BAB I

DESKRIPSI PERUSAHAAN / INSTANSI

I.1 Tinjauan Umum Perusahaan / Instansi

Balai Wilayah Sungai Sumatera III berdiri pada tahun 2007, berada di Jl. Cut Nyak

Dien No.1 Pekanbaru, Balai Wilayah Sungai Sumatera III mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan sumber daya air yang meliputi Perencanaan pelaksanaan konstruksi, operasi dan

pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya air, dan pengendalian daya rusak air.

Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera di Pimpin oleh seorang Kepala Balai Ir. Aunur Rofiq

Junaidi, CES dibantu oleh beberapa divisi yaitu divisi tata usaha, divisi program dan

perencanaan umum, divisi pelaksanaan dan divisi operasi dan pemeliharaan.

Pada BWSS-III Kementerian Pekerjaan Umum, wilayah kerjanya mencakup 5 Wilayah

Sungai yaitu :

1. Wilayah Sungai Rokan ( Sungai Lintas Provinsi)

2. Wilayah Sungai Siak ( Sungai Strategis Nasional)

3. Wilayah Sungai Kampar ( Sungai Lintas Provinsi)

4. Wilayah Sungai Indragiri ( Sungai Lintas Provinsi)

5. Wilayah Sungai Bengkalis-Rupat, mencakup beberapa Daerah Aliran Sungai di Pulau

Bengkalis, Pulau Rupat, Pulau Tebing Tinggi, Pulau Rangsang dan Pulau Merbau

Selain mencakup 5 wilayah Sungai diatas, BWSS-III juga mempunyai tugas Yaitu :

1. Melaksanakan Pengendalian Banjir

2. Pengamanan Pantai

3. Pengembangan Daerah Irigasi

4. Pengembangan Daerah Rawa

5. Konservasi Sungai Danau dan Waduk

6. Dan Penyediaan Air Baku.

Bagi pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas harus membuat Surat Perintah

Tugas(SPT) yang di tandatangani oleh Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan.

Berdasarkan pengamatan, kami juga melihat dari SPT (Surat Perintah Tugas) pada bulan

Februari 2012, banyak yang melakukan perjalanan dinas, ini diakibatkan karena para

pejabat– pejabat inti di BWSS-III melaksanakan pelantikan Jabatan Ke Solo.

1

I.1.1 Struktur Organisasi

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Balai Wilayah Sungai Sumatera III di

dukung sumber daya manusia yang berjumlah 168 orang teridiri dari PNS 138 orang dan Non

PNS 30 orang dengan rincian tingkat pendidikan sebagai berikut :

1. Pendidikan setingkat S2 : 7 Orang

2. Pendidikan Setingkat S1 : 41 Orang

3. Pendidikan setingkat SLTA: 87 Orang

4. Pendidikan setingkat SLTP: 17 Orang

5. Pendidikan Setingkat SD : 16 orang

Sesuai Surat Keputusan Menteri Penertiban Aparatur Negara (Menpan) Nomor :

62/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis bahwa Balai Wilayah

Sungai Sumatera III, struktur organisasinya termasuk dalam tingkat Eselon IIIA.

Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

(Sumber : WWW.PU.go.id)

2

Berikut turut di Lampirkan Struktur Organisasi yang ada di Balai Wilayah Sungai Sumatera

III Kementerian Pekerjaan Umum.

Gambar 1.2 : Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Sumatera III

(Sumber : SK Struktur Balai Wilayah Sungai Sumatera III)

3

I.1.2 Visi dan Misi Balai Wilayah Sungai Sumatera IIIA. Visi

“Terwujudnya kemanfaatan sumber daya air yang berkelanjutan untuk sebesar-besar Kemakmuran rakyat”

B. Misi1. Konvservasi sumber daya air2. Pendayagunaan sumber daya air (penatagunaan, penyediaan,

penggunaan,pengembangan dan pengusahaan).3. Pengendalian dan penanggulangan daya rusak air4. Pemberdayaan dan peningkatan peran masyarakat, dunia usaha dan pemerintah.5. Peningkatan ketersediaan dan keterbukaan data dan informasi sumber daya air.

