KOSTUMISASI RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

PADA IMPLEMENTASI POWERMAX

(STUDI KASUS PT. ALSTOM POWER ENERGY SYSTEM INDONESIA)

Pratama Wicaksana Budiarta

1, Nur Iriawan

1,2

1Program Studi Magister Manajemen Teknologi – Insitut Teknologi Sepuluh Nopember

2Jurusan Statistik Industri – Fakultas MIPA – Institut Teknologi Sepuluh Nopember

EEmmaaiill:: pprraattaammaa..ww..bbuuddiiaarrttaa@@ppoowweerr..aallssttoomm..ccoomm

ABSTRAK

Globalisasi dunia manufaktur menuntut PT. ALSTOM Power ESI dapat mengelola

informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing – masing pihak yang

berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Perkembangan teknologi informasi yang

hingga saat ini terus berkembang dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai

proses memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap

karyawan bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan lebih mudah.

Dalam sistem informasi manufaktur ini tidak hanya mencakup proses produksi saja, tetapi juga

mencakup semua proses dari mulai seleksi material, seleksi jenis produk, penjadwalan sampai

pelacakan progress pekerjaan sebuah produk. Keluaran dari sistem informasi ini diharapkan

dapat memberikan informasi yang relevan dan up to date bagi stakeholder (supplier, staff

produksi, engineer, middle manajemen, top manajemen, dst).

Visi dari PowerMax adalah untuk menjadi program bisnis global untuk harmonisasi,

simplifikasi dan implementasi proses dalam sebuah sistem informasi global. Sistem baru ini akan

meningkatkan ketersediaan informasi, konsistesi, transparansi dan kepercayaan sehingga seluruh

staff dapat bekerja sama dengan lebih efektif. PowerMax sangat diharapkan bisa menjadi sistem

informasi yang lebih baik bagi perusahaan. Dengan menyajikan proses implementasi yang tepat,

maka sistem ini akan dapat menyediakan informasi yang lebih baik dan dapat membuat user

untuk melakukan aktivitas lebih mudah, aman dan efisien. Untuk itu diperlukan rancangan

kustomisasi sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI yang dapat

diimplementasi kedalam sistem PowerMax.

Analisis kostumisasi rancangan sistem informasi manufaktur dalam makalah ini

menggunakan analisis terstruktur dimulai dari pembuatan data flow diagram (DFD) lalu entity

relationship diagram (ERD) dan sketsa user interface. Hasil penelitian ini berupa integrasi aliran

informasi pada modul production planning khususnya pada proses MRP, capacity planning dan

production schedulling dimana sebelumnnya masing – masing proses berjalan secara terpisah

dan dikerjakan dengan beberapa software yang berbeda. Selain itu, hasil penelitian ini juga

mampu mengeliminasi penggunaan metoda peramalan kualitatif yang hanya mengandalkan

adjustment pada proses estimasi penjadwalan dan menggantinya dengan dengan metoda

peramalan dengan deret waktu yang menggunakan data waktu masa lampau sebagai dasar

estimasi penjadwalannya.

Kata kunci : PowerMax, Sistem Informasi Manufaktur, Data Flow Diagram, Entity

Relationship Diagram dan User Interface. �

�

�

�

1. Pendahuluan

Persaingan yang semakin ketat di antara perusahaan-perusahaan manufaktur di Indonesia

maupun global mendorong perusahaan untuk terus meningkatkan sistem informasi manajemen

yang sebaik-baiknya termasuk penyediaan informasi yang up to date dan akurat bagi internal

users maupun costumer. Globalisasi dunia manufaktur menuntut PT. ALSTOM Power Energy

Sytems Indonesia untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi

masing - masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat.

Perkembangan teknologi informasi yang hingga saat ini terus berkembang dapat

mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai proses memasukkan informasi,

menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap karyawan bisa mendapatkan

informasi terbaru dan melakukan analisis dengan lebih mudah.

Kebutuhan sistem informasi perusahaan yang dikaji dalam penelitian ini adalah PT.

ALSTOM Power Energy Systems Indonesia, sebuah perusahaan industri berteknologi tinggi

yang merupakan pemain besar dalam pasar untuk sistem, peralatan dan jasa-jasa pada

pembangkitan listrik. PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia atau lebih dikenal dengan

PT. ALSTOM Power ESI yang merupakan perusahaan multinational yang bergerak di bidang

pembangkit tenaga listrik khususnya pembangkit listrik tenaga uap (PLTU) dan pembangkit

listrik tenaga gas & uap (PLTGU).

