ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS JASA

DENGAN METODE DAD PADA PT. METROPEST CONTROL

Rahardianto

Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma

rahardianto@hotmail.com

ABSTRAKSI

Sistem informasi akuntansi merupakan rangkaian prosedur dimana data dikumpulkan,

diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Salah satu

transaksi yang penting dan rutin terjadi dalam perusahaan adalah transaksi penerimaan

kas. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu: penerimaan kas

dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.

Peranan sistem informasi akuntansi sangat besar, karena mengubah dari pencatatan

yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart yang mewakili semua

informasi yang ada selama usaha tersebut berjalan. Sedangkan proses di DAD

beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini

merupakan kelebihan DAD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung hanya

menunjukkan proses yang urut.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi

pustaka. Penelitian ini menggunakan analisis deskriptif yaitu menganalisis masalah

dengan dengan cara mendeskripsikannya melalui penggunaan analisis alur sistem

(flowchart) dan Diagram Arus Data (DAD).

Hasil analisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas jasa menunjukkan bahwa

sistem penerimaan kas jasa pada PT. Metropest Control belum mampu menyajikan

informasi yang akurat mengenai kebenaran data akuntansi yang dihasilkan dan belum

berjalannya sistem akuntansi yang efektif antar bagian. Hal ini ditunjukkan dengan

masih adanya perangkapan fungsi penagihan dan akuntansi, serta tidak efektifnya

kualitas aliran data yang dihasilkan.

Kata Kunci : Penerimaan Kas, Jasa, Metode DAD

ABSTRACT

Accounting information system is a series of procedures by which data is collected,

processed into information, and distributed to users. One of the important and routine

transactions occur within a company is cash receipts transactions. The company cash

derived from two main sources, namely: cash revenues from cash sales and cash

receivables.

The role of accounting information system is very large, because the change from

manual recording to recording in the form of a flowchart that represents all the

information available during the business running. Whereas the DFD process operating

in parallel, so that multiple processes can do together. This is an advantage compared to

the flowchart DFD who tend to only show a sequential process.

A method of collecting data used were observation, interviews and literature. This

research used a descriptive analysis is to analyze the problem by describing it through

the use of flow analysis system (flowchart) and Data Flow Diagrams (DFD).

The results of the analysis shows that the cash accounting services system cash revenue

service to PT. Metropest Control has not been able to present accurate information

regarding the truth of accounting data produced and not yet effective accounting system

passes between parts. This is indicated by the presence of dual billing and accounting

functions, as well as the ineffectiveness of the quality of the resulting data stream.

Keywords: Cash Income, Services, DFD Method

PENDAHULUAN

Perlunya suatu informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan, salah

satunya adalah kegiatan bisnis. Manfaat dari informasi yang didapatkan untuk kegiatan

bisnis adalah sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem

informasi, penyajian informasi yang sangat dibutuhkan tersebut bisa dengan cepat

didapat / tepat waktu, akurat, dan relevan.

Sistem informasi akuntansi merupakan rangkaian prosedur dimana data dikumpulkan,

diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Data yang

dikumpulkan adalah transaksi keuangan, dicatat pada transaksi keuangan sesuai dengan

jenis transaksi yang terjadi, diolah dengan model yang ditetapkan hingga menghasilkan

keluaran berupa informasi, kemudian didistribusikan ke personil operasi sehari-hari.

Agar informasi yang dihasilkan cukup bermanfaat, maka informasi tersebut harus

lengkap, tepat waktu, dan akurat. Informasi yang esensial tidak boleh hilang (lengkap),

tersedia pada saat dibutuhkan (tepat waktu), dan bebas dari kesalahan material (akurat).

Untuk menghasilkan informasi yang demikian, maka data transaksi keuangan harus

diproses melalui sistem informasi yang mengandung pengendalian intern yang baik.

Peranan sistem informasi akuntansi sangat besar bagi usaha, karena mengubah dari

pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart sistem

akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama usaha tersebut berjalan.

Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi sangat

diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dimana dimasing-masing model

mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Proses di Diagram Arus Data (DAD) dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa

proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DAD dibandingkan

dengan bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Kenyataannya

kegiatan -kegiatan proses dapat dilakukan secara tidak urut, yaitu secara paralel atau

serentak, sehingga DAD dapat menggambarkan proses semacam ini dengan lebih

mengena dan DAD lebih menunjukkan arus dari prosedur arus data di suatu sistem,

sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program

lebih menunjukkan arus dari algoritma serta tidak menunjukkan proses pengulangan

(loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkannya.

