PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN PURCHASING

PT CLARIANT KUJANG CATALYSTS

Karya Tulis Ini dibuat untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Kearsipan

Disusun Oleh :

Nama : Della Noviani

NPM : 63411.13015

Program Studi : Administrasi Bisnis IV

Dosen Pembimbing : Siti Syafaat, SE

POLITEKNIK TRI MITRA KARYA MANDIRI

KOTA BARU – KARAWANG

2014-2015

I

KATA PENGANTAR

Puji serta syukur kami sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena

dengan kemurahanNYA tugas karya tulis ini dapat terselesaikan. Tema dari karya

tulis yang penulis buat merupakan sebuah analisa langsung dari sebuah

perusahaan yaitu PT CLARIANT KUJANG CATALYSTS , dengan menggambil

judul “Pengelolaan Arsip di Bagian Purchasing PT.Clariant Kujang Catalysts”.

Karya tulis ini dibuat untuk memeperdalam pemahaman tentang

pengelolaan arsip, terutama pemahaman tentang materi yang di sampaikan dosen

pembimbing yang di praktekan langsung dalam perusahaan. Dengan karya tulis

yang penulis buat ini diharapkan dapat memberi informasi sekaligus pengetahuan

bahwa di sebuah perusahaan pengelolaan asrip itu berbeda-beda tergantung

kepada orang yang memiliki arsip dan paham terhadap arsip tersebut.

Dalam penyusunan karya tulis ini, penulis memperoleh banyak bantuan

dari banyak pihak, karena itu kami mengucapkan banyak terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan karya tulis ini.

Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam karya tulis

ini. oleh karena itu Penulis mengharapkan krtik dan saran yang membangun agar

lebih baik lagi, akhir kata penulis mengharapkan karya tulis ini dapat berguna

bagi pembaca.

Karawang, 10 Mei 2015

Penyusun

II

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................... I

DAFTAR ISI ..................................................................................................... II

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang .................................................................................. 1

1.2. Identifikasi Masalah .......................................................................... 2

1.3. Perumusan Masalah ........................................................................... 3

1.4. Tujuan Penulisan ............................................................................... 4

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Pengelolaan Arsip di Bagian Purchasing ........................................... 4

2.2. Tujuan Pengelolaan Arsip .................................................................. 5

BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan ....................................................................................... 6

3.2. Saran ................................................................................................. 7

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 10

1

BAB I

PENAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor

sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segalanya tergantung kepada

warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat

dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta

penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan

cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka

harus dimusnahkan.

Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau

catatan baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-

hasil rekaman film dan lain sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi sebagai

bukti pertangung jawaban atas segala macam bentuk pekerjaan administrasi dalam

suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat-warkat tersebut sering terkenal dengan

istilah arsip.

. Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan diatas, maka penulis mencoba

melakukan penelitian pada sebuah perusahaan untuk mengetahui lebih jelas dan

belajar lebih jauh bagaimana praktek sebenarnya dalam sebuah perusahaan. Tidak

hanya belajar teori saja, melainkan kita tahu praktek sebenarnya pada sebuah

perusahaan. Ketika menemukan sebuah perbedaan antara teori dan praktek itu

adalah hal yang wajar, karena setiap perusahaan memiliki prosedur tersendiri

dalam pengelolaan arsipnya, dengan demikian penulis akan mengerti dan paham

akan kearsipan yang sebenarnya.

2

1.2. Identifikasi Masalah

Menurut hasil survei yang penulis laksanakan pada Hari Senin, 8 November

2014 tentang pengelolaan kearsipan di PT.CLATIANT KUJANG CATALYSTS :

Profil PT. CLATIANT KUJANG CATALYSTS :

a) Identitas Perusahaan

Nama Perusahaan : PT. CLATIANT KUJANG CATALYSTS

Alamat Perusahaan : Kawasan Industry Kujang Cikampek

Jl. Jend. A. Yani No. 39 PO. Box 55 Cikampek

West Java – Indonesia

Tahun Pendirian : October 1964

b) Visi dan Misi

Visi :

As Catalyst Producer that has global Competitiveness

Misi :

Making, Developing and Marketing Catalyst that meets global quality

standard and Environmental Awareness

Data yang di dapat hasil dari sebuah wawancara langsung kepada bagian

Purchasing Head yaitu Ibu Susi Lisdiyanti, beliau sebagai pemegang pengadaan di

sebuah perusahaan tersebut, dan sekaligus menangani berbagai macam kegiatan

kearsipan.

