laporan kp

LAPORAN KERJA PRAKTIK

ANALISIS SISTEM APLIKASI INTRANET

ARSIP SURAT SEKSI PDAD

KANWIL DJBC JAWA TENGAH DAN DIY

Disusun Oleh :

Asmawi (11.0504.0059)

Haris Indra T (11.0504.0072)

TEKNIK INFORMATIKA S1

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG

2014



KANWIL DJBC JAWA TENGAH DAN DIY

Disususn sebagai salah satu syarat

Kurikulum Program Studi Teknik Informatika Strata 1

Fakultas Teknik

Universitas Muhammadiyah Magelang

Oleh :

Asmawi 11.0504.0059

Haris Indra T 11.0504.0072

TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG

2014

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTIK



Disusun oleh :

Asmawi (11.0504.0059)

Haris Indra T (11.0504.0072)

Mengetahui

Pembimbing KP

Nugroho Agung P., ST., M.Kom

NIDN.0624077302

Pembimbing Lapangan

Anang Yuli Purwoko

NIP.197107071992011002

Mengetahui :

Kaprodi Teknik Informatika S1

Auliya Burhanuddin, S.Si

NIDN.0630058202

PERNYATAAN KEASLIAN/ PLAGIAT

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : 1. Asmawi

2. Haris Indra T

NPM : 1. 11.0504.0059

2. 11.0504.0072

Prodi : Teknik Informatika S1

Menyatakan bahwa laporan kerja praktik ini adalah karya sendiri. Apabila

dikemudian hari ditemukan plagiasi, manipulasi dan bentuk-bentuk kecurangan

lainnya, saya bersedia menerima sanksi dalam bentuk apapun dari Universitas

Muhammadiyah Magelang.

Magelang, 17 Maret 2014

Mahasiswa 1

Asmawi

NPM. 11.0504.0059

Mahasiswa 2

Haris Indra T

NPM. 11.0504.0072

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena

hanya atas berkat dan rahmat-Nya, sehingga Laporan Kerja Praktik yang berjudul

“Analisis Sistem Aplikasi Intranet Arsip Surat Seksi PDAD” pada instansi

KANWIL DJBC JAWA TENGAH DAN DIY tepat pada waktunya.

Penulisan laporan ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

menyelesaikan Mata Kuliah Kerja Praktik Program Strata (S-1) Teknik

Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu

kritik dan saran sangat Penulis harapkan dari semua pihak.

Kami ucapkan rasa syukur dan terima kasih yang sedalam-dalamnya dan tidak

terhingga kepada :

1. Bapak Ir. Eko Muh Widododo, MT selaku Rektor Universitas

Muhammadiyah Magelang

2. Bapak Oesman Raliby, ST, M.Eng. selaku Dekan Fakultas Teknik.

3. Bapak Auliya Burhanuddin, S.Si. selaku Kepala Program Studi Teknik

Informatika S1.

4. Bapak Nugroho Agung. P., ST., M.Kom. selaku Dosen Pembimbing Kerja

praktik.

5. Bapak Anang Yuli Purwoko selaku Pembimbing Lapangan Kerja Praktik.

6. Para pegawai dan staff KANWIL DJBC JAWA TENGAH DAN DIY

yang telah menerima penulis dengan baik dan atas kerjasamanya selama

Kerja Praktik.

7. Orang tua tercinta yang telah memberikan do’a, semangat, dukungan dan

motivsi selama melakukan studi.

8. Teman-teman yang telah membantu dan mendorong kami dalam

menyelesaikan laporan ini.

9. Kepada semua pihak yang telah berkenan memberikan bantuan dan

dorongan serta kerja sama yang baik, sehingga laporan ini dapat

diselesaikan dengan lancar.

Akhir kata, penulis menyadari bahwa pelaksanaan kerja praktik dan

penyusunan laporan ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran

yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga penyusunan laporan ini

bermanfaat bagi semua pihak.

Magelang, Februari 2014

PENULIS

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................. ii

SURAT KETERANGAN.................................................................................... iii

PERNYATAAN KEASLIAN/PLAGIAT.......................................................... iv

KATA PENGANTAR........................................................................................... v

DAFTAR ISI........................................................................................................ vii

DAFTAR GAMBAR............................................................................................ ix

ABSTRAK............................................................................................................ xi

ABSTRACT......................................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kerja Praktik...................................................................... 1

B. Maksud Kerja Praktik................................................................................. 1

C. Tujuan Kerja Praktik................................................................................... 1

a. Bagi Mahasiswa.................................................................................... 1

b. Bagi Instansi.......................................................................................... 2

D. Sistem Pelaksanaan Kerja Praktik .............................................................. 2

E. Sistem Pelaporan Kerja Praktik.................................................................. 2

BAB II RUANG LINGKUP INSTANSI

A. Sejarah Bea Cukai....................................................................................... 4

B. Arti Logo Bea Cukai................................................................................... 5

C. Visi dan Misi............................................................................................... 5

a. Visi........................................................................................................ 5

b. Misi....................................................................................................... 6

