kata pengantar...peran, ruang lingkup dan tugas dokumentasi”, untuk dipergunakan di sekolah...

2

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan judul “Menguraikan

Peran, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi”, untuk dipergunakan di sekolah

menengah kejuruan (SMK).

Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai

kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah,

supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini

disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan

program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti

yang tetap ditetapkan secara nasional.

Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang peran dokumentasi, ruang lingkup

dokumentasi, jenis-jenis bahan dokumentasi, syarat-syarat bahan dokumentasi,

kegunaan bahan dokumentasi, dan tugas dokumentasi

Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang

telah membantu hingga terselesaikannya modul Kearsipan ini. Penulis telah berusaha

semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan, saran,

dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul

Kearsipan ini, sangat diharapkan.

Wassalammualaikum Wr. Wb.

Malang, November 2017

Penulis,

Tati Rohaeni

3

DAFTAR ISI

I. KERANGKA MODUL

A. Halaman Sampul ............................................................................... 1

B. Kata Pengantar .................................................................................. 2

C. Daftar Isi ............................................................................................ 3

D. Peta Kedudukan Modul .................................................................... 4

E. Glosarium ......................................................................................... 5

II. PEMBELAJARAN

A. Rencana Belajar Peserta Didik ......................................................... 6

B. Kegiatan Belajar

1. Kegiatan Belajar 1

a. Tujuan Kegiatan belajar ........................................................ 10

b. Uraian Materi ........................................................................ 10

c. Rangkuman ........................................................................... 15

d. Tugas..................................................................................... 15

e. Tes Formatif.......................................................................... 16

f. Kunci Jawaban Formatif ....................................................... 16

g. Lembar Kerja ........................................................................ 17



III. Evaluasi

A. Kognitif Skill ..................................................................................... 18

B. Psikomotorik Skill ............................................................................. 26

C. Attitude Skill ...................................................................................... 30

D. Produk/Benda Kerja sesuai kriteria standar ....................................... 32

E. Batasan waktu yang telah ditetapkan ................................................. 32

IV. Penutup

Daftar Pustaka ......................................................................................... 33

4

PETA KEDUDUKAN MODUL

Peran Dokumentasi

Peran Dokumentasi dalam Organisasi

Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumen Literal

2. Dokumen Korporal

3. Dokumen Privat

Tugas Dokumentasi

1. Mencari dan mengumpulkan

bahan-bahan yang bernilai.

2. Pencatatan dilakukan pada buku

induk dokumen

3. Menyusun dan mengolah

dokumen

4. Memproduksi

5. Menyortir

6. Penyajian dan pendistribusian

dokumen

7. Memelihara, merawat dan

menyimpan dokumen.

5

GLOSARIUM

FID (Federation Internationale de Documentation) : Sebuh organisasi

internasional yang

diciptakan untuk

mempromosikan akses

universal terhadap semua

pengetahuan yang tercatat.

NIDER (Niderlanse Institute Voor Documentatie en Regestratum) : Pusat

pengetahuan dan

dokumentasi

untuk seni

Belanda.

Pelayanan Current Awareness : Pelayanan tanya jawab

6

II. PEMBELAJARAN

A. RENCANA BELAJAR PESERTA DIDIK

Petunjuk Belajar

Untuk Peserta Didik

1. Petunjuk Umum

a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,

tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke

bahan ajar selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang

ditetapkan.

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari

tahu jawabannya pada sumber yang lain.

5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar

yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan

yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain

atau ke bahan ajar berikutnya.

Untuk Pendidik

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar

bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan / jawaban yang diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada

peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat

terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah

kecil, dll).

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

7

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada

fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan

sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari.

8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,

pendidik diharapkan:

a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;

b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan

kondisi setempat.

Mata Pelajaran : Kearsipan

Kelas/Semester : X/2

Materi Pokok : Peran, Ruang Lingkup, Dan Tugas Dokumentasi

Alokasi Waktu : 1 X 50 Menit

Kompetensi Inti (KI)

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerja sama, cinta damai, responsive, dan

pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bidang bakat minatnya untuk

memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar

Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Indikator KD pada KI Pengetahuan :

a. Menguraikan peran dokumentasi sesuai dengan versi peserta didik

sendiri

8

b. Menguraikan tugas dokumentasi sesuai dengan versi peserta didik

sendiri

c. Menjelaskan ruang lingkup dokumentasi menurut jenisnya

2. Indikator KD pada KI Keterampilan :

a. Menunjukkan peran dokumentasi dari berbagai sumber

b. Menunjukkan tugas dokumentasi dari berbagai sumber

c. Mengkomunikasikan ruang lingkup dokumentasi menurut jenisnya

Pendekatan, Model, Metode,

Pendekatan : Proses Pendekatan Saintifik

Model : Discovey Learning

Metode : Ceramah, tanya jawab, penugasan, diskusi dan presentasi.