Penulis mengidentifikasi masalah yang ada di bagian purchasing, beberpa

point yang akan menjadi pembahasan dilihat dari keadaan yaitu :

Melihat banyaknya arsip yang di simpan pada lemari arsip

Penemuan kembali arsip yang sedikit sulit

Sistem penyimpanan arsip & dan tujuan dari pengelolaan arsip

3

1.3. Perumusan Masalah

Bagaimana dan seperti apa pengelolaan kearsipan di bagian Purchasing

PT.Clariant Kujang Catalysts ?

1.4. Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui bagaimana dan seperti apa pengelolaan kearsipan

yang ada di bagian Purchsing PT.Clariant Kujang Catalyts.

Adapun tujuan lain dari penulisan karya tulis ini adalah untuk menambah

pengetahuan serta pengalaman tentang kearsipan serta untuk memenuhi tugas

kearsipan dalam bentuk karya ilmiah dengan melakukan penelitian secara

langsung.

4

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengelolaan Arsip di Bagian Purcashing

Kearsipan adalah suatu kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari

penciptaan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyelamatan

arsip, (pengamannan, pemeliharaan & perawatan) dan penyusutan arsip (

pemindahan, penyusutan, penyerahan) arsip. Sistem penyimpanan arsip dengan

menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan maka

dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat (cepat). Beberapa

proses kearsipan pada bagian purchasing adalah sebagai berikut :

A. Penciptaan (penerbitan) Arsip

Di indonesia masing-masing perusahaan meliliki sistem kearsipan yang

berbeda-beda, semua penyimpanan arsip dilihat dari jenis arsipnya itu sendiri.

Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai

berikut :

1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting

tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung

didalamnya.

2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip itu

sendiri. Contoh : Arsip tertulis & arsip visual

3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip dari segi isi yang terkandung

didalamnya. Contoh : Finansial record, Inventory record, personal reord,

sales record & production record.

4. Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek

kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi / lembaga kantor

tersebut.

5. Ditinjau dari fungsinya, arsip dibedakan atas :

a. Arsip aktif

b. In aktif

c. Arsip statis

5

Begitu juga arsip yang berada di bagian purchasing PT.Clariant Kujang

Catalysts, yang hanya memiliki sedikit jenis arsip, yang di bedakan dalam jenis-

jenisnya seperti diatas. Dalam setiap arsip masing-masing memiliki tempat

penyimpanan dan sistem penyimpanan yang berbeda-beda.

Sesuai data yang di dapat bahwa arsip pada bagian purchasing mayoritas

memiliki jenis arsip yang tergolong pada arsip penting, karena ruanglingkupnya

pun kecil, maka arsip yang ada hanya berisi tentang pengadaan pada perusahaan

itu sendiri saja, dan selalu berkaitan dengan nominal uang.

Jenis arsip pada unit ini sedikit namun dalam sepekan bisa menerbitkan

banyak arsip yang sejenis, karena unit ini selalu melakukan pembelian setiap

harinya, dan penulis meneliti arsip tersebut dalam satu odner bisa berisi penuh,

bahkan sedikit sulit untuk penemuan kembali arsip.

Beberapa pekerjaan yang dilakukan dibagian purchasing, khususnya

purchasing Head yang nantinya akan menerbitkan sebuah arsip, yaitu :

No Uraian Skala

Waktu H/M/B/T

1 Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke Vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.

H

2 Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang

M

3 Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.

B

4 Melakukan pengiriman sample, barang dagangan & document ke customer

M

5 Melakukan pembelian alat- alat , barang, seperti office supplies, agar tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen

B

H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

6

Beberapa arsip yang ada pada bagian purchasing diantaranya :

SPK (Surat Perintah Kerja)

PR ( Purchase Requisition)

FPP (Form Persetujuan Pembelian)

LPPB (Laporan Periksaan & Penerimaan Barang)

PO (Purchase Order)

BAP ( Berita Acara Pekerjaan)

B. Sistem Penyimpanan Arsip & Penemuan Kembali Arsip

Pada setiap perusahaan tentunya memiliki cara penanganan atau sistem

penyimpanan arsip yang berbeda-beda, begitupun dengan cara penanganan yang

ada pada bagiam purchasing yang hanya memakai satu asas saja dari tiga asas

yang ada yaitu, asas desentralisasi.

1. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan

disebarkan/didelegasikan ke masing-masing unit yang ada dalam

perusahaan/organisasi itu sendiri.

2. Keuntungan asas desentralisasi

Tiap unit yang ada dalam perusahaan bebas menerapkan sistem

kearsipan yang diinginkan.