D. Tempat dan Kedudukan Instansi................................................................. 6

E. Struktur Organisasi Bea Cukai.................................................................... 6

BAB III KEGIATAN KERJA PRAKTIK

A. Jadwal Kerja Praktik................................................................................... 7

B. Cara atau Teknik Kerja Praktik.................................................................. 7

C. Data Kerja Praktik...................................................................................... 7

a. Definisi dan Lingkup Layanan.............................................................. 7

b. Rancangan Flowchrat Program (Alur Program)................................... 7

c. Aturan dan Alur Kerja......................................................................... 12

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan............................................................................................... 45

B. Saran.......................................................................................................... 45

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 46

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Logo Bea Cukai................................................................................... 5

Gambar 2.2 Struktur Organisasi.............................................................................. 6

Gambar 3.1 Flowchart Halaman Utama.................................................................. 8

Gambar 3.2 Flowcrat Menu Surat Masuk............................................................... 8

Gambar 3.3 Flowcrat Menu Surat Keluar............................................................... 9

Gambar 3.4 Flowcrat Menu SPBC EDI Kepabeanan........................................... 10

Gambar 3.5 Flowcrat Menu SPBC Perubahan EDI.............................................. 10

Gambar 3.6 Flowcrat Menu PIB........................................................................... 11

Gambar 3.7 Flowcrat Menu Change Password..................................................... 12

Gambar 3.8 Flowcrat Menu Logout...................................................................... 12

Gambar 3.9 Halaman Login.................................................................................. 13

Gambar 3.10 Pesan Kesalahan Login................................................................... 14

Gambar 3.11 Entry Surat Masuk........................................................................... 15

Gambar 3.12 Daftar Surat Masuk......................................................................... 16

Gambar 3.13 Refisi Ordner Surat Masuk.............................................................. 17

Gambar 3.14 Edit Ordner Surat Masuk................................................................. 18

Gambar 3.15 Entry Surat Keluar........................................................................... 18

Gambar 3.16 Daftar Surat Keluar......................................................................... 19

Gambar 3.17 Refisi Jenis Surat Keluar................................................................. 20

Gambar 3.18 Edit Jenis Surat Keluar.................................................................... 21

Gambar 3.19 Refisi Ordner Surat Keluar.............................................................. 22

Gambar 3.20 Edit Ordner Surat Keluar................................................................. 23

Gambar 3.21 Refisi Tembusan Keluar.................................................................. 24

Gambar 3.22 Edit Tembusan Surat Keluar........................................................... 25

Gambar 3.23 Tombol Add SPBC EDI Kepabeanan............................................. 25

Gambar 3.24 Menambah SPBC EDI Kepabeanan................................................ 26

Gambar 3.25 Daftar SPBC EDI Kepabeanan....................................................... 28

Gambar 3.26 Refisi Jenis EDI............................................................................... 29

Gambar 3.27 Edit Jenis EDI.................................................................................. 30

Gambar 3.28 Refisi Status EDI............................................................................. 31

Gambar 3.29 Edit Status EDI................................................................................ 31

Gambar 3.30 Tombol Add SPBC Perubahan EDI................................................ 32

Gambar 3.31 Menambah SPBC Perubahan EDI................................................... 33

Gambar 3.32 Daftar SPBC Peubahan EDI............................................................ 34

Gambar 3.33 Tombol Add PIB............................................................................. 35

Gambar 3.34 Menambah PIB................................................................................ 36

Gambar 3.35 Daftar PIB....................................................................................... 37

Gambar 3.36 Refisi Kelompok PIB...................................................................... 38

Gambar 3.37 Edit Kelompok PIB......................................................................... 39

Gambar 3.38 Refisi Batch PIB.............................................................................. 40

Gambar 3.39 Edit Batch PIB................................................................................. 41

Gambar 3.40 Refisi Peminjam PIB....................................................................... 42

Gambar 3.41 Edit Peminjam PIB.......................................................................... 43

Gambar 3.42 Merubah Password.......................................................................... 43

ABSTRAK

Laporan Kerja Praktik dengan judul “Analisis Sistem Aplikasi Intranet Arsip

Surat Seksi PDAD”.

Tujuan Penulisan Laporan Kerja Praktik ini adalah untuk mengetahui sistem

informasi Ekspor - Impor di Kanwil DJBC Jawa Tengah dan DIY yang sedang

berjalan secara detail dan terperinci.

Metode penelitian yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan penelitian

meliputi studi lapangan dan studi pustaka. Studi lapangan meliputi wawancara

dan pengamatan. Studi pustaka dilakukan dengan penelitian kepustakaan yang

relevan dengan masalah yang dihadapi penulis.

Dari analisa dan pengamatan yang dilakukan dapat diketahui bahwa system

informasi Aplikasi Intranet Arsip Surat Seksi PDAD merupakan salah satu

alternatif yang efektif untuk meningkatkan pelayanan kepada satuan unit kerja,

sehingga diharapkan akan mampu menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan

akurat dengan tidak mengurangi nilai dari informasi itu sendiri.

ABSTRACT

Training Report entitled "Analysis of Intranet Application System

Administration Mail Section PDAD".

