GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

SALINANPERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

NOMOR 28 TAHUN 2014

TENTANG

PEDOMAN PEMBINAAN KEARSIPAN DAERAH DI PROVINSIKALIMANTAN TIMUR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

Menimbang : a. bahwa sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan AntaraPemerintah Pusat, Pemerintahan Daerah Provinsi, danPemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, urusankearsipan menjadi urusan wajib bagi daerah sehinggapenyelenggaraan kearsipan menjadi kebutuhan bagidaerah;

b. bahwa dalam rangka meningkatkan keseragamanpemahaman dan pola koordinasi bagi penyelenggarakearsipan daerah, perlu dilakukan pembinaankearsipan;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlumenetapkan Peraturan Gubernur tentang PedomanPembinaan Kearsipan Daerah Di Provinsi KalimantanTimur;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 tentangPembentukan Daerah-Daerah Otonom ProvinsiKalimantan Barat, Kalimantan Selatan dan KalimantanTimur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 1106);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2004 Nomor 125, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhirdcngan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentangPerubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (LembaranNegara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 108,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4548);

-2-

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5071);

4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentangPembentukan Peraturan Perundang-undangan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5234);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 102 Tahun 2000 tentangStandar Nasional (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2000 Nomor 199, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 4020);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentangPembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah,Pemerintahan Daerah Provinsi, dan PemerintahanDaerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan LembaranNegara Republik Indonesia Nomor 4737);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan LembaranNegara Republik Indonesia Nomor 5289);

8. Keputusan Presiden Nomor 137/P Tahun 2013 tentangPengangkatan DR. H. Awang Faroek Ishak, MM, M.Sisebagai Gubernur Kalimantan Timur dan HM. MukminFaisyal HP, SH sebagai Wakil Gubernur KalimantanTimur Masa Jabatan Tahun 2013-2018;

9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);

10. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 17Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan KearsipanPemerintah Provinsi Kalimantan Timur (LembaranDaerah Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2008 Nomor17, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi KalimantanTimur Nomor 40);

-3-

11. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 09Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasidan Tata Kerja Inspektorat, Badan PerencanaanPembangunan Daerah dan Lembaga Teknis DaerahProvinsi Kalimantan Timur (Lembaga Daerah ProvinsiKalimantan Timur Tahun 2008 Nomor 09);

12. Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 49Tahun 2011 tentang Pedoman Tata KearsipanPemerintah Provinsi Kalimantan Timur (Berita DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun 2011 Nomor 49);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN PEMBINAANKEARSIPAN DAERAH DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR.

Pasal 1

Pedoman Pembinaan Kearsipan Daerah adalah sebagaimana tercantum dalamlampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari PeraturanGubernur ini.

Pasal2

Pedoman Pembinaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1diberlakukan bagi lembaga kearsipan sebagai panduan dalam melaksanakanpembinaan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.

Pasal3

Segala biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan ditetapkan PeraturanGubernur ini dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja DaerahProvinsi Kalimantan Timur.

Pasal 4

Pada saat Peraturan Gubernur ini mulai berlaku, semua ketentuan yangmengatur mengenai pelaksanaan pembinaan kearsipan daerah dinyatakanmasih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan PeraturanGubernur ini.

-4-

Pasal 5

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan PeraturanGubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah ProvinsiKalimantan Timur.

Ditetapkan di Samarindapada tanggal 26 Juni 2014

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. AWANG FAROEK ISHAK

Diundangkan di Samarindapada tanggal 26 Juni 2014

Pit. SEKRETARIS DAERAHPROVINSI KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. RUSMADI

BERITA DAERAH PROVINSI KALIMANTAN TIMUR TAHUN 2014 NOMOR 28.

Salinan sesuai dengan aslinyaSEKRETARIAT DAERAH PROV. KALTIM

KEPALA BIRO HUKUM,

PEMBINA TINGKAT INIP. 19620527 198503 1 006

LAMPIRAN : PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR NOMOR 28TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN PEMBINAAN KEARSIPANDAERAH DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

PEDOMAN PEMBINAAN KEARSIPANDI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengelolaan arsip yang dilaksanakan sesuai dengan kaidah kearsipanyang baik dan benar akan menghasilkan ketersediaan arsip secara utuh,autentik, dan tepercaya bagi kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Hal iniakan membawa dampak positif bagi penyelenggaraan kegiatan pemerintahandaerah terutama dalam hal penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja,pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lain.

