LEMBARAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II

SUMEDANG

NOMOR : 9 TAHUN : 1995 SERI : D.7

PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II

SUMEDANG

NOMOR : 2 TAHUN : 1995

TENTANG

ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN

DAERAH TINGKAT II SUMEDANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II SUMEDANG

Menimbang : a. bahwa Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat

II Sumedang telah ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor 1

Tahun 1995.

b. bahwa pelaksanaan pasal 2 Peraturan Daerah Kabupaten Daerah

Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun tentang Pembentukan Kantor

Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang, Organisasi dan

Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang perlu ditetapkan dengan Peraturan Daerah.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Pemerintahan di Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 3037).

2. Undang-undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-

daerah Kabupaten dalam lingkungan Jawa Barat (Berita Negara

Republik Indonesia).

3. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor

32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia).

4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan

Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151).

5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1988 tentang Kkoordinasi

Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah (Lembaran Negara Tahun 1988

Nomor 10, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

3373).

6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 1974 tentang Penyusunan Arsip

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151).

7. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 1992 tentang Penyelenggaraan

Otonomi Daerah dan Titik Berat pada Daerah Tingkat II (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 77, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3487).

8. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974

tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.

9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata

Kearsipan Departemen Dalam Negeri.

10. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

21 Tahun 1990 tentang Pembentukan dan Penyempurnaan

Kelembagaan di lingkungan Instansi Pemerintah Pusat, Pemerintah

Republik Indonesia di Luar Negeri dan Pemerintah Daerah.

11. Keputusan Menteri Negrara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis.

12. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 1993 tentang

Bentuk Peraturan Daerah dan Perturan Daerah Perubahan.

13. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 97 Tahun 1993 tentang Pola

Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah.

14. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 1994 tentang

Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip

Daerah Kabupaten/Kotamadya Daerah Tingkat II.

15. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 5

Tahun1986 tentang Penerbitan Lembaran Daerah dan Penugasan

Pengundangan Peraturan Daerah/Keputusan Bupati Kepala Daerah

kepada Sekretaris Wilayah Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten

Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 9 Tahun 1986 Seri D).

16. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1

Tahun 1993 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretarist Wilayah

Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang (Lembaran Daera Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang

Nomor 1 Tahun 1993 Seri D).

17. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1

Tahun 1995 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten

Daerah Tingkat II Sumedang (Lembaran Daerah Kabupaten Daerah

Tingkat II Sumedang Nomor 6 Tahun 1995 Seri D.6).

Dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II

SUMEDANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP

DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

a. Daerah adalah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang.

b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang.

c. Bupati Kepala Daerah adalah Bupati Kepala Daerah Tingkat ii Sumedang.

d. DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang.

e. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang yang selanjutnya disebut Kantor.

f. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang.

g. Peraturan Daerah adalah Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang.

h. Kelompok Jabatan Fungsional adalah Kelompok Pegawai Negari Sipil yang diberi

tugas, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk

melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan profesinya dalam rangka mendukung

kelancaran tugas Pemerintahan.

BAB II

KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNSI

Bagian Pertama

Kedudukan

Pasal 2

(1) Kantor adalah Unsur Pelaksana Pemerintah Daerah di bidang Pengelolaan dan

Pelayanan Kearsipan.

(2) Kantor dipimpin oleh Kepala Kantor yang berada dibawah dan bertanggung jawab

kepada Bupati Kepala Daerah, sedangkan dalam melaksanakan tugasnya berada

dibawah koordinasi administratif Sekretaris Wilayah/Daerah.

(3) Kantor Arsip Daerah secara fungsional dibina oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia dan oleh Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Bagian Kedua

Tugas Pokok

Pasal 3

Kantor mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengelolaan dan pelayanan

Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah, berdasarkan kebijaksanaan Bupati Kepala

Daerah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Bagian Ketiga

Fungsi

Pasal 4

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut pada pasal 3 Peraturan Daerah ini, Kantor

mempunyai fungsi :

a. Penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan Daerah berdasarkan

kebijaksanaan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan

yang berlaku.

b. Pengumpulan dan Pengelolaan Arsip inaktif Daerah di lingkungan Pemerintah

Daerah.

c. Pembinaan Kearsipan terhadap Unit-unit Kerja di lingkungan Pemerintah Daerah.

d. Penilaian dan Penyerahan arsip statis Daerah kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi

Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai dengan

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

e. Penatausahaan : surat menyurat, kepegawaian, keuangan dan peralatan di lingkungan

kantor.

BAB III

ORGANISASI

Bagian Pertama

Unsur Organisasi

Pasal 5

Unsur Organisasi Kantor terdiri atas :

a. Pimpinan adalah Kepala Kantor.

b. Pembantu Pemimpin adalah Sub Bagian Tata Usaha.

c. Pelaksana adalah Seksi Program dan Pengembangan serta Kelompok Jabatan

Fungsional.

