BUSINESS PROCESS REENGINEERING (BPR)PADA CV. RIKO JAYA

CV. Riko Jaya merupakan perusahaan dagang yang berkantor di Jl. Paseban Jakarta. CV. Riko Jaya menjual/menyediakan asap cair (liquid smoke) dengan merk Deogreen®.

Adapun strategi bisnis yang dilakukan oleh CV. Riko Jaya adalah mengenalkan produknya kepada masyarakat luas, karena diakuinya bahwa produk mereka merupakan produk baru yang belum dikenal di kalangan masyarakat serta memelihara hubungan baik dengan pelanggan dan menjaga mutu dan kualitas produknya.

Hambatan utama pada proses bisnis CV. Riko Jaya yaitu pada saat pelanggan dari daerah-daerah tertentu memesan, sering terjadi kesalahan dalam menyebutkan ongkos kirim sehingga menyebabkan CV. Riko Jaya mengalami kerugian.

Berangkat dari strategi bisnis beserta hambatannya maka kami mencoba membantu agar tujuan untuk meningkatkan penjualan dapat tercapai dan juga dapat meminimalisir kerugian.

Dalam kerangka BPR terdapat 10 fase dengan 4 awal yaitu Organizational Foundation, Process Foundation, Technology Foundation, BPM Foundation, dan 6 fase berikutnya yaitu Elaboration, Improvement, People and Technology Development, Deployment, Monitor and Benefit Realization, dan Continous Improvement.

Organization Foundation Phase

Ini merupakan langkah awal dalam melakukan BPR, pada tahap ini akan dianalisa tentang bagaimana kondisi organisasi pada perusahaan melalui beberapa tahapan.

Internal and External Aspects of the Organization

Internal Aspects

Strength :

Produk yang unik dengan kemasan lebih menarik, lebih banyak pilihan produk asap cair dibanding produk kompetitor, serta merupakan merek pertama yang memproduksi asap cair.

Weakness :Harga jual lebih mahal dibanding kompetitor.

Competencies :Alat produksi asap cair sudah banyak di jual dengan ukuran kecil dan murah.

Constraints :Produk tergolong baru dipasaran sehingga masyarakat belum mengenal perihal produk ini.

External Aspects

Competition :Produk kompetitor lebih murah harga jualnya.

1

Environmental Impact :Dengan kondisi seperti ini masyarakat tidak tahu tentang apa saja merek-merek yang

memroduksi asap cair, maka merek pertama yang didengar masyarakat adalah sebuah keuntungan perusahaan pemegang merek tersebut.

Berikut ini merupakan gambaran mengenai bagaimana tingkat persaingan di industri asap cair, baik itu dari sisi supply chain (supplier dan pelanggan) serta pasar (pemain baru dan substitusi) yang digambarkan dengan konsep Porter Five Force Analysis.

Porter Five Forces Analysis

• Ancaman masuk dari pendatang barua. Pendatang baru yang memproduksi asap cair dengan merek lain, contoh : Bio Shell, Biomars, Biotama.b. Manajemen Strategi yang dilakukan:- Mempertahankan Loyalitas Konsumen dengan perbaikan pelayanan konsumen- Menciptakan variant baru dengan berbagai macam aroma sesuai permintaan pasar.

• Kekuatan posisi tawar pemasoka. Karena supplier CV. Riko Jaya berasal dari pulau sumatera, dan juga merupakan satu satunya supplier CV. Riko Jaya, terlihat bahwa posisi tawar supplier lebih besar oleh karena itu diperlukan

2

hubungan yang sangat baik untuk menjaga loyalitas supplier.b. Manajemen Strategi yang dilakukan:CV. Riko Jaya sebaiknya tidak lamban dalam melunasi kewajibannya kepada pihak supplier agar hubungan yang terjalin antara kedua perusahaan akan tetap terus terjalin sehingga CV. Riko Jaya tidak kekurangan pasokan bahan baku dari supplier

