KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Yang Maha Esa, berkat rahmat dan hidayah-Nya semata jurnal online edisi pertama ini dapat diterbitkan.

E-Jurnal “Sistem Informasi” ini merupakan media publikasi bagi sivitas dilingkungan Program Studi(Prodi) Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga. Selain itu melalui media ini diharapkan dapat mencegah terjadinya praktek plagiasi dalam penelitian. Pada edisi pertama ini, diterbitkan sepuluh makalah hasil penelitian mahasiswa dari program studi S1 Sistem Informasi.

Semoga jurnal ini dapat bermanfaat bagi pembaca semua

Surabaya, 13 Desember 2012 Ketua Prodi S1 Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Airlangga

Drs. Eto Wuryanto, DEA

DEWAN REDAKSI Ketua: Dra.Dyah Herawati, M.Si Anggota 1: Drs.Eto Wuryanto, DEA Anggota 2: Eva Hariyanti, S.T., M.T. Anggota 3: Farid A Zakaria, S.Kom.

ALAMAT REDAKSI Jurnal Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga Jl. Mulyorejo Kampus C UNAIR, Surabaya, Indonesia Tel : +62-31- 5947482 Kode Pos: 60115 Fax : +62-31- 5965257 E-mail : depsi@fst.unair.ac.id

DAFTAR ISI

Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Dalam Menentukan Pilihan Program Studi Pada Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri Moh. Nasrul Aziz, Eto Wuryanto, Indah Werdiningsih .......................................................................... 5-17 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya Dengan Metode Berorientasi Objek Dhanada Vidia A, Eto Wuryanto, dan Purbandini………………………………………………………………………………6-10 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Barang Dengan Metode Berorientasi Objek Di U.D. Aneka Jaya Surabaya Tegar Wijayanto, Endah Purwanti,Purbandini .................................................................................... 11-15 Perencanaan Arsitektur Data Di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga Ahmad Zaky F, Kartono,Endah Purwanti ............................................................................................... 16-20 Perencanaan Arsitektur Teknologi Informasi Studi Kasus Pada Perpustakaan Universitas Airlangga Nurma Harumiaty, Eva Hariyanti, Taufik ............................................................................................. 21-25 Perencanaan Arsitektur Enterprise Proses Bisnis Di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga Inatun Yustrilia, Kartono, Taufik .......................................................................................................... 26-30 Perencanaan Arsitektur Bisnis Bidang Pertanian dan Kehutanan di Dinas Pertanian Kota Surabaya Cherlylie Rendy, Kartono, Taufik ......................................................................................................... 31-35 Perencanaan Arsitektur Data Pada Bidang Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya Febri Ristya Widyana, Eto Wuryanto,Taufik S.T ................................................................................. 36-40 Perencanaan Arsitektur Proses Bisnis Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Ani Sistarina, Eva Hariyanti, Taufik ....................................................................................................... 41-45

PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN DALAM MENENTUKAN PILIHAN PROGRAM STUDI PADA SELEKSI NASIONAL MASUK PERGURUAN TINGGI NEGERI

Moh. Nasrul Aziz1, Eto Wuryanto1, dan Indah Werdiningsih1

1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK Minat siswa untuk melanjutkan belajar ke perguruan tinggi setiap tahun terus meningkat, namun untuk memutuskan

perguruan tinggi dan program studi yang cocok bagi mereka, merupakan hal yang cukup sulit dan berdampak buruk terhadap siswa. Skripsi ini merancang sebuah sistem pengambilan keputusan yang bertujuan untuk membantu siswa dalam memilih program studi pada perguruan tinggi negeri dengan menggunkan metode logika fuzzy.

Untuk memberikan saran program studi yang tepat bagi siswa, sistem pendukung keputusan didasarkan pada input siswa yang berupa faktor bakat, faktor akademis, dan faktor ekonomi. Tahap pertama sistem akan menganalisa bakat siswa dengan menggunakan metode logika fuzzy, untuk mengetahui kategori kelompok program studi yang cocok dengan siswa. Selanjutnya ditahap kedua nilai try out dari siswa akan dianalisa menggunakan logika fuzzy untuk mendapatkan nilai tingkat kemampuan siswa terhadap program studi yang tepat bagi siswa. Tahap terakhir, hasil dari tahap pertama dan tahap kedua akan dicocokan dengan data perbandingan daya tampung dan jumlah peminat pada daftar program studi SNMPTN.

Sistem akan menghasilkan saran berupa dua pilihan program studi bagi siswa berdasarkan analisis bakat, akademis, dan juga ekonomi. Saran yang dihasilkan oleh sistem pendukung keputusan pemilihan program studi ini, bukanlah suatu keputusan yang mutlak untuk siswa. Namun sistem pendukung keputusan hanya digunakan untuk mendampingi siswa dalam mengambil keputusan dalam penentuan program studi pada perguruan tinggi negeri.

Kata kunci : logika fuzzy, perancangan sistem pendukung keputusan, pemilihan program studi.

ABSTRACT Interest of the students to continue learning to college each year is on the rise, however, to decide on universities and

programs that suit them, it is quite difficult and adverse impact on students. Undergraduate thesis designs a decision support system that aims to assist students in choosing programs of study at public universities by using fuzzy logic method.

To advise the proper program of study for students, a decision support system based on student input in the form factors of talent, academic factors, and economic factors. In the first phase, the system will analyze the talent of the students by using fuzzy logic method to determine the category of programs of study that fit students. In the second phase, tryout value from students will be analyzed using fuzzy logic to obtain student's competence level on the right programs of study for students. Then in the last phase, results of the first phase and second phase will be matched with data of comparable capacity and the number of applicants on the list of programs of study SNMPTN.

The system will generate suggestions that consist of two elective programs of study for students based on the analysis of talent, academic, and economic. Advice generated by the selection of decision support systems programs of study, is not an absolute decision for students, but the decision support system is used only to assist students in making decisions.

Keywords: fuzzy logic, decision support system design, selection of programs of study.

PENDAHULUAN Salah memilih program studi punya dampak yang signifikan terhadap kehidupan anak di masa mendatang. Problem

psikologis mempelajari sesuatu yang tidak sesuai minat, bakat dan kemampuan, merupakan pekerjaan yang sangat tidak menyenangkan. Belajar karena terpaksa, akan sulit dicerna otak karena sudah ada blocking emosi. Problem akademis yang bisa terjadi jika salah mengambil pilihan, seperti prestasi yang tidak optimum, banyak mengulang mata kuliah yang berdampak bertambahnya waktu dan biaya, kesulitan memahami materi, kesulitan memecahkan persoalan, ketidakmampuan untuk mandiri dalam belajar, dan buntutnya adalah rendahnya nilai indeks prestasi. Selain itu, salah memilih program studi bisa mempengaruhi motivasi belajar dan tingkat kehadiran [1].

Banyak penelitian yang memaparkan hubungan antara minat siswa dengan kesuksesannya di bangku kuliah. Secara umum, hasil studi itu menunjukkan bahwa kekompakan bakat dengan minat yang bisa dilihat dari hasil tes psikologi, bisa membuat sang anak mencapai keberhasilan. Sebaliknya, jika seseorang memiliki minat namun tidak berbakat, kemungkinan besar ia akan mendapatkan nilai indeks prestasi yang minim [2].

Selain melihat hasil tes psikologi untuk memilih program studi yang sesuai adalah dengan melihat kemampuan akademik di tiap mata pelajaran selama SMU. Siswa cenderung akan memilih mata pelajaran yang dirasa ”disukai” dan cenderung menghasilkan nilai yang rapor yang tinggi. Kemampuan akademik juga dapat dilihat dari hasil tes uji coba yang dilakukan di sekolah atau lembaga bimbingan belajar [2].

Pada umumnya siswa melihat hasil tes psikologi, kemampuan akdemik, jumlah peminat dan daya tampung dilakukan secara terpisah. Masing-masing cara dirasa memiliki kelemahan. Untuk itu diharapkan adanya sebuah sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur, yang dikenal dengan istilah sistem pendukung keputusan (SPK) (Morton, 1970). SPK mempunyai beberapa metode yang diaplikasikan didalamnya diantaranya Genetika Algoritma, Jaringan Saraf Tiruan, Logika Fuzy, Analytic Hierarcy Process (AHP), dan berbagai metode lain yang dianggap dapat digunakan dalam masalah pengambilan keputusan. SPK diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.

Logika fuzzy adalah sebuah metode yang dapat digunakan sistem pendukung keputusan. Logika Fuzzy memungkinkan nilai keanggotaan antara 0 dan 1, tingkat keabuan dan juga hitam dan putih, dan dalam bentuk linguistik, konsep tidak pasti seperti "sedikit", "sedang", dan "sangat". Selain itu kelebihan dari teori logika fuzzy adalah kemampuan dalam proses penalaran secara bahasa (linguistic reasoning). Sehingga dalam perancangannya tidak memerlukan persamaan matematik dari objek yang akan dikendalikan [3]. Hal yang mendasari penggunaan logika fuzzy pada sistem pengambilan keputusan diantaranya konsep logika fuzzy mudah dimengerti, konsep matematis yang mendasari penalaran fuzzy sangat sederhana dan mudah dimengerti, memiliki toleransi terhadap data – data yang tidak tepat, dapat memodelkan fungsi – fungsi nonlinear yang sangat kompleks, dapat membangun dan mengaplikasikan pengalaman para pakar secara langsung tanpa harus melalui proses pelatihan, serta logika fuzzy didasarkan pada bahasa alami.

Untuk membantu calon siswa menentukan pilihan progam studi di perguruan tinggi, diharapkan adanya sistem pendukung keputusan yang mampu menganalisa bakat, minat, akademis, serta tingkat persaingan program studi yang dapat digunakan sebagai pendamping dalam proses pemilihan progam studi. Dalam sistem pendukung keputusan tersebut digunakan metode logika fuzzy melihat kondisi yang tidak menentu antara bakat, minat, serta akademis pada setiap siswa. METODE PENELITIAN Metode Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu:

1. Pengambilan data batasan minimal untuk nilai tes psikologi dan nilai mata pelajaran untuk setiap kategori program studi dari buku Analisis Tes Bakat [4].

2. Pengambilan data jumlah peminat dan daya tampung selama tiga tahun untuk setiap progam studi dari buku panduan SNMPTN.

3. Pengambilan daftar nilai hasil try out SNMPTN dari data hasil try out yang diadakan Universitas Negeri Surabaya dan BEM Unair.

Teknik Pengolahan Data Data yang telah terkumpul selanjutnya diolah. Semua data yang terkumpul kemudian disajikan dalam susunan yang baik dan rapi di dalam sistem basis data. Yang termasuk dalam kegiatan pengolahan data adalah:

1. Menganalisa data batasan minimal tes psikologi untuk menentukan nilai fungsi keanggotaan fuzzy, yang kemudian disimpan dalam database.

2. Menganalisa data batasan minimal nilai rapor untuk menentukan nilai fungsi keanggotaan fuzzy, yang kemudian disimpan dalam database.

3. Menganilsa nilai tryout yang didapatkan siswa untuk mendapatkan nilai dari fungsi keanggotaan tryout, yang kemudian disimpan dalam database.

4. Membuat perbandingan jumlah peminat dan daya tampung untuk membuat ranking progam studi mulai dari yang mempunyai dtingkat persaingan sangat tinggi sampai tingkat persaingannya yang paling rendah, yang kemudian disimpan dalam database.

5. Menganalisa UMR disetiap kota untuk mendapatkan nilai kebutuhan hidup di setiap kota tempat perguruan tinggi negeri, sehingga didapatkan kisaran biaya hidup di suatu kota untuk membantu calon mahasiswa menentukan kemampuan ekonominya, yang kemudian disimpan dalam database sistem.

Analisis Logika Fuzzy Fuzzyfikasi Pada tahap fuzzyfikasi, ditentukan input dan output sistem yang akan diubah kedalam fungsi keanggotaan. Input sistem berupa : nilai bakat, nilai try out, rencana anggaran biaya (RAB). Pada nilai bakat dibagi menjadi 7 input sistem yang diubah kedalam fungsi keanggotaan yaitu : Kecerdasan Umum (I), Spatial (SR), Mechanical (MR), Penalaran Abstrak (AR), Pemahaman Verbal/ Verbal Reasoning (VR), Numerikal (NA), dan Linguistic (LU). Output sistem berupa nilai bakat, yang dibagi menjadi 2 funggsi keanggotaan yaitu: bakat IPA dan bakat IPS. serta output sistem berupa program studi. Output sistem pendukung keputusan pemilihan program studi, sistem akan menghasilkan saran progam studi untuk siswa. Progam studi tersebut dapat dikelompokan kedalam : teknik, sains (MIPA), kedokteran/ farmasi, ekonomi/ manajemen, psikologi, sospol/hukum/komunikasi, sastra/seni/budaya, dan administrasi. yang masing – masing kelompok jurusan dibagi kedalam kategori rendah, sedang, dan tinggi, berdasarkan hasil nilai try out. Dan dengan menganalisa rencana anggaran biaya, sistem juga akan menganalisa program studi yang tepat bagi siswa berdasarkan faktor ekonomi. Sehingga pada output akhir sistem pendukung keputusan pemilihan program studi pada SNMPTN, akan dihasilkan output sistem berupa saran pemilihan jurusan berdasarkan analisis nilai bakat, try out, dan ekonomi dari seorang siswa peserta SNMPTN. Inferensi

Setelah ditentukan fungsi keanggotaan serta variabel linguistic untuk masing – masing fungsi keanggotaan, maka selanjutnya yang dilakukan adalah tahap inferensi. Inferesi adalah melakukan penalaran menggunakan fuzzy input dan fuzzy rules yang telah ditentukan sehingga menghasilkan fuzzy output. Secara sintaks, suatu fuzzy rule (aturan fuzzy) dituliskan sebagai: IF antecendent THEN consequent. Contoh dari aturan fuzzy dalam sistem pendukung keputusan pemilihan jurusan, adalah sebagai berikut: [R1] IF Kecerdasan Umum TINGGI And Spatial SANGAT TINGGI And Mechanical SANGAT TINGGI And Penalaran

Abstrak SEDANG And Verbal Reasoning SEDANG And Numerikal SANGAT TINGGI And Linguistic RENDAH THEN Bakat IPA TINGGI;

Defuzzyfikasi Tahapan selanjutnya pada logika fuzzy adalah tahapan defuzzifikasi. Defuzzifikasi adalah mengubah fuzzy output menjadi crisp value berdasarkan fungsi keanggotaan yang telah ditentukan. Dalam tahapan Defuzzifikasi, metode yang digunakan adalah Weight average, karena metode ini merupakan tahapan Defuzzifikasi dari inferensi tsukamoto. Metode ini mengambil nilai rata-rata dengan menggunakan pembobotan berupa derajat keanggotaan. Sehingga y* didefinisikan sebagai:

di mana y* adalah nilai crisp dan µ(y) adalah derajat keanggotan dari nilai crisp y.

Pencocokan dengan database Setelah didapatkan nilai dari Defuzzifikasi tahap selanjutnya adalah melakukan pencocokan nilai hasil analisa sistem

dengan nilai perbandingan program studi yang ada di dalam database. Dalam melakukan pencockan dengan database sistem akan melakukan query dengan syarat yang diperoleh dari perhitungan nilai bakat, perhitungan nilai akademis, dan input nilai rencana anggaran biaya siswa. Setelah ditemukan data (program studi) yang cocok dengan nilai hasil analisa dari faktor nilai bakat, akademis, dan ekonomi. Maka nantinya sistem akan menghasilkan suatu saran berupa dua program studi untuk siswa. Output sistem terdiri dari Teknik, Sains (Mipa), Kedokteran/ Farmasi, Ekonomi/ Manajemen, Psikologi, Sospol/Hukum/Komunikasi, Sastra/Seni/Budaya, Administrasi. Yang masing masing output dibagi kedalam kategori tinggi, sedang dan rendah. Untuk pengelompokan tinggi, sedang, rendah didapatkan dari perbandingan daya tampung dan jumlah peminat dari masing – masing program studi, sehingga nanti dihasilkan range perbandingan masing – masing program studi mulai dari yang perbandingannya paling besar sampai yang paling kecil, yang selanjutnya di kelompokan menjadi tinggi, sedang, dan rendah.

Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan power designer untuk menggambarkan data flow diagram (DFD). Hal – hal yang perlu dibuat dalam perancangan sistem antara lain :

1. Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dan dianalisis, maka dapat diperoleh entitas luar yang terlibat dalam sistem yang kemudian digambarkan dalam diagram. Entitas yang terdapat dalam sistem adalah :

a. admin : bertugas sebagai penanggung jawab pada sistem. b. siswa : sebagai end user pada sistem.

2. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Dalam sistem pendukung keputusan pemilihan program studi pada SNMPTN terdapat beberapa proses yaitu:

a. Login b. Kelola data siswa c. Kelola data program studi d. Proses fuzzy 1 e. Proses fuzzy 2

3. Data store, ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi. Terdapat 5 data store dalam sistem yaitu:

a. Tabel siswa b. Tabel program studi c. Tabel fuzy 1 d. Tabel fuzzy 2 IPA e. Tabel fuzzy 2 IPS

Perancangan Antar Muka

Pada perancangan antar muka sistem akan dibahas GUI (general user interface) untuk sistem pendukung keputusan pemilihan program studi pada seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri. Antar muka adalah suatu bit program yang terdiri dari menu tombol yang saling berhubungan satu dengan yang lain, atau suatu bagian perangkat lunak yang digunakan oleh end user yang bisa dilihat dilayar monitor jika program dijalankan. Pada sistem pendukung keputusan pemilihan program studi pada seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri, perancangan antar muka terdiri dari:

a. Halaman login, berfungsi untuk halaman awal sebagai bagian dari keamanan sistem. b. Halaman admin, berfungsi sebagai antar muka untuk interaksi seluruh proses yang dilakukan user admin. c. Halaman siswa, berfungsi sebagai antar muka sebagai interaksi antara user siswa dengan sistem.

HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam memilih program studi terdapat beberapa faktor untuk memutuskan program studi yang sesuai dengan siswa, faktor yang mempengaruhi dalam menentukan pilihan program studi antara lain : faktor psikolgis, faktor akademis dan faktor ekonomi. Data yang diperlukan oleh sistem untuk faktor psikologis siswa, yaitu data hasil tes psikologi siswa yang berupa : Kecerdasan Umum (I), Spatial (SR), Mechanical (MR), Penalaran Abstrak (AR), Pemahaman Verbal/ Verbal Reasoning (VR), Numerikal (NA), dan Linguistic (LU). Data yang diperlukan oleh sistem untuk faktor akademis adalah data hasil try out, sedangkan data yang diperlukan oleh sistem untuk faktor ekonomi adalah data rencana anggaran biaya (RAB). Pada proses fuzzyfikasi mengubah masukan yang nilai kebenarannya bersifat pasti kedalam bentuk fuzzy input yang berupa nilai linguistic yang semantiknya ditentukan berdasarkan fungsi keanggotaan tertentu. Fungsi keanggotaan pada sistem pendukung keputusan dalam menentukan pilihan program studi pada seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri meliputi:

1. Fungsi keanggotaan kecerdasan umum (I) 2. Fungsi keanggotaan Spatial (SR) 3. Mechanical (MR) 4. Penalaran Abstrak (AR) 5. Pemahaman Verbal (VR) 6. Numerikal (NA)

7. Linguistic (LU) 8. Try out 9. RAB 10. Bakat IPA 11. Bakat IPS 12. Program studi

Yang selanjutnya dari seluruh fungsi keanggotaan akan dibentuk kedalam modul – modul algoritma yang terdapat dalam proses fuzzyfikasi. Yang terdiri dari proses fuzzyfikas 1 dan proses fuzzyfikasi 2.

Selanjutnya adalah Inferensi, melakukan penalaran menggunakan fuzzy input dan fuzzy rules yang telah ditentukan sehingga menghasilkan fuzzy output. Dalam inferensi ini dibentuk kombinasi aturan dari seluruh variabel linguistic setiap fungsi keanggotaan, untuk tahap inferensi 1, dari fungsi keanggotaan nilai bakat dapat dibentuk aturan sebagai berikut:

1. Fungsi keanggotaan kecerdasan umum (I) terdiri dari 3 variabel linguistic. 2. Fungsi keanggotaan Spatial (SR) terdiri dari 4 variabel linguistic. 3. Mechanical (MR) terdiri dari 3 variabel linguistic. 4. Penalaran Abstrak (AR) terdiri dari 4 variabel linguistic. 5. Pemahaman Verbal (VR) terdiri dari 4 variabel linguistic. 6. Numerikal (NA) terdiri dari 4 variabel linguistic. 7. Linguistic (LU) terdiri dari 4 variabel linguistic.

Sehingga untuk inferensi yang terbentuk pada proses fuzzy yang pertama adalah : 3 × 4 × 3 × 4 × 4 × 4 × 4 = 9126 aturan [5]. Untuk tabel inferensi1 dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 3 inferensi IPS

Pada tahap inferensi yang kedua dalam menentukan nilai program studi, dipengaruhi oleh nilai bakat ( nilai bakat IPA atau nilai bakat IPS) dan nilai try out.

1. Try out terdiri dari 3 variabel linguistic. 2. Bakat IPA terdiri dari 3 variabel linguistic. 3. Bakat IPS terdiri dari 5 variabel linguistic.

Sehingga pada tahap fuzzy yang kedua untuk siswa jurusan IPA akan terbentuk aturan sebanyak : 3 × 3 = 9 aturan, yang dapat dilihat pada Tabel 2. Sedangkan untuk siswa dengan jurusan IPS akan terbentuk aturan sebanyak : 3 × 5 = 15 aturan, yang dapat dilihat pada Tabel 3.

Setelah tahapan inferensi selesai selanjutnya adalah tahapan defuzzyfikasi. Pada algoritma defuzzyfikasi algoritma yang digunakan bersumber dari metode weight average. Metode ini mengambil nilai rata-rata dengan menggunakan pembobotan berupa derajat keanggotaan. Perancangan Sistem Dan Algoritma Perancangan sistem dibuat berdasarkan hasil analisis pada perancangan sistem akan dibahas tentang perancangan proses dengan data flow diagram (DFD). Gambar 1 merupakan gambar context diagram dari sistem pendukung keputusan dalam menentukan pilihan program studi pada seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri. Ada 2 entitas luar yang berhubungan dengan sistem ini yaitu admin dan siswa, dari entitas admin, sistem akan menerima masukan berupa identitas login, data siswa, serta data program studi PTN. Sedangkan dari siswa sistem akan menerima masukan berupa identitas login, data tes bakat, nilai try out, dan rencana anggaran biaya. Setelah sistem melakukan analisa pemilihan jurusan maka entitas siswa akan menerima output sistem berupa saran pemilihan program studi dari sistem.

Id Intelegent Spatial Mechanical Abstrak Verbal Numerikal Linguistic Bakat ipa Bakat ips

1 ST ST ST ST ST ST ST ST ST

2 ST ST ST ST ST ST T ST ST

3 ST ST ST ST ST ST S ST ST

4 ST ST ST ST ST ST R ST ST

5 ST ST ST ST ST T ST ST ST

6 ST ST ST ST ST T T ST ST

7 ST ST ST ST ST T S ST ST

8 ST ST ST ST ST T R ST ST

9126 S R S S S S S S SR

ID try out NB IPS PS 1 S SR S 2 S R S 3 S S T 4 S T T 5 S ST ST 6 T SR S 7 T R T 8 T S T 9 T T ST 10 T ST ST 11 ST SR T 12 ST R T 13 ST S ST 14 ST T ST 15 ST ST ST

ID try out

NB IPA PS

1 S S S 2 S T S 3 S ST T 4 T S S 5 T T T 6 T ST ST 7 ST S T 8 ST T ST 9 ST ST ST

Tabel 1 inferensi1

Tabel 2 inferensi IPA

Gambar 1 Context diagram

Tabel 4 Input nilai bakat

Tabel 5 variabel linguistic hasil inputnilai bakat

Tabel 6 Rule hasil inferensi 1

1. mulai

2. tahapan fuzzy 1

3. tahapan fuzzy 2

Sql komposisi = mysql_query (select * from tabel_rule_fuzzy_1 WHERE ( intelegent = intelegent [0] OR intelegent = intelegent [1] ) AND ( spatial = spatial [0] OR spatial = spatial [1] ) AND (mechanical = mechanical [0] OR mechanical = mechanical [1] ) AND (abstrak = abstrak [0] OR abstrak = abstrak [1] ) AND ( verbal = verbal [0] OR verbal = verbal [1]) AND (numerikal = numerikal [0] OR numerikal = numerikal [1] ) AND (linguistic = linguistic [0] OR linguistic = linguistic [1]))

Pada DFD level 0 dari sistem pendukung keputusan dalam menentukan pilihan program studi pada seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri. DFD level 0 terdapat tujuh proses, yaitu proses login, proses memasukan data program studi, proses memasukan data siswa, proses fuzzy tahap 1, proses fuzzy tahap 2, dan proses pencocokan kedatabase. Untuk algoritma umum SPK pemilihan program studi SNMPTN bisa dilihat pada Gambar 2. pencocokan ke database. Dapat dilihat pada Gambar 4.9.

Proses fuzzy 1 Pada DFD level 1 proses fuzzy 1, terdiri dari 4 proses yaitu proses mengecek input, fuzzyfikasi, inferensi dan

defuzzyfikasi. Pada proses fuzzyfikasi, data tes bakat yang dimasukan oleh siswa akan dicocokan dengan fungsi keanggotaan, sehingga dihasilkan variabel fungsi keanggotaan yang sesuai untuk masing – masing nilai tes bakat ( intelegent, spatial, mechanical, abstrak, verbal, numerikal, dan linguistic).

Kemudian proses dilanjutkan dengan proses inferensi. Pada proses inferensi hasil dari proses mengecek input akan dicocokan dengan rule – rule yang terdapat pada tabel inferensi1 untuk mendapatkan nilai untuk setiap rule yang sesuai denagn menuju ketahapan fuzzyfikasi.

selanjutnya nilai input yang sesuai dengan aturan dalam tabel inferensi1 akan dihitung nilai setiap variabel fungsi keanggotaanya. Selanjutnya akan dihitung nilai minimum dan nilai predikat setiap aturan yang sesuai.

Tahapan selanjutnya hasil inferensi berupa nilai minimum dan predikat setiap aturan akan dikirimkan ketahapan defuzzyfikasi. Pada tahap ini akan dihitung nilai bobot untuk mendapatkan suatu nilai bakat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2

Contoh proses fuzzy 1: seorang siswa yang bernama bima jurusan IPA, memasukan kedalam sistem dengan nilai tes

bakat seperti pada Tabel 4.

Intelegent Spatial Mechanical Abstrak Verbal Numerikal Linguistic 130 140 140 140 140 125 140

Selanjutnya sistem akan menentukan bahwa nilai input yang berupa nilai bakat akan ditentukan mempunyai variabel linguistic seperti pada Tabel 5.

Intelegent Spatial Mechanical Abstrak Verbal Numerikal Linguistic ST ST ST ST ST ST ST T - - - - T -

Setelah didapatkan masing – masing variabel linguistic dari setiap fungsi keanggotaan, selanjutnya dari seluruh variabel linguistic dengan menggunakan algoritma tahap mencari komposisi aturan seperti pada Gambar 3 akan didapatkan rule yang sesuai seperti pada Tabel 6.

ID INTELEGENT SPATIAL MECHANICAL ABSTRAK VERBAL NUMERIKAL LINGUISTIC BAKAT IPA 1 ST ST ST ST ST ST ST ST 5 ST ST ST ST ST T ST ST

3073 T ST ST ST ST ST ST ST 3077 T ST ST ST ST T ST ST

Gambar 2 DFD level 1 proses fuzzy 1

Gambar 2 Algoritma umum SPK pemilihan prodi

Gambar 3 Algoritma mencari komposisi aturan

1. R = array; // variabel untuk menampung nilai 2. While ( data = mysql_fetch_array (Sql komposisi) ) { 3. R[0] = CARI NILAI MINIMUM ( 4. IF (data[intelegent] = s) THEN CALL FUNCTION (µ sedang i (i)); 5. ELSE IF (data[intelegent] = t) THEN CALL FUNCTION (µ tinggi (i)); 6. ELSE IF (data[intelegent] = st) THEN CALL FUNCTION (µ sangat tinggi i (i)); 7. IF (data [spatial] = r) ( µ rendah sr (sr)); 8. ELSE IF data [spatial] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang sr (sr)); 9. ELSE IF data [spatial] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi sr (sr)); 10. ELSE IF data [spatial] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi sr (sr)); 11. IF (data [mecahnical] = r) THEN CALL FUNCTION ( µ rendah mr (mr)); 12. ELSE IF data [mecahnical] =s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang mr (mr)); 13. ELSE IF data [mecahnical] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi mr (mr)); 14. ELSE IF data [mecahnical] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi mr (mr)); 15. IF (data [abstrak] = r) THEN CALL FUNCTION ( µ rendah ar (ar)); 16. ELSE IF data [abstrak] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang ar (ar)); 17. ELSE IF data [abstrak] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi ar (ar)); 18. ELSE IF data [abstrak] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi ar (ar)); 19. IF (data [verbal] = r) THEN CALL FUNCTION ( µ rendah vr (vr)); 20. ELSE IF data [verbal] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang vr (vr)); 21. ELSE IF data [verbal] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi vr (vr)); 22. ELSE IF data [verbal] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi vr (vr)); 23. IF (data [numerikal] = r) THEN CALL FUNCTION ( µ rendah na (na)); 24. ELSE IF data [numerikal] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang na (na)); 25. ELSE IF data [numerikal] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi na (na)); 26. ELSE IF data [numerikal] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi na (na)); 27. IF (data [linguistik] = r) THEN CALL FUNCTION ( µ rendah lu (lu)); 28. ELSE IF data [linguistik] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang lu (lu)); 29. ELSE IF data [linguistik] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi lu (lu)); 30. ELSE IF data [linguistik] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi lu (lu)); )

31. IF (jurusan = IPA) THEN { 32. Predikat[0] = (IF (data [bakat ipa] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang bakat ipa (R)); 33. ELSE IF data [bakat ipa] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi bakat ipa (R)); 34. ELSE IF data [bakat ipa] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi lu (R));} 35. ELSE { Predikat [0] = IF (data [bakat ips] = sr) THEN CALL FUNCTION (µ sangat rendah bakat ips (R)); 36. ELSE IF (data [bakat ips] == r) THEN CALL FUNCTION (µ rendah bakat ips (R)); 37. ELSE IF (data [bakat ips] = s) THEN CALL FUNCTION (µ sedang bakat ips (R)); 38. ELSE IF (data [bakat ips] = t) THEN CALL FUNCTION(µ tinggi bakat ips (R)); 39. ELSE IF (data [bakat ips] == st) THEN CALL FUNCTION (µ sangat tinggi bakat ips (R));}

Setelah diketahui masing masing nilai keanggotaanya, selanjutnya akan dihitung nilai R dan predikat setiap aturan dengan menggunakan algoritma seperti pada Gambar 4, sehingga akan didapatkan nilai R dan predikat untuk masing – masing aturan sebagai pada Tabel 7.

Setelah didapatkan nilai R dan predikat untuk setiap aturan, tahap selanjutnya yaitu tahap defuzzyfikasi. Pada tahap defuzzyfikasi dengan menggunakan metode weight average seperti ditunjukan pada Gambar 5, akan didapatkan nilai bakat siswa sebagai berikut:

Jadi dari tahap fuzzy 1, nilai bakat bima didapatkan sebesar 870, kemudian nilai 870 dimasukan kedalam fungsi keanggotaan nilai bakat IPA, yang didapatkan bahwa nilai bakat 870 masuk dalam kategori TEKNIK. Proses fuzzy 2

Pada DFD level 1 proses fuzzy 2, terdiri dari tiga proses yaitu proses fuzzyfikasi, inferensi dan defuzzyfikasi. Pada proses fuzzyfikasi, data nilai bakat hasil fuzzy 1 dan nilai try out yang dimasukan oleh siswa akan dicocokan dengan fungsi keanggotaan, sehingga dihasilkan variabel linguistik fungsi keanggotaan yang sesuai untuk masing – masing nilai tes bakat.

Kemudian proses dilanjutkan dengan proses inferensi pada proses inferensi hasil dari proses mengecek input akan dicocokan dengan rule – rule yang terdapat pada tabel inferensi2 untuk mendapatkan nilai untuk setiap rule yang sesuai.

kemudian nilai input yang sesuai dengan aturan dalam tabel inferensi2 akan dihitung nilai setiap variabel fungsi keanggotaanya. Selanjutnya akan dihitung nilai minimum dan nilai predikat setiap aturan yang sesuai.

Gambar 4 algoritma menghitung nilai R dan predikat

Gambar 5 algoritma defuzzyfikasi 1

Tabel 6 Nilai R dan predikat fuzzy 1

1. Mulai 2. Baca nilai R dan predikat dari tahapan inferensi. 3. z ← 0; //variabel untuk menampung nilai z. 4. FOR (i=0; i<128; i++) { //ulangi aturan ke – 1 sampai aturan ke 128. 5. pembilang ← pembilang + R[0] * predikat[0]; 6. penyebut ← penyebut + R[0]; } 7. z ← pembilang / penyebut;

Tabel 7 Input fuzzy 2

Tabel 8 variabel linguistic fuzzy 2

Tabel 9 Rule hasil inferensi 2

Tabel 10 Nilai setiap fungsi keanggotaan fuzzy 2

Sql komposisi2 = mysql_query (select * from tabel_rule_fuzzy_2 WHERE ( nilai_bakat = nilai bakat [0] OR nilai_bakat = nilai bakat[1] ) AND ( try_out = try out [0] OR try_out = try out [1] ) )

Selanjutnya hasil inferensi berupa nilai minimum dan predikat setiap aturan akan dikirimkan ketahapan defuzzyfikasi. Pada tahap ini akan dihitung nilai bobot untuk mendapatkan suatu nilai program studi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 6.

Untuk algoritma pada proses fuzzy 2 tahapannya terdiri dari: inisialisasi data, inisialisasi data adalah proses deklarasi variabel yang akan digunakan dalam tahap fuzzy 2, variabel yang digunakan yaitu nb dan to, nb adalah variabel bertipe double yang digunakan untuk menampung nilai bakat, sedangkan to adalah variabel bertipe double untuk menanmpung nilai try out. Selanjutnya tahap membaca data, yaitu tahapan membaca data dari proses sebelumnya dan dari input user. Untuk nilai try out nilainya dimasukan oleh siswa yang kemudian akan ditampung dalam variabel to. Untuk variabel nb nilainya didapat dari tahapan sebelumnya yaitu tahapan fuuzy 1. Tahap selanjutya yaitu tahapan Mengecek input nilai terhadap fungsi keanggotaan yang sesuai, fuzzyfikasi 2, inferensi 2, dan defuzzyfikasi 2. Untuk tahapan umum fuzzy 2 dapat dilihat pada Gambar 7. Pada contoh proses fuzzy 2, melanjutkan dari data seorang siswa yang sama, pada tahap fuzzy 2, sistem membutuhkan nilai try out siswa dan nilai tes bakat siswa hasil proses fuzzy 1 seperti pada Tabel 7.

Selanjutnya sistem akan menentukan bahwa nilai input yang berupa nilai bakat akan ditentukan mempunyai variabel linguistic, seperti pada Tabel 8:

Try Out Tes Bakat ST ST T T

Setelah didapatkan masing – masing variabel linguistic dari setiap fungsi keanggotaan, selanjutnya adalah tahap inferensi. Pada tahap inferensi dari seluruh variabel linguistic akan didapatkan aturan yang sesuai. Proses mencari aturan dapat dilihat pada Gambar 8. Untuk aturan yang sesuai yaitu hasil inferensi 2 dapat dilihat pada Tabel 9. Selanjutnya dari masing – masing aturan akan dihitung setiap nilai fungsi keanggotaannya, dari hasil menghitung fungsi keanggotaan didapatkan nilai seperti pada Tabel 10.

ID try out NB IPA PS

5 T T T

6 T ST ST

8 ST T ST

9 ST ST ST

Try out 40 Tes Bakat 870

Try Out Tes Bakat ST T ST T

0.48 0.52 0.375 0.625

1. Mulai 2. Inisialisasi data:

3. Membaca data:

4. Tahapan Fuzzyfikasi;

Gambar 7 Algoritma proses fuzzy 2

Gambar 8 Algoritma proses mencari aturan 2

Gambar 6 DFD level 1 proses fuzzy 2

Tabel 10 Nilai R dan predikat fuzzy 2

Tabel 12 Hasil query kategori dan RAB

1. R = array; 2. WHILE ( data = mysql_fetch_array (Sql komposisi2) ) { 3. R[0] ← CARI NILAI MINIMUM ( 4. IF (data[nilai_bakat] = s) THEN CALL FUNCTION (µ bakat sedang (nb)); 5. ELSE IF (data[nilai_bakat] = t) THEN CALL FUNCTION (µ bakat tinggi (nb)); 6. ELSE IF (data[nilai_bakat] = st) THEN CALL FUNCTION (µ bakat sangat tinggi (nb)); 7. IF data [try_out] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang try out (to)); 8. ELSE IF data [try_out] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi try out (to)); 9. ELSE IF data [try_out] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi try out (to));) 10. Predikat[0] ← { 11. IF (data [program_studi] = s) THEN CALL FUNCTION ( µ sedang program_studi (R)); 12. ELSE IF data [program_studi] = t) THEN CALL FUNCTION ( µ tinggi program_studi (R)); 13. ELSE IF data [program_studi] = st) THEN CALL FUNCTION ( µ sangat tinggi lu (R));}}

1. Mulai 2. Baca nilai R dari tahapan inferensi. 3. z =0; 4. FOR (i=0; i<4; i++) //ulangi aturan ke – 1 sampai aturan ke 4. 5. {pembilang = pembilang + R[0] * predikat[0]; 6. penyebut = penyebut + R[0];} 7. z = pembilang / penyebut;

Setelah diketahui masing masing nilai keanggotaanya, selanjutnya akan dihitung nilai R dan predikat setiap aturan, seperti pada algoritma menghitung nilai R dan predikat pada Gambar 9. Selanjutnya akan didapatkan nilai sebagai R dan predikat untuk fuzzy 2 seperti pada Tabel 11.

Setelah didapatkan nilai R dan predikat untuk setiap aturan, tahap selanjutnya yaitu tahap defuzzyfikasi. Pada tahap defuzzyfikasi dengan menggunakan metode weight average, seperti pada Gambar 10, akan didapatkan nilai program studi siswa sebagai berikut:

Jadi dari tahap fuzzy 2, nilai program studi bima didapatkan sebesar 5.68.

Proses pencocokan data base Pada tahap pencocokan database, hanya terdiri dari dua proses, yaitu proses query kategori dan RAB , dilanjutkan

dengan query saran pertama dan kedua. Didalam proses pencocokan database entitas yang terlibat hanya entitas siswa yang memasukan nilai RAB. Data kategori program studi hasil proses fuzzy 1 juga digunakan dalam proses pencocokan yang digunakan dalam proses query kategori dan RAB. Selanjutnya data nilai program studi hasil proses fuzzy 2 akan digunakan dalam proses query saran pertama dan kedua . Hasil dari query saran pertama dan kedua akan dikembalikan kepada siswa berupa saran program studi. Dan seluruh proses dalam SPK pemilihan program studi pada SNMPTN telah selesai. Untuk lebih jelasnya, proses pencocokan databse dapat dilihat pada Gambar 11.

Melanjutkan contoh dari proses fuzzy 2, bahwa input dalam proses pencocokan database adalah kategori prodi hasil proses fuzzy1, input RAB oleh bima, dan hasil proses fuzzy2 seperti pada Tabel 11. Setelah itu proses dilakukan dengan query kategori dan RAB, sehingga dihasilkan program studi sesuai query seperti pada Tabel 12.

ID R PREDIKAT

5 0.52 5.79

6 0.375 5.45

8 0.48 5.92

9 0.375 5.45

Gambar 9 Algoritma menghitung nilai R dan predikat 2

Gambar 10 Algoritma proses defuzzyfikasi

Gambar 11. DFD level 1 proses pencocokan database

Tabel 11 Input proses pencocokan database

Tabel 13 Hasil output sistem

Tahap selanjutnya adalah query saran pertama dan kedua, sehingga didapatkan saran program studi dengan nilai yang mendekati 22.21. untuk pilihan pertama akan diambil nilai harapan yaitu nilai lebih besar terdekat dari 22.21, sedangkan untuk saran ke 2, nilai yang diambil tepat pada 22.21 atau nilai lebih kecil terdekat dari 22.21. sehingga dihasilkan saran sistem seperti pada Tabel 13. Algoritma query saran pertama dan kedua dapat dilihat pada Gambar 12. PILIHAN NAMA PRODI UNIVERSITAS PERBANDINGAN

1 ARSITEKTUR UGM 5.03

2 T. SIPIL ITS 6.83

Rancangan antar muka sistem Pada rancangan antar muka sistem akan dibahas GUI (general user interface) untuk sistem pendukung keputusan pemilihan program studi pada seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri. Pada saat pertama kali mengakses sistem, user akan disuguhi halaman login, halaman ini berguna untuk pintu awal sistem. Dihalaman ini user diminta memasukan username dan password dengan benar untuk masuk kedalam menu utama sistem. Setelah user yang berstatus admin berhasil login dengan memasukan username dan password secara benar. User akan bertemu dengan halaman admin. Pada halaman admin user disuguhi tiga menu utama dari admin, yaitu: menu ubah data siswa , menu ubah data program studi, dan menu ubah password.

Selanjutnya adalah halaman siswa, pada halaman siswa hanya terdapat dua menu utama yaitu saram program studi dan ubah password. Untuk masuk kedalam saran program studi, user harus memilih menu “saran program studi”. Kemudia user akan masuk dalam form masukan nilai. Didalam form masukan nilai, user diminta mengisi kolom intelegent, spatial, mechanical, abstrak, verbal, numerikal, linguistic, try out, RAB, dan memilih jurusan IPA atau IPS yang sesuai dengan user. Kemudian user memilih tombol “proses” untuk mendapatkan hasil perhitungan sistem tentang saran program studi yang sesuai. Gambar 12 menunjukan form masukan nilai, sedangkan hasil dari proses saran program studi dapat dilihat pada Gambar 13.

