lbm2005-70-bab 3 pt syngenta.pdf

33

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN KHASANAH DATA

3.1 Metode Analisis dan Perancangan

Untuk melakukan analisis dan perancangan pada khasanah data terdapat

dua metode yang dapat digunakan. Kedua metode tersebut adalah metode bottom

up dan metode top down.

Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari

dokumen-dokumen maupun formulir-fomulir yang ada. Berdasarkan sifat data

yang diperoleh merupakan current data (data sekarang), maka analisis bottom up

digunakan sebagai prediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi.

Metode top down merupakan perencanaan strategi, dan diharapkan dapat

mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung

prediksi perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top

down adalah meneliti atau menganalisa organisasi secara keseluruhan, dan

menentukan sumber data yang dibutuhkan perusahaan.

Metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan adalah

metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur

khasanah data. Dimana khasanah data memiliki data yang berasal dari berbagai

sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna proses pengambilan

keputusan.

34

3.2 Latar Belakang Organisasi

PT. Syngenta Indonesia didirikan pada tanggal 1 November 2001,

berdasarkan Akta Pendirian No. 210 tanggal 28 September 2001 oleh notaris

Sucipto SH.

PT. Syngenta Indonesia berkantor pusat di Jakarta beralamat pada Jl.

Lingkar Mega Kuningan Kav. E1.2 No.1-2. PT. Syngenta Indonesia bergerak

dibidang agribisnis yang menghasilkan produk untuk perlindungan tanaman dan

kesehatan masyarakat. Jenis produk yang dihasilkan adalah herbisida,

insektisida, fungisida, produk profesional, dan perlakuan benih.

Memiliki pusat penelitian dan pengembangan berada di Cikampek. dan

Lembang. Sedangkan pabrik berada di Gunung Putri, Bogor. Memiliki cabang

dan gudang yang berada pada Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Jambi,

Sumatera Selatan, Bangka-Belitung, Bengkulu, Lampung, Jawa Barat, Jawa

Tengah, Jawa Timur, Bali, Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan

Tengah, Kalimantan Timur, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi

Tengah, dan Sulawesi Utara.

35

3.3 Struktur Organisasi

Gam

bar

3.1

Stru

ktur

Org

anis

asi

(Sum

ber

PT. S

ynge

nta

Indo

nesi

a)

36

3.3.1 Tugas dan Wewenang

Berdasarkan pada struktur organisasi PT. Syngenta Indonesia dapat

dijabarkan mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian sebagai

berikut:

1) President Director

Mengarahkan dan mengawasi perkembangan perusahaan. 2) Human Resource and Admin

Memutuskan mengenai penerimaan karyawan sampai pada tingkat tertentu serta merekomendasikan calon karyawan.

Bertanggung jawab terhadap masalah yang umum dalam perusahaan dan sumber daya manusia.

3) Finance and Accounting

Bertanggung jawab terhadap permintaan dan pengeluaran pemasaran.

Bertanggung jawab terhadap seluruh pendataan penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan.

Mengawasi seluruh hutang dan piutang perusahaan. Inventarisasi kekayaan perusahaan.

4) Sales

Menangani penjualan produk-produk di seluruh wilayah yang telah ditetapkan.

Melaksanakan program-program penjualan. Menangani penagihan.

37

5) Marketing

Menangani pemasaran produk. Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang

pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran. Mengkomunikasikan mengenai perusahaan baik keluar maupun

kedalam.

6) Supply Chain

Menangani persediaan bahan baku dan produk. Menangani distribusi produk.

7) Manufacturing

Menangani produksi dari bahan baku hingga menjadi produk. 8) Research and Development

Penelitian bahan aktif dari produk. Uji lapangan.

9) Farmer Support Team Manager

Memantau perkembangan penyuluhan. 10) Field Crop Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk tanaman pangan. Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang

pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

38

11) Up Land Vegetable Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk sayuran dataran tinggi.

Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran. 12) Low Land Vegetable Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk sayuran dataran rendah.


Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran. 13) Plantation and Public Health Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk perkebunan dan produk kesehatan masyarakat.

Menangani pemberantasan nyamuk, rayap, dan kecoa (yang mengganggu manusia).


Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

39

14) Training Manager

Menangani pelatihan para staff sales untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam menjual produk.

15) Stewardship Manager

Memantau keamanan produk mulai dari bahan baku hingga sampai kepada pihak konsumen.

