gambaran sistem distribusi obat dan bahan medis...
TRANSCRIPT
i
GAMBARAN SISTEM DISTRIBUSI OBAT DAN BAHAN
MEDIS HABIS PAKAI (BMHP) DI INSTALASI RAWAT INAP
RUMAH SAKIT UMUM KOTA TANGERANG SELATAN
TAHUN 2017
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Gelar
Sarjana Kesehatan Masyarakat (SKM)
Oleh:
Vira Rahmayanti
NIM: 1112101000014
PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2017/1438
i
ii
iii
iv
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
Skripsi, Juni 2017
Vira Rahmayanti, NIM: 1112101000014
GAMBARAN SISTEM DISTRIBUSI OBAT DAN BAHAN MEDIS HABIS
PAKAI (BMHP) DI INSTALASI RAWAT INAP RUMAH SAKIT UMUM
KOTA TANGERANG SELATAN TAHUN 2017
xvi+235 halaman, 15 tabel, 11 bagan, 10 lampiran
ABSTRAK
Distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Rumah Sakit merupakan
suatu kegiatan yang bertujuan untuk tersalurkannya obat dan bahan medis habis
pakai dengan menjamin ketersediaan, keamanan, ketepatan jenis, ketepatan jumlah,
dan ketepatan waktu yang terjangkau dan sesuai dengan standar mutu pelayanan.
Pada penerapannya di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
Selatan diketahui masih terdapat kendala pada distribusi obat dan bahan medis
habis pakai seperti masih adanya keterlambatan distribusi dan belum terlaksananya
standar operasional prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan
menggunakan desain studi kasus dan metode pengumpulan data berupa wawancara,
observasi, dan telaah dokumen. Informan yang akan menjadi informan dalam
pengambilan data primer di RSU Kota Tangerang Selatan meliputi kepala bagian
pelayanan farmasi rawat inap, kepala bagian penyimpanan dan distribusi/kepala
gudang farmasi, petugas pelaksana distribusi, kepala ruangan rawat inap, dan dua
orang perawat yang diambil secara purposive sampling.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa masih terdapat komponen input
yang kurang seperti sumber daya manusia dan sarana prasarana. Pada proses
ditemukan juga proses yang tidak optimal, salah satunya proses administrasi, proses
penyampaian berita, proses pengeluaran fisik, proses angkutan, dan proses
pembongkaran dan pemuatan. Output ditemukan 30 jenis obat yang pernah kosong
pada tahun 2016, sehingga dapat menghambat distribusi serta masih ditemukan
ketidaktepatan jenis dan jumlah obat maupun bahan medis habis pakai yang diminta
dengan yang didistribusikan. Berdasarkan hasil penelitian disarankan kepada RSU
Kota Tangerang Selatan untuk melakukan perbaikan sistem seperti melakukan
sosialisasi standar operasional prosedur, pengembangan sistem informasi rumah
sakit, dan pengadaan trolley khusus di Instalasi Rawat Inap.
Kata kunci: Distribusi, Obat, Bahan medis habis pakai, Distribusi obat dan bahan
medis habis pakai, Instalasi Rawat Inap, Rumah Sakit
Daftar Bacaan: 44 (1977-2017)
v
FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCES
PUBLIC HEALTH MAJOR
SPECIALISATION OF HEALTH CARE MANAGEMENT Undergraduate Thesis, June 2017
Vira Rahmayanti, NIM: 1112101000014
DISTRIBUTION SYSTEM OF MEDICINES AND CONSUMABLE
MEDICAL SUPPLIES IN SOUTH TANGERANG CITY GENERAL
HOSPITAL INPATIENT CARE, 2017: A DESCRIPTIVE STUDY
xvi +235 pages, 15 tables, 11 charts, 10 appendixes
ABSTRACT
Distribution of medicines and consumable medical supplies in hospital is
aimed to distribute medicines and consumable medical supplies by ensuring the
availability, safety, type accuracy, number precision, and affordable timeliness in
accordance to the service quality standard. In reality, South Tangerang General
Hospital Inpatient Care found many obstacles in the distribution of medicines and
consumable medical supplies like the delay of supplies distribution and the poor
implementation of established standard operating procedure (SOP).
This research is a qualitative, descriptive research with case study design
using interviews, observation, and document review for data collection. Informants
for this research consists of: head of inpatient pharmacy department, head of storage
and distribution department/head of pharmaceutical, officer of distribution unit,
head of inpatient care room, and two nurses chosen through purposive sampling
technique.
Results showed that there still some lacking in component within input stage
like human resource and infrastructures. There are also some problem in processing
stage, especially in administration process, report submission, physical dispensing,
and in loading-unloading process. Within output stage, there were some problems
in 2016 where 30 types of medicines were empty of stock, which could hinder the
distribution process. There were also a founding of inaccuracy in the type and
amount of medicines and consumable medical supplies between the requested items
with the distributed goods. Based on these results, it is suggested for South
Tangerang City General Hospital to improve their system by socializing the
established standard operating procedures, developing hospital information system
and providing special trolley for Inpatient care.
Keywords: Distribution, medicine, consumable medical supply, Distribution of
medicines and consumable medical supplies, Inpatient Care, Hospital
Bibliography: 44 (1977-2017)
vi
RIWAYAT PENULIS
Nama :Vira Rahmayanti
NIM : 1112101000014
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 22 Agustus 1994
Alamat : Jalan Cilandak Dalam VIII RT. 001/RW. 01
Nomor 30, Kelurahan Cilandak Barat, Kecamatan
Cilandak, Provinsi DKI Jakarta, Indonesia. Kode
Pos: 12430
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Perempuan
Status : Mahasiswi
Telepon : 081281080369 / 08999067995
Email : [email protected]
Riwayat Pendidikan
2012 – sekarang Peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan,
Program Studi Kesehatan Masyarakat,
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif
Hidayatullah Jakarta
Jakarta
2009-2012 MAN 11 Jakarta
Jakarta Selatan, DKI Jakarta
2006-2009 MTsN. 19 Jakarta
Jakarta Selatan, DKI Jakarta
2000-2006 SDIT Al Hikmah Jakarta
Jakarta Selatan, DKI Jakarta
1999-2000 TK Islam At Tarbiyah Jakarta
Jakarta Selatan, DKI Jakarta
Pengalaman Organisasi dan Pencapaian
2015 – sekarang Sekretaris Karang Taruna RW. 01 Cilandak Barata
Jakarta Selatan
vii
2014 – 2015 Sekretaris II Health Care Management Association
(HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2012 – sekarang Ketua Divisi Humas Ikatan Alumni MAN 11
Jakarta (ILMI) Angkatan 2012
2009 – 2011 Ketua Divisi PHD Remaja Masjid Jami’ Al Falah
(REMIFA) Jakarta
2010 – 2011 Bendahara OSIS MAN 11 Jakarta Selatan
2007 – 2008 Sekretaris OSIS MTsN. 19 Jakarta Selatan
Pengalaman Kerja
2014 Tim Pemantau Pemilu Presiden Wilayah RT. 001
RW. 001 Cilandak Barat, Jakarta Selatan
Desember 2014 - Januari
2015
Pengalaman Belajar Lapangan (PBL) di Puskesmas
Rawa Buntu Serpong, Tangerang Selatan
April 2016 - Mei 2016 Magang di Rumah Sakit Umum (RSU) Kota
Tangerang Selatan Pamulang, Tangerang Selatan
viii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamiin. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat
dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir kuliah (skripsi) yang
berjudul “GAMBARAN SISTEM DISTRIBUSI OBAT DAN BAHAN MEDIS
HABIS PAKAI (BMHP) DI INSTALASI RAWAT INAP RUMAH SAKIT
UMUM (RSU) KOTA TANGERANG SELATAN TAHUN 2017”. Skripsi ini
disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Strata Satu
(S1) pada jurusan Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
(FKIK) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapat dorongan,
dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat sehat wal’afiat, keridhoan,
kemudahan dan kelancaran sehingga penulis dapat menjalankan dan
menyelesaikan penyusunan skripsi ini.
2. Orang tua saya yaitu Abi (Drs. H. Hanapi) dan Mamah (Hj. Siti
Rahmah) serta adik-adik tercinta yaitu Rafika Khairunnisa, Karina
Azharani, dan Muhammad Nadhiel Alisyan, penulis mengucapkan
terima kasih yang tak terhingga atas semua do’a, kasih sayang,
dorongan, dukungan dan motivasi serta semangat yang tiada henti
kepada penulis dalam setiap kondisi yang penulis hadapi.
3. Bapak Prof. Dr. H. Arif Sumantri, S. KM., M. Kes selaku Dekan
Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Fajar Ariyanti, M. Kes., Ph. D. selaku Ketua Program Studi
Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
5. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, S. KM., M. KM. selaku Pembimbing I
dan Bapak Dr. M. Farid Hamzens, M.Si. selaku Pembimbing II yang
telah memberikan bimbingan, motivasi, dan meluangkan waktu
sehingga skripsi ini dapat disusun dengan baik.
ix
6. Ibu Ela Laelasari, S.KM, M.Kes. selaku pembimbingan akademik
penulis.
7. Ibu Yayu Setyaningsih, S.Farm dan Ibu Evi Budi Ardiyanti, S.Si., Apt.
selaku Pembimbing Lapangan yang telah memberikan arahan dan
bimbingan di tempat penelitian.
8. Bapak dr. Yuli Prapancha Satar, MARS., Bapak Baequni, M.Kes, Ph.D.,
dan Bapak Mustakim, S.KM, M.KM., selaku penguji skripsi yang telah
memberi saran dan kritik yang sangat membangun bagi penulis.
9. Seluruh dosen program studi kesehatan masyarakat yang telah
memberikan ilmu dan mengajarkan banyak hal kepada penulis.
10. Ibu Ima yang telah sabar membantu penulis menyelesaikan urusan
administrasi.
11. Sahabat-sahabat tercinta yaitu Tantri Permadani, Halida Mutia, Erika
Hidayanti, Paramita Maulidah, Ayufhyta, Andini Septiani, Ika
Nursayfitri, Nurazizah, Tyas Widya Utami, Yolanda Mutiara, Indah
Dwi Mursini, Daliza Auva, Lulu Innajma, dan Fitri Nur’aini terima
kasih banyak atas semangat dan dukungan dari kalian yang selalu
menemani disaat suka maupun duka.
12. Miftahul Ridwan Zulfany selaku teman terbaik penulis yang selalu ada
disetiap saat dalam memberikan semangat, motivasi, dorongan dan
dukungan serta mengingatkan penulis untuk segera menyelesaikan
skripsi. Terima kasih sudah ada disetiap suka, senang, sedih, keluh
kesah penulis selama menyusun skripsi ini.
13. Bang Ari, Bang Iir, Kak Deffy, Kak Meli, Kak Nung, Kak Ali, Bang
Bito, Bang Andi, Bang Beng dan Zaky selaku abang sepupu dan kakak
ketemu gede, terima kasih untuk selalu ada disaat suka, duka, keluh dan
kesah dalam menyelesaikan tugas akhir ini, dan yang telah memberikan
kata-kata semangat/bijak dan motivasi serta dorongan untuk segera dan
segera menyelesaikan skripsi ini.
14. Kak Fajar dan Kak Nurul selaku saudara sepupu yang beralih menjadi
pembimbing dadakan selama tiga minggu terakhir pendaftaran yang
x
telah bersedia membantu dan memberikan masukan dalam penyusunan
skripsi ini.
15. Teman-teman seperjuangan MPKers 2012: Luqman, Rico, Tyo, Saeful,
Santo, Mamih Rika, Zia, Jupe, Laily, Ica Balon, Nuril, Umi, Ica Naing,
Ayuhap, Aida, Hesti, Fitri, Ratna, Toy, dan Merry, terima kasih telah
mengajarkan banyak pengalaman bahwa dengan kerja keras dan
kerjasama yang baik maka segala sesuatunya dapat diwujudkan.
16. Kesmas EURO 2012, mudah-mudahan kita semua sukses, dilancarkan
segala sesuatunya dan lulus menjadi Sarjana Kesehatan Masyarakat
yang bermanfaat.
17. Qibo, Bang Tompel, Bang Jelen, Alpa, Kak Amel, Kak Nopi, Indri, dan
Tira selaku rekan-rekan Karang Taruna RW. 01 dalam memberikan
semangat dan dukungan untuk segera menyelesaikan tugas akhir kuliah
yaitu skripsi.
18. Pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, saya ucapkan
terima kasih atas doa dan dukungannya, mudah-mudahan Allah SWT
memberikan balasan yang lebih baik.
Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat yang besar meskipun dengan
berbagai keterbatasan yang dimiliki. Penulis mengharapkan kritik dan saran dari
semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Atas perhatian dan dukungannya,
penulis ucapakan terima kasih.
Jakarta, Juni 2017
Penulis
xi
DAFTAR ISI
PERNYATAAN PERSETUJUAN ........................ Error! Bookmark not defined.