Penilaian

1. Teknik penilaian

a. Penilaian Pengetahuan: Tes tulis (Uraian), Observasi Terhadap

Diskusi/Tanya Jawab, Penugasan

b. Penilaian Keterampilan: Diskusi dan presentasi

2. Instrumen penilaian (terlampir)

Media/alat, Bahan, dan Sumber Belajar

1. Media/alat : Power Point, Proyektor dan LCD, Laptop.

2. Bahan : Menguraikan peran, ruang lingkup dan tugas

dokumentasi dari berbagai sumber

3. Sumber Belajar : Buku guru dan download internet, Handout

Kegiatan Pembelajaran

PERTEMUAN 1 (4X50 MENIT)

Model Pembelajaran : Discovery Learning

NO. Uraian Kegiatan Alokasi Waktu

1. Kegiatan Pendahuluan 10

Orientasi :

Guru mengucapkan salam

Guru memimpin berdoa

Guru mempersiapkan kelas agar lebih kondusif untuk

proses belajar-mengajar, kerapian dan kebersihan ruang

kelas, presensi (kehadiran, agenda kegiatan),

9

menyiapkan media dan alat serta buku yang diperlukan.

Senam pintar

Apresepsi :

Guru melakukan apersepsi dengan memberikan

beberapa pertanyaan tentang dokumentasi yang siswa

ketahui.

Guru menanyakan peran dokumentasi sesuai dengan

yang diketahui oleh siswa.

Motivasi:

Guru memberikan motivasi belajar untuk siswa.

Pemberian Acuan:

Guru menyampaikan garis besar cakupan materi dan

kegiatan yang akan dilakukan.

Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan

manfaatnya dalam kehidupan sehari-hari.

Guru menyampaikan lingkup dan teknik penilaian yang

akan digunakan.

2. Kegiatan Inti 35

Mengamati

Guru memberikan materi ajar tentang materi yang

akan dipelajari

Siswa menyimak penjelasan yang diberikan guru

Setelah mengamati slide, guru menjelaskantentang

materi pokok yang sedang dipelajari atau topik yang

akan didiskusikan pada pertemuan ini.

Menanya

Siswa diberi kesempatan untuk mengajukan

pertanyaan yang berkaitan dengan topik yang

dibicarakan. Siswa dituntut aktif untuk mengajukan

pertanyaan tentang materi pengertian Peran, Ruang

Lingkup dan Tugas Dokumentasi perkantora.

Siswa dapat diberikan motivasi untuk mengajukan

pertanyaan atau guru memberikan kesempatan bagi

siswa untuk bertanya mengenai materi yang belum

dipahami selama proses pembelajaran berlangsung.

Menalar

10

Guru meminta peserta didik untuk mengartikan

definisi dari pengertian dokumentasi.

Guru meminta peserta didik untuk mencari tujuan

peran dokumentasi.

Guru meminta peserta didik untuk menyebutkan

ruang lingkup dokumentasi dan tugas dokumentasi

Guru memberikan apresiasi terhadap setiap

jawaban/tanggapan dan memberikan penguatan

kepada siswa secara langsung agar peserta didik

termotivasi dan tidak takut salah dalm menjelaskan

kembali.

Mencoba

Guru dan siswa mengembangkan diskusi secara lebih

lanjut mengenai dokumentasi dan menguraikan

peran, ruanglingkup dan tugas dokumentasi.

Guru menugaskan siswa berdiskusi dan mencoba

menganalisis data/informasi yang didapatkan secara

berkelompok

Siswa mendiskusikan dan menyimpulkan hal tentang

pengertian, Peran, Ruang Lingkup dan Tugas

Dokumentasi

Mengkomunikasikan

Siswa mengemukakan pendapat baik secara

kelompok maupun individu

Guru memberikan tambahan penjelasan apabila

ditemukan kekurang kefahaman atau beda pendapat

siswa terhadap materi yang sedang dipelajari

bersama..

3 Kegiatan Penutup 5

Guru dan siswa menyimpulkan materi yang telah

dibahas pada pertemuan ini.

Guru menyampaikan materi yang akan dibahas pada

pertemuan selanjutnya.

Guru dan siswa menutup kegiatan dengan mengucapkan

rasa syukur kepada Tuhan YME bahwa pertemuan kali

ini telah berlangsung dengan baik dan lancar.

