hadwi soendjojo - kepala pusat data hadwi@ dep kominfo.go.id
DESCRIPTION
DEPARTEMEN K OMUNIKASI DAN INFORMA TIKA MEMBANGUN DAN MENGEMBANGKAN CITRA ORGANISASI “ Orientasi HUMAS & PROTOKOL dan MC Pemda /DPRD/BUMN/BUMD ”. Hadwi Soendjojo - Kepala Pusat Data hadwi@ dep kominfo.go.id. Barangsiapa menguasai informasi ia akan lebih unggul dari yang lain. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
MEMBANGUN DAN MENGEMBANGKAN CITRA ORGANISASI
“Orientasi HUMAS & PROTOKOL dan MC Pemda/DPRD/BUMN/BUMD”
Hadwi Soendjojo - Kepala Pusat Data [email protected]
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 1
Barangsiapa menguasai informasi ia akan lebih unggul dari yang lain.
Information is knowledge and knowledge is power.
Apabila informasi dikelola dengan baik, ia menjadi pengetahuan, dan pengetahuan itu ketika diolah ia
bermakna sebagai kekuatan.
Salah satu cara untuk membangun dan mengembangkan citra organisasi adalah dengan
menguasai dan memanfaatkan informasi.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 2
LembagaPenyelenggaraNegara
Kewajibanuntukmemberiinformasi
Hak untuk mendapat informasi
Rakyat
(Obligation to tell) (Right to know)
PEMERINTAH >< MASYARAKAT
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 3
Ada perbedaan mendasar antara data dan informasi yaitu :
● data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan informasi; ● informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan.
Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.
DATA >< INFORMASI
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 4
Data
Informasi
Pengetahuan Hasil dari pembelajaran data dan informasi
Data yang terorganisasi/telah mengalami proses
Koleksi fakta-fakta
Kebijakan Produk peraturan hasil pengambilan keputusan
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 5
INFORMASI PUBLIK
Informasi publik yaitu informasi tentang:
● aktivitas penyelenggara negara;● aktivitas layanan publik;● aktivitas lain yang berdampak terhadap keselamatan, kesehatan, dan hajat hidup orang banyak.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 6
Untuk mewujudkan jaminan akses informasi publik, perlu dilakukan :
● membangun pengelolaan dokumen secara elektronik;● membangun manajemen sumberdaya informasi;● membangun budaya layanan informasi;
AKSES INFORMASI
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 7
PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA ELEKTRONIK
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 8
Permasalahan yang banyak dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah adalah tidak memadainya sumberdaya informasi yaitu perangkat keras dan lunak komputer, spesialis informasi, pemakai,
fasilitas, basisdata, informasi.
Manajemen Sumberdaya Informasi (information resources management – IRM), suatu aktivitas yang dijalankan pada semua tingkatan organisasi struktural dengan tujuan mengindentifikasi,
memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
MANAJEMEN SUMBERDAYA INFORMASI
Konten
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 9
MASYARAKAT
LAYANAN INFORMASI PUBLIK
LEMBAGA PENYELENGGARA NEGARA
LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Aplikasi
Infrastruktur
• KontenInformasi yang disampaikan kepada masyarakat haruslah benar dan konsistensi, serta mudah dicerna oleh masyarakat luas. Informasi yang disampaikan tersebut merupakan hasil analisis sistem informasi.
• AplikasiSelain berkonsentrasi pada masukan (data) dan keluaran (informasi), juga perlu diperhatikan aplikasi yang digunakan untuk pengolahan sistem informasi, yang mengubah masukan menjadi keluaran. Aplikasi yang akan digunakan haruslah sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan disampaikan pada pengguna.
• InfrastrukturInfrastruktur berkaitan dengan teknologi dan media yang akan digunakan untuk diseminasi informasi kepada masyarakat, mulai dari tatap muka, telepon, media penyiaran (radio dan televisi), sampai media Internet.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 10
PERANAN HUMAS
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 11
PENGERTIAN HUMAS
Hubungan Masyarakat (Humas) sebagai padanan kata dari Public Relations, walaupun tidak tepat betul artinya.
Menurut Frank JefkinsPublic Relations merupakan keseluruhan bentuk komunikasi yang terencana,baik itu ke luar maupun ke dalam, yakni antara suatu organisasi dengan publiknya dalam rangka mencapai tujuan spesifik atas dasar adanya saling pengertian.