ABSTRAK ............................................................................................................. iv
ABSTRACT ............................................................................................................ v
RIWAYAT PENULIS ........................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................... viii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... xi
DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiii
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv
DAFTAR SINGKATAN/ISTILAH ...................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................... 5
1.3 Pertanyaan Penelitian .................................................................................... 6
1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................................... 6
1.5 Manfaat Penelitian ......................................................................................... 7
1.6 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................. 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 9
2.1 Logistik Rumah Sakit .................................................................................... 9
2.2 Manajemen Logistik Rumah Sakit .............................................................. 15
2.3 Manajemen Instalasi Farmasi ...................................................................... 22
2.4 Sistem Distribusi Obat dan Alat Kesehatan ................................................ 32
2.5 Instalasi Rawat Inap .................................................................................... 40
2.6 Kerangka Teori ............................................................................................ 43
BAB III KERANGKA PIKIR ............................................................................... 45
3.1 Kerangka Pikir ............................................................................................. 45
3.2 Definisi Istilah ............................................................................................. 48
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN ............................................................. 53
4.1 Desain Penelitian ......................................................................................... 53
xii
4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 53
4.3 Informan Penelitian ..................................................................................... 53
4.4 Intrumen Penelitian ..................................................................................... 54
4.5 Sumber Data ................................................................................................ 54
4.6 Pengumpulan Data ...................................................................................... 55
4.7 Analisis Data ............................................................................................... 56
4.8 Validasi Data ............................................................................................... 59
BAB V HASIL PENELITIAN ............................................................................. 62
5.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ............... 62
5.2 Karakteristik Informan ................................................................................ 64
5.3 Distribusi Obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum
Kota Tangerang Selatan ............................................................................... 64
5.4 Input Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat Inap
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ............................................. 73
5.5 Proses Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ..................................... 95
5.6 Output Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ................................... 105
BAB VI PEMBAHASAN ................................................................................... 113
6.1 Keterbatasan Penelitian ............................................................................. 113
6.2 Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat Inap.... 113
6.3 Input Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat Inap
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ........................................... 114
6.4 Proses Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ................................... 123
6.4 Ouput Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ................................... 133
BAB VII SIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 136
7.1 Simpulan .................................................................................................... 136
7.2 Saran .......................................................................................................... 137
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 138
LAMPIRAN ........................................................................................................ 142
xiii
DAFTAR BAGAN
Bagan 2. 1 Logistik Rumah Sakit (Febriawati, 2013) ........................................... 15
Bagan 2. 2 Siklus Logistik Rumah Sakit .............................................................. 22
Bagan 2. 3 Alur Distribusi Sentralisasi ................................................................. 33
Bagan 2. 4 Alur Distribusi Desentralisasi ............................................................. 34
Bagan 2. 5 Alur Pelayanan Resep Individu untuk Rumah Sakit ........................... 35
Bagan 2. 6 Alur Distribusi Unit Dose ................................................................... 38
Bagan 2. 7 Kerangka Teori ................................................................................... 44
Bagan 3. 1 Kerangka Pikir .................................................................................... 46
Bagan 5. 1 Alur Kerja Pelayanan Pasien Rawat Inap ........................................... 90
Bagan 5. 2 Alur Kerja Distribusi BMHP ke Ruang Rawat Inap ........................... 93
Bagan 5. 3 Alur Kerja Distribusi Obat dan BMHP ke Apotik .............................. 94
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Definisi Istilah ...................................................................................... 48
Tabel 4. 1 Triangulasi Metode .............................................................................. 61
Tabel 5. 1 Pelayanan Rumah Sakit ....................................................................... 63
Tabel 5. 2 Karakteristik Informan ......................................................................... 64
Tabel 5. 3 Jumlah Pegawai di Instalasi Farmasi RSU Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017 ........................................................................................... 74
Tabel 5. 4 Jumlah Pegawai di Apotik RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
.............................................................................................................. 74
Tabel 5. 5 Jumlah Pendidikan Terakhir Pegawai di Apotik RSU Kota Tangerang
Selatan Tahun 2017 .............................................................................. 76
Tabel 5. 6 Jadwal Shift di Apotik RSU Kota Tangerang Selatan ........................ 77
Tabel 5. 7 Jumlah Pegawai di Gudang Farmasi RSU Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017 ........................................................................................... 78
Tabel 5. 8 Jumlah Pendidikan Terakhir Pegawai di Instalasi Farmasi RSU Kota
Tangerang Selatan Tahun 2017 ............................................................ 82
Tabel 5. 9 Jumlah Perawat di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017 ........................................................................................... 84
Tabel 5. 10 Jadwal Shift Perawat di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang
Selatan .................................................................................................. 84
Tabel 5. 11 Sarana dan Prasarana di Apotik RSU Kota Tangerang Selatan Tahun
2017 ...................................................................................................... 85
Tabel 5. 12 Pengisian Format Form Permintaan Barang di RSU Kota Tangerang
Selatan Tahun 2017 .............................................................................. 97
Tabel 5. 13 Pengisian Format Kartu Stok Barang di RSU Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017 ......................................................................................... 100
xv
DAFTAR SINGKATAN/ISTILAH
AA : Asisten Apoteker
APT : Apoteker
ASHP : the America Society of Health System Pharmacist
BBLR : Berat Badan Lahir Rendah
BMHP : Bahan Medis Habis Pakai
FEFO : First Expired First Out
IFRS : Instalasi Farmasi Rumah Sakit
IPAL : Instalasi Pengelolaan Limbah
KARU : Kepala Ruagan
KIE : Komunikasi, Informasi dan Edukasi
KEPMENKES : Keputusan Menteri Kesehatan
MCU : Medical Check Up
MENKES : Menteri Kesehatan
OOD : One Day Doses
PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan
PMA : Penanaman Modal Asing
POAC : Planning, Organizing, Actuating, dan Controling
RANAP : Rawat Inap
RS : Rumah Sakit
xvi
RSCM : Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
RSU : Rumah Sakit Umum
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
RSUP : Rumah Sakit Umum Pemerintah
S1 : Strata Satu
SBBK : Surat Bukti Barang Keluar
SDM : Sumber Daya Manusia
SK : Surat Keputusan
SMA : Sekolah Menengah Atas
SMF : Sekolah Menengah Farmasi
SOP : Standar Operasional Prosedur
TANGSEL : Tangerang Selatan
TT : Tempat Tidur
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelayanan rumah sakit merupakan bagian integral dari suatu organisasi
sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna
(komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit
(preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan
bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik (World Health Organization).
Menurut Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah sakit, bahwa
rumah sakit didefinisikan sebagai suatu institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit
diklasifikasikan dalam kelas rumah sakit berdasarkan fasilitas dan kemampuan
rumah sakit dalam menyelenggarakan pelayanan. Dalam Permenkes No.
340/Menkes/per/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit, Pelayanan Farmasi
merupakan pelayanan penunjang klinik yang harus dimiliki oleh setiap jenis
klasifikasi rumah sakit, yaitu Rumah Sakit Umum Tipe A, B, C, dan D.
Rumah sakit memberikan berbagai pelayanan, jenisnya dapat dibagi
menjadi dua golongan besar yaitu pelayanan utama dan pelayanan pendukung.
Pelayanan utama terdiri atas pelayanan medik, pelayanan keperawatan, dan
pelayanan kefarmasian. Pelayanan kefarmasian rumah sakit merupakan suatu
pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan
dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk
meningkatkan mutu kehidupan pasien (Permenkes RI No: 58 Tahun 2014). Hal
tersebut diperjelas dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor
1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit yang
menyebutkan bahwa pelayanan farmasi adalah bagian yang tidak terpisahkan
dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada
pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi
klinik, yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.
2
Pelayanan kefarmasian termasuk pelayanan utama di rumah sakit,
hampir seluruh pelayanan yang diberikan baik pelayanan rawat jalan maupun
rawat inap berintervensi dengan sediaan farmasi (Siregar, 2004). Pelayanan
farmasi juga merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan
revenue center utama di dalam rumah sakit. Hal tersebut mengingat bahwa lebih
dari 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi
(obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan bahan medis habis pakai, alat
kedokteran, dan gas medik), dan 40-50% dari seluruh pemasukan atau anggaran
rumah sakit dan yang terbesar adalah berasal dari pengelolaan perbekalan
farmasi, seperti obat-obatan dan bahan farmasi (Febriawati, 2013).
Pelayanan farmasi di rumah sakit merupakan pelayanan yang mengelola
perbekalan farmasi di rumah sakit yang terdiri dari serangkaian siklus yang
dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan,
monitoring, dan evaluasi. Sistem distribusi rumah sakit merupakan tatanan
jaringan sarana, personel, prosedur, dan jaminan mutu yang serasi, terpadu dan
berorientasi penderita dalam kegiatan penyampaian perbekalan farmasi beserta
informasinya kepada penderita (Febriawati, 2013).
Berdasarkan penelitian yang dilakukan di United Kingdom Hospital dan
German Hospital pada tahun 1998 bertujuan untuk membandingkan tiga
macam sistem distribusi obat, yaitu sistem persediaan obat di ruangan, sistem
dosis unit dan sistem tradisional. Hasil dari penelitian ini, kesalahan pemberian
obat paling banyak terjadi pada sistem persediaan obat di ruangan (8%), diikuti
dengan sistem tradisional (5,1%), dan kemudian sistem dosis unit (2,4%).
Kesalahan pemberian obat dapat dikurangi dengan menyediakan tempat
penyimpanan obat individual bagi masing-masing pasien (Taxis; dkk, 1999).
Pada tahun 2002, The American Society of Health-System Pharmacist
(ASHP) membuat penelitian yang bertujuan untuk menganalisis proses
distribusi obat dan alat kesehatan bagi pasien rawat inap di rumah sakit,
teknologi yang digunakan untuk distribusi obat, persiapan obat, dan
penggunaan pencatatan daftar obat. Penelitian ini dilakukan pada 6812 rumah
3
sakit di Amerika. Hasil dari penelitian ini adalah meningkatnya waktu distribusi
dibandingkan tahun-tahun sebelumnya karena peningkatan beban kerja, adanya
tuntutan untuk mengurangi biaya, kekurangan tenaga kerja termasuk tenaga di
Instalasi Farmasi dan perawat (ASHP, 2002).
Pada tahun 1996, diadakan penelitian Analisa Proses Distribusi Obat
dan Alat Kesehatan di Instalasi Farmasi RS Puri Cinere. Penelitian tersebut
bertujuan untuk memperoleh gambaran distribusi obat dan alat kesehatan di
Instalasi Farmasi RS Puri Cinere. Hasil dari penelitian ini adalah segera dibuat
standar prosedur baku dan tertulis, untuk memudahkan distribusi obat diusulkan
pemberian secara dosis unit serta penggabungan gudang obat dan gudang alkes
menjadi Gudang Farmasi, sehingga distribusi obat dan alkes dari Gudang
Farmasi ke Apotik langsung ke unit pemakai (Diansari, 1996).
Selain itu, pada tahun 2002, diadakan penelitian Analisa Sistem
Distribusi Obat/Alat Kesehatan Habis Pakai di Rawat Inap RS Karya Husada
Cikampek. Hasil dari penelitian ini adalah masih kurangnya sarana dan
ketenagaan yang kompeten di Instalasi Farmasi dan Ruang Rawat Inap.
Pelaksanaan sistem distribusi obat dikerjakan oleh perawat. Dari Instalasi
Farmasi juga didapat adanya obat sisa yang dikembaikan pasien rawat inap
(Mulyono, 2009).
Pada tahun 2010, dilakukan penelitian tentang analisa sistem distribusi
obat dan alat kesehatan di departemen rawat inap rumah sakit Royal Taruma,
dimana hasil penelitian tersebut dapat dikatakan bahwa masih terdapat masalah
yang terjadi pada sistem distribusi obat dan alat kesehatan diantaranya waktu
pemberian obat dan alat kesehatan yang tidak tepat karena keterlambatan dari
pemberian obat dan alat kesehatan itu sendiri di departemen rawat inap RS
Royal Taruma (Dirgagunarsah, 2010).
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Umum Daerah Tarakan, masih ditemukan beberapa masalah
ketidakefisienan pada tahap distribusi diantaranya terjadi pada ketidakcocokan
antara jumlah fisik dengan kartu stok sebesar 93,27%, hal ini dikarenakan
4
kurangnya ketelitian petugas gudang, kemudian terdapat obat kadaluarsa
dan/atau rusak pada tahun 2008 adalah 0,23% dan tahun 2009 adalah 0,48% hal
ini dikarenakan obat tersebut kurang diperlukan pasien (Hakim, 2011).
Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan adalah rumah sakit
pemerintah tipe C yang mulai beroperasi sejak 29 Maret 2012. RSU Kota
Tangerang Selatan selalu berupaya untuk memberikan pelayanan kesehatan
paripurna sesuai dengan standar dan profesionalisme untuk meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat, dengan motto “melayani sepenuh hati.” Instalasi
Farmasi adalah salah satu bagian dari penunjang medik RSU Kota Tangerang
Selatan, tetapi keberadaannya sangat penting untuk menunjang keberhasilan
perkembangan profesional rumah sakit dan juga terhadap penerimaan Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan (Profil RSU Kota Tangerang
Selatan).
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti, sebagai
rumah sakit yang baru mulai operasional sejak empat tahun yang lalu, RSU
Kota Tangerang Selatan masih mengalami beberapa kendala di Instalasi
Farmasi, terutama dalam hal distribusi obat. Untuk mendistribusikan obat, RSU
Kota Tangerang Selatan menggunakan metode sentralisasi dengan
menyelenggarakan tiga sistem distribusi yaitu distribusi perbekalan farmasi
untuk pasien rawat inap, distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan,
dan distribusi perbekalan farmasi untuk unit penunjang/instlasi lain/ruang
rawat. RSU Kota Tangerang Selatan menggunakan dua sistem distribusi yaitu
sistem kombinasi dan sistem unit dose. Sistem distribusi obat di ruangan rawat
inap dengan sistem distribusi obat dosis unit mempunyai kelebihan dibanding
sistem yang lain, karena bertujuan agar pasien mengkonsumsi obat yang tepat,
dosis yang tepat, dan waktu pemberian yang tepat (Kartidjo, 2007).
Berdasarkan hasil studi pendahuluan melalui wawancara dan observasi,
diketahui bahwa RSU Kota Tangerang Selatan menetapkan standar opersional
prosedur (SOP) bagi Instalasi Farmasi, bahwa salah satu yang sudah di tetapkan
di dalam standar operasional prosedur (SOP) adalah melakukan pengecekan
jumlah bahan medis habis pakai (BMHP) dengan SBBK bersama dengan
5
petugas Gudang Instalasi Farmasi dan petugas atau perawat unit pelayanan
Instalasi Rawat Inap yang meminta. Namun, dalam pelaksanaannya, masih ada
petugas Gudang Instalasi Farmasi dan petugas atau perawat yang tidak
melakukan pengecekan terlebih dahulu pada bahan medis habis pakai (BMHP)
yang sudah di distribusikan, sehingga sering terjadi penumpukan obat dan
bahan medis habis barang (BMHP) di Instalasi Rawat Inap dan akan
memungkinkan ketidaktepatan jumlah bahan medis habis pakai yang diminta
dengan yang diterima dan terjadinya kerusakan pada bahan medis habis pakai
akibat tidak dilakukannya pengecekan terlebih dahulu. Selain itu, RSu Kota
Tangerang Selatan menetapkan sasaran mutu yang terdapat di rencana strategi
RSU Kota Tangerang Selatan dalam meningkatkan mutu pelayanan
kefarmasian bagi Instalasi Farmasi yaitu distribusi obat untuk pasien baru, tidak
boleh melebihi 1 (satu) jam. Waktu 1 jam dihitung sejak pasien masuk ke
ruangan rawat inap sampai mendapatkan dosis pertama. Akan tetapi, Instalasi
Farmasi belum sepenuhnya dapat mengikuti sasaran mutu tersebut karena
belum mencapai indikator yang ditentukan dalam sasaran mutu untuk pasien
dari seluruh pasien baru memerlukan waktu lebih dari jam yang ditentukan
untuk distribusi obat dan bahan medis habis pakai dari Instalasi Farmasi ke
Instalasi Rawat Inap.
Dari temuan-temuan di Instalasi Farmasi dan Instalasi Rawat Inap RSU
Kota Tangerang Selatan dan belum pernah dilakukannya penelitian di RSU
Kota Tangerang Selatan mengenai sistem distribusi obat, maka perlu diadakan
suatu penelitian untuk mengetahui masalah yang terdapat di dalam sistem
distribusi obat di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan.
