Kedudukan Humas dalam Organisasi

MANAJEMEN HUMAS

FIKOM Univ. Esa Unggul

TUJUAN HUMAS (Kriyantono, 2008)

Menciptakan pemahaman (mutual understanding) antara perusahaan dengan publiknya

Membangun citra korporat Menjalankan tanggung jawab sosial korporat

(CSR) Membentuk opini publik yang favorable Membentuk goodwill dan kerja sama

“Untuk menciptakan, memelihara, meningkatkan dan memperbaiki citra organisasi di mata publik

yang disesuaikan dengan kondisi-kondisi daripada publik yang bersangkutan “

MenciptakanMemelihara

MeningkatkanMemperbaiki

Tujuan Humas/ PR (Universal)

CITRA

FUNGSI HUMAS FUNGSI KONSTRUKTIF

Humas berperan dalam menyiapkan “mental” publik untuk menerima kebijakan organisasi/lembaga, atau sebaliknya, menyiapkan mental organisasi untuk memahami kepentingan publik. Juga mengevaluasi perilaku publik atau organisasi kepada manajemen.Humas bukan hanya bersifat proaktif, tetapi juga preventif

FUNGSI KOREKTIFHumas diibaratkan sebagai “pemadam kebakaran”. Artinya, apabila di sebuah organisasi terjadi krisis dengan publiknya, humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut.

KARAKTERISTIK HUMAS1. Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat

Dua ArahHakekat Humas adalah komunikasi. Komunikasi yang menjadi ciri PR / Humas adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik. Komunikasi timbal balik tersebut bersifat tertunda (delayed). Upaya-upaya tersebut misalnya dengan menyediakan sarana/media komunikasi seperti kotak surat, buletin, atau media internal, rapat, dan sebagainya.

2. Sifatnya yang TerencanaPR adalah suatu kerja manajemen atau fungsi manajemen. Sifat Humas/ PR yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/ aktivitas PR merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode, terintegrasi denganbagian lain dan hasilnya tangible (nyata).

3. Berorientasi Pada Organisasi / Lembaga

PR / Humas beroreintasi pada organisasi / lembaga (penghasil produk) untuk mencapai pengertian, kepercayaan, dan dukungan publik. Kalau dalam marketing, tujuannya adalah orang membeli produk, maka dengan Humas/ PR masih dipertanyakan apakah orang yang membeli produk tersebut berarti mencintainya? Mencintai prusahaan yang memproduksinya?Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja PR adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/ lembaga, sehingga mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

4. Sasarannya adalah Publik

Sasaran Humas bukanlah perorangan, tetapi melainkan publik, yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Baik publik internal maupun publik eksternal.

Peran Humas dalam Organisasi 1. Communication Tehnician

Beberapa praktisi memasuki dunia PR ini sebagai teknisi. Pada tahap ini kemampuan jurnalistik dan komunikasi sangat diperlukan. PR diarahkan untuk berperan menulis, menulis news letter, menulis in house journal, menulis news release, menulis feature, dll. Biasanya praktisi dalam peran ini tidak hadir pada saat manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran mereka lebih ke arah penulisan tools dan mengimplementasikan program. Mereka sebagai "the last to know"

2.Expert Prescriber

Praktisi PR sebagai pendefinisi problem, pengembang program dan memiliki tanggungjawab penuh untuk mengimplementasikannya. Mereka sebagai pihak yang pasif. Manajer yang lainnya menyerahkan tugas komunikasi sepenuhnya ke tangan si "komunikasi" ini sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaan mereka yang lainnya.Tampaknya bangga karena PR semacam ini dianugerahi kepercayaan tinggi tetapi karena tidak adanya keterlibatan top manajemen dalam peran PR maka PR seolah terisolir dari perusahaan. Ia sibuk sendiri dengan pekerjaannya. Di pihak manajemen mereka juga menjadi sangat tergantung kepada PR nya. Mereka menjadi minim komitmen kepada tugas – tugas PR, padahal seperti diketahui seharusnya tugas PR harusnya dilakukan oleh semua orang yang ada dalam sebuah perusahaan

3.Communication Facilitator

PR sebagai pendengar setia dan broker informasi. Mereka sebagai penghubung, interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka mengelola two way communicationnya dengan cara membuka rintangan komunikasi yang ada/yang terjadi. Tujuannya dalam hal ini adalah untuk menyediakan kebutuhan dua belah pihak akan informasi, membuat kesepakatan yang melibatkan minat keduabelah pihak.

4.Problem Solving Facilitator

Mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dalam manajemen stratejik perusahaan. Bergabung dengan konsultan mulai dari awal direncanakan program hingga evaluasinya. Membantu manajemen menerapkan PR sebagai tahapan fungsi manajemen yang sama dengan kegiatan manajemen yang lain.

Kedudukan Humas dalam Organisasi

Di mana seharusnya posisi ideal humas dalam sebuah organisasi?

