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ción de Contabiliddad del Estado

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ i

Inicio del Registro de Donaciones en Especie ................................................................................. 1

Registro de la Donación .............................................................................................................. 1

Registro de Asientos Contables Automáticos para las Donaciones en Especie .......................... 2

Documentos de Respaldo para el Registro de una Donación en Especie ................................... 4

Perfiles Necesarios para uso del Módulo de Donaciones en Especie ......................................... 4

Guía Rápida para el Registro de Donaciones en Especie ................................................................ 5

1. Donaciones en Especie de Servicios .................................................................................... 5

2. Donaciones en Especie de Bienes de Consumo (Materias Primas, Materiales y Suministros) ................................................................................................................................. 6

3. Donaciones en Especie de Bienes Inventariables (Bienes Muebles) .................................. 7

Guía Detallada para el Registro de Donaciones en Especie ............................................................ 8

Ingreso al Módulo de Donaciones en Especie ............................................................................. 8

Registro y Habilitación de una Donación (Gestión de la Dirección de Crédito Público) ............. 9

Registro de Transacciones de Donaciones en Especie .............................................................. 13

A. Donaciones en Especie de Servicios .................................................................................. 13

B. Donaciones en Especie de Bienes de Consumo (Materias Primas, Materiales y Suministros) ............................................................................................................................... 18

C. Donaciones Bienes Inventariables (Bienes Muebles) ....................................................... 26

ANEXOS

i

INTRODUCCIÓN

El Acuerdo Gubernativo No. 540‐2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”, en lo relativo a Donaciones en Especie, en el artículo 53 literalmente dice:

ARTÍCULO 53. DONACIONES EN ESPECIE. Los Organismos del Estado, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas incluyendo las municipalidades, serán los responsables de registrar directamente las donaciones en especie en el Sistema de Contabilidad Integrada vigente que utilice la institución. Las donaciones en especie (bienes, productos y servicios), se registrarán únicamente en forma contable sin afectar presupuesto. Cuando la recepción de los bienes, productos o servicios donados requieran gastos o contrapartidas de recursos estatales, éstos deberán ser registrados presupuestariamente por la entidad beneficiaria. Los Organismos del Estado, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas incluyendo las municipalidades, deberán informar mediante certificación de inventario a la Dirección de Bienes del Estado, a más tardar treinta (30) días calendario después de haber recibido las aportaciones o donaciones en especie internas o externas con o sin aporte nacional que incrementen el patrimonio del Estado. En el caso de las donaciones que ingresen a almacén, los Organismos del Estado, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas, incluyendo las municipalidades, remitirán semestralmente la información certificada a la unidad especializada del Ministerio de Finanzas Públicas, para su conocimiento y archivo, según el procedimiento establecido en el manual correspondiente. Los procesos antes indicados serán normados por medio del reglamento específico de donaciones. En el caso de las empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas, incluyendo las municipalidades, deberán elaborar los manuales correspondientes, con base a lo estipulado en el párrafo anterior.

ARTÍCULO 54. ACEPTACIÓN Y APROBACIÓN DE DONACIONES. Para dar cumplimiento a los Artículos 53 y 53 Bis de la Ley, se atenderá lo siguiente:

a) El Ministerio de Finanzas Públicas, el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, elaborarán de manera conjunta un reglamento específico de aprobación, recepción, registro y

ii

ejecución de donaciones, el cual será de observancia obligatoria por parte de las instancias ejecutoras;

b) Los programas y/o proyectos de inversión pública que forman o no capital fijo, a financiarse con fondos de la cooperación internacional no reembolsable, deberán formularse de acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública;

c) Los programas y/o proyectos a financiarse con fondos de cooperación

internacional no reembolsable, deberán observar los lineamientos de la Política de Cooperación no reembolsable, cumpliendo con la alineación a las prioridades nacionales sectoriales y territoriales, promoviendo la ejecución a través de la institucionalidad pública financiera y administrativamente. La Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, en el plazo de 15 días hábiles, una vez cumplidos los requisitos para tal efecto, emitirá opinión favorable al expediente.

Una vez cumplidos los requisitos de aceptación y aprobación, todo convenio de donación deberá ser aprobado por la entidad beneficiaria por Acuerdo Ministerial, cuando la donación sea a favor de un Ministerio, y, por resolución, para el caso de las Secretarías, entidades autónomas, descentralizadas y empresas públicas.

