lampiran 1 pedoman wawancara -...

136

Lampiran 1

PEDOMAN WAWANCARA

Bagaimana penataan ruang kantor yang ada di tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya?

Bagaimana penyusunanstaffyang ada di ruang tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Bagaimana arus perpindahan staff dalam menjalankan sebuah tugas

pekerjaan?

Berapa luas lantai yang digunakan dalam penataan ruang kerja tata usaha

SMK N 1 Salatiga?

Termasuk jenis apakah penataan ruang kantor tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Bagaimana pengaturan udara yang ada di kantor tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Bagaimana pengaturan cahaya yang ada di kantor tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Bagaimana pengaturan warna pada dinding dan alat-alat kantor yang ada

di kantor tata usaha SMK N 1 Salatiga?

Bagaimana keadaan suara yang ada di kantor tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Berapakah jumlah peralatan dan perlengkapan kantor yang digunakan

dalam proses pekerjaan kantor di tata usaha SMK N 1 Salatiga?

Bagaimana kondisi kelengkapan dari peralatan dan perlengkapan yang

digunakan staff tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

Bagaimana penataan peralatan kerja pada masing-masing milik staff tata

usaha?

Bagaimana sistem perawatan dari perabot dan peralatan kantor tata usaha

di SMK N 1 Salatiga?

137

Bagaimana kendala dalam penataan ruangan tata usaha di SMK N 1

Salatiga?

Bagaimana penyimpanan dokumen dan barang yang masih maupun tidak

terpakai lagi?

Bagaimana peran tata usaha terhadap pencapaian tujuan sekolah?

Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat

dari segi waktu?


dari segi biaya?


dari segi tenaga?


dari segi hasil yang dicapai?

Sudahkah Anda puas dengan penataan ruang kantor tata usaha di SMK N

1 Salatiga?

Sudahkah Anda merasa nyaman dengan penataan ruang kantor tata usaha


Bagaimana harapan Anda dalam penataan ruang kantor tata usaha kedepan

di SMK N 1 Salatiga ini?

138

Lampiran II

Pengumpulan Data

Wawancara Staff Tata Usaha

SMK Negeri 1 Salatiga

Narasumber : Dra. Budiati

Jabatan : Koordinator Tata Usaha/ Pimpinan TU

Hari, tanggal : Selasa, 22 September 2015

Waktu : 07.58 – 08.23

Bagaimana tata ruang kantor yang ada di tata usaha SMK N 1 Salatiga?

Jadi kan yang di depan sendiri menangani surat masuk dan surat keluar

mbak April agendaris, membuat surat keterangan dari luar atau dari dalam.

Dari samping kiri bendahara melayani pembayaran dari luar, bendahara

tiga bendahara semua, bendahara penerimaan siswa, bendahara bos, mbak

elly kepegawaian, ada pula pembantu umum melayani masalah barang-

barang. Kursi yang sebalah-sebelah untuk satpam misalnya untuk rapat.

Kemudian pojok untuk inventaris sarana dan pra sarana. Pak ripan sarpras.


Dapat. Sejak berdiri lima tahun baru diubah seperti ini selama ini sumpek

banget karena lemari-lemari belum ditata sehingga peteng banget.

Kemudian kalau nanti ke depan mau diubah mungkin teman-teman

menghendaki semuanya diubah, sehingga yang ada itu kalau bisa tiap

bagian tu ada sekat-sekat pendek kita pengennya seperti itu soalnya kita

privasinya kan terjaga yan dari masing-masing dan mereka bisa bekerja

dan fokus diruangannya walaupun kecil tapi begitu ada alat yang

digunakan kemudian tanggungjawab yang dikerjakan, rencananya sih

begitu tapi kapan belum tahu.

Bagaimana penyusunan staff tata usaha SMK N 1 Salatiga?

Terlalu sempit karena ruangannya sempit. Lorong untuk berjalan kurang.

Satu dengan lainnya berpasasan untuk berjalan yang sudah, lorong utama

cukup tapi tempat duduk ke tempat duduk yang lain itu.

Termasuk jenis ruang kantor apakah tata usaha ini?

Terbuka.

Bagaimana pengaturan udara yang ada pada tata usaha disini?

Ya ini terbuka banget sih, udara keluar masuk.

Bagaimana pengaturan cahaya yang ada pada ruangan tata usaha disini?

Pengaturan cahaya cukup terang ini kan banyak ya, ya terang banget sih

dari luar ada dari dalam juga ada.

139



Pengaturan dinding terang, alat kantor sumpek karena tempatnya sempit

ya dimana baru diperlukan baru dikeluarkan.


Salatiga?

Karena sudah terbiasa ya mbak ya ini letaknya dari depan karena langsung

melayani masyarakat dari orang tua, stakeholder, otomatis letaknya

didepannya kalau untuk suara biasa kalaupun bising itu tidak menjadi

berpengaruh, jarang ya mbak ya, kalau masuk tidak mengganggu. Kalau

alat berat masuk sini kalau kita membangun untuk kerja.



Laptop ada 8 dari sekolah, komputer ada di lab., tidak semua pegawai

menggunakan laptop soalnya ini kan milik pribadi, jadi hampir semauanya

setiap pegawai pakai, printer 1 sendiri, ada 6 printer, terus untuk komputer

ada 3 buah, untuk scanner ada 1. Alat ketik manual, ada untuk mengepres

untuk kartu nama. Printer untuk soal masih bisa biasanya dipinjam teman-

teman untuk print soal. Kemudian beberapa almari untuk arsip.



Ya cukup kalau kita misalnya butuh untuk menyelesaikan pekerjaan itu

segera tinggal dikasihkan kepada yang menyelesaikan dikerjakan langsung

cepet gitu ya, nanti langsung bisa mengeprint.

