hasil praktek kerja mahasiswa di perusahaan pt. mitra lintas nusantara

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Topik

PT. Mitra Lintas Nusantara mulai berdiri dari tahun 2003, yang mana

lokasi usaha pertama kalinya terletak di Jl. Manggis A. Yani Km. 3,5

Banjarmasin. Perusahaan ini bergerak di bidang freight forwarding, yang

melayani Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL).

EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut

melalui kapal atau yang berasal dari kapal. Pada pelayanan ekspor, EMKL akan

membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus

dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya untuk membawa barang

dari gudang pemilik ke dalam pelabuhan.

Sebagai perusahaan baru dalam industri logistik, perusahaan ini menyadari

posisinya bukan sebagai perusahaan nomor satu. Namun dengan semangat

profesionalitas, kerja sama dan hubungan yang baik dengan rekan kerja,

perusahaan ini mempunyai disiplin dasar untuk menjadi perusahaan freight

forwarding specialist. Melalui perubahan manajemen, maka diciptakanlah

pelayanan berupa bussines unit trucking, yang berjalan hingga sekarang.

Kantor pusat PT. Mitra Lintas Nusantara saat ini berada di Jl. Gubernur

Subarjo (UKA) Gedung Perkantoran No. 17B Rt/Rw. 040/013 Kel. Telaga Biru

1

Banjar Barat, Banjarmasin. Selain itu perusahaan ini juga memiliki kantor Branch

di Surabaya dan Jakarta.

Seperti layaknya perusahaan jasa, perusahaan ini pun melakukan transaksi

yang disebut piutang. Tidak semua costumernya melakukan transaksi atas jasa

yang diberikan dengan tunai. Banyaknya branch yang dimiliki membuat

perusahaan ini mempunyai banyak costumer, terutama didaerah Surabaya yang

mana hampir seluruh costumernya menggunakan transaksi piutang.

Tidak semua piutang memberikan manfaat kepada perusahaan, sebab

resiko tidak terbayarnya piutang oleh costumer merupakan suatu sebab kerugian

perusahaan. Oleh karena itu, untuk mengurangi timbulnya kerugian piutang

tersebut, diperlukan suatu penanganan atau pengelolaan atas piutang dengan baik

dan benar sesuai dengan prinsip manajemen yang lazin dipergunakan.

Disamping kemungkinan tidak terbayarnya piutang, kerugian juga bisa

timbul disebabkan oleh adanya kecurangan atau penyelewengan dan kesalahan-

kesalahan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkompeten dengan sengaja

dilakukan untuk mencari keuntungan pribadi.

Perusahaan PT. Mitra lintas Nusantara, yang bergerak di bidang freight

forwarding memiliki piutang yang cukup besar, karena setiap aktivitasnya,

memerlukan biaya yang juga tidak sedikit. Oleh sebab itu, perlu penanangan

khusus serta perhatian yang serius dalam pengelolaan piutang agar lebih efektif

dan efisien serta sesuai dengan prosedur yang berlaku, sehingga dapat menjamin

2

dan menjaga harta milik perusahaan melalui penataan atas perlakuan terhadap

piutang.

Latar belakang dalam penelitian Praktek Kerja Mahasiswa di perusahaan

PT. Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin adalah untuk mengetahui sistem

pengendalin intern piutang pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara di

Banjarmasin, dan kebijakan yang diterapkan dalam pelaksanaan sistem

pengendalian intern piutang.

Praktek Kerja Mahasiswa ini penting dilakukan untuk dapat mengetahui

kondisi sistem pengendalian intern saat ini dan memberikan solusi kepada

perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin agar dapat

menyelenggarakan pengendalian intern piutang yang baik. Dengan sistem

pengendalian intern yang baik diharapkan kekayaan perusahaan dapat terjaga dan

terhindar dari kemungkinan akan terjadinya penyelewengan, pencatatan akuntansi

dilaporan keuangan yang handal, meningkatkan efesiensi dan mendorong

ditaatinya kebijakan – kebijakan yang telah ditentukan.

B. Ruang Lingkup Bidang Praktek Kerja Mahasiswa

Praktek Kerja Mahasiswa ini dilakukan mahasiswa di perusahaan PT.

Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin, yang difokuskan pada bidang akuntansi

keuangan, yaitu bagian piutang yang tugasnya terdiri dari :

1. Membantu membuat daftar piutang

3

2. Membantu melakukan pencatatan piutang

3. Membantu pengecekan piutang terlambat

C. Tujuan Praktek Kerja Mahasiswa

Tujuan dilaksanakannya PKM ini adalah :

1. Mengatahui sistem pengendalian intern piutang yang berjalan

2. Mengetahui cara menyelesaikan dan monitor piutang yang lancer dan yang

terlambat

3. Mengetahui cara membuat daftar piutang.

D. Kegunaan Praktek Kerja Mahasiswa

Praktek Kerja Mahadiswa (PKM) sangat penting, karena dari hasil PKM

tersebut mempunyai manfaat sebagai berikut :

1. Kegunaan Teoritis

Dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang ilmu akuntansi

tentang sistem informasi akuntansi khususnya di bidang teori dan konsep

pencatatan piutang.

2. Kegunaan Praktis

a. Bagi perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara

4

1). Mendapatkan bantuan tenaga kerja dalam menyelesaikan kegiatan

operasional perusahaan.

2). Perusahaan mendapatkan referensi, untuk kualifikasi penerimaan

karyawan baru.

3). Mengefektifkan proses penerimaan karyawan baru.

b. Bagi Mahasiswa peserta Praktek Kerja Mahasiswa

1). Memperoleh wawasan dan pengalaman guna menyiapkan diri untuk

memasuki dunia kerja.

2). Keahlian yang diperoleh melalui Praktek Kerja Mahasiswa dapat

meningkatkan rasa percaya diri dalam dunia kerja nantinya.

3). Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat menerapkan

ilmu pengetahuan yang didapat saat kuliah.

c. Bagi Institusi Pendidikan (STIE Nasional Banjarmasin)

1). Institusi pendidikan mendapatkan masukan guna perkembangan

kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja.

2). Sebagai salah satu alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku.

3). Sebagai salah satu media untuk mengenalkan kemampuan mahasiswa.

E. Metode PKM

Pelakasanaan Praktek Kerja Mahasiswa di perusahaan PT. Mitra Lintas

Nusantara Banjarmasin dilaksanakan satu bulan pada tanggal 07 Oktober 2013 s/d

07 November 2013, yang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Kamis

5

dari jam 07.30 – 16.00 dan hari Jum’at dari jam 07.30 – 11.00 sehingga berjumlah

153 jam.

F. Lokasi dan Waktu Penelitian

Praktek Kerja Mahasiswa pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara

Banjarmasin yang beralamatkan di Gedung Perkantoran No. 17B Jl. Gubernur

Subarjo (Tembus UKA) RT/RW.040/013 Kel. Telaga Biru Kec. Banjar Barat

Banjarmasin. Adapun waktu pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa, yaitu :

6

Tabel 1

Jadwal Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa

Fase Alokasi Waktu Pekerjaan

1. Persiapan15 hari

20 September s/d

4 Oktober 2013

1. Pemilihan tempat PKM

2. Menyerahkan surat

permohonan kepada

perusahaan

3. Persetujuan tempat

PKM

4. Pembekalan

2. Pelaksanaan30 hari

07 Oktober s/d

07 November 2013

Pelaksaanaan Praktek Kerja

3. Penulis Laporan 15 hari

08 November s/d

23 November 2013

1. Pembuatan Draft

2. Penulisan Awal

3. Editing

4. Penulisan Final

7

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang forwading freight didirikan pada tahun 2003, awalnya

perusahaan ini masih bertempat di rumah Bp. Ferry Suseno selaku Direktur

Utama dan pendiri perusahaan, yang beralamat di Jl. Manggis A. Yani Km. 3,5

Gg. Apel No.36 Banjarmasin dengan jumlah karyawan yang masih sedikit.

Seiring berjalannya waktu, perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara tumbuh

dengan pesat, sehingga pada tahun 2004, perusahaan ini sudah berpindah tempat

ke Gedung Perkantoran No.17B Jl. Gubernur Subarjo (Tembus UKA)

RT/RW.040/013 Kel. Telaga Biru Kec. Banjar Barat Banjarmasin untuk

menampung kapasitas karyawan yang juga bertambah.

PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin memiliki cabang di Surabaya dan

Jakarta selain itu ada kantor perbantuan di Palangkaraya yang fungsinya untuk

membantu manajemen dalam menjalankan operasional perusahaan khusus

pengiriman ke Palangkaraya, selain itu untuk membantu Follow Up terhadap

penagihan piutang jika debitur berdomisili di Palangkaraya. Kantor tersebut juga

berfungsi sebagai tempat singgah dan tempat beristirahatnya para supir yang

berangkat menuju kota tersebut.