Purpose of Report This practice is to know the information system Export -

Import DJBC Regional Office in Central Java and Yogyakarta ongoing in detail

and detail.

Methods of research conducted by the author in the study include field studies

and literature. Field studies include interviews and observations. A literature study

by the research literature relevant to the issues faced by the author.

From the analysis and observations made known that information systems

Intranet Application Administration Section PDAD letter is one alternative that is

effective to improve the service to the unit of work, so hopefully will be able to

produce information quickly, precisely and accurately without reducing the value

of the information it itself.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kerja Prkatek

KANWIL DJBC JAWA TENGAH DAN DIY merupakan salah satu

Kantor Wilayah yang berada di bawah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

dan berada dalam naungan Departemen Keuangan. KANWIL DJBC

JAWA TENGAH DAN DIYMerupakan Instansi Pemerintah yang

bergerak di bidang kepabeanan dan cukai yaitu yang mempunyai tugas

berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dan

mengamankan kebijaksanaan pemerintah yang berkaitan dengan lalu lintas

barang yang masuk atau keluar Daerah Pabean dan pemungutan Bea

Masuk dan Cukai serta pungutan negara lainnya berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Dalam Kerja Praktik ini saya menganilisis sistem aplikasi Intranet

Arsip Surat Seksi PDAD, dengan menganalisis apalikasi tersebut maka

akan didapatkan informasi mengenai kelebihan maupun kelemahan

perangkat lunak. Dengan informasi yang didapat setelah dianalisis

diharapkan akan lebih mengembangkan daya kerja aplikasi dan

memperkecil resiko aplikasi tersebut.

B. Maksud Kerja Praktik

Adapun maksud dari kerja praktik yang dilakukan sebagai berikut :

1. Memenuhi salah satu persyaratan dalam program strata 1 Teknik

Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang.

2. Menganalisis daya kerja aplikasi yang terdapat di Instansi.

C. Tujuan Kerja Praktik

Adapun tujuan dari kerja praktik ini adalah sebagai berikut :

a. Bagi Mahasiswa

1. Mendapatkan pengalaman kerja praktik di dunia kerja

sesungguhnya.

2. Mampu berinterkasi dengan lingkungan kerja melalui kinerja yang

baik sesuai dengan etika dan norma yang berlaku di instansi tempat

kerja.

3. Dapat menggali pengetahuan yang berkaitan dengan sistem

informasi di system nyata.

4. Mendapatkan umpan balik terhadap proses belajar mengajar yang

diantaranya tercermin dari hasil kerja praktik mahasiswa yang pada

akhirnya juga akan meningkatkan kualitas mahasiswa.

5. Terjalinnya kemitraan dengan instansi.

b. Bagi Instansi

1. Menjadi informasi sumber daya manusia yang unggul.

2. Mempertimbangkan tolak ukur hasil analisis yang didapat dari

pelaku kerja praktik.

D. Sistem Pelaksanaan Kerja Praktik

Kerja Praktik bertempat di KANWIL DJBC JAWA TENGAH DAN

DIY Jl. Arteri Yos Sudarso, Semarang. Pelaksanaan kerja praktik dimulai

dari hari Senin sampai dengan hari Jumat dengan waktu kerja disesuaikan.

E. Sistem Pelaporan Kerja Praktik

Untuk memudahkan serta mengarahkan dalam penulisan, maka dibuat

sistematika penulisan laporan kerja praktik ini sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang kerja praktik, maksud kerja

praktik, tujuan kerja praktik , sistem pelaksanaan kerja

praktik dan sistematika pelaporan kerja praktik.

BAB II RUANG LINGKUP INSTANSI

Bab ini berisi tentang sejarah instansi, tempat dan

kedudukan instansi, struktur organisasi instansi.

BAB III KEGIATAN KERJA PRAKTIK

Bab ini berisi jadwal kerja praktik, cara atau teknik kerja

praktik serta data kerja praktik.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang didapat setelah

menganalisis

BAB II

RUANG LINGKUP INSTANSI

A. Sejarah Bea Cukai

Bea dan Cukai merupakan institusi global yang hampir semua negara

di dunia memilikinya. Bea Cukai merupakan perangkat negara

“konvensional” seperti halnya kepolisian, kejaksaan, pengadilan, ataupun

angkatan bersenjata, yang eksistensinya telah ada sepanjang masa sejarah

negara itu sendiri.

Fungsi Bea Cukai di Indonesia diyakini sudah ada sejak zaman

kerajaan dahulu, namunbelum ditemukan bukti-bukti tertulis yang kuat.