Perlukah penambahan peralatan kantor di tata usaha?

Perlu, karena kadang-kadang kalau pas dibutuhkan ya biasanya

kebutuhkan peralatan biasanya kalau benar-benar kita membutuhkan baru

itu dimunculkan tapi belum butuh, sementara ini cukup, itu ada Telephone

bisa untuk intern juga keluar. Kalau disini ada 1 tapi di sekolah ini kan

disambung-sambungkan.


dari segi tenaga?

Ada yang efisien ada yang ndak, kalau yang ndak harusnya kan

menyelesaikan pekerjaan tapi kan mental keseluruhan orang indonesia itu

kan belum memiliki rasa bertanggun jawab pada pekerjaan, itu indonesia

itu secara keseluhuan jadi mentalnya belum jadi, kenapa karena kalau

ditunggui baru melaksanakan tugas tapi kalau tidak ya langsung, orang

indonesia kan dimana mana ada, dimana pun walauun itu bagus ada orang-

orang yang seoerti itu jadi tidak ada disini dimana mana juga ada. Tidak

hanya ditunggui menunggu perintah dimana mana ya seperti itu.

140


dari segi biaya?

Selalu ada yang tidak efisien. Kalau orang melakukan tugas tidak tepat

waktu itu berarti kan tidak efisien tidak efektif,tapi kalau orang punya

tugas masing-masing tanpa diberitahu dia menyelesaikan sendiri tidak

semuanya bisa tu yang tidak efektif dab efisien. Jadi kan termasuk

tergantung masing-masing ada yang efektif dan efisien. Dari keseluruhan

hampir semuanya lumayan kalau presentase 75-80 persen.



Kalau penataan disini kurang lah karena kondisi, kalau penataan lumayan.

Ya karena memang banyak keterbatasan untuk penataan seperti ini ya

sementara ya baru seperti ini ya ke depan ya harus ada perubahan.

Penjangkauan peralatan yang digunakan oleh karyawan memerlukan

waktu lama?

Tidak, hindari sudut yang mesin fax tinggal ambil, kepegawaian punya

laci sendiri jadi ya tetep.

Bagaimana tempat penyimpanan arsip yang digunakan di tata usaha?

Almari yang digunakan untuk keseluruhan arsip-arsip yang penting.

Dapodik untuk SIM yang penting-penting tentang sekolah. Yang ornag

lain tidak boleh masuk, untuk kepegawaian sendiri-sendiri. Disekat karena

karahasiaannya. Penempatan arsip ruang ini yang lain tidak.



Narasumber : Aprilia Dwi Astuti, A. Md.

Jabatan : staff tata usaha bagian agendaris

Hari, tanggal : Jumat, 20 November 2015

Waktu : 08.00 – 08.50

Bagaimana tata ruang kantor di SMK N 1 Salatiga?

Menurut saya kurang fleksibel karena harusnya tempat ruangnya cukup,

letak penyimpanan arsip dan dokumen-dokumen belum tertata dengan

rapi, sehingga ada orang bisa ambil arsip tanpa sepengetahuan petugas

karena terlalu terbuka dan juga mengambil arsip kadang tidak

dikembalikan. Saya menginginkan arsip ada letak khusus tersendiri.

Penataannya kalau bisa penerima telephone harusnya ada di resepsionis

tersendiri tidak di ruangan tata usaha ini, kemudian tempat untuk

Koordinator Tata Usaha (KTU) kalau bisa sendiri seperti kepala sekolah.

Hal ini agar tidak mengganggu pekerjaan dan aktivitas yang ada disini,

141

ketika telepon masuk maka berdiri dan menerima telepon yang masuk jadi

harus ada penerima khusus. Penataan bagi resepsionis tersendiri.

Penataan perabot sudah baik, cukup. Nyaman karena luas ruangan cukup

luas hanya kurang penataan almari tempat pengarsipan. Letak

penyimpanan arsip, almari penyimpanan dokumen-dokumen dimana butuh

dibenahi agar lebih tertata dengan rapi, khususnya apabila ingin mencari

dokumen-dokumen, sehingga butuh tempat tersendiri. Tata letak almari

kurang baik sehingga harus dibenahi.


Kemarin saya mengusulkan tata ruangan ini diubah, yang mengkhususkan

pemindahan admin DAPODIK untuk mengerjakan admin tersebut.

Termasuk penataan tata letak. Hal ini mengakibatkan ruangan ini sempit

tidak ada penataan ruangan tadi dimana tidak ada almari khusus, hal ini

bisa mengakibatkan kehilangan, sulit mencari lagi karena tidak ada almari

itu. Disini yang mengeluh kan bagian DAPODIK itu (Data Pokok

Pendidikan) yang bersifat RHS menyangkut isi data kepegawaian.

Dibutuhkan ruangan khusus bagi tempat DAPODIK.

Penataan leger nilai yang lama-lama kurang bisa menata letak, ada juga

yang diletakkan di gudang karena tidak ada tempat pada khususnya.

Adakah pengaruhnya terhadap arsip seperti suhu?

Hal ini karena tata letak yang kurang baik tadi, kadang ada juga yang

hilang, kerusakan karena kita tidak bisa menjamin, tapi semua itu ada

almari khusus hanya ada di gudang. Karena kita melihat tempat seperti ini.

pernah gak bu arsip hilang?

Legalisir harus membawa ijazah asli. Jika kehilangan ijazah kita tidak bisa

memberikan ijazah baru, namun kita beri surat surat keterangan sebagai

ganti ijazah.


Salatiga?