• Kekuatan posisi tawar pembelia. Dipasaran sudah banyak produk serupa pengawet makanan namun CV. Riko Jaya mengklaim bahwa produknya lah yang paling aman sehinggan apabila pemerintah melarang penggunaan bahan kimia pada pengawet makanan maka pembeli tidak punya pilihan lain selain asap cair, namun untuk saat ini posisi tawat pembeli masih sama dengan penjual, sama sama tidak ada yang diuntungkan. Para pembeli produk Deogreen®kebanyakan mereka yang sebelumnya menggunakan pengawet berbahaya yakni formalin dan kini beralih menggunakan asap cair.

b. Manajemen Strategi yang dilakukan:- Produk berkualitas dan memuaskan para konsumen.- Mendengarkan keluhan konsumen melalui telepon atau mendatangi langsung ke lokasi konsumen untuk melakukan demonstrasi dan penyuluhan.- Pelayanan yang baik.- Promosi sesuai dengan mutu.- Menghadirkan produk yang beraneka jenis aromanya sesuai permintaan konsumen.

• Ancaman produk substitusia. CV. Riko Jaya merupakan pemegang merek Deogreen® dimana merek tersebut merupakan yang pertama dalam industri asap cair, dengan berrbagai macam olahannya mulai dari Penghilang Bau dan Pengawet Makanan. Substitusi dari produk Pengawet Makanan substitusinya formalin, bahan pengawet makanan kimia, dsb.b. Manajemen Strategi yang dilakukan:- Menghasilkan produk dengan kualitas terbaik- Menawarkan produk-produk yang aman dan tidak berbahaya- Terus berinovasi menciptakan produk-produk olahan lain yang diminati pasar.- Terus mengikuti perkembangan dan permintaan pasar.

• Kekuatan Kompetitora. Bio Shell, dll.b. Manajemen Strategi yang dilakukan:- Melakukan inovasi produk- Mengadakan penyuluhan- Promosi ditingkatkan

Strategic Objectives

Visi

CV. Riko Jaya menjadi perusahaan berkembang dengan menciptakan produk-produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan.

3

Misi

- Berkontribusidalampengembanganproduk- Menjaga kualitas produk- Fokus pada pelayanan konsumen

Goal

Menjadi market leader dalam industri asap cair.

Objectives

Mengganti penggunaan formalin dengan asap cair sebagai pengawet makanan untuk semua jenis industri makanan yang masih menggunakan formalin.

Stratigec Intent

Meningkatkan total penjualan.

Implementation Strategic

- Memperluas pasar- Meningkatkan promosi- Menghadiri seminar-seminar- Memperbaiki proses penjualan- Mendukung proses bisnis dengan teknologi

Impacts on Processes

CV. Riko Jaya lebih mengutamakan pada customer intimacy, dengan hubungan dengan customer yang terjalin dengan baik maka akan lebih mudah untuk meningkatkan volume penjualan.

Customer Intimacy

Key Processes Memberikan diskon sebesar 10% kepada pelanggan pada order ketiga dan seterusnya

Organization and Skills Menyimpan data-data pelanggan dan training karyawan untuk melayani customer dengan baik

Key Process Variable Pelanggan tetap

Management Systems Fokus pada pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan

4

Strategic Measurements

Kami melakukan pengukran strategis dengan menggunakan Balanced Score Card (BSC), BSC dapat membantu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh pada perusahaan yang pada gilirannya akan membantu organisasi untuk bertindak sesuai tujuan jangka panjangnya. Sistem manajemen strategis membantu manajer untuk berfokus pada ukuran kinerja sambil menyeimbangkan sasaran finansial dengan perspektif pelanggan, proses, dan karyawan.

Berikut hasil analisis kami menggunakan metode BSC

Balanced Score Card

Balance Score Card

Object Measurement Target Inisiatif

FinancialMeningkatkan

PendapatanLaba meningkat

(RincianTerlampir)

10%Dari

pendapatan lama sebesar 33,95

juta/bln

Meningkatkan Promosi

Menambah anggaran untuk

marketing

Customer PelangganMenambah pelanggan

tetap (Rincian Terlampir)

5 sampai 20

Pelanggan tetap yg baru tiap

bulan

Diskon pada order ke3/10%.