16) Communication Manager

Mengkomunikasikan mengenai perusahaan baik keluar maupun kedalam.

17) Farmer Support Team Executive

Bertanggung jawab terhadap Farmer Support Team Manager. Memberikan penyuluhan mengenai bertani. Memberikan penyuluhan mengenai pengelolaan pasca panen dan

pemasarannya.

3.4 Subyek Data dan Fungsi Bisnis

Subyek data pada PT. Syngenta Indonesia merupakan kelompok sumber

data, dapat terdiri dari orang atau barang bahkan hal yang nyata atau abstrak.

Subyek data ini berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh

pihak eksekutif. Pada tabel 3.1 dapat dilihat subyek data yang dimiliki oleh PT.

Syngenta Indonesia.

40

Tabel 3.1 Subyek Data.

Fungsi bisnis pada PT. Syngenta Indonesia merupakan kelompok dari

aktivitas perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang

terdiri atas tujuan, visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel 3.2 dapat dilihat

fungsi bisnis yang dimiliki oleh PT. Syngenta Indonesia

SUBYEK DATA Karyawan Penjual Penjualan Keuangan Persediaan Produk Penelitian Pelanggan Promosi Pembelian

1No

2345678910

41

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis.

3.5 Analisis Matriks

3.5.1 Organisasi vs Lokasi

Pada tabel 3.3 merupakan tabel hubungan antara organisasi dan lokasi.

Dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian dari organisasi berada pada lokasi yang

telah ditentukan. Kegiatan dari masing-masing departemen secara umum terjadi

1No

2345678910

FUNGSI BISNIS

Pelatihan dan penempatan karyawan

Pengawasan perusahaan Rekrutmen

Kebijakan kompensasi

Perencanaan keuangan

Klaim penjualan

Pengeluaran kas Penggajian karyawan

20191817161514131211

24232221

25

Perencanaan neraca keuangan Analisa profit Analisa harga dasar produk Pengaturan wilayah Menjual produk

Promosi produk Perencanaan produk Analisa pasar Prediksi penjualan Penyediaan bahan baku Pengiriman produk Perencanaan kapasitas produksi Penjadwalan pabrik Pembuatan produk Uji lapangan Analisa bahan aktif

Pembayaran biaya RT perusahaan

42

di pusat. Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada masing-masing cabang

merupakan hasil keputusan dari pusat.

Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi.

3.5.2 Organisasi vs Subyek Data

Pada tabel 3.4 dapat terlihat keterkaitan kegiatan yang dilakukan antara

bagian-bagian dari organisasi dengan subyek data.

ORGANISASI

LOKASI

Far

mer

Sup

port

team

Exe

cutiv

e C

omm

unic

atio

n M

anag

er S

tew

ards

hip

Man

ager

Tra

inin

g M

anag

er P

lant

atio

n &

Pub

lic H

ealth

Man

. L

ow L

and

Veg

etab

le M

anag

er U

p La

nd V

eget

able

Man

ager

Far

mer

Sup

port

Team

Man

ager

Pre

siden

t Dire

ctor

Hum

an R

esou

rce

& A

dmin

Res

earc

h &

Dev

elop

men

t M

anuf

actu

ring

Sup

ply

Chai

n

Mar

ketin

g

Sal

es F

inan

ce &

Acc

ount

ing

Fie

ld C

rop

Man

ager

Sulawesi Selatan Kalimantan Timur Kalimantan Selatan Kalimantan Barat Bali Jawa Timur Jawa Tengah

Lampung

Jakarta Sumatera Utara

Bangka Sumatera Selatan Jambi

Bengkulu

Riau Sumatera Barat

Jawa Barat

Sulawesi Tenggara Sulawesi Tengah Sulawesi Utara

43

SUBYEK DATA

ORGANISASI

Farmer Suport Team Executive Communication Manager Stewardship Manager Training Manager Plantation & Public Health Man. Low Land Vegetable Manager Up Land Vegetable Manager

Farmer Support Team Manager

President Director Human Resource & Admin

Research & Development Manufacturing Supply Chain

Marketing

Sales Finance & Accounting

Field Crop Manager K

arya

wan

Pen

jual

Pen

jual

an K

euan

gan

Per

sedi

aan

Pro

duk

Pen

eliti

an P

elan

ggan

Pro

mos

i P

embe

lian

Tabel 3.4 Organisasi vs Subyek Data.

