laboratori

SISTEM INFORMASI MANAGEMENT

LABORATORIUM

Perumahan Bukit Putra Blok D1/10

Phone : (021) 50210866, 085885268989, 081385418989,

TUTORIAL

TEM INFORMASI MANAGEMENT

LABORATORIUM

Versi 2012.01.24

Perumahan Bukit Putra Blok D1/10

Cileungsi, Kab. Bogor

Phone : (021) 50210866, 085885268989, 081385418989,

08881556894

:::Sistem Informasi Management Laboratorium:::

Software89 2

Terimakasih Anda telah menggunakan produk software89. Software

aplikasi Sistem Informasi Manajemen LABORATORIUM ini dirancang

untuk mempermudah pekerjaan di masing-masing unit kerja yang ada

di LABORATORIUM, sehingga menjadi satu-satuan kerja yang utuh

dan terintegrasi antara satu bagian dengan bagian yang lainnya tanpa

mengorbankan unsur kerahasiaan di masing-masing unit kerja yang

ada.

Panduan ringkas ini semoga bisa membantu Anda dalam memahami

dan menguasai operasionalisasi software aplikasi kami. Kami berusaha

untuk membuat panduan ini secara ringkas dan jelas, menu per menu

yang ada pada software aplikasi ini, agar mempermudah Anda dalam

memahami dan mempraktekan software ini, dengan baik.


Software89 3

A. MENU ADMINISTRASI

Menu ini sangat berperan penting dalam penggunaan software

aplikasi ini, data-data yang selalu dipakai selama transaksi harus

dimasukan terlebih dahulu. Data-data tsb antara lain : data

user/pengguna program, data dokter, data pasien, data asuransi, data

supplier, data tarif, dan data reagent.

Klik menu Administrasi, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Menu Administrasi terdiri dari sembilan (8) sub menu yaitu: (1)

Setting Bisnis; (2) Backup Database; (3) Akses User; (4) Data Dokter;

(5) Data Pasien; (6) Data Asuransi; (7) Data Tindakan/Perksa; (8) Data

Obat/Alkes/Reagent.

1. SETTING BISNIS

Dalam sub menu ini ada unit menu lagi, yaitu: Nama Usaha dan Data

Keuangan.

Untuk men-setting Nama Usaha , klik menu Administrasi -> Setting

Bisnis.

Maka akan tampil form isian sebagai berikut :


Software89 4

Anda tinggal memasukkan Nama dan Alamat Laboratoriumnya,

kemudian klik tombol PROSES. Maka nama dan alamat Laboratorium

Anda sudah tersetting dalam program.

Setelah semua komponen biaya terisi, tekan tombol PROSES, hingga

muncul tulisan di layar: pengisian data keuangan sukses!

1. BACKUP DATABASE

Fitur ini memberikan kemudahan dalam membuat salinan atau

backup database yang sudah tersimpan ke dalam harddisk. Ada 2

mode penyimpanan backup database, yaitu manual dan otomatis.

a. Backup & Restore Manual

Jika Anda menginginkan system penyimpanan backup database secara

manual, klik Administrasi -> Backup Database -> Backup & Restore

Manual, maka akan muncul menu option sebagai berikut:


Software89 5

Klik Backup untuk membuat salinan database pada harddisk Anda.

Maka akan muncul menu sebagai berikut:

Klik OK, untuk menyimpan atau klik Cancel, untuk membatalkan

eksekusi. Jika Anda ining membatalkan backup database yang sudah

Anda simpan di harddisk, maka Anda tinggal klik Browse, untuk

menemukan lokasi backup database yang telah Anda simpan di

harddisk, lalu klik Restore. Perhatikan gambar di bawah ini:


Software89 6

b. Backup Otomatis

Mode menyimpan backup otomatis, memungkinkan program

melakukan proses penyimpanan backup database setiap hari pada

waktu yang telah ditentukan. Anda tinggal mengisi lokasi

penyimpanan dan waktu penyimpanan yang diinginkan. Seperti

terlihat dalam gambar di bawah ini:

Setelah Anda yakin dengan data yang Anda tulis, Selanjutnya Anda

tinggal klik MASUKKAN.

