kementerian perindustrian -...

i

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950

PEDOMAN UMUM

DALAM

IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI

(FASE 1)

PUSAT PENGKAJIAN INDUSTRI HIJAU DAN LINGKUNGAN HIDUP

BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN, IKLIM DAN MUTU INDUSTRI (BPKIMI)

2011

ii

PEDOMAN UMUM

DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN

PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)

PEMBINA Menteri Perindustrian

M.S Hidayat

PENANGGUNG JAWAB Arryanto Sagala

TIM PENGARAH Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait

TIM PENYUSUN

Rafles Simatupang Muhammad Hafiz

Nugroho Adi Sasongko

TIM EDITOR Sangapan

Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Wiwiek Sari Wijiastuti Patti Rahmi Rahayu

DITERBITKAN OLEH

Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim, dan Mutu Industri

DICETAK OLEH

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

iii

PEDOMAN UMUM DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) Edisi I. Jakarta : Kementerian Perindustrian, Januari 2011 vi + 85 hlm. Disajikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Alamat Penerbit: Kementerian Perindustrian Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN: ...................................

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan

Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan

karunia-Nya sehingga Pedoman Umum Implementasi

Konservasi Energi dan Pengurangan Emisi CO2 di Sektor

Industri (Fase 1) ini dapat diselesaikan pada waktunya.

Pedoman Umum ini disusun untuk meningkatkan

pengetahuan dalam pelaksanaan konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2 di sektor industri yang telah

dibahas oleh unsur pemerintah, tenaga ahli dan praktisi.

Diharapkan Pedoman Umum ini bermanfaat bagi

para pihak yang berkepentingan dalam menerapkan

konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di sektor

industri. Akhir kata kami mengucapkan terimakasih

kepada semua pihak yang telah membantu dalam

penyusunan Pedoman ini.

Jakarta, Januari 2011 Badan Pengkajian Kebijakan,

Iklim dan Mutu Industri Kepala,

Arryanto Sagala

v

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................... iii

DAFTAR ISI ...................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN ........................................ 1

1.1. Latar Belakang ........................................... 1

1.2. Peraturan Perundangan ................................ 9

1.3. Definisi ...................................................... 9

1.4. Hasil, Keluaran dan Aktivitas ......................... 10

1.4.1. Hasil ........................................................... 10

1.4.2. Keluaran ..................................................... 11

1.4.3. Aktivitas ..................................................... 12

1.5. Sasaran ....................................................... 13

1.5.1. Lokasi Sasaran ............................................ 13

1.5.2. Sasaran Penerima Manfaat ......................... 13

BAB II KOMPONEN PROGRAM .............................. 15

2.1. Prinsip Dasar Program ................................. 15

2.2. Kerangka Kerja ........................................... 15

2.3. Langkah Pelaksanaan Program .................... 28

2.3.1. Persiapan .................................................... 28

2.3.2. Pelaksanaan ............................................... 30

2.3.3. Monitoring dan Evaluasi ............................... 36

BAB III ORGANISASI PROGRAM ............................. 37

3.1. NPD (National Project Development) ........... 37

3.1.1. National Project Director (NPD) ................... 37

3.1.2. Deputi National Project Director (DNPD) ...... 38

3.1.3. Sekretaris National Project Director (SNPD) . 39

3.2. Pejabat Pembuat Komitment ....................... 39

3.3. Pemerintah Daerah ...................................... 39

3.4. PMU (Project Management Unit) ................... 40

3.4.1. Tugas Teknis dan Tanggung Jawab PMU .... 40

3.4.2. Tugas Managemen & Administrasi dan Tanggung Jawab PMU ………………………..

41

3.4.3. Struktur Organisasi PMU .............................. 41

3.4.4. Tugas dan Tanggung Jawab PMU ................ 41

vi

3.4.4.1. NPM (National Project Manager) .................. 41

3.4.4.2. DNPM (Deputi National Project Manager)...... 42

3.4.4.3. Pejabat Keuangan ........................................ 43

3.4.4.4. Pejabat Administrasi ................................... 44

3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit) ................ 44

3.5 Konsultan Lapangan ...................................... 47

3.5.1. NMC (National Management Consultant) ...... 47

3.5.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis NMC .... 47

3.5.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen NMC ...........................................................

48

3.5.2. RC (Regional Consultant) .............................. 49

3.5.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis RC ....... 50

3.5.2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen RC 51

3.5.3. EC (Evaluation Consultant) .......................... 52

3.5.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis EC ....... 52

3.5.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi EC ..............................................................

53

BAB IV PENUTUP 54

4.1. TRANSPARANSI 54

4.2. AKUNTABILITAS 55

4.3. PELAPORAN 56

DAFTAR PUSTAKA 58

LAMPIRAN A

LOKASI SASARAN DAN NAMA PERUSAHAAN

60

LAMPIRAN B

PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN ICCTF – KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

63

LAMPIRAN C

PROSEDUR PEMBAYARAN TAGIHAN JASA KONSULTAN

68

Halaman 1 dari 83

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Mitigasi perubahan iklim melalui konservasi

energi dan pengurangan emisi CO2 telah diantisipasi

oleh pemerintah Indonesia melalui penyusunan regulasi

terkait dan menetapkan target untuk tujuan tersebut.

Kementerian Perindustrian mengembangkan sistem

terintegrasi untuk pemantauan penggunaan energi

melalui konservasi energi dan pengurangan emisi CO2

di sektor industri.

Dalam UU No. 30 Tahun 2007 tentang Energi

disebutkan bahwa konservasi energi merupakan upaya

yang sistematis terencana dan terpadu guna

melestarikan Sumber daya energi dalam negeri serta

meningkatkan efisiensi dalam pemanfaatannya.

Efisiensi penggunaan energi memberi banyak

keuntungan, diantaranya adalah untuk mengurangi

biaya operasional dan biaya produksi. Konservasi

energi menjadi penting di Indonesia, dimana aktivitas

penggunaan energi pada kebanyakan industri dianggap

tidak efisien. Salah satu penyebabnya adalah teknologi

yang digunakan tergolong tua dan kurangnya

restrukturisasi infrastruktur di sektor industri.

Penggunaan energi yang tidak efisien tersebut

mempunyai kontribusi cukup besar dalam peningkatan

jumlah emisi CO2 di Indonesia.

Konsumsi energi pada tahun 2008 untuk sektor

industri adalah sebesar 49.14% dari total konsumsi

Halaman 2 dari 83

nasional (MEMR, 2009). Kenyataannya, beberapa

survei mengindikasikan konsumsi energi di sektor ini

masih mungkin dihemat sekitar 15 – 30 % (PT. EMI,

2006). Sementara itu, walaupun cadangan energi fosil

nasional Indonesia semakin terbatas namun Indonesia

memiliki cadangan gas yang cukup besar untuk

menggantikan bahan bakar fosil.

Dengan penerapan energy mix di sektor industri

yang umumnya memakai gas, diharapkan diversifikasi

energi di bidang industri dapat mengurangi emisi CO2

karena koefisien emisi gas alam yang lebih rendah

daripada koefisien emisi produk pertambangan atau

perminyakan (TNA, 2009). Oleh karena itu, Presiden

Indonesia telah mencanangkan target pengurangan

emisi sebesar 26% dengan kemampuan sendiri dan

sebesar 41% dengan bantuan lembaga internasional.

Dari sejumlah target tersebut sektor Industri mempunyai

share dengan proporsi sebesar 2%.

Analisis Pareto telah dilakukan oleh Badan

Penelitian dan Pengembangan Industri Kementerian

Perindustrian (2007) menunjukkan bahwa 80% dari

pemakaian listrik nasional terpusat pada 29 pabrik yang

merupakan 20% dari 336 pabrik. Ke 29 pabrik tersebut

di definisikan sebagai pabrik dengan penggunaan

energi yang cukup besar dapat diklasifikasikan menjadi

8 grup, yaitu, Baja, Semen, Pulp & Kertas, Tekstil,

Petrokimia, Makanan & Minuman, Pupuk, Keramik.

Pemakaian energi dari industri Pulp & Paper dan

industri Baja adalah 109.69 Petra Joule dan 107.84

Petra Joule berturut-turut (TNA, 2009). Dengan total

27.12% untuk pemakaian energi pada bidang industri

dari kedua sektor tersebut (802.11 Petra Joule). Oleh

karena itu, industri-industri tersebut perlu dilakukan

Halaman 3 dari 83

perbaikan dalam penggunaan energi dan efisiensi

energi.

Didalam kerangka kerja United Nation

Framework Convention on Climate Change (UNFCCC)

Bali – Conference of the Parties (COP) 13, Pemerintah

Indonesia telah meluncurkan program Indonesia

Climate Change Trust Fund (ICCTF) dengan bantuan

dari UNDP (United Nations Development Program) dan

BAPPENAS (Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional) dalam rangka mengurangi emisi gas CO2.

UNDP dan BAPPENAS menyediakan bantuan

teknis kepada Kementerian Perindustrian (MoI) untuk

meninjau ulang konsep roadmap pengurangan emisi

CO2 di sektor Industri Baja dan Pulp & Kertas. Lingkup

dari bantuan teknis pada industri-industri tersebut

diharapkan mencakup regulasi yang mengakomodir

pengurangan emisi CO2.

Kementerian Perindustrian menetapkan strategi

utama dengan tujuan pengurangan emisi CO2 pada

sektor industri, yang mencakup 4 komponen:

1. Implementasi dari Konservasi Energi dan

Pengurangan Emisi CO2 pada sektor industri.

2. Promosi dalam penanganan pengurangan CO2

pada sektor industri.

3. Implementasi ESCO (Energy Service Company)

model pada sektor industry;

4. Implementasi Carbon Foot Print dan Energy

Consumption Intensity di sektor industri;

Kegiatan tersebut di bagi dalam 4 bagian, dalam

jangka panjang yang tidak dapat di pisahkan satu

dengan yang lain. Untuk disahkan sebagai aktivitas

nasional, Kementerian Perindustrian telah

Halaman 4 dari 83

mengesahkan Grand Strategy (Gambar 1) dan telah

dimasukan dalam dalam Government Blue Book.

Program IECIS ini diutamakan pada

implementasi konservasi energi pada subsektor industri

Baja dan industri Pulp & Kertas melalui penanganan

emisi dan energi. Dimana hasil yang dipakai dapat

mewakili data dari tiap subsektor yang telah dipilih, yang

selanjutnya diteruskan sampai ke tahap akhir.

Ditargetkan hasil pencapaian dari sektor industri dapat

mendukung peraturan pemerintah pada target

pengurangan emisi CO2 sebesar 2% dari 41% pada

tahun 2020.

Untuk itu, Kementerian Perindustrian harus:

1) memperkuat kapasitasnya dalam mengembangkan

sistem terintegrasi untuk konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Industri

Pulp dan Kertas,

2) meningkatkan partisipasi dari perusahaan industri

dalam konservasi energi dan pengurangan emisi

CO2,

3) meningkatkan kesadaran dan keterlibatan

pemerintah daerah dan provinsi dalam konservasi

energi dan pengurangan emisi CO2, dan

4) menguatkan kerangka kerja untuk konservasi energi

dan pengurangan emisi gas rumah kaca di industri.

Perencanaan dan strategi kegiatan ICCTF di MoI

telah diuraikan dengan:

1) RPJM (Rencana Program Jangka Menengah) yang

sejalan dengan Rencana Strategis/Renstra Badan

Penelitian dan Pengembangan Industri/BPPI,

Kementerian Perindustrian

Halaman 5 dari 83

2) ICCSR (Indonesian Climate Change Sectoral

Roadmap) di sektor Industri, di mana konservasi

energi dan pengurangan emisi CO2 berdasarkan

pada pendekatan sektoral.

3) GRK RAN (Rencana Aksi Nasional - Gas Rumah

Kaca) dari saham industri, yang berfokus pada

pembangunan berkelanjutan sejalan dengan

konservasi energi yang berarti efisiensi energi dan

diversifikasi menghasilkan perbaikan lingkungan

dan masyarakat.

Pelaksanaan peraturan pemerintah tentang

konservasi energi harus dikelola secara sistematis dan

melibatkan seluruh stakeholder, jika tidak, dikhawatirkan

target dan tujuan tidak akan tercapai. Untuk

mengantisipasi hal tersebut, Kementerian Perindustrian

(MoI) mengembangkan suatu sistem yang terintegrasi

dan handal untuk mengelola dan membina industri,

sehingga dapat meningkatkan kinerja industri.

Industri yang terlibat akan dipantau, dievaluasi,

dan dilaporkan. Harapannya, mereka dapat memberikan

kontribusi yang cukup besar dalam konservasi energi

dan pengurangan emisi CO2 , industri harus mempunyai

manajer energi, tim aksi energi, dan dokumen

pendukung (Road Map, pedoman teknis, prosedur

operasional standar, dan peta teknologi). Manajer

Energi akan memiliki tanggung jawab dalam mengelola

pemakaian energi dan dengan sendirinya

melaksanakan konservasi energi dan pengurangan

emisi CO2 sementara Tim Aksi Energi akan membantu

manager energi untuk bekerjasama dengan konsultan

yang dipilih dalam melaksanakan pekerjaan spesifik,

yaitu audit energi, audit karbon, dan TNA.

Halaman 6 dari 83

Selain itu, Kementerian Perindustrian juga harus

memberikan perhatian lebih dalam mempromosikan

pentingnya konservasi energi dan pengurangan emisi

CO2 kepada pemerintah daerah. Pemerintah daerah

akan memiliki peranan penting dalam mendukung

pelaksanaan kebijakan MOI. Dalam hal ini, pemerintah

setempat dapat didorong untuk membuat peraturan

daerah dalam rangka mitigasi dan adaptasi perubahan

iklim sektor industri.

Terkait dengan pengembangan mekanisme dan

kerjasama antara Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral (Kemen ESDM/MEMR) dan Kementerian

Perindustrian (Kemenperin/MOI), proyek ini harus

secara proporsional memposisikan peran dan tanggung

jawab masing-masing kementerian. ESDM telah

melaksanakan pengkajian energi dan program

konservasi sejak tahun 2003 dengan target pada

bangunan dan beberapa perusahaan industri. Terkait

dengan tugas Kementerian Perindustrian dalam

peningkatan daya saing industri melalui peningkatan

kesadaran pelaku usaha terhadap kebijakan emisi,

maka Kementerian Perindustrian lebih memfokuskan

untuk bekerja secara langsung dengan pelaku usaha

dalam penerapan kebijakan energi konservasi.

Berdasarkan kondisi dan situasi tersebut,

program ini diharapkan dapat:

1) memiliki data dasar (baseline) yang dapat

diandalkan untuk memungkinkan pengembangan

perencanaan strategis untuk konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2,

2) memiliki sistem informasi yang terupdate dengan

baik dan dapat terdiseminasikan kepada seluruh

stakeholder,

Halaman 7 dari 83

3) Road Map dan pedoman teknis dalam penerapan

penghematan energi dan pengurangan emisi CO2

pada industri,

4) memiliki sistem untuk memperkuat partisipasi

industri dalam melakukan pemantauan yang efektif

terhadap konsumsi energi dan produksi emisi CO2,

5) mengembangkan peraturan untuk menjamin

pelaksanaan yang berkelanjutan dari sistem

terpadu, dan

6) mendorong keterlibatan pemerintah daerah dalam

mendukung pelaksanaan program dan mitigasi

perubahan iklim sektor industri.

Halaman 8 dari 83

Gambar 1. Skema Strategi Utama Promosi Konservasi Energi dan Emisi Gas Rumah

Kaca untuk di Sektor Industri Lahap Energi

Halaman 9 dari 83

1.2. PERATURAN DAN PERUNDANGAN

Mengingat pentingnya konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2, Pemerintah Indonesia telah

menetapkan:

1. Undang Undang tentang Energi (UU No. 30/1997)

2. Peraturan Presiden No. 28 tahun 2008 mengenai

Kebijakan Pengembangan Industri Nasional.

3. Keputusan Presiden No. 5/2006 tentang Kebijakan

Energi Nasional,

4. Peraturan Pemerintah No. 70/2009 tentang Konservasi

Energi

Pada PP No. 70 tersebut ditetapkan pemakaian

Sumber energi dan pengguna energi yang memakai energi

lebih besar atau setara 6000 TOE/tahun, harus

menetapkan manajer energi. Pengurangan emisi CO2

dalam sektor industri juga telah ditetapkan dalam rencana

strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Industri,

Kementerian Perindustrian melalui Rencana Program dan

Jangka Menengah (RPJM) Tahun 2010 – 2014 melalui

Program di Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber

Daya, Lingkungan dan Energi (Sekarang Pusat Pengkajian

Industri Hijau dan Lingkungan Hidup).

1.3. DEFINISI

Program ICCTF (Indonesian Climate Change Trust

Fund) merupakan salah satu mekanisme pendanaan

untuk perubahan iklim. Program ini memiliki 2 tujuan

utama, yaitu:

Halaman 10 dari 83

1. Untuk mencapai Ekonomi Karbon Rendah (Low

Carbon Economy) melalui ketahanan terhadap

mitigasi dan adaptasi perubahan iklim

2. Untuk menyusun langkah inovatif yang bertujuan

menghubungkan Sumber financial internasional

dengan strategi investasi nasional, dan secara

simultan dapat menjadi contoh bentuk finansial

alternatif bagi mitigasi perubahan iklim dan program

adaptasi yang dikelola Pemerintah secara transparan

dan akuntabel.

Pada tahapan ini, ICCTF memiliki tujuan yang

spesifik, yaitu:

1. Memfasilitasi dan mempercepat proses investasi di

bidang energi terbarukan dan efisiensi energi, dan

secara simultan dapat menurunkan emisi gas rumah

kaca di Indonesia dari sektor energi.

2. Untuk menurunkan emisi akibat penggundulan hutan

dan degradasi hutan yang nantinya akan mengarah

kepada managemen hutan berkelanjutan.

3. Untuk mengurangi kerentanan pada ekosistem

pesisir, pertanian dan sektor perairan.

4. Untuk menjembatani gap finansial yang ditujukan

untuk mitigasi dan adapatasi perubahan iklim.

5. Untuk meningkatkan keefektifan dan dampak dari

bantuan finansial dari luar negeri bagi perubahan

iklim di Indonesia.

1.4. HASIL, KELUARAN DAN AKTIVITAS

1.4.1. Hasil

a. Untuk memperkuat kapasitas Kementerian

Perindustrian dalam mengkoordinasikan,

Halaman 11 dari 83

mengembangkan dan mendukung pelaksanaan

konservasi energi dan pengurangan emisi CO2

pada industri baja dan pulp dan kertas;

b. Untuk merevisi kerangka regulasi dan memfasilitasi

peningkatan kesadaran efisiensi energi dan

konservasi energi dalam industri sasaran;

c. Untuk meningkatkan kapasitas perusahaan industri

sasaran untuk mewujudkan konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2

1.4.2. Keluaran

a. Basis untuk konservasi energi dan produksi emisi

CO2 di industri baja dan industri pulp dan kertas;

b. Sistem informasi konservasi energi terpadu;

c. Sumber daya manusia dengan pengetahuan dan

keterampilan yang memadai tentang konservasi

energi dan pengurangan emisi CO2 ;

d. Prosedur Operasional Standar, Technology Need

Assessment untuk setiap industri dalam

menerapkan konservasi energi dan pengurangan

emisi CO2 ;

e. Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk

konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 ;

f. Lesson learned dari Pilot Project Tanpa Biaya &

Biaya Rendah dan Konsep Pilot Project Biaya

Menengah & Biaya Tinggi untuk konservasi energi

dan pengurangan emisi CO2

g. Peningkatan kesadaran pemerintah propinsi dan

daerah tentang isu perubahan iklim.