3.5.3 Fungsi Bisnis vs Organisasi

Pada tabel 3.5 dapat terlihat efisiensi dan efektivitas proses kerja dari

fungsi bisnis terhadap bagian-bagian dari organisasi.

44

Tabel 3.5 Fungsi Bisnis vs Organisasi.

R AE W

ORGANISASI

FUNGSI BISNIS





Klaim penjualan

Pengeluaran kas Penggajian karyawan Perencanaan neraca keuangan Analisa profit Analisa harga dasar produk Pengaturan wilayah Menjual produk



Farm

er S

uppo

rt Te

am E

xecu

tive

Com

mun

icat

ion

Man

ager

Ste

war

dshi

p M

anag

er T

rain

ing

Man

ager

Pla

ntat

ion

& P

ublic

Hea

lth M

an.

Low

Lan

d V

eget

able

Man

ager

Up

Land

Veg

etab

le M

anag

er

Far

mer

Sup

port

Team

Man

ager

Pre

siden

t Dire

ctor

Hum

an R

esou

rce

& A

dmin

Res

earc

h &

Dev

elop

men

t M

anuf

actu

ring

Sup

ply

Chai

n

Mar

ketin

g

Sal

es F

inan

ce &

Acc

ount

ing

Fie

ld C

rop

Man

ager

I

III

I

R AE W I IR AE W

R AE W

R AE W IR AE W I

R AE W

R AE W

R AE WIR AE W

R AE W IR AE W I I

R AE W IR AE W IR AE WII R A EW I I IEW EW EW EW

R A EW I IEW EW EW EWR A EW IEW EW EW EW I

II R A EW EW EW EW EW EWR AE WI IR AE W

I IR AE W

I IR AE W

R AE W I

R AE W IR AE W I

45

Keterangan:

R: Direct management responsibility

Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban secara

langsung terhadap fungsi bisnis.

A Executive or policy making authority

Menunjukkkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan

melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan fungsi

bisnis.

I: Involved in the function

Menunjukkan keterkaitan suatu unit organisasi terhadap fungsi bisnis.

E: Technical expertise

Menunjukkan unit organisasi yang mempunyai keahlian teknis dalam

pelaksanaan fungsi bisnis.

W: Actual execution of the work

Menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan pekerjaan yang terdapat

pada fungsi bisnis.

3.5.4 Fungsi Bisnis vs Subyek Data

Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dan subyek

data untuk menentukan siapa yang berhak dan yang terkait dengan kegiatan yang

telah ditentukan, kegiatan tersebut adalah create, update, read, delete.

46

Tabel 3.6 Fungsi Bisnis vs Subyek Data.

Keterangan:

R: Read

Menunjukkan subyek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.

C: Create

Menunjukkan subyek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.

R

SUBYEK DATA

FUNGSI BISNIS

R R R R R R R R RR UC D

R R R R R RUCD

RU

R UC D

R UC D

R UC D

RU

R UC D

R UC D

R UC D

R UC D

R R R RRRR UC D

RU RRRR

R UC DRU RU R

RU R UC D R RU

R UC D

R UC D

R UC D R

R

RR

RR

RR

RR

R

R UC D R

R

RR UC D

R

R

RRR

R

R UC D

RR

R UC D R

Kar

yaw

an P

enju

al P

enju

alan

Keu

anga

n P

erse

diaa

n P

rodu

k P

enel

itian

Pel

angg

an P

rom

osi

Pem

belia

n





Klaim penjualan




47

U: Update

Menunjukkan subyek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi

bisnis.

D: Delete

Menunjukkan subyek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi

bisnis.

3.6 Analisis Critical Success Factor

Critical Success Factor pada PT. Syngenta Indonesia merupakan

sejumlah faktor dari area atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat

memberikan hasil (yang dapat diukur) baik secara individual, departemen,

maupun organisasi.

Pada perusahaan analisis CSF perlu dilakukan untuk menganalisa hasil

yang telah dicapai oleh perusahaan, berdasarkan faktor-faktor yang dimiliki oleh

perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan analisis bagi kemajuan maupun

perkembangan perusahaan.

Salah satu faktor CSF yang terdapat pada bagian pemasaran PT.

Syngenta Indonesia adalah mengenai peningkatan volume penjualan per tahun

pada berbagai wilayah (termasuk pada cabang dan pusat) sebesar kurang lebih

10%.