2. AKSES USER

Data-data user menjadi acuan bagi program untuk menentukan siapa-

siapa yang bisa mengakses program serta menu apa saja yang bisa

diakses oleh user tersebut. Untuk itu sudah semestinya semua

pemakai program (terdiri atas nama user, login dan password) harus

didaftarkan terlebih dahulu, sekaligus berperan sebagai apa user tsb

saat mengakses program.


Software89 7

a. Setting User

Sub menu ini menetapkan siapa saja yang berhak menggunakan

program sekaligus berperan sebagai apa pengguna tersebut saat

mengakses program. Klik menu Administrasi -> Akses User -> Setting

User, maka dilayar akan tampil sebagai berikut:

Isikkan pada Login, nama yang akan menggunakan komputer,

masukkan Password, dan bagian apa yang bersangkutan bekerja.

Kemudian klik MASUKKAN. Maka nama tersebut akan langsung

masuk dalam daftar pengguna yang berada di bawah menu isian.

Ada 4 ‘jabatan’ yang tersedia di program, yakni :

-Administrator : Punya kewenangan mutlak, termasuk

menentukan hak akses user.

-Resepsionis : Berwenang melakukan pendaftaran pasien

baru dan antrian pasien.


Software89 8

-Lab Medik : Melakukan pengisian data-datahasil tes Laboratorium

pasien.

-Kasir : Berwenang menerima pembayaran dari pasien di

semua bagian.

Untuk menetapkan hal apa saja yang boleh diakses masing-masing

user, klik Hak Akses pada kolom Proses dalam daftar user, maka akan

muncul tampilan sebagai berikut:

Klik pada kotak-kotak yang telah disediakan untuk memberi tanda

checklist pada bagian-bagian pekerjaan yang boleh diakses oleh

masing-masing user, kemudian klik MASUKKAN.

Masing-masing user hanya bisa mengakses program dan data HANYA

pada bidang-bidang yang diijinkan oleh Administrator program sesuai

dengan lingkup kerjanya masing-masing.

b. Lihat Log

Melalui sub menu ini Anda bias memonitor aktivitas setiap user

(pengguna) program. Klik menu Administrasi -> Lihat Log, maka akan

tampil sebagai berikut:

Tetapkan tanggal aktivitas yang ingin dilihat kemudian Anda klik

TAMPILKAN AKTIVITAS, atau jika Anda ingin membersihkan log


Software89 9

aktifitas Anda bias klik menu KLIK DISINI U/ MEMBERSIHKAN FILE

LOG. Tampilkan log aktifitas user adalah sebagai berikut:

3. DATA DOKTER

Ada dua (2) sub menu dari Data Dokter, yaitu: Entry Dokter/Perawat

Baru dan Edit Data Dokter, untuk melihat daftar nama dokter yang

sudah tercatat dalam program.

a. Entry Data Dokter

Karena nama dokter selalu terkait dengan semua transaksi yang

terjadi di klinik, maka semua dokter yang ada harus di data terlebih

dahulu, yang meliputi kode (harus dibedakan antara dokter yang satu

dengan dokter yang lain), nama dokter, alamat, no. telepon, jenis

(Dokter) dan fee dokter (komisi yang diperoleh dokter atas tindakan

yang dilakukan terhadap pasien). Klik menu Administrasi -> Data

Dokter -> Entry Data Dokter, dan tampilannya adalah seperti di

bawah ini:


Software89 10

Masukkan data Dokter/Perawat pada kotak yang telah tersedia,

setelah lengkap, klik TAMBAHKAN.

b. Edit Data Dokter

Apabila kita ingin mengubah data atau menghapus data-data dokter

yang telah terdaftar, kita bisa klik menu Administrasi -> Data Dokter -

> Edit Data Dokter. Tampilan yang muncul adalah sbb:

Lihat kolom di sebelah kanan tabel, disitu ada 2 link (teks yang bisa di

klik) : UBAH – untuk mengubah sebagian data-data dokter (kecuali

kode, tidak boleh diubah) dan HAPUS – untuk menghapus data dokter

yang bersangkutan. Lihat gambar di bawah ini :

Anda hanya perlu mengubah apa yang perlu anda ubah, setelah itu

klik tombol UBAH DATA.

4. DATA PASIEN

Semua data pasien yang datang dan akan dilakukan pemeriksaan

didaftarkan terlabih dahulu disini.