8

PT. Mitra Lintas Nusantara memiliki aset yang lumayan besar, berupa 9

Trailer, 12 Tronton, dan 8 Engkel untuk menjalankan kegiatan operasionalnya.

PT. Mitra Lintas Nusantara memiliki workshop repair yang dibangun terpisah

dari kantor, dengan alamat terpisah dari bangunan kantor di Jl. Lingkar Selatan

KM. 2 Banjarmasin. Tempat tersebut berfungsi sebagai area parkir, sebagai

bengkel, dan sebagai penyimpanan sementara untuk barang – barang costumer

yang belum di ambil oleh pemiliknya.

Adapun pembagian jenis pengiriman di PT. Mitra Lintas Nusantara

sebagai berikut ;

1. Pengiriman Full Container yang mana proses stuffing barang dilakukan oleh

kantor cabang PT. Mitra Lintas Nusantara baik yang di Surabaya atau di

Jakarta, kemudian dikirim ke PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin.

2. Pengiriman Trucking, atau pengiriman yang proses stuffing dilakukan

langsung oleh pengirim barang tanpa melalui kantor cabang di Surabaya atau

Jakarta

3. Barang LCL, adalah istilah untuk pengiriman barang yang hanya dalam

jumlah colly dan tidak full container. Proses pengiriman barang LCL sama

dengan proses pengiriman full container.

4. Muatan, adalah proses pengiriman dari Kantor Banjarmasin yang dikirim ke

Kantor cabang Surabaya ataupun Jakarta.Proses stuffing dan muat barang

diurus kantor PT. Mitra Lintas Banjarmasin.

9

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah suatu susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan

hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai sasaran.

Struktur organisasi dapat menunjukkan pencerminan hubungan antar bagian yang

menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-

beda dalam suatu organisasi.

Suatu perusahaan memiliki tujuan masing-masing yang hendak dicapai

melalui rangkaian kegiatan terencana. Penggerakan sumber daya perusahaan agar

lebih baik dan jelas maka diperlukan suatu konsistensi mengenai tugas,

wewenang dan tanggung jawab yang dituangkan dala suatu struktur organisasi

dengan memerhatikan kemampuan personil yang dimiliki perusahaan.

Adapun Struktur Organisasi pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin

dapat dilihat pada gambar berikut ini :

10

C. Aspek-aspek Kegiatan Perusahaan

Saat ini kegiatan usaha yang paling banyak dijalankan PT. Mitra Lintas

Nusantara Banjarmasin adalah dalam pengiriman Trucking, Proses pengiriman

container Trucking tidak serumit proses pengiriman dengan melewati kantor

cabang, proses muat barang hingga pengurusan dokumen dilakukan sendiri oleh

pemilik barang , sehingga dapat meminimalisir pengeluaran biaya operasional

perusahaan sehingga dapat menambah laba perusahaan.

Adapun gambaran kegiatan proses pengiriman container Trucking yaitu sebagai

berikut :

1. Costumer atau relasi memberikan surat penawaran kerja sama kepada PT.

Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dengan data; isi dalam container, ukuran

feet container, dan tujuan pengiriman barang.

2. Surat penawarn kerja, akan dipelajari oleh bagian pemasaran, untuk

menentukan harga dooring container.

3. Jika sudah ada kesepakatan, relasi akan memberikan Surat Perintah Kerja

(SPK) yang isinya mengenai ; nomor container, kapal pengangkut container,

data keberangkatan kapal, data penerima barang, dan harga dooring yang telah

disepakati.

4. SPK akan di tanda tangani oleh bagian administrasi dan akan diurus dokumen

untuk penebusan container, sampai container tersebut diterima oleh penerima

barang. Setelah barang diterima, akan ada lembar berita acara penyerahan

12

container, bukti bahwa container telah diterima dengan baik, selain itu bagian

administrasi juga bertugas untuk membuatkan invoice atau faktur piutang

kepada costumer pengirim barang.

5. Setelah container telah diterima penerima barang, tanpa ada masalah apapun,

dan semua berita acara sudah ditanda tangani, maka selesailah tugas

perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, sebagai petugas

pengantar container.

13

BAB III

PELAKSANAAN PKM DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Praktek Kerja Mahasiswa (PKM)

PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin merupakan perusahaan yang

bergerak dibidang forwarding freight, dengan klasifikasi usaha menengah.