Seminar, Membuka agen di tiap daerah

IBPProduk

berkualitas

Aroma X/gr, di campur dengan Aroma Z/gr, dan

bila aromanya sedap, akan di campur dengan ASAP

CAIR

Aroma yang

beragam

Memperbanyak referensi

mengenai aroma makanan

Learning and Growth

Meningkatkan keahlian

Rata-rata transaksi permenit x jumlah

maksimal Transaksi per hari

Menaikkan Jumlah

Penjaualan pada

Perusahaan

Menjual atau menawarkan

produk di luaran, seperti melalui

brosur dll

5

Berikut ini Lampiran Rincian Measurment untuk Bagian Financial :

Product Harga / LiterPenjualan Per

bulanTotal Penjualan setiap

Jenis

Perisa Asap Grade 1 (Tawar) 20000 400 8000000Perisa Asap Aromatic (Bakso) 30000 250 7500000Perisa Asap Aromatic (Udang) 35000 120 4200000

Perisa Asap Aromatic (Ikan Laut/sea food 35000 150 5250000Perisa Asap Aromatic (Mie) 30000 300 9000000

33950000

Product Harga / LiterPenjualan Per

bulanTotal Penjualan setiap

JenisPerisa Asap Grade 1 (Tawar) 20000 440 8800000Perisa Asap Aromatic (Bakso) 30000 275 8250000Perisa Asap Aromatic (Udang) 35000 132 4620000

Perisa Asap Aromatic (Ikan Laut/sea food 35000 165 5775000Perisa Asap Aromatic (Mie) 30000 330 9900000

37345000

Penjualan ASAP CAIR saat ini

Total Penjualan perbulan

Penjualan ASAP CAIR yang di targetkan

Total Penjualan perbulan

Berikut ini Lampiran rincian Measurment customer :

BULAN Jumlah Seminar/bulan min. Target Pelanggan Baru

Januari 2 5Februari 2 5Maret 2 5April 2 5Mei 2 5Juni 2 5

Total 12 30

Target Pelanggan yang diraih melalui Seminar

Dari Tabel di atas, dengan Target min. 5 pelanggan tiap bulan, dalam 6 bulan diharapkan perusahaan

mendapatkan 30 pelanggan baru yang selanjutnya bisa di beri diskon 10% setelah pembelian ketiga, dan di arahkan untuk membeli di Agen Terdekat ataupun

langsung ke Pusat

Proccess Foundation Phase

Berikutnya setelah mengetahui kondisi organisasi maka dilanjutkan dengan menganalisa proses yang ada di perusahaan.

Strategy and Business Information

Analisa berikut mememberi gambaran tentang bagaimana bisnis yang dilakukan CV. Riko Jaya, dapat dilihat produk yang dihasilkan, siapa saja pelanggan dan partner perusahaan dalam melakukan pendistribusian serta range harga dari tiap produk CV. Riko Jaya.

6

Relevan business

- product and service :Asap cair.

- Customer :Pengusaha makanan berupa pabrik tahu, tempe, ikan asin, dll. Yang tersebar di seluruh indonesia.

- Price :

Discount 10 % pada pesanan ke tiga setelah pesanan pertama.

- Partner and distribusi :Jasa kurir seperti Pahala Kencana Express, ESL Express.

Product Price PartnerPerisa Asap Grade 1(Tawar) Rp. 20.000,-/Liter Pahala ExpressPerisa Asap Aromatic(Bakso) Rp. 30.000,-/Liter ESL ExpressPerisa Asap Aromatic (Udang) Rp.35.000,-/Liter Perisa Asap Aromatic (Ikan Laut/Sea Food) Rp. 35.000,-/Liter Perisa Asap Aromatic (Mie) Rp. 30.000,-/Liter

Process Guidelines and Models

Gambar dibawah merupakan pemetaan terhadap model proses bisnis yang dilakukan CV Riko Jaya, kami berusaha mengimprove pada tahap proses sales atau penjualan yang juga mencakup proses pengiriman.

7

Business Strategy

1. Mengenalkan produk dan merek dagang Deogreen® kepada masyarakat2. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan3. Menjaga dan meningkatkan mutu produk

Marketing Strategy

1. Mengadakan pameran di mall-mall besar untuk mengenalkan produk sekaligus menarik minat dan perhatian masyarakat

2. Turut berpartisipasi dalam pameran-pameran yang berhubungan dengan industri makanan3. Memberikan potongan harga (diskon) sebesar 10% pada pembelian ke tiga dan seterusnya4. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan5. Beriklan di media massa

Product Development

CV. Riko Jaya memiliki tim riset khusus yang dibentuk untuk menciptakan produk asap cair pengawet makanan ini dengan aroma yang beragam dan diseesuaikan dengan tren dan selera pasar.