Guía para el Registro de Donaciones en Especie

1

IniciodelRegistrodeDonacionesenEspeciePara el registro de Donaciones en Especie, se ha creado un nuevo módulo el cual se encuentra ubicado en el Sistema Informático de Gestión ‐SIGES‐ y tendrá acceso de acuerdo a los perfiles del usuario.

RegistrodelaDonaciónPara iniciar el registro de transacciones de donaciones en especie, las entidades deben solicitar un proceso previo que les permita registrar los datos generales de la donación en el Sistema Informático de Gestión –SIGES‐ a través de la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, con este proceso se asigna un código de identificación para la donación y se habilita el registro de transacciones (ingresos y gastos) en el sistema Informático de Gestión –SIGES‐ a través del módulo de Registro de Donaciones en Especie que permita llevar la cuenta corriente de cada donación y entidad solicitante.


2

RegistrodeAsientosContablesAutomáticosparalasDonacionesenEspeciePara el registro contable de las donaciones en especie se utilizaran las clases de registro y cuentas contables de acuerdo a cada tipo de donación (1. Servicios, 2. Bienes Inventariables y 3. Bienes de Consumo) descrita en la tabla siguiente:

REGISTRO CONTABLE DE DONACIONES EN ESPECIE CUENTA DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA DEBE HABER 1. DONACIÓN EN ESPECIE DE SERVICIOS

Clase de Registro: DOSA – Donaciones por Servicios Automáticos

Registro de una Donación Interna

6116‐02‐00 Servicios Donados Q.xx,xxx.xx 5182‐01‐00 Donaciones en Especie Internas Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx

Registro de una Donación Externa

6116‐02‐00 Servicios Donados Q.xx,xxx.xx 5182‐02‐00 Donaciones en Especie Externas Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Los auxiliares para las cuentas de ingreso y gasto son: Auxiliar 1: 02 ‐ Código de Entidad o Jurisdicción Auxiliar 2: 12 – Código de Donación

2. DONACIÓN EN ESPECIE DE BIENES INVENTARIABLES (Bienes Muebles)

Clase de Registro: RADE – Registro Automático Donaciones en Especie BIDE – Bienes Donados en Especie

Registro del Ingreso de la Donación Interna (RADE)

3122‐01‐00 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores

Q.xx,xxx.xx

5182‐01‐00 Donaciones en Especie Internas Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx

Registro del Ingreso de la Donación Externa (RADE)


Q.xx,xxx.xx

5182‐02‐00 Donaciones en Especie Externas Q.xx,xxx.xx


3

Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx

Incorporación de Bienes al Inventario (BIDE)

1230‐XX‐00 Propiedad, Planta y Equipo (XX ‐ Subcuenta que corresponda)

Q.xx,xxx.xx


Q.xx,xxx.xx

Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx 3. DONACIÓN EN ESPECIE DE BIENES DE CONSUMO (Materias Primas,

Materiales y Suministros) Clase de Registro: DEMA – Donaciones en Especie Materiales y Suministros CIMA – Consumo Inventario de Materiales y Suministros

Registro del Ingreso de la Donación Interna (DEMA)

1144‐01‐00 Materias Primas, Materiales y Suministros Donaciones

Q.xx,xxx.xx

5182‐01‐00 Donaciones en Especie Internas Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx

Registro del Ingreso de la Donación Externa (DEMA)

1144‐01‐00 Materias Primas, Materiales y Suministros Donaciones

Q.xx,xxx.xx

5182‐02‐00 Donaciones en Especie Externas Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx

Consumo Inventario de Materiales y Suministros Donados (CIMA)

6116‐01‐00 Bienes Donados Consumidos Q.xx,xxx.xx 1144‐01‐00 Materias Primas, Materiales y

Suministros Donaciones Q.xx,xxx.xx

Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx


4

DocumentosdeRespaldoparaelRegistrodeunaDonaciónenEspecieLos documentos de respaldo que servirán de soporte para el registro de los diferentes tipos de donación en el Sistema Informático de Gestión –SIGES‐ serán los siguientes:

1. Documentos para respaldo del Ingreso: Tipo de Documento: 12 COMPROBANTE DE DONACIONES EN ESPECIE

Documento de Respaldo: 1 AVISO DE DESEMBOLSO

2 PÓLIZA DE IMPORTACIÓN 3 FACTURA 4 ACUERDO MINISTERIAL 5 RESOLUCIÓN 6 ACTA DE RECEPCIÓN

2. Documentos para respaldo del gasto

Tipo de Documento: 13 COMPROBANTE CONSUMO DE INVENTARIOS Documento de Respaldo: 1 REQUISICIÓN

