7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Sistem Informasi

Menurut O'Brien & Marakas (2011:34) data adalah fakta mentah atau

observasi, yang berupa fenomena fisik atau transaksi bisnis. Data biasanya

diperlakukan sebagai proses yang menambah nilai (data processing atau

information processing) dimana (1) kondisinya dikumpulkan, dimanipulasi,

diatur, (2) isinya dianalisa dan dievaluasi; dan (3) ditempatkan pada konteks yang

sesuai untuk pengguna.

Menurut O'Brien & Marakas (2011:26) sistem adalah sekelompok

komponen yang saling terkait dengan batasan yang jelas, yang bekerja bersama

untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output

dalam proses yang terorganisir.

Menurut O'Brien & Marakas (2011:34) informasi merupakan data yang

sudah diubah menjadi konteks yang berarti dan bernilai bagi pengguna tertentu.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan

orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

terorganisir, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

2.1.1.1 Fungsi Sistem Informasi

• Area fungsional utama dalam bisnis sama pentingnya dengan

kesuksesan bisnis dengan fungsi dari akuntansi, finansial,

manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen sumber daya

manusia.

• Contributor penting untuk efisiensi operasioinal, produktivitas dan

moral pegawai, layanan dan kepuasan pelanggan

• Sumber utama informasi dan sokongan yang diperlukan untuk

mempromosikan pengambilan keputusan yang efektif oleh manajer

dan professional bisnis.

• Unsur penting dalam mengembangkan produk dan layanan kompetitif

yang dapat memberikan strategic advantage bagi organisasi di dalam

pasar global.

8

• Kesempatan karir yang dinamis, bermanfaat, menantang untuk jutaan

laki-laki dan perempuan.

• Komponen utama dari sumber daya, infrastruktur, dan keahlian dari

jaringan bisnis perusahaan terkini.

2.1.1.2 Komponen sistem informasi

Menurut O'Brien & Marakas (2011:31) sistem infromasi merupakan

sistem yang menerima data sebagai input dan memproses data tersebut

menjadi informasi sebagai output. Sistem informasi membutuhkan

sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data, dan

jaringan untuk menjalankan aktivitas input, proses, output, penyimpanan,

dan kontrol sehingga dapat merubah sumber data menjadi informasi

yang bermanfaat.

Sumber : (O'Brien & Marakas, 2011)

• Komponen sumber daya manusia merupakan komponen penting

untuk berjalannya sistem informasi yang sukses. Sumber daya

manusia meliputi end user dan IS specialist. End user merupakan

orang yang menggunakan sistem informasi beserta infromasi yang

diproduksi sistem. IS specialist merupakan orang yang

Gambar 2.1 Komponen Sistem Infromasi

9

mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi agar mampu

menghasilkan informasi yang berguna bagi end user.

• Kompnen perangkat keras meliputi semua peralatan dan material yang

digunakan pada saat aktivitas proses informasi, seperti mesin,

computer, serta data yang berupa kumpulan kertas atau tersimpan

pada disk.

• Komponen perangkat lunak meliputi program dan prosedur. Program

merupakan sekumpulan instruksi operasi untuk mengarahkan dan

mengendalikan perangkat keras komputer. Sementara prosedur

merupakan sekumpulan instruksi operasi yang dibutuhkan orang-

orang untuk menggunakan sistem informasi atau menggunakan

perangkat lunak.

• Komponen data merupakan material yang dicatat untuk disimpan,

diproses, dan dianalisa dengan menggunakan aplikasi perangkat

lunak.

• Komponen jaringan merupakan infrastruktur jaringan untuk

mendukung operasional dan komunikasi bisnis.

2.1.2 Enterprise Resources Planning (ERP)

Menurut Kumar (2010:26) ERP adalah sistem manajemenbisnis yang

terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat

meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Sistem ERP dapat

menstadarisasikan semua aktifitas bisnis kedalam satu sistem yang akan

mencapai standar tertinggi untuk informasi yang mudah diakses, terpercaya,

aman, dan real time.

Menurut Raihana (2012:77) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah

istilah yang mencakup lini produk keseluruhan. Ini adalah sebuah aplikasi

berbasis komputer yang terintegrasi yang digunakan untuk mengelola sumber

daya internal dan eksternal, termasuk aset berwujud, sumber daya keuangan,

bahan, dan sumber daya manusia.