I.2 Latar Belakang Masalah

Balai Wilayah Sungai Sumatera III (BWSS III) merupakan salah satu bagian

Pemerintahan dari Kementerian Pekerjaan Umum yang bergerak dibidang Sumber Daya Air

meliputi Perencanaan pelaksanaan konstruksi, operasi dan pemeliharaan dalam rangka

konservasi sumber daya air, dan pengendalian daya rusak air.

Balai Wilayah Sungai Sumatera III berdiri pada tahun 2007, berada di Jl. Cut Nyak

Dien No.1 Pekanbaru, di Pimpin oleh seorang Kepala Balai dimana didalamnya terdapat ±

150 Pegawai Negeri Sipil dan ± 70 Honorer. Balai ini mewakili pelaksanaan tugas dari pusat

dalam menangani Sumber Daya Air di Provinsi Riau, maka hal ini tidak lepas dari proses

pekerjaan yang dilakukan Balai tersebut sudah dalam spesifikasi yang luas.

Salah satu kegiatan yang ada di Balai Wilayah Sungai Sumatera III adalah melakukan

perjalanan dinas keluar kota baik dalam hal undangan dari pusat di Jakarta maupun dalam hal

pengawasan proyeknya, untuk jadwal perjalanan dinas biasanya dikontrol oleh seorang

bagian administrasi, untuk itu Balai ini juga membutuhkan sistem komputerisasi yang cepat

dan akurat, guna mencapai kelancaran pekerjaan para pegawainya, untuk menjalankan tugas

ini membutuhkan Sumber Daya Manusia yang mahir dalam bidang sistem komputerisasi.

Perjalanan dinas yang dilaksanakan pegawai Balai Wilayah Sungai Sumatera III

terhitung sering dilakukan dalam per bulannya, sehingga membutuhkan ketelitian untuk

bagian administrasi dalam mengontrol jadwal perjalanan dinas pegawai tersebut, namun

sistem yang digunakan dalam Balai ini masih secara manual yakni dengan melakukan

pencatatan saja, hal ini menyebabkan terjadinya data ganda bahwa seorang pegawai

melakukan perjalanan dinas ditanggal yang sama.

4

Dengan dasar pertimbangan hal tersebut, kami telah melakukan pengamatan di Balai

Wilayah Sungai Sumatera III menemukan bahwa Balai ini belum mempunyai sistem

komputerisasi pengadaan yang baik, sehingga kami mengangkat judul penelitian “Sistem

Penjadwalan Perjalanan Dinas Pegawai Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III

Kementerian Pekerjaan Umum”.

I.3 Identifikasi Masalah

Berdasarkan penelitian yang kami lakukan selama di Balai Wilayah Sungai Sumatera

III Pekanbaru, kami merumuskan masalah yang ada di Balai tersebut yaitu:

1. Bagaimana cara kerja pembuatan jadwal perjalanan dinas pegawai di Balai

Wilayah Sungai Sumatera III?

2. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan jadwal perjalanan dinas pada

Balai Wilayah Sungai Sumatera III?

I.4 Maksud dan Tujuan

Maksud dari judul ini adalah membangun Sistem Informasi terkomputerisasi untuk

kelancaran proses pembuatan jadwal perjalanan dinas pegawai Balai Wilayah Sungai

Sumatera III. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai adalah:

1. Data jadwal Perjalanan dinas pegawai BWSS III tersimpan dengan baik.

2. Menghindari kejadian dalam jadwal yang sama terdapat seorang pegawai

melakukan perjalanan dinas di tempat yang berbeda.

3. Cepat dan akurat dalam pencarian data jadwal SPPD (Surat Perintah Perjalanan

Dinas).

4. Penataan administrasi secara elektronik dan terintegrasi.

I.5 Batasan Masalah

Adapun Batasan Masalah dalam pembuatan jadwal perjalanan dinas pegawai Balai

Wilayah Sungai Sumatera III adalah :

1. Menyimpan data yang berhubungan dengan jadwal SPPD, tidak disertakan dengan

pehitungan biaya perjalanan dinas Pegawai.

2. Jadwal perjalanan dinas yang dibuat yaitu pada PPK Perencanaan, PPK Tata

Laksana dan PPK Operasi & Pemeliharaan.