Kelembagaannya pada waktu itu masih bersifat “lokal” sesuai wilayah

kerajaannya. Sejak VOC masuk, barulah Bea Cukai mulai terlembagakan

secara “nasional”. Pada masa Hindia Belanda tersebut, masuk pula

istilah douane untuk menyebut petugas Bea Cukai. Nama resmi Bea

Cukai pada masa Hindia Belanda tersebut adalah De Dienst der Invoer en

Uitvoerrechten en Accijnzen (I. U & A) atau dalam terjemah bebasnya

berarti “Dinas Bea Impor dan Bea Ekspor serta Cukai”. Tugasnya adalah

memungut invoer-rechten (bea impor/masuk), uitvoer-rechten (bea

ekspor/keluar), dan accijnzen (excise/ cukai). Tugas memungut bea (“bea”

berasal dari bahasa Sansekerta), baik impor maupun ekspor, serta cukai

(berasal dari bahasa India) inilah yang kemudian memunculkan istilah Bea

dan Cukai di Indonesia. Peraturan yang melandasi saat itu di antaranya

Gouvernment Besluit Nomor 33 tanggal 22 Desember 1928 yang

kemudian diubah dengan keputusan pemerintah tertanggal 1 Juni 1934.

Pada masa pendudukan Jepang, berdasarkan Undang-undang Nomor 13

tentang Pembukaan Kantor-kantor Pemerintahan di Jawa dan Sumatera

tanggal 29 April 1942, tugas pengurusan bea impor dan bea ekspor

ditiadakan, Bea Cukai sementara hanya mengurusi cukai saja.

Lembaga Bea Cukai setelah Indonesia merdeka, dibentuk pada tanggal

01 Oktober 1946 dengan nama Pejabatan Bea dan Cukai. Saat itu Menteri

Muda Keuangan, Sjafrudin Prawiranegara, menunjuk R.A Kartadjoemena

sebagai Kepala Pejabatan Bea dan Cukai yang pertama. Jika ditanya kapan

hari lahir Bea Cukai Indonesia, maka 1 Oktober 1946 dapat dipandang

sebagai tanggal yang tepat.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 1948, istilah

Pejabatan Bea Cukai berubah menjadi nama menjadi Jawatan Bea dan

Cukai, yang bertahan sampai tahun 1965. Setelah tahun 1965 hingga

sekarang, namanya menjadi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC).

B. Arti Logo Bea Cukai

Gambar 2.1 Logo Bea Cukai

1. Segi lima melambangkan negara RI yang berdasarkan Pancasila.

2. Laut, gunung dan angkasa melambangkan Daerah Pabean Indonesia,

yang merupakan wilayah berlakunya Undang-undang Kepabeanan dan

Undang-undang Cukai.

3. Tongkat dengan ulir berjumlah 8 dibagian bawahnya melambangkan

hubungan perdagangan internasional RI dengan mancanegara dari ke 8

penjuru angin.

4. Sayap yang terdiri dari 30 sayap kecil dan 10 sayap besar

melambangkan Hari Keuangan RI yang jatuh pada tanggal 30 Oktober

dan melambangkan Bea dan Cukai sebagai unsur pelaksana tugas

pokok Kementerian Keuangan di bidang Kepabeanan dan Cukai.

C. Visi dan Misi

a. Visi

Menjadi administrasi kepabeanan dan cukai dengan standar

internasional.

b. Misi

Mengamankan hak keuangan negara, memfasilitasi perdagangan,

mendukung industri dan melindungi masyarakat.

D. Tempat dan Kedudukan Instansi

DJBC memiliki kantor pusat yang berkedudukan di Jl. Ahmad Yani By

Pass – Rawamangun, Jakarta Timur Jakarta – 13230.

E. Struktur Organisasi Bea Cukai

Struktur organisasi DJBC secara garis besar dapat dilihat pada gambar

2.2:

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

BAB III

KEGIATAN KERJA PRAKTIK

A. Jadwal Kerja Praktik

Kegiatan kerja praktik ini dikerjakan selama kurang lebih 1 bulan.

Secara resmi kerja praktik dimulai tanggal 27 januari 2014 sampai dengan

21 Februari 2014 Pelaksanaan kerja praktik adalah hari Senin sampai

dengan hari Jumat dengan waktu kerja dimulai pukul 08.00 WIB hingga

pukul 17.00 WIB.

B. Cara atau Teknik Kerja Praktik

Metode pelaksanaan yang digunakan dalam kerja praktik serta

penyusunan laporannya adalah sebagai berikut :

1. Analisis

Analisis sistem dilakukan pada minggu pertama, melalui wawancara

dengan pembimbing kerja praktik, pengambilan data yang dibutuhkan.

Dari tahap pertama ini diperoleh gambaran aplikasi yang akan

dibangunserta fungsi program aplikasi tersebut.

2. Implementasi Sistem

Implementasi sistem pada laporan Kerja Praktik ini dilakukan dengan

memanfaatkan aplikasi Intranet Arsip Surat Seksi PDADyang

digunakan untuk melihat data-data yang bersifat internal.

C. Data Kerja Praktik

a. Definisi dan Lingkup Layanan

AplikasiIntranet Arsip Surat SeksiPDAD adalah aplikasi untuk

mengolah data serta mengarsip seluruh berkas dan dokumen yang

berkaitan dengan aktivitas instansi (surat masuk, surat keluar, SPBC

EDI kepabeanan, SPBC perubahan EDI dan PIB).

b. Rancangan Flowchart Program (Alur Program)

Gambar3.1 merupakan alur program secara keseluruhan pada sistem

aplikasi Intranet Arsip Surat Seksi PDAD.