Menurut Stair & Reynalds (2010:20) Sistem Enterprise Resource

Planning (ERP) adalah sekumpulan program terpadu yang mengelola operasi

bisnis penting bagi keseluruhan organisasi. Sistem ERP dapat menggantikan

10

banyak aplikasi dengan satu set program terpadu, membuat sistem yang lebih

mudah digunakan dan lebih efektif.

Menurut O'Brien & Marakas (2011:320) ERP berperan sebagai tulang

belakang cross-functional perusahaan yang mengintegrasikan dan

mengotomatisasi proses bisnis internal dan sistem informasi perusahaan.

Enterprise resource planning merupakan sistem cross-functional perusahaan

dengan sekumpulan modul software yang terintegrasi, yang mendukung proses

bisnis internal dari perusahaan.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sebuah

sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk menghubungkan semua

sistem yang terdapat di perusahaan secara real time yang dapat meningkatkan

efektivitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan.

2.1.2.1 Keuntungan ERP

1. Kualitas dan efisiensi: ERP menciptakan sebuah framework untuk

mengintegrasi dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan

yang dapat menghasilkan peningkatan secara signifikan dalam

kualitas dan efisiesi customer service, produksi, dan distribusi.

2. Mengurangi biaya: banyak perusahaan melaporkan sistem ERP

membantu pengurangan yang signifikan dalam biaya proses transaksi

serta hardware, software, dan IT support staff dibandingkan dengan

sistem lama yang tidak terintegrasi.

3. Mendukung pengambilan keputusan: ERP menyediakan informasi

cross-functional yang penting mengenai performa bisnis agar

manager dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka

untuk mengambil keputusan yang lebih baik pada waktu yang tepat

di keseluruhan bisnis perusahaan.

4. Keluwesan perusahaan: Implementasi sistem ERP memecah struktur

lama perusahaan yang memiliki batasan departmental dan

fungsionalnya atau disebut ‘silo’ dari proses bisnis, sistem informasi,

dan sumber daya informasi. Hal ini menghasilkan fleksibilitas pada

struktur organisasi, tanggung jawab managerial, dan peran kerja; dan

11

organisasi yang lebih luwes dan adaptif, serta pekerja yang dapat

lebih mudah mengikuti kesempatan bisnis yang baru.

2.1.2.2 Kelemahan ERP

Menurut Magalhaes, Jahankhani, & Hessami (2010:164) Meskipun

ERP dinilai dapat membantu proses bisnis di perusahaan, tetapi ERP

juga memiliki kelemahan antara lain :

1. Terbatasnya kustomisasi pada software ERP

2. Sistem ERP sangat mahal

3. ERP sering dilihat terlalu sulit untuk diadaptasikan ke proses

bisnis spesifik beberapa perusahaan

4. Banyak integrated links yang membutuhkan akurasi tinggi

diaplikasi lain untuk dapat bekerja secara efektif

2.1.3 System Application and Product in Data Proccessing (SAP)

Menurut Wijaya & Darudiato (2009:150) SAP merupakan salahs atu

sistem ERP yang sangat populer di Indonesia. SAP didirikan sekitar tahun 1975

di Jerman oleh 5 orang mantan karyawan IBM. SAP berasal dari Jerman yaitu

Systeme Andwendungen Produkteinder Datenverbeitung atau dalam bahasa ingris

singkatan SAP yaitu System Application and Production in Data Processing.

2.1.3.1 Produk-produk SAP

1. MySAP Business Suite

Paket lengkap dari open enterprise solution yang

menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses

dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis.

MySAP Business Suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel

untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang

besar dan proses yang secara konstan berubah.

2. MySAP All-in-One

Prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAP Business

Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya

yang efektif. Solusi mySAP All-in-One menawarkan kombinasi

12

fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas

dunia.

3. SAP Business One

Sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk

manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran

karyawan antara sepuluh sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah

namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi

gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan.

2.1.3.2 Modul – Modul SAP

1. Sales and Distribution (SD)

Modul ini memungkinkan pengelolaan seluruh aspek kegiatan

penjualan: pemesanan, promosi, persaingan, penjualan lead,

pelacakan panggilan, perencanaan, kampanye mail, dan sebagainya.

