kata pengantar · 5 glosarium 1. alat sortir: alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat...

24

Upload: others

Post on 10-Oct-2020

4 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
Page 2: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

2

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT.

Alhamdulillahi Rabbil ‘Aalamin, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga

dapat menyelesaikan penyusunan modul ini. Dengan adanya modul ini dapat

digunakan untuk siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan Madrasah Aliyah

Kejuruan. Modul ini bertujuan untuk mempermudah siswa dalam kegiatan belajar.

Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat kelas X SMK jurusan

Administrasi Perkantoran.

Didalam modul ini berisi mulai dari pengertian, syarat-syarat, jenis dan

fungsi arsip. Disusun sesuai dengan silabus Kearsipan kelas X sehingga modul ini

mampu membantu memenuhi kebutuhan peserta didik.

Demikian, semoga modul ini mampu memberikan manfaat, dan motivasi

belajar pada siswa atau pembaca. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa modul ini

tentu mempunyai banyak kekurangan. Untuk itu penulis dengan berlapang dada

menerima masukan dan kritikan dari berbagai pihak demi kesempurnaannya di

masa yang akan datang. Atas peran serta tersebut, penyusun sampaikan terima

kasih.

Malang, Desember 2017.

Penulis.

Page 3: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

3

DAFTAR ISI

Peta Kedudukan Modul………............……………………………………………...........

Glosarium ……..……………………………………………………………...………… 5

BAB I Pendahuluan

A. Deskripsi ............................................................................................................. 7

B. Prasarat ................................................................................................................ 8

C. Petunjuk Penggunaan Modul ............................................................................... 9

BAB II Pembelajaran

A. Rencana Belajar Peserta Didik ......................................................................... 11

B. Kegiatan Belajar ............................................................................................... 11

1. Kegiatan Belajar 1: Pengertian Arsip .........................................................11

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran .............................................................11

b. Uraian Materi ........................................................................................11

c. Rangkuman ...........................................................................................12

d. Tugas ....................................................................................................12

2. Kegiatan Belajar 2: Syarat-Syarat Arsip .....................................................12

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran .............................................................12

b. Uraian Materi ........................................................................................13

Page 4: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

4

c. Tugas ...................................................................................................13.

3. Kegiatan Belajar 3: Jenis-Jenis Arsip .........................................................13

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ............................................................13

b. Uraian Materi .......................................................................................13

c. Rangkuman ...........................................................................................14

d. Tugas ....................................................................................................15

4. Kegiatan Belajar 4: Fungsi Arsip ................................................................15

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ............................................................15

b. Uraian Materi .......................................................................................15

c. Rangkuman ...........................................................................................16

d. Tugas ....................................................................................................16

BAB III Evaluasi

A. Tujuan Evaluasi .................................................................................................17

B. Tes Formatif ......................................................................................................18

C. Kunci Jawaban ...................................................................................................22

BAB IV Penutup

Daftar Pusaka ...................................................................................................................24

Page 5: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

5

GLOSARIUM

1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang

diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2. Caption: Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk

mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex: Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan

menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam

cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.

4. Duplikasi Salinan atau tembusan: (surat) yang serupa benar (mirip) dengan

arsip aslinya.

5. Filing cabinet: Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci

atau lebih.

6. Financial record: Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah

keuangan.

7. Folder Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa

lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka

map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan

dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Guide Lembaran: Kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai

penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam

penyimpanan arsip.

9. Hanging folder: Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi

penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di

dalam filing cabinet.

10. Kartu indeks: Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

11. Map snelhecter: Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini

tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map

snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Page 6: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

6

12. Numerator: Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap

nomor).

13. Ordner: Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya

terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih

dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

14. Out slip: Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap

peminjaman arsip.

15. Out folder: Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah

dipinjam.

16. Perforator: Alat untuk melubangi kertas/kartu.

17. Rotary: Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan

secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam

penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.

Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip

disimpan pada alat ini secara lateral.

18. Stapler: Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

19. Standarisasi: Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan

pedoman/standar yang telah ditetapkan.

20. Stopmap folio: Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun

penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar

tidak jatuh.

21. Tickler file: Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk

menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,

seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh

tempo.

22. Roll O'Pack: Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem.

Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang.

Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat

banyak.

Page 7: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

7

BAB I

PENDAHULUAN

A. Deskripsi

odul ini berjudul Pengertian, Syarat-Syarat, Jenis dan Fungsi

Arsip yang berisikan mengenai pembahasan pengelolaan

arsip. Arsip merupakan surat yang bersifat kedinasan.

Memiliki beberapa jenis seperti surat dinas, surat undangan

dinas, dan surat perjalanan dinas.

Surat Dinas juga dapat diartikan sebagai surat yang

dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu

badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta.

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan siswa dapat memahami

mengenai pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi arsip, sehingga sebagai

siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Jurusan Administrasi

Perkantoran dapat bertambah wawasan tentang pengertian dan fungsi dari

surat dinas, susunan dari surat dinas serta beberapa contoh dari surat dinas.

M

Page 8: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

8

B. Prasarat

Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki cadangan referensi

lain untuk dapat membandingkan materi pada modul dan referensi yang Anda

miliki. Dengan kata lain, Anda mampu dengan mudah mengetahui dan memahami

materi dalam modul saat Anda merasa kesulitan untuk memahaminya, seperti

terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan alat bukti yang otentik.

Page 9: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

9

C. Petunjuk Penggunaan Modul

1. Petunjuk umum

a. Bacalah bahan ajar dengan seksama terutama bagian instruksi.

b. Pahami tujuan Anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang

diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang

ditargetkan.

c. Kerjakan tugas dan latihan soal yang terdapat di dalamnya dengan

teliti dan jujur.

d. Laporkan kemajuan Anda kepada guru sebelum Anda melanjutkan

ke bahan ajar selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang

ditetapkan.

4. Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum Anda bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda dapat

berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber lain.

5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan Anda kurang dari 75%, pelajari materi atau bagian dari bahan

ajar yang belum Anda kuasai atau mintalah saran dari guru. Ikuti ketentuan

yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum Anda melanjutkan ke bagian

lain atau ke bahan ajar berikutnya.

Peran Pendidik:

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar

bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan atau jawaban yang diperlukan.

Page 10: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

10

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik

dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan

kepada peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat.

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan

atau test yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara

berurutan.

1. Tujuan Akhir

2. Kompetensi

3. Cek kemampuaan

Page 11: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

11

BAB II

PEMBELAJARAN

A. Rencana Belajar Peserta Didik

B. Kegiatan Belajar

1. Kegiatan Belajar 1: Pengertian Arsip

a) Tujuan Kegatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pemebelajaran pengertian arsip ini,

Anda diharapkan dapat:

1. Mengetahui apa pengertian arsip

2. Dapat menjelaskan apa itu arsip menurut pendapat individu

b) Uraian Materi

Secara bahasa

Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche,

kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami

perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen

atau catatan mengenai permasalahan.

Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk

corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-

badan dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi

Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap

kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

Page 12: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

12

a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan

sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-

bahan arsip.

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu,

mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali

untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis

dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal,

kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

c) Rangkuman

Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa

kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar

peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan

sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga

pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan

yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah

dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat

dan tepat.

d) Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas dan tepat!

1. Simpulkan lah definisi arsip menurut pemahaman Anda!

2. Sebutkan Undang-undang nomor 7 tahun 1991, tentang

arsip!

2. Kegiatan Belajar 2: Syarat-Syarat Arsip

a) Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pemebelajaran syarat-syarat

arsip ini, Anda diharapkan dapat:

1. Mengetahui apa syarat-syarat arsip

Page 13: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

13

b) Uraian Materi

Syarat- syarat Arsip adalah sebagai berikut:

1. Merupakan kumpulan warkat

2. Disimpan menurut sistem tertentu

3. Mempunyai nilai kegunaan

4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

c) Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas dan tepat!