1. Flowchart halaman utama

Gambar 3.1 Flowchart Halaman Utama

2. Flowchart Surat Masuk

Gambar 3.2 Flowcrat Surat Masuk

3. Flowchart Surat Keluar

Gambar 3.3 Flowcrat Surat Keluar

4. Flowchart SPBC EDI Kepabeanan

Gambar 3.4 Flowcrat SPBC EDI Kepabeanan

5. Flowchart SPBC Perubahan EDI

Gambar 3.5 Flowcrat SPBC Perubahan EDI

6. Flowchrat PIB

Gambar 3.6 Flowcrat PIB

7. Flowchart Change Password

Gambar 3.7 Flowcrat Change Password

8. Flowchart Logout

Gambar 3.8 Flowcrat Logout

c. Aturan dan Alur Kerja

Adapun langkah-langkahserta fungsi yang dilakukan untuk dapat

menjalankan Aplikasi Intranet Arsip Surat Seksi PDAD sebagai

berikut :

1. Jalankan browser (mozzila firefox, google chrome, IE).

2. Gunakan alamat berikut ini untuk login ke Arsip Surat Seksi

PDAD, http://192.168.156.5/dtdd/login.php.

Gambar 3.9 Halaman Login

3. Masukkan User Name dan Password, kemudian pilih salah satu

dari menu di bawahnya, Auto login until I logout explicity (login

otomatis sampai user logout), Save my user name (username akan

tersimpan otomatis di kolom User Name), Always ask for my

username and password (selalu meminta username dan password

ketika akan login), kemudian klik tombolLogin.

4. Layar Arsip Surat Seksi PDAD akan tampil setelah Anda

melakukan login.

5. Jika user name atau password Anda salah, maka sistem akan

menampilkan pesan kesalahan Incorect user ID or password.

http://192.168.156.5/dtdd/login.php

Gambar 3.10 Pesan Kesalahan Login

Aktifitas yang dapat dilakukan pada Aplikasi Arsip Surat Seksi PDADsetelah

proses login diantaranya :

A. Surat Masuk

a. Mengentry surat masuk

1. Klik pada menu Surat Masuk pilih sub menu Entry Surat Masuk,

sehingga akan muncul form untuk mengentry surat masuk yang

dapat ditunjukkan pada gambar 3.11.

Gambar 3.11 Entry Surat Masuk

2. Memilih jenis surat internal atau eksternal.

3. Memilih kategori surat, untuk melihat detail kategori surat klik

panah kebawah please select maka akan muncul kategori EDI

Pabean, Perubahan EDI, Surat kuasa, Surat Internal, Surat

Lainnya atau bisa menambahkan kategori lain dengan klik Add

Kategori.

4. Memasukkan no agenda surat.

5. Memasukkan tahun pembuatan surat.

6. Memasukkan no surat.

7. Memasukkan tempat dari asal surat.

8. Memasukkan perihal surat.

9. Memasukkan tanggal diterima surat.

10. Memasukkan waktu diterima surat.

11. Memasukkan keterangan surat apabila perlu tambahan keterangan

surat tersebut

12. Memiliah lokasi arsip surat, untuk melihat detail lokasi surat klik

panah kebawah please select maka akan muncul lokasi Ordner

22BON PIB, Ordner 21 Surat Kuasa BC 23, Ordner 20 Surat

Masuk.

13. Memasukkan file apabila ada file yang perlu di masukkan.

14. Klik tombol Add apabila data yang dimasukkan sudah benar.

Daftar Surat Masuk

Gambar 3.12 Daftar Surat Masuk

b. Merefisi Ordner Surat Masuk

1. Klik pada menu Surat Masukpilih sub menu Ordner Surat Masuk,

sehingga akan muncul form untuk merefisi ordner surat masuk

yang dapat ditunjukkan pada gambar 3.13.

Gambar 3.13 Refisi Ordner Surat Masuk

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di edit No

OrderOrdner 22, Keterangan BON PIB, maka akan munculform

untuk mengedit ordner surat masuk yang dapat ditunjukkan pada

gambar 3.14.

Edit

Gambar 3.14 Edit Ordner Surat Masuk

3. Masukkan text pada kolom No Ordner dan Keterangan, kemudian

klik tombol Edit, maka nama lokasi arsip akan berubah.

B. Surat Keluar

a. Mengentry surat keluar

1. Klik pada menu Surat Keluar pilih sub menu Entry Surat Keluar,

sehingga akan muncul form untuk mengentry surat keluar yang


Gambar 3.15 Entry Surat Keluar

2. Memilih jenis surat, untuk melihat detailjenis surat klik panah

kebawah please select maka akan muncul jenisBerita Acara, Nota

Dinas, Memo, atau bisa menambahkan jenis lain dengan klik Add

Jenis Surat.

