gigi
DESCRIPTION
GigiTRANSCRIPT
MAKALAH SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN DAN INVENTARISASI KESEHATAN MASYARAKAT
Disusun oleh:
Afika Indah Pratiwi
D.IV Keperawatan Gigi
POLITEKNIK KESEHATAN MASYARAKAT
2014/2015
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan
1.3 Manfaat
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan
2.2 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan
2.3 Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan
2.4 Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan
2.5 Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan
2.6 Pengelolaan Pencatatan
2.7 Mekanisme Pencatatan
2.8 Pengelolaan Pelaporan
2.9 Alur Laporan
2.10 Frekuensi Laporan
2.11 Mekanisme Pelaporan
2.12 Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan
2.13 Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan
2.14 Pengertian Inventaris
2.15 Gambaran Inventarisasi di Puskesmas secara umum
2.16 Tujuan Inventarisasi
2.17 Manfaat inventarisasi
BAB IV PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
DATA DAN REFERENSI
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang “PENCATATAN DAN PELAPORAN DAN INVENTARISASI KESEHATAN MASYARAKAT”
Saya menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu saya mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan makalah ini.
Akhirnya saya berharap semoga makalah ini bisa diterima dengan baik dan dapat bermanfaat bagi kita semua, baik pada masa sekarang hingga masa yang akan datang. Amin.
Makassar , Januari 2014
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelayanan kesehatan di masyarakat dilakukan melalui kegiatan pengawasan, pengendalian, dan penilaian yang meliputi pencatatan, pelaporan, monitoring, dan evaluasi. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa adanya pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya.Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga serta bernilai bila menggunakan metode yang tepatdan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan di komunitas mengacu kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang disyahkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 63/Menkes/II/1981 dan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/1996
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dab mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melal ui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung)dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat
1.2 Tujuan
1. Mengetahui pengertian dari pencatatan dan pelaporan
2. Mengetahui tujuan, manfaat dari pencatatan dan pelaporan
3. Mengetahui batasan-batasan pencatatan dan pelaporan dalm suatu kegiatan
4. Mengetahui ruang lingkup pencatatan dan pelaporan
5. Mengetahui dan memahami pengelolaan dari pencatatan dan pelaporan
6. Mengetahui pengertian dari Inventarisasi
7. Mengetahui tujuan dari Inventarisasi
8. Bagaimana data Inventarisasi di puskesmas secara umum
9. Mengetahui Manfaat dari Inventarisasi
1.3 Manfaat
1. Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan
2. Pembaca dapat memehami isi dari makalah.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan
Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.
2.2 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan
1. Tujuan Umum
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.
2. Tujuan Khusus
Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
2.3 Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :
Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota
Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil
Manfaat pencatatan
Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan
Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa
Bahan proses belajar dan bahan penelitian
Sebagai pertanggung jawaban
Bahan pembuatan laporan
Perencanaan,pelaksanaan, dan evaluasi
Bukti hukum
Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan kegiatan peristiwa khusus
2.4 Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.
2.5 Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan demografi
Sarana fisik
Ketenagaan
Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu dan sasaran program
Contoh :
- Data Wilayah
Desa
Penduduk Sekolah Jumlah Murid SD
Dukun TOMA Kader Fasilitas Kesehatan
L P total UKS Non-UKS
Kelas
I-IV
Kelas
VI
terlatih Tidak terlatih
terlatih Aktif BPS B
K
I
A
A
B
C
D
Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........
- Data Umum dan Sasaran Program
Puskesmas............ kecamatan................. tahun .............
Desa Jumlah
Dusun/
RW
Jumlah posyandu
Jumlah sasaran
PUS Bumil Bulin Buteki Bayi Balita
A
B
C
D
- Data Tenaga Sasaran
Puskesmas ........... kecamatan .............. tahun ...............
Desa Tenaga Puskesmas
Perawat Bidan Tenaga lain
Pustu Non-pustu Pustu Non- pustu Pustu Non- pustu
A
B
C
D
- Data Sarana Lingkungan Fisik
Puskesmas............. kecamatan ................. tahun .................