PerfilesNecesariosparausodelMódulodeDonacionesenEspeciePara tener ingreso al módulo de donaciones en especie, la institución debe verificar el nivel de acceso que le desea dar a cada uno de sus usuarios de acuerdo a la siguiente tabla:

TIPO DE PERFIL PARA EL ACCESO AL MÓDULO DE DONACIONES EN ESPECIE

PERFIL DESCRIPCIÓN DEL PERFIL 330 Registro General de Donaciones (Clasificador) 331 Aprobador General de Donaciones (Clasificador) 332 Registro Ingreso/Gasto de Donaciones 333 Autorización y Aprobación Ingreso/Gasto de Donaciones 334 Consultas Reportes de Donaciones


5

GuíaRápidaparaelRegistrodeDonacionesenEspecie El registro de las donaciones en especie podría ser de tres tipos:

1. Donaciones en Especie de Servicios 2. Donaciones en Especie de Bienes de Consumo (Materias Primas, Materiales y

Suministros) 3. Donaciones en Especie de Bienes Inventariables (Bienes Muebles)

El tipo de registro de la donación se selecciona al momento de crear un registro de ingreso de una donación tal y como se muestra en el siguiente ejemplo: A continuación se detalla el proceso de registro en cada una de ellas.

1. DonacionesenEspeciedeServiciosPara el registro de la recepción de donaciones en especie por concepto de Servicios se seguirán los siguientes pasos:

1. Seleccionar el código de la donación. 2. Seleccionar la opción de Ingresos o Recepción del Desembolso. 3. Crear la nueva gestión de registro de la transacción del desembolso. 4. Aprobar la gestión de la recepción del desembolso.

Opciones extras:

5. Modificación de la gestión de la recepción del desembolso si hubiera necesidad de modificar alguna información del registro.

6. Consultar la gestión, para confirmar que la información fue registrada correctamente.

Este tipo de registro pertenece a las donaciones recibidas por concepto de servicios no personales (Grupo 100 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala).


6

Ejemplo: El pago de una asesoría la cual forma parte de la donación que se da a alguna institución pública del Gobierno.

2. DonacionesenEspeciedeBienesdeConsumo(MateriasPrimas,MaterialesySuministros)

Para el registro de la recepción de donaciones en especie por concepto de Bienes de Consumo existen dos fases, una del Ingreso y la otra del consumo parcial o total de los bienes, así:

a) Registro del Ingreso o Desembolso de la Donación

1. Seleccionar el código de la donación. 2. Seleccionar la opción de Ingresos o Recepción del Desembolso. 3. Crear la nueva gestión de registro de la transacción del desembolso. 4. Aprobar la gestión de la recepción del desembolso.

Opciones extras:

5. Modificación de la gestión de la recepción del desembolso si hubiera necesidad de modificar alguna información del registro.


Este tipo de registro pertenece a las donaciones recibidas por concepto de materias primas, materiales y suministros (Grupo 200 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala).

Ejemplo: La donación de alimentos que recibe una institución pública del gobierno.

b) Registro del Consumo de los Bienes Donados

1. Seleccionar el código de la donación. 2. Seleccionar la opción de Gastos o Consumo del Desembolso recibido. 3. Crear la nueva gestión de registro de la transacción de gasto. 4. Aprobar la gestión de transacción del gasto.

Opciones extras:

5. Modificación de la gestión del gasto del desembolso recibido si hubiera necesidad de modificar alguna información del registro.


Ejemplo: El consumo parcial o total de la donación de alimentos que recibe una institución pública del gobierno.


7

3. DonacionesenEspeciedeBienesInventariables(BienesMuebles)Para el registro de la recepción de donaciones en especie por concepto de Bienes Inventariables se seguirán los siguientes pasos:

a) Registro de la Donación del bien Inventariable 1. Seleccionar el código de la donación. 2. Seleccionar la opción de Ingresos o Recepción del bien donado. 3. Crear la nueva gestión de registro de la transacción de la recepción del bien.

Opciones extras:

4. Modificación de la gestión de la recepción del bien donado si hubiera necesidad de modificar alguna información del registro.


