LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSEDUR EKSPOR DI PT. SCHENKER PETROLOG UTAMA

SURABAYA

Disusun Oleh:

Novita Dia Permata Hati

D1514076

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSEDUR EKSPOR DI PT. SCHENKER PETROLOG UTAMA SURABAYA

Disusun Oleh:

Novita Dia Permata Hati

D1514076

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

PENGESAHAN

MOTTO

“Sesungguhnya ada kesulitan itu ada juga kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari

suatu urusan), kerjakan dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan hanya kepada Tuhan-

mulah hendakNya kamu berharap”

(Q.S. Alam Nasyrah 6-7)

“Percayalah bahwa dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan caranya sendiri

menggiring kita menuju sebuah jawaban”

(Dewi Lestari – Supernova)

“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi mereka yang

memegang dan memperlakukannya dengan baik”

(Winston Churchill)

PERSEMBAHAN

Tugas akhir dengan judul “Prosedur Ekspor di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya” ini

penulis persembahkan kepada:

1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Hendra Setyawan Tosa dan Ibu Dwi Sulistyaningrum),

Abangku tercinta (Bintang Januar Perdana Putra) dan adikku tersayang (Dewan Satryo

Herlambang), serta keluarga besar.

2. Teman-teman tersayang Soni Prabowo Putra, Monica Budi Oktavia, Citra Dewi Eka, Dyah

Ambarwati, El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.

3. Teman-teman seperjuanganku Manajemen Administrasi 2014 Sebelas Maret Surakarta.

4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat

saya sebutkan satu-persatu.

Terimakasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan kepada saya, sehingga

penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi

penulis dan bagi yang membaca. Terimakasih

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Shaullahu wa ta’allah, karena atas

limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul

“Prosedur Ekspor di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya”.

Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil baik tanpa adanya bantuan, dorongan

dan bimbingan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih

kepada pihak-pihak yang telah membantu hingga tersusunnya Tugas Akhir ini, khususnya

kepada:

1. Drs. Ali, M.Si, selaku pembimbing dan Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang

senantiasa memberikan pengarahan, petunjuk, nasehat, dan dorongan hingga tersusunnya

laporan Tugas Akhir ini.

2. Ibu Lutsia Trisnowati, Selaku HRD di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya yang telah

mengizinkan penulis untuk praktek magang kerja selama satu bulan serta atas pemberian

arahan dan saran kepada penulis.

3. Keluarga Besar PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya yang telah memberikan

bimbingan serta arahan yang berguna kepada penulis.

4. Teman – teman seperjuangan MA 2014 terimakasih atas semangat dan dukungannya.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari kata sempurna, oleh

karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak untuk kesempurnaan Tugas

Akhir ini.

Surakarta, Mei 2017

Novita Dia Permata Hati

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

PERSETUJUAN ......................................................................................... ii

PENGESAHAN .......................................................................................... iii

PERNYATAAN ......................................................................................... iv

MOTTO ...................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ....................................................................................... vi

KATA PENGANTAR................................................................................. vii

DAFTAR ISI .............................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi

DAFTAR TABEL ....................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xiii

ABSTRAK.................................................................................................. xiv

ABSTRACT ............................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ....................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ..................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN PENGAMATAN ............................ 5

A. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 5

1. Pengertian Prosedur ................................................................... 5

2. Standart Operational Procedure (SOP) ....................................... 13

3. Pengertian ekspor ...................................................................... 14

4. Pengertian Freight Forwarder .................................................... 15

B. METODE PENGAMATAN ......................................................... 16

1. Lokasi Pengamatan ................................................................... 16

2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 16

3. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 16

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 18

A. Gambaran Umum PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya ........... 18

B. Lokasi Perusahaan ........................................................................ 19

C. Visi dan Misi ................................................................................ 19

D. Struktur Organisasi ...................................................................... 19

E. Jam Kerja PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya ....................... 26

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN .................................. 28

A. KEGIATAN EKSPOR MELALUI LAUT .................................... 28

1. Peranan PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya dalam

Transportasi Laut ..................................................................... 28

2. Dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor Laut ......... 29

3. Lembaga yang Bersangkutan dalam Kegiatan Ekspor .............. 32

4. Prosedur Ekspor Melalui Laut .................................................. 33

5. Penggunaan Peti Kemas ........................................................... 40

6. Jenis Container ........................................................................ 42

B. KEGIATAN EKSPOR MELALUI UDARA ................................ 44

1. Peranan PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya dalam

Transportasi Udara ................................................................. 44

2. Dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor

Melalui Udara ......................................................................... 45

3. Jenis AWB yang Digunakan PT. Schenker Petrolog Utama

dalam Kegiatan Ekspor Melalui Udara .................................... 46

4. Prosedur Ekspor Melalui Udara .............................................. 47

5. Perhitungan Tarif Udara ......................................................... 51

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................... 54

A. Kesimpulan .................................................................................. 54

B. Saran ............................................................................................ 54

Daftar Pustaka ............................................................................................ 55

Lampiran-lampiran..................................................................................... 57

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi……………………................................. 20

Gambar 4.1 Prosedur Ekspor Melalui Laut……………………………... 34

DAFTAR TABEL

Table 1.1 Volume Kargo PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya

2012-214………………………………………………………. 2

Table 3.2 Jam Kerja PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya………….. 27

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Shipping intruction

Lampiran 2. PEB

Lampiran 3. Certificate of Origin (COO)

Lampiran 4. Air Way Bill (AWB)

Lampiran 5. Master Air Way Bill (MAWB)

Lampiran 6. Pro forma invoice

Lampiran 7. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

Lampiran 8. Pro forma packing slip

Lampiran 9. CAS Destination

Lampiran 10. Packing list

Lampiran 11. Invoice

Lampiran 12. Booking confirmation

Lampiran 13. Surat Tugas Magang

Lampiran 14. Form Monitoring Magang

Lampiran 15. Daftar Absensi Magang

Lampiran 16. Form Penilaian Magang

Lampiran 17. Surat Selesai Magang

ABSTRAK

NOVITA DIA PERMATA HATI D1514076, PROSEDUR EKSPOR di PT. SCHENKER

PETROLOG UTAMA SURABAYA. Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 54 Halaman.