PT. Metropest yang bergerak dalam usaha bidang Pest Control Terbatas, Termite

Control, Rodent Control dan Fumigasi. Perusahaan ini bergerak dibidang jasa yang

melayani pembasmian hama dan serangga yang di antaranya menangani proyek,

perumahan, gedung, perkantoran, industri dll. Proses yang sedang berjalan di

perusahaan saat ini masih menggunakan sistem manual. PT. Metropest Control belum

memiliki standar pelayanan yang sesuai dengan kaidah akuntansi yang benar, sehingga

ada beberapa bagian divisi yang mengerjakan tugasnya secara tumpang tindih atau

perangkapan tugas dan masih sering terjadi human error. Sistem pengendalian internal

yang masih konvensional belum mendukung kegiatan pelayanan di perusahaan.

Seiring berjalannya waktu, perusahaan tentu ingin terus membuat sistem yang lebih

baik dan guna mempertahankan eksistensi perusahaan. Maka tidak sedikit perusahaan

yang terus mengembangkan sistem informasi akuntansi termasuk dalam hal penerimaan

kas.

Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui, menganalisis, dan mengetahui usulan

sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. Metropest Control yang dibutuhkan

pihak manajemen perusahaan.

METODE PENELITIAN

Dalam penelitian ini, menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif karena

metode ini menggambarkan dan merinci secara akurat dan sistematis obyek penelitian

dengan cara mencari dan menemukan fakta-fakta yang ada di lapangan.

Dalam melakukan penelitian ini, penulis memperoleh data-data untuk menyusun

penelitian ini yaitu dari data primer yang diperoleh dari sumber pemilik secara

langsung, yakni pengelola perusahaan, dengan cara wawancara (interview), studi

kepustakaan (library research), dan obervasi (observation) dan berkaitan langsung

dengan permasalahan yang akan dibahas.

PEMBAHASAN

Alur Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest Control

Flowchart adalah diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi

dalam sebuah sistem. Dalam pembuatan flowchart yang menggambarkan perjalanan

arus data, ada beberapa aturan dan simbol dasar yang harus diketahui oleh pembuat agar

pengguna dapat memperoleh manfaat yang maksimal.

Prosedur Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest Control

1. Pengajuan penawaran

Bagian pemasaran

- Menawarkan jasa fumigasi kepada calon pelanggan

- Melakukan survei ke tempat calon pelanggan

- Memberikan estimasi harga

- Membuat surat persetujuan (ACC) untuk pelanggan

- Membuat Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), Job Order (JO)

untuk Operator fumigasi

2. Melakukan fumigasi

Bagian operator

- Melaksanakan fumigasi

- Melakukan perekaman seluruh kegiatan fumigasi

- Membuat berita acara

- Mendokumentasikan dokumen di Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan

Personal Log Book (PLB)

3. Membuat laporan

Bagian penagihan / akuntansi

- Membuat pembukuan semua transaksi pembayaran

Pemasaran Pemasaran menawarkan jasa

fumigasi ke calon pelanggan

Melakukan survei ke

tempat calon pelanggan

Memberikan

penawaran harga

Apakah disetujui harga

yang ditawarkan

Membuat proposal dan

ACC untuk pelanggan

Operator melakukan

fumigasi

Pelanggan mengirimkan

bukti transfer ke bagian

keuangan

Bagian keuangan

mengirimkan bukti-bukti

pembayaran ke pelanggan

Bagian keuangan

membuat laporan

Gagal tender

penawaran

tidak

ya

- Mengurus transaksi rekening perusahaan pada Bank

- Membuat laporan transaksi pembayaran untuk kantor pusat, pelanggan,

pemasok, bank, dan kantor pajak

- Membuat Invoice, Faktur Pajak, Kuitansi, dan Surat Tagihan

- Mengirim laporan transaksi pembayaran untuk kantor pusat, pelanggan,

pemasok, bank, dan kantor pajak

- Mendistribusikan surat keluar-masuk perusahaan

- Menyimpan transaksi pembayaran

- Membuat laporan keuangan untuk manajemen

Alur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa yang berjalan PT. Metropest Control

Bagan Alir Dokumen (flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen dari sistem

manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, dan file), departemen organisasional

yang terlibat dalam proses dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik)

yang dilakukan dalam departemen tersebut.