1. Apa yang di maksud dengan nilai kegunaan pada arsip?

2. Sebutkan sistem apa saja yang ada di kearsipan!

3. Kegiatan Belajar 3: Jenis-Jenis Arsip

a) Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran jenis-jenis arsip

ini, Anda diharapkan mampu:

1. Mengetahui jenis arsip

2. Dapat menjelaskan beberapa jenis arsip

b) Uraian Materi

Jenis-Jenis Arsip adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan Fungsi

Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan

secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan

disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor

43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip statis

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah

habis masa retensinya, dan memiliki keterangan

permanen setelah diverifikasi baik secara langsung

Page 14: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

14

maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I.

dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan).

2. Berdasarkan Nilai Guna

Nilai guna primer meliputi: Nilai guna

administrasi ,Nilai guna hukum,Nilai guna

keuangan,Nilai guna ilmiah dan teknologi

Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna

pembuktian, Nilai guna informasi

3. Berdasarkan sifat

Arsip tertutup,Arsip Terbuka,Arsip Sentral,Arsip

pemerintah,Arsip unit

4. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli,

arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

5. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan

atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip

Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran,

Arsip Penjualan, dan sebagainya.

6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari

berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi)

yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran

kertas yang berisi informasi atau keterangan yang

berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip Vital dan Arsip Penting

c) Rangkuman

Jenis-jenis arsip berdasarkan:

1. Berdasarkan Fungsi

Page 15: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

15

2. Berdasarkan Nilai Guna

3. Berdasarkan sifat

4. Berdasarkan Keasliannya

5. Berdasarkan Subyeknya

6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

d) Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas dan tepat!

1. Berikan contoh arsip vital dan rahasia!

2. Jelaskan arsip berdasarkan sifatnya menurut pemahaman

Anda!

4. Kegiatan Belajar 4: Fungsi Arsip

a) Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran fungsi arsip

ini, Anda diharapkan mampu:

1. Mengetahui fungsi arsip

2. Dapat menjelaskan fungsi arsip

b) Uraian Materi

Fungsi Arsip adalah sebagai berikut:

1. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan

secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi ini

memiliki 2 macam, yaitu: fungsi dinamis

aktif(pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.

Page 16: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

16

2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi

ini terdiri atas fungsi permanen dan mati. Contoh: ijazah

SMA bagi mahasiswa.

c) Rangkuman

Arsip dinamis, merupakan arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan. Arsip statis, yang tidak

dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

d) Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas dan

tepat!

1. Berikan contoh arsip statis dan arsip dinamis!

2. Jelaskan perbedaan keduanya!

Page 17: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

17

BAB III

EVALUASI

A. Tujuan Evaluasi

Adapun tujuan evaluasi pembelajarn sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui tingkat penguasaan peserta didik terhadap materi yang

telah diberikan

2. Untuk mengetahui kecakapan, motivasi, bakat, minat, dan sikap belajar

peserta didik terhadap program pembelajaran

3. Untuk mengetahui tingkat kemajuan dan kesesuaian hasil belajar

peserta didik dengan standar kompetensi dan kompetensi dasar yang

telah diterapkan

4. Untuk mendiagnosis keunggulan dan kelemahan peserta didik dalam

mengikuti kegiatan pembelajaran. Keunggulan peserta didik dapat

dijadikan dasar bagi guruu untuk memberikan pembinaan dan

pengembangan lebih lanjut, sedangkan kelemahannya dapat

dijadikan acuan untuk memberikan bantuan atau bimbingan

5. Untuk seleksi, yaitu memilih dan menentukan peserta didik yang sesuai

dengan jenis pendidikan tertentu

6. Untuk menentukan kenaikan kelas

7. Untuk menempatkan peserta didik sesuai dengan potensi yang dimilikinya

Page 18: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

18

TES FORMATIF

A. Pilihan Ganda.

Pilihlah jawaban yang menurut Anda paling tepat!