Menurut Betrand R. CanfieldPublic Relations adalah falsafah dan fungsi manajemen yang diekspresikanmelalui kebijakan dan kegiatan-kegiatan untuk melayani kepentinganpublik, melakukan kegiatan komunikasi bagi publiknya untuk menciptakanpengertian dan goodwill dari publiknya.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 12
FUNGSI DAN TUGAS HUMAS
Menurut Effendy, Onong Uchjana (1982 : 135) mengutip pendapatCanfield, Bertrand R, mengemukakan tiga fungsi Public Relation, yakni:
1) mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public’s interest)2) memelihara komunikasi yang baik (maintain good communication)3) menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (stress good morals and manners).
Jadi fungsi public relations pada intinya adalah kegiatannya harus benar-benar dicurahkan untuk kepentingan umum. Seorang public relations officeratau pejabat Humas harus dapat menciptakan, membina serta memeliharahubungan ke dalam (publik internal) dan keluar (publik eksternal).
Seorang pejabat Humas merupakan perantara antara pimpinan puncak denganpubliknya. Untuk itu perlu dijalin komunikasi yang terarah dan efektif.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 13
Keberhasilan suatu program pemerintah antara lain ditentukan oleh sejauhmana aparat pelayanan pemerintah (termasuk Humas) dapat berperan aktif dalam pelayanan informasi kepada publik secara luas.
● masih sering terjadinya kesimpangsiuran informasi karena banyaknya sumber informasi dari berbagai media, yang akhirnya justru mengundang kebingungan publik.;
● peran Humas pemerintah terkesan belum optimal dalam melakukan tugasnya, karena banyaknya kendala internal yang dihadapinya untuk melakukan tugas dan fungsinya, termasuk dalam reposisinya guna mengantisipasi perkembangan sistem dan teknologi informasi;
● dampak perkembangan teknologi informasi yang dirasakan sekarang ini menjadikan penyebab arus informasi semakin deras dan akses informasi semakin luas, sehingga penanganan informasi oleh berbagai organisasi menjadi semakin rumit.
PERMASALAHAN LAYANAN INFORMASI
E-GOVERNMENT
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 14
E-GOVERNMENT
● Suatu upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik.
● Suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
● Sistem manajemen pemerintah harus dikembangkan menjadi sistem manajemen organisasi jaringan yang dapat memperpendek lini pengambilan keputusan serta memperluas rentang kendali.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 15
E-GOVERNMENT
Sistem InformasiPengelolaan data, pengolahaninformasi, sistem manajemen berbasis komputer.
Teknologi Informasi dan KomunikasiProses kerja secara elektronik,suatu layanan publik yang dapat diakses secara mudah dancepat oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
AKTIFITAS E-GOVERNMENT
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 16
SISTEM INFORMASI
Secara umum sistem informasi adalah :
Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen,
dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Dengan kata lain, Sistem Informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk
menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya
suatu organisasi/institusi.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 17
Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :
● Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer.
● Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
● Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki.
● Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan
keluaran sistem informasi.● Basisdata (database) : sekumpulan tabel, hubungan, data grafis,
dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.● Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yang
memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 18
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Teknologi informasi dan komunikasi adalah: • Segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.• Teknologi informasi menggantikan peran manusia, dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 19
Apa yang berubah dengan adanya teknologi informasi ?
● Tersedianya jaringan informasi global untuk menyalurkan berbagai format informasi (multimedia), sehingga terjadi peningkatan kecepatan pengolahan informasi;
● Tersedianya berbagai perangkat keras dan lunak untuk mengolah, menyimpan dan mengirim informasi, terjadi perbaikan kualitas dan resolusi informasi;
● Tersedianya berbagai perangkat untuk melakukan transformasi media yang digunakan, terjadi peningkatan kapasitas media penyimpan informasi.
Berdasarkan sifat transaksi informasi dan layanan publik yang disediakan oleh pemerintah melalui jaringan informasi, pengembangan e-government dapat dilaksanakan melalui 4 (empat) tingkatan.
