lampiran - 8 prinsip manajemen mutu

8 Prinsip Manajemen Mutu halaman 1 dari 6

8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU

1. ORGANISASI YANG BERFOKUS PADA PELANGGAN

Mengerti akan kebutuhan-kebutuhan sekarang dan di masa mendatang dari pelanggan

untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan melebihi harapan-harapannya adalah

penting dalam kaitannya dengan pemenuhan persyaratan dari Standar ISO. Hal ini

didasari atas kenyataan bahwa keberadaan organisasi bergantung kepada pelanggan.

Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi?

Meneliti dan mengerti kebutuhan dan harapan pelanggan

Memastikan bahwa sasaran dan target organisasi selalu dihubungkan dengan

kebutuhan dan harapan pelanggan

Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh bagian organisasi

Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindakan atas hasil pengukuran

tersebut

Secara sistematis mengatur hubungan dengan pelanggan

Memastikan pendekatan yang seimbang antara pelanggan dengan pihak-pihak yang

berkepentingan lainnya (seperti pemilik perusahaan, pemasok, penunjang dana,

komunitas lokal dan masyarakat pada umumnya).

Apakah manfaat utama dari prinsip ini?

Pangsa pasar dan penghasilan yang meningkat, yang diperoleh melalui respons yang

cepat dan fleksibel terhadap kesempatan-kesempatan yang ada di pasar

Keefektifan yang meningkat dalam penggunaan sumber daya organisasi dalam

mencapai kepuasan pelanggan

Loyalitas pelanggan yang makin meningkat yang akan mengarah kepada kemajuan

perusahaan.

2. KEPEMIMPINAN

Dalam hal ini kepemimpinan untuk mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan

perusahaan. Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk memastikan bahwa sasaran, target

dan gol dari organisasi dapat dipenuhi. Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan

arahan dari organisasi. Mereka perlu memastikan bahwa orang-orang yang ada di dalam

perusahaan terlibat dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan, dengan

menciptakan lingkungan yang mendukung bagi mereka untuk mencapai sasaran

tersebut.



Mempertimbangkan kebutuhan dari pihak-pihak yang berkepentingan lainnya

termasuk pelanggan, pemilik perusahaan, karyawan, pemasok, komunitas lokal dan

masyarakat pada umumnya

Membuat visi yang jelas dalam kaitannya dengan organisasi di masa mendatang

Menciptakan dan mempertahankan nilai-nilai bersama, keadilan, menjadi model-

model yang etis di semua tingkatan di dalam perusahaan

Menciptakan suasana saling mempercayai dan menghilangkan ketakutan dalam

bekerja

Menyediakan bagi karyawannya sumber daya yang diperlukan, pelatihan dan

kebebasan untuk bertindak sesuai dengan tanggung jawab dan akuntabilitasnya

Memberikan inspirasi, mendorong dan mengakui kontribusi setiap karyawan.


Karyawan akan mengerti dan termotivasi untuk mencapai sasaran dan tujuan

perusahaan

Setiap aktifitas dievaluasi, disesuaikan dan dilaksanakan dengan cara yang lebih

terarah

Kesalahan komunikasi di berbagai tingkatan di dalam perusahaan dapat

diminimalkan.

3. KETERLIBATAN KARYAWAN

Karena kesuksesan suatu organisasi tergantung sepenuhnya kepada orang-orang yang

bekerja di dalamnya, mereka perlu sepenuhnya terlibat sehingga kemampuan mereka

dapat dipakai untuk mencapai sasaran organisasi.


Karyawan mengerti pentingnya peranan dan kontribusi mereka di dalam organisasi

Karyawan dapat mengenali hambatan-hambatan terhadap kinerja mereka

Karyawan menerima rasa kepemilikan dan tanggung jawab untuk memecahkan

masalah-masalah yang ada

Karyawan mengevaluasi kinerja mereka terhadap sasaran dan gol yang mereka

tetapkan

Karyawan secara aktif mencari kesempatan-kesempatan untuk meningkatkan

kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka

Karyawan secara bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman

Karyawan secara terbuka mendiskusikan masalah-masalah yang ada



Karyawan menjadi lebih termotivasi, berkomitmen dan terlibat di dalam organisasi

Terciptanya inovasi dan kreativitas yang akan memperkuat tercapainya sasaran

organisasi

Karyawan akan bertanggung jawab atas setiap kinerja mereka

Karyawan selalu ingin untuk berpartisipasi dan berkontribusi terhadap perbaikan yang

berkelanjutan

4. PENDEKATAN PROSES

Hasil-hasil akan dicapai paling efektif dan efisien jika sumber daya dan aktivitas diatur

sebagai suatu proses.