Este tipo de registro pertenece a las donaciones recibidas por concepto de bienes muebles (Grupo 300 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala).

Ejemplo: La donación de un vehículo que forma parte de la donación que se da a alguna institución pública del gobierno.

b) Autorización del Registro de la Donación de un Bien Inventariable 1. Seleccionar la gestión de recepción de la donación por bienes Inventariables. 2. Autorizar la gestión de recepción de la donación por bienes Inventariables.

c) Registro de Bienes en el Módulo de Inventarios (SICOIN‐WEB)

1. Ingresar al módulo de inventarios en SICOIN‐WEB y proceder a registrar los bienes que serán recibidos por la donación, ingresando el No. de gestión que fue autorizada previamente en el módulo de donaciones en especie.

2. Dar de alta a los bienes que serán recibidos por la donación. 3. Volver al Sistema Informático de Gestión ‐SIGES‐ para aprobar el registro de la donación.

d) Aprobación de la Donación del Bien Inventariable

1. Seleccionar la gestión autorizada por la donación de bienes Inventariables. 2. Aprobar la gestión autorizada por la donación de bienes Inventariables (El sistema

verificará automáticamente el registro de la donación contra el registro de los bienes ingresados en el módulo de inventarios del SICOIN‐WEB); si el monto de la donación es igual al monto de los bienes registrados en el módulo de inventarios, el sistema aprobara la gestión; caso contrario el sistema dará un mensaje de advertencia y no aprobará la gestión.

Nota: El sistema no permitirá aprobar una gestión de donación de bienes Inventariables si previamente no fueron registrados en el módulo de inventarios y además que la sumatoria del valor de los bienes coincida con el monto total de la donación autorizada.


8

GuíaDetalladaparaelRegistrodeDonacionesenEspecieAntes de iniciar con el detalle de los procesos para el registro de donaciones en especie, se dará una explicación de cómo ingresar al nuevo módulo en el Sistema Informático de Gestión –SIGES‐ y el proceso previo de registro y habilitación de la donación el cual se debe hacer a través del órgano rector (Dirección de Crédito Público).

IngresoalMódulodeDonacionesenEspecieEl usuario debe ingresar a la página https://siges.minfin.gob.gt y registrarse con un usuario y clave de acceso, tal y como se muestra a continuación:

Luego de haber ingresado el usuario debe seleccionar la entidad en la cual desea trabajar:


9

Por último debe posicionarse por encima de la pestaña módulos para que el sistema le muestre los módulos existentes y seleccionar el módulo de “Registro de Donaciones en Especie”.

RegistroyHabilitacióndeunaDonación(GestióndelaDireccióndeCréditoPúblico)El usuario debe solicitar ante la Dirección de Crédito Público el registro de la donación existente dentro de la institución para llevar el registro de ejecución y control de las transacciones (Ingresos y Gastos) que afectan dicha donación, con lo cual se crea el código de identificación de la Donación. Para ingresar al registro de la donación, el usuario debe seleccionar la carpeta Clasificadores y luego la opción Donaciones, para que el sistema le presente la pantalla de registro de donaciones.


10

En dicha pantalla el sistema muestra el registro de las donaciones que pertenecen a dicha entidad y su estado respectivo (1). Para que a una donación pueda llevársele el registro y control de sus ingresos y gastos, debe estar en estado APROBADO, tal y como se muestra en la pantalla anterior. Para iniciar el registro de una donación, el usuario debe seleccionar el botón de crear tal y como se muestra en la pantalla anterior (2), el sistema entonces mostrara la pantalla siguiente y pedirá el ingreso de la siguiente información:

• Unidad Ejecutora • Tipo de donación (Interna o Externa) • Fuente específica • Descripción de la donación • Moneda del convenio • Fecha del convenio • Valor del convenio

Casos:

a) Si el convenio es en Quetzales el sistema pedirá el valor y la fecha del convenio.


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b) Si el convenio es en Dólares Americanos, el sistema pedirá información adicional como el valor en dólares y el tipo de cambio; estos datos serán solamente referenciales, ya que el registro de las transacciones (ingresos/gastos) se harán siempre en Quetzales.

c) Si el convenio es en Euros, el sistema pedirá información adicional como el valor en euros, valor en dólares y el tipo de cambio para la conversión de dólares a quetzales.

d) Si el convenio es en cualquier otro tipo de monedas el sistema, solamente pedirá el valor en dólares y el tipo de cambio para calcular su equivalente a quetzales.