Fitur berguna lainnya termasuk informasi ketersediaan produk segera

dan kemampuan untuk membuat kutipan awal. Pelanggan

mendapatkan keuntungan dengan layanan yang lebih baik dan lebih

cepat dan dapat menerima konfirmasi pesanan langsung melalui fax

atau surat.

2. Material Management (MM)

Modul material management meliputi semua kegiatan yang

berkaitan dengan akuisisi material dan kontrol inventori. Dalam

akuisisi material meliputi rangkaian aktivitas request for quotation,

limitasi permintaan, perbandingan harga vendor , perjanjian, status

order, dan seterusnya. Dalam kontrol inventori dilakukan

pengawasan stok dan pergerakannya akan selalu dicatat langsung.

Selain itu modul ini juga mengatur invoice verification untuk

menangani informasi yang berkaitan dengan akuntansi.

3. Human Resource (HR)

Modul human resource meliputi semua proses bisnis yang

mengatur semua kebutuhan akan sumber daya manusia secara

efisien, mulai dari seleksi pelamar hingga penggajian dan

pengembangan personel.

13

4. Financial Accounting (FI)

Modul ini meruakan aspek operasional akuntansi umum dan

informasi keuangan untuk perusahaan. Modul ini terhubung dan

terintegrasi dengan modul lain seperti human resource dan logistik.

Menurut buku dari Anonim (2006:56) berdasarkan proses bisnis yang ada

berkaitan dengan modul SAP Material Management, proses bisnis dibagi

menjadi beberapa bagian yaitu :

- Determination of requirements: user yang bertanggung jawab dari

department dapat menyebarkan permintaan material kepada department

Purchasing melalui Purchase Requitition. Jika perusahaan sudah mengatur

prosedur MRP untuk suatu material di dalam material master, maka sistem

SAP R/3 akan menghasilkan purchase requisition secara otomatis.

- Determination of source of supply: purchaser dapat menggunakan pemilihan

pemasok untuk membuat request for quotation (RFQ) dan kemudian

memasukkan quotation ke dalamnya. purchaser juga dapat merujuk pada

purchase orders, contracts dan conditions yang sudah tersedia di dalam sistem

untuk melakukan proses ini.

- Vendor selection: sistem mensimplikasikan pemilihan vendor dengan

membuat price comparison dari beberapa quotation. Sistem biasanya akan

mengirim surat penolakan secara otomatis.

- Purchase order handling: purchase order dapat dibuat secara manual atau

otomatis dari sistem. Ketika purchase order dibuat, data dapat disalin dari

dokumen lain seperti purchase requisition atau quotation, untuk mengurangi

aktivitas input ke dalam sistem. Pembuatan purchase order juga dapat

merujuk pada outline agreement.

- Purchase order monitoring: merupakan tahap memonitor status dari

purchase order di dalma sistem. Contohnya seperti memonitor apakah

pengiriman atau invoice untuk purchase order sudah dilakukan atau belum.

Bagian pembelian dapat mengingatkan vendor untuk outstanding deliveries

(pengiriman yang batas waktunya sudah dekat).

- Goods receipt: Goods receipt dibuat saat barang sudah datang dengan

merujuk kepada purchase order. Untuk membuat goods receipts digunakan

movement type, agar dapat mengetahui apakah barang masuk gudang (stock)

atau langsung digunakan (non-stock). Goods receipt dibuat dengan

14

mencocokkan barang yang sampai dengan barang yang di order yang tertera

pada purchase order. Movement type digunakan untuk membedakan status

perpindahan barang yang terjadi. Contoh movement type yaitu goods receipts,

release goods receipt, transfer postings. Movement type berfungsi sebagai

kontrol yang penting dalam inventory management. Movement type

menentukan jenis barang yang akan diupdate ke financial accounting, serta

menentukan screen layout saat membuat dokumen atau saat update quantity

fields.

- Invoice verification: dibuat dengan merujuk pada purchase order atau

delivery order, sehingga dapat diperiksa perhitungan dan keakuratan dari

invoice. Ketersediaan data purchase order dan goods receipt memungkinkan

untuk mengecek jumlah dan harga yang tercantum di invoice.

- Payment processing: mengotorisasi pembayaran untuk kewajiban kreditur.

Financial accounting menjalankan proses in secara berkala.

Setiap proses bisnis ini akan dilakukan penentuan prioritas terhadap

requirement yang telah diidentifikasi akan dikategorikan berdasarkan tingkat

prioritas tertentu.