5

BAB II

PEMBAHASAN DAN HASIL

II.1 Aliran Sistem Informasi Lama

Sistem yang digunakan dalam pembuatan dan penyimpanan jadwal perjalanan dinas

pegawasi BWSS III masih secara manual yaitu dicatat didalam sebuah buku, hal ini rentan

dengan terjadinya data jadwal ganda dimana satu pegawai melakukan perjalanan dinas di

waktu yang sama namun tujuannya berbeda, ini disebabkan karena kurangnya pengawasan

dalam mengontrol jadwal – jadwal pegawai tersebut.

II.2 Aliran Sistem Informasi Baru

1. Sistem yang akan dibuat untuk penjadwalan perjalanan dinas pegawai pada BWSS

III adalah dengan menggunakan program PHP dengan berdatabase xampp, dengan

menggunakan program ini, dapat memudahkan admin dalam penginputan dan

pengawasan jadwal perjalanan dinas pegawai tersebut, dan menghindari terjadinya

duplikat / penggandaan jadwal keberangkatan pegawai yang sama pada waktu

yang sama.

2. Data Outputnya tidak perlu disimpan / diarsip pada sebuah file lagi, tapi dapat

disimpan pada sistem

3. Dalam pencarian jadwal pegawai dapat dilihat dalam proses yang cepat

4. Kepala Balai, Admin dan pegawai yang bersangkutan dapat melihat jadwal

perjalanan dinas Pegawai.

6

Pegawai

KepalaBalai

Admin

Data Jadwal SPPD

Data LoginData Pegawai

Data Jadwal SPPD Data Login

Data Jadwal SPPD

Data Login

0

Sistem InformasiPerjalanan Dinas

Data Jadwal SPPD

II.3 Context Diagram Penjadwalan SPPD

Gambar 2.1 : Context diagram Sistem Penjadwalan SPPD

II.4 Data Flow Diagram

II.4.1 DFD Level 1

Admin Pegawai

KepalaBalai

Pegawai

Jadwal

1

Login

2

DataPegawai

3

DataJadwal SPPD

Data Login Data Login

Data login

Data Login

Data Pegawai

Data Jadwal SPPDData Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data Pegawai

Data Jadwal SPPD

Gambar 2.2 : Data Flow Diagram Level 1 Sistem Penjadwalan SPPD

7

II.4.2 DFD Level 2

Admin Jadwal

3.1Input

JadwalSPPD

Ubah

3.3

3.2

DataJadwalSPPD

HapusDataJadwalSPPD

3.4

DataCetak

JadwalSPPD

Data Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPDData Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data Jadwal SPPD

Data

Gambar 2.3 : Data Flow Diagram Level 2 Sistem Penjadwalan SPPD

8

II.5 ERD (Entity Relation Diagram)

ERD adalah alat pemodelan data utama yang akan membantu mengorganisasi

data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar

entitas.

ERD dibuat dengan tujuan untuk menggambarkan model data dalam proses

perancangan database agar sesuai dengan gambaran sistem informasi yang akan

dibangun.

Pembuatan ERD data model harus didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata

yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas, atribut dan

relationship. Entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia nyata yang dapat

dibedakan dari objek lain. Relationship atau relasi adalah hubungan yang terjadi antara

satu atau lebih entitas. Atribut adalah karakteristik dari entitas atau relasi yang

menyediakan penjelasan detail tentang entitas atau relasi.

Dalam pembuatan ERD pada perancangan database, entitas adalah tabel-tabel dan

atribut adalah field-field atau kolom dari suatu tabel yang membentuk relasi.

Untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar entitas didalam relationship,

maka digunakan beberapa simbol yang sudah distandarkan, yaitu :

Entitas Suatu objek yang dapat diidentifikasi

dalam sebuah sistem yang memiliki

keberadaan tersendiri.

Hubungan Hubungan (relationship) dipakai

untuk menghubungkan dua entitas

atau lebih dengan arti tertentu.

Atribut Properti (bagian) dari entitas berupa

informasi tentang entitas tersebut

atribut juga merupakan sebutan untuk

9

mewakili suatu entitas yang

berfungsi mendeskripsikan

karakteristik entitas.

Garis Garis ini berfungsi untuk

menghubungkan atribut dengan

entitas, dan entitas dengan

relationship atau relasi.

ERD pada Sistem Penjadwalan perjalanan dinas pegawai di Balai Wilayah Sungai Sumatera

III Kementerian Pekerjaan Umum.