Faktanya, kegiatan penyelenggaraan kearsipan di Indonesia hingga saatini belum dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Ada beberapa faktoryang menyebabkan hal demikian, diantaranya yaitu masyarakat masihmemiliki pemahaman yang sangat beragam tentang arti pentingnya arsip.Faktor lainnya adalah para pemimpin organisasi dan penyelenggarapemerintahan belum menempatkan bidang kearsipan seimbang dengan nilaipentingnya arsip yang sebenarnya bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara. Persepsi demikian kemudian berimbas pula pada penyediaansumber daya pendukung untuk penyelenggaraan kearsipan yang dirasakanmasih sangat kurang memadai di setiap satuan organisasi pemerintah yangakhirnya berefek pada kinerja bidang kearsipan.

Apabila ditarik garis lurus untuk mengerucutkan masalah ini, makapokok masalahnya adalah belum efektifnya kegiatan pembinaan di bidangkearsipan. Baik kegiatan pembinaan kearsipan dari pusat ke daerah/provinsimaupun dari provinsi ke kabupaten/kota. Hal ini berakibat tidak meratanyakemampuan penyelenggaraan kearsipan antara satu lembaga dengan lembagayang lain atau satu daerah dengan daerah yang lain. Persoalan lainnya adalahbelum jelasnya pembagian tugas antara ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah(LKD) Provinsi, LKD Kabupaten/Kota menyebabkan mekanisme komunikasidan koordinasi antar Lembaga Kearsipan belum memiliki pola yangmenunjukkan harmonisasi dan produktifitas kerja yang memadai.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud Pedoman ini adalah untuk memberikan pemahaman mengenairuang lingkup kegiatan pembinaan yang harus dilakukan oleh LembagaKearsipan Daerah baik Provinsi maupun Kabupaten/Kota.

Tujuannya adalah meningkatkan efektifitas dan efisiensi pembinaankearsipan dengan memacu tingkat kemampuan para Lembaga Kearsipansebagai Pembina serta menciptakan mekanisme pembinaan dalam suatu polapembinaan yang dapat diterapkan secara efektif dan efisien serta memberikanhasil nyata dan bermanfaat.

C. Tujuan Pembinaan

Tujuan pembinaan kearsipan adalah :

1. Meningkatnya pemahaman dan kesadaran masyarakat tentang artipentingnya arsip bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, danbernegara.

2. Meningkatnya kemampuan melakukan pengelolaan arsip bagi lembaga,pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan organisasi kemasyarakatan.

3. Tersedianya kebijakan yang mendukung pengelolaan arsip pada setiaplembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan organisasikemasyarakatan.

4. Tersedianya sumber daya pendukung yang memenuhi standard dankualitas dalam mendukung pengelolaan arsip di setiap pencipta arsipmaupun lembaga kearsipan.

D. Sasaran

Sasaran pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan ini adalah :

1. Pemerintahan Daerah, meliputi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)dan penyelenggara pemerintahan daerah lainnya - dalam kedudukannyasebagai Pencipta Arsip - dalam kaitannya dengan pengelolaan arsip aktifdan arsip inaktif di lingkungannya.

2. Desa/kelurahan, dalam kaitannya dengan pengelolaan arsippenyelenggaraan pemerintahan desa.

3. Unit Kearsipan yang dimiliki pencipta arsip, dalam kaitannya denganpelaksanaan peran dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaanpenyusutan arsip dan pembinaan kearsipan di lingkungannya.

4. Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi dan Lembaga Kearsipan DaerahKabupaten/Kota serta Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dalamkaitannya dengan pengelolaan arsip statis dan pelaksanaan pembinaan diwilayah kewenangannya.