Strategy Relationship

Dengan mendata para pelanggan tetap dan memberikan diskon pada pembelian yang ke tiga diharapkan dapat menciptakan hubungan baik dengan pelanggan.

Sales

• Menjual produk CV. Riko Jaya• Melayani pelanggan dengan sopan

Controlling• Menjaga proses pembelian dan penjualan berjalan dengan lancar • Menjaga Poses pegiriman barang agar tepat waktu• Menjaga ketersediaan barang dengan menerapkan sistem “stok aman” dimana setiap

persediaan barnag sudah mulai menipis yaitu sekitar 15% dari total maksimum persediaan maka Bag. Gudang akan melakikan pembelian barang kepada supplier

Promoting

• Membuat brosur, spanduk, banner dan web untuk promosi Retention

• Melakukan pendekatan dengan semua pelanggan• Merespon saran & kritik

8

Obtain Relevant Information and Technology Principles and Models

Berikut merupakan informasi yang relevan pada CV. Riko Jaya terkait dengan model dan prinsip teknologi yang ada.

Data models :Sales -> Distributor-> Customer-> Bag.pengiriman

Main applications and related interfaces :Perusahaan saat ini tidak memiliki aplikasi

Main Platform :Operating System Windows Xp

Main Network :

LAN Type StarBus, Yang terkoneksi pada 7PC yang saling terhubung dengan rincian 4 PC untuk bagian penjualan, 1 PC untuk bagian Gudang, 1 PC untuk Bagian IT, dan 1 PC untuk Bagian Keuangan. Semua PC dapat bertindak sebagai server, sehingga LAN hanya berfungsi sebagai sarana tukar data.

Improve it

Area atau proses yang akan di improve adalah pada sektor Penjualan dan Pengiriman

9

Technology Foundation PhasePada tahap ini akan dibahas latar belakang perusahaan dari sisi teknologi yang diterapkan.

Improve

Improve pada BPR kami bertujuan untuk meningkatkan pelayanan baik secara teknis ataupun secara sistem, serta meningkatkan efisiensi proses bisnis dan efisiensi biaya.

Ongoing Process

Perusahaan memiliki website berbasis aspx. Maintenance website hanya dilakukan apabila ada perubahan terhadap isi dari website tersebut. Maintenance dilakukan oleh bagian IT.

Sistem penjualan manual menggunakan nota kertas dan pencatatan data penjualan dilakukan pada buku besar/folio dan pencatatan dengan komputer melalui software Microsoft Excell 2007 sebagai backup data.

10

Business Functionality

1. Bagian Gudang melakukan pemesanan melalui telepon kepada supplier2. Supplier memberikan invoice secara tertulis kepada bagian gudang, dikirim melalui pos3. Bagian gudang melakukan pembayaran dengan cara transfer bank4. Barang dikirim oleh supplier dan masuk ke inventory5. Pelanggan memesan langsung atau melalui telepon kepada sales6. Sales menerima pembayaran secara tunai atau melalui transfer bank bagi yang memesan

melalui telepon7. Barang dikirim kepada pelanggan8. Sales emenyetor uang hasil penjualan ke rekening bank perusahaan

11

BPM Foundation Phase

Fase ini menggabungkan antara Organization Foundation, Process Foundation, dan Technology Foundation. Ini merupakan modal awal dalam BPR.

Stake Holders

Private sector Stakeholders

Public sector Stakeholders

Civil sosiety stakeholders

Perusahaan Pemodal Media Massa

Pimpinan Perusahaan

Karyawan

Scope

Area yang akan kami lakukan BPR dapat dikatakan sebagai Small Improvement pada sistem penjualan dan pengiriman.

Menjalin kerja sama dengan perusahaan jasa kurir seperti PT. ESL Express dan PT. Pahala Espress guna mempersingkat proses pengiriman barang dan menjadikan proses bisnis pada sektor ini menjadi lebih efisien.