Gambar 2.4: ERD Sistem Penjadwalan SPPD

10

II.6 Rancangan

II.6.1 Desain Output

Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas Pegawai pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III

Kementerian Pekerjaan Umum.

Data Jadwal Perjalanan Dinas PegawaiPada Balai Wilayah Sungai Sumatera III

Periode Harian

Nama NIP Untuk

melaksanakan

Tanggal

Berangkat

Tanggal

Kembali

Alat angkut Biayadibebankan

kepada

Tugas dibantu

oleh

X (60)

X (60)

X (25)

X (25)

X (100)

X (100)

dd-mm-yyyy

dd-mm-yyyy

dd-mm-yyyy

dd-mm-yyyy

-kendaraan

dinas

-kendaraan

umum

-plane

X (30)

X (30)

-PPK Perencanaan

Dan Program

-PPK Tatalaksana

-PPK Operasi dan

Pemeliharaan

X (40)

X (40)

X (50)

X (50)

xxxxxxxx

Tabel 2.1: Desain Output Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas

II.6.2 Desain Input

Nama :

NIP :

Tanggal Berangkat :

Tanggal Kembali :

Alat Angkut :

Dalam Rangka :

Biaya dibebankan :

Tugas di Bantu :

Gambar 2.5 : Desain Input Sistem Penjadwalan SPPD

11

Varchar (25)

Date

Date

Varchar (30)

Varchar (100)

Varchar (40)

Varchar (50)

Varchar (25)

II.6.3 Desain File

Nama File : SPPD

Nama Tabel : Divisi

Primery key : -

Forign Key : -

Nama of field Type Width Keterangan

Id_divisi Integer 4 Id_divisi

Nip Varchar 25 Nomor Induk Pegawai

Nama_kepala Varchar 40 Nama kepala divisi

Nama_divisi Varchar 35 Nama divisi masing-masing

Tabel 2.2: Tabel Divisi Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas

Nama File : SPPD

Nama Tabel : jadwal

Primery key : -

Forign Key : -

Nama of field Type Width Keterangan

Id_jadwal Integer 4 Id_jadwal

Nip Varchar 25 Nomor Induk Pegawai

Nama Varchar 60 Nama Pegawai

Dalam_rangka Varchar 100 Tugas dalam rangka

Tglberangkat Date - Tanggal berangkat

Tglkembali Date - Tanggal kembali

Alat_angkut Varchar 30 Alat angkut yang digunakan

Biaya_dibebankan Varchar 40 Biaya dibebankan ke

Dibantu_oleh Varchar 50 Tugas dibantu oleh

Tabel 2.3: Tabel Jadwal Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas

12

Nama File : SPPD

Nama Tabel : Pegawai

Primery key : nip

Forign Key : -

Nama of field Type Width Keterangan

Nip Varchar 25 Nomor Induk Pegawai

password Varchar 25 Password

Tipe Varchar 1 Tipe password

Nama Varchar 40 Nama pegawai

Jabatan Varchar 30 Jabatan pegawai

Pangkat/gol Varchar 30 Pangkat/golongan pegawai

Divisi Varchar 30 Nama divisi pegawai

Tabel 2.4: Tabel Pegawai Sistem Penjadwalan Perjalanan Dinas

13

II.6.4 Desain Proses

Merupakan gambaran atau logika dari program yang dibuat, adapun desain proses

yang kami buat adalah dalam bentuk flowchart, seperti gambar dibawah ini:

1. Flowchart Kepala Balai

Gambar 2.6 : Flowchart Kepala Balai Sistem Penjadwalan SPPD

14

2. Flowchart Pegawai

Gambar 2.7 : Flowchart Pegawai Sistem Penjadwalan SPPD

15

3. Flowchart Admin

16

Gambar 2.8 : Flowchart Admin Sistem Penjadwalan SPPD

II.6.5. Desain Dialog

17

1. Tampilan Utama ketika masuk pada website Penjadwalan SPPD Balai Wilayah Sungai

Sumatera III

Gambar 2.9 : Login Sistem Penjadwalan SPPD

Untuk dapat masuk ke menu terlebih dahulu login dengan memasukkan NIP dan Password

lalu pilih tipe mana yang dipilih seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.10 : Pilih Tipe User Sistem Penjadwalan SPPD