E. Pengertian Umum

Untuk memperoleh kesamaan persepsi dalam memahami pedoman ini,perlu diperhatikan istilah-istilah sebagai berikut:

1. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dantanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaankearsipan.

2. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritasdalarn pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip dinamis.

3. Integritas adalah kualitas lengkap dan tidak berubah dalam setiapkomponen pentingnya

4. Autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dantidak mengalami perubahan

5. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan iniidentik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapatdipercaya dengan baik).

6. Unit Pengolah adalah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyaitugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengankegiatan pencipta arsip di lingkungannya.

7. Unit Kearsipan adalah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyaitugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

8. Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipannasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasikearsipan dan pendanaan.

9. Sertifikasi adalah rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuanformal kepada sumber daya manusia kearsipan oleh ANRI sebagaipengakuan terhadap kompetensi dalam bidang kearsipan.

10. Akreditasi adalah kegiatan penilaian mutu dan kelayakan terhadaplembaga kearsipan, unit kearsipan, dan lembaga penyelenggara jasa sertapendidikan dan pelatihan kearsipan.

F. Sistematika Penyajian

Dalam penulisan buku pedoman ini dimulai dengan Bab I Pendahuluan,yang berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, dasar hukum,pengertian umum dan sistematika penyajian. Bab II Ruang Lingkup, yangmenguraikan tentang aspek-aspek yang perlu dilakukan pembinaan meliputiaspek kelembagaan, sumber daya manusia, sarana-prasarana, sistem dananggaran. Bab III Peran dan Tanggungjawab Pembinaan, yang mencakuppembagian peran dan tanggungjawanb pembinaan kearsipan serta kondisiyang diharapkan sebagai Pembina. Bab IV Mekanisme Pembinaan, yangmemuat tentang peningkatan kapasitas pembina, peningkatan efektifitas danefisiensi, mekanisme koordinasi dan monitoring serta pelaporan. Bab VPenutup.

BAB IIRUANG LINGKUP PEMBINAAN

A. Pengembangan Sumber Daya Kearsipan

Guna mewujudkan sasaran di atas, pembinaan dilakukan terhadapaspek :

1. Kelembagaan

Pembinaan kelembagaan dilakukan guna menuju peningkatanoptimalisasi lembaga beserta fungsi-fungsi dan program yang dibuat,melalui :

a. Optimalisasi lembaga sesuai dengan kebutuhan baik dalam halbentuk, perumpunan, maupun tingkat eselonering.

b. Optimalisasi fungsi dilakukan dengan perumusan fungsi dan tugasstandar agar dapat memenuhi cakupan fungsi dan tugas yangdiamanatkan oleh Undang-undang Kearsipan.

c. Optimalisasi program-program kearsipan sesuai dengan amanatperaturan perundang-undangan di bidang penyelenggaraankearsipan.

d. Optimalisasi kegiatan kearsipan yang dapat memenuhi kebutuhandan dirasakan manfaatnya oleh pemerintah dan masayarakat.

2. Sumber Daya Manusia

Pembinaan Sumber Daya Manusia kearsipan diarahkan pada :

a. Pemenuhan kecukupan kebutuhan arsiparis secara kuantitatif dankualitatif. Koordinasi untuk pengembangan arsiparis dilaksanakanlebih intensif dengan lembaga-lembaga terkait.

b. Penyebaran dan pemberdayaan arsiparis di suatu lembaga daerah,lembaga pendidikan, badan usaha, dan organisasi kemasyarakatanagar arsiparis tidak hanya bekerja untuk lingkungan unitkerja/satuan kerja dimana ia ditempatkan, melainkan dapatdiberdayakan lebih dinamis dengan memberinya tugas untukmenangani penataan arsip di unit/satuan kerja lain sesuai dengankebutuhan. Untuk hal ini, pimpinan Unit Kearsipan/LembagaKearsipan perlu menempuh langkah koordinasi secara persuasivdan lebih intensif.

c. Dalam hal lembaga yang dibina belum memiliki kecukupanarsiparis, pengangkatan pengelola arsip harus diarahkan agarkemampuan teknis dari pegawai yang ditugasi sebagai pengelolakearsipan menjadi perhatian. Untuk hal ini, koordinasi dansinkronisasi program kediklatan atau bimbingan teknis perluditingkatkan.

d. Pola karier dan kesejahteraan dengan memperhatikan rasiopekerjaan yang dapat menghasilkan angka kredit dengankeberadaan arsiparis maupun penerapan reward and punishmentuntuk arsiparis maupun pengelola arsip, agar dapat memacusemangat kerja penataan arsip secara berkesinambungan.

