kinerja penyampaian suku cadang pt toyota-astra motor dengan … · membuat perusahaan mampu...
TRANSCRIPT
KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG
PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL
SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE
Oleh
NISAA’ MARDHIYYAH
H24103115
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2008
ABSTRAK Nisaa’ Mardhiyyah. H24103115. Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations Reference. Dibawah bimbingan Heti Mulyati.
Kegiatan memenuhi permintaan pelanggan melibatkan banyak pihak yang kegiatannya harus bersinergi, sehingga perusahaan perlu menerapkan konsep Supply Chain Management (SCM). Kinerja SCM perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik. Penelitian ini menganalisis proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok di PT Toyota-Astra Motor (TAM) dengan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Tujuan penelitian ini mengidentifikasi model rantai pasok suku cadang yang diterapkan PT TAM dan menganalisis kinerja penyampaian suku cadang PT TAM dengan model SCOR.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari wawancara, survei, arsip data order dan waktu pengiriman milik perusahaan. Data sekunder diperoleh dari dokumen milik perusahaan. Analisis menggunakan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR diolah dengan aplikasi program Microsoft Excel.
Anggota rantai pasok suku cadang PT TAM yaitu Supplier (mata rantai 1), PT TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk Toyota, Main Dealer Toyota (mata rantai 3), Sub Dealer/Branch/VSP dan Partshop (mata rantai 4) yang secara langsung melayani End-User yaitu pemilik kendaraan Toyota (mata rantai 5). SCOR Level 1 mendefinisikan lima proses inti SCOR (plan, source, make, deliver, dan return) pada setiap rantai pasok PT TAM yang menjadi ruang lingkup bagi setiap elemen rantai pasok dalam perolehan bahan baku, aktifitas kegiatan, maupun mengenai aliran informasi sehingga seluruh elemen rantai pasok memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang dilakukan. Berdasarkan pengukuran dengan metrik kinerja level 1 SCOR, kinerja PT TAM dalam menyampaikan order dengan tepat waktu (delivery performance) sangat baik (diatas 90%), lead time pemenuhan order tipe 3 untuk P. Sumatera =6-7 hari, P. Jawa=1-3 hari, P. Sulawesi=10-16 hari dan P. Irian=25-28 hari, dan supply chain response time yang dibutuhkan PT TAM adalah nol hari.
SCOR Level 2 menghubungkan antara proses SCOR dengan tipe proses (planning, execution and enable) sehingga perusahaan dapat menentukan kategori proses yang paling cocok dengan bentuk rantai pasoknya. Kategori proses yang sangat kritis untuk PT TAM adalah kategori proses Deliver Stocked Product (D1). SCOR Level 3 menampilkan aliran kerja dan informasi kategori proses D1 pada PT TAM yang kemudian diuraikan menjadi rincian tugas pada Level 4 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi. Berdasarkan analisis model SCOR, SCM suku cadang PT TAM telah memiliki kinerja yang sangat baik karena telah menerapkan strategi yang tepat terutama dalam hal pemilihan supplier dan pihak ekspedisi yang mengirimkan barang ke pelanggan dengan tepat waktu.
KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG
PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL
SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
NISAA’ MARDHIYYAH
H24103115
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2008
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR
DENGAN MODEL SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
NISAA’ MARDHIYYAH
H24103115
Menyetujui,
Bogor, 21 Januari 2008
Heti Mulyati, S.TP., MT Dosen Pembimbing
Mengetahui,
Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen
Tanggal Ujian : 31 Januari 2008 Tanggal Lulus : 6 Pebruari 2008
iii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 1986. Penulis adalah
anak ke dua dari Ir. Slamet Wiyoso dan Ir. Sri Wiji Astuti. Penulis mengikuti
pendidikan di SDN Kalisari 02 Pagi Jakarta pada tahun 1991-1997. Kemudian
penulis melanjutkan pendidikan di SLTPN 103 Jakarta pada tahun 1997-2000 dan
SMUN 39 Jakarta pada tahun 2000-2003 dalam program IPA. Pada tahun 2003,
penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan
Mahasiswa Baru (SPMB) di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan
Manajemen.
Pada masa perkuliahan, penulis pernah aktif dalam kegiatan kemahasiswaan
sebagai anggota Komisi Internal Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas
Ekonomi dan Manajemen (DPM FEM) Periode 2005/2006.
iv
KATA PENGANTAR
Segala puji senantiasa dipanjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh
gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan
Manajemen Institut Pertanian Bogor. Skripsi ini membahas tentang rantai pasok
bisnis suku cadang PT TAM dan analisa kinerjanya menggunakan model Supply
Chain Operations Reference (SCOR). Skripsi ini berjudul Kinerja Penyampaian
Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations
Reference.
Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak, oleh karena itu penulis
mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Heti Mulyati, S.TP, MT sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan
bimbingan, pengarahan, perhatian, dan motivasi kepada penulis.
2. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA dan Eko Rudi Cahyadi,
S.Hut., MM sebagai dosen penguji yang telah memberi masukan kepada
penulis.
3. Bapak Sulaksono dan Bapak Ikhsanudin Zaenuri sebagai pembimbing
penelitian di PT. Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic Division.
4. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati di Departemen Manajemen, FEM IPB.
5. Bapak, Ibu dan saudara-saudaraku tercinta atas dukungan, kasih sayang dan
do’a yang tulus.
6. Semua pihak yang telah membantu mewujudkan skripsi ini.
Skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu kritik dan saran
diperlukan untuk perbaikan lebih lanjut. Akhirnya, penulis berharap semoga
skripsi ini dapat bermanfaat bagi lingkungan akademis dan semua pihak yang
membacanya.
Bogor, 31 Januari 2008
Penulis
v
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP ........................................................................................ iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... iv
DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. ix
I. PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah ............................................................................. 3
1.3. Tujuan Penelitian ............................................................................... 4
1.4. Ruang Lingkup Penelitian.................................................................. 4
II. TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 5
2.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management .. .................. 5
2.2. Prinsip Dasar SCM ............................................................................ 6
2.3. Area Cakupan SCM .......................................................................... 7
2.4. Strategi Supply Chain ........................................................................ 8
2.5. Kriteria Sukses SCM ......................................................................... 9
2.6. Definisi Kinerja dan Pengukuran Kinerja ......................................... 10
2.7. Model Supply Chain Operations Reference ..................................... 10
2.8. SCOR Project Roadmap ................................................................... 13
III. METODE PENELITIAN ...................................................................... 15
3.1. Kerangka Pemikiran .......................................................................... 15
3.2. Tahapan Penelitian ............................................................................ 17
3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 19
3.4. Pengumpulan Data ............................................................................ 19
3.5. Pengolahan dan Analisis Data .......................................................... 19
vi
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 22
4.1. Gambaran Umum Perusahaan ........................................................... 22
4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD ............................. 26
4.3. Identifikasi Rantai Pasok .................................................................. 29
4.4. Analisis Model SCOR ....................................................................... 32
4.4.1. Level 1 ..................................................................................... 34
4.4.2. Level 2 ..................................................................................... 45
4.4.3. Level 3 ..................................................................................... 53
V. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 60
1. Kesimpulan .......................................................................................... 60
2. Saran .................................................................................................... 61
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 62
LAMPIRAN ................................................................................................... 63
vii
DAFTAR TABEL
No Halaman
1 Ukuran metrik level 1 model SCOR ....................................................... 21
2 Waktu dan cara pengiriman order tipe 1 ................................................. 27
3 Waktu dan cara pengiriman order tipe 2 ................................................. 28
4 Waktu dan cara pengiriman order tipe 3 ................................................. 28
5 Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT TAM ....... 38
6 Perhitungan delivery performance pada PT TAM .................................. 40
7 Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta ..................................... 42
8 Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta ............................ 42
9 Perhitungan order fulfillment lead time PT TAM ................................... 43
viii
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
1 SCOR Level 1 framework ....................................................................... 12
2 SCOR project roadmap ........................................................................... 14
3 Kerangka pemikiran penelitian ............................................................... 16
4 Alur tahapan penelitian ........................................................................... 18
5 Struktur organisasi Toyota-Astra Motor ................................................. 24
6 Struktrur organisasi TAM-SPLD............................................................... 25
7 Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota .. 29
8 SCOR framework ................................................................................... 32
9 Pola mata rantai kritikal ........................................................................... 33
10 SCOR configuration toolkit .................................................................. 46
11 Kategori proses dalam SCOR Level 2 .................................................... 47
12 Customer-facing map .............................................................................. 52
13 Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product .................... 55
14 Alur pemrosesan order suku cadang PT TAM ....................................... 58
ix
DAFTAR LAMPIRAN
No Halaman
1 Contoh perhitungan metrik delivery performance .................................. 64
2 Contoh perhitungan metrik order fulfillment lead time ........................... 65
3 Rincian tugas bagian Supply Operation dan Warehouse ........................ 66
4 Issuing Barcode System flow ................................................................. 75
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sebuah perusahaan harus memiliki keunggulan bersaing terhadap perusahaan
dalam industri sejenis agar mampu merebut pangsa pasar dan meraih keuntungan.
Oleh karena itu, perusahaan harus mampu memenuhi tuntutan pasar dengan
mempertimbangkan kualitas dan efisiensi produksi dan mengutamakan kepuasan
pelanggan, sehingga memiliki tingkat loyalitas yang tinggi terhadap produk
perusahaan.
Kegiatan pemenuhan tuntutan pasar ini semestinya melibatkan banyak pihak
yang terkait dengan perusahaan (stakeholders). Kegiatannya harus bersinergi satu
sama lain, sehingga perusahaan sebaiknya melakukan rekayasa manajemen
dengan menerapkan konsep Manajemen Rantai Pasok atau Supply Chain
Management (SCM). Semangat kolaborasi, integrasi dan koordinasi untuk
mewujudkan sinergisme dalam rangka memuaskan konsumen akhir merupakan
tujuan dari SCM sehingga rantai pasok tersebut mampu bersaing dan
mendapatkan keuntungan.
Kekuatan rantai pasok sangat penting untuk memenangkan keunggulan
bersaing. Saat ini persaingan terjadi bukan hanya antara perusahaan dengan
perusahaan lainnya, tetapi antara rantai pasok suatu perusahaan dengan rantai
pasok perusahaan lainnya. SCM yang baik pada rantai pasok perusahaan
membuat perusahaan mampu menyajikan produk yang dikehendaki atau sesuai
dengan kemauan konsumen akhir, serta dapat memasok barang ke pasar dengan
cepat dan tepat waktu sehingga lebih unggul dari para pesaingnya.
Peran seluruh elemen dalam rantai pasok sangat penting dalam mencapai
kepuasan konsumen akhir. Efisiensi harus dapat tercapai pada setiap elemen
rantai pasok. Rantai pasok yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan produk
akhir yang murah, berkualitas, bervariasi, dan tepat waktu sehingga target pasar
dapat dipenuhi dan menghasilkan keuntungan usaha bagi perusahaan.
Struktur rantai pasok yang kompleks dan melibatkan banyak pihak baik
internal maupun eksternal perusahaan merupakan tantangan dalam mengelola
rantai pasok. Berbagai permasalahan rantai pasok dapat terjadi. Pertama,
2
kompleksitas struktur rantai pasok dapat menyebabkan timbulnya konflik
kepentingan antara elemen rantai pasok. Hal ini disebabkan dalam mencapai
tujuan SCM mungkin saja harus mengorbankan aspek efisiensi pada satu atau
beberapa elemen rantai pasok sehingga mengurangi keuntungan fasilitas tersebut
dalam program jangka pendek.
Permasalahan kedua dalam SCM adalah kesulitan membangun kesepahaman
dalam mengelola rantai pasok. Kemungkinan ada satu atau lebih elemen yang
dengan sengaja tidak konsisten pada tujuan sistem. Oleh karena itu perlu adanya
kontrol dan bantuan teknis maupun manajemen dari perusahaan dalam aspek
produksi dan operasi pada setiap elemen rantai pasok. Permasalahan ketiga
adalah kemampuan dalam mengelola informasi antara elemen satu dengan lainnya
kemungkinan besar tidak merata. Hal ini dapat menimbulkan gangguan dalam hal
sinergi pada aspek produksi, persediaan dan lainnya.
Permasalahan keempat yaitu masalah pengendalian kualitas yang menjadi
komitmen dalam rantai pasok dapat meretakkan soliditas rantai pasok, karena
lemahnya pengendalian kualitas pada satu elemen rantai pasok mempengaruhi
produk akhir, sehingga menjatuhkan nama seluruh elemen rantai pasok tersebut.
Pada kasus demikian akan dilakukan sangsi dengan cara penolakan produk
elemen tersebut. Penolakan produk ini akan menyebabkan stagnasi produksi yang
akhirnya menyebabkan stagnasi pada rantai pasok. Permasalahan yang kelima,
pengukuran kinerja rantai pasok menjadi masalah bagi banyak perusahaan yang
menerapkan SCM. Banyak perusahaan tidak mengetahui bagaimana mengukur
kinerja rantai pasok, sedangkan pengukuran kinerja rantai pasok yang baik sangat
penting untuk mengukur produktivitas dan efisiensi yang ada.
Rantai pasok harus memiliki kinerja yang baik agar dapat mengoptimalkan
keuntungan pada setiap bagian rantai pasok. Kinerja manajemen rantai pasok
perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik terutama
jika dilakukan perubahan terhadap struktur rantai pasok. Dengan melakukan
evaluasi, perusahaan menjadi lebih tahu apa yang harus dilakukan sehingga
kinerja SCM di perusahaan tersebut menjadi lebih baik di masa depan.
Salah satu perusahaan yang telah menerapkan konsep SCM adalah PT
Toyota-Astra Motor (TAM). PT TAM memiliki komitmen menjadi perusahaan
3
yang terbaik di bidangnya dan terus meningkatkan kualitas produk untuk
memenuhi tuntutan konsumen lokal maupun standar internasional. Perusahaan
selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan terus menerus
melakukan peningkatan pelayanan dengan dilandasi konsep “customer first”.
Bagi PT TAM, kepuasan pelanggan adalah segalanya dan mutlak harus
ditingkatkan (www.toyota.co.id). Salah satu kegiatan bisnis PT TAM adalah
mendistribusikan suku cadang asli Toyota kepada ratusan dealer yang tersebar di
seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.
Pemilihan TAM sebagai obyek studi berdasarkan pada pertimbangan, yaitu
TAM telah mengimplementasikan SCM dalam kegiatan bisnisnya. Oleh karena
itu, pengukuran kinerja perlu dilakukan berdasarkan konsep SCM. Penilaian
kinerja SCM pada rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM dianalisis
berdasarkan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Model ini
digunakan karena bisa mengukur kinerja rantai pasok secara obyektif berdasarkan
data serta dapat mengidentifikasi di mana perbaikan perlu dilakukan untuk
menciptakan keunggulan bersaing.
Model SCOR adalah suatu model acuan proses untuk operasi rantai pasok
yang dikembangkan oleh Supply Chain Council (SCC), Pittsburgh, PA. SCC
adalah suatu lembaga non-profit yang dibentuk pada tahun 1996 oleh Pittiglio
Rabin Todd & McGrath (PRTM) dan AMR Research untuk mengembangkan
suatu model implementasi rantai pasok yang telah merekrut sekitar 750 anggota di
seluruh dunia dengan cabang di Eropa, Jepang, Korea, Amerika Latin, Australia,
New Zealand, dan Asia Tenggara (Bolstorff and Rosenbaum, 2003). Dengan
demikian, penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai
analisis SCOR dalam penerapan SCM di PT TAM.
1.2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana model rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM ?
2. Bagaimana kinerja penyampaian suku cadang PT TAM berdasarkan
model SCOR ?
4
1.3. Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi model rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM.
2. Menganalisis kinerja penyampaian PT TAM dengan model SCOR.
1.4. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini menggambarkan kondisi rantai pasok bisnis suku cadang PT
TAM dengan analisa menggunakan model SCOR. Dalam penelitian ini terdapat
batasan-batasan yang terdiri dari:
1. Penelitian hanya dilakukan di Supply Operation Departement, Service Parts
Logistic Division yang mengurusi pelayanan order kepada pelanggan (delivery)
sehingga ukuran kinerja SCOR level 1 yang dapat diidentifikasi adalah kinerja
penyampaian yang dilihat dari sisi pelanggan (customer facing).
2. Benchmarking untuk metrik level 1 SCOR terhadap industri sejenis tidak
dilakukan karena tidak tersedianya informasi, sehingga benchmark
menggunakan data target internal yang sudah ditetapkan perusahaan. Analisa
SCORcard dilakukan dengan melihat kondisi perusahaan selama tiga bulan
berturut-turut yaitu bulan Juli, Agustus, dan September 2007 dengan
pertimbangan data yang masih baru dapat mencerminkan kondisi perusahaan
saat ini.
3. Data order dan pengiriman yang diolah adalah order tipe 1, 2 dan 3 untuk
bengkel dan toko di DKI Jakarta dan order tipe 1 dan 3 untuk delapan sub
depo (luar DKI Jakarta).
II. TINJAUAN PUSTAKA
1.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management
Menurut Punjawan (2005) definisi dari supply chain adalah jaringan
perusahaan-perusahaan yang bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu
produk ke tangan pemakai akhir secara bersama-sama. Perusahaan-perusahaan
tersebut biasanya pemasok, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan-
perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik.
Menurut Indrajit dan Pranoto (2002), supply chain (rantai pengadaan) adalah
suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada
para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari
berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama,
yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang
tersebut. Sedangkan menurut Nahmias (2005), sebuah supply chain adalah
seluruh jaringan terkait pada aktivitas dari sebuah firma yang mengaitkan
pemasok, pabrik, gudang, toko, dan pelanggan.