Halaman 12 dari 83

1.4.3. Aktivitas

a. Menetapkan tim penasihat, ahli dan fasilitator untuk

energi, pengurangan emisi CO2 dan audit teknologi

dengan mengadakan pelatihan;

b. Mengumpulkan data tentang konsumsi energi,

emisi CO2 dan teknologi yang digunakan melalui

pelaksanaan audit energi/karbon dalam industri

baja dan industri pulp dan kertas.

c. Mengembangkan sistem informasi untuk

memfasilitasi distribusi informasi kepada

stakeholders.

d. Meningkatkan keterampilan staf industri

perusahaan melalui pelatihan, pembinaan dan

pelatihan kerja di perusahaan industri untuk

konservasi energi dan emisi CO2 di industri baja

dan pulp & kertas.

e. Mengembangkan Standard Operational Procedures

(SOP) untuk konservasi energi dan emisi CO2 di

industri baja dan pulp & kertas.

f. Mengembangkan roadmap dan pedoman teknis

untuk konservasi energi dan pengurangan emisi

CO2 di industri baja dan industri pulp dan kertas.

g. Membuat Pedoman Nasional dan Peraturan

Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan

emisi CO2 di industri baja dan pulp & kertas.

h. Mengembangkan Pra Studi Kelayakan dan

Bussiness Plan untuk meningkatkan Technology

Need Assessment untuk konservasi energi dan

emisi CO2 di Baja dan pulp & kertas.

i. Pelaksanaan Pilot Project Tanpa Biaya & Biaya

Rendah dan Mempersiapkan Pilot Project Biaya

Menengah & Biaya Tinggi.

Halaman 13 dari 83

j. Mempromosikan konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2 kepada pemerintah

provinsi dan daerah dengan mengadakan workshop

dan penyebaran pelajaran yang dipetik dari

pelaksanaan proyek untuk memperkuat kapasitas

Kementerian Perindustrian dalam

mengkoordinasikan, mengembangkan dan

mendukung pelaksanaan konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2 di industri baja dan

pulp/kertas;

1.5. SASARAN

1.5.1. Lokasi Sasaran

Industri sasaran akan terdiri dari 35 perusahaan

industri baja dan 15 perusahaan industri pulp dan

kertas. Dalam pengelolaannya akan dibuat 3 kantor

Regional Consultant sebagaimana tertera pada Tabel

1.

1.5.2. Sasaran Penerima Manfaat

• Industri, kelompok sasaran penerima manfaat

adalah Industri yang mampu melaksanakan

konservasi energi dan pengurangan emisi Gas

Rumah Kaca untuk mendukung mitigasi perubahan

iklim.

• Pemerintah Daerah (Dinas/Instansi bersama

Masyarakat), Pemerintah Kota/Kabupaten yang

menjadi lokasi sasaran ICCTF Kementerian

Perindustrian.

Halaman 14 dari 83

Tabel 1. Target Industri

Wilayah

Area Jumlah Perusahaan

Baja * Pulp dan Kertas

I Jakarta 3 - Banten 4 1

Jawa Barat 5 4 II Jawa Timur 12 4

Jawa Tengah 4 1 III Sumatera 7 5

Total 35 15

Halaman 15 dari 83

BAB II

KOMPONEN PROGRAM

2.1. PRINSIP DASAR PROGRAM

1. Prinsip Tata Kelola (Good Governance).

– Partisipasi;

– Transparansi

– Akuntabilitas

– Desentralisasi;

– Demokrasi;

2. Prinsip Pembangunan Berkelanjutan

– Perlindungan Lingkungan

– Pengembangan Masyarakat Industri

– Pengembangan Ekonomi

2.2. KERANGKA KERJA

Halaman 16 dari 83

Halaman 17 dari 83

Halaman 18 dari 83

Halaman 19 dari 83

Halaman 20 dari 83

Halaman 21 dari 83

Halaman 22 dari 83

Halaman 23 dari 83

Halaman 24 dari 83

Halaman 25 dari 83

Halaman 26 dari 83

Tabel 4. Keterkaitan Kerangka Kerja Logis

Hasil/Tujuan

Keluaran Kegiatan Detil Kegiatan/ Aksi

1. Untuk memperkuat kapasitas Kementerian Perindustrian dalam mengkoordinasi, mengembangankan dan mendukung implementasi dari konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

1. Acuan Dasar untuk konservasi energi dan produksi emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

- Membentuk Tim Penasihat, Tim Ahli dan fasilitator untuk konservasi energi, pengurangan emisi CO2 dan Audit teknologi dengan melakukan pelatihan; -Menyiapkan Jadwal Rinci Pelaksanaan Pekerjaan, kuesioner serta menyiapkan prosedur pelaksanaan audit energy dan audit emisi CO2 di Industri baja dan pulp dan kertas.

- TOT - Konsultasi

dengan Staf PMU

- Perlengkapan/Kantor/Perjalanan Keluar

2. Sistem informasi konservasi energi yang terintegrasi

-Mengembangkan sistem informasi untuk memfasilitasi distribusi informasi ke pihak-pihak yang terlibat.

- Perjalanan domestik

- NMC (1.2) - RC (1.2)

2. Untuk meninjau kembali peraturan kerangka kerja dan meningkatkan kesadaran dalam memfasilitasi efisiensi energi dan konservasi energi di Industri target.

1. Sumber daya manusia dengan pengetahuan dan keahlian yang cukup dalam hal konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.

- Meningkatkan keahlian dari staf perusahaan Industri dengan memberikan pelatihan, pembinaan dan kerja praktek di Industri Baja dan Pulp dan Kertas dalam hal konservasi energi dan emisi CO2.

- NMC (2.1) - RC (2.1)

2. Standard Operational Procedure, Technology Need Assessment untuk

-Mengembangkan Standard Operational Procedures untuk konservasi energi dan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

- NMC (2.2) - RC (2.2)

Halaman 27 dari 83

masing-masing Industri untuk implementasi konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.

3. Untuk Meningkatkan kapasitas dari Industri target dalam hal kesadaran terhadap konservasi energi dan pengurangan emisi CO2

1.Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.

- Mengembangkan roadmap dan Panduan Teknis untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Menyusun Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

- Workshop untuk menyusun Pedoman

- Timeline MOE, - NMC (3.1) - RC (3.1)

2.Bahan Pembelajaran dari Pilot Project tanpa biaya dan berbiaya rendah serta konsep dari Pilot Project berbiaya menengah dan berbiaya tinggi.

- Mengembangkan pra Studi Kelayakan dan Rencana Bisnis dengan tujuan meningkatkan Penilaian Kebutuhan Teknologi untuk konservasi konservasi energi dan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Mengimplementasi Pilot Project tanpa biaya dan berbiaya rendah dan mempersiapkan Pilot Project berbiaya menengah dan berbiaya tinggi.

- NMC (3.2) - RC (3.2)

3. Meningkatkan Kesadaran dari Pemerintah daerah dan provinsi terkait dengan isu Perubahan Iklim.

- Mempromosikan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 kepada Pemerintah daerah dan provinsi dengan mengadakan workshop dan pertemuan ilmiah dengan membawa hasil pembelajaran dari implementasi proyek.

- NMC (3.3) - RC (3.3)

Halaman 28 dari 83

2.3. LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM

2.3.1. PERSIAPAN

Tabel 5. Tahap Persiapan

No Kegiatan Pelaku Hasil Keterangan

1 Serangkaian pertemuan/ lobby, koordinasi di tingkat nasional dan kelompok strategis

- Penyelenggara: Kementerian Perindustrian

- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha, Perguruan Tinggi, LSM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi, kelompok Strategis lainnya

Penerimaan perangkat pemerintah dan stakeholders lain terhadap program

2 Perumusan Pedoman Umum dan Pedoman Teknis

- Penyelenggara: NPD dan PIU

- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha.

Terumuskannya Konsep Pedoman

Lihat Kerangka Acuan Kerja

3 Road Show Kegiatan Implementation of Energy Conservation and Emission Reduction (Phase 1)

- Penyelenggara: Kementerian Perindustrian

- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha, Perguruan Tinggi, LSM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi, kelompok Strategis lainnya

Disperind Propinsi, Disperind Kota/Kab dan Pelaku Usaha memahami program ICCTF


4 Pelatihan dasar audit energi untuk Pegawai Pemerintah

- Penyelenggara: NPD - Peserta: PNS di lingkungan kemenperin.

- Fasilitator: Konsultan

Tersedianya SDM yang memahami audit energi


5 Workshop Pedoman Umum dan Pedoman Teknis

- Penyelenggara: NPD dan PIU

- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha.

Tersosialisasikannya Pedoman Umum dan Pedoman Teknis


5.a Pedoman Umum Perumus : NPD

Halaman 29 dari 83

5.b Pedoman Pembentukan Energy Action Team

Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan

5.c Pedoman Pra Feasibility Study


5.d Pedoman Teknis Energy dan Emission Management Information System


5.e Pedoman Teknis Penilaian Partisipatif Industri


5.f Pedoman Teknis Membangun Kemampuan Pemerintah Provinsi/Lokal


5.g Pedoman Teknis Pemetaan Teknologi Industri Pulp dan Kertas

Perumus: PIU BBPK

5.h Pedoman Teknis Tata Cara Penghitungan Karbon Pada Industri Pulp dan Kertas

Perumus: PIU BBPK

5.i Pedoman Teknis Pemetaan Teknologi Industri Baja

Perumus : PIU BBLM

5.j Pedoman Teknis Tata Cara Penghitungan Karbon Pada Industri Baja

Perumus: PIU BBLM

Halaman 30 dari 83

2.3.2. PELAKSANAAN

Tabel 6. Tahap Pelaksanaan


1 Mobilisasi National Management Consultant (NMC) dan Regional Consultant (RC)

- Penyelenggara: NPD

- Peserta: Konsultan Pemenang Pengadaan Barang/Jasa

Tersiapkannya SDM yang akan memfasilitasi program


2 Sosialisasi Program di tingkat Pemerintah Daerah

- Penyelenggara: RC

- Peserta: Dinas Perindustrian Provinsi, Kota, Kabupaten dan Pelaku Usaha

- Fasilitator: TA RC dan NPD

Terlaksananya sosialisasi program kepada stakeholder di daerah dan meminta kembali komitmen Pemerintah dan Pelaku usaha untuk mendukung program

Bagian dari kontrak RC Sumber: Pedoman Peran Pemerintah Daerah

3 Pelatihan dasar audit energi untuk Tim Fasilitator

- Penyelenggara : NPD

- Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi, universitas dan stakheolders lain.

- Fasilitator: Konsultan

Tersedianya SDM yang memahami audit energi


4 Perumusan Kuesioner dan Instrumen unutk pelaksanaan Audit dan Asessment Energi pada Industri

- Penyelenggara: NMC

- Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi,

- Fasilitator: TA NMC

Tersiapkannya konsep teknis untuk pelaksanaan audit energi

Bagian dari kontrak NMC

Halaman 31 dari 83

5 Pelaksanaan Audit dan Asessment Energi pada Industri

- Penyelenggara: RC

- Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi,

- Fasilitator: TA RC

Terlaksana dan terkumpulnya Data data konsumsi energi dan pengurangan emisi CO2 termasuk teknologi yang digunakan

Bagian dari kontrak RC

6 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Energi


- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,

- Fasilitator:TA NMC

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit energy

Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Audit Energy

7 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Energi di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC



Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit energy


8 Pelaksanaan mengenai Konsep Pembentukan Energy Action Team


- Peserta : Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,

- Fasilitator : TA NMC

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai pembentukan energy action team

Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Energy Action Team

9 Pelaksanaan refreshment mengenai Pembentukan Energy Action Team di Perusahaan




Terbentuknya energy action team di perusahaan

Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Energy Actio Team

10 Pelaksanaan reffreshment untuk Participatory Industrial Appraisal




Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai Participatory

Industrial Appraisal

Bagian dari kontrak NMC Sumber: Pedoman Participatory Industrial Appraisal

Halaman 32 dari 83

11 Pelaksanaan reffreshment untuk Participatory Industrial Appraisal di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC

- Peserta: Pelaku Usaha


Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai Participatory Industrial Appraisal

Bagian dari kontrak RC Sumber : Pedoman Participatory Industrial Appraisal

12 Pelaksanaan audit / asessment energi oleh RC

- Penyelenggara: RC


- Fasilitator: Tim Fasilitator

Terkumpulnya data energi


13 Pelaksanaan Monitoring, Measure, Realibility dan Validity


- Peserta: Pelaku Usaha, RC


Monitoring validitas data

Bagian dari Kontrak NMC

14 Perumusan dan mempublikasi-kan Sistem Management Information System


- Peserta: Tim Perumus , Pusdatin KEmenperin, Sekretariat BPKIMI,


Terumuskan dan terpublishnya Sistem Informasi

Bagian dari kontrak NMC Sumber: Pedoman EEMIS

15 Pelaksanaan Pelatihan Sistem Management Energi


- Peserta: Pelaku Usaha,


Tersosialisasikannya Sistem Management Energi


16 Pelaksanaan upgrade Sistem Management Energi di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC

- Peserta: Pelaku Usaha,


Terumuskannya Sistem Management Energi di tingkat perusahaan


Halaman 33 dari 83

17 Pendampingan Dinas Perindustrian untuk membangun cara pandang pola pikir mitigasi dan perubahan iklim sektor industri

- Penyelenggara: RC

- Peserta: Dinas Perindustrian,


Terumuskannya Sistem Management Energi di tingkat perusahaan


18 Pelaksanaan training Audit Carbon

- Penyelenggara: BBLM & BBPK

- Peserta: Pelaku Usaha, Konsultan

- Fasilitator: BBLM, BBPK

Tersiapkannya SDM yang memahami mengenai tata cara audit carbon


19 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Carbon



- Fasilitator : BBLM dan BBPK

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit karbon


20 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Carbon di tingkat perusahaan

- Penyelenggara : RC



Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit karbon


21 Pelaksanaan training technology Map

- Penyelenggara: BBLM & BBPK

- Peserta: Pelaku Usaha, Konsultan

- Fasilitator: BBLM, BBPK

Tersiapkannya SDM yang memahami mengenai technology map dan mampu merumuskan TNA


22 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit TNA



- Fasilitator: BBLM dan BBPK

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit teknologi


Halaman 34 dari 83

23 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit TNA di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC



Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit TNA


24 Workshop konsep mekanisme insentif bagi pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp-kertas

- Penyelenggara : NMC

- Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder

- Fasilitator: NMC

Terlaksananya konsep mekanisme insentif bagi konservasi energi dan pengurangan emisi CO2


25 Workshop konsep Peraturan Menteri mengenai Road Map pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp-kertas



- Fasilitator: NMC

Terlaksananya sosialisasi upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai konsep Peraturan Menteri


26 Workshop perumusan Road Map pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp-kertas

- Penyelenggara: PIU Direktorat


- Fasilitator: NPD dan PIU

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit TNA


27 Pelaksanaan reffreshment untuk Pengembangan Pra FS


- Peserta : Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,


-

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai pengembangan Pra FS


Halaman 35 dari 83

28 Pelaksanaan reffreshment untuk Pengembangan Pra FS di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC



Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai Pembentukan Pra FS


29 Pelaksanaan audit / asessment Pra FS RC

- Penyelenggara: RC


- Fasilitator: Tim Fasilitator

Terumuskannya FS untuk setiap industri


30 Pelaksanaan Monitoring, Measure, Realibility dan Validity




Monitoring validitas data FS untuk setiap industry


31 Pelaksanaan perumusan investment grade audit (IGA)

- Penyelenggara : NMC



Perumusan IGA setiap industri


Halaman 36 dari 83

2.3.3. MONITORING DAN EVALUASI

Tabel 7. Tahap Monitoring dan Evaluasi


1 Monitoring Bersama

- Penyelenggara: NPD - Peserta:

Kemenperin, ESDM - Fasilitator: TA RC

Monitoring progres pelaksanaan program


2 Uji Petik - Penyelenggara: NPD - Peserta: Pelaku

Usaha, Dinas PRovinsi/ Kabupaten

- Fasilitator : NPD

Monitoring kesesuaian antara data tertulis dengan pelaksanaan program


3 Workshop Evaluasi di tingkat Regional

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku

Usaha, Dinas Propinsi/ Kabupaten

- Fasilitator : TA RC

Evaluasi akhir pelaksanaan program


4 Workshop Evaluasi di tingkat nasional


- Peserta: Pelaku Usaha, Dinas PRovinsi/ Kabupaten




5 Workshop Evaluasi ICCTF Kementerian Perindustrian

- Penyelenggara: NPD - Peserta: Pelaku

Usaha, Staikeholder tingkat Nasional

- Fasilitator: NPD



Halaman 37 dari 83

BAB III

ORGANISASI PROGRAM

3.1. NPD (National Project Development):

Kementerian Perindustrian menunjuk Pusat

Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya, Lingkungan

Hidup dan Energi sekarang menjadi Pusat Pengkajian

Industri Hijau dan Lingkungan Hidup untuk membentuk

National Project Director (NPD). Secara garis besar, NPD

dapat dijelaskan sebagai berikut:

NPD terdiri dari staf-staf dari Kementerian

Perindustrian.

Komite yang dibentuk untuk mengkoordinasi kegiatan

ICCTF di Kementerian Perindustrian.

Bertanggung jawab secara penuh di dalam proses

dan pelaksanaan proyek.

Dalam pelaksanaannya, NPD membentuk PMU yang

bertugas membantu secara administrasi NPD dalam

pelaksanaan pekerjaan.

Secara fungsi, NPD dibagi atas:

3.1.1. National Project Director (NPD)

NPD sebagai penanggung jawab kegiatan

mempunyai kewenangan mengelola program di

tingkat nasional yang bertindak sebagai perwakilan

executive agency atau penyelenggara program.

1. Untuk pelaksanaan administrasi keuangan direkrut

Project Management Unit dan pelaksanaan tugas

sehari hari ditunjuk DNPD dan sekertaris NPD.

Halaman 38 dari 83

2. Untuk melaksanakan tugas lapangan substansi/

program NPD dibantu oleh NMC yang membantu

pelaksanaan pengawasan, pengorganisasian,

pembinaan dan pengendalian RC.

3. Untuk pelaksanaan administrasi akan dibantu oleh

PMU dan PPK.

4. Tugas pokok, bertanggung jawab atas kelancaran

pelaksanaan program memfasilitasi penerbitan

buku pedoman umum dan teknis dibantu oleh PIU,

mengarahkan memantau dan menilai kinerja PMU,

NMC, RC/AM, EC.

5. Melaksanakan sosialisasi secara nasional

6. bertanggung jawab atas perencanaan pengelolaan

dana grant.

3.1.2. Deputi National Project Director (DNPD)

DNPD membantu NPD dalam hal:

1. Mewakili NPD ketika berhalangan cuti, sakit, sesuai

dengan penugasan dari NPD.

2. Deputi mengarahkan verifikasi.

3. Mengarahkan, memantau, kinerja dari consultant.

4. Melakukan tanda tangan cek atas persetujuan

NPD.

5. Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan

dan evaluasi serta (pengendalian terhadap kinerja

program sesuai dengan AWP) merujuk kepada

project document.

6. Menyiapkan mengkoordinasikan perencanaan

tindak lanjut program.

7. Mengarahkan langsung consultant evaluasi.

8. Mengarahkan PMU.

9. Mengarahkan pelaksanaan verifikasi tagihan.

Halaman 39 dari 83

3.1.3. Sekretaris National Project Director (SNPD) Tugas sekretaris NPD adalah:

1. Sebagai quality control pelaksanaan program consultan pelaksana dengan AWP.

2. Merekomendasikan kepada NPD/DNPD tentang pelaksanaan program.

3. Melakukan evaluasi kinerja, memantau, menilai kinerja consultan pelaksana.

4. Menyiapkan dokumen perencanaan tindak lanjut program berdasarkan grantd strategy.

5. Melakukan koordinasi dengan PMU dalam rangka sesuai dengan target pencapaian.

6. Mengkoordinasikan dengan staf sekretariat NPD dalam rangka kelancaran program.

3.2. Pejabat Pembuat Komitmen

Menetapkan pengeluaran anggaran dan bertanggungjawab atas tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja pada kegiatan yang bersangkutan

3.3. Pemerintah Daerah

1. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program konservasi energy dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca di lingkup daerah masing-masing.