1.2 Rumusan Masalah
Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan dalam mengelola
Instalasi Farmasi baru berjalan selama empat tahun (2012-2016). Studi
pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti, masih ditemui masalah dalam
distribusi obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) terutama di Instalasi
Rawat Inap yaitu RSU Kota Tangerang Selatan menetapkan rencana strategis
bagi Instalasi Farmasi, namun rencana strategis tersebut tidak berjalan dengan
6
semestinya. Selain itu, dalam melakukan distribusi obat dan bahan medis habis
pakai terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah di tetapkan,
namun SOP tersebut belum berjalan secara teknis atau pelaksanaannya. Oleh
karena itu, peneliti ingin mengetahui terkait sistem distribusi obat dan bahan
medis habis pakai (BMHP) di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang
Selatan tahun 2017.
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan hasil studi pendahuluan dan gambaran sistem distribusi
obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) di rawat inap RSU Kota Tangerang
Selatan, maka peneliti membuat pertanyaan penelitian sebagai berikut:
1. Bagaimana input (sumber daya manusia, sarana, prosedur) dari sistem
distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap RSU
Kota Tangerang Selatan Tahun 2017 ?
2. Bagaimana proses (Proses Administrasi, Proses Penyampaian Berita, Proses
Pengeluaran Fisik Barang, Proses Angkutan, Proses Pembongkaran dan
Pemuatan) dari sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di
Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017 ?
3. Bagaimana output (obat dan bahan medis habis pakai tersalurkan ke
instalasi rawat inap dengan efisien) dari sistem distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017 ?
1.4 Tujuan Penelitian
A. Tujuan Umum
Mengetahui sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di
Intalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan tahun 2017.
B. Tujuan Khusus
7
1. Mengetahui input (sumber daya manusia, prosedur, dan sarana) dari
sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat
Inap RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017.
2. Mengetahui proses (Proses Administrasi, Proses Penyampaian Berita,
Proses Pengeluaran Fisik Barang, Proses Angkutan, Proses
Pembongkaran dan Pemuatan) dari sistem distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017.
3. Mengetahui output (obat dan bahan medis habis pakai tersalurkan ke
instalasi rawat inap dengan efisien) dari sistem distribusi obat dan
bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang
Selatan Tahun 2017.
1.5 Manfaat Penelitian
A. Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan
Manfaat yang dapat diperoleh bagi RSU Kota Tangerang Selatan
terutama pada bagian Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan
adalah hasil penelitian ini dapat dijadikan suatu bahan pertimbangan dalam
membuat keputusan terkait sistem distribusi obat dan bahan medis habis
pakai, serta dapat memberikan masukan dalam memperbaiki sistem yang
digunakan dalam distribusi obat dan bahan medis habis pakai di RSU Kota
Tangerang Selatan.
B. Peneliti
Peneliti dapat belajar mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dari
pendidikan tentang sistem distribusi obat di rumah sakit.
1.6 Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian yang berjudul “Gambaran Sistem Distribusi Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP) di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum (RSU)
Kota Tangerang Selatan Tahun 2017” dilakukan oleh mahasiswi peminatan
Manajemen Pelayanan Kesehatan jurusan Kesehatan Masyarakat Fakultas
Kedokteran dan Ilmu Kesehatan pada bulan Maret sampai dengan bulan April
8
2017 di Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan. Penelitian ini
bersifat deskriptif kualitatif dengan menggunakan desain studi kasus dan
metode yang digunakan adalah wawancara mendalam, observasi dan telaah
dokumen pada sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan. Analisis data dilakukan dengan
menelaah data melalui triangulasi data. Data primer diperoleh dari hasil
wawancara mendalam dengan pihak manajemen, karyawan di Instalasi
Farmasi, karyawan di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan. Data
sekunder diperoleh dari dokumen prosedur kerja dan laporan lainnya yang
berhubungan dengan penelitian ini. Data di analisis sesuai kebutuhan
berdasarkan teori yang berkenaan dengan materi penelitian dan pelaksanaan di
rumah sakit.
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Logistik Rumah Sakit
Menurut Tunggal A.W (2010), proses logistik berhubungan erat dengan
aktivitas kehidupan sehari-hari baik secara langsung maupun tidak langsung.
Proses ini tidak hanya berputar di sekitar aktivitas pabrik, juga mempunyai
peranan penting dalam kehidupan bermasyarakat (Febriawati, 2013).
Logistik menurut Aditama, T.Y (2003) merupakan suatu ilmu
pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penetuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta
penghapusan matrial atau alat-alat (Febriawati, 2013).
Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah
menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional
instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai
kebutuhan) dangan harga serendah mungkin. Dalam hal ini perlu dihindari
terjadinya over promised inter delivered.
A. Kegiatan dan Tujuan Logistik Rumah Sakit
Kegiatan logistik adalah pengembangan operasi yang terpadu dari
kegiatan pengadaan atau pengumpulan bahan, pengangkutan atau
transportasi dari pengumpulan bahan tersebut, kemudian penyimpanan
bahan yang baru datang maupun barang yang untuk kebutuhan (Febriawati,
2013)
1. Kegiatan Logistik
a. Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang, dan barang
jadi.
b. Penggunaan fasilitas yang tersedia dari organisasi yang bersangkutan.
c. Penyiapan transportasi serta alat pengangkutan barang.
d. Masalah pembukuan dan pencatatan.
10
e. Pelaksanaan komunikasi yang bersuasif sebagai penyampaian ide
konsep, gagasan, dan informasi dari individu satu atau bagian-bagian
lain dalam organisasi perusahaan.
f. Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku,
suku cadang, dan barang jadi yang disesuaikan dengan jenis
spesifikasi.
g. Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku
suku cadang, serta barang sampai pada batas waktu tertentu tanpa
mengurangi kualitas barang yang bersangkutan.
2. Kegiatan logistik mempunyai tiga tujuan
a. Tujuan Operasional
Agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan
mutu yang memadai.
b. Tujuan Keuangan
Upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang
serendah-rendahnya. Nilai persediaan yang sesungguhnya dapat
tercermin di dalam sistem akuntansi.
c. Tujuan Pengamanan
Agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan,
penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar
lainnya.
Sedangkan Menurut H. Subagya MS (1994) tujuan manajemen
logistic adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material
dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang
dapat dipakai, ke lokasi dimana dibutuhkan, dengan total biaya yang
terendah. Melalui proses logistic inilah material mengalir ke perusahaan
yang sangat luas dari Negara Industri dan produk-produk yang
didistribusikan melalui saluran-saluran distribusi untuk konsumsi.
11
Menurut Tjandra Yoga Aditama (2003) sasaran penyelenggaraan
logistic adalah mencapai level sokongan manufacturing pemasaran yang
telah ditentukan sebelumnya dengan total biaya yang serendah mungkin.
Sedangkan tanggung jawab seorang manajer logistic adalah merencanakan
dan mengelolah suatu sistem operasi yang mampu mencapai sasaran
tersebut. Ciri-ciri utama logistic adalah integrasi berbagai dimensi dan
tuntutan terhadap pemindahan dan penyimpanan yang strategis.
Logistik Terpadu menurut Tjandra Yoga Aditama (2003)
merupakan suatu konsep yang terdiri dari dua usaha yang berkaitan satu
sama lain, yaitu operasional logistic dan koordinasi logistic.
Aspek operasional logistik merupakan manajemen pemindahan dan
penyimpanan material dan produk perusahaan. Operasi logistik dapat
dipandang sebagai suatu hal yang berawal dari pengangkutan pertama
material atau komponen-komponen dari sumber perolehannya dan berakhir
pada penyerahan produk yang dibuat atau diolah kepada pelanggan atau
konsumen (Febriawati, 2013)
Koordinasi logistik adalah identifikasi kebutuhan pergerakan dan
penetapan rencana memadukan seluruh operasi logistik. Fungsi koordinasi
lgistik adalah untuk memastikan bahwa seluruh pergerakan dan
penyimpanan dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien (Febriawati,
2013).
Koordinasi dapat dibagi kedalam 4 (empat) bidang manajerial yaitu:
1. Peramalan (forecasting) pasar produk
2. Pengolahan pesanan
3. Perencanaan operasi
4. Procurement atau perencanaan kebutuhan material
B. Bentuk-Bentuk Logistik di Rumah Sakit
1. Dapur atau bahan makanan
2. Farmasi
3. Laboratorium
12
4. Air
5. Alat tulis kantor
6. Barang inventaris
7. Kerumah tanggaan (listrik, sabun, sapu, dan karbol)
8. Suku cadang peralatan medis
9. Alat tenun (linen dan loundry)
10. IPAL Rumah Sakit (Instalasi Pengelolaan Limbah) atau barang habis
pakai tahan lama, dan barang inventaris (bergerak dan tidak bergerak).
C. Peran Logistik di Rumah Sakit
Rumah sakit merupakan suatu satuan usaha melakukan kegiatan
produksi. Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa, sehingga
yang dimaksud dengan kegiatan logistik adalah manajemen persediaan
bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan dalam rangka produksi jasa
tersebut (Febriawati, 2013).
Pada definisi menurut pendapat lain bahwa bagian logistik adalah
bagian yang menyediakan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu
yang tepat dengan harga yang sesuai. Dari segi manajemen modern maka
tanggung jawab bagian logistik lebih diperluas dengan:
1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak
terputus (uninterrupted).
2. Mengadakan pembelian investaris secara bersaing (kompetitif).
3. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin.
4. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif
pasokan lain.
5. Mengembangakan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian
lain.
6. Memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain.
7. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan
baik.
13
Menurut bidang pemanfaatannya, barang dan bahan yang harus
disediakan rumah sakit dapat dikelompokam menjadi persediaan farmasi,
persediaan makanan, persedian logistik umum dan teknik.
Sedangkan biaya rutin terbesar untuk logistik di rumah sakit pada
umumnya terdapat pada pengadaan persediaan farmasi meliputi:
1. Persediaan obat, mencakup obat-obatan esensial, non esensial, obat-
obatan yang cepat atau lama terpakai.
2. Persediaan bahan kimia, menyangkut persediaan untuk kegiatan
operasional laboratorium dan produksi farmasi intern, serta kegiatan non
medis.
3. Persediaan gas medik, kegiatan pelayanan bagi pasien di kamar bedah,
ICU, atau ICCU membutuhkan beberapa janis gas medik.
4. Peralatan kesehatan, berbagai peralatan yang dibutuhkan bagi kegiatan
perawatan maupun kegiatan kedokteran yang dikelompokan sebagai
barang habis pakai serta barang tahan lama atau peralatan elektronik dan
non elektronik (Febriawati, 2013).
Barang atau bahan-bahan yang sudah disediakan bagian logistik
rumah sakit tersebut tentunya perlu dilakukan Inventori Control yang
bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan
permintaan. Oleh karena itu hasil Stock Opname harus seimbang dengan
permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu, misalnya satu
bulan atau dua bulan atau kurang dari satu bulan (Febriawati, 2013).
Pengadaan barang yang dalam sehari-hari dapat disebut juga dengan
pembelian yang merupakan titik awal dari pengendalian persediaan. Jika
titik awal sudah tidap tepat, maka pengendalian akan sulit untuk dikontrol.
Pembelian harus menyesuaikan dengan pemakaian, sehingga ada
keseimbangan anatara pemakaian dan pembelian (Febriawati, 2013).
Dalam pengendalian persediaan terdapat dua jenis keseimbangan,
yaitu keseimbangan total dan keseimbangan komposisi. Keseimbangan total
adalah keseimbangan antara seluruh persediaan dan seluruh permintaan,
14
dengan kata lain antara seluruh pembelian dengan seluruh penjualan secara
professinal.
D. Penilaian Mutu Logistik Rumah Sakit
Menurut Tjandra Yoga Aditama (2003) mutu pelayanan logistik
sendiri diukur dari total biaya yang dikeluarkan dan prestasi yang dicapai.
Pengukuran prestasi adalah menyangkut tersedianya (availability) barang,
kemampuan (capability) dilihat dari waktu pengantaran, konsisten dan mutu
(quality) dari usaha. Biaya logistik mempunyai hubungan langsung dengan
kebijakan prestasi. Semakin tinggi prestasi, maka semakin tinggi total biaya
logistik (Febriawati, 2013).
Fungsi utama seorang manajer logistik di rumah sakit adalah
menjamin mutu pelayanan yang baik. Penyediaan barang dalam proses
logistik harus dapat memuaskan konsumen, baik karyawan rumah sakit
yang membutuhkan maupun pasien atau masyarakat yang dilayani. Maka
dari itu, diperlukan adanya kualitas manajemen logistik yang baik. Kunci
keberhasilan pelayanan logistik dengan kualitas yang baik adalah dengan
melakukannya secara baik, secara terus menerus dalam berbagai keadaan
dan sedapat mungkin mencapai hasil yang diharapkan (Febriawati, 2013).
E. Ciri-Ciri Penting Logistik Rumah Sakit
1. Spesifik, berarti terkait dengan pelanggan dan profesi tertentu, seperti
obat, film rontgen, dan lain-lain.
2. Harga yang variatif dari sangat murah sampai sangat mahal seperti
lampu Ct Scan dan kasa steril.
3. Jumlah item yang sangat banyak, maka sering dikelola secara
departemental sesuai pelayanan dan profesi.
15
Bagan 2. 1 Logistik Rumah Sakit (Febriawati, 2013)
2.2 Manajemen Logistik Rumah Sakit
Kata manajemen berasal dari bahasa Italia yaitu manneggiare yang
berarti “mengendalikan”, atau dalam bahasa Inggris yang berarti seni
mengendalikan kuda, dalam bahasa Prancis yang mengadopsi kata dari bahasa
Inggris menjadi management yang memiliki arti seni melaksanakan dan
mengatur. Banyak para ahli yang mendefinisikan istilah manajemen secara
umum diantaranya yaitu:
1. Definisi Klasik dari Mery Parker Follet menyebutkan manajemen adalah
suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. George Terry menyatakan bahwa pada dasarnya manajemen terdiri dari
planning, organizing, actuating, dan controlling (POAC).
3. Stoner mendefinisikan manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, memimpin, dan mengawasi usaha-usaha dari anggota
organisasi dan dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
4. Longest menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses yang
melibatkan hubungan interpersonal dan teknologi, yang akan digunakan
untuk mencapai seluruh atau setidaknya sebagian tujuan organisasi dengan
menggunakan tenaga manusia yang ada serta sumber daya lain.
Logistik di
Rumah
Sakit
Gizi
UmuTehnik
Komposis
i
Keseimbangan
Total Seluruh kegiatan
di Rumah Sakit
Alat
Mutu
Inventor
y
Control
Obat
16
5. Menurut Ordway Tead, mendefinisikan manejemen sebagai sebuah proses
dan perangkat yang mengarahkan dan membimbing kegiatan organisasi
untuk mencapai tujuan.
6. Menurut John D. Millet, manajemen adalah proses memimpin dan
melancarkan pekerjaan dari orang yang terorganisir secara formal untuk
mencapai tujuan.
Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa
manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit,
ada tiga alasan utama yang disampaikan oleh George R. Terry seperti yang
dikutif oleh Herlambang Susatyo dan Arita Murwani (2012) dalam Febriawati
(2013), mengapa sebuah organisasi membutuhkan manajemen. Tiga alasan
tersebut adalah:
1. Untuk mencapai tujuan, manajemen dibtuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi dan tujuan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan yang saling
bertentangan, manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara
tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling
bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi,
seperti pemilik dan karyawan, kreditur, konsumen, pemasok, serikat
pekerja, masyarakat dan pemerintah.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Suatu pekerjaan sebuah organisasi
dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum
digunakan adalah dengan mengukur efisiensi dan efektifitas. Efisiensi dan
efektif bukanlah suatu hal yang sama. Efisiensi adalah kemampuan
seseorang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Sedangkan
efektifias adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau
peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Manajemen kesehatan menurut Notoadmodjo adalah suatu kegiatan
atau suatu seni untuk mengatur para petugas kesehatan dan non petugas
kesehatan guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program
17
kesehatan. Dalam arti lain, manajemen kesehatan masyarakat adalah penerapan
manajemen umum dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat sehingga
yang menjadi objek dan sasaran manajemen adalah sistem pelayanan kesehatan
masyarakat.
Manajemen kesehatan harus dikembangkan di tiap-tiap organisasi
kesehatan di Indonesia seperti Kantor Departemen Kesehatan, Dinas Kesehatan
di Daerah, rumah sakit dan puskesmas serta jajarannya.
Ruang lingkup manajemen kesehatan secara garis besar mengerjakan
kegiatan yang berkaitan dengan:
1. Manajemen Sumber Daya Manusia
2. Manajemen Keuangan (mengurusi cash flow keuangan)
3. Manajemen Logistik (mengurusi logistik obat dan peralatan kesehatan)
4. Manajemen Pelayanan Kesehatan dan Sistem Informasi Manajemen
(mengurusi pelayanan kesehatan)
Beberapa kebijakan manajemen operasional dalam manajemen
kesehatan di Indonesia yang sudah mendapat perhatian dalam menghadapi
krisis bidang kesehatan sampai dengan saat ini adalah:
1. Meletakan landasan kebijakan kesehatan yang lebih bersifat pencegahan
(preventif).
2. Kebijakan obat nasional diarahkan untuk permasyarakatan obat-obatan
esensial dengan harga yang terjangkau oleh masyarakat, program obat
pembuatan obat generik dengan harga yang lebih murah.
3. Meskipun dengan dalih untuk membuka peluang bagi penanaman modal
asing (PMA), pembatasan jumlah industri farmasi dilaksanakan secara
ketat.
4. Etika kedokteran dan tanggung jawab profesi mendapat porsi besar dalam
pendidikan dokter agar dokter yang ditamatkan dapat berfungsi sebagai
cendikiawan di bidang kesehatan dengan jiwa non profit dengan jumlah
yang lebih banyak.
18
5. Kesehatan merupakan hak masyarakat yang perlu terus diperjuangakan
terutama penduduk miskin karena sudah merupakan komitmen global
pemerintah.
Salah satu ruang lingkup manajemen pelayanan kesehatan adalah
manajemen logistik, manajemen logistik merupakan suatu bidang manajemen
yang tugasnya khusus mengurusi logistik obat dan peralatan kesehatan yang ada
dalam pelayanan kesehatan.
Definisi manajemen logistik menurut Drs. Amin Widjaja Tunggal Ak.
MBA (2010) dalam Febriawati (2013) merupakan proses yang secara strategik
mengatur pengadaan bahan (procurement), perpindahan dan penyimpanan
bahan, komponen dan penyimpanan barang jadi (dan informasi terkait) melalui
organisasi dan jaringan pemasaran dengan cara tertentu sehingga keuntungan
waktu yang akan datang melalui pemenuhan pesanan dengan biaya yang efektif.
Menurut Tjandra Yoga Aditama (2002) bahwa manejemen logistik
adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan
dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat. Prinsip-prinsip dalam
manajemen adalah pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi
logistik dengan baik.
Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah
sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan
kimia, gas medik, dan peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan
logistik umum dan teknik (Febriawati, 2013).
Menurut Dr. dr. H. Boy S. Sabarguna (2009) dalam Febriawati (2013)
Manajemen logistik adalah manajemen dan pengendalian barang-barang,
layanan dan perlengkapan mulai dari akuisisi sampai disposisi dan di dalam
manajemen logistik terdapat elemen-elemen penting yaitu:
1. Strategi terpadu untuk menjamin bahwa bahan barang, jasa dan
perlengkapan dibeli dengan biaya total yang terendah.
19
2. Strategi terkait untuk menjamin bahwa persediaan dan biaya simpan di
pantau dan dikendalikan secara agresif.
Menurut Dr. dr. H. Boy S. Sabarguna (2009) dalam Febriawati (2013)
terdapat 15 langkah manajemen logistik, antara lain:
1. Tingkat Persediaan : menentukan tingkat persediaan yang tersedia di dalam
setiap departemen yang bersangkutan.
2. Identifikasi : identifikasi pasokan atau permintaan atau penggunaan untuk
setiap departemen pengguna selama satu periode 24 jam.
3. Daftar Produk : membuat bagan daftar dari semua produk yang akan
digunakan oleh setiap departemen.
4. Frekuensi : menentukan frekuensi pergantian pasokan, yang bergantung
pada jenis sistem yang dipilih dan target untuk tingkat persediaaan yang
tersedia dan angka perputaran.
5. Persyaratan : pengidentifikasi persyaratan fungsional dan spesifikasi yan
diperlukan bagi semua kereta bursa, bila mana sistem tersebut digunakan.
6. Lokasi : menentukan lokasi yang layak untuk pasokan di areal pengguna.
7. Waktu : menentukan waktu peninjauan persediaan, pemesanan dan
penyediaan kembali.
8. Metode : mengidentifikasi dan menentukan metodelogi yang dipilih.
9. Sistem : menyusun sistem kerja atau penyimpanan catatan yang sesuai.
10. Konfigurasi : menyesuaikan tata letak, konfigurasi dan tngkat persediaan
pada sumber-sumber pasokan untuk mengakomudasi sistem baru.
11. Pelatihan : melaksanakan program-program pendidikan saat layanan, bagi
semua personil yang terlibat dan terpengaruh oleh sistem baru.
12. Mekanisme Penelusuran : membuat suatu mekanisme untuk menelusuri
permintaan persediaan yang tidak rutin atau acak yang terjadi di luar sistem
dasar untuk menetapkan kesinambungan keefektifan sistem tersebut dan
kelayakan tingkat sampai produk serta tingkat persediaan.
13. Kebijakan dan Prosedur : membuat suatu kebijaksanaan dan prosedur untuk
membuat perubahan-perubahan sebagaimana layaknya.
20
14. Proyek Percobaan : memulai pelaksanaan baik atas dasar suatu proyek
percobaan (pilot project), dasar kelompok atau zona, ataupun seluruh rumah
sakit.
15. Penjadwalan : menjadwalkan pertemuan untuk meninjau kemajuan dan
membuat beberapa modifikasi yang perlu.
A. Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit
Menurut Tjandra Yoga Aditama (2003) fungsi-fungsi manajemen
logistik sama artinya dengan fungsi manajemen pada umumnya, hanya
karena untuk kepentingan tujuan logstik maka fungsi manajemen logsitik
adalah sebagai berikut (Febriawati, 2013):
1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan
sasaran-sasaran, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.
Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi
perencanaan, dari semua faktor yang memperngaruhi penentuan
kebutuhan harus diperhitungkan.
2. Fungsi Penganggaran
Merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan
kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah
biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku
secara langsung.
3. Fungsi Pengadaan
Merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan
penentuan kepada instansi-instansi pelaksanaan.
4. Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
21
Merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
perlengkapanan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu
untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5. Fungsi Pemeliharan
Merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan
kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris.
6. Fungsi Penghapusan
Merupakan berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari
pertanggung jawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi
penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (asset) karena
kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari
segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal-
hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Fungsi Pengendalian
Merupakan fungsi inti dari pengelolahan perlengkapan yang
meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan
pengelolahan logistik. Dalam fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan
pengendalian inventarisasi (inventory control) yang merupakan unsur-
unsur utamanya.
B. Siklus Logistik Rumah Sakit
Siklus logistik adalah proses dari sebelum terjadinya kegiatan
logistik sampai kegiatan tersebut dapat di evaluasi. Di awali dengan
perencanaan sampai dengan proses pengawasan dan pengendalian, yang
melibatkan semua unsur organisasi mulai dari pimpinan tingkat atas sampai
dengan tingkat pemakai (user).
Perencanaan
Penganggaran Pengahapusan
22
Bagan 2. 2 Siklus Logistik Rumah Sakit
2.3 Manajemen Instalasi Farmasi
Pelayanan kefarmasian tidak hanya berfokus pada pengelolaan obat
sebagai komoditi, tetapi pada saat ini, pelayanan kefarmasian adalah pelayanan
yang komprehensif yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari
pasien. Dalam memberikan pelayanan, seorang apoteker dituntut untuk
meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan berinteraksi langsung dengan
pasien. Tujuan dilakukannya interaksi adalah untuk memberikan informasi,
monitoring penggunaan obat, mengetahui tujuan akhirnya sesuai harapan
(Kepmenkes No. 1027/2007).
Menurut Siregar, C.J.P. (2004) Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
adalah suatu bagian, unit, devisi atau fasilitas dirumah sakit, tempat semua
kegiatan pekerjaan kefarmasian yang ditunjukan untuk keperlua rumah sakit
itu sendiri. Pekerjaan kefarmasian adalah permbuatan, termasuk pengendalian
mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi
obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi
obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (Febriawati,
2013).
23
Berdasarkan Surat Keputusan (SK) Kementerian Kesehatan Nomor
1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit bahwa
pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari
sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi kepada
pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi
klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Farmasi rumah sakit
bertanggung jawab terhadap semua barang farmasi yang beredar di rumah sakit
tersebut. Mutu pelayanan farmasi rumah sakit adalah pelayanan farmasi yang
menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan dalam menimbulkan
kepuasan pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata masyarakat, serta
penyelenggaraan sesuai dengan standar pelayanan profesi yang ditetapkan
serta sesuai dengan kode etik profesi farmasi. Pengendalian mutu adalah suatu
mekanisme kegiatan pemantauan dan penilaian terhadap pelayanan yang
diberikan, secara terencana dan sistematis, agar dapat diidentifikasi peluang
untuk peningkatan mutu serta menyediakan mekanisme tindakan yang diambil
sehingga terbentuk proses peningkatan mutu pelayanan farmasi yang
berkesinambungan (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004).
A. Tujuan
Tujuan pelayanan farmasi sesuai dengan Standar Pelayanan Instalasi
Farmasi (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
1. Tujuan Pelayanan Instalasi Farmasi
a. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam
keadaan biasa maupun dalam keadaan gawat darurat, sesuai dengan
keadaan pasien maupun fasilitas yang tersedia.
b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional berdasarkan
prosedur kefarmasian dan etik profesi.
c. Melaksanakan KIE (Komunikasi, Informasi, dan Edukasi)
mengenai obat.
d. Menjalankan pengawasan obat berdasarkan aturan-aturan yang
berlaku.
24
e. Melakukan dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah
dan evaluasi pelayanan.
2. Tugas Pokok Instalasi Farmasi
a. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal.
b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi profesional dan
optimal berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi.
c. Melaksanakan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE).
d. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa, dan evaluasi untuk
meningkatkan mutu pelayanan farmasi.
e. Melakukan pengawasan berdasarkan aturan-aturan yang berlaku.
f. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang farmasi.
g. Mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang farmasi.
h. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan
formalarium rumah sakit.
B. Fungsi
Fungsi pelayanan farmasi sesuai dengan Standar Pelayanan
Instalasi Farmasi (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
1. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah
sakit.
b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal.
c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan
yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan
ketentuan yang berlaku.
f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan
persyaratan kefarmasian.
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di
rumah sakit.
25
2. Pelayanan Kefarmasian dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan
a. Mengkaji instruksi pengobatan/resep pasien.
b. Mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat
dan alat kesehatan.
c. Mencegah dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan
penggunaan obat dan alat kesehatan.
d. Memantau efektifitas dan keamanan penggunaan obat dan alat
kesehatan.
e. Memberikan informasi kepada petugas kesehatan, pasien/keluarga.
f. Memberikan konseling kepada pasien/keluarga.
g. Melakukan pencampuran obat suntik.
h. Melakukan penyiapan nutrisi parenteral.
i. Melakukan penanganan obat kanker.
j. Melakukan penentuan kadar obat dalam darah.
k. Melakukan pencatatan setiap kegiatan.
l. Melaporkan setiap kegiatan.
C. Administrasi dan Pengelolaan
Pelayanan diselenggarakan dan diatur demi berlangsungnya
pelayanan farmasi yang efisien dan bermutu, berdasarkan fasilitas yang ada
dan standar pelayanan keprofesian yang universal. Administrasi dan
pengelolaan sesuai dengan Standar Pelayanan Instalasi Farmasi
(Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004).
1. Adanya bagan organisasi yang menggambarkan uraian tugas, fungsi,
wewenang dan tanggung jawab serta hubungan koordinasi di dalam
maupun di luar pelayanan farmasi yang ditetapkan oleh pimpinan
rumah sakit.
2. Instalasi Farmasi harus meyelenggarakan rapat pertemuan untuk
membicarakan masalah-masalah dalam peningkatan pelayanan
farmasi.
3. Adanya Komite/Panitia Farmasi dan Terapi di rumah sakit dan apoteker
Instlasi Farmasi Rumah Sakit menjadi sekretaris komite/panitia.
26
Fungsi dan Ruang Lingkup Panitia Farmasi dan Terapi:
a. Mengembangkan formularium di rumah sakit dan merevisinya
bilamana perlu. Pemilihan obat untuk dimasukan dalam
formularium harus didasarkan pada efek terapi, keamanan, harga
obat dan meminimalkan duplikasi.
b. Panitia Farmasi dan Terapi mengevaluasi untuk persetujuan usulan
obat baru atau dosis obat.
c. Membantu instalasi farmasi dalam meninjau kebijakan dan
peraturan penggunaan obat.
d. Mengumpulkan dan meninjau laporan mengenai efek samping obat.
D. Staf dan Pimpinan
Menurut Standar Pelayanan Instalasi Farmasi (Kepmenkes Nomor
1197/Menkes/SK/X/2004), pelayanan farmasi diatur dan dikelola demi
terciptanya tujuan pelayanan instalasi farmasi. Personalia pelayanan farmasi
adalah sumber daya manusia yang melakukan pekerjaan kefarmasiaan di
rumah sakit dengan persyaratan: mempunyai ijin kerja, dan terdaftar di
Departemen Kesehatan. Penyelenggaraan pelayanan kefarmasiaan
dilaksanakan oleh tenaga farmasi profesional yang berwenang berdasarkan
undang-undang. Kualitas dan rasio kuantitas harus disesuaikan dengan
beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi perhitungan beban kerja adalah
kapasitas tempat tidur dan BOR, jumlah resep atau formulir per hari, volume
perbekalan farmasi. Untuk pelayanan kefarmasian yang ideal, 30 tempat
tidur (TT) dilayani oleh 1 Apoteker.