KESIMPULAN

Dalam penelitian ini dapat disimpulkan, bahwa untuk merancang sistem pendukung keputusan pemilihan program studi adalah sebagai berikut:

1. Menganalisa masalah yang dihadapi oleh siswa dalam proses memilih program studi pada perguruan tinggi negeri, serta menganalisis faktor – faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan program studi.

2. Menjelaskan proses, database, dan alur data yang ada dalam sistem menggunakan data flow diagram, pada sistem pemilihan program studi dengan pendekatan logika fuzzy terdapat proses :

a. Fuzzyfikasi : Merubah setiap nilai input dari faktor yang memepengaruhi proses pengambilan keputusan kedalam suatu bentuk fungsi keanggotaan dalam logika fuzzy.

b. Inferensi : menghitung nilai fungsi keanggotaan berdasarkan basisdata pengetahuan dari logika fuzzy. c. Defuzzyfikasi : mengubah nilai hasil inferensi menjadi crisp value berdasarkan fungsi keanggotaan yang telah

ditentukan. d. Melakukan pencocokan dari hasil proses fuzzy kedalam database.

3. Membuat perancangan antarmuka sistem.

SARAN Saran dalam penelitian untuk penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut:

ID NAMA PRODI KATEGORI UNIVERSITAS BIAYA

PERBANDINGAN 009 T. INFORMATIKA TEKNIK ITS RENDAH 3.72 180 PENDIDIKAN TI TEKNIK UNM RENDAH 4.49 360 ARSITEKTUR TEKNIK UGM RENDAH 5.03 113 T. SIPIL TEKNIK ITS RENDAH 6.83

Gambar 11 Query saran 1 dan

Gambar 13 Halaman hasil saran sistem

Gambar 12 Halaman masukan nilai

1. Saran1 = mysql_query SELECT id, program studi, universitas, perbandingan FROM tabel_program_studi WHERE (perbandingan – n ) = (select max (perbandingan – n )FROM `coba` WHERE (perbandingan – n ) <0 ) 2. Saran2 = mysql_query select id, program studi, universitas, perbandingan FROM tabel_program_studi WHERE (perbandingan – n ) = (select min (perbandingan – n )FROM `coba` WHERE (perbandingan – n ) >= 0 )

1. Sistem pendukung keputusan pemilihan program studi ini hanya sampai pada tahap perancangan sistem. Untuk dapat memberikan saran pemilihan program studi yang sesuai, sistem harus melalui tahap implementasi dan pengujian sistem.

2. Pengelompokan program studi dapat menggunakan metode lain, untuk menentukan pilihan program studi seperti metode clustering, neural network, dan decision tree.

3. Perancangan sistem saat ini hanya memberikan saran untuk siswa yang memilih IPA dan IPS, untuk peneletian selanjutnya dapat dikembangkan pada siswa yang memilih IPC.

DAFTAR PUSTAKA [1] Susilowati, P., 1998, Memilih Jurusan di Perguruan Tinggi, http://www.e-psikologi.com, di akses pada tanggal 20

agustus 2011. [2] Suhermin A.P. dan Astuti A.M., 1998, Sistem Pengambilan Keputusan Pemilihan Jurusan di Perguruan Tinggi,

Program Magister Bidang Keahlian Evaluasi dan Perencanaan Pendidikan Jurusan Statistika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

[3] Zadeh, L. A.,1965, Fuzzy Sets, Information and Control , vol. 8, no. 3, pp. 338-353. [4] Kusmawati, D.P.E.N. dan Sukardi, D.K., 2005, Analisis Tes Bakat, Ghalia [5] Surmann, H., dan Selenschtschikow, A., 2002, Automatic generation of fuzzy logic rule bases: Examples I, First

International Icsc Conference On Neuro-Fuzzy Technologies, Cuba.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT HEWAN UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA

DENGAN METODE BERORIENTASI OBJEK

Dhanada Vidia A1, Eto Wuryanto1, dan Purbandini1 1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK

Rumah sakit hewan sebagai salah satu institusi pelayanan umum membutuhkan suatu sistem informasi untuk meningkatkan kecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh lingkungan rumah sakit hewan. Salah satu bentuk pelayanan yang membutuhkan kecepatan arus informasi yang tinggi adalah rawat jalan. Oleh karena itu, pada skripsi ini dirancang sebuah sistem informasi rawat jalan dengan menggunakan metode berorientasi objek yang bertujuan untuk menghasilkan rancangan sistem yang dapat membuat pengelolaan data yang manual menjadi terkomputerisasi.

Dalam merancang sistem informasi rawat jalan dengan metode berorientasi objek, ada empat tahap yang harus dilakukan. Pada tahap pertama, pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan informasi seputar pelayanan rawat jalan di rumah sakit hewan. Kemudian, pada tahap kedua dilakukan analisis sistem berdasarkan hasil dari pengumpulan data untuk mendapatkan user requirement dari sistem informasi rawat jalan yang akan dibuat. Pada tahap ketiga, hasil dari analisis sistem tersebut digambarkan dalam bentuk diagram-diagram UML agar user requirement yang telah didapatkan mudah untuk dipahami oleh pengembang sistem. Pada tahap terakhir, dilakukan sebuah evaluasi rancangan sistem untuk menguji kesesuaian antara rancangan sistem informasi rawat jalan yang dibuat dengan metode berorientasi objek dengan kebutuhan pihak-pihak yang terlibat dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit hewan.

Hasil yang dicapai dengan perancangan sistem informasi rawat jalan ini yaitu berupa sebuah rancangan sistem informasi terkomputerisasi yang dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat. Oleh karena itu, rancangan ini juga dapat meningkatkan kinerja pihak rumah sakit hewan dalam melayani pasien.

Kata kunci : metode berorientasi objek, perancangan sistem informasi, rawat jalan, rumah sakit hewan.

ABSTRACT Veterinary hospital as one of public service institution needs an information system to increase the speed of their

information flow. One kind of service that needs a good flow of information is outpatient service. Therefore, this Skripsi designed an outpatient information system using object oriented method that aims to make the data processing from manual to computerized.

There’s 4 phase to do when designing an outpatient information system using object oriented method. In first phase, data collecting is performed to get an information about outpatient service in veterinary hospital. Then, according to the result of data collection, a system analysis is performed to get the user requirement in second phase. In third phase, the result of system analysis are illustrated in UML’s diagram to make the system’s developer can easily understand the user requirements. In last phase, a design evaluation is performed to test the suitability between outpatien information system design using object oriented method and stakeholder’s requirement in veterinary hospital’s outpatient service.

The result of this outpatient information system design is a design of computerized information system that can produce information faster and more accurate. Therefore, this design also could increase performance of veterinary hospital’s stakeholder in serving patients.

Keywords: object oriented method, information system design, outpatient, veterinary hospital.

PENDAHULUAN Pemanfaatan komputer sebagai media informasi telah memberikan peranan yang sangat penting dalam pembuatan

suatu sistem yang aman dan lebih efisien. Ini adalah bukti dari perkembangan teknologi sehingga pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat dan akurat. Perkembangan teknologi informasi dapat digunakan oleh banyak pihak, baik oleh suatu instansi ataupun perorangan di bidang pemerintahan, kesehatan, pendidikan, dan bisnis.

Salah satu contoh instansi yang bergerak di bidang kesehatan adalah rumah sakit hewan. Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya merupakan salah satu fasilitas pembelajaran bagi mahasiswa Fakultas Kedokteran Hewan Universitas Airlangga dalam melakukan praktek pemeriksaan maupun perawatan terhadap hewan yang mengalami gangguan kesehatan (Teaching Hospital). Namun, rumah sakit ini juga berfungsi sebagai rumah sakit hewan rujukan (Public/Commercial Hospital) dari klinik hewan.

Bentuk pelayanan yang terdapat pada rumah sakit hewan ini meliputi rawat jalan, rawat inap, dan penitipan hewan. Rawat jalan merupakan bagian terpenting dalam pelayanan kepada masyarakat karena apabila penyakit yang diderita hewan tidak segera diatasi, maka tidak menutup kemungkinan penyakit tersebut akan tertular ke manusia yang hidup dengan hewan tersebut. Belum lagi orang awam lebih sulit mendeteksi gejala penyakit pada hewan daripada gejala penyakit pada manusia, sehingga keberadaan Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga ini sangat membantu.

Permasalahan yang timbul dalam pelayanan rawat jalan ini adalah media penyimpanan data-data pasien yang masih berbasis kertas, sehingga data-data tersebut memiliki resiko untuk rusak atau hilang. Selain itu, proses pencarian dokumen pasien yang juga berisi data-data rekam medik terbilang lama, dikarenakan pencarian dokumen dilakukan satu per satu pada sebuah lemari yang isinya dikelompokkan berdasar abjad. Hal ini tentunya sangat menyusahkan pasien yang akan melakukan pemeriksaan, dikarenakan pengelolaan data yang buruk sehingga pasien harus menunggu dokumennya ditemukan terlebih dahulu sebelum dapat melakukan pemeriksaan.

Untuk mengatasi permasalahan dalam pelayanan rawat jalan, dapat dibuat sebuah rancangan Sistem Informasi Rawat Jalan [1]. Dengan Sistem Informasi Rawat Jalan, pihak rumah sakit akan dapat menyimpan, meng-update, mengakses, dan mencari catatan-catatan medis pasien secara lengkap dan akurat.Akan tetapi, dalam membuat perancangan sistem informasi yang baik, dibutuhkan suatu konsep perancangan yang baik pula agar sistem yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan. Salah satu metode untuk merancang sebuah sistem informasi adalah metode berorientasi objek. Metode berorientasi objek adalah metode untuk menganalisa dan merancang sistem dengan pendekatan objek, dimana objek diartikan sebagai suatu entitas yang memiliki identitas, state, dan behaviour [2].

Metode berorientasi objek memiliki salah satu keunggulan berupa modularity fungsi sistem [3]. Artinya, dengan dipecahnya suatu fungsi menjadi modul-modul, maka fungsi tersebut akan dapat diselesaikan dengan cepat. Berdasarkan keunggulan tersebut, maka metode berorientasi objek dapat digunakan dalam melakukan perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya karena menawakan keunggulan dalam hal efisiensi kerja. METODE PENELITIAN Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu:

1. Wawancara seputar pelayanan rawat jalan yang dilakukan dengan staff penanggung jawab dari pihak Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya.

2. Mempelajari berkas-berkas yang terlibat dalam proses-proses bisnis pada pelayanan rawat jalan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya.

3. Melakukan observasi terhadap kegiatan rawat jalan di RUmah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya. Analisis Sistem Berdasarkan hasil yang diperoleh dari proses pengumpulan data, maka dilakukan analisis sistem untuk mendapatkan acuan dalam merancang sistem informasi rawat jalan. Hal-hal yang perlu dianalisis antara lain :

1. Kebutuhan user dalam sistem. 2. Pengguna sistem informasi rawat jalan. 3. Fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi rawat jalan. 4. Input yang dibutuhkan oleh sistem informasi rawat jalan. 5. Output yang dihasilkan oleh sistem informasi rawat jalan. 6. Prosedur-prosedur baru dalam pelayanan rawat jalan.

Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan berdasarkan hasil dari analisis sistem. Perancangan sistem dilakukan menggunakan metode berorientasi objek. Dalam metode berorientasi objek, hasil dari analisis sistem digambarkan dalam bentuk diagram-diagram UML. Diagram-diagram UML yang dibuat meliputi :

1. Use Case Diagram 2. Activity Diagram 3. Sequences Diagram 4. Class Diagram 5. Deployment Diagram

Evaluasi Rancangan

Evaluasi rancangan diperlukan untuk menguji kelayakan dari suatu rancangan sistem sebelum rancangan tersebut diimplementasikan. Untuk mengevaluasi rancangan sistem informasi rawat jalan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya digunakan sebuah prototype sistem. Fitur-fitur dalam Prototype sistem ini dibuat berdasarkan proses-proses utama dalam pelayanan rawat jalan saja. Pengujian prototype sistem berupa acceptance test dilakukan untuk mengetahui kepuasan user terhadap rancangan sistem yang telah dibuat, sehingga dapat memberikan saran yang digunakan untuk memperbaiki rancangan sistem informasi rawat jalan ini. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam melakukan analisis dan perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data tersebut meliputi :

1. Wawancara Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan informasi-informasi mengenai : a. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelayanan rawat jalan, terdiri dari : petugas registrasi, perawat, dokter hewan,

petugas administrasi, dan kepala rumah sakit. b. Dokumen-dokumen yang terlibat dalam pelayanan rawat jalan, terdiri dari : kartu anggota rumah sakit hewan,

kartu rekam medik pasien, form resep obat, form uji laboratorium rujukan, dan nota pembayaran. c. Proses-proses bisnis pada pelayanan rawat jalan, yang terdiri dari : proses registrasi pasien, proses pemeriksaan

medis, proses pembuatan resep obat, dan proses pembayaran d. Prosedur-prosedur untuk setiap proses bisnis pada pelayanan rawat jalan

2. Studi Berkas Studi berkas dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai data-data yang akan digunakan dalam sistem

informasi rawat jalan yang akan dibuat. Pada studi berkas, dilakukan identifikasi terhadap dokumen-dokumen yang terlibat dalam pelayanan rawat jalan sehingga didapatkan :

a. Data masukan (input) dan informasi yang dihasilkan (output). b. Entitas dalam sistem yang akan dirancang. c. Atribut dalam setiap entitas yang dilibatkan.

3. Observasi Dari observasi yang telah dilakukan, maka dapat diketahui beberapa hambatan dalam pelayanan rawat jalan, antara

lain : a. Pada saat pemilik hewan melakukan registrasi pasien baru, petugas registrasi harus menuliskan data diri

pemilik hewan pada buku registrasi pasien baru dan kartu anggota rumah sakit hewan. Hal ini membuat proses registrasi pasien baru menjad lama karena petugas registrasi harus menuliskan data diri pemilik hewan dua kali.

b. Pada saat pemilik hewan beserta hewan peliharaannya masuk ke kamar periksa, mereka harus menunggu kartu rekam mediknya ditemukan terlebih dahulu sebelum dilakkan pemeriksaan. Proses pencarian kartu rekam medik ini terbilang lama karena tata letak kartu rekam medik pada lemari arsip yang kurang bagus.

c. Setelah perawat menuliskan hasil pemeriksaan awal pada kartu rekam medik, maka perawat harus mengantarkan kartu rekam medik tersebut ke ruang dokter jaga. Hal ini dikarenakan dokter hewan dapat melakukan pemeriksaan lanjutan apabila ia telah menerima hasil pemeriksaan awal yang diberikan oleh perawat.

Analisis Sistem Rawat Jalan Yang Akan Dibuat Analisis sistem rawat jalan yang akan dibuat dilakukan berdasarkan data-data yang didapatkan dari tahap pengumpulan data. Analisis yang dilakukan meliputi :

1. Kebutuhan User Dalam Sistem Berdasarkan hambatan dalam pelayanan rawat jalan yang diketahui dari hasil observasi, maka didapatkan

kebutuhan user dalam sistem antara lain : a. Dapat melakukan login ke dalam sistem sesuai dengan otoritas / jabatan masing-masing pihak yang terkait

untuk melakukan tugasnya. b. Pada proses registrasi pasien baru, petugas registrasi cukup memasukkan data diri pemilik hewan satu kali. c. Pada proses pemeriksaan medis, begitu hewan peliharaan masuk ke kamar periksa dapat langsung dilakukan

pemeriksaan. d. Tidak perlunya perpindahan dokumen secara manual antar proses.

2. Pengguna Sistem Informasi Rawat Jalan

Berdasarkan hasil wawancara mengenai proses bisnis beserta pihak yang terkait di dalamnya, maka didapatkan pengguna sistem informasi rawat, yang terdiri dari :

a. Petugas Registrasi : Petugas registrasi dilibatkan dalam proses registrasi pasien. Oleh karena itu, pada sistem yang akan dibuat petugas registrasi akan bertugas mengelola data registrasi pasien.

b. Perawat : Perawat dilibatkan dalam proses pemeriksaan medis. Oleh karena itu, pada sistem yang akan dibuat perawat akan bertugas mengelola data rekam medik pasien.

c. Dokter : Dokter dilibatkan dalam proses pemeriksaan medis dan pembuatan resep obat. Oleh karena itu, pada sistem yang aka dibuat dokter akan bertugas mengelola data rekam medik pasien dan resep obat.

d. Petugas Administrasi : Petugas administrasi dilibatkan dalam proses pembayaran. Oleh karena itu, pada sistem yang akan dibuat petugas administrasi akan bertugas mengelola data pembayaran.

Selain pengguna sistem yang terlibat langsung dalam pelayanan rawat jalan, pengguna sistem juga terdiri dari

pihak yang tidak terlibat secara langsung, yaitu : e. Admin Sistem : Admin sistem bertugas mengelola data-data yang dibutuhkan oleh sistem. Selain itu, admin

sistem juga memelihara sistem agar dapat dioperasikan dengan baik oleh para penggunanya. f. Kepala Rumah Sakit : Kepala rumah sakit bertugas dalam memantau laporan keuangan pelayanan rawat jalan

dan laporan mengenai pasien yang terdaftar setiap bulannya.

3. Fungsi-Fungsi yang Ditangani Oleh Sistem Informasi Rawat Jalan Berdasarkan peran setiap pengguna sistem informasi rawat jalan yang telah didefinisikan, maka didapatkan

gambaran mengenai fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi rawat jalan. Fungsi-fungsi tersebut meliputi : a. Fungsi pengelolaan data pengguna sistem, yang ditangani oleh admin sistem. b. Fungsi pengelolaan data registrasi pasien dan registrasi pemeriksaan, yang ditangani oleh petugas registrasi. c. Fungsi pengelolaan data pemeriksaan medis awal, yang ditangani oleh perawat. d. Fungsi pengelolaan data pemeriksaan medis lanjutan, tindakan medis, resep obat, dan rujukan uji

laboratorium yang ditangani oleh dokter. e. Fungsi pengelolaan data pembayaran, mencetak resep obat, mencetak surat rujukan uji laboratorium, dan

mencetak nota pembayaran yang ditangani oleh petugas administrasi. f. Fungsi melihat laporan rekapitulasi pembayaran dan laporan data registrasi pasien yang ditangani oleh kepala

rumah sakit.

4. Input Yang Dibutuhkan Oleh Sistem Informasi Rawat Jalan Berdasarkan fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem dan hasil dari studi berkas yang telah dilakukan, maka

didapatkan gambaran input-input yang digunakan untuk memproses data pada sistem yang akan dibuat. Beberapa input tersebut antara lain :

a. Data pribadi setiap pengguna sistem yang terdiri dari petugas registrasi, perawat, dokter, petugas administrasi, dan kepala rumah sakit adalah data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pengguna sistem.

b. Data diri pasien adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data registrasi pasien, registrasi pemeriksaan serta fungsi melihat laporan data registrasi pasien.

c. Data rekam medik adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pemeriksaan medis awal, pemeriksaan medis lanjutan, dan tindakan medis.

d. Data pembayaran yang meliputi pemeriksaan medis dan resep obat adalah data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pembayaran, mencetak nota pembayaran, dan fungsi melihat laporan rekapitulasi pembayaran.

5. Output Yang Dihasilkan Oleh Sistem Informasi Rawat Jalan

Berdasarkan data yang menjadi input dalam sistem yang akan dibuat dan hasil dari studi berkas yang telah dilakukan, maka dapat digambarkan output yang akan dihasilkan oleh sistem. Beberapa output tersebut antara lain :

a. Informasi mengenai pengguna sistem adalah data-data yang menjadi output dari fungsi pengelolaan data penguna sistem.

b. Informasi mengenai data diri pasien dan dokumen kartu anggota rumah sakit hewan pemilik hewan adalah output dari fungsi pengelolaan data registrasi pasien.

c. Informasi mengenai hasil pemeriksaan fisik pasien adalah output dari fungsi pengelolaan data pemeriksaan medis awal.

d. Informasi mengenai hasil pemeriksaan medis lanjutan adalah output dari fungsi pengelolaan data pemeriksaan medis lanjutan.

e. Informasi mengenai rincian biaya pelayanan rawat jalan yang harus dibayar dan dokumen nota pembayaran adalah output dari fungsi pengelolaan data pembayaran.

f. Informasi mengenai rekapitulasi pemasukan setiap bulan dari pelayanan rawat jalan adalah output dari fungsi melihat laporan rekapitulasi pembayaran.

g. Informasi mengenai pasien yang terdaftar sebagai anggota rumah sakit hewan adalah output dari fungsi melihat laporan data registrasi pasien.

6. Prosedur-Prosedur Baru

Prosedur-prosedur baru sudah bersifat terkomputerisasi. Prosedur-prosedur ini didapatkan berdasarkan hasil analisis mengenai kebutuhan user dalam sistem.

Perancangan Sistem Dengan Metode Berorientasi Objek

Dokter Melihat Data Rekam Medik Pasien

Menambah Data Pemeriksaan Medis Lanjutan

Menambah Data Tindakan Medis

Menambah Data Resep Obat

Menambah Data Rujukan Uji Laboratorium

Gambar 1 Use Case untuk petugas registrasi Tabel 1 Deskripsi Use Case Untuk Aktor Petugas Registrasi

Petugas Registrasi

Menambah Data Pasien

Mengubah Data Pasien

Menambah Data Registrasi Pemeriksaan

Membatalkan Registrasi Pemeriksaan

Use Case Diagram Use case diagram dibuat berdasarkan pengguna sistem informasi rawat jalan dan fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi rawat jalan yang didefinisikan pada sub bab analisis sistem rawat jalan yang akan dibuat. Aktor-aktor pada use case diagram didapatkan dari pengguna sistem informasi rawat jalan, sedangkan use case untuk setiap aktor didapatkan dari fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi rawat jalan. Contoh gambar use case untuk aktor petugas registrasi dan dokter pada rancangan sistem informasi rawat jalan yang akan dibuat dapat dilihat pada Gambar 1 dan 2. Pada use case diagram, selain digambarkan use case untuk setiap aktor juga terdapat skenario untuk masing-masing use case. Skenario use case mendefinisikan aliran dasar dan aliran alternatif sistem untuk setiap use case. Berikut adalah contoh skenario untuk use case menambah data registrasi pemeriksaan :

Use Case Menambah Data Registrasi Pemeriksaan Aktor : Petugas registrasi

Kondisi awal :

1. Petugas registrasi telah login ke dalam sistem. 2. Data pasien sudah tersimpan dalam database.

Kondisi akhir : Petugas registrasi berhasil menambah data registrasi pemeriksaan pasien. Aliran dasar :

1. Petugas registrasi masuk ke halaman registrasi pemeriksaan. 2. Sistem menampilkan form isian nomor ID pemilik hewan. 3. Petugas registrasi memasukkan nomor ID yang tertera pada kartu ID pemilik hewan. 4. Sistem melakukan validasi terhadap nomor ID yang dimasukkan untuk dicocokkan dengan nomor ID yang

tersimpan dalam database. 5. Sistem menampilkan nama pemilik hewan dari nomor ID yang telah dimasukkan pada halaman antrian pasien.

Aliran alternatif : Nomor ID yang dimasukkan tidak ada di dalam database. 4.1. Sistem melakukan validasi terhadap nomor ID yang dimasukkan untuk dicocokkan dengan nomor ID yang

tersimpan dalam database, namun nomor ID yang dimasukkan tidak terdapat dalam database. 4.2. Sistem menampilkan pesan bahwa nomor ID tidak terdapat dalam database. 4.3. Sistem menampilkan kembali halaman registrasi pemeriksaan (kembali ke langkah 2).

Activity Diagram Activity diagram dibuat berdasarkan aliran dasar dan aliran alternatif pada skenario use case diagram. Pada activity diagram digambarkan interaksi antara aktor pada use case diagram dengan sistem. Contoh activity diagram yang dibuat berdasarkan skenario pada use case menambah data registrasi pemeriksaan dan menambah data pemeriksaan medis lanjutan dapat dilihat pada Gambar 3 dan 4.

No Nama Use Case Deskripsi

1 Menambah Data Pasien

Aktor dapat menambah data pemilik hewan yang baru terdaftar sebagai anggota rumah sakit hewan ke dalam database sistem, kemudian mencetakkan kartu anggota rumah sakit hewan

2 Mengubah Data Pasien Aktor dapat mengubah data diri pemilik hewan yang telah tersimpan dalam database sistem

3 Menambah Data Registrasi Pemeriksaan

Aktor dapat menambah data pemilik hewan yang melakukan registrasi untuk memeriksakan hewan peliharannya ke dalam database sistem

4 Membatalkan Registrasi Pemeriksaan

Aktor dapat mengubah status registrasi pemeriksaan pemilik hewan menjadi “batal”.

Gambar 2 Use case untuk dokter

Gambar 3 Activity diagram : menambah data registrasi pemeriksaan

Gambar 4 Activity diagram : menambah data pemeriksaan medis lanjutan

Gambar 5 Sequence diagram : menambah data registrasi pemeriksaan

: Petugas Registrasi

: Form Kelola Data Registrasi Pemeriksaan

: Kontrol Registrasi Pemeriksaan

: Registrasi_Pemeriksaan

Apabila ada input yang kosong atau validasi nomor id tidak cocok, maka akan tampil pesan error

1: Tampil form( )

2: Isi form tambah data( )3: Cek isi( )

4: Validasi nomor id( )5: tambah( )

6: Tampil pesan berhasil tambah data registrasi pemeriksaan

7: Tampil pesan error tambah data registrasi pemeriksaan

Sequence Diagram Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya. Berikut adalah contoh sequence diagram menambah data registrasi pemeriksaan : Sequence Diagram Menambah Data Registrasi Pemeriksaan Sequence diagram menambah data registrasi pemeriksaan dibuat berdasarkan activity diagram menambah data

registrasi pemeriksaan dan class diagram untuk fungsi pengelolaan data registrasi pemeriksaan. Sequence diagram ini dapat dilihat pada Gambar 5.

Class Diagram Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram. Class diagram dapat mendeskripsikan kelas-kelas yang digunakan dalam sistem informasi rawat jalan yang akan dibuat. Kelas dengan jenis actor diperoleh dari aktor-aktor yang digambarkan dalam use case diagram, sedangkan kelas dengan jenis lain seperti entity, boundary, dan control diperoleh dari gambaran alur sistem pada activity diagram. Berikut adalah contoh setip jenis kelas :

1. Kelas Actor Kelas-kelas dengan jenis actor yang digunakan dalam sistem terdiri dari : Kelas User

Tabel 4 Atribut Kelas Registrasi Pemeriksaan

Tabel 3 Operasi Kelas User Tabel 2 Atribut Kelas User

Tabel 5 Operasi Kelas Registrasi Pemeriksaan

Kelas user merupakan kelas induk dari semua kelas actor yang digunakan dalam sistem. Kelas user dibuat berdasarkan aktor user pada use case diagram.Atribut dan operasi dari kelas user dijelaskan dalam Tabel 2 dan 3.

Kelas-kelas dengan jenis actor yang lain merupakan generalisasi dari kelas user. Kelas-kelas yang tergeneralisasi juga memiliki atribut dan operasi yang sama seperti kelas induk. Kelas-kelas tersebut terdiri dari kelas admin sistem, kelas petugas registrasi, kelas perawat, kelas dokter, kelas petugas administrasi, dan kelas kepala rumah sakit.

2. Kelas Entity

Berikut adalah contoh kelas dengan jenis entity yang digunakan dalam sistem : Kelas Registrasi Pemeriksaan Kelas registrasi pemeriksaan dibuat berdasarkan activity diagram menambah data registrasi pemeriksaan. Kelas ini digunakan untuk menyimpan informasi mengenai setiap registrasi pemeriksaan yang terjadi. Atribut dan operasi kelas registarsi pemeriksaan dijelaskan dalam Tabel 4 dan 5.

No Nama Keterangan

1 Username Nama yang digunakan ketika login sistem

2 Password Kode verifikasi yang digunakan sebagai sekuritas ketika login sistem

3 Id Pegawai Nomor induk pegawai yang membedakan antara satu dengan yang lain

4 Jabatan

Jabatan yang dimiliki pegawai, digunakan untuk membedakan hak akses antara user satu dengan yang lain

5 Nama Nama lengkap dari pegawai 6 Alamat Alamat tempat tinggal pegawai

7 No Telp Nomor telepon pegawai yang dapat dihubungi

8 Status Aktif

Status yang digunakan untuk mengetahui apakah pegawai tersebut masih bekerja di tempat tersebut atau tidak

No Nama Keterangan

1 Tambah Digunakan untuk menambah data user yang login ke dalam database sistem

2 Ubah Digunakan untuk mengubah data diri user yang sudah tersimpan dalam database sistem

No Nama Keterangan

1 Id Registrasi Nomor identitas yang digunakan untuk mencatat setiap registrasi pemeriksaan yang terjadi

2 Tanggal Pemeriksaan

Tanggal dimana pemilik hewan melakukan registrasi pemeriksaan

3 Status Pemeriksaan

Status yang digunakan untuk menunjukkan apakah pasien sudah diperiksa atau belum dan apakah pasien membatalkan pemeriksaan atau tidak

No Nama Keterangan

1 Tambah Digunakan untuk menambah data registrasi pemeriksaan ke dalam database sistem

2 Ubah

Digunakan untuk mengubah status pemeriksaan pasien pada data registrasi pemeriksaan yang sudah tersimpan dalam database sistem

Tabel 6 Operasi Kelas Form Kelola Data Registrasi Pemeriksaan

Tabel 7 Operasi Kelas Kontrol Registrasi Pemeriksaan

Gambar 6 Class diagram : fungsi pengelolaan data registrasi pemeriksaan

Kelas Boundary Berikut adalah contoh kelas dengan jenis boundary yang digunakan dalam sistem :

Kelas Form Kelola Data Registrasi Pemeriksaan Kelas form kelola data registrasi pemeriksaan adalah kelas yang menyediakan antarmuka penghubung antara kelas aktor petugas registrasi dengan kelas entitas registrasi pemeriksaan dalam hal pengelolaan data registrasi pemeriksaan. Kelas dengan jenis boundary hanya memiliki operasi. Operasi kelas ini dijelaskan dalam Tabel 6.

3. Kelas Control Berikut adalah contoh kelas dengan jenis control yang digunakan dalam sistem : Kelas Kontrol Registrasi Pemeriksaan

Kelas kontrol registrasi pemeriksaan adalah kelas yang mengatur aliran pesan dalam fungsi pengelolaan data registrasi pemeriksaan. Kelas dengan jenis stereotype control hanya memiliki operasi. Operasi kelas ini dijelaskan dalam Tabel 7.

Penggambaran Class Diagram Dalam penggambaran class diagram, akan digambarkan berbagai jenis kelas. Kelas tersebut meliputi actor, entity, boundary, maupun control yang mendukung berjalannya fungsi sistem serta relasi yang terjadi antar kelas. Contoh penggambaran class diagram untuk fungsi pengelolaan data registrasi pemeriksaan dapat dilihat pada Gambar 6.

Deployment Diagram Deployment diagram dibuat untuk menunjukkan tata letak sebuah sistem secara fisik, menampakkan bagian-bagian software yang berjalan pada bagian-bagian hardware, dan keterhubungan antara komponen-komponen hardware tersebut [4]. Dalam membuat deployment diagram, ada beberapa hal yang harus diidentifikasi terlebih dahulu, yaitu :

1. Menentukan Node dan Device Setiap node pada deployment diagram mewakili satu unit komputasi sistem yang merupakan bagian dari

hardware, sedangkan device selalu melekat pada sebuah node. Node dan device pada deployment yang akan dibuat terdiri dari :

a. Satu node database server b. Enam node komputer client c. Dua device printer

No Nama Keterangan

1 Isi Form Tambah Data

Fungsi yang digunakan untuk memfasilitasi pengisian form tambah data registrasi pemeriksaan

2 Ubah Status Pemeriksaan

Fungsi yang digunakan untuk memfasilitasi pengubahan status registrasi pemeriksaan pasien

3 Tampil Data

Registrasi Pemeriksaan

Fungsi yang digunakan untuk menampilkan data registrasi pemeriksaan

4 Pilih Data Registrasi Pemeriksaan

Fungsi yang digunakan untuk memfasilitasi pemilihan data registrasi pemeriksaan yang akan diubah status pemeriksaannya

5 Tampil Form Fungsi yang digunakan untuk menampilkan form kelola data registrasi pemeriksaan

No Nama Keterangan

1 Validasi Nomor ID Fungsi yang digunakan untuk mengecek nomor ID pasien yang dimasukkan dengan nomor ID pasien yang tersimpa dalam database sistem

2 Cek Isi Fungsi yang digunakan untuk mengecek apakah ada input yang kosong atau tidak

Database Server

Client #2

Client #3

Client #4

Client #5

Client #1

Printer

Printer

Intranet

Intranet

Intranet

Intranet

Intranet Client #6

Intranet

MySQL

Web Browser

Web Browser

Web Browser

Web Browser

Web Browser

Web Browser

Gambar 7 Deployment diagram : Sistem Informasi Rawat Jalan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga

Gambar 9 Halaman registrasi pasien baru

2. Menentukan Komponen Tiap Node Pada deployment diagram yang akan dibuat, terdapat 2 node yaitu database server dan komputer client. Pada node

database server akan digunakan MySQL Database sebagai komponen yang bertugas menyediakan data untuk setiap komputer client dan menyimpan data yang telah diproses oleh komputer client. Sedangkan pada node komputer client, akan digunakan web browser sebagai komponen yang bertugas menyediakan interface sistem informasi rawat jalan sehingga dapat dilakukan pemrosesan data.

3. Menentukan Hubungan Antar Node

Dalam sebuah sistem informasi, agar satu node dapat terhubung dengan node lain digunakan sebuah jaringan. Jaringan yang menjadi penghubung antar node pada deployment diagram ini adalah jaringan intranet. Alasan penggunaan jaringan intranet tersebut dikarenakan sistem informasi rawat jalan yang akan dibuat hanya dapat diakses dalam lingkup rumah sakit hewan saja.

Evaluasi Rancangan Evaluasi rancangan dilakukan untuk mengetahui apakah rancangan sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan user yang didapat pada tahap analisis kebutuhan atau belum. Dalam evaluasi rancangan ini, akan digunakan sebuah prototype sistem untuk menggambarkan fungsi-fungsi sistem yang dirancang ke dalam sebuah antarmuka program. Hal itu dilakukan agar user dapat memahami dengan mudah rancangan sistem yang dibuat. Fitur-fitur yang dibuat dalam prototype sistem ini terdiri dari :

1. Fitur untuk petugas registrasi, yang terdiri dari fitur registrasi pasien baru dan registrasi pemeriksaan. 2. Fitur untuk perawat, yang terdiri dari fitur pemeriksaan awal. 3. Fitur untuk dokter, yang terdiri dari fitur pemeriksaan lanjutan, tindakan medis, dan resep obat. 4. Fitur untuk petugas administrasi, yang terdiri dari fitur pembayaran.

Antarmuka Prototype Sistem Berikut adalah contoh beberapa antarmuka yang dibuat pada prototype sistem informasi rawat jalan :

Gambar 8 Halaman utama prototype sistem informasi rawat jalan

Gambar 10 Halaman pemeriksaan medis awal Gambar 11 Halaman tindakan medis

Setelah dilakukan evaluasi rancangan, maka didapatkan saran mengenai prototype sistem informasi rawat jalan dari user yang meliputi :

a. Pada menu perawat, di fitur pemeriksaan awal butuh lebih detail lagi item-item pertanyaan / isian yang akan dituliskan sebagai parameter.

b. Pada menu dokter, di fitur pemeriksaan lanjut bisa lebih dirinci lagi gejala penyakit hingga diagnosa. c. Pada logo header Sistem Informasi Rawat Jalan, logo veteriner medicine diganti menjadi logo Universitas

Airlangga saja. d. Pada display foto-foto di halaman utama, foto-foto tersebut harap diganti dengan foto-foto kegiatan di Rumah Sakit

Hewan Universitas Airlangga Surabaya e. Ketika membuat halaman rekam medik nanti, hal-hal yang perlu dicantumkan meliputi : nama pemilik hewan,

alamat, jenis hewan, jenis kelamin, umur hewan, berat badan, anamnesa (keluhan), diagnosis, tindakan medis, dan obat yang diberikan.

f. Dibuatkan tampilan untuk menambahkan data-data obat dan tindakan medis. KESIMPULAN Dari hasil evaluasi rancangan yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengumpulan data yang akan digunakan untuk analisis sistem informasi rawat jalan dilakukan dengan cara : a. Wawancara : Melakukan tanya jawab seputar pelayanan rawat jalan untuk mendapatkan informasi-informasi

yang dibutuhkan dalam merancang sistem informasi rawat jalan. b. Studi berkas : Mempelajari berkas-berkas yang terkait dengan pelayanan rawat jalan untuk mendapatkan acuan

dalam merancang sistem informasi rawat jalan. c. Observasi : Melakukan pengamatan langsung pada kegiatan rawat jalan untuk mengetahui hambatan-hambatan

yang dihadapi dalam pelayanan rawat jalan. 2. Analisis sistem dilakukan dengan menggunakan data yang diperoleh pada tahap pengumpulan data, yang meliputi :

a. Kebutuhan user dalam sistem. b. Pengguna sistem informasi rawat jalan. c. Fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi rawat jalan. d. Input yang dibutuhkan oleh sistem informasi rawat jalan. e. Output yang dihasilkan oleh sistem informasi rawat jalan. f. Prosedur-prosedur baru dalam pelayanan rawat jalan.

3. Sistem informasi rawat jalan dirancang berdasarkan hasil analisis sistem yang telah dilakukan. Hasil dari analisis tersebut digambarkan dalam bentuk diagram-diagram UML sesuai dengan kebutuhan sistem informasi rawat jalan yang akan dibuat. Diagram - diagram UML tersebut meliputi : a. Use Case Diagram : Menggambarkan kebutuhan setiap user pada sistem informasi rawat jalan berdasarkan

hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan. b. Activity Diagram : Menggambarkan alur sistem informasi rawat jalan berupa interaksi antara user dengan

sistem untuk setiap use case yang ada. c. Class Diagram : Menggambarkan kelas-kelas untuk setiap entitas yang didapatkan dari hasil analisis mengenai

proses-proses pada pelayanan rawat jalan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga. d. Sequence Diagram : Menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang telah dideskripsikan pada

class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. e. Deployment Diagram : Menggambarkan tata letak komponen-komponen fisik penyusun sistem informasi rawat

jalan dalam sebuah jaringan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga.

4. Evaluasi rancangan dilakukan dengan menggunakan prototype sistem. Dari prototype sistem tersebut dapat dilihat bahwa sistem mampu menghasilkan : a. Dokumen yang dapat digenerate secara langsung setelah data dimasukkan ke dalam sistem. b. Efisiensi kerja, karena sudah tidak diperlukan lagi perpindahan dokumen fisik antar proses. c. Data yang lebih akurat, karena data antara pasien satu dengan yang lain tidak mungkin tertukar. d. Efisiensi waktu, karena tidak perlu lagi waktu yang lama untuk mencari dokumen ketika akan melakukan

pemeriksaan medis, sehingga jumlah pasien yang dapat ditangani menjadi lebih banyak.

SARAN Saran untuk penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut:

1. Pada perancangan sistem saat ini, sistem hanya menangani registrasi pemeriksaan yang dilakukan di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga. Untuk perancangan sistem selanjutnya, dapat dibuat modul mobile registration yang berbasis web. Modul ini digunakan oleh pemilik hewan untuk melakukan registrasi pemeriksaan dari manapun, sehingga dapat menghindari antrian yang panjang ketika melakukan registrasi pemeriksaan.

2. Pada perancangan sistem saat ini, sistem hanya menangani pelayanan rawat jalan. Untuk perancangan sistem selanjutnya, dapat dikembangkan juga untuk melayani rawat inap.

DAFTAR PUSTAKA [1] Triwahjono, Erwan., 2010, Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Pada Rumah Sakit Marinir

Cilandak, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”, Jakarta. [2] Mathiassen, Lars., 2000, Object Oriented Analisys and Design, Marko Publisher. [3] Booch, Grady., 1994, Object-Oriented Analysis and Design, Addison-Wesley, USA. [4] Yulianto, Ardhian Agung., Gartina, I. dan Ratna, K., 2009, Praktikum Analisis dan Desain Sistem Informasi, Politeknik

Telkom, Bandung.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN DAN PENJUALAN BARANG DENGAN METODE BERORIENTASI OBJEK DI U.D. ANEKA JAYA SURABAYA

Tegar Wijayanto1, Endah Purwanti1, dan Purbandini1

1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK Di era kemajuan teknologi saat ini, tidak sedikit perusahaan di Indonesia, yang masih belum menyadari peran teknologi

informasi dalam mendukung proses bisnis mereka, salah satunya adalah U.D. Aneka Jaya Surabaya. Dalam menjalankan proses bisnis utamanya, yaitu proses bisnis pemesanan dan penjualan barang, U.D. Aneka Jaya Surabaya masih mengalami banyak kendala seperti pencarian data yang membutuhkan waktu yang cukup lama dan penyimpanan data yang menggunakan kertas sehingga mudah hilang dan rusak. Oleh karena itu, pada skripsi ini dirancang sebuah sistem informasi pemesanan dan penjualan barang dengan menggunakan metode berorientasi objek yang bertujuan untuk menghasilkan rancangan sistem yang dapat membuat pengelolaan data yang manual menjadi terkomputerisasi.