2. Menyusun konsep kebijakan Pemerintah Daerah, yang meliputi usulan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Konsep Peraturan Daerah (Perda) yang memuat mitigasi dan adaptasi perubahan iklim sektor industry.

3. Merencanakan tindak lanjut pelaksanaan konservasi energio dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca di tingkat Daerah.

Halaman 40 dari 83

4. Melakukan koordinasi dan pembinaan terhadap manajer energy dan energy action team dalam rangka peningkatan daya saing industry melalui konservasi energy dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca.

3.4. PMU (Project Management Unit)

PMU memiliki tanggung jawab dalam memonitor, mengevaluasi dan melaporkan seluruh aktivitas kepada NPD/DNPD melalui sekretais NPD selama masa proyek. Pejabat PMU akan berkoordinir dengan PMU dan PIU dalam mengamankan substansi materi selama implementasi proyek.

3.4.1. Tugas Teknis dan Tanggung Jawab PMU

1. Mengembangkan analisis SWOT dari program yang sedang berjalan.

2. Untuk mengevaluasi dengan cara mendapatkan umpan balik, data dan informasi mengenai program dan aktivitasnya.

3. Evaluasi dari program akan menghasilkan informasi yang berguna untuk membantu dalam menentukan lingkup dari program kerja dan area yang membutuhkan perbaikan.

4. Memberikan tujuan Evaluasi yang harus spesifik dan terukur.

5. Untuk mengembangkan dan memonitor rencana kerja dan jadwal program yang cukup terperinci.

6. Membantu NPD dalam memastikan pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditetapkan.

7. Membantu NPD dalam mengatur kurun waktu yang realistik untuk proyek.

8. Untuk mengevaluasi semua pelaporan dari NMC dan RC selama implementasi dari program.

Halaman 41 dari 83

9. Mengembangkan laporan evaluasi untuk keseluruhan aktivitas

3.4.2. Tugas Managemen & Administrasi dan Tanggung Jawab PMU

1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan NPD dalam semua aktivitas.

2. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan RC dalam aktivitas audit konservasi energi dan emisi.

3. Mempersiapkan template dan panduan teknis untuk monitoring dan evaluasi dari program NPD, PMU, NMC dan RC.

4. Membuat laporan yang ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dilaporkan ke NPD.

3.4.3. Struktur Organisasi PMU

Struktur Project Management Unit, terdiri atas: 1. National Project Manager (NPM) 2. Deputi National Project Manager (DNPM) 3. Administration Officer 4. Financial Officer 5. Asisten dan Supporting Staf

3.4.4. Tugas dan Tanggung Jawab PMU 3.4.4.1. NPM

1. Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi dan keuangan program, dalam menjalankan tugasnya PMU dan dibantu oleh deputi dan officer serta asisten.

2. Mengarahkan dan bertanggung jawab pelaksanaan program yang meliputi tata admin dan keuangan yang sesuai dengan UNDP standard dan pemerintah RI.

3. Merumuskan SOP dan tata kerja PMU.

Halaman 42 dari 83

4. Memberikan rekomendasi kepada NPD/DNPD melalui sekretaris NPD mengenai pelaksanaan program, administrasi dan rencana anggaran keuangan sesuai program yang akan dilakukan.

5. Bertanggungjawab terhadap tersedianya laporan program, laporan administrasi dan keuangan sesuai dengan standard UNDP dan Pemerintah RI (PP No. 2 Tahun 2006);

6. Memberikan laporan progress program, administrasi dan keuangan kepada NPD/DNPD/SNPD.

7. Berkoordinasi dengan NMC, RC dan EC dalam pelaksanaan program dengan sepengetahuan NPD/DNPD/SNPD.

8. Mengkoordinasikan Deputi NPM, Officer dan asisten serta staf pendukung.

9. Bertanggung jawab kepada NPD/DNPD. 3.4.4.2. DNPM

1. Melakukan Check and re-check sebagai bagian dari quality control pelaksanaan program.

2. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program merujuk kepada Letter of Agreement (LoA), Project Document, dan Annual Work Plan (AWP).

3. Menyiapkan rencana tindak lanjut pelaksanaan program;

4. Membantu sebagian tugas NPM, meliputi : i. Menyiapkan rekomendasi pelaksanaan

program. ii. Mengkoordinasikan dan menyusun laporan

program sesuai dengan standar UNDP. iii. Mengkoordinasikan dan menyusun laporan

program sesuai dengan standar PP No. 2 Tahun 2006.

Halaman 43 dari 83

iv. Berkoordinasi dengan NMC, RC dan EC dalam pelaksanaan program dengan sepengetahuan NPD/DNPD/SNPD dan NPM.

5. Membantu NPD dalam pelaksanaan tugas lain di dalam pelaksanaan proyek.

6. Mengkoordinasikan Officer serta asisten. 7. Bertanggung jawab kepada NPM.

3.4.4.3. Pejabat Keuangan

1. Membantu NPM dalam penyusunan perencanaan dan pertanggungjawaban anggaran rutin dan program;

2. Menerima alokasi dana untuk keperluan operasional;

3. Menerima, menyimpan, membayarkan uang, dan mempertanggungjawabkan alokasi dana yang ada dalam pengelolaannya;

4. Melaksanakan proses administrasi pembayaran secara efisien, responsif, akurat, transparan, dan akuntabel;

5. Melakukan pengendalian dan pengawasan realisasi anggaran dalam rangka menjaga likuiditas keuangan dalam kondisi sehat;

6. Mengkoordinir dokumen pengeluaran keuangan; 7. Menandatangani dan mempertanggungjawabkan

semua dokumen pengeluaran sesuai dengan AWP; 8. Menyusun SOP Bidang Keuangan 9. Membantu Bendahara dalam pemotongan dan

penyetoran pajak sesuai dengan ketentuan

Undang-undang perpajakan yang berlaku dan

mengoordinasikan laporan.

10. Membantu NPD/DNPD/SNPD dalam pelaksanaan

tugas lain di dalam pelaksanaan proyek.

11. Bertanggung jawab kepada NPM.

Halaman 44 dari 83

12. Mengkoordinasikan asisten akuntansi dan asisten

verifikasi.

3.4.4.4. Pejabat Administrasi

1. Menyusun rencana anggaran dan program kerja;

2. Menyusun juklak dan juknis di bidang

Kesekretariatan di PMU;

3. Melaksanakan tata alir surat masuk dan keluar dan

mendokumentasikannya;

4. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja

termasuk jadwal kerja program

5. Mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan

program termasuk jadwal kegiatan kerja;

6. Memfasilitasi pencatatan dan dokumentasi serta

notulensi keputusan rapat;

7. Menyusun SOP Bidang Administrasi dan Program.

8. Membantu NPD/DNPD/SNPD dalam pelaksanaan

tugas lain di dalam pelaksanaan proyek.

9. Bertanggung jawab kepada NPM melalui Deputi

NPM.

10. Mengkoordinasikan asisten di bawahnya.

3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit):

Untuk mengamankan substansi materi dari proyek,

PMU akan dibantu oleh Project Implementation Units (PIU),

meliputi:

1. Direktorat Industri Logam Dasar dan,

2. Direktorat Industri Hasil Hutan dan Perkebunan;

Mempunyai tugas :

- Mengkoordinasikan sektor industri dan perusahaan

yang dibina;

Halaman 45 dari 83

- melaksanakan monitoring dan evaluasi

pelaksanaan program sesuai kebutuhan di sektor

industri.

1. Balai Besar Logam dan Mesin .

2. Balai Besar Pulp dan Kertas,

Mempunyai tugas :

- Menyusun panduan teknis untuk sektor industri baja

dan sektor industri pulp dan kertas.

- Melaksanakan pelatihan sesuai dengan panduan

teknis yang disusun.

Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap industri dan RCs merujuk dari panduan teknis yng telah disusun

Halaman 46 dari 83

Gambar 2. Struktur Organisasi Proyek

Halaman 47 dari 83

3.5. Konsultan Lapangan

3.5.1. NMC (National Management Consultant):

NMC memiliki tanggung jawab dalam

mengkoordinir, memonitor, mengevaluasi dan

melaporkan keseluruhan aktivitas kepada NPD selama

masa proyek. NMC akan berkoordinasi dengan PMU

dan PIU dalam penerapan substansi materi selama

implementasi proyek. NMC akan mengkoordinasikan

RC dalam rangka perencanaan, pelaksanaan dan

monitoring serta evaluasi standard dan kinerja program.

3.5.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis NMC

1. Menganalisa data yang berasal dari penilaian

energi dan emisi oleh RC dari semua perusahaan

terpilih.

2. Menyiapkan baseline mengenai intensitas dan

konsumsi energi dari semua perusahaan terpilih.

3. Mempersiapkan baseline dari faktor emisi dari

semua perusahaan terpilih.

4. Melakukan verifikasi terhadap dokumen yang

difasilitasi oleh RC. Adapun dokumen-dokumen

tersebut, adalah :

i. Data hasil Audit dan Asesmen Energi;

ii. Data baseline;

iii. Technology Need Assesment setiap Perusahaan;

iv. Bussiness Plan;

v. SOP pelaksanaan No Cost dan Low Cost

vi. Pre-Feasibility Study setiap perusahaan;

5. Mengevaluasi Pra-Studi Kelayakan (Pre-FS) untuk

semua perusahaan yang telah difasilitasi RC yang

melingkupi kemungkinan audit investasi yang

potensial.

Halaman 48 dari 83

6. Menyusun Studi Kelayakan (FS) dan Investment

Grade Audit (IGA) untuk semua dokumen Pre-FS

yang telah difasilitasi RC.

7. Memperkirakan potensi penghematan biaya dan

energi serta pendapatan dari carbon finance dari

kegiatan efisiensi energi berkoordinasi dengan RC

dan EC.

8. Menilai kelayakan pengurangan emisi gas rumah

kaca di industri terpilih berkoordinasi dengan RC dan

EC.

9. Menyusun konsep roadmap pengurangan emisi gas

rumah kaca.

10. Melaksanakan dan mempersiapkan pelatihan untuk

pengaturan tim penggerak energi (Energy Action

Team) di masing-masing perusahaan.

11. Mempersiapkan dan mengembangkan Sistem

Manajemen Informasi untuk Energi dan Emisi

(SMIEE) yang akan dipublikasikan melalui website

Kementerian Perindustrian.

12. Membantu penyusunan rencana kerja tindak lanjut

Program ICCTF fase selanjutnya.

13. Finalisasi target pengurangan emisi dan konsep Pilot

Project Tanpa Biaya dan Berbiaya Rendah terkait

konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.

3.5.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen NMC

1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien

dengan NPD di semua kegiatan.


dengan RC dalam kegiatan audit energi dan emisi

3. Mempersiapkan Pedoman Umum dan Pedoman

Teknis Audit Energi dan Emisi untuk RC.

Halaman 49 dari 83

4. Mengadakan konsultasi dengan perwakilan dari

industri terpilih dalam rangka menetapkan langkah-

langkah yang akan dicapai untuk pengurangan

intensitas konsumsi energi dan emisi.

5. Memastikan RC untuk berkomunikasi dengan industri

terpilih dalam menilai kemungkinan implementasi

Pilot Project Energy Services Company (Tanpa Biaya,

Biaya Rendah, Biaya Menengah dan Biaya Tinggi)

6. Membuat laporan tertulis dalam Bahasa Indonesia

dan Bahasa Inggris dan dilaporkan ke NPD melalui

PMU.

3.5.2. RC (Regional Consultant)

RC mempunyai tanggung jawab memberikan layanan

teknis dalam mengkoordinasi, memonitor, mengevaluasi

dan melaporkan keseluruhan aktivitas di tingkat daerah

ke NMC dan NPD. RC harus membangun komunikasi

dengan pemerintah daerah mengenai pentingnya

program dan mendorong pemerintah untuk berkontribusi

dalam keberhasilan program, diharapkan pemerintah

daerah dapat berkontribusi dengan menyusun peraturan

daerah terkait.

RC didukung oleh Manajer Area dalam mengelola

kegiatan di industri terpilih. Manajer Area mempunyai

tanggung jawab untuk mengkoordinir implementasi

kegiatan berkoordinasi dengan auditor dan fasilitator. Tim

auditor dan fasilitator bekerja dengan tim aksi energi di

industri terpilih. Manajer Area membantu RC untuk

mengkomunikasikan program ini dengan pemerintah

lokal dan mengawasi tim fasilitator.

Halaman 50 dari 83

3.5.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis RC

1. Mengimplementasikan pedoman umum dan

pedoman teknis yang disiapkan oleh NPD.

2. Melakukan semua rangkaian audit energi yang

terdiri dari audit energi, konservasi energi dan

kalkulasi inventarisasi emisi di perusahaan-

perusahaan terpilih.

3. Melakukan semua rangkaian audit emisi yang terdiri

dari mengumpulkan data emisi dari energi, proses

produksi dan limbah yang dihasilkan di perusahaan-

perusahaan terpilih.

4. Mengidentifikasi pelaksanaan potensi penghematan

energi dan merekomendasikan rencana aksi

perusahaan terkait efisiensi energi.

5. Mengidentifikasi dan menghitung emisi gas rumah

kaca di perusahaan-perusahaan terpilih.

6. RC bertindak sebagai fasilitator dan pendamping

industri untuk membuat dokumen berikut :

i. Data hasil Audit dan Asesmen Energi;

ii. Data baseline;

iii. Technology Need Assesment setiap Perusahaan;

iv. Bussiness Plan;

v. SOP pelaksanaan No Cost dan Low Cost;

vi. Pra-Study Kelayakan setiap perusahaan;

7. Mengorganisir rekomendasi yang dihasilkan dari

pelaksanaan efisiensi energi berdasarkan kriteria

proyek tanpa biaya, berbiaya rendah, berbiaya

menengah dan berbiaya tinggi.

8. Menetapkan tingkat prioritas dari implementasi

konservasi energi dan pengurangan emisi lebih

lanjut untuk kemudian diikuti dengan pra studi

kelayakan. Pra-Studi Kelayakan mengandung

Halaman 51 dari 83

informasi dan analisis keuangan, tekno ekonomi

dan disain teknis.

9. Menyiapkan pelatihan untuk pembentukan Energy

Action Team (EAT) di masing-masing perusahaan.

Melalui tugas ini, RC perlu mengumpulkan

informasi dan hasil audit energy sebelumnya untuk diuji

coba di sektor industri yang berbeda dan mengkaji

kesesuaian rekomendasi apabila tidak sesuai, RC

mengidentifikasi hambatan seperti keterbatasan

keuangan.

Untuk mendukung data diatas beberapa informasi

berikut harus dikumpulkan, yaitu:

- Langkah-langkah efisiensi energi dan pengurangan

emisi CO2 yang sudah diimpelementasikan oleh

industri terpilih.

- Implementasi teknologi baru yang sudah ada

maupun yang sedang direncanakan.

3.5.2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Managemen RC


dengan NPD dan Konsultan (PMU, NMC dan RC) di

semua kegiatan.


dengan industri terpilih di semua tingkatan aktivitas

audit

3. Melakukan konsultasi dengan perwakilan dari

perusahaan terpilih untuk menentukan rencana aksi

perusahaan terkait pengurangan intensitas konsumsi

energi dan emisi.

Halaman 52 dari 83

4. Mengumpulkan semua informasi yang berhubungan

emisi dan energi di perusahaan terpilih.

5. Mempersiapkan laporan berdasarkan format

pelaporan yang telah diberikan NMC.

6. Mempersiapkan laporan bulanan perihal kemajuan

proyek kepada NMC.

7. Mempersiapkan Pra-Studi Kelayakan untuk masing-

masing perusahaan terpilih.

8. Mempersiapkan laporan pengeluaran untuk survey

energi dan emisi kepada NPD.

9. Semua laporan audit ditulis dalam Bahasa Indonesia

dan Bahasa Inggris.

3.5.3. EC (Evaluation Consultant)

EC mempunyai tanggung jawab melakukan

evaluasi kesesuaian antara rencana program dan

pelaksanaannya yang dilakukan oleh NMC dan RC

untuk masing-masing sektor industri. Berdasarkan

Project Document, AWP dan TOR layanan teknis, EC

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan

melaporkan keseluruhan aktivitas di tingkat daerah

kepada NMC dan NPD. EC harus membangun

komunikasi yang efektif dan efisien dengan NMC dan

RC.

3.5.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis EC

Melakukan evaluasi pelaksanaan program sesuai

dengan :

1. Rencana dan pelaksanaan program untuk masing-

masing sektor industri yang dilakukan oleh NMC

dan RC berdasarkan Project Document, AWP dan

TOR.

Halaman 53 dari 83

2. Pelaksanaan pedoman teknis yang disiapkan oleh

NPD di lapangan.

3. Tata cara pelaksanaan audit energi dan konservasi

energi & kalkulasi inventarisasi emisi yang

dilakukan oleh NMC dan RC.

4. Rekomendasi dan masukan untuk perbaikan.

3.5.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi EC


dengan NPD/DNPD/PMU, NMC dan RC.

2. Melakukan evaluasi pelaksanaan program di NMC

dan RC untuk seluruh output.

3. Menyiapkan semua laporan dalam Bahasa

Indonesia dna Bahasa Inggris .

Halaman 54 dari 83

BAB IV PENUTUP

4.1. TRANSPARANSI

Pelaksanaan Kegiatan ICCTF Kementerian

Perindustrian secara administratif maupun operasional

mengacu kepada:

1. Peraturan Pemerintah No. 2 Tahun 2006 Tentang

Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan/atau

Penerimaan Hibah serta Penerusan Pinjaman

dan/atau Hibah Luar Negeri.

2. Pelaksanaan program yang dibiayai UNDP mengacu

kepada Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan

Kegiatan Hibah UNDP (Project Management

Implementation Guideline - PMIG)

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa mengacu

kepada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 dan

Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang pedoman

pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah yang

bertujuan untuk mengatur pelaksanaan pengadaan

barang/jasa, untuk yang sebagian atau seluruhnya dibiayai

APBN/APBD sehingga pelaksanaan pengadaan

barang/jasa dapat dilakukan secara efisien, efektif, terbuka

dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan

akuntabel.

Halaman 55 dari 83

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, yakni :

Efisien berarti pelaksanaan program termasuk

pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan

menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk

mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu

sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung

jawabkan.

Efektif berarti pelaksanaan program termasuk

pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan

kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat

memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai

dengan sasaran yang ditetapkan.

Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi

mengenai program, pengadaan barang/jasa,

administrasi dan kontrak yang dipublikasikan melalui

portal resmi Kementerian Perindustrian.

Transparansi dalam pelaksanaan program harus

dilaksanakan para pelaku, yaitu dari tingkat National

Project Director (NPD), Project Management Unit (PMU)

dan dapat diakses oleh semua pihak yang

berkepentingan untuk memperoleh berbagai informasi

yang dibutuhkan seperti konsep program, kebijakan &

keputusan yang dibuat, kegiatan-kegiatan, dana yang

diperoleh, dan pihak yang mendapat manfaat dari

program.

4.2. AKUNTABILITAS

Selain wajib menerapkan prinsip transparansi, program ini juga menerapkan prinsip akuntabilitas dalam proses

Halaman 56 dari 83

pengambilan keputusan dan pengelolaan kegiatan serta keuangan. Penerapan prinsip akuntabilitas harus ditaati secara konsisten oleh semua pelaku program, tanpa terkecuali.

Akuntabilitas ini pada dasarnya dapat dilakukan dengan memberikan peluang kepada semua pihak yang berkepentingan untuk melakukan audit, bertanya dan atau menggugat pertanggungjawaban para pengambil keputusan terkait dengan kepentingan umum.