1. Instalasi Farmasi Rumah Sakit dipimpin oleh Apoteker yang telah
terdaftar di Departemen Kesehatan dan mempunyai suart ijin kerja.
2. Pada pelaksanaannya Apoteker dibantu oleh Tenaga Ahli Madya Farmasi
(D3) dan Tenaga Menengah Farmasi (AA).
3. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab terhadap segala aspek
hukum dan peratuan-peraturan farmasi baik terhadap pengawasan
distribusi maupun administrasi barang farmasi.
27
4. Setiap saat harus ada apoteker di tempat pelayanan untuk melangsungkan
dan mengawasi pelayanan farmasi.
5. Adanya uraian tugas (job description) bagi staf dan pimpinan farmasi.
E. Fasilitas dan Peralatan
Fasilitas menurut Standar Pelayanan Instalasi Farmasi (Kepmenkes
Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004), harus tersedia ruangan, peralatan dan
fasilitas lain yang dapat mendukung administrasi, profesionalisme dan
fungsi teknik pelayanan farmasi, sehingga menjamin terselenggaranya
pelayanan farmasi yang fungsional, profesional dan etis.
1. Tersedianya fasilitas penyimpanan barang farmasi yang menjamin semua
barang farmasi tetap dalam kondisi yang baik dan dapt dipertanggung
jawabkan sesuai dengan spesifikasi masing-masing barang farmasi dan
sesuai dengan peraturan.
2. Tersedianya fasilitas produksi obat yang memenuhi standar.
3. Tersedianya fasilitas untuk pendistribusian obat.
4. Tersedianya fasilitas pemberian informasi dan edukasi.
5. Tersedianya fasilitas untuk penyimpanan arsip resep.
6. Ruangan perawatan harus memiliki tempat penyimpanan obat yang baik
sesuai dengan peraturan dan tata cara penyimpanan yang baik.
7. Obat yang bersifat adiksi disimpan sedemikian rupa demi menjamin
keamanan setiap staf.
a. Bangunan
Menurut Standar Pelayanan Instalasi Farmasi (Kepmenkes
Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004), fasilitas bangunan, ruangan, dan
peralatan harus memnuhi ketentuan dan perundang-undangan
kefarmasiaan yang berlaku:
1) Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan rumah sakit.
2) Terpenuhinya luas yang cukup untuk penyelenggaraan asuhan
kefarmasian di rumah sakit.
28
3) Dipisahkan antara fasilitas untuk penyelenggaraan manajemen,
pelayanan langsung pada pasien, dispensing serta ada penanganan
limbah.
4) Dipisahkan juga antara jalur steril, bersih dan daerah abu-abu, bebas
kontaminasi.
5) Persyaratan ruang tentang suhu, pencahayaan, kelembaban, tekanan
dan keamanan baik dari pencuri maupun binatang pengerat. Fasilitas
peralatan memenuhi persyaratan yang ditetapkan terutama untuk
perlengakapan dispensing baik untuk sediaan steril, non steril
maupun cair untuk obat luar atau dalam.
b. Pembagian Ruangan (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004):
1) Ruang kantor
2) Ruang pimpinan
3) Ruang staf
4) Ruang kerja/adminitrasi
5) Ruang pertemuan
c. Ruang Produksi (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
Lingkungan kerja ruang produksi harus rapih, tertib, dan efisien
untuk meminimalkan terjadinya kontaminasi sediaan dan dipisahkan
antara:
1) Ruang produksi sediaan non steril
2) Ruang produksi sediaan steril
d. Ruang Penyimpanan (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi, sanitasi,
temperatur sinar/cahaya, kelembaban, ventilasi, pemisahan untuk
menjamin mutu produk dan keamanan petugas yang terdiri dari:
1) Kondisi Umum untuk Ruang Penyimpanan
- Obat jadi
- Obat produksi
- Bahan baku obat
29
- Alat kesehatan dan lain-lain
2) Kondisi Khusus untuk Ruang Penyimpanan
- Obat termolabil
- Alat kesehatan dengan suhu rendah
- Obat mudah terbakar
- Obat/bahan obat berbahaya
- Barang karantina
e. Ruang Distribusi/Pelayanan (Kepmenkes No.1197/Menkes/SK/X/2004)
1) Ruang distribusi yang cukup untuk seluruh kegaiatan farmasi rumah
sakit
2) Ruang distribusi untuk pelayanan rawat jalan (Apotik)
3) Ada ruang khusus/terpisah untuk penerimaan resep dan persiapan
obat
4) Ruang distribusi untuk pelayanan rawat inap (satelit farmasi)
5) Ruang distribusi untuk melayani kebutuhan ruangan
6) Ada ruang khusu/terpisah dari ruang penerimaan barang dan
penyimpanan barang
7) Dilengkapi kereta dorong trolley
f. Ruang Konsultasi (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
Sebaiknya ada ruang khusus untuk apoteker memberikan
konsultasi pada pasien dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan
kepatuhan pasien. Dipisahkan antara ruang konsultasi untuk pelayanan
rawat jalan (apotik) dan ruang konsultasi untuk pelayanan rawat inap.
g. Ruang Informasi Obat (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
Sebaiknya tersedia ruangan sumber informasi dan teknologi
komunikasi dan penanganan informasi yang memadai untuk
mempermudah pelayanan informasi obat. Luas ruangan yang dibutuhkan
untuk pelayanan informasi obat:
1) 200 tempat tidur : 20 meter2
2) 400-600 tempat tidur : 40 meter2
30
3) 1300 tempat tidur : 70 meter2
h. Ruang Arsip Dokumen (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
Harus ada ruangan khusus yang memadai dan aman untuk
memelihara dan menyimpanan dokumen dalam rangka menjamin agar
penyimpanan sesuai hukum, aturan, persyaratan, dan tehnik manajemen
yang baik.
i. Peralatan (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004)
Fasilitas peralatan memenuhi persyaratan yang ditetapkan
terutama untuk perlengakapan dispensing baik untuk sediaan steril, non
steril, maupun cair untuk obat luar. Fasilitas peralatan harus dijamin
sensitif pada pengukuran dan memenuhi persyaratan, penerapan dan
kalibrasi untuk peralatan tertentu setiap tahun. Peralatan minimal yang
harus tersedia:
1) Peralatan untuk menyimpan, peracikan dan pembuatan obat baik
nonsteril maupun aseptik.
2) Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip
3) Kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan pelayanan
informasi obat.
4) Lemari penyimpanan khusus untuk nerkotika
5) Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil
6) Penerangan, sarana air, ventilasi dan system pembungan limbah
yang baik.
7) Alarm
F. Kebijakan dan Prosedur
Menurut Standar Pelayanan Instalasi Farmasi (Kepmenkes Nomor
1197/Menkes/SK/X/2004), semua kebijakan dan prosedur yang ada harus
tertulis dan dicantumkan tanggal dikeluarkannya peraturan tersebut.
Peraturan dan prosedur yang ada harus mencerminkan standar pelayanan
31
farmasi mutakhir yang sesuai dengan peraturan dan tujuan pelayanan
farmasi itu sendiri.
1. Kriteria kebijakan dan prosedur dibuat oleh kepala instalasi,
panitia/komite farmasi dan terapi serta para apoteker.
2. Obat hanya dapat diberikan setelah mendapat pesanan dari dokter dan
apoteker menganalisa secara kefarmasian.
3. Obat adalah bahan berkhasiat dengan nama generik.
4. Kebijakan dan prosedur yang tertulis harus mencantumkan:
a. Pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi perencanaan,
pengadaan, penerimaan, pembuatan/produksi, penyimpanan,
pendistribusian, dan penyerahan.
b. Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan mengenai pemakaian obat dan
efek samping obat bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta
pencatatan penggunaan yang salah dan atau dikeluhkan pasien.
c. Pemberian konseling/infromasi oleh apoteker kepada pasien maupun
keluarga pasien dalam hal penggunaan dan penyimpanan obat serta
berbagai aspek pengetahuan tentang obat demi meningkatkan derajat
kepatuhan dalam penggunaan obat.
d. Pengamanan pelayanan farmasi dan penyimpanan obat harus
terjamin.
5. Harus ada sistem yang mendokumentasikan penggunaan obat yang salah
dan atau mengatasi masalah obat.
G. Pengembangan Staf dan Program Pendidikan
Menurut standar pelayanan Instalasi Farmasi (Kepmenkes Nomor
1197/Menkes/SK/X/2004), setiap staf di rumah sakit harus mempunyai
kesempatan untuk meningkatakan pengetahuan dan keterampilannya.
1. Apoteker harus memberikan masukan kepada pimpinan dalam menyusun
program pengembangan staf.
2. Staf yang baru mengikuti program orientasi sehingga mengetahui tugas
dan tanggung jawab.
3. Adanya mekanisme untuk mengetahui kebutuhan pendidikan bagi staf.
32
4. Setiap staf diberikan kesempatan yang sama untuk mengikuti pelatihan
program pendidikan berkelanjutan.
5. Penyelenggaraan pendidikan dan penyuluhan meliputi:
a. Penggunaan obat dan penerapannya
b. Pendidikan berkelanjutan bagi staf farmasi
H. Evaluasi dan Pengendalian Mutu
Menurut Standar Pelayanan Instalasi Farmasi (Kepmenkes Nomor
1197/Menkes/SK/X/2004), pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas
pelayanan kefarmasian yang bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi
rumah sakit yang baik.
1. Pelayanan farmasi dilibatkan dalam program pengendalian mutu
pelayanan rumah sakit.
2. Mutu pelayanan farmasi harus di evaluasi secara periodik terhadap
konsep, kebutuhan, proses dan demi menunjang peningkatan mutu
pelayanan.
3. Apoteker dilibatkan dalam merencanakan program pengendalian mutu.
4. Kegiatan pengendalian mutu mencakup hal-hal berikut:
a. Pemantauan : pengumpulan semua informasi yang penting yang
berhubungan dengan pelayanan farmasi.
b. Penilaian : penilaian secara berkala untuk menetukan masalah-
masalah pelayanan dan berupaya untuk memperbaiki.
c. Tindakan : bila masalah-masalah sudah dapat ditentukan maka harus
diambil tindakan untuk memperbaikinya dan didokumentasi.
d. Evaluasi : efektivitas tindakan harus di evaluasi agar dapat diterapkan
dalam program jangka panjang.
e. Umpan balik : hasil tindakan diinformasikan kepada staf.
2.4 Sistem Distribusi Obat dan Alat Kesehatan
Sistem distribusi obat adalah tatanan jaringan sarana, personel,
prosedur, dan jaminan mutu yang serasi, terpadu dan berorientasi penderita
dalam kegiatan penyampaian sediaan obat beserta informasinya kepada
penderita. Sistem distribusi obat mencakup penghantaran sediaan obat yang
33
telah di- dispensing Instalasi Farmasi RS ke daerah tampat perawatan penderita
dengan keamanan dan ketepatan obat, ketetapan penderita, ketetapan jadwal,
tanggal, waktu, dan metode pemberian, dan ketetapan personel pemberi obat
kepada penderita serta keutuhan mutu obat (Febriawati, 2013). Sistem
distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan
mempertimbangkan (Kepmenkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004):
1. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada.
2. Metode sentralisasi atau desentralisasi.
3. Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau
kombinasi.
Bentuk-Bentuk Pendistribusian Logistik Farmasi Rumah Sakit
(Febriawati, 2013):
1. Sentralisasi
Sentralisasi merupakan penyimpanan dan pendistribusian semua
obat/barang farmasi dipusatkan pada satu tempat. Seluruh kebutuhan
obat/barang farmasi setiap unit perawatan/pelayanan baik untuk kebutuhan
individu maupun kebutuhan dasar ruangan disuplai langsung dari pusat
pelayanan farmasi tersebut.
Bagan 2. 3 Alur Distribusi Sentralisasi
Gudang Rawat Inap
Rawat Jalan
Rawat Darurat
Bedah Pusat
34
(Sumber: Febriawati, 2013)
2. Desentralisasi
Desentralisasi merupakan pelayanan mempunyai cabang di dekat
unit perawatan/pelayanan sehingga penyimpanan dan penditribusian
kebutuhan obat atau barang farmasi unit perawatan/pelayanan tersebut baik
untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan dasar ruangan tidak lagi
dilayani dari pusat pelayanan farmasi.
Bagan 2. 4 Alur Distribusi Desentralisasi
(Sumber: Febriawati, 2013)
Jenis sistem distribusi obat untuk penderita rawat inap (Febriawati, 2013):
1. Sistem distribusi obat resep individu
Resep individual adalah resep yang ditulis oleh dokter untuk tiap
penderita. Pada sistem ini, kebutuhan barang farmasi individu pasien tidak
35
tersedia di ruang perawatan, tetapi harus diambil/ditebus di tempat
pelayanan farmasi dengan membawa resep/instruksi pengobatan dari
dokter. Tempat pelayanan farmasi tersebut dapat di instalasi farmasi rumah
sakit, apotik baik yang ada di dalam maupun yang di luar rumah sakit. Waku
yang dibutuhkan untuk menyiapkan oabt menjadi lama, akan tetapi farmasi
rumah sakit atau farmasi komunitas terlibat dalam proses review maupun
penyiapan resep. Selanjutnya semua obat yang ditebus tersebut di bawa ke
ruang perawatan untuk di serahkan kepada perawat untuk di simpan. Biaya
pengobatan yang di tanggung pasien tinggi karena setiap sis obat yang tidak
digunakan tetap harus dibayar.
Bagan 2. 5 Alur Pelayanan Resep Individu untuk Rumah Sakit
Sumber: Febriawati, 2013
Keuntungan dari sistem ini adalah:
Pasien Dokter
Perawat
APOTIK RS
Keluarga
Keluarga
APOTIK
LUAR
Keuangan
Perawat
36
a. Semua resep dikaji langsung oleh apoteker yang dapat memberi
keterangan atau informasi kepada perawat berkaitan dengan obat
penderita.
b. Memberi kesempatan interaksi profesional anatara Farmasis-Dokter-
Perawat-Penderita.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas perbekalan.
d. Mempermudah penagihan biaya oleh perbekalan.
Keterbatasan sistem distribusi obat resep individual adalah sebagai berikut:
a. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai pada penderita.
b. Jumlah kebutuhan personal di IFRS meningkat.
c. Memerlukan jumlah perawat dan waktu yang lebih banyak untuk
penyiapan obat di ruang pada waktu konsumsi obat.
d. Terjadi kesalahan obat karena kurang pemeriksaan pada waktu
penyiapan konsumsi.