Sumber : (Anonim, 2006)

Gambar 2. 2 Procurement Cycle

15

2.1.4 Proses Bisnis

Menurut Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer (2012:49) Proses

bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang berkaitan yang berkerja bersama-

sama di keseluruhan organisasi untuk mencapai tujan organisasi. Umumnya

tujuan organisasi yaitu untuk memuaskan kebutuhan konsumer.

Menurut Laudon & Laudon (2011:19) Proses bisnis mengacu pada

serangkaian tugas dan perilaku yang berhubungn secara logis bahwa organisasi

berkembang dari waktu ke waktu untuk menghasilkan tujuan bisnis yang spesifik

dan cara yang unik dimana kegiatan ini diatur dan dikoordinasikan. Contoh dari

proses bisnis seperti mengamebangkan produk baru, menghasilkan dan

memenuhi pesanan, menciptakan rencana pemasaran, memperkerjakan seorang

karyawan dan cara-cara organisasi mencapai proses bisnis tersebut dapat menjadi

sumber kekuatan kompetitor

2.1.5 Evaluasi

Menurut Zikmund, Babin, Carr, & Griffin (2009:10) Evaluasi merupakan

pengukuran dan penilaian formal dan objektif mengenai apakah aktivitas, proyek,

atau program sudah mencapai tujuannya.

Menurut Suharsimi, Jabar, & Safrudin (2008:2) Evaluasi adalah kegiatan

mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu. Informasi tersebut

digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam pengambilan sebuah

keputusan. Fungsi utama evaluasi adlaha menyediakan informasi-informasi yang

berguna untuk pihak yang menentukan keputusan untuk menentukan kebijakan

yang diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan.

Menurut Boulmetis & Dutwin (2011:19) Evaluasi adalah proses

sistematis dalam mengumpulkan dan menganalisa data untuk menentukan apakah

suatu tujuan program atau projek sudah atau sedang dicapai, dan sejauh mana

tujuan tersebut tercapai. Dari sana, evaluasi juga dapat membantu untuk

mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari program atau proyek, serta

membantu untuk pengambilan keputusan. Evaluasi dapat mengidentifikasi

perbedaan antara bagaimana keadaan program saat ini dan bagaimana keadaan

yang diinginkan.

16

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupaka

kegiatan mengumpulan informasi yang digunakan untuk mengidentifikasi

kekuranag dan kelebihan suatu sistem.

2.1.6 Teknik Pengumpulan Data

2.1.6.1 Observasi

Menurut Zikmund, Babin, Carr, & Griffin (2009:239) Observasi

adalah proses pencatatan pola-pola orang, objek, dan kejadian secara

sistematik.

Observasi dapat menjadi alat untuk penelitian ilmiah ketika:

- Observasi memiliki tujuan penelitian yang dirumuskan

- Observasi direncanakan secara sistematis

- Obsersvasi tersebut dicatat secara sistematis, dan berkaitan dengan

proposisi umum

- Observasi meliputi pemeriksaan atau kontrol pada validitas dan

reliabilitas.

2.1.6.2 Interview

Menurut Zikmund, Babin, Carr, & Griffin (2009:209) interview

personal merupakan bentuk dari komunikasi langsung dimana orang

yang menginterview bertanya kepada responden bertatapan muka.

Metode yang serbaguna dan fleksible ini merupakan komunikasi 2 arah

antara interviewer dan responden. Interview personal memiliki

kesempatan untuk adanya timbal balik dan klarifikasi.

2.1.7 Flowchart

Menurut Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer (2012:231) sistem

flowchart menggambarkan suatu sistem beserta input, proses, dan outpunya

dengan detail. Sistem flowchart memberikan informasi mengenai dokumen-

dokumen dan proses-proses yang terjadi di dalam sistem, serta siapa saja yang

terlibat di dalam sistem.

17

Menurut Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer (2012:249) Secara

konsep, sistem flowchart menunjukkan kombinasi dari data flow diagram logis

dan data flow diagram fisik, karena sistem flowchart memberikan detail dari

proses yang terjadi (persepsi logis) serta sumberdaya fisik yang digunakan untuk

melakukan proses tersebut (persepsi fisik).