MULAI

Menawarkan order

ke pelanggan

Membuat proposal dan

ACC

Membuat SPK, KO

& JO

ACC 1

1

JO

KO

SPK

ACC 2proposal

klien

N2

Bagian pemasaran

1

JO

KO

SPK

Melakukan

fumigasi

Membuat LCF

& PLB

JO

KO

SPK

PLB 2

PLB 1

LCF 2

LCF 1

N

3

Bagian operator fumigasi

Sistem akuntansi penerimaan kas jasa pembuatan laporan keuangan pada PT. Metropest

Control sebagai berikut :

1. Bagian pemasaran:

a. Menawarkan order fumigasi pada calon pelanggan

b. Membuat proposal dan estimasi harga untuk pelanggan

c. Apabila pelanggan setuju dengan proposal yang dibuat, maka akan dibuatkan

surat persetujuan (ACC) 2 lembar

d. Mengarsip tetap proposal

e. Memberikan surat ACC 1 untuk pelanggan dan memberikan surat ACC 2 ke

bagian penagihan / akuntansi

f. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), dan Job Order

(JO) masing-masing 1 lembar berdasarkan proposal dan ACC untuk operator

fumigasi

2 3

ACC 2PLB 2

LCF 2

Verifikasi

Membuat

invoice

Membuat

kuitansi

Membuat faktur

pajak

Membuat surat

tagihan

INV 5

INV 4

INV 3

INV 2

INV 1

KUI 5

KUI 4

KUI 3

KUI 2

KUI 1

FP 5

FP 4

FP 3

FP 2

FP 1

SP 2

SP 1

pelanggan

Kantor

pajak

N

Dari pelanggan

Menerima uang dari

pelanggan dan BT

BT

Jurnal

penerimaan kasN

SELESAI

Bagian Keuangan

2. Bagian operator fumigasi:

a. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), dan Job Order

(JO) dari pemasaran

b. Melakukan pekerjaan fumigasi

c. Setelah fumigasi membuat laporan berupa Lembar Catatan Fumigasi (LCF),

dan Personal Log Book (PLB) sebanyak 2 lembar berdasarkan Surat Perintah

Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), dan Job Order (JO)

d. Mengarsip tetap dokumen Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO),

Job Order (JO), Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book

(PLB) lembar 1

e. Mengirim Lembar Catatan Fumigasi (LCF) lembar 2, dan Personal Log Book

(PLB) lembar 2 ke keuangan

3. Bagian keuangan:

a. Menerima ACC lembar 2 dari pemasaran, Lembar Catatan Fumigasi (LCF),

dan Personal Log Book (PLB) lembar 2 dari operator fumigasi

b. Memverifikasi dokumen tersebut

c. Membuat Invoice (INV) sebanyak 5 lembar berdasarkan ACC

d. Membuat Kuitansi (KUI) sebanyak 5 lembar berdasarkan ACC

e. Membuat Faktur Pajak (FP) sebanyak 5 lembar berdasarkan ACC

f. Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 2 lembar berdasarkan ACC

g. Mengirimkan Invoice (INV) lembar 1&2, Kuitansi (KUI) lembar 1&2, Faktur

Pajak (FP) lembar 1, dan Surat Tagihan (ST) lembar 1 untuk pelanggan

h. Mengirimkan Faktur Pajak (FP) lembar 2 untuk Kantor Pajak

i. Mengarsip tetap dokumen Invoice (INV) lembar 3, 4, 5; Kuitansi (KUI) lembar

3, 4, 5; Faktur Pajak (FP) lembar 3, 4, 5; Surat Tagihan (ST) lembar 2 untuk

keuangan

j. Setelah pelanggan mentransfer uang atas jasa fumigasi ke rekening perusahaan,

maka keuangan meminta Bukti Transfer (BT) yang dijadikan sebagai bukti

pembayaran

k. Bukti Transfer (BT) diarsip tetap pada keuangan dan dibuatkan jurnal

penerimaan kas untuk laporan keuangan

Kendala Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa yang berjalan

Adapun kendala pada sistem akuntansi PT. Metropest Control yang sudah berjalan

sebagai berikut :

1. Pada sistem akuntansi penerimaan kas yang berjalan PT. Metropest Control, hanya

ada satu bagian yang mengerjakan semua fungsi yaitu bagian keuangan. Bagian

keuangan tersebut menjalankan 2 fungsi yaitu menagih ke pelanggan dan membuat

jurnal akuntansi.

2. Pada pembuatan Invoice (INV), Kuitansi (KUI), dan Faktur Pajak (FP) keuangan

terdapat banyak surat rangkapan sebanyak 5 lembar. Hal ini dapat dikurangi

penggunaannya karena hanya ada 1 bagian yang mengerjakannya.