Menambahkan fitur pada website penjualan yang dapat men-simulasi pemesanan sekaligus berisikan tabel informasi ongkos kirim yang dapat langsung diakses pelangan guna meminimalisir kerugian yang ditanggung akibat kesalahan dalam memberikan informasi ongkos pengiriman.

Process Selection Matrix (PSM)

Business Case

12

Scenarios SalesBag.

PengirimanBag. Gudang

Bag. KeuanganMain Process

Pembelian

Memesan melalui telepon

Membuat Laporan

Pembelian

Penjualan

Membuat Nota Penjualan

Membuat Surat Jalan

Mengirim Barang

Membuat Laporan penjualan

Pada website yang berisi simulasi ongkos kirim dilakukan kerjasama dengan perusahaan jasa ekspedisi yang menjadi partner CV. Riko Jaya supaya ongkos kirim bisa selalu di update.

Apa bila terdapat nama daerah yang belum terjangkau oleh jasa ekspedisi partner maka akan dicarikan jasa ekspedisi lain, pesanan akan ditunda sementara dan pelanggan akan dihubungi kembali setelah diketahui menggunakan jasa ekspedisi apa dan berapa tarif pengirimannya.

Project Team

Elaboration Phase

Pada tahap ini dapat dilihat hasil analisis kami dengan menggunakan ABC metric dan PCM yang akan membantu memahami bagaimana tingkat efisiensi pada proses bisnis yang ada sekarang.

Metric Analysis

Nama Proses

Rata- Rata

transaksi (per hari)

Waktu Transaksi (menit)

Waktu kerja (

Minutes)

Rata - rata gaji

karyawan per jam

Biaya Tenaga Kerja (

Tenaga kerja Produktif)

Alokasi karyawan jam lembur (proporsi di luar proses dalam

sehari)

Gaji bukan karyawan

(proporsi di luar proses dalam

sehari)

Biaya (per hari)

Rata-rata biaya per transakasi

Biaya tahunan

(per tahun)

Upaya tahunan %

Penjualan 25 25 625 7200 75000 7500 78125 153125 6125 38281250 80.6451613Pengiriman 2 75 150 7200 18000 10000 25000 43000 21500 10750000 19.3548387

Total 775 93000 103125 49031250

Total waktu yang tersedia

(berdasarkan FTE (Full-time

Equivalent) standar hari)

300

Pemanfaatan (%) 2.5833333

Root Cause Analysis

Masalah yang terjadi sekarang ini adalah:

13

o Kurang mengertinya konsumen tentang keunggulan produk inio Sering terjadi kesalahan dalam menentukan tarif kirim untuk pesanan di daerah-daerah

tertentu.

People Capability Matrix

Tabel dibawah menjelaskan kemampuan karyawan CV. Riko Jaya yang dikonversi sebagai angka, dengan mengkonversi kemampuan kedalam bentuk ini diharapkan dapat mempermudah untuk memberi gambaran tetntang kemampuan karyawan yang sebenarnya.

Knowledge Capabilities /

Skills Required Ability to sell to

customers

Communication Skill

Data entry skill

Dealing with

difficult customers

Key Processes

Penjualan 3 1 1 2

Pengiriman 1 1 1 2

Available Information

Berikut adalah informasi yang dibutuhkan untuk proses BPR agar dapat berjalan dengan baik :

- Data Penjualan- Data Barang- Data Pelanggan- Tabel Harga Pengiriman

Improvement Priorities

Redesigning

Kami akan melakukan penambahan halaman pada website perusahaan yang di dalam nya terdapat fungsi untuk melakukan pengecekan tarif ongkos kirim yang up to date sesuai dengan berat barang dan kota tujuan ke seluruh wilayah di Indonesia, yang sebelumnya belum ada. Ini berguna untuk meminimalisir kemungkinan kesalahan informasi ongkos kirim yang sebelumnya sering terjadi.

Kami mengusulkan agar CV. Riko Jaya supaya melakukan promosi dengan beberapa cara, seperti mengadakan pameran di mall-mall besar untuk mengenalkan produk sekaligus menarik minat dan perhatian masyarakat, turut berpartisipasi dalam pameran-pameran yang berhubungan

14

dengan industri makanan, beriklan di media massa, serta mengatur jadwal untuk melakukan kegiatan-kegiatan tersebut diatas.