3. Sarana dan Prasarana

Pembinaan terhadap pemilihan dan penggunaan sarana danprasarana diarahkan pada terpenuhinya standar kualitas prasaranadan sarana kearsipan yang dibutuhkan untuk tujuan keselamatanarsip, tanpa menimbulkan efek pemborosan.

a. Standar prasarana arsip, ditujukan demi terpenuhinya hal-halsebagai berikut:

1. Gedung/ruang perkantoran;2. Ruang pusat arsip inaktif (record center);3. Gedung depo, dengan kelengkapan fungsinya; dan4. Ruang visualisasi dan ruang pelayanan informal;

b. Standar sarana arsip, ditujukan demi terpenuhinya hal-hal sebagaiberikut :

1. Sarana penataan dan penyimpanan arsip aktif di unitpengolah/unit kerja;

2. Sarana penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip inaktif direcords center; dan

3. Sarana penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip statis didepo;

c. Sarana penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip vital danarsip terjaga dengan pengelolaan secara khusus

4. Sistem

Pembinaan terhadap sistem pengelolaan arsip, terutama diarahkanpada terbangunnya :

a. Cara menata dan mengelola arsip yang dapat rnenjamin :

1. Keutuhan, keautentikan, dan keterpercayaan arsip yangtercipta.

2. Keutuhan diwujudkan dengan orientasi kelengkapan berkas.Sistem dibangun agar tidak sampai menimbulkan akibatterpisah-pisahnya informasi dari suatu kesatuan berkas.

3. Otentisitas diwujudkan dengan pemberian bukti/tandaotentikasi pada setiap item arsip guna menunjukkan adanyapihal yang bertanggungjawab atas terciptanya arsip.

4. Keterpercayaan (reliabilitas) diwujudkan dengan menjagacatatan perjalanan dan landasan hukum agar dapat ditelusuribahwa arsip dan atau berkas tertentu memang dibuat dalamruang lingkup tugas dan fungsi organisasi serta pejabat yangbertanggungjawab untuk itu.

5. Legalitas, diwujudkan dengan mendorong kejelasanorang/pejabat yang memiliki kewenangan untuk memberikanpengesahan atas arsip hasil penggandaan/hasil alih media.

b. Tersedianya berkas arsip yang dapat diakses dengan aman,mudah, dan murah dengan informasi yang benar, akurat, dantidak menyesatkan, untuk kepentingan :

1. Internal organisasi, antara : perencanaan dan pengambilankeputusan, pendataan dan perlindungan asset, memperkuatneraca kekayaan BMN, meningkatkan pelayanan.

2. Kepentingan akuntabilitas, antara lain : penilaian dan evaluasikinerja internal, menghadapi pemeriksaan internal pemerintah,pemeriksaan oleh BPK, dan untuk pertanggungjawaban publik.

3. Penyelamatan memori unit kerja, memori lembaga, maupunmemori bangsa.

Sesuai dengan karakteristik struktur organisasi masing-masinglembaga yang dibina, pembuatan sistem secara manual maupunaplikasi sistem secara elektronik tidak harus dilakukanpenyeragaman. Hal ini ditempuh guna menghormati sistempengelolaan yang sudah dimiliki oleh sebuah lembaga berdasarkanprinsip aturan asli (principle of original order) serta karakteristikorganisasi. Disisi lain hal ini juga dimaksudkan untuk memberikanpeluang bagi keterlibatan pihak ketiga penyedia sistem, yang telahdibuka peluangnya secara resmi berdasarkan Undang-Undang Nomor43 Tahun 2009. Guna mengantisipasi agar sistem yang diterapkanmemenuhi kaidah-kaidah kearsipan, perlu dibuatkan audit sistemuntuk memperoleh sertifikat kelayakan dan akreditasi bagipenggunanya.