Adapun aktivitas yang akan dilakukan, diantaranya adalah:

a. Konsultasi Publik

b. Rapat Koordinasi

c. Rapat Bulanan

d. Audit dan Pemeriksaan

4.3. PELAPORAN

Format laporan dan kesimpulan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang kemudian akan disampaikan kepada NPD. Laporan-laporan tersebut harus dirumuskan sebagai Laporan Khusus yang terdiri atas sebagai berikut:

1. Laporan Triwulan

Informasi yang tertuang dalam laporan triwulan,

menjadi dasar bagi program manager untuk

melaksanakan:

Update Issues Log.

Pelaporan triwulanan yang disampaikan oleh NPD

akan menjadi input dalam sistem ATLAS dalam

rangka memutakhirkan Issues Log. Hal ini bertujuan

untuk memantau penyelesaian permasalahan (jika

ada) yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.

Halaman 57 dari 83

Update Risks Log.

Pelaporan triwulanan juga harus disertakan pada

Risks Log yang muktahir sesuai Project Document.

Jika ada potensi risiko yang baru ditemukan dan

mendapatkan kesepakatan dari Project Board untuk

dilaporkan ke UNDP karena akan sangat

mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, perlu segera

dicantumkan dalam sistem ATLAS supaya bisa

termonitor dengan baik.

Lessons-learned Log.

Agar proses pembelajaran yang didapat dari

pelaksanaan kegiatan ini perlu dicatat dengan baik

untuk perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan

program selanjutnya.

2. Laporan Tahunan

Laporan tahunan disusun oleh project/programme

manager sesuai arahan NPD dan disampaikan kepada

Project Board untuk mendapatkan pengesahan. Format

laporan tahunan menggunakan format yang digunakan

dalam penyusunan laporan triwulan. Hal ini

dimaksudkan agar setiap progres pencapaian kegiatan

untuk setiap komponen pada setiap triwulan dapat

tercatat secara berlanjut dan dilaporkan, termasuk

permasalahan dan pembelajarannya.

Berdasarkan laporan tahunan, Project Board

melakukan review atas pelaksanaan kegiatan pada

tahun yang bersangkutan. Hasil review dapat menjadi

bagian dari laporan akhir kegiatan. Laporan tahunan dan

hasil review-nya menjadi salah satu masukan dalam

penyusunan rencana kerja tahun berikutnya. Laporan

Halaman 58 dari 83

tahunan tersebut selanjutnya disampaikan kepada

Bappenas, instansi yang bersangkutan dan UNDP.

Dalam hal keuangan kegiatan, seluruh pengeluaran

kegiatan selama tahun yang bersangkutan baik dari

komponen yang menjadi tanggung jawab NPD maupun

UNDP harus dituangkan ke dalam Combined Delivery

Report (CDR).

CDR bersumber dari sistem manajemen ATLAS dan

mendapatkan pengesahan dari NPD. Pembagian

pencatatan bagian pendanaan yang menjadi tanggung

jawab NPD harus dipisahkan secara jelas dengan

bagian yang menjadi tanggung jawab UNDP.

3. Laporan Akhir Final Report

Setelah kegiatan berakhir, Programme/Project

Manager atas supervisi dari NPD menyusun laporan

akhir kegiatan. Ruang lingkup laporan ini mencakup

substansi pencapaian output kegiatan, permasalahan

dan upaya penyelesaian permasalahan tersebut, dan

rekomendasi upaya yang harus terus dilaksanakan

untuk menjamin keberlangsungan program/proyek.

Laporan akhir kegiatan disampaikan kepada semua

pihak yang terkait seperti Bappenas, UNDP, instansi

yang bersangkutan dan Departemen Keuangan.

Halaman 59 dari 83

DAFTAR PUSTAKA

Department Pekerjaan Umum. 2010. Pedoman Umum

PNPM Perkotaan Dirjen Cipta Karya. Jakarta

P2KP. 2010. Pedoman Pelaksanaan Tata Cara Invoice.

Jakarta.

BAPPENAS – UNDP. 2009. Project Management

Implementation Guideline / Pedoman Pengelolaan

Kegiatan Hibah UNDP. Jakarta

Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Standar

Prosedur Operasional Proyek dana Hibah. Jakarta.

Halaman 60 dari 83

LAMPIRAN A

LOKASI SASARAN DAN NAMA PERUSAHAAN

Halaman 61 dari 83

Halaman 62 dari 83

LAMPIRAN B

PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN ICCTF

DAN KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

1. Administrasi Keuangan

1.1. Persyaratan umum pengeluaran dana

Pengeluaran dana dilakukan apabila memenuhi

unsur-unsur berikut:

1. Tujuan pengeluaran sesuai dengan yang telah

ditetapkan dan tercakup dalam anggaran yang

telah direncanakan. Tujuan pengeluaran

harus sesuai dengan sasaran yang hendak

dicapai sebagaimana yang tercantum dalam

dokumen rencana alokasi anggaran.

2. Pengeluaran dana harus disetujui oleh NPM,

DNPD atau NPD.

3. Pelaksanaan pengeluaran anggaran harus

dilaksanakan secara hemat, riil, dan

transparan.

1.2. Penyimpanan, pengeluaran dan pelaporan

keuangan

1. Penerimaan dan penyimpanan dana dilakukan

melalui rekening koran yang dibuka di bank

milik Pemerintah dengan menggunakan nama

Program ICCTF-MOI.

2. Untuk pencairan dana, FA menerbitkan

voucher pembayaran (Surat Perintah

Membayar) yang ditanda tangani oleh NPM,

diperiksa/review oleh NPD/DNPD atau

petugas yang ditunjuk dan disetujui oleh

NPD/DNPD sesuai dengan besaran

Halaman 63 dari 83

pengeluaran.

3. Pembayaran kepada pihak ketiga dengan

besaran melebihi 5 juta rupiah harus

ditransfer melalui bank.

4. Seluruh transaksi perbankan termasuk

penerimaan, pengiriman, pengembalian serta

penarikan uang tunai dari bank harus dicatat

dalam buku bank.

5. Rekonsiliasi laporan bank dengan pembukuan

dilakukan setiap bulan.

6. Persediaan uang tunai sebagai kas kecil pada

kantor unit ICCTF-MOI ditetapkan sebesar

Rp. 10,000,000 dan menganut sistem

pengelolaan kas kecil yang diakui oleh prinsip

akuntansi pemerintah dengan pengelolaan

diatur oleh NPM.

7. Pengeluaran keuangan yang dapat dilakukan

melalui kas kecil adalah pengeluaran untuk

operasional harian kantor (tidak termasuk gaji

dan biaya perjalanan dinas). Semua

pengeluaran dari kas kecil harus disetujui oleh

NPM sebelum transaksi dilakukan.

8. Semua bentuk pengeluaran kas kecil harus

diajukan ke FA, kemudian FA meminta

persetujuan NPM sebelum dana dikeluarkan.

9. Pengisian kembali (replenishment) dilakukan

setiap actual saldo kas kecil minimal Rp.

2.500.000 (dua juta lima ratus ribu rupiah),

dengan melampirkan laporan penggunaan kas

kecil, permintaan pengisian dana kas kecil

yang diajukan oleh FA kepada NPM.

10. Semua bentuk pengeluaran dan pembayaran

Halaman 64 dari 83

harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk

kwitansi pengeluaran, pembayaran dan

penerimaan serta dilaporkan di dalam laporan

keuangan bulanan.

11. Laporan Keuangan per kwartal ICCTF-MOI,

harus dilengkapi dengan copy Bank Book,

Bank Reconciliation dan Statement, Money

Expenditure, Financial Report dan Face

Form, serta Cash Book dan laporan

penggunaan Petty Cash. Laporan keuangan

yang dilengkapi dengan copy dokumen

pendukung dapat dikirim ke UNDP setelah

direview oleh NPD/DNPD atau petugas yang

ditunjuk dan disetujui oleh NPD/DNPD.

1.3. Periode Pengiriman Laporan Keuangan

1. PMU ICCTF-MOI berkewajiban mengirimkan

laporan keuangan bulanan, tiga bulanan dan

tahunan kepada UNDP.

2. Laporan keuangan bulan berjalan harus

disampaikan ke UNDP setiap tanggal 10 pada

bulan berikutnya. .

3. Laporan keuangan tiga bulanan dan laporan

keuangan tahunan harus dilengkapi dengan

Rencana Kegiatan periode berikutnya

4. Laporan tahunan tahun berjalan disampaikan

pada tanggal 10 Januari tahun berikutnya

Batas waktu pengiriman laporan tiga bulanan dan

workplan dapat dilihat pada Tabel di bawah ini.

Halaman 65 dari 83

Timeline Pengiriman Laporan Keuangan dan Workplan

2. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan

Monitoring dan Evaluasi dimaksudkan untuk

mengetahui perkembangan realisasi pelaksanaan

kegiatan, mengetahui permasalahan yang muncul di

dalam pelaksanaan, sehingga alternatif pemecahannya

dapat dilakukan secepat mungkin, sehingga

memperlancar pelaksanaan kegiatan dan pencapaiaan

sasaran.

1. Monitoring pelaksanaan kegiatan program dan

administrasi dilakukan secara berjenjang, ditingkat

NPM evaluasi dilakukan terhadap FO, AA, FA dan

AA; di tingkat NPD evaluasi terhadap NPM dilakukan

setiap 6 bulan.

2. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap laporan

yang disampaikan oleh NPM kepada NPD dan

UNDP.

3. Laporan terdiri dari laporan kegiatan, dan output

yang dihasilkan, notulensi pertemuan, serta laporan

keuangan.

Periode Kegiatan Timeline (diterima di UNDP)

Workplan Laporan Keuangan

Q1 (Kwartal 1): 01 Januari – 31 Maret

10 Des 10 April

Q2 (Kwartal 2): 01 April – 30 Juni

10 April 10 Juli

Q3 (Kwartal 3): 01 Juli – 30 Sept.

10 Juli 10 Okt

Q4 (Kwartal 4): 01 Okt.– 31 Desember

10 Okt 10 Des

Halaman 66 dari 83

4. Pelaporan kegiatan dilakukan setiap berakhirnya

kegiatan seperti yang tertera di dalam workplan.

5. Waktu pelaporan kegiatan paling lambat 1 (satu)

minggu setelah pelaksanaan, sedangkan laporan

keuangan disampaikan sesuai jadwal yang sudah

disepakati antara KEMENTERIAN

PERINDUSTRIAN dan UNDP.

6. Pelaporan kegiatan per triwulan dilakukan setelah

berakhirnya kuartal, paling lambat 3 minggu setelah

kwartal berakhir.

7. Kompilasi pelaporan harus dikonsolidasikan dan

disetujui oleh NPD sebelum disampaikan ke UNDP.

3. Tata Tertib Pengadaan Barang dan Inventarisasi

1. Pengajuan pengadaan barang dilakukan oleh NPM

dan disetujui oleh NPD, serta barang yang dibeli

harus sesuai dengan yang tertera pada AWP.

2. Cara Pengadaan barang/barang inventaris harus

dilakukan mengikuti peraturan yang berlaku.

3. Seluruh barang yang dibeli harus dicantumkan dalam

daftar inventaris dan diberi penomoran mengikuti

standar yang berlaku di UNDP dan kondisinya

dilaporkan kepada NPD dan UNDP setiap bulannya.

Laporan inventori ini disiapkan oleh AA, disetujui oleh

NPM dan DNPD.

4. Barang inventaris program yang dibeli dengan dana

NEX, setelah mendapat persetujuan UNDP dapat

diserahkan kepada Kementerian Perindustrian

setelah proyek selesai.

5. Kewenangan dan persetujuan pencairan dana untuk

pembelian barang dilakukan oleh NPD.

6. Barang di dalam daftar inventori ICCTF-MOI tidak

Halaman 67 dari 83

diasuransikan.

7. Pada akhir masa proyek semua barang di dalam

daftar inventori ini akan diserahkan ke

Kementerian Perindustrian.

4. Tata Administrasi Kantor

Secara umum peraturan operasional kantor

mengikuti peraturan yang berlaku, dan diberlakukan

kepada Seluruh Staf PMU, yaitu:

1. Jam kerja dimulai pkl. 08.00 dan berakhir pkl 17.00

Senin sampai Jum’at. Total jam kerja adalah 40 jam

per minggu, termasuk istirahat makan siang antara

jam 12.00-13.00. Total jam kerja tersebut di atas

termasuk jam kerja yang dilakukan di luar kantor,

sepanjang disetujui oleh Kepala NPD/DNPD.

2. Absensi kehadiran harus ditandatangani NPM, FA

dan AA setiap hari kehadiran dan diperiksa oleh

DNPD atau petugas yang ditunjuk.

3. Ijin sakit lebih dari dua hari kerja berturut-turut harus

disertai dengan surat keterangan dokter. Jumlah

hari tidak hadir lebih dari 4 hari per bulan akan

dipotong dari 12 hari hak cuti per tahun.

4. Gaji dibayarkan setiap tanggal 25 setiap bulan,

dilampiri dengan daftar hadir.

5. Cuti tahunan staf program sebanyak 12 hari kerja

selama satu tahun, diajukan sebulan sebelumnya,

dan harus diambil paling banyak pada 2 periode

pelaksanaan. NPM, FA dan AA dapat

menggunakan hak cutinya setelah 6 bulan bekerja.

6. Cuti nikah dan cuti melahirkan mengikuti aturan dari

Depnaker.

7. Ketidak hadiran diluar peraturan yang berlaku harus

Halaman 68 dari 83

sepengetahuan NPM (untuk AA dan FA) dan

sepengetahuan NPD/DNPD atau petugas yang

ditunjuk NPD (untuk NPM). Resources yang

dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan projek

harus dibuat available pada saat AA, FA atau NPM

tidak hadir. Biaya yang dikeluarkan berkaitan

dengan kelalaian melakukan ini menjadi tanggung

jawab masing-masing dan tidak dapat diambil dari

projek.

8. Kantor sekretariat dimungkinkan menyediakan

kendaraan roda empat untuk operasional kantor.

Jika tidak menggunakan kendaraan operasional

kantor, maka akan diganti sebesar ongkos taxi. Jika

menggunakan kendaraan pribadi maka pergantian

biaya perjalanan dapat dilakukan dengan

menggunakan rate penyewaan kendaraan, biaya

supir, bahan bakar dan tol.

9. NPM, AA dan FA harus dapat bekerja sama dengan

baik dalam melaksanakan kegiatan yang

mendukung program secara profesional, transparant

dan bertanggung jawab.

10. Semua bentuk pengeluaran petty cash, harus seijin

NPM terlebih dahulu sebelum dikeluarkan. NPM

dapat meminta AA dan FA mengganti pengeluaran

yang dikeluarkan untuk projek yang dilakukan tanpa

sepengetahuan NPM.

11. AA dan FA bertanggung jawab terhadap NPM, NPM

bertanggung jawab terhadap NPD. Tugas dan

wewenang masing-masing tertuang didalam kontrak

kerja.

Halaman 69 dari 83

LAMPIRAN C

Prosedur Pelaksanaan Pembayaran Tagihan Jasa

Konsultan

1. Klasifikasi Berdasarkan Jenis Kegiatan

Prosedur pembayaran tagihan jasa konsultan yang

memakai mekanisme at cost dibagi atas :

1. Remunerasi Tenaga Ahli (Remuneration); PPh pasal

21 dan asuransi

2. Biaya Transportasi dan Biaya Perjalanan Dinas

Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung;

3. Biaya Sewa Kantor; PPh pasal 23

4. Biaya Operasional Kantor;

5. Sewa Peralatan Kerja; PPh pasal 23

6. Biaya Komunikasi;

7. Tunjangan Perumahan; PPh pasal 21

8. Sewa Kendaraan; PPh pasal 23

9. Biaya Pembuatan Laporan Hasil Kegiatan

Konsultan;

10. Biaya Lain-Lain.

2. Remunerasi

2.1. Tujuan Verifikasi

1. Remunerasi yang dibayarkan sesuai dengan

waktu yang sebenarnya digunakan oleh tenaga

ahli yang bersangkutan; dan didukung dengan

dokumen penagihan yang sah/valid;

2. Tenaga ahli yang dipekerjakan sesuai dengan

daftar tenaga ahli yang diusulkan dalam dokumen

teknis atau tenaga ahli pengganti yang telah

disetujui pihak proyek.

Halaman 70 dari 83

2.2. Langkah Kerja

1. Remunerasi dibayarkan sesuai dengan waktu yang

digunakan oleh tenaga ahli yang bersangkutan; dan

didukung dengan dokumen penagihan yang

sah/valid;

2. Periksa dokumen Daftar Hadir (Time Sheet) tenaga

ahli; bandingkan dengan kuantitas (waktu) yang

diperhitungkan dalam tagihan pembayaran periode

yang bersangkutan; Perhatikan kemungkinan

tenaga ahli yang bersangkutan cuti, sakit,

melakukan perjalanan ke luar kota, sedangkan

remunerasi tetap ditagihkan/dibayarkan;

3. Bandingkan tanda tangan tenaga ahli dalam Daftar

Hadir (time sheet) dengan tanda tangan dalam CV.

4. Lakukan perhitungan kembali atas jumlah-jumlah

dalam tagihan gaji tenaga ahli.

5. Untuk tenaga ahli asing, mintakan copy passport

dari tenaga ahli yang bersangkutan; Lakukan

analisis terhadap data kehadiran dan jumlah waktu

yang ditagihkan, dengan data keberadaan

konsultan di Indonesia, untuk mendeteksi

kemungkinan personel yang bersangkutan berada

di luar negeri atau cuti, tetapi tetap diperhitungkan

dalam tagihan biaya remunerasinya, karena biaya

remuneration sudah terkandung biaya sosial berupa

: cuti, sakit, dan home leave. Periksa data Arrival

dan Departure pada passport, untuk mendapatkan

data keberadaan personel di Indonesia.

6. Tenaga ahli yang dipekerjakan sesuai dengan

daftar tenaga ahli yang diusulkan dalam dokumen

teknis atau tenaga ahli pengganti yang telah

disetujui pihak proyek.

Halaman 71 dari 83

7. Pembayaran remunerasi kepada tenaga ahli, telah

dilengkapi dengan pembayaran PPh pasal 21 atas

penghasilan tenaga ahli yang bersangkutan. Surat

Setoran Pajak terlampir sebagai data pendukung.

8. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi

kelengkapan dokumen pendukung.

3. Transportasi dan Perjalanan Dinas


1. Biaya transportasi dan perjalanan dinas

dibayarkan dalam jumlah yang benar sesuai

dengan kontrak dan orang-orang yang melakukan

perjalanan dinas adalah nama-nama yang

tercantum dalam kontrak (didukung dokumen

yang valid);

2. Kegiatan transportasi dan perjalanan dinas

(tujuan maupun lama perjalanan) dilakukan

sesuai dengan kebutuhan dalam kontrak.

3. Untuk meyakini bahwa tarif DSA telah

diperhitungkan dengan benar

3.2. Langkah Kerja

Biaya transportasi dan perjalanan dinas dibayarkan

dalam jumlah yang benar sesuai dengan nama-nama

yang tercantum dalam kontrak (didukung dokumen

yang valid);

1. Hitung jumlah pembayaran biaya transportasi dan

perjalanan dinas tenaga ahli dan tenaga

pendukung;

2. Setiap perjalanan dinas oleh tenaga ahli telah

didukung dengan dokumen perjalanan dinas

sesuai dengan nama-nama yang tercantum

Halaman 72 dari 83

dalam kontrak atau bukti dokumen

keberadaannya di tujuan perjalanan;

3. Kegiatan transportasi dan perjalanan dinas

(tujuan maupun lama perjalanan) dilakukan

sesuai dengan kebutuhan dalam kontrak;

bandingkan waktu dan tujuan perjalanan dinas

konsultan yang ditagihkan dengan rencana

perjalanan serta lokasi pekerjaannya yang

terdapat dalam kontrak.

4. Tarif DSA telah diperhitungkan dengan benar,

dan perhitungan DSA telah sesuai dengan biaya

hotel bintang III setempat (lokasi tujuan).