Bagian Kedua

Susunan Organisasi

Pasal 6

(1) Susunan Organisasi Kantor terdiri atas :

a. Kepala Kantor.

b. Sub Bagian Tata Usaha.

c. Seksi Program dan Pengembangan.

d. Kelompok Jabatan Fungsional.

(2) Bagian Struktur Organisasi Kantor sebagaimana tercantum dalam lampiran,

merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Daerah ini.

Bagian Ketiga

Bidang Tugas Unsur Organisasi

Paragraf 1

Kepala Kantor

Pasal 7

Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, membina, mengkoordinasikan,

meyelenggarakan pengelolaan dan pelayanan serta mengendalikan kegiatan kearsipan di

lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijaksanaan Bupati Kepala Daerah sesuai

dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Paragraf 2

Sub Bagian Tata Usaha

Pasal 8

(1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan

rencana dan program mengadministrasikan urusan kepegawaian, keuangan,

perlengkapan dan urusan umum.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut pada ayat (1) pasal ini, Sub Bagian

Tata Usaha mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja kantor serta pelaporan.

b. Pelaksanaan pengadministrasian urusan kepegawaian.

c. Pelaksanaan pengadministrasian urusan Keuangan.

d. Pelaksanaan pengadministrasian urusan Perlengkapan.

e. Pelaksanaan urusan ketata usahaan dan rumah tangga kantor.

Pasal 9

(1) Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas pokok menyusun bahan

pembinaan dan perencanaan kegiatan pengembangan kearsipan.

(2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok tersebut pada ayat (1) pasal ini, Seksi

Program dan Pengembangan mempunyai fungsi :

a. Penyiapan rencana dan program kerja seksi Program dan Pengembangan.

b. Penyusunan rencana kegiatan bimbingan kearsipan di lingkungan Pemerintah

Daerah untuk para Arsiparis.

c. Penyusunan rencana pengembangan dan peningkatan profesionalisme

Arsiparis melalui pendidikan latihan formal serta Kedinasan.

d. Penyiapan bahan kerja sama teknik jaringan informasi kearsipan dengan

Lembaga/Badan Arsip didalam dan atau Luar Negeri.

e. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan tugas kelompok Jabatan Fungsional.

f. Pengumpulan dan pengolahan data serta penyajian laporan hasil pelaksanaan

tugas Seksi Program dan Pengembangan.

Paragraf 4

Kelompok Jabatan Fungsional

Pasal 10

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan teknis

Kantor Arsip Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

Pasal 11

(1) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaiamana dimaksud pasal 10 Peraturan Daerah

ini, terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang dipimpin

oleh seorang tenaga fungsional senior selaku ketua kelompok yang berada dibawah

dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah.

(2) Kelompok Jabatan Fungsional dapat dibagi atas kelompok atas Sub kelompok

sesuai dengan kebutuhan.

(3) Jumlah Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja.

(4) Pembinaan terhadap tenaga fungsional dilaksanakan sesuai dengan Peraturan

Perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 12

Kelompok Arsiparis adalah merupakan salah satu jenis Jabatan Fungsional yang

mempunyai tugas pokok pengembangan, mengolah dan melakukan kearsipan, menilai

dan mengevaluasi arsip serta melakukan persyaratan kearsipan dan pengembangan

profesi.

Pasal 13

(1) Kelompok Arsiparis tersisri dari sejumlah tenaga Arsiparis dalam Jabatan

Fungsional.

(2) Kelompok Arsiparis dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah.

(3) Kelompok Arsiparis dikoordinir oleh seorang tenaga Arsiparis yang senior dan

ditunjuk diantara tenaga Arsiparis.

(4) Jumlah tenaga Arsiparis sebagaimana dimaksud ayat (1) ditentukan sesuai dengan

kebutuhan dan beban kerja.

(5) Jenjang tenaga Arsiparis tersebut pada ayat (2) diatur berdasarkan perturan

perundang-undangan yang berlaku.

BAB IV

TATA KERJA

Bagian Pertama

Umum

Pasal 14

(1) Hal-hal yang menjadi tugas Kantor merupakan satu sama lain tidak dapat

dipisahkan.

(2) Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian Tata Usaha,

Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional, wajib menerapkan prinsip-prinsip

koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan sinplipikasi secara vertikal dan horisontal

dalam lingkungan Kantor dan Instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya

masing-masing.

(3) Setiap pimpinan satuan organisai wajib mengenai bawahannya masing-masing dan

apbila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan

sesuai dengan peraturan perundang-undang yang berlaku.

(4) Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Kantor bertanggung jawab

memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan bimbingan

serta petunjuk bagi pelaksaan tugas bawahannya.

Bagian Ketiga

Pelaporan

Pasal 15

(1) Kepala Kantor wajib memberikan laporan tentang pelaksanan tuganya secara

teratur, jelas dan tepat pada waktunya kepada Bupati Kepala Daerah.

(2) Pembuatan laporan adalah menjadi tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha,

sebagai koordinator Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional berdasarkan

petunjuk tekad Kepala Kantor.