5. Anggaran

Anggaran kearsipan akan lebih diperjuangkan, denganmendasarkan pada landasan-landasan formal yang dapat memperkuatditetapkannya program-program kearsipan. Perlu dikemas denganlebih rapi catatan prestasi di bidang kearsipan yang menunjukkanmanfaat bagi pemerintah dan masyarakat. Alokasi dan penggunaananggaran dilakukan lebih sinergis, baik antar fungsi di setiap LembagaKearsipan maupun antara ANRI dengan Lembaga Negara dan Daerah.

B. Pengembangan Kegiatan

Program-program pembinaan kearsipan secara nasional dibuat dalamruang lingkup pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, dengan orientasiagar bidang kearsipan mampu secara nyata memberi kontribusi positif bagipelaksanaan pembangunan nasional dan mendahulukan program yangmendatangkan manfaat bagi organisasi dan dapat dirasakan manfaatnya bagimasyarakat. Program sekurang-kurangnya disusun dalam Rencana ProgramJangka Menengah (RPJM) yang diharapkan dapat dilaksanakan di seluruhIndonesia. Setiap pelaksanaan program dan kegiatan dilakukan secara telitidan dilaksanakan sampai tuntas.

Guna meningkatkan kualitas kebijakan dan pengelolaan arsip, Pembinaankearsipan dapat dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan sebagaimana diaturdalam pasal 217 Undang-Undang nomor 32 Tahun 2004 tentang PemerintahanDaerah, meliputi :

1. Penyediaan Norma, Standar, Pedoman dan Kriteria (NSPK)2. Sosialisasi3. Pendidikan dan pelatihan4. Bimbingan teknis5. Konsultasi6. Supervisi7. Rapat koordinasi8. Kegiatan lain yang diperlukan

BAB IIIPERAN DAN TANGGUNG JAWAB PEMBINAAN

A. Peran dan Tanggung Jawab Pembinaan

Sebagaimana diatur dalam pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun2009, mengingat kondisi saat ini dan setelah hampir 4 dasawarsa terhitungsejak Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 digulirkan, peran dantanggungjawab pembinaan kearsipan masih dirumuskan secara bersusun danberlapis. Pelapisan peran dan tanggung jawab ini diharapkan tidak dipahamisebagai tumpang tindih peran melainkan sebagai sebuah upaya untuk salingmembantu dalam mewujudkan hasil binaan yang hendak dicapai.

Mengikuti ketentuan sebagaimana disebut diatas, pembagian peran dantanggung jawab pembinaan kearsipan dipetakan sebagai berikut:

1. ANRI bertanggung jawab atas Pembinaan kearsipan nasional. Berkaitandengan tanggungjawab tersebut, ANRI memiliki peran untuk melakukanpembinaan terhadap :

a. Lembaga pencipta arsip tingkat pusat dan daerah;b. Lembaga kearsipan daerah provinsi;c. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dand. Lembaga kearsipan perguruan tinggi;

2. Pembinaan Kearsipan Daerah (LKD) provinsi, bertanggungjawab ataspembinaan kearsipan untuk wilayah provinsi. Berkaitan dengan tanggungjawab tersebut, LKD Provinsi memiliki peran untuk melakukan pembinaanterhadap :

a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi, meliputi :

1. SKPD Provinsi2. Penyelenggara pemerintah daerah provinsi yang lain3. BUMD provinsi

b. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kotac. Masyarakat

3. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/Kota, bertanggungjawabatas pembinaan kearsipan untuk wilayah Kabupaten/Kota. Berkaitandengan tanggung jawab tersebut, LKD Kabupaten memiliki peran untukmelakukan pembinaan terhadap :

a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah Kabupaten/kota,meliputi :

1. SKPD Kabupaten/kota2. Penyelenggara pemerintahan daerah Kabupaten/Kota yang lain3. BUMD Kabupaten/kota

b. Lembaga Kearsipan daerah Kabupaten/Kotac. Masyarakat

4. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) perguruan tinggi, bertanggungjawabatas pembinaan kearsipan untuk lingkungan perguruan tinggi. Berkaitandengan tanggungjawab tersebut, LKD PT memiliki peran untuk melakukanpembinaan terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkunganperguruan tinggi yang bersangkutan.

