sudah di up date, file buku besar yang sudah di up date, daftar jumlah untuk pengawasan dan daftar kas keluar. Dftar kas keluar ini akan diserahkan ke seksi pengeluaran uang.

D. Subsistem Personalia

Arus dokumen dan flowchart sistem untuk pencatatan waktu dan penggajian1. Bagian personalia memasukkan data tarif gaji dan potongan lewat terminal. (Transaksi ini diproses dengan cara on-line entry/batch processing).

2. Catatan waktu kerja dari pabrik diserahkan ke pencatat waktu. Catatan waktu kerja ini dapat dibuat dalam bentuk job ticket atau daftar jam kerja,

Catatan waktu kerja dicocokkan dengan catatan waktu hadir (dapat berbentuk clock cards) yang ada di pencatat waktu. Kemudian datanya dimasukkan lewat terminal ke file jam kerja.

3. File tarif gaji, file potongan, dan file jam kerja diproses dengan program perhitungan gaji dan up date buku besar. Hasilnya adalah file buku besar yang sudah di up date dan file daftar gaji.

4. File daftar gaji diproses dengan program distribusi gaji dan mencetak daftar gaji. Hasilnya adalah cek gaji, daftar gaji, file distribusi gaji dan daftar jumalh untuk pengawasan.

Bila gaji tidak dibayar dengan cek, tetapi dengan uang tunai, maka gaji tidak ada, tetapi yang dibuat adalah strook gaji.

5. Daftar gaji dan cek gaji diserahkan ke seksi utang untuk dibuatkan vouchernya rangkap 3. Lembar satu dan dua diserahkan ke seksi pengeluaran uang bersama dengan gaji dan cek gaji. Seksi utang memasukkan data voucherke file utang lewat terminal. Lembar ketiga voucher diarsipkan urut nomor.

6. Seksi pengeluaran uang atas dasar voucher menulis cek dan, menyetorkan ke bank untuk mengisi rekening giro untuk gaji. Rekening ini menggunakan sistem imprest. Voucer diarsipkan urut tanggal. Data cek dimasukan ke file transaksi kas keluar lewat terminal

7. file transaksi utang dan file kas keluar akan diproses dengan cara seperti nampak pada gambar 17.4

E. Subsistem akuntansi biaya

Pembicaraan mengenai arus dokumen flowchart sistem untuk subsistem akuntansi biaya akan dipisahkan menjadi 3 yaitu :1. Arus dokumen dan flowchart sistem biaya bahan

2. Arus dokumen dan flowchart sistem biaya tenaga keja, dan

3. Arus dokumen dan flowchart sistem biaya overhead pabrik.

Arus dokumen dan flowchart sistem untuk ketiga jenis tersebut nampak pad gambar 17.6 penjelasan dari gambar itu adalah sebagai berikut

1. Pabrik (bagian produksi) berdasarkan dat kebutuhan bahan dan order produksi membuat bukti pengeluaran bahan rangkap dua. Kedua lembar bukti pengeluaran barang itu diserahkan kegudang barang. Lembar kedua dan bahan diserahkan ke bagian produksi.

2. Lembar pertama bukti pengeluaran bahan dicatat di kartu gudang, kartu barang dan dimasukan ke komputer lewat terminal yang ada di gudang. Lembar pertam BPB ini kemudian diarsipkan digudang urut abjad.

3. Transaksi pemakai bahan ini dengan file persediaan bahan diproses dan hasilnya adalah file biaya bahan

4. Setiap kali memindahkan barang jadi dari suatu departemen ke departemen lainnya, dibuat bukti transfer. Bukti ini dimasukan lewat terminal ke file bukti transfer.

5. File biaya bahan, file ditribusi gaji, file bukti transfer dan file tarif FOH doproses dengan mengunakan progam penghitungan harga pokok. Hasilnya adalah file produk selesai.

6. File produk selesia dan master file persediaan diproses dengan up date persediaan. Hasilnya adalah daftar jumlah untuk pengawasan, laporan biaya produksi, dan laporan status barang jadi.

BAB 3

PENUTUP

A. Kesimpulan

Aplikasi sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan akan digunakan beberapa asumsi sebagai berikut:1. Pemisahan fungsi dalam organisasi dan struktur organisasinya didasarkan pada struktur organisasi dari AICPA yang diubah menyesuaikan dengan penggunaan komputer untuk proses data dan penyederhanaan fungsi-fungsi.

2. Gambar arus posedur juga disesuaikan dengan struktur organisasi yang digunakan. Untuk setiap gambar prosedur, akan dilengkapi dengan flow chart sistemnya.

3. Pengolahan data komputer dengan menggunakan terminal entry/on-line procesing. Sehingga pada setiap bagian yang merupakan sumber data (transaksi) akan disediakan terminal yang dihubungkan dengan komputer utama.

4. Contoh yang digunakan adalah untuk perusahaan pengolahan (manufacturing)