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Para confirmar la creación del registro, el usuario debe seleccionar el botón crear o bien seleccionar el botón salir para cancelar el registro.

Luego de registrar la donación el sistema le crea un código de identificación, el cual servirá para llevar el registro y control de las transacciones. Por último el usuario debe habilitar el nuevo registro, para lo cual se selecciona el botón de aprobar.

El sistema muestra los datos del nuevo registro y el usuario debe confirmar la aprobación del registro seleccionando nuevamente el botón de aprobar o bien seleccionar el botón de salida si lo que desea es cancelar la operación.


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RegistrodeTransaccionesdeDonacionesenEspeciePara las instituciones que ya tienen registradas y habilitadas las donaciones y creados los perfiles de acceso correspondientes, el siguiente paso será el registro de las transacciones de ingresos por los desembolsos recibidos o bien el consumo de acuerdo a la característica del bien; en este sentido las donaciones en especie podría ser de tres tipos:

A. Donaciones en Especie de Servicios B. Donaciones en Especie de Bienes de Consumo (Materias Primas, Materiales y

Suministros) C. Donaciones en Especie de Bienes Inventariables (Bienes Muebles)

El tipo de registro de la donación se selecciona al momento de crear un registro de ingreso de una donación tal y como se muestra en el siguiente ejemplo: A continuación se detalla el proceso de registro en cada una de ellas.

A. DonacionesenEspeciedeServiciosPara el registro de la recepción de donaciones en especie por concepto de Servicios se registra un ingreso y la afectación contable se llevara a cabo con la creación de un asiento contable automático –DOSA‐ incluyendo las cuentas respectivas al tipo de donación interna o externa que sea operada.

1. Seleccionar del menú de Registro de Donaciones en Especie la opción Registro Contable de Donaciones y luego la opción Donaciones, tal y como se muestra a continuación:


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2. Seleccionar el código de identificación de la donación en especie, previamente creada por la Dirección de Crédito Público, de la cual se va a registrar el desembolso recibido por concepto de servicios y luego seleccionar del menú la opción de Ingresos, tal y como se muestra a continuación:

En el sistema se observa en la parte inferior una serie de campos (rejilla) con los datos de las gestiones de ingresos realizadas y en la parte superior un menú de opciones representadas por iconos, con las acciones que puede y están permitidas realizar al usuario, estas acciones dependerán del perfil que se le haya asignado.

3. Para crear un registro, el usuario debe seleccionar el botón de Crear y a continuación el sistema le presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar la información que se le solicita:

• Clase de Asiento (SERVICIOS) • Descripción: debe incluirse una descripción que incluya detalle de la misma, valor

en dólares si la moneda de la donación es en una moneda distinta a la moneda nacional y su tipo de cambio.


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• Valor (si el valor es en quetzales solamente el valor, si el valor es en dólares o cualquier otra moneda, se pedirá el valor en dólares más un tipo de cambio para que el sistema automáticamente haga la conversión a su valor en quetzales)

• Tipo de documento de respaldo • Documento de Respaldo • Fecha del Documento de respaldo • Número del documento de respaldo

Para confirmar la creación del registro de recepción de una donación por servicio, el usuario debe confirmar seleccionando de nuevo el botón de crear tal y como se muestra a continuación:

Si se han ingresado todos los datos correctamente, el sistema devuelve una ventana de aviso de “OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO” y la asignación automática de un número de Gestión con el cual el usuario podrá dar seguimiento a dicho registro.


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4. Aprobar la gestión, este botón servirá para aprobar el nuevo registro del ingreso de desembolso de la donación por servicio recibido, para ello el usuario debe seleccionar el número de gestión y luego seleccionar el botón de aprobar.

El sistema mostrará una pantalla con todos los datos del registro para su confirmación, para lo cual el usuario deberá seleccionar nuevamente el botón de aprobar o bien presionar el botón de salida si desea cancelar la aprobación del registro.

Al aprobar el registro de ingresos de donaciones por servicios, el sistema generará automáticamente el asiento contable respectivo, de acuerdo a la tabla de clases de registro descrita al inicio de la guía y describiendo las cuentas con las que se registraran las donaciones en la contabilidad.

De acuerdo al ejemplo anterior, se describe a continuación el asiento contable del registro aprobado de la donación en servicio respectivo.