Ada 3 (tiga) sub menu yang tersedia yaitu: Entry Pasien Baru, Edit

Data Pasien, dan Import Data Excel.


Software89 11

a. Entry Pasien Baru

Untuk no. rekam medik ini memiliki 8 digit dengan format : XYY12345

(X= Inisial golongan pasien (U=UMUM) (A=ASURANSI) (K=KARYAWAN)

, YY= Tahun pendaftaran, 12345 : no. urut daftar).

Isikan semua data-data pasien yang perlu, setelah itu klik tombol

TAMBAHKAN.

b. Edit Data Pasien

Untuk mengubah atau menghapus data pasien tertentu, buka menu

Administrasi -> Data Pasien -> Edit Data Pasien. Tampilan yang akan

muncul adalah sebagai berikut.


Software89 12

Seperti yang ada di data dokter, klik link yang ada di kolom kanan dari

tabel untuk mengubah atau menghapus data. Ingat: no. rekam medik

tidak dapat diubah. Ubahlah yang perlu Anda ubah kemudian, klik

tombol SIMPAN.

Untuk mencetak ID Card Pasien, klik link ID Card, tampilannya sebagai

berikut:

5. DATA ASURANSI


Software89 13

Yang dimaksud dengan data Asuransi disini adalah asuransi yang

disediakan perusahaan utuk menanggung biaya perawatan (sebagian

atau seluruhnya) dari pasien yang berobat.

Dalam sub menu ini ada 2 (dua) unit menu lagi, yaitu: Entry Data

Asuransi dan Edit Data Asuransi.

a. Entry Data Asuransi

Untuk memasukkan data donatur baru klik Administrasi -> Data

Asuransi -> Entry Data Asuransi. Tampilannya seperti ini:

Setelah semua data yang perlu telah diisikan, klik tombol

TAMBAHKAN.

b. Edit Data Perusahaan

Untuk mengubah atau menghapus data-data yang telah masuk –

sama seperti cara sebelumnya – klik menu Administrasi -> Data

Asuransi -> Edit Data Asuransi.

Ubahlah yang perlu Anda ubah kemudian, klik tombol UBAH DATA.


Software89 14

6. DATA TINDAKAN/PERIKSA

Ada 3 sub menu dari Dari Data Tindakan/Periksa Klinik, yaitu: (1) Entry

Item Periksa LabMedik, (2) Edit Item Periksa LabMedik, (3) Import

Data Excel.

a. Entry Item Pemeriksaan Lab

Untuk mengisikannya klik menu Administrasi -> Data Tarif -> Entry

Item Pemeriksaan Lab. Tampilannya seperti dibawah ini :

1) Tunggal

Yang dimaksud item pemeriksaan tunggal, adalah item yang berdiri

sendiri yang memiliki nilai rujukan sendiri dan bisa dilakukan

pemeriksaan secara terpisah. Bila golongan, kode serta Nama

pemeriksaan telah diisi, klik pilihan Tunggal.

2) Paket

Yang dimaksud dengan item paket, adalah item pemeriksaan yang

merupakan gabungan beberapa item pemeriksaan tunggal. Sehingga


Software89 15

tidak punya nilai rujukan sendiri dan tidak bisa berdiri sendiri. Contoh

pemeriksaan paket antara lain : Darah lengkap, Urine Rutine, Faeces,

dll.

3) Item Rinci

Yang dimaksud dengan item rinci adalah pemeriksaan yang berdiri

sendiri tetapi mempunyai sub item. Contohnya : Widal, Hitung Jenis,

dsb.

b. Edit Item Pemeriksaan Lab

Untuk menambahkan jenis pemeriksaan yang termasuk ke dalam

Paket dan item rinci caranya sama. Lihat kolom Proses disebelah

kanan kemudian klik link item periksa (untuk menambahkan item

pemeriksaan paket) dan klik link sub item (untuk menambahkan item

pemeriksaan item rinci) maka akan tampil gambar sbb:

f. Import Data Excel

Software ini telah dilengkapi dengan fasilitas import data dari aplikasi

MS Excel. Dengan demikian jika ada pasien misal dari perusahaan,


Software89 16

petugas administrasi pendaftaran tidak perlu repot untuk meng’entry’

data satu-persatu.