3. Memasukkan no surat.

4. Memasukkan tahun pembuatan surat.

5. Memasukkan tanggal pembuatan surat.


7. Memasukkan tujuan surat/kepada.

8. Memilih salah satu tembusan surat (Kepala Kantor, Kepala Seksi

KI, Kepala seksi PLI, Kasubag Umum,Kepala seksi P2, Kepala

seksi Perbendaharaan, Kepala seksi Manifest, Kepala seksi Bea

Cukai 1, Kepala seksi Bea Cukai 2, Kepala seksi Bea Cukai 3,

Kepala seksi Bea Cukai 4, Kepala seksi Bea Cukai 5, Kepala seksi

Bea Cukai 6, Kepala seksi Bea Cukai 7, PFPD) atau bisa

menambahkan tembusan lain dengan klik Add Tembusan.

9. Memasukkan keterangan surat apabila perlu tambahan keterangan

surat tersebut.

10. Memasukkan file apabila ada file yang perlu di masukkan.


Daftar Surat Keluar

Gambar 3.16 Daftar Surat Keluar

b. Merefisi Jenis Surat Keluar

1. Klik pada menu Surat Keluar pilih sub menu Ref Jenis Surat

Keluar, sehingga akan muncul form untuk merefisi jenis surat

keluar yang dapat ditunjukkan pada gambar 3.17.

Gambar 3.17 Refisi Jenis Surat Keluar

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di edit id 1,

Jenis Surat Berita Acara, Format Surat BA-

000/WBC.09/KPP.MP.0116/, maka akan muncul form untuk

mengedit jenis surat keluaryang dapat ditunjukkan pada gambar

3.18.

Edit

Gambar 3.18 Edit Jenis Surat Keluar

3. Masukkan text pada kolom Jenis Surat dan Format Surat,

kemudian klik tombol Edit, maka jenis surat akan berubah.

c. Merefisi Ordner Surat Keluar

1. Klik pada menu Surat Keluar pilih sub menu Ref Ordner Surat

Keluar, sehingga akan muncul form untuk merefisi ordner surat


Gambar 3.19 Refisi Ordner Surat Keluar

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di editid 1,

No Ordner Ordner 1, Keteranagan Nota Dinas, maka akan muncul

form untuk mengedit ordner surat keluar yang dapat ditunjukkan

pada gambar 3.20.

Edit

Gambar 3.20 Edit Ordner Surat Keluar

3. Masukkan text pada kolom No Ordner dan Keterangan,kemudian

klik tombol Edit,maka lokasi arsip akan berubah.

d. Merefisi Tembusan Surat Keluar

1. Klik pada menu Surat Keluar pilih sub menu Ref Tembusan

Keluar, sehingga akan muncul form untuk merefisi tembusan surat


Gambar 3.21 Refisi Tembusan Keluar

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di edit id

4,Tembusan Kepala Kantor, maka akan muncul form untuk

mengedit tembusan surat keluar yang dapat ditunjukkan pada

gambar 3.22.

Edit

Gambar 3.22 Edit Tembusan Surat Keluar

3. Masukkan text pada kolom tembusan, kemudian klik tombol Edit,

maka tembusan surat akan berubah.

C. SPBC EDI Kepabeanan

a. Menambah SPBC EDI Kepabeanan

1. Klik pada menu SPBC EDI Kepabeanan, sehingga akan muncul

tombol Add untuk menambahSPBC EDI kepabeananyang dapat

ditunjukkan pada gambar 3.23.

Gambar 3.23 Tombol Add SPBC EDI Kepabeanan

2. Klik tombol Add maka akan muncul form untuk menambahkan

SPBC EDI kepabeanan yang dapat ditunjukkan pada gambar 3.24.

Add

Gambar 3.24 Menambah SPBC EDI Kepabeanan

3. Memilih Nomor surat, untuk melihat detail nomor surat klik panah

kebawah please select maka akan muncul nomor

surat001/EXIM/BC-SMRG/I/2014, 007/SPIL/SMG/I/2013, KM-

20140128AR, DLN-20140128AR, HL-20140128AR, MU-

20140128AR, 009/I/IMP-MMS/2014, 010/SUI-UM/01/2014,

001/SBCON/IJN/01/2014, 003/JML/SA/X/2013.

4. Memasukkan tanggal pembuatan surat.

5. Memasukkan tanggal diterima surat.


7. Memasukkan nama perusahaan

8. Memasukkan NPWP perusahaan.

9. Memasukkan NIK (nomor induk kepabeanan)

10. Memilih status perusahaan (Importir, eksportir, PPJK, Importir BC

2.3, Importir dan Eksportir, Importir BC 2.3 dan Eksportir,

Pengangkut atau bisa menambahkan status lain dengan klik Add

Status.

11. Memilih jenis EDI, untuk melihat detail jenis EDI klik panah

kebawah please select maka akan muncul jenis Import, Import

(buka jalur), Eksport, Eksport (buka jalur), Import dan Eksport,

Import dan Eksport (buka jalur), Import BC 2.3, Import BC 2.3 dan

Eksport, Manifest atau bisa menambahkan jenis EDI lain dengan

klik Add Jenis EDI.