5. Dapatkan informasi mengenai tariff hotel di kota

tujuan perjalanan melalui media cetak atau media

lain yang valid. Berdasarkan informasi tersebut,

lakukan analisis terhadap kewajaran tarif DSA.


kelengkapan dokumen pendukung.

7. Periksa keabsahan dokumen pendukung

perjalanan antara lain:

– Keabsahan dokumen perjalanan dinas dan

pihak yang menandatangani surat jalan;

keabsahan tiket perjalanan.

– Untuk tiket pesawat udara, teliti keabsahan

tiket dengan memeriksa pertinggal lembaran

tiket dan menganalisis data tiket seperti data

agen, tahun penerbitan tiket, nomor seri tiket

dan cap agen, serta Boarding Pass.

Halaman 73 dari 83

4. Sewa Kantor


1. Tagihan biaya sewa kantor diperhitungkan

berdasarkan harga pasar yang berlaku

setempat/wajar, serta didukung dengan dokumen

pendukung yang memadai;

2. Jumlah tagihan telah sesuai dengan periode

penggunaan kantor oleh pihak konsultan.

4.2. Langkah Kerja

1. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang

mendukung pembayaran biaya sewa kantor;

2. Lakukan analisis kewajaran tarif sewa kantor

dengan:

a. membandingkan harga sewa kantor pada

kontrak dengan kontrak lain pada lokasi yang

sama dan waktu yang sama atau tahun

sebelumnya;

b. mendapatkan informasi harga sewa kantor

pada lokasi kegiatan dengan melakukan

konfirmasi di lapangan, atau dari media lain

(media cetak) yang valid jika dianggap perlu;

kemudian membandingkannya dengan tarif

sewa pada kontrak;

c. Amati kondisi ruang kantor dan

perlengkapannya, apakah layak atau tidak

berlebihan/tidak mewah;

d. Verifikasi, apakah penyewaan kantor oleh

pihak konsultan telah didukung dengan

dokumen kontrak sewa menyewa yang sah

(copy KTP pemilik kantor dan pihak konsultan

harus dilampirkan);

Halaman 74 dari 83

e. Wawancara/konfirmasi kepada pemilik kantor

yang disewakan guna meyakini kebenaran

besar sewa dan keabsahan penyewaan

kantor oleh konsultan.

f. Jumlah tagihan telah sesuai dengan periode

penggunaan kantor oleh pihak konsultan;

lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa

jumlah waktu yang diperhitungkan dalam

tagihan kontrak telah sesuai dengan periode

penggunaan kantor yang sesungguhnya,

dengan membandingkan dengan data terkait

seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen

tiket mobilisasi, bukti lapor diri, laporan

bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir

personel, dan kegiatan pelatihan awal.;

g. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut,

meliputi kelengkapan dokumen pendukung

h. Teliti kemungkinan penggunaan satu kantor

oleh dua perusahaan konsultan, dengan

meneliti alamat kantor untuk perusahaan-

perusahaan konsultan yang beroperasi di

lokasi yang sama atau dengan melakukan

pengamatan fisik ke lokasi ataupun dengan

wawancara/konfirmasi dengan pegawai

konsultan.

5. OPERASIONAL KANTOR


1. Biaya operasional kantor dibayarkan dalam

jumlah dan tarif yang benar serta didukung

dengan dokumen pendukung yang memadai

Halaman 75 dari 83

2. Biaya operasional kantor diperhitungkan sesuai

dengan periode yang sesungguhnya terpakai

5.2. Langkah kerja

1. Biaya operasional kantor dibayarkan dalam

jumlah dan tarif yang benar serta didukung

dengan dokumen pendukung yang memadai,

lakukan:

a. penghitungan kembali jumlah yang mendukung

pembayaran biaya operasional kantor

b. pemeriksaan, apakah tarif biaya telah

diperhitungkan sesuai dengan tarif yang telah

ditetapkan dalam kontrak/anggaran biaya.

2. Biaya operasional kantor diperhitungkan sesuai

dengan periode yang sesungguhnya terpakai,

lakukan:

a. Periksa, apakah biaya diperhitungkan

berdasarkan periode yang sebenarnya

dipergunakan, khususnya pada awal dan akhir

periode kontrak.

b. Lakukan analisis dengan data mobilisasi,

laporan kedatangan konsultan, dan daftar

hadir.


kelengkapan dokumen pendukung

6. SEWA PERALATAN KERJA


1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa

peralatan kerja dibayarkan dalam jumlah dan tarif

yang wajar serta didukung dengan dokumen

pendukung yang memadai.

Halaman 76 dari 83

2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai

dengan periode penggunaan peralatan kerja oleh

pihak konsultan

6.2. Langkah kerja


peralatan kerja dibayarkan dalam jumlah dan tarif

yang benar serta didukung dengan dokumen

pendukung yang memadai; lakukan prosedur

Verifikasi sebagai berikut:

a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang

mendukung pembayaran biaya sewa

peralatan kerja;

b. Periksa apakah tarif sewa peralatan kerja

telah ditetapkan secara wajar dengan

melakukan pembandingan pada kontrak

lain, atau melakukan konfirmasi harga jika

dianggap efektif;

c. Lakukan analisis, apakah jumlah dan jenis

peralatan kerja yang diperhitungkan dalam

tagihan dalam batas-batas yang wajar

sesuai dengan kapasitas/kebutuhan

pekerjaanya;

d. Verifikasi, apakah penyewaan peralatan

kerja oleh pihak konsultan telah didukung

dengan dokumen kontrak sewa peralatan

kerja yang sah;

e. Lakukan wawancara/konfirmasi dengan

pemilik peralatan kerja guna meyakini

kebenaran besar sewa dan keabsahan

penyewaan peralatan kerja oleh konsultan.

Halaman 77 dari 83

2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah

sesuai dengan periode penggunaan peralatan

kerja oleh pihak konsultan; lakukan analisis untuk

meyakinkan bahwa jumlah waktu yang

diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah

sesuai dengan periode penggunaan peralatan

kerja yang sesungguhnya, bandingkan dengan

data terkait dokumen mobilisasi,bukti lapor diri,

laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir

personel, dan kegiatan pelatihan awal.

7. KOMUNIKASI


1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya komunikasi

didukung dengan dokumen pendukung yang

memadai.


dengan periode penggunaan komunikasi kantor

oleh pihak konsultan dan berdasarkan keperluan

yang wajar/hemat.

7.2. Langkah Kerja

1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya komunikasi


memadai.


mendukung pembayaran biaya komunikasi;

b. Verifikasi, apakah penyewaan alat

komunikasi (jika ada) oleh pihak konsultan

telah didukung dengan dokumen kontrak

yang sah;

Halaman 78 dari 83

c. Lakukan wawancara/konfirmasi dengan

pemilik alat guna meyakini kebenaran besar

sewa dan keabsahan penyewaan alat

komunikasi oleh konsultan (jika ada).

2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah

sesuai dengan periode penggunaan komunikasi

kantor oleh pihak konsultan dan berdasarkan

keperluan yang wajar/hemat.

a. Lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa

jumlah waktu yang diperhitungkan dalam


penggunaan kantor yang sesungguhnya,

dengan membandingkan dengan data

terkait seperti saat dimulainya mobilisasi,

dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri,

laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar

hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal;

b. Lakukan penilaian atas kewajaran

penggunaan komunikasi dibandingkan

dengan kapasitas dan intensitas kegiatan

yang dilakukan konsultan; Pastikan bahwa

tidak terjadi penggunaan biaya komunikasi

yang berlebihan/boros.


kelengkapan dokumen pendukung

8. TUNJANGAN PERUMAHAN


1. Untuk meyakini bahwa tagihan tunjangan

perumahan dibayarkan berdasarkan harga pasar

yang wajar/berlaku setempat serta didukung

dengan dokumen pendukung yang memadai;

Halaman 79 dari 83


dengan periode tunjangan perumahan oleh tenaga

ahli konsultan;

3. Untuk meyakini bahwa tunjangan perumahan telah

diterima oleh tenaga ahli yang benar-benar berhak

sesuai ketentuan;

8.2. Langkah Kerja

1. Untuk meyakini bahwa tagihan tunjangan

perumahan dibayarkan berdasarkan harga pasar

yang wajar/berlaku setempat serta didukung

dengan dokumen pendukung yang memadai;


mendukung pembayaran tunjangan perumahan;

b. Periksa apakah tarif tunjangan perumahan telah

diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang

berlaku setempat/wajar. Dapatkan informasi

mengenai harga sewa rumah melalui informasi

pasar di lokasi, konfirmasi, atau Sumber lain

yang valid. Lakukan analisis kewajaran tarif

tunjangan perumahan dalam kontrak dengan

informasi tersebut; Teliti apakah personel yang

bersangkutan berstatus keluarga atau single,

berkaitan ketentuan yang memberlakukan

tunjangan perumahan berlaku paling sedikit

untuk tiga orang (untuk single) atau satu

keluarga;

c. Verifikasi, apakah tagihan tunjangan

perumahan telah didukung dengan dokumen

kontrak sewa rumah yang sah.


dengan periode tunjangan perumahan oleh tenaga

Halaman 80 dari 83

ahli konsultan; lakukan analisis untuk meyakinkan

bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam

tagihan kontrak telah sesuai dengan periode waktu

yang sesungguhnya, dengan membandingkan

dengan data-data terkait seperti saat dimulainya

mobilisasi, dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri,

laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir

personel, dan kegiatan pelatihan awal.

3. Untuk meyakini bahwa tunjangan perumahan telah

diterima oleh tenaga ahli yang benar-benar berhak

sesuai ketentuan; Lakukan analisis/penelitian

terhadap data domisili konsultan tesebut melalui

data curriculum vitae atau usulan teknis.

9. KENDARAAN VEHICLE



kendaraan diperhitungkan berdasarkan harga pasar

yang berlaku/wajar, serta didukung dengan

dokumen pendukung yang memadai;


dengan periode penggunaan kendaraan oleh pihak

konsultan;

3. Untuk meyakini bahwa konsultan tenaga ahli yang

menggunakan kendaraan tersebut benar-benar

yang berhak sesuai dengan ketentuan.

9.2. Langkah Kerja


kendaraan diperhitungkan berdasarkan harga pasar

yang berlaku/wajar, serta didukung dengan

Halaman 81 dari 83

dokumen pendukung yang memadai; lakukan

prosedur Verifikasi sebagai berikut:

a. Hitung kembali bukti yang mendukung

pembayaran biaya sewa kendaraan;

b. Periksa apakah tarif sewa kendaraan telah

diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang

berlaku dengan harga yang wajar. Lakukan

analisis kewajaran harga sewa dengan

membandingkan pada tarif sewa kendaraan

pada kontrak sejenis atau tarif sewa

berdasarkan hasil konfirmasi atau informasi

harga dari Sumber lain (seperti media cetak)

yang valid;

c. Periksa apakah penggunaan jenis dan kuantitas

kendaraan yang diperhitungkan dalam tagihan

tidak melebihi dari jumlah yang boleh diganti

yaitu satu kendaraan roda empat untuk empat

staf tenaga ahli, kecuali untuk team leader;

d. Verifikasi, apakah penyewaan kendaraan oleh

pihak konsultan telah didukung dengan

dokumen kontrak dan bukti kepemilikan yang

sah serta lakukan pemeriksaan fisik terhadap

kendaraan tersebut.


dengan periode penggunaan kendaraan oleh pihak

konsultan; Lakukan analisis untuk meyakinkan

bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam


penggunaan kendaraan yang sesungguhnya,

dengan membandingkan dengan data terkait

seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen tiket

mobilisasi, bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan

Halaman 82 dari 83

konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan

pelatihan awal.

3. Untuk meyakini bahwa konsultan tenaga ahli yang

menggunakan kendaraan tersebut benar-benar

yang berhak sesuai dengan ketentuan; lakukan

Verifikasi sebagai berikut:

a. Periksa jenis kendaraan yang digunakan

bandingkan dengan status/jabatan dan nama

konsultan pemakainya.

b. Lakukan konfirmasi kepada konsultan pemakai

kendaraan tersebut

10. PEMBUATAN LAPORAN HASIL KEGIATAN

KONSULTAN


Untuk meyakini bahwa tagihan biaya pelaporan

dibayarkan sesuai dengan keperluannya dan

berdasarkan harga pasar yang berlaku/wajar, serta

didukung dengan dokumen pendukung yang memadai.

10.2. Langkah kerja

1. Hitung kembali jumlah yang mendukung

pembayaran biaya pelaporan;

2. Periksa apakah kuantitas laporan yang

diperhitungkan dalam tagihan tidak melebihi dari

jumlah yang ditetapkan dalam kontrak;

3. Buat simpulan atas langkah-langkah kerja tersebut,

apakah tagihan yang diajukan telah dilengkapi

dengan dokumen pendukung seperti yang

disyaratkan dalam langkah-langkah di atas.

Halaman 83 dari 83

11. LAIN-LAIN


1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya lain-lain

seperti: lokakarya, seminar, pelatihan dan biaya

lainnya dibayarkan dalam jumlah yang wajar, serta


memadai


dengan periode kegiatan oleh pihak konsultan

11.2. Langkah kerja

1. Hitung kembali jumlah yang mendukung

pembayaran biaya lain-lain;

2. Periksa apakah penagihan biaya lain-lain telah

didukung dengan dokumen-dokumen pengeluaran

dan dokumen pendukung lainnya yang sah seperti

kuitansi pembayaran, faktur pembelian, daftar hadir,

laporan kegiatan, dan tidak bertentangan dengan

peraturan yang mendasar;

3. Pastikan bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan

periode kegiatan oleh pihak konsultan, lakukan

analisis untuk meyakinkan bahwa kuantitas, waktu,

dan jenis kegiatan yang diperhitungkan dalam

tagihan kontrak telah sesuai dengan periode yang

sesungguhnya, dan sesuai dengan kontrak dan

TOR.

i

MINISTRY OF INDUSTRY

Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan

12950

GENERAL GUIDELINE

For

IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND

CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)

CENTER FOR GREEN INDUSTRY AND

ENVIRONMENT ASSESSMENT

AGENCY FOR INDUSTRIAL POLICY, CLIMATE AND

QUALITY ASSESSMENT

2011

ii

GENERAL GUIDELINE For

IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR

(PHASE 1)

FOUNDER Industry Ministry

M.S Hidayat

ADVISOR Arryanto Sagala

STEERING COMMITEE

Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait

AUTHORS

Rafles Simatupang Muhammad Hafiz

Nugroho Adi Sasongko

EDITORS Sangapan

Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap

Juwarso Gading Wiwiek Sari Wijiastuti Patti Rahmi Rahayu

PUBLISHED BY

Center for Green Industry and Environment Assessment

Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment

PRINTED BY MINISTRY OF INDUSTRY

iii

GENERAL GUIDELINE For IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) 1

st Edition. Jakarta : Ministry of Industry, January 2011

vi + 85 hlm. Version: Presented in Bahasa Indonesia and English Publisher Address: Ministry of Industry Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN:...........................

iv

FOREWORD

Praise the Lord giving us His mercy and grace so

this General Guideline within the framework of

Implementation of Energy Conservation and CO2 Emission

Reduction in Industrial Sector (Phase 1) can be finalized in

time.

This General Guideline is structured to enhance

knowledge in implementation of energy conservation and

reduction of CO2 emission and discussed with among

stakeholders comprising of representatives from

governments, experts and practitioners.

It is expected that this General Guideline is useful

for the related parties to implement energy conservation

and reduction of CO2 emission. Finally, we would like to

thank all those who have participated in the preparation of

this guideline.

Jakarta, January 2011 Head of

Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment

Arryanto Sagala

v

LIST OF CONTENTS

CHAPTER I INTRODUCTION ........................................... 1

1.1. Background ................................................... 1

1.2. Regulatory ..................................................... 8

1.3. Definition ........................................................ 8

1.4. Results, Outputs And Activities ………………. 9

1.4.1. Results …………………………………………... 9

1.4.2. Outputs ………………………………………….. 10

1.4.3. Activities ………………………………………… 11

1.5. Target ………………………………………….... 12

1.5.1. Target Location ............................................. 12

1.5.2. Target Beneficiaries ...................................... 12

CHAPTER II PROGRAM COMPONENTS ......................... 14

2.1. Basic Principles Of Program ………………….. 14

2.2. Framework ……………………………………… 14

2.3. Program Implementation Stages ................... 27

2.3.1. Preparation ……………………………………… 27

2.3.2. Implementation ............................................. 30

2.3.3. Monitoring and Evalution ............................... 36

CHAPTER III PROGRAM ORGANIZATIONAL ................... 38

3.1. NPD (National Project Development) ............ 38

3.1.1. National Project Director (NPD) .................... 38

3.1.2. Deputy National Project Director (DNPD) ...... 39

3.1.3. National Project Director’s Secretary (NPDS).. 40

3.2. Commitment Officer ....................................... 40

3.3. Local Government ......................................... 40

3.4. Project Management Unit (PMU) .................. 41

3.4.1. Technical Assignment and Responsibility ..... 41

3.4.2. Management and Administration Assignment and Responsibility .........................................

42

3.4.3. PMU Structure Organization ......................... 42

3.4.4. PMU Job Description and Responsibility ...... 42

3.4.4.1. NPM (National Project Manager) .................. 42

3.4.4.2. Deputy NPM ................................................. 43

3.4.4.3. Finance Officer ............................................. 46

3.4.4.4. Administration Officer ................................... 45

3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit) ................ 45

vi

3.5. Site Consultant .............................................. 48

3.5.1. NMC (National Management Consultant) ...... 48

3.5.1.1. Technical Assignments and Responsibilities of NMC ..........................................................

48

3.5.1.2. Management Responsibilities and Job Descriptions of NMC .....................................

49

3.5.2. RC (Regional Consultant).............................. 50

3.5.2.1. Technical Assignments and Responsibilities of RC .............................................................

50

3.5.2.2. Management Responsibilities and Job Descriptions of RC ........................................

52

3.5.3. EC (Evaluation Consultant) ........................... 53

3.5.3.1. Technical Assignments and Responsibilities of EC ..............................................................

53

3.5.3.2. Management Responsibilities and Job Descriptions of EC .........................................

53

CHAPTER IV CLOSING REMARKS.................................... 54

4.1. Transparency ................................................ 54

4.2. Accountability ................................................ 55

4.3. Reporting ....................................................... 55

REFERENCES .......................................................................... 58

APPENDIX A Target Location And Company’s Names ....... 59

APPENDIX B Implementation Of Activities Management ICCTF - Ministry Of Industry ………………….

61

APPENDIX C Procedure Of Bills Payment For Consultant Service ………………………………………….

66

of 76

CHAPTER I

INTRODUCTION

1.1. BACKGROUND

Climate change mitigation through energy

conservation and CO2 emission reduction has been

anticipated by the government of Indonesia through the

preparation of relevant regulations and set targets for the

purpose. Ministry of Industry develops an integrated

system for monitoring energy use trough energy

conservation and CO2 emission reduction in industrial

sector.

In the Act No. 30 year of 2007 concerning energy

states that energy conservation is a systematic effort which

planned and integrated in order to preserve domestic

energy resources and improve efficiency in utilization. The

efficiency of energy use creates many advantages, such as

to reduce operating and production costs. Energy

conservation becomes important in Indonesia, where the

activities of energy use in most industries considered

inefficient due to using of old and obsolete technology and

insufficient of infrastructure re-structurization in industrial

sector. Inefficient energy use is creating significant

contribution in increasing the amount of CO2 emission in

Indonesia.

Energy consumption in 2008 for industry is

amounted to 49.14% of national energy consumption total

(MEMR, 2009). In fact, some surveys indicate opportunity

energy saving from based on energy consumption in this

sector is about 15 - 30% (PT. EMI, 2006). Meanwhile,

of 76

despite Indonesia's national reserves of energy fossil

become more limited, Indonesia has substantial gas

reserves to replace fossil fuels.