18

Jika login user adalah kepala balai maka tampilan nya seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.11 : User login Kepala Balai Sistem Penjadwalan SPPD

Jika tipe yang dipilih adalah kepala balai maka akan masuk ke menu berikut ini:

Gambar 2.12 : Menu User Kepala Balai Sistem Penjadwalan SPPD

19

Dan jika menu yang dipilih adalah data jadwal SPPD tampilannya adalah :

Gambar 2.13 : Menu Data Jadwal SPPD untuk User Kepala Balai

Jika mau mengubah password juga dapat dilakukan cukup dengan memasukkan password

lama, dan mendaftarkan kembali password yang baru, seperti tampilan dibawah ini:

Gambar 2.14 : Menu Ubah Password untuk User Kepala Balai

20

Jika benar maka pesan yang akan muncul :

Gambar 2.15 : Password berhasil diubah pada User Kepala Balai

Jika login user nya adalah staf tampilannya adalah:

Gambar 2.16 : Login User Staff

Apabila type yang dipilih adalah staf maka akan masuk ke tampilan dibawah ini:

Gambar 2.17 : Menu Jadwal Pegawai pada User Staff

21

Jika login usernya adalah admin

Gambar 2.18 : Login User Admin

Tampilan ketika yang dipih adalah admin :

Gambar 2.19 : Menu Login User Admin

22

Pada tampilan admin ada pilihan menu tambah data SPT baru, menu ini untuk menambah

data jadwal pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas, dan tampilannya adalah sebagai

berikut:

Gambar 2.20 : Menu Tambah Data SPPD pada User Admin

Setalah form diatas diisi maka data boleh disimpan, dan dapat juga diprint out, tampilan

outputnya adalah seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.21 : Print Out SPPD/SPT pada Menu Jadwal SPPD

23

Jika menu yang kita pilih adalah data pegawai maka tampilan yang muncul dapat dipilih

berdasarkan divisi masing – masing pegawai

Gambar 2.22 : Tampilan Menu Data Pegawai

Jika menu yang dipilih adalah data jadwal SPPD tampilannya seperti dibawah ini:

24

Gambar 2.23 : Tampilan Menu Jadwal SPPD pada User Admin

Dengan mengklik menu ini kita dapat melihat jadwal – jadwal pegawai yang melakukan

perjalanan dinas.

Untuk menu ubah password sama dengan mengubah password yang diatas.

II.7 Aplikasi yang digunakan

Aplikasi yang kami gunakan untuk Sistem Penjadwalan Surat Perintah

Perjalanan dinas ini adalah dengan menggunakan macromedia dreamweaver dengan bahasa

pemrograman PHP.

25

BAB III

PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Balai Wilayah Sungai Sumatera III merupakan salah satu kantor pemerintah yang

didalamnya memerlukan proses komputerisasi dalam melaksanakan setiap pekerjaannya,

namun dari hasil penelitian yang kami lihat BWSS III ini masih secara manual dalam

penginputan / pemasukan jadwal Perjalanan dinas pegawainya, hal ini yang mendorong kami

untuk membantu Balai ini dalam proses penginputan jadwalnya menggunakan program.

Dengan adanya program penginputan jadwal perjalanan dinas ini, kiranya dapat

membantu admin, pegawai dan Kepala Balai untuk bisa setiap hari mengecek jadwal – jadwal

perjalanan dinas pegawai Balai Wilayah Sungai Sumatera III, sehingga mengurangi dan

mencegah terjadinya kesalahan data jadwal perjalanan dinas pegawai yang ganda, sekian dan

terimakasih

III.2 Saran

Adapun saran-saran yang saya berikan adalah :

1. Untuk Balai Wilayah Sungai Sumatera III

a. Dengan adanya Sistem ini kiranya dapat membantu BWSS III dalam

penyimpanan Jadwal SPPD

b. Disiplin waktu dalam berkerja

c. Memilki Etos kerja yang tinggi

d. Jujur dalam berprilaku

2. Untuk STMIK AMIK RIAU

a. Menjadi acuan atau pedoman bagi Mahasiswa dalam membuat Laporan Magang

b. Uang kuliah bisa dicicil 2 kali

c. Cepat dalam memproses nilai ujian semester

26