Struktur tingkat atas/ puncakAtau

Bisa dimana saja?

3 model posisi PR dalam manajemen perusahaan

1. Model Function StaffModel ini posisi Departemen PR/Humas terletak ‘dileher’ pada struktur organisasi tertinggi atau dibawah Dirut (Direktur Utama), misalnya pada posisi staff fungsi Dirut, dengan nama Corporate Secretary atau Corporate Communication yang tugas dan kewajibannya adalah bertanggung jawab langsung kepada Dirut (top pimpinan) dan koordinasi pelaksanaan operasional lapangan dengan jajaran departemen di bawahnya (para direktur atau manajer departemen).

2. Model Line Staff

Model ini PR/Humas sebagai staff pelaksana Line-operasional dalam bentuk jajaran dibawah Dirut, yaitu sebagai Departemen, Divisi atau Biro, yakni bertanggung jawab kepada atasan yang sekaligus sebagai Pimpinannya, yaitu Direksi atau General Manajer dan Manajer Humas yang melaksanakan fungsi serta tanggung-jawab, dan kewenangan sebagai pimpinan suatu divisi atau departemennya masing-masing dalam menjalankan operasional kebijakan masing-2 departemennya yang telah digariskan oleh top pimpinan perusahaan.

3. Model Assitant-StaffModel ini, posisi PR/Humas yang terendah, dan dibawah koordinasi Divisi atau Biro lainnya, seperti staff pelaksana pembantu teknis (assistant staff) Kehumasan yang dibawah naungan koordinasi, misalnya Divisi Pemasaran, HRD, Hukum dan Protokoler/MC. Yakni tugas dan kewajibannya hanya bersifat teknis-pelaksana, seperti membuat news clipping, news release, dan hingga melaksanakan kegiatan acara-2 seremonial atau MC/Protokoler. Posisi jabatannya, sebagai PRO (public relations officer atau staff Humas)

Contoh: Posisi Struktur Organisasi Humas dalam Manajemen Perusahaan

1. Posisi PR Function- Staff

2. Posisi PR Line-staff

3. Posisi PR AssistantTech. Staff

Struktur Bagian Humas(James Van Leuven, 1991)

Ada 6 pendekatan yang dapat digunakan dalam menyusun struktur bagian humas:1. Struktur berdasarkan publik

2. Struktur berdasarkan proses-proses manajemen

3. Struktur berdasarkan teknik-teknik komunikasi

4. Struktur berdasarkan daerah geografis atau cabang perusahaan

5. Struktur berdasarkan sub sistem organisasi

6. Struktur berdasarkan kebutuhan klien

MPR CPR1. Memposisikan perusahaan

sebagai “leader” atau “expert”2. Membangun kepercayaan

(confidence dan trust) konsumen

3. Memperkenalkan produk baru4. Menghapus, meluncurkan

kembali produk-produk yang sudah dewasa

5. Mengkomunikasikan keuntungan produk lama

6. Mempromosikan cara2 pemakaian baru atas produk yg sudah dikenal

7. Melibatkan/menggerakkan masyarakat terhadap produk

8. Menjangkau “secondary markets”

1. Hubungan dengan pemerintah:

- Lobi - mempercepat proses prosedur perizinan - memperoleh dukungan moril - izin-izil legal lainnya2. Hubungan dengan komunitas: - masalah polusi - masalah keamanan - masalah fasilitas sosial - keterlibatan komunitas - menjadi warga kota/negara yang baik3. Hubungan dengan media

melalui press release, press conference, media tour, interview, jurnalisme foto, dll

MPR CPR9. Menekan pasar yang lemah10. Memperluas jangkauan iklan11. Menyebarkan berita sebelum

beriklan12. Membuat iklan lebih ‘berbunyi’13. Menjelaskan “product story

dengan lebih detil14. Memperoleh publissitas atas

produk-produk yg tidak boleh diiklankan

15. Memperoleh pemberitaan TV atas produk2 yg tabu diiklankan di TV

16. Mengetes konsep pemasaran17. Mengidentifikasikan produk

(merk) dengan nama perusahaan

4. Hubungan dengan karyawan: - moral kerja - citra karyawan - budaya perusahaan - filosofi perusahaan - media internal - dukungan karyawan atas

produk-produk perusahaan - kegiatan2 karyawan5. Hubungan dengan pemegang

saham6. Hubungan dengan bank7. Hubungan dengan pemimpin-

pemimpin opini8. Hubungan dengan akademisi

MPR CPR18. Mendapatkan dukungan dari

konsumen dengan menjelaskan misi perusahaan

19. Mendorong motivasi tenaga-tenaga penjual (sales force)

20. Memperoleh dukungan dari para penyalur (pengecer)

9. Hubungan dengan akademisi10. Mengatasi krisis; - Ketika perusahaan menurun - Krisis yang meluas

Sumber: Rhenald Kasali, Manajemen Public Relations