Menggunakan metoda-metoda yang terstruktur untuk menetapkan aktivitas-aktivitas

yang perlu untuk mencapai hasil yang diharapkan

Membuat akuntabilitas dan tanggung jawab yang jelas untuk mengatur aktivitas-

aktivitas yang utama

Analisis dan pengukuran kemampuan aktivitas-aktivitas yang utama

Mengidentifikasi hubungan diantara aktivitas-aktivitas utama di dalam organisasi

Memfokuskan kepada faktor-faktor seperti sumber daya, metoda dan material yang

akan meningkatkan aktivitas-aktivitas utama di dalam organisasi

Mengevaluasi resiko, konsekuensi dan dampak dari setiap aktivitas terhadap

pelanggan, pemasok dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya


Biaya yang lebih rendah dan waktu siklus yang lebih pendek melalui penggunaan

sumber daya yang lebih efektif

Hasil-hasil yang meningkat, konsisten dan dapat diprediksi

Kesempatan-kesempatan perbaikan yang lebih terfokus dan diprioritaskan

5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN

Keefektifan dan keefisienan dari suatu organissi akan meningkat dengan

mengidentifikasi, mengerti dan mengatur suatu sistem dari proses-proses yang ada

(berkaitan) yang diperlukan untuk mencapai suatu sasaran.



Menstrukturkan suatu sistem untuk mencapai sasaran organisasi dalam cara yang

paling efektif dan efisien

Mengerti ketergantungan diantara proses-proses yang ada

Pendekatan-pendekatan yang terstruktur yang mengharmoniskan dan

mengintegrasikan proses-proses yang ada

Memberikan pengertian yang lebih baik akan peran dan tanggung jawab yang

diperlukan untuk mencapai sasaran yang sama dan karena itu menghilangkan

penghalang-penghalang diantara fungsi-fungsi yang ada

Mengerti kemampuan organisasi dan mengenali hambatan-hambatan yang ada

sebelum melakukan tindakan

Membuat target dan menetapkan bagaimana aktivitas-aktivitas yang spesifik di dalam

sistem harus berjalan

Secara terus menerus memperbaiki sistem melalui pengukuran dan evaluasi


Integrasi dan kesejajaran dari setiap proses yang akan memberikan hasil yang terbaik

yang diharapkan

Kemampuan untuk memfokuskan terhadap proses-proses yang penting

Memberikan keyakinan terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dalam kaitannya

dengan konsistensi, keefektifan dan keefisienan dalam suatu organisasi

6. PERBAIKAN YANG BERKELANJUTAN

Hal ini harus menjadi sasaran yang permanen dari setiap organisasi.


Menggunakan pendekatan yang dipakai secara konsisten di dalam organisasi

(company-wide approach) untuk perbaikan yang berkelanjutan

Membekali karyawan dengan pelatihan-pelatihan dalam metoda dan alat yang

diperlukan untuk menerapkan perbaikan yang berkelanjutan

Membuat perbaikan yang berkelanjutan terhadap produk, proses dan sistem sebagai

suatu sasaran bagi setiap individu di dalam organisasi

Membuat gol untuk menuntun dan mengukur untuk menelusuri perbaikan yang sudah

dilakukan



Kinerja yang meningkat melalui kemampuan organisasi yang juga meningkat

Kesejajaran dari aktivitas-aktivitas perbaikan di semua tingkatan dalam organisasi

Fleksibilitas untuk bereaksi secara cepat terhadap semua kesempatan yang ada

7. PENDEKATAN FAKTA DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Keputusan -keputusan yang efektif didasarkan atas analisa data dan informasi yang logis

dan intuitif.


Memastikan bahwa data dan informasi yang ada akurat dan dapat dipercaya

Memastikan bahwa data yang ada dapat diakses oleh orang-orang yang

memerlukannya

Analisis data dan informasi dengan menggunakan metoda-metoda yang valid

Membuat keputusan dan melakukan tindakan berdasarkan analisa atas fakta yang

ada yang diseimbangkan dengan pengalaman dan intuisi


Keputusan-keputusan yang diambil selalu berdasarkan atas informasi yang ada

Kemampuan yang makin meningkat untuk menunjukkan keputusan-keputusan yang

lalu melalui referensi data-data historis yang faktual

Kemampuan yang meningkat untuk mengkaji, menguji dan mengubah pendapat dan

keputusan

8. HUBUNGAN DENGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN

Organisasi dan pemasok saling tergantung satu dengan yang lainnya dan hubungan

yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai-

nilai yang bermanfaat.


Membuat hubungan yang dapat menyeimbangkan perolehan dalam jangka pendek

dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang

Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama

Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka

Berbagi informasi dan rencana di masa mendatang

Membuat aktivitas-aktivitas pengembangan dan perbaikan bersama

Memberikan inspirasi, mendorong dan mengakui perbaikan dan pencapaian yang

dilakukan



Kemapuan yang meningkat untuk menciptakan nilai bagi kedua belah pihak

Fleksibilitas dan kecepatan untuk bereaksi secara bersama terhadap kebutuhan dan

harapan pelanggan dan pasar

Mengoptimalkan biaya dan sumber daya

lampiran - 8 prinsip manajemen mutu

Documents