Saya tidak begitu paham berdasarkan apa, saya tahu surat menyurat ada di

depan, dibelakang bagian staff kesiswaaan dan sebelah sana penerimaan

pembayaran SPP. Jadi tidak ada berdasarkan sesuatu atas penyusunan

tempat duduk pegawai. Kemudian paling belakang KTU, dan Sarpras.

Seharusnya kan harus dibalik ya KTU atau Sarpras ada di depan, karena

kalau bisa ditempatkan di ruangan tersendiri begitu. Kalau seperti ruangan

kepala sekolah kan enak tidak ditempatkan pada satu ruangan seperti ini.

Kalau tidak ada tempat kita buatkan sekat-sekat pada satu tempat untuk

lebih membuat kita lebih nyaman, fokus pada pekerjaan, kalau ruangan

yang sempit kan beda lagi kalau kita kan tempat luas dan besar.

142


pekerjaan?

Yang kita pelajari dan laksanakan disini untuk surat dan legalisisr alurnya

ke agendaris baru ke kepala sekolah. Untuk menuju kesana tidak enak,

posisi agenda di pojok maka mengantarkan surat disposisi ada rintangan

meja dan kursi.

Apakah ada dampak dengan waktu yang dihabiskan?

Iya, baik waktu juga tenaga.


SMK N 1 Salatiga?

Saya kurang tahu.


Salatiga?

Terbuka, pertimbangannya karena luas dan besar sehingga penataan tidak

sesuai. Saya juga mengusulkan tempatnya untuk ruangan ber AC.


Salatiga?

Sangat mengganggu, ventilasi terbuka, jendela juga terbuka. Misalkan ada

udara yang sangat mengganggu, asap-asap, debu-debu, angin cepat untuk

masuk ruangan. Jadi kalau ada angin dokumen bisa terbang, hilang dan

berpindah tempat kemana gitu.

Bagimana dengan ruangan yang berAC.

Kita bekerja membutuhkan kenyamanan sekain itu keindahan sehingga

bekerja ada motivasinya sehingga membutuhkan AC. Jadi udara yang

langsung sangat mengganggu.

Khususnya asap rokok karena disini kita kan di ruangan terbaik, selain itu

juga sebagai akses terbuka baik guru-guru maupun orang tua wali murid

jadi tidak nyaman, karena dalam penataan ruang tidak seperti yang

diinginkan, belum memadai dengan tata ruangan tersendiri.


Salatiga?

Berhubung ruangan yang terbuka cukup terbantu dengan matahari, lampu

juga ada tapi dibantu dengan cahaya matahari.



Bagi kami sudah cukup baik, cma tidak ada proses pengulangan lagi,

kelihatan semakin kotor karena tidak ada pengecatan ulang. Untuk warna

sih sesuai.

143


Salatiga?

Sangat mengganggu, kerena kita ruangan besar terbuka jadi mengganggu.

Kalau dibuat sekat-sekat, jika KTU dan Sarpras ada di ruangan tersendiri,

admin ada di ruangan khusus itu kan beda lagi. Karena kita terlalu besar

dalam menajemen proses penataan ruang belum memadai.

Suara kegaduhan dari luar, tidak bisa memastikan dari luar juga dari

dalam. Terdapat pula akses keluar masuknya guru lewat pintu tata usaha,

bukan di lobi. Beda lagi ruangan kecil akses guru juga tidak bisa. Untuk

pengembangan tata letak ruangan yang ada di UKSW bisa diterawang

bagaimana penataan ruang yang ada disini yang seperti ini. Kalau yang di

fakultas-fakultas yang kemungkinan kecil, tata letak yang nyaman sesuai.

Berhubung tempat kita yang besar dan luas jadi seperti ini.



Almari arsip

Almari dokumen

Almari fax (rusak)

Almari sarpras (menyimpan dok sarpras)

Penyimpanan leger nilai bag kesiswaan

Meja kursi

Meja komputer dan perangkatnya

Almari komputer di SIM

Komputer SIM diguanakan oleh sarpras

Laptop yang dimasukkan di laci SPP, Bendahara 1, agendaris surat keluar

1, Dapodikmen 1, staff kesiswaaan 1, sarpras 2, KTU pribadi. Komputer 2

di simpan almari.

Printer 4 ok

Mesin faximile (rusak)

Mesin tik manual 1

Telephone 1

Mesin penghancur kertas 1



Sudah memadai sesuai dengan kebutuhan.

Bagaimana alat yang rusak seperti mesin fax? terganggu namun

terselamatkan dengan e-mail sekolah, semua yang dikirim ke fax masuk ke

e-mail ada bagian tersendiri yang mengurus, bagian Dapodik atau staff

ketenagaan.


usaha?

Terlalu jauh tata letaknya, terutama kita yang mau mencetak seperti staff

ketenagaan mau mencetak, 1 printer 2 pekerjaan, Dapodik ada tersendiri

144

tapi staffnya ikut di bagian agendaris. Bendahara ada tersendiri. Sehingga

penggunaannnya antri printer. Terlalu jauh karena ruangan terlalu besar.



Sudah baik dan sesuai prosedur karena dalam perawatannnya sudah pada

tempat masing-masing baik almari atau laci meja tadi.


Salatiga?

Ruangan terlalu besar sehingga menata ruang tidak sesuai yang

diharapkan, tidak bisa menata dengan baik, sebetulnya menata dengan baik

pasti beda dengan tata letak yang berbeda karena tidak ada yang

mengurusi tadi ya.


terpakai lagi?