Tujuan pengamatan iniuntuk mengetahui prosedur serta gambaran dalam kegiatan ekspor

melalui udara dengan membandingkan prosedur kegiatan ekspor melalui laut. Penelitian

dilakukan di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya dimana perusahaan tersebut bergerak di

bidang jasa freight forwarder.

Jenis pengamatan menggunakan jenis penelitian observasi berperan pasif, yaitu dengan

caramengamati dan menggali informasi mengenai perilaku dan kondisi lingkungan penelitian

menurut kondisi yang sebenarnya.. Teknik pengumpulan yang dilakukan ialah wawancara,

observasi dan dokumen.

Berdasarkan hasil pengamatan, perbandingan antara prosedur ekspor melalui laut dan

prosedur ekspor melalui udara lebih efisien prosedur ekspor melalui udara, karena dapat

meminimalisir waktudalam pengiriman barang ke tempat tujuan, Sehingga lebih efektif dan

efisien. Peranan PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya sebagai freight forwarder dalam

kegiatan ekspor melalui udara yaitu dapat bertindak sebagai eksportir atau pemilik barang serta

membantu pengawasan dan pengamanan dalam pengiriman barang ekspor, Dokumen yang

diperlukan dalam pengiriman melalui udara antara lain: Shipping Intruction, Invoice, Packing

List, PEB, Air Way Bill, Master Air Way Bill, dan COO. Sedangkan untuk prosedur ekspor

melalui udara sebagai berikut: PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya menerima Shipping

Intruction (SI) dari Shipper, kemudian, Schenker mengkonfirmasi dan melakukan croscek

schedule (jadwal) penerbangan kepada Airline untuk booking space pesawat. Setelah mendapat

konfirmasi dari airline, schenker menginformasikan jadwal kepada shipper untuk disetujuinya.

Setelah shipper menyetujuinya, schenker mengambil barang shipper untuk dimasukan ke gudang

bandara dan ditimbang. Selanjutnya Schenker menerima resi dari gudang mengenai berat dan

volume barang. Dari resi itu nanti yang ditulis oleh HAWB dan MAWB serta bayar biaya

gudang sebagai tanda barang telah dikirim. Kemudian Schenker membuat job and fight yaitu

membuat SI final yang berisi packing list dan invoice fix serta membuat perincian biaya yang

kemudian dikirimkan ke shipper dan kemudian Schenker melakukan closing job. Prosedur

ekspor melalui udara berjalan dengan lancar dan sesuai dengan SOP. Akan tetapi, terdapat pula

beberapa kendala seperti cargo ready (dokumen kurang), cuaca buruk, space full, dan

komunikasi. Dari beberapa masalah yang dihadapi, penulis memberikan saran untuk menambah

pengawasan terhadap barang ekspor hingga sampainya barang ke negera tujuan dan

mempersiapkan segala kelengkapan dokumen ekspor dengan baik.

Kata kunci : Prosedur, Ekspor,udara

ABSTRACT

Novita Dia Permata Hati. D1514076, EXPORT PROCEDURE IN PT. SCHENKER

PETROLOG UTAMA SURABAYA. Administration Management Study Program. Social and

Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. 2017. 54 pages.

The objective of research was to find out the procedure and description of export activity

through air compared with that through sea. This research was taken place in PT. Schenker

Petrolog Utama Surabaya operating in freight forwarder service sector.

This study was a participatory observation research type conducted by means of

observing and exploring information about behavior and actual condition of research

environment. Techniques of collecting data used were interview, observation and documentation.

Considering the result of observation, the comparison between sea export procedure and

air export procedure, it could be found that the air export procedure was more efficient, as it

could minimize the time of deliverying product to the destination, so that it was more effective

and efficient. PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya served as freight forwarder in air export

activity, in which it acted as exporter or product owner and help supervising and safeguarding

the delivery of export product. The document needed in air delivery included: Shipping

Instruction, Invoice, Packing List, PEB, Air Way Bill, Master Air Way Bill, and COO.

Meanwhile, the procedure of air export was as follows: PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya

received Shipping Instruction (SI) from Shipper, and then Schenker confirmed and crosschecked

the flight schedule to the Airline for booking the plane space. Having obtained confirmation

from the airline, Schenker informed the schedule to the shipper to be approved. After the shipper

approved it, Schenker took the shipper’s product to be put into the airport’s warehouse and

weighed. Then, Schenker received the receipt from the warehouse containing information on the

product’s weight and volume. Considering the receipt, HAWB and MAWB would write and pay

the warehouse cost signing that the product had been sent. Then, Schenker developed job and

fight, namely, developed finale SI containing packing list and invoice fix and cost detail to be

sent to the shipper and then Schenker made closing job. The procedure of air export had run

smoothly and consistent with SOP. However, there were some constraints including cargo ready

(inadequate document), bad weather, full space, and communication. Based on those problems,

the author recommended to improve supervision over exported product until it arrived at the

destination country and to prepare any complete document of export well.

Keywords: Procedure, Export, air