B. KEGIATAN BELAJAR

11

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah mempelajari materi pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

1) Menguraikan peran dokumentasi

2) Menjelaskan ruang lingkup dokumentasi menurut jenisnya

3) Membandingkan perbedaan dan persamaan ruang lingkup dokumentasi

menurut jenisnya

4) Menjelaskan tugas dokumentasi

b. Uraian Materi

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan

dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan

sumber-sumber informasi khusus dari karangan/ tulisan, wasiat, buku,

undang-undang, dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi

merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan,

penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini

digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan

bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari arsip perpustakaan dan

kepustakaan. Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam sebuah laporan

pertanggung jawaban dari sebuah acara.

Dokumentasi adalah catatan yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti

secara hukum.(tung palan,1983). Dokumen yang berisi data lengkap, nyata

dan tercatat bukan hanya tentang tingkat kesakitan pasien, tetapi juga jenis

dan kualitas pelayanan yang diberikan(fisbach, 1991). Secara umum

dokumentasi merupkan suatu catatan otentik atau semua warkat asli yang

dapat dibuktikan atau dijadikan bukti dalam persoalan hukum.

Dokumentasi

- dalam Bahasa Inggris disebut documentation

- dalam Bahasa Belanda disebut documentatie.

- dalam Bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,

penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan

dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-

penerapan dan bukti.

Pengertian dokumentasi berdasarkan pendapat dari beberapa sumber, yaitu:

- FID (Federation Internationale de Decumentation)

Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan

menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas

manusia.

- NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)

Dokumentasi adalah tugas memberikan keterangan-keterangan yang

didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan

pemberitahuan tentang literature.

12

- Hasil seminar dokumentasi dan kearsipan

Dokumentasi adalah suatu aktivitas baik suatu badan yang melayani

badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan

dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan

dokumentasi.

- Kamus Administrasi Perkantoran

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,

mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta

memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat

digunakan.

Peran Dokumentasi

Peranan dokumentasi antara lain :

a. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

b. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan.

c. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi.

d. Mengolah dan menyebarluaskan informasi.

e. Media komunikasi.

f. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.

Peranan Dokumentasi Dalam Organisasi

Peranan dokumentasi dalam suatu organisasi antara lain :

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.

b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikai dokumentasi.

c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar

ilmiah

d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengelolaan dokumen.

e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu

pengetahuan.

Ruang Lingkup Dokumentasi

Ruang lingkup dokumentasi terdiri dari 3 bidang, yaitu :

1. Dokumentasi literal meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan

pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih

mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi kolporal meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-

13

fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem

tertentu.

3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat

lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila

diperlukan mudah ditemukan.

Tugas Dokumentasi

Kegiatan seorang dokumentalis meliputi :

1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai.

Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan cara :

1) Wawancara

Wawancara (bahasa Inggris: interview) merupakan percakapan

antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan

pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan

informasi yang tepat dari narasumber yang terpercaya. Wawancara

dilakukan dengan cara penyampaian sejumlah pertanyaan dari

pewawancara kepada narasumber. Ankur Garg, seorang psikolog

menyatakan bahwa wawancara dapat menjadi alat bantu saat

dilakukan oleh pihak yang mempekerjakan seorang calon/ kandidat

untuk suatu posisi, jurnalis, atau orang biasa yang sedang mencari

tahu tentang kepribadian seseorang ataupun mencari informasi.

2) Quisioner (membuat lembar pertanyaan)

Quesioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang

memungkinkan analis mempelajari sikap-sikap, keyakinan, perilaku,

dan karakteristik beberapa orang utama di dalam organisasi yang bisa

terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah

ada. Dengan menggunakan kuesioner, analis berupaya mengukur apa

yang ditemukan dalam wawancara, selain itu juga untuk menentukan

seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam

suatu wawancara.

3) Observasi

Pengamatan atau observasi adalah aktivitas yang dilakukan

makhluk cerdas, terhadap suatu proses atau objek dengan maksud

merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah

fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui

sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan

untuk melanjutkan suatu penelitian. Ilmu pengetahuan biologi dan

astronomi mempunyai dasar sejarah dalam pengamatan oleh amatir.

Di dalam penelitian, observasi dapat dilakukan dengan tes, kuesioner,

rekaman gambar dan rekaman suara. Cara observasi yang paling

14

efektif adalah melengkapinya dengan pedoman observasi/pedoman

pengamatan seperti format atau blangko pengamatan. Format yang

disusun berisi item-item tentang kejadian atau tingkah laku yang

digambarkan akan terjadi. Setelah itu, peneliti sebagai seorang

pengamat tinggal memberikan tanda cek pada kolom yang

dikehendaki pada format tersebut.

4) Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya

Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

1. Tukar menukar informasi

2. Memberikan informasi

3. Menerima informasi

4. Berlangganan.

5. Pembelian.

6. Pencatatan dokumen.

2. Pencatatan dilakukan pada buku induk dokumen N

o

Tgl

Pencatatan

Judul Pengarang Kota

tempat

terbit

Penerbit Tahun

terbit

Jumlah Cara perolehan Ket

3. Menyusun dan mengolah dokumen.

Prosedur pengolahan dokumen :

a. Mencari dan memilih dokumen untuk bahan dokumentasi.

b. Mengkaji, melengkapi dan mempelajari isi informasi dokumen.

c. Membuat ringkasan.

d. Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi.

e. Mengelompokkan hasil pengolahan dalam klasifikasi tertentu.

f. Menyebarluaskan/menggandakan bila dibutuhkan.

4. Mereproduksi

Mereproduksi merupakan kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan

kebutuhan, seperti terjemahan dan penggandaan.

5. Menyortir

Menyortir merupakan kegiatan memisah-misahkan dokumen menurt jenis

dan kegunaannya. Khusus dokumen kolporal dapat dibuat suatu

ekserp/ringkasannya.

Ekserp dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

- Ekserp annotative adalah meringkas dokumen yang tidak terlalu penting.

15

- Ekserp indikatif adalah meringkas dengan menjelaskn garis besar isi

dokumen.

- Ekserp informative adalah meringkas pokok permasalahan yang ada

dalam dokumen.

6. Penyajian dan pendistribusian dokumen

Merupakan kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada pemakai

jasa informasi.

Pendistribusian dapat dilakukan secara aktif dan pasif.

Distribusi aktif, dilakukan karena pekerjaan rutin.

Distribusi pasif, dilakukan karena diminta oleh yang

berkepentingan.

Pelayanan distribusi dibedakan menjadi 3, yaitu :

Pelayanan current awareness (pelayanan yang berkaitan dengan

berita actual).

Pelayanan Tanya jawab (pelayanan atas pertanyaan yang

diajukan).

Pelayanan penelusuran literatur, surily literature, analisa literatur

(pelayanan dengan menyebarluaskan indeks informasi, abstraks,

indeks abstraks, pemberian informasi tentang informasi baru).

7. Memelihara, merawat dan menyimpan dokumen.

Adalah kegiatan memelihara, merawat dan menyimpan dokumenyang

bernilai dan bila diperlukan mudah untuk ditemukan.

Bahan Dokumentasi

Bahan-bahan dokumentasi dibedakan menjadi 3, yaitu :

DOKUMENTASI

LITERAL

DOKUMENTASI

KOLPORAL

DOKUMENTASI

PRIVAT

16

Buku-buku, laporan, disertasi,

thesis, majalah, Koran, brosur,

leaflet, buku petunjuk telepon,

tambo, monografi

Fosil, benda-benda seni, archa,

tugu, batu bersurat, candi, mata

uang kuno, pakaian adat, film

documenter, micro film, pita

kaset

Dokumentasi sejarah: UUD

1945, teks Pancasila, teks

Proklamasi, sumpah pemuda,

supersemar.

Dokumentasi niaga: kuitansi,

faktur, cek, laporan keuangan,

surat perjanjian.

Dokumentasi pribadi: SIM,

KTP, sertifikat, ijazah, akte

kelahiran.

c. Rangkuman

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan

dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan

sumber-sumber informasi khusus dari karangan/ tulisan, wasiat, buku,

undang-undang, dan sebagainya.

Peran dokumentasi dan peran dokumentasi di dalam organisasi


- Dokumentasi literal

- Dokumentasi korporal

- Dokumentasi privat

Tugas dokumentasi terdiri dari

- Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai

- Pencatatan dilakukan pada buku induk dokumen

- Menyusun dan mengolah dokumen

- Memproduksi

- Menyortir

- Penyajian dan pendistribusian dokumen

d. Tugas

Analisislah studi kasus di bawah ini secara berkelompok, dengan kelompok

yang sudah ditentukan. Kemudiakn hasil analisis di kumpulkan setelah jam

pelajaran berakhir !

1. Reno merupakan seorang sekretaris di salah satu perusahaan bonafit di

surabaya, dia tidak pernah mendokumentasikan apapun pekerjaan kantor

pimpinan. Misalnya dia sangat malas mencatat ketika pimpinan melakukan

pertemuan dengan kolega, jarang mendokumentasikan kegiatan rutin

perusahaan, bahkan tidak pernah menyebar angket evaluasi setelah

melaksanakan suatu acara di perusahaan. Suatu ketika, manajer HRD

17

membutuhkan dokumen tentang perkembangan kegiatan perusahaan setiap

tahunnya, namun dokumen yang dibutuhkan tidak tersedia. Generalisasikan

cerita diatas sesuai dengan Tugas dokumentasi !

e. Tes Formatif

No. Soal Benar/Salah

1. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan

keotentikan informasi yang teramuat dalam

dokumen merupakan kegunaan dari dokumentasi.