12. Memilih jenis fas khusus untuk Importir BC 2.3, untuk melihat

detail jenis fas klik panah kebawah please select maka akan

muncul jenis PKB, PDKB, PPDKB, PGB, PPGB, PGB/PPGB,

PETP, PTBB.

13. Memasukkan no SKEP (surat keputusan) terakhir, khusus untuk

Importir BC 2.3.

14. Memasukkan tanggal disetujui SKEP, khusus untuk Importir BC

2.3.

15. Memasukkan alamat perusahaan.

16. Memasukkan kota.

17. Memasukkan propinsi.

18. Memasukkan kode pos.

19. Memasukkan telepon.

20. Memasukkan fax.

21. Memasukkan nomor SPBC.

22. Memasukkan tanggal selesai surat.

23. Memasukan keterangan surat, jika ada.


Daftar SPBC EDI Kepabeanan

Gambar 3.25 Daftar SPBC EDI Kepabeanan

b. Merefisi Jenis EDI

1. Klik pada menu SPBC EDI Kepabeanan pilih sub menu Ref Jenis

EDI, sehingga akan muncul form untuk merefisi jenis EDI yang


Gambar 3.26 Refisi Jenis EDI

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di edit Jenis

EDI Import, maka akan muncul form untuk mengedit jenis

EDIyang dapat ditunjukkan pada gambar 3.27.

Edit

Gambar 3.27 Edit Jenis EDI

3. Masukkan text pada kolom Jenis EDI, kemudian klik tombol Edit,

maka jenis EDI akan berubah.

c. Merefisi Status EDI

1. Klik pada menu SPBC EDI Kepabeanan pilih sub menu Ref Status

EDI, sehingga akan muncul form untuk merefisi status EDI yang


Gambar 3.28 Refisi Status EDI

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di edit

Status Perusahaan Importir, maka akan muncul form untuk

mengedit status perusahaanyang dapat ditunjukkan pada gambar

3.29.

Gambar 3.29 Edit Status EDI

Edit

3. Masukkan text pada kolom Status Perusahaan, kemudian klik

tombol Edit, maka status perusahaan akan berubah.

D. SPBC Perubahan EDI

1. Klik pada menu SPBC Perubahan EDI , sehingga akan muncul tombol

Add untuk merubah SPBC EDI Kepabeananyang dapat ditunjukkan

pada gambar 3.30.

Gambar 3.30 Tombol Add SPBC Perubahan EDI

2. Klik tombol Add maka akan muncul form untuk merubah SPBC EDI

Kepabeanan yang dapat ditunjukkan pada gambar 3.31.

Add

Gambar 3.31 Menambah SPBC Perubahan EDI

3. Memilih Nomor surat, untuk melihat detail nomor surat klik panah

kebawah please select maka akan muncul nomor surat

034/SSL/XII/2013, 0032/EXIM/2014.

4. Memasukkan tanggal pembuatan surat perubahan EDI.

5. Memasukkan tanggal diterima surat perubahan EDI.

6. Memasukkan perihal surat perubahan EDI.

7. Memilih status perusahaan (Importir, eksportir, PPJK, Importir BC

2.3, Importir dan Eksportir, Importir BC 2.3 dan Eksportir,

Pengangkut).

8. Memasukkan nama perusahaan semula.

9. Memasukkan nama perusahaan baru.

10. Memasukkan NPWP semula.

11. Memasukkan NPWP baru.

12. Memasukkan NIK semula.

13. Memasukkan NIK baru.

14. Memasukkan alamat perusahaan semula.

15. Memasukkan alamat perusahaan baru.

16. Memasukkan SKEP fas semula (PKB, PDKB, PPDKB, PGB, PPGB,

PETP, PTBB), khusus untuk Importir BC 2.3.

17. Memasukkan SKEP fas baru (PKB, PDKB, PPDKB, PGB, PPGB,

PETP, PTBB), khusus untuk Importir BC 2.3.

18. Memasukkan tanggal SKEP fas semula, khusus untuk Importir BC 2.3.

19. Memasukkan tanggal SKEP fas baru, khusus untuk Importir BC 2.3.

20. Memasukkan no SPBC.

21. Memasukkan tanggal selesai surat.

22. Memasukkan keterangan, jika ada.


Daftar SPBC Peubahan EDI

Gambar 3.32 Daftar SPBC Peubahan EDI

E. PIB

a. Menambah PIB, adapun caranya sebagai berikut :

1. Klik pada menu PIB , sehingga akan muncul tombol Add untuk

menambah dokumen PIByang dapat ditunjukkan pada gambar

3.33.

Gambar 3.33 Tombol Add PIB

2. Klik tombol Addmaka akan muncul form untuk menambah

dokumen PIByang dapat ditunjukkan pada gambar 3.34.

Add

Gambar 3.34 Menambah PIB

3. Memasukkan no dokumen PIB.

4. Memasukkan tanggal pembuatan dokumen PIB.

5. Memasukkan nama perusahaan importir.

6. Memilih status jalur, untuk melihat detail status jalur klik panah

kebawah please select maka akan muncul jalur Merah, Kuning,

Hijau, Merah Manual, BC 2.5 atau bisa menambahkan jenis lain

dengan klik Add Jalur.