The Council of Logistics Management mendefinisikan bahwa Supply Chain
Management adalah sistematika, koordinasi strategis dari fungsi bisnis tradisional
dalam sebuah perusahaan swasta dan menyeberangi bidang usaha dalam supply
chain untuk tujuan meningkatkan kinerja jangka panjang dari perusahaan individu
dan supply chain sebagai keseluruhan. Menurut Heizer dan Render (2005),
definisi supply chain management adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan
bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi, dan produk akhir,
serta pengiriman ke pelanggan.
Simchi-Levi et al. (2000) mendefinisikan supply chain management sebagai
serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk mengintegrasikan supplier,
pengusaha, gudang (warehouse), dan toko secara efisien, sehingga produk
dihasilkan dan didistribusikan pada kuantitas, lokasi, dan waktu yang tepat, untuk
meminimalisasikan biaya ketika memuaskan pelanggan. Sedangkan definisi dari
Ross (1998), supply chain management adalah filosofi manajemen yang secara
terus-menerus mencari sumber-sumber fungsi bisnis yang kompeten untuk
digabungkan baik di dalam maupun luar perusahaan seperti mitra bisnis yang
6
berada dalam satu supply chain. Filosofi ini digunakan untuk memasuki sistem
supply yang berkompetitif tinggi dan memperhatikan kebutuhan pelanggan, yang
berfokus pada pengembangan solusi inovatif dan sinkronisasi aliran produk, jasa,
dan informasi untuk menciptakan sumber nilai pelanggan (customer value) yang
bersifat unik.
Menurut Said (2006), SCM adalah pengelolaan informasi, barang dan jasa
mulai dari pemasok paling awal sampai ke konsumen paling akhir dengan
menggunakan pendekatan sistem yang terintegrasi dengan tujuan yang sama.
Hanna dan Newman (2001) mendefinisikan SCM sebagai konfigurasi, koordinasi,
dan peningkatan dari sebuah gabungan rangkaian operasi yang saling terkait.
Henkoff dalam Nahmias (2005) menyatakan sebutan distribusi, logistik, atau
supply chain management yaitu merupakan proses dimana perusahaan
memindahkan material, komponen, dan produk ke pelanggan. Persaingan yang
ketat dengan para kompetitor mengharuskan perusahaan mengirim barang dalam
jumlah yang tepat, lokasi tepat dan tepat waktu.
2.2. Prinsip Dasar SCM
Supply chain adalah logistics network. Dalam hubungan ini, Indrajit (2002)
mengidentifikasi beberapa pelaku utama supply chain yang merupakan
perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu suppliers,
manufacturer, distribution, retail outlets, dan customers.
Menurut Said (2006), prinsip dasar SCM seharusnya meliputi lima hal, yaitu:
a. Prinsip integrasi. Artinya semua elemen yang terlibat dalam rangkaian SCM
berada dalam satu kesatuan yang kompak dan menyadari adanya saling
ketergantungan.
b. Prinsip jejaring. Artinya semua elemen berada dalam hubungan kerja yang
selaras.
c. Prinsip ujung ke ujung. Artinya proses operasinya mencakup elemen
pemasok yang paling hulu sampai ke konsumen yang paling hilir.
d. Prinsip saling tergantung. Setiap elemen dalam SCM menyadari bahwa untuk
mencapai manfaat bersaing diperlukan kerjasama yang saling menguntungkan.
7
e. Prinsip komunikasi. Artinya keakuratan data menjadi darah dalam jaringan
untuk menjadi ketepatan informasi dan material.
2.3. Area Cakupan SCM
Menurut Miranda dan Amin (2006), supply chain management terdiri atas
tiga elemen yang saling terikat satu sama lain, yaitu :
1. Struktur jaringan supply chain, yaitu jaringan kerja anggota dan hubungan
dengan anggota supply chain lainnya.
Anggota supply chain meliputi semua perusahaan dan organisasi yang
berhubungan dengan perusahaan focal baik secara langsung maupun tidak
langsung melalui supplier atau pelanggannya dari point of origin hingga point
of consumption.
2. Proses bisnis supply chain, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan nilai
keluaran tertentu bagi pelanggan, meliputi :
a. Customer Relationship Management (CRM)
b. Customer Service Management (CSM)
c. Demand Management, yang menyeimbangkan kebutuhan pelanggan
dengan kemampuan supply perusahaan, menentukan apa yang akan dibeli
pelanggan dan kapan.
d. Customer order fulfillment
e. Manufacturing flow management
f. Procurement
g. Pengembangan produk dan komersialisasi
3. Komponen manajemen supply chain berupa variabel-variabel manajerial
dimana proses bisnis disatukan dan disusun sepanjang supply chain.
Komponen utamanya adalah :
a. Metode perencanaan dan pengendalian
b. Struktur aliran kinerja/aktivitas kerja
c. Struktur organisasi
d. Struktur fasilitas aliran komunikasi dan informasi
e. Struktur fasilitas aliran produk
f. Metode manajemen
8
g. Struktur wewenang (power) dan kepemimpinan (leadership)
h. Struktur resiko dan reward
i. Budaya dan sikap
Menurut Punjawan (2000), ada tiga macam aliran yang harus dikelola dalam
suatu supply chain. Pertama, aliran barang yang mengalir dari hulu ke hilir
(downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari pemasok ke
pabrik untuk diproduksi menjadi produk jadi yang kemudian dikirim ke
distributor, lalu ke pengecer atau ritel, kemudian ke pemakai akhir. Kedua, aliran
uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu. Ketiga, aliran informasi
yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya. Hal ini juga diungkapkan
oleh Hau Lee pada Stanford Supply Chain Forum (1999), SCM berhubungan erat
dengan aliran manajemen material, informasi, dan finansial dalam suatu jaringan
yang terdiri dari pemasok, pabrik, distributor dan pelanggan.
Dengan demikian semua kegiatan yang terkait dengan aliran material,
informasi dan uang di sepanjang supply chain adalah kegiatan-kegiatan dalam
cakupan SCM. Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-
kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah kegiatan merancang
produk baru (product development), mendapatkan bahan baku (procurement),
merencanakan produksi dan persediaan (planning & control), melakukan produksi
(production), dan melakukan pengiriman/distribusi (distribution).
2.4. Strategi Supply Chain
Strategi supply chain mencakup hal yang lebih luas dan keluar dari batas
internal sebuah perusahaan. Di dalamnya akan tercakup keputusan strategis
tentang jaringan pasokan (supply network) yang menyangkut keputusan tentang
pemasok mana yang akan dipilih, pemasok mana yang akan diajak sebagai mitra
jangka panjang, dimana saja lokasi gudang dan pusat distribusi akan didirikan,
apakah akan melakukan sendiri kegiatan logistik, (warehousing, trasportasi, dan
lain-lain) atau menyerahkannya ke pihak ketiga, dan sebagainya.
Menurut Punjawan (2005), strategi supply chain didefinisikan sebagai
kumpulan kegiatan dan aksi strategis di sepanjang supply chain yang menciptakan
9
rekonsiliasi antara apa yang dibutuhkan pelanggan akhir dengan kemampuan
sumber daya yang ada pada supply chain tersebut.
Strategi supply chain memiliki tujuan jangka panjang. Tujuan-tujuan
strategis tersebut perlu dicapai untuk membuat supply chain menang atau
setidaknya bertahan dalam persaingan pasar. Untuk bisa memenangkan
persaingan pasar maka supply chain harus menyediakan produk yang murah,
berkualitas, tepat waktu, dan bervariasi. Keempat tujuan strategis tersebut sangat
penting di mata pelanggan.
Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut maka supply chain harus bisa
menerjemahkan tujuan-tujuan diatas ke dalam kemampuan sumber daya yang
dimiliki. Dalam konteks operasi supply chain, tujuan-tujuan di atas bisa dicapai
apabila supply chain memiliki kemampuan untuk beroperasi secara efisien,
menciptakan kualitas, cepat, fleksibel dan inovatif.
2.5. Kriteria Sukses SCM
Menurut Cohen dan Roussel dalam Said, dkk (2006) terdapat empat kriteria
SCM sukses, yaitu: sesuai dengan strategi bisnis, mampu memenuhi keinginan
konsumen, mampu memahami posisinya dalam jaringan, dan adaptif. Untuk
memenuhi empat kriteria sukses ini, Cohen dan Roussel dalam Said, dkk (2006)
mengusulkan lima jalan menuju sukses dalam implementasi SCM yang terdiri
dari :
1. View SCM as a Strategic Asset. Dalam hal ini SCM diposisikan sebagai alat
bersaing strategik bagi perusahaan sehingga perlu diperhatikan oleh seluruh
organisasi dan seirama dengan bisnis organisasi.
2. Effective End-to-End Process Architecture. Membangun rancangan SCM
secara terintegrasi mulai dari pemasok terujung sampai ke konsumen akhir.
3. Powerful Organization. Ini berarti struktur organisasi SCM haruslah menjadi
bagian terintegrasi dari organisasi secara keseluruhan, tanggung jawab dan
peran jelas, dan diisi oleh personel sebagai komponen.
4. Right Collaborative Model. Karena adalah jaringan yang pasti melibatkan
pihak luar, maka perusahaan perlu membangun pola-pola kerjasama bersifat
jangka panjang, secara cerdas dan seimbang.
10
5. Metrics to manage performance. Untuk memastikan tercapainya sasaran
SCM, maka diperlukan alat pantau yang bisa mengukur kinerja seluruh rantai
SCM.
2.6. Definisi Kinerja dan Penilaian Kinerja
Istilah kinerja atau performance mengacu pada hasil output dan sesuatu yang
dihasilkan dari proses produk dan jasa yang bisa dievaluasi dan dibandingkan
secara relatif dengan tujuan, standar, hasil-hasil yang lalu, dan organisasi lain
(Hertz, 2007). Yuwono dkk. (2002), mendefinisikan penilaian kinerja sebagai
tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktivitas dalam rantai nilai
yang ada dalam perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan
sebagai umpan balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi
pelaksanaan suatu rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian-
penyesuaian atas aktivitas, perencanaan dan pengendalian.
Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik terhadap efektifitas
operasional suatu organisasi, bagan organisasi dan karyawannya berdasarkan
sasaran standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengukuran
kinerja merupakan suatu bagian dari proses manajemen strategi yang dapat
memberikan informasi strategi yang menyeluruh bagi para pembuat keputusan.
Penilaian kinerja berada pada tahap implementasi, sedangkan hasil
pengukurannya berada pada tahap pemantauan yang kemudian dikomunikasikan
untuk memberikan umpan balik dalam pengambilan keputusan (Mulyadi, 2001).
2.7. Model Supply Chain Operations Reference (SCOR)
Model SCOR adalah suatu model acuan dari operasi supply chain. SCOR
mampu memetakan bagian-bagian supply chain. Menurut Punjawan (2005), pada
dasarnya SCOR merupakan model yang berdasarkan proses. Model ini
mengintegrasikan tiga elemen utama dalam manajemen yaitu business process
reengineering, benchmarking, dan process measurement ke dalam kerangka lalu
lintas fungsi dalam supply chain (Bolstorff and Rosenbaum, 2003). Ketiga
elemen tersebut memiliki fungsi berikut:
11
a) Business process reengineering pada hakekatnya menangkap proses kompleks
yang terjadi saat ini (as is) dan mendefinisikan proses yang diinginkan (to be).
b) Benchmarking adalah kegiatan untuk mendapatkan data kinerja operasional
dari perusahaan sejenis. Target internal kemudian ditentukan berdasarkan
kinerja “best in class” yang diperoleh.
c) Process measurement berfungsi untuk mengukur, mengendalikan, dan
memperbaiki proses-proses supply chain.
Di bawah SCOR, SCM didefinisikan sebagai proses perencanaan (plan),
pengadaan (source), pembuatan (make), penyampaian (deliver), dan
pengembalian (return) yang saling terintegrasi mulai dari pemasok paling awal
(supplier’s supplier) sampai ke konsumen paling akhir (costumer’s customer), dan
semua diluruskan oleh strategi operasional, aliran material, kerja dan informasi
(Bolstorff dan Rosenbaum, 2003) seperti terlihat pada Gambar 1. Kelima elemen
proses tersebut memiliki fungsi berikut:
a. Plan, yaitu proses yang menyeimbangkan permintaan dan pasokan untuk
menentukan tindakan terbaik dalam memenuhi kebutuhan pengadaan,
produksi dan pengiriman. Plan mencakup proses menaksir kebutuhan
distribusi, perencanaan dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi,
perencanaan material, perencanaan kapasitas dan menyelaraskan rencana
kesatuan rantai pasok dengan rencana keuangan.
b. Source, yaitu proses pengadaan barang maupun jasa untuk memenuhi
permintaan. Proses yang dicakup termasuk penjadwalan pengiriman dari
pemasok, menerima, mengecek dan memberikan otorisasi pembayaran untuk
barang yang dikirim pemasok, memilih pemasok, mengevaluasi kinerja
pemasok dan sebagainya. Jenis proses bisa berbeda tergantung pada apakah
barang yang dibeli termasuk stocked, make-to-order, atau engineer-to-order
products.
c. Make, yaitu proses untuk mentransformasi bahan baku/komponen menjadi
produk yang diinginkan pelanggan. Kegiatan make atau produksi bisa
dilakukan atas dasar ramalan untuk memenuhi target persediaan (make-to-
stock), atas dasar pesanan (make-to-order), atau engineer-to-order. Proses
yang terlibat di sini antara lain adalah penjadwalan produksi, melakukan
12
kegiatan produksi dan melakukan pengetesan kualitas, mengelola barang
setengah jadi (work-in-process), memelihara fasilitas produksi, dan
sebagainya.
d. Deliver merupakan proses untuk memenuhi permintaan terhadap barang
maupun jasa. Biasanya meliputi order management, transportasi, dan
distribusi. Proses yang terlibat diantaranya adalah menangani pesanan dari
pelanggan, memilih perusahaan jasa pengiriman, menangani kegiatan
pergudangan produk jadi dan mengirim tagihan ke pelanggan.
e. Return, yaitu proses pengembalian atau menerima pengembalian produk
karena berbagai alasan. Kegiatan yang terlibat antara lain identifikasi kondisi
produk, meminta otorisasi pengembalian cacat, penjadwalan pengembalian
dan melakukan pengembalian. Post-delivery customer support juga
merupakan bagian dan proses return.
Gambar 1. SCOR Level 1 framework (Bolstorff and Rosenbaum, 2003)
Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level
proses. Ketiga level tersebut menunjukkan bahwa SCOR melakukan penguraian
atau dekomposisi proses dari yang umum ke yang detail. Model penguraian
13
proses dikembangkan untuk mengarahkan pada satu bentuk khusus dari elemen-
elemen proses. Ketiga level tersebut adalah:
Level 1. Top level (tipe proses) mendefinisikan cakupan untuk lima proses
manajemen inti model SCOR, yaitu plan, source, make, deliver, dan
return dalam rantai pasok perusahaan, dan bagaimana kinerja mereka
terukur.
Level 2. Configuration level (kategori proses) mendefinisikan bentuk dari
perencanaan (planning) dan pelaksanaan (execution) proses dalam aliran
material, menggunakan kategori standar seperti stock, to-order dan
engineer-to-order. Rantai pasok perusahaan bisa dikonfigurasi pada
level ini dari 30 kategori proses inti. Perusahaan menerapkan strategi
operasi mereka berdasarkan bentuk yang dipilih untuk rantai pasok
mereka.
Level 3. Process element level (proses penguraian) mendefinisikan proses bisnis
yang digunakan untuk transaksi penjualan order, pembelian order,
pemrosesan order, hak pengembalian, penambahan lagi/penggantian
persediaan dan peramalan. Level ini mengandung definisi elemen
proses, input, output, metrik masing-masing elemen proses serta
referensi (benchmark dan best practice).
Dengan melakukan analisis dan dekomposisi proses, SCOR bisa mengukur
kinerja supply chain secara obyektif berdasarkan data dan dapat mengidentifikasi
di mana perbaikan perlu dilakukan untuk menciptakan keunggulan bersaing.
Implementasi SCOR tentu saja membutuhkan usaha yang tidak sedikit untuk
menggambarkan proses bisnis saat ini maupun mendefinisikan proses yang
diinginkan.
2.8. SCOR Project Roadmap
Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR dapat membantu
perusahaan menafsirkan dan meningkatkan ukuran spesifik kinerja rantai pasok
yang dijabarkan dalam SCOR Project Roadmap (Gambar 2), yaitu :
14
1. Menganalisis dasar dari persaingan yang berfokus pada metrik supply chain
dan strategi operasi yang membantu memahami bagaimana rantai pasok
perusahaan dan bagaimana kinerja mereka dibandingkan dengan pesaing.
2. Menggambarkan aliran material supply chain yang membantu
mengoptimalkan ketidakefisienan aliran material.
3. Meluruskan tingkat kinerja, praktek, dan sistem aliran informasi dan kerja
yang membantu mengoptimalkan produktivitas transaksi.
4. Merencanakan dan menerapkan perbaikan supply chain untuk meningkatkan
kinerja.
Gambar 2. SCOR project roadmap (Bolstorff and Rosenbaum, 2003)
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Kepuasan pelanggan ditentukan oleh bagaimana perusahaan dapat memenuhi
tuntutan dalam hal pemenuhan kualitas yang diinginkan, kecepatan merespon
permintaan, adanya variasi produk dan harga yang murah. Dalam rangka
memenuhi kepuasan pelanggan dan meningkatkan daya saing, perusahaan
melakukan kolaborasi, integrasi dan koordinasi dengan para sub
kontraktor/vendor membentuk suatu rantai pasok.
Salah satu perusahaan yang sudah menerapkan konsep SCM adalah PT TAM.
Konsep SCM yang sudah dijalankan oleh PT TAM perlu dikaji kinerja rantai
pasoknya berdasarkan model SCOR. Hal tersebut penting untuk dilakukan dalam
rangka umpan balik bagi perusahaan untuk tetap pada kebijakan perusahaan
sebelumnya atau perlu melakukan suatu perubahan, sehingga kepuasan seluruh
pelanggan Toyota terpenuhi. Bagan kerangka pemikiran dapat dilihat pada
Gambar 3.