2. Salah satu peran dari dokumentasi yakni

melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

3. Mengemukakan sebuah gagasan atau pemikiran dan

menghindari duplikasi kerja merupakan tujuan dari

dokumentasi.

4. Dokumen primer, dokumen sekunder dan dokumen

tersier merupakan jenis-jenis dokumen ditinjau dari

segi penelitian.

5. Dokumen statis adalah dokumen yang

dipergunakan secara tidak langsung dalam

pekerjaan kantor.

6. Kuitansi dan saham merupakan contoh dari

dokumen literal.

7. Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengn cara

tukar menukar informasi

8. Pendistribusian dapat dilakukan secara aktif dan

pasif.

9. Meringkas pokok permasalahan yang ada dalam

dokumen merupakan pengertian dari ekserp

annotative.

10. Membuat ringkasan merupakan kegiatan dari

memreproduksi.

g. Kunci Jawaban Formatif

1. Benar

2. Salah

3. Salah

4. Benar

5. Benar

6. Salah

7. Benar

8. Benar

9. Salah

10. Salah

18

g. Lembar Kerja

Petunjuk Praktik

Berkelompoklah dengan teman kalian yang terdiri dari 4-5 anak tiap

kelompok dengan sistem berhitung sesuai urutan kelompok

Setiap kelompok menentukan ketua kelompoknya

Ketua kelompok membagi anggota nya sesuai dengan tugasnya (2 orang

mencari bahan-bahan untuk membuat rangkuman, 2-3 orang berdiskusi

membuat media presentasi

Kelompok mempresentasikan hasil kerjanya di depan kelas

Pengerjaan dilakukan secara berkelompok

Waktu 2 jam pelajaran

Bila ada kesulitan silahkan berkonsultasi

kepada guru

Bahan dan Alat

a. ATK

b. LAPTOP

c. LCD

Langkah-Langkah Praktik

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Rangkumlah dengan tepat dan cermat sesuai dengan materi

3. Buatlah PPT yang menarik dan sesuai dengan tema

4. Presentasikan hasil diskusi kalian dengan jelas

5. Jawablah pertanyaan yang diajukan oleh teman kalian/audiens dengan

lengkap dan jelas

19

III. EVALUASI

A. Kognitif Skill

A. Jawablah pertanyaan berikut ini dengan memberi tanda silang (X) pada salah

satu jawaban yang tepat!

1. Di bawah ini yang merupakan peran dokumentasi adalah….

a. Menghindari duplikasi kerja

b. Sebagai dasar pengambilan keputusan

c. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

d. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai

e. Berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

2. Dokumentasi digunakan sebagai dasar untuk menentukan suatu tindakan

perusahaan, hal ini berarti dokumentasi berberan sebagai….

a. Media komunikasi

b. Alat penerbit jurnal publikasi

c. Dasar pengambilan keputusan

d. Pengembangan ilmu pengetahuan

e. Penunjang penelitian

3. Berikut ini yang merupakan contoh nyata dari peran dokumentasi sebagai media

komunikasi adalah….

a. Cara belajar berbicara

b. Dokumen untuk dasar negosiasi kerjasama dengan perusahaan lain

c. Dokumen untuk membuat konsep surat

d. Untuk mendengarkan seminar

e. Sebagai dasar mencatat kebutuhan komunikasi perusahaan

4. Jika tidak dilakukan dokumentasi, maka dokumen-dokumen sejarah Indonesia

tidak akan kita kertahui sampai sekarang, pernnyataan tersebut merupakan salah

satu …dokumentasi

a. Kegunaan

b. Ruang lingkup

c. Keamanan

d. Informasi

e. Kelayakan

5. 1. Pengembangan IPTEK

2. Menghindari duplikasi kerja

3. Mengemukakan sebuah gagasan pemikiran

4. Pembelajaran dan penelitian

5. Mengumpulkan, bahan-bahan bernilai

di atas yang merupakan pentingnya dokumentasi adalah….

a. 1, 2, 4 c. 2, 3, 4 e. 3, 4, 5

20

b. 5 d. 1, 3, 4 d. 1, 3, 4

6. Di bawah ini yang merupakan ciri dari dokumentasi korporal adalah….

a. Berisi tulisan-tulisan kuno

b. Berisi warkat

c. Berupa majalah, koran

d. Kegiatan surat-menyurat

e. Terdapat di sekolah formal

7. Berikut ini yang bukan merupakan ruang lingkup dokumentasi adalah….

a. Dokumentasi literal

b. Dokumentasi korporal

c. Dokumentasi privat

d. Dokumentasi statis

e. Dokumentasi permuseuman

8. Aktivitas pengamatan yang dilakukan terhadap suatu proses atau objek, dengan

maksud memahami dan merasakan pengetahuan merupakan pengertian dari….