Improving

Kami berupaya melakukan improving pada sektor pengiriman barang untuk melakukan pengiriman kepada customer, kami mencoba menjalin kerjasama dengan PT. ESL Express dan Pahala Kencana Express sehingga pihak yang bekerjasama dengan kami yaitu (PT.ESL Express dan Pahala Kencana Express) yang setiap kalinya akan datang ke perusahaan dan mengambil barang yang akan di kirim ke customer. Hal ini dapat menghemat biaya pengiriman dari yang sebelumnya kurir dari internal perusahaan yang mengantar barang ke agen ESL atau Pahala Express.

Improvement Phase

Ditahap ini sudah bisa dilihat bagaimana perbedaan proses bisnis yang lama dengan proses bisnis yang baru dengan menggunakan metode ABC metric dan perbandingan langsung yang bisa dilihat analisisnya di tahap Feasibility Validation and Gap Analysis dibawah.

Future metric Projection

ABC metric lama

Nama Proses

Rata- Rata

transaksi (per hari)

Waktu Transaksi (menit)

Waktu kerja (

Minutes)

Rata - rata gaji

karyawan per jam

Biaya Tenaga Kerja (

Tenaga kerja Produktif)

Alokasi karyawan jam lembur (proporsi di luar proses dalam

sehari)

Gaji bukan karyawan

(proporsi di luar proses dalam

sehari)

Biaya (per hari)

Rata-rata biaya per transakasi

Biaya tahunan

(per tahun)

Upaya tahunan %

Penjualan 25 25 625 7200 75000 7500 78125 153125 6125 38281250 80.6451613Pengiriman 2 75 150 7200 18000 10000 25000 43000 21500 10750000 19.3548387

Total 775 93000 103125 49031250

Total waktu yang tersedia

(berdasarkan FTE (Full-time

Equivalent) standar hari)

300

Pemanfaatan (%) 2.5833333

Simulation

ABC metric baru

15

Nama Proses

Rata- Rata

transaksi (per hari)

Waktu Transaksi (menit)

Waktu kerja (

Minutes)

Rata - rata gaji

karyawan per jam

Biaya Tenaga Kerja (

Tenaga kerja Produktif)

Alokasi karyawan jam lembur (proporsi di luar proses dalam

sehari)

Gaji bukan karyawan

(proporsi di luar proses dalam

sehari)

Biaya (per hari)

Rata-rata biaya per transakasi

Biaya tahunan

(per tahun)

Upaya tahunan %

Penjualan 25 20 500 7200 60000 7500 62500 122500 4900 30625000 98.0392157Pengiriman 1 10 10 7200 1200 10000 1666.666667 2866.66667 2866.6667 716666.667 1.96078431

Total 510 61200 64166.66667 31341666.7

Total waktu yang tersedia

(berdasarkan FTE (Full-time

Equivalent) standar hari)

300

Pemanfaatan (%) 1.7

People Capability Matrix and Capacity PlanningSyarat pada proses bisnis yang baru adalah :

Harus ada kerjasama dengan pihak jasa pengiriman barang (ESL Express dan Pahala Kencana Express) untuk proses pengiriman

Karyawan harus mau mendukung proses bisnis yang baru Karyawan harus jujur dan bertanggung jawab

Kemampuan dari karyawan adalah :

Harus mengerti cara mengoperasikan komputer dan berselancar di dunia maya (internet) Kemampuan berkomunikasi karyawan khususnya bagian penjualan harus ditingkatkan

Feasibility Validation and Gap Analysis

Perbedaan antara proses bisnis yang baru dengan proses bisnis yang lama adalah :

16

Proses bisnis yang lama Proses bisnis yang baru

Pada proses penjualan kepada pelanggan melalui telepon, maka sales akan memastikan terlebih dahulu perihal ongkos kirimnya sehingga memakan waktu cukup lama sekitar 5 sampai 10 menit.

Pengiriman barang dilakukan oleh kurir internal perusahaan menuju agen ESL Express atau Pahala Express terdekat.