Perusahaan dengan rantai pasoknya dapat berkembang apabila memiliki
keunggulan bersaing. Keunggulan bersaing dibangun melalui upaya perusahaan
mewujudkan kepuasan pelanggan sehingga pasar yang telah dibangun dapat
dipertahankan dan bahkan dapat ditingkatkan karena kepuasan pelanggan dapat
menarik pelanggan baru atau merupakan promosi yang efektif di pasar.
Kepuasan pelanggan dapat terwujud apabila perusahaan dapat memenuhi
tuntutan pelanggan dalam hal pemenuhan kualitas yang inginkan pelanggan
dengan harga yang murah, kecepatan merespon perkembangan permintaan dan
peningkatan variasi produk. Untuk memenuhi tuntutan pelanggan tersebut
perusahaan membangun jejaring dengan vendor-vendor dan sub konkraktor,
melakukan koordinasi dan berkolaborasi seoptimal mungkin sehingga terbentuk
rantai pasok yang mampu bersaing di pasar.
Kekuatan rantai pasok sangat ditentukan oleh kinerja rantai pasok.
Sedangkan kinerja rantai pasok sangat dipengaruhi oleh strategi manajemen rantai
pasok yang diterapkan. Perusahaan melakukan evaluasi terhadap kinerja rantai
pasok untuk masukan dalam menyusun strategi manajemen di masa mendatang.
16
Keunggulan Bersaing
Harga, mutu, ketepatan jumlah dan waktu pemenuhan order
Strategi Manajemen Rantai Pasok
Kinerja Rantai Pasok
Evaluasi Kinerja Rantai Pasok dengan model SCOR
TAM melakukan kolaborasi, integrasi, dan koordinasi dengan sub kontraktor/vendor
Kinerja Rantai Pasok Terukur
Tolok Ukur Kinerja Penyampaian dengan Key Performance Indicator (KPI) :
delivery performance, lead time dan supply chain response time
Bagus
Ya
Tidak
Gambar 3. Kerangka pemikiran penelitian
17
3.2. Tahapan Penelitian
Penelitian ini terbagi atas tiga tahap. Pertama adalah tahap persiapan yang
diawali dengan penentuan tema penelitian, penyusunan proposal, dan penjajakan
tempat penelitian. Pencarian literatur yang relevan dan mendukung dilakukan
untuk memperkaya pengetahuan peneliti akan aspek kajian yang akan dilakukan.
Kerangka pemikiran dibuat untuk memandu alur analisis dalam penelitian. Dalam
kerangka pemikiran ditentukan variabel-variabel yang berkaitan dan
mempengaruhi rantai pasok dan alat analisis yang akan dipakai.
Dalam tahap persiapan ini dibuat desain penelitian yang berisi panduan untuk
kegiatan pengumpulan data dan metode analisis yang akan digunakan. Desain
penelitian ini disusun atas bimbingan pihak perusahaan dan mendapat persetujuan
dari pihak perusahaan.
Tahap selanjutnya adalah studi lapangan dan pengumpulan data. Pada tahap
ini, penulis mengumpulkan data-data baik melalui wawancara langsung dengan
pihak perusahaan maupun data sekunder yaitu laporan dan catatan perusahaan.
Dalam pengumpulan dan pencarian data, penulis juga dibimbing oleh pihak
perusahaan yang ahli di bidang ini.
Setelah pengumpulan data selesai, maka dilakukan pengolahan data dan
analisa pada data yang diperoleh dengan alat analisis yang telah dipilih, yaitu
pengukuran kinerja rantai pasok dengan model SCOR. Hasil yang diperoleh akan
direkomendasikan kembali kepada perusahaan sebagai pertimbangan untuk
evaluasi dan perbaikan lebih lanjut. Secara sistematis tahapan penelitian ini
dimuat dalam Gambar 4.
18
Persetujuan
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Re konfirmasi
kepada tempat pengamat-
an
Pemilihan Tema: Kinerja SCM
Penyusunan Proposal
Perbaikan
Perbaikan
Penyusunan Desain Penelitian
Pengumpulan Data: data primer & sekunder
Analisis model SCOR dan Penulisan Laporan
Hasil Penelitian
Masukan untuk TAM
Perbaikan
Tahap Persiapan
Tahap I
Tahap II
Persetujuan
Tahap Pengumpulan Data
Tahap III
Tahap Input, Pengolahan dan Analisis Data
Gambar 4. Alur tahapan penelitian
Input metrik level 1: - data order - data waktu pengiriman
19
3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PT Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic
Division (TAM-SPLD) yang berlokasi di Jl. Gaya Motor III, Sunter II, Jakarta
Utara. Pemilihan lokasi dilakukan atas dasar pertimbangan bahwa PT TAM
adalah salah satu perusahaan besar yang telah menerapkan manajemen rantai
pasok dengan baik. Penelitian dilakukan pada bulan November sampai dengan
bulan Desember 2007.
3.4. Pengumpulan Data
Penelitian ini menggunakan data primer maupun sekunder. Data primer
diperoleh melalui pengamatan langsung di lapangan dan wawancara dengan pihak
perusahaan yang berkaitan dengan logistik perusahaan. Data sekunder diperoleh
dari literatur yang relevan, dokumen dan laporan yang dimiliki oleh perusahaan
dan instansi terkait.
Data yang diperlukan meliputi:
1. Data tentang gambaran umum perusahaan meliputi sejarah dan
perkembangannya, struktur organisasi dan manajemen, serta bidang usaha
yang merupakan data sekunder dari dokumen milik perusahaan.
2. Data tentang struktur rantai pasok perusahaan berupa data primer yang
diperoleh dari secara langsung melalui wawancara dengan pihak perusahaan
dan survai ke lapangan.
3. Data yang diperlukan untuk menganalisis kinerja SCM perusahaan (input
analisis metrik level 1 model SCOR), yaitu data order suku cadang dan waktu
pengiriman mulai bulan Juli sampai dengan September 2007. Data primer
tersebut diperoleh dari arsip milik perusahaan.
3.5. Pengolahan dan Analisis Data
Proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok PT TAM
dianalisis dengan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Metrik kinerja
level 1 SCOR digunakan sebagai metrik standar untuk mengukur kinerja
penyampaian perusahaan. Data order dan waktu pengiriman suku cadang sebagai
20
input dalam perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR akan diolah dengan
menggunakan aplikasi program Microsoft Excel. Analisis hasil pengolahan data
dilakukan secara kualitatif sesuai standar kinerja yang disepakati bersama dengan
perusahaan.
Kinerja perusahaan dalam hal menyampaikan suku cadang yang dipesan oleh
pelanggan merupakan tolok ukur yang dilihat dari aspek kepentingan pelanggan
(customer facing). Pada aspek ini, variabel yang diukur adalah delivery reliability,
responsiveness dan flexibility. Metrik kinerja level 1 SCOR, khusus aspek
kepentingan pelanggan adalah :
1. Delivery Reliability
Variabel delivery reliability parameternya adalah delivery performance dan
perfect order fulfillment.
a. Kinerja Penyampaian (Delivery Performance)
Kinerja penyampaian mengukur persentase pesanan yang dapat
terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan
pada tanggal yang diminta pelanggan.
b. Pemenuhan Pesanan dengan Sempurna (Perfect Order Fulfillment)
Pemenuhan pesanan dengan sempurna mengukur persentase dari pesanan
yang terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu
dan pada tanggal yang diminta pelanggan serta tidak ada perbedaan (cocok)
antara pesanan pembelian, faktur dan tanda terima.
2. Responsiveness
Variabel responsiveness parameternya adalah Order Fulfillment Lead Time
(Jangka Waktu Pemenuhan Pesanan) yang mengukur banyaknya hari yang
diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima pesanan sampai
dengan penyerahan pada pelanggan.
3. Flexibility
Variabel flexibility parameternya adalah Supply Chain Response Time
(Waktu Merespon Rantai Pasok) yang mengukur banyaknya hari yang digunakan
suatu rantai pasok dalam bereaksi terhadap perubahan jumlah permintaan yang
21
nyata/signifikan (mencapai 20% peningkatan atau pengurangan) yang tidak
terduga sebelumnya tanpa biaya tambahan atau denda (meliputi aspek
perencanaan, penelusuran pemasok, produksi, dan pengiriman pesanan).
Berdasarkan uraian diatas, dapat dibuat bagan ukuran metrik level 1 model
SCOR analisis dalam Tabel 1.
Tabel 1. Ukuran metrik level 1 model SCOR
Variabel Parameter Ukuran (satuan) Delivery Performance
Jumlah total pengiriman pesanan yang tepat waktu dan lengkap sesuai perjanjian tanggal dengan pelanggan (%)
Delivery Reliability
Perfect Order Fulfillment
Jumlah total pengiriman pesanan yang tepat waktu dan lengkap tanpa Penyesuaian Kredit, termasuk sesuai invoice (harga, jumlah item dan item number) dan receipt (bill of lading and packing slip) (%)
Responsiveness Order
Fulfillment Lead Time
Waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan (hari)
Asp
ek k
epen
tinga
n pe
lang
gan
Flexibility Supply Chain Response Time
Waktu yang dibutuhkan suatu rantai pasok untuk merespon 20% peningkatan atau pengurangan tidak direncanakan tanpa adanya biaya atau jasa tambahan (hari)
Sumber: Bolstorff, 2003
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
Pada tanggal 2 April 1971 PT Toyota-Astra Motor (TAM) diresmikan
sebagai importir dan distributor kendaraan Toyota di Indonesia dengan modal
disetor Rp. 19.500.000.000 dari pemegang saham Toyota Motor Corporation
(95%) dan PT. Astra International Tbk (5%). PT TAM mulai beroperasi pada
tanggal 1 Januari 1972.
Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT Multi Astra. Pada tahun
1976 berdiri PT Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Pada tahun 1982
pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia mulai beroperasi. Empat perusahaan
Toyota di Indonesia yaitu PT Toyota-Astra Motor, PT Multi Astra, PT Toyota
Mobilindo dan PT Toyota Engine Indonesia pada tahun 1996 merger menjadi satu
perusahaan PT Toyota-Astra Motor dan bergerak dalam bidang manufaktur dan
distribusi.
Pada tanggal 20 Februari 2003, PT Astra International Tbk (AI) dan Toyota
Motor Corporation (TMC), sebagai perusahaan induk PT Toyota Astra Motor
(TAM), mengumumkan bahwa keduanya mencapai kesepakatan dalam suatu
persetujuan dasar untuk mereorganisasi PT TAM menjadi dua entitas bisnis, yakni
yang bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi. Kesepakatan tersebut
dituangkan dalam bentuk penandatangan Nota Kesepahaman (MOU) oleh
Presiden Direktur AI, Budi Setiadharma, Wakil Presiden Direktur AI, Michael D.
Ruslim dan Managing Director TMC, Akio Toyoda di Jakarta.
Sesuai dengan rencana reorganisasi PT TAM tersebut, TMC akan menjadi
pemegang saham mayoritas dengan kepemilikan 95% pada perusahaan
manufaktur yang akan mengembangkan kegiatan operasinya sebagai pusat
produksi dan pemasok global kendaraan serbaguna dan mesin berbahan bakar
bensin. Sementara itu, AI akan menjadi pemegang saham mayoritas (dengan
kepemilikan 51%) di perusahaan distribusi, yang akan mengendalikan kegiatan
penjualan (sales) di Indonesia. Keduanya, baik AI maupun TMC, akan tetap
menjalin kerjasama, secara aktif melanjutkan investasi modal serta secara
23
simultan memperkuat aktivitas penjualan di Indonesia dengan menempatkan
Indonesia sebagai basis pemasok dan penjualan yang signifikan.
Pada tanggal 1 Agustus 2003, MOU tersebut direalisasikan dan dilakukan
restrukturisasi permodalan dalam perusahaan (PT TAM) antara Toyota Motor
Corporation dan PT Astra International Tbk sehingga komposisi permodalan
mereka dalam PT TAM menjadi 51% saham PT Astra International Tbk dan 49%
saham Toyota Motor Corporation. Pada proses restrukturisasi tersebut, PT TAM
juga melepas sektor usahanya di bidang industri manufaktur kepada PT Toyota
Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) dan PT. Toyota-Astra Motor kembali
menjadi distributor tunggal produk bermerek dagang Toyota dan berkantor pusat
di Jl. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta.
Pada saat penelitian ini dilakukan, PT TAM telah berlaku sebagai
distributor tunggal merek Toyota yang bertanggung jawab atas pelayanan purna
jual (after-sales service) kendaraan tersebut. PT TAM mempunyai struktur
organisasi seperti yang termuat dalam Gambar 5.
24
25
Service Parts Logistic
LK3 Committee
Warehouse
Supply Operation
Parts Control
New Model & PN Information
PN Information
Local Parts
Inventory & System Control
Order Processing
Shipping
Import Parts
Receiving & Quality
Parts Issuing
Productivity Control & Adm.
New Model Project Control
SP Relocation Committee
Kaizen Group
Gambar 6. Struktur organisasi TAM-SPLD
26
Filosofi Perusahaan PT TAM, yaitu :
1. Memberikan kontribusi kepada negara dan masyarakat melalui
profesionalisme dalam memasarkan produk dan jasa yang berkualitas tinggi di
dalam era persaingan global
2. Tumbuh bersama-sama karyawan, dealer dan pemasok dengan
mengedepankan rasa saling percaya dan saling menghormati
Visi perusahaan adalah “menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses
dan dihormati di kawasan Asia Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik
dalam kepemilikan kendaraan.” Sedangkan misi perusahaan adalah :
1. Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas
tinggi serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang
terbaik
2. Mengembangkan karyawan yang berkompeten dengan menciptakan
lingkungan kerja yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan
pelanggan
3. Memperkuat kolaborasi dengan produsen, dealer utama dan dealer-dealer
melalui komunikasi dan kerjasama yang lebih baik
4. Mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek, misalnya
pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.
4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD
TAM-Service Parts Logistic Division (TAM-SPLD) adalah divisi yang
bertanggung jawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk
ratusan dealer yang tersebar di seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.
Supply Operation adalah salah satu departemen dalam SPLD yang bertugas
mengelola order dari pelanggan. Pengelolaan order ini meliputi penerimaan
order, pemrosesan order, serta pengiriman suku cadang ke pelanggan TAM (main
dealer Toyota). Struktur organisasi TAM-SPLD dapat dilihat pada Gambar 6.
Berdasarkan tingkat kepentingan dan skala prioritas, sistem proses order di
TAM-SPLD terdiri dari empat macam proses pelayanan, yaitu :
27
1. Proses Real Time Invoicing (Tipe 1)
Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat
kepada dealer atau pelanggan (untuk kasus emergency). Tipe order yang
dipergunakan untuk proses real time invoicing adalah tipe order 1 (emergency
order). Sedangkan jenis order untuk proses real time invoicing dibagi
menjadi dua, yaitu :
1) Vehicle Off Road (VOR) Order digunakan untuk pemesanan suku cadang
yang benar-benar diperlukan (kendaraan tidak bisa jalan tanpa suku
cadang tersebut dan atau memenuhi peraturan perundangan).
2) Emergency Order Biasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan critical
items dari dealer atau pelanggan.
Order tipe 1 diproses setiap saat ketika order masuk ke TAM-SPLD,
sedangkan waktu dan cara pengirimannya dapat dilihat dalam Tabel 2.
Tabel 2. Waktu dan cara pengiriman order tipe 1
Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
Wilayah Luar Jakarta
Pkl. 08.00-12.00 Hari yang sama (N) Via Udara (oleh Ekspedisi) Pkl. 12.00-15.30 Esok hari (N+1) Via Udara (oleh Ekspedisi)
Wilayah Jakarta
Pkl. 08.00-13.30 Hari yang sama (N) Pengiriman langsung Hari yang sama (N) Diambil sendiri Pkl. 13.30-15.30 Esok hari (N+1) Pengiriman langsung
2. Proses Route Invoicing (Tipe 2)
Fasilitas ini digunakan untuk melayani order workshop dalam kota,
dimana waktu proses order ditentukan secara berkala (scheduling) dan di
sinkronkan dengan waktu pengiriman suku cadang. Tipe order yang
dipergunakan untuk proses route invoicing adalah tipe order 2 (route order).
Order tipe 2 diproses sesuai cut-off time yang telah ditentukan, sedangkan
waktu dan cara pengirimannya sebagai disajikan dalam Tabel 3.
28
Tabel 3. Waktu dan cara pengiriman order tipe 2
Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
Pkl. 08.00-13.00 Hari yang sama (N) Via Darat/Laut - Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta) - Pengiriman langsung (Jakarta)
Pkl. 13.00-15.30 Esok hari (N+1) Via Darat/Laut - Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta) - Pengiriman langsung (Jakarta)
3. Proses Batch Invoicing (Tipe 3)
Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan bagi pesanan atau
order dari dealer yang merupakan order untuk pergantian persediaan. Tipe
order yang dipergunakan untuk proses batch invoicing adalah tipe order 3
(replenishment order). Proses print-out order untuk tipe ini dilakukan dua kali
dalam sehari untuk wilayah Jakarta dan luar Jakarta. Waktu dan cara
pengiriman suku cadang yang dipesan dengan tipe order ini dapat dilihat pada
Tabel 4 berikut.
Tabel 4. Waktu dan cara pengiriman order tipe 3
Waktu Print-out Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
Pkl. 13.00 (Jakarta) N+1 (dari proses order) Pengiriman langsung
Pkl. 14.00 (luar Jakarta) N+1 (dari proses order)
Via Darat/Laut - Oleh Ekspedisi (luar Jakarta)
4. Proses Firm Order (Tipe F)
Fasilitas ini digunakan untuk pemesanan suku cadang yang life time-nya
pendek atau suku cadang yang perlu sering diganti (fast moving part) dan
harus selalu ada persediaan di gudang dealer. Tipe order yang dipergunakan
untuk proses firm order adalah tipe order F. Sistem order dilakukan
berdasarkan kesepakatan antara TAM dengan dealer mengenai waktu supply.