Pengawasan tiap-tiap unit lebih mudah.

3. Kelemahan asas desentralisasi

Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani

arsip

Tidak dapat menghemat tenaga, alat, maupun sarana lain untuk

penyimpanan arsip.

Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang

dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat di perlukan

dapat ditemukan kembali dengan cepat.

7

Adapun sistem penyimpanan arsip dapat dibedakan menjadi lima macam,

yaitu :

1. Sistem abjad

2. Sistem masalah

3. Sistem wilayah

4. Sistem tanggal

5. Sistem nomor

Namun dari lima sistem itu di bagian purchasing hanya memakai 2 sistem,

yaitu sistem masalah dan sistem tanggal(tahun).

1. Filling Sistem Subjek

Filing sistem subjek/malasah adalah klasifikasi warkat atau surat yang di

simpan menurut sistem susunan perihalnya atau pokok soal, berdasarkan masalah

yang tertera dalam surat.

Keuntungan filing sistem masalah, diantaranya:

Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin di ketahui

Dapat di kembangkan dengan tidak terbatasuntuk juduk dan susunanya

Kelemahan filing sistem maslah antara lain :

Sulit mengaplikasikan apabila terdapat aneka ragam prihal yang

hampir sama

Kurang cocok untuk bermacam-macam jenis surat

Dalam sistem masalah pada umumnya memiliki daftar klasifikasi karena

untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali. Namun pada unit ini

tidak memakai daftar klasifikasi, karena jenis arsip yang ada hanya sedikit.

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melaksanakan sistem subjek

atau perihal adalah menemukan terlebih dahulu masalah-masalah yang pada

umumnya terjadi setiap harinya, setelah dibuatkan guide untuk sekat dalam

setiap perihal. Tujuan ini dibuat agar lebih mudah saat penemuan, dapat lebih

mudah diingat dan dipahami.

8

2. Filling Sistem Tanggal

Filling sistem tanggal adalah filiing sistem penyimpanan arsip

berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan yang bertalian. Dalam

pengelompokan arsip berdasarkan tanggal ini, tahun merupakan komponen

utama dan dijadikan kode laci, sedangkan bulan di gunakan sebagai kode

guide, dan tanggal di gunakan sebagai kode folder.

Dari 6 dokumen/Form yaitu : LPPB, PO, SPK, PR, FPP, BAP di

arsipkan berdasarkan tahun penerbitan dan dilengkapi dengan nama form

yang ada pada odner di lemari arsip dan kemudian di susun berdasarkan

nomor form surat tersebut dari nomor terkecil sampai terbesar.

Contoh :

Masalah utama tetang PR (Purchase Requisition), di arsipkan sesuai nama

sub.masalah menggunakan odner dan di simpan pada lemari arsip dengan posisi

tegak lurus, kemudian hanya di urutkan kembali dari nomor terkecil smpai

terbesar. Karena setiap mengeluarkan PR selalu menyesuaikan nomor.

Nama lebel pada odner yaitu :

PR 2014-2015

Jan-Feb

PO Non RM

2014-2015 Mrt-Apr

SPK 2014-2015

Mei-Jun

BAP 2014-2015

Jul-Agst

FPP 2014-2015

Sep-Okt

LPPB 2014-2015

Nov-Des

PO RM

2014-2015 Mrt-Apr

PO Invesmnt

2014-2015 Mrt-Apr

9

PR di urutkan sesuai nomor pembuatannya, supaya mudah untuk di

temukan kembali pada saat diperlukan. PO diklasifikasikan dan di buat guide lagi

sesuai perihal yaitu bahan baku dari product seperti :

PO non Raw Marerial

Palet kayu

Drum Product dll.

PO Raw Material

asam nitrat

soda ash

reformax

upper punch dll.

Dari susunan di atas setiap mengeluaran PO masing-masing memiliki

nomor PO, kemudian si urutkan kembali dari nomor terkecil keterbesar. SPK,

LPPB, & FPP hanya di arsipkan sesuai nomor pembuatannya saja dari terkecil

sampai terbesar. LPPB, hampir sama penyusunannya dengan PO, karena PO dan

LPPB itu saling berkaitan. PO dibuat terlebih dahulu selang beberapa hari

diterima surat jalan lalu di buatkanlah LPPB sebagai bukti bahwa barang sudah

ada, dan penyimpanan arsipnya berdasarkan nomor PO yang telah dibuat, namun

tetap menyesuaikan perihal yang ada.