3. Pengarsipan yang dilakukan sebanyak 3 lembar pada keuangan, yaitu (INV),

Kuitansi (KUI), dan Faktur Pajak (FP) tidak efisien. Hal ini karena hanya ada 1

bagian yang mengerjakannya, dan pengarsipan untuk 1 bagian cukup hanya dengan

1 lembar saja.

4. Penyatuan atau perangkapan tugas pada bagian keuangan tersebut dapat

menimbulkan adanya penyalahgunaan informasi data. Hal ini karena pada bagian

tersebut tidak ada bagian lain yang dapat mengontrol kinerja keuangan yang

mengalirkan dokumen dan menerima uang dari pelanggan.

Diagram Arus Data Sistem Penerimaan Kas Jasa Berjalan PT. Metropest Control

Diagram Alir Data secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi

secara paralel yang dapat menunjukkan kegiatan yang tidak urut untuk memisahkan

secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik analisis sistem.

Diagram Konteks

Diagram Konteks (Context Diagram), menggambarkan mengenai sistem secara global.

Dalam hal ini ditetapkan entitas-entitas eksternal yang terlibat dalam proses, baik

sebagai sumber maupun tujuan.

Diagram Level 0

Diagram Level 0 adalah diagram yang menjelaskan kegiatan proses dari diagram

konteks. Diagram level 0 memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem

yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran

data dan eksternal entity.

0

Sistem penerimaan

kas jasa

PT. Metropest

Control

Pemasaran

Keuangan Operator

Manajer

Pelanggan Penawaran

Proposal_ok, ACC, INV_ok, ST_ok, FP_ok, KUI_ok

ACC, LCF, PLB, INV, KUI, ST, FP

Lap. keu

SPK, KO, JO

SPK, KO, JO

LCF_ok, PLB_ok, ACC, INV, KUI, ST, FP

Proposal, ACC

1.0

Prosedur

pembuatan

proposal

3.0

Perosedur

melakukan

pekerjaan

2.0

Prosedur

pembuatan

SPK

4.0

Prosedur

pembuatan

Invoice

5.0

Validasi

dokumen

6.0

Prosedur

pembuatan

laporan

Pemasaran

Operator

Pelanggan

Keuangan

Manajer

Arsip survei

Arsip klien

Arsip hargaArsip penawaran

Arsip proposal

Arsip SPK

Arsip KO

Arsip JO

Arsip LCF

Arsip PLB

Arsip ACC

Arsip INV

Arsip KUI

Arsip FP

Arsip ST

Penawaran Proposal, ACC

Proposal_ok, ACC

Pro

po

sal_o

k,

AC

C

SPK, KO, JO,

LCF, PLB

LCF_ok, PLB_ok, ACC

INV, KUI, ST, FP

INV_ok, KUI_ok, FP_ok, ST_ok

Lap. keu

INV, KUI, ST, FP

penawaran

proposal

LCF

PLB

KO

JO ACC

INV

KUI

FP

ST

ST

INV

KUI

FP

SPK, KO, JO

SPK

survei

harga

klien

ACC

Uraian Deskripsi Diagram Level 0 Berjalan Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest

Control

1. Prosedur Pembuatan Proposal

Pemasaran memberikan penawaran untuk membuat proposal yang akan diberikan

ke calon pelanggan. Proposal membutuhkan data dari calon pelanggan dan data

penawaran diarsip. Apabila pelanggan telah setuju dengan proposal yang

ditawarkan, maka akan dibuatkan ACC sebagai surat persetujuan fumigasi. ACC

dibuat berdasarkan hasil survei dan estimasi harga yanag kemudian diberikan

kepada pelanggan.

2. Prosedur Pembuatan SPK

Berdasarkan ACC dan proposal yang diterima, lalu pemasaran membuat SPK, KO,

dan JO sebagai surat perintah kepada operator untuk melakukan fumigasi. Lalu

proposal diarsip pada arsip proposal. SPK, KO, dan JO diberikan ke operator,

kemudian ACC ke bagian keuangan.

3. Prosedur Melakukan Pekerjaan

Setelah menerima surat perintah berupa SPK, KO, dan JO, operator melakukan

fumigasinya berdasarkan surat perintah tersebut. SPK, KO, dan JO diarsipkan pada

arsip SPK, arsip KO, dan arsip JO. Setelah fumigasi selesai, operator membuat

laporan berupa LCF dan PLB yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan.