a. Dokumentasi

b. Observasi

c. Kuesioner

d. Interview

e. Aklamasi

9. Tanpa dokumentasi , kita sekarang tidak akan mengetahui informasi dari

masalalu. Pernyataan tersebut merupakan pendapat seseorang tentang….

a. Pentingnya dokumentasi

b. Pengertian dokumentasi

c. Pentingnya dokumen

d. Observasi

e. Ruang lingkup dokumentasi

10. Dibawah ini merupakan alasan pentingnya dilakukan dokumentasi. Kecuali….

a. Dapat digunakan sebagai saksi hukum

b. Untuk bahan gagasan atau pemikiran

c. Untuk kemajuan ilmu pengetahuan

d. Untuk merekam kegiatan manusia

e. Digunakan sebagai cara mendapatkan uang

11. Jika seorang petugas dokumentasi tidak mengerti bagaimana cara membuat

kuesioner yang benar, apa yang akan terjadi?

a. Data akan tercatat sistematis

b. Menghasilkan dokumen yang akurat

c. Dokuemen yang dihasilkan tidak kredibel

d. Dapat digunakan sebagai bukti dokumentasi

e. Dapat digunakan sebagai menyelesaikan penelitian

12. Di bawah ini yang bukan merupakan tugas dokumentasi adalah....

a. Melakukan pengumpulan data berulang dalam kegiatan dokumentasi

21

b. Memelihara, menyimpan dokumen

c. Pencatatan

d. Menyortir dokumen

e. Mereproduksi dokumen

13. kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, seperti terjemahan

dan penggandaan merupakan pengertian dari....

a. Duplikasi kerja

b. Menyortir dokumen

c. Pemeliharaan dokumen

d. Reproduksi dokumen

e. Collecting dokumen

14. Dalam prosedur pengolahan dokumen harus mengkaji, melengkapi dan

mempelajari isi informasi dokumen, hal ini bertujuan agar....

a. Dokumen valid dan dapat dipertanggungjawabkan

b. Dapat dinilai dengan uang

c. Bernilai sejarah

d. Dapat dibandingkan dengan dokumen yang lain

e. Menjadi dokumen yang restruktur

15. Dalam penyajian dan pendistribusian dokumen perlu dilakukan pelayanan yang

berkaitan dengan berita aktual, berikut adalah maksud dari...

a. Pelayanan aktif

b. Pelayanan pasif

c. Pelayanan current awareness

d. Pelayanan tanya jawab

e. Pelayanan penelusuran literatur

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, padat dan benar!

2.

1. Sebutkan minimal 4 peran dokumentasi !

2. Apa yang Anda ketahui tentang peran dokumentasi di dalam organisasi ?

Sebutkan minimal 2 peran, menurut pendapat Anda !

3. Sebutkan 3 ruang lingkup dokumentasi !

4. Apa perbedaan antara peran dan tugas dokumentasi ?

5. Apa yang akan terjadi jika tidak ada kegiatan dokumentasi dalam organisasi

?

22

A. Piliahan Ganda

1. B

2. C

3. B

4. A

5. D

6. A

7. D

8. A

9. A

10. E

11. C

12. A

13. D

14. A

15. C

B. Essay

1. Peran dokumentasi:

a. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

b. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan.

c. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi.

d. Mengolah dan menyebarluaskan informasi.

2. Berikut ini peran dokumentasi dalam organisasi

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.

b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikai dokumentasi.

3. Ruang lingkup dokumentasi:

a. Dokumentasi literal meliputi bidang perpustakaan.

b. Dokumentasi kolporal meliputi bidang permuseuman

c. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan

4. Karena seiring kemajuan zaman, ilmu pengetahuan dan teknologi pun juga

semakin berkembang oleh karena itu perlu dokumentasi agar tidak mudah

hilang begitu saja. Suatu misal penelitian, penemuan suatu metode baru, dan

lain lain. Hal itu perlu di dokumentasikan juga agar generasi selanjutnya dapat

menikmati hasil IPTEK digenerasi sebelumnya, kemudian juga bisa

dikembangkan lagi.

5. Peran dokumentasi lebih mengarah ke fungsi dokumentasi itu sendiri,

sedangkan tugas dokumentasi adalah yang harus dilakukan oleh dokumentasi.