Untuk menggunakan fasilitas ini klik menu Administrasi -> Data Tarif

-> Import Data Excel. Tampilan yang muncul adalah sebagai berikut:

Perhatikan langkah-langkah untuk proses import data excel yang

tertera pada layar monitor.


Software89 17

7. DATA OBAT/ALKES/REAGENT

Semua data obat dan alkes sebelum bisa dipakai saat transaksi, harus

terlebih dulu didata di sini, karena setiap transaksi obat-obat itu yang

ada di apotek maupun yang terjadi di perawatan pasien – selalu

berhubungan dengan stok obat/alkes/reagent.

Dalam menu ini ada 4 (empat) sub menu lagi, yaitu: (1)

Obat/Alkes/Reagent Baru, (2) Data Obat/Alkes/Reagent, (3) Faktur

MasukObat/Alkes/Reagent, (4) Kartu Stok Obat/Alkes/Reagent.

a. Obat Baru/Alkes

Untuk memasukkan data Obat/Alkes Klik menu Administrasi -> Data

Obat/Alkes -> Entry Data Obat/Alkes. Maka akan terlihat tampilan

sebagai berikut:

Disarankan untuk pengisian stok selalu melalui menu Faktur masuk,

sehingga menu TAMBAH OBAT BARU di sini hanya untuk mengisikan

kode, nama obat baru dan harga jualnya saja!!


Software89 18

b. Edit Data Obat

Untuk mengubah dan menghapus data-data yang telah masuk – sama

seperti cara sebelumnya – klik menu Administrasi -> Data Obat/Alkes

-> Edit Data Obat/Alkes/Reagent.

Sama seperti cara sebelumnya, klik link Hapus atau Ubah, yang ada

pada kolom kanan tabel. Ubah data-data yang perlu diubah, setelah

itu klik tombol UBAH DATA.

c. Faktur Masuk Obat/Alkes

Seperti yang dijelaskan di atas, untuk pengisian stok, disarankan

melalui Faktur Pembelian Obat, karena kalau melalui pengisian Faktur

semua data penambahan obat/alkes dapat dipantau melalui kartu

stok.

Untuk mengisi Faktur pembelian Obat/Alkes, klik menu Administrasi -

> Data Obat/Alkes -> Faktur Masuk Obat/Alkes. Lihat tampilan di

atas.


Software89 19

Sengaja tampilan isian disamakan dengan format faktur yang

sesungguhnya (dari PBF atau supplier obat), hal ini selain untuk

memudahkan pengisian data, juga untuk memudahkan pencarian

data-data pembelian di lain waktu.

Lihat gambar di bawah ini, setelah isian bagian atas diisikan lengkap

(tgl pembelian, no. faktur, nama supplier, ppn dan diskon), pengisian

item-item obat harus diisikan.

Cukup ketikan huruf-huruf awal dari nama obat, secara otomatis kode

dan nama obat ditampilkan secara berurut berdasarkan abjad.

Apabila semua item obat telah di masukan, klik tombol MASUKAN

DATA, maka data Faktur pembelian berikut item obat yang

bersangkutan tersimpan di database.

d. Kartu Stok

Sub menu terakhir pada menu Data Obat/Alkes adalah kartu stok.

Kartu stok ini berfungsi untuk memantau persedian stok obat/alkes

tertentu dan seluruh transaksi penjualan, pembelian dan retur obat

tersebut. Pilih nama obat, lalu tentukan bulan dan tahun terakhir

transaksi yang ingin dipantau, lalu klik TAMPILAN DATA UNTUK

DICETAK.


Software89 20

Menu tampilan untuk cetak seperti gambar di bawah ini:


Software89 21

B. MENU ANTRIAN

Setiap transaksi di klinik (kecuali penjualan Obat Bebas) selalu melalui

antrian. Klik menu Antrian -> Antrian Pasien. Tampilan yang muncul

sbb :

No. antrian secara otomatis berubah sesuai urutan antrian pasien.