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5. Acciones Adicionales El sistema también le permite al usuario otras acciones adicionales como las siguientes:

1) Regresar esta acción permite al usuario regresar a la pantalla anterior donde se muestran los códigos de identificador de donaciones.

2) Modificar esta acción permite al usuario modificar un registro, siempre y cuando el mismo se encuentre en estado REGISTRADO.

3) Consultar esta acción permite al usuario consultar el registro y así poder verificar el ingreso de la información solicitada.

4) Marcar con Error esta acción permite al usuario marcar con error cualquier registro que ya no se desee y se encuentre en estado REGISTRADO.

5) Imprimir esta acción permite que el usuario cuente con un medio de impresión del registro contable de la transacción de ingreso seleccionada.

6) Consultar Todos los Registros esta acción permite al usuario consultar todos los registros de ingresos operados en el sistema.


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B. Donaciones en Especie de Bienes de Consumo (Materias Primas, Materiales ySuministros)Para el registro de las donaciones en especie por concepto de Bienes de Consumo se registra la donación en dos momentos:

I. El ingreso y la afectación contable que se lleva a cabo con la creación de un asiento contable automático –DEMA‐ incluyendo las cuentas respectivas al tipo de donación interna o externa que sea operada.

II. El gasto y la afectación contable que se lleva a cabo con la creación de un asiento contable

automático –CIMA‐ incluyendo las cuentas respectivas.

I. RegistrodelIngresodeBienesdeConsumoPara el registro del ingreso de la donación de bienes de consumo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar del menú de Registro de Donaciones en Especie la opción Registro Contable de Donaciones y luego la opción Donaciones, tal y como se muestra en a continuación:

2. Seleccionar el código de identificación de la donación en especie, de la cual se va a registrar el desembolso recibido por concepto de servicios y luego seleccionar del menú la opción de Ingresos, tal y como se muestra a continuación:


19

El sistema muestra en la parte inferior una serie de campos (rejilla) con los datos de las gestiones de ingresos realizadas y en la parte superior un menú de opciones representadas por iconos, con las acciones que puede y están permitidas realizar al usuario, estas acciones dependerán del perfil que se le haya asignado.

3. Para crear un registro el usuario debe seleccionar el botón de Crear y a continuación el sistema le presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar la información que se le solicita:

• Clase de Asiento (BIENES QUE SE CONSUMEN)

• Descripción: debe incluirse una descripción que incluya detalle de la misma, valor

en dólares si la moneda de la donación es en una moneda distinta a la moneda

nacional y su tipo de cambio.

• Valor (si el valor es en quetzales solamente el valor, si el valor es en dólares o

cualquier otra moneda, se pedirá el valor en dólares más un tipo de cambio para

que el sistema automáticamente haga la conversión a su valor en quetzales)

• Tipo de documento de respaldo

• Documento de Respaldo

• Fecha del Documento de respaldo

• Número del documento de respaldo

• Fecha y No. de Acta de Recepción

Para confirmar la creación del registro de recepción de una donación por servicio, el usuario debe confirmar seleccionando de nuevo el botón de crear tal y como se muestra a continuación:


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4. Aprobar la gestión, este botón servirá para aprobar el nuevo registro del ingreso de desembolso de la donación por servicio recibido, para ello el usuario debe seleccionar el número de gestión y luego seleccionar el botón de aprobar.

El


21

sistema mostrará una pantalla con todos los datos del registro para su confirmación, para lo cual el usuario deberá seleccionar nuevamente el botón de aprobar o bien presionar el botón de salida si desea cancelar la aprobación del registro.

Al aprobar el registro de ingresos de donaciones por bienes de consumo, el sistema generará automáticamente el asiento contable respectivo, tal como se muestra continuación:


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2) Modificar esta acción permite al usuario modificar un registro, siempre y cuando el

mismo se encuentre en estado REGISTRADO.


4) Marcar con Error esta acción permite al usuario marcar con error cualquier registro que

ya no se desee y se encuentre en estado REGISTRADO.


6) Consultar Todos los Registros esta acción permite al usuario consultar todos los

registros de ingresos operados en el sistema.