23

LEMBAR PENILAIAN KOGNITIF

KISI-KISI SOAL KOGNITIF (SOAL URAIAN)

MATA PELAJARAN KEARSIPAN

KI/KD MATERI TINGKAT

KESULITAN

DESKRIPSI NO

SOAL

3.3

Menguraikan

peran, ruang

lingkup, dan

tugas

dokumentasi

Menyebutkan

minimal 4 peran

dokumentasi

C1 Menyebutkan 1

Memberikan 2 contoh

peran dokumentasi di

dalam organisasi

C2 Menyontohkan 2

Mengemukakan

pendapat tentang

peran dokumentasi

dalam organisasi

C3 Mengemukakan 3

Menyebutkan 3 ruang

lingkup dokumentasi

C1 Menyebutkan 4

Menyebutkan

perbedaan antara

peran dan tugas

dokumentasi

C2 Membedakan 5

Memprediksi akibat

yang terjadi jika tidak

ada kegiatan

dokumentasi dalam

organisasi

C5 Memprediksi 6

Menggeneralisasikan

soal cerita sesuai

dengan Tugas

dokumentasi

C6 Menggeneralisasi 7

24

PETUNJUK PENSKORAN

A. URAIAN (1-7)

1. Skor maksimal 5

2. Skor maksimal 5

3. Skor maksimal 10

4. Skor maksimal 5

5. Skor maksimal 5

6. Skor maksimal 15

7. Skor maksimal 20

Jumlah : 65

Total 85 + 35 = 100

25

KRITERIA SKOR SOAL URAIAN

NO SOAL SKOR MAKSIMAL INDIKATOR SKOR

1 5 Jika jawaban benar dan lengkap

5

Jawaban kurang dari 4

3

Jawaban hanya 2

2

Jawaban lengkap tapi salah

1


5

Jawaban kurang dari 2

3


10

Jika jawaban kurang dari 2

5

Jawaban lebih dari 2 namun salah

1

4 5 Jawaban benar dan lengkap

5

Jawaban benar tapi kurang dari 3

3

Jawaban lengkap tapi salah

1

26

5 5 Jika dijelaskan perbedaan

keduanya

5

Hanya dijelaskan sat

2

6 15 Jawaban lengkap dan sesuai

15

Jawaban tidak lengkap

10

Jawaban kurang sesuai

5

Jawaban tidak sesuai

2

7 20 Jawaban lengkap dan sesuai

20

Jawaban tidak lengkap

15

Jawaban kurang sesuai

10

Jawaban tidak sesuai

5

27

B. Psikomotorik Skill

LEMBAR OBSERVASI

TES PRAKTIK PERAN, RUANG LINGKUP DAN TUGAS DOKUMENTASI

No Komponen/Sub Komponen Skor Pencapaian Kompetensi

5 4 3 2 1

I Persiapan

1.1 Alat dipersiapkan dengan rapi dan

lengkap

1.2 Bahan dipersiapkan dengan lengkap

sesuai dengan tugas yang akan

dikerjakan

1.3 Kehadiran

Skor Komponen Persiapan

II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)

2.1 Kelengkapan bahan yang digunakan

untuk merangkum (Buku dan Internet)

2.2 Ketepatan dalam membuat rangkuman

(kelengkapan materi, pemilihan kalimat

yang tepat)

2.3 Kreatifitas dalam membuat media

presentasi (PPT)

2.4 Mempresentasikan materi

2.4.1 Peran Dokumentasi

2.4.2 Ruang lingkup Dokumentasi

2.4.3 Tugas Dokumentasi

2.5 Menjawab pertanyaan


III Hasil Kerja

3.1 Hasil rangkuman diketik rapi dan

kreatif dalam membuat media

presentasi

3.2 Pengumpulan materi sesuai dengan

topik pembahasan (handout)

3.3 Kelengkapan Resume


IV SikapK erja

4.1 Pemahaman mengenai materi yang

disampaikan

4.2 Kerja sama dalam berkelompok, saat

proses praktek dan presentasi hasil

kerjanya

28

4.3 Ketepatan dalam mencari materi yang

sudah ditetapkan

4.4 Ketenangan pada saat melakukan

presentasi

4.5 Kesopanan yang ditunjukkan pada saat

presentasi berlangsung


V Waktu

5.1 Persiapan Kerja

5.2 Pelaksanaan Kerja

5.3 Penyelesaian Kerja


Keterangan:

Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR

RATA-RATA dari sub komponen penilaian

Perhitungan Nilai Praktik :

Persentase Bobot Komponen Penilaian

Nilai

Praktik

(NP)

Persiapan Proses Hasil Sikap

Kerja

Waktu

Bobot 10 35 25 20 10

Skor

Komponen

Skor

Maksimum

15 15 15 25 15

NK

29

KISI KISI INSTRUMEN PENILAIAN PSIKOMOTORIK

MENGURAIKAN PERAN, RUANG LINGKUP, DAN TUGAS DOKUMENTASI

KI dan KD ASPEK PSIKOMOTORIK INDIKATOR PSIKOMOTORIK TENKIK PENILAIAN

KI 4 : Mengolah, menalar, dan

menyaji dalam ranah

konkret dan ranah

abstrak terkair

perkembangan dari yang

dipelajarinya di sekolah

secara mandiri, dan

mampu menggunakan

metode sesuai kaidah

keilmuan.