By implementation of energy mix in industrial sector

which generally using gas, energy diversification in industry

is expected to reduce CO2 emission due to coefficient of

natural gas emission is lower than coefficient of mining or

petroleum products emission (TNA, 2009). Therefore, the

President of Indonesia has set up target to reduce 26%

greenhouse gases emission by national budget and 41%

by assisting international donors. Of that figure, target of

industry has a share with the proportion of 2%.

Pareto analysis which had been conducted by the

Agency for Industrial Research and Development Ministry

of Industry (2007) showed that 80% of national electricity

consumption was concentrated on 29 factories which

represent 20% of 336 mills. These 29 factories which are

defined as plants with huge energy usage can be classified

into 8 groups, i.e. Steel, Cement, Pulp & Paper, Textiles,

Petrochemicals, Food & Beverages, Fertilizers, and

Ceramics.

Energy consumption of Pulp & Paper industry and

Steel Industry are 109.69 Petra Joule and 107.84 Petra

Joule respectively (TNA, 2009), or equal to 27.12% of

energy consumption total for all industries (802.11 Petra

Joule). Therefore, these industries need to be improved in

energy use and energy efficiency.

Within the framework of the United Nations

Framework Convention on Climate Change (UNFCCC)

Bali–Conference of the Parties (COP) 13, the Government

of Indonesia has launched the Climate Change Trust Fund

Indonesia (ICCTF) program in assistance with the UNDP

of 76

(United Nations Development Program) and BAPPENAS

(National Development Planning Agency) in order to

reduce CO2 emission.

UNDP and BAPPENAS provide technical

assistance for the Ministry of Industry (MOI) to review the

roadmap draft on reducing CO2 emission in Steel and Pulp

& Paper Industries. The scope of the program is expected

to cover regulations regarding to CO2 emission reduction.

Ministry of Industry has been set up a grand

strategy with the aim of reducing CO2 emission in industrial

sector, which includes 4 components:

1. Implementation of Energy Conservation and CO2

Emission Reduction In Industrial Sector;

2. Promotion of CO2 emission reduction for energy

intensive industry sector;

3. ESCO model implementation on industrial sector;

4. Implementation of Carbon Footprint and Energy

Consumption Intensity instruments in industrial

sector.

Activities mentioned above are organized into 4

parts, which are going to obtained in long term and

supposed not to be separated from one another. For further

setting up as as a national activity, the Ministry of Industry

has approved a Grand Strategy (Figure 1) and put which in

the Government Blue Book.

Implementation of Energy Conservation in Industrial

Sector program is focused on implementation of energy

conservation in Steel Industry and Pulp & Paper Industry

through the handling of emission and energy, by which the

results are used to represent data from each sub-sector

that has been selected, then forwarded through to the final

of 76

stage. It is targeted that achievement results of industrial

sector will support government regulations on CO2

emission reduction target by 2% of 41% in 2020.

Furthermore, the Ministry of Industry should:

(1) strengthen its capacity to develop integrated

systems for energy conservation and CO2 emission

reduction in Steel Industry and Pulp & Paper

Industry;

(2) increase participation of industrial enterprises in

energy conservation and CO2 emission reduction;

(3) increase awareness and involvement of local and

provincial governments in energy conservation and

CO2 emission reduction, and

(4) strengthen the framework for energy conservation

and reduction of greenhouse gas emission in

industry.

Planning and strategy of ICCTF’s activities in the

Ministry of Industry have been quoted in:

1) Medium-Term Program Plan which is in line with the

Strategic Plan/Strategic Plan of Industrial Policy,

Climate and Quality Research Agency, Ministry of

Industry;

2) ICCSR (Indonesian Sectoral Climate Change

Roadmap) in industrial sector, where energy

conservation and reduction of CO2 emission are

implemented based on sectoral approaches.

3) GHG NAP (National Action Plan - Greenhouse

Gases), focuses on sustainable development in line

with energy conservation in which energy efficiency

and diversification create environmental

improvements and community.

of 76

Implementation of governmental regulations on

energy conservation should be managed systematically

by involving all stakeholders, if not, it is supposed those

targets and goals will not be obtained. In order to

anticipate above matter, the Ministry of Industry

develops an integrated and reliable system to manage

and develop the industry, where to improve industrial

performance.

Involved industry will be monitored, evaluated, and

reported. Ideally, to give significant contribution in

energy conservation and CO2 emission reduction,

industry must have an energy manager, energy action

team (energy action team), and supporting documents

(roadmap, technical manuals, standard operating

procedures, and map technology). Energy Manager has

responsibility in managing energy usage and

implementation of energy conservation and CO2

emission reduction. Meanwhile the Energy Action Team

will assist the energy manager to work with the selected

consultant in carrying out specific work, i.e. energy

audits, carbon audits, and technical need assessment

(TNA).

On the other hand, the Ministry of Industry should

pay more attention on promoting the importance of

energy conservation and CO2 emission reductions to

local governments, so that local governments have a

vital role in supporting the implementation of MoI policy.

Subjected to this case, local governments can be

encouraged to formulate local laws in mitigation and

adaptation context to address climate change from

industry.

of 76

Associated with development of mechanisms and

cooperation between the Ministry of Energy and Mineral

Resources (MEMR) and MoI, the project should be

proportional to place position of role and responsibilities

of each ministry. MEMR has conducted an energy

assessment and conservation program since 2003 with

the target of building sector and several industrial

companies. Associated with the task and role of the

Ministry of Industry in enhancing industrial

competitiveness through increased awareness of

business doer to emission policy, the Ministry of Industry

is more focused to work directly with business doer in

implementation of energy conservation policy.

Based on those conditions and circumstances, this

program is expected to:

(1) has the basic data (baseline), which can be relied

upon to enable the development of strategic

planning for energy conservation and CO2 emission

reduction;

(2) has an updated information system well and can be

disseminated to all stakeholders;

(3) Roadmap and technical guidance in implementation

of energy saving and CO2 emission reduction in the

industry;

(4) has a system to strengthen the participation of

industry in conducting effective monitoring of energy

consumption and CO2 generating,

(5) develop regulations to ensure sustainable

implementation of integrated systems; and

(6) encourage local government involvement in

supporting program implementation and mitigation

climate change in industrial sectors.

of 76

Figure1. Main Strategy Scheme of Promotion for Energy Conservation and Greenhouse Gas Emission in

the Voracious Energy Industrial Sector

of 76

1.2. LAWS AND REGULATIONS

Given the importance of energy conservation and

reduction of CO2 emission, the Government of Indonesia

has stipulated:

• Act No. 30 year 1997 concerns on Energy;

• Presidential Regulation No. 28 year 2008 concerns

on National Industrial Development Policy;

• Presidential Decree No. 5 year 2006 on concerns

on National Energy Policy;

• Government Regulation No. 70 year 2009 concerns

on Energy Conservation;

In the Government Regulation No. 70 year 2009 is

stated that energy sources user and energy users who

use energy source and or energy greater than or equal to

6000 tones oil equivalent per year conduct energy

conservation through energy management. Reduction of

CO2 emission in the industry has been provised upon the

strategic plan of Industrial Research and Development

Agency, Ministry of Industry which of emerged in Medium

Term Plan and Program (RPJM) year 2010-2014 through

program at Center for Research and Resource

Development, Environment and Energy (now Green

Industry and Environment Center Assessment).

1.3. DEFINITIONS

ICCTF Program (Indonesia Climate Change Trust

Fund) is one of the funding mechanisms for climate

change. This program has 2 main objectives, i.e.:

of 76

1. To achieve Low Carbon Economy through the

resilience to climate change mitigation and

adaptation;

2. To develop innovative measures which of aim at

connecting the international financial sources with a

national investment strategy, so that,

simultaneously can be an alternative finance model

forms for climate change mitigation and adaptation

program for which government manage

transparently and accountable.

In this circumstance, ICCTF has specific goals, i.e.:

1. To facilitate and accelerate investment process in

renewable energy and energy efficiency, and

simultaneously to reduce greenhouse gas emission

from energy sector in Indonesia;

2. To reduce emission from deforestation and forest

degradation to reach sustainable forest

management;

3. To reduce the vulnerability in coastal, agriculture

and aquatic ecosystems;

4. To bridge the financial gap which aim at mitigation

and adaptation to climate change;

5. To improve the effectiveness and impact of

international financial aid for climate change in

Indonesia.

1.4. RESULTS, OUTPUTS AND ACTIVITIES

1.4.1. Results

a. To strengthen the capacity of the Ministry of Industry

in coordinating, developing and supporting the

implementation of energy conservation and

of 76

reduction of CO2 emission in Steel Industry and Pulp

& Paper Industry;

b. To revise the regulatory framework and facilitate

awareness increasing of energy efficiency and

energy conservation in targeted industries;

c. To increase the capacity of target industry

companies to achieve energy conservation and CO2

emission reduction.

1.4.2. Outputs

a. Basis for energy conservation and production of

CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper

Industry;

b. Integrated information system for energy

conservation;

c. Human resources with adequate knowledge and

skills on energy conservation and CO2 emission

reduction;

d. Standard Operating Procedures, Technology Need

Assessment for each industry in implementing

energy conservation and reduction of CO2

emission;

e. National Guidelines and Ministrial Regulation for


f. Lessons learned from No-Cost & Low Cost Pilot

Project and Concept of Medium & High Cost for


g. Increased awareness of provincial and local

governments on climate change issues

of 76

1.4.3. Activities

a. Establishing advisors, experts and facilitators team

for energy, CO2 emission reduction and auditing

technology by conducting training;

b. Collecting data on energy consumption, CO2

emission and technology used by the

implementation of energy audit/carbon in Steel

Industry and Pulp & Paper Industry;

c. Developing information systems to facilitate

information distribution to stakeholders;

d. Improving skills of personal industry through training,

coaching within industry for energy conservation and

CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper

Industry;

e. Developing Standard Operational Procedures (SOP)

for energy conservation and CO2 emission reduction

in Steel Industry and Pulp & Paper Industry;

f. Developing roadmap and technical guidelines for

energy conservation and reduction of CO2 emission

in Steel Industry and Pulp & Paper Industry;

g. Formulating National Guidelines and Ministrial

Regulation for energy conservation and CO2

emission reduction in Steel Industry and Pulp &

Paper;

h. Developing Pre-Feasibility Study and Business Plan

for Technology Need Assessment to improve energy

conservation and CO2 emission in Steel Industry

and Pulp & Paper Industry;

i. Implementation of Pilot Project No-Cost & Low Cost

Pilot Project and Preparing Medium & High Cost.

j. Promoting energy conservation and CO2 emission

reduction to provincial and local government by

of 76

organizing workshops and dissemination of lessons

learned from project implementation to strengthen

the capacity of the Ministry of Industry in

coordinating, developing and supporting the

implementation of energy conservation and CO2

emission reduction in Steel Industry and Pulp &

Paper Industry.

1.5. TARGET

1.5.1. Target Location

Targeted industries consist of 35 companies and

15 companies of Steel Industry and Pulp & Paper

Industry. In management of which, there will be

established 3 offices Regional Consultant (RC) as listed

in Table 1.

1.5.2. Target Beneficiaries

Industries, targeted beneficiary group are industries of

which able to carry out energy conservation and

reduction of greenhouse gases emission to combat

support climate change mitigation.

Local Government (Office/Institution along with the

Community), and the City/County which done as the

target location ICCTF Ministry of Industry

of 76

Table 1. Industries Target

Region Area Number of Indutries

Steel Pulp and Paper

I Jakarta 3 -

Banten 4 1

West Java (Jawa Barat) 5 4

II East Java (Jawa Timur) 12 4

Central Java (Jawa Tengah) 4 1

III Sumatera 7 5

Total 35 15

of 76

CHAPTER II

PROGRAM COMPONENTS

2.1. BASIC PRINCIPLES OF PROGRAM

2.1.1. Principles of Corporate Governance (Good

Governance).

- Participation;

- Transparency

- Accountability;

- Decentralization;

- Democracy;

2.1.2. Principles of Sustainable Development

- Environment Protection

- Development of Industrial Society (Social

Development);

- Economic Development

2.2. LOGICAL FRAMEWORK

of 76

Table 4. Correlation Between Logical Framework

Result/ Purposes

Output

Activities Activity Details/ Action

1. To strengthen the capacity of the Ministry of Industry in coordinating, developing and supporting the implementation of energy conservation and reduction of CO2 emission in Steel Industry and the Pulp & Paper Industry.

1. Basic reference for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper Industry

- Establish Advisory Team, Experts and facilitators Team for energy conservation, CO2 emission reduction and Technology Audit by conducting training;

- Prepare Detailed Schedule-Work Implementation, questionnaires as well as procedures for implementation of energy audits and audits of CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry

- TOT - Consultanc

y with PMU - Equipment/

office/duty travel

2. Integrated energy conservation information system

-Develop information systems to facilitate distribution of information to involved parties.

- Domestic Travel

- NMC (1.2) - RC (1.2)

2. To review the regulatory framework and increase awareness in facilitating energy efficiency and energy conservation in the

1. Human resources with adequate knowledge and expertise in terms of energy conservation and CO2 emission reduction

- Increase the industry’s staff expertise by providing training, guidance and practical work in Steel and Pulp & Paper Industry in term of energy conservation and CO2 emission reduction.

- NMC (2.1) - RC (2.1)

of 76

target industry 2. Standard Operational Procedure, Technology Need Assessment for each industry to implement energy conservation and CO2 emission reduction.

-Develop Standard Operational Procedures for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry.

- NMC (2.2) - RC (2.2)

3. To enhance the capacity of the target industry in terms of awareness of energy conservation and CO2 emission reduction

1. National Guidelines and Ministry Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction

- Develop a roadmap and Technical Guidelines for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry. - Develop National Guidelines and the Ministry Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry.

- Workshop to develop Guidelines

- Ministry of Energy and Mineral Resources

- NMC (3.1) - RC (3.1)

2. Learning materials from the pilot project at no cost and low cost as well as the concept of the pilot project medium and high cost

- Develop a Pre Feasibility Study and Business Plan with the aim of increasing technology needs assessment for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry. - Pilot Project Implementation of no-cost and low-cost and preparation of medium and high cost Pilot Project.

- NMC (3.2) - RC (3.2)

of 76

3. Increasing awareness of local and provincial governments related to climate change issue

- Promoting energy conservation and CO2 emission reduction to local and provincial governments by conducting workshops and scientific meetings to bring the learning outcomes from project implementation.

- NMC (3.3) - RC (3.3)

of 76

2.3. PROGRAM IMPLEMENTATION STEPS

2.3.1. PREPARATION

Table 5. Preparation Steps

No Activities Participants Result Remarks

1 A series of

meeting/lobbyin

g, coordination

at the national

level and

strategic

groups

- Executor: Ministry

of Industry

- Participants:

Government,

Industry

Association,

Business,

Universities,

NGOs,

Government

Office for

Provincial

Industry and

Trade, the others

strategic groups.

Acceptance of

some

government

institutions and

the others

stakeholder to

the program

2 Formulation of

General

Guidelines and

Technical

Guidelines

- Executor: NPD

and PIU;

- Participants:

Government,

Industry

Association, and

Business.

Formulated

Guideline

Concept

Refer to

Terms of

Reference

3 Road Show

Activity

Implementation

of Energy

Conservation

and CO2

Emission

Reduction

(Phase 1)

- Executor: Ministry

of Industry

- Participants:

Government

Industry

Association,

Business doer,

Universities,

NGOs,

Local Agency of

Province/City/Re

gency Industry

and Trade and

Bussiness Actors

understand the

ICCTF program

Refer to

Terms of

Reference

of 76

Government

Office for

Provincial

Industry and

Trade, the others

strategic groups

4 Basic training

of energy audit

for Government

Employees

- Executor: NPD

- Participants:

Government staff

at Ministry of

Industry

- Facilitator:

Consultant

Availability of

human resources

who understand

the energy audit

Refer to

Terms of

Referenc

e

5 Workshop for

General

Guidelines and

Technical

Guidelines

- Executor: NPD

and PIU

- Participants:

Government,

Industry

Association,

Bussines sector

Success

Socialization of

General

Guideline and

Technical

Guidelines

Refer to

Terms of

Reference

5.

a

General

Guidelines

The conceptor:

NPD

5.

b

Guidelines for

Establishment

of Energy

Action Team

The conceptor:

NPD and

Consultant Experts

5.c Guidelines for

Pre-Feasibility

Study

The conceptor:

NPD and

Consultant Experts

5.

d

Technical

Guidelines for

Energy and

Emission

Management

Information

System

The conceptor:

NPD and

Consultant Experts

5.

e

Technical

Guidelines for

The conceptor:

NPD and

of 76

Participatory

Industrial

Appraisal

Consultant Experts

5.f Technical

Guidelines of

Capacity

Building for

Provincial/

Local

Government

The conceptor:

NPD and

Consultant Experts

5.

g

Technical

Guidelines for

Technology

Mapping of

Pulp & Paper

Industry

The conceptor: PIU

BBPK

5.

h

Technical

Guidelines for

Carbon

Auditing

Procedures In

Pulp & Paper

Industry

The conceptor: PIU

BBPK

5.i Technical

Guidelines for

Technology

Mapping of

Steel Industry

The conceptor: PIU

BBLM

5.j Technical

Guidelines for

Carbon

Auditing

Procedures in

Steel Industry

The conceptor: PIU

BBLM

of 76

2.3.2. IMPLEMENTATION

Table 6. Implementation Steps

No

Activities Participants Results Remarks

1 Mobilization of the National Management Consultant (NMC) and the Regional Consultant (RC)

- Executor: NPD - Participants:

Awarded Consultant in Procurement

Hired and prepared Human Resources who will facilitate program

See Terms of Reference

2 Socialization Programs in Local Government level

- Organizer: RC

- Participants: Government Agency of Province/City/ Regency Industry and Trade, Bussinees sector

- Facilitator: Experts of RC and NPD

Implemented

socialization

program to

stakeholders in

the region and

reclaim the

Government's

commitment and

Business doer to

support programs

Part of RC

contract

Source :

Guideline of

Local

Government

Roles

3 Basic training of energy audit for Facilitators Team

- Executor: NPD - Participants:

Business Doer, Associations, Universities and other stakeholder.