II. RegistrodelConsumodeBienesdeConsumoPara el registro del gasto de la donación de bienes de consumo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar del menú de Registro de Donaciones en Especie la opción Registro Contable de Donaciones y luego la opción Donaciones, tal y como se muestra en a continuación:


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2. Seleccionar el código de identificación de la donación en especie, de la cual se va a registrar el desembolso recibido por concepto de servicios y luego seleccionar del menú la opción de Gastos, tal y como se muestra a continuación:

En el sistema se observa en la parte inferior un campo (rejilla) de datos con todas las gestiones de ingresos realizadas y en la parte superior un menú de opciones representadas por iconos, con las acciones que puede y están permitidas realizar al usuario, estas acciones dependerán del perfil que se le haya signado.

3. Para Crear un registro el usuario debe seleccionar el botón de Crear y a continuación el sistema le presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar la información que se le solicita:


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• Clase de Asiento (EGRESOS) • Ingreso (Combo con las gestiones de ingresos disponibles) • Descripción: debe incluirse una descripción que incluya detalle de la misma, valor




Para confirmar la creación del registro de recepción de una donación por bienes de consumo, el usuario debe confirmar seleccionando de nuevo el botón de crear tal y como se muestra a continuación:

Si se han ingresado todos los datos correctamente, el sistema devuelve una ventana de aviso de “OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO” y la asignación automática de un Número de Gestión con el cual el usuario podrá dar seguimiento a dicho registro.


25

4. Aprobar la gestión, este botón servirá para aprobar el nuevo registro del gasto de la donación de bienes de consumos recibidos, para ello el usuario debe seleccionar el número de gestión y luego seleccionar el botón de aprobar.

El sistema mostrará una pantalla con todos los datos del registro para su confirmación, para lo cual el usuario deberá seleccionar nuevamente el botón de aprobar o bien presionar el botón de salida si desea cancelar la aprobación del registro.

Al aprobar el registro de gasto de donaciones por bienes de consumo, el sistema generará automáticamente el asiento contable respectivo, tal como se muestra a continuación:


26



2) Modificar esta acción permite al usuario modificar un registro, siempre y cuando el

mismo se encuentre en estado REGISTRADO.


4) Marcar con Error esta acción permite al usuario marcar con error cualquier registro

que ya no se desee y se encuentre en estado REGISTRADO.


6) Consultar Todos los Registros esta acción permite al usuario consultar todos los


C. DonacionesBienesInventariables(BienesMuebles)Para el registro del ingreso de una donación de bienes Inventariables el usuario deberá desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar del menú de Registro de Donaciones en Especie la opción Registro Contable de Donaciones y luego la opción Donaciones, tal y como se muestra a continuación:


27

2. Seleccionar el código de identificación de la donación en especie, de la cual se va a registrar el desembolso recibido por concepto de bienes inventariables y luego seleccionar del menú la opción de Ingresos, tal y como se muestra a continuación:

En el sistema se observa en la parte inferior un campo (rejilla) de datos con todas las gestiones de ingresos realizadas y en la parte superior un menú de opciones representadas por iconos, con las acciones que puede y están permitidas realizar al usuario, estas acciones dependerán del perfil que se le haya asignado.

3. Para crear un registro el usuario debe seleccionar el botón de Crear y a continuación el sistema le presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar la información que se le solicita:

• Clase de Asiento (ACTIVOS FIJOS MUEBLES) • Descripción: debe incluirse una descripción que incluya detalle de la misma, valor





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• Fecha y No. de Acta de Recepción

Para confirmar la creación del registro de recepción de una donación por bienes muebles, el usuario debe confirmar seleccionando de nuevo el botón de crear tal y como se muestra a continuación:


4. Autorizar El registro de donaciones en especie de bienes Inventariables, está relacionado con el módulo de inventarios (SICOIN‐WEB), por lo que antes de realizar los registros de los bienes en dicho módulo, es necesario contar con una gestión autorizada en el módulo de donaciones en especie. Para autorizar el registro de ingreso de donaciones en especie de bienes Inventariables, el usuario debe seleccionar el registro correspondiente y que se encuentra en estado REGISTRADO y luego seleccionar el botón de Autorizar.


29

Si desea confirmar la autorización del nuevo registro, solo debe de presionar de nuevo el botón Autorizar o bien el botón de salida si desea cancelar la operación.

El número de gestión del nuevo registro autorizado de la donación en especie de bienes Inventariables debe ser proporcionado al Encargado de Inventarios para que proceda al registro de los bienes en el módulo de inventarios. Cuando los bienes estén debidamente registrados y dados de alta será notificado al Encargado de Donaciones para que proceda a aprobar el registro.