2.1.7.1 Simbol – simbol flowchart

Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai debagai

alat bantu menggambarkan proses bisnis. Simbol-simbol yang dipakai

antara lain :

Tabel 2. 1 Simbol-simbol Flowchart

Simbol Nama Simbol Penjelasan

Terminator

Simbol untuk permulaan atau

akhir dari suatu kegiatan

Dokumen

Sebuah dokumen atau

laporan dokumen dapat

dibuat dengan tangan atau

dicetak komputer

Multipel dokumen

Dimana terdapat lebih dari 1

copy dokumen yang sama,

atau lebih dari 1 dokumen

berbeda yang digabungkan

Manual input

Simbol untuk pemasukan

data secara manual on-line

keyboard

Manual process

Proses yang dilakukan oleh

orang. Contohnya

menghitung manual ada

berapa banyak invoice dalam

satu batch yang perlu

diproses

18

Computer process

Proses yang dilakukan secara

otomatis. Contohnya

pemesanan yang masuk ke

sistem akan digunakan untuk

update file account

receivable

Offline process

Proses yang dilakukan secara

elektronik. Contohnya scan

data menggunakan barcode

reader.

On-page connector

Menggabungkan dua lokasi

yang berbeda di dalam 1

halaman flowchart yang

sama.

Off-page connector

Menggabungkan dua lokasi

yang berbeda pada halaman

flowchart yang berbeda juga.

Temporary paper data

store

Data kertas yang disimpan

dapan disusun berdasarkan

urutan angka (N), huruf (A),

atau kronologi (C).

Permanent paper data

store

Data kertas yang disimpan

dapan disusun berdasarkan

urutan angka (N), huruf (A),

atau kronologi (C).

On-screen display

Data ditampilkan pada layar

computer atau monitor

General journal of

general ledger

Buku besar

Garis alir

Aliran dokumen / proses

Garis alir

Aliran data / informasi

A

n

n

19

Transmisi

Mengirim data dari dua

tempat yang berbeda melalui

link telekomunikasi

Annotation

Digunakan untuk komentar

tambahan

Barang fisik atau

benda yang bergerak

di dalam proses

Contohnya barang yang

dikirmkan dari supplier.

Sumber : Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer (2012:249)

2.1.8 Use Case Diagram

Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012:160) use case adalah aktivitas

yang dilakukan oleh sistem yang umumnya merupakan respon dari permintaan

yang dilakukan oleh user.

Pada gambar 2.3 menunjukkan notasi pada use case diagram. Bentuk

orang menunjukkan aktor (user) yang berinteraksi dengan sistem untuk

melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Sebagai contoh aktor dapat memberikan

input kedalam dan menerima informasi dari suatu aplikasi. Bentuk oval

menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan aktor dan sistem untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. Garis penghubung menggambarkan hubungan dari aktifitas

aktor ke dalam sistem.

20

Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012:160)

2.1.9 Use Case Description

Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012:121) use case description

menjelaskan detail proses dari suatu use case. Gambar 2.4 merupakan contoh dari

use case description. Use case description terdiri dari 11 baris deskripsi yang

merincikan suatu use case. Use case name adalah nama use case. Scenario adalah

sekumpulan aktivitas dalam use case dan merepresentasikan jalur yang unik pada

use case. Triggering event adalah hal yang menyebabkan use case tersebut

terjadi. Brief description menggambarkan ringkasan dari suatu use case. Actor

adalah orang yang menjalankan use case. Related use case adalah use case lain

yang berhubungan dengan use case tersebut. Stakeholder adalah orang yang

berkaitan dengan use case tersebut, termasuk orang yang memberikan input atau

menerima output. Precondition adalah kondisi yang harus dipenuhi sebelum

menjalankan use case. Postcondition adalah kondisi yang dapat dilakukan setelah

use case tersebut dilaksanakan. Flow of activities adalah alur aktivitas yang

terdapat dalam use case.

Gambar 2. 3 Notasi Use Case Diagram

21

Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012:121)

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Material Management

Menurut Arnold, Chapman, & Clive (2008:10) materials management

merupakan suatu konsep dimana terdapat satu department di dalam perusahaan

yang bertanggung jawab atas aliran material di dalamnya, mulai dari pemasok,

kemudian masuk tahap produksi, hingga akhirnya sampai pada pengguna.