4. Prosedur Pembuatan Invoice

Keuangan membuat bukti-bukti pembayaran berupa INV, KUI, FP, dan ST dan

kemudian diarsipkan ke dalam arsip INV, arsip KUI, arsip FP , dan arsip ST

termasuk arsip ACC.

5. Validasi Dokumen

Keuangan memeriksa bukti-bukti pembayaran apakah sudah benar dengan data-

data transaksi yang diberikan, kemudian setelah lengkap dikirim INV, KUI, ST,

dan FP ke pelanggan untuk pembayaran.

6. Prosedur Pembuatan Laporan

Keuangan memproses arsip-arsip INV, KUI, ST, dan FP untuk membuat laporan

keuangan di setiap akhir bulannya. Laporan keuangan tersebut dibuat untuk

keperluan manajer mengetahui laporan penerimaan kas setiap bulannya.

Kendala Yang Ada Pada Diagram Arus Data Berjalan PT. Metropest Control

1. Pada entitas keuangan, terjadi penumpukan dokumen yang dimulai dari prosedur

pembuatan SPK yang memberi surat ACC dan prosedur melakukan pekerjaan yang

mengalirkan dokumen LCF, untuk kemudian diolah menjadi output berupa, INV,

KUI, FP, dan ST.

2. Pada entitas keuangan juga kemudian melakukan validasi dokumen dan mengarsip

dokumen-dokumen pembayaran, yang seharusnya dapat dipisahkan menjadi 2

entitas berbeda.

3. Pada entitas keuangan juga yang kemudian menjurnal dan membuat laporan

keuangan yang dibutuhkan manajer. Pada entitas keuangan tersebut diperlukan

pemisahan tugas yang disebabkan oleh menumpuknya tugas dan fungsi pada entitas

ini. Hal ini untuk menjaga kualitas dari dokumen yang dihasilkan dan efektifitas

pekerjaan yang dibebankan.

4. Proses penandatanganan atau otorisasi dokumen tidak terlihat mengalir, karena

pada prosedur yang dilaksanakan hanya dilakukan oleh 1 entitas.

Alur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa Usulan PT. Metropest Control

Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa usulan hanya bagian keuangan yang

dipisahkan sesuai dengan kaidah akuntansi menjadi bagian penagihan dan akuntansi.

2 3

ACC 2PLB 2

LCF 2

Verifikasi

Membuat Faktur

Pajak

Membuat Surat

Tagihan

ACC 2

PLB 2

LCF 2

FP 4

FP 3

FP 2

FP 1

ST 2

ST 1

N4

5

FP 4

FP 3

FP 2

ST 2

ST 1

INV 3

INV 2

KUI 3

KUI 2

Melakukan

penagihan ke

pelanggan

FP 2 ST 1

FP 3

INV 2

KUI 2

FP 4

ST 2

INV 3

Kantor

pajak

Klien N

Dari klien

Menerima uang dari

pelanggan dan BT

BT

6

Bagian Penagihan

Uraian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa Usulan PT. Metropest Control

1. Bagian pemasaran dan bagian operator fumigasi sama dengan sistem yang berjalan

2. Bagian penagihan:

a. Menerima ACC lembar 2 dari pemasaran, Lembar Catatan Fumigasi (LCF),

dan Personal Log Book (PLB) lembar 2 dari operator fumigasi

b. Memverifikasi dokumen

c. Membuat Faktur Pajak (FP) sebanyak 4 lembar berdasarkan ACC

d. Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 2 lembar berdasarkan ACC

e. Mengarsip tetap dokumen ACC lembar 2, Lembar Catatan Fumigasi (LCF),

dan Personal Log Book (PLB) lembar 2

f. Mengirim Faktur Pajak (FP) 4 lembar dan Surat Tagihan (ST) 2 lembar ke

akuntansi untuk dibuatkan Invoice (INV) dan Kuitansi (KUI) serta

ditandatangani

3. Bagian akuntansi:

4

FP 4

FP 3

FP 2

FP 1

ST 2

ST 1

Membuat

invoice

Menandatangani ST,

FP, INV, KUI

Membuat

kuitansi

FP 4

FP 3

FP 2

ST 2

ST 1

INV 3

INV 2

KUI 3

KUI 2

FP 1

INV 1

KUI 1

5

N

6

BT

Jurnal

penerimaan kas

N

SELESAI

Bagian Akuntansi

a. Menerima Faktur Pajak (FP) 4 lembar dan Surat Tagihan (ST) 2 lembar dari

penagihan

b. Membuat Invoice (INV) sebanyak 3 lembar berdasarkan Faktur Pajak (FP) dan

Surat Tagihan (ST)