Order tipe F ini sangat dicermati penangannya oleh PT TAM karena
jumlahnya sangat banyak, sehingga jika harus memiliki persediaan di gudang,
akan memerlukan ruang yang sangat besar. Oleh karena itu PT TAM
mengatur persediaannya pada gudang-gudang milik main dealer. Suku
cadang yang dipesan dengan proses firm order (order tipe F) dapat dikirim
langsung dari supplier ke main dealer atas permintaan PT TAM.
29
4.3. Identifikasi Rantai Pasok
Rantai Pasok dalam bisnis suku cadang asli Toyota yang dikelola PT TAM
dapat digolongkan menjadi lima kelompok yaitu Supplier (Pemasok), PT TAM
sebagai agen tunggal pemegang merek dagang (Trade Mark), Main Dealer, Sub-
Dealer/Branch/VSP-Part Shop serta End User (Pemilik/Pemakai kendaraan
bermotor merek Toyota.
Hasil identifikasi rantai pasok suku cadang asli kendaraan merek Toyota
yang dikelola PT. TAM dapat dilihat pada Gambar 7.
MATA RANTAI 5
TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN
TAM
Sub Dealer/ Branch/VSP
Main Dealer
Partshops
End-User
Sub-Depot Astra International (Auto 2000) New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi
MATA RANTAI 4
MATA RANTAI 1
MATA RANTAI 2
MATA RANTAI 3
Supply Order
Gambar 7. Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota
30
1. Supplier (Pemasok)
Supplier merupakan mata rantai pertama dalam jaringan bisnis suku
cadang PT Toyota-Astra Motor. Supplier menyediakan suku cadang yang
akan didistribusikan oleh PT Toyota-Astra Motor. Suku cadang asli Toyota
didapatkan dari beberapa sumber antara lain:
a. TMC (Toyota Motor Corp.) Jepang.
b. TMAP (Toyota Motor Asia Pacific) sebagai importir non TMC (3rd
Country) dimana barangnya bersumber dari Thailand, Taiwan, Malaysia,
Philipina dan Australia, dll.
c. Local Supplier (pabrik lokal) yaitu: PT Bando, PT Denso Indonesia, PT
Kayaba dll, termasuk diantaranya in House Product Pabrik TMMIN (body
parts).
Persentase sumber pemerolehan suku cadang dari pemasok lokal, TMC, dan
TMAP bagi TAM masing-masing adalah 54%, 36% dan 10%. Selanjutnya
supplier disebut sebagai mata rantai 1.
2. PT Toyota-Astra Motor
PT TAM merupakan mata rantai kedua yang merupakan agen tunggal
pemegang merek Toyota dan bertanggungjawab atas pelayanan purna jual
kendaraan. TAM-Service Parts Logistic Division adalah divisi yang
bertanggungjawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota
untuk kebutuhan pelanggan. Semua suku cadang yang didistribusikan oleh PT
TAM telah memenuhi standar mutu yang diawasi oleh TMC.
PT TAM melakukan pengiriman ke sub depo (50%), non depo untuk
daerah Jakarta dan sekitarnya (43%), dan ekspor (7%) untuk suku cadang
Toyota yang diproduksi di Indonesia. Selanjutnya PT. TAM disebut sebagai
mata rantai 2.
3. Main Dealer
Main dealer merupakan mata rantai ketiga dalam jaringan bisnis TAM.
Lima dealer utama Toyota yaitu: PT Astra Internasional (Auto 2000), PT New
Ratna Motor, PT Agung Automall, PT Hasjrat Abadi, dan NV Hadji Kalla
Trd.Co. TAM melakukan pengiriman langsung ke main dealer tersebut atau
ke sub-depot yang dimiliki oleh main dealer. Sub-Depot adalah gudang yang
31
dimiliki oleh main dealer dan menjalankan fungsi service parts logistic, yaitu
fungsi inventory, warehousing, dan supply operation ke dealer-dealer. Ada 9
sub depo milik main dealer yang dilayani oleh TAM, yaitu depo Medan (Auto
2000), depo Pekanbaru (Agung Auto Mall), depo Bandung (Auto 2000), depo
Semarang (New Ratna Motor), depo Surabaya (Auto 2000), depo Balikpapan
(Auto 2000), depo Makasar (Hadji Kalla), depo Manado (Hasjrat Abadi), dan
depo Jayapura (Hasjrat Abadi). Selanjutnya main dealer disebut sebagai mata
rantai 3.
4. Sub-Dealer/Branch/VSP dan Part Shop
Sub-Dealer, cabang dealer, bengkel, dan toko suku cadang melakukan
pemesanan suku cadang asli Toyota pada main dealer dan berperan
memasarkan dan melayani end-user secara langsung. Perbandingan
persentase saham penjualan antara bengkel dan toko di seluruh Indonesia
adalah 46% dan 54%. Selanjutnya sub-dealer, cabang dealer, bengkel, dan
toko suku cadang disebut sebagai mata rantai 4.
5. End-User
End-user merupakan mata rantai terakhir dalam jaringan bisnis PT TAM.
End-user adalah pemilik mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli
Toyota. End-user bisa mendapatkan suku cadang asli Toyota pada sub-dealer
dan parts shop yang tersebar di seluruh Indonesia. Selanjutnya end-user
disebut sebagai mata rantai 5.
32
4.4. Analisis Model SCOR
Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level
proses. Ketiga level tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. SCOR framework
33
Analisis model SCOR dibahas pada setiap mata rantai pasok bisnis suku cadang
PT TAM. Namun, pembahasan model SCOR yang lebih kritis ditekankan pada
arus supply mata rantai 2 ke mata rantai 3 (PT TAM kepada main dealer Toyota).
Pada penelitian ini, model SCOR digunakan untuk mengukur kinerja dan
mendefinisikan aliran kerja dan informasi pada TAM-SPLD dalam
menyampaikan suku cadang asli Toyota (lihat Gambar 9).
MATA RANTAI 5
TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN
TAM
Sub Dealer/ Branch/VSP
Main Dealer
Partshops
End-User
Sub-Depot Astra International (Auto 2000) New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi
MATA RANTAI 4
MATA RANTAI 1
MATA RANTAI 2
MATA RANTAI 3
Supply Order
Gambar 9. Pola mata rantai kritikal
34
4.4.1. Level 1 (Top Level)
SCOR membagi proses-proses supply chain menjadi lima proses manajemen
inti, yaitu plan (perencanaan), source (pengadaan), make (pembuatan), deliver
(pengiriman), dan return (pengembalian). Di dalam SCM, kelima proses inti ini
harus saling terintegrasi baik dari supplier paling hulu sampai ke end-user, dan
segala hal yang berkaitan dengan strategi perusahaan, bahan baku, aktifitas
kegiatan, maupun mengenai aliran informasi. Dengan adanya proses integrasi
antara proses-proses SCOR di dalam rantai pasok tersebut, maka seluruh elemen
dalam rantai pasok akan memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang
dilakukan. Definisi proses SCOR pada rantai pasok PT TAM dijelaskan sebagai
berikut.
1. Perencanaan (Plan)
Ruang lingkup proses perencanaan (plan), yaitu:
a) menyeimbangkan sumberdaya dan membuat rencana untuk rantai pasok
secara keseluruhan, termasuk rencana pengembalian, dan rencana
pelaksanaan proses dari kebutuhan pengadaan, produksi dan pengiriman
b) mengelola aturan bisnis, kinerja rantai pasok, pengumpulan data,
persediaan, modal aset, transportasi, merencanakan bentuk, dan
pengaturan persyaratan dan pelaksanaan
c) menyelaraskan rencana kesatuan rantai pasok dengan rencana keuangan
Setiap mata rantai melakukan proses perencanaan, dan secara periodik atau
pada saat diperlukan, mata rantai tertentu melakukan perencanaan bersama
PT TAM.
Mata rantai 1 (supplier), kegiatan perencanaan berkaitan dengan
penyediaan bahan baku dan fasilitas, kegiatan memproduksi suku cadang dan
proses pengiriman suku cadang yang dihasilkan ke PT TAM, yang secara
keseluruhan disesuaikan dengan keadaan keuangan perusahaan. Bagi mata
rantai 2 (PT TAM), kegiatan perencanaan ini berkaitan dengan penerimaan
suku cadang dari supplier, mengelola persediaan di gudang, kegiatan proses
melayani pesanan dari pelanggan, kegiatan pengiriman suku cadang kepada
pelanggan maupun pengukuran dan pengontrolan, sehingga dapat diketahui
35
tingkat keberhasilan yang diperoleh perusahaan berdasarkan target yang telah
ditetapkan.
Pada mata rantai 3 (dealer utama Toyota), elemen perencanaan
berkaitan dengan mengatur pendistribusian barang ke sub-dealer dan parts
shop dan rencana pemilihan sarana transportasi yang tepat. Pada mata rantai
4, sub-dealer dan parts shop melakukan kegiatan perencanaan untuk
menentukan waktu pemesanan suku cadang, dan pelayanan pelanggan, yaitu
pemilik/pemakai mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota.
Sedangkan mata rantai 5 (pemilik mobil Toyota) melakukan kegiatan
perencanaan untuk menentukan waktu penggantian suku cadang sesuai
dengan petunjuk pemeliharaan kendaraan Toyota yang disarankan.
2. Pengadaan (Source)
Elemen pengadaan (source) berkaitan dengan jadwal pengiriman suku
cadang, mengelola persediaan, memilih dan menilai kinerja supplier, dan
membuat jaringan dan kesepakatan dengan supplier.
Pada mata rantai 1, yaitu supplier elemen ini berperan dalam
pemerolehan bahan baku untuk memproduksi suku cadang. Pada mata rantai
2, PT TAM, melakukan pemesanan, pengiriman, pemeriksaan, dan
pengeluaran yang berkaitan dengan perolehan suku cadang dari supplier.
Untuk itu diperlukan strategi yang tepat sehingga proses pemesanan suku
cadang dapat dilakukan secara efektif dan efisien yang berguna untuk
meminimalisasikan biaya penyimpanan suku cadang di gudang dengan tetap
dapat melayani semua permintaan pelanggan. Begitu pula yang dilakukan
oleh mata rantai 3 dan 4. Pemilik/pemakai mobil Toyota (mata rantai 5)
sebagai pelanggan akhir membeli suku cadang asli Toyota yang diperlukan
pada sub-dealer dan parts shop.
3. Pembuatan (Make)
Proses make berkaitan dengan proses produksi maupun kegiatan
sebelum atau sesudahnya meliputi penjadwalan kegiatan produksi, evaluasi
produk, quality controls, mengemas dan menyiapkan produk yang akan
dikirim. Kegiatan pembuatan atau make ini hanya dilakukan pada mata
rantai 1 dalam rantai pasok perusahaan yang melakukan proses produksi
36
suku cadang dan mata rantai 2 yaitu PT TAM dalam hal pengemasan produk
untuk beberapa suku cadang dimana supplier belum memiliki standar untuk
pengemasan. Pada mata rantai 3 dan selanjutnya tidak terjadi proses
produksi terhadap produk suku cadang lagi.
4. Penyampaian (Deliver)
Proses deliver merupakan proses penyampaian barang berkaitan dengan
pemrosesan pesanan pelanggan, invoicing customer, manajemen
penggudangan mulai dari penerimaan produk sampai pengiriman produk,
melihat rute pengiriman, memilih perusahaan ekspedisi, syarat impor dan
ekspor. Mata rantai 1 sampai dengan 4 melakukan proses deliver. Supplier
sebagai mata rantai 1 mengirimkan suku cadang kepada PT. TAM dengan
pemilihan sistem transportasi yang tepat dan memperhatikan persyaratan
ekspor (untuk TMC dan TMAP).
Mata rantai 2, PT. TAM melakukan proses deliver ke workshop dan
parts shop di wilayah Jabotabek, sembilan sub-depot milik main dealer
Toyota, dan workshop di daerah yang tidak punya depo yang tersebar di
seluruh Indonesia dengan pemilihan sarana transportasi yang sesuai dengan
tipe order dan daerah tujuan. Pengiriman langsung dilakukan untuk daerah
Jakarta dan sekitarnya. Pengiriman order tipe 1 biasanya menggunakan
sepeda motor untuk suku cadang berukuran kecil karena dapat lebih cepat
sampai ke tujuan dan dengan mobil untuk suku cadang berukuran besar.
Sedangkan untuk wilayah luar Jakarta, pengiriman dilakukan lewat darat,
laut dan udara. Untuk tipe 1, pengiriman dilakukan oleh ekspedisi melalui
udara kecuali untuk depo Bandung. Sedangkan untuk tipe 2 dan 3,
pengiriman dilakukan oleh ekspedisi melalui darat/laut tergantung pada depo
tujuan.
Mata rantai 3 (main dealer) melakukan pengiriman ke cabang dealer,
bengkel dan toko di daerah sekitarnya. Mata rantai 4, cabang dealer, bengkel
dan toko melakukan transaksi langsung dengan pelanggan akhir yaitu
pemilik/pemakai mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota
(Toyota Genuine Parts/TGP). Pada mata rantai 5 tidak terdapat lagi proses
deliver produk.
37
5. Pengembalian (Return)
Proses return berkaitan dengan pengembalian produk karena kesalahan
pengiriman atas jumlah maupun jenis barang, adanya kecacatan pada produk,
atau terjadi kerusakan produk dalam jangka waktu garansi yang terjadi bukan
karena kesalahan pengguna. Kegiatan return ini meliputi pemeriksaan kondisi
produk, meminta/memberi hak pengembalian produk, membuat jadwal
pengiriman kembali produk dan pengiriman kembali produk yang salah/cacat.
Proses return ini dapat terjadi di semua mata rantai meliputi source
return dan deliver return. Source return adalah pengembalian barang
salah/cacat atau kelebihan produk kepada supplier. Deliver return adalah
penerimaan barang salah/cacat atau kelebihan produk dari pelanggan.
Lingkup rantai pasok PT. TAM dapat dilihat pada Tabel 5.
38
39
40
Metrik kinerja SCOR Level 1
Dalam rantai pasok suku cadang PT TAM, yang akan diukur dengan metrik
kinerja level 1 adalah kinerja penyampaian TAM-SPLD dalam menyampaikan
suku cadang asli Toyota kepada main dealer Toyota. Hasil pengukurannya akan
dijadikan sebagai Key Performance Indicator (KPI) dalam menyampaikan suku
cadang bagi PT. TAM. Kinerja perusahaan dalam hal menyampaikan suku
cadang yang dipesan oleh pelanggan merupakan tolok ukur yang dilihat dari aspek
kepentingan pelanggan. Pada aspek ini, variabel yang diukur adalah delivery
reliability, responsiveness dan flexibility.
Data yang dipakai oleh penulis dalam perhitungan kinerja metrik level 1
model SCOR ini adalah data order tipe 1, 2, dan 3 untuk DKI Jakarta dan order
tipe 1 dan 3 untuk delapan sub depo (luar DKI) dan data pengiriman suku cadang
asli Toyota selama tiga bulan berturut-turut yaitu dari bulan Juli sampai dengan
bulan September 2007.
Analisa metrik kinerja level 1 model SCOR pada TAM-SPLD adalah sebagai
berikut.
a. Reliability
Variabel delivery reliability parameternya adalah delivery performance
dan perfect order fulfillment.
i) Kinerja Penyampaian (Delivery Performance)
Delivery performance TAM-SPLD dalam memenuhi pesanan sesuai
dengan spesifikasi yang dipesan oleh pelanggan dan tepat waktu (on time)
pada tanggal perjanjian atau tanggal yang telah disepakati bersama dengan
pelanggan adalah sangat tinggi. Berikut adalah perhitungan delivery
performance selama tiga bulan (Tabel 6) .
Tabel 6. Perhitungan delivery performance pada PT. TAM
Delivery Performance (%) Order Type Juli Agustus September Jakarta Type 1 99,89 98,92 100,00 Jakarta Type 2 99,28 99,89 100,00 Jakarta Type 3 100,00 98,04 100,00 Luar Jakarta Type 1 98,89 91,85 91,86
Tabel 6 di atas menunjukkan kinerja penyampaian TAM-SPLD dalam
menyampaikan pesanan dengan tepat waktu sangat baik. Pencapaian ini
41
berkaitan dengan konsep yang digunakan bagian Supply Operation dalam
proses pengiriman suku cadang ke pelanggan dengan waktu yang sudah
ditentukan dan bertahap dengan metode pull system (sistem tarik), dimana
yang menjadi patokan untuk menarik semua proses ada di proses
pengiriman. Semua proses issuing (picking-checking-packing) di gudang
harus selesai sebelum waktu pengiriman yang sudah ditentukan.
Selain itu, delivery performance yang baik ini juga tercapai karena
adanya kinerja yang baik pada bagian Shipping dalam menentukan metode
pengiriman, berkaitan dengan jenis transportasi dan pemilihan ekspedisi.
Bagian Shipping perlu menjalin hubungan berjangka panjang yang baik
dengan pihak ekspedisi.
ii) Pemenuhan Pesanan dengan Sempurna (Perfect Order Fulfillment)
Perfect order fulfillment mengukur persentase dari pesanan yang
terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan
pada tanggal yang diminta pelanggan serta tidak ada perbedaan (cocok)
antara pesanan pembelian, faktur, dan tanda terima.
Hasil perhitungan untuk metrik perfect order fulfillment adalah sama
dengan hasil dari perhitungan metrik delivery performance. Dengan
implementasi sistem barcode dalam konsep sistem ordering dan invoicing,
kesalahan pengiriman parts dapat dikurangi karena invoice transaksi order
parts dari dealer ke TAM-SPLD hanya berisi item-item parts yang sudah
pasti dikirim ke dealer (konsep Clean Invoice).
b. Responsiveness
Variabel responsiveness diukur dengan menghitung Order Fulfillment
Lead Time (Jangka Waktu Pemenuhan Pesanan) yang mengukur banyaknya
hari yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima
pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan.