(3) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-

petunjuk dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor serta menyiapkan dan

menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

(4) Setiap laporan yang terima dari satuan organisasi bawahannya wajib diolah dan

dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan kepada Kepala Kantor.

(5) Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional

menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor.

(6) Ketentuan mengenai jenis laporan dan cara penyampaianya berpedoman kepada

peraturan peraturan perundang-undangan kepada Kepala Kantor.

Bagian Ketiga

Hal Mewakili

Pasal 16

(1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mewakili Kepala kantor apabila Kepalaa Kantor

berhalangan mejalankan tugasnya.

(2) Dalam hal Kepala Sub Bagian Tata Usaha berhalangan, Kepala Kantor dapat

menujuk Kepala Seksi Program dan Pengembangan untuk menjalankan tugaasnya.

BAB V

KEPAGAWAIAN

Pasal 17

(1) Kepala Kantor diangkat dan diberhentikan oleh Bupati Kepala Daerah atas usul

Kepala Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

(2) Kepala Kantor bertanggung jawab atas hal perencanaan, pengelolaan dan

pembinaan kepegawaian.

(3) Kepala Kantor wajib membuat Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3) dan

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawaian bawahanya sesuai dengan peraturan

perundang-undang yang berlaku.

(4) Kepala Kantor wajib memperhatikan pelaksanaan kegiatan kenaikan pangkat dan

gaji Pegawai bawahannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

BAB VI

PEMBIAYAAN

Pasal 18

Segala biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan Kantor Arsip Daerah

dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan Sumber lain yang sudah.

BAB VII

KETENTUAN LAIN-LAIN

Pasal 19

(1) Pembentukan Jabatan-jabatan Non Struktur dan Uraian Tugasnya serta Uraian

Tugas Jabatan-jabatan Struktural atau diatur dengan Keputusan Bupati Kepala

Daerah.

(2) Hal-hal yang belum cukup diatur dalam Peraturan Daerah ini sepanjang mengenai

teknis pelaksanaannya diatur lebih lanjut oleh Bupati Kepala Daerah.

BAB VIII

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 20

Peraturan Daerah ini mulai berlaku sejak tinggal diundangkan.

Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan

Daerah ini menempatkannya dalam setap Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II

Sumedang.

Ditetapkan di : Sumedang

Pada Tanggal : 24 Januari 1995

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT

DAERAH KABUPATEN DAERAH

TINGKAT II SUMEDANG

Ketua,

Ttd

H. ATJEP ABDUL LATIEF

Peraturan Daerah ini disahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat

dengan Surat Keputusan

tanggal : 10 Oktober 1995

Nomor : 188.342 / sk.1690-Huk / 94.

BUPATI KEPALA DAERAH

TINGKAT II SUMEDANG

Ttd

Drs.H. MOCH. HUSEIN

JACHJASAPUTRA

Diundangkan dalam Lembar Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang

tanggal :23 Oktober 1995

Nomor : 9 Tahun 1995 Seri D.7

SEKRETARIS WILAYAH/DAERAH

TINGKAT II

SUMEDANG

Drs. H. YITNO

Pembina Tk. I

NIP. 010 043 052

PENJELASAN : Atas Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang

Nomor 2 Tahun 1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor

Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang.

PENJELASAN UMUM :

Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang ditetapkan

dengan Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun 1995.

Untuk mengelola, membina, mengkoordinasikan dan menyelenggarakan pengelolaan

serta pelayanan kegiatan kearsipan perlu mengatur Organisasi dan Tata Kerja agar lebih

berdayaguna dan berhasil, sehingga adanya kejelasan dalam kedudukan, tugas pokok, dan

fungsi.

Semula Arsip Daerah merupakan salah satu Sub Bagian dari Sekretariat Wilayah/Daerah,

dengan adanya peningkatan status bertujuan untuk meningkatkan pelayanan di bidang

kearsipan baik kepada Instansi maupun kepada warga masyarakat.

PENJELASAN PASAL DEMI PASAL :

BAB I : KETENTUAN UMUM

Pasal 1 : cukup Jelas.

BAB II : KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI.

Pasal 2 s/d 4 : cukup Jelas

BAB III : ORGANISASI

Pasal 5 s/d 13 : cukup Jelas.

BAB IV : TATA KERJA

Pasal 14 s/d 16 : Cukup Jelas.

BAB V : KEPEGAWAIAN

Pasal 17 : Cukup Jelas

BAB VI : PEMBIAYAAN

Pasal 18 : Cukup Jelas.

BAB VIII : KETENTUAN PENUTUP

Pasal 20 : Cukup Jelas

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR LAMPIRAN : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH

ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG TINGKAT II SUMEDANG

NOMOR : 2 TAHUN 1995

TANGGAL : 13 FEBRUARI 1995

TENTANG : ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR

ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH

TINGKAT II SUMEDANG.

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II

KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG SUMEDANG

Ketua

Ttd Ttd

Drs. H. ATJEP ABDUL LATIEF Drs. H. MOCH. HUSEIN JACHJASAPUTRA

KEPALA KANTOR

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA

USAHA

SEKSI PROGRAM DAN PENGEMBANGAN