Disimpan di almari arsip, kalau tidak digunakan di gudang penyimpanan

arsip, baik semua perlengkapan sarpras baik peralatan buku, ketras, spidol,

ATK, di gudang. Kebetulan di gudang kan sumpek sehingga dijadikan

satu. Yang membuat tidak nyaman kan itu sarpras tersendiri tapi dijadikan

satu.

Dokumen-dokumen yang dibelaknag itu kesiswaaan dan Dapogik yang

menyangkut kepegawaian tidak tertata dengan rapi karena tidak ada almari

khusus untuk penyimpanan, sebenarnya ada tapi ada karena peralatan yang

ada tidak dimanfaatkan dengan baik akhirnya seperti itu, jadi ditaruh di

meja yang menyebabkan kehilangan ya itu, dan faktor kehilangan baik dari

faktor manusia maupun lingkungan seperti tadi udara, angin sehingga

kertas berterbangan, tidak penting dibuang. Di ruang guru juga sama

kurang, struktur meja ruangan tidak memadai karena ventilasinya terlalu

terbuka dan ruangnnya besar.


Sudak baik, sudah tercapai karena ada pegawai tersendiri, surat menyurat

juga sudah, kesiswaaan juga kesiswaaan, sarpras juga sama. SPP, Sarana

prasarana, kesiswaaan, bendahara bos.


dari segi tenaga?

Ruangan terlalu besar membutuhkan waktu, tenaga untuk mencapai suatu

targetnya jadinya membantu tapi ya seperti inilah.


dari segi waktu?

Tidak sesuai karena kita punya kendala. Pernah juga terjadi keterlambatan

seprti di surat menyurat menyurat.

145


dari segi biaya?

Tidak ada, semua disini itu bantuan jika mengajukan alat harus menunggu,

jadi disini untuk menunggu tidak bisa cepat tapi dibantu dengan dana bos

akan terselesaikan cepat.



Sudah cukup baik, karena punya pekerjaan masing-masing tadi sehingga

hasilnya bisa.


1 Salatiga?

Belum puas karena dalam hal penyimpanan arsip, dokumen tidak ada

almari khusus untuk penyimpanan.



Belum karena penataan dokumen tidak tertata dengan rapi, ditaruh ditas

meja, mengganggu kenyamanan, bekerja tidak nyaman karena barang

menumpuk, kemudian, penggunaan laptop ada diatas meja semua

pekerjaan diletakkan diatas meja.



Akan ada tata letak penyimpanan arsip tersendiri, untuk ruangan KTU dan

Sarpras ada di ruangan tersendiri, Dapodik juga tersendiri, mencoba

mengusulkan ruangan yang ber AC sehingga nyaman terhindar dari asap

debu dan rokok, dan penataan telephone dipindah kebagian resepsionis

khusus sehingga butuh pegawai lagi yang khusus untuk mengangkat

telepon.



Narasumber : Haris Wahyudi, M. Pd

Jabatan : Kepala Sekolah


Waktu : 09.10 – 10.00

Bagaimana penataan ruang kantor yang ada di tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Bicara masalah tata usaha harus tahu dulu fungsi tata usaha di dalam

sekolah tidak langsung ke penataan sekolah. TU ibarat center admin

sekolah dimana mengurusi admin kepegawaian, kesiswaaan, sarana

prasarana terpenting fungsi kerumah tanggaan dan tidak kalah penting

146

adalah keuangan. Bicara penataan berdasarkan fungsi-fungsi tadi artinya

disitu ada personil yang bagian kepegawaian, keuangan, ada bagian data

base ya data base ini bisa ke siswa maupun sarana prasarana yang

sekarang kita sebut Dapodikmen - Data Pokok Pendidikan Menengah

disitu mutlak perlu ruang IT yang ada komputernya, kemudian ruang

bendahara karena itu menyangkut keuangan mestinya terisolasi, rawan.

Termasuk disitu kerumahtanggaan yang salah satu fungsi TU

kerumahtanggaan adalah tentang kebersihan kenyamanan keindahan K7

sehingga dari sisi dari depan pun mesti ada satpam, ruang untuk tempat

jaga malam, keamanan, kebersihan, tenaga kebersihan mestinya ada ruang-

ruang untuk kebersihan poskonya, gudangnya seperti itu. Kemudian ada

ruang untuk keindahan di sekitar itu ada taman dan sebagainya termasuk di

ruang pelayanan publik, karena TU kan ada tamu ada eksternal mestinya

yang pertama adalah TU. Disitu ada resepsionis, kemudian ruangan untuk

siswa dan orang tua wali yang terutama mau bayar SPP. Penataan ada

unsur dari mana dari masing-masing personil.

Penataan peralatan atas dasar pertimbangan apa?

Berdasarkan pertimbangan tugas pokok dari masing-maing personil,

kapasitas ruang. Ruang TU 1 ruang untuk semua, ukuran juga tidak terlalu

besar untuk kapasitas jumlah pagawai, jadi masih satu ruang termasuk

persuratan, pelayanan, keuangan, berbeda sekat-sekat saja untuk pelayanan

penting, pelayanan umum ya meja-meja disitu saja ditata.


Salatiga?

Memang urut dari bagian melayani bagian depan pasti bagian persuratan,

keluar masuk kan banyak, dari luar mestinya langsung ke persuratan itu,

kemudian di disposisi, ada surat keluar misal ada surat tugas dan

sebagainya mestinya di bagian persuratan jadi persuratan terusannya dari

resepsionis.