Tingkat 1 – PersiapanPembuatan situs web sebagai media informasi dan komunikasi pada setiap
lembaga.Tingkat 2 – PematanganPembuatan web portal informasi publik yang bersifat interaktif.Tingkat 3 – PemantapanPembuatan web portal yang bersifat transaksi elektronis layanan publik.Tingkat 4 – PemanfaatanPembuatan aplikasi untuk layanan yang bersifat Government to
Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Consumers (G2C).
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 20
TINGKATAN PENGEMBANGAN E-GOV
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 21
1) perolehan informasi secara mudah, benar, adil, dan luas cakupan.
2) penyebarluasan informasi yang meliputi :- semua bahan yang telah diterbitkan atau bahan-bahan yang
telah berada di luar perlindungan hak cipta (boleh diketahui oleh umum);
- semua informasi yang dibuat dan dikumpulkan sesuai undang-undang (tunduk kepada pertimbangan-
pertimbangan kepekaan komersial dan rahasia pribadi);- semua dokumen yang diperlukan bagi kepentingan
masyarakat.
3) pemberian layanan publik sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari pemerintah daerah.
FUNGSI SITUS WEB PEMERINTAH DAERAH
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 22
PERANAN HUMAS PADA PENGEMBANGAN E-GOV
Humas antara lain bisa berperan dalam penyebaran informasi melalui:
pembuatan berita yang dikaitkan dengan kegiatan kantor dan pejabat setempat pada web pemerintah daerah; pemberian informasi pada masyarakat melalui teknologi informasi;· pengelolaan informasi dari hasil suatu sistem informasi
yang dikaitkan dengan kehumasan.
IMPLEMENTASIKANTOR ELEKTRONIS
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 23
Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macamkegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.
Adanya perkembangan pesat dibidang teknologi, kantor mempunyai maknalebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatandisegala bidang.
Kantor adalah:1. tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi;2. proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.
PENGERTIAN KANTOR
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 24
Perkantoran elektronis yang dapat juga disebut sebagai Office Automation (OA), suatu bentuk sistem perkantoran yang memanfaatkan kemampuan dan perkembangan sistem dan teknologi informasi.
PERKANTORAN ELEKTRONIS
Menyediakan berbagai kondisi kerja, dimana anggota dari sebuah organisasi dapat meningkatkan efisiensi, sekaligus bekerja sama di sebuah lingkungan kerja yang terhubung dalam sebuah jaringan komputer secara optimal.
Memberi kemudahan kepada pengguna komputer untuk mengambil, menyetujui, dan menyimpan dokumen melalui komputer-komputer yang terhubung dalam sebuah jaringan komputer, baik internet maupun intranet.
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 25
● Diversifikasi layanan informasi kepada organisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional.
● Meningkatkan produktifitas dengan tersedianya intranet.
● Mengurangi keterbatasan akan waktu dan tempat (dimana saja/ kapan saja).
● Menjaga informasi tetap aman dan terjaga, dengan lingkungan password protected yang mudah digunakan.
● Terciptanya konsentrasi pada peningkatan nilai tambah melalui one- stop work environment.
DAMPAK YANG DIHARAPKAN
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 26
FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
Faktor-faktor penentu keberhasilan perkantoran elektronik, antara lain:
● dukungan eksekutif● personil pendukung yang berkualitas● prosedur dan kebijakan yang berkualitas● teknologi pendukung yang sesuai
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 27
Perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang maju pesat telah mendorong perluasan jaringan akses informasi dalam
lingkup global.
Implikasi dari pengaruh globalisasi tersebut merupakan peluang sekaligus tantangan yang harus dihadapi, untuk itu Humas lembaga
pemerintah perlu berperan dalam bentuk:
• menjembatani komunikasi masyarakat dengan pemerintah dan sebaliknya,
serta menjadi public relation pemerintah yang efektif;• sebagai ujung tombak di dalam membangun dan mengembangkan
citra lembaga pemerintah melalui diseminasi informasi, untuk itu harus
aktif sebagai salah satu pengolah informasi pada lembaga pemerintah;
• berperan aktif di dalam mengembangkan strategi komunikasi yang
bertujuan untuk membangun citra positif dari lembaga pemerintah;
• penanggungjawab konten informasi publik pada web pemerintah.
PENUTUP
DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA www.depkominfo.go.id
Jl. Medan Merdeka Barat No. 9 Jakarta – Telp/Fax. (021) 3812455