H. KANTOR MAYA

Kemampuan OA (Office Authomation/otomatisasi kantor) untuk menggabungkan

orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor

dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor, tidak harus dikerjakan dikantor.

Sebagai gantinya pekerjaan itu dapat dilakukan dimanapun karyawan berada (disuatu

kantor maya). Konsep kantor maya (Virtual Office) mengakui bahwa pekerjaan kantor

dapat dilakukan dihampir semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung

dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi

elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk

menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

1. Telecommuting

Bukti akan adanya kantor maya mulai muncul sepanjang tahun 1970-an seiring

dengan murahnya harga peralatan komputer mikro dan peralatan komunikasi data yang

memungkinkan individu-individu untuk bekerja dirumah. Istilah telecommuting

diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan

bagaimana karyawan dapat secara elektronik ”pergi” ketempat kerja. Diantara

telecommuter yang pertama adalah ilmuan-ilmuan komputer seperti programer sistem,

yang menyadari bahwa mereka dapat membuat produk-produk piranti lunaknya dirumah

atau diperahu layar dengan sama baiknya seperti dikantor.

Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang

diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas-tugas pribadi juga

dapat di akomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan

perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter jika

dibandingkan dengan kantor biasa, dimana sebagian besar informasi dikomunikasikan

dalam percakapan informal dan melalui observasi.

Namun keuntungan-keuntungan diatas diimbangi pula oleh beberapa kejadian

nyata. Pertama, karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan

telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting.

Kekurangan lainnya yaitu adanya kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau

terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan dilakukan terpisah dari operasi

perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa semua orang yang bekerja dengan sebuah

komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat

menjadi korban dari suatu ”pemecatan elektronik”. Meskipun karyawan tersebut tidak

dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak menjadi bagian dari suatu organisasi fisik

maka peluang kemajuan karir mereka akan terganggu. Kerugian ketiga adalah

meningkatnya ketegangan keluarga. Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu

kesepakatan kerja yang digunakan untuk menghindari tanggung jawab keluarga. Batasan

antara tanggung jawab antara rumah dengan kantor dapat menjadi kabur.

2. Hoteling

Fokus telecommuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas

pekerja kantor tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka dirumah, telah

meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang datang ke kantor hanya bilamana

dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling dan ide dibaliknya adalah bahwa perusahaan

menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh perusahaan jika

terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Karyawan melakukan fasilitas terpusat ini dengan cara yang sama seperti mereka

memakai sebuah hotel jika sedang bepergian. Karyawan melakukan reservasi atas

vasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu, berdasarkan atas pekerjaan yang harus

dilakukan. Agar visi ini dapat tercapai, fasilitas kantor terpusat harus dikelola oleh

pegawai pendukung yang memadai dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan.

Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih

efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personil

kantor. Resiko yang ada, meliputi anggapan akan hilangnya ”bonus” oleh para karyawan

yang tidak lagi memiliki kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam satu komunitas

dan potensi dampak negatif pada budaya koporat.

Keuntungan Kantor Maya

Telecmmuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya

mampu mengatasi adanya kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan piranti

elektronik sehingga memungkinkan diperolehmya beberapa potensi keuntungan nyata,

antara lain:

Biaya fasilitas yang lebih rendah

Karena beberapa karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak membutuhkan

kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk

sewa dan perluasan kantor

Biaya peralatan yang lebih rendah

Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang,

karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti para

partisipan dalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.

Berkurangnya penghentian karyawan

Ketika hujan salju, banjir, badai, atau sebagainya menjadikan karyawan tidak dapat

melakukan perjalanan ketempat kerja fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung

terhenti. Akan tetapi dalam suatu kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus

dikerjakan

Kontribusi sosial

Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjaan orang-orang yang

sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang dengan

cacat tubuh, manula, dan para orang tua dengan anak-anak yang nasih kecil dapat

bekerja dirumah. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi

perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosialnya.

Kerugian Kantor Maya

Ketika sebuah perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya,

maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa

dampak negatif akan terjadi meliputi:

Moral yang rendah

Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yamg rendah. Salah satunya

adalah karena tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tatap muka

dengan atasan dan sesama rekan kerja

Kekhawatiran akan resiko keamanan

Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan didalam kantor

maya.

Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan agar

dapat berhasil. Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih besar dari karyawan

daripada kantor tetap. Kantor maya bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan oleh semua

orang, kecuali para karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka untuk melakukan

pekerjaan, tanpa supervisi dan motivasi, kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan

tidak akan selesai. Bagi karyawan yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi

atasan bagi diri mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi sistem yang ideal.