Lalu isikan pasien dengan cara mengetikkan huruf-huruf awal nama

pasien yang bersangkutan, secara otomatis ditampilkan daftar pasien

yang sesuai dengan huruf-huruf awal yang kita ketikkan. Lihat gambar

di bawah ini:

Setelah semua data dimasukkan, kemudian klik TAMBAHKAN. Maka

ada tambahan data baru di daftar antrian dibawahnya. Lihat gambar

di bawah ini :

Setelah itu klik link MASUK yang tersedia di kolom sebelah kanan dari

daftar. Nama pasien tersebut akan berpindah (keluar dari daftar

antrian dan masuk ke daftar poli Laboratorium Medik– sesuai poli

yang di pilih). Karena poli yang dipilih saat antrian tadi Laboratorium

Medik. (Untuk Penjelasan selanjutnya lihat di menu LABMEDIK.


Software89 22

C. MENU LABMEDIK

Menu ini terdiri dari 2 (dua) sub menu yaitu, Pemeriksaan Lab dan

Data Pemeriksaan Lab.

1. PEMERIKSAAN LAB

a. Entry Item Pemeriksaan

Setelah dari menu antrian kita bisa melihat data pasien yang masuk di

dalam sub menu pemeriksaan Lab dengan cara klik Lab Medik ->

Pemeriksaan Lab ->Entry Item Pemeriksaan.

Dari daftar pasien yang ada, kilik link Pilih Item (yang ada di kolom

kanan table). Lihat gambar di bawah ini:

Untuk pengisiannya (baik untuk pasien umum maupun pasien

perusahaan yang ingin menambahkan item-item pemeriksaannya),

cukup ketikkan huruf-huruf awal nama item-item pemeriksaan yang

sesuai, kita tinggal pilih (pakai mouse atau tombol panah di

keyboard), dan tekan ENTER untuk memilihnya. Selanjutnya tekan

TAB untuk berpindah ke setiap isian berikutnya (Harga, diskon, dan

nilai). Setelah itu klik gambar Panah Biru yang ada di samping

kanan isian. Ulangi lagi cara tsb untuk pengisian item-item yang lain.

Lihat gambar di bawah ini:


Software89 23

Bila telah terisi semua item-item pemeriksaan untuk pasien tsb, klik

MASUKKAN DATA. Maka program akan mengeluarkan struk untuk

pembayaran ke KASIR, sebagai berikut:

Untuk bisa melanjutkan proses pemeriksaan pasien harus

membayar biaya pemeriksaan terlebih dahulu di kasir. (Lihat di

menu TRANSAKSI KASIR, PEMBAYARAN LAB MEDIK).

b. Entry Hasil Pemeriksaan

Untuk Proses pengisian hasil-hasil uji laboratorium klinik untuk item-

item pemeriksaan yang dipilih tadi. Klik LabMedik -> Pemeriksaan Lab

-> Entry Hasil Pemeriksaan. Maka akan ditampilkan nama-nama

pasien yang telah melakukan pembayaran di kasir.

Dari daftar pasien yang ada, klik link Periksa yang ada disebelah kanan

tabel. Maka ditampilkan seluruh rincian item-item pemeriksaan sesuai

dengan yang dipilih tadi, dan isian untuk nilai hasil pemeriksaannya.

Lihat gambar di bawah ini:


Software89 24

Isikan semua nilai pemeriksaan sesuai hasil uji laboratorium klinik,

kemudian klik MASUKKAN DATA.

Selanjutnya kita langsung dibawa ke daftar pasien yang telah

melakukan proses pemeriksaan. Pilih salah satu nama yang ada, lalu

klik link Cetak Hasil Lab untuk mendapatkan print out hasil

pemeriksaan Laboratorium.


Software89 25

2. DATA PEMERIKSAAN LAB

Data pemeriksaan Lab berupa rekam jejak pemeriksaan pasien. Untuk

mengakses data ini klik Lab Medik -> Data Pemeriksaan Lab, maka

akan ditampilkan daftar hasil pemeriksaan yang telah terekam dalam

program, seperti gambar di bawah ini:

Untuk melihat data tersebut klik link Edityang ada pada kolom table

paling kanan, maka akan ditampilkan data sebagai berikut:


Software89 26

D. TRANSAKSI KASIR

PEMBAYARAN LAB MEDIK

Klik menu Kasir -> Pembayaran Lab Medik, sehingga muncul daftar

pasien Klinik yang harus melakukan pembayaran. Lihat gambar di

bawah ini:

Seperti sebelumnya, pilih pasien yang akan melakukan pembayaran

(pasien yang belum melakukan pembayaran ditandai dengan warna

merah dan berkedip), arahkan pengelihatan kesebelah kanan daftar,

lalu klik link Bayar. Muncul Tampilan sebagai berikut:


Software89 27

Perhatikan bahwa semua transaksi yang pernah dilakukan terhadap

pasien ditampilkan disini, berikut nilai uang yang harus dibayarkan.