Dalam merancang sistem informasi pemesanan dan penjualan barang dengan metode berorientasi objek, ada empat tahap yang harus dilakukan. Pada tahap pertama, dilakukan pengumpulan data untuk mendapatkan gambaran proses bisnis pada sistem manual. Selanjutnya, pada tahap kedua, dilaksanakan proses analisis mengenai permasalahan yang terjadi pada sistem manual agar didapatkan user requirement untuk sistem informasi pemesanan dan penjualan barang yang akan dibuat. Selanjutnya, pada tahap ketiga, dilaksanakan pemodelan hasil dari analisis permasalahan pada tahap kedua, ke dalam bentuk diagram-diagram UML, sehingga rancangan sistem lebih mudah dipahami, baik bagi pengembang sistem maupun pengguna sistem. Pada tahap terakhir, dilaksanakan proses evaluasi rancangan dengan menggunakan prototype untuk menguji pengimplementasian rancangan serta menguji kesesuaian hasil rancangan dengan harapan pengguna.

Perancangan sistem informasi pemesanan dan penjualan barang ini menghasilkan perbaikan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi seperti pencarian data yang dapat belangsung dengan lebih cepat (adanya fasilitas sorting) dan penyimpan data dalam database sehingga data tidak mudah hilang dan rusak.

Kata kunci : metode berorientasi objek, pemesanan, penjualan, perancangan.

ABSTRACT In the era of technological advances, many companies in Indonesia, still did not aware of the role of information

technology to support of their business processes, one of which is U.D. Aneka Jaya Surabaya. In running its core business processes, the process of ordering and selling, U.D. Aneka Jaya Surabaya still had many obstacles such as data searching that required quite a long time and data storage that was still using the paper so resulted in data lost and damaged. Therefore, in this Skripsi, ordering and selling of information system that was designed by using object-oriented methods, aim to produce a system design that can make manual data management to computerized. There were 4 phase to do when designing an ordering and selling information system using object oriented method. In the first phase, data collection was carried out, to get an overview of business processes in the manual system. Furthermore, in the second stage, analysis of the problems that occurred in the manual system was carried out, in order to obtain user requirements for ordering and selling information systems. Furthermore, in the third stage, the results of the analysis in the second stage, was modeled into UML diagrams, in order to be easier to understand, both for system developers and users of the system. In the last stage, the design evaluation was built by using a prototype, to test the implementation of the design and the suitability of the design with user expectations. This design of ordering and selling information system, result in improved system, from manual systems to computerized systems such as data searching can take place more quickly (the sorting facility) and storage of data in a database so that data is not easily lost and damaged. Keywords : object oriented method, information system design, ordering and selling.

PENDAHULUAN U.D. Aneka Jaya, Surabaya merupakan salah satu perusahaan besar di Indonesia yang berkecimpung pada bisnis

penjualan produk seragam beserta atribut di berbagai bidang seperti di bidang militer, bidang kepolisian, bidang pemerintahan daerah maupun pusat. Salah satu sector penting dalam perusahaan ini, yaitu pemesanan dan penjualan barang, mengalami beberapa kesulitan dalam pelaksanaan proses bisnis setiap harinya sehingga berdampak cukup signifikan terhadap kinerja perusahaan. Hambatan – hambatan yang terjadi antara lain pengelolaan data-data proses bisnis perusahaan yang masih buruk, seperti dalam hal pengelompokan data yang masih tidak teratur, sehingga data satu dengan data yang lainnya yang mestinya tidak dalam satu kelompok, tercampur aduk dan tidak terstruktur sehingga mempersulit dalam pencarian data.

Perusahaan dapat dikatakan lebih efisien ketika perusahaan tersebut dapat menghasilkan jumlah output yang lebih banyak dengan jumlah sumber daya yang sama atau menghasilkan jumlah output yang sama dengan jumlah sumber daya yang lebih sedikit[1]. Dengan diterapkannya sistem informasi terkomputerisasi yang mengelola proses pemesanan dan penjualan barang maka perusahaan tersebut memperoleh keuntungan dari sisi efisiensi, seperti pada masalah pencarian data yang sebelumnya membutuhkan waktu yang cukup lama dapat diatasi dengan adanya sistem baru sehingga dapat memaksimalkan waktu kerja pegawai yang pada sebelumnya habis hanya untuk melakukan kegiatan pencarian data.

Dalam membuat perancangan sistem informasi yang baik, dibutuhkan suatu konsep perancangan yang baik pula. Metode berorientasi objek adalah metode pengembangan yang paling cocok digunakan oleh pengembang sistem dalam menangani masalah kompleksitas dalam pengembangan sistem atau perangkat lunak[2]. Metode berorientasi objek dapat menghasilkan sistem yang lebih kecil atau sistem menjadi tidak terlalu besar karena meendukung penggunaan ulang komponen sistem lain dalam pengembangan sistem baru sehingga dapat mengurangi biaya pengembangan sistem.

Berdasarkan keunggulan yang telah disebutkan di atas, metode berorientasi objek karena metode ini lebih efisien dari sisi ekonomi dalam pengembangan sistemnya dan mendukung adanya perubahan terhadap sistem untuk waktu ke depannya.

METODE PENELITIAN

Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu:

1. Metode wawancara : untuk mengetahui keseluruhan proses bisnis yang dijalankan oleh setiap divisi dalam mendukung berjalannya proses pemesanan dan penjualan barang beserta dokumen, pihak-pihak yang dilibatkan dan kendala-kendala yang terjadi dalam setiap proses bisnis tersebut.

2. Metode studi berkas : untuk mengidentifikasi data masukan (input) dan informasi yang dihasilkan (output) oleh sistem informasi pemesanan dan penjualan barang.

Analisis Sistem Analisis sistem dilakukan untuk memproses data yang dikumpulkan sehingga mendapatkan gambaran mengenai pengguna sistem, fungsi yang harus dijalankan oleh sistem, input yang dibutuhkan sistem, serta output yang dihasilkan oleh sistem baru. Perancangan Sistem

Berdasarkan hasil analisis sistem, maka dibuat suatu rancangan dalam bentuk diagram-diagram UML, sehingga rancangan sistem lebih mudah dipahami, baik bagi pengembang sistem maupun pengguna sistem. Diagram-diagram UML yang dibuat meliputi :

1. Use Case Diagram 2. Activity Diagram 3. Class Diagram 4. Sequence Diagram 5. Component Diagram

Evaluasi Rancangan Evaluasi rancangan dilakukan dengan menggunakan prototype sistem yang menggunakan konsep OOP dalam pembuatannya. Hal ini bertujuan untuk menguji kemampuan rancangan agar dapat diimplementasikan dengan baik. Selain itu, prototype sistem juga dibuat untuk membantu pihak pengguna yang terlibat dalam proses pemesanan dan penjualan barang, agar dapat lebih memahami keefektifan dan keefisienan yang diperoleh dengan adanya sistem terkomputerisasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengumpulan Data Dari hasil wawancara dan studi berkas, didapatkan informasi mengenai :

1. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pemesanan dan penjualan barang, antara lain : a. Divisi Penjualan : Bertugas menangani proses penjualan barang kepada pelanggan serta menangani proses

retur barang dari pelanggan. b. Divisi Pemesanan : Bertugas menangani proses pemesanan barang kepada supplier dan Divisi Produksi serta

menangani proses retur barang kepada supplier. c. Divisi Gudang : Bertugas menangani proses permintaan penambahan stok barang di gudang, penerimaan

barang masuk ke gudang dan pengeluaran barang dari gudang. d. Subdivisi Pengiriman: Bertugas menangani proses pengiriman barang kepada pelanggan, pengiriman barang

retur ke supplier dan pengiriman barang pengganti retur ke pelanggan. e. Pimpinan Perusahaan : Bertugas menentukan harga barang yang dijual serta menyetujui price list.

2. Dokumen-dokumen yang terlibat dalam proses pemesanan dan penjualan barang, antara lain a. Dokumen purchase request, price list, purchase order, buku harga barang, Surat Perintah Kerja (SPK)

Pengeluaran Barang, surat jalan penjualan dan faktur penjualan yang terlibat dalam proses penjualan barang kepada pelanggan.

b. Dokumen surat pesanan yang terlibat dalam proses pemesanan barang kepada supplier. c. Dokumen Surat Perintah Kerja (SPK) Produksi yang terlibat dalam proses pemesanan barang kepada Divisi

Produksi. d. Dokumen surat jalan supplier, surat jalan produksi, kartu stok barang dan buku penerimaan barang yang

terlibat dalam proses penerimaan barang masuk ke gudang. e. Dokumen Surat Perintah Kerja (SPK) Pengeluaran Barang, kartu stok barang dan buku pengeluaran barang

yang terlibat dalam proses pengeluaran barang dari gudang. f. Dokumen surat jalan penjualan dan buku pengiriman barang yang terlibat dalam proses pengiriman barang. g. Dokumen kartu stok barang dan daftar permintaan penambahan stok barang yang terlibat dalam proses

permintaan penambahan stok barang di gudang. h. Dokumen surat permohonan retur pemesanan, surat jalan retur dan daftar barang retur yang terlibat dalam

proses retur barang kepada supplier. i. Dokumen surat permohonan retur pelanggan dan surat jalan pengganti retur yang terlibat dalam proses retur

barang kepada pelanggan. 3. Proses-proses bisnis pada pemesanan dan penjualan barang, yang meliputi :

a. Proses penjualan barang kepada pelanggan. b. Proses pemesanan barang kepada supplier. c. Proses pemesanan barang kepada Divisi Produksi. d. Proses penerimaan barang masuk ke gudang. e. Proses pengeluaran barang dari gudang. f. Proses pengiriman barang. g. Proses permintaan penambahan stok barang di gudang. h. Proses retur barang kepada supplier. i. Proses retur barang dari pelanggan.

4. Prosedur untuk setiap proses-proses bisnis pada pemesanan dan penjualan barang. Analisis Sistem Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang yang menjadi solusi atas hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan proses pemesanan dan penjualan barang di U.D. Aneka Jaya Surabaya, dibagi atas dua antarmuka sistem, yaitu antarmuka sistem front end dan antarmuka sistem back end. Antarmuka sistem front end digunakan oleh pelanggan untuk melakukan pemesanan barang secara langsung, sedangkan antarmuka sistem back end digunakan oleh pihak internal perusahaan, yaitu divisi-divisi yang terkait dengan proses pemesanan dan penjualan barang di U.D. Aneka Jaya Surabaya, untuk mengelola aktivitas pemesanan dan penjualan barang.

Hasil analisis sistem, antara lain : 1. Pengguna Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang

Pihak-pihak yang mengoperasikan Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang di U.D. Aneka Jaya Surabaya, antara lain : a. Admin Sistem yang menggunakan antarmuka sistem back end dalam hal pengelolaan data barang dan data

pengguna sistem backend. b. Pelanggan yang menggunakan antarmuka sistem front end yang memfasiltasi pemesanan barang secara

langsung. c. Divisi Penjualan yang menggunakan antarmuka sistem back end dalam hal pengelolaan data transaksi

penjualan barang dan data pengguna sistem frontend. d. Divisi Pemesanan yang menggunakan antarmuka sistem back end dalam hal pengelolaan data transaksi

pemesanan barang. e. Divisi Gudang yang menggunakan antarmuka sistem back end dalam hal pengelolaan data transaksi

penerimaan dan pengeluaran barang. f. Subdivisi Pengiriman yang menggunakan antarmuka sistem back end dalam hal pengelolaan data transaksi

pengiriman barang. g. Pimpinan Perusahaan menggunakan antarmuka sistem back end dalam hal melihat laporan-laporan yang

berkaitan dengan proses pemesanan dan penjualan barang, menentukan harga jual barang serta menyetujui price list.

2. Fungsi-Fungsi yang Ditangani Oleh Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang

Fungsi-fungsi yang harus dapat ditangani oleh Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang di U.D. Aneka Jaya Surabaya, dibagi atas 2 jenis fungsi antara lain : a. Fungsi pendukung yang meliputi :

• Fungsi login sistem dan pengubahan data user. • Fungsi pengelolaan data user sistem backend • Fungsi pengelolaan data barang. • Fungsi penentuan harga jual barang. • Fungsi pengelolaan data pelanggan. • Fungsi pengelolaan data supplier. • Fungsi melihat laporan-laporan yang berkaitan dengan proses pemesanan dan penjualan barang seperti

laporan transaksi penjualan kepada pelanggan baik secara eceran maupun berdasarkan purchase order, laporan transaksi pemesanan baik kepada supplier maupun kepada Divisi Produksi, laporan retur barang ke supplier, laporan retur barang ke pelanggan, laporan stok barang, laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang serta laporan pengiriman barang.

b. Fungsi utama yang meliputi : • Fungsi pengelolaan data pemesanan barang secara langsung. • Fungsi pengelolaan data transaksi penjualan barang. • Fungsi pengecekan jumlah stok barang di gudang. • Fungsi persetujuan price list. • Fungsi pengelolaan data transaksi pemesanan barang. • Fungsi pengelolaan data penerimaan barang. • Fungsi pengelolaan data pengeluaran barang. • Fungsi pengelolaan data pengiriman barang. • Fungsi pengelolaan data retur barang kepada supplier. • Fungsi pengelolaan data retur barang dari pelanggan.

3. Input Yang Dibutuhkan Oleh Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang

Beberapa input yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang di U.D. Aneka Jaya Surabaya, antara lain :

a. Data pengguna sistem backend yaitu pelanggan, admin sistem, pimpinan perusahaan, divisi pemesanan, divisi gudang, divisi penjualan serta subdivisi pengiriman adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pengguna sistem backend.

b. Data pelanggan adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pelanggan. c. Data pemesanan pelanggan adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pemesanan

dari pelanggan secara langsung. d. Data transaksi penjualan adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data transaksi

penjualan. e. Data retur pemesanan adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data retur barang ke

supplier. f. Data retur penjualan adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan retur barang dari

pelanggan. g. Data supplier adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data supplier. h. Data transaksi pemesanan adalah data-data yang menjadi input fungsi pengelolaan pemesanan barang

kepada supplier atau Divisi Produksi. i. Data barang adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data barang. j. Data penerimaan barang adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan penerimaan barang

masuk ke dalam gudang. k. Data pengeluaran barang adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan pengeluaran barang

dari gudang. l. Data pengiriman adalah data-data yang menjadi input dari fungsi pengelolaan data pengiriman barang.

4. Output Yang Dihasilkan Oleh Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang

Beberapa output yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Pemesanan dan Penjualan Barang di U.D. Aneka Jaya Surabaya, antara lain :

a. Informasi mengenai pengguna sistem backend adalah data-data yang menjadi output dari fungsi pengelolaan data pengguna sistem backend.

b. Informasi mengenai pelanggan adalah output dari fungsi pengelolaan data pelanggan. c. Informasi mengenai purchase request, purchase order maupun price list pada antarmuka sistem front

end adalah output dari fungsi pengelolaan data pemesanan dari pelanggan secara langsung. d. Informasi mengenai purchase request maupun purchase order serta dokumen price list, surat jalan

penjualan dan faktur penjualan adalah output dari fungsi pengelolaan data transaksi penjualan. e. Informasi mengenai retur barang ke supplier serta dokumen surat permohonan retur dan surat jalan

retur adalah output dari fungsi pengelolaan data retur barang ke supplier. f. Informasi mengenai retur barang dari pelanggan serta dokumen surat jalan pengganti retur adalah

output dari fungsi pengelolaan retur barang dari pelanggan. g. Informasi mengenai supplier adalah output dari fungsi pengelolaan data supplier. h. Informasi mengenai transaksi pemesanan serta dokumen surat pesanan dan SPK Produksi adalah

output fungsi pengelolaan pemesanan barang kepada supplier atau Divisi Produksi. i. Informasi mengenai barang adalah output dari fungsi pengelolaan data barang. j. Informasi mengenai penerimaan barang adalah output dari fungsi pengelolaan penerimaan barang

masuk ke dalam gudang. k. Informasi mengenai pengeluaran barang adalah output dari fungsi pengelolaan pengeluaran barang

dari gudang. l. Informasi mengenai pengiriman barang adalah output dari fungsi pengelolaan data pengiriman

barang. m. Laporan transaksi penjualan kepada pelanggan baik secara eceran maupun berdasarkan purchase

order, laporan transaksi pemesanan baik kepada supplier maupun kepada Divisi Produksi, laporan retur barang ke supplier, laporan retur barang ke pelanggan, laporan stok barang, laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang serta laporan pengiriman barang adalah output dari fungsi melihat laporan-laporan yang berkaitan dengan proses pemesanan dan penjualan barang.

Gambar 1 : Use case diagram untuk pegawai divisi penjualan

Perancangan Sistem Use Case Diagram Use case diagram dibuat berdasarkan pengguna sistem serta fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi pemesanan dan penjualan barang yang didapatkan pada tahap analisis sistem. Dalam artikel ini, hanya dijelaskan beberapa use case beserta aktor yang terbentuk dari fungsi utama sistem, antara lain: 1. Use case mengelola data penjualan, yang dilakukan oleh Pelanggan, Pegawai Divisi Penjualan, dan Pegawai

Divisi Pemesanan. Use case ini memfasilitasi pengelolaan data penjualan baik penjualan secara eceran ataupun penjualan dengan purchase order. Use case ini merupakan penjabaran dari fungsi pengelolaan data pemesanan barang secara langsung, dan pengelolaan data transaksi penjualan barang.

2. Use case mengelola data pemesanan, yang dilakukan oleh Pegawai Divisi Pemesanan. Use case ini memfasilitasi pengelolaan data pemesanan baik kepada supplier atau Divisi Produksi. Use case ini merupakan penjabaran dari fugnsi pengelolaan data transaksi pemesanan barang.

Contoh penggambaran use case diagram untuk aktor pegawai divisi penjualan dijelaskan pada gambar 1 dan aktor pegawai divisi pemesanan dijelaskan pada gambar 2

Activity Diagram Berdasarkan use case diagram yang telah dibuat, maka digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case. Contoh activity diagram untuk use case mengelola data pemesanan dijelaskan pada gambar 3 dan activity diagram untuk use case mengelola data purchase request yang dijelaskan pada gambar 4.

Gambar 2 : Use case diagram untuk pegawai divisi gudang

Gambar 3: Activity diagram : mencetak surat pesanan

Tabel 2: Operasi Kelas User Backend Tabel 1: Atribut Kelas User Backend

Class Diagram Berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem. Kelas dengan stereotype actor dapat diperoleh dari aktor yang digambarkan dalam use case diagram, sedangkan kelas stereotype lainnya, seperti entity, boundary dan control, dapat diperoleh dari abstraksi yang dilakukan berdasarkan gambaran alur sistem dalam activity diagram. Berikut adalah contoh kelas untuk masing-masing jenis stereotype : 1. Stereotype Actor

Kelas-kelas dengan stereotype actor yang digunakan dalam sistem terdiri dari kelas user backend dan kelas pelanggan. Kelas user backend dan kelas pelanggan dibuat berdasarkan aktor user pada use case diagram. Atribut dan operasi dari kelas user backenddijelaskan dalam Tabel 1 dan 2.

Kelas-kelas dengan stereotype actor yang lain merupakan generalisasi dari kelas user. Kelas-kelas tersebut, antara lain : a. Kelas admin sistem b. Kelas pegawai divisi penjualan c. Kelas pegawai divisi pemesanan d. Kelas pegawai divisi gudang e. Kelas pegawai subdivisi pengiriman

f. Kelas pimpinan perusahaan h. Kelas pelanggan

2. Stereotype Entity

Berikut adalah contoh kelas dengan stereotype entity yang digunakan dalam sistem :

No Nama Keterangan

1 Tambah User Fungsi yang digunakan untuk melakukan penambahan user backend dalam database.

2 Update Data User Fungsi yang digunakan untuk melakukan update data user backend dalam database.

3 Update Password Fungsi yang digunakan untuk melakukan update password user backend dalam database.

4 Update Status Aktif Fungsi yang digunakan untuk melakukan update status aktif user backend dalam database.

No Nama Keterangan

1 ID User Nomor identitas unik yang dimiliki oleh setiap user backend

2 Username Nama yang digunakan dalam login

3 Password Kode yang digunakan sebagai sekuritas dalam login

4 Nama Lengkap Nama lengkap dari user backend

5 Alamat Alamat dari user backend

6 Telepon Nomor telepon atau HP dari user backend

7 Tanggal Lahir Tanggal lahir dari user backend

8 Jabatan Jabatan yang dimiliki user,seperti pegawai penjualan, atau pemesanan

9 Status Aktif Status keaktifan yang dimiliki oleh user backend

Gambar 4: Activity diagram : merekam price list

Tabel 3: Atribut Kelas Penjualan Tabel 4: Operasi Kelas Penjualan

Tabel 5: Operasi Kelas Form Kelola Penerimaan Barang

Tabel 6: Operasi Kelas Kontrol Registrasi Pemeriksaan

Kelas Penjualan Kelas penjualan barang merupakan kelas yang digunakan untuk menyimpan informasi mengenai barang serta memfasilitasi fungsi sistem yang berkaitan dengan pengelolaan data penjualan barang. Atribut dan operasi kelas registarsi pemeriksaan dijelaskan dalam Tabel 3 dan 4.

3. Stereotype Boundary Berikut adalah contoh kelas dengan stereotype boundary yang digunakan dalam sistem :

Kelas Form Kelola Penerimaan Barang Kelas form kelola penerimaan barang adalah kelas yang menjembatani antara antara aktor (Pegawai Divisi Gudang) dengan kelas penerimaan barang dalam hal pengelolaan data penerimaan barang. Kelas form kelola penerimaan barang memfasilitasi penyediaan antarmuka bagi pengelolaan data penerimaan barang. Operasi kelas ini dijelaskan dalam Tabel 5.

No Nama Keterangan

1 Tampil form tambah penerimaan Fungsi yang digunakan untuk menyediakan form pengisian tambah penerimaan.

2 Isi data penerimaan Fungsi yang digunakan untuk menerima data penerimaan yang dimasukkan oleh user.

3 Isi data barang Fungsi yang digunakan untuk menerima data barang dari form kelola pemesanan, retur penjualan atau retur pemesanan.

4 Isi jumlah barang diterima Fungsi yang digunakan untuk menerima data jumlah barang diterima yang dimasukkan oleh user

5 Pilih jenis penerimaan Fungsi yang digunakan untuk memfasilitasi pemilihan jenis penerimaan apakah penerimaan non retur, retur penjualan atau pengganti retur pemesanan.

6 Tampil daftar penerimaan Fungsi yang digunakan untuk menampilkan daftar penerimaan barang.

7 Tampil data penerimaan Fungsi yang digunakan untuk menampilkan data penerimaan barang.

4. Stereotype Control

Berikut adalah contoh kelas dengan stereotype control yang digunakan dalam sistem : Kelas Kontrol Penerimaan Barang Kelas kontrol penerimaan barang adalah kelas yang menjalankan fungsi validasi dalam pelaksanaan pengelolaan data penerimaan barang. Operasi kelas ini dijelaskan dalam Tabel 6.

No Nama Keterangan

1 Ambil data jumlah barang belum Fungsi yang digunakan untuk mengambil data jumlah barang belum diterima

No Nama Keterangan

1 ID Penjualan Nomor identitas unik yang dimiliki oleh setiap penjualan barang

2 ID Pelanggan Nomor identitas unik yang dimiliki oleh setiap pelanggan.

3 ID Pegawai Penjualan Nomor identitas unik yang dimiliki oleh setiap Pegawai Divisi Penjualan.

4 Tanggal Penjualan Tanggal terjadinya perekaman data penjualan.

5 Total Harga Biaya yang harus dibayar oleh pelanggan.

6 Jenis Penjualan Jenis penjualan eceran atau penjualan berdasarkan purchase order

No Nama Keterangan

1 Tambah Penjualan

Fungsi yang digunakan untuk melakukan penambahan penjualan barang dalam database.

2 Cetak Faktur Fungsi yang digunakan untuk melakukan pencetakan faktur penjualan.

Gambar 5: Class diagram : fungsi pengelolaan data barang

Gambar 6 : Sequence diagram : merekam price list

Gambar 7 : Component Diagram

diterima berdasarkan data barang dari form.

2 Validasi jumlah barang diterima Fungsi yang digunakan untuk mengecek jumlah barang diterima agar tidak melebihi jumlah barang yang belum diterima.

3 Validasi ada tidaknya barang Fungsi yang digunakan untuk mengecek ada tidaknya barang yang dimuat dalam penerimaan barang.

Penggambaran Class Diagram Class diagram untuk fungsi pengelolaan data barang dijelakan pada gambar 5.

Sequence Diagram

Berdasarkan activity diagram dan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan sequence diagram yang menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Contoh sequence diagram , yaitu sequence diagram merekam price list dijelaskan pada gambar 6.

: Pegawai Penjualan

: Form Kelola Purchase Request : Purchase Request : Detai l Purchase Request

: Pesan Purchase Request

1: Tampil daftar purchase request( )

2: Pil ih purchase request( )

4: Isi harga jual price list( )5: Update Detail PR( )

6: Update Status Purchase Reques...

7: Tampil pesan berhasil merekam price l ist( )

3: Tampil form ubah data purchase request( )

Component Diagram

Component diagram dibuat berdasarkan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan component diagram yang menggambarkan pemetaan kelas-kelas menjadi komponen-komponen implementasi. Component diagram juga digunakan untuk menggambarkan komponen-komponen dalam sistem serta dependency yang terjadi antar komponen. Penggambaran component diagram dijelaskan pada gambar 7.

User

Antarmuka Utama

Antarmuka Pesan

Kontrol

PenjualanPemesanan Penerimaan Pengeluaran Pengiriman

Retur Penjualan

Retur Pemesanan

Barang

Supplier

Evaluasi Rancangan

Evaluasi rancangan dilakukan dengan menggunakan prototype sistem yang menggunakan konsep OOP dalam pembuatannya. Hal ini bertujuan untuk menguji kemampuan rancangan agar dapat diimplementasikan dengan baik. Selain itu, prototype sistem juga dibuat untuk membantu pihak pengguna yang terlibat dalam proses pemesanan dan penjualan barang, agar dapat lebih memahami keefektifan dan keefisienan dalam pelaksanaan proses pemesanan dan penjualan melalui sistem informasi pemesanan dan penjualan barang. Prototype sistem ini, dibuat untuk menguji satu contoh kasus dalam penanganan transaksi pemesanan dan penjualan barang di U.D. Aneka Jaya, yaitu:

1. Pegawai Divisi Penjualan merekam data transaksi penjualan (dalam bentuk purchase order, tanpa didahului oleh purchase request) untuk jenis barang umum.

2. Pegawai Divisi Pemesanan merekam data transaksi pemesanan ke supplier dengan tujuan untuk menambah stok barang dalam gudang dan memproses purchase order dan mencetak surat pesanan (hanya untuk memproses pemesanan, tanpa fungsi cetak menggunakan printer).

3. Pegawai Divisi Gudang merekam data penerimaan barang non retur (penerimaan barang yang telah dipesankan kepada supplier).

4. Pegawai Divisi Penjualan merekam perintah pengeluaran barang berdasarkan purchase order. 5. Pegawai Divisi Gudang merekam data pengeluaran barang. 6. Pegawai Subdiivisi Pengiriman merekam data pengiriman barang non retur (pengiriman barang yang terekam

dalam purchase order).

Untuk mendukung pelaksanaan contoh kasus tersebut, maka dibuat beberapa fitur, antara lain : 1. Fitur login sistem.

Fitur ini memfasilitasi proses login sistem berdasarkan jabatan yang dimiliki oleh user. Fitur ini membuktikan bahwa hasil rancangan mengenai fungsi login sistem dapat diimplementasikan dengan baik.

2. Fitur penjualan barang. Fitur ini memfasilitasi proses perekaman data penjualan (purchase order) yang dilakukan oleh pegawai divisi penjualan. Fitur ini membuktikan bahwa hasil rancangan mengenai fungsi pengelolaan data transaksi penjualan barang dapat diimplementasikan dengan baik. Fitur ini juga membuktikan bahwa rancangan mengenai fungsi pengelolaan data transaksi penjualan barang dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, yaitu pegawai divisi penjualan.

3. Fitur pemesanan barang. Fitur ini memfasilitasi proses perekaman data pemesanan kepada supplier (dengan tujuan penambahan stok barang dan proses purchase order) serta pencetakan surat pesanan (hanya untuk memproses pemesanan) yang dilakukan oleh pegawai divisi pemesanan Fitur ini membuktikan bahwa hasil rancangan mengenai fungsi pengelolaan data transaksi pemesanan barang dapat diimplementasikan dengan baik. Fitur ini juga membuktikan bahwa rancangan mengenai fungsi pengelolaan data transaksi pemesanan barang dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, yaitu pegawai divisi pemesanan.

4. Fitur penerimaan barang. Fitur ini memfasilitasi proses perekaman data penerimaan barang non retur yang dilakukan oleh pegawai divisi gudang. Fitur ini membuktikan bahwa hasil rancangan mengenai fungsi pengelolaan data penerimaan barang dapat diimplementasikan dengan baik. Fitur ini juga membuktikan bahwa rancangan mengenai fungsi pengelolaan data penerimaan barang dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, yaitu pegawai divisi gudang.

5. Fitur pengeluaran barang. Fitur ini memfasilitasi proses perekaman perintah pengeluaran barang berdasarkan purchase order yang dilakukan oleh pegawai divisi penjualan dan proses perekaman pengeluaran barang yang dilakukan oleh pegawai divisi gudang. Fitur ini membuktikan bahwa hasil rancangan mengenai fungsi pengelolaan data pengeluaran barang dapat diimplementasikan dengan baik. Fitur ini juga membuktikan bahwa rancangan mengenai fungsi pengelolaan data pengeluaran barang dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, yaitu pegawai divisi gudang dan pegawai divisi penjualan

6. Fitur pengiriman barang. Fitur ini memfasilitasi proses perekaman data pengiriman barang yang dilakukan oleh pegawai subdivisi pengiriman. Fitur ini membuktikan bahwa hasil rancangan mengenai fungsi pengelolaan data pengiriman barang dapat diimplementasikan dengan baik. Fitur ini juga membuktikan bahwa rancangan mengenai fungsi pengelolaan data pengiriman barang dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, yaitu pegawai subdivisi pengiriman. Fitur-fitur yang dibuat dalam prototype, dapat membuktikan bahwa hasil rancangan dapat memberikan solusi

atas kendala-kendala yang dihadapi pada sistem lama yang masih manual. Solusi-solusi tersebut antara lain : 1. Dengan adanya fitur penjualan dan pemesanan barang, Divisi Pemesanan dan Divisi Penjualan tidak perlu

berkomunikasi dengan Divisi Gudang untuk mengetahui jumlah stok barang dalam gudang karena dalam fitur pemesanan ditampilkan mengenai jumlah stok barang terakhir untuk dapat melakukan penambahan stok barang dan dalam fitur penjualan terdapat fungsi warning jika jumlah barang yang dijual melebihi jumlah stok barang.

2. Perekaman data transaksi pemesanan dan penjualan barang ke dalam database yang difasilitasi oleh setiap fitur dalam prototype, dapat mengatasi penyimpanan data yang masih berbasis kertas yang rentan hilang dan rusak.

3. Komunikasi antar divisi yang tidak lagi menggunakan media kertas dan fasilitas komunikasi seperti telepon dan sms yang mengakibatkan proses pemesanan dan penjualan barang tidak berjalan dengan efisien, contohnya untuk mengetahui informasi barang yang telah diterima di gudang, maupun barang telah siap dikeluarkan dari gudang, Divisi Pemesanan dan Divisi Penjualan tidak perlu melakukan komunikasi dengan Divisi Gudang karena setiap transaksi penerimaan barang akan meng-update status transaksi pemesanan maupun penjualan dalam database yang langsung diketahui oleh Divisi Pemesanan maupun Divisi Penjualan melului fitur pemesanan dan penjualan barang.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis kebutuhan sistem dilakukan dengan pendekatan berorientasi objek dan dapat memberikan perbaikan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi, antara lain :

1. Adanya fasilitas pemesanan secara langsung oleh pelanggan yang dapat diakses dimanapun. 2. Pegawai divisi penjualan dan pegawai divisi pemesanan dapat memantau jumlah stok barang dalam gudang

dengan lebih cepat dan akurat. 3. Pencarian data barang dapat berlangsung lebih cepat. 4. Pimpinan perusahaan dapat memantau perkembangan bisnisnya dengan lebih cepat dan akurat (laporan-laporan

yang berkaitan dengan proses pemesanan dan penjualan barang). 5. Biaya komunikasi antar divisi dapat lebih dikurangi.

Hasil evaluasi rancangan menggunakan prototype membuktikan bahwa rancangan sistem informasi pemesanan dan penjualan barang dapat diimplementasikan dengan baik. Tahap-tahap yang dilakukan dalam merancang sistem informasi tersebut, antara lain :

1. Pengumpulan data : untuk mengetahui gambaran proses bisnis yang dijalankan oleh sistem lama. 2. Analisis sistem : untuk memproses data yang dikumpulkan menjadi gambaran proses bisnis sistem baru. 3. Perancangan sistem : untuk memproses kebutuhan sistem baru menjadi suatu rancangan dalam pembangunan

sistem. Dalam tahap perancangan sistem, digambarkan beberapa diagram antara lain :

a. Use Case Diagram : untuk menggambarkan aktor sistem serta kebutuhan fungsional sistem. b. Activity Diagram : untuk memodelkan alur kerja yang terjadi pada setiap use case dalam use case

diagram. c. Class Diagram : untuk menggambarkan kelas-kelas yang dibutuhkan oleh sistem serta relasi yang terjadi

antar kelas. d. Sequence Diagram : untuk menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan

operasi yang dimiliki kelas tersebut. e. Component Diagram : untuk menggambarkan pemetaan kelas-kelas menjadi komponen-komponen

implementasi. 4. Evaluasi rancangan : menggunakan prototype sistem untuk menguji kemampuan rancangan agar dapat

diimplementasikan dengan baik serta membantu pengguna dalam memahami sistem baru SARAN Untuk pengembangan sistem informasi pemesanan dan penjulan barang selanjutnya, perlu ditambahkan fitur baru sebagai media komunikasi antar divisi seperti fitur chatting.

DAFTAR PUSTAKA [1] Watson, Richard T.. 2007. Information System. Global Text Project. Georgia [2] Booch, Grady., 1994, Object-Oriented Analysis and Design, Addison-Wesley, USA.

PERENCANAAN ARSITEKTUR DATA DI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

Ahmad Zaky F1, Kartono1, dan Endah Purwanti1

1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga merupakan fakultas yang menjadi kebanggan dan icon dari Universitas

Airlangga. Dengan demikian peningkatan mutu menjadi hal yang utama dalam proses bisnis yang dijalankan untuk mewujudkan visi dan misi Fakultas Kedokteran dan mendukung terciptanya World Class University sehingga dapat bersaing dengan institusi yang lain. Salah satu upaya dalam peningkatan mutu yang dapat dilakukan adalah mengoptimalkan sumber daya manusia dengan dukungan sistem informasi yang efektif dan efisien yang memerlukan sebuah paradigma dalam merencanakan, merancang, dan mengelola sistem informasi yang disebut dengan arsitektur enterprise (Enterprise Architecture) yang terdiri dari arsitektur proses, data, aplikasi, dan teknologi. Oleh karena itu, pada skripsi ini dibuat sebuah perencanaan arsitektur data dengan menggunakan pendekatan kerangka kerja Zachman yang sesuai kebutuhan data Bagian Sumber Daya Manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.

Dalam merencanakan arsitektur data dengan pendekatan kerangka kerja Zachman, ada empat tahap yang harus dilakukan. Pada tahap pertama, dilakukan permulaan perencanaan dengan cara studi berkas-berkas dan literatur yang terkait aturan-aturan yang berlaku dan menjadi rujukan dan dukungan terkait perencanaan arsitektur data. Pada tahap kedua dilakukan tinjauan dan analisis kondisi enterprise saat ini yang terdiri dari tinjauan pemodelan bisnis, analisis kebutuhan data, serta pengamatan sistem dan teknologi saat ini yang terkait dengan dengan penyimpanan data. Pada tahap ketiga dilakukan perencanaan arsitektur data dengan cara memodelkan data secara konseptual lalu menghubungkan entitas data dengan proses bisnis melalui matriks CRU(Create Update Delete) dan pembuatan katalog data. Dan pada tahap terakhir dilakukan pembuatan rencana penerapan meliputi pembuatan prioritas penerapan basis data, memperkirakan sumberdaya dan waktu, memperkirakan jenis biaya yang keluar, dan menentukkan faktor kesuksesan.

Hasil yang dicapai dengan perencanaan arsitektur data di Bagian Sumber Daya Manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga ini berupa model data konseptual dengan menggunakan Entity Relational Diagram(ER diagram), kamus entitas data, kamus atribut entitas data, katalog data, dan rencana penerapan basis data berdasarkan arsitektur data yang telah dibuat.

Kata kunci : arsitektur data, kerangka kerja Zachman, bagian sumber daya manusia.

ABSTRACT

Faculty of Medicine Airlangga University is a faculty that became the pride and a icon from Airlangga University. Thereby improving the quality becomes the main thing in business processes to realize the vision and mission of the Faculty of Medicine Airlangga University to support the realization a World Class University so it can compete with other institutions. One of the efforts in quality improvement is optimizing human resources with the support of information systems effectively and efficiently. In planning, designing, and managing of information systems requires a paradigm called enterprise architecture (Enterprise Architecture) that consist of processes architecture, data architecture , applications architecture , and technologies architecture. Therefore, this paper makes an architecture planning of data using the Zachman framework approach that appropriate of data needs at Human Resources Department at the Faculty of Medicine Airlangga University.

There are four phases that must be done to planning the data architecture with Zachman framework. In the first phase, a study files related rules applicable and a reference that supporting architecture data planning. In the second phase performed a review and analysis of the current condition of the enterprise consists of the review of business modeling, requirements analysis data, and observations of current systems and technologies related to data storage. In the third phase, conceptual data modeling and entity linking data with business processes through the matrix CRU (Create Update Delete) and creating catalog data. And in the last phase, the implementation plan includes creating a database application priority, resource and time estimates, estimating kind of cost, and determining success factors.

The results that achieved by planning the architecture data planning in Human Resources Department at the Faculty of Medicine Airlangga University is conceptual data model using the Entity Relational Diagram (ER diagrams), entity data dictionary, the dictionary of entity attributes, catalog data, and database implementation plan based on data architecture that has been made.

Keywords: data architecture, Zachman framework, human resources department

PENDAHULUAN

Setiap institusi pendidikan tinggi pada dasarnya memerlukan dukungan teknologi untuk dapat bersaing dengan institusi lain. Teknologi dapat mendukung dari segi kualitas layanan maupun kualitas lulusan. Dukungan teknologi tersebut diantaranya adalah penggunaan sistem informasi yang dapat bermanfaat untuk kelancaran aktivitas kampus, layanan mahasiswa, maupun kegiatan operasional dan administrasi.

Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga merupakan fakultas yang menjadi kebanggan dan icon dari Universitas Airlangga. Dengan demikian peningkatan mutu menjadi hal yang utama dalam proses bisnis yang dijalankan untuk mewujudkan visi dan misi Fakultas Kedokteran dan mendukung terciptanya World Class University sehingga dapat bersaing dengan institusi yang lain. Salah satu upaya dalam peningkatan mutu yang dapat dilakukan adalah mengoptimalkan sumber daya manusia dengan dukungan sistem informasi yang efektif dan efisien.

Namun kadangkala proses perencanaan arsitektur sistem yang kurang optimal mengakibatkan pengembangan sistem yang tidak terintegrasi dan akhirnya banyaknya proses manual yang harus dilakukan oleh pengguna sistem. Oleh karena itu diperlukanlah sebuah paradigma dalam merencanakan, merancang, dan mengelola sistem informasi yang disebut dengan arsitektur enterprise (Enterprise Architecture). Arsitektur enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya termasuk informasi, fungsionalitas / kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. Arsitektur enterprise mengambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001).

Implementasi dari arsitektur enterprise yang akan digunakan oleh organisasi, sebaiknya mengadopsi sebuah kerangka kerja atau framework yang bisa digunakan dalam melakukan pengembangan arsitektur enterprise tersebut. Sehingga dengan ada kerangka kerja arsitektur enterprise diharapkan dapat mengelola sistem yang komplek dan dapat menyelaraskan bisnis dan TI yang akan diinvestasikan (Shah, 2007). Kerangka kerja Zachman merupakan standar de facto untuk kerangka kerja arsitektur enterprise (Parizeu, 2002). Dan menurut Priantoto (2008), kerangka kerja Zachman dapat membantu arsitek dan manajer dalam mengisolasi, memodulasi, dan memetakan masalah sehinga menjadi lebih sederhana, lebih mudah dipahami, dan lebih fokus.

Disisi lain menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2003), keberhasilan organisasi tergantung pada kemampuannya untuk memperoleh data yang akurat dan tepat waktu pada proses bisnisnya, mengelola data secara efektif, dan menggunakannya dalam menganalisa serta mengarahkan setiap kegiatannya.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk membahas bagaimana perencanaan arsitektur data di bagian sumber daya manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dengan menggunakan pendekatan kerangka kerja Zachman.

METODE PENELITIAN Rancangan Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kerangka kerja Zachman. Berikut adalah langkah-langkah dalam perencanaan arsitektur data sistem informasi sumber daya manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga (Gambar 1) meliputi :

Gambar 1. Langkah-langkah penelitian.

HASIL DAN PEMBAHASAN Permulaan Perencanaan

Pada tahapan permulaan perencanaan ini dilakukan tinjauan terhadap aturan-aturan yang berlaku dan menjadi rujukan oleh Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dalam pelaksanaan tugasnya. 1. Visi dan misi Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga diambil dari website resmi Fakultas Kedokteran Universitas

Airlangga http://fk.unair.ac.id/fakultaria/visi-misi.html yang diakses pada tanggal 4 September 2012. VISI : “Menjadi Fakultas Kedokteran yang bermartabat, kompetitif, unggul di tingkat nasional dan internasional

berbasis riset dan teknologi terkini dalam menunjang proses pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat pada tahun 2020”. MISI : Mengembangkan kelembagaan yang berorientasi pada mutu dan mampu bersaing di tingkat internasional. (butir ke – 4).

2. Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 26/H3/PR/2011 sebagai landasan hukum keberadaan Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.

3. Pedoman Prosedur Dan Instruksi Kerja Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 2010 Bab Pedoman Prosedur Kepegawaian sebagai landasan hukum bagi Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dalam melaksanakan tugasnya.

Tinjauan dan Analisis Kondisi Enterprise Saat Ini

a. Tinjauan Pemodelan Bisnis Pemodelan bisnis memberikan pengetahuan mengenai bisnis enterprise secara konsisten, komprehensif, dan lengkap sehingga dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur data dan rencana implementasi. Pada penelitian ini digunakan pemodelan perbaikan proses bisnis yang telah dilakukan oleh sumber penelitian Yustrilia(2012) sebagai berikut. Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Unair memiliki beberapa fungsi bisnis yaitu : 1. Rekrutmen

1.1 Rekrutmen Tenaga Honorer. a. Tenaga Honorer langsung dari Rektorat b. Usul Tenaga Honorer dari Departemen 1.2 Rekrutmen CPNS a. CPNS langsung dari Rektorat b. Formasi CPNS dari Tenaga Honorer 1.3 Usul Guru Besar Perpanjangan Rektor Universitas Airlangga. 1.4 Usul Pengangkatan Guru Besar Emeritus Universitas Airlangga.

2. Jenjang Karier 2.1 Usul CPNS menjadi PNS 2.2 Pengajuan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 2.3 Usul Kenaikan Pangkat dan Jabatan Tenaga Pendidik 2.4 Usul Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan 2.5 Pengajuan Sertifikasi Dosen (Serdos)

3. Pengajuan Pensiun 3.1 Pensiun Janda dan Duda 3.2 Pensiun Berdasarkan Batas Usia dan Kenaikan Pangkat Pengabdian 3.3 Pensiun Dini.

4. Kelengkapan Kepegawaian 4.1 Perencanaan Kebutuhan Pegawai 4.2 Pengajuan Kartu Tabungan dan Asuransi Pensiun (Taspen) 4.3 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP3) 4.4 Pengajuan Kartu Asuransi Kesehatan (Askes) 4.5 Pengajuan Kartu Isteri / Kartu Suami (KARIS / KARSU) 4.6 Penambahan Daftar Keluarga 4.7 Usul NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional ) 4.8 Pengajuan Satyalencana Karya Satya 4.9 Absensi dan Cuti

Berdasarkan permasalahan yang terdapat pada tiap proses, dapat dilakukan pengelompokan mengenai aktivitas mana yang akan dilakukan komputerisasi. Berikut aktivitas pada Bagian Sumber Daya Manusia yang akan mengalami perubahan menjadi aktivitas terkomputerisasi : 1. Aktivitas pengarsipan dilakukan secara terkomputerisasi dengan cara pencatatan data penting dari dokumen

misalnya nomor SK, dan menyimpan file dokumen secara digital dengan cara discan. 2. Aktivitas kelengkapan dokumen yang selama ini dilakukan dengan meminta ke PNS yang bersangkutan,

bisa dilakukan secara langsung dengan mengambil data yang sudah disimpan sebelumya di basis data. 3. Aktivitas pengisian formulir dilakukan secara online sehingga pihak yang berkepentingan tidak perlu datang

ke bagian SDM untuk mengambil formulir. 4. Aktivitas perekapan data dilakukan secara langsung dalam aplikasi kepegawaian.

Berikut contoh perbaikan proses pada setiap proses bisnis di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Unair yang digambarkan menggunakan BPMN : a. Rekrutmen Tenaga Honorer usul dari Departemen

Pada proses yang dilakukan secara terkomputerisasi (gambar 1 s/d 3 ) dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Ketua Departemen / petugas dari Departemen mengisi form pengajuan tenaga honorer jika memiliki

pegawai baru yang belum berstatus PNS atau Tenaga honorer. 2. Ketua Departemen / petugas dari Departemen mengupload dokumen kelengkapan usul tenaga honorer. 3. Ketika ada formasi SDM melihat aplikasi usulan tenaga honorer, jika tidak ada usul dari Departemen /

Bagian proses selesai 4. Jika ada SDM mencetak rekap usulan dan surat pengantar, setelah surat pengantar ditandatangani Wadek

II, SDM mengirimkan surat beserta rekap ke rektorat. 5. Ketika rektorat mengirimkan surat balasan, Wadek II meminta SDM menyiapkan kelengkapan dokumen. 6. SDM mencetak dokumen kelengkapan, kontrak kerja dan surat pengantar. 7. Wadek II menandatangani kontrak kerja dan surat pengantar, kemudian SDM mengirimkan surat beserta

dokumen kelengkapan ke rektorat. 8. Setelah beberapa lama Dekan/ Wadek II menerima SK tenaga honorer dari rektorat, diserahkan ke SDM

untuk diarsip secara digital dan SK asli diserahkan ke tenaga honorer yang bersangkutan.

:(Departemen)::(Ketua Departemen):

Mengisi Form usulan Tenaga Honorer

:(Sumber Daya Manusia):

mengirimkan surat usulan beserta rekapan ke rektorat

:(Sumber Daya Manusia):

ketika ada formasi:(Sumber Daya Manusia):

melihat aplikasi usulan tenaga

honorer

:(Sumber Daya Manusia):

cek usulan tenaga honorer

tidak ada

:(Sumber Daya Manusia):

mencetak rekap usulan Tenaga

Honorer dan surat pengantar

:(Sumber Daya Manusia):

meminta ttd Wadek II

ada

:(Departemen)::(Ketua Departemen):

mengupload dokumen

kelengkapan

Descriptionfotocopy ijazah, fotocopy KTP dan pas foto

Gambar 2. BPMN Pembuatan Usulan

:(Wadek II):

meminta SDM menyiapkan

dokumen terkait

:(Sumber Daya Manusia):

Proses Kelengkapan

berkas

:(Dekanat)::(Wadek II):

Menerima surat balasan usulan CTH berisi dokumen kelengkapan

:(Sumber Daya Manusia):

Cetak dokumen kelengkapan yang sudah

diupload

:(Sumber Daya Manusia):

Cetak kontrak kerja

:(Sumber Daya Manusia):

cetak surat pengantar

:(Sumber Daya Manusia):

meminta ttd Wadek II

:(Wadek II):

menandatangani kontrak kerja

dan surat pengantar

:(Sumber Daya Manusia):

surat pengantar dan dokumen kelengkapan

:(Sumber Daya Manusia):

Mengirim surat dan dokumen kelengkapan ke rektorat

Gambar 3. BPMN Kelengkapan dokumen

:(Wadek II):

Menyerahkan SK

:(Sumber Daya Manusia):

Terima SK

:(Sumber Daya Manusia):

Arsip secara digital dan serahkan SK asli ke ybs

:(Dekanat)::(Wadek II):

Menerima SK Tenaga Honorer dari Rektorat

Gambar 4. BPMN Terima SK

b. Cuti Pada proses yang dilakukan secara terkomputerisasi (gambar 4) dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. PNS mengisi permohonan cuti diaplikasi cuti 2. Aplikasi memeriksa jatah cuti yang masih dimiliki PNS, jika jatah cuti telah habis maka cuti ditolak. 3. Jika jatah cuti masih ada maka PNS mengupload dokumen pendukung. 4. SDM dan atasan langsung (Kadep , Kabag dll) menerima pemberitahuan permohonan cuti 5. Atasan langsung member persetujuan dan SDM mencetak surat cuti. 6. Untuk Cuti diluar tanggungan Negara surat permohonan dikirim ke BKN, keputusan persetujuan atau

penolakan cuti dilakukan oleh BKN. 7. Selain CLTN SDM mencetak dan meminta ttd Wadek II kemudian mengirim ke Ketua Departemen dan

PNS yang bersangkutan.

:(Sumber Daya Manusia)::(Ketua Departemen)::(Kasub Bag Keuuangan dan SDM):

persetujuan permohonan

cuti

:(Sumber Daya Manusia):

Cuti diluar tanggungan

negara

:(Dekanat):

Terima surat persetujuan atau

penolakan permohonan CLTN

:(PNS):

Isi Surat Permohonan Cuti diaplikasi cuti

:(Sumber Daya Manusia):

Cek cuti yang diinginkan PNS

:(Sumber Daya Manusia):

Arsip dan Kirim permohonan cuti ke BKN

:(Sumber Daya Manusia)::(Ketua Program Studi)::(Ketua Departemen)::(Kasub Bag Keuuangan dan SDM):

menerima pemberitahuan permohonan

cuti

:(Sumber Daya Manusia)::(PNS):

Arsip surat:(Dekanat):

Serahkan surat

:(Sumber Daya Manusia)::(PNS):

Terima Surat

:(Sumber Daya Manusia):

kirim ke Ketua Departemen dan PNS

:(PNS):

upload dokumen

pendukung

:(Sumber Daya Manusia):

cetak dan meminta ttd

Wadek II

aplikasi cek jatah cuti

ada

cuti ditolak

tidak ada

Gambar 5. BPMN Pengajuan cuti b. Analisis Kebutuhan Data

Dalam menganalisis kebutuhan data, peneliti melakukan wawancara dengan pegawai Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga terkait dengan dokumen yang terlibat pada setiap proses bisnis. Contoh kebutuhan data pada Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga disajikan pada tabel 1.

Tabel 1. Tabel contoh kebutuhan data di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga

No Nama Proses Data yang dibutuhkan Sumber Data Data yang dihasilkan

1 Pengajuan Honorer jalur Departemen

Fotocopy Ijasah terakhir Calon Tenaga Honorer 1. SK Honorer Kontrak kerja Dekan Fotocopy KTP Calon Tenaga Honorer Pas foto Calon Tenaga Honorer Surat usulan tenaga honorer Calon Tenaga Honorer Surat permohonan NIK Calon Tenaga Honorer Surat permintaan kelengkapan calon tenaga honorer

Calon Tenaga Honorer

3 Cuti Surat permohonan PNS 1. Surat ijin cuti Surat sakit PNS Surat persalinan PNS

c. Pengamatan Sistem dan Teknologi saat ini

Berdasarkan identifikasi pengamatan langsung dan wawancara terhadap kondisi sistem dan teknologi saat ini yang terkait dengan penyimpanan data pada Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga terlihat bahwa : 1. Media penyimpanan menggunakan map dan map binder yang diletakkan didalam lemari dan rak-rak besi. 2. Data disimpan dalam empat kategori yakni

Data pegawai : Data pegawai ini berisi dokumen administrasi setiap pegawai negeri sipil Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Data tersebut disimpan dalam bentuk kumpulan map. Setiap map mewakili seorang pegawai negeri sipil Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dan berisi semua berkas-berkas administrasi yang pernah digunakan oleh pegawai negeri sipil tersebut. Map ditandai dengan nama dan nomor urut masuk calon pegawai negeri sipil tersebut. Map ini disimpan selamanya. Data SK Kenaikan Gaji Berkala : Data SK Kenaikan Gaji Berkala disimpan dalam dua bentuk. Pertama, disimpan dalam bentuk lembaran kertas SK Kenaikan Gaji Berkala yang dimasukan ke dalam satu map binder untuk semua SK Kenaikan Gaji Berkala pegawai negeri sipil Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Lembaran kertas tersebut disimpan berdasarkan nama pegawai negeri sipil secara urut abjad. Dan yang kedua, disimpan dalam bentuk file Excel. File tersebut berisi nama, nip, tempat dan tanggal lahir, pangkat / jabatan, gaji pokok lama, gaji pokok baru, tanggal mulai berlaku dan nomor SK. Data DP3 : Data DP3 disimpan dalam bentuk lembaran kertas DP3 yang dimasukkan ke dalam map binder. Lembaran kertas DP3 dikelompokkan berdasarkan departemen dan tiap lembaran kertas DP3 dalam kelompok departemen diurutkan secara abjad sesuai dengan nama pegawai negeri sipil. Data surat lain-lain : Data ini berisi surat-surat masuk dan keluar di Bagian Sumber Daya Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dalam bentuk lembaran kertas yang dimasukkan dalam map binder. Lembaran kertas surat tersebut diurutkan berdasarkan tanggal masuk surat.

3. Terdapat buku catatan nomor urut masuk calon pegawai negeri sipil beserta namanya. Buku ini berfungsi sebagai index dalam pencarian dokumen yang terkait dengan pegawai negeri sipil di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Buku catatan ini terdiri dari dua jenis yakni buku aktif yang beris nomor urut masuk

dan nama pegawai negeri sipil di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga yang masih aktif bekerja, dan buku hapus yang berisi nama dan nomor urut masuk pensiun di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga yang sudah pensiun.

Perancangan Arsitektur Data

1. Model Data Konseptual a. Pembentukan entitas ditentukan dengan cara melihat elemen pada setiap proses bisnis yang merupakan kata

benda yang secara detail menunjuk kepada orang atau pihak, proses atau kejadian, informasi apa yang disimpan dan dihasilkan. Dari tabel 1 dapat dilihat nama proses, pihak yang terkait, informasi yang dibutuhkan dan yang dihasilkan, namun tidak semua proses, pihak yang terkait, informasi yang dibutuhkan dan yang dihasilkan dapat dijadikan entitas karena syarat menjadi entitas adalah harus berkelompok (lebih dari satu), penting untuk dicatat, dan unik. Berikut adalah tabel kamus entitas data dari seluruh proses.

Tabel 2. Tabel kamus entitas data No Entitas Deskripsi

1 Analisis_beban_kerja Informasi tentang perekapan analisis beban kerja per departemen. 2 Askes Informasi tentang kartu askes yang diterima pegawai negeri sipil di

Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 3 CPNS Informasi tentang calon pegawai negeri sipil dan SK CPNS

pengangkatannya di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 4 Cuti Informati tentang pengajuan cuti pegawai negeri sipil di Fakultas

Kedokteran Universitas Airlangga 5 DP3 Informasi tentang DP3 pegawai negeri sipil di Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga 6 Guru_Besar Informasi tentang pengajuan guru besar di Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga 7 Guru_Besar_Emeritus Informasi tentang guru besar emeritus dan SK Guru Besar Emeritus di

Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 8 Honorer_cpns Informasi tentang pengajuan tenaga honorer menjadi calon pegawai negeri

sipil 9 karis/karsu Informasi tentang pengajuan karis/karsu pegawai negeri sipil di Fakultas

Kedokteran Universitas Airlangga 10 Keluarga Informasi tentang tanggungan/keluarga pegawai negeri sipil di Fakultas

Kedokteran Universitas Airlangga 11 Naik_Jabatan Informasi tentang kenaikan jabatan pegawai negeri sipil tenaga pendidik

beserta SK Jabatannya di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 12 Naik_Pangkat Informasi tentang kenaikan pangkat pegawai negeri sipil beserta SK

Pangkat di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 13 Nidn Informasi tentang pengajuan nomor induk dosen nasional 14 Riwayat_pendidikan Informasi tentang riwayat pendidikan PNS 15 Pensiun Informasi tentang pensiunan pegawai negeri sipil beserta dengan SK

Pensiunnya di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 16 PNS Informasi tentang pegawai negeri sipil yang bekerja di Fakultas

Kedokteran Universitas Airlangga beserta SK PNS pengangkatannya 17 Prajabatan Informasi tentang prajabatan calon pegawai negeri sipil menjadi pegawai

negeri sipil 18 Presensi Informasi tentang presensi pegawai negeri sipil di Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga 19 Serdos Informasi tentang pengajuan sertifikasi dosen 20 SK_gbe Informasi tentang SK Guru Besar Emeritus Universitas Airlangga 21 SK_KGB Informasi tentang SK Kenaikan Gaji Berkala yang diterima pegawai

negeri sipil di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 22 SK_SatLen Informasi tentang SK Satya Lencana yang diterima pegawai negeri sipil

tenaga pendidik di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 23 SK_TH Informasi tentang SK Tenaga Honorer yang diterima di Fakultas

Kedokteran Universitas Airlangga 24 Tenaga_Honorer Informasi tentang tenaga honorer yang bekerja di Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga beserta dengan SK Pengangkatannya 25 Unit_kerja Informasi tentang unit kerja yang terdapat pada Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga. 26 Usulan_th_departemen Informasi tentang pengajuan tenaga honorer jalur departemen

b. Pembentukan atribut pada entitas diperoleh dari melihat kolom(field) atau data dari dokumen-dokumen yang

terkait dengan entitas, kemudian dipilih kolom(field) atau data mana saja yang mengidentifikasikan dengan

jelas dan unik terhadap entitas serta tidak dapat diperoleh dari kolom(field) atau data pada dokumen lain. Atribut juga dapat berupa file hasil scanning dari dokumen yang penting dan dibutuhkan sebagai arsip pada proses bisnis yang diwakili oleh entitas tersebut. Selain itu, pembentukan atribut juga diperoleh dari analisis proses bisnis yang diwakili oleh entitas tersebut dalam kaitannya terhadap kebutuhan dokumen. Atribut-atribut tersebut ditentukan tipe data dan panjang data yang sesuai. Lalu ditentukan juga apakah atribut tersebut dapat diisi dengan null(boleh dikosongkan) atau tidak dan apakah atribut tersebut memiliki nilai yang bisa lebih dari satu (multivalue) atau tidak.Tabel 3 menunjukkan tabel atribut pada entitas cuti.

Tabel 3. Tabel kamus atribut entitas data cuti Atribut Deskripsi Tipe dan Panjang

Data Nulls Multivalue

Id_cuti Nomor yang secara unik mengidentifikasi entitas cuti

Smallint(4) Tidak Tidak

Jenis_cuti Jenis cuti yang diajukan pegawai Varchar(3) Tidak Tidak Tanggal_mulai Tanggal mulai cuti Date Tidak Tidak Tanggal_selesai

Tanggal selesai cuti Date Tidak Tidak

Persetujuan_kadep

Persetujuan yang diberikan oleh ketua departemen

Char(2) Ya Tidak

File_surat_ijin_cuti

File hasil scanning surat ijin cuti Blob Ya Tidak

File_surat_sakit File hasil scanning surat sakit jika jenis cuti yang diambil adalah cuti saki

Blob Ya Tidak

File_surat_persalinan

File hasil scanning surat keterangan perkiraan persalinan jika cuti yang diambil adalah cuti bersalin

Blob Ya Tidak

c. Entity Relationship Diagram Konseptual dengan Kunci Primer ditunjukkan oleh gambar 5.

Gambar 5. Entity Relationship Diagram Konseptual dengan Kunci Primer

2. Matrik CRU Pada penggambaran matriks entitas data utama ke fungsi bisnis/CRU, penomoran baris fungsi mengacu pada bagan hirarki fungsi. Demikian pula halnya dengan penomoran pada kolom entitas yang mengacu pada tabel identifikasi dan pendefinisian entitas data utama. Matriks CRU digambarkan sebagai berikut.

Tabel 4. Matriks entitas data utama ke fungsi bisnis Fungsi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Entitas R

ekru

tmen

Ten

aga

Hon

orer

lang

sung

da

ri R

ekto

rat

Rek

rutm

en

Tena

ga

Hon

orer

us

ul

dari

Dep

arte

men

CPN

S la

ngsu

ng d

ari

Rek

tora

t

Form

asi

CPN

S da

ri Te

naga

Hon

orer

Usu

l G

uru

Bes

ar

perp

anja

ngan

R

ekto

r U

nair

Usu

l G

uru

Bes

ar

Emer

itus U

nair

Usu

l CPN

S m

enja

di

K

enai

kan

Gaj

i

Ken

aika

n Pa

ngka

t da

n ja

bata

n Te

naga

P

didi

k K

enai

kan

pang

kat

tena

ga

kdi

dik

U

sul S

erdo

s

Pens

iun

Bat

as u

sia

1 SK_TH C C 2 Analisis_beban_ker

ja R R

3 Tenaga_Honorer C U

C U

R

4 Usulan_honorer_departemen

C

5 Unit_kerja R R R R 6 CPNS C

C R R R

7 Honorer_cpns C 8 Guru_Besar C

U R

9 Guru_Besar_Emeritus

C U

10 SK_gbe C 11 Prajabatan C

U

12 DP3 R R R R R R 13 PNS C R R R R R 14 SK_KGB C

R

15 Naik_Jabatan C R U

R

16 Naik_Pangkat C R U

C R U

R

17 Serdos C U

18 Pensiun R R C U

19 Askes 20 karis/karsu R 21 Keluarga R 22 Nidn 23 SK_SatLen 24 Presensi 25 Cuti 26 Riwayat_pendidika

n R R R

Fungsi

Entitas

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Pens

iun

Jand

a da

n D

uda

Pens

iun

Din

i

Pere

ncan

aan

Keb

utuh

an P

egaw

ai

deng

an

anal

isis

ja

bata

n da

n be

ban

Pe

ngaj

uan

Kar

tu

Tasp

en

Daf

tar

Peni

laia

n Pe

kerja

an

Pega

wai

(D

P3)

Peng

ajua

n K

artu

A

skes

Peng

ajua

n K

AR

IS /

K

AR

SU

Pena

mba

han

Daf

tar

kelu

arga

Usu

l NID

N

Peng

ajua

n Sa

tyal

enca

na K

arya

Pros

es a

bsen

si

Pros

es C

uti

1 SK_TH 2 Analisis_beban_kerj

a C

3 Tenaga_Honorer 4 Usulan_honorer_dep

artemen 5 Unit_kerja R R R 6 CPNS R R R R R R 7 Honorer_cpns 8 Guru_Besar 9 Guru_Besar_Emerit

us

10 SK_gbe 11 Prajabatan 12 DP3 R R C R 13 PNS R R U

R R R R R R R R R

14 SK_KGB R 15 Naik_Jabatan R R R 16 Naik_Pangkat R R R 17 Serdos 18 Pensiun C

U C U

19 Askes C 20 karis/karsu R R R C

U R

21 Keluarga R R C U

22 Nidn C U

23 SK_SatLen C R

24 Presensi R 25 Cuti C

U 26 Riwayat_pendidikan R

3. Katalog data

Pada tahapan ini dilakukan pembuatan katalog data yang berisi keterangan dimana sebuah entitas dibuat dan digunakan. Contoh katalog data disajikan pada tabel 5 berikut ini.

Tabel 5. Tabel katalog data Nama Entitas Proses yang menciptakan Proses yang menggunakan

Tenaga_Honorer 1. Rekrutmen Tenaga Honorer langsung dari Rektorat 2. Rekrutmen Tenaga Honorer usul dari Departemen

Formasi CPNS dari Tenaga Honorer

Cuti Proses Cuti Proses Cuti

Rencana Penerapan Dalam tahap ini dibuat suatu rencana penerapan agar kegiatan penerapan nantinya dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tahapannya dimulai dengan membuat prioritas penerapan basis data, memperkirakan sumberdaya dan waktu, memperkirakan jenis biaya yang keluar, dan menentukkan faktor kesuksesan. Tujuan membuat prioritas penerapan basis data adalah untuk menentukan prioritas dan merumuskan suatu urutan dimana basis data harus diterapkan dengan prinsip bahwa basis data yang menciptakan atau membuat data harus diterapkan terlebih dahulu daripada basis data yang menggunakan data dari basis data yang lain. Dari hasil analisis terhadap kebutuhan data maka hanya dibutuhkan sebuah basis data saja. Oleh karena itu basis data yang telah dimodelkan sebelumnya menjadi satu-satunya prioritas dalam penerapan basis data. Setelah membuat prioritas penerapan basis data, maka selanjutnya adalah memperkirakan sumberdaya dan waktu. Sumberdaya yang dilibatkan dalam penerapan basis data terdiri dari tiga lingkungan sumberdaya yakni perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia. Untuk perangkat keras dan perangkat lunak didefinisikan dan diidentifikasikan pada artsitektur aplikasi dan teknologi. Sehingga sumberdaya yang dibutuhkan dalam rencana penerapan basis data ini adalah sumberdaya manusia. Sumberdaya manusia yang dipilih dan terlibat dalam penerapan basis data nantinya dikelompokkan kedalam tiga bagian tugas yaitu :

1. Tugas untuk melakukan perancangan basis data. 2. Tugas untuk melakukan memasukkan data yang ada saat ini. 3. Tugas untuk melakukan pemeliharaan basis data.

Dalam kaitannya dengan memperkirakan waktu penerapan, waktu penerapan antara satu sampai dua bulan dengan mempertimbangkan bahwa penerapan hanya sebuah basis data dan proses yang kompleks terdapat pada migrasi data yang ada pada saat ini. Untuk jenis biaya yang dikeluarkan adalah komponen biaya yang berhubungan dengan penerapan basis data yang diperuntukkan bagi :

1. Biaya pengadaan basis data manajemen sistem. 2. Biaya proyek perancangan basis data. 3. Biaya migrasi data. 4. Biaya perawatan basis data.

Sedangkan perkiraan biaya dalam penerapan basis data dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu : a. Biaya pengadaan basis data manajemen sistem. Dalam penelitian ini tidak dapat melakukan penentuan biaya pengadaan basis data manajemen sistem karena sebelum pengadaan basis data manajemen sistem harus dilakukan langkah merancang basis data dimana terdapat tahapan pemilihan basis data manajemen sistem yang cocok dengan kebutuhan basis data dengan beberapa variabel yang dipertimbangkan. Biaya pengadaan basis data manajemen sistem berhubungan dengan lisensi yang harus dibayar untuk menggunakan sebuah basis data manajemen sistem. Terdapat dua jenis lisensi secara umum yakni lisensi tidak berbayar dan lisensi berbayar. Contoh lisensi tidak berbayar adalah BSD license pada PostgreSQL dan GPL license pada MySQL. Sedangkan lisensi berbayar seperti pada Oracle Database. b. Biaya proyek(biaya proyek perancangan basis data, biaya migrasi data, dan biaya perawatan basis data). Biaya proyek perancangan basis data, migrasi data, dan perawatan basis data dapat disatukan karena proses-proses tersebut dapat dilakukan oleh seorang database administrator(DBA). Menurut penelitian yang dilakukan oleh perusahaan Kelly Services(2011), biaya untuk menggaji seorang database administrator(DBA) yang memiliki kualifikasi Strata Satu dengan pengalaman 4 hingga 7 tahun adalah Rp5.000.000 hingga Rp15.000.000 perbulan. Langkah terakhir dari rencana penerapan adalah menentukan faktor penentu kesuksesan penerapan basis data tersebut. Adapun faktor penentu sukses tersebut adalah :

1. Keterlibatan, dukungan, serta komitmen yang kuat dari manajemen 2. Kesiapan sumberdaya manusia 3. Kesiapan anggaran 4. Dukungan manajemen untuk menyelenggarakan pelatihan khusus mengenai Perencanaan Arsitektur Enterprise

guna terpenuhinya pemahaman atas tahapan-tahapan dalam membuat cetak biru data bagi Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.

KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian diatas, maka disimpulkan bahwa perencanaan arsitektur data yang sesuai dengan kebutuhan data Bagian Sumber Daya Manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Permulaan perencanaan dilakukan dengan cara studi berkas-berkas dan literatur yang terkait aturan-aturan yang berlaku dan menjadi rujukan oleh Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dalam pelaksanaan tugasnya dan dukungan terkait perencanaan arsitektur data.

2. Tinjauan dan analisis kondisi enterprise saat ini a. Tinjauan pemodelan bisnis dilakukan dengan mengambil model bisnis dari penelitian lain yang meneliti

proses bisnis di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. b. Analisis kebutuhan data dilakukan dengan tanya jawab dengan pegawai Bagian Sumber Daya Manusia

Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga terkait dengan dokumen yang terlibat pada setiap proses bisnis. c. Pengamatan sistem dan teknologi saat ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung dan tanya jawab

dengan pegawai Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga terhadap kondisi sistem dan teknologi saat ini yang terkait dengan penyimpanan data pada Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga

3. Perancangan arsitektur data dilakukan dengan membuat model data konseptual. Lalu menghubungkan entitas data utama dengan fungsi bisnis menggunakan matriks CRU (Create Read Update), dan membuat katalog data.

4. Rencana penerapan dilakukan dengan membuat prioritas penerapan basis data, memperkirakan sumberdaya dan waktu, memperkirakan jenis biaya yang keluar, dan menentukkan faktor kesuksesan

SARAN Penelitian ini berfokus pada perencanaan arsitektur data untuk pembuatan EAP(Enterprise Architecture Planning). Oleh karena itu disarankan untuk melanjutkan penelitian ke arah perencanaan arsitektur aplikasi dan teknologi. Dan untuk mengukur seberapa baik kualitas arsitektur data yang dihasilkan perlu dilakukan perancangan basis data berdasarkan arsitektur data dari penelitian ini atau dengan melakukan perbandingan perencanaan arsitektur data menggunakan kerangka kerja lain.

DAFTAR PUSTAKA [1] Yustrialia, Inatun, 2012, Perencanaan Arsitektur Proses di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga, Universitas Airlangga, Surabaya [2] Osvalds, G., 2001, Definition of Enterprise Architecture – Centric Models for The Systems Engineers, TASC Inc,

Melbourne [3] Shah, H. dan Kourdi M.E., 2007, Frameworks for Enterprise Architecture, IT Professional , Vol.9, p 36-41 [4] Parizeu, Yvon (2002), Enterprise Architecture for Complex Government and The Challenge of Government On-Line in Canada, Dalhousie University, Nova Scotia [5] Priantoto, Wahyu, 2008, Perencanaan Arsitektur Enterprise untuk Pengembangan e-Government pada Pemerintahan

Kabupaten Barito Utara Studi Kasus : Pelayanan Perizinan, Institut Pertanian Bogor, Bogor [6] Ramakrishnan, Raghu dan Johannes Gehrke, 2003, Database Management Systems, 3rd edition, The McGraw-Hill

Companies, Inc., New York

PERENCANAAN ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

Nurma Harumiaty¹, Eva Hariyanti¹, Taufik¹

1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK Perpustakaan Universitas Airlangga telah menerapkan infrastruktur teknologi informasi tanpa menggunakan kerangka kerja arsitektur enterprise. Tanpa adanya arsitektur enterprise beberapa permasalahan terjadi pada infrastruktur teknologinya antara lain perangkat keras (hardware) yang mengalami penurunan kinerja, perangkat lunak (software) yang memerlukan upgrade versi terbaru agar dapat digunakan secara optimal, dan jaringan (network) sering mengalami kendala dalam koneksi intranet maupun internet.

Perpustakaan Universitas Airlangga perlu membuat perencanaan arsitektur teknologi yang baru dengan menggunakan kerangka kerja yang sesuai yaitu TOGAF (The Open Group Architecture Framework) ADM (Architecture Development Method) yang merupakan inti dari TOGAF. Tujuannya untuk menyelaraskan strategi bisnis perpustakaan dengan strategi teknologi untuk memberikan hasil yang optimal bagi perpustakaan. Pada laporan penelitian ini tahapan yang harus dilakukan pada TOGAF ADM, antara lain: fase persiapan, visi arsitekur, arsitektur teknologi, serta peluang dan solusi. Pada akhir tahap perencanaan arsitektur, diuraikan analisis gap serta strategi implementasinya.

Setelah dilakukan tahapan-tahapan TOGAF ADM pada akhirnya akan terlihat gap antara kondisi sekarang dengan penggunaan arsitektur pada masa mendatang. Pada komponen hardware 62,5% dipertahankan dan 37,5% mengalami pergantian agar hardware berjalan lebih optimal. Komponen software 38,47% dipertahankan 46,15% mengalami pergantian dengan meng-upgrade software serta menambah beberapa fitur aplikasi yang dibutuhkan ke dalam aplikasi LARIS (Library Automation Retrieval Information System) dan 15,38% menambah komponen baru. Komponen network 87,5% dipertahankan dan 12,5% mengalami pergantian LAN menjadi Virtual LAN yaitu network dapat dikonfigurasi secara virtual tanpa harus menuruti lokasi fisik peralatan sehingga penggunaan VLAN akan membuat pengaturan jaringan menjadi sangat fleksibel. Kata kunci : Arsitektur Teknologi, EAP, TOGAF, ADM

ABSTRACT

Airlangga University Library has implemented the infrastructure of information technology without using the enterprise architecture framework. Without the enterprise architecture some problems occurred in its technology infrastructure including hardware, which have decreased in performance, the software which need to upgrade the latest version to be used for more optimal, and the network encounter some problem in intranet connection and internet connection frequently.

Airlangga University Library need to create a new technology architecture planning using appropriate framework that is TOGAF (The Open Group Architecture Framework) ADM (Architecture Development Method) which is the core of TOGAF. The goal is to fit the library business strategy with technology strategy to provide optimal results for the library. At this research report, the stage should be done in TOGAF ADM, such as: architectural vision, technology architecture, as well as the opportunities and solutions. In the late stages of architectural planning, the gap analysis described and implementation strategies.

After TOGAF ADM phases, seen gap between the present with the future use of the architecture. The hardware components retained 62,5% and 37,5% replace so that more optimal hardware, software components retained 38,47% and 46,15% replace to upgrade the software and add a few applications required into the LARIS (Library Automation Information Retrieval System), 15,38% adding new components, network components maintained 87,5% and 12,5% had a turnover LAN into Virtual LAN is a network can be configured virtual without having to comply with the physical location of the equipment that will make the use of VLAN network settings to be very flexible.

Keywords: Technology Architecture, EAP, TOGAF, ADM.

PENDAHULUAN Teknologi informasi telah banyak diterapkan pada

berbagai jenis perpustakaan termasuk Perpustakaan Perguruan Tinggi yang mempunyai tugas utama menyediakan kebutuhan informasi ilmiah bagi sivitas akademika untuk menunjang kegiatan Perguruan Tinggi. Salah satu Perpustakaan Perguruan Tinggi yang telah menerapkan Teknologi Informasi, yang selanjutnya disebut TI adalah Perpustakaan Universitas Airlangga. Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri ini memiliki visi menjadi perpustakaan yang unggul dengan fasilitas yang lengkap, modern dan mampu memberikan pelayanan terbaik kepada penggunanya dengan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Pada saat ini Perpustakaan Universitas Airlangga telah menerapkan infrastruktur teknologi informasi. Seiring berjalannya waktu, Perpustakaan Universitas Airlangga terus berusaha untuk memenuhi kebutuhan teknologi informasi. Kemajuan dan keberhasilan dibidang teknologi informasi di Perpustakaan Universitas Airlangga tidak luput dari hambatan dan permasalahan dalam berbagai aspek. Adanya perbedaan lokasi yang memiliki 3 (tiga) gedung perpustakaan, antara lain: Perpustakaan Kampus A (Jl. Dr.Moestopo), Perpustakaan Kampus B (Jl. Dharmawangsa Dalam) dan Perpustakaan Kampus C (Jl. Mulyorejo) membuat kebutuhan akan teknologi informasi cukup besar dan kompleks. Berikut ini adalah permasalahan teknologi di Perpustakaan Universitas Airlangga: 1. PC (Personal Computer) baik untuk staf maupun

pengguna mengalami penurunan kinerja. Hal ini dikarenakan membutuhkan spesifikasi PC yang lebih besar. Pemenuhan kebutuhan ini diperlukan oleh staf untuk mendukung kelancaran dalam proses digitalisasi bahan pustaka serta bagi pengguna sebagai sarana akses konten yang dimiliki Perpustakaan Universitas Airlangga.

2. Beberapa komputer server masih menggunakan spesifikasi PC (Personal Computer)

3. Backup data secara manual 4. Tidak semua proses bisnis diaplikasikan dalam

LARIS (Library Automation Retrieval Information System).

5. Banyak software pendukung pekerjaan sehari-hari masih menggunakan versi lama, sehingga sering mengalami permasalahan dan menghambat kelancaran.

6. Gedung perpustakaan terdiri dari 3 (tiga) lokasi dan membutuhkan koneksi yang stabil. Permasalahannya koneksi internet masih terkesan lambat bahkan terputus. Putusnya jaringan ini akan

mengganggu proses bisnis terutama layanan yang membutuhkan koneksi internet.

Permasalahan-permasalahan tersebut dapat

terselesaikan apabila menggunakan perencanaan arsitektur teknologi informasi, yang merupakan sebuah proses yang kompleks. Untuk itu proses perencanaan harus dikelola berdasarkan suatu petunjuk yang jelas dengan tujuan menyelaraskan strategi bisnis organisasi dan strategi teknologi untuk memberikan hasil yang maksimal bagi organisasi. Berdasarkan uraian di atas diharapkan perencanaan arsitektur teknologi informasi yang dibuat dapat dijadikan sebagai rujukan (masterplan/ blue print) yang menjelaskan bagaimana elemen teknologi informasi dan manajemen informasi bekerja secara kesatuan. Framework akan menggambarkan infrastruktur serta teknologi yang tepat dan dibutuhkan sebagai pedoman bagi pihak manajemen Perpustakaan Universitas Airlangga apabila ingin mengimplementasikannya demi mencapai tujuan yang diharapkan. METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan di Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya yang bertempat di Jl. Dharmawangsa Dalam, Surabaya, Jawa Timur. Objek penelitian adalah infrastruktur teknologi informasi di Perpustakaan Universitas Airlangga dengan menggunakan kerangka kerja TOGAF (The Open Group Architecture Framework) ADM (Architecture Development Method). Langkah – langkah yang dilakukan dalam penelitian adalah sebagai berikut : 1. Fase Persiapan/ Premilinary a) Studi Pustaka

Metode Studi Pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang dijadikan sebagai referensi untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh mengenai kerangka kerja TOGAF ADM, konsep dan juga tahapan perancangan arsitektur enterprise, menggali pengetahuan tentang perpustakaan dan arsitektur teknologi yang ada saat ini di Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

b) Perumusan Masalah dan Penetapan Tujuan

Dilakukan identifikasi masalah yang akan diteliti dan penetapan tujuan yang akan dicapai dari penelitian.

c) Survei Awal Pengumpulan data awal dilakukan dengan melakukan: a. Pengamatan langsung atau observasi di

Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

dengan mempelajari infrastruktur teknologi dan kebijakan teknologi informasi yang telah ada.

b. Wawancara untuk mendapatkan informasi tentang kondisi infrastruktur teknologi (hardware, software, network) yang terjadi saat ini dan masalah yang terjadi dilapangan

c. Menentukan kerangka kerja meliputi kegiatan identifikasi tentang aturan-aturan yang menjadi rujukan Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya terkait dengan Enterprise Arsitektur Planning (EAP) dan berdasarkan studi pustaka tentang perbandingan kerangka kerja dalam EAP sehingga dapat ditentukan kerangka kerja yang tepat yaitu TOGAF ADM.

2. Achitecture Vision / Visi Arsitektur (Tahap A)

Tahapan ini menentukan kebutuhan yang dibutuhkan dalam perencanaan arsitektur proses yang meliputi :

a) Profil Organisasi Perpustakaan Universitas Airlangga

b) Visi dan misi Perpustakaan Universitas Airlangga

c) Tujuan organisasi, Perpustakaan Universitas Airlangga

d) Sasaran Organisasi, Perpustakaan Universitas Airlangga

e) Proses bisnis Perpustakaan Universitas Airlangga

f) Struktur Organisasi dan Unit di Perpustakaan Universitas Airlangga

3. Business Architecture/ Arsitektur Bisnis (Tahap B). Tahapan ini menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis.

4. Information System Architecture / Arsitektur Sistem Informasi (Tahap C) Menekankan pada bagaimana arsitektur sistem informasi dibangun yang meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Pada arsitektur data, dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh komponen data yang akan digunakan oleh aplikasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi berdasarkan kebutuhan area fungsional bisnis yang telah ditetapkan.

Tahap B (Arsitektur Bisnis) dan Tahap C (Arsitektur Sistem Informasi) tidak dilakukan dalam penelitian ini, hasil analisa dan pembahasan dari tahap ini merupakan penelitian yang dilakukan oleh peneliti lain.

5. Technology Architecture / Arsitektur Teknologi (Tahap D)

Pada tahapan ini akan mengidentifikasikan platform teknologi saat ini termasuk hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), network (jaringan). Secara umum arsitektur teknologi akan membandingkan perencanaan dan pembangunan teknologi yang lama dan baru. Analisis gap ini akan menempatkan infrastruktur teknologi baru yang akan dibutuhkan dalam penerapan kedepannya. Berikut ini adalah tahapan untuk membangun arsitektur teknologi : 1. Membuat dokumen definisi arsitektur 2. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur

teknologi (masa kini) 3. Mengembangkan deskripsi target arsitektur

teknologi (masa mendatang) 4. Melakukan gap analisis antara arsitektur

teknologi saat ini dengan arsitektur teknologi masa mendatang.

6. Opportunities and Solution / Peluang dan Solusi (Tahap E)

Pada tahapan ini akan dievaluasi model yang telah dibangun untuk arsitektur saat ini dan tujuan, identifikasi proyek utama yang akan dilaksanakan untuk mengimplementasikan arsitektur tujuan dan klasifikasikan sebagai pengembangan baru atau penggunaan kembali sistem yang sudah ada. Pada fase ini juga akan direview gap analysis yang sudah dilaksanakan pada fase D.

7. Migration Planning / Perencanaan Peralihan (Tahap F), Implementation Governance / Tata Kelola Implementasi (Tahap G), Change Management / Perubahan Arsitektur Manajemen (Tahap H ).

Ketiga tahapan diatas tidak dilakukan dalam penelitian ini karena pelaksanaan ketiga tahapan tersebut hanya bisa dilakukan jika tahapan implementasi sistem telah dilakukan.