Desa Air bersih Jamban keluarga
SPAL
PP SA PAH PMA SPT
DK
SPTDL
SGL Saring Pasir
Keterangan :
PP : Perpipaan
SA : Sumur ArtesisPAH : penampungan air hujanPMA : penampungan mata airSPT DK : sumur pompa tangan dangkalSPT DL : sumur pompa tangan dalamSGL : sumur galiSPAL : Sarana pembuangan sampah
2.6 Pengelolaan Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :
Rekam kesehatan keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individun suatu keluarga yang memperoleh pekayanan kesehatan dipuskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.
Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).
Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
Kartu rawat jalan
kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
Kartu indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.
Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.
KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil
KMS usia lanjut
KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
Register
Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
Nomor indeks pengunjung puskesmas
Rawat jalan
Register kunjungan
Register rawat inap
Register KIA dan KB
Register kohort ibu dan balita
Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
Register penimbangan batita
Register imunisasi
Register gizi
Register kapsul beryodium
Register anak sekolah
Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.
2.7 Mekanisme Pencatatan
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut
2.8 Pengelolaan Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II
1. Laporan Bulanan
Data Kesakitan (LB 1)
Data obat-obatan (LB 2)
Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)
2. Laporan Sentinel
Berikuta adalah bentuk laporan sentinel.
Laporan bulan sentinel (LB 1S)
Lapotan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi piskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I<>
3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
Data dasar puskesmas (LT-1)
Data kepegawaian (LT-2)
Data peralatan (LT-3)
2.9 Alur Laporan
Laporan Dati Iidikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :
1. Laporan Triwulan
1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4
2. Laporan Tahunan
1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3
2.10 Frekuensi Laporan
1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
2.11 Mekanisme Pelaporan
1. Tingkat puskesmas
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas
2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.
3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
2. Tingkat Dati II
1. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh depkes
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke p[uskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.
3. Tingkat Dati I
1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP@TP di dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II
2. Laporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.
3. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.
4. Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.
2.12 Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.
2.13 Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan
Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.
2.14 Pengertian Inventaris
Inventarisasi berasal dari kata “ inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yang ada secara benar menurut ketentuan yang berlaku.
Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.
Inventarisasi dilakukan terhadap barang – barang yang tidak habis pakai, yang bagi sekolah negeri terdiri dari barang – barang milik negara. Barang – barang tersebut dibeli atau diadakan dengan mempergunakan dana yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik seluruhnya maupun sebagian.
Inventarisasi harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan – ketentuan dari pemerintah, termasuk juga yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan perundang – undangan itu adalah:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang – barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan Inventarisasi dan Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yang dipakai/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.
Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang statis. Oleh karena itu tidak mustahil dikeluarkan peraturan yang baru untuk mengganti, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang lama.
Daftar Inventarisasi yang dibuat secara berkala sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu dapat diharapkan kegiatan administrasi akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:
a. Inventarisasi bermaksud memudahkan pelaksanaan kegiatan pengawasan/ kontrol, baik dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.
b. Inventarisasi dapat membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan, menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.
c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yang harus disampaikan secara tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan secar berkala apabila diminta oleh atasan.
Kegiatan dalam inventarisasi meliputi kegiatan klasifikasi dan kode barang inventarisasi serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Klasifikasi dan kode barang inventarisasi
Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut adalah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama untuk tiap golongan/ kelompok/ jenis barang.
Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka bilangan 9numerik) yang pada umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.
Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukan sandi/ kode pokok untuk kelompok barang serta nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik menunjukan kelompok barang serta nomor urut barang.
b.Pelaksanaan Inventaris
Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yaitu:
1) Buku Induk Inventaris
Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yang berada di lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kemampuan pengadaan barang.
Kolom – kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu: No. urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan dan keseluruhan), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber dan Kolom Keterangan.
2) Buku Golongan Inventaris
Buku golongan inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.