Pembagian peran dan tanggungjawab yang jelas antar Lembaga Kearsipandiharapkan dapat menghindarkan kegiatan yang tumpang tindih danmengakibatkan pemborosan/inefisiensi. Kesamaan obyek pembinaan dalamrumusan pada pasal 5 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 harus dipahamisebagai perumusan tanggungjawab secara berlapis guna mengantisipasikekurang siapan Lembaga Kearsipan yang seharusnya memiliki tanggungjawabpembinaan.

B. Kondisi yang diharapkan sebagai Pembina

Guna membangun kepercayaan unit/lembaga yang dibina, Unit Kearsipandan Lembaga Kearsipan diharapkan telah dapat mewujudkan terlebih dahuluhal-hal sebagai berikut:

8

a. Memiliki pimpinan lembaga/unit yang memahami kearsipan secaramemadai.

b. Memiliki arsiparis ahli dan terampil sesuai dengan kebutuhanberdasarkan volume terciptanya arsip dan rentang.

c. Memiliki pengelola arsip (non arsiparis) yang dapat mendukungkelancaran pengelolaan arsip.

d. Bagi Unit Kearsipan, Unit Kearsipan bukan hanya salah satu unitpengolah yang bertugas mengelola arsip inaktif pada lembaga penciptaarsip, namun juga bertindak selaku Pembina penyelenggaraan kearsipandi Lembaga Penciptanya. Unit Kearsipan juga diarahkan untukbertanggungjawab bersama unit pengolah atas ketertiban arsip aktif dilingkungan masing-masing unit pengolah sehingga :

1. Unit Kearsipan menjadi pusat percontohan pengelolaan arsip inaktifbagi unit-unit pengolah di lembaga penciptanya

2. Mengelola arsip inaktif secara optimal di organisasinya, sehinggamenjadi pusat pelayanan informasi - berdasarkan arsip yangdisimpannya.

e. Bagi Lembaga Kearsipan Daerah dapat:

1. Menjadi pusat percontohan pengelolaan arsip aktif bagi unit-unitpengolah di lingkungannya

2. Menjadi pusat percontohan pengelolaan arsip inaktif bagi unit-unitkearsipan di lingkungan SKPD

3. Menjadi pusat percontohan dalam melakukan pembinaan danpemberdayaan arsiparis/SDM kearsipan di daerahnya

4. Menjadi pusat percontohan dalam pengalokasian/pengelolaan saranadan prasarana kearsipan di daerahnya

5. Mengelola arsip statis secara optimal di daerahnya, sehingga menjadipusat pelayanan informasi berdasarkan arsip yang disimpannya.

f. Bagi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dapat:

1. Menjadi pusat percontohan pengelolaan arsip aktif bagi unit-unitpengolah di lingkungannya

2. Menjadi pusat percontohan pengelolaan arsip inaktif bagi unit-unitkearsipan di lingkungan civitas akademika

3. Menjadi pusat percontohan dalam melakukan pembinaan danpemberdayaan arsiparis/SDM kearsipan di perguruan tinggi yangbersangkutan

4. Menjadi pusat percontohan dalam pengalokasian/pengelolaan saranadan prasarana kearsipan di perguruan tinggi yang bersangkutan

5. Mengelola arsip statis secara optimal di perguruan tinggi yangbersangkutan, sehingga menjadi pusat pelayanan informasi-berdasarkan arsip yang disimpannya.