c. Membuat Kuitansi (KUI) sebanyak 3 lembar berdasarkan Faktur Pajak (FP)

dan Surat Tagihan (ST)

d. Mendatangani semua dokumen Invoice (INV), Faktur Pajak (FP), Surat

Tagihan (ST), dan Kuitansi (KUI)

e. Mengirim Invoice (INV) lembar 2, 3; Kuitansi (KUI) lembar 2, 3; Surat

Tagihan (ST) lembar 1 ,2; dan Faktur Pajak (FP) lembar 2, 3, 4 ke penagihan

f. Mengarsip tetap dokumen Faktur Pajak (FP) lembar 1, Invoice (INV) lembar 1,

dan Kuitansi (KUI) lembar 1

4. Bagian penagihan (lanjutan):

a. Menerima dokumen Invoice (INV) lembar 2, 3; Kuitansi (KUI) lembar 2, 3;

Surat Tagihan (ST) lembar 1 ,2; dan Faktur Pajak (FP) lembar 2, 3, 4 yang

telah ditandatangani oleh akuntansi

b. Mengirim dokumen-dokumen transaksi pembayaran ke pelanggan yaitu

Kuitansi (KUI) lembar 2, Invoice (INV) lembar 2, Faktur Pajak (FP) lembar 3

dan Surat Tagihan (ST) lembar 1

c. Mengirim Faktur Pajak lembar 2 untuk kantor pajak sebagai bukti transaksi

d. Mengarsip tetap Faktur Pajak (FP) lembar 4, Surat Tagihan (ST) lembar 2, dan

Invoice (INV) lembar 3 sebagai bukti pembayaran

e. Setelah pelanggan menerima dokumen-dokumen tagihan yang dikirim dari

penagihan, maka pelanggan akan mentransfer uang yang harus dibayar ke

rekening perusahaan berikut Bukti Transfer (BT)

f. Menerima Bukti Transfer (BT) dari pelanggan, lalu mengirimnya ke akuntansi

5. Bagian akuntansi (lanjutan):

a. Menerima Bukti Transfer (BT) dari penagihan

b. Mengarsip tetap Bukti Transfer (BT) tersebut dan membuat jurnal penerimaan

kas sebagai bukti dari transaksi yang telah dilakukan

c. SELESAI

Kelebihan Dari Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa yang Diusulkan

Adapun kelebihan dari sistem akuntansi PT. Metropest Control yang diusulkan setelah

dilakukan pemisahan dari bagian keuangan menjadi bagian penagihan dan akuntansi

sebagai berikut :

1. Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa usulan, PT. Metropest Control dapat

memisahkan 2 bagian yang sebelumnya menjadi 1 yaitu bagian penagihan dan

akuntansi. Bagian yang dipisahkan tersebut melakukan pekerjaannya masing-

masing guna memfokuskan kerja 1 bagian pada bidang yang diberikan tanggung

jawab.

2. Pada pembuatan Invoice (INV), Kuitansi (KUI), dan Faktur Pajak (FP) bagian

penagihan hanya membuat 3 lembar, dikuranginya perangkapan dokumen karena

cukup dengan 1 dokumen saja untuk pengarsipan ditiap bagian.

3. Pengarsipan dilakukan hanya sebanyak 1 lembar pada tiap bagian, yaitu pemasaran,

operator, penagihan, dan akuntansi.

4. Pemisahan antara bagian penagihan dan akuntansi dapat meminimalisir terjadinya

penyalahgunaan dokumen dengan uang yang diterima dari pelanggan, karena 2

bagian tersebut dapat melakukan pengecekan satu sama lain dan dapat saling

mengontrol dokumen yang mengalir.

Diagram Arus Data Sistem Penerimaan Kas Jasa Usulan PT. Metropest Control

Diagram Konteks

0

Sistem penerimaan

kas jasa

PT. Metropest

Control

Pemasaran

Akuntansi

Operator Manajer

Pelanggan

Penawaran

Proposal, ACC, INV_acc, SPT_acc, FP_acc, KUI_acc

Proposal_ok, ACC

ST, FP

Lap. keuSPK, KO, JO

SPK, KO, JO

ST, FP

PenagihanLCF, PLB, ACC, FP_acc, ST_acc, INV_acc, KUI_acc

LCF, PLB, ACC, FP_acc, ST_acc, INV_acc, KUI_acc

Diagram Level 0

Uraian Deskripsi Diagram Level 0 Berjalan Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest

Control

1. Prosedur Pembuatan Proposal

Pemasaran memberikan penawaran untuk membuat proposal yang akan diberikan

ke calon pelanggan. Proposal membutuhkan data dari calon pelanggan dan data

penawaran diarsip. Apabila pelanggan telah setuju dengan proposal yang

ditawarkan, maka akan dibuatkan ACC sebagai surat persetujuan fumigasi. ACC

1.0

Prosedur

pembuatan

proposal

3.0

Perosedur

melakukan

pekerjaan

2.0

Prosedur

pembuatan

SPK

4.0

Validasi

dokumen

5.0

Pembuatan

Faktur

6.0

Pembuatan

Invoice

Pemasaran

Operator

Pelanggan

Penagihan

Manajer

Hasil survei

File pelanggan

File harga

File penawaran

File proposal

Arsip SPK

Arsip KO

Arsip JO

Arsip LCF

Arsip PLB

Arsip ACC

Arsip INV

Arsip KUI

Arsip FP

Arsip ST

Penawaran Proposal, ACC

Proposal_ok, ACC

Pro

po

sal_o

k,

AC

C

SPK, KO, JO

LCF, PLB,

LCF, PLB, ACC

Lap. keu

Data penawaran

Data proposal

KO

JO

SPK, KO, JO

SPK

survei

Data harga

Data klien

7.0

Prosedur

penagihan ke

pelanggan

8.0

Prosedur

pembuatan

laporan

Akuntansi

FP, ST

FP, ST

FP_acc, ST_acc, KUI_acc, INV_acc

ACC

LCF

PLB

FP

ST

INV

KUI

KUI

INV

ST

FP

FP_acc, ST_acc, KUI_acc, INV_acc

FP_acc, ST_acc, KUI_acc, INV_acc

LCF_ok,

PLB_ok,

ACC_ok

ACC

dibuat berdasarkan hasil survei dan estimasi harga yanag kemudian diberikan

kepada pelanggan.

2. Prosedur Pembuatan SPK

Berdasarkan ACC dan proposal yang diterima, lalu pemasaran membuat SPK, KO,

dan JO sebagai surat perintah kepada operator untuk melakukan fumigasi. Lalu

proposal diarsip pada arsip proposal dan surat ACC dikirim ke penagihan.

3. Prosedur Melakukan Pekerjaan

Setelah menerima surat perintah berupa SPK, KO, dan JO, operator melakukan

fumigasinya berdasarkan surat perintah tersebut. SPK, KO, dan JO diarsipkan pada

arsip SPK, arsip KO, dan arsip JO. Setelah fumigasi selesai, operator membuat

laporan berupa LCF dan PLB yang kemudian diserahkan ke penagihan.

4. Validasi Dokumen

Penagihan mengecek apakah dokumen yang dikirim telah sesuai, lalu dapat

dilanjutkan dengan membuat faktur.

5. Pembuatan Faktur

Penagihan membuat Faktur Pajak (FP) dan Surat Tagihan (ST) berdasarkan

dokumen LCF, PLB, dan ACC. Setelah itu penagihan juga mengarsip LCF, PLB,

ACC, FP, dan ST menjadi arsip LCF, arsip PLB, arsip ACC, arsip FP, dan arsip

ST. FP dan ST yang telah dibuat dikirim ke akuntansi.

6. Pembuatan Invoice

Akuntansi menerima FP dan ST dari penagihan sebagai dasar pembuatan INV dan

KUI. INV dan KUI tersebut diarsip menjadi bentuk arsip KUI dan arsip INV

kemudian mengirim FP, ST, INV, dan KUI kembali ke penagihan.

7. Prosedur Penagihan ke Pelanggan

Setelah menerima tambahan dokumen yaitu INV dan KUI, maka penagihan

mengirim dokumen-dokumen pembayaran tersebut termasuk FP dan ST ke

pelanggan untuk segera dilakukan pembayaran.

8. Prosedur Pembuatan Laporan

Akuntansi mengecek kembali dan menjadikan arsip-arsip yang telah disimpan

yaitu, arsip INV, arsip KUI, arsip FP, dan arsip ST untuk dapat dijadikan laporan

keuangan tiap bulannya.

Kelebihan Pada Diagram Arus Data Usulan Pada PT. Metropest Control

Berikut adalah diagram alir data usulan sebagai pemecahan masalah yang terjadi pada

diagram alir data yang sebelumnya pada PT. Metropest Control:

1. Terdapat pemisahan entitas keuangan menjadi entitas penagihan dan akuntansi

untuk pemecahan pekerjaan yang dilakukan menumpuk sebelumnya. Pemisahan ini

untuk mengakomodir pekerjaan yang berbeda pula, yaitu mengalirkan dokumen

dari entitas operator dan pembuatan dokumen-dokumen pada entitas akuntansi.