ANALISIS DAN PEMBAHASAN FASE PERSIAPAN/ PRELIMINARY PHASE Pada tahap ini dilakukan identifikasi prinsip-prinsip untuk membangun arsitektur teknologi informasi, studi pustaka, perumusan masalah dan penetapan tujuan, pengumpulan data berupa observasi dan wawancara,

menentukan framework dan metodelogi yang digunakan untuk membuat perencanaan arsitektur teknologi. Prinsip-Prinsip Arsitektur teknologi yang telah didefinisikan, antara lain: 1. Keputusan arsitektur harus mengacu pada tujuan

strategis Perpustakaan Universitas Airlangga. 2. Arsitektur dirancang agar mudah melakukan

penambahan dan pengembangan 3. Kebutuhan distribusi dan interkoneksi Teknologi

Informasi. 4. Minimalisasi Keragaman Teknologi. 5. Penggunaan open standard yang sudah terbukti 6. Arsitektur yang dikembangkan harus aman VISI ARSITEKTUR / ARCHITECTURE VISION ( TAHAP A ) Profil Perpustakaan Universitas Airlangga Perpustakaan Universitas Airlangga berada di 3 (tiga) lokasi, yaitu Kampus A, B, dan C maka perlu dibangun sebuah jaringan informasi dan komunikasi yang menghubungkan dan mengintegrasikan data dari 3 (tiga) lokasi tersebut. Jaringan informasi dan komunikasi Perpustakaan Universitas Airlangga terus dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Koneksi internet yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga memiliki kapasitas bandwidth ± 3 Mbps yang terhubung pada jaringan Fiber optik intranet Universitas Airlangga INDOSAT serta melanggan secara mandiri ISP Telkom Speedy.

Program kegiatan sehari-hari (daily activities) di perpustakaan Universitas Airlangga dapat dikelompokkan dalam bagian-bagian sebagai berikut. 1. Program pembinaan koleksi, kegiatan pada bidang

ini meliputi: a. melaksanakan kegiatan pengadaan (akuisisi), b. melaksanakan kegiatan pengolahan koleksi

(pustaka dan noncetak), c. pelestarian/perawatan koleksi.

2. Program layanan pemakai, kegiatan pada bidang ini meliputi: a. layanan referensi dan informasi, b. layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian,

perpanjangan), c. layanankoleksi khusus (buku, skripsi, tesis,

disertasi, laporan penelitian), d. layanan baca ditempat, e. layanan majalah, f. layanan internet, g. layanan E-Library h. layanan rujukan ke perpustakaan lain.

3. Program pengembangan sistem informasi perpustakaan dan otomasi perpustakaan.

4. Program administrasi Perpustakaan

(sekretariat, kepegawaian, perlengkapan, dan keuangan).

Struktur Organisasi Struktur Organisasi Makro Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1980 dan SK Mendikbud Nomor 0142/O/1983 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas/Institut dan dengan SK Mendikbud Nomor 0174/O/1995 yang memberikan status kepada perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) sejajar dengan UPT lainnya.

Gambar 1. Stuktur organisisi Makro Perpustakaan Universitas Airlangga

Keterangan : BP : Badan Perencanaan SPI : Satuan Pengawasan Internal PPM : Pusat Penjaminan Mutu PPs : Program Pascasarjana BPF : Badan Perencanaan Fakultas -------- : garis koordinasi _____ : garis perintah : garis kewenangan Struktur Organisasi Mikro

Gambar 2. Struktur organisasi mikro

Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Airlangga Visi Sesuai dengan visi dan misi Universitas Airlangga, Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki visi yakni menjadi perpustakaan yang unggul dengan fasilitas yang lengkap, modern, dan mampu memberikan pelayanan terbaik kepada pemakainya dengan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Misi

Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki beberapa misi untuk mewujudkan visi yang telah dipaparkan diatas, yaitu : 1. Menyediakan semua bentuk informasi yang sesuai

dengan kurikulum yang berlaku di Universitas Airlangga.

2. Mengelola informasi agar bisa diakses oleh pengguna dengan mudah, cepat dan tepat.

3. Memberikan fasilitas yang memadai kepada masyarakat agar dapat mewujudkan fungsi perpustakaan sebagai sarana bantu proses belajar mengajar dan penelitian.

4. Memberikan fasilitas layanan publik (public sphere) untuk masyarakat luas sebagai sarana pemberdayaan masyarakat.

5. Menyebarkan informasi secara efektif dan efisien. Tujuan Perpustakaan Universitas Airlangga

Guna mengimplementasikan setiap misi yang telah terurai diatas Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki tujuan-tujuan sebagai berikut: a) Mendukung kurikulum Universitas Airlangga

dengan melakukan pendekatan pada staf akademik

untuk menyediakan berbagai sumber informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya sehingga program yang dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.

b) Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber informasi Perpustakaan Universitas Airlangga.

c) Mengefisienkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Airlangga.

d) Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan perpustakaan universitas lain, lembaga, dan pusat dokumentasi yang yang sesuai dengan Universitas Airlangga baik yang berada di lokal, nasional, maupun internasional.

Fungsi Perpustakaan Universitas Airlangga : 1. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program

pendidikan dan pengajaran. 2. Pusat layanan informasi dan sumber informasi

untuk program penelitian. 3. Pusat layanan informasi dan sumber informasi

untuk program pengabdian pada masyarakat. 4. Pusat rekreasi bagi sivitas akademika perguruan

tinggi

Proses Bisnis Perpustakaan Universitas Airlangga Kegiatan sehari-hari di Perpustakaan Unair dapat dikelompokkan dalam bagian-bagian sebagai berikut: 1. Program pembinaan koleksi, kegiatan pada bidang

ini meliputi: melaksanakan kegiatan pengadaan (akuisisi), melaksanakan kegiatan pengolahan koleksi (pustaka dan non cetak), pelestarian/perawatan koleksi.

2. Program layanan pemakai, kegiatan pada bidang ini meliputi: layanan referensi dan informasi, layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian, perpanjangan), layanan koleksi khusus (buku, skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian), layanan baca di tempat, layanan majalah, layanan internet, layanan E-Library, layanan rujukan ke perpustakaan lain.

3. Program pengembangan sistem informasi perpustakaan dan otomasi perpustakaan.

4. Program administrasi Perpustakaan (sekretariat, kepegawaian, perlengkapan, dan keuangan).

FASE ARSITEKTUR TEKNOLOGI (TAHAP D ) Kondisi Arsitektur Perpustakaan Universitas Airlangga Saat ini

Tahapan ini bertujuan untuk mengidentifikasikan platform teknologi pada saat ini (current condition)

yang digambarkan dalam bentuk matriks. Berikut ini adalah gambaran perangkat keras, spesifikasi perangkat lunak dan konfigurasi jaringan yang digunakan untuk menggambarkan arsitektur teknologi Perpustakaan Universitas Airlangga pada saat ini.

Perangkat keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan salah satu sarana dan prasarana untuk mendukung kelancaran kegiatan di Perpustakaan Universitas Airlangga. Hardware yang selama ini digunakan dapat dilihat pada tabel 1

Tabel 1 Pemanfaatan Perangkat Keras

NO Hardware Jenis

1 Computer Personal Computer(PC) Computer Server

2 Piranti masukan/ Input operation

Mouse Keyboard Scanner FingerPrint CD ROM, DVDROM

3 Piranti keluaran/ Output operation

Printer Inkjet, Laserjet, Printer dot matrix Monitor 14”, 17” Bar code reader

4

Media penyimpanan/ Storage operation

CD/DVD Drive Harddisk Drive Hardisk Portable

A. Personal Computer (PC) Personal Computer yang selanjutnya disebut PC

untuk staf dan mahasiswa mencapai 157 unit PC dengan perincian seperti pada tabel 2. Komputer untuk staf, sebagai fasilitas kerja tersedia dengan jumlah yang memadai. Hampir semua staf perpustakaan mendapatkan akses komputer untuk mendukung pekerjaan sehari-hari. Dengan berjalannya waktu Perpustakaan Universitas Airlangga mampu memenuhi kebutuhan hardware untuk staf. Pada tiap ruang layanan di Perpustakaan Universitas Airlangga telah tersedia komputer untuk petugas sebagai sarana pendukung kegiatan sehari-hari serta komputer untuk pengguna yang disediakan untuk akses katalog online.

Tabel 2 Perincian fasilitas komputer

Penempatan Komputer

Spesifikasi PC

Jumlah PC/ (unit) A B C Total

Gate Pintu Masuk/Keluar

P4 512 RAM 40 HDD

2 2 1 5

Katalog Online (lobi)

P4 512 RAM 30 HDD

2 2 1 5

Sirkulasi P4 2 2 2 6

512 RAM 80 HDD

eLibrary PD, Pi3 512MB, 2GB, 60GB, 500GB

11 24 8 43

Komputer Gratis

P4 512 RAM 30 HDD

- 3 3 6

Warnet P4, PD 512 MB RAM 30GB HDD

10 10 6 26

Koleksi Khusus

P4 512 RAM 20 GB HDD

2 2 2 6

Referensi P4 256 RAM 30 GB HDD

2 2 - 4

Ruang Baca Atas

P4,PD 512 RAM 20 GB HDD

3 4 3 10

Majalah P4 512 RAM 30 GB HDD

1 1 1 3

Penempatan Komputer

Spesifikasi PC

Jumlah PC/ (unit) A B C Total

Psiko Corner, FISIP Corner

P4 512 RAM 30 GB HDD

- 6 - 6

American Corner

P4 512 RAM 30 GB HDD

- 7 - 7

Teknologi Informasi

P Core2Duo, 1GB,4GB RAM 30GB, 200 GB

- 7 - 7

Bimbingan Koleksi

P4 512 RAM 30 GB HDD

- 8 - 8

Humas P4, PD 1 GB RAM 60, 80 GB HDD

- 3 - 3

Kepala Perpustakaan

P4 2GB RAM 50GB HDD

- 1 - 1

Kepala Sub Tata Usaha

P4 1 RAM 40 GB HDD

- 1 - 1

Sekretariat P4 1GB RAM 40 GB HDD

- 2 - 2

Kepegawaian P4 512 RAM 30 GB HDD

- 2 - 2

Sarana prasarana

P4 2 GB RAM 30 GB HDD

- 2 - 2

Keuangan P4 1GB RAM 60 GB HDD

- 3 - 3

Presensi (fingerprint)

P4 512 RAM 40 GB HDD

1 1 1 3

TOTAL 36 95 28 157 Permasalahan pada PC, banyak komputer yang

mengalami penurunan kinerja, sehingga perlu direncanakan pergantian/ upgrade ke spesifikasi yang lebih besar baik processor, memory maupun hardisk.

B. Server Computer

Terdapat 1 (satu) ruangan yang difungsikan sebagai ruang server yaitu di Kampus B, yaitu di bagian Ruang Teknologi Informasi. Perincian komputer yang digunakan sebagai komputer server ditunjukkan pada tabel 3. Dari 5(lima) komputer server hanya 3(tiga) komputer yang spesifikasinya PC. Untuk itu perlu direncanakan pergantiannya dengan spesifikasi komputer server.

Tabel 3 Perincian komputer server

Perangkat Lunak (Software)

Pemanfaatan teknologi perangkat lunak di Perpustakaan Universitas Airlangga beraneka ragam, seperti yang terlihat pada tabel 4. Aplikasi khusus yang dimiliki Perpustakaan Universitas Airlangga pada saat ini yaitu LARIS (Library Automation Retrieval Information System). Aplikasi LARIS merupakan gabungan dari beberapa aplikasi yang berasal dari proses bisnis yang terjadi di Perpustakaan Universitas Airlangga. Aplikasi-aplikasi yang terkait antara lain: pengelolaan koleksi, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), kepegawaian (hanya fitur presensi staf). Beberapa proses bisnis yang ada belum semuanya diaplikasikan dalam LARIS, seperti pengelolaan karya ilmiah secara mandiri, peminjaman mandiri, pengadaan koleksi, pengolahan buku, penagihan keterlambatan buku, surat-menyurat, inventarisasi, dan lain sebagainya. Sehingga perlu dipikirkan pada masa mendatang untuk memasukkan proses bisnis tersebut diintegrasikan ke dalam LARIS..

Tabel 4 Pemanfaatan Perangkat Lunak

NO Software Jenis 1

Sistem Operasi

PC Windows XP, Vista, 7

Server Windows, Ret Hat Linux, Linux Centos 6

2 Sistem basis data MySQL 3 Webserver Apache

4 Aplikasi khusus

LARIS (Library Automation and Retrieval Information System)

5 Spread sheet MS Excel 2003, 2007 6 Pengolahan Kata MS Word 2003, 2007 7 Presentasi MS Power Point 2003,

2007 8 Desain Graphics Adobe Photoshop CS 5

Server jml Spesifikasi Server otomasi perpustakaan 1

HP Proliant ML Server 350, Intel Xeon 3.4 GHz/800 MHz - 2MB RAM 2GB

Server web perpustakaan, email

1

IBM BladeCenter HS22 Servers, Intel Xeon 5600 series, 2GB RAM

Server ADLN Abstrak 1

IBM BladeCenter HS20 Servers, Intel Xeon 2,8 GHz/800 MHz, RAM 2GB

Server ADLN Fulltext 1

Intel Core2Duo 16 GB RAM 160 HDD

Server eBook 1

Intel Core2Duo 16 GB RAM 160 HDD

Server eJournal

1

IBM BladeCenter HS20 Servers, Intel Xeon 2,8 GHz/800 MHz, RAM 2GB

Server NAS (Network Attached Storage)

1

Intel Core2Duo 16 GB RAM 160 HDD

DNS server, web server, file server lokal

1 Intel Xeon Quad Core 2.4Ghz HT, RAM 6GB

Adobe Firewoks CS 5 MS Pulisher 2003

9 Pembaca PDF Pembuat PDF

Adobe Reader8 Adobe Acrobat 9

10 Pemrograman Web PHP 4,5 11 Web Desain MS Frontpage

Adobe Dreamweaver CS 5

11 Browser Internet Explorer 6, 7 Mozilla Firefox 5,6

12 Antivirus SMADAV, Karspersky Internet Security2011

Jaringan / Network

Gambar 3 Konektivitas jaringan antar gedung Perpustakaan

Universitas Airlangga Topologi LAN sekarang ini membutuhkan

modifikasi untuk memungkinkan Perpustakaan Universitas Airlangga melakukan proyek pengembangan teknologi informasi di masa depan. Hal ini dapat ditentukan oleh proses bisnis apakah membutuhkan teknologi untuk koneksi cepat atau tetap menggunakan teknologi jaringan yang sekarang dipakai. Permasalahan yang sekarang terjadi pada jaringan seringnya akses internet lambat atau terputusnya jaringan. Hal ini berdampak kepada layanan terutama layanan sirkulasi yang membutuhkan akses jaringan ke aplikasi otomasi perpustakaan/ LARIS. Perangkat jaringan yang ada di Perpustakaan Universitas Airlangga dapat diperinci pada tabel 5.

Gambar 5 Skema fisik jaringan saat ini

Konektivitas per lantai di tiap gedung Perpustakaan Universitas Airlangga Kampus A, Kampus B dan Kampus C diperlihatkan pada gambar 5, dimana skema detail ini memperlihatkan kelompok kelompok pengguna yang terhubung ke jaringan. Dari gambar tersebut terlihat bahwa secara umum terdapat 3 (tiga) jenis jaringan di Perpustakaan Universitas Airlangga yang terpisah-pisah, yaitu jaringan intranet, internet dan WiFi. Jaringan perlu dibenahi agar peningkatan dukungan teknologi informasi leluasa dilakukan.

Tabel 5 Perincian perangkat jaringan

Perangkat Unit Keterangan

Fiber Optic 1000Mbps (multicore)

1 unit

Backbone kampus B dan A-C

Switch dengan FO Converter

2 unit

Untuk backbone kampus B dan A-C

Modem router ADSL

4 unit

empat line TelkomSpeedy

Perangkat Unit Keterangan

Switch hub 30 unit

Untuk level distribusi di Perpustakaan A, B dan C

Mikrotik 1 unit Untuk network router

UPS 8 unit

Sistem penyedia daya listrik (sementara) pada server

Switch Catalyst 4 unit

Untuk switching data yang akan melewati jaringan LAN

Perencanaan Arsitektur Teknologi Perpustakaan Universitas Airlangga Masa Mendatang

Bab ini membahas perencanaan arsitektur pada masa

mendatang sebagai rujukan pengembangan teknologi informasi di Perpustakaan Universitas Airlangga. Arsitektur tersebut dirancang mengacu pada prinsip-prinsip arsitektur yang dinilai sesuai dengan kebutuhan Peprustakaan Universitas Airlangga. Berdasarkan hasil pengkajian langsung terhadap kondisi teknologi saat ini, maka arsitektur teknologi yang diusulkan adalah sebagai berikut : Perangkat Keras/ Hardware A. Personal Computer (PC)

Personal Computer (PC) pada beberapa bagian/ unit membutuhkan upgrade hardware dengan requirement yang sesuai dengan kebutuhan. Pada tabel 6 rekomendasi penambahan spesifikasi komputer

Tabel 6 Rekomendasi penambahan spesifikasi komputer

Jenis Hardware

Spesifikasi Saat ini

Spesifikasi yang

diusulkan

Keterangan

Komputer

Staff dan

Pengguna

Pentium 4 256 MB RAM, 512 MB RAM 1 GB RAM 30 GB HDD

Core i3 2Gb RAM 100GB HDD

Semua spesifikasi terendah berganti menjadi Pentium Corei3. (Untuk PC pengguna dan staf)

Pentium D 512 MB RAM 30 GB HDD

Core i3 2Gb RAM 100 GB HDD

Untuk warnet dan elibrary

Pentium 4, P D 512 MB RAM 1 GB, 2GB RAM 60GB, 80 GB RAM

Core i5 2.53GHz 8Gb RAM 500GB HDD

PC staf Humas, untuk edit foto, design brosur, poster.

Pentium IV 512 MB, 1GB RAM 30GB, 50 Gb HDD

Core i5 2.53GHz 8Gb RAM 500 Gb HDD

PC staf Binkol, alih bentuk ke digital koleksi (Scan, edit, Convert ke PDF, upload)

PCore2Duo 1GB, 2GB, 4GB RAM 30GB, 200 GB HDD

Core i7 2.53GHz 8 Gb RAM 500Gb HDD

PC staf TI, digunakan untuk web design, programming, editing video

Komputer server

Intel Core2Duo 16 GB RAM 160 Gb HDD

Quad-Core Xeon 20GB RAM 2TB HDD

Komputer PC diganti komputer Server untuk ADLN Fulltext, ebooks dan NAS

B. Computer Server

Terdapat 3 (tiga) server yang masih menggunakan komputer PC (Server ADLN fulltext, Server eBooks serta Server NAS) dengan spesifikasi Intel Core2Duo, 16 GB RAM, 160 Gb HDD, sebab itu diusulkan pembelian komputer dengan spesifikasi server yaitu Quad Core Xeon, 20 GB RAM, 2 TB HD, lihat pada tabel 6 tabel rekomendasi penambahan spesifikasi komputer server. Selain itu dibutuhkan penambahan storage untuk backup server, penambahan RAM serta hardisk pada komputer server yang membutuhkan.

C. Access Point Penambahan access point dimaksudkan agar seluruh

pengguna Perpustakaan Universitas Airlangga mulai dari dosen, staf, mahasiswa Univeristas Airlangga maupun tamu yang datang ke perpustakaan dapat dengan leluasa mengakses Sistem Informasi melalui internet tanpa jaringan kabel. Acces point yang diusulkan dipasang pada setiap lantai di gedung perpustakaan maka diperlukan penambahan 5 access point dengan pembagian sebagai berikut: 1. Access point di gedung Kampus A, lantai 2 = 2 unit 2. Access point di gedung Kampus B , lantai 2 = 1

unit, lantai 3 = 1 unit 3. Access point di gedung Kampus C, lantai 3 = 1 unit

Perangkat Lunak / Software

Usulan perangkat lunak pada masa mendatang terkait dengan aplikasi khusus Perpustakaan Universitas Airlangga yaitu LARIS (Library Automation and Retrieval Information System). Beberapa aplikasi yang diusulkan berdasarkan pada hasil usulan arsitektur data dan aplikasi yang juga terkait dari hasil usulan arsitektur proses bisnis. Berdasarkan kesimpulan arsitektur aplikasi maka kebutuhan aplikasi mendatang antara lain: a. Aplikasi sirkulasi: peminjaman secara mandiri oleh

pengguna, penagihan buku b. Aplikasi pengolahan: upload karya ilmiah secara

mandiri oleh pengguna, pengolahan majalah c. Aplikasi kepegawaian: cuti staf d. Aplikasi kearsipan: surat masuk, surat keluar e. Aplikasi inventaris: barang masuk, barang keluar,

pinjam barang Perangkat lunak lainnya yang digunakan di

Perpustakaan Universitas Airlangga antara lain: Operating System (OS) komputer PC yang digunakan oleh pengguna diusulkan OS Linux. Keunggulan dari LINUX adalah software tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan murah dibanding sistem operasi yang

mempunyai lisensi, sebab sistem operasi ini merupakan open source. Diharapkan tidak ada lagi penggunaan software ilegal atau yang tidak berlisensi. Sedangkan software berlisensi (Windows 7) akan tetap digunakan dalam proses migrasi ke open source dengan mempersiapkan Sumber Daya Manusia yang cukup untuk memanfaatkan aplikasi open source. Untuk aplikasi bahasa pemrograman tetap menggunakan PHP dan ditambah dengan bahasa pemrograman Java. Basis data tetap menggunakan MySQL, tetap dipilih karena pertimbangan open source. Terdapat penambahan software antivirus untuk server yaitu Kaspersky Business Space Security 6. Pertimbangannya server sangat membutuhkan antivirus untuk memproteksi jaringan termasuk WiFi, membutuhkan sistem keamanan yang proaktif dari email dan situs web yang terinfeksi. Jaringan / Network

Perencanaan jaringan kedepannya diharapkan seluruh komputer sudah dapat terhubung ke jaringan yang konvergen dengan segmentasi yang terencana dan Virtual LAN (VLAN), sehingga akses ke intranet dan Internet dapat dikelola dengan lebih mudah. Untuk itu dilakukan pengelompokkan jaringan atas 8 VLAN (Virtual LAN) dibagi berdasarkan fungsinya masing-masing yaitu staf, wifi, warnet, elibrary, katalog online, gate, corner, sirkulasi dimana kesemuanya dihubungkan ke sebuah core switch. Hubungan ke internet adalah melewati sebuah router. Akses ke server farm, intranet, dan internet masing-masing akan dilindungi oleh sebuah firewall. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 6.

Gambar 6 Usulan skema jaringan mendatang

Relasi Proses Bisnis, Aplikasi dengan Platform Teknologi

Hubungan atau relasi bertujuan untuk melihat penggunaan sumberdaya teknologi tersebut digambarkan dalam bentuk matriks relasi proses bisnis

dengan platform teknologi dan relasi aplikasi dengan platform teknologi secara detail. A. Relasi Fungsi Bisnis Dengan Platform Teknologi

Saat Ini Dari matriks relasi antara fungsi bisnis dengan

platform teknologi pada saat ini diperoleh bahwa platform teknologi saat ini hanya dipergunakan oleh sedikit fungsi bisnis seperti: fungsi bisnis pengolahan karya ilmiah, peminjaman dan pengolahan buku. Untuk fungsi bisnis lainnya masih bersifat manual/ belum menggunakan software yang terintegrasi dengan otomasi perpustakaan, seperti fungsi pengadaan buku, bebas pinjam, penagihan keterlambatan, pengolahan majalah, dan lain-lain. Fungsi-fungsi bisnis tersebut hanya menggunakan aplikasi yang bersifat pendukung pekerjaan yaitu Microsoft Office (MS Word, MS Excel) baik versi 2003 maupun 2007. Sehingga dibutuhkan pada masa mendatang fungsi-fungsi bisnis yang telah terintegrasi dengan aplikasi dan didukung oleh platform teknologi.

B. Relasi Fungsi Bisnis Dengan Platform Teknologi Mendatang

Dari matriks relasi antara fungsi bisnis dengan platform teknologi pada masa mendatang diperoleh hasil secara umum bahwa fungsi bisnis didukung oleh usulan platform teknologi karena sebagian besar fungsi bisnis yang diusulkan dapat diterima dengan platform teknologi yang diusulkan. Dengan kata lain hampir semua fungsi bisnis menggunakan berbagai komponen platform teknologi. Hanya saja terlihat pada hardware fingerprint hanya 1(satu) proses bisnis yang menggunakan yaitu hanya untuk fungsi bisnis presensi staf.

C. Relasi Aplikasi Dengan Platform Teknologi Saat ini

Dari matriks relasi antara aplikasi-aplikasi di dalam LARIS (Library Automation and retrieval information System) dan platform teknologi pada saat ini diperoleh hasil bahwa platform teknologi saat ini sebagian telah didukung oleh platform teknologi diantaranya adalah aplikasi sirkulasi, pengolahan dan kepegawaian. Untuk aplikasi kepegawaian pada saat ini masih terbatas pada fitur presensi pegawai (presensi masuk serta presensi pulang dan fitur presensi untuk lembur jaga). Aplikasi sirkulasi dan pengolahan sudah cukup lengkap fitur yang telah disediakan dan telah mewakili proses bisnis yang ada. Proses bisnis yang masih manual atau yang belum menggunakan aplikasi yang terintegrasi yaitu proses bisnis kearsipan (surat masuk dan surat keluar) serta proses bisnis inventaris (barang masuk, barang keluar, pinjam barang) sehingga belum menggunakan platform teknologi yang telah ada tersedia.

D. Relasi aplikasi dan platform teknologi masa mendatang

Matriks relasi antara aplikasi dengan platform teknologi pada masa mendatang diperoleh hasil secara umum bahwa masing-masing perencanaan/ usulan baik aplikasi maupun platform teknologi saling mendukung/ berelasi. Arsitektur teknologi didefinisikan setelah pendefinisian arsitektur bisnis, data dan arsitektur aplikasi, hal ini untuk memastikan bahwa teknologi tersebut feasible (layak) serta konsisten dengan arsitektur bisnis dan aplikasi, terlihat bahwa ketiga arsitektur saling berkaitan untuk mendukung arsitektur enterprise yang akan dibangun.

OPPORTUNITIES AND SOLUTION

Hasil perbandingan platform teknologi yang ada saat ini dengan masa mendatang dapat dilihat pada tabel 7 matriks analisis gap arsitektur teknologi, diperoleh beberapa kesimpulan antara lain:

Hasil analisis gap yang terjadi pada komponen Hardware terlihat pada tabel 7. Sedangkan gambar 7 merupakan Chart Gap Analisis Hardware yang hasilnya yaitu 62.5% dipertahankan/ retained (RT) dan 37.5% mengalami pergantian/ replace (RP) mengikuti kebutuhan dan tren teknologi pada masa mendatang. Komponen hardware yang tidak mengalami pergantian, antara lain: komputer server sebab spesifikasi server sudah benar, keyboard, mouse, scanner, fingerprint, barcode reader, DVD ROM, hardisk (100GB, 500GB).

Gambar7 Chart Gap Analisis Hardware

Gambar 7 Matriks Gap Analisis Hardware Terhadap

Arsitektur Teknologi

Pada hardware yang di replace/ diganti dengan spesifikasi yang terbaru. Hardware yang mengalami pergantian antara lain: 1. Komputer server yang masih menggunakan PC

(Personal Computer) terdapat 3 (tiga) server diganti/ replace dengan spesifikasi computer server yaitu Quad-Core.

2. Komputer PC untuk staf dan pengguna yang masih menggunakan processor Pentium 4, Pentium D akan di ganti/ replace dengan processor minimal Core i3,

3. PC dengan spesifikasi Core i3 berganti dengan processor Corei5 dan Corei7 karena tuntutan pekerjaan yang membutuhkan spesifikasi komputer yang cukup tinggi. (Bagian TI, Bagian Pengolahan Koleksi (Binkol)

4. Monitor 14” diganti dengan monitor minimal berlayar 17” dengan pertimbangan resolusi gambar yang lebih baik.

5. Kapasitas Hardisk pada komputer mengalami penambahan dengan spesifikasi minimal untuk komputer PC 100GB, dan komputer server 2TB.

6. CD ROM diganti dengan DVD ROM.

Analisis Gap Software Hasil analisis gap yang terjadi pada komponen

Software yaitu 38,47% dipertahankan/ retained (RT) dan 46,47% mengalami pergantian/ replace (RP) dan 15,38% menambah komponen baru, seperti yang terlihat pada gambar 8.

Gambar 8 Chart Gap Analisis Software

Tabel 8 Matriks Gap Analisis Software Terhadap

Arsitektur Teknologi

Pada tabel 8 merupakan matriks gap analisis sofware. Pada komponen software yang di replace/ diganti dengan spesifikasi yang terbaru, antara lain: 1. Operating System/OS untuk server yang masih

memakai Windows berganti menjadi Linux Centos 6.

2. Operating System/OS PC pengguna maupun staf yang semula menggunakan Windows XP atau Vista diganti/ replace dengan Windows 7 dan linux.

3. Browser IE versi 5, 6, 7 serta Firefox 5, 6,7 diganti dengan versi terbaru IE9, Firefox15

4. Adobe Reader 7, Adobe Acrobat 8,9 diganti dengan versi terbaru Adobe ReaderX , Adobe Acrobat XPro

5. Antivirus (Norton Antivirus 2011) diganti dengan versi terbaru Norton Antivirus 2012

Sedangkan komponen software yang dipertahankan/ retained antara lain: OS Server Linux, Apache, MySQL, PHP, Smadav Antivirus. Komponen baru yang masuk pada arsitektur mendatang yaitu perangkat lunak: Java dan antivirus Kaspersky Business Space Security untuk server.

Pada saat ini Perpustakaan Universitas Airlangga telah memiliki aplikasi otomasi perpustakaan yaitu LARIS (Library Automation Retrieval Information System) dimana proses bisnis di dalam kegiatan perpustakaan telah diimplementasikan kedalam aplikasi LARIS. Beberapa proses bisnis perlu direncanakan pada masa mendatang seperti : Aplikasi sirkulasi (peminjaman secara mandiri oleh pengguna, penagihan buku); Aplikasi pengolahan (upload karya ilmiah secara mandiri oleh pengguna, pengolahan majalah); Aplikasi kepegawaian (cuti staf); Aplikasi kearsipan (surat masuk, surat keluar); Aplikasi inventaris (barang masuk, barang keluar, pinjam barang).

Analisis Gap Network

Hasil analisis gap yang terjadi pada komponen network yaitu 87% dipertahankan/ retained (RT) dan 12,5% mengalami pergantian/ replace (RP) seperti yang terlihat pada gambar 9. dan tabel 9. Komponen yang dipertahankan antara lain: internet, switch, router, NIC, Wireless Acces Point, Kabel Fiber Optic, Kabel UTP. Komponen yang mengalami pergantian/ replace hanya 1 (satu) yaitu LAN (Local Area Network) yang berganti dengan VLAN (Virtual Local Area Network). Dengan dipilihnya VLAN sehingga akses ke layanan lokal maupun Internet dapat dikelola dengan lebih mudah (terjadi peningkatan konektivitas komputer ke jaringan komputer). Keunggulan VLAN model jaringan yang tidak terbatas pada lokasi fisik seperti LAN, sehingga mengakibatkan suatu network dapat dikonfigurasi secara virtual tanpa harus menuruti lokasi fisik peralatan, hal ini sangat tepat apabila diimplementasikan pada Perpustakaan Universitas Airlangga. Penggunaan VLAN akan membuat pengaturan jaringan menjadi sangat fleksibel dimana dapat dibuat segmen yang bergantung pada organisasi atau departemen, tanpa bergantung pada lokasi workstation.

Gambar 9 Chart Gap Analisis Network

Tabel 9 Matriks Gap Analisis Network Terhadap

Arsitektur Teknologi

KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN

Setelah melaksanakan penelitian ini, maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan kesimpulan yaitu: 1. Beberapa permasalahan terjadi pada komponen

teknologi di Perpustakaan Universitas Airlangga antara lain perangkat keras (hardware) PC banyak mengalami penurunan kinerja; pada perangkat lunak (software) dibutuhkan penambahan aplikasi-aplikasi dengan mengintegrasikannya ke dalam aplikasi yang telah dibangun (otomasi perpustakaan) yaitu LARIS (Library Automation Retrieval Information System), beberapa software yang telah digunakan diupgrade ke versi terbaru agar dapat dipakai secara optimal; jaringan (network) sering mengalami kendala dalam koneksi intranet maupun internet.

2. Perpustakaan Universitas Airlangga perlu membuat perencanaan arsitektur teknologi yang baru dengan menggunakan kerangka kerja yang sesuai yaitu TOGAF (The Open Group Architecture Framework) ADM (Architecture Development Method) yang merupakan inti dari TOGAF.

Tujuannya untuk menyelaraskan strategi bisnis perpustakaan dengan strategi teknologi untuk memberikan hasil yang optimal bagi perpustakaan. Kerangka kerja TOGAF ADM akan menggambarkan infrastruktur teknologi yang tepat dan dibutuhkan serta menjawab permasalahan yang terjadi selama ini. Dari kajian, terlihat bahwa adanya keragaman teknologi yang digunakan di Perpustakaan Universitas Airlangga saat ini. Teknologi merupakan elemen teknologi informasi yang paling tidak stabil karena perkembangannya yang cepat. Jadi, keragaman teknologi diusahakan seminimal mungkin dan pengadaannya harus dikaji dengan model bisnis dan aplikasi, karena kedua komponen ini yang secara langsung akan memanfaatkan teknologi

3. Hasil analisis gap yang terjadi pada komponen

Hardware 62.5% dipertahankan/ retained (RT) dan 37.5% mengalami pergantian/ replace (RP) agar kinerja hardware dapat berjalan secara optimal. Hasil analisis gap yang terjadi pada komponen software yaitu 38,47% dipertahankan/ retained (RT) dan 46,15% mengalami pergantian/ replace (RP) dengan meng-upgrade software dan 15,38% menambah komponen baru yaitu bahasa pemprograman Java serta menambah beberapa aplikasi yang dibutuhkan ke dalam LARIS (Library Automation Retrieval Information System). Hasil analisis gap yang terjadi pada komponen network yaitu 87,5% dipertahankan/ retained (RT) dan 12,5% mengalami pergantian/ replace (RP) yaitu pergantian LAN menjadi Virtual LAN yaitu network dapat dikonfigurasi secara virtual tanpa harus menuruti lokasi fisik peralatan sehingga penggunaan VLAN akan membuat pengaturan jaringan menjadi sangat fleksibel.

SARAN

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian ini, maka ada beberapa saran agar penelitian ini dan penelitian sejenis menjadi lebih baik, yaitu: 1. Perlu melanjutkan fase-fase yang sudah dilakukan

di penelitian ini, pada penelitian-penelitian berikutnya melanjutkan fase-fase ADM yang lain seperti perencanaan migrasi, implementasi, manajemen perubahan arsitektur untuk memelihara dan mengimplementasikan arsitektur teknologi informasi secara lengkap.

2. Perlunya pengkajian ulang fase-fase dalam TOGAF ADM yang merupakan sebuah siklus yang apabila terjadi perubahan terutama dalam lingkungan bisnis dan perubahan teknologi. Oleh karena itu artifak-artifak yang sudah dihasilkan dari TOGAF ADM ini perlu dikaji ulang jika terjadi perubahan-perubahan tersebut.

3. Sebelum implementasi arsitektur teknologi informasi, sangat perlu adanya perencanaan hal-hal lain seperti analisis investasi Teknologi Informasi, ketersediaan dan kematangan Sumber Daya Manusia dan bagaimana pengelolaan Teknologi Informasi jika arsitektur sudah diimplementasikan.

DAFTAR PUSTAKA Coulter, Mary dan Robbins, Stephen P., 1999. Management Strategies for Information Technology. 6th Edition. Jakarta: Prenhallindo. IEEE-Std-1471-2000. Recommended Practice for Architectural Description of Software Intensive Systems. Institute For Enterprise Architecture Developments (IFEAD). 2005. Enterprise Architecture 2005: How Are Organizations Progressing. Netherland: IFEAD. Jogiyanto. H.M. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Offset. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi,

Yogyakarta: Penerbit ANDI Offset. Pallab, Saha. 2006. EA Information Base: Modeling Approaches and Standards. http://aea-dc.org/eamg/draft1_1-chpt-4-EA-info-mgmt-2006-9-24.doc . Diakses tanggal 15 Mei 2012. Post, Gerald V. dan Anderson, David L. (2006). Management Information Systems: Solving Business Problems with Information Technology. Edisi ke-4. McGraw-Hill, New York. Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Pusat Ilmu Komputer Universitas Indonesia, 2008. Togaf 8.1 for IT Planning (Technical Workshop). Jakarta

Robson, Wendy. 1997. Strategic Management and Information Systems: An Integrated Approach. Pitman

Setiawan, EB. 2009. Pemilihan EA Framework. Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009.

Spewak, Steven H. dan Hill, Steven C. 1992. Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Applications, and Technology. John Wiley & Sons

Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung: INFORMATIKA. The Open Group, 2011. TOGAF Versi 9.1. http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/index.html. Diakses tanggal 10 April 2012. Turban, Efraim, Kelly R. Rainer, Jr. dan Richard E. Potter. (2003). Introduction to Information Technology. Edisi ke-3. John Wiley & Sons., New York Ward, John. dan Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System, Third Edition. New York: John Wiley and Sons, Inc. Williams, Brian K. & Sawyer, Stacey C. (2005). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers & Communications. Edisi ke-6. McGraw- Hill, New York.

PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE PROSES BISNIS DI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

Inatun Yustrilia1, Kartono1, dan Taufik1

1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK

Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga merupakan salah satu fakultas yang tertua dan terbesar di Universitas Airlangga. Dengan demikian peningkatan mutu menjadi hal yang utama dalam proses bisnis yang dijalankan untuk mendukung terciptanya World Class University dan mewujudkan visi dan misi Fakultas Kedokteran sehingga dapat bersaing dengan institusi yang lain. Salah satu upaya dalam peningkatan mutu yang dapat dilakukan adalah mengoptimalkan sumber daya manusia dengan dukungan sistem informasi yang efektif dan efisien karena sumber daya manusia merupakan faktor utama / aset penting penyelenggaraaan organisasi. Dalam merencanakan, merancang, dan mengelola sistem informasi memerlukan sebuah paradigma yang disebut arsitektur enterprise (Enterprise Architecture) yang terdiri dari arsitektur proses, data, aplikasi, dan teknologi. Oleh karena itu, pada skripsi ini dibuat sebuah perencanaan arsitektur proses bisnis dengan menggunakan pendekatan kerangka kerja TOGAF dengan TOGAF ADM sebagai sebagai metodologinya sehingga dapat digambaarkan Proses Bisnis yang ada di Bagian Sumber Daya Manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.

Dalam merencanakan arsitektur proses binis dengan pendekatan kerangka kerja TOGAF, ada empat tahap yang harus dilakukan. Pada tahap pertama, merupakan tahap permulaan (preliminary fase) yang dilakukan dengan cara studi berkas-berkas dan literatur yang terkait aturan-aturan yang berlaku dan menjadi rujukan dan dukungan terkait perencanaan arsitektur enterprise proses bisnis. Pada tahap kedua dilakukan visi arsitektur (architecture vision) yaitu meninjau profil organisasi, visi dan misi, tujuan, struktur organisasi dan pemodelan proses bisnis saat ini. Pada tahap ketiga merupakan tahap arsitektur bisnis (business architecture) perencanaan arsitektur enterprise proses bisnis dengan cara memodelkan proses binis yang akan datang. Dan pada tahap terakhir merupakan tahap peluang dan solusi (opportunities dan solution) dilakukan analisis gap terhadap proses bisnis saat ini dan proses bisnis yang akan datang.

Hasil yang dicapai dengan perencanaan arsitektur enterprise proses bisnis di Bagian Sumber Daya Manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga ini berupa pemodelan proses bisnis dengan menggunakan Business Process Management Notation (BPMN), dan gap analisis berdasarkan arsitektur proses bisnis yang telah dibuat. Kata kunci : arsitektur enterprise proses binis, kerangka kerja TOGAF, bagian sumber daya manusia.

ABSTRACT

Faculty of Medicine Airlangga University is a older and larger faculty in Airlangga University. There by improving the quality becomes the main thing in business processes to support the realization a World Class University and realize the vision and mission of the Faculty of Medicine Airlangga University so it can compete with other institutions. One of the efforts in quality improvement is optimizing human resources with the support of information systems effectively and efficiently because the resource is the because human resources is a major factor or important asset administration organization.. In planning, designing, and managing of information systems requires a paradigm called enterprise architecture that consist of processes architecture, data architecture , applications architecture , and technologies architecture. Therefore, in this thesis is an architectural design business process using a TOGAF framework approach and TOGAF ADM as a methodology that can be described in the Business Process Human Resources Department at the Faculty of Medicine, University of Airlangga..

There are four phases that must be done to planning the business process architecture with TOGAF framework. In the first phase, is phase preliminary a study files related rules applicable and a reference that supporting architecture process business planning. In the second stage performed architecture vision is reviewing the organization's profile, vision and mission, objectives, organizational structure and business process modeling today. The third stage is the stage of the business architecture enterprise architecture planning business processes by way of modeling business processes in the future. And the last stage is the stage of opportunity and solutions gap analysis of the current business processes and business processes to come.

The results that achieved by planning the enterprise architecture process business planning in Human Resources Department at the Faculty of Medicine Airlangga University in the form of business process modeling using the Business Process Management Notation (BPMN), and a gap analysis based on the architecture of business processes that have been created.

. Keywords : enterprise architecture business process, TOGAF framework, human resources department

PENDAHULUAN Setiap institusi pendidikan tinggi pada dasarnya

memerlukan dukungan teknologi untuk dapat bersaing dengan institusi lain. Teknologi dapat mendukung dari segi kualitas layanan maupun kualitas lulusan. Dukungan teknologi tersebut diantaranya adalah penggunaan Sistem Informasi yang dapat bermanfaat untuk kelancaran aktivitas kampus, layanan mahasiswa, maupun kegiatan operasional dan administrasi.