BAB IVMEKANISME PEMBINAAN

A. Fokus

1. Peningkatan Kapasitas

Pembinaan kearsipan difokuskan pada peningkatan kapasitasLembaga Pencipta Arsip, Unit Kearsipan, dan Lembaga Kearsipansesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya dalam penyelenggaraankearsipan

a. Lembaga Pencipta Arsip

Pembinaan kepada Lembaga Pencipta Arsip difokuskan padapeningkatan pemahaman, kemampuan, dan kemandiriannyauntuk mengelola arsip dinamis yang menjadi tanggungjawabnya.

b. Unit Kearsipan

Pembinaan kepada Unit Kearsipan senantiasa difokuskanpada peningkatan pemahaman, kemampuan, dankemandiriannya sebagai pengelola arsip inaktif pada lembagapencipta sekaligus sebagai Pembina internal dalam pengelolaanarsip aktif di lingkungan Lembaga Penciptanya.

c. Lembaga Kearsipan

1. Lembaga Kearsipan senantiasa meningkatkan pemahamandan kemampuan untuk berperan sebagai Pembina kearsipandalam cakupan tanggungjawabnya

2. Lembaga Kearsipan mampu secara terus menerus membericontoh nyata dalam mengelola arsip dinamis dan arsip statisbagi lembaga yang dibinanya

d. Sumber daya pendukung

Guna mendukung pencapaian arah peningkatan kapasitasbagi Pencipta Arsip, Unit Kearsipan, dan Lembaga Kearsipanpembinaan juga diarahkan agar penyelenggara kearsipan dapatmemenuhi kebutuhan kuantitas dan kualitas sumber dayapendukung meliputi organisasi kearsipan, sumber daya manusia,sarana-prasarana, sistem, dan pembiayaan.

2. Peningkatan efektifitas dan efisiensi

Pembinaan kearsipan diharapkan dapat berjalan secara efektifdan eflsien. Untuk itu upaya-upaya yang dilakukan meliputi :

a. Penyediaan data

Pembinaan dilakukan berdasarkan suatu data kebutuhanyang diperoleh berdasarkan perekam keadaan secara lebih cermatdan akurat oleh Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan padawilayah binaannya, untuk menghasilkan program pembinaan yangtepat sasaran dan tepat guna.

10

b. Penggunaan Sistem

Pembinaan difokuskan pada penerapan sistem pengelolaanarsip yang dapat menjamin terkelolanya arsip secara utuh, otentik,dan terpercaya, baik secara manual maupun elektronik.

c. Koordinasi

Pembinaan dilaksanakan dalam suatu mekanisme koordinasiyang efektif antar Lembaga Kearsipan, antara Lembaga Kearsipandengan Unit Kearsipan, dan antara Lembaga Kearsipan denganLembaga Pencipta untuk menghindarkan kegiatan yang tumpangtindih dan pemborosan guna mewujudkan pola pembinaan yangefektif.

d. Perencanaan

Pembinaan dilaksanakan dengan suatu mekanismepentahapan kegiatan secara terencana dan berkesinambungan,melalui perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat, sertapengawasan secara ketat.

e. Evaluasi

Evaluasi dilakukan secara mendalam dan terprogram untukmengidentifikasi permasalahan secara tepat dan obyektif gunamenemukan langkah-langkah pemecahan masalah yangberorientasi pada penyelenggaraan kearsipan yang bermanfaat.

B. Mekanisme Koordinasi

1. Pelaksanaan

Pembinaan diharapkan dapat berjalan secara konsisten sesuaidengan peran dan tanggungjawab yang dimiliki oleh masing-masingLembaga Kearsipan. Guna meningkatkan efisiensi dan mendorongkemandirian Lembaga Pencipta pada masing-masing tingkatan,pembinaan dilaksanakan secara berjenjang, dengan ketentuan sebagaiberikut:

a. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berperan penuh untukmelaksanakan pembinaan di wilayah Kabupaten/Kota yangbersangkutan. Dalam kondisi yang demikian, Lembaga KearsipanProvinsi dan/atau ANRI tidak perlu datang untuk melakukanpembinaan secara langsung terhadap lembaga binaan yangmenjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.Kehadiran Lembaga Kearsipan provinsi diperlukan untukmelakukan monitoring atas kinerja Lembaga KearsipanKabupaten/Kota. Apabila harus datang langsung ke lembaga yangdibina, perlu dipilih lembaga binaan yang paling baik prestasinya-sebagai bentuk apresiasi- dan lembaga binaan yang paling kurangprestasinya, guna memberikan perhatian lebih, apabila diperlukanpembinaan secara bersama antara Lembaga KearsipanKabupaten/Kota dengan Lembaga Kearsipan Provinsi. Untuk dapatberperan sebagai Pembina secara penuh di wilayah binaannya,Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota harus memenuhisyarat tertentu