Perusahaan ini menangani pengiriman – pengiriman barang full container maupun

dalam jumlah colly, untuk wilayah Jakarta, Surabaya, dan Kalimantan. Selama

pelaksaanaan Praktek Kerja Mahasiswa (PKM) pada PT. Mitra Lintas Nusantara

Banjarmasin, pelaksana PKM ditempatkan di bidang ilmu akuntansi keuangan,

tepatnya di bagian piutang. Selama masa Praktek Kerja Mahasiswa, pelaksana

bertugas membantu pekerjaan piutang seperti membantu pembuatan daftar

piutang, membantu melakukan pengecekan piutang, sampai melakukan

monitoring dan konfirmasi terhadap piutang terlambat.

Hasil yang diperoleh dari Praktek Kerja Mahasiswa di PT. Mitra Lintas

Nusantara Banjarmasin adalah dalam melaksanakan operasionalnya pihak

manajemen sudah menerapkan sistem pengendalian intern terutama yang

berkaitan dengan piutang, namun masih memiliki kekurangan terhadap sistem

piutang yang diterapkan yaitu :

1. Invoice diterbitkan saat barang telah dikirimkan kepada pemilik, ini membuat

relasi tidak mengetahui berapa jumlah invoice sebenarnya yang nanti akan

14

ditagihkan. Seringkali relasi hanya mengestimasi sendiri harga pengiriman

barangnya tersebut dengan patokan harga saat pengiriman sebelumnya. Dan

ketika invoice diterbitkan, kemudian ditagihkan, relasi tersebut tidak mau

menerima harga yang tertera di invoice, dan hanya membayar sesuai

perhitungannya pribadi. Hal ini terjadi saat pengiriman barang dalam jumlah

colly. yang mengakibatkan seringnya terjadi revisi piutang karena selisih, dan

membuat pencatatan harus diulang kembali.

2. Jika ada claim saat pengiriman barang, seperti container bocor yang

mengakibatkan barang didalam rusak, atau kekurangan barang, bagian

piutang tidak selalu menerima bukti claim yang diberikan penerima barang ke

bagian administrasi. Sesuai perjanjian, pembayaran claim akan langsung

dipotongkan di invoice yang ditagihkan. Sehingga saat piutang tersebut

dibayar dan tidak sesuai dengan invoice yang telah terinput oleh bagian

piutang, hal ini akan membuat bagian piutang kebingungan mencari penyebab

pemotongan pembayaran invoce tersebut.

3. Tidak adanya fungsi control yang merekonsiliasi antara invoice yang dibuat

oleh bagian administrasi dengan harga yang telah di berikan oleh marketing

Prosedur piutang yang selama ini dterapkan oleh perusahaan PT. Mitra

Lintas Nusantara Banjarmasin dapat dilihat sebagai berikut :

1. Pengirim barang akan memberikan lembar Surat Penawaran Kerja kepada PT.

Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, untuk meminta keterangan harga

15

dooring. Umumnya penawaran harga ini dilakukan jika ada costumer baru atau

container yang dikirim dengan tujuan yang belum pernah ditangani

sebelumnya.

2. Perjanjian kerjasama adalah dimana, saat kedua belah pihak telah sepakat

terhadap pekerjaan yang akan dilakukan dan harga yang telah ditentukan.

Pengirim barang akan memberikan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada PT.

Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin yang berisi diskripsi data mengenai

container yang akan dikirmkan.

3. Setelah SPK yang berisi deskripsi pekerjaan telah di acc oleh marketing dan

dikirimkan kembali ke costumer, maka pekerjaan tersebut telah siap

dilaksanakan. Disini costumer melakukan penebusan Bill Of Lading (BL) di

pelayaran, kemudian dikirimkan kepada PT. Mitra Lintas Nusantara untuk

mengurus proses pengeluaran container dari dalam terminal peti kemas

Pelindo.

4. Invoice akan dibuat jika semua pekerjaan telah selesai, dan berita acara

pengiriman container telah diterima kembali ke administrasi.

Berita acara pengiriman akan dikembalikan oleh pihak operasional, kemudian

akan dibuatkan invoice berdasarkan SPK yang telah disetujui bersama. Invoice

akan dibuat dengan masa jatuh tempo selama sebulan.

Dokumen yang digunakan untuk pembuatan invoice :

Berita acara dari costumer / packing list

Berita acara yang dibuat oleh PT. Mitra Lintas Nusantara

16

Invoice

Tanda terima invoice

Adapun berita acara sebagai lampiran invoice, yaitu :

1. Berita acara asli punya costumer dan PT. Mitra Lintas Nusantara, akan

dikirimkan bersama invoice

2. Berita acara copy, akan diarsipkan bersama invoice lembar kedua dan

surat jalan keberangkatan mobil.