Kolom – kolom yang ada dalam buku golongan inventaris ini sama dengan kolom yang ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang di bagian atas dan penambahan satu kolom tentang tempat/ lokasi barang yang diinvestasikan.
Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah
a) Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “Buku Golongan Inventaris”.
b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.
c) Membuat laporan triwulan tentang laporan mutasi barang.
d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan barang.
e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menunjukan keadaan barang pada 1 April tahun lalu, mutasi selama satu tahun dan keadaan barang pada 1 April tahun anggaran berikutnya.
2.15 Gambaran Inventarisasi di Puskesmas secara umum
Inventarisasi Peralatan Medis dan Non-Medis di Ruang KIA Puskesmas Teluk Dalam
Kecamatan
Tenggarong Seberang Tahun 2012
No. Uraian Bahan / Alat Jumlah Tahun PengadaanKeadaan Umum
B RR RB
1. Meja 3 2000 - 3 -
2. Kursi 2 2000 - 2 -
3. Lemari 2 1982 2 - -
4. Timbangan Bayi 1 2002 - 1 -
5. Timbangan injak 1 1987 - 1 -
6. Tensi Meter Air Raksa 1 1987 - - 1
7. Streilisator Uap/List 2 2002 2 - -
8. Tromol Besar/Kecil 4 1987 4 - -
9. Instrument Bak besar/kecil 3 1986 3 - -
10. IUD KIT 2 1980 2 - -
11. Bidan Kit 2 1980 2 - -
12. Stetoscop 1 1990 - - 1
13. Meja Genekologi 1 2003 1 - -
14. Perlak 1 2002 - 1 -
15. Selimut 2 2002 2 - -
16. Bantal 1 1987 - - 1
17. Klem Bangkok 3 1984 3 - -
18. Tromol Besar 1 1995 1 - -
19. Gorden Jendela 3 2000 - 3 -
20. Kursi 5 2003 - 5 -
21. Computer 1 unit 1 2007 1 - -
22. Dispenser 1 2008 1 - -
23. Tempat Air 1 2007 1 - -
24. Gayung 1 2007 1 - -
25. Kipas Angin 1 2006 1 - -
Sumber : Data PKM Teluk Dalam, 2012
Inventarisasi Peralatan Medis dan Non-Medis di Ruang UGD Puskesmas Teluk Dalam
Kecamatan
Tenggarong Seberang Tahun 2012
No. Uraian Bahan / Alat Jumlah Tahun PengadaanKeadaan Umum
B RR RB
1. Sterilisator 1 1992 1 - -
2. Lemari Instrument 1 2009 1 - -
3. Meja Instrument stanless 1 1989 - 1 -
4. Meja Instrument kaca 1 1995 1 - -
5. Meja instrument plastik 1 2009 1 - -
5. Kursi 1 1989 - - `1
7. Tensi meter raksa 1 2009 - - 1`
8. Senter 1 2006 - 1 -
9. Gunting Verban 1 2002 5 - -
10. Gunting Af Heting 1 2002 5 - -
11. Gunting Tajam lurus 5 2007 5 - -
12. Nald Folder 5 2007 5 - -
13. Pinset Anatomi 5 2007 5 - -
14. Pinset pengait bahan asing 2 2002 5 - -
15. Spekulum Telinga 4 2000 2 - -
16. Neir Beken 5 2007 5 - -
17. Mangkok Kecil 5 2000 5 - -
18. Korentang 3 1990 3 - -
19. Tromol kasa 2 1997 2 - -
20. Bak Instrument 5 2007 5 - -
21. Tempat tidur pasien 1 1997 1 - -
22. Bantal 1 1997 1 - -
23. Gorden 1 2000 - 1 -
24. Oxygen Concentraktor 1 2007 - - 1
25. Sterilisator listrik 1 2007 1 - -
26. Lampu UGD 1 1995 1 - -
27. Lampu Kepala 1 1995 1 - -
28. Tabung oksigen (set) 2 2007 2 - -
29. Gagang pisau 1 2005 5 - -