Sistem informasi yang sedang diimplementasikan masih merupakan sistem informasi

dengan fitur standard program dari SAP dan belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan, karena

itu perlu adanya kostumisasi rancangan sistem informasi basis data, rancangan proses dan desain

user interface yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mendukung proses implementasi

PowerMax. Menurut Budisusetija selaku President Director dari PT. ALSTOM Power ESI,

PowerMax akan menjadi sistem ERP baru PT. ALSTOM Power ESI, menggantikan sistem

syteline yang sudah ada. PowerMax sangat diharapkan bisa menjadi sistem informasi yang lebih

baik bagi perusahaan. Dengan menyajikan proses implementasi yang tepat, maka sistem ini akan

dapat menyediakan informasi yang lebih baik dan dapat membuat sistem melakukan aktivitas

lebih mudah, aman dan efisien (Budisusetija, 2009). Untuk itu perlu pengembangan rancangan

sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI yang dapat diadopsi oleh sistem

PowerMax.

2. ERP

ERP singkatan dari tiga elemen kata, yaitu Enterprise (perusahaan/ organisasi), Resource

(sumber daya) dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang

berujung pada sebuah kata, yaitu ‘Planning’, yang berarti bahwa ERP menekankan kepada

aspek perencanaan yang terintergrasi di suatu organisasi/perusahaan, bersifat lintas fungsional,

terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya

organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan

infrastuktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi

dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Kata ‘Enterprise’ sendiri cenderung dipertahankan karena memiliki makna yang tidak

dapat diwakili oleh kata lain (Wallace dan Kremzar, 2001), misalkan perusahaan atau organisasi.

Pengembangan ERP sudah mulai digulirkan pada awal tahun 1990. Hasil dari pengembangan

proyek ERP ini berupa sebuah software solusi dengan informasi terintegrasi dan proses bisnis

yang mampu berbagi informasi melalui lintas organisasi. Ketika ERP mulai diimplementasikan

pada sistem manufaktur dan perencanaan produksi, ruang lingkup ERP kembali berkembang

pada pertengahan tahun 1990 yang memasukkan fungsi administrasi perkantoran seperti order

management, financial management, asset management, dan human resources management

(Swartz dan Orgill, 2001).

3. Data flow diagram Pada bagian akan dibahas mengenai bahasa DFD yang sudah termasuk satu set symbol

dan aturan syntax. Terdapat empat symbol dalam bahasa DFD (process, data flow, data store

dan external entity) dimana masing direpresentasikan dengan symbol yg berbeda. Ada dua jenis

symbol yang paling sering digunakan, satu set dikembangkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson

dan set lainnya oleh Tom Demarco dan Ed Yourdan seperti pada Gambar 1 (Dennis dan Wixom,

2003).

4. Entity relationship diagram

Terdapat 3 elemen dasar dalam bahasa permodelan data (entity, attribute dan

relationship), dimana masing – masing elemen direpresentasikan dengan symbol yang berbeda.

Terdapat banyak sekali jenis symbol yang bisa digunakan dala ERD tetapi tidak satupun simpol

yang dominan digunakan dalam industrsi dan tidak ada satupun yang lebih baik dari yang

lainnya. Pada Gambar 2 memuat kesimpulan tiga elemen dasar yang bisa digunakan pada ERP

dan symbol yang akan digunakan (Dennis dan Wixom, 2003)

Gambar 1. Data Flow Diagram Elements Gambar 2. Data Modelling Symbol Sets

(Dennis dan Wixom, 2003) (Dennis dan Wixom, 2003)

5. Metodologi Penelitian

Penelitian ini dilakukan melalui serangkaian langkah-langkah yang dilakukan secara

sistematis dan terencana untuk memperoleh jawaban dari masalah di PT. ALSTOM Power ESI.

Adapun metodologi penelitian ini disusun untuk mengembangkan konsep manajemen sistem

informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI dengan menggunakan langkah-langkah

sebagai berikut:

1. Studi pustaka, studi pendataan & sistem informasi di PT. ALSTOM Power ESI dan studi

sistem PowerMax.

2. Penentuan ruang lingkup sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI.

3. Analisis kebutuhan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI

4. Kostumisasi rancangan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI

5. Evaluasi kesesuaian rancangan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI

Tahapan kerja tersebut dapat digambarkan dalam bentuk diagram alir yang ditunjukkan

pada Gambar 3.

Gambar 3. Diagram alir metodologi penelitian �

6. Analisis dan pembahasan Permasalahan utama dalam sistem yang selama ini digunakan adalah :

• Proses dalam sistem informasi manufaktur yang lama masih berjalan secara terpisah dengan

menggunakan software yang berbeda, seperti contoh pada pengolahan data capacity planning

dikerjakan dengan menggunakan software Ms. Excel lalu setelah itu data akan digunakan untuk input

pada proses production scheduling yang menggunakan software syteline, hal ini mengakibatkan aliran

data dari satu proses ke proses lainnya tidak berjalan dengan efisien dan memperbesar terjadinya

human error ketika pemindahan data dari satu proses ke proses lainnya.

• Terdapat beberapa proses yang masih dilakukan secara manual, seperti contohnya pada proses

material requirement planning (MRP) dimana pengumpulan data bill of material dilakukan dengan

membuka data bill of material satu per satu lalu melakukan copy – paste kedalam satu basis data.