Invoice akan dibuat rangkap tiga, sebagai berikut ;

1. Invoice asli (putih) akan dikirimkan kepada costumer, dengan lampiran

berita acara

2. Invoice lampiran ke dua (merah) sebagai arsip untuk adminitrasi

3. Invoice lampiran ke tiga (kuning) untuk bagian akuntansi

Tanda terima invoice akan dilampirkan saat pengiriman invoice, sebagai bukti

bahwa invoice tersebut sudah diterima, tanda terima dibuat rangkap tiga,

seabagai berikut ;

1. Tanda terima lampiran pertama (putih) akan diberikan kepada ;

a. Costumer.

Tanda terima warna putih akan dilampirkan bersama invoice dan

ditanda tangan langsung oleh pihak costumer, jika invoice ditagihkan

atau diberikan kepada costumer yang berada masih didalam kota

17

(dalam jarak dekat), dan tidak memerlukan jasa kurir untuk mengantar

invoice.

b. Bag. Piutang.

Tanda terima warna putih akan disimpan oleh bag. Piutang, jika

costumer yang menerima invoice berada diluar kota, atau dalam

pengiriman invoice memerlukan jasa kurir untuk mengantar invoice

tersebut. Tanda terima yang sudah diterima costumer akan ditanda

tangani dan dikirim kembali melalui email / fax.

2. Tanda terima lampiran kedua (merah)

a. Costumer

Jika berada diluar kota / jarak dekat

b. Bag. Piutang

Jika berada didalam kota / jarak yang jauh

3. Tanda terima lampiran ketiga (kuning)

Tanda terima warna kuning akan dilampirkan bersama copy invoice, yang

akan diarsipkan oleh pihak adminitrasi.

Setelah invoice dibuat oleh adminitrasi, invoice tersebut di otorisasi dan

diinput di bag. Akuntansi. Bag ian Akuntansi akan mengambil invoice

lembar ketiga (kuning) sebagai arsip.

Bag. Akuntansi juga akan membuat invoice pajak sebanyak tiga rangkap

sebagai berikut:

1. Rangkap pertama, akan dikirim krkantor pajak

18

2. Rangkap kedua, akan diarsip di bagian administrasi

3. Rangkap ketiga, sebagai arsip bagian akuntansi

Invoice yang dibuat akan diserahkan ke bagian piutang untuk dinput data

invoice yang telah dibuat. Dengan data input sebagai berikut ;

Nama Kreditur (Costumer yang mengirimkan container)

Tujuan (Penerima Container)

No. Invoice

Jumlah Invoice

Tanggal Invoice

Masa jatuh tempo

5. Invoice yang telah dibuat, dan dikrimkan kepada costumer akan ditagih sesuai

masa jatuh tempo.

Jika setelah masa jatuh tempo invoice, costumer belum juga melakukan

pembayaran, maka pihak bag. Penagihan piutang akan melakukan konfirmasi

kepada costumer yang bersangkutan, dan menagih piutang yang telah jatuh

tempo. Jika jarak costumer masih dekat atau dalam kota maka bag. Penagihan

piutang akan langsung mendatangi costumer tersebut, dengan menggunakan

dokumen dokumen sebagai berikut :

List piutang (jika costumer melakukan pengiriman container lebih dari

satu kali dalam satu peirode)

Tanda terima invoice berwarna merah

19

Copy invoice yang disimpan bag. Administrasi

Copy berita acara pengiriman barang

Jika ada costumer yang bermasalah dalam pembayarn invoicenya, dan sudah

lama menunggak, maka marketing akan membantu bag. Penagihan piutang

dengan terjun langsung kelapangan, seperti medatangi costumer yang

bermasalah tersebut. Jika costumer masih juga bermasalah, dan tidak

menyelesaikan invoicenya, bag. Marketing akan memblack list costumer

tersebut dan memtuskan kerja sama dengan costumer tersebut.

6. Invoice yang ditagihkan tentunya akan dibayar oleh costumer dan menjadi

pendapatan bagi perusaahaan.

Pada saat pembayaran invoice, costumer akan memberikan bukti pembayaran.

Jika pembayaran dibayar cash oleh costumer, administrasi piutang akan

memberikan kwitansi sebagai tanda terima pembayarn oleh costumer. Tetapi

apabila pemabayaran dilakukan dengan ditransfer, costumer akan

mengirimkan bukti transfer kepada administrasi piutang.