Permasalahan yang sering muncul adalah suatu institusi membutuhkan sistem yang dapat berjalan dengan baik tetapi sistemnya seringkali tidak mendukung hal ini. Pengembangan sistem yang tidak terintegrasi menyebabkan banyaknya proses manual yang harus dilakukan oleh pengguna sistem. Saat kebutuhan institusi berkembang, sistem pun harus fleksibel terhadap perubahan tersebut. Penggunaan sistem informasi menjadi tidak optimal karena hanya mampu memenuhi kebutuhan jangka pendek, untuk kemudian digantikan oleh sistem baru yang mampu memenuhi kebutuhan yang terus berkembang.

Dalam menghadapi perubahan teknologi informasi yang semakin cepat sebuah organisasi atau institusi harus melaksanakan perencanaan arsitektur sistem informasi perusahaan (enterprise architecture) yang sesuai. Dimana dalam pelaksanaannya dibutuhkan suatu kerangka kerja (framework) untuk membuat keputusan teknologi informasi jangka panjang yang tepat guna dengan mempertimbangkan kepentingan organisasi secara keseluruhan (Mutyarini 2006).

Roger Sessions menyatakan bahwa kerangka kerja Zahman adalah sebuah taxonomi sedangkan TOGAF adalah sebuah proses, dalam Zahman belum ada kejelasan dimulai dari mana perencanaan arsitektur perusahaan. TOGAF lebih baik dari Zahman dalam hal kelengkapan proses (process completeness), netralitas vendor (vendor neutrality) dan tersedianya informasi (information availability) (Sessions 2007). Berdasarkan survei mengenai perkembangan penggunaan EAF (Enterprise Architecture Framework) yang dilakukan IFEAD (Institute For Enterprise Architecture Development) pada tahun 2005 (Gambar 1) selain kerangka kerja yang dikembangkan oleh organisasi dalam melakukan arsitektur perusahaan itu sendiri ada sekitar tujuh framework yang sering digunakan oleh dunia industri maupun pemerintahan.

Gambar 1. Hasil survei pemakaian framework (IFEAD

2005) Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga

merupakan salah satu fakultas yang tertua dan terbesar di Universitas Airlangga. Dengan demikian peningkatan mutu menjadi hal yang utama dalam proses bisnis yang dijalankan untuk mendukung terciptanya World Class University dan mewujudkan visi dan misi Fakultas Kedokteran itu sendiri.

Salah satu upaya dalam peningkatan mutu yang dapat dilakukan adalah dengan mengoptimalkan sumber daya manusia karena sumber daya manusia merupakan faktor utama / aset penting penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan sumber daya yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja sumber daya manusia dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja institusi / organisasi secara keseluruhan.

Beberapa permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan SDM di lingkungan Fakultas Kedokteran saat ini, adalah : a. Proses yang terjadi masih merupakan proses manual

sehingga setiap permintaan data kepegawaian seperti biodata, kelulusan, kepangkatan dalm jenjang karier dilakukan secara berulang – ulang.

b. Belum adanya penanggung jawab disetiap proses bisnis sehingga data yang dikirimkan ke Bagian Sumber Daya Manusia tidak dikelola dengan baik.

c. Data kepegawaian yang ada masih berbentuk berkas yang tercetak sehingga membutuhkan ruangan yang cukup luas untuk menyimpannya.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk membahas bagaimana perencanaan arsitektur proses bisnis di bagian sumber daya manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga menggunakan kerangka kerja dan metodologi TOGAF ADM karena di Fakultas Kedokteran belum ada blue print /cetak biru arsitektur sehingga diperlukan suatu kerangka kerja yang jelas dimulai dari mana perencanaan arsitektur enterprisenya. ARSITEKTUR ENTERPRISE

Arsitektur Enterprise merupakan satu kesatuan yang koheren tentang prinsip – prinsip, metode dan model yang digunakan dalam desain dan realisasi dari struktur organisasi, proses bisnis, sistem informasi dan infrastruktur sebuah perusahaan (Lankhorst 2005). Arsitektur Enterprise adalah ekspresi lengkap dari perusahaan; master plan yang bertindak sebagai kekuatan kolaborasi antara aspek perencanaan bisnis seperti tujuan, visi, strategi dan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan; aspek operasi bisnis seperti istilah bisnis, struktur organisasi, proses dan data ; aspek otomatisasi seperti sistem informasi dan database, dan memungkinkan infrastruktur mendatang-teknologi dari bisnis seperti komputer, sistem operasi dan jaringan (IFEAD 2011).

Tujuan dari arsitektur enterprise adalah untuk mengoptimalkan seluruh proses yang terjadi pada masing – masing bagian perusahaan (baik manual dan otomatis) ke dalam lingkungan terpadu yang tanggap terhadap perubahan dan mendukung penyampaian strategi bisnis. Arsitektur perusahaan yang baik memungkinkan untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara efisiensi TI dan inovasi bisnis. Hal ini memungkinkan setiap unit bisnis berinovasi dengan aman dalam mengejar keunggulan kompetitif. Pada saat yang sama, memastikan kebutuhan organisasi untuk strategi intergrasi Teknologi Informasi terpenuhi, yang memungkinkan sinergi terdekat di seluruh perusahaan (The Open Group 2009).

Dalam pengembangannya sebuah Arsitektur Enterprise akan lebih baik dan lebih mudah jika

mengikuti sebuah kerangka berfikir tertentu. Kerangka berfikir tersebut dikenal dengan istilah EA framework (Setiawan 2009). Architecture framework adalah sebuah struktur dasar atau serangkaian struktur yang berisi satu set tool (alat) dan penjelasan umum yang bisa digunakan untuk mengembangkan cakupan luas dari arsitektur yang berbeda. Mendeskripsikan sebuah metode untuk mendesain suatu sistem informasi. Penggunaan EA framework akan mempercepat dan menyederhanakan pengembangan arsitektur, memastikan cakupan komplit dari solusi desain dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan bisnis (The Open Group 2009).

TOGAF ADM

TOGAF ( The Open Group Architecture Framework) merupakan kerangka kerja dan metode yang diterima secara luas dalam pengembangan arsitektur perusahaan. Spesifikasi pertama TOGAF diperkenalkan pada tahun 1995, berdasarkan pada Technical Architecture for Information Management (TAFIM) di Departemen Pertahanan Amerika Serikat. TOGAF merupakan hasil pengembangan forum Open Group yang merupakan forum kerja sama antara vendor dan pengguna.

TOGAF memberikan metode yang detail mengenai bagaimana membangun, mengelola, dan mengimplementasikan arsitektur enterprise dalam sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM), dimana ADM merupakan hasil dari kerjasama praktisi arsitektur dalam Open Group Architecture Forum. ADM merupakan metode generik yang berisikan sekumpulan aktifitas yang mempresentasikan progresi dari setiap fase ADM dan model arsitektur yang digunakan dan dibuat selama tahap pengembangan Arsitektur Enterprise ( Surendro 2009).

ADM merupakan metode yang umum sehingga jika diperlukan pada prakteknya ADM dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik tertentu, misalnya digabungkan dengan framework yang lain sehingga ADM menghasilkan arsitektur yang spesifik terhadap organisasi (Setiawan, 2009).

Gambar 2. Siklus TOGAF ADM

Tahap – tahap dalam TOGAF ADM adalah sebagai

berikut: a. Fase Preliminary Merupakan kegiatan persiapan dan inisiasi yang

bertujuan untuk memenuhi arahan bisnis untuk

arsitektur perusahaan yang baru, pendefinisian framework dan metodologi detil serta prinsip – prinsip yang akan digunakan pada pengembangan EA.

b. Architecture Vision Menciptakan keseragaman pandangan mengenai pentingnya arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan. Pada tahapan ini berisikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan untuk mendapatkan arsitektur yang ideal seperti profil organisasi, visi dan misi organisasi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, proses bisnis organisasi, unit organisasi dan kondisi arsitektur saat ini.

c. Business Architecture Mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap ini tools dan metode umum untuk pemodelan seperti: BPM, Use-case model dan Class Model bisa digunakan untuk membangun model yang diperlukan.

d. Information System Architecture Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur system informasi dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Teknik yang bisa digunakan dengan yaitu: ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram. Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana kebutuhan aplikasi direncanakan dengan menggunakan Application Portfolio Catalog, serta menitik beratkan pada model aplikasi yang akan dirancang. Teknik yang bisa digunakan meliputi: Application Communication Diagram, Application and User Location Diagram dan lainnya.

e. Technology Architecture Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portfolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Dalam tahapan ini juga mempertimbangkan alternatif – alternatif yang diperlukan dalam pemilihan teknologi. Teknik yang digunakan meliputi Environment and Location Diagram, Network Computing Diagram, dan lainnya.

f. Opportunities and Solution Pada tahapan ini lebih menekan pada manfaat yang diperoleh dari arsitektur enterprise yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi, sehingga menjadi dasar bagi stakeholder untuk memilih dan menentukan arsitektur yang akan diimplementasikan. Untuk memodelkan tahapan ini dalam rancangan bisa menggunakan teknik Project Context Diagram dan Benefit Diagram.

g. Migration Planning

Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu system informasi. Biasanya pada tahapan ini untuk pemodelannya menggunakaan matrik penilaian dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap impelemtasi sistem informasi.

h. Implementation Governance Menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tatakelola implementasi yang sudah dilakukan, tatakelola yang dilakukan meliputi tatakelola organisasi, tatakelola teknologi informasi, dan tatakelola arsitektur. Pemetaaan dari tahapan ini bisa juga dipadukan dengan framework yang digunakan untuk tata kelola seperti COBITS dari IT Governance Institute (ITGI)

i. Arcitecture Change Management. Menetapkan prosedur untuk mengelola perubahan ke arsitektur baru dengan tujuan : memastikan bahwa siklus hidup arsitektur dipertahankan, memastikan bahwa tata kelola kerangka kerja arsitektur dijalankan dan memastikan kemampuan arsitektur perusahaan memenuhi persyaratan saat ini.

j. Requirements Management Bertujuan untuk menyediakan proses pengelolaan kebutuhan arsitektur sepanjang fase pada siklus ADM, mengidentifikasi kebutuhan enterprise, menyimpan lalu memberikannya kepada fase yang relevan (Open Group, 2011).

BPMN

Tujuan utama dari BPMN (Business Process Modeling Notation) adalah untuk menyediakan sebuah notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, dari analis bisnis yang menciptakan konsep awal dari proses, untuk para pengembang yang bertanggung jawab untuk menerapkan teknologi yang akan melakukan proses-proses dan kepada orang-orang bisnis yang akan mengelola dan memonitor proses-proses. BPMN menciptakan jembatan standar untuk kesenjangan antara desain proses bisnis dan implementasi proses. BPMN mendefinisikan Diagram Bisnis Proses (BPD), yang pada dasarnya merupakan teknik flowchart disesuaikan untuk menciptakan model-model grafis dari operasi proses bisnis. Terdapat beberapa kategori dari elemen – elemen dalam BPMN, yaitu (Minoli 2008) :

1. Flow Object, yang terdiri dari tiga element yaitu event, activity dan task.

2. Connecting Object terdiri dari : sequence flow, message flow dan association

3. Swimlane terdiri dari pool dan lane 4. Artifacts terdiri dari data object, group,

annotation.

BPR (Business Process Reengenering ) Business Process Reengineering (BPR) adalah:

“Pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem bisnis secara mendasar (fundamental) dan radikal untuk m e n d a p a t k a n p e r b a i k a n s e c a r a d r a m a t i s p a d a s a a t k r i t i s , d e n g a n m e n g u k u r k i n e r j a s a a t ini melalui elemen-elemen biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan.”Definisi ini adalah salah satu definisi yang paling sering dipakai dandapat ditemukan dalam berbagai jurnal dan

artikel ilmiah. Dalamdefinisi dari Michael Hammer diatas, terdapat empat kata kunci yaitu fundamental, radikal, dramatis dan proses (Indrajit,2002:69). Merancang Ulang Proses

Tidak ada rumus untuk merancang ulang proses bisnis, namun ada beberapa prinsip yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam merancang ulang. Ada dua pendekatan utama untuk merancang ulang proses guna tercapainya perbaikan kinerja, yaitu pendekatan kertas bersih (clean sheet approach) dan pendekatan sistematis (ESIA). 1. Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach)

Secara fundamental memikirkan kembali cara menyampaikan produk atau jasa dan merancang proses-proses baru dari permulaan. 2. Perancangan ulang secara sistematis

Perancangan ulang secara sistematis yaitu mengidentifikasikan dan memahami proses-proses yang ada dan kemudian mendesain kembali proses-proses tersebut secara sistematis untuk menciptakan proses-proses baru, guna memberikan hasil yang diinginkan. Perancangan ulang proses secara sistematis dilakukan pada proses yang ada sekarang untuk membuatnya menjadi : lebih baik, lebih murah, dan lebih cepat. Sistem perancangan seperti yang dijelaskan diatas dapat diringkas sebagai ESIA, yaitu :

• Mengeliminasi (Eliminate), • Menyederhanakan (Simplify), • Mengintegrasikan (Integrate), dan • Mengotomasikan (Automate).

METODOLOGI PENELITIAN Tahapan dalam penelitian ini menggunakan siklus TOGAF ADM (The Open Group Architecture Process Architecture Development Method) sebagai acuan dalam merencanakan arsitektur enterprise proses bisnis.(Gambar 3)

Gambar 3. Tahapan perencanaan arsitektur proses bisnis

Prosedur penelitian yang dilakukan dalam karya tulis ini dengan menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM, dimana tahap – tahap yang dilakukan adalah:

1. Prelimenary Fase 2. Visi Arsitektur (Architecture Vision) 3. Arsitektur Bisnis (Business Architecture) 4. Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution)

Sedangkan Requirement Management Merupakan proses pengelolaan kebutuhan arsitektur sepanjang siklus ADM.

HASIL DAN ANALISA 1. Prelimenary Fase Langkah – langkah dalam tahapan Prelimenary adalah menentukan lingkup perusahaan, konfirmasi pemerintah dan dukungan framework, mengidentifikasi dan menetapkan Tim arsitektur, mengenal dan menetapkan prinsip – prinsip arsitektur enterprise, penyesuaian TOGAF dan jika ada kerangka arsitektur terpilih lain, melaksanakan Tools Arsitektur. a. Lingkup Perusahaan Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga (SDM FK UA) sebagai salah satu bagian penopang dalam kegiatan belajar mengajar yang ada di FK UA dengan proses utama yaitu proses ketenaga kerjaan pada seluruh tenaga pendidik maupun kependidikan yang ada di FK UA.

Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Unair memiliki beberapa fungsi bisnis yaitu :

1. Rekrutmen 1.1 Rekrutmen Tenaga Honorer.

a. Tenaga Honorer langsung dari Rektorat b. Usul Tenaga Honorer dari Departemen

1.2 Rekrutmen CPNS a. CPNS langsung dari Rektorat b. Formasi CPNS dari Tenaga Honorer

1.3 Usul Guru Besar Perpanjangan Rektor Universitas Airlangga.

1.4 Usul Pengangkatan Guru Besar Emeritus Universitas Airlangga.

2. Jenjang Karier 2.1 Usul CPNS menjadi PNS 2.2 Pengajuan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 2.3 Usul Kenaikan Pangkat dan Jabatan Tenaga

Pendidik 2.4 Usul Kenaikan Pangkat Tenaga

Kependidikan 2.5 Pengajuan Sertifikasi Dosen (Serdos)

3. Pengajuan Pensiun 3.1 Pensiun Janda dan Duda 3.2 Pensiun Berdasarkan Batas Usia dan

Kenaikan Pangkat Pengabdian 3.3 Pensiun Dini.

4. Kelengkapan Kepegawaian 4.1 Perencanaan Kebutuhan Pegawai 4.2 Pengajuan Kartu Tabungan dan Asuransi

Pensiun (Taspen) 4.3 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

Pegawai (DP3) 4.4 Pengajuan Kartu Asuransi Kesehatan

(Askes) 4.5 Pengajuan Kartu Isteri / Kartu Suami

(KARIS / KARSU) 4.6 Penambahan Daftar Keluarga 4.7 Usul NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional ) 4.8 Pengajuan Satyalencana Karya Satya 4.9 Absensi dan Cuti Berikut stakeholder yang memiliki kepentingan

terhadap Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Unair : 1. Pimpinan, yang terdiri dari Dekan, Wakil Dekan,

Ketua Departemen, Kabag Sumber Daya, Kasubag Keuangan dan SDM .

2. Bagian SDM, Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan.

3. Rektorat, mahasiswa, masyarakat, Dinas Pendidikan maupun Dinas Kesehatan.

b. Prinsip-prinsip Enterprise Architecture (EA) Standar prinsip EA yang dapat digunakan pada

tahapan awal pengembangan EA adalah prinsip yang sifatnya umum namun memiliki hubungan dengan enterprise yang dikembangkan. Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Penyeragaman penggunaan teknologi 2. Pengarsipan secara digital dengan basis data 3. Dokumen yang terkomputerisasi 4. Penggunaan bersama (resource sharing). 5. Penggunaan otoritas dalam mengakses data 2. Tahap A. Visi Arsitektur

Pada tahap ini mendefinisikan profil organisasi, visi misi, tujuan organisasi, struktur organisasi di Sumber Daya Manusia FK Unair dan kondisi proses bisnis saat ini.

Pada tahap kondisi proses bisnis saat ini dilakukan pendefinisian proses bisnis yang dilakukan di bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Unair. Salah satu proses bisnis yang terjadi dibagian SDM FK Unair adalah : Rekrutmen Tenaga Honorer langsung dari Rektorat

Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai yang bertanggung jawab dalam Proses rekrutmen tenaga honorer dapat digambarkan bahwa alur proses rekrutmen tenaga honorer langsung dari rektorat yang terjadi di SDM FK Unair adalah: 1. Dekan / Wadek II menerima permintaan kebutuhan

pegawai dari Rektorat melalui telepon atau rapat (tidak ada dokumen resmi terkait permintaan kebutuhan pegawai).

2. Wadek II meminta SDM merekap dan mengirim kebutuhan pegawai ke rektorat.

3. Setelah beberapa lama Dekan / Wadek II menerima SK Tenaga Honorer yang kemudian diberikan ke SDM, oleh SDM diserahkan ke Tenaga Honorer yang bersangkutan (gambar 4.2).

4. Dalam melakukan pendataan SDM menghubungi seluruh Ketua Departemen / Bagian yang ada di Fakultas Kedokteran untuk menanyakan kebutuhan pegawai di Departemen / Bagiannya.

5. SDM kemudian merekap seluruh kebutuhan pegawai dan menyerahkannya ke Wadek II untuk diketahui (gambar 4.3).

:(Dekanat)::(Wadek II):

Menerima permintaan data kebutuhan Pegawai :(Dekanat)::(Wadek II):

Meminta Pendataan kebutuhan

:(Dekanat)::(Wadek II):

Menerima SK tenaga honorer dari rektorat dan menyerahkan ke

SDM:(Sumber Daya Manusia):

Terima SK

:(Sumber Daya Manusia):

Arsip dan desposisi SK

DescriptionMelalui telepon atau Rapat dengan masing - masing pimpinan Fakultas

Melakukan pendataan

kebutuhan pegawai

:(Sumber Daya Manusia):

Arsip dan kirim rekap kebutuhan

pegawai ke rektorat

:(Sumber Daya Manusia):

menunggu proses perekrutan oleh rektorat

Gambar 4.2 BPMN Proses Rekrutmen Tenaga Honorer langsung dari Rektorat

Menanyakan kepada Ketua Departemen tentang

kebutuhan pegawai di Departemennya

Memberikan data kebutuhan

pegawai

merekap kebutuhan

pegawai dari tiap Departemen

menyerahkan rekapan kebutuhan

untuk diketahui Wadek IIpenerimaan langsung

dari rektorat penerimaan langsung dari rektorat

Gambar 4.3 BPMN Proses Pendataan Kebutuhan Pegawai

3. Tahap B. Arsitektur Bisnis

Pembangunan Arsitektur Bisnis dilakukan melalui perbaikan proses bisnis di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Perbaikan proses bisnis didasarkan pada masalah yang dihadapi tiap proses bisnis. Perbaikan proses menggunakan dasar perancangan ulang secara sistematis. Perancangan ulang secara sistemasis yaitu mengidentifikasi dan memahami proses - proses yang ada untuk menciptakan proses- proses yang baru, guna memberikan hasil yang diinginkan. Perancangan ulang secara sistematis yang dimaksud menggunakan prinsip - prinsip ESIA yaitu mengeliminasi (eliminate), menyederhanakan (simplify), mengintegrasikan (integrate) dan mengautomasikan (automate).

Berdasarkan permasalahan yang terdapat pada tiap proses, dapat dilakukan pengelompokan mengenai aktivitas mana yang akan dilakukan komputerisasi. Berikut aktivitas pada Bagian Sumber Daya Manusia yang akan mengalami perubahan menjadi aktivitas terkomputerisasi : 1. Aktivitas pengarsipan dilakukan secara

terkomputerisasi dengan cara pencatatan data penting dari dokumen misalnya nomor SK, dan menyimpan file dokumen secara digital dengan cara discan.

2. Aktivitas kelengkapan dokumen yang selama ini dilakukan dengan meminta ke PNS yang bersangkutan, bisa dilakukan secara langsung dengan mengambil data yang sudah disimpan sebelumya di direktori dokumen digital.

3. Aktivitas pengisian formulir dilakukan secara online sehingga pihak yang berkepentingan tidak perlu datang ke bagian SDM untuk mengambil formulir.

4. Aktivitas perekapan data dilakukan secara langsung dalam aplikasi kepegawaian.

Berikut perbaikan proses pada setiap proses bisnis di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Unair yang digambarkan menggunakan BPMN. Rekrutmen Tenaga Honorer langsung dari Rektorat Proses rekrutmen tenaga honorer langsung oleh rektorat bisa dilihat pada gambar 4.2. Pada proses yang dilakukan secara terkomputerisasi (gambar 4. 37 ) dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Dekan menerima permintaan kebutuhan pegawai dari rektorat.

2. Dekan melalui Wadek II meminta SDM melakukan pendataan kebutuhan pegawai.

3. SDM melihat aplikasi perencanaan kebutuhan pegawai untuk mengetahui kebutuhan pegawai.

4. Jika tidak ada maka proses selesai. 5. Jika ada maka SDM mencetak rekapan

kebutuhan pegawai beserta surat pengantar, kemudian meminta persetujuan Wadek II.

6. Rekapan kebutuhan dan surat pengantar yang sudah disetujui Wadek II dikirimkan ke rektorat.

7. Setelah menunggu proses rekrutmen yang dilakukan oleh rektorat, Dekan/ Wadek II menerima SK tenaga honorer dari rektorat, diserahkan ke SDM untuk diarsip secara digital dan SK asli diserahkan ke tenaga honorer yang bersangkutan.

:(Dekanat):

Menerima permintaan data kebutuhan Pegawai

:(Sumber Daya Manusia):

mencetak rekap kebutuhan

pegawai dan surat pengantar

:(Sumber Daya Manusia):

meminta ttd Wadek II

:(Sumber Daya Manusia):

menunggu proses rekrutmen oleh rektorat

:(Dekanat)::(Wadek II):

meminta SDM untuk membuat

balasan

:(Sumber Daya Manusia):

melihat aplikasi perencanaan

kebutuhan pegawai

:(Dekanat)::(Wadek II):

menerima SK dari Rektorat dan

menyerahkan SK ke SDM

:(Sumber Daya Manusia):

Terima SK, arsip secara digital dan serahkan SK asli ke Tenaga Honorer

kebutuhan pegawai

tidak

ada

:(Sumber Daya Manusia):

Mengirim rekap kebutuhan pegawai ke

rektorat

Gambar 4.37 BPMN Proses rekrutmen tenaga honorer langsung dari rektorat.

4. Tahap E. Peluang dan Solusi

Pada tahapan ini dilakukan identifikasi parameter strategis dengan mengevaluasi perbedaan mendasar antara arsitektur saat ini dan arsitektur bisnis berupa evaluasi gap dari arsitektur bisnis. Hasil analisa gap digunakan untuk membuat strategi dan solusi. Analisis gap proses bisnis.

Analisis gap digunakan untuk mengidentifikasi gap antara arsitektur proses bisnis Sumber Daya Manusia saat ini dengan kebutuhan bisnis dimasa yang akan datang. Proses bisnis yang dijalankan oleh Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dalam kesehariannya dapat dikatakan cukup baik, akan tetapi ada beberapa proses bisnis yang dilakukan manual sehingga terlalu banyak aktifitas yang dilakukan, yang berakibat aliran proses bisnis menjadi lebih panjang dan memiliki waktu yang cukup lama. Tabel 4.2 menunjukkan gap analisis untuk proses bisnis Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Berdasarkan hasil analisa gap arsitektur bisnis, dapat disimpulkan bahwa aktifitas yang dijalankan oleh Sumber Daya Manusia saat ini memiliki banyak kekurangan. Hal ini terlihat dari persentase gap sebanyak 48% dari hasil analisa gap arsitektur bisnis. Oleh karena itu, perlu dilakukan usulan perbaikan otomatisasi proses bisnis .

Keterangan: 1. Kolom “Kriteria”: Kebutuhan Bisnis pada Sumber

Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga

2. Kolom “Level”: Tingkat kesesuaian proses bisnis yang sekarang dengan yang diusulkan. Kolom ini berisi salah satu dari ketiga inisial berikut : a. F (Fit): aktivitas proses bisnis saat ini sudah

baik, sehingga tidak ada alternatif untuk perbaikan.

b. P (Partial Fit): aktivitas proses saat ini cukup baik. Akan tetapi diperlukan alternatif agar

dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas tersebut.

c. G (Gap): aktivitas saat ini tidak efektif dan efisiensi sama sekali

3. Kolom “Aktivitas Bisnis Saat ini”: aktivitas yang dijalankan pada Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga

4. Kolom “Teknik perbaikan yang digunakan”: teknik yang diganakan untuk memperbaiki aktivitas bisnis

5. Kolom “Alternatif”: Alternatif/ usulan yang diberikan berdasarkan arsitektur bisnis.

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian diatas, maka disimpulkan bahwa perencanaan arsitektur proses bisnis yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis Bagian Sumber Daya Manusia di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Permulaan perencanaan dilakukan dengan cara studi

berkas-berkas dan literatur yang terkait aturan-aturan yang berlaku dan menjadi rujukan oleh Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga dalam pelaksanaan tugasnya dan dukungan terkait perencanaan arsitektur proses bisnis.

2. Tinjauan dan analisis kondisi enterprise saat ini a. Tinjauan pemodelan bisnis dilakukan dengan

membuat model bisnis dari hasil studi berkas dan wawancara dengan petugas yang bertanggung jawab disetiap proses yang ada di Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.

b. Analisis proses bisnis yang baru dilakukan dengan tanya jawab dengan pegawai Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga terkait dengan alur proses, dokumen yang terlibat , waktu penyelesaian proses dan kendala pada setiap proses bisnis.

c. Pengamatan sistem dan teknologi saat ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung dan tanya jawab dengan pegawai Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga terhadap kondisi sistem dan teknologi saat ini yang terkait dengan proses bisnis dan penyimpanan data pada Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga

3. Perancangan arsitektur proses bisnis dilakukan dengan membuat model proses bisnis menggunakan tools BPMN. Menggunakan prinsip ESIA (eliminated, simplify, integrated dan automated) dalam membuat perencaan proses bisnis yang baru. Lalu membuat analisis gap dengan cara membandingkan proses bisnis saat ini dan proses bisnis yang direncanakan. Dan didapatkan hasil gap sebanyak 49% , partial fit sebanyak 41 % dan fit sebanyak 10 % dari hasil analisa gap arsitektur bisnis. Oleh karena itu, perlu dilakukan usulan perbaikan proses bisnis .

Saran Penelitian ini berfokus pada perencanaan

arsitektur proses bisnis menggunakan TOGAF sebagai framework arsitekturnya dan siklus TOGAF ADM sebagai prinsip arsitektur dimana yang dilakukan dalam penelitian ini hanya tahap awal (preliminary fase), visi arsitektur (architecture vision), arsitektur bisnis (business architecture). dan peluang dan solusi (oportunitis and solution). Oleh karena itu disarankan untuk melanjutkan penelitian ke arah perencanaan arsitektur sistem informasi dan teknologi. Dan untuk mengukur seberapa baik kualitas arsitektur proses bisnis yang dihasilkan perlu dilakukan perancangan sistem informasi berdasarkan arsitektur proses bisnis dari penelitian ini atau dengan melakukan perbandingan perencanaan arsitektur proses bisnis menggunakan kerangka kerja lain.

DAFTAR PUSTAKA Institute for Enterprise Architecture Developments,

2011. http://www.enterprise-architecture.info/ Somantri, Kurnia Trisna. 2011. Pemodelan Arsitektur

Enterprise dengan TOGAF ADM pada Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional SDN Galunggung Kota Tasikmalaya. M.S. Ilmu Komputer. Institut Pertanian Bogor.

Lankhorst, Marc. et al. 2005. Enterprise Architecture at Work “Modelling, Communication, and Analysis. Springer.

Minoli, Daniel. 2008. Enterprise Architecture A to Z, CRC Press. Taylor and Francis Group. An Auerbach Book.

Mutyarini, Kuswardani. Dan Sembiring, Jaka. 2006. Arsitektur Sistem Informasi untuk Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia. Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung

Schekkermen, J. 2005. Trends in Enterprise Architecture 2005: How are Organizations Progressing? Institude for Enterprise Architecture Development Methode.

Sessions, Roger. 2007, Comparison of the Top Enterprise architecture Methodologies. Object Watch.Inc.

Setiawan, Erwin Budi. 2009, Pemilihan EA Framework, Makalah disajikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009. Yogyakarta. 20 Juni 2009.

Supriyana, Iyan. 2010. Model Arsitektur Bisnis, Sistem Informasi dan Teknologi di Bakosurtanal berbasis TOGAF. TELKOMNIKA Vol. 8, No. 1, April 2010 : 17 – 24.

Surendro , Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi, Informatika Bandung.

The Open Group, All Rights Reserved, 2009 – 2011, Evaluation Copy

Yunis, Roni. dan Surendro, Kridanto. 2009. Perancangan Model Enterprise Architectur dengan TOGAF Architecture Development Method,. Makalah disajikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009. Yogyakarta. 20 Juni 2009.

Perencanaan Arsitektur Bisnis Bidang Pertanian dan Kehutanan di Dinas Pertanian Kota Surabaya

Cherlylie Rendy

Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

E-mail: cherlylie@gmail.com

ABSTRAK Dinas Pertanian Kota Surabaya memiliki tujuan peningkatan ketahanan pangan serta konservasi hutan kota dan

mangrove. Bidang Pertanian dan Kehutanan merupakan salah satu bidang yang memiliki peran penting untuk mewujudkan tujuan Dinas Pertanian Kota Surabaya tersebut. Perwujudan dapat direalisasi dengan peningkatan pelayanan. Untuk membantu peningkatan produktivitas kerja pelayanan dibutuhkan suatu sistem informasi yang sesuai kebutuhan proses bisnis Bidang Pertanian dan Kehutanan. Oleh karena itu penelitian ini berisi perencanaan proses bisnis Bidang Pertanian dan kehutanan menggunakan metode TOGAF ADM.

Dalam merencanakan proses bisnis Bidang Pertanian dan Kehutanan dengan metode TOGAF ADM, ada lima tahapan yang harus dilakukan. Pada tahapan pertama menentukan ruang lingkup yang terdapat pada Bidang Pertanian. Tahapan kedua dilakukan identifikasi rencana strategis dan kondisi proses bisnis Bidang Pertanian dan Kehutanan. Tahapan ketiga dilakukan pemodelan perbaikan proses bisnis berdasarkan permasalahan proses bisnis saat ini. Tahapan keempat dilakukan pendefinisian kebutuhan teknologi informasi. Pada tahapan terakhir dilakukan analisa gap setelah itu dirumuskan strategi implementasi.

Upaya perbaikan proses bisnis pada Bidang Pertanian dan Kehutanan tidak terlalu sulit. Ini dapat dilihat pada persentase partial fit sebesar 57%. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah arsitektur bisnis dan didukung teknologi informasi sebagai pedoman desain dan implementasi untuk peningkatan pelayanan yang efisien, cepat, mudah dan terintegrasi.

Kata kunci : arsitektur, proses bisnis, TOGAF ADM, perbaikan proses, Dinas Pertanian

ABSTRACT

Surabaya Agriculture Department has a goal to increase of food security and conservation of mangrove and cities forest. Agriculture and Forestry has an important role to realize the goal of the Department of Agriculture Surabaya. Materialization can be realized with improved services. To help increase the productivity of work service, needed an information system according the needs of business processes Agriculture and Forestry. Therefore, this thesis provides Agriculture and forestry business process planning use framework TOGAF ADM.

In planning the Agriculture and Forestry business process with the framework of TOGAF ADM, there are five steps that must be doing. In the first stage is determine the scope in the Agricultural Sector. The second stage is to identify the strategic plan and business process condition of Agriculture and Forestry The third stage is improvement the modeling business process based on business process modeling issues. Fourth stage is doing define information technology. In the last stage is doing a gap analysis and then formulated an implementation strategy.

Efforts Improvement of Business process in the fields of Agriculture and Forestry isn’t difficult. This can be seen in the partial fit percentage of 57%. The result of this research is architecture business supported by technology information as guide the design and implementation for increase efficient service, fast, easy and integrated.

Keywords: architecture, business process, TOGAF ADM, process improvement, the Department of Agriculture.

PENDAHULUAN Dinas Pertanian Kota Surabaya merupakan salah satu instansi pemerintah di Surabaya. Dinas Pertanian Kota Surabaya memiliki tujuan dalam peningkatan ketahanan pangan dan konservasi hutan kota dan mangrove. Bidang Pertanian dan Kehutanan mampu mewujudkan tujuan tersebut. Dalam kegiatannya menjalankan aktivitas pemerintahan, bidang dibantu oleh beberapa seksi. Bidang Pertanian dan Kehutanan memiliki Seksi Tanaman Pangan dan Hortikultura serta Seksi Kehutanan. Beberapa kendala yang dihadapi antara lain: proses bisnis tidak dapat dilanjutkan jika pegawai

yang mengerjakan data dari proses tersebut tidak hadir; lamanya proses pengolahan data; serta pegawai dan pimpinan mengalami kesulitan dalam menerima informasi secara cepat dan tepat karena tidak adanya sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan Bidang Pertanian dan Kehutanan. Ini akan berpengaruh terhadap produktivitas kerja pelayanan kepada masyarakat Dengan kemajuan teknologi saat ini dan kebutuhan teknologi di masa datang, Bidang Pertanian dan Kehutanan perlu melakukan pengembangan SI yang sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan SI harus melihat dari berbagai sudut

pandang dimulai dari mendefinisikan arsitektur bisnis yang ada dalam organisasi, mendefinisikan arsitektur data yang akan digunakan, mendefinisikan arsitektur aplikasi yang akan dibangun serta mendefinisikan arsitektur teknologi yang mendukung jalannya sistem informasi tersebut [1]. Pengembangan SI perlu adanya perencanaan yang matang. Oleh karena itu dibutuhakan perencanaan dengan melakukan pendekatan modern seperti Perencanaan Arsitektur Enterprise (PAE). PAE bidang Pertanian dan Kehutanan pada Dinas Pertanian Kota Surabaya dapat digunakan sebagai pedoman langkah dalam pengembangan sistem informasi jangka panjang. Untuk menjawab permasalahan kebutuhan arsitektur bisnis dalam jangka panjang yang sesuai dengan kebutuhan organisasi maka perencanaan arsitektur bisnis bidang Pertanian dan Kehutanan di Dinas Pertanian Kota Surabaya penting untuk dilakukan.

METODE PENELITIAN Tahapan penelitian mengacu pada siklus TOGAF ADM (The Open Group Architecture Process Architecture Development Method) sebagai acuan dalam merencanakan arsitektur enterprise proses bisnis. Penerapkan Kerangka Kerja TOGAF ADM meliputi: a. Preliminary framework and principle

merupakan tahapan persiapan perencanaan arsitektur enterprise. Kegiatannya meliputi pengumpulan data dan menetapkan prinsip arsitektur enterprise

b. Architecture Vision sebagai dasar dalam memahami kondisi sistem saat dan kebutuhan arsitektur bisnis dimasa depan. Kegiatan yang dilakukan meliputi pendefinisian profil, visi, misi, tujuan dan sasaran Dinas Pertanian Kota Surabaya serta pemodelan kondisi arsitektur saat ini.

c. Business Architecture merupakan tahapan perbaikan proses bisnis. Usulan proses bisnis dimodelkan dengan menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN).

d. Technology Architecture mendefinisikan prinsip platform teknologi yang mendukung business architecture. Selanjutnya dibuat jaringan komputer yang mendukung business architecture.

e. Opportunity and Solution dilakukan analisa gap dari arsitektur bisnis saat ini dan usulan arsitektur bisnis serta teknologi informasi yang mendukungnya. Dari hasil analisa gap dibuat strategi dan solusi prioritas implementasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

PRELIMINARY FRAMEWORK AND PRINCIPLE Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan metode sebagai berikut: a. Observasi dilakukan untuk mendapatkan

gambaran tentang bagaimana proses bisnis yang berjalan saat ini secara umum.

b. Wawancara dilakukan untuk memastikan kebenaran serta mendapat pernyataan resmi langsung dari sumbernya. Materi wawancara meliputi Standar Operasional Prosedur (SOP), teknologi yang digunakan, serta kebutuhan bisnis terhadap pengembangan sistem informasi.

c. Studi berkas dilakukan untuk pemahaman terhadap proses bisnis dan sebagai salah satu bahan analisa pada penelitian ini. Dokumen yang digunakan meliputi pembahasan tentang TOGAF ADM, Undang- Undang yang berlaku di Departemen Pertanian, SOP serta Rencana Strategi Dinas Pertanian Kota Surabaya.

Menetapkan Prinsip Arsitektur Enterprise Prinsip arsitektur enterprise digunakan untuk mengetahui penggunaan sistem informasi serta sebagai petunjuk untuk mendefinisikan kebutuhan arsitektur bisnis Bidang Pertanian dan Kehutanan di Dinas Pertanian Kota Surabaya. Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Kepatuhan terhadap hukum b. Mempertimbangkan kondisi teknologi informasi

organisasi saat ini c. Partisipatif pegawai d. Kebutuhan bisnis Bidang Pertanian dan

Kehutanan, Dinas Pertanian Kota Surabaya merupakan dasar perubahan sistem informasi.

ARCHITECTURE VISION Struktur Organisasi Dinas Pertanian Bidang Pertanian dan Kehutanan berhubungan dengan unit kerja lain yang terdapat pada struktur organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya di Dinas Pertanian. Unit kerja yang dimaksud adalah Dinas Pertanian, Sekretariat, Kelompok Jabatan Fungsional (KJF) dan UPTD balai pembibitan.

NameTitle

DINAS PERTANIAN

SEKRETARIAT

SUB BAGIAN UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

SUB BAGIAN KEUANGAN

BIDANG PERTANIAN KEHUTANAN

SEKSI TANAMAN PANGAN DAN

HORTIKULTURA

SEKSI KEHUTANAN

BIDANG PETERNAKAN

SEKSI KESEHATAN HEWAN DAN KESMAVET

SEKSI USAHA DAN PRODUKSI PETERNAKAN

BIDANG PERIKANAN DAN

KELAUTAN

SEKSI USAHA DAN PRODUKSI

SEKSI SARANA PRASARANA DAN PENGELOLAAN SUMBER DAYA

NameTitle

KELOMPOK JABATAN

FUNGSIONAL

UPTD Balai Pembiitan

UPTD Klinik Hewan

Gambar 1. Struktur Organisasi Dinas Pertanian

Kota Surabaya

Visi dan Misi Dinas Pertanian Kota Surabaya Visi Dinas Pertanian Kota Surabaya adalah sebagai inovator di bidang kelautan, perikanan, kehutanan dan pertanian. Dinas Pertanian Kota Surabaya menetapkan misi sebagai berikut: 1. Meningkatkan serta mengoptimalkan sumber

daya manusia yang berwawasan lingkungan dalam rangka produksi pengolahan komoditi pertanian, kehutanan, peternakan dan kelautan.

2. Menumbuhkembangkan kewirausahaan serta pelayanan dan pastisipasi masyarakat dengan kualitas sumber daya manusia, aparatur dan masyarakat yang cerdas dan peduli melalui pemanfaatan teknologi di bidang usaha kelautan, perikanan, peternakan, pertanian dan kehutanan.

Tujuan Dinas Pertanian Kota Surabaya Tujuan untuk pencapaian visi dan misi Dinas Pertanian Kota Surabaya adalah meningkatkan ketahanan pangan dan konservasi hutan kota dan hutan mangrove.

Kondisi Arsitektur Saat Ini Salah satu proses bisnis yang terdapat pada Bidang Pertanian dan Kehutanan adalah intensifikasi pekarangan untuk Non Gakin.

Gambar 2. Proses bisnis intensifikasi pekarangan

Non Gakin

Gambar 3. Aktivitas menerima permohonan untuk

kegiatan urban farming

Permasalahan yang terjadi antara lain paperwork yang berlebih pada pencatatan di buku besar, terjadi perpindahan surat permohonan (kertas) dan pergerakan pegawai TU (orang). Terdapat waktu tunggu jika Kepala Dinas tidak berada diruangan.

Gambar 4. Aktivitas disposisi

Permasalan yang terjadi antara lain terjadi perpindahan surat dan pergerakan orang berulang- ulang, terdapat waktu tunggu, paperwork berlebih serta duplikasi tugas.

Gambar 5. Aktivitas persetujuan permohonan

Permasalahan yang terjadi terdapat waktu tunggu, pergerakan orang serta perpindahan kertas.

Gambar 6. Aktivitas distribusi bantuan

Permasalahan yang terjadi karena aktivitas yang dilakukan masih manual sehingga kurang efisien.

Bidang Pertanian dan Kehutanan memiliki teknolgi informasi yang digunakan untuk menunjang proses bisnisnya. Berikut teknologi informasi Bidang Pertanian dan Kehutanan.