11

b. Lembaga Kearsipan Provinsi berperan penuh untuk melaksanakanpembinaan di wilayah provinsi yang bersangkutan. Dalam kondisiyang demikian, ANRI tidak perlu datang untuk melakukanpembinaan secara langsung terhadap lembaga binaan yangmenjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Provinsi. KehadiranANRI mungkin diperlukan untuk melakukan monitoring ataskinerja Lembaga Kearsipan Provinsi. Apabila harus datanglangsung ke lembaga yang dibina, perlu dipilih Kabupaten/Kotayang paling baik prestasinya-sebagai bentuk apresiasi- danKabupaten/Kota yang paling kurang prestasinya, gunamemberikan perhatian lebih, apabila diperlukan pembinaan secarabersama antara Lembaga Kearsipan Provinsi dengan ANRI.

c. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi berperan penuh untukmelaksanakan pembinaan di wilayah Perguruan Tinggi yangbersangkutan. Dalam kondisi yang demikian, ANRI tidak perludatang untuk melakukan pembinaan secara langsung terhadapsatuan kerja di lingkungan Perguruan Tinggi.

d. Apabila ketiga kondisi di atas dapat dicapai, maka ANRI hanyaperlu melakukan pembinaan untuk Lembaga Pencipta Arsiptingkat pusat dan Lembaga Kearsipan Provinsi. Kondisi tersebut diatas tentunya hanya dapat dicapai apabila setiap LembagaKearsipan telah memiliki kecukupan jumlah dan kompetensisumber daya manusia kearsipan secara memadai.

2. Monitoring dan Pelaporan

a. Monitoring

Guna memperkuat mekanisme kerja Pembinaan Kearsipandiperlukan mekanisme monitoring dan pelaporan, inisiatif danbeban anggaran diharapkan ditanggung oleh Lembaga Kearsipanyang melakukan monitoring, dengan pembagian wilayahsebagaimana wilayah binaan, sebagai berikut:

1. Dari ANRI ke Lembaga Kearsipan Provinsi dan LembagaKearsipan Perguruan Tinggi beserta lembaga binaannya

2. Dari Lembaga Kearsipan Provinsi ke Lembaga KearsipanKabupaten/Kota dan lembaga binaannya

3. Dari Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota ke desa-desa danlembaga binaannya

4. Dari Lembaga Kearsipan Perguruan tinggi ke satuan kerja danunit kerja binaannya

b. Pelaporan

Atas hasil binaan, diharapkan terjadi mekanisme pelaporansebagai berikut:

1. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota menyampaikan laporankepada Lembaga Kearsipan Provinsi

2. Lembaga Kearsipan Provinsi menyampaikan laporan kepadaANRI

12

3. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi menyampaikan laporankepada ANRI

Inisiatif dan beban anggaran diharapkan ditanggung olehLembaga Kearsipan yang melakukan pelaporan.

BAB VPENUTUP

Demikianlah buku pedoman ini dibuat sebagai Pedoman PembinaanKearsipan pada Badan Arsip Daerah Provinsi dan Lembaga KearsipanKab/Kota serta Instansi Pemerintah di Lingkungan Pemerintah ProvinsiKalimantan Timur. Diharapkan melalui pedoman ini dapat tercipta mekanismepembinaan dalam suatu pola pembinaan yang dapat diterapkan secara efektifdan efisien serta memberikan hasil nyata yang bermanfaat.

Samarinda, 26 Juni 2014

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. AWANG FAROEK ISHAK

Salinan sesuai dengan aslinyaSEKRETARIAT DAERAH PROV. KALTIM

KEPALA BIRQ HUKUM,

H. SUR(DTO. SHPEMBINA TINGKAT I

NIP. 19620527 198503 1 006