Gambar 2. 4 Use Case Description

22

Materials management merupakan suatu kordinasi fungsi yang bertanggung

jawab untuk merencanakan dan mengatur aliran material. Tujuan materials

management yaitu untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya perusahaan,

dan menyediakan customer service yang diminta. Materials management

merupakan balancing art dengan tujuan untuk mengantarkan apa yang

diinginkan oleh pengguna, pada waktu dan tempat yang mereka inginkan, dengan

biaya yang minimum. Kendala umum dari materials management yaitu untuk

menyeimbangkan antara prioritas dan kapasitas. Pengguna memiliki permintaan,

dimana materials management harus merencanakan prioritas perusahaan agar

dapat memenuhi permintaan pengguna tersebut. Sementara kapasitas yaitu

kemampuan sistem untuk menghasilkan barang.

2.2.1.1 Organizational level di Modul Material Management

Menurut Anonim (2006:44) Struktur organisasi dalam SAP modul

Material Management direpresentasikan oleh organizational level

berikut :

1. Client : level hirarki tertinggi dalam SAP R/3, yang berupa

sekumpulan dari unit legal, organisasional, bisnis atau administratif

dengan tujuan y ang sama. Contoh : group korporasi.

2. Company code : mempresentasikan unit akuntansi independen di

dalam suatu client. Setiap company code memiliki neraca dan

laporan laba rugi sendiri. Contoh: perusahaan subsidiary, member

dari grup korporasi.

3. Plant : Unit operasional di dalam company code. Contoh: fasilitas

produksi, kantor cabang.

4. Storage Location : Unit organisasi yang memfasilitasi diferensiasi

stok material di dalam plant.

5. Purchasing Organization : Organizational unit yang bertanggung

jawab dalam pembelian material atau service untuk satu atau

beberapa plant, serta melakukan negosiasi kondisi pembelian

dengan vendor . Purchasing organization memiliki tanggung jawab

legal untuk semua transaksi pembelian eksternal.

23

6. Purcahing group : Purchasing organization dibagi menjadi

purchasing group (buyer group), yang bertanggung jawab untuk

aktivitas pembelian sehari-hari. Purchasing group juga dapat bekerja

untuk beberapa purchasing organization.

Sumber : Anonim (2006:44)

2.2.2 Procurement

Menurut Turban & Leidner (2008:234) Procurement adalah koordinasi

semua aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan pembelian barang-barang dan

jasa yang dibutuhkan untuk melengkapi misi organisasi.

Menurut Weele (2010) Procurement adalah perolehan barang atau jasa.

Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka

yang dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal

kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi.

Jadi dapat disimpulakan bahwa procurement adalah suatu kegiatan

pengadaan barang dan jasa dari vendor. Mulai dari memilih vendor sampai

barang diterima oleh bagian gudang.

2.2.2.1 Metode-Metode Procurement

Menurut Turban & Leidner (2008:233) perusahanaa-perusahaan

menggunakan metode-metode yang berbeda untuk memperoleh barang

Gambar 2. 5 Organizational Levels in the Procurement Process

24

dan jasa tergantung pada apa dan dimana mereka membeli, jumlah yang

dibutuhkan dan berapa jumlah budget yang tersedia. Metode-metode

utama procurement adalah sebagai berikut :

1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir, atau pengecer dari

katalog-katalog mereka dan memungkinkan bernegosiasi.

2. Membeli dari katalog yang yang terhubung dengan memeriksa

katalog-katalog penjual atau membeli dari mal –mal industri.

3. Membeli dari situs pelalangan umum dimana organisasi

berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.

4. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembelian dimana

memeriksa permintaan partisipan, menciptakan jumlah besar

2.2.3 Analisa Fit/Gap

Menurut Pol & Paturkar (2011:10) Anallisis fit/gap merupakan metode

yang digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional dari proses bisnis

dalam mencapai tujuan perusahaan dengan cara mengidentifikasi setiap

komponen atau data dari sistem apakah fit atau gap.

Tiga langkah utama dalam metode analisa fit/gap, antara lain :

1. Menentukan ranking requirement

Langkah ini berdasarkan pada skala prioritas. Ranking yang digunakan pada

tahap ini dibagi menjadi 3, yaitu :

- High : Menjelaskan bahwa kebutuhan tersebut sangat penting bagi

operasional perusahaan dan tanpa kebutuhan tersebut, perusahaan tidak

dapat berfungsi.