Semua nilai (Rp) yang secara otomatis diisi, masih bisa diubah untuk

mengakomodasi perubahan-perubahan tarif. Apabila ada perubahan,

langsung isikan di kolom yang sesuai, dan jangan lupa klik tombol

PANAH BIRU yang ada di samping isian TOTAL untuk meng-

update- nilai totalnya. Setelah itu isikan nilai yang dibayarkan pasien

di kolom BAYAR, lalu tekan TAB, dan isikan pengembalian uang di

kolom KEMBALI akan otomatis terisi. Bila sudah benar, tekan Enter

(atau klik tombol MASUKKAN DATA)

Keluar struk seperti gambar di bawah ini:


Software89 28

E. DATA TRANSAKSI

DATA TRANSAKSI LAB MEDIK

Untuk melihat seluruh transaksi yang terjadi di klinik, klik menu

DataTransaksi ->Data Transaksi Lab Medik, sehingga muncul daftar

pasien Klinik yang harus melakukan proses transaksi di klinik. Lihat

gambar di bawah ini:

Berbeda dengan data transaksi Rawat Jalan, pada menu ini tidak ada

link reprint karena telah ditampilkan di menu Lab Medik, Entry Item

Pemeriksaan.

F. LAPORAN-LAPORAN

LAPORAN LAB MEDIK

Klik menu Laporan-Laporan -> Laporan Lab Medik, untuk

menampilkan modul laporan Lab Medik.


Software89 29

Ada 2 format bentuk tampilan laporan, yaitu format Tabel dan format

Garfik.

Untuk menampilkan laporan dalam Format Tabel, klik lingkaran putih

pada laporan yang ingin dilihat, kemudian tentukan Bulan dan Tahun

yang ingin dilihat, kemudian lengkapi pada kolom isian disebelah

kanan dengan data-data yang diinginkan, selanjutnya klik tombol

TAMPILKAN DATA UNTUK DICETAK. Maka akan ditampilkan table

sebagai berikut (salah satu contoh dari table-tabel yang bias dilihat):

Sedangkan salah satu contoh format laporan dalam bentuk grafik

antara lain sebagai berikut


Software89 30

G. LAIN-LAIN

*Menu Bantuan

Untuk mempermudah apabila kita mengalami kesulitan atau lupa

untuk menggunakan menu-menu atau fitur-fitur yang ada di software

ini kita dapat klik link berbentuk bulat yang di dalamnya ada tanda

tanya. Jika klik icon itu maka akan tampil seperti gambar di atas. Icon

ini biasanya terletak di pojok kanan atas.

*Bookmark Halaman Web

Cara untuk menandai halaman web agar kita tidak selalu mengetikkan

alamat akses (misalnya : 127.0.0.1) dengan cara, Klik icon bintang

berwarna kuning pada kotak adress bar. Untuk mengaksesnya cukup

klik menu “BOOKMARKS”, lalu pilih salah satu bookmark yang ada di

menu tsb.

Perhatikan gambar di bawah ini:

Klik disini

Setelah klik icon bintang tersebut berarti halaman web tersebut telah

kita jadikan bookmark.

Agar program bisa muncul otomatis saat buka Mozilla Firefox:

-Klik menu “TOOLS” di Mozilla Firefox,

-Pilih submenu “OPTION”, pilih tab “General”,


Software89 31

-Isikan pada “HOMEPAGE” klik “USE BOOKMARK” lalu pilih dari pilihan

bookmark yang ada ditampilan (atau langsung ketikkan alamat akses

contoh: 127.0.0.1/klinik),

-Lalu tekan “OK”.

Maka setiap kita buka Mozilla Firefox, langsung ditampilkan program

tersebut.

H. KELUAR

Disarankan agar tidak meninggalkan software ini dalam keadaan login,

untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Jika Anda akan

meninggalkan software lakukan proses LOGOUT. Klik menu Keluar.

laboratori

Documents