- Facilitator: Consultant

Availability of human resources with energy audit skill


4 Formulation of Questionnaires and Instruments for implementation and assessment of Energy Audit in Industries

- Organizer: NMC

- Participants: Business doer, Associations,

- Facilitators: NMC Experts

Prepared technical concept for energy audit implementation

Part of

NMC’s

contract

of 76

5 Implementation of Energy Audit and assessment in industry

- Organizer: RC - Participants:

Business doer, Associations,

- Facilitator: RC experts

Collected data of Energy Consumption and CO2 emission reduction including technology used

Part of RC’s

contract

6 Implementation of refreshment for Energy Audit

- Organizer: NMC

- Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert,

- Facilitator: NMC expert

Implemented

upgrading for

Business doer,

and Facilitator

and Field worker

on energy audit

Part of

NMC’s

contract

Source :

Energy

Audit

Guideline

7 Implementation refreshment for the Energy Audit at the company level

- Organizer: RC - Participants:

Business doer, Facilitator Team, RC expert,

- Facilitator: RC expert

Implemented

upgrading for

business doer on

energy audits

Part of RC’s

contract

8 Implementation of Concept Formulation of Energy Action Team

- Organizer: NMC

- Perticipants: Business doer, Facilitator Team, RC expert,

- Facilitator: NMC exper

Implemented

upgrading for

business doer,

facilitator and field

worker on

formulation of

energy action

teams

Part of

NMC’s

contract

Source:

Energy

Action

Team

Guideline

9 Implementation refreshment on the Establishment of Energy Action Team in Company

- Organizer : NMC


- Facilitator:

Established

energy action

team at the

company

Part of

NMC’s

contract

Source:

Energy

Action

of 76

NMC expert Team

Guideline

10 Implementation of refreshment for Participatory Industrial Appraisal

- Organizer : NMC

- Participants : Business doer, Facilitator Team, RC Experts,

- Facilitator : NMC Experts

Upgraded

implementation

for Business doer,

Facilitator and

Field Worker

Team with regard

of Participatory

Industrial

Appraisal

Part of

NMC’s

contract

Source :

Participator

y Industrial

Appraisal

Guideline

11 Implementation of refreshment for Participatory Industrial Appraisal in the company/ industrial level

- Organizer : RC - Participants :

Business doer - Facilitator : RC

Experts

Upgraded

implementation

for Business doer

with regard of

Participatory

Industrial

Appraisal

Part of RC’s

contract

Source :

Participator

y Industrial

Appraisal

Guideline

12 Implementation of Energy Audit/ Assessment by RC

- Organizer : RC

- Participants : Business doer

- Facilitator : Facilitator Team

Gathered energy

data

Part of RC’s

contract

13 Implementation of Monitoring, Measure, Realibility and Validity

- Organizer : NMC

- Participants : Business doer, RC

- Facilitator : NMC experts

Monitoring data

validity

Part of

NMC’s

contract

14 Formulating and Publicating of Management Information System

- Organizer : NMC

- Paticipants : Drafting Team, Pusdatin of Ministry of Industry,

Formulated and

published of

EEMIS

Part of

NMC’s

contract

Source :

EEMIS

of 76

BPKIMI secretary ,

- Facilitator : NMC experts

Guideline

15 Implementation of Energy and Emission Management Information System Training

- Organizer : NMC

- Participants : Business doer,

- Facilitator : TA NMC

Disseminated of

EEMIS

Part of

NMC’s

contract

16 Implementation of EEMIS upgraded in company/ industrial level


Business doer, - Facilitator : RC

expert

Formulated

EEMIS at

enterprise level

Part of RC

contract

17 Assistancy of Industry Govenrment Agency for developing ways of thinking views on mitigation and climate change sectors

- Organizer : RC

- Participants : Government Agency of Industry,

- Facilitator : RC expert

Formulated

EEMIS at

enterprise level

Part of RC

contract

18 Implementation of Carbon Audit Training

- Organizer : BBLM & BBPK

- Participants : Business doer, Consultant

- Facilitator : BBLM, BBPK

Educated Human

Resources of

understanding

Carbon Audit

Procedure


19 Refreshment Implementation for Carbon Audit

- Organizer : NMC

- Participants : Business doer, Facilitator Team, RC Expert,

- Facilitator : BBLM and BBPK

Implemented

upgrading of

Business doer,

Facilitator Team

and Field worker

of carbon audit

Part of

NMC’s

contract

of 76

20 Refreshment Implementation for Carbon Audit at the Enterprise level


Business doer - Facilitator : RC

expert

Implemented

upgrading of

Business doer on

carbon audit

Part of RC’s

contract

21 Training Activities in Technology Map

- Organizer : BBLM & BBPK

- Participants : Business doer, Consultant

- Facilitator : BBLM, BBPK

Educated Human

Resources of

understanding

technology map

and able to

formulate TNA

See Term of

Reference

22 Refreshment Implementation for TNA Audit

- Organizer : NMC

- Participants : Business doer, Facilitator Team, RC expert,

- Facilitator : BBLM and BBPK

Implemented

upgrading of

Business doer,

Faciltator Team

and field worker

for technology

audits

Part of

NMC’s

Contract

23 Refreshment Implementation for TNA Audit at the enterprise level


Business doer


-

Implemented

upgrading of

Business doer

about TNA audit

Part of RC’s

Contract

24 Workshop of incentive mechanism concept of CO2 emission reduction for steel industries and pulp & paper industries

- Organizer : NMC

- Participants : Business doer, Stakeholder

- Facilitator : NMC

Implemented

concept of an

incentive

mechanism for

energy

conservation and

CO2 emission

reduction

Part of

NMC’s

Contract

25 Workshop of regulation concept of CO2 emission

- Organizer: NMC

- Participants : Business doer,

Implemented

upgrading

socialization to

Business doer

Part of

NMC’s

Contract

of 76

reduction roadmap on steel industries and pulp & paper industries

Stakeholder - Facilitator :

NMC

with regard to

Ministry

Regulation

Concept

26 Workshop of Roadmap formulation in CO2 emission reduction on steel and pulp & paper industries

- Organizer: PIU Directorate

- Participants: Business doer, Stakeholder

- Facilitator: NPD and PIU

Implemented

upgrading of

Business doer

with regard to

TNA audit

See Term of

Reference

27 Refreshment Implementation for Pre FS Development

- Organizer: NMC



Implemented

upgrading of

Business doer,

Faciltator Team

and Field Worker

on the

development of

Pre-FS

Part of

NMC’s

Contract

28 Refreshment Implementation for Pre FS Development at the enterprise level

- Organizer: RC

- Participants: Business doer


Implemented

upgrading of

Business doer on

the Establishment

of Pre-FS

Part of RC’s

contract

29 Audit/Assessment Implementation of RCs Pre-FS

- Organizer: RC

- Participants: Business doer

- Facilitator: Tim Facilitator

Formulated FS for

each industries

Part of RC’s

contract

30 Implementation, Monitoring, Measure, Reliability and Validity

- Organizer: NMC

- Participants: Business doer, RC


FS Data validity

monitoring for

each industries

Part of

NMC’s

contract

of 76

31 Implementation of Investment Grade Audit (IGA) Formulation

- Organizer: NMC

- Participants: Business doer, RC


IGA formulation

for each

industries

Part of

NMC’s

contract

2.3.3. MONITORING AND EVALUATION

Table 7. Monitoring and Evaluation Steps

No Activities Participants Result Remarks

- 1 - Joint Monitoring

- Organizer: NPD

- Participants: MoI, MEMR


- Monitoring result of program implementation progress

- See Term of Reference

2 Spot Check - Organizer: NPD - Participants: Business

doer, Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government

- Facilitator: NPD

Conformity

monitoring

result between

written data

and program

implementation

See

Term of

Referenc

e

3 Evaluation Workshop at Regional Level

- Organizer: RC - Participants: Business

doer, Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government


Final

evaluation

result on

program

implementation

Part of

RC

contract

4 Evaluation Workshop at National Level

- Organizer : NMC

- Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government

- Facilitator : NMC expert

Final

evaluation

result on

program

implementation

Part of

NMC

contract

of 76

5 Workshop on Evaluation of ICCTF Ministry of Industry

- Organizer : NPD - Participants : Business

doer, Stakeholder in National Level

- Facilitator : NPD

Final

evaluation on

program

implementation

See

Term of

Referenc

e

of 76

CHAPTER III

PROGRAM ORGANIZATION

3.1. NPD (National Project Development)

Ministry of Industry appointed Research and

Development Center of Resource, Environmental and

Energy (changed to Green Industry and Environment

Assessment Center) to perform National Project

Development (NPD). Generally NPD can be elaborated

as follow:

NPD consists of Ministry of Industry’s employees;

As committee to which formed in coordinating

ICCTF’s activities within the Ministry of Industry;

Having full responsibility on process and

implementation of the project;

In project’s impelementation, NPD performs PMU by

which assist the project implementation

administrationally.

Functionally, composition of NPD are:

3.1.1. National Project Director (NPD)

NPD as a responsible entity, has an authority to

manage the program in National level, acts as a

representative of executive agency or program

executor.

1. In managing financial administration, NPD recruits

Project Management Unit (PMU), and for daily

activity appointed Deputy of NPD and NPD’s

secretary;

2. For subtancial/program site assignment, NPD will

be assisted by National Management Consultant

of 76

(NMC) in monitoring, organizing, maintain and

controlling Regional Consultant (RC);

3. For project administration purpose, NPD will be

assisted by PMU and PPK will help the NPD;

4. NPD’s main duties are to take responsible for

smooth implementation of program to facilitate the

issuance of general and technical guidelines which

done by assistance of PIU, direct monitoring and

assessing the performance of the PMU, NMC,

RC/PM, EC;

5. Implementing a national dissemination;

6. Responsible for planning the management of grant

funds.

3.1.2. Deputy National Project Director (DNPD)

DNPD has responsible for the following mattes:

1. Represent the NPD when the NPD on leave, ill, as

the NPD’s assign to.

2. Direct the verification

3. Directing, monitoring consultant’s performance

4. Signed the cheque under NPD’s approval

5. Controlling all implementation and evaluation, and

controlling the program performance follows the

AWP and Project document.

6. Preparing and Coordinate the design of program

implementation.

7. Command directly to evaluation consultant

8. Directing the PMU

9. Directing the invoice’s verification

of 76

3.1.3. National Project Director’s Secretary (NPDS)

NPD’s Secretary responsible for :

1. A quality controll of program implementation follows

the AWP.

2. Recommending to NPD/DNPD of the program

implemention

3. Work perfomance evaluation, monitoring,

appraising the implementor consultant

4. Preparing the design document of program

implementation based on the grant fund strategy.

5. Coordinate with the PMU to achieve the target

program

6. Coordinate with the NPD secretariat staff in order to

smooth the program implementation

3.2. Commitment Officer

Set spending budget and is responsible for the actions

which resulted in budget expenditure on the activity

concerned

3.3. Local Government

1. Monitoring and evaluating the program implementation

of Energy Conservation and Gass of Glass house

emission reduction on each district authority

2. Arranging the district government concept, consist of

Design of District Government Middle Development

Plant (RPJMD) and District Government Concept

which consists of climate change mitigation and

adaptation of industry sector

3. Planning the action of energy conservation

implementation and glass house gas emission

reduction in District level.

of 76

4. Coordinate and maintain the energy manager and

energy action team in order to develop industry

competitive price through energy conservation and

glass house gas emission reduction.

3.4. Project Management Unit

PMU has responsibility in monitoring, evaluating and

reporting all the activities to the NPD/DNPD through

NPD Secretary during the project. PMU will coordinate

with PMU and PIU to secure the material substantive

during the project implementation.

3.4.1. Technical Assignment and Responsibility

1. Develope the SWOT Analysis of the program

2. To evaluate by getting the respons, data and

information regarding the program and the activity.

3. From the program evaluation, will bring the

information that important to help and determine the

scope of work program and the area that needs to

be improve.

4. To give the evaluation purpose spesificaly and

measurly.

5. To develope and to monitor the work plan and

program schedule in detail

6. To help NPD and to assure that work can be finished

right on the schedule.

7. To help NPD in organizing the project realistic time

8. To evaluate all reports from NMC and RC during the

program implemention

9. To develope evaluataion report for all activities

of 76

3.4.2. Management and Administration Job

Description and Responsibility

1. To develop coordination effectively and efficiently

with NPD in all activities.

2. To develop coordination effectively and efficiently

with RC in all conservation energy and emission

audit activities

3. Preparing the template and technical guideline to

monitor and evaluate of NPD program, PMU, NMC

and RC.

4. Writing report in Bahasa Indonesia and English to

NPD

3.4.3. PMU Structure Organization, consists of:

1. National Project Manager (NPM)

2. Deputy National Project Manager (DNPM)

3. Administration Officer

4. Financial Officer

5. Assistant and Supporting Staff

3.4.4. PMU job description and Responsibility

3.4.4.1. NPM

1. Responsible to administration and financial

program’s flow and will be help by the deputy,

officer and assistant

2. Directing and responsible in program

implementation which covering the administration

and financial system follows the UNDP and

Indonesian Republic Government standard

3. Formulating the SOP and PMU working system

of 76

4. Giving the recommendation to NPD/DNPD through

the NPD secretary on program implementation,

administration and financial budget due to the

program plan

5. Responsible to program report, administration and

financial report follows the UNDP and Indonesian

Republic Government standard.

6. Giving the program progress report, administration

and financial report to the NPD/DNPD/SNPD.

7. Coordinate with NMC,RC and EC on program

implementation under NPD/DNPD/SNPD

acknowledgment

8. Coordinating the NPM Deputy, Officer, Assistant

and Supporting staff

9. Report to the NPD/DNPD

3.4.4.2. Deputy NPM

1. Check and re-check as apart of the quality controll

program implementation

2. Monitoring and evaluating program implementation

refers to the Letter of Agreement (LOA), Project

Document amd Annual Work Plan (AWP)

3. Preparing program implementation plan

4. Assist apart of NPM responsibility:

i. Preparing recommendation of program

implementation

ii. Coordinate and writitng program report follows

UNDP standard

iii. Coordinate and writting program report follows

PP No. 2 , 2006 standard

of 76

iv. Coordinate with NMC,RC and EC in program

implementation under NPD/DNPD/SNPD

acknowledgment

5. To help NPD in another assignment

implementatiopn in other project implementation

6. Coordinating the officer and assistant

7. Report to NPM

3.4.4.3. Finance Officer

1. To help NPM in concept the program plan and

responsible of routine budget and program

2. Receive budget allocation for operational

3. Receive, save, pay and responsible of money

allocation and cash flow in his management

4. Doing the payment administration process

efficienctly, responsively, acurate, transparant and

accountable

5. Controlling and supervise the budget realization in

order to maintain finance liquidity condition

6. Coordinate expenditures document

7. Signed and responsible to all expenditures

documents follows the AWP

8. Preparing finance SOP

9. To help the treasury on tax payment based on tax

regulation and coordinate the report

10. Assit NPD/DNPD/SNPD on other assignment in

project implemetation

11. Report to NPM

12. Coordinate the accounting assintant and verification

assistant

of 76

3.4.4.4. Administration Officer

1. Planning the budget and work program

2. Preparing secretariate operational guidelines in

PMU

3. Handling and filing official documents and letters

4. Preparing report of the implementation of the work

program including work schedule

5. Coordinating the program plan and its

implementation

6. Facilitating recording and documenting minutes of

meetings

7. Preparing administration SOPs

8. Assisting NPD/DNPD/SNPD in other assignment

due to the project implementation

9. Reporting all assigned duties to NPM through

deputy NPM

10. Coordinating all administration staffs

3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit)

To save the material subtances of project, the PMU

is supported by Project Implementation Unit (PIU)

consisting of:

1. The Industry Directorate for Manufacture Base,

Ministry of Industry (MoI)

2. The Industry Directorate for Forestry and Plantation

Product, Ministry of Industry (MoI)

Responsible for:

- Coordinating and facilitating industry participatory

- Monitoring and evaluating program implementation

based on the sector of industry needs.

of 76

3. Research and Development Center for Metal and

Machinery.

4. Research and Development Center for Pulp and

Paper,

Responsible for :

- To help preparing technical guideline for steel

industries and pulp and paper industries

- To conduct training on the technical guidelines

provided

- Monitoring and evaluating related industries and

RCs based on the technical guidelines provided

of 76

Figure 2. Structure of Project Organization

of 76

3.5. Site Consultant

3.5.1. NMC (National Management Consultant)

NMC has responsibility in coordinating, monitoring,

evaluating and reporting all activities to NPD during the

project. NMC, PMU and PIU will be in coordination in

order to implement the project. NMC coordinates the

RCs for planning, implementing, monitoring and

evaluating their program standard and performances.

3.5.1.1. Technical Assignments and Responsibility of

NMC

1. To analyze energy and emission data (collected by

RCs) of all selected companies.

2. To prepare baseline on intensity and energy

consumption of each selected company

3. To prepare emission factors for each selected company

4. To verify all technical documents of energy

conservation provided by RCs, such as:

i. Audit and energy assesment data

ii. Baseline Data

iii. Technology Needs Assesment (TNA)

iv. Business plan

v. No Cost and Low Cost SOPs

vi. Pre Feasibility Study (Pre FS)

5. To evaluate Pre FS for each companies that has been

audited and assessed by RCs which covers Potential

Investment Audit

6. To prepare Feasibility Study (FS) and Investment

Grade Audit (IGA) to each Pre FS document which

have been provided by RCs.

of 76

7. To estimate energy and cost saving potential as well as

carbon finance revenues on energy efficiency in

coordination with RCs and ECs.

8. To assess the feasibility of GHG emission reduction in

selected industries in coordination with RCs and ECs.

9. To formulate the roadmap concept of GHG emission

reduction.

10. To implement and prepare training for managing the

driving team of energy (Energy Action Team) in each

respective company.

11. To prepare and develop Energy and Emission

Management Information Systems (EEMIS) which will

be published through the website of the Ministry of

Industry.

12. To assist developing a follow-up work plan of the next

phase ICCTF Program.

13. To finalize emission reduction targets and concept of

No Cost and Low Cost Pilot Project on energy

conservation and CO2 emission reduction.

3.5.1.2. Management Responsibility and Job

Description of NMC

1. To develop an effective and efficient coordination with

NPD in all activities.

2. To develop effective and efficient coordination with

RCs in energy and emission audit.

3. To prepare general and technical guidelines on energy

and emission audit for RCs.

4. To develop consultation with the selected company

respresentatives in order to determine targets to

achieve due to energy consumption & emission

reduction intencities.

of 76

5. To make RCs communicating with selected industry in

appraising the Pilot Project capacity on Energy

Services Company (at No Cost, Low Cost, Medium

Cost and High Cost)

6. To provide reports written in Bahasa and English and

reported to NPD through PMU

3.5.2. RC (Regional Consultant)

RC has responsibility to transfer technical service in

coordinating, monitoring, evaluating and preparing all

activities at regional level to the NMC and NPD. RC should

develop communication with Local Government regarding

the project importance and encourage the government to

involve due to project successful, expecting the

government can contribute on Local Government regulation

arrangement.

RC is supported by Area Managers in managing

project implementation in selected industry. The Area

Manager has responsibility to implement the program in

coordination with auditors and facillitators. Auditor and

facilitator team will work in coordination with EAT in

selected industry. The Area Manager will help RC

communicating the program with local government and

supervise the facillitator team.

3.5.2.1. Assignment and Responsibility of RC

1. To implement the general and technical guidelines

which provided by NPD

2. To conduct energy audit on energy audit, energy

conservation and emission inventory calculation in

selected companies.

of 76

3. To conduct emission audit and collect all energy and

emission conservation, production and waste process

data in selected companies.

4. To identify the implementation of energy efficiency

potentials and recommend the company action plan on

energy efficiency.

5. To identify and calculate green house gases emission

in selected companies

6. RC acts as a facillitator and industry partner to prepare

the document as follows:

i. Energy audit and assesment data result

ii. Baseline data

iii. Technology need assesment in each companies

iv. Business plan

v. No cost and low cost SOP

vi. Pre Feasibility Study in each company

7. To organize recommendation of the energy efficiency

implementation based on the No Cost, Low Cost,

Medium Cost and High Cost criteria.

8. To develop priority level of energy conservation

implementation and CO2 emission reduction followed

by pre-feasibility study. The Pre-Feasibility Study

consists of information and analysis of finance, techno

economy and technical design.

9. To prepare training for Energy Action team (EAT)

formation in each selected company.

Through this, RC should collect all information from

previous energy audit resulted to be implemented in

different type of industry and assess the suitablity of the

of 76

recommendation, and if it is not suitable, RC should

identify the barriers, such as financial matter.

To support all data mentioned, some information

below must be collected:

- Energy efficiency steps and CO2 emission reduction

that has been implemented by selected companies

- Implementation of new technology which is already

implemented and planned

3.5.2.2. Management Responsibility and Job

Description of RC:

1. To develop efficient and effective coordination with

NPD and Consultants (PMU, NMC and RC) in all

activities.

2. To develop efficient and effective coordination with

selected company in all audit activities.

3. To develop consultation with selected company

representatives to determine the action plan of the

company on the reduction of emission and energy

consumption intensity.

4. To collect all information related to emision and energy

from selected company.

5. To prepare report based on the NMC report format

6. To prepare monthly progress report to the NMC

7. To prepare Pre Feasibility Study of each selected

company.

8. To prepare expenditure report regarding to emission

and energy survey to the NPD.

9. All audit reports are written in Bahasa and English.

of 76

3.5.3. EC (Evaluation Consultant)

EC has responsibility to evaluate the suitability of

programs and implementation plans conducted by the

NMC and RC for each industrial sector. Referring to the

Project Document, AWP and technical services in TOR,

the EC coordinates, monitors, evaluates and reports all

activities at the regional level to the NMC and NPD. The

EC should establish effective and efficient

communication with the NMC and the RC.