Lead Time TAM-SPLD dalam melayani pelanggan terdiri dari dua
bagian, yaitu lead time pemrosesan order dan lead time pengiriman. Lead
time pemrosesan order, yaitu waktu yang diperlukan TAM-SPLD mulai dari
saat order diterima oleh bagian order processing sampai kepada order selesai
diproses dan siap untuk dikirim. Lead time pemrosesan order sesuai dengan
42
ketentuan yang telah ditetapkan yaitu untuk order tipe 1 dan 2 untuk semua
tujuan (Jakarta dan luar Jakarta), bila pemesanan dilakukan pagi hari maka
pengiriman dilakukan pada hari yang sama (N) sehingga lead time pemrosesan
order adalah nol hari dan bila pemesanan dilakukan sore hari maka
pengiriman akan dilakukan esok hari (N+1) sehingga lead time pemrosesan
order adalah satu hari. Sedangkan lead time pemrosesan order tipe 3 untuk
Jakarta dan luar Jakarta adalah satu hari karena order diproses pada siang hari.
Lead time pengiriman adalah waktu yang diperlukan untuk mengirimkan
barang kepada pelanggan, yaitu setelah pemrosesan order selesai hingga
barang sampai di tempat pelanggan. Lead time pengiriman tergantung kepada
tujuan dan tipe ordernya. Lead time pengiriman tujuan Jakarta adalah satu
hari, baik untuk order tipe 1, 2, dan 3. Lead time pengiriman tujuan luar
Jakarta sebagai berikut (Tabel 7).
Tabel 7. Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta
Target Waktu (hari) Tujuan Medan Bandung Surabaya Semarang Pekanbaru Makasar Medan Jayapura
Time Delivery 6 1 2 2 5 12 15 24
Lead time pengiriman ini sangat tergantung kepada media pengiriman
(pihak ekspedisi) sehingga perusahaan harus selektif dalam memilih pihak
ekspedisi dan perlu melakukan penilaian kinerja penyampaian pihak ekspedisi.
Hubungan dan komunikasi yang baik antara bagian Shipping dengan pihak
ekspedisi juga sangat diperlukan.
Order Fulfillment Lead Time adalah penjumlahan lead time pemrosesan
order dan lead time pengiriman. Dengan demikian, target order fulfillment
lead time tujuan Jakarta adalah satu hari. Sedangkan target order fulfillment
lead time tujuan Luar Jakarta adalah sebagai berikut (Tabel 8).
Tabel 8. Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta
Waktu (hari) Tujuan Medan Bandung Surabaya Semarang Pekanbaru Makasar Medan Jayapura
Lead Time 7 2 3 2 6 13 16 25
Sumber: Departemen Supply Operation, SPLD-TAM, 2007
43
Dari hasil pengolahan data order tipe 1, 2 dan 3 tujuan Jakarta serta tipe 3
tujuan luar Jakarta dan waktu pengirimannya, order fulfillment lead time yang
dicapai TAM-SPLD adalah seperti pada Tabel 9.
Tabel 9. Perhitungan order fulfillment lead time TAM-SPLD
Lead time (hari) Tujuan
Target Lead Time
(hari) Juli Agustus September Jakarta 1 1 1 1 Medan 7 7 6 7 Bandung 2 1 1 1 Surabaya 3 3 3 3 Semarang 2 2 2 2 Pekanbaru 6 7 6 6 Makasar 13 10 10 12 Manado 16 15 15 16 Jayapura 25 25 25 28
Sumber: Departemen Supply Operation, SPLD-TAM, 2007
Data pada tabel tersebut menunjukkan bahwa lead time hampir semua
tujuan telah mencapai target kecuali untuk tujuan depo Jayapura pada bulan
September. Tidak tercapainya target lead time tersebut disebabkan oleh faktor
jadwal pelayaran kapal yang tidak pasti karena cuaca yang buruk pada kurun
bulan itu.
Hal ini menandakan bahwa pemilihan ekspedisi dan cara pengiriman
yang dilakukan oleh bagian Shipping sudah tepat sehingga pengiriman suku
cadang dapat sampai ke gudang pelanggan sesuai lead time pengiriman yang
tergantung pada tipe order dan tempat tujuan. Hal ini didukung dengan
komunikasi dan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak ekspedisi.
Selain itu lead time pemrosesan order yang mencakup area kerja bagian
supply operation dan gudang juga dapat dipersingkat dengan implementasi
sistem barcode sehingga menghilangkan pengerjaan dan pengecekan secara
manual yang menyita banyak waktu.
c. Flexibility
Variabel flexibility diukur dengan menghitung Supply Chain Response
Time (Waktu Merespon Rantai Pasok) yang mengukur banyaknya hari yang
digunakan suatu rantai pasok dalam bereaksi terhadap perubahan jumlah
44
permintaan yang nyata (signifikan) yang tidak terduga sebelumnya tanpa biaya
tambahan atau denda (meliputi aspek perencanaan, penelusuran pemasok,
produksi, dan pengiriman pesanan).
Abnormal order dapat terjadi apabila order dari pelanggan sangat besar,
melebihi parameter yang telah ditentukan. Penyebabnya terjadinya abnormal
order ini berasal dari dealer yang tidak dapat mengatur persediaan dan sistem
pengorderannya dengan baik. Selain itu abnormal order dapat terjadi dalam
situasi tidak biasa, misalnya ketika perpindahan kantor dan gudang TAM-
SPLD dari Sunter ke Cibitung pada bulan Desember 2007.
Supply chain response time yang dibutuhkan ketika ada perubahan
jumlah permintaan yang signifikan (sampai 20%) adalah nol hari. Waktu
merespon yang singkat ini dapat dicapai karena TAM-SPLD menggunakan
konsep order division untuk menangani order dari pelanggan yang memiliki
fluktuasi order yang tinggi, dengan cara melakukan partial supply. Partial
supply adalah penyuplaian suku cadang secara bertahap ke satu pelanggan
ketika order dari pelanggan tersebut jumlahnya sangat besar.
Dengan sistem order division ini, maka TAM-SPLD dapat melayani
order dari seluruh pelanggan secara merata dan proporsional dan
menghindari fluktuasi pekerjaan di gudang. Sistem order division ini
diterapkan hanya untuk order penggantian persediaan (stock replenishment
order).
Waktu merespon yang singkat juga disebabkan oleh adanya komunikasi
dan koordinasi yang baik antara bagian Inventory Control sebagai pihak yang
melakukan pengadaan suku cadang dengan suppliers dan dengan bagian
Order Processing yang menerima order dari pelanggan. Dengan kesamaan
informasi yang dimiliki, maka rantai pasok akan cepat tanggap terhadap
fluktuasi jumlah permintaan.
Bagian Inventory Control melakukan pengawasan persediaan yang
sifatnya terus-menerus dengan metode-metode standar yang telah ditentukan
dalam sistem persediaan Toyota Genuine Parts (TGP), sehingga dapat
mengatur jumlah persediaan untuk setiap jenis part disesuaikan dengan
kondisi permintaan dan jenis parts-nya. Inventory Control diperlukan oleh
45
seluruh mata rantai saluran distribusi TGP. Selain itu, bagian Shipping juga
harus pandai memilih ekspedisi yang dapat mengirimkan parts kepada
pelanggan dengan tepat waktu dan dapat merespon ketika ada perubahan
dalam permintaan.
4.4.2. Level 2 (Configuration Level)
Setiap proses inti dalam SCOR dapat dijelaskan lebih lanjut berdasarkan tipe
proses. Ada tiga Tipe Proses SCOR, yaitu planning (perencanaan), execution
(pelaksanaan) dan enable (pengaturan antara perencanaan dan pelaksanaan). Tipe
proses SCOR pada PT TAM dijelaskan sebagai berikut.
a. Planning (Perencanaan)
Pelaksanaan proses perencanaan pada TAM-SPLD sudah sangat baik.
Dimulai dari perencanaan rantai pasok secara keseluruhan, perencanaan
pengadaan suku cadang dari supplier, perencanaan proses pelayanan
pelanggan, perencanaan pengelolaan gudang, perencanaan pengiriman suku
cadang kepada pelanggan, sampai perencanaan pelayanan claim dari
pelanggan. TAM-SPLD telah dapat menyeimbangkan permintaan dan
penawaran agregat dalam bisnis penyampaian suku cadangnya sehingga dapat
mencapai target yang telah ditetapkan.
b. Execution (Pelaksanaan)
Pelaksanaan proses-proses SCOR pada TAM-SPLD juga sudah sangat
baik. Departemen Parts Control telah membuat proses penjadwalan
pengadaan suku cadang dengan baik sehingga dapat menyediakan parts yang
tepat dengan jumlah dan waktu yang tepat dari pemasok dengan persediaan
yang minimum untuk meminimalisir biaya pergudangan dan menjalin
hubungan yang baik dengan pemasok. Bagian Order Processing dan Shipping
di Departemen Supply Operation juga telah melayani pesanan pelanggan
dengan baik dan melakukan pengiriman yang bekerjasama dengan perusahaan
ekspedisi dengan tepat waktu sesuai lead time yang ditetapkan. Prosedur
untuk pelayanan Parts Claim dan Parts Warranty Claim dari pelanggan juga
telah dibuat dan dijalankan dengan baik.
46
c. Enable
Sistem informasi dalam proses perencanaan dan pelaksanaan sangat
penting. TAM-SPLD telah memiliki sistem manajemen informasi yang baik
dengan supplier dan dealer-dealer Toyota maupun di dalam TAM itu sendiri.
Sistem baru yang terkait dengan implementasi Sistem Barcode menghilangkan
proses pengecekan manual, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan
akurasi. Sistem yang terkait dengan persediaan, order parts dan pengiriman
juga telah dimiliki oleh TAM-SPLD, yaitu TOPAS. Selain itu untuk
mewujudkan manajemen informasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan
hubungan yang baik dengan supplier, dealer dan antar departemen dalam
perusahaan. TAM juga memberikan pelatihan kepada para dealer Toyota,
terutama jika ada perubahan dalam sistem.
Dengan melihat hubungan antara Proses SCOR dengan Tipe Proses dalam
SCOR Configuration Toolkit (Gambar 10), maka proses dalam sebuah rantai
pasok pada perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi 30 Kategori Proses inti
pada Level 2 (Gambar 11). Perusahaan menerapkan strategi operasi sesuai bentuk
rantai pasoknya.
Gambar 10. SCOR Configuration Toolkit
47
Gambar 11. Kategori Proses dalam SCOR Level 2
Berikut adalah penjelasan masing-masing untuk tipe proses planning dan
execution. Model SCOR menguraikan dari lima proses level 1 (plan, source,
make, deliver, dan return) menjadi 12 (dua belas) tipe proses pelaksanaan
(execution) dan lima tipe proses perencanaan (planning) (Bolstorff and
Rosenbaum, 2003).
48
1. Plan
Plan supply chain (P1) adalah proses mengambil data permintaan aktual dan
membangun suatu rencana supply untuk rantai pasok, didefinisikan oleh ruang
lingkup rencana rantai pasok. Tipe proses planning ini berhubungan dengan
memulai praktek perencanaan operasi dan penjualan.
Langkah-langkah dasar memerlukan:
Unit peramalan yang biasa untuk pemasaran dan penjualan
Rencana supply yang membatasi peramalan berdasarkan ketersediaan atau
sumber daya, seperti persediaan, kapasitas produksi dan transportasi
Suatu langkah seimbang dimana pengecualian demand/supply diselesaikan
dan diperbarui pada sistem
Plan source (P2) adalah proses membandingkan persyaratan total
material dengan batasan peramalan P1 yang dibuat dan membangun sebuah
perencanaan sumber daya persyaratan material berdasarkan P3 untuk
memuaskan landed cost dan tujuan persediaan menurut tipe komoditas.
Perubahan bentuk menjadi suatu material ini melepaskan jadwal yang
membiarkan pembeli mengetahui berapa banyak produk yang harus terbeli
berdasarkan order yang biasa, persediaan, dan persyaratan ke depan. Hal ini
dilakukan untuk item pada tagihan material dan dikelompokkan berdasarkan
supplier atau tipe komoditas. Tipe proses planning ini berhubungan dengan
memulai praktek perencanaan persyaratan material.
Plan make (P3) adalah proses membandingkan pesanan produksi aktual
sekaligus pesanan replenishment yang berasal dari P4 terhadap perkiraan
terbatas P1 yang telah dihasilkan dan menghasilkan rencana sumber jadwal
induk produksi untuk memenuhi pelayanan, biaya dan tujuan persediaan. Ini
berarti bahwa keperluan material, P2, berdasarkan item dan jadwal induk
produksi. Hal ini dilakukan untuk setiap plant location dan bisa digabungkan
berdasarkan tipe daerah atau tipe geografi lainnya. Tipe proses planning ini
sangat dekat dengan praktek-praktek penjadwalan induk produksi.
Plan deliver (P4) adalah proses membandingkan pesanan aktual yang
telah disepakati dengan P1 dan mengembangkan rencana sumber distribusi
untuk memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini
49
merupakan kebutuhan replenishment yang menginformasikan plant manajer
seberapa banyak produk yang direncanakan, P3; dan visibilitas dalam
inventory yang telah dijanjikan. P4 dilakukan untuk tiap lokasi gudang dan
dapat digabungkan ke tingkat regional atau tipe geografi lainnya. Tipe proses
planning ini berhubungan dengan praktik dari perencanaan kebutuhan
distribusi.
Plan return (P5) adalah proses menggabungkan pengembalian yang telah
direncanakan dan menghasilkan rencana sumber pengembalian untuk
memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini memiliki arti
bahwa kebutuhan pengembalian yang menginformasikan tipe, volume, dan
jadwal pengembalian yang telah direncanakan dan pengembalian yang tidak
direncanakan tetapi telah diketahui kepada tim pabrikasi, tim perawatan, dan
tim logistik. P5 dilakukan untuk tiap gudang dan pengembalian perawatan
dan dapat digabungkan pada tingkat regional atau tipe geografi lainnya.
2. Source
Tipe proses source level 2, terdiri dari source stocked product (S1),
source make-to-order product (S2), dan source engineer-to-order product
(S3), mencirikan suatu perusahaan dalam membeli bahan baku dan barang jadi.
Faktor utama dalam menentukan tipe proses source memicu kejadian dari
proses plan, make, deliver, dan keadaan barang di supplier ketika pemesanan
dilakukan.
S1, dibuat untuk persediaan, dipacu oleh persyaratan peramalan dari plan,
make, atau deliver dan pada supplier telah tersedia item dalam persediaan
barang jadi sebelum pesanan pembelian. S2, dibuat untuk pesanan, dipacu
oleh persyaratan pesanan pelanggan yang spesifik dari make atau deliver, dan
supplier harus mengubah bahan baku atau barang setengah jadi dalam
merespon suatu pesanan pembelian. S3, rekayasa untuk pesanan, dipacu oleh
pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari make atau deliver. Supplier
yang memenuhi syarat harus diidentifikasi terlebih dahulu sebelum pesanan
dilakukan. Jumlah pesanan pembeliannya tergantung pada jumlah pesanan
pelanggan yang spesifik dan sering hanya sekali dilakukan.
50
Seringkali, pasokan bahan mentah atau barang jadi yang diberikan
berubah melalui tiap tipe proses ini selama berjalannya siklus produk itu.
Selain itu, suatu lokasi juga sering menggunakan satu, dua, atau ketiga tipe
proses source.
3. Make
Tipe proses make level 2, yaitu make-to-stock (M1), make-to-order (M2),
dan engineer-to-order (M3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengubah
status bahan mentah menjadi barang setengah jadi dan kemudian menjadi
barang jadi. Faktor utama dalam menentukan tipe proses make memicu
kejadian dari plan atau deliver dan keadaan material ketika pemesanan
dilakukan.
M1 dipicu oleh peramalan atau keperluan penambahan stok dari plan.
Proses pengubahan dilakukan sebelum order pelanggan. Jumlah order yang
dikerjakan tidak bergantung pada jumlah order pelanggan tertentu, tetapi
berkaitan dengan skala ekonomis produksi. M2 dipicu oleh persyaratan
pesanan pelanggan tertentu dari deliver, yaitu pengubahan bahan mentah atau
barang setengah jadi dilakukan sebagai reaksi atas pesanan pelanggan. Jumlah
pesanan yang dikerjakan sama dengan jumlah pesanan pelanggan. M3 dipicu
oleh persyaratan pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari deliver.
Spesifikasi teknik pabrikasi harus diselesaikan sebelum pengerjaan pesanan
dilakukan. Jumlah order yang dikerjakan tergantung pada jumlah pesanan
pelanggan yang spesifik dan biasanya dilakukan satu kali.
Seperti halnya bahan mentah, item barang setengah jadi dapat
berkembang dari tiap tipe proses selama berjalannya siklus hidup produk dan
sebuah lokasi dapat menggunakan satu, dua, atau ketiga tipe proses make.
4. Deliver
Tipe proses deliver level 2, yaitu deliver stocked product (D1), deliver
make-to-order product (D2), dan deliver engineer-to-order (D3), mencoba
mencirikan bagaimana suatu perusahaan memproses barang jadi dalam
merespon pesanan pelanggan. Proses delivery seringkali terletak pada gudang,
tetapi dapat pula dilakukan pengiriman langsung pada pabrik atau supplier.
51
Faktor utama dalam menentukan tipe proses deliver memicu kejadian dari
plan atau pelanggan dan keadaan material ketika pemesanan dilakukan.
D1 dipicu oleh peramalan dari plan yang menempatkan barang jadi
dalam persediaan diatas basis yang dijanjikan ada sebelum pesanan pelanggan.
Tingkat persediaan tidak tergantung pada jumlah pesanan pelanggan tertentu.