7. Memilih kelompok, untuk melihat detail kelompok klik panah

kebawah please select maka akan muncul kelompok1-50.

8. Memilih batch, untuk melihat detail batch klik panah kebawah

please select maka akan muncul batch1-50.

9. Memilih status dokumen Ada atau Tidak Ada.

10. Memilih form peminjaman apabila dokumen di pinjam misal

Perbendaharaan, Kepatuhan Internal, PFPD, Audit-Kanwil, Pab

Cukai-Kanwil, BPK, Itjen, P2, Lainnya atau bisa menambahkan

jenispeminjaman lain dengan klik Add Peminjam.

11. Memasukkan keterangan dokumen apabila perlu tambahan

keterangan dokumen tersebut.

12. Memasukkan tanggal perakaman dokumen PIB.


Daftar PIB

Gambar 3.35 Daftar PIB

b. Merefisi Kelompok PIB

1. Klik pada menu PIB pilih sub menu Ref Kelompok, sehingga akan

muncul form untuk merefisi kelompok PIB yang dapat ditunjukkan

pada gambar 3.36.

Gambar 3.36 Refisi Kelompok PIB

2. Klik edit pada salah satu form yang akan di edit, misal di edit id 1

kelompok 01, maka akan muncul form untuk mengedit kelompok

PIByang dapat ditunjukkan pada gambar 3.37.

Edit

Gambar 3.37 Edit Kelompok PIB

3. Masukkan text pada kolom kelompok, kemudian klik tombol Edit

maka jenis kelompok PIB akan berubah.

c. Merefisi Batch PIB

1. Klik pada menu PIB pilih sub menu Ref Batch, sehingga akan

muncul form untuk merefisi batch PIB yang dapat ditunjukkan

pada gambar 3.38.

Gambar 3.38 Refisi Batch PIB


batch 01, maka akan muncul form untuk mengedit batch PIB yang


Edit

Gambar 3.39 Edit Batch PIB

3. Masukkan text pada kolom batch, kemudian klik tombol Edit maka

batch PIB akan berubah.

d. Merefisi Peminjam Dokumen PIB

1. Klik pada menu PIB pilih sub menu Ref Peminjam, sehingga akan

muncul form untuk merefisi peminjam PIB yang dapat ditunjukkan

pada gambar 3.40.

Gambar 3.40 Refisi Peminjam PIB


peminjam Perbendaharaan, maka akan muncul form untuk

mengedit peminjam PIB yang dapat ditunjukkan pada gambar 3.41.

Edit

Gambar 3.41 Edit Peminjam PIB

3. Masukkan text pada kolom peminjam, kemudian klik tombol Edit

maka peminjam PIB akan berubah.

F. Change Password (Merubah Password)

1. Klik pada menu Change Password , sehingga akan muncul form untuk

merubahpassword yang dapat ditunjukkan pada gambar 3.42.

Gambar 3.42 Merubah Password

2. Memasukkan password lama di kolom Old Password.

3. Memasukkan password baru di kolom New Password.

4. Memasukkan konfirmasi password baru di kolom Confirm Password,

kemudian klik tombol Change maka password akan berubah.

G. Logout

Untuk melogout user dari aplikasi intranet.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menyelesaikan kerja praktik ini maka dapat diambil beberapa

kesimpulan sebagai berikut:

1. Memberikan pengalaman dan pengetahuan mengenai hal-hal yang

berkaitan dengan dokumen ekspor-impor.

2. Pembuatan aplikasi intranet seksi PDAD menggunakan bahasa

pemrograman PHP serta data base MySql.

3. Manfaat langsung dari database sistem informasi berbasis client-

serveryang dapat mempermudah dan mempercepat proses

penginformasian data instansi.

4. Efisiensi dalam pengolahan informasi instansi.

5. Dengan adanya kerja praktik kita dapat memahami keadaan lapangan

yang sesungguhnya yang akan kita hadapi setelah lulus.

B. Saran

Adapun saran terhadap penelitian ini adalah, sebagai berikut :

1. Administrator disarankan dapat meningkatkan system kerja intranet yang

lebih cepat dan mudah di akses oleh pegawai.

2. Dapat mengembangkan aplikasi intranet ini sesuai dengan

berkembangnyakebutuhan pegawai dengan menambahkan aplikasi

sebagai berikut :

a. Online Chat

b. Instant Messaging

c. Video Conferencing

d. Data Conferencing

e. Application Sharing

f. Electronic Metting System

DAFTAR PUSTAKA

Batching Arsip PIB 2014 DJBC Jawa Tengah dan DIY.

DJBC Profile’s http://www.beacukai.go.id/.

Petunjuk Penggunaan Sistem Aplikasi Intranet DJBC Jawa Tengah dan DIY

2012.

http://www.beacukai.go.id/

LAMPIRAN

1. Surat permohonan instansi.

2. Laporan harian.

3. Laporan mingguan.

4. Contact person instansi.

5. Kartu bimbingan.

laporan kp

Software