Proses pengiriman barang memakan waktu yang cukup lama dan membutuhkan biaya sebesar Rp. 20.000,- per satu kali perjalanan

Pada proses penjualan kepada pelangan melalui telepon sales bisa tidak perlu lagi memastikan ongkos kirimnya karena diwebsitenya sudah tercantum ongkos kirimnya, sekalipun harus memastikan tetap tidak memakan waktu terlalu lama hanya sekitar 1 sampai 2 menit saja karena sales sudah disediakan tabel ongkos kirim yang up to date.

Pengiriman barang dilakukan dengan cara barang dijemput oleh kurir dari ESL Express atau Pahala Express

Proses pengiriman barang hanya memakan waktu 10 menit dan tanpa biaya.

People and Technoology Development PhasePeople Strategy, Activity Definition, and Role Redesign

17

Tabel dibawah merupakan revisi dari tabel PCM diatas dimana di tabel ini terdapat peningkatan kemampuan yang harus dipenuhi karyawan guna mendukung proses bisnis yang baru nantinya.

Dari tebel PCM diatas diperlukan peningkatan skill komunikasi pada bagian penjualan untuk lebih bisa melayani pelanggan dengan lebih baik lagi dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

RASCI model

Diagram ini menjelaskan apa dan siapa siapa yang bertanggung jawap terhadap proses bisnis terkait

Process Activity Bag.

GudangSales

Bag. Keuangan

Manager

PenjualanMencatat Transaksi Penjualan

A R

Laporan

Penjualan S RA I

PengirimanMencatat Transaksi

PengirimanA R

Develop Training

Guna memenuhi kebutuhan skill yang telah dijabarkan melalui tabel diatas maka diperlukan training sebagai berikut

18

Knowledge Capabilities /

Skills Required Ability to

sell to customers

Communication Skill

Data entry skill

Dealing with

difficult customers

Key Processes

Penjualan 3 3 1 3

Pengiriman 1 2 1 2

Perancangan Training

1. Communicating Training 2x seminggu @ 2 jam selama 2 minggu berturut-turut, dilakukan secara inhouse training dengan peserta sebanyak 8 orang dengan rincian 5 orang bagian penjualan, 3 orang bagian pengiriman

Kebutuhan Training

1. Ruangan dengan kapasitas kecil2. Kursi sebanyak 15 buah3. Kehadiran pengajar yang profesional dan berpengalaman

Deployment PhaseCommunicating

Untuk memastikan proyek kami dapat berjalan di perusahaan maka diperlukan sebuah seminar yang akan mempresentasikan BPR yang akan kami lakukan dengan dihadiri oleh seluruh karyawan CV. Riko Jaya khususnya Bagian Penjualan, Bagian Pengiriman dan Bagian IT. Dan juga akan dilakukan simulasi proses bisnis yang baru dengan karyawan terkait. Deployment Strategy

Dengan rencana diatas yang telah kita analisis dan akan terapkan, maka strategi yang akan perusahaan pakai sebagai berikut:

Strategi deployment yang kita pilih ialah big bang, dimana seluruh sistem akan diganti seluruhnya secara serentak. Dikarenakan perusahaan hanya mempunyai beberapa karyawan, sehingga strategi big bang lah yang cocok diterapkan. Sedangkan apabila Strategi ini gagal di terapkan, Strategi alternatif yang akan di terapkan apabila strategi baru tidak terlaksana adalah roll out yang dimana sistem akan di kembalikan ke sistem lama, yang telah berjalan sebelumnya.

Monitor Continuous Improvement

Kami akan melakukan survey kepada pelanggan dan karyawan terhadap apa yang terjadi terhadap proses bisnis baru yang sudah dijalankan apakah proses bisnis yang baru benar-benar dapat membantu perusahaan mencapai strategi bisnisnya atau tidak.

Survey dapat dilakukan dengan beberapa cara semisal memberikan kuesioner untuk kemudian diisi oleh pelanggan dan karyawan, maupun melakukan wawancara secara langsung.

Continous Improvement

Setelah BPR yang kami usulkan berhasil dijalankan dengan baik untuk selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah melakukan Next improvement, yang kami sarankan adalah pada bagian

19

penjualan di berlakukan sistem Reward, dimana jika karyawan melakukan transaksi perhari lebih banyak dari yang di targetkan, akan di beri upah tambahan, ini di harapkan bisa memicu semangat karyawan yang akan membantu perusahaan dalam miningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan.

20