D2 biasanya dipicu oleh suatu persyaratan pesanan pelanggan tertentu pada
barang jadi yang direncanakan untuk diubah, dikumpulkan atau dibentuk
setelah penerimaan pesanan pelanggan. D3 biasanya dipicu oleh suatu
persyaratan pesanan pelanggan tertentu dan desain atau spesifikasi manufaktur
yang sudah lengkap sebelum penjualan pesanan dilakukan. Jumlah penjualan
pesanan sama dengan jumlah pesanan pelanggan dan biasanya hanya sekali
dilakukan. Item barang jadi dapat berkembang melalui tiap tipe proses selama
berjalannya siklus hidup produk dan sebuah lokasi dapat menggunakan satu,
dua, atau ketiga tipe proses deliver.
5. Return
Tipe proses return level 2, yaitu return defective product (R1), return
maintenance, repair and overhaul (MRO) product (R2), dan deliver return
excess product (D3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengembalikan
barang jadi dalam merespon hak pengembalian pelanggan. Proses return
seringkali terdapat pada gudang, tetapi dapat pula diterapkan pengiriman
langsung pada pabrikan atau supplier.
Ada dua perspektif terbentuk dalam tipe proses return, yaitu returns from
customer (DRx) dan returns to suppliers (SRx). Faktor utama dalam
menentukan tipe proses memicu kejadian plan pelanggan dan keadaan barang
ketika pesanan pelanggan dilakukan.
R1 dipicu oleh warranty claim oleh pelanggan yang skalanya kecil dan
product recall oleh sumber daya internal yang skalanya besar. Keduanya,
pelanggan dan sumber daya internal, melaksanakan langkah proses dalam plan
return. R2 dipicu oleh kejadian pemeliharaan yang direncanakan oleh plan
return atau kejadian pemeliharaan yang tidak direncanakan oleh engineering,
maintenance, atau technical resources lain. R3 dipicu oleh pengembalian
persediaan yang direncanakan berdasarkan perjanjian kontrak dengan
52
pelanggan khusus atau pengembalian persediaan yang tidak direncanakan
berdasarkan kategori data manajemen untuk ruang yang tidak dibutuhkan bagi
retail atau distributor.
Merujuk pada toolkit SCOR Level 2 (perhatikan Gambar 10), PT TAM
melakukan proses planning (P1-P5), executing (S1, D1, SR1 dan DR1) dan
enabling. Dalam hal ini, TAM-SPLD bergerak di bidang penyampaian (deliver)
suku cadang Toyota kepada main dealer sehingga kategori proses yang sangat
kritis untuk TAM-SPLD sesuai tujuan perusahaan adalah kategori proses Deliver
Stocked Product (D1).
Peta Geografis Aliran Material
Gambar 12 menunjukkan letak gudang PT TAM dan gudang-gudang milik
main dealer. Perpindahan secara fisik suku cadang terjadi dari gudang PT TAM
(warna merah) ke sembilan sub depo milik main dealer (warna hijau). Ini adalah
peta yang dilihat dari sisi pelanggan (customer-facing map). Letak gudang milik
main dealer: Auto 2000 di Medan, Bandung Surabaya dan Balikpapan, Agung
Auto Mall di Pekanbaru, New Ratna Motor di Semarang, Hadji Kalla di Makasar,
dan Hasjrat Abadi di Manado dan Jayapura.
Gambar 12. Customer-facing map
53
4.4.3. Level 3 (Process Element Level)
SCOR Level 3 menampilkan secara detail informasi elemen proses untuk
setiap kategori proses level 2 yang meliputi aliran proses, input dan output.
Berikut adalah pembahasan kategori proses Deliver Stocked Product (D1) TAM-
SPLD mengacu pada SCOR Version 5.0 Quick Reference Guide (Bolstorff and
Rosenbaum, 2003).
D1.1 Process Inquiry and Quote
Proses pemeriksaan part number, persediaan dan harga suku cadang yang
dipesan oleh pelanggan, melalui System Parts SPLD.
D1.2 Receive, Enter and Validate Order
Jika part number yang dipesan pelanggan dikenal dan tersedia dalam
persediaan TAM, maka order akan diterima dan diproses oleh bagian
Order Processing.
D1.3 Reserve Inventory and Determine Delivery Date
Penerimaan order dari pelanggan akan mengurangi persediaan TAM.
Dengan mengontrol jumlah persediaan pada System Parts SPLD, bagian
Inventory Control membuat jadwal pemesanan dan pengiriman suku
cadang dari supplier.
D1.4 Consolidate Orders
Order yang masuk dalam System Parts SPLD akan diproses berdasarkan
jenis ordernya. Untuk order tipe 1, order diproses saat itu juga.
Sedangkan order tipe 2 dan tipe 3, data order dimasukkan dalam
Allocation Check List (ACL) oleh operator dan akan diproses sesuai
dengan cut-off yang telah ditentukan.
D1.5 Plan and Build Loads
Ada perbedaan prioritas supply terhadap order. Order tipe 1 (emergency
order) mendapat prioritas yang lebih tinggi dibanding order tipe 3
(replenishment order). Waktu pengiriman tergantung pada waktu
pemesanan (lihat Tabel 2, 3 dan 4).
D1.6 Route Shipments
Pengiriman dilakukan berdasarkan pengelompokkan asal order. Barang
disusun dalam alat angkut sesuai dengan jalur yang akan dilalui
54
pengangkut, disusun atau dimasukkan terlebih dulu barang yang akan
diturunkan terakhir dan barang yang akan turun pertama sesuai dengan
jalur pengiriman dimasukkan paling akhir.
D1.7 Select Carriers and Rate Shipments
Pemilihan jenis transportasi dan media pengiriman (ekspedisi) berdasarkan
tipe order dan wilayah tujuannya yang dilakukan oleh bagian Shipping.
Untuk wilayah Jakarta, pengiriman order tipe 1 menggunakan motor
(untuk suku cadang berukuran kecil), sedangkan tipe 2 dan tipe 3
menggunakan mobill. Untuk tujuan luar Jakarta, order tipe 1 dikirim
melalui udara, sedangkan tipe 2 dan 3 melalui darat dan laut.
D1.8 Receive Product from Source at Warehouse
Penerimaan barang atas pergantian stok di gudang TAM, meliputi proses
pengecekan kesesuaian barang dengan invoice, dan pengecekan kondisi
barang.
D1.9 Issue Product
Pengaturan kerja di gudang atas order suku cadang yang diproses yaitu
menyiapkan barang pesanan menjadi siap diangkut.
D1.10 Load Vehicle, Generate Shipping Documents, Invoice and Ship Product
Pengaturan pengiriman barang dan invoicing, meliputi memasukkan dalam
alat angkut dengan menyertakan dokumen pengirimannya.
D1.11 Receive and Verify Product at Customer Site
Serah terima barang di gudang milik pelanggan.
Elemen-elemen proses D1.1 sampai dengan D1.7 dilakukan sebagai respon
terhadap adanya order dari pelanggan. Elemen-elemen proses D1.9 sampai
dengan D1.11 adalah proses memindahkan produk ke gudang pelanggan. Detail
aliran proses dan informasi elemen proses Deliver Stocked Product (D1) dimuat
pada Gambar 13.
55
56
4.4.4. Level 4 (Implementation Level)
Level 4 dan level dibawahnya tidak termasuk dalam model SCOR,
melainkan definisi pada perusahaan. Level 4 menguraikan tugas-tugas yang
merupakan penurunan dari elemen-elemen proses pada SCOR level 3. Perusahaan
mengimplementasikan praktek SCM dengan spesifik pada level ini. Berikut
adalah gambaran umum praktek pemrosesan order suku cadang pada PT TAM
menggunakan konsep sistem ordering dan invoicing terkait implementasi sistem
barcode di Warehouse TAM-SPLD dalam proses issuing produk.
TAM memberikan pelayanan order kepada main dealer yang ditangani oleh
bagian Order Processing. Ketika order masuk melalui fax dan POS (Parts Order
Sheet), staf bagian Order Processing memeriksa pada sistem apakah part number
yang dipesan dikenal atau tidak dan melihat persediaan suku cadang tersebut. Jika
memang suku cadang tersebut ada dalam persediaan, maka order diterima dan staf
Order Processing memasukkan data pada System Parts SPLD. Jika persediaan di
TAM sedang kosong, maka dealer dapat menunggu sampai parts tersebut
tersedia (back order) atau membatalkan order (cancel).
Setelah data order masuk ke dalam sistem, untuk order tipe 1 diproses saat
itu juga. Sedangkan untuk order tipe 2 dan tipe 3, data order dimasukkan dalam
Allocation Check List (ACL) oleh operator, kemudian diproses sesuai dengan cut-
off yang telah ditentukan. Order yang telah diproses akan menghasilkan print-out
picking label sebagai perintah pengambilan barang di gudang dan penempelan
picking label.
Pada parts yang sudah diberi picking label, dilakukan pengecekan pada part
number serta jumlahnya dan pengepakan dalam case. Setelah barang dalam case
yang sudah diberi case label ditutup dan di-scan, akan keluar print-out packing
list secara otomatis.
Khusus untuk tujuan Luar Jakarta, dilakukan proses packing, penimbangan
dan pengukuran volume case dan proses input data case yang secara otomatis
akan menghasilkan print-out packing label. Saat ini status parts adalah ready
cargo. Proses selanjutnya adalah memasukkan nomor case untuk membuat
shipping instruction di supply operation dan diserahkan ke gudang sebagai
perintah untuk memindahkan case ke temporary area. Pada temporary area ini
57
persiapan pengiriman barang dan pengangkutan dilakukan (vanning confirmation
process). Setelah barang benar-benar siap untuk dikirim, departemen supply
operation membuat shipping document dan performa invoice.
Sedangkan untuk tujuan Jakarta, setelah barang berada dalam case dan
dilakukan input data nomor case, performa invoice dan shipping instruction
dibuat oleh supply operation secara bersamaan. Proses pengiriman barang
dilakukan dengan membawa invoice dan shipping document (tujuan luar Jakarta)
atau surat jalan (tujuan Jakarta). Alur pemrosesan order dapat dilihat pada
Gambar 14.
58
59
Uraian diatas memperlihatkan bahwa terdapat rincian tugas dalam
memproses order dari pelanggan. Merujuk pada elemen proses level 3, maka
rincian tugas untuk masing-masing elemen proses D1.4, D1.9 dan D1.10 dalam
pemrosesan order pada bagian Supply Operation dan Warehouse adalah sebagai
berikut.
D1.4 Consolidate Orders :
- Allocation and picking label creation
D1.9 Issue Product
- Picking
- Checking
- Packing (khusus luar Jakarta)
D1.10 Load Vehicle, Generate Shipping Documents, Invoice and Ship Product
- Shipping Instruction
- Transfer Process (khusus luar Jakarta)
- Vanning Confirmation (khusus luar Jakarta)
- Shipping Document (khusus luar Jakarta)
- Invoicing
Rincian tugas untuk bagian Supply Operation dan Warehouse beserta
penjelasannya dapat dilihat pada Lampiran 3. Aliran material dan informasi
pemrosesan order pada bagian Supply Operation dan Warehouse terkait dengan
implementasi sistem Barcode dapat dilihat pada Lampiran 4.
Level 5 menguraikan kegiatan atau aktivitas yang merupakan penurunan dari
tugas-tugas pada level 4. Level 5 dan level dibawahnya tidak akan dibahas lebih
lanjut.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
1) Anggota rantai pasok bisnis suku cadang PT. TAM, yaitu supplier (mata
rantai 1), TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk
Toyota, main dealer Toyota (mata rantai 3), sub dealer/branch/VSP dan
partshop (mata rantai 4) yang secara langsung melayani end-user yaitu
pemilik kendaraan Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota
(mata rantai 5).
2) PT. TAM telah menerapkan SCM dengan baik. PT. TAM telah
menerapkan kelima proses manajemen inti dalam SCOR level 1, sehingga
seluruh elemen rantai pasok saling terintegrasi dan menghasilkan kinerja
yang baik, terlihat dari hasil pengukuran kinerja metrik level 1. Delivery
Performance menunjukkan pengiriman on time untuk tujuan luar Jakarta
diatas 90% dan tujuan Jakarta diatas 98%. Bahkan pada bulan September
mencapai 100% untuk tujuan Jakarta pada semua tipe order. Order
Fulfillment Lead Time TAM dalam menyampaikan suku cadang cukup
singkat dan telah memenuhi target. Lead time yang dibutuhkan dalam
menyampaikan order tipe 3 untuk tujuan: Pulau Sumatera= 6-7 hari, Pulau
Jawa= 1-3 hari, Pulau Sulawesi= 10-16 hari dan Pulau Irian= 25-28 hari.
Supply Chain Response Time adalah 0 (nol) hari yang menunjukkan rantai
pasok suku cadang TAM sangat fleksibel.
3) Kategori proses yang sangat kritis untuk PT. TAM adalah kategori proses
Deliver Stocked Product (D1) karena PT. TAM bergerak di bidang
penyampaian (deliver) suku cadang Toyota kepada main dealer. SCOR
Level 3 menguraikan aliran proses dan informasi kegiatan pemrosesan
order pada PT TAM. Pada level 4 dilakukan penguraian tugas dari elemen
proses pada level 3 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi.
Dalam pengelolaan rantai pasok, aspek kritis yang sangat mempengaruhi
keberhasilan rantai pasok adalah sistem informasi pengorderan, sistem
informasi persediaan (inventory), ketepatan waktu penyiapan suku cadang
untuk dikirim (picking, checking dan packing), dan strategi pengiriman.
61
2. Saran
1) Pemilihan dan penilaian kinerja supplier dan pihak ekspedisi secara
periodik dianjurkan untuk perusahaan, agar memudahkan pemilihan
supplier dan ekspedisi yang memiliki kinerja terbaik sehingga target lead
time dapat tercapai. Selain itu perlu mencari penyebab mundurnya lead
time dari target yang ditetapkan dan menentukan strategi yang tepat dalam
penyampaian suku cadang, sehingga target delivery on time dapat tercapai.
2) Penelitian lebih lanjut mengenai implementasi sistem barcode dalam
konsep sistem ordering dan invoicing yang dapat mengurangi lead time
pemrosesan order dan kesalahan pengiriman parts dalam melayani order
dari pelanggan. Selain itu dapat pula dilakukan penelitian lebih lanjut
tentang pengelolaan Parts Claim (PC) dan Parts Warranty Claim (PWC)
di PT. TAM yang termasuk dalam kategori proses Deliver Return (DR)
pada level 2 model SCOR.
DIRECTORATE DIVISION DEPARTMENT DEPARTMENT # Sales Planning # Dealer Development # Domestic Operation # Customer Satisfaction # Planning & Analysis # Communication # Product Planning # Accessories # Planning # Opr. Improv. & Network Dev. # Business Development # Area Operation # New Model & Parts Information # Parts Control # Supply Operation # Warehouse New Warehouse Project Kaizen Group LK3 Committee # Training # Technical & Warranty # Workshop # Delivery Control # Logistics I # Logistics II # Accounting # Financing # Human Resources # General Affairs & Purchasing # System Support
Board of Directors MARKETING SALES
Gambar 5. Struktur organisasi Toyota-Astra Motor 24
FINANCE & ADMINISTRATION SUPPORT
FINANCE & ADMINISTRATION
VEHICLE LOGISTICS
TECHNICAL SERVICE
SERVICE PARTS LOGISTIC
MARK. PLANN. & CUST. REL.
AFTER SALES MARKETING
Tabel 5. Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT. TAM
No Elemen
Proses
Mata Rantai 1
(Supplier)
Mata Rantai 2
(PT. TAM)
Mata Rantai 3
(Main Dealer)
Mata Rantai 4
(Dealer/Cabang)
Mata Rantai 5
(End User)
1 Plan Perencanaan produksi suku cadang, perencanaan finansial dan perencanaan pengiriman
Perencanaan kebutuhan suku cadang, perencanaan finansial, perencanaan persediaan suku cadang dan perencanaan pengiriman suku cadang ke pelanggan
Perencanaan pembelian suku cadang, perencanaan waktu pengiriman atau pendistribusian suku cadang ke sub dealer/ parts shop
Perencanaan pemesanan suku cadang dan pelayanan pelanggan
Perencanaan waktu penggantian suku cadang seharusnya
2 Source Pengadaan bahan baku untuk memproduksi suku cadang Toyota, memilih pemasok dan membuat kesepakatan dengan pemasok
Pemesanan, pengiriman, pemeriksaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan pemerolehan suku cadang dari supplier
Pembelian suku cadang dari PT TAM, penerimaan suku cadang dari PT TAM dan pengeluaran yang dikeluarkan berkaitan dengan pembelian suku cadang
Pemesanan suku cadang ke main dealer, penerimaan, pemeriksaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan pembelian suku cadang
Pembelian suku cadang melalui sub-dealer/parts shop
3 Make Menghasilkan suku cadang Toyota
Pengepakan/pengemasan suku cadang
Main dealer tidak merubah baik bentuk maupun kemasan suku cadang yang disalurkan ke subdealer, parts shop dan workshop
Dealer/cabang tidak merubah bentuk dan kemasan suku cadang yang disalurkan kepada pelanggan Toyota.
Tidak ada proses membuat oleh end user. End user adalah pengguna suku cadang asli Toyota.