Kemudian kalau diurutkan bagian pelayanan keuangan, tiap bulan kan ada

pelayanan gaji, honor, termasuk keuangan-keuangan untuk kegiatan. Dulu

keuangan bagian apapun yang ingin mencairkan melaksanakan kegiatan

dengan keuangan tidak kesulitan. Bagian belakang bagian kepegawaian,

pelayanan ini kan individu bukan publik seperti data, berkas itu ya antar

orang dengan orang komunikasi. Kemudian ada di suatu ruangan khusus

bagian IT karena disana ada perangkat komputer adda server yang harus

diamankan karena central datanya kan ada disitu jadi data base kemasukan

orang data diambil orang kan jadi repot.


pekerjaan?

Setiap karyawan kan punya masing-masing tugas pokok tapi masih

dimungkinkan karyawan itu pindah job. Ada beberapa alasan pertama

yaitu refresh atau penyegaran jadi kadang-kadang jenuh mengurusi

147

keuangan, persuratan terus atau bisa dipindah, kedua alasan hasil evalusai

kinerjanya tidak cocok di tempat itu dipindahkan. Bisa jadi karyawan

tersebut dari guru yang di TU kan mapelnya sudah tidak ada atau tidak

memenuhi kualifikasi atau kelasnya sudah tidak ada jam ya di TU kan.


SMK N 1 Salatiga?

Perkiraaan saja 12mx12m ruang umum itu.


Salatiga?

Terbuka, kecuali yang khusus seperti keuangan dan server tadi itu tertutup.


Salatiga?

Standar apalagi di salatiga jadi tidak ada AC. Kan seharusnya begitu,

ruangan yang sehat dan sejuk tanpa AC, Ventilasi saja yang standar, tidak

perlu mengadakan AC-AC malah tidak sehat.


Salatiga?

Sudah terang, siang tidak boleh lampu nyala seharusnya. Cahaya sedapat

mungkin dari matahari, kalau malam baru memakai lampu. Tidak seperti

hotel lampu nyala terus, boros, tidak boleh.



Warna kita kompak, tidak ada pembeda satu gedung dengan gedung yang

lain. Untuk apa ya ruang TU ya sama warna ruang kepala sekolah, ruang

umum dan ruang pembelajaran. Perabot-perabot kita kan pakai kayu, kayu

kita juga standar tidak yang sekarang neko-neko memang bagus ya tapi

tidak kuat tidak awet, ya warna-warna klasik warna alami, kayu-kayu

alami tujuannnya ya bisa dipakai pada waktu yang lama min 20 tahun

untuk penggunaan meubelair standarnya ya 20 tahun. Bikin warna ya

sekarang yang ngetren partikel yang diwarnai paling tidak sampai lima

tahun sudah rusak, karena di Salatiga kan lembab jamur terus rusak

pertimbangannya itu.


Salatiga?

Suara kan jauh dari kelas jadi tenang ya, jauh dari jalan raya juga

depannya kan bukan jalan yang besar jadi menurut saya kondusif untuk

bekerja. Paling suara ya suara dari karyawan sendiri.



Almari arsip

Almari dokumen

148

Almari fax (rusak)

Almari sarpras (menyimpan dok sarpras)

Penyimpanan leger nilai bag kesiswaan

Meja kursi

Meja komputer dan perangkatnya

Almari komputer di SIM

Komputer SIM digunakan oleh sarana prasarana

Laptop yang dimasukkan di laci SPP, Bendahara 1, agendaris surat keluar

1, Dapodikmen 1, staff kesiswaaan 1, sarana prasarana 2, KTU pribadi.

Komputer 2 di simpan almari.

Printer 4 ok

Mesin faximile (rusak)

Mesin tik manual 1

Telephone 1

Mesin penghancur kertas 1



Ya malah justru kadang-kadang alat-alat yang lama, sebenarnya kelebihan

jadi kelihatan sesak, sumpek, sebenarnarnya sudah alat baru tapi alat lama

itu masih digunakan, ingin dihapuskan tapi itu miliknya pemerintah jadi

harus hati-hati. Saya rasa untuk peralatan cukup kalau kurang yang harus

ada penambahan alat komputer, printer tiap tahun pengadaaan. Selain itu

penggunaan pakai laptop, dekstop pakai data yang permanen, laptop bisa

lembur di rumah, dekstop hanya data server saja itu.

Apa saja jenis peralatan yang dimiliki tata usaha?

Peralatan untuk admin, dari mesin ketik manual ada, komputer dekstop,

printer dot matrix sampai, printer tinta sampai laser untuk print tidak bisa

hilang. Peralatan yang internet ya mulai dari wifi ada semuanya, di ruang

harus terjangkau, intenet sekarang mutlak, karena komunikasi dari internet

dari email pakai laptop, gadget harus punya seperti WA karena

undangannya pakai itu sih cepet kok.

Bagaimana kelengkapan sudah memenuhi beban kerja pegawai?

Sudah cukup.


usaha?

Karena ruangan satu ruang ya terjangkau, alat disimpan dimeja masing-

masing. Sudah tidak sulit sudah ada tempat tersendiri.


Salatiga?

Kesulitannya sebenarnya kapasitas segitu dengan peralatan yang segitu ya

berjubel-jubel terutama peralatan yang barang tidak terpakai ada disitu jadi

terasa sempit untuk pelayanan itu.

149


terpakai lagi?

Yang diperlukan dan tidak diperlukan, namanya arsip masih diperlukan.

Kalau tidak diperlukan dihapus, kan ada standarnya kan 20 tahun, 10

tahun, 3 tahun harus hilang. Presensi kan 3 tahun anak begitu lulus

sebenarnya sudah tidak di TU dimasukkan di gudang umum, sedangkan

keu, laporan kegiatan keperluan akreditasi jangka waktu 4 tahun, dokumen

yang tidak boleh hilang seperti ijazah sebenarnya ada tempat tersendiri

dan sudah diklasifikasikan.


dari segi tenaga?