30. Gunting bengkok 1 2002 1 - -
31. Scapel 5 2007 - 5 -
32. klem bengkok 5 2007 5 - -
33. klem lurus 5 2007 5 - -
34. tempat sampah 1 2005 - - 1
35. tas lapanganan 1 2005 - - 1
36. Torniket karet 2 2007 - - 2
37. Semprit gliserin 1 2007 1 - -
38. Reflex Hammer 2 2007 - 2 -
39. Tanometer Schioetz 1 2007 1 - -
40. Stetoskop 2 2009 2 - -
41. Thermometer raksa 2 2009 - - 2
42. Clean sircum ø 12,16,21 2 2009 2 - -
43. Tandu mobile 5 2009 - - 5
44. Luv 1 2007 1 - -
45. Ambu Bag 1 1995 - - 1
Sumber : Data PKM Teluk Dalam, 2012
Inventarisasi Peralatan Medis dan Non-Medis di Ruang Pemeriksaan Gigi Puskesmas Teluk
Dalam
Kecamatan Tenggarong Seberang Tahun 2012
No. Uraian Bahan / Alat Jumlah Tahun PengadaanKeadaan Umum
B RR RB
1. Kaca Mulut 4 2000 4 - -
2. Sonde 3 2000 3 - -
3. Pincet 4 2000 4 - -
4. Exavator 4 2000 4 - -
5. Tang Mahkota In.ka 1 2000 1 - -
6. Tang mahkota Ca.ka 1 2000 1 - -
7. Tang Mahkota P.ka 1 2000 1 - -
8. Tang Mahkota N.KB 1 2000 1 - -
9. Tang Sisa Akar KB 1 2000 1 - -
10. Tang Mahkota P.KB 1 2000 1 - -
11. Tang Mahkota M3KA 1 2000 1 - -
12. B E I N 1 1992 - - 1
13. Cryer Ki/Ka 2 1992 2 - -
14. Tang Mahkota Ka.Ki/Ka 2 1992 2 - -
15. Tang Sisa Akar Ka. 1 1992 1 - -
16. Tang Decidui susu KA/KB 6 1992 6 - -
17. Kaca Slab 1 1992 1 - -
18. Pengaduk sement 1 1992 1 - -
19. pengaduk cilikat 3 1992 3 - -
20. Mortar/Alu (peng.Amalgam) 1 ps 1995 1 ps - -
21. amalgam Stoper/cem stoper 2 1995 2 - -
22. Boor/Mesin Motor 1 1995 1 - -
23. Mata Boor 1 set 1995 1 set - -
24. Skalet Interdental 2 1992 2 - -
25. Superficial Scaler 2 1992 2 - -
26. Gunting Verban 1 1992 1 - -
27. Tang Mahkota De.Can.KB 1 1992 1 - -
28. Tang Mahkota M3.KB 1 1992 1 - -
29. Tang sisa akar anak KB 1 1992 1 - -
30. Tang pemt.Tulang gigi Anak 1 1992 1 - -
31. Gunting Operasi gigi 1 2000 1 - -
32. sement spatula 1 1999 1 - -
33. Neerbeken/tempat Alkohol 2 1999 2 - -
34. mata boor Jet 1 set 2008 1 set - -
35. Dental Chair (kursi pasien) 1 1989 1 - -
36. Instrment Cabinet 1 2008 1 - -
37. Baskom air 1 1990 1 - -
38. Meja 1 1989 1 - -
39. Kursi 3 1989 3 - -
40. Ember 1 2005 1 - -
41. Gorden Jendela 2 2000 - 2 -
42. Air Compresor 1 2000 - - 1
43. Dental semi electric chair 1 2001 - 1 -
44. Burniser Oval 1 2000 1 - -
45. Kipas Angin 1 2000 1 - -
Inventarisasi Peralatan Medis dan Non-Medis di Ruang Imunisasi Puskesmas Teluk Dalam
Kecamatan Tenggarong Seberang Tahun 2012
No. Uraian Bahan / Alat Jumlah Tahun PengadaanKeadaan Umum
B RR RB
1 Meja 2 1995 - 2 -
2 Kursi 1 2003 - 1 -
3 Kursi Kayu 2 1995 - - 2
4 Lemari Es 1 1994 - 1 -
5 Lemari Es 1 2003 1 - -
6 Tempat Air 1 2002 1 - -
7 Gayung 1 2002 1 - -
8 Tempat Sampah 1 1990 - 1 -
9 Kompor Minyak Tanah 1 1997 - - 1
10 Vaksin Carier 3 2006 3 - -
11 Vaksin Carier 2 1997 2 - -
12 Kipas Angin 1 2006 1 - -
13 Computer 1 unit 1 2008 1 - -
14 Printer 1 2009 1 - -
15 Lemari 1 1995 1 - -