Adapun dokumen-dokumen yang dipakai dalam prosedur ini adalah :

Bukti transfer

Jika pembayaran dilakukan dengan cara ditransfer

Rekening Koran

Untuk mengecek, transferan yang dikirim oleh costumer

Kwitansi (Tanda terima)

20

Bukti pembayaran secara cash.

Kwitansi yang dipegang administrasi piutang ada tiga rangkap

1. Rangkap pertama diberikan kepada costumer

2. Rangkap kedua diberikan kepada kasir

3. Rangkap ketiga sebagai arsip untuk administrasi piutang

Setelah memastikan bahwa pemabayaran telah diterima, adminitrasi piutang

akan memasukkan data pembayaran kedalam computer, kemudian membuat

rekapan pembayaran piutang.

Kasir akan bertugas untuk memprint rekening Koran setiap harinya, untuk

diserahkan ke bag administrasi piutang, untuk pengecekan pembayarn invoice.

Jika ada pembayaran dari costumer yang dilakukan secara cash, maka bag.

Penagihan piutang akan menyerahkan uang tersebut bersama kwitansi yang

telah dibuatnya.

Dokumen – dokukmen yang dipakai yaitu ;

Kwitansi lembar kedua

Lembar kedua akan diserahkan kekasir, sebagai tanda terima dari

costumer ke bag. Penagihan piutang

Kwitansi lembar ketiga

Kwitansi ini akan ditanda tangani oleh kasir, saat menerima uang dari

bag. Adminitrasi piutang, dan disimpan oleh adminitrasi piutang. Bukti

bahwa uang telah disetorkan

21

Bukti penerimaan kas

Kwitansi lembar kedua akan dilampiri bukti penerimaan kas sebanyak dua

rangkap.

1. Lembar pertama untuk kasir

2. Lembar kedua untuk bagian akuntansi

Kasir akan menyerahkan lembar kedua bukti penerimaan kas kepada bagian

akuntansi untuk dicek dan diinput kedalam computer. Dan adminitrasi harus

mengecek rekapan pembayaran piutang. Jika ada costumer yang terlambat

melakukan pembayaran setelah jatuh tempo, maka administrasi akan menahan

barang costumer tersebut

Gambar Prosedur Piutang pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin

22

Menerima Pendaftaran pelanggan baru

Input data pelanggan baru kedalam komputer

Bagian Marketing

23

Mulai

Menerima permintaan jasa dan melakukan pengecekan pelanggan baru atau pelanggan tetap

Pelanggan baru ?

Melakukan pengecekan harga kepada administrasi

Negosiaasi harga

SPK

Selesai

1

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Dari Costumer

Bagian Administrasi

24

1

Input data didalam komputer

Rekapan control pengiriman barang

A

2

Dibuatkan berita acara pengiriman barang

Berita acara pengiriman 1



Estimasi dana operasional

Rincian dana operasional 1

Rincian dana operasional 2

Bukti pengeluaran kas 1


T7

3

Untuk Penerima Barang

Ditanda tangani oleh penerima barang


Pembuatan invoice dan tanda teria

4

Tanda terima 1

Tanda terima 2

Tanda terima 3

2

5

N

Invoice 2

Invoice 3

A

Dikembalikan oleh costumer

8

Invoice pajak 2

T

Bagian Administrasi

25

Invoice 2

Data diinput kedalam kompuetr

Laporan rekapan piutang 1


T

6


12

Rekapan Pelunasan Piutang 2

Menginput data kr komputer

Bagian Piutang Bagian Akuntansi

26

4

Invoice 3

6

Data diinput kedalam komputer


Invoice pajak 1

Invoice pajak 2

Invoice pajak 3

T

Bag Akuntansi Membuat kan Invoice Pajak Costumer

8

7


Jurnal pengeluaran kas

11


Jurnal Piuang

Untuk Kantor Pajak

5

Menerima tanda terima

Apakah lokasi costumer jauh?