3.5.3.1. Technical Assignments and Responsibilities

of EC

To evaluate the program implementation in

accordance with:

1. Suitability between plan and implementation programs

for each industrial sector conducted by the NMC and

RC referring to the Project Document, AWP and TOR.

2. The implementation of technical guidelines provided by

the NPD in the field.

3. Implemented energy audit guideline and energy

conservation & emission inventory calculation which

conducted by the NMC and RC

4. Recommendation and input for improvement.

3.5.3.2. Administration Assignments and

Responsibilities of EC

1. To develop effiecient and effective coordination with

NPD/PMU,NMC and RC.

2. To evaluate program implementation in NMC and RC in

all outputs.

3. To provide all reports in Bahasa Indonesia and English

of 76

CHAPTER IV

CLOSING REMARKS

4.1. TRANSPARANCY

ICCTF Ministry of Industry implementation program

administratively and operationally refers to:

1. PP No. 2 th. 2006 concerning Debt Procurement

Guideline and/or Grant Receiving and Debt

Implementation and/or International Grant Fund.

2. Program implementation funded by UNDP referring to

Project Management Implementation Guideline Fund

by UNDP.

Procurement refers to KepPres No. 80 tahun 2003 and

PerPres No.54 th. 2010 concerning Government

Procurement Guidelines for Goods/Services

Partially/Generally Fund by APBN/APBD so that the

implementation of procurement can be conducted in an

efficient, effective, open and competitive, transparent, fair /

non-discriminatory and accountable.

Principles that must be considered are:

Efficiency means program implementation including

goods/services procurement should use limited budget

and efforts to achieve target in limited time and

accountable.

Effective means program implementation including

goods/services procurement should be match with the

needs and gives the benefit as much as possible as

target determined.

of 76

Transparent means all the rules and information

regarding to the goods/services procurement program,

administration and contract are published through

Ministry of Industry website.

Transparency in the implementation of the program

shall be conducted by the executors; they are the NPD

level and PMU, and can be accessed by all stakeholders

to obtain necessary information such as the concept of

program, policies and decisions made, activities, funds

raised, and all beneficiaries of the program.

4.2. ACCOUNTABILITY

Beside transparency, the program also applies the

principle of accountability in decision-making and the

management of activities and finances. Application of the

principle of accountability must be adhered consistently by

all program participants, without exception.

Accountability is essentially applied to provide

opportunities to all interested parties to do audit, ask

questions and/or sued the relevant decision makers

accountable to the public interest.

The activities to be undertaken, including:

a. Public Consultation

b. Coordination Meeting

c. Monthly Meeting

d. Audit and Inspection

4.3. REPORTING

All format reports and summaries must be written in

Bahasa Indonesia and English to the NPD. All reports

formed as a special report that consists of:

of 76

1. Quarterly report

Information in the quarterly report can be used as a

guideline for program manager to do:

Update Issues log.

The quarterly report from the NPD will be an input

of ATLAS to modern the Log Issues. This is to

monitor the problem solving (if any) during the

activity.

Update Risks Log.

The quarterly report is attached with the updated

Risk log implemented in the Project Document. If

there is a risk potential found in ATLAS system

should be monitored properly.

Lessons-learned log.

In order to get lesson-learned process on the

project implementation, it can be noted properly to

improve implementation of the next program.

2. Annual Report

Annual report prepared by project manager directed

by the NPD to give to the project board for approval.

Annual report format uses quarterly report format in

providing. Therefore the issues on each program

component achieving in each three months can be

noted properly and reported to be solved.

Based on the annual report, Project Board reviews

the project implementation. The review result can be

use as part of annual report activities. Annual report

and the review result can be used as an input for next

of 76

action plan. Annual report will be given to Bappenas,

beneficiary party and UNDP.

Financially, all expenses of NPD and UNDP

activities will be put on the Combined Delivery Report

(CDR)

CDR is came from ATLAS management system and

approved by the NPD. The NPD’s expenses responsibility

record differently with UNDP’s responsibility.

3. Final Report

After project finished, Project Manager under

supervised by the NPD will prepare the project final report.

The final project consists of project achievement, problems

and problems solver, and recommendation for project

continuity. Project final report will give to BAPPENAS,

UNDP, related party and Finance Department.

of 76

REFERENCES

Department Pekerjaan Umum. 2010. Pedoman Umum

PNPM Perkotaan Dirjen Cipta Karya. Jakarta

P2KP. 2010. Pedoman Pelaksanaan Tata Cara Invoice.

Jakarta.

BAPPENAS – UNDP. 2009. Project Management

Implementation Guideline / Pedoman Pengelolaan

Kegiatan Hibah UNDP. Jakarta

Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Standar Prosedur

Operasional Proyek dana Hibah. Jakarta.

of 76

APPENDIX B

PROJECT MANAGING IMPLEMENTATION OF ICCTF

AND MINISTRY OF INDUSTRY

1. Finance Administration (FA)

1.1. Rules of budget expense

Budget expense required these belows elements:

1. Budget expense purpose must be match with the

budget plan that approved. Budget expense

purpose must be matched with target achievement

as mentioned on the document of budget allocation.

2. Budget expense must be approved by the NPM,

DNPD or the NPD.

3. Budget expense implementation must be use

economicaly, riil and transparent.

1.2. Saving, Expense and Financial report

1. Money receive and deposit must be using

government bank with account name of ICCTF-MOI

2. For money luquidation, FA will release a voucher

signed by the NPM, approved and checked by the

NPD/DNPD or appointed staff based on the amount

budget

3. Payment to the third party above 5 million rupiahs

must be transfer via bank

4. All bank transaction must be record in the bank

book

5. Reconciliation of bank report must be done every

month

of 76

6. Petty cash in ICCTF-MOI unit office is 10 million

rupiahs and managed by NPM under government

accountability principle.

7. Activity that can be covered with petty cash is office

daily operational (excluding salary and official trip).

Petty cash Expenditure must be approved by the

NPM before transaction

8. All expenditures from petty cash must be proposed

to the FA, and FA will propose to the NPM.

9. Replenishment on petty cahs when patty cash is 2.5

million attached with expenditures report,

replenishment proposal to the NPM

10. Expenditures and payment must be proven with

receipt, and must be reported in monthly report.

11. Finance quarterly report must be attached with copy

of bank book, Bank Reconciliation dan Statement,

Money Expenditure, Financial Report and FACE

Form, Cash Book, petty cash report. Financial

report must be attached with copy of supporting

document and can submit to UNDP after reviewed

by NPD/DNPD or appointed staff.

1.3. Financial Report Delivery

PMU ICCTF-MOI has responsibility to submit

financial report (monthly, quarterly report, and annual

report to the UNDP.

a. Monthly report must be submit to the UNDP every

date 10.

b. Quarterly and annual report must be attached with

Work Plan next periode.

c. Annual report must be submit in January 10th.

of 76

Deadline for submitting quarterly reports and work plan

can be seen in the table below.

Timeline Delivery for Financial Report and Workplan

2. Monitoring and Evaluation of Project

Implementation

Monitoring and evaluating is needed to know the

progress realization, Project implementation, the issues, to

find the problem solve so that the Project can running well

and achieve the target.

1. Monitoring program and administration doing in stages,

in NPM level will be monitoring FO, AA, FA and AA, in

NPD level will evaluate the NPM every 6 month.

2. Monitoring and evaluating the NPM’s report

3. Report consists of program report, achivement, minutes

of meeting and financial report

4. Report activity doing after the activity finished as

mentioned on the workplan

5. Report activity must be submit latest a week after the

Activity Period

Timeline

(accepted by UNDP)

Workplan Financial

Report

Q1 (Quarterly 1): 01 January –

31 March

10 Des 10 April

Q2 (Quarterly 2): 01 April – 30

June

10 April 10 July

Q3 (Quarterly 3): 01 July – 30

Sept.

10 July 10 Oct

Q4 (Quarterly 4): 01 Oct.– 31

Dec

10 Oct 10 Dec

of 76

activity finished and financial report must be submit

follows the schedule on the gareement between MOI

and UNDP

6. Program/activity report must be do every three months

after quarterly report or the latest is 3 weeks after

quarterly report.

7. Report compilation must console and approved by the

NPD before submit to UNDP

3. Procurement and Inventory Rules

1. Goods procurement proposal doing by the NPM and

approved by the NPD and goods procurement must

be matched with mentioned on the AWP.

2. Goods procurement rule follows the valid rule

3. Goods procurement and inventory must be listed on

inventory list and must be record by number as

UNDP numbering procedure standar and the

condition must be report to the NPD and UNDP

every month. Inventory list prepared by AA and

approved by the NPM and DNPD.

4. Inventory of project’s goods bought with NEX fund,

after get the UNDP approval and return to MOI after

project finished.

5. Obligation and approvement of money liquefaction

for goods procurement doing by the NPD.

6. Goods inventory list in ICCTF-MOI in non insurance.

7. At the time project is finished, all goods in inventory

list must be return to MOI.

4. Office Administration rule

Generally the office regulation follows the valid regulation

and effect to all PMU employee:

of 76

1. Office hour is 08.00 – 17.00 including lunch break

12.00-13.00. Total working hours is 40 hours a week.

Total office hours is including the hours outside the

office as long approve by the NPD/DNPD

2. Absency must be signed by the NPM, FA and AA and

checked by the DNPD

3. Ill for more than 2 days must be proven with letter from

doctor. And absent for 4 days will be deduct 12 days

annual leave

4. Salary will be pay every date 25 attached with the

absence list

5. Annual leave is 12 days. Must be prepare a month

before and take in 2 priode. For NPM, AA and FA

annual leave can be taken after 6 moths.

6. Wedding and birth leave follows the Labour

Department regulation.

7. AA and FA leave must approved by the NPM, and

NPM leave must be approved by NPD/DNPD. AA, FA

and NPM must selected a representative during their

leave. All the expenses that caused by personal

careless can not covered from project money.

8. Secretariate office can provide 4 wheel vehicle for

office operational, or can be charge with taxi. If using

personal car, office will cover the petrol, driver, and

toll.

9. NPM, AA and FA must work as a team, proffesional,

transparant and full responsible.

10. Petti cash must be approved by the NPM, if not, AA

and FA must cover the expense from petty cash.

11. AA and FA report to the NPM, and NPM report to the

NPD. Job description details on agreement.

of 76

APPENDIX C

Consultant Invoice Payment Procedure

1. Program Classification

Consultant invoice payment procedure using cost

mechanism devided to :

1. Remuneration, pph 21 and insurance

2. Expert staff and supporting staff Daily of

Station/DSA

3. Office rental, pph 23

4. Office operational

5. Tools office rental pph 23

6. Communication bills

7. Housing allowance, pph 21

8. Vehicle rental, pph 23

9. Program activity Report cost

10. Other cost

2. REMUNERATION

2.1.Verification purpose

1. Remuneration payment is based on the actual time

sheet which use by the expert mentioned on the

actual time sheet and supported with valid invoice

2. List of expert staffs is match with expert team as

mentioned on the approved proposal or

replacement expertise whose been approved by the

project.

of 76

4.2. Work stage

1. Remuneration payment is based on the time sheet

and supported with valid invoice

2. Check the time sheet, compare the time sheet with

the invoice, considering the expert staff absent. Pay

attention to the possibilities of the expert staff was

sick, taking leave, or conduct a trip to out of town,

while remuneration still collected/paid.

3. Compare the expert staff signature on the time

sheet with their signature on the CV

4. Recalculate the total invoice

5. For expatriate, ask the copy passport. Check the

time sheet and compare with the invoice, consider

the absent, consider their annual leave, check their

arrival data and departure on passport, to detect the

possibility of their presence or absence but they still

got remuneration payment.

6. Expert staff list on field should be matched with

expert staff list on the technical document this also

applied for replacement expert staff

7. Remuneration payment has been completted with

the income tax (PPh 21). Letter of Tax Payment is

attached as supporting document.

8. Conclusion on work of stages mentioned includes

the completion of supporting documents.

3. Transportation and Daily of Station

3.1. Verification purpose

1. Transportation and DSA will be paid as much as

amount mentioned on the contract and people who

conduct a duty trip should be the people’s names

of 76

mentioned on the contract (supported with valid

document)

2. Transportation and DSA (destination and duration)

doing as mentioned on the contract

3. To assure the DSA cost is calculating correctly

3.2. Work stage

Transportation and DSA will be paid in correct

number follows the name as mentioned on the

contract (supported with valid document)

1. Calculate the payment transportation of expert staff

DSA and supporting staff

2. DSA expert staff supported with DSA document

follows the name and destination as mentioned on

the contract and proven document

3. Transportation and DSA (destination and duration)

calculating as mentioned on the contract, compare

the duration and destinantion on invoice with the

duration and destinantion as mentioned on the

contract

4. DSA Tariff has calculated correctly, and DSA

calculation should be match with the 3 star Hotel

rate in destination mentioned on the invoice.

5. Check the validity of hotel rate through media and

analysis the DSA rate properly.



7. Check the document validation

– Check the validity of DSA document, and person

who signed the document, check the transport ticket

of 76

– For airplane, check the ticket detail : agent data,

year of ticket, ticket number serial, agent stamp and

boarding pass

4. Office Rental


1. Office rental invoice calculation is based on normal

market price and supported with adequate

supporting document

2. Invoice match with office rental periode

4.2. Work stage

1. recalculate the amount of office rental bill

2. do the analysis of proper rate with:

a. compare the office rental rate collected with the

office rental rate on the same location, the same

periode and in previous year

b. get the information of office rental rate on the site

or through media and compare with the rate on

the contract

c. check the office condition and the furniture, it is

proper or unproper

d. verify, whether the office rental is supported with

valid agreement (copy IDs of the office owner and

the consultant representatives should be

attached)

e. interview with the owner to get confirmation of

correct rate and the legality of the supporting

document .

f. bill amount is match with rent periode, do analyse

to assure the actual rent with the detail proven

document, compare with related document such

of 76

as the beginning of mobilization, mobilization

ticket, self report letter, monthly report of

consultant activities, presence list of personnel,

and preliminary training activities.

g. Conclusion on work of stages mentioned includes


h. check the availability if the office is rented by 2

consultant companies through checking the

consultant address, check to the location or do

the interview to the owner or employee of the

consultant,

5. OFFICE OPERATIONAL

5.1. Veriffication pupose

1. Office operational cost will pay based on the proper

amount and supported with support document

2. Office operational cost calculated based on the

actual rent periode

5.2. Work stage

1. Office operational cost will be pay based on the

proper amount and supported with support

document

a. Recalculate total amount that support payment

on operational office cost

b. Check if the cost is correctly calculate based on

the con that mentioned on the contract

2. Office operational cost will be calculate based on

the actual periode

a. Check if the cost is based on the actual periode

b. Do analysis, match with mobilitation data,

consultan arrival and absent list

of 76



6. OFFICE TOOLS RENTAL


1. To assure that office tools rental cost is paid based

on properly cost and support with support

documents

2. To assure that office tools rental is based on the

actual periode of tools using by consultant

6.2. Work stages

1. To assure that office tools rental invoice is paid

based on proper amount and rate, supported with

support documents, do the verification procedure as

follows:

a. recalculate the office tool rental amount

b. Check the rate of office tools rental is properly ,

compare with other contract, or do price

confirmation

c. Do analysis, total amount and type of tools is

based on properly cost match with the needs

d. Verify , whether the office tools rental is

supported with valid contract document

e. Do the interview with office tools owner to

assure the amount of rental rate

2. To assure that invoice amount is match with the

actual periode of tools using by the consultant, do

analysis to assure the periode on the invoice is

match with related data, ie. Mobilization document,

proven personal report, monthly report, absent list,

training

of 76

7. COMMUNICATION

7.1. Verification pupose

1. To assure that communication bill is supported with

support document

2. To assure that bill is match with actual

communication using periode and based on

properly need/economicaly

7.2. Work stages

1. To assure that communication bills is supported

with support document

a. Recalculate the communication bill

b. Do verification, if communication rental (if there)

by consultant is supported with valid contract

document

c. Conduct interview / confirmation with the owner

of the appliance in order to believe in the validity

of the lease and rental of communication

equipment by the consultant (if any).

2. To assure that bill amount is match with actual

communication using periode by consultant and

based on properly need/economicaly

a. Do the analysis to assure that the total periode

on the contract invoice is match with the actual

using by comparing related data such as

moblisation, ticket document mobilisation,

proven personal report, consultant monthly

report, absent list and training

b. Do analysis of the proper;y communication

using compare with the capacity and intencity

program, assure there’s no over communication

using

of 76



8. HOUSING ALLOWACE

8.1. Veriffcation purposes:

1. To assure that housing allowance payment is based

on properly market price and supported with

support document

2. To assure that invoice amount is match with

housing allowance periode

3. To assure that housing allowance is accepted by

correct expert staff

8.2. Work stage

1. To assure that housing allowance payment is based

on the market price supported with support

document;

a. Recalculate the total amount of housing

allowance cost

b. Check if housing allowance is calculated based

on the local house rental rate. Get the

information of housing rental rate through

confirmation, or valis resource. Do anlaysis of

housing rental rate on the contract , and check

the regulation that mentioned housing if

minimum for 3 single persons or a family.

c. Do verification whether the housing allowance

invoice is supported with legal contract

document

2. To assure that housing allowance invoice is match

with the actual periode of expert staff housing

of 76

allowance. Do analysis to assure that periode

calculation on the invoice is match with actual

periode by comparing related data such as

mobilisatio, mobilisation ticket data, proven

personal report, consultant activity report, absent

list and training

3. To assure that housing allowance is accepted by

correct expert staff, do analysis to domocily data

through CV or technical proposal

9. VEHICLE

9.1. Veriffication purpose

1. To assure that vehicle rental invoice is calculated

based on the proper market price, supprted with

support document

2. To assure that invoice is match with actual periode

of vehicle using

3. To assure that expert staff is using the vehicle

follows the rule

9.2. Work stages

1. To assure that vehicle allowance invoice is

calculated based on the proper market price,

supported with support document, do the

veriffication procedure follows:

a. Recalculate the proven support document

b. Check if the rental rate is based on the market

price, do analysis of price by comparing the rate

with rate from another resource (newspaper)

c. Check if the vehicle rental calculation is not over

the limit amount that is one 4 wheel vehicle is

for 4 expert staff unless the leader team.

of 76

d. Verify, whether the rental is supported with

contract document and proven legal owner data

and vehicle physicaly check.

2. To assure that bill amount is match with actual

using periode, do analysis to assure that total

periode on invoice is match with actual using

periode by comparing related data such as

mobilisation, mobilisation ticket data, proven

personal report, monthly activity report, and training.

3. To assure that consultant is using the vehicle is the

correct person, verify as follows:

a. Check the type of vehicle compare with the

status/position and consultant name

b. Do the confirmation who using the vehicle

10. REPORT OF CONSULTANT ACTIVITY RESDULT


To assure that payment of report making cost is

match with the needs and based on the market

price, supported with supporting document

10.2. Work stage

1. Recalculate the amount that supporting report

making cost

2. Check whether the quantity of the report that

calculated on the invoice not over the limit as

mentioned on the contract

3. Make a summary whether the invoices supported

with support documents that must be attached

of 76

11. MISCELLANEOUS


1. To assure miscellaneous invoice such as

workshop, seminar,training and other expenses

were paid in proper amount and supported with

adequate support document

2. To assure bill amount in accordance with consultant

work period

11.2. Work stages

1. Recalculate the invoice amount of

miscellaneous cost

2. Check whether the miscellaneous invoice is

supported by expenditure documents and other

legal supporting documents such as buying

receipt, absent list, work report and does not

against the rule

3. Ensure the number of bills have been in

conformity with the activities of consultants, to

analyze whether the quantity, timing, and types

of activities calculated in accordance with

contract billing period of the real, and in

accordance with the contract and TOR.

kementerian perindustrian -...

Documents