38
Tabel 5 (lanjutan) 4 Deliver Melakukan
pengepakan/pengemasan, pengiriman suku cadang ke PT TAM, membuat pembukuan suku cadang yang dikirim
Melakukan pengepakan dan pengemasan sesuai prosedur standar Toyota, melakukan pengiriman dengan transportasi yang tepat dan tepat waktu, mengelola proses pesanan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (main dealer) mengatur pembukuan kredit, membuat daftar pengiriman barang
Mengelola proses pesanan, menjaga hubungan baik dengan pelanggan (dealer/parts shop) dan mengatur pembukuan kredit
Pelayanan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (pemilik mobil Toyota)
Tidak ada proses pengiriman oleh end-user
5 Return Mengelola pengembalian produk yang cacat dari PT TAM dan menyediakan transportasi untuk pengiriman suku cadang pengganti
Pembuatan klaim atas produk cacat kepada TMC dan TMMIN; mengelola parts claim dari pelanggan TAM (main dealer) atas produk yang cacat, kesalahan part number yang dikirim atau jumlahnya kurang; menerima pengembalian barang dan mengganti dengan pembayaran klaim kepada pelanggan
Mengirim kembali suku cadang yang cacat pada PT TAM dan menerima pembayaran atas klaim yang diajukan; mengelola klaim dari dealer atas kesalahan suku cadang yang dikirim atau kuantitasnya dan suku cadang cacat; menerima pengembalian suku cadang cacat dari pelanggan dan mengganti dengan part number yang sama
Mengirimkan kembali suku cadang yang cacat ke main dealer dan mengelola klaim dari pelanggan (pengguna suku cadang asli Toyota)
Mengembalikan produk yang cacat atau rusak dalam masa garansi kepada dealer-dealer Toyota
39
- database - ES.1 manage sourcing
- Signal order parts (customer)
Inputs : (fax, POS, on-line) - ES.3 maintain source data - EP.4 manage integrated - ED.2 Assess delivery SC inventory - Output database inventory - time order entry performance
Process :
Outputs : - Output from system parts - Input to update - Allocation Check List - ED.3 Manage Deliver - ED.6 Manage (database) database delivery (ACL) Information transportation- price list
from Source M1.2 Issue product
ED.4 manage finished picking label - Authorize expedicy paymentproduct inventory packing list - Shipping Instruction
- Surat Jalan (Jkt) atau Shipping Document (Out Jkt)- Invoice A-D
55
EM.6 Manage Transportation Invoice A, B & D
& aggregate - P4.1 Identify, prioritize
bussiness rules
- ES.4 manage product
- S1.1 Schedule product
Gambar 13. Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product (D1)
D1.1Process Inquiry &
Quote(Input data to System
Parts SPLD)
D1.2
Receive, Enter & Validate Order
D1.3
Reserve Inventory & Determine Delivery date
D1.4
Consolidate Orders
D1.5
Plan & Build Loads
D1.10Load vehicle,
Generate Ship Doc., Invoicing,
Ship Product
D1.7Select Carrier
& Rate Shipment
D1.8
Receive Product at Warehouse
D1.9Issuing Process
(pick, check, pack)
D1.6
Route Shipment
D1.11Receive & Verify
Product at Customer Site
Inputs : Allocation Check List
Process :
Outputs : Allocation Check List
(diserahkan ke gudang)
58Gambar 14. Alur pemrosesan order suku cadang PT TAM
parts ready cargosurat jalan
invoice A, B, C & D
invoice A, B & D utk customerinvoice C utk Dept S/O
parts di temporary area
shipping instructionshipping document
packing listparts (in the case)
print-out picking label
picking label + parts
packing listparts (in the case)
parts ready cargoshipping instruction
picking label
picking label + parts
invoice A, B, C & D
fax , POS, on-linefax , POS, on-line
shipping document shipping instruction
penerimaan order suku cadang
input data ke System Parts SPD
input data ACL oleh man power
pengambilanpart number
di gudang dan penempelan picking
label
pengecekan dan pengepakan
packing (bending , nailing , timbang,
mengukur volume)
input no. case untuk dipindahkan ke temporary area
proses pemindahan parts/case ke
temporary area
persiapan pengiriman barang,
pengangkutan (vanning process)
pengiriman partke pelanggan
62
DAFTAR PUSTAKA
Bolstorff, P. and R. Rosenbaum. 2003. Supply Chain Excellence: A Handbook for Dramatic Improvement Using The SCOR Model. AMACOM, New York.
Bolstorff, P. 2003. “Measuring the Impact of Supply Chain Performance”. Chief Logistics Officer Ed.12/2003. http://www.logisticstoday.com.
Hanna, M.D. and W. R. Newman. 2001. Operations Management: An Integrated Approach. Prentice Hall, Inc., New Jersey.
Heizer, J. dan B. Render. 2005. Manajemen Operasi (Terjemahan Edisi Tujuh). Salemba Empat, Jakarta.
Hertz, Harry S. 2007. Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence 2007. IQAF: Jakarta.
Indrajit, R.E. dan R. Djokopranoto. 2002. Konsep Manajemen Supply Chain. PT Grasindo, Jakarta.
Miranda dan Amin W.T. 2006. Manajemen Logistik dan Supply Chain Management. Harvarindo, Jakarta.
Mulyadi. 2001. Balanced Scorecard: Alat Manajemen Kontemporer untuk Pelipatganda Kinerja Keuangan Perusahaan. Salemba Empat, Jakarta.
Nahmias, S. 2005. Production and Operations Analysis (Fifth Edition). McGraw Hill, New York.
Pujawan, I. N. 2005. Supply Chain Management. Gunawidya, Surabaya.
Said, A.I., dkk. 2006. Produktivitas dan Efisiensi dengan Supply Chain Management. Penerbit PPM, Jakarta.
Simchi-Levi, D., Philip K., and Edith S.L. 2000. Designing and Managing The Supply Chain Concepts, Strategies, and Case Studies. Irwin McGraw-Hill, Singapore.
Yuwono, S., dkk. 2002. Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard: Menuju Organisasi yang Befokus pada Strategi. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
http://www.toyota.co.id
Lampiran 1. Contoh perhitungan metrik delivery performance
Customer Number
Sales Order Number
Order Type
Customer Ship To Number Part Name
Customer Expected Sales Order Quantity
Actual Shipped Sales Order Quantity
Customer Order Date
Planned Order Shipment Date
Actual Order Shipment Date
Customer Expected Sales Order Delivery Date
Actual Order Delivery Date
On Time Shipment
On Time Delivery
In Full Delivery
On Time and In Full Delivery to Customer Commit Date
11210 01476380 1 521610K040 PIECE RR BMR 10 10 3-Jul-07 3-Jul-07 3-Jul-07 5-Jul-07 4-Jul-07 0 1 0 YES11210 01479150 1 9091711027 FILTER 1 1 5-Jul-07 5-Jul-07 5-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 0 0 0 YES11210 01480811 1 7544413290 PLATE,BACK DOOR NAME 1 1 6-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 9-Jul-07 9-Jul-07 0 0 0 YES13300 01504453 1 48520BZ200 ABSORBER A/S, FR LH 1 1 30-Jul-07 30-Jul-07 30-Jul-07 31-Jul-07 31-Jul-07 0 0 0 YES13300 01504614 1 312500W050 DISC ASSY CLUTCH 1 1 30-Jul-07 31-Jul-07 31-Jul-07 1-Aug-07 1-Aug-07 0 0 0 YES13300 01505152 1 335300K012 LEVER A/S SHIFT 1 1 31-Jul-07 1-Aug-07 1-Aug-07 2-Aug-07 2-Aug-07 0 0 0 YES15000 01476420 1 4331009015 JOINT A/S UPR BALL 2 2 3-Jul-07 3-Jul-07 3-Jul-07 4-Jul-07 4-Jul-07 0 0 0 YES15000 01492502 1 2737057060 HOLDER 1 1 18-Jul-07 18-Jul-07 18-Jul-07 19-Jul-07 19-Jul-07 0 0 0 YES15000 01497005 1 627200K050 WINDOW AS QTR LH 11 11 23-Jul-07 23-Jul-07 24-Jul-07 24-Jul-07 25-Jul-07 -1 -1 0 NO23000 UT010K 1 74320YZC02 VISOR ASSY LH 1 1 7-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 8-Jul-07 9-Jul-07 0 -1 0 NO23000 V7061O 1 8318135040 SENSOR,SPEEDOMETER 1 1 9-Jul-07 9-Jul-07 9-Jul-07 10-Jul-07 10-Jul-07 0 0 0 YES23000 UB043A 1 7685310010 RETAINER FR SPOILER 2 2 13-Jul-07 14-Jul-07 14-Jul-07 15-Jul-07 15-Jul-07 0 0 0 YES31000 EAS01972 1 681520D030TH 1 681520D030 1 1 6-Jul-07 6-Jul-07 6-Jul-07 8-Jul-07 7-Jul-07 0 1 0 YES31000 EAS02033 1 67914BZ010B0 PLATE,FR DR SCUFF,LH 1 1 13-Jul-07 14-Jul-07 14-Jul-07 16-Jul-07 16-Jul-07 0 0 0 YES61000 V01805DP 1 725740B010B0 LVR RECLINING CTR LH 16 16 3-Jul-07 4-Jul-07 4-Jul-07 6-Jul-07 6-Jul-07 0 0 0 YES61000 V01876PP 1 8430602050 CABLE SPIRAL AIRBAG 1 1 7-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 9-Jul-07 9-Jul-07 0 0 0 YES61000 E02116BN 1 5345538030 1 5345538010 1 1 26-Jul-07 26-Jul-07 26-Jul-07 28-Jul-07 28-Jul-07 0 0 0 YES71000 VMK00178 1 689600K030 STAY A/S BACK DR,LH 1 1 2-Jul-07 3-Jul-07 3-Jul-07 5-Jul-07 5-Jul-07 0 0 0 YES71000 EKK00059 1 049060K030 CUP KIT RR WHEL CYL 3 3 5-Jul-07 6-Jul-07 6-Jul-07 8-Jul-07 9-Jul-07 0 -1 0 NO71000 EMK00255 1 67005BZ030 PANEL S/A, BACK DR 1 1 26-Jul-07 27-Jul-07 26-Jul-07 29-Jul-07 27-Jul-07 1 2 0 YES79300 EJK00042 1 821110K140 WIRE ENGINE ROM MAIN 1 1 16-Jul-07 17-Jul-07 17-Jul-07 23-Jul-07 21-Jul-07 0 2 0 YES79300 EJD00056 1 1780111080 ELEMENT AIR FILTER 1 1 19-Jul-07 20-Jul-07 21-Jul-07 26-Jul-07 25-Jul-07 -1 1 0 YES79300 EJD00057 1 1660397401 PULLEY S/A,IDLER 1 2 2 24-Jul-07 25-Jul-07 25-Jul-07 31-Jul-07 30-Jul-07 0 1 0 YES
Delivery Performance Yes NoFrequency 20 3Cumulative 86.96% 100.00%
On Time Shipment CALCULATION= (Planned order Shipment Date - Actual Order Shipment Date)On Time Delivery CALCULATION= (Customer Expected Sales Order Delivery Date - Actual Order Delivery Date)In Full Delivery CALCULATION= (Actual Order Quantity Shipped - Customer Expected Sales Order Quantity)
On Time and In Full Delivery to Customer Commit Date CALCULATION= (In Full Delivery CALCULATION>=0 AND On Time Delivery CALCULATION >=0)
Lampiran 2. Contoh perhitungan metrik order fulfillment lead time
Customer Number
Sales Order Number
Order Type
Customer Ship To Number Part Name Customer
Order Date
Actual Order Shipment Date
Actual Order Delivery Date
Order Processing Lead Time
Delivery Lead Time
Total Lead Time
61000 SB001783 3 9018906213 GROMMET 3-Jul-07 4-Jul-07 13-Jul-07 1 9 1061000 SB001800 3 AET0011000 BRAKE SHOE KIT 3-Jul-07 6-Jul-07 14-Jul-07 3 8 1161000 SB001800 3 0431160080 CYLINDER KIT 3-Jul-07 6-Jul-07 14-Jul-07 3 8 1161000 SB1829MK 3 52116BZ040 SUPPORT,FR BMP, LH 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB1834MK 3 16261BZ030 HOSE, WATER BY-PASS 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB1840MK 3 1117664010 GASKET 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB1840MK 3 48815BZ010 BUSH, STABILIZER 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB001865 3 04100RCKFSA0 REGULAR CHECK PARTS 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 0447155022 CYLINDER KIT 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 130415803201 BEARING SET 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 1371656010 CAP, VALVE STEM 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 2737131011 BRUSH 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001960 3 131012401102 PISTON SUB-ASSY 13-Jul-07 16-Jul-07 25-Jul-07 3 9 1261000 SB001960 3 4133136031 GEAR 13-Jul-07 16-Jul-07 25-Jul-07 3 9 1261000 SB001960 3 4135136010 WASHER 13-Jul-07 16-Jul-07 25-Jul-07 3 9 1261000 SB1988MK 3 1657106011 HOSE RADIATOR NO.1 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB1988MK 3 31250BZ130 DISC A/S, CLUTCH 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB1988MK 3 31340BZ020 CABLE A/S,CLUTCH 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB1988MK 3 3134027131 CABLE CLUTCH 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB002091 3 4134137020 PINION DIFFERENTIAL 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 4242836020 PLATE 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 682940B010 DAM, BACK DOOR GLASS 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 9004A91037 BELT, V-RIBBED 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 9046806013 CLIP 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 10
LT Average 10Order Processing Lead Time CALCULATION= (Actual Order Shipment Date - Customer Order Date)Delivery Lead Time CALCULATION= (Actual Order Delivery Date - Actual Order Shipment Date)
Total Lead Time CALCULATION= (Order Processing Lead Time + Delivery Lead Time)
Detail of Phase I User Requirement
(1) Allocation & picking a. Timing : - Screen of statuslabel creation - consider to order type processing time order info
b. Document Output : - Order type 1, manual BO & all order from P/S : Internal Invoice ( check list ) and Picking label - Order type 2,3 and B/O release Auto : Picking label - Picking planning sheet ( short by cycle )
c. Menu/ System Requirement : - Allocation menu by order type, contents : 1). Data extraction 2). Outstanding picking status - Picking cycle assignment 1). Each cycle was sorted by parts type ( OT 2&3 ) and location 2). Smallest ( minor ) unit is CYCLE 3). Std time : ~10 mins/cycle parts combination which closer to 10 mins/cycle
4). For OT 1 & manual BO, all parts in one invoice sheet will be grouped in one cycle - Picking label creation 1). For OT 1 & manual BO, picking label creation instructed by invoice 2). For OT 2 & 3, picking label is created automaticaly by order type processing time
3). There are 2 cycle headers on the top and the bottom of cycle - Output document able tobe reprinted and unique sequence barcode number
d. PIC : - Supply Operation & Warehouse
(2) Picking Start a. Timing : Scanner and PCBefore picker start picking operation in main location Picking Label
b. Method / System Requirement : - Method is applied for all order types - Scan Picker ID card and cycle header - Cycle is processed one by one
c. Output : - Updating status ? parts status is "picking " - Picker ID, Picking start time
d. PIC : - Warehouse
(3) Picking End a. Timing : Scanner and PCAfter picker has done picking operation in main location
b. Method/ System Requirement : - Method is applied for all order types - Scan Picker ID card and cycle header - Cycle can't processed without Picking Start - Cycle is processed one by one
c. Output : - Updating status ? parts status is "picked " - Picker ID, Picking end time - Picking productivity ( by picker ), in daily and monthly
Pick prod : ? item/actual working hoursGross prod : ? item/std working hoursEfficiency : actual / std working hours
d. PIC : - Warehouse
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
Allocation & Picking label
creationPicking start Picking end
Data download
Checking process
Data upload Packing process Ready Cargo
W/H denial
Out JKT area
JKT area
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
(4) Picking reporting Report item Screen of picking report - Picking planning ( by cycle ) info - Picking progress ( order status, picking or picked ), by cycle - Picking productivity ( daily and monthly ), by picker
std working hour: total working hours + overtime ( daily maintain, by operator )actual working hours: actual working by cycle ( by system )if std w/hour was not available, data will be taken from GIM
- B/O manual dan F/O are excluded from productivity calculation
(5) Warehouse Denial a. Timing :When parts had been allocated but not available in stock
b. Method/ System Requirement : - Supplied parts can be maintain in the system - Other procedure use the current flow
c. Output : - Updating supplied parts data - LPPB
d. PIC : - Warehouse ( location control )
(6) Data download a. Timing : ScannerAfter picked parts was available in checking area PC
Handy Terminalb. Method/ System Requirement : docker
- Method is applied for all order types - Scan Checker ID card - Checking data preparation ( scan cycle header and case label ) only for finished cycle can be downloaded cycle is processed one by one
- Cycle process is controled by Picking Planning Sheet - Case label had been printed before case label can be returned, used again and reprint
c. Output : - Checking data in Handy Terminal - Parts status : Checking
d. PIC : - Warehouse
(7) Checking Process a. Timing : Handy TerminalAfter checking data had been downloaded
b. Method/ System Requirement : - Method is applied for all order types - Different procedure between JKT and OUT JKT - Scan Checker ID card, cycle and case - Screening fuction from : Wrong Qty, wrong Part, wrong Destination, wrong case
- Able to : view the remaining checking parts
- Scan must be done toward P/No label, not picking label flag info if picking label was scanned
- Shortcut key for big qty ( qty will be filled by this key ) - Case can be opened, closed, hold and re-opened ( if any case )
c. Output : - Checking data result
d. PIC : - Warehouse
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
(8) Data upload a. Timing : ScannerAfter checking process had been finished ( trigger by cycle ) PC
Handy Terminalb. Method/ System Requirement : docker
- Method is applied for all order types - Able to : view the total checking parts, re-open case
- For W/H denial part, uploaded data will be replaced by maintained data - Output document able tobe reprinted
c. Output : - Checking finish data ( from Handy Terminal ) - Checking process time - Packing list ( for JKT and OUT JKT ) - Status ready cargo for JKT closed case - Checking productivity ( by checker, item/hour ) daily & monthly
Check prod : ? item/actual working hoursGross prod : ? item/std working hoursEfficiency : actual / std working hours
- Parts status : Checked
d. PIC : - Warehouse
(9) Checking reporting Report item Screen of picking report - Checking progress ( checking status ), by cycle - Checking productivity ( daily and monthly ), by checker
std working hour: total working hours + overtime ( daily maintain, by operator )actual working hours: actual working by cycle ( from Handy terminal )if std w/hour was not available, data will be taken from GIM
(10) Packing process a. Timing : Scanner and PCAfter case closed ( full case ) Weighing toolFor Out JKT only
b. Method/ System Requirement : - Method is applied for all order types ( OUT JKT only ) - Start and End time of packing process will be recorded - Input data case type, weight and volume data is able to be maintained
- Non std case, dimension can be input manually - Output document is able tobe reprinted - Manual packing is available ( if any case )
c. Output : - Packing Label - Status ready cargo for OUT JKT closed case - Packing Productivity ( by packer , case/hour ) - Packing progress by destination
d. PIC : - Warehouse
Detail of Phase II User Requirement Jakarta
(1) Ready Cargo a. Timing : - Screen of Ready After case closed (without Packing Label) Cargo Information
b. Document Output : - Packing List (format as attachment)
Note : Packing list Soft copy will not be extracted
c. Menu/ System Requirement :Ready Cargo Information (by Destination), containing : 1). List of Case (all order type) 2). Summary Total Case
Note : -) No Transportation Type assignment -) In the Packing process, mixed among order type is allowed
d. PIC : - Warehouse
(2) Shipping Instruction a. Timing : - Screen of Shipping - After ready cargo for one destination already finished Instruction Creation (consider to delivery timing for each route) - Printer AS400
b. Document Output :1). Shipping Instruction List, contain information of : - Destination - List of Case (all order type)
- Summary of total case2). List of Summary Invoice (in one Shipping Instruction) contain information of : - Destination Code - Customer Code (order) - Order No and Invoice No.