Tanda terima 1

Tanda terima 2

Tanda terima 1

Tanda terima 2

Data diinput kedalam komputer

Melakukan penagihan ke costumer

Kroscek Piutang jatuh tempo

Mencocokan dengan data inputan administrasi piutang

9

Bagian Penagihan Piutang

27

Ya Tidak

Diberikan Kepada Pelanggan

Menerima bukti pembayaran costumerRekening Koran

Bukti Transfer

Mencocokan kesamaan dokumen

Invoice 2


Kwitansi 1

Kwitansi 2

Kwitansi 3

10

9

T


T

11


12

Bagian Penagihan Piutang

28

Costumer

3

Rincian dana operasional 1 Bukti pengeluaran kas 1

Menginput ke dalam komputer

Laporan Petty Cash

10

Kwitansi 2 Bukti penerimaan kas

Menginput ke dalam komputer

Laporan Petty Cash

Mulai

Rekening Koran

Mencetak Rekening Koran

T

Bagian Kasir

29

B. Pembahasan

Pengendalian intern merupakan istilah yang telah umum dan banyak

dipergunakan dalam berbagai kepentingan. Fungsi dari pengendalian intern ini

semakin penting, karena perusahaan semakin berkembang dengan sistem

akuntansi yang semakin rumit. Semua pimpinan perusahaan harus menyadari

dan memahami arti penting pengendalian intern.

Struktur pengendalian intern satuan usaha terdiri dari kebijakan dan

prosedur yang diterapkan untuk keyakinan (assurance) memadai bahwa tujuan

tertentu satuan usaha akan dicapai.

Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang harus diikuti dalam

mengimplementasikan kebijakan yang telah ditetapkan, sedangkan tujuan

merupakan pernyataan mengenai apa yang diinginkan perusahaan untuk

dicapai.

Pengertian tentang pengendalian intern dalam arti luas adalah :Internal

control comprises the plan of organization and all of the coordinated methods

and measures adopted a business to safeguard its assets, check the accuracy

and realibility of its akuntansi data, promote operational efficiency and

encourage adherence to prescribed managerial policies.

Penjelasan definisi di atas meliputi struktur organisasi,metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan Untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk menekankan tujuan yang

hendak dicapai dan bukan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.

30

Penjelasan definisi di atas menyimpulkan bahwa pengendalian intern

adalah suatu proses yang terdiri dari usaha atau tindakan-tindakan yang tepat

dan terintegrasi yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Pelaksanaan

pengendalian intern melibatkan seluruh anggota organisasi bukan dibebankan

pada bagian tertentu saja, sehingga memberikan keyakinan terpercaya atas

seluruh kegiatan organisasi yang meliputi realibility dari pelaporan keuangan,

efisiensi dan keefektifan atas kegiatan atau operasi perusahaan dan kepatuhan

terhadap hokum dan undang-undang yang berlaku.

Menurut Michell Suharli (2006: 174) Sistem Pengendalian Intern

adalah “seluruh sistem dan prosedur yang diterapkan manajemen untuk

menjaga harta perusahaan dari kelalaian/kesalahan, kecurangan ataupun

kejahatan”.

Piutang merupakan suatu proses yang penting, yang dapat menunjukkan

satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan. Kieso dan Weygandt

mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : Receivables are claims

held against customers and others for money, goods, or services. Sedangkan

pengertian piutang menurut S.Hadibroto adalah : Piutang merupakan klaim

terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa,

untuk maksud akuntansi istilah dipergunakan dalam arti yang lebih sempit

yaitu merupakan klaim yang diharapkan akan diselesaikan dengan uang.

Penjelasan definisi di atas diketahui bahwa piutang secara luas diartikan

sebagai tagihan atas segala sesuatu hak perusahaan baik berupa uang, barang

maupun jasa atas pihak ketiga setelah perusahaan melaksanakan

kewajibannya, sedangkan secara sempit piutang diartikan sebagai tagihan

31

yang hanya dapat diselesaikan dengan diterimanya uang di masa yang akan

datang.

Pada umumnya piutang timbul ketika sebuah perusahaan menjual

barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas di masa

mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk

memberikan kredit kepada langganan, melakukan pengiriman barang,

penagihan dan akhirnya menerima pembayaran, dengan kata lain piutang

dapat juga timbul ketika perusahaan memberikan pinjaman uang kepada

perusahaan lain dan menerima promes atau wesel, melakukan suatu jasa atau

transaksi lain yang menciptakan suatu hubungan dimana satu pihak berutang

kepada yang lain seperti pinjaman kepada pimpinan atau karyawan. Piutang

merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam modal kerja suatu

perusahaan. Sebagian piutang dapat dimasukkan dalam modal kerja yaitu

bagian piutang yang terdiri dari dana yang diinvestasikan dalam produk yang

terjual dan sebagian lain yang termasuk modal kerja potensial yaitu bagian

yang merupakan keuntungan.