1. Jenis arsip berdasarkan nilai guna primer adalah ...

a. Nilai guna pembuktian,

b. Nilai guna informasi

c. Nilai guna administratif

d. Nilai guna hasil

2. Berikut merupakan bagian dari jenis-jenis arsip adalah, kecuali ...

a. Berdasarkan sifat

b. Berdasarkan Kehadiran

c. Berdasarkan Keasliannya

d. Berdasarkan Subyeknya

3. Jenis arsip berdasarkan sifatnya adalah ...

a. Arsip terbuka

b. Arsip atraktif

c. Arsip statis

d. Arsip legal

4. Syarat-syarat arsip sebagi berikut, kecuali ...

a. Disimpan menurut sistem tertentu

b. Mempunyai nilai kegunaan

c. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

d. Terbuat dari kertas

Page 19: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

19

5. Model arsip adalah, kecuali ...

a. Warkat

b. Dokumen

c. Surat

d. Memo

B. Soal Uraian

Jawablah pertanyaan berikut ini dengan tepat dan benar!

1. Jelaskan perbedaan yang mendasar antara arsip statis dan dinamis!

Jawaban: ..................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

2. Jenis arsip berdasarkan keasliannya. Dalam hal ini keasliaanya seperti

apa yang di maksudkan?

Jawaban: ..................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

Page 20: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

20

3. Sebutkan syarat-syarat arsip!

Jawaban: ..................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

4. Apa saja yang meliputi nilai guna primier dalam arsip. Sebutkan!

Jawaban: ..................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

5. Definisikan apa itu arsip secara jelas menurut pendapat Anda!

Jawaban: ..................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

Page 21: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

21

C. Tugas Kelompok

1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 4-5 orang.

2. Setiap kelompok harus beranggotakan laki-laki dan perempuan.

3. Setiap kelompok mendapat tugas untuk mengidentifikasi masalah

pokok kearsipan pada instansi atau perusahaan yang ada di lingkungan

sekitar.

4. Diskusikan hasil identifikasi tersebut dalam kelompok.

5. Presentasikan hasil kerja kelompok di depan kelas kemudian kelompok

lain memberikan komentar.

Page 22: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

22

KUNCI JAWABAN

A. Pilihan ganda

1. C

2. B

3. A

4. D

5. D

B. Soal Uraian

1. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Sedangkan

arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi

Negara.

2. Keaslian disini adalah arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip

tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

3. Merupakan kumpulan warkat; Disimpan menurut sistem tertentu;

Mempunyai nilai kegunaan; Saat diperlukan cepat dan tepat

ditemukan

4. Nilai guna primer meliputi: Nilai guna administrasi, Nilai guna

hokum, Nilai guna keuangan, Nilai guna ilmiah dan teknologi

5. Arsip adalah sebuah wadah yang mengandung segala informasi di

dalamnya, yang suatu saat dapat di perlukan lagi untuk sebuah

kebutuhan tertentu.

Page 23: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

Penilaian Tugas Kelompok

NO NAMA KELOMPOK PENILAIAN

KELENGKA

PAN ISI

MATERI

KETEPATAN

PENGUMPUL

AN

KERAPIAN

LAPORAN

PARTISIPASI

Cara pengisian rubrik penilaian tugas.

Isi setiap komponen penilaian dengan angka 1 sampai 4 sesuai dengan pedoman

penskoran berikut ini:

1 = Kurang 3 = Baik

2 = Cukup 4 = Sangat Baik

Page 24: KATA PENGANTAR · 5 GLOSARIUM 1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder

24

DAFTAR RUJUKAN

Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Arsip.Bandung: CV ARMICO