Note : -) Shipping Instruction printed together with List of Summary Invoice, in blank form (2 plies) distribute to S/O and W/H
c. Menu/ System Requirement :Shipping Instruction Creation (By Destination) : - Input Destination Code - All case that ready to be ship out will appear (in screen) - All case that ready to be ship out will be created Shipping Instruction, and List of Summary Invoice (status became ship out).
d. Method of process : - Transfer PIC will make Shipping Instruction - Loading case to truck (based on Shipping Instruction) - Send Shipping Instruction and List of Summary Invoice to S/O - SOP should be made for operation process
e. PIC : - Warehouse
(3) Performa Invoice and a. Timing : - Printer AS400Pending List - Performa Invoice ? After Shipping Instruction Creation - Performa Invoice
- Pending List ??Daily report in batch process Form
b. Document Output : - Performa Invoice (use current form)
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
Allocation Pick Slip Case Label Ship Inst. P. Invoice ---D/A---
PHASE IIReady Cargo
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
- Pending List (hard & soft copy format as bellow)
c. Method of process : - Performa invoice will be created and printed outomaticaly after Shipping Instruction creation was finished. - To check summary Performa Invoice will use List of Summary Invoice from W/H - Relation of Perfoma Invoice with others is as bellow :
- Numbering format for Performa Invoice : X Y Z Z Z Z ? 6 Digits 1 = Character (A-Z), base on Customer
Grouping in Master of Customer Invoice Assignment2 = Character (A-Z), as sequence (automatic updated)3 = Numeric (0 - 9), as sequence (automatic updated)
Note : Format Master of Customer Invoice Assignment :Customer Code Invoice Supply Invoice Credit
ex : 15000 A F 31000 B F
- Pending List will be made only for item that qty supply (delivered) in Performa Invoice different with qty supply in first allocation due to partial supply or cancel (W/H denial or user cancel)
ex : Original Order Qty = 100 pcsSupply Qty = 50 pcs (in allocation)Shipping Out Qty = 30 pcsPending Qty = 15 pcsCancel Qty = 5 pcs
???? Result and format of Pending List :
- Pending list created base on Customer Code (Customer Order), and extracted (soft copy) by Main Dealer (first digit Customer Code)
d. PIC : - Supply Operation
(4) Debit Advice a. Timing : - Screen of D/A Day+1 after shipment Creation
- Printer AS400b. Document Output :
- Debit Advice (hard & soft copy) - Detail Attachment - Lager - Sales Account Statement - Tax (Faktur Pajak)
c. Menu/ System Requirement :D/A Creation (base on Shipment Date) - Input Shipment Date - All item that already ship out in Day-1 will be debited (separate by Bill Customer Master)
d. PIC : - Supply Operation
SHIPP DOCCASEORDER
PERFORMA
INVOICE
1 2 3
*** Delivery Pending List ***
No Process Date Customer Order No Part No Part Name Supply Delivered Pending Cancel1 A1 B1 C1 D1 D1 50 30 15 5
Like current condition
Detail of Phase II User Requirement Out Jakarta
(1) Ready Cargo a. Timing : - Screen of Ready After Pack Label input was finished Cargo Information
b. Document Output : - Packing List (format as attachment) - Pack Label (2 pcs, attached on case)
Note : Packing list Soft copy will be created after Shipping Document and Perfoma Invoice creation
c. Menu/ System Requirement :Ready Cargo Information (by Destination & Transportaion Type), containing : 1). List of Case 2). Volume + Weight each Case 3). Amount each Case (base on sales amount parts inside the case) 4). Cost "air freight" each case, with formula as below : # (Cost/kg) x Weight of Case # (Cost/ kg) x Vol.Weight of Case # Vol.Weight = [p(cm)xl(cm)xt(cm)]/6000 Note : -) Transportation Type (automatic assigned)
# Land/Sea ? Ord Type 2, 3 and F/O # Air ??Ord Type 1 (VOR)
-) This Transportation Type only as sugestion, that can be changed by user (assigned manualy in Shipping Instruction process)
-) In the Packing process, order type 1 should be separated with other order type.
-) If order type 1 mixed with other order type in one case, this case will assigned as case of order type 1
d. PIC : - Warehouse - Supply Operation
(2) Shipping Request a. Timing : - Form of Shipping(Manual Process) After ready cargo for one destination meet requirement to be delivered Request
b. Method of process : - Only for Destination non staggered - For staggered destination, Shipping Sec. will periodicaly check ready cargo achievement and decide to continue the process (next step) - User should make clear SOP for operation process
c. Document Output (manual) :Form of Shipping Request, contain information of : - Destination - Order Type (type 1 or others)
d. PIC : - Warehouse
(3) Shipping Instruction a. Timing : - Screen of Shipping - After W/H send Shipping Request to Shipping Sec., or Instruction Creation - After ready cargo for one destination meet requirement to be delivered - Printer AS400 (consider to delivery timing for staggered destination)
b. Document Output :Shipping Instruction List, contain information of : - Destination and Shipping Type (Sea, Land, Air) - List of Case - Summary of total case - Summary of total volume
Note : -) Shipping Instruction printed in blank form (4 plies), distribute to S/O, W/H, Security and Shipp. Agent
c. Menu/ System Requirement :Shipping Instruction Creation (By Destination & Transportation Code),containing : 1). List of Case with field for assigned flag, short by packing date 2). Volume + Weight each Case 3). Amount each Case (base on sales amount parts inside the case) 4). Cost "air freight" each case, with formula as below : # (Cost/kg) x Weight of Case # (Cost/ kg) x Vol.Weight of Case # Vol.Weight = [p(cm)xl(cm)xt(cm)]/6000 6). Summary total volume for assigned case 5). Field to assign Shipping Type (Sea, Land, Air)
Note : -) Different Transportation Type will be created in different Shipping Instruction.
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
Chose the higher one
Chose the higher one
Allocation Pick Slip Case Label Pack Label Ship Inst. Transfer Vann Conf Ship Doc P. Invoice ---D/A---
PHASE IIReady Cargo
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
d. PIC : - Supply Operation
(4) Transfer Process a. Timing : - Screen of TransferAfter Shipping Instruction printed out and send to W/H Confirmation
- Barcode Scannerb. Menu/ System Requirement : - Screen of Re-Transfer
b.1 Transfer Confimation (by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No. - Scan Packing Label (transferred case) - Case that don't have Shipping Instruction can not be scanned - Close process when all Pack Label for transferred case already scanned - Status scaned Packing Label change to become "transferred"
b.2 Re-Transfer Case (back to Ready Cargo status) - Input Shipping Instruction No. - Input case no that cancelled (cancel transfer) - Those case will back from "ready cargo with S/I" to "ready cargo" status
c. Method of process : - Transfer PIC will check manualy and verify Packing Label with Shipping Instruction. - SOP should be made for operation process - Transfer Confirmation will be done after all case in one/partial Shipping instruction was transferred (as SOP) - Transfer Confirmation can be done partially (one Shipping Instruction can be confirmed more than once, for different pack label) - Case that already have Shipping Instruction but canceled (cancel transfer) can be maintained (by case no) back to ready cargo status (Re-Transfer)
d. General Flow Process :
Note : Physical case will move from ready cargo area to temporary area
e. PIC : - Warehouse
(5) Vanning Confirmation a. Timing : - Screen of Vanning After tranfered case already loaded to the truck Confirmation
- Barcode Scannerb. Menu/ System Requirement : - Screen of Re-Vanning
b.1 Vanning Confimation (by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No. - Scan Packing Label (loaded case) - Case that not transferred yet can not be scanned - Close process when all Packing Label already scanned - Status scaned Packing Label change to become "Vanning Confirm"
b.2 Re-Vanning Case (back to Ready Cargo status) - Input Shipping Instruction no. - Input case no that cancelled (cancel vanning) - Those case will back from "transfer" to "ready cargo" status
c. Methode of process : - Transfer PIC will check manualy to loaded case to ensure the case loaded to correct truck - SOP should be made for operation process - Vanning Confirmation will be done after all case in one/partial Shipping instruction was loaded to the truck (as SOP) - Vanning Confirmation can be done partially (one Shipping Instruction can be confirmed more than once, for different pack label) - Case that already transfered but canceled (cancel vanning) can be maintained (by case no) back to ready cargo status (Re-Vanning)
d. General Flow Process :
e. PIC : - Warehouse
ReceiveS/I
TakePack List
Tear upPack Labe
Verify with S/I
Transferthe Case
Combine Pack Labe + S/I
Transfer Confirm.
Truck Arrived
Take PackLabel+S/I
Loading Caseto the Truck
Make marking in pack labelfor loaded case
Vanning Confirmation(for loaded Pack Label)
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
(6) Shipping Document a. Timing : - Screen of Shipping After Vanning Confirm for one (or partial) Shipping Instruction already Document Creationfinished and informed to S/O - Printer AS400
- Shipping Documentb. Menu/ System Requirement : Form
b.1 Shipping Document Creation ((by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No. - Assign Transportation Agent - All case in the Shipping Instruction that already confirmed will be created Performa Invoice and Shipping Document
b.2 Packing List Extraction (Soft Copy) : - Input Shipping Document No - All case that already had Shipping Document will be extracted - The output is Packing List soft coppy
Note : -) Format soft copy Packing List use current format -) Issue No use Shipping Document No, without 1st digit
c. Document Output : - Shipping Document (Form as attached)
d. Method of process : - Transfer PIC send confirmed Shipping Instruction to S/O (by Shipp. Agent people), attached with Packing List. - SOP should be made for operation process - Shipping Document creation can be done partially (one Shipping Instruction can be created Shipp. Doc. more than once, for different vanning confirmed pack label)
e. General Flow Process :
f. PIC : - Supply Operation
Confirmed S/I+Pack List
Ship. Agentbring Doc. To S/O
Shipp DocCreation
- Shipp. Doc- Performa Inv
Item of Process Point of Summary Tools & Equipment
(7) Performa Invoice and a. Timing : - Printer AS400Pending List - Performa Invoice ? After Shipping Document Creation - Performa Invoice
- Pending List ??Daily report in batch process Form
b. Document Output : - Performa Invoice (use current form) - Pending List (hard & soft copy format as bellow)
c. Method of process : - Performa invoice will be created and printed outomaticaly after Shipping Document creation was finished. - To check summary Performa Invoice will use Shipping Document - Relation of Perfoma Invoice with others is as bellow :
- Numbering format for Performa Invoice : X Y Z Z Z Z ? 6 Digits 1 = Character (A-Z), base on Customer
Grouping in Master of Customer Invoice Assignment2 = Character (A-Z), as sequence (automatic updated)3 = Numeric (0 - 9), as sequence (automatic updated)
Note : Format Master of Customer Invoice Assignment :Customer Code Invoice Supply Invoice Credit
ex : 15000 A F 31000 B F
- Pending List will be made only for item that qty supply (delivered) in Performa Invoice different with qty supply in first allocation due to partial supply or cancel (W/H denial or user cancel)
ex : Original Order Qty = 100 pcsSupply Qty = 50 pcs (in allocation)Shipping Out Qty = 30 pcsPending Qty = 15 pcsCancel Qty = 5 pcs
???? Result and format of Pending List :
- Pending list created base on Customer Code (Customer Order), and extracted (soft copy) by Main Dealer (first digit Customer Code)
d. PIC : - Supply Operation
(8) Debit Advice a. Timing : - Screen of D/A Day+1 after shipment Creation
- Printer AS400b. Document Output :
- Debit Advice (hard & soft copy) - Detail Attachment - Lager - Sales Account Statement - Tax (Faktur Pajak)
c. Menu/ System Requirement :D/A Creation (base on Shipment Date) - Input Shipment Date - All item that already ship out in Day-1 will be debited (separate by Bill Customer Master)
d. PIC : - Supply Operation
SHIPP DOCCASEORDER
PERFORMAINVOICE
1 2 3
*** Delivery Pending List ***
No Process Date Customer Order No Part No Part Name Supply Delivered Pending Cancel1 A1 B1 C1 D1 D1 50 30 15 5
Like current condition
ISSUING BARCODE SYSTEM FLOWApproved Checked Prepared
Sapurahno Novi S. Agus S. Rizki D.Team
Project Leader Team Leader
Jakarta, 24 April 2006
DestinationDocument Out Jakarta Jakarta
Packing list O OPacking doc X XShipp.inst O OShip.doc O X
Delivery note O OLabel
Case label O OPacking label O X
staggered customer only
Dest. Code:Order type:Case no
aaaaa I bbbbbbccccc I dddddd
Trans.code:
Packing label
Header
Header1 cycle
ID card
Main Location >>>
Picking control board area
OKCheck item
1. P/No2. Qty
1 header cycle
Take 1 cycle
ID card
Batch process
Picking Area Packing Area
case label
Weight measurementInput case data print out packing label stick on packing label
packing label
Header
Header
1 cycle
NO
Scan case label
Shipping Process
Ready Cargo Area
Shipping Area
Checking Process
Out jakarta
Checking Area
DEALER
Jakarta
Case no : Destination : Case type:____ P:_____ L:_____ T:_____ Weight : ____ kgs Volume : _____m3
from barcode
manual input
Shipping Instruction
Print out Shipp. instruction
ship. Instructionno.:__________
shipping instruction
Ready Cargo list( Supply operation )
Note : Detail process on next
page
enough / ready to be delivered
casepack.label
shipp. instruction
ready cargo area
Warehouse
Supply Operation
Header
shipp. instruction
Packing List
shipp.instruction
loading
packing labelpacking label
packing labelShipping
Doc.
Performa Invoice
Shipp.doc
Packing List
Performa invoice
Delivery Note Shipp.Agent
Delivery
Troubleshooting Procedure
Note : Detail process on next
page
DestinationOrder Type
ready cargoinquiry
Jakarta
Out Jakarta
Performa Invoice
Delivery note
Packing List
Performa invoice
shipp.doc and performa invoice
creation
Packing Listshipp.
instruction
temporary area
packing label
marked for loaded case
packing label
for marked label only
shipping instruction process
Packing List
shipp.instruction
Ready cargo
stamped by WH
W/h Shipp.agent S/O
Shipping Instruction
Print out Shipp. instruction
shipping instruction
shipp. instruction
ready cargoinquiry
shipp. instruction
for S/O
for W/H
shipp. instruction
shipp. instruction
shipp. instruction
for S/O
for W/H
for shipp.agent
for security
Out Jakarta
Jakarta
packing labelpacking
label
for case
for transfer check
send to W/h
send to S/O
vanning confirmation prosess
check status
check status
by Supply operation
by Supply operation
transfer check prosess
automatic for std case
manual input
automatic after case data was input
shipping request
Dest. Code:Order type:Case no
aaaaa I bbbbbbccccc I dddddd
Trans.code:case was auto
selected
Sorting and matching
printed in the same time with shipping instruction
Summary invoice
vanning confirmation
A
A
A
automatic after data input
automatic after data input
closed case
S/I no.:_____Ship.agent:____
Debit Advice
Faktur PajakLager
Attach-ment
N + 1automatic -> extract Shipp. Docthat already ship out
2/8/2008
ID card
scan header cycle scan P/No
labelscan picking
label
if P/No label can't read by scaner
Checking process
scan case label
OR
Checking area
Packing Process
Check item1. P/No2. Qty
OK
NO
Picking Error
Completed by picker
W/H denial status maintained by checker
Out Jakarta
Jakarta
Header
Case label
Header
scan header cycle
case label box
put part into case
Print out case labelInput
Case number : sequenceDaily reset
Destination
Parts pending picking
Checking problem control board
Header
Header
Header
put header cycle on board
TOYOTA ASTRA MOTORSERVICE PARTS DIV.--> PROCESS <--
17/09/2005 09:37:12
MENU/DIALOG BOX
scan header cycle
Header
Case label
Download
Case & check data
Menu :Checking
Menu :Out Jakarta
ID card
Menu :Jakarta
Case label
ID card
scan P/No label
scan picking label
if P/No label can't read by scaner
Checking process
OR
Check item1. P/No2. Qty
OK
NO
Picking Error
Completed by picker
W/H denial status maintained by checker
Parts pending picking
Checking problem control board
Header
Header
Header
put header cycle on board
Close case
UploadCase & check
data
scan case label
DATA CHECKING PREPARATION
content:cycle no. and P/No
Main Location >>>
NOCheck item1. P/No2. Qty
Search item1. P/No2. Qty
W/H denial status
1 header cycle
OK
LPPB
actual qty
LPS
Trouble Shooter Area
by picker by loc control
inform to GH picker
pick.label Loc.2 box
loc.2info
Checking Process
pick.label
remark:W/H denial
OK
NO
TROUBLESHOOTING PROCESS
Packing list
print out packing list
packing list
collected in packing list rack
automatic after closed case was uploaded
2/8/2008