Tabel 1. Proses yang akan dikembangkan dalam sistem baru

Level 2 processes New System (PowerMax)

MRP Production Planning Module

Capacity Planning Production Planning Module

Production Scheduling Production Planning Module

Pada sistem baru, semua proses aliran informasi manufaktur akan diintegrasikan dalam satu

sistem yaitu PowerMax yang terbagi dalam 2 modul utama yaitu Production Planning dan Production

Execution. Tetapi modul yg akan dibahas pada thesis ini hanyalah Production Planning yang terbagi

dalam tiga sub proses yang tercantum pada Tabel 1 yaitu MRP seperti pada Gambar 4, capacity planning

seperti pada Gambar 5, dan production scheduling seperti pada Gambar 6.

Gambar 4. MRP Flowchart Gambar 5. Capacity Planning Flowchart

Gambar 6. Production Scheduling Flowchart

7. Kostumisasi rancangan sistem

7.1. Rancangan basis data

Rancangan basis data digambarkan dengan DFD (Data Flow Diagram) yang akan

menampilkan basis data yang lengkap dengan komponen – komponen yang menunjukkan file

yang dipergunakan, sumber dan tujuan data,serta aliran data pada setiap proses. DFD level 0

bisa dilihat pada Gambar 6.

7.2. Rancangan proses

Rancangan proses digambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram) yang akan

menampilkan kegiatan sistem lengkap dengan kumpulan basis data yang menjadi satu dalam

suatu kesatuan proses yang seperti pada Gambar 7.

Gambar 6. Context Diagram

Gambar 7. Entity Relationship Diagram

7.3. Rancangan user interface Langkah selanjutnya setelah rancangan proses adalah sketsa rancangan user interface

yang akan digunakan oleh programmer untuk membuat desain user interface.

• User interface untuk proses MRP terdiri dari form demand data pada Gambar 8, form

project material requirement pada gambar 9, form production master data pada gambar

10, form run MRP pada gambar 11 dan form material master seperti gambar 12.

• User interface untuk proses capacity planning terdiri dari form capacity analysis seperti

pada Gambar 13 dan form planned order seperti pada gambar 14.

• User interface untuk proses production scheduling terdiri dari form production order

seperti pada Gambar 15, material availability check seperti pada gambar 16 dan form

form reschedule production plan seperti pada Gambar 17.

Gambar 8 . Form Demand Data Gambar 9. Form Project Material Requirement

Gambar 10. Form Production Master Data Gambar 11. Form Run MRP

Gambar 12. Form Capacity Analysis Gambar 13. Form Material Master

Gambar 14. Form Planned Order

Gambar 15. Form Production Order

Gambar 16. Form Material Availability Check Gambar 17.Form Reschedule Production Plan

8. Kesimpulan

1. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah integrasi aliran informasi pada modul

production planning khususnya pada proses MRP, capacity planning dan production

schedulling dimana sebelumnnya masing – masing proses berjalan secara terpisah dan

dikerjakan dengan beberapa software yang berbeda dan juga mengeliminasi

penggunaan metoda peramalan kualitatif yang hanya mengandalkan adjustment pada

proses estimasi penjadwalan dan menggantinya dengan dengan metoda peramalan

dengan deret waktu yang menggunakan data waktu masa lampau sebagai dasar

estimasi penjadwalan. Desain user interface masih bisa berubah setelah dilaksanakan

user acceptance test dimana diharapkan agar bisa lebih user friendly dengan

pengguna.

2. Beberapas saran dalam penelitian ini adalah tahapan memasukan data pada sub proses

purchase request dan subcontractor request masih manual dan seharusnya bisa

diotomatisasi, desain user interface masih perlu dikembangkan lagi agar tidak terlihat

kaku dan monoton dan sistem informasi manufaktur ini masih bisa dikembangkan

lagi sampai pada tahap subsistem production execution sehingga semua pergerakan

informasi manufaktur di PT. ALSTOM ESI dapat terintegrasi secara keseluruhan.

9. Daftar Pustaka

Budisusetija, J (2009), “Our President Director’s Introduction”, PMX Indonesia.,

Surabaya.

Dennis, A dan Wixom, B.H (2003), “Systems Analysis Designs Second Edition”, John

Wiley & Sons, Inc., New York.

Dhewanto, W dan Fahalah, (2007), “Enterprise Resource Planning Menyelaraskan

Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis” , Informatika Bandung., Bandung.

McLeod, R.Jr. (1996 a), “Sistem Informasi Manajemen”, Edisi Bahasa Indonesia Jilid 1,

PT. Prehallindo., Jakarta.

Swartz, D. dan Orgill, K (2001), “Higher Education ERP: Lessons Learned”, Educause

Quarterly, West Virginia University.

Wallace, T.F. dan Kremzar, M.H (2001). “ERP Making it Happen”, John Wiley & Sons,

Inc., New York.