- Medium : Menjelaskan bahwa kebutuhan tersebut tidak terlalu penting

terhadap bisnis perusahaan tetapi jika kebutuhan tersebut dipenuhi akan

meningkatkan proses bisnis yang berjalan secara signifikan di

perusahaan.

- Low : Menjelaskan bahwa kebutuhan tersebut tidak penting bagi

perusahaan dan kebutuhan tersebut dapat dicapai dengan melalui

berbagai solusi.

25

2. Menentukan Degree of Fit

Pada langkah ini ditentukan dari seberapa besar tingkat fit atara proses bisnis

dengan sistem yang berjalan pada perusahaan. Kode yang digunakan dalam

menentukan degree of fit yaitu :

- F (Fit) : Kebutuhan secara keseluruhan dapat dipenuhi oleh

sistem

- P (Partial Fit) : Sistem memiliki fungsionalitas yang mencukupi

kebutuhan. Modifikasi data customization akan tetap diidentifikasi untuk

memenuhi kebutuhan secara penuh.

- G (Gap) : Sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan secara

keseluruhan. Alternatif yang disarankan diidentifikasi dan dibuat

rekomendasi. Mungkin akan menciptakan rekomendasi untuk sistem

tersebut.

3. Menetukan Gap Resolution

Jika terdapat proses bisnis yang gap, maka akan diberikan rekomendasi untuk

menyelesaikan gap tersebut

Menurut Remenyi, Bannister, & Money (2007:180) gap terjadi karena

adanya perbedaan antara ekspektasi dan kinerja sesungguhnya yang terjadi. Gap

bernilai positif jika kinerja yang dicapai melebihi ekspektasi, sedangkan Gap

yang bernilai negatif jika sebaliknya, kinerja yang dicapai dibawah ekspektasi,

yang mengindikasikan perlunya peningkatan kinerja. Analisa Gap juga dapat

digunakan untuk penerapan automasi dalam sistem dan pengukurannya

menggunakan bantuan kuisioner yang dibagi menjadi beberapa bagian untuk

mengukur atribut/kriteria yang penting bagi efektivitas dari sistem dan bagian

selanjutnya untuk mengukur kinerja dari sistem informasi yang ada berdasarkan

atribut/kriteria yang sama.

Langkah pertama dalam melakukan analisa fit/gap adalah menentukan

apakah suatu requirement memiliki tingkat high, medium, atau low.

Tahap selanjutnya pada analisa fit/gap adalah degree of fit yang

mengevaluasi user requirement, menentukan apakah proses yang sedang berjalan

26

sekarang sudah fit atau gap setelah dibandingkan dengan user requirement, dan

menentukan rekomendasi atas gap pada user requirement.

Selanjutnya adalah analisa fit/gap report result yang menerangkan hasil

dari fit/gap analysis report dalam bentuk presentase yaitu presentase jumlah user

requirement yang fit dan gap, presentase jumlah user requirement yang fit atau

gap pada tingkat high, medium, dan low.

Setelah mengetahui hasil-hasil analysis report result, perlu dilakukan

Business Process List. Tahap ini akan dilakukannya pendaftaran proses bisnis

yang menunjukkan daftar proses apa saja yang berubah dan tidak berubah atau

proses apa saja yang dihilangkan dengan proses bisnis yang diusulkan.Tahap

terakhir pada analisa fit/gap yaitu Gap Resolution. Gambaran secara detil

mengenai rekomendasi yang telah dibuat pada fit/gap analysis report dan

merupakan langkah-langkah teknis ke sistem serta gambaran dampak bisnis atas

rekomendasi yang diberikan baik dari segi perubahan proses bisnis, perubahan

struktur organisasi, dan peraturan procurement.

2.2.4 Analisa Resiko

Menurut Marchewka (2015:182) Analisa risiko dilakukan untuk

menentukan ancaman apa yang membutuhkan perhatian atau respon. Tujuan dari

analisa ini yaitu untuk menentukan dampak yang mungkin ditimbulkan oleh

risiko pada suatu sistem, dan kemudian untuk memprioritaskan risiko sehingga

strategi penanganan risiko yang efektif bisa dikembangkan. Dalam melakukan

analisa risiko diperlukan pemahaman akan risiko sistem, informasi yang

dibutuhkan untuk mengatur risiko dan membuat keputusan, memahami dampak

risiko dan keputusan yang diambil untuk risiko tersebut.