2. Sistem distribusi obat persediaan pelengkap di ruangan (floor stock)
Pada sistem ini kebutuhan obat/perbekalan farmasi dalam jumlah
besar baik untuk kebutuhan dasar ruangan maupun kebutuhan individu
pasien yang diperoleh dari tempat pelayanan farmasi baik sentralisasi
maupun desentralisasi, disimpan di ruang perawatan. Kebutuhan obat dasar
maupun obat individu langsung dapat dilayani oleh perawat tanpa harus
menebus/mengambil dulu dari tempat penyimpanan farmasi. Proses
pengolahan inventaris, penyiapan dan peracikan obat/barang farmasi
tersebut derta penyampaiannya pada pasien sepenuhnya menjadi tanggung
jawab atau beban pekerjaan perawat. Pelayanan dengan sistem ini paling
cepat, karena semua barang kebutuhan ada dalam satu ruangan.
Keuntungan dari sistem distribusi obat persedian lengkap diruangan adalah:
a. Obat yang diperlukan segera tersedia bagi penderita
b. Peniadaan pengembalian obat yang tidak terpakai di IFRS
c. Penguragan penyalinan kembali order obat
d. Pengurangan jumlah personil IFRS yang diperlukan
37
Keterbatasan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan adalah:
a. Kesalahan obat sangat meningkat karena order obat tidak dapat
dikasih oleh Apoteker. Di samping itu, penyiapan obat dan konsumsi
obat dilakukan oleh perawat sendiri, tidak ada pemeriksaan ganda.
b. Persediaan obat di unit perawat meningkat, dengan fasilitas ruangan
yang sangat terbatas.
c. Pencurian obat meningkat.
d. Meningkatnya bahaya karena kerusakan obat.
e. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas
penyimpanan obat yang sesuai di tiap aerah perawatan penderita.
f. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani obat.
g. Meningkatnya kerugian karena kerusakan obat.
3. Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan di
ruangan
Rumah sakit menerapkan sistem ini, selain menerapkan sistem
distribusi resp/order individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi
persediaan di ruangan yang terbatas. Jenis dan jumlah obat yang tersedia di
ruangan (daerah penderita) ditetapkan oleh PFT dengan masukan dari
instalasi farmasi rumah sakit dan dari pelayanan keperawatan. Sistem
kombinasi diadakan untuk mengurangi beban kerja instalasi farmasi rumah
sakit. Obat yang disediakan di ruangan adalah obat yang diperlukan oleh
banyak penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya adalah obat yang
harganya relative murah, mencakup bat resep atau obat bebas.
Keuntungan sistem ini adalah:
a. Semua resep/order individual dikaji langsung oleh apoteker.
b. Adanya kesempatan berinteraksi profesional anatara apoteker-
dokter-perawat-penderita.
c. Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi penderita (obat
persediaan di ruang).
d. Beban instalasi farmasi rumah sakit dapat berkurang.
38
Keterbatasan dari sistem ini adalah:
a. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita
(obat resp individu).
b. Kesalahan obat dapat terjadi (obat dari persediaan di ruang).
4. Sistem distribusi obat dosis unit
Obat dosis unit adalah obat yang di order oleh dokter untuk
penderita, terdiri atas satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing
dalam kemasan dosis tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk
suatu watu tertentu. Penderita hanya membayar obat yang dikonsumsi saja.
Sistem distribusi obat dosis unit adalah metode dispensing dan pengendalian
obat yang dikoordinasi instalasi farmasi dan rumah sakit. Sistem dosis unit
dapat berbeda dalam bentuk tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit,
unsur khusus berikut adalah dasar dari semua sisem dosis unit yaitu obat
dikandung daatan alam kemasan unit tunggal, di dispensing dalam bentuk
siap konsumsi, untuk kebanyakan obat tidak lebih dari 24 jam persediaan
dosis, dihantarkan keruang perawatan atau tersedia pada ruang perawatan
penderita tiap waktu.
Bagan 2. 6 Alur Distribusi Unit Dose
Pasien Dokter
Perawat
Instalasi Farmasi
UNIT DOSE
39
Sumber: Febriawati, 2013
Keuntungan dari penerapan sistem ini adalah:
a. Penderita menerima pelayanan instalasi farmasi rumah sakit 24 jam
sehari dan penderita membayar hanya obat yang di konsumsi saja.
b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan
oleh instalasi farmasi rumah sakit.
c. Pengurangan kerugian biaya obat yang tidak terbayar oleh penderita.
d. Penyiapan sediaan intravena dan rekonstitusi obat oleh instlasi
farmasi rumah sakit.
e. Menghemat ruangan di unit perawat dengan meniadakan persediaan
ruang obat-obatan.
f. Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan dan pengurangan
pekerjaan menulis di unit perawatan dan instalasi farmasi rumah
sakit.
g. Adanya sistem pemeriksaan ganda dengan meninterprestasi
resep/order dokter dan membuat profil pengobatan penderita (P-3)
oleh apoteker da perawat memeriksa obat yang disiapkan instalasi
farmasi rumah sakit sebelum dikonsumsikan. Jadi sistem ini
mengurangi resiko kesalahan obat.
h. Mengurangi kehilangan pendapatan.
i. Meniadakan pencurian dan pemborosan obat.
j. Memperluas cakupan dan pengendalian instalasi farmasi rumah sakit
secara keseluruhan sejak dari dokter menulis resep/order sampai
penderita menerima dosis unit.
40
k. Kemasan dosis unit secara tersendiri-sendiri diberi etiket dengan
nama obat, kekuatan, nomor kendali dan kemasan tetap utuh sampai
obat siap di konsumsikan pada penderita.
l. Sistem komunikasi pengorderan dan penghantaran obat bertambah
baik.
m. Apoteker dapat datang ke unit perawat/ruang penderita, untuk
melakukan konsultasi obat, membantu memberikan masukan kepada
tim, sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan penderita yang
lebih baik.
n. Pengurangan biaya total kegiatan yang berkaitan dengan obat
menyeluruh.
o. Pengendalian yang lebih besar oleh apoteker atas pola beban kerja
instalasi farmasi rumah sakit dan penjadwalan staf.
p. Penyesuaian yang lebih besar untuk prosedur kemputerisasi dan
otomatis.
2.5 Instalasi Rawat Inap
Rawat Inap merupakan komponen dari pelayanan rumah sakit.
Kapasitas itu diukur dengan jumlah tempat tidur. Dalam decade terakhir,
jumlah tempat tidur tetap digunakan sebagai ukuran tingkat hunian, pelayanan
dan keuangan rumah sakit meskipun hanya (10%) dari seluruh pelayanan yang
membutuhkan rawat inap.sebuah institusi dapat dikatagorikan sevagai rumah
sakit apabila memiliki paling sedikit 6 tempat tidur untuk merawat orang sakit
dengan lama perawatan di rumah sakit di atas 24 jam setiap kali admisi
(Depkes, 1994).
Instalasi rawat inap adalah pelayanan terhadap pasien masuk rumah
sakit yang menempati tempat tidur perawatan untuk keperluan observasi,
diagnose, terapi, rehabilitasi medic dan atau pelayanan medic lainnya (Depkes
RI, 1997).
Menurut UU No. 3 tahun 1992 tentang jaminan social tenaga kerja
menyatakan bahwa rawat inap adalah pemeliharaan kesehatan rumah sakit
dimana penderita tinggal atau mondok sedikitnya satu hari berdasarkan rujukan
41
dari Pelaksana Pelayanan Kesehatan atau rumah sakit Pelaksana Pelayanan
Kesehatan lain. Ruang pasien rawat inap adalah ruanga untuk pasien yang
memerlukan asuhan dan pelayanan keperawatan dan pengobatan secara
berkesinambungan lebih dari 24 jam. Untuk tiap-tiap rumah sakit akan
mempunyai ruang perawatan dengan nama sendiri-sendiri sesuai dengan
tingkat pelayanan dan fasilitas yang diberikan oleh pihak rumah sakit kepada
pasiennya (Kemenkes RI, 2012).
A. Kegiatan Instalasi Rawat Inap
Menurut Pahlevi (2009) dalam Anggita (2012) ada 7 kegiatan dalam
pelayanan rawat inap, diantaranya:
1. Penerimaan Pasien (Admission),
2. Pelayanan Medik,
3. Pelayanan Penunjang Medik,
4. Pelayanan Perawatan,
5. Pelayanan Obat,
6. Pelayanan Makanan,
7. Pelayanan Administrasi Keuangan.
B. Kualitas Pelayanan Rawat Inap
Menurut Jacobalis (1990) yang dikutip dari Pahlevi (2009) dalam
Anggita (2012) kualitas pelayanan kesehatan di ruang rawat inap rumah
sakit dapat diuraikan dari beberapa aspek, diantaranya:
1. Penampilan keprofesian atau aspek klinis
Aspek ini menyangkut pengetahuan, sikap dan perilaku dokter
dan perawat serta tenaga profesi lainnya.
2. Efisiensi dan efektifitas
Aspek ini merupakan pemanfaatan semua sumber daya di
rumah sakit agar dapat berdaya guna dan berhasil guna.
3. Keselamatan pasien
42
Aspek ini menyangkut keselamatan dan keamanan pasien.
4. Kepuasan pasien
Aspek ini merupakan kepuasan fisik, mental dan social pasie
terhadap lingkungan rumah sakit, kebersihan, kenyamanan, kecepatan
pelayanan, keramahan, perhatian, biaya yang diperlukan dan
sebagainya.
Menurut Jacobalis (1993) dalam Anggita (2012), pelayanan
kesehatan di ruang rawat inap rumah sakit erat kaitannya dengan dokter,
perawat, atau petugas lain di rumah sakit, aspek hubungan antar manusia,
kemanusiaan, kenyamanan atau kemudahan fasilitas dan lingkungan,
peralatan dan perlengkapan, serta biaya pengobatan.
Menurut Muslihuddin (1996) dalam Anggita (2012), mutu asuhan
pelayanan rawat inap dikatakan baik apabila:
1. Memberikan rasa tentram kepada pasien.
2. Seluruh pegawai rumah sakit dapat memberikan pelayanan yang
professional baik kepada pasien maupun keluarga pasien, sejak pasien
pertama kali masuk hingga pasien pulang.
Dari kedua aspek tersebut dapat diartikan sebagai berikut:
a. Petugas penerima pasien dalam melakukan pelayanan terhadap pasien
harus mampu melayani dengan cepat karena mungkin pasien
memerlukan penanganan segera.
b. Penanganan pertama dari perawat harus mampu membuat pasien
menaruh kepercayaan bahwa pengobatan yang diterima dimulai secara
benar.
c. Penanganan oleh para dokter yang professional akan menimbulkan
kepercayaan pasien bahwa mereka tidak salah memilih rumah sakit.
d. Ruangan yang bersih dan nyaman, memberikan nilai tambah kepada
rumah sakit.
e. Peralatan yang memadai dengan operator yang professional.
43
f. Biaya pengobatan dapat dijangkau oleh seluruh lapisan masyarakat
sehingga pelayanan di rumah sakit tidak hanya dapat dinikmati oleh
masyarakat yang mampu saja, masyarakat tidak mampu pun dapat
menikmatinya.
C. Alur Proses Pelayanan Pasien di Instalasi Rawat Inap
Terdapat tiga tahapan pada alur proses pelayanan di Instalasi Rawat
Inap yang akan dilalui oleh pasien, yaitu:
1. Bagian Penerimaan Pasien (Admission Departement),
2. Ruang Perawatan, dan
3. Bagian Administrasi dan Keuangan.
2.6 Kerangka Teori
Menurut Seto, dkk (2001) Pengelolaan logistik dapat tercapai, apabila
sudah menetapkan unsur-unsur dari manajemen itu sendiri. Agar tujuan yang
telah ditetapkan dapat dicapai, maka manajemen memerlukan unsur atau
sarana atau “the tool of management” yang meliputi unsur 5 M yaitu:
1. Man : manusia, SDM yang diperlukan
2. Money : uang yang dibutuhkan
3. Methods : metode/sistem yang digunakan
4. Materials : bahan-bahan yang digunakan
5. Machines : mesin-mesin yang digunakan
6. (plus Market : pasar yang digunakan untuk menjual produknya atau
jasanya).
Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik, unsur-unsur
tersebut diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip-prinsip
manajemen tersebut merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya
fungsi-fungsi logistik dengan baik.
Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan
oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai kesatuan organisasi dalam
upaya menghasilkan sesuatu yang ditetapkan (Azwar, 2010).
44
Dibentuknya suatu sistem pada dasarnya untuk mencapai suatu tujuan
tertentu yang telah ditetapkan. Untuk terbentuknya sistem tersebut perlu
dirangkai berbagai unsur atau elemen sedemikian rupa sehingga secara
keseluruhan membentuk suatu kesatuan dan secara bersama-sama berfungsi
untuk mencapai tujuan kesatuan. Apabila terdapat prinsip pokok atau cara kerja
sistem ini di terapkan, maka prinsip pokok atau cara kerja ini dikenal dengan
nama pendekatan sistem (system approach). Pendekatan sistem merupakan
penerapan dari cara berpikir yang sistematis dan logis dalam membahas dan
mencari pemecahan dari suatu masalah atau keadaan yang dihadapi (Azwar,
2010).
Bagan 2. 7 Kerangka Teori
Dari bagan 2. Dapat diketahui bahwa terdapat 3 (tiga) tahapan pendekatan
sistem untuk terselenggaranya fungsi-fungsi logistik terutama pada sistem
distribusi. Tahap pertama melakukan analisis pada masukan dari unsur manajemen
itu sendiri yang teridiri dari sumber daya manusia, anggaran, sarana dan prasarana,
mesin, dan metode. Tahap kedua melakukan analisis melalui proses dari fungsi-
fungsi logistik itu sendiri dan kemudian tahap ketiga akan mengetahui ketersediaan
bahan logistik di rumah sakit. Dari ketiga tahap tersebut akan dilakukan di sekitaran
area penelitian.
Area Penelitian
Input
a. SDM
b. Anggaran
c. Sarana dan
Prasarana
d. Mesin
e. Metode
Proses
Perencanaan
Penganggaran
Pengadaan
Penyimpanan
Pendistribusian
Pengawasan
Pengendalian
Output
Tersedianya
bahan logistik
di rumah sakit
45
BAB III
KERANGKA PIKIR
3.1 Kerangka Pikir
Berdasarkan penjelasan diatas, maka untuk mengetahui gambaran
sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap
rumah sakit dengan menggunakan pendekatan sistem yang meliputi input,
proses dan output.
Menurut Seto, dkk (2001) Pengelolaan logistik dapat tercapai, apabila
sudah menetapkan unsur-unsur dari manajemen itu sendiri. Unsur-sunsur
tersebut meliputi 5M yaitu SDM, Anggaran, Saran dan Prasarana, Metode dan
Mesin. Namun pada penelitian ini, peneliti hanya memasukan beberapa unsur
meliputi sumber daya manusia (SDM), sarana dan prosedur. Unsur tersebut
dijadikan substansi-substansi input karena kemungkinan besar memberikan
pengaruh atau berkaitan langsung terhadap sistem distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap rumah sakit. Selain itu, substansi
tersebut memungkinkan untuk diteliti di rumah sakit tersebut.