+ ruangan terlalu besar membutuhkan waktu, tenaga untuk mencapai suatu

targetnya jadinya membantu tapi ya seperti ini lah. Lebih efisien tenaga,

sudah sedikit, disini efisien banget dengan jumlah siswa. tidak ada 1:50

sekitar 10 an.


dari segi waktu?

Penataan mendukung bekerja cepat, kalau terlambat karena ada over

pekerjaan bukan masalah alatnya tidak ada. Pekerjaan yang over dari

pemerintah, seperti pengumpulan data yang bertubi-tubi di bulan

desember, mengumpul di bulan akhir tahun pekerjaan jadi lama harus

lembur, mengenai tempat dan peralatan sudah mendukung hanya volume

pekerjaan yang naik turun.


dari segi biaya?

Disini karena satu ruang surat bisa tercentral dalam satu ruang, disitu

komunikasi karyawan satu ruang sehingga terjadi penurunan biaya

dibanding kantor yang berbeda, TU bagian kesiswaaan sana, kan ada

instansi yang ruangnya banyak, dan terpisah. Jadi lama dan tambah biaya,

karena surat digandakan sejumlah ruangnya kan tidak perlu. Tidak pelu

surat tembusan kemana-mana, satu tercentral.



Lebih cepat lebih bagus, lebih dekat, peralatan tidak rebutan, penataan

juga sendiri-sediri-sendiri. Kelemahan pelayanan pas bareng-bareng yang

kewalahan, tapi jika unit-unit tidak antri. Ada dampak antri. Pas tanggal

muda yang menumpuk ada 100 orang itu, itu dampak.


1 Salatiga?

Kan ada yang angket kepuasan kita pakai sistem iso karyawan ke siswa,

puas ndak dengan pelayanan yang dimiliki jawaban ralatif tidak

memuaskan semua. Ada yang merasa kurang, ada yang merasa benda

150

lebih dari yang lain, jika puas semua ya tidak bisa, yang jelas ada evalusi,

perbaikan berkelanjutan.



Saya rasa belum pernah juga yang tidak nyaman bekerja disini.



Jadi sekolah ini berbasis teknologi informasi saya masih belum puas

dengan kondisi TU ruang admin yang sekarnag, belum semuanya

memakai teknologi informasi, keuangan seperti bank ingin saya,

persuratan on line setiap saat saya bisa kontrol, kalau ini saya ngontrol

dalam pembelajaran. TU ingin ada seperti bank itu, tidak perlu memanggil

karyawan, pengendalian mudah cita-cita saya sistem admin terpadu

berbasis terpadu, mirip-mirip di bank dalam penataannya. Orang tidak

berjalan lagi tapi lewat data, online tapi internal (intranet).



Narasumber : Elly Rahmawati

Jabatan : Staff tata usaha bagian kepegawaian


Waktu : 10.00 – 11.00


Menurutku kurang rapi, perlu ditata ulang karena bisa dilihat sendiri

keadaannya berantakan, lebih baik jika ada sekat-sekatnya, terlalu terbuka

dan juga kurang bersih juga.


Bisa diubah.


pekerjaan?

Kurang tertata, penempatan karyawan tersendiri.

Perpindahan karyawan? Apakah ada kendala melihat kondisi penataan?

Ada, kendala berkas tercecer pernah juga gara-gara air minum

ketumpahan, sering. Inginnya air minum ada tempatnya tersendiri.


SMK N 1 Salatiga?

Kurang tahu.

151


Salatiga?

Terbuka karena tidak ada sekat-sekatnya.


Salatiga?

Cukup baik dari ventilasi.


Salatiga?

Cukup baik, terang berasal dari lampu dan sinar matahari.



Perlu diperbaharui dan dicat ulang, kalau bisa meja-meja dicat ulang dan

almari juga. Hal ini karena sudah usang warnanya sama biar ganti suasana

saja.


Salatiga?

Gaduh, suara berasal dari anak-anak olahraga, jalan raya motor-motor. Hal

ini kadang terganggu karena kerja butuh ketenangan.



Laptop, komputer ada 2 masih baik, sudah rusak banyak, printer ada 5,

pemotong kertas 1, scan suda rusak, mesin fax yang rusak 1 yang bisa 1

jarang digunakan, almari banyak 5, filling cabinet 6, mesin ketik manual 1,

TV 1.



Kalau dulu sebenarnya sudah lengkap, seiring berjalannya waktu ada yang

rusak dan perlu pembaharuan. Kurang memenuhi bebean kerja pegawai

seperti mesin fotokopi, scanner.



Pemeliharaannya kalau aku lihat tidak pernah diperlihara malah seringnya

diperbaiki, kalau baru rusak baru diperbaiki tidak dirawat. Yang sering

rusak printer, laptop.

Karena ruangan satu ruang ya terjangkau, alat disimpan dimeja masing-

masing. Sudah tidak sulit sudah ada tempat tersendiri.

Bagaimana penataan peralatan yang digunakan terhadap pegawai yang

menggunakan peralatan tersebut?

152

Susah dan sulit, karena jauh dalam menjangkau misal aku kan tidak punya

printer jadi kan harus kesana mengeprint dan butuh waktu dalam beranjak,

terus stop kontak itu juga kurang dekat.


Salatiga?

Kendala berkas-berkas karyawan lain ada di meja kita, lalu berkas aku

juga di meja yang lain, butuh sekat. Kurang luas dan kurang privat.


terpakai lagi?

Belum baik karena belum melkai prosedur penyimpanan arsip gitu lo jadi

kalu nyimpen ya terserah. kurang tertata juga dalam menyimpan, arsip-

arsip dicampur juga, dampaknya kalau mau cari lagi sulit karena tidak ada

tempatnya, selain itu juga bisa hilang.