Menurut Broder & Tucker (2012:168) menjelaskan bahwa terdapat

banyak metode analisa resiko dan kerentanan. Metode tersebut antara lain

Operational Risk Management (ORM), CARVER+Shock, dan Vulnerability Self

Assessment Tool (VSAT). Oprational Risk Management (ORM) merupakan

sebuah metode analisa yang digunakan untuk mengenali manfaat dan resiko cara

kerja yang menentukan arah terbaik dari suatu tindakan yang diambil. Resiko

yang diteliti itu dapat merupakan akibat dari proses yang tidak memadai atau

gagal, dari orang, sistem, maupun kejadian-kejadian diluar sistem.

27

Menurut Shirouyehzad, Dabestani, & Badakhshian (2011:254) Analisa

resiko bertujuan untuk menemukan risiko yang mungkin terjadi bila tidak

diterapkan rekomendasi yang disarankan. Risiko-risiko ini akan dirangkum

dalam suatu tabel yang dinamakan risk analysis ranking dan pemetaan risiko ke

dalam suatu matriks yang dinamakan probability/impact matrix dengan

mengidentifikasi risiko-risiko yang dapat muncul apabila rekomendasi yang

diberikan tidak dijalankan.

Sebelum masuk pada tahap terakhir pada analisa fit/gap yaitu Gap

Resolution, dilakukan Risk Analysis yang mengidentifikasi risiko yang mungkin

terjadi apabila perusahaan tidak menjalankan rekomendasi yang diberikan, dan

menentukan user requirement atau proses yang mana yang menjadi prioritas

pertama, kedua, ketiga dan seterusnya untuk diterapkan sesuai rekomendasi yang

diberikan. Dalam penentuan prioritas ini difokuskan pada proses yang memiliki

risiko dengan probability High dan impact High.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk analisa resiko yaitu:

Pertama menentukan kemungkinan-kemungkinan masalah yang terjadi pada

setiap requirement. Kemungkinan-kemungkinan ini terjadi jika perusahaan tidak

menerapkan rekomendasi yang diberikan.

Kedua, dilakukan pengukuran Probability (kemungkinan) terjadinya risiko

dengan penilaian sebagai berikut:

Tabel 2.2 Probability

Peringkat Deskripsi

High Jika rekomendasi tidak diterapkan, maka kemungkinan risiko

yang muncul relatif tinggi

Medium Jika rekomendasi tidak diterapkan, maka kemungkinan risiko

yang muncul cukup tinggi

Low Jika rekomendasi tidak diterapkan, maka kemungkinan risiko

yang muncul cukup rendah

Sumber : Shirouyehzad, Dabestani, & Badakhshian (2011:254)

28

Ketiga, dilakukan pengukuran dampak yang ditimbulkan dari risiko dengan penilaian sebagai berikut:

Tabel 2.3 Risk Impact Rank

Peringkat Deskripsi

High Dampak yang ditimbulkan risiko sangat mempengaruhi

aktivitas operasional atau proses bisnis perusahaan

Medium Dampak yang ditimbulkan risiko cukup mempengaruhi

aktivitas operasional atau proses bisnis perusahaan.

Low

Dampak yang ditimbulkan risiko sangat kecil atau tidak

mempengaruhi aktivitas operasional atau proses bisnis

perusahaan.

Sumber : Shirouyehzad, Dabestani, & Badakhshian (2011:254)

2.2.5 Kerangka Pemikiran

Menurut Gregor (2007) Kerangka pemikiran merupakan suatu diagram

yang menjelaskan secara garis besar alus dalam proses sebuah penelitian.

Kerangka pemikiran dirancang oleh peneliti berdasarkan pertanyaan penelitian

dan mempresentasikan beberapa konsep dan hubungan antar konsep-konsep

tersebut.

Menurut Sugiyono (2010) kerangka pemikiran yang baik yaitu

menjelaskan secara teoristis peraturan variabel yang akan diteliti. Perlu

dijelaskan hubungan antara variabel independen dan dependen. Oleh karena itu

pada setiap penyusunan paradigma penelitian harus didasarkan pada kerangka

berfikir.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa kerangka pemikiran

merupakan alur pelaksanaan penelitian yang dirancang untuk menarik hubungan

antara konsep-konsep yang akan digunakan dalam penelitian.

29

Gambar 2. 6 Kerangka Pemikiran

30