Substansi-substansi yang terdapat dalam unsur input ini akan
mempengaruhi proses. Proses yang menjadi substansi penelitian adalah salah
salah satu dari fungsi-fungsi logistik yaitu distribusi. Menurut Subagya (2010)
dalam Febriawati (2013) Distribusi atau penyaluran merupakan kegiatan atau
usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ketempat lainnya.
Substansi yang mempengaruhi penyaluran atau distribusi tersebut antara lain:
proses administrasi, proses penyampaian berita (data informasi), proses
pengeluaran fisik barang, proses angkutan, proses pembongkaran dan
pemuatan. Kelima proses ini dijadikan sebagai substansi penelitian karena
substansi-substansi tersebut paling menentukan terhadap sistem distribusi obat
dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit.
46
Output dari penelitian ini mengacu pada Permenkes Nomor 58 Tahun
2014 yang mendefiniskan bahwa distribusi merupakan suatu rangkaian dalam
rangka meyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan atau
pasien dengan tetap menjamin mutu (kualitas), ketepatan jenis, ketepatan
jumlah, dan ketetapan waktu. Maka output dari penelitian ini adalah
tersalurkannya obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) ke Instalasi Rawat
Inap yang efektif dan efisien. Dari penjelasan di atas, maka didapatkan
kerangka pikir yang tergambar dalam bagan di bawah ini:
Bagan 3. 1 Kerangka Pikir
Dalam penelitian ini akan dilihat substansti-subtansi yang
mempengaruhi kegiatan yang berada dalam kotak putus-putus di dalam
kerangka pikir, sebagai berikut:
a. Sumber Daya Manusia
b. Sarana dan Prasarana
c. Prosedur
Masukan
a. SDM
b. Sarana dan
Prasarana
c. Prosedur
Proses
Alur proses distribusi:
a. Proses Administrasi
b. Proses Penyampaian
Berita (data informasi)
c. Proses Pengeluaran
Fisik Barang
d. Proses Angkutan
e. Proses Pembongkaran
dan pemuatan
Keluaran
Tersalurkannya obat
dan bahan medis habis
pakai (BMHP) ke
Instalasi Rawat Inap
dengan efisien
47
d. Proses administrasi
e. Proses penyampaian berita (data informasi)
f. Proses pengeluaran fisik barang
g. Proses angkutan
h. Proses pembongkaran dan pemuatan
i. Tersalurkannya obat dan bahan medis habis pakai ke Instalasi Rawat Inap
dengan efektif dan efisien.
Pada bagan kerangka konsep yang digambarkan di atasa, dapat dilihat
bahwa secara sistem terdapat 9 (sembilan) substansi yang mempunyai keterkaitan
terhadap terjadinya suatu sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di
Instalasi Rawat Inap. Substansi input antara lain SDM, Sarana dan Prosedur.
Sedangkan pada substansi proses terdapat enam substansi antara lain proses
administrasi, proses penyampaian berita (data informasi), proses pengeluaran fisik
barang, proses angkutan, proses pembongkaran dan pemuatan. Dari substansi input
dan proses tersebut, maka dapat diketahui output dari distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit.
48
3.2 Definisi Istilah
Tabel 3. 1 Definisi Istilah
No. Substansi Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
1 SDM Adalah tenaga yang terlibat
langsung dalam
melaksanakan proses
distribusi obat dan bahan
medis habis pakai dan
gambaran pekerjaannya
ketika tenaga tersebut
melakukan perannya dalam
proses distribusi obat dan
bahan medis habis pakai
beserta latar belakang
pendidikan formal dan non
formal dari tenaga tersebut.
1) Observasi
2) Telaah
dokumen
3) Wawancara
a. Pedoman
Telaah
Dokumen
b. Pedoman
wawancara
1) Informasi tentang:
- Jumlah Pegawai di
Instalasi Farmasi
- Pegawai atau perawat
yang terlbiat dalam
distribusi obat dan
bahan medis habis
pakai di Instalasi
Rawat Inap
- Uraian tugas pegawai
di Instalasi Farmasi
- Latar belakang
pendidikan formal
karyawan di Intalasi
Farmasi
- Latar belakang
pendidikan non formal
(pelatihan) yang
pernah diikuti oleh
pegawai
- Jadwal shift pegawai
dan perawat
49
2 Sarana dan
Prasarana
Adalah fasilitas yang
digunakan untuk proses
distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di
Instalasi Farmasi dan di
Instalasi Rawat Inap.
1) Observasi
2) Telaah
dokumen
3) Wawancara
a. Pedoman
wawancara
Informasi mengenai fasilitas
yang digunakan dalam
pelaksanaan distribusi obat
dan bahan medis habis pakai
di Instalasi Rawat Inap dan
kecukupan alat sesuai
kebutuhan.
3 Prosedur Adalah pedoman/instuksi
kerja tertulis yang
digunakan semua petugas
sebagai pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan
distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di RSU
Kota Tangerang Selatan.
1) Telaah
Dokumen
2) Wawancara
3) Observasi
a. Pedoman
Wawancara
b. Pedoman
telaah
dokumen
1) Prosedur kerja yang
digunakan sebagai
pedoman
2) Kesesuaian prosedur
kerja dengan pelaksanaan
teknis
4 Proses
Administrasi
Adalah keseluruhan
kegiatan yang berkaitan
dengan pencatatan dalam
pelaksanaan distribusi obat
dan BMHP serta
penyusunan laporan yang
berkaitan dengan distribusi
secara rutin atau tidak rutin
dalam periode bulanan,
triwulan, semesteran atau
tahunan.
1) Telaah
dokumen
2) Wawancara
a. Pedoman
Wawancara
Informasi mengenai
pencatatan dan penyusunan
laporan distribusi obat dan
BMHP secara rutin atau
tidak rutin dalam periode
bulanan, triwulan,
semesteran atau tahunan.
50
5 Proses
penyampaian
berita
Adalah kegiatan dalam
berkomunikasi atau
memberikan informasi antar
pegawai baik pegawai di
Intalasi Farmasi maupun
pegawai/perawat di Instalasi
Rawat Inap terkait
pemesanan obat dan bahan
medis habis pakai dengan
menggunakan alat atau
sarana sebagai media
sebelum dilakukannya
distrbusi obat dan bahan
medis habis pakai.
Informasi tersebut dapat
dilakukan secara lisan,
tertulis ataupun melalui
gambar.
1) Observasi
2) Telaah
Dokumen
3) Wawancara
Pedoman
wawancara
Pedoman
telaah
dokumen
Informasi tentang:
a. Yang terlibat dalam
proses penyampaian
berita
b. Metode yang digunakan
dalam proses
penyampaian berita
pada saat distribusi obat
dan bahan medis habis
pakai dari instalasi
farmasi ke instalasi
rawat inap.
c. Jadwal pelaksanaan
penyampaian berita.
d. Kendala pada saat
proses penyampaian
berita tersebut.
6 Proses pengeluaran
fisik barang
Adalah kegiatan keluarnya
obat dan bahan medis habis
pakai setelah dilakukannya
pemesanan dengan cara atau
metode yang digunakan
dalam pengeluaran fisik
barang yang sudah dipesan.
1) Observasi
2) Telaah
Dokumen
3) Wawancara
a. Pedoman
telaah
dokumen
b. Pedoman
wawancara
Informasi tentang :
a. Yang terlibat dalam
proses pengeluaran fisik
barang
b. Tahapan atau metode
yang digunakan dalam
pengeluaran fisik barang
(obat atau bahan medis
habis pakai) pada saat
dilakukan distribusi dari
51
instalasi farmasi ke
instalasi rawat inap.
c. Kendala yang terjadi pada
saat proses pengeluaran
fisik barang.
7 Proses angkutan Adalah kegiatan membawa
barang yang sudah
dikeluarkan (obat dan bahan
medis habis pakai) dari
Instalasi Farmasi ke
Instalasi Rawat Inap dengan
menggunakan alat atau
sarana dalam pengangkutan
barang.
1) Observasi
2) Pedoman
Wawancara
a. Pedoman
Wawancara
Informasi tentang:
a. Yang terlibat dalam
proses angkutan
b. Alat pengangkut apa saja
yang digunakan pada saat
distribusi obat dan bahan
medis habis pakai dari
instalasi farmasi ke
instalasi rawat inap.
c. Kendala yang terjadi
dalam proses angkutan
tersebut.
52
8 Proses
pembongkaran dan
pemuatan
Adalah kegiatan
menurunkan dan
penyusunan barang di
Instalasi Rawat Inap (obat
dan bahan medis habis
pakai) yang sudah di
distribusikan dari Instalasi
Farmasi.
1) Observasi
2) Wawancara
a. Pedoman
wawancara
Informasi tentang:
a. Yang terlibat dalam
proses pembongkaran dan
pemuatan
b. Metode yang digunakan
dalam proses
pembongkaran dan
pemuatan
c. Kendala yang terjadi
9 Tersalurkannya
obat dan bahan
medis habis pakai
(BMHP) ke
Instalasi Rawat
Inap dengan
efisien.
Obat dan bahan medis habis
pakai (BMHP) yang
tersalurkan di Instalasi
Rawat inap dapat memenuhi
kriteria efisien yang
ditetapkan oleh Permenkes
Nomor 58 Tahun 2014
1) Observasi
2) Wawancara
3) Telaah
Dokumen
a. Pedoman
observasi
Pedoman
wawancara
Hasil distribusi sesuai
indikator efisiensi distribusi
obat dan bahan medis habis
pakai yang ditetapkan oleh
Permenkes Nomor 58 Tahun
2014 terdiri dari:
1. Ketersediaan dan
Kemanan
2. Ketepatan Jenis
3. Ketepatan Jumlah
4. Ketepatan Waktu
53
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
4.1 Desain Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif deskriptif
dengan menggunakan desain studi kasus. Menurut Bogdan dan Taylor dalam
Moleong (2000), penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian yang
menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-
orang dan perilaku yang diamati. Pengamatan yang dilakukan pada penelitian
ini merupakan pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan
disertai waawancara mendalam dengan informan yang terlibat dalam
pelaksanaan distribusi obat dan bahan medis habis pakai di instalasi rawat
inap RSU Kota Tangerang Selatan.
4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di RSU Kota Tangerang Selatan, yang
beralamat di Jalan Padjajaran No. 101, Pamulang Barat, Tangerang Selatan,
Banten 15417. Penelitian ini dilakukan pada bulan Maret sampai dengan
bulan April 2017.
4.3 Informan Penelitian
Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan menggunakan
metode purposive sampling, dimana informan penelitian secara langsung
ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu:
a. Kesesuaian (appropriatness)
Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan
dengan sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di RSU Kota
Tangerang Selatan.
54
b. Kecukupan (adequacy)
Data dan informasi yang diperoleh dapat menggambarkan seluruh
kegiatan yang berkaitan dengan penelitian secara lengkap dan jelas.
Informasi yang terkait dengan pelaksanaan distribusi obat dan
bahan medis habis pakai di instalasi rawat inap RSU Kota Tangerang
Selatan diperoleh melalui beberapa informan yaitu:
1. Kepala Bagian Distribusi Obat dan BMHP Instalasi Farmasi RSU
Kota Tangerang Selatan.
2. Kepala Bagian Pelayanan Farmasi Rawat Inap
3. Petugas Pelaksana Distribusi Obat dan BMHP Instalasi Farmasi
RSU Kota Tangerang Selatan.
4. Kepala Ruangan atau Perawat Instalasi Rawat Inap RSU Kota
Tangerang Selatan
4.4 Intrumen Penelitian
Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara mendalam
secara langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan
observasi langsung pada kegiatan sistem distribusi obat dan bahan medis
habis pakai dan juga melakukan telaah dokumen. Instrumen yang digunakan
pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara, lembar observasi, dan
telaah dokumen, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam.
4.5 Sumber Data
a. Data Primer
Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan
distribusi obat dan bahan medis habis pakai di RSU Kota Tangerang
Selatan, serta dilakukan wawancara mendalam dengan informan-
informan yang telah ditetapkan dengan menggunakan pedoman
wawancara mendalam dan lembar ceklist. Selain itu, data primer juga
didapat melalui telaah dokumen dengan menggunakan pedoman telaah
55
dokumen yang berhubungan dengan kegiatan distribusi obat di RSU
Kota Tangerang Selatan.
b. Data Sekunder
Selain data primer, juga dilakukan pengumpulan data sekunder
yang berasal dari studi dokumentasi yang berkaitan dengan distribusi
obat dan BMHP. Data sekunder ini nantinya akan menunjang hasil dari
penilitian. Data sekunder ini terdiri dari:
- Profil Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan
- Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang
Selatan
- Prosedur kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP)
- Surat Bukti Barang Keluar (SBBK)
- Form Permohonan Permintaan Barang
- Laporan Pencatatan Stok obat dan BMHP
- Kartu Stock
4.6 Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa
cara diantaranya:
a. Wawancara mendalam (indepth interview)
Untuk mendapatkan data secara mendalam, akurat dan terbuka
dilakukan wawancara mandala, bersama informan kunci dalam proses
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap yaitu kepala bagian
distribusi obat dan BMHP, petugas pelaksana distribusi obat dan BMHP
di Instalasi Rawat Inap, serta kepala ruangan atau perawat di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan dalam mendapatkan data pimer
mengenai distribus obat an BMHP.
56
b. Observasi
Observasi merupakan kegiatan pengamatan terhadap suatu obyek
atau orang lain atau pengumpulan data melalui pengamatan visual
dengan menggunakan panca indera. Objek dalam penelitian yang diamati
adalah job desk atau uraian tugas pelaksana distribusi obat dan BMHP,
sarana dan prasarana, dan SOP distribusi obat dan BMHP dalam proses
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap.
c. Telaah Dokumen
Telaah dokumen merupakan pengumpulan data melalui
pencatatan terhadap dokumen. Dokumen disini adalah job desk atau
uraian tugas pelaksana distribusi obat dan BMHP, standar oprerasional
prosedur (SOP), dan dokumen-dokumen lain yang terkait dengan proses
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang
Selatan.
4.7 Analisis Data
Analisis data bertujuan untuk mendeskripsikan dan
menginterprestasikan data yang telah diolah. Pendekatan ini mengidentifikasi
persamaan dan perbedaan data kualitatif, sebelum berfokus pada hubungan
antara bagian-bagian yang berbeda dari data, sehingga berusahan untuk
menggambarkan peristiwa dan atau menjelaskan kesimpulan dari berbagai
arah. Proses dan prosedur analisis data dimulai dari Transcription,
Familirisation with the interview, Coding, Developing a working analytical
framework, Applying the analytical framework, Chariting data into
framework matrix, dan Interpreting data (Gale, 2013).