Penting untuk pencapaian karena administrasi ada disini semua gitu, pusat

pelayanan siswa dan guru kaitannya dengan data-data pribadi, siswa

contohnya ada di Dapodik, guru ya padamu negri aplikasi buat guru-guru

gitu, kemudian simpag juga kayak data guru karyawan CPNS dan PNS.


dari segi waktu?

Mempersulit contohnya kalau mau ngeprint harus kesana dulu, fotokopi

juga kalau sini tutup harus keluar dulu sehingga butuh waktu lama. Selain

itu juga terlambat dalam dokumen seperti persensi, data karyawan dan

guru.


dari segi biaya?

Biaya jadi bertambah seperti fotokopi karena kita tidak punya mesin

sendiri jadi ya harus melakukan biaya lagi.


dari segi tenaga?

Butuh tenaga yang lebih karena berpindah dengan ruangan yang kurang

rapi seperti meja yang berserakan kadang printer juga dibawah berserakan.

Penataan terhadap hasil yang dikerjakan?

Dengan penataan seperti ini sama saja tidak mempengaruhi.


1 Salatiga?

Belum, kurang puas karena privasi, kurang rapi sama menghambat

pekerjaan.

153



Belum, kurang luas tertalu ramai.



Pengennya ditata ulang, kalau bisa diperluas sama pakai sekat-sekat itu

juga sama kalau bisa kasih AC.



Narasumber : Zaenuri

Jabatan : Staff tata usaha bagian pergudangan

Hari, tanggal : Senin, 23 November 2015

Waktu : 09.00 – 10.00


Penataan sudah baik namun perlu untuk ditata ulang karena masih banyak

yang berantakan. Banyak barang yang tidak dipakai harus disingkirkan,

ada beberapa barang yang tidak pada tempatnya. Meja kursi staff TU

banyak yang rusak dan masih kurang kursinya untuk tamu, bapak ibu guru

yang memerlukan sesuatu hal kesini ya duduk kita mau bekerja mau

ngusir tidak enak kalau ada kursi staaf ya duduk disitu dan beliau-beliau

tidak sadar kalau tenaga staff datang dan harus bekerja jadi ya terganggu.


Tidak perlu dirubah hanya ditata ulang saja dan dirapikan.


pekerjaan?

Kurang nyaman dalam perpindahan karena kadang duduk harus minta

kursi digeser.


Ada, kursi meja staff lain.


SMK N 1 Salatiga?

9 m x12 m


Salatiga?


154


Salatiga?

Sirkulasi udara sudah cukup, berasal dari jendela, bilamana mana perlu

ditambah kipas angin.


Salatiga?

Sudah cukup dari ventilasi dan lampu 6 lampu mati 1.



Habis dicat luarnya, dalamnya tidak tahu. Menurut saya sudah bagus.


Salatiga?

Lumayan cukup tenang dan kondusif tidak terlalu bising dari luar, dari luar

guru ya masih nyambung.



Banyak. Silahkan observasi sendiri.



Belum cukup, tidak semua punya laptop.


usaha?

Cukup mudah karena masing-masing punya meja dan menyimpan barang-

barang sendiri kalau mau mengambil ya saling meminta tolong

mengambilkan. Cukup kondusif dalam penyelesaiannya.


Salatiga?

Perlu tenaga angkut untuk mengangkut barang ATK ke gudang di lantai

atas, butuh waktu. Biasanya mengambil barang satu truk yang naik turun

menurunkan barnag. Kadang yang pemesan tidak ada jadi tenaga staff

memindahkan barang ke gudang yang cukup jauh.

Bagaimana pembagian kerja disini?

Sesuai dengan job desc disaat kerja mendesak masing-masing personil

harus siap membantu melaksanakan tugas-tugas yang lain seperti

memfotokopoi, mengambil surat ke diknas, minta tanda tangan kepsek,

mengangkut barang ATK.


155

Sangat membantu pencapaian tujuan. Membantu memfasilitasi seperti

membuatkan surat tugas, mengambil dan mengambil dari dan ke stake

holder, menerima surat-surat dari diknas meneruskan ke stake holder.


dari segi waktu?

Lebih efisien dan efektif, karena rapi mudah dijangkau dan mudah didapati

apa yang dicari.


dari segi biaya?

Tidak berpengaruh terhadap biayanya.


dari segi tenaga?

Lebih efektif dan efisien terhadap penataan seperti ini.



Bisa selesai dengan tuntas lebih cepat waktuya karena hal yang dibutuhkan

mudah didapat.


1 Salatiga?

Sudah.



Belum begitu, karena ada beberapa fasilitas yang perlu diganti dan

dilengkapi. Contoh lampu mati, kipas angin/ AC belum ada



Bisa memberikan kenyaman kepada masing-masing personil sehingga bisa

bekerja dengan nyaman aman sehingga semua cepat selesai dalam waktu

sesuai target.



Narasumber : Didik A.

Jabatan : Staff tata usaha bagian Keuangan Dana

BOS

Hari, tanggal : Senin, 23 November 2015

156

Waktu : 10.00 – 11.00


Masih agak semrawut belum rapi, karena masih banyak barang-barang

berserakan mungkin karena kurangnya perabot untuk menyimpan kayak

gitu.


Sangat bisa.


pekerjaan?

Sudah baik dan sesuai tugas pokok dan fungsi-tupoksi- masing mungkin

kalau ada pekerjaan yang dibantu yang lainnya teman-teman yang

toleransi bisa membantu tugas lainnya.


Kalau dilihat dari ruang untuk akses sempit karena banyak barang

berserakan lah.