Salah satu masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT. Mitra Lintas

Nusantara Banjarmasin, adalah untuk membenahi atau menyempurnakan

sistem akuntansi yang diterapkan pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara

Banjarmasin dengan jalan memperkuat sistem pengendalian intern. Dengan

penerapan sistem pengendalian intern yang baik diharapkan akan dapat

membantu perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dalam

mengelola dan mengawasi aktivitas operasional perusahaan PT. Mitra Lintas

Nusantara Banjarmasin.

32

Salah satu sub sistem akuntansi yang sangat penting adalah sistem

pengendalian intern piutang. Sistem pengendalian dalam pemberian piutang

merupakan suatu hal yang penting dalam aktifitas perusahaan dalam rangka

meningkatkan kegiatan operasional dan sekaligus mengamankan dalam

pemberian piutang. Jika pengelolaan piutang tidak baik akhirnya berpengaruh

terhadap kelangsungan aktivitas perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara

Banjarmasin ini.

Untuk mengatasi permasalahan pada perusahaan PT. Mitra Lintas

Nusantara Banjarmasin. Maka untuk mengatasi kekurangan yang dihadapi

akan diberikan cara bagaimana penerapan pengendalian intern yang

seharusnya dilakukan yaitu :

1. Hendaknya setiap Surat Perintah Kerja yang masuk dari konsumen dicopy,

kemudian diberikan kepada pihak marketing yang bertanggung jawab

sebagai pihak dan yang memberikan persetujuan terhadap kerja sama

dengan konsumen, dan bagian piutang juga seharusnya menerima copy

SPK yang telah disetujui agar ada fungsi control terhadap piutang yang

terbit sesuai dengan nego awal, diluar terjadinya revisi.

2. Invoice seharusnya diterbitkan sebelum dibuatnya invoice, dan disetujui

oleh pengirim barang, agar tidak ada perubahan saat pembayaran piutang.

3. Bukti claim barang yang diberikan konsumen, copynya harus diarsipkan

oleh bagian piutang dan akuntansi agar pemotongan invoice yang terbayar

punya alasan yang jelas dan nyata.

33

4. Adanya pengawasan khusus terhadap piutang terlambat, dan costumer

yang sering menunggak pembayaran piutang, agar dikonfirmasi lebih aktif

oleh bagian penagihan.

34

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Sistem pengendalian intern piutang yang dilakukan perusahaan PT. Mitra

Lintas Nusantara Banjarmasin, selama ini dinilai sudah memadai, bak

dilihat dari pembagian tugas pelaksanaan dan prosedur yang dilaksanakan

maupun buku laporan yang dibuat dan yang digunakan.

2. Dari laporan keuangan perusahaan terakhir, perusahaan mengalami

penurunan laba dari tahun sebelumnya, hal ini disebabkan kurangnya

perhatian terhadap aset piutang perusahaan khususnya pada piutang

terlambat, dan seringnya terjadi revisi invoice.

3. Perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, yang menyediakan

layanan jasa forwarding freight, memerlukan biaya operasional yang tinggi

disetiap pelaksanaan kerja. Oleh sebab itu, perlu perhatian serta

penanganan yang serius agar dalam pengelolaan yang lebih efektif dan

efesien dan sesuai prosedur yang berlaku dan dengan sedemikian rupa

sehingga dapat menjaga aset piutang perusahaan.

4. Melakukan estimasi biaya dengan benar, maka diharapkan dapat menjamin

dan mejaga harta milik perusahaan melalui penataan atas perlakuan

terhadap piutang.

35

B. Saran

1. Meskipun sistem pengendalian intern piutang pada perusahaan PT. Mitra

Lintas Nusantara Banjarmasin sudah cukup baik tetapi sebaiknya tetap

mengadakan pengawasan dan pengendalian yang terus menerus terhadap

sistem yang ada sehingga hasil yang akan dicapai akan terus bertambah

baik.

2. Usahakan agar tetap aktif dalam konfirmasi piutang kepada costumer, dan

dilakukan tindakan tegas agar piutang terlambat bisa segera terlunasi.

3. Mendapatkan persetujuan harga dooring sebelum pengiriman dilakukan.

Agar tidak terjadi revisi atau kurang bayar saat invoice ditagihkan.

4. Untuk mengatasi mengatasi kemungkinan – kemungkinan akan terjadi

penyalahgunaan wewenang, maka perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara

Banjarmasin perlu membenruk suatu sistem pengendalian intern piutang

yang tepat.

36

hasil praktek kerja mahasiswa di perusahaan pt. mitra lintas nusantara

Documents