Tabel 1. Teknologi Informasi yang terdapat pada Bidang Pertanian dan Kehutanan

No Kelompok Jenis Jumlah 1 Hardware

a. Personal Computer (PC)

Intel Pentium Processor G630T @2.30 GHz

1

Intel Pentium Dual Core G630 @2.7 GHz

1

Intel Celeron Dualcore E1400 @2.0 GHz

1

Intel Core i3 2120 @3.3GHz

3

b. Peralatan Masukan

Keyboard 6

Mouse 6

c. Peralatan Keluaran

Printer Inkjet 4

d. Jaringan Wireless Local Area Networks (WLAN)

1

e. Telepon Modem CDMA (frekuensi EVDO Rev- A)

6

2 Software a. Sistem

Operasi Microsoft Windows 7

6

b. Spread sheet

Ms. Excel 2007 6

c. Pengolahan Kata

Ms. Word 2007 6

No Kelompok Jenis Jumlah d. Desain

Graphics Adobe Photoshop CS3

2

e. Lainnya Ms. Power Point 2007

6

BUSINESS ARCHITECTURE Pembangunan business architecture dilakukan dengan melalui perbaikan proses bisnis di Bidang Pertanian dan Kehutanan. Perbaikan proses pada penelitian ini menggunakan prinsip ESIA (Eliminate, Simplify, Integrate, Automate). Berikut perbaikan proses pada proses bisnis intensifikasi pekarangan untuk Non Gakin.

Gambar 7. Aktivitas menerima permohonan untuk

kegiatan urban farming tekomputerisasi

Penerimaan surat masuk diotomatisasi dan menyerahkan disposisi disederhanakan.

Gambar 8. Aktivitas disposisi terkomputerisasi

Penulisan disposisi dan penyebarannya serta pemencetak disposisi disederhanakan, pencatatan surat masuk pada bidang dieliminasi

Gambar 9. Aktivitas persetujuan permohonan

terkomputerisasi

Penunjukan pegawai diautomatisasikan serta penentuan stok bantuan disederhanakan.

Gambar 10. Aktivitas distrribusi bantuan

terkomputerisasi

Penelusuran surat dan disposisi ditambabahkan.

TECHNOLOGI ARCHITECTURE Untuk menunjang business architecture yang diusulkan perlu adanya teknologi yang sesuai. prinsip platform teknologi digunakan untuk melihat kecenderungan teknologi informasi yang diusulkan.

Tabel 2. Prinsip platform teknologi informasi No Jenis Prinsip 1 Sistem

Operasi Sistem Operasi yang digunakan harus: a. Mendukung penggunaan

perangkat keras dan aplikasi yang dibangun

b. Mendukung jaringan c. Memiliki lisensi d. Menggunakan konsep open

source untuk server 2 Perangkat Perangkat keras yang

keras digunakan harus a. Independen terhadap

vendor dan brand tertentu b. Handal dan dalam kondisi

yang baik c. Memiliki tingkat

pemanfaatan yang tinggi 3 Komunikasi a. Dalam tugas lapangan,

pegawai harus menggunakan alat komunikasi

b. Semua peralatan yang terhubung ke jaringan harus diotorisasi secara terpusat

c. Jaringan yang dibangun harus handal dan akses internet cepat

4 Keamanan a. Tidak bertoleransi terhadap penyalahgunaan asset teknologi dan data

b. Pengaksesan akan diawasi oleh unit IT

[2]

Bidang Pertanian dan Kehutanan memerlukan jaringan komputer untuk melakukan komunikasi. Berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 664 tahun 2001 dijelaskan bahwa jaringan antar gedung menggunakan topologi star. Disamping itu topologi star memiliki keunggulan yaitu bandwidth dalam kabel akan meningkatkan daya kerja jaringan serta tidak mengganggu node lain bila terjadi gangguan [3].

Gambar 10. Topologi jaringan computer yang mendukung business architecture

OPPORTUNITY AND SOLUTION Analisa Gap Berdasarkan analisa gap kondisi saat ini dan usulan business architektur didapatkan persentase gap. Berdasarkan hasil analisa gap business architecture, dapat disimpulkan bahwa aktifitas yang dijalankan pada Bidang Pertanian dan Kehutanan saat ini cukup baik. Hal ini terlihat dari banyaknya partial fit sebanyak 57% dalam persentase hasil analisa gap business architecture. Dapat disimpulkan bahwa usulan perbaikan business architecture tidak terlalu sulit dilakukan.

Gambar 11 Persentase hasil analisa gap business

architecture

Keterangan : a. F (Fit): aktivitas proses bisnis saat ini sudah baik,

sehingga tidak ada alternatif untuk perbaikan. b. P (Partial Fit): aktivitas proses saat ini cukup

baik. Akan tetapi diperlukan alternatif agar dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas tersebut.

c. G (Gap): aktivitas saat ini tidak efektif dan efisiensi sama sekali

Pada technology architecture yang mendukung business architecture diperlukan penambahan unit pada teknologi informasi lama dan penambahan teknologi informasi baru. Penambahan unit pada teknologi lama seperti penambahan personal computer (PC), scanner, printer serta access point. Penambahan teknologi informasi baru seperti sistem operasi Linux, firewall, Java/ PHP, LAN, switch, router dan hub.

Strategi Informasi Adapun perencanaan strategi berdasarkan Critical Success Factor (CSF) antara lain: a. Keterlibatan, dukungan dan komitmen yang kuat

dari manajemen. b. Pengadaan dan instalasi teknologi baru. c. Perlunya ketersediaan SDM yang memenuhi

kualifikasi pelaksanaan arsitektur enterprise.

d. Perlunya kejelasan tugas masing- masing tiap proses bisnis.

Berdasarkan CSF maka strategi yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Dalam kegiatan pengembangan business

architecture diperlukan divisi TI. Divisi TI berada di naungan sub bagian umum dan kepegawaian. Divisi TI mempunyai tugas mengembangan dan mengelola kebutuhan TI. Divisi TI perlu memiliki kebijakan termasuk prosedur penggunaan teknologi oleh pegawai dan standarisasi aset teknologi.

b. Dalam infrastruktur TI, dilakukan implementasi business architecture dan technology architecture. Perbaikan proses bisnis tidak akan berhasil tanpa penggunaan teknologi yang sesuai. Penggunaan teknologi baru memerlukan investasi dan biaya, tetapi seharusnya dalam jangka panjang akan menekan biaya dan meningkatkan pelayanan.

c. Implementasi business architecture dan technology architecture membutuhkan Sumber Daya Manusia yang kompetensi dibidangnya. Untuk itu perlu diadakan program peningkatan kemampuan SDM dalam bidang TI.

d. Pembuatan Standard Operational Procedure (SOP). SOP digunakan untuk pedoman atau acuan melaksanakan tugas yang memberikan kontrol terhadap proses pelayanana terhadap masyarakat. Tersedianya SOP membuat pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik, cepat, tepat, efektif dan efisien.

Prioritas Business Architecture Prioritas business architecture didasarkan pada program unggulan yang tedapat pada Bidang Pertanian dan Kehutanan serta kebijakan yang mendukung program tersebut. Tiap kebijakan memiliki proses bisnis, proses bisnis diurutkan berdasarkan seberapa besar manfaat yang didapat pada tiap proses bisnis dalam menujang program unggulan.

Tabel 3. Urutan penerapan proses bisnis

Urutan Kebijakan Kandidat urutan

proses

1 Pengembangan

lahan sempit produktif

Proses intensifikasi pekarangan untuk Gakin Proses intensifikasi pekarangan untuk Non Gakin Proses bantuan benih/bibit

Urutan Kebijakan Kandidat urutan

proses

2 Penumbuhan kelembagaan

pertanian

Proses pembentukan dan pembinaan kelompok tani Proses fasilitasi pupuk bersubsidi

3 Peminjaman alat mesin pertanian

Proses peminjaman hand- tractor

4 Pemberian izin hortikultura dan

kehutanan

Proses rekomendasi tempat penjualan sayur dan buah Proses pembuatan SK- TPK dan SK- Penerbit HHBK

5

Pelaksanaan pelaporan

penyelenggaraan pertanian dan

kehutanan

Proses pencatatan data tanaman pangan dan hortikultura Proses pelaporan Gerhan Proses pelaporan mutasi kayu

KESIMPULAN 1. Arsitektur bisnis saat ini memiliki beberapa

masalah dalam kurangnya produktivitas kerja pelayanan. Masalah yang menghambat antara lain penggunaan paperwork yang berlebih, terdapat waktu tunggu untuk disposisi dan persetujuan, seringnya terjadi pemindahan berkas dan pergerakan orang, pembuatan data dari satu bentuk ke bentuk lainnya, duplikasi tugas serta belum tersedianya persuratan elektronis, penelusuran surat dan disposisi.

2. Perencanaan arsitektur proses bisnis menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM. Pebaikan arsitektur bisnis menggunakan prinsip ESIA (eliminate, simplify, integrate dan automate). Aktivitas yang dieliminasi seperti penyerahan dan penerimaan dokumen, pencatatan surat masuk pada bidang. Aktivitas yang diotomatisasikan seperti penunjukan pegawai serta persetujuan dan penolakan permohonan. Upaya perbaikan business architecture tidak terlalu sulit karena persentase partial fit 54%. Selain itu dari hasil analisa technology architecture menunjukkan bahwa teknologi informasi saat ini perlu adanya penambahan teknologi informasi baru. Teknologi lama masih digunakan untuk untuk kebutuhan teknologi di masa datang akan tetapi diperlukan penambahan unit.

SARAN 1. Pada Tahapan TOGAF ADM, penelitian ini

hanya sampai opportunity and solution, sehingga perlu tahapan selanjutnya. Tahapan selanjutnya meliputi migration planning, implementation governance, dan architecture change management. Tahapan selanjutnya tersebut dapat dilakukan setelah perencanaan semua komponen arsitektur enterprise telah selesai.

2. Pada penelitian ini hanya dilakukan perencanaan arsitektur proses bisnis pada bidang pelayanan di Bidang Pertanian dan Kehutanan. Perancangan selanjutnya, dapat dikembangkan juga pada bidang lain.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Yunis, R., Kridanto, S. 2009. Perancangan Model Enterprise Architecture dengan TOGAF Architecture Development Method, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Juni 2009, Yogyakarta, http://journal.uii.ac.id. diakses pada tanggal 21 Feb 2012.

[2] Fitrian, Y. 2007. Perencanaan Arsitektur Enterprise di Perguruan Tinggi: Studi Kasus STMIK Darmajaya, Institut Pertanian Bogor, http://repository.ipb.ac.id. diakses tanggal 27 Agustus 2012.

[3] Zakaria. 2005. Pengembangan Sistem Informasi Audit Maternal dan Perinatal Berbasis Jaringan untuk Mendukung Pemantauan Kematian Ibu dan Bayi, Universitas Diponegoro, http://eprint.undip.ac.id. Diakses tanggal 29 Agustus 2012.

PERENCANAAN ARSITEKTUR DATA PADA BIDANG MEDIS RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SURABAYA

Febri Ristya Widyana1, Eto Wuryanto1, dan Taufik S.T1

1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK Rumah Sakit Muhammadiyah merupakan salah satu sarana umum dalam bidang kesehatan yang membutuhkan keberadaan suatu

sistem informasi yang akurat, handal, dan cukup memadai, demi meningkatkan pelayanannya kepada pasien. Pengelolaan data di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah saat ini masih dilakukan secara manual, sehingga memiliki banyak kelemahan diantaranya membutuhkan waktu yang lama serta keakuratannya juga kurang diterima. Untuk itu, diperlukan suatu perencanaan arsitektur arsitektur enterprise (EAP) data yang digunakan sebagai acuan dalam menciptakan Sistem Informasi Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya yang terintegrasi.

TOGAF ADM merupakan salah satu kerangka kerja yang memiliki beberapa fase baku yang sesuai bagi perusahaan yang belum memiliki arsitektur dan pengolahan data yang masih sepenuhnya manual seperti di Rumah Sakit Muhammadiyah. Tahapan pertama dalam merencanakan arsitektur data yaitu menentukan ruang lingkup di Rumah Sakit Muhammadiyah agar memperoleh landasan hukum dan prinsip dalam perencanaan arsitektur data . Tahapan kedua, memahami kondisi saat ini dan rencana strategis di Rumah Sakit Muhammadiyah. Tahapan ketiga, dilakukan perbaikan pengelolaan data berdasarkan permasalahan yang dihadapi dan proses bisnis yang telah diusulkan, Tahapan keempat, dilakukan pendefinisian kebutuhan teknologi informasi yang mendukung arsitektur data. Tahap terakhir, adalah melakukan analisa gap antara kondisi saat ini dengan perbaikan yang telah dilakukan, kemudian merumuskan rencana implementasi.

Hasil yang diperoleh dari perencanaan arsitektur data ini berupa cetak biru (blue print) berisikan daftar entitas data, conceptual data model (CDM), kamus data, serta matriks proses vs data sebagai landasan pengembangan sistem informasi arsitektur data yang lebih baik di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya.

Kata kunci : arsitektur data, rumah sakit, TOGAF ADM.

ABSTRACT

Muhammadiyah Hospital is one of the public facilities of health. It needs the existence of a system of information that is accurate, reliable, and sufficient to improve services. Medical data management in Muhammadiyah Hospital is manually processes, so it has much weakness. The weaknesses are time consuming and also less than acceptable accuracy. Therefor, we need enterprise architecture planning (EAP) of data is used as reference in creating the Medical Information Systems in Surabaya Muhammadiyah Hospital integrated.

TOGAF ADM is a framework that has some phases. TOGAF ADM is appropriate for companies that do not have the architecture and manually data processing such as Muhammadiyah Hospital. The first stage in planning the data architecture determined the scope of Muhammadiyah Hospital in order to obtain a legal basis and principles in the data architectural planning. The second stage was understood the current state and the strategic plan at Muhammadiyah Hospital. The third stage was made improvements data management based on problems and business processes that have been proposed, the fourth stage was made defining requirements of the information technology that supports data architecture. The last step was doing gap analysis between the current state of the improvements that have been made, and then formulated a plan of implementation.

The results obtained from data architectural planning is blueprint. It was contains a list of data entities, conceptual data model (CDM), data dictionary, and the matrix process vs data. It based to develop of information systems architecture for better than before in the medical of Muhammadiyah hospital Surabaya

Keywords: data architecture, hospital, TOGAF ADM.

PENDAHULUAN Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang berada di Surabaya Utara. Pelayanan medis yang diberikan oleh rumah sakit ini antara lain : a. Pelayanan poliklinik, b. Pelayanan 24 jam c. Pelayanan Penunjang d. Pelayanan Operasi e. Pelayanan Rawat Inap Meskipun Rumah Sakit Muhammadiyah telah cukup lama berdiri, sistem yang berjalan masih manual dan belum terkomputerisasi. Seluruh data belum terintegerasi dengan baik karena penyimpanan data pasien dan laporan penanganan medis masih berbasis kertas, sehingga resiko hilang maupun rusak sangat besar. Beberapa kendala yang dihadapi menyangkut pengolahan data yang masih manual diantaranya sulitnya melakukan pencarian dokumen rekam medik ketika proses registrasi Selain itu, proses administrasi bagi pasien rawat inap yang akan meninggalkan rumah sakit juga membutuhkan waktu yang lama karena pegawai RS masih harus mengumpulkan dokumen penanganan yang telah dilakukan sejak hari pertama pasien dirawat inap. Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan organisasi. [1]. EAP juga memiliki beberapa framework yang digunakan sebagai pedoman kerangka kerja dalam membangun atau mengembangkan sistem informasi yang terintegerasi. Pemilihan EA framework ini disesuaikan dengan visi misi perusahaan dan juga arsitektur yang telah berjalan sebelumnya. Metode pendekatan EAP akan membantu terbentuknya sistem basis data baru yang terintegerasi, memudahkan kinerja dan meminimalisir kesalahan sehingga pemrosesan informasi data di Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya dapat berlangsung lancar dan tepat waktu. Pengelolaan terhadap data dan informasi yang baik akan memberikan akses yang luas terhadap jaringan data yang terhubung secara global.

METODE PENELITIAN

Pada penelitian ini dipilih framework TOGAF ADM yang membantu dalam melakukan perencanaan arsitektur data di Rumah Sakit Muhammadiyah. Pemilihan TOGAF ADM sebagai kerangka kerja dikarenakan TOGAF merupakan suatu kerangka kerja yang praktis, pasti dan dibuktikan dengan adanya tahapan-tahapan metode untuk mengembangkan dan mempertahankan arsitektur enterprise [2]. Tahapan penelitian mengacu pada siklus TOGAF ADM (The Open Group Architecture Process Architecture Development Method) meliputi : a. Fase preliminary : framework and principles

merupakan tahapan untuk menentukan ruang lingkup Enterprise Architecture (EA) yang akan dikembangkan Kegiatan yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup penelitian di Rumah Sakit

Muhammadiyah, yaitu di bidang medis, serta menetapkan prinsip arsitektur enterprise

b. Fase A: Architecture Vision, mendefinisikan kondisi yang terjadi saat ini dan kebutuhan-kebutuhan berkenaan dengan perancangan arsitektur sistem informasi Kegiatan yang dilakukan adalah mendefinisikan profil, visi, misi, tujuan, sasaran dan rencana strategi di Rumah Sakit Muhammadiyah.

c. Fase B: Bussiness Architecture, mendefiniskan proses binis, model bisnis, atau aktifitas bisnis yang ada serta perbaikan proses bisnis.

d. Fase C: Information System Architecture, merupakan tahapan mendefinisikan arsitektur system informasi yang ada dan perbaikan dalam pengembangan arsitektur system informasi selanjutnya. Kegiatan yang dilakukan yaitu menormalisasi data, menggambarkan diagram dalam bentuk conceptual data model (CDM).

e. Fase D: Technology Architecture mendefinisikan teknologi yang mendukung data architecture, dan menetukan kriteria DBMS sebagai media penyimpanan yang sesuai.

f. Fase E : Opportunities and Solutions, melakukan analisis gap antara arsitektur data saat ini dengan usulan arsitektur data, serta teknologi informasi yang mendukung usulan arsitektur data. Hasil analisa dapat dibentuk rencana implementasi

HASIL DAN PEMBAHASAN

PRELIMINARY FRAMEWORK AND PRINCIPLE Pengumpulan Data Pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan metode sebagai berikut: a. Observasi : Melakukan pengamatan secara langsung

pada tiap bidang dan seksi di Rumah Sakit Muhammadiyah untuk menggambarkan secara nyata kondisi dan kegiatan yang berjalan saat ini.

b. Wawancara : Melakukan tanya jawab kepada kepala bidang mengenai pelayanan terhadap pasien maupun pengolahan data yang saat ini berjalan di Rumah Sakit Muhammadiyah.

c. Studi berkas : Mempelajari literature atau berkas-berkas yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data di Rumah Sakit Muhammadiyah. Menetapkan Prinsip Arsitektur Enterprise

Prinsip arsitektur enterprise digunakan untuk mengetahui kondisi arsitektur sistem informasi yang ada serta menganalisis kebutuhan di Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya. Prinsip-prinisip dalam arsitektur enterprise dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Prinsip Enterprise Pengembangan arsitektur yang dilakukan di Rumah Sakit Muhammadiyah diharapkan mendukung seluruh bagian organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang membutuhkan. b. Prinsip Teknologi Informasi (TI)

Arsitektur diharapkan dapat mengarah untuk lebih konsistens pada penggunaan TI di seluruh bagian organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah, termasuk unit-unit organisasi yang akan menggunakan. c. Prinsip Arsitektur

Mengupayakan perancangan arsitektur sistem berdasarkan kebutuhan proses bisnis dan bagaimana menerapkannya. FASE A : ARCHITECTURE VISION Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Bidang medis membawahi seksi keperawatan, pelayanan medis, penunjang medis, rekam medik, dan farmasi. Seksi pelayanan medis juga membawahi beberapa sub seksi diantaranya rawat jalan, rawat inap, rawat bersalin, Instalasi Gawat Darurat (IGD), dan kamar operasi. Sedangkan sub seksi yang berada di bawah seksi penunjang diantaranya laboratorium dan gizi.

Gambar 1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya

Visi, Misi, dan Misi Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya Visi dari Rumah Sakit Muhammadiyah yaitu “Terwujudnya Rumah Sakit yang Bermutu dan Islami”. Demi terwujudnya visi yang diharapkan Rumah Sakit Muhammadiyah melakukan beberapa misi, diantaranya : 1. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu 2. Melaksanakan dakwah melalui layanan kesehatan

yang islami 3. Meningkatkan kualitas sumber daya insane Motto dari Rumah Sakit Muhammadiyah yaitu “Resik, Sopan, Mumpuni, Simpati”

Tujuan Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya Tujuan dari Rumah Sakit Muhammadiyahn yaitu : 1. Menjadikan rumah sakit yang bersih,rapi,dan bersahaja 2. Mengedepankan etika dalam pelayanan 3. Memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik 4. Mengutamakan kepuasan pasien Kondisi Arsitektur Saat Ini Pengelolaan data di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah saat ini digambarkan sebagai berikut : 1. Seluruh data yang mendukung proses bisnis masih

seluruhnya berupa dokumen yang diisi oleh pegawai maupun dokter

2. Penyimpanan data disimpan pada map dan rak lemari

3. Distribusi data dilakukan dengan serah terima berkas

Berikut contoh beberapa daftar dokumen yang terlibat pada proses registrasi pasien.

Gambar 2 Daftar data pendukung proses registrasi pasien

Pasien baru maupun pasien lama yang akan berobat akan dicatat di Buku Registrasi. Data yang perlu dicatat yaitu nomor rekam medik, tanggal registrasi, nama pasien, jenis kelamin, alamat, nama poli, dan keterangan membayar. Sedangkan pada proses pemeriksaan jalan umum, dokumen yang terlibat yaitu rekam medik umum.

Gambar 3 Daftar data pendukung proses pemeriksaan jalan umum

Atribut yang tercantum pada dokumen buku registrasi dan dokumen rekam medik umum hampir sama, yaitu mencantumkan data identitas pasien, hanya saja pada dokumen rekam medik rawat jalan umum terdapat beberapa atribut tambahan, yaitu umur pasien, pekerjaan, alergi, tanggal periksa, pemeriksaan fisik, keluhan, dan diagnose. Permasalahan yang terjadi yaitu pegawai harus menuliskan secara berulang data pasien yang sama pada dokumen yang berbeda. Hal ini tidak megefisiensi waktu. Selain itu, penyimpanan data pasien menjadi tidak baku dan akurat karena pegawai dapat mencatat data pasien secara berbeda jika pasien datang pada lain waktu, sehingga menyebabkan rtedudancy data. Sedangkan kondisi teknologi di Rumah Sakit Muhammadiyah saat ini yaitu sangat terbatas dan juga tanpa penggunaan internet sebagai media komunikasi antar seksi di bidang medis. Pengelolaan data di Rumah Sakit Muhammadiyah dilakukan secara terdistribusi (decentralized), yaitu data dari dokumen rekam medik jalan maupun rekam medik inap disimpan secara terpisah dan tidak ada keterhubungan satu dengan yang lain. Berikut platform teknologi di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah Tabel 1 Teknologi Informasi yang terdapat pada Bidang

Medis Rumah Sakit Muhammadiyah

Direktur

Satuan Pengawas Internal Komite Medis

Bidang Medis Bidang Non Medis

Seksi Keperawatan

Seksi Pelayanan Medis

Seksi Penunjang Medis

SeksiRekam Medis

Seksi Farmasi

SeksiRumah Tangga

SeksiHumas dan Pemasaran

Seksi Diklat dan SDI

Seksi Keuangan dan

Akuntansi

MPKU – PDMKota Surabaya

Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Surabaya

SeksiTata Usaha

Rawat jalan

Rawat inap

Rawat bersalin

IGD

Kamar operasi

Laboratorium

Gizi

Laundry

Cleaning service

Ruang jenazahSarana dan prasaranaKeamanan

SMF Medis

SMF Bedah

Kamar obat

Logistik farmasi

Bendahara

Kasir rawat jalan

Kasir rawat inap

Perangkat Keras Perangkat Lunak Personal Computer (PC) 4 set computer P4 Philips 1 set computer dan CPU Samsung 1 set computer LG

Sistem Operasi : Windows

Piranti Masukan Keyboard Mouse Scanner

Spreadsheet: Microsoft Excel Pengolahan kata: Microsoft Word

Piranti Keluaran Monitor Printer

3 printer Canon IP 1300 2 printer HP Laser Jet P1162 1 printer Canon IP 2770

Media Penyimpanan Hard disk Hard copy Removable Disk

FASE C : INFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE Perencanaan arsitektur data di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah dilakukan dengan tahap sebagai berikut : 1. Analisa dokumen 2. Menentukan entitas 3. Menghubungkan antar entitas dengan relasi 4. Pembentukan database 5. Pemlihan media penyimpanan yang sesuai 6. Analisis technology architecture yang mendukung 7. Merencanakan implementasi Normalisasi Data Tujuan dari normalisasi data yaitu : 1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas 3. Untuk mempermudah pemodifikasian data Dengan menormalisasi data, maka dapat ditentukan entitas yang relevan dan juga atribut pendukungnya. Tahapan normalisasi data, adalah : a. Normalisasi pertama (1NF), meliputi seluruh atribut

yang tercantum pada dokumen b. Normalisasi kedua (2NF), yaitu menentukan

primary key pada atribut yang tercantum pada dokumen Normalisasi ketiga (3NF), merupakan gabungan dua primary key yang saling bergantung satu dengan yang lain dan telah memenuhi normalisasi kedua

c. Penentuan Entitas, pemberian nama entitas pada kelompok atribut yang ada pada entitas

Berikut analisis normalisasi pada dokumen Buku Registrasi :

Gambar 4 Analisis normalisasi Buku Registrasi

Sedangkan analisis normalisasi pada dokumen Rekam Medik Poli Umum sebagai berikut :

Gambar 5 Analisis normalisasi Rekam Medik Poli Umum

Pada dokumen Buku Registasi dan Rekam Medik Poli Umum, terbentuk entitas yang sama yaitu entitas Pasien. Untuk itu perlu adanya penggabungan agar tidak terjadi redundancy data. Pada Buku Registrasi : Pasien no_rm, nama_pasien, jnskel_pasien alamat_pasien Pada Rekam Medik Poli Umum : Pasien no_rm, nama_pasien, jnskel_pasien,

umur_pasien, alamat_pasien, pekerjaan_pasien, alergi_pasien

Sehingga entitas Pasien yang terbentuk : no_rm, nama_pasien, jnskel_pasien, umur_pasien, alamat_pasien, pekerjaan_pasien, alergi_pasien

pe gaw a i_lab

ba yar _ina p

ob atnon _k eluar _a potek

no nr ese p_c atat

ba yar _o batina p

pe gaw a i_r aw atina p

pe riks aina p_d ok ter

pe riks a_ig d

pe nga ntar _ina p

ob at_ap otek

ob at_log is tik

ob at_ke luar _a potek

pe gaw a i_logis tik

pe gaw a i_ap otek

pe san _ob at

ob at_pe njua la n ag en_ pen jualan

pe ner imaa n_log is tik

ob at_ma suk _ap otek

ob at_ke luar _log is tik

pe rminta an_ apo te k

pe rminta an_ lo gis tik

pe rminta an_ pen gad aan

pe gaw a i_pe mbay ar an_ in ap

r ese p_r aw a tin ap

r ese pjalan _co pyr ese p

ba yar _n onr es ep

pa s ien_ no nre sep

ob at_no nr ese p

pe riks a_h as illab

r ujuka n_p er ik saja la n

ba yar _tinme d

de ta il_ tin med

ca t_ deta iltinme d

tinmed _pe riks ajalan

ba yar jalan _lab

ba yar _o batjalan

pe gaw a i_pe mbay ar an_ la b

lab_ deta illab

de ta il_ pen gan tar

pe gaw a i_pe mbay ar an_ tin med

pe gaw a i_pe mbay ar an_ oba t

de ta il_ oba t_re sep

de ta il_ re sep _pe riks a

r ese p_p er ik sajala n

pe riks ajalan _lab

ka mar _r aw at_ in ap pe riks ajalan _do k ter

mas uk_ ru mah _sa k it

pe riks a_k b

pe riks a_a nak

pe riks a_s pes ialispa s ien_ pe riks ajalan

pe riks a_u mum

r egis tr as i_ peg aw ai

r egis tr as i_ pas ie n

PASIENno_rmnama_pasienjnskel_pasientgllahir_pasienalamat_pasienumur_pasientelp_pasienpekerjaan_pasienalergi_pasienbangsaagamanamaibu_pasiennamaayah_pasiennama_suamipendidikan_suamipendidikan_istripekerjaan_suamipekerjaan_ist ristatus_pesertapengirimalamat_pengirimtelp_pengirimnama_penanggungnama_kelgalamat_kelgktp_kelg

REGISTRASIno_regtgl_regnama_poliket_membayarno_antreantarif_poli

PEGAW AIid_pegnama_pegawaistatus_pegawai

PEMERIKSAAN RAW AT JALANno_periksatgl_periksapemeriksaan_f isikberat_pasiendiagnosaterapiket_kesehatan

PEMERIKSAAN UMUMno_periksa_umumkeluhan

PEMERIKSAAN SPESIALISno_periksa_spesialis

PEMERIKSAAN ANAKno_periksa_anakpanjang_pasienasi

PEMERIKSAAN KBno_periksa_kbjumlah_anaklakijumlah_anakpermpumur_anakkb_terakhirkondisi_hamiljumlah_gravidajumlah_partusjumlah_abortusmenyusuiriwayat_kuningriwayat_pendarahanriwayat_keputihanriwayat_tumorkeadaan_umumtanda_radangtanda_tumorposisi_rahimtanda_diabetespembekuan_darahKB_pilihantgl_dilayanitgl_dicabuthaid_terakhirtekanan_darahefek_sampingkomplikasikegagalantgl_dipesan

PEMERIKSAAN IGDno_periksa_igdt ransportasitgl_datangtgl_terapitgl_mrsdiantarnama_pengantaralamat_pengantarktp_pengantaranamnesamedikasirpdpenyebab_kecelakaantempat_kecelakaankeadaan_GCSkeadaan_Tkeadaan_Nkeadaan_RRsuhu_pasienpupiljenis_kelainanperiksa_radiologiperiksa_lainterapi_igddisposis ikonsultasi

TINDAKAN MEDISkode_tindakannama_t indakantarif_t indakan

PENGANTAR MRSno_pengantarmrsinst ruksicatatan

DOKTERid_dokternama_dokterjabatan_dokter

KAMAR INAPkode_kamarnama_kamarjenis_kelas

PEMERIKSAAN LABORATORIUMno_pemeriksaan_labtgl_teslabkirim_hasil

LABORATORIUMno_teslabmacam_teslabperiksa_lainnormal_labtarif_teslab

RESEPno_reseptgl_resepket_resep

OBATkode_obatnama_obattarif_obatket_obat

DETAIL_RESEPjml_diambildosis

PEMBAYARAN TINMEDno_kuitansi_t inmedtotal_bayar_t inmedtgl_bayar_t inmedket_bayar_tinmed PEMBAYARAN OBAT

no_kuitansi_obattotal_bayar_obattgl_bayar_obatket_bayar_obatstatus_obat

DETAIL_LABjml_teslab

PEMBAYARAN LABORATORIUMno_kuitansi_labtotal_bayar_labtgl_bayar_labket_bayar_lab

COPY_RESEPno_copyreseptgl_dilayanistatus_resep

CATAT AN T INMEDno_cat_tinmedtgl_t indakan

DETAIL_TINMEDjml_tinmed

RUJUKANno_rujukantgl_rujukanrs_tujuan

HASIL LABORATORIUMno_hasil_labtgll_hasil_labhasil_lab

CATAT AN NON RESEPno_nonreseptgl_nonresep

RAW AT INAPno_ranaptgl_masuktgl_keluardiagnosa_keluarjenis_operasikeadaan_mrspengobatankesanggupan_bayartgl_setujutensidefekjml_urinedietcatatandpjp_utamadx_utamapemberian_informasitahu_kewajibanpertanyaan_pasienkonsekuensimenghormat i_peraturantenggang_rasakewajiban_f inancialrencana_t indakanrencana_monitoringefek_sampinghasil_outcomnetgl_observasijam_observasitanda_vitalcairan_masukcairan_keluarjam_periksaperjalanan_penyakittgl_konsulisi_konsulmasalah_rawattujuan_rawatrencana_rawathal_khususpelaksanaan_rawatevaluasi_rawatkugcssuhunadirrberat_badant inggi_badant indakan_rawatt indakan_medisperiksa_penunjangrawat_rumahkondisi_pulangaktivitaskont rolterapi_inaphasil_periksatgl_resumejam_obatsisa_obattgl_matkesnama_matkesjml_matkesharga_matkestotal_matkespemeriksaan_f isik_inapperkembangan_pasienkeadaan_pasientgl_bimrohpenyebab_kemat ianisi_mot ivasitgl_rawattgl_operasinasehatpatologiradiologiusgt readmillangiogramobat_tdk_terpakaisurat_ketsakitsurat_asuransiresume_mediktgl_pesanan

PEMBAYARAN RAWAT INAPno_kuitansi_ranaprincian_biayalama_inapbayar_kamarjml_obat_inapbayar_obatjml_teslab_inapbayar_labbayar_operasibayar_terapitgl_bayar_inaptotal_biaya

PENGADAAN OBAT APOT EKno_stok_apotekjml_stok_apotekjml_keluar_apotek

AGEN OBATno_agennama_agenalamat_agen

FAKTUR PENJUALAN OBATno_faktur_penjualantgl_penjualan_obatjml_penjualan_obattotal_biaya

PENGADAAN OBAT LOGISTIKno_stok_logistikjml_stok_logist iktgl_masuk_logist ik

BON PERMINTAAN OBATno_permintaan_obatjml_permintaan_obattgl_permintaan_obat

SURAT PESANAN OBATno_pesanan_obatjml_pesanan_obattgl_pesanan_obat

BON PENERIMAAN OBATno_penerimaan_obatjml_penerimaan_obattgl_penerimaan_obat

OBAT AGENid_obat_agennama_obat_agenharga_obat_agendosis_obat_agen

PEMBELIAN NON RESEPno_beli_nonresepjml_obat_nonresepstatus_nonresep

Daftar Entitas Data Daftar Entitas Data digunakan untuk mengidentifikasi entitas dan atribut yang mendukung perencanaan arsitektur data yang telah dianalisis melalui proses normalisasi.

Gambar 6 Daftar Entitas Data

Diaram Hubungan Entitas Suatu entitas data bisa menunjang lebih dari satu area fungsi dan tidak berdiri sendiri. Dalam penelitian ini, pemodelan dilakukan dengan Conceptual Data Model (CDM)

Kamus Data Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system

Gambar 8 Kamus Data

Matriks Proses vs. Entitas Data

Hubungan antara area fungsi dan entitas data adalah dalam hal pembuatan, pengolahan, dan penggunaan data untuk keperluan pemenuhan tujuan fungsi bisnis. Hubungan ini didefinisikan melalui matriks proses terhadap entitas data. Masing-masing sel dalam matriks diisi dengan huruf-huruf: “C” (create), U (update), atau R (reference)

Gambar 7 Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 9 Matriks Proses vs. Entitas Data

TECHNOLOGI ARCHITECTURE Arsitektur teknologi merupakan perencanaan dalam mendefinisikan jenis teknologi utama (platform) yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan bagi aplikasi yang mengelola data.

Penyusunan arsitektur teknologi dapat diselesaikan melalui tahapan berikut :

1. Mengidentifikasi prinsip dan platform teknologi

Prinsip teknologi diantaranya dapat berupa :

a. Penyimpanan data yang menggunakan basis data relasional

Penyimpanan data yang diharapkan di Rumah Sakit Muhammadiyah yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi yang dapat menyimpan banyak data pasien, pemeriksaan, hingga pengadaan obat serta alat kesehatan di rumah sakit Muhammadiyah. Sistem penyimpanan data dengan menggunakan komputer yaitu menggunakan Database Mangement System (DBMS).

b. Pengolahan data yang efektif di Rumah Sakit Muhammadiyah

Pengolahan data yang diusulkan yaitu pengolahan data terpusat (centralized), karena seluruh data dapat terkontrol menjadi satu dan terhindar dari duplikasi data.

2. Mendefinisikan distribusi data dan aplikasi serta platform teknologi

Tabel 2 Usulan platform teknologi mendukung DBMS

Perangkat Keras

Perangkat Lunak

Komunikasi Keamanan

Personal Computer (PC)

Sistem Operasi : Windows Server :

Jaringan : LAN / WLAN

Adanya system recovery

Linux Piranti Masukan a) Keyboard b) Mouse c) Scanner

Spreadsheet: Microsoft Excel Pengolahan kata: Microsoft Word

Peralatan jaringan a) Switch b) Access

point c) Router

Piranti Keluaran a) Monitor b) Printer

Pembangunan Aplikasi: Java/ PHP

Internet

Media Penyimpa nan a) Hard disk b) Hard copy c) Removable

Disk

Aplikasi Internet: Mozilla FireFox Opera

OPPORTUNITY AND SOLUTION

Analisa Gap Information System Architecture Dokumen yang mendukung pada tiap proses di Rumah Sakit Muhammadiyah saat ini tidak sepenuhnya efektif. Beberapa dokumen memiliki atribut yang belum lengkap, belum terdokumentasi untuk prosesnya atau bahkan memiliki dokumen yang seharusnya tidak diperlukan

Gambar 10 Gap information architecture

Media penyimpanan yang saat ini masih berupa berkas dan disimpan pada rak-rak akan dipilah mana saja dokumen yang memang perlu dicetak dan tidak perlu dicetak. Media penyimpanan DBMS akan membantu dalam menyimpan data dan memberikan kemudahan dalam pencarian maupun pengubahan ketika diperlukan. Data yang disimpan pada komputer menggunakan DBMS tertentu berupa softcopy dan dapat dicetak hanya jika dibutuhkan, sehingga tidak terjadi paperless.

Dalam menentukan DBMS yang akan dipilih sebagi media penyimpanan data, terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan :

1. Faktor teknis, yaitu tipe DBMS (relational, object-relational, object, lainnya), struktur penyimpan dan akses path yang didukung DBMS, ketersediaan antar muka pemakai dan pemrogram, tipe bahasa query tingkat tinggi, ketersediaan alat bantu pengembangan, kemampuan berhubungan dengan DBMS lain melalui media standar, pilihan arsitektur yang berhubungan dengan operator client-server dan lain sebagainya.

2. Faktor non teknis, termasuk di dalamnya status finansial dan dukungan organisasi terhadap vendor.

Untuk pengelolaan data di Rumah Sakit Muhamamdiyah, pengelolaan data terdistribusi (decentralized) yang saat ini diterapkan dapat digantikan dengan pengelolaan secara terpusat (centralized), jika Rumah Sakit Muhammadiyah memiliki ruang (space) yang lebih besar sehingga dapat menampung dokumen rawat jalan dan juga rawat inap yang mana berjumlah ribuan dokumen.

Kondisi platform teknologi saat ini yang dijelaskan pada tabel 1 dengan platform teknologi yang diusulkan pada tabel 2, maka tampak jelas perbandingan untuk menambahkan beberapa platform guna mendukung DBMS

Gambar 11 Gap information architecture

Rencana Implementasi Rencana implementasi bertujuan untuk menyusun dan menyiapkan suatu rekomendasi sebagai rencana pengimplementasian yang berdasarkan pada arsitektur yang telah dibuat. Rencana implementasi dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu pendekatan Enterprise Arsitektur Planning (EAP) yaitu membuat matriks aplikasi vs. entitas data agar dapat ditentukan aplikasi yang dibutuhkan seperti pada gambar 12.

Gambar 12 Matriks Hasil Pemetaan Aplikasi

KESIMPULAN

1. Analisis model data di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : A. Pengumpulan data, dengan metode yang

digunakan yaitu : a. Observasi b. Wawancara c. Studi berkas

B. Menganalisa dokumen yang telah didapatkan di bidang medis a. Pengelompokkan dokumen berdasarkan proses

bisnis yang ada b. Menganalisa atribut data yang tercantum pada

tiap dokumen dengan menggunakan cara normalisasi

c. Penentuan entitas yang terbentuk dari analisa dokumen agar tidak terjadi redundancy data

2. Hasil Penelitian yang diperoleh yaitu : a. Daftar Entitas Data b. Conceptual Data Model (CDM), sebanyak 39

entitas c. Kamus Data, sebanyak 39 tabel d. Matriks Proses vs Data, sebanyak 10 proses utama

dan 39 entitas

SARAN 1. Pada penelitian selanjutnya, dapat dibuat suatu desain

aplikasi menggunakan metode Object Oriented Desain (OOD) sehingga perencanaan arsitektur data yang telah dibuat dapat diimplementasikan

2. Perencanaan arsitektur data saat ini hanya menangani bagian medis, untuk bagian non medis dapat dikembangkan selanjutnya

DAFTAR PUSTAKA

[1] Surendro, K., 2009, Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi, Informatika, Bandung.

[2] Aziz, A., 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF), Institut Pertanian Bogor, http://repository.ipb.ac.id/, 5 Maret 2012.

