Salam Ilmiah.KIPM Be smart tallentMakin Jaya KIPM , Makin Jaya penelitian IKIP PGRI SemarangADMINISTRASI KESEKERTARIATANOleh: SukarmiA. DevinisiIstilah administrasi berasal dari kata latin ad + ministered yang mempunyai pengertian membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi (Administration atau Administratie) adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.B. TujuanPelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.2. Mengamankan rahasia organisasi.3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.C. FungsiAdapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi4. Sebagai alat komunikasi organisasi.5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.6. Sentral teknologi transfer informasi.7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

PROPOSALA. Sistematika pembuatan proposal1. Pendahuluan2. Nama Kegiatan3. Dasar Pelaksanaan Kegiatan4. Tujuan Kegiatan5. Tema Kegiatan6. Waktu dan Tempat Kegiatan7. Bentuk Kegiatan8. Peserta9. Anggaran Kegaiatan10. Panitia Kegiatan11. Jadwal Kegiatan12. PenutupB. Ketentuan Pembuatan Proposal1. Halaman Proposal tidak menggunakan kop surat2. Paper size= custom sizeWidth= 27,5 cmF1

Height= 33 cm3. Margin Top= 4 cmButtom = 3 cmLeft = 4 cmRight = 3 cm4. Font= Time New Romen5. Font size= 126. Spasi= 1,57. Cover= Mika berwarna (Biru muda)8. Catatan =Penggandaan proposal sebanyak 2x untuk DPM dan DKM dan yang asli untuk arsip UKM KIPM dengan catatan sudah ada disposisi/ acc dari warek III9. Proposal sponsorship disertai penawaran kerjasma sponsorship, proposal utama, proposal pendamping surat perjanjian kerjasama sponsorship

LPJLaporan PertanggungjawabanA. Sistematika Pembuatan LPJ1. Lembar Pengesahan warek II2. Kata Pengantar3. Dartar Isi4. Laporan KegiatanI. PendahuluanII. Gambaran Umum Kegiatan1) Pra Pelaksanaan2) Pelaksanaan3) Pasca PelaksanaanIII. Laporan Kesekretariatan atau IV. Laporan Keuangan1) Pemasukan2) PengeluaranV. Hambatan-hambatanVI. SolusiVII. PenutupVIII. Lampiran-lampira Proposal Surat Keluar Materi, Brosur/ Pamflet Formulir Pendaftaran Rekapitulasi Presensi Susunan Upacara Laporan Ketua panitia Doa Lain-lain yang dianggap Perlu Nota Pengeluaran Dokumentasi

B. Ketentuan Pembuatan LPJ1. Halaman LPJ tidak menggunakan kop surat2. Paper size= custom sizeWidth= 27,5 cmF1

Height= 33 cm3. Margin Top= 4 cmButtom = 3 cmLeft = 4 cmRight = 3 cm4. Font= Time New Romen5. Font size= 126. Spasi= 1,57. Cover= Mika berwarna (Biru Tua)8. Bentuk Form laporan keuanganNoTanggalKode NotaUraianVolSatHarga satuan Jumlah

9. Contoh cover10. Penggandaan LPJ sebanyak 2 kali untuk DPM dan DKM yang asli untuk KIPM dan jika kegiatan tersebut bekerjasama dengan sponsorship maka digandakan untuk pihak yang terkait.SURATA. Administrasi Surat Menyurat Komposisi Surat1. Kepala surat 2. Isi surat 3. Alamat surat (tujuan surat dikirim)4. Kalimat pendahuluan 5. Kalimat Isi 6. Kalimat penutup 7. Tempat tanggal surat 8. Pengirim surat 9. Tanda tangan10. Stempel surat

Aturan Penomoran surata. Penomoran surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang dilakukan oleh Sekjen/ Sekretaris Umum struktur pimpinan b. No surat yang ditujukan untuk:Intern Organisasi menggunakan kode A (../A/SEK/bulan/tahun)ekstern organissai menggunakan kode B(../B/SEK/bulan/tahun)c. Pengeluar surat baik intern maupun ekstern harus disingkat max 3 huruf saja example: SEK pengeluar sekretaris KBP pengeluar Ketua Bidang Pelatihan, dll d. Nomor surat keluar, surat mandat, surat keterangan semuanya urut menurut waktu terbitnya, kecuali surat keputusan.e. Lampiran : diisi jika surat disertai lampiran f. Hal : menerangkan isi singkat suratexample: Hal UNDANGAN Hal DELEGASI PESERTA ,dll g. Tanda tangan Penandatangan harus terdiri dari 2 unsur yaitu pengeluar surat dan unsur pemberi legalitas surat (sekretaris)example: UKM KIPMIKIP PGRI SEMARANGNURMA RATNASARI RIKA PRASADISTIKAKETUA UMUMSEKRETARIS UMUMh. Stempel surat Diletakkan/dibubuhkan di tengah-tengah antara ketua dan sekretaris dan berbaris sejajar dengan nam ketua dan sekretaris Stempel menyentuh tanda tangan ketua dan sekretaris atau mengenai tanda tangan sekretaris saja stempel dianggap sah apabila dibubuhkan dengan menggunakan stempel basah.i. Kertas surat folioSukarmi | Mahasiswa Pend. IPA, Biologi Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang Administrasi Kesekertariatan | Up Grading + Raker periode 2014/2015 UKM KIPM Univesitas PGRI Semarang