5. Registro de Bienes en el Módulo de Inventarios, utilizando el número de gestión el encargado de inventarios procederá al registro de los bienes en el módulo de inventarios del SICOIN‐WEB:


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A continuación se muestra una pantalla indicando la información adicional que el usuario deberá tomar en cuenta cuando el registro se trate de donaciones en especie:

Además de registrar todos los datos solicitados en la pantalla de registro de bienes, el usuario debe tomar en cuenta lo siguiente:

5.1 Como Tipo de Documento de Respaldo debe de seleccionar: 12 – COMPROBANTES

DONACIONES EN ESPECIE y la secuencia correspondiente.

5.2 Además en Procedencia Valor de Bienes debe seleccionar: 10 – VALOR POR

DONACIÓN EN ESPECIE EXTERNA ú 11 – VALOR POR DONACIÓN EN ESPECIE

INTERNA, según sea el caso.

5.3 El sistema automáticamente le abrirá una línea de ingreso de datos extra solicitando

el Número de Gestión de Donaciones en Especie, donde el usuario debe de ingresar

el No. de gestión proporcionado por el encargado de donaciones, si el dato es

ingresado correctamente y está debidamente autorizado en el módulo de donaciones

en especie (SIGES), el sistema automáticamente desplegara la Fuente Especifica como

dato adicional al registro del bien.

6. Una vez registrado todos los bienes de la donación el usuario debe de dar de alta a los mismos e imprimir una Constancia de Bienes en Inventario, como respaldo del registro de los bienes en el módulo de inventarios de SICOIN‐WEB.


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En el ejemplo anterior se ha dado de alta a tres bienes: 002F0351, 002F0352 y 002F0353 los cuales suman el mismo total del registro de la gestión de la donación en especie de bienes Inventariables. Es importante que la suma total de los bienes registrados en el módulo de inventarios sea igual al monto registrado en la gestión de donaciones en especie Inventariable en el módulo de donaciones para que se pueda aprobar la gestión, de lo contrario el sistema presentará un mensaje indicando la desigualdad en los valores para que el usuario proceda a corregir la información.

7. Aprobar Una vez los bienes se han dado de alta en el módulo de inventarios (SICOIN‐WEB), el usuario devuelve el expediente al encargado de donaciones, para que se proceda a aprobar la gestión.


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Una vez seleccionada la gestión el usuario debe presionar el botón de Aprobar, el sistema presenta en pantalla los datos de la gestión de ingreso de bienes Inventariables, y el sistema debe de confirmar si desea aprobar la gestión presionando nuevamente el botón de Aprobar o bien presionando el botón de Salida si desea cancelar la operación.

Al momento de aprobar la donación el sistema verifica en el módulo de inventarios que la sumatoria de los bienes registrado y dados de alta con el número de gestión sea la misma que el monto registrado en la gestión, si esta es correcta el sistema procede a aprobar la gestión, caso contrario el sistema presentará una pantalla con error para que el usuario verifique con el encargado de inventarios y procedan a realizar las correcciones que sean necesarias antes de intentar nuevamente.

8. Al aprobar el registro de donaciones por bienes Inventariables, el sistema generará

automáticamente dos asientos contables, tal como se muestra a continuación:

I. El primer asiento contable (RADE) servirá para registrar la donación en especie de bienes inventariables a la cuenta de resultados de Donaciones en Especie (interna o externa).

II. El segundo asiento contable (BIDE) servirá para registrar la incorporación de los bienes

a la cuenta contable de Propiedad, Planta y Equipo.

A continuación se muestra un ejemplo de los asientos contables generados automáticamente por el sistema al aprobar la gestión de ingreso de donaciones en especie por bienes inventariables.


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2) Modificar esta acción permite al usuario modificar un registro, siempre y cuando el mismo se encuentre en estado REGISTRADO.

3) Consultar esta acción permite al usuario consultar el registro y así poder verificar el

ingreso de la información solicitada. 4) Marcar con Error esta acción permite al usuario marcar con error cualquier registro

que ya no se desee y se encuentre en estado REGISTRADO. 5) Imprimir esta acción permite que el usuario cuente con un medio de impresión del

registro contable de la transacción de ingreso seleccionada. 6) Consultar Todos los Registros esta acción permite al usuario consultar todos los


CUR CONTABLE PARA DONACIONES EN ESPECIE

Direccción de Contabilid

dad del Estado

guÍa para e l re gistro de

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