PERENCANAAN ARSITEKTUR PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA

Ani Sistarina¹, Eva Hariyanti¹, Taufik¹ 1Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK

Perpustakaan Universitas Airlangga sebagai lembaga penyedia informasi bagi penggunanya, sudah tentu ingin memberikan pelayanan yang maksimal. Pengolahan dan penyajian sumber informasi tersebut belum dilakukan secara maksimal oleh perpustakaan Universitas Airlangga dikarenakan tidak sepenuhnya mengaplikasikan teknologi informasi pada setiap proses bisnis yang dijalankan. Tidak adanya dokumen pengembangan dan perencanaan sistem informasi yang digunakan sekarang, tentu ini akan menyulitkan dalam proses pengembangan. Untuk itu sangat perlu adanya pendefinisian dan perencanaan ulang proses bisnis yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya. Kerangka TOGAF ADM digunakan Dalam perencanaan proses bisnis di perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya. Ada empat tahapan dari Sembilan tahapan yang dikerjakan dalam penelitian ini, yaitu tahapan preliminary, architecture vision, business architecture dan opportunities and solutions. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah arsitektur proses bisnis sebagai pedoman desain dan implementasi untuk peningkatan pelayanan yang efisien, cepat, mudah dan terintegrasi. Perbaikan proses dilakukan pada aktifitas yang masih dilakukan secara manual, penambahan proses baru pada proses pengolahan karya ilmiah dan peminjaman yang merupakan bagian dari proses utama yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga.Penggunaan TI belum sepenuhnya dilakukan di perpustakaan, sehingga diusulkan untuk mengupgrade fasilitas TI. Pemahaman TI SDM di perpustakaan mulai dari level manajemen sampai level staf kurang, dibutuhkan pelatihan di bidang TI dan pelatihan bersertifikasi untuk staf perpustakaan yang berada di sub bagian TI. Pendokumentasian ulang sistem dan merancang proses bisnis yang akan datang sehingga untuk memudahkan pengembangan sistem berikutnya Kata kunci : arsitektur, proses bisnis, TOGAF ADM, Perbaikan proses bisnis

ABSTRACT Airlangga University Library as an information providing institution for the user, expected to provide a maximum service. Processing of the information sources quickly and accurately is absolutely necessary. Processing and presentation of information sources have not been performed with the maximum by Airlangga University library because it does not apply the information technology for every business process that obtain fully. The lack of development documents and planning information systems used today, it would be difficult in the development process. For it is very necessary to the definition and redesign existing business processes at Airlangga University library. TOGAF ADM framework used in the design of business processes in the library of the Airlangga University. There are four stages of the Nine steps undertaken in this study, that is the preliminary stage, architecture vision, business architecture, opportunities and solutions. The result of this research is the architecture of business process design and implementation guidelines for the improvement of services that are efficient, fast, easy and integrated. Performed on process improvement activities is still done manually, the addition of the new process in the processing of scientific and borrowing are part of the primary process in the library of the Airlangga University. Utilization of IT has not been carried out in the library fully, making its access time in several section is slow, it is proposed to upgrade the IT facilities. Understanding of IT human resources in the library from the management level to level staff is less, training is needed in IT and certified training for the library staff in the IT sub-section. Redocumenting systems and designing business processes in the future to facilitate the development of the further system. Keywords: architecture, business process, TOGAF ADM, Business process improvement

PENDAHULUAN Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa dilihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan proses menulis, mencetak, mendidik dan pemenuhan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum. Di Perpustakaan Universitas Airlangga terdapat beberapa proses bisnis yang terjadi, yang antara lain adalah ; proses pengadaan barang, proses pengolahan bahan pustaka, proses sirkulasi bahan pustaka, proses pendokumentasian Arsip, proses kepegawaian, proses penggajian (keuangan), proses Manajemen Sarana dan Prasarana.

Tidak adanya dokumen pengembangan dan perencanaan sistem informasi yang dipergunakan sekarang di perpustakaan universitas Airlangga, akan sedikit menyulitkan dalam proses pengendalian dan pengembangan sistem, atau bahkan pembangunan sistem untuk proses-proses bisnis lain yang belum ada sistem informasinya. Untuk itu, sangat diperlukan adanya pendefinisian dan perencanaan ulang proses bisnis dalam perpustakaan.

Permasalahan yang sering timbul karena tidak adanya sistem yang terintegrasi di perpustakaan Universitas Airlangga adalah 1. Pada bagian pengolahan bahan pustaka

Dengan adanya sistem yang belum terintegrasi maka ada proses atau bagian yang dilakukan secara manual, seperti pencetakan barcode koleksi, penentuan kebijakan atau rekap koleksi yang layak untuk di siangi, dan penentuan pembelian koleksi atau bahan pustaka dengan skala prioritas, hal ini tentunya akan mengurangi kecepatan dalam proses penyajian informasi kepada pengguna perpustakaan

2. Pada bagian sirkulasi

Pencetakan keterangan bebas pinjaman perpustakaan yang merupakan prasyarat bagi mahasiswa yang akan mengadakan yudisium menjelang kelulusan yang masih dilakukan secara manual menyebabkan antrian panjang yang

tentunya akan mengganggu proses pelayanan bagi pengguna lain yang akan melakukan peminjaman buku. Demikian juga yang terjadi pada penagihan kepada pengguna yang mengalami keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka, serta proses pemesanan buku yang masih dilakukan secara manual.

3. Pada bagian arsip dan dokumentasi

Perpustakaan identik dengan arsip dalam jumlah besar. Tanpa penatalaksanaan kersipan yang tepat, bisa menimbulkan berbagai kesulitan dan permasalahan. Kegiatan pengarsipan yang masih dilakukan dengan cara manual tentunya menimbulkan permasalahan, terutama dalam hal sistem temu kembali arsip dan kecepatan serta ketepatan penyediaan informasi yang dibutuhkan.

4. Pada bagian kepegawaian

Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan tugas yang beragam, dan saling berkaitan. Ketidakhadiran salah seorang diantaranya bisa menimbulkan penundaan tugas dan bahkan bisa menimbulkan permasalahan baru. Sistem perijinan dan pengajuan cuti yang manual tentunya meyebabkan kontrol dari manajemen sumber daya manusia kurang baik. Karena masih memerlukan waktu serta ketelitian untuk mengatahui apakah tidak ada duplikasi pengajuan cuti sehingga tidak sampai mengganggu kelancaran tugas. Mengingat perpustakaan adalah organisasi yang bergerak dibidang jasa yang mengedepankan pelayanan maka keberadaan sumber daya manusia terutama petugas yang memberikan pelayanan sangat penting keberadaannya.

5. Pada Bagian Sarana dan prasarana Pesediaan barang pada perpustakaan Universitas airlangga sangat beragam, mulai dari alat tulis kantor hingga kebutuhan lain yang ada hubungannya dengan kelancaran penyelenggaraan kegiatan perpustakaan. Pengelolaan yang masih dilakukan secara manual tentunya akan menyulitkan petugas yang berwenang mengelola sediaan barang, seperti kontrol terhadap persediaan barang, kapan barang diperlukan untuk dipesan kembali.

METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya yang bertempat di Jl. Dharmawangsa Dalam, Surabaya , Jawa Timur.

Objek penelitian merupakan proses bisnis pada perpustakaan Universitas Airlangga dengan menggunakan kerangka kerja The Open Group Architecture Framework Architecture Development Method (TOGAF ADM). Langkah – langkah yang dilakukan dalam penelitian adalah sebagai berikut : a) Studi Pustaka

Dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan pemahaman komprehensif tentang kerangka kerja TOGAF ADM, konsep dan juga tahapan perancangan arsitektur Enterprise, menggali pengetahuan tentang perpustakaan dan proses bisnis yang terjadi di perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya.

b) Perumusan Masalah dan Penetapan Tujuan

Dilakukan identifikasi masalah yang akan diteliti dan penetapan tujuan yang akan dicapai dari penelitian.

c) Survei Awal Pengumpulan data awal dilakukan dengan melakukan: a. Pengamatan langsung atau observasi di

Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya dengan mempelajari proses bisnis dan kebijakan teknologi informasi yang telah ada. Dan wawancara untuk mendapatkan informasi tentang proses bisnis yang terjadi saat ini dan masalah yang terjadi dilapangan, wawancara dilakukan kepada : 1. Kepala perpustakaan, hasil wawancara di

lakukan untuk menggali informasi tentang visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi.

2. Koordinator yang ada di perpustakaan meliputi koordinator layanan, koordinator TI, koordinator BinKol (permbinaan koleksi atau pengolahan), koordinator Sarana dan Prasarana, wawancara dilakukan untuk menggali informasi tentang alur proses bisnis perpustakaan yang ada saat ini.

3. Staf perpustakaan yang bertugas sebagai pelaku dari proses bisnis, wawancara dilakukan untuk mengetahui permasalahan apa saja yang terjadi dalam tiap-tiap proses bisnis yang sedang dijalankan saat ini

b. Meminta izin pihak-pihak yang berkaitan untuk pengambilan data yang dibutuhkan dalam penelitian.

d) Menentukan Kerangka Kerja

Meliputi kegiatan identifikasi tentang aturan - aturan yang menjadi rujukan Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya terkait dengan Perencanaan Arsitektur Enterprise (PAE) dan berdasarkan studi pustaka tentang perbandingan kerangka kerja dalam PAE yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya sehingga dapat ditentukan kerangka kerja yang tepat yaitu TOGAF ADM.

2. Achitecture Vision / Visi Arsitektur (tahapan A)

Tahapan ini menentukan kebutuhan yang dibutuhkan dalam perencanaan arsitektur proses yang meliputi :

a) Profil Organisasi Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

b) Pendefinisian visi dan misi Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

c) Tujuan organisasi, Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

d) Sasaran Organisasi, Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

e) Proses bisnis Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

f) Kondisi Arsitektur Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya saat ini

3. Business Architecture / Arsitektur Bisnis (tahapan B) Tahapan ini menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Ada beberapa hal yang dilakukan, antara lain : a) Menentukan sudut pandang untuk

memperlihatkan bagaimana stakeholder (civitas akademika ) saling berhubungan

b) Menentukan sumber daya perpustakaan yang sesuai dengan proses bisnis yang telah berjalan

c) Memilih dan menentukan tools dan metode yang digunakan untuk membangun model proses bisnis yang diperlukan, serta membangun arsitektur bisnis untuk perpustakaan Universitas Airlangga. Pada tahap membangun arsitektur bisnis ini tool yang digunakan adalah Business Process Modeling Notasi (BPMN).

4. Information System Architecture / Arsitektur Sistem Informasi (Tahapan C)

Pada tahapan ini menentukan arsitektur data dan arsitektur aplikasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Tahapan ini tidak dilakukan dalam penelitian ini, tetapi dilakukan oleh peneliti lain.

5. Technology Architecture / Arsitektur Teknologi (Tahapan D)

Tahapan ini mendefinisikan teknologi-teknologi utama yang dibutuhkan untuk menyediakan dukungan lingkungan bagi aplikasi berikut data yang akan dikelola. Tahapan ini tidak dilakukan dalam penelitian ini, tetapi dilakukan oleh peneliti lain.

6. Opportunities and Solution / Peluang dan Solusi (Tahapan E)

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini meliputi : Melakukan evaluasi kesenjangan dari arsitektur bisnis saat ini dan arsitektur bisnis pada masa depan dengan menggunakan Gap analysis tool, dari gap yang telah diketahui nantinya akan dilakukan tindakan untuk perbaikan sesuai dengan standar atau perencanaan proses bisnis yang baru, untuk selanjutnya membuat strategi untuk solusi.

7. Migration Planning /Perencanaan Migrasi, Implementation Governance / Tata Kelola Implementasi, Change Management / Arsitektur Manajemen Perubahan (Tahapan F, Tahapan G, Tahapan H)

Ketiga tahapan diatas tidak dilakukan dalam penelitian ini karena pelaksanaan ketiga tahapan tersebut hanya bisa dilakukan jika tahapan implementasi sistem telah dilakukan.

ANALISIS DAN PEMBAHASAN Preliminary Framework and Principle

Dasar Hukum Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

a. Peraturan Pemerintah No. 57/1954 tahun 1954 tentang berdirinya universitas airlangga

b. SK Rektor Nomor UM/148/UA/70 dan perubahannya surat nomor A II/Rektor/02/72 tanggal 26 April 1970, tentang lahirnya perpustakan pusat milik Universitas Airlangga Surabaya

c. SK Mendikbud Nomor 0142/O/1983 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas/ Institut dan SK

Mendikbud Nomor 0174/O/1995, tentang pemberian status Perpustakaan sebagai unit pelaksana teknis (UPT) sejajar dengan UPT lainnya dan berada langsung di bawah Rektor dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor I Universitas Airlangga

d. Peraturan Pemerintah Nomor : 30 tahun 2006 tentang Penetapan Universitas Airlangga sebagai Badan Hukum Milik Negara, maka secara resmi Universitas Airlangga telah berubah status menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN)

Menentukan Kerangka kerja Framework Arsitektur Framework arsitektur yang akan digunakan adalah An Architectural Development Method (ADM), hal ini untuk menentukan bagaimana sebuah EA dibangun, dipelihara dan diterapkan. Tahapan ADM yang digunakan untuk perencanaan arsitektur bisnis, yaitu : 1. Phase A. Architecture Vision 2. Phase B. Business Arsitecture 3. Phase E. Oppurtinities and Solution

Architecture Vision

Profil Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya

Perpustakaan Universitas Airlangga berada di 3 (tiga) lokasi, yaitu Kampus A, B, dan C maka perlu dibangun sebuah jaringan informasi dan komunikasi yang menghubungkan dan mengintegrasikan data dari 3 (tiga) lokasi tersebut. Jaringan informasi dan komunikasi. Perpustakaan Unair terus dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Koneksi internet yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga memiliki kapasitas bandwidth ± 3 Mbps yang terhubung pada beberapa ISP diantaranya adalah Telkomnet dan jaringan Fiber optik intranet Universitas Airlangga. Selain itu perpustakaan Universitas Airlangga juga terhubung pada jaringan INHERENT (Indonesian Higher Education) dan JARDIKNAS yang terhubung secara lokal (intranet). Program kegiatan sehari-hari (daily activities) di perpustakaan Universitas Airlangga dapat dikelompokkan dalam bagian-bagian sebagai berikut. 1. Program pembinaan koleksi, kegiatan pada

bidang ini meliputi: a. melaksanakan kegiatan pengadaan (akuisisi), b. melaksanakan kegiatan pengolahan koleksi

(pustaka dan noncetak),

c. pelestarian/perawatan koleksi. 2. Program layanan pemakai, kegiatan pada bidang

ini meliputi: a. layanan referensi dan informasi, b. layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian,

perpanjangan), c. layanankoleksi khusus (buku, skripsi, tesis,

disertasi, laporan penelitian), d. layanan baca ditempat, e. layanan majalah, f. layanan internet, g. layanan E-Library h. layanan rujukan ke perpustakaan lain.

3. Program pengembangan sistem informasi perpustakaan dan otomasi perpustakaan.

4. Program administrasi Perpustakaan (sekretariat, kepegawaian, perlengkapan, dan keuangan).

Struktur Organisasi Struktur Organisasi Makro Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1980 dan SK Mendikbud Nomor 0142/O/1983 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas/Institut dan dengan SK Mendikbud Nomor 0174/O/1995 yang memberikan status kepada perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) sejajar dengan UPT lainnya.

Gambar 1. Stuktur organisisi Makro Perpustakaan

Universitas Airlangga Keterangan : BP : Badan Perencanaan SPI : Satuan Pengawasan Internal PPM : Pusat Penjaminan Mutu PPs : Program Pascasarjana BPF : Badan Perencanaan Fakultas -------- : garis koordinasi _____ : garis perintah : garis kewenangan Struktur Organisasi Mikro

Gambar 2. Struktur organisasi mikro

Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Visi Sesuai dengan visi dan misi Universitas Airlangga, Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki visi yakni menjadi perpustakaan yang unggul dengan fasilitas yang lengkap, modern, dan mampu memberikan pelayanan terbaik kepada pemakainya dengan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Misi Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki beberapa misi untuk mewujudkan visi yang telah dipaparkan diatas yaitu . 1. Menyediakan semua bentuk informasi yang

sesuai dengan kurikulum yang berlaku di Universitas Airlangga.

2. Mengelola informasi agar bisa diakses oleh pengguna dengan mudah, cepat dan tepat.

3. Memberikan fasilitas yang memadai kepada masyarakat agar dapat mewujudkan fungsi perpustakaan sebagai sarana bantu proses belajar mengajar dan penelitian.

4. Memberikan fasilitas layanan publik (public sphere) untuk masyarakat luas sebagai sarana pemberdayaan masyarakat.

5. Menyebarkan informasi secara efektif dan efisien. Tujuan Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Guna mengimplementasikan setiap misi yang telah terurai diatas Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki tujuan-tujuan sebagai berikut . a) Mendukung kurikulum Universitas Airlangga

dengan melakukan pendekatan pada staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya

sehingga program yang dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.

b) Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber informasi Perpustakaan Universitas Airlangga.

c) Mengefisienkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Airlangga.

d) Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan perpustakaan universitas lain, lembaga, dan pusat dokumentasi yang yang sesuai dengan Universitas Airlangga baik yang berada di lokal, nasional, maupun internasional.

Sasaran Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Sasaran Internal a. Menyelaraskan dan menguatkan hubungan antar

staf perpustakaan (Konsolidasi) b. Peningkatan kompetensi staf perpustakan dalam

memberikan layanan, terutama kompetensi staf perpustakaan dibidang teknologi informasi.

c. Peningkatan pelayanan perpustakaan Sasaran Eksternal a. Pencitraan organisasi perpustakaan kearah yang

lebih baik, sehingga di masyarakat perpustakaan Universitas Airlangga dapat tercitrakan secara positif.

b. Peningkatan kepuasan stakeholder terhadap layanan yang di tawarkan oleh perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya.

c. Peningkatan jejaring perpustakaan Universitas Airlangga yang lebih luas untuk kemudahan sharing informasi dengan perpustakaan lain yang ada di Indonesia dan di dunia.

Proses Bisnis Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Pendeskripsian alur bisnis dilakukan untuk memberikan pemahaman tentang proses bisnis yang terdapat pada tiap-tiap bagian di perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Proses bisnis yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya dapat dilihat pada gambar value chain berikut.

Gambar 3. Value chain

Kondisi Arsitektur Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya Saat ini Gambaran Proses bisnis didapatkan dengan melakukan pengamatan langsung dan studi literatur Standar Operasional Prosedur (SOP) serta wawancara yang dilakukan dengan pihak-pihak yang terkait dengan berjalannya proses bisnis yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya. Proses bisnis utama yang ada di perpustakaan sudah dilakukan secara otomatis, akan tetapi ada beberapa bagian dan fungsi tertentu masih dilakukan secara manual. Sedangkan proses bisnis pendukung sebagian besar masih dilakukan secara manual kecuali presensi pegawai. Berikut ini adalah proses bisnis utama perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya yang digambarkan dengan menggunakan BPMN: Proses pengolahan bahan pustaka a. Pemilihan koleksi perpustakaan

Permintaan daftar pilihan koleksi dari kantor pusat :(pembinaan koleksi):

Petugas mengirimkan

daftar buku ke departemen

:(staf binkol):

Petugas mengambil pilihan buku dari

departemen

:(staf binkol):

membuat daftar pilihan koleksi sesuai pilihan

:(staf binkol):

mengirim daftar buku ke bagian

pengadaan kantor pusat Pengarsipan file

daftar buku. dikirim

daftar pilihan buku.

diterimadaftar pilihan buku. dikirim

:(pembinaan koleksi):

menyusun daftar buku

perdepartemen

departemen memilih daftar

buku

daftar buku. dipilih

Gambar 4. Pemilihan koleksi perpustakaan Pemilihan koleksi perpustakaan saat ini masih dilakukan secara manual dengan mengirimkan daftar pilihan koleksi ke masing-masing departemen, prosesnya lebih jelas dapat dilihat pada gambar 4.

b. Pengolahan buku Saat ini pengolahan buku perpustakaan telah diolah secara terotomatisasi tetapi ada fungsi yang masih dilakukan secara manual yaitu pembuatan label buku dan barcode. Proses dapat dilihat di gambar 5.

mulai:(pembinaan koleksi):

menerima bukuada daftar

pembelian ?

:(pembinaan koleksi):

cek daftar kelengkapan

buku

:(staf binkol):

verifikasi pangkalan data

buku dimiliki ?

:(staf binkol):

pembuatan no induk

:(staf binkol):

pengklasifikasian dan

penentuan tajuk subyek

:(staf binkol):

entri data buku

:(staf binkol):

pencatatan no klass, tajuk

subyek pada buku

:(staf binkol):

pembuatan label buku dan

barcode

:(staf binkol):

pemberian pengaman dan legalisasi buku

:(staf binkol):

pembuatan surat distribusi

buku

:(staf binkol):

cetak surat distribusi buku

:(staf binkol):

distribusi buku

selesai

buku. tiba

buku. beli

buku. hadiah

buku. dimiliki

buku. tidak dimiliki

Gambar 5. Pengolahan buku

c. Pengolahan majalah

Proses pengolahan majalah saat ini masih dilakukan secara manual, proses pengolahan majalah dapat dilihat pada gambar 6.

mulai

:(staf binkol):

majalah dimiliki ? :(staf binkol):

input data majalah

:(staf binkol):

pembuatan katalog majalah

baru

:(staf binkol):

pengelompokan asal negara

:(staf binkol):

Pengelompokan alphabetis

:(staf binkol):

Legalisasi majalah

selesai

majalah. tiba

majalah. dimiliki

majalah. tidak dimiliki

majalah. terlegalisasi

:(staf binkol):

ada daftar pembelian?

:(staf binkol):

cek daftar kelengkapan

majalah

majalah. beli

majalah. hadiah

menerima majalah

pembuatan surat distribusi

majalah

distribusi majalah

majalah. terkirim

Gambar 6. Pengolahan majalah

d. Pengolahan karya ilmiah Pengolahan karya ilmiah saat ini sudah dilakukan secara otomatis, ada beberapa fungsi yang masih dilakukan secara manual yaitu pembuatan label. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar 7.

mulai

:(staf binkol):

Pengindukan berdasarkan fakultas dan

prodi

:(staf binkol):

pencatatan no induk pada KI

:(staf binkol):

pemberian label, tajuk

subyek, serta legalisasi karya

ilmiah

:(staf binkol):

cek kelengkapan ?

karya ilmiah.

tibakarya ilmiah.

lengkap

karya ilmiah. tidak

lengkap

:(staf binkol):

Olah file pdf

:(staf binkol):

Proses upload

:(staf binkol):

Upload abstrak

:(staf binkol):

Upload fulltext

karya ilmiah. terlabel

karya ilmiah. abstrak

karya ilmiah. fulltext

:(staf binkol):

Pembuatan surat bukti

pengumpulan KI

karya ilmiah. terupload

karya ilmiah. terupload

:(staf binkol):

menerima hardcopy Karya

Ilmiah

karya ilmiah ditolak

dokumen terupload

Gambar 7. Pengolahan karya ilmiah e. Penyiangan koleksi (weeding)

Penyiangan koleksi saat ini masih dilakukan manual. Gambar proses penyiangan dapat dilihat pada gambar 8.

mulai

tahun penyiangan ?

cek buku wajib atau tidak

buku. > 5 tahun

buku. < tahun 70

:(staf binkol):

ambil koleksi

:(staf binkol):

edit database >5 tahun?

database. diubah

:(pustakawan):

pindah koleksi ke

RuangbacaAtas

:(pustakawan):

pindah buku ke gudang

selesai

buku. < tahun 70

buku. > 5 tahun

koleksi. dipindah

koleksi. dipindah

:(staf binkol):

lihat daftar buku di database

buku pegangan wajib?

penyiangan batal

buku. pegangan wajib

buku. bukan pegangan wajib

penyiangan selesai

Gambar 8. Penyiangan (weeding) koleksi Proses sirkulasi bahan pustaka a. Peminjaman koleksi

Peminjaman koleksi yang dilakukan di perpustakaan saat ini silakukan dengan menggunakan aplikasi dengan nama otomasi perpustakaan. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar 9.

mulai:(staf sirkulasi):

verifikasi ktm ?

:(staf sirkulasi):

scan ktm

:(staf sirkulasi):

quota pinjamanan ?

:(staf sirkulasi):

scan barcode koleksi

:(staf sirkulasi):

cetak bukti pinjam

peminjaman selesai

KTM. tersedia

KTM. tidak tersedia

batas pinjaman. memenuhi

buku. terpinjam

:(staf sirkulasi):

file bukti pinjam

batas pinjaman.

tidak memenuhi

penyerahan koleksi dan

KTM

pimjaman ditolak

pinjaman ditolak

Gambar 9. Peminjaman koleksi

b. Pengembalian / perpanjangan koleksi Pengembalian /perpanjangan koleksi juga dilakukan dengan menggunakan aplikasi otomasi perpustakaan. Penggambaran prosesnya dapat dilihat pada gambar 10.

mulai:(staf sirkulasi):

pencarian file bukti pinjam

pengembalian/perpanjangan ?

pengembalian koleksi

perpanjangan koleksi

selesai

:(staf sirkulasi):

scan barcode koleksi

frekuensi > 2 ?

frekuensi. kurang 2 x

frekuensi. lebih 2 x

buku. diperpanjang

buku. dikembalikan:(staf sirkulasi):

legalisasi perpanjangan / pengembalian

koleksi

penyerahan koleksi dan bukti pinjam

ada denda ?

pembayaran denda

denda. tidak ada

denda. ada

pengecekan frekuensi

pemnjaman

:(staf sirkulasi):

pengarsipan bukti pengembalian atau

perpanjangan koleksi

Gambar 10. Pengembalian/ perpanjangan koleksi

c. Penagihan keterlambatan koleksi Proses penagihan keterlambatan koleksi ini adalah bagian dari proses sirkulasi yang masih dilakukan secara manual. Prosesnya dapat dilihat pada gambar 11.

mulai:(staf sirkulasi):

cek file bukti pinjaman

:(staf sirkulasi):

pencatatan peminjam dan

denda

:(staf sirkulasi):

Pembuatan surat tagihan

:(staf sirkulasi):

Penyerahan srt tagihan ke sekretariat

:(staf admin):

pengiriman srt tagihan

selesai

surat tagihan. terkirim

Gambar 11. Penagihan/pengembalian koleksi

d. Bebas pinjaman perpustakaan Bebas pinjaman perpustakaan diminta oleh mahasiswa yang akan yudisium untuk kelulusan proses ini masih dilakukan manual sehingga seringkali menimbulkan antrian. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar 12.

mulai:(staf sirkulasi):

pinjaman ?

penyelesaian pinjaman

isi blanko bebas perpust

isi buku presensi bebas

perpustselesai

pinjaman. tidak ada

pinjaman. ada

:(staf sirkulasi)::(koord pelayanan):

legalisasi bukti bebas pinjaman

bebas pinjam. selesai

:(staf sirkulasi):

pemblokiran anggota

anggota. terblokir

permintaan bebas pinjam

:(staf sirkulasi):

scan KTM dan cek

peminjaman

Gambar 12 Bebas pinjaman perpustakaan

Businness Architecture Dengan adanya permasalahan yang terjadi dan dihadapi, maka dibuat perbaikan proses yang dilakukan secara sistematis.Berikut ini adalah

perbaikan proses yang ada di perpustakaan Universitas Airlangga yang digambarkan menggunakan BPMN. Proses pengolahan bahan pustaka Untuk proses pengolahan koleksi yang pada beberapa bagian masih dilakukan secara manual, kemudian dirancang untuk dilakukan secara otomatis seperti pencetakan label buku, label barcode dan pencetakan bukti pengumpulan karya ilmiah. Berikut akan di gambarkan salah satu perbaikan proses pengolahan bahan pustaka yaitu pengolahan buku. Gambar 13 akan menggambarkan alur proses pengolahan buku.

mulai:(pembinaan koleksi):

menerima bukuada daftar

pembelian ?

:(pembinaan koleksi):

cek daftar kelengkapan

buku

:(staf binkol):

verifikasi pangkalan data

buku dimiliki ?

:(staf binkol):

generate no induk

:(staf binkol):

pengklasifikasian dan penentuan

tajuk subyek

:(staf binkol):

entri data buku

:(staf binkol):

pencatatan no klass, tajuk

subyek pada buku

:(staf binkol):

cetak label buku dan barcode

:(staf binkol):

pemberian pengaman dan legalisasi buku

:(staf binkol):

cetak surat distribusi buku

:(staf binkol):

distribusi buku

selesai

buku. tiba

buku. beli

buku. hadiah

buku. dimiliki

buku. tidak dimiliki

label. tercetak surat. tercetak

Gambar 13 Pengolahan buku

Proses sirkulasi bahan pustaka Proses sirkulasi bahan pustaka yang mengalami perbaikan adalah proses peminjaman dengan membuat proses baru yaitu peminjaman mandiri yang dirancang untuk mengatasi antrian peminjaman. Proses lain yang juga mengalami perubahan adalah proses penagihan keterlambatan koleksi dan pembuatan surat bebas perpus yang semula dilakukan secara manual, kemudian di rancang secara otomatis. Gambar 14 menggambarkan proses peminjaman mandiri.

mulai

quota ?

:(staf sirkulasi):

pengarsipan bukti pinjam

pinjaman selesai

bukti pinjam. tercetak

mengambil koleksi

cek keanggotaan

anggota ?

daftar anggota

login

anggota. terdaftar

anggota. tidakterdaftar

:(staf sirkulasi):

pemberian usename dan

password

cek quota pinjaman

scan barcode koleksi

cetak bukti pinjam

pinjaman ditolak

selesai

quota. memenuhi

quota. tidak terpenuhi

Gambar 14. Proses peminjaman mandiri Opportunities and Solution Peluang atau Opportunities Perpustakaan Universitas Airlangga memiliki peluang yang cukup tinggi untuk melakukan implementasi proses yang baru dengan baik. Manajemen yang memiliki komitmen tinggi terhadap perbaikan proses tentunya mendukung keberhasilan pengimplementasian sistem, dengan sosialisasi dan membantu pelaksanaan implementasi dengan menerbitkan aturan-aturan yang dapat pendukung pelaksanaan implementasi, serta penyusunan SOP untuk proses-proses baru yang akan diimplementasikan. SDM perpustakaan yang mayoritas masih berusia muda, memudahkan untuk melakukan implementasi dan pelatihan-pelatihan TI yang berhubungan dengan pengimplementasian sistem yang baru tersebut, dengan asumsi staf yang memiliki usia muda lebih mudah untuk menerima perubahan dan gampang untuk menerima pelajaran-pelajaran baru yang asing sekalipun. Analisis Gap Arsitektur yang berjalan saat ini di perpustakaan Universitas Airlangga masih belum sepenuhnya menggunakan TI sehingga waktu aksesnya di beberapa bagian proses masih tergolong lambat sehingga dianalisa bahwa hal yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan mengupgrade fasilitas TI dengan tujuan bahwa semua proses bisnis di perpustakaan sudah sepenuhnya menggunakan TI dan akses data menjadi lebih cepat. SDM yang ada di perpustakaan mulai dari level manajemen sampai level staf, pemahaman tentang TI masih kurang sehingga dibutuhkan pelatihan di bidang TI dan pelatihan bersertifikasi untuk staf perpustakaan yang berada di sub bagian TI, dengan harapan semua SDM baik dari level atas sampai bawah melek teknologi informasi. Tidak adanya pendokumentasian pengembangan sistem informasi

tentu akan menyulitkan pengembangan sistem yang akan datang, untuk itu dibutuhkan proses pendokumentasian ulang sistem yang ada saat ini dan juga merancang proses bisnis yang akan datang sehingga semua sistem yang dibangun dapat terdokumentasi dengan baik.

Tabel 1. Tabulasi gap analisis untuk proses bisnis perpustakaan Universitas Airlangga

Perbandingan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang dirancang dengan menggunakan scala waktu yang digunakan untuk melaksanakan proses bisnis tersebut. Perbandaingan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini

Tabel 2. Gap Proses bisnis dengan skala waktu

Perhitungan waktu diatas diasumsikan bahwa semua persyaratan lengkap dan pemegang kewenangan siap atau berada pada tempatnya.

Strategi implementasi Sudut pandang organisasi dalam hal ini adalah perpustakaan Universitas Airlangga juga digunakan dalam menentukan urutan implementasi arsitektur bisnis yang dirancang. Proses mana yang lebih dahulu dibutuhkan untuk dilakukan implementasi yang nantinya dapat menunjang pengelolaan informasi sehingga dapat tersaji dengan cepat bagi pengguna perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya. Proses paling tepat untuk diimplementasikan terlebih dahulu adalah yang menjadi aktifitas utama di perpustakaan Universitas Airlangga, aktifitas tersebut adalah proses pengolahan bahan pustaka dan proses sirkulasi bahan pustaka. Tingkat kepentingan proses bisnis untuk perpustakaan di bedakan menjadi dua bagian, yaitu H (High), M (Medium), dan L (Low), dimana H menunjukan bahwa proses tersebut merupakan proses yang sangat dibutuhkan oleh perpustakaan, M menunjukkan bahwa proses tersebut merupakan bukan merupakan proses utama akan tetapi jika dipenuhi akan memberikan nilai tambah dan dapat mempercepat proses layanan kepada pengguna perpustakaan, dan L merupakan proses yang baik jika dilakukan tetapi sedikit memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perpustakaan. Tabel dibawah ini menampilkan urutan proses yang akan di implementasikan terlebih dahulu.

Tabel 3 Urutan upaya perbaikan proses

Faktor penentu keberhasilan implementasi Keberhasilan dari implementasi dipengaruhi oleh banyak hal, untuk itu dibutuhkan identifikasi faktor-faktor yang menjadi penentu kesuksesan implementasi tersebut, antara lain.

1. Komitmen manajemen yang kuat, konsistensi dan keterlibatan langsung manajemen sangat membantu mempercepat implementasi

2. Persetujuan rencana implementasi oleh manajemen dan sosialisasi yang berkesinambungan kepada SDM atau staf perpustakaan tentang adanya implementasi sistem baru, sehingga pada saat implementasi staf perpustakaan telah mengetahui rencana implementasi tersebut, hal ini dapat meminimalisasi penolakan terhadap proses baru yang akan diimplementasikan.

3. Penyusunan Standart Operation Procedure (SOP),sehingga sudah ada ketentuan yang baku bagi pelaksanaan proses bisnis yang dijalankan dan tidak menimbulkan kerancuan bagi pelaksana atau yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Terlebih lagi di perpustakaan Universitas Airlangga yang memiliki lokasi di tiga kampus dan adanya pergantian petugas yang dilakukan secara rutin oleh pihak manajemen, dengan adanya SOP pergantian petugas bukan lagi menjadi masalah karena ada standart yang baku dalam pelaksanaan kegiatan yang meminimalisasi ketidak seragaman prosedur.

4. Ketersediaan sumber daya, teknologi dan infrastruktur. Ketersediaan sumberdaya terutama sumberdaya manusia yang menjadi pelaku atau yang mengoperasionalkan sistem menjadi hal yang sangat penting, serta dukungan manejemen untuk menyediakan anggaran untuk pemenuhan perangkat teknologi dan infrastruktur yang dibutuhkan dalam implementasi sistem.

5. Peningkatan pemahaman, ketrampilan dan pengetahuan sumber daya manusia dengan memberikan pelatihan-pelatihan dibidang TI mulai dari level manajemen hingga staf di perputakaan Universitas Airlangga Surabaya. Membiasakan semua jajaran yang ada di perpustakaan untuk mengakses sistem dan konsisten dalam menjalankan sesuai prosedur yang dibutuhkan oleh sistem.

Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Analisis proses perpustakaan Universitas

Airlangga Surabaya lakukan dengan menggunakan beberapa cara, yang pertama adalah dengan menggunakan value chain cara ini dilakukan untuk mengetahui proses mana saja yang termasuk dalam proses utama dan proses mana saja yang termasuk dalam proses pendukung. Kedua adalah observasi yang dilakukan diperpustakaan Universitas Airlangga kampus B sebagai perpustakaan pusatnya. Ketiga,

yang dilakukan adalah dengan wawancara, selain observasi, wawancara dilakukan untuk menggali lebih dalam informasi tentang proses-proses apa saja yang sedang berjalan di perpustakaan dan bagaimanakah proses tersebut dilakukan. Pihak yang diwawancara adalah kepala perpustakaan, para koordinator yang ada di perpustakaan , dan staf perpustakaan. Keempat, setelah mendapatkan informasi tentang proses bisnis dan alurnya maka dilakukan penggambaran proses bisnis yang dijalankan saat ini di perpustakaan Universitas Airlangga dengan menggunakan BPMN. Kelima, setelah proses saat ini selesai digambarkan dan ditemukan permasalahan yang dihadapi maka dilakukan perbaikan proses. Dasar yang digunakan dalam perbaikan proses adalah perancangan ulang yang dilakukan secara sistematis. Perancangan ulang secara sistematis yang dimaksud menggunakan prinsip-prinsip ESIA yaitu mengeliminasi (eliminate), menyederhanakan (simplify), mengintegrasikan (integrate) dan mengautomasikan (automate). Kerangka kerja yang digunakan dalam menyusun perencanaan arsitektur proses bisnis adalah TOGAF ADM.

2. Hasil perencanaan arsitektur di perpustakaan Universitas Airlangga mengasilkan proses baru yang ditambahkan kedalam proses yang lama yaitu proses upload mandiri yang ditambahkan pada proses pengolahan karya ilmiah dan proses peminjaman mandiri pada proses peminjaman. Penyederhanaan proses dilakukan pada proses pengolahan koleksi dan pengolahan karya ilmiah dimana pembuatan label yang semula dilakukan manual maka dirancang menjadi otomatis. sedangkan proses bebas pinjam perpustakaan, penagihan keterlambatan buku, pengolahan majalah, pemilihan koleksi perpustakaan, penyiangan atau weeding koleksi, cuti pegawai, surat masuk, surat keluar, presensi pegawai, barang keluar, dan peminjaman barang akan diotomatisasi, karena semua proses tersebut saat ini masih dilakukan secara manual.

3. Penggunaan TI yang belum sepenuhnya dilakukan di perpustakaan sehingga waktu aksesnya di beberapa bagian proses masih tergolong lambat sehingga diusulkan untuk mengupgrade fasilitas TI dengan tujuan bahwa semua proses bisnis di perpustakaan sudah sepenuhnya menggunakan TI dan akses data menjadi lebih cepat. SDM yang ada di perpustakaan mulai dari level manajemen sampai level staf, pemahaman tentang TI masih kurang sehingga dibutuhkan pelatihan di bidang TI dan pelatihan bersertifikasi untuk staf perpustakaan yang berada di sub bagian TI, dengan harapan

semua SDM baik dari level atas sampai bawah melek teknologi informasi. Tidak adanya pendokumentasian pengembangan sistem informasi tentu akan menyulitkan pengembangan sistem yang akan datang, untuk itu dibutuhkan proses pendokumentasian ulang sistem yang ada saat ini dan juga merancang proses bisnis yang akan datang sehingga semua sistem yang dibangun dapat terdokumentasi dengan baik.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian, untuk Pengembangan arsitektur berikutnya dan proses implementasi diberikan saran-saran perlu dilakukan yaitu :

Melanjutkan tahapan lain yang tidak dilakukan dalam penelitian ini yaitu tahapan Migration Planning /Perencanaan Migrasi, Implementation Governance / Tata Kelola Implementasi, Change Management / Arsitektur Manajemen Perubahan. Ketiga tahapan diatas dapat dilakukan apabila upaya perbaikan proses mulai dilakukan. DAFTAR PUSTAKA Fitrian, yuri. Perencanaan arsitektur enterprise di perguruan tinggi: Studi kasus STMIK Darmajaya, 2007.http://repository.ipb.ac.id/handle/123456789 /50833 , diakses tanggal 28 Oktober 2011 Hadisaputra,Adrian dan Tjoeng, Fransisca. Analisa sistem manajemen terhadap kelangsungan bisnis dari bengkel otomotif chung service (SC), 2009. http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/Bab%202_09-166.pdf diakses tanggal 5 September 2012

Kurniawan , Bobi. Enterprise architecture planning sistem informasi Pada perguruan tinggi swasta dengan zachman framework, majalah ilmiah unikom, vol.9, no. 1

Lusa, Sofian Dan Sensuse, Dana Indra. Kajian Perkembangan Dan Usulan Perancangan Enterprise Architecture Framework. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2011 (Snati 2011), Yogyakarta, 2011

Minoli, Daniel. Enterprise Architecture A to Z : Frameworks, Business Process Modeling, SOA, and Infrastructure Technology, Taylor & Francis Group, 2008

Mutyarini, Kuswardani Dan Sembiring, Jaka. Arsitektur Sistem Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi Di Indonesia. Prosiding

Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006

Rancangan Undang-Undang Republik Indonesia Tentang Pelayanan Publik, Draft VIII 18-2-2005.

Ritchi, hamzah. Identifikasi pengendalian aplikasi Dalam analisis proses bisnis. Error! Hyperlink reference not valid., diakses tanggal 14 maret 2012

Rumapea, Sri Agustina dan Surendro, kridanto. Perencanaan arsitektur enterprise penyelengaraan Pelayanan terpadu satu pintu (usulan: dinas perijinan), Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007), Yogyakarta, 2007

Schekkerman, J. Trends in Enterprise Architecture 2005: How are Organizations Progressing?, Institute For Enterprise Architecture Developments, 2005

Setiawan, Erwin Budi. Pemilihan Ea Framework, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009), Yogyakarta, 2009

Somantri, Kurnia Trisna. Pemodelan arsitektur enterprise dengan togaf adm pada rintisan sekolah bertarafInternasional sdn galunggung Kota tasikmalaya. Thesis Magister Sistem Informasi, ITB. Bandung, 2011

Surendro, Kridanto. Pemanfaatan enterprise architecture planning untuk perencanaan strategis sistem informasi, jurnal informatika vol.8, no.1, mei 2007: 1- 9

Surendro, kridanto. Pengembangan rencana induk sistem informasi: memadukan arsitektur bisnis, arsitektur informasi, arsilektur aplikasi dan arsitektur teknologi dalam sebuah arsilektur enlerprise untuk menyusun alau merancang pengembangan rencana induk sistem informasi 0rganisasi, penerbit informatika, 2009 Perbaikan Proses Bisnis (Error! Hyperlink reference not valid. diakses pada tanggal 23 Mei 2012)

Pengertian Kerangka Kerja (Error! Hyperlink reference not valid., diakses tanggal 19 Maret 2012)

Pengertian Perencanaan menurut para ahli Perencanaan (http://bangbudi.blog.ugm.ac.id/2011/

12/07/pengertian-perencanaan-menurut-para-ahli-perencanaan/, diakses tanggal 9 April 2012