C. Penyelamatan Arsip

Kegitan penyelamatan adalah kegiatan menyelamatkan arsip agar tidak di

ketahui oleh yang tidak berhak, rusak, atau lain-lain yang menyebabkan hilangnya

nilai guna arsip. Kegiatan tersebut terdiri atas :

1. Pengamanan, yaitu untuk menjaga isi/informasi yang ada pada

arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yan tidak berhak,

terutama untuk arsip yang bersifat rahasia.

2. Pemeliharaan, yaitu kegiatan yang merupakan tindakan

memcegah sebelum terjadi kerusakan pada arsip. Contonya,

dengan rutin membersihkan arsip-arsip yang ada, dengan cara

vumigasi dll.

10

3. Perawatan, yaitu kegiatan kemampuan memebaiki arsip yang

telah rusak, agar masih bisa dipergunaka kembali. Dengan kata

lain kegiatan ini, merupakan tindakan stelah kerusakan terjadi.

Misalnya jika diketahui pada unit ini arsip dalam keadaan

rusak, sedangkan arsip tersebut masih di pergunakan, maka cara

yang dlakukan adalah melapisi arsip yang rusak dengan pelastik

(laminating).

D. Kegiatan Penyusutan

Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang

disimpan, terutama arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip

yang disimpan adalah benar-benar arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi.

Kegiatan penyusutan arsip pada bagian purchasing ini meliputi :

1. Pemindahan, adalah kegiatan mementukan arsip mana yang sudah

lebih dari 4 tahun akan di pisahkan, dan memilah arsip mana yang

termasuk penting itu tetap akan disimpan.

2. Pemusnahan arsip pada unit ini adalah dengan dihancurkan dengan

mesin penghancur kertas, karena arsip pada unit ini tergolong jenis

arsip penting dan rahasia.

2.2. Tujuan Pengelolaan Arsip

Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 3,dinyatakan bahwa

kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencaaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggungjawaban

pemerintah.

Drs. E. Martono menyatakan bahwa tujuan kearsipan dapat dirumuskan

sebagai berikut :

Menyediakan warkat jika diperlukan

Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian

11

Mengumpulkan dan mengelompokan warkat yang berhubungan sattu

sama lain.

Mengamankan warkat yang penting dari bahaya dan kerusakan

kebakaran.

Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya.

Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung

didalam warkat. Khususnya warkat yang sifatnya harus dirahasiakan.

Drs. Anhar, dalam bukunya yang berjudul Pengurusan Surat dan

Kearsipan, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan yaitu menyimpan

warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukannya kembali bila sewaktu-

waktu diperlukan.

12

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam setiap perusahaan

memiliki cara penyimpanan arsip yang berbeda. Dalam satu perusahaan pun jika

berbeda bagian maka berbeda pula penyimpanannya. Pada bagian Purchasing

hanya menggunakan sistem subjek dan tanggal saja, dan dibagian lainnya pasti

berbeda karena menyesuaikan cocok atau tidaknya sistem yang dipakai dengan

dokumen tersebut. Asas yang di pakai pada PT.Clariant Kujang Catalysts ini

memekai asa desentralisasi, dengan alasan untuk mempermudah pengendalian

dokumen pada setiap unitnya. Dapat disimpulkan juga bahwa tujuan pengelolaan

kearsipan antara lain sebagai berikut :

Memelihara arsip dengan baik

Menyimpan warkat dengansistem yang tepat, sehingga mudah

ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Menyediakan tempat penyimpanan ynag memadai

Menjamin keselamatan warkat, baik isi maupun bentuknya.

Memberilakan pelayanan peminjaman warkat dengan baik

13

3.2. Saran

Di bagian purchasing pengelolaan kearsipan dilakukan dengan cara manual.

Penyimpanannya tersusun rapi pada lemari arsip, begitu pula dengan alat dan

perlengkapan untuk kearsipannya pun lengkap. Untuk lebih mudah lagi dalam

penuan arsip sebaiknya dibuat daftar klasifikasi pada lemari arsip, supaya

dokumen yang akan di arsip langsung disimpan sesuai perihal. Bisa juga

melakukan pemindaian dari arsip manual ke arsip elektronik, guna mempermudah

dalam pengelolaannya, yaitu dari mulai penyimpanan sampai penemuan kembali

arsip.

14

DAFTAR PUSTAKA

Zulkifli Amsyah, 2001, Managemen Kearsipan, Jakarta, Gramedia.

C.Dyah Sulistyaningrum Indrawati, 2012, Mareri Praktek Kesekretariatan,

Surakarta,

UNS PRESS