2. Pada entitas penagihan mengalirkan dokumen LCF dan PLB, dan melakukan proses

penagihan ke entitas pelanggan, hal ini berkaitan dengan tugas utama entitas

penagihan yang hanya fokus bertugas menagih dan memvalidasinya.

3. Pada entitas akuntansi bertugas membuat dokumen-dokumen pembayaran, yaitu

INV, KUI, FP, dan ST, lalu mengarsipkannya kemudian mengalirkan dokumen

tersebut ke entitas penagihan yang diteruskan ke pelanggan.

4. Terlihat proses otorisasi dokumen yaitu penandatanganan yang dilakukan pada

prosedur ke 6, yang dilakukan oleh entitas akuntansi untuk kemudian dialirkan pada

penagihan. Proses otorisasi diperlukan untuk menghasilkan dokumen yang sahih

sebagai dasar atas dikeluarkannya dokumen pembayaran dan dapat menjadi bukti

yang dapat dipertanggungjawabkan di kemudian hari.

PENUTUP

Kesimpulan

Setelah penelitian yang dilakukan pada PT. Metropest Control sistem penerimaan kas

jasa berupa flowchart sistem akuntansi dan diagram alir data, maka dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut:

1. Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa yang berjalan pada PT. Metropest

Control belum berjalan baik dengan adanya penyatuan 2 fungsi pekerjaan pada 1

bagian, yaitu bagian keuangan. Bagian keuangan tersebut mengerjakan 2 pekerjaan

yaitu fungsi penagihan dan fungsi akuntansi.

2. Sistem penerimaan kas jasa pada PT. Metropest Control belum mampu menyajikan

informasi yang akurat mengenai kebenaran dan kualitas data akuntansi yang

dihasilkan dengan adanya hanya bagian keuangan yang mengerjakan tugas

menghasilkan dokumen, mengirim dokumen ke pelanggan, dan menerima uang dari

pelanggan. Hal ini dapat mengurangi kualitas data yang dihasilkan karena bagian

keuangan tersebut tidak ada yang mengontrol pekerjaannnya.

3. Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa yang penulis usulkan dalam penelitian

ini, perlu adanya pemisahan bagian keuangan menjadi 2 bagian, yaitu bagian

penagihan dan bagian akuntansi, serta diharapkan dapat meningkatkan kualitas dari

data akuntansi yang dihasilkan sesuai dengan kaidah sistem akuntansi manual yang

penulis pelajari, sebelum PT. Metropest Control menggunakan sistem akuntansi

yang terkomputerisasi dan terintegrasi tiap bagiannya.

Saran

Adapun saran setelah melakukan penelitian diatas adalah sebagai berikut:

1. Dibutuhkannya sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kaidah akuntansi

yang berlaku, setidaknya untuk dapat menghasilkan informasi yang berguna baik

pihak internal maupun eksternal hingga dapat meningkatkan hasil informasi

tersebut.

2. Perlunya sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi tiap bagian yang ada

untuk memudahkan para penggunanya baik pihak internal maupun eksternal

perusahaan.

3. Perlunya aplikasi khusus atau software akuntansi yang menyediakan basis data

(database) demi kelancaran proses penerimaan kas tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Andrew, Nicholas Binsar. 2009. Analisa dan Desain Sistem Informasi Untuk Penerapan

Know Your Customer Principles studi kasus pada PT Bank Tabungan Negara.

Depok: Universitas Indonesia

Baridwan, Zaki. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. Cetakan Keempat.

Yogyakarta: BPFE

Bodnar, H. George and Hopwood, S. Hopwood. 2001. Sistem Informasi Akuntansi.

Buku I, Edisi ke 6. Penerjemah Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan.

Jakarta: Salemba Empat

Gondodiyoto, S dan Hendarti, H. 2006. Audit Sistem Informasi. Jakarta: Mitra Wacana

Media

Jogiyanto, H.M. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer. Edisi Kedua.

Yogyakarta: BPFE

Mc Leod JR, Raymond. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. Jakarta: PT

INDEKS

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat

Romney, Marshall B and Steinbart, Paul John. 2009. Accounting Information System.

11th Edition. Boston: Pearson

Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta

Wilkinson, J. W. Et al. 2000. Accounting Information System: Essential Concepts and

Applications. 4th Edition. Singapore: John Wiley and Sons, Inc