16 Lemari 1 2008 1 - -
17 Meja Computer 1 2008 1 - -
18 Thermos Kecil 1 1997 - - 1
19 Tas Imunisasi 1 2008 - - 1
Sumber : Data PKM Teluk Dalam, 2012
2.16 Tujuan Inventarisasi
1. Tercipta ketertiban administrasi barang
2. Penghematan keuangan
3. Mempermudah pemeliharaan dan pengawasan barang
4. Menyediakan data informasi untuk perencanaan
2.17 Manfaat inventarisasi
1. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
4. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi /negara yang dikuasahi departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
5. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas
pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas.Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan demografi
Sarana fisik
Ketenagaan
Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
3.2 Saran
Semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur. Data dan informasi yang akurat dan reliable memerlukan dukungan dari sumber daya manusia yang andal dalam pengolahannya. Oleh karena itu, seharusnya petugas kesehatan diberikan pengetahuan tentang bagaimana pencatatan dan pelaporan yang sesuai dan baik di puskesmas dan diberi tahu seberapa pentingnya pencatatan dan pelaporan di puskesmas itu.
Oleh karena itu, Pusdiklat membuat suatu pedoman yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat, agar untuk selanjutnya dapat pula diperoleh informasi tentang hasil diklat tersebut.
Dengan adanya pedoman ini, maka penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat di bidang kesehatan di tiap tingkat administrasi dapat hendaknya direkam dengan baik, sehingga informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan serta kepentingan lainnya
DAFTAR PUSTAKA
1. Iqbal wahid , mubarak.2012.ilmu kesehatan masyarakat konsep dan aplikasi dalam kebidanan.jakarta:salemba medika
2. Syaffrudin,dkk.2009.Ilmu Kesehatan Masyarakat.jakarta:buku kesehatan
3. Wahyuningsih,puji heni dkk ; 2009 , “ Dasar-dasar ilmu Kesehata masyarakat dalam kebidanan , “YOKYAKARTA, FITRAMAYA”
4. Notoatmodjo soekidjo; 2008 ilmu kesehatan masyarakat prinsip-prinsip dasar : “ JAKARTA :SALEMBA MEDIKA “
5. Syafrudin, dkk: 2009, “ ilmu kesehatan masyarakat untuk mahasiswa kebidanan: “ JAKARTA : TRANS INFO MEDIA “
6. http://www.puskesmastelukdalam.com/pages/data-inventaris ; 2014, “Data Inventaris Puskesmas”
7. http://xerma.blogspot.com/2013/08/pengertian-inventarisasi.html ; 2014, “Pengertian Inventarisasi”
8. https://adityasetyawan.files.wordpress.com/2011/12/manajemen-pencatatan-dan- pelaporan-epidemiologi.pdf; 2014, “Modul pencatatan dan pelaporan lengkap”
9. Agus Riyanto, SKM. M.Kes; 2014, “Pengolahan dan Analisis Kesehatan” MAKASSAR; Medical book.
10. http://kartika-s-n-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37872-hardskill%20-INVENTARISASI %20BAHAN%20PUSTAKA%20.html; 2014, “Inventaris Bahan Pustaka”