KD 4.3: Mengungkapkan kembali

peran, ruang lingkup,

dan tugas dokumentasi

Mempresentasikan Peran,

Ruang lingkup, dan tugas

dokumentasi

Persiapan Kerja

1.1 Menyiapkan alat untuk merangkum

peran, ruang lingkup, dan tugas

dokumentasi sesuai dengan ketentuan

yang disyaratkan

1.4 Menyiapkan bahan yang akan

digunakan untuk merangkum

1.5 Kehadiran

Proses (Sistematika dan Cara Kerja)

2.1 Kelengkapan bahan yang digunakan

untuk merangkum (Buku dan Internet)

2.2 Ketepatan dalam membuat rangkuman

(kelengkapan materi, pemilihan kalimat

yang tepat)

2.3 Kreatifitas dalam membuat media

presentasi (PPT)

2.4 Mempresentasikan materi

2.5 Menjawab pertanyaan

Hasil Kerja

3.1 Membuat media presentasi yang

Praktik Proyek

30

menarik

3.2 Pengumpulan materi sesuai dengan

topik pembahasan (handout)

3.3 Kelengkapan Resume

Sikap Kerja

4.1 Pemahaman

4.2 Kerja sama

4.3 Ketepatan

4.4 Ketenangan

4.5 Kesopanan

Waktu

5.1 Ketepatan standar waktu

31

C. Attitude Skill

(Kegiatan Diskusi )

Kompetensi Dasar:

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli,

santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan

pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari

sebagai wujud implementasi sikap kerja

2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan perkantoran

Indikator

1. Peserta didik berkontribusi dalam pembelajaran

kelompok

2. Peserta didik mengikuti prosedur yang diberlakukan

di kelas

3. Peserta didik Bersikap satun dalam diskusi

4. Peserta didik Jujur dalam mengerjakan tugas dan

menyampaikan ide

5. Peserta didik Menunjukkan sikap bertanggung

jawab

No.

Nama

Peserta

didik

Aktif dalam

diskusi Disiplin

Tanggung

jawab

Kerjasama dlm

kelompok Jujur

Menghargai

pendapat

Jumlah

Skor

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1.

2.

3.

32

Pedoman penilaian

Skala penilaian : 1 s/d 5 Skor minimal : 6

Keterangan : 1 = Sangat kurang Skor maksimal : 30

2 = Kurang Predikat sikap Peserta didik :6 – 13 Perlu perhatian khusus

3 = Cukup 14 – 22 Perlu bimbingan agar lebihbaik

4 = Baik 23 – 30 Terpuji

5 = Amat baik

33

D. Produk/Benda Kerja sesuai Kriteria Standard

E. Waktu yang di tetapkan

Pengerjaan tugas membuat rangkuman dan bahan ajar selama satu minggu,

sampai pertemuan kembali mata pelajaran kearsipan . Setiap kelompok langsung

mempresentasikan hasil rangkuman dan bahan ajar yang telah dikerjakan.

Rangkuman

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk

menyediakan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang

akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari

karangan/ tulisan, wasiat, buku, undang-undang, dan sebagainya.

Peran dokumentasi dan peran dokumentasi di dalam organisasi


- Dokumentasi literal

- Dokumentasi korporal

- Dokumentasi privat

Tugas dokumentasi terdiri dari

- Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai

- Pencatatan dilakukan pada buku induk dokumen

- Menyusun dan mengolah dokumen

- Memproduksi

- Menyortir

- Penyajian dan pendistribusian dokumen

34

IV DAFTAR PUSTAKA

Daftar Pustaka

Fitri, Suci.2015.Peran, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi.(online).

https://dokumen.tips/documents/peran-ruang-lingkup-dan-tugas-dokumentasi.html

Dewi, Prancisa Poppy. Pern, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi.(online).

Franciscapoppydewi.blogspot.co.id/2016/08/peran-ruang-lingkup-dan-

tugas.html?m=1

kata pengantar...peran, ruang lingkup dan tugas dokumentasi”, untuk dipergunakan di sekolah...

Documents