SMK N 1 Salatiga?

9 m x 12 m


Salatiga?



Salatiga?

Sudah bagus, ada ventilasi sudah memadai mungkin 1 polusi asap rokok

kan termasuk, sirkulasi udara kurang bagus jadinya.


Salatiga?

Sudah cukup dari matahari langsung dan dari lampu.



Sudah cukup lah terang, mungkin diganti warna yang membuat semangat

hijau atau merah. Kalau mengubah warna tidak bisa karena warna dinding

agak kusam dan butuh penyegaran.


Salatiga?

Terlalu dekat dengan jalan raya, agak bising terutama jam tertentu lah ada

anak. Anak-anak hanya jam-jam tertentu. Kalau pegawai tidak ada jam

istirahat jadi tidak begitu setiap saat.

157



Ambil data saja data petugas inventaris ruang disitu ada.



Menurut saya gini masih kurang mungkin untuk tamu yang khusus TU

menurut saya butuh kursi sama meja tamu, mungkin untuk sirkulasi udara

yang baik menjaga baik kan sekarang zaman teknologi bisa mengurangi

yang merokok lagi diruangan kan gitu.



Kalau sini pemeliharaan alat-alat pekerjaan itu mbak, printer dan

komputer, termasuk bagus lah, mungkin ada kerusakan untuk menangani,

ada rekanan bell servise.


Salatiga?

Luas ruangan mungkin sudah cukup cuma pengaturannya ini masih

banyak ruang yang kosong tapi digunakan meletakkan dokumen-dokumen.

Lebih nyaman lagi kalau tiap bagian disini kan TU ada bagian keuangan,

kepegawaia, inventaris, kesiswaaan, dibuat ruangan kayak bilik-bilik

sendiri meskipun tidak tertutup alangkah lebih nyaman. Terus untuk

menghindari tingkat akses, pintunya mungkin 1 saja biar ndak ada orang

lewat konsentrasi terganggu, jadi tidak semua orang mudah lalu lalang di

TU.

Bagaimana pembagian kerja disini?

Ada pertimbangan juga depan agendaris, belakang bos, bagian samping

untuk keuangan, agak kebelakang kesiswaaan sama mbak elly kan

membantu. Dekat dan butuh koordinasi dengan pegawai yang berdekatan.

Ya itu lagi alangkah lebih bagusnya ada bilik-biliknya.


Sangat berperan karena tujuan sekolah kalau tidak ada kerjasama degan

TU tidak mungkin jalan, masak semua guru, seperti pak padi harus jalan

ke Diknas masak guru kan terganggu pembelajaran.


dari segi waktu?

Penataan seperti ini ya agak menghambat karena gini banyaknya

dokumen-dokumen yang berserakan terus kurang tertata rapi, bisanya

nyari data-data agak kesulitan meski ketemu tapi butuh waktu yang agak

lama dan bercampur.


dari segi biaya?

158

Menghambat pekerjaan akan menghambat biaya harusnya sudah selesai

tidak perlu lembur harus selesai itu kan menambah biaya meskipun tidak

semua seperti itu kan ada.


dari segi tenaga?

Sebenarnya gini, personilnya kurang, mau misalnya ada hambatan kan

cara tenaga untuk berpindah kan juga membutuhkan tenaga yang lebih

harusnya sudah langsung tapi muter-muter kan menambah tenaga.

Misalnya bu april minta tanda tangan kepala sekolah karena posisi meja

berhimpitan harus muter dulu memindahkan kursi itu juga butuh tenaga

lebih untuk merintangi.



Kurang maksimal kurang tepat waktu agak terlambat


1 Salatiga?

Dengan kepuasan saya kurang puas mbak karena banyak hambatan

banyak, itu tadi seharusnya tenaga sekian harus nambah sekian kan juga.



Jelas, Kurang nyaman.



Dibuatkan bilik-bilik bagian per bagian, keuangan jadi satu, kepegawaian

jadi satu sama timnya karena kan ada mungkin ya dibuat gitu karena

sesuatu yang tidak harus atau tahu orang banyak tahu, jadi lebih privasi,

pintu juga dibuat satu tempat untuk lalu lalang biar konsentrasi bekerja

meningkat dengan berkurangnya. Butuh sirkulasi udara yang lebih baik

diruangan untuk mengurangi polusi asap rokok, perlu kursi tamu kan

contohnya mbak e acara begini kan ndak perlu ambil barang yang butuh

tenaga lagi. Penambahan perabot-perabot penataan dokumen itu mbak

perlu ditata lagi lah dan juga butuh almari atau apa.

159

Lampiran III

Dokumentasi

Ruang TU SMK N 1 Salatiga tampak dari depan

Ruang TU tampak dari samping dengan pintu utama

Pintu samping sebagai akses keluar masuk

Bagian depan ruangan meja minum dan telepon

160

Almari arsip kesiswaan dan kepegawaian di

bagian depan ruang TU

Tampak dari depan ruang TU SMK

Penempatan arsip di bagian almari arsip dua

pintu berisi data kepegawaian dan kesiswaan

Ruang TU SMK tampak dari belakang samping kanan

161

Ruang TU tampak dari belakang samping kiri

Lorong utama ruang TU sebagai akses jalan

Ruang TU tampak paling belakang meja KTU

dan Sarpras

Ruang Data Pokok Pendidikan berisi SIM sekolah

162

Tampak dari dalam ruang Data Pokok

Pendidikan

Beberapa arsip diletakkan di meja dan lantai

Tampak beberapa almari dan kardus disekitar

ruang Data Pokok Pendidikan

Almari arsip dekat meja agendaris depan pintu utama

lampiran 1 pedoman wawancara -...

Documents