3.7 Teknologi Informasi PT. Syngenta Indonesia

Teknologi Informasi pada PT. Syngenta Indonesia merupakan suatu

bidang yang penggunaannya mendukung proses kerja perusahaan agar dapat

48

menjadi lebih efisien dan efektif. Teknologi informasi yang terdapat pada PT.

Syngenta Indonesia terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.

3.7.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia antara lain:

4 unit server. 60 unit komputer sebagai workstation. Memiliki jaringan untuk menghubungkan server dengan

workstation.

3.7.2 Piranti Lunak

Piranti lunak yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia yaitu:

a) Sistem operasi menggunakan Windows 2000 Professional dan

Windows 2000 Advanced Server.

b) Sistem aplikasi yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia yaitu:

1. Sistem aplikasi Sales Order

2. Sistem aplikasi Sales Ledger

3. Sistem aplikasi Stock Control

4. Sistem aplikasi Puchase Order

5. Sistem aplikasi Purchase Ledger

6. Sistem aplikasi General Ledger

7. Sistem aplikasi Material Production Control

8. Sistem aplikasi Manufacturing Production Control

9. Sistem aplikasi Employee

49

3.7.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

Pada tabel 3.7 dapat terlihat hubungan antara Aplikasi dengan Fungsi

Bisnis. Aplikasi ini berfungsi menyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di

dalam perusahaan.

Tabel 3.7 Fungsi Bisnis vs Aplikasi.





Klaim penjualan




Sto

ck C

ontro

l

Sal

es O

rder

Sal

es L

edge

r

Gen

eral

Led

ger

Pur

chas

e Le

dger

Mat

eria

l Pro

duct

ion

Cont

rol

Man

ufac

turin

g Pr

oduc

tion

Cont

rol

Em

ploy

ee

Pur

chas

e O

rder

APLIKASI

FUNGSI BISNIS

50

Karyawan Penjual Penjualan Keuangan Persediaan Produk Penelitian Pelanggan Promosi Pembelian

Sto

ck K

ontro

l

Sal

es O

rder

Sal

es L

edge

r

Gen

eral

Led

ger

Pur

chas

e Led

ger

Mat

erial

Pro

duct

ion

Cont

rol

Man

ufac

turin

g Pr

oduc

tion

Cont

rol

Em

ploy

ee

Pur

chas

e Ord

er

APLIKASI

SUBYEK DATA

3.7.4 Matriks Subyek Data vs Aplikasi

Pada tabel 3.8 dapat terlihat hubungan antara subyek data dengan

aplikasi, masing-masing subyek data memiliki aplikasi dan saling berkaitan.

Tabel 3.8 Subyek Data vs Aplikasi.

3.8 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

PT. Syngenta Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang agribisnis, dan memiliki cabang diberbagai daerah oleh karena itu PT.

Syngenta Indonesia memerlukan laporan berisi data yang tepat. Sehingga data

tersebut dapat dianalisa oleh pihak pengambil keputusan dalam perusahaan.

51

Karena data yang dibutuhkan merupakan suatu hal sangat penting untuk

merancang khasanah data, dapat disimpulkan kebutuhan data dan informasi

terdiri data dari pelanggan, penjualan, promosi, produk, dan salesman yang

terdapat pada database PT. Syngenta Indonesia, dimana data tersebut meliputi

data historis maupun data sekarang.

3.9 Masalah yang Dihadapi

Masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Syngenta Indonesia

berdasarkan pada bagian pemasaran adalah:

Pihak pimpinan departemen pemasaran mengalami kesulitan untuk menganalisa serta mengambil keputusan dalam hal

perencanaan strategi pemasaran.

Mengalami kesulitan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sehingga pada proses analisa belum dapat memberi hasil yang

maksimal.

3.10 Pemecahan Masalah

Berdasarkan pada masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan

diperoleh cara alternatif dalam mengatasi masalah tersebut dengan menganjurkan

perancangan aplikasi khasanah data. Karena khasanah data dapat mendukung

untuk memperoleh data yang diinginkan oleh pengguna dan membantu proses

analisa secara cepat. Hal ini menyebabkan proses pengambilan keputusan dapat

dengan mudah dilakukan oleh pihak yang berwenang.

lbm2005-70-bab 3 pt syngenta.pdf

Documents