1. Trasnscription
Rekaman audio dan video menjadi sangat penting dalam
membantu mengumpulkan data. Rekaman ini digunakan pada saat
wawancara mendalam bersama infroman sehingga semua informasi
57
ketika wawancara bisa didapatkan. Setelah dilakukan wawancara
terhadap informan yang berhubungan dengan distribusi obat dan BMHP
maka hasil wawacara tersebut akan di transkrip secara manual sehingga
data yang didapat bisa dipindahkan dalam bentuk tulisan.
2. Familirisation with the interview
Setelah dilakukan transkrip dari hasil pengumpulan data oleh
peneliti, perlu juga dilakukan familirisasi data yaitu dengan cara
mengulang kembali data yang telah ditranskrip. Tujuan dilakukan
familirisasi adalah untuk mengetahui lebih dalam data yang ditranskrip
sehingga bisa mengetahui dan memahami setiap data yang ditranskrip.
Hasil dari wawancara terhadap informan tentang distribusi obat
dan BMHP di Instalasi rawat Inap dalam bentuk transkrip dengan
dilakukan pengulangan atau pencocokan dari data yang telah ditranskrip
tadi dengan data mentah yang berupa catatan atau rekaman sehingga data
yang di dapatkan bisa lebih akurat dalam mengurangi kesalahan dalam
menerjemahkan data.
3. Coding
Setelah dilakukan familirisasi untuk memudahkan peneliti dalam
mengelola data, maka selanjutnya dilakukan coding, yaitu dengan cara
mengkategorikan data yang didapat. Kategori atau coding di dalam
penelitian ini dibagi dalam pendomain yaitu SDM, sarana, prosedur,
proses administrasi, proses penyampaian berita, proses pengeluaran fisik
barang, proses pengeluaran fisik barang, proses angkutan, proses
pembongkoran dan pemuatan, kualitas obat, ketepatan jenis obat,
ketepatan jumlah obat, dan ketepatan waktu pemberian obat di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan.
58
4. Developing a working analytical framework
Setelah dilakukan coding terhadap data yang dianalisis, maka
setiap substansi akan dibagi lagi menjadi code yang lebih besar seperti
SDM, sarana, dan prosedur akan masuk kedalam kode input dari
distribusi obat dan BMHP, kemudian proses administrasi, proses
penyampaian berita, proses pengeluaran fisik barang, proses angkutan
serta proses pembongkaran dan pemuatan akan masuk kedalam kode
proses distribusi obat dan BMHP, serta kualitas obat, ketepatan jenis,
ketepatan jumlah dan ketepatan waktu akan masuk kedalam output dari
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang
Selatan.
5. Applying the analytical framework
Setelah dilakukan pengkodean, maka selanjutnya data yang telah
ditranskrip sebelumnya dimasukkan kedalam setiap kode masing-masing
data yang telah ditentukan sebelumnya. Sehingga pada setiap kode akan
berisikan semua data yang telah ditranskrip.
6. Chariting data into framework matrix
Kemudian setelah semua data sudah dikodekan menggunakan
kerangka analisis, maka akan dilanjutkan dengan meringkas semua data
dalam matriks untuk setiap tema dari berbagai metode pengumpulan
data.
Bentuk matriks tersebut berisikan semua data dari berbagai
sumber data dari informan seperti kepala bagian distrbusi obat dan
BMHP, petugas pelaksana distribusi obat dan BMHP, kepala ruangan
atau perawat di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan.
Kemudian dimasukkan data dari metode pengumpulannya yaitu
wawancara mednalam, observasi, dan telaah dokumen.
59
7. Interpreting data
Langkah selanjutnya dalam analisis data adalah interprestasi data
atau penarikan kesimpulan dengan cara data yang telah dikelompokkan
sebelumnya akan dilakukan analisis terhadap data tersebut atau di
interprestasikan hasilnya baik dari komponen input proses distribusi,
komponen proses distribusi, dan output dsri distribusi itu sendiri.
Selanjutnya data yang telah dianalisis, dijelaskan dan dimaknai dalam
bentuk kata-kata untuk mendiskripsikan fakta yang ada dilapangan,
pemaknaan atau untuk menjawab pertanyaan penelitian yang kemudian
diambil intisarinya saja. Sehingga bisa mendapatkan gambaran sistem
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum
Kota Tangerang Selatan.
4.8 Validasi Data
Untuk menjaga keabsahan dan keakuratan data yang diperoleh,
peneliti melakukan validasi data. Dalam penelitian ini validasi data yang
dilakukan dengan menggunakan riangulasi sumber dan triangulasi metode,
yaitu:
a. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data yang dilakukan
dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber
(Sugiyono, 2012). Triangulasi sumber dilakukan peneliti dengan
membandingkan dan melakukan pemeriksaan terhadap hasil wawancara
dengan menanyakan pertanyaan yang sama kepada beberapa informan
yang berbeda.
b. Triangulasi Metode
Triangluasi metode berarti peneliti menggunakan metode
pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari
sumber yang sama (Sugiyono, 2012). Pada penelitian ini, metode yang
60
digunakan selain wawancara mendalam, juga dilakukan dengan metode
observasi dan telaah dokumen. Observasi dan telaah dokumen dilakukan
untuk mendukung hasil wawancara yang dibandingkan dengan struktur
organisasi, uraian tugas dan SOP.
Dengan dilakukannya triangulasi data pada penelitian ini
diharapkan peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat, dan
terpercaya. Sehingga didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan
terpercaya. Adapun tabel triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat
pada tabel :
61
Tabel 4. 1 Triangulasi Metode
Faktor-Faktor Penelitian
Triangulasi Data
Triangulasi Metode Triangulasi Sumber
Wawawcara
Mendalam Observasi
Telaah
Dokumen
Informan
Kunci
Informan
Pendukung
Sumber Daya Manusia √ √ √ √ √
Prosedur √ √ √ √ √
Sarana dan Prasarana √ √ - √ √
Proses Administrasi √ - - √ √
Proses Penyampaian Berita √ √ √ √ √
Proses Pengeluaran Fisik Barang √ √ √ √ √
Proses Angkutan √ √ - √ √
Proses Pembongkaran dan
Pemuatan √ √ - √ √
Tersalurkannya obat dan bahan
medis habis pakai ke Instalasi
Rawat Inap dengan efektif dan
efisien.
√ √ - √ √
62
BAB V
HASIL PENELITIAN
5.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Dalam upaya mengatasi permasalahan kesehatan dan meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat Kota Tangerang Selatan, yaitu dengan
memperbanyak fasilitas pelayanan kesehatan di wilayah Kota Tangerang
Selatan. Kota Tangerang Selatan memiliki 25 puskesmas terdiri dari 21
puskesmas perawatan dan 4 puskesmas non perawatan yang memberikan
pelayanan kesehatan khususnya masyarakat Kota Tangerang Selatan namun
dirasakan belum sepenuhnya memadai, dimana kasus rujukan ke Rumah Sakit
cukup tinggi, sementara jarak Rumah Sakit Pemerintah dari Kota Tangerang
Selatan relatif jauh (seperti: RSUP Fatamawati, RSCM, dan lain-lain).
Berdasarkan Rumah sakit Umum Pemerintah Kota Tangerang Selatan pertama
kali diresmikan oleh Gubernur Banten Hj. Ratu Atut Chosiyah dan direktur
pertama yaitu drg. Hj. Ida Lidia pada tanggal 07 April 2010 yang bertepatan
dengan hari kesehatan sedunia dengan nama RSUD As Sholihin dan pada
tanggal 29 Maret 2010 rumah sakit ini berpindah ke Jalan Raya Padjajaran No.
101 Pamulang dengan bangunan lima lantai dan berkapasistas 133 tempat tidur.
A. Visi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
“Menjadi Rumah Sakit pilihan yang bermutu dan amanah (Aman,
Nyaman, Mandiri, dan Ramah) di Kota Tangerang Selatan.
B. Misi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
1. Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang bermutu, modern,
dan terstandarisasi.
2. Meningkatkan SDM kesehatan yang profesional dan religius.
3. Meningkatkan sistem informasi yang terbuka dan menerima globalisasi
sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang bermanfaat.
4. Berupaya mengikuti perkembangan IPTEK, serta sarana pendukung
yang berkualitas dan berwawasan lingkungan.
C. Tujuan Umum Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
63
Tujuan Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan yaitu
memberikan pelayanan kesehatan secara paripurna sesuai dengan standar
dan profesionalisme untuk meningkatkan derajat kesehatan mayarakat.
Hal ini didukung oleh motto Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
yaitu “Melayani Sepenuh hati”.
D. Pelayanan Rumah Sakit
Pelayanan yang tersedia di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
Selatan terbagi menjadi dua yaitu pelayanan medis dan pelayanan
penunjang, pelayanan ini meliputi:
Tabel 5. 1 Pelayanan Rumah Sakit
Layanan Medis
Instalasi Rawat Inap Instalasi Rawat Jalan
1. NICU
2. ICU
3. Rawat Inap Anak
4. Rawat Inap Penyakit
Dalam
5. Rawat Inap Paru
6. Rawat Inap Nifas
7. Rawat Inap Bedah
1. Poliklinik Syaraf
2. Poliklinik Penyakit Dalam
3. Poliklinik Anak
4. Poliklinik Bedah
5. Poliklinik Gigi Ortho Denti
6. Poliklinik Paru
7. Poliklinik Kulit dan
Kelamin
8. Poli Dots
9. Poliklinik Jiwa
10. Dokter Anastesi
11. Poliklinik VCT
12. Poliklinik Bedah Tulang
13. Poliklinik Medical Check
Up (MCU)
14. Poliklinik Rahabilitas
Medik
15. Poliklinik Laboratorium
Layanan Penunjang
Laboratorium
Klinik
Apotik
dan
Farmasi
Radio
Diagnostik
Penunjang
Diagnostik
Lain
1. Hematologi
2. Kimia
Klinik
3. Cairan
Tubuh lain
1. Apotik
24 jam
2. Gudang
1. Ultra
Sonogrrafi
2. Konvensional
Radiologi
Spirometri
Sumber: Profil Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
64
5.2 Karakteristik Informan
Informan pada penelitian ini berjumlah 6 (enam) orang yang teridiri: 3
(tiga) orang dari Instalasi Farmasi dan 3 (tiga) orang dari Instalasi Rawat Inap.
Hal tersebut disebabkan karena keterbatasan perizinan dan kesibukan dari
pihak rumah sakit baik dari Instalasi Farmasi maupun Instalasi Rawat Inap
sehingga informan yang terpilih berjumlah 6 (enam) orang yang tetap dapat
mewakili dan memberikan informasi yang tepat dan memadai peneltian.
Informan terbagi menjadi informan kunci, informan utama, dan informan
pendukung. Berikut informan tersebut:
Tabel 5. 2 Karakteristik Informan
No. Informan
Pendidikan
Terakhir
Lama
Kerja
Jenis Kode
Informan
1. Kepala bagian
penyimpanan
dan distribusi
gudang
S. Farm 7 tahun Informan Kunci INF1
2. Kepala bagian
pelayanan
farmasi rawat
inap
Apt 6 tahun Informan Kunci INF2
3. Staf pelaksana
distribusi
ruangan dan
apotik
SMA 7 tahun Informan
Pendukung
INF3
4. Kepala
Ruangan 1
S. Kep 7 tahun Informan Kunci IRI01
5. Perawat D4 Keb 7 tahun Informan
Pendukung
IRI02
6. Perawat D4 Kep 5 tahun Informan
Pendukung
IRI03
5.3 Distribusi Obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum
Kota Tangerang Selatan
Berdasarkan hasil pengamatan, distribusi obat dan BMHP yang
dilakukan di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
terbagi menjadi 3 (tiga) komponen penting yang berkaitan dengan alur
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap, berikut adalah flowcart
distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap:
65
66
Instalasi Rawat Inap Apotik Gudang Farmasi
Distribusi obat dan bahan medis habis
pakai dari gudang farmasi ke apotik
Memberikan form permintaan obat yang
sudah di isi permintaan obat sesuai stok
yang sudah kosong/tinggal sedikit Cek
Stok
Kosong/tinggal
sedikit
Ada
_____
____
Petugas Gudang
Mengambil dan menerima
from permintaan obat
Mengambil dan
mempersiapkan
obat sesuai form
pemintaan
Penyimpanan
Ada di
gudang
dalam
Tidak ada/
di gudang
luar
Mempersiapkan
mobil jika
permintaan
banyak/motor jika
permintaan sedikit
A
67
Menuliskan jumlah obat yang sudah diambil
pada masing-masing kartu stok obat yang
ada di gudang
Membuat Surat Bukti Barang Keluar (SBBK)
sesuai dengan obat yang di keluarkan
Mengirim obat atau memberikan obat Petugas Apotik Petugas Gudang
Melakukan pengecekan jenis dan
jumlah obat secara bersamaan
Petugas gudang, petugas apotik dan kepala
instalasi farmasi menandatangani SBBK
Meletakkan obat dirak penyimpanan sesuai jenis
Selesai
A
68
Distribusi Obat di Instalasi Rawat Inap
Tidak
Jelas
Jelas
Dokter memberikan resep pasien
Perawat Memberikan resep ke petugas apotik
Petugas Apotik
Menerima resep dan memeriksa kelengkapan
resep serta keabsahan resep dan memeriksa
kesesuaian farmasetik
Konsultasi
resep Dokter
Cek
Stok
Tidak Ada Ada
Perawat
A
B
69
Menganjurkan
pasien
untuk membeli
obat
di apotik luar
Entry data
resep
Mengambil dan mempersiapkan obat
sesuai dengan permintaan resep
Menyerahkan obat Perawat
Mencatat pengeluaran
obat dalam form rekapan
Mengarsipkan rekapan dan
resep sesuai jenisnya
Selesai
A B
70
Instalasi Rawat Inap Apotik Gudang Farmasi
Distribusi Bahan Medis Habis Pakai
(BMHP) di Instalasi Rawat Inap
Ada
Tidak mengisi from
Kosong/
Tinggal Sedikit
Memberikan form permintaan BMHP Kepala Ruangan
Cek Stok
persediaan
BMHP
Petugas Gudang
Mengisi form permintaan barang berupa
jenis dan jumlah sesuai stok BMHP
yang kosong/tinggal sedikit
71
Memberikan form permintaan
barang yang sudah di isi Petugas Gudang
Mengambil dan menerima
form permintaan obat
Merekap jenis dan jumlah dari
seluruh ruangan menjadi satu
Mempersiapkan mobil dan berangkat ke
gudang luar, karena penyimpanan seluruh
BMHP berada di gudang luar
Sampai di gudang luar
Mengambil BMHP sesuai form pemintaan
Menuliskan jumlah BMHP yang sudah
diambil pada masing-masing kartu stok
BMHP yang ada di gudang
72
Mempersiapkan BMHP dan memisahkan
serta melakukan pengepakan BMHP
berdasarkan permintaan di setiap ruangan
Memasukan pengepakan ke mobil dan
kembali ke gudang dalam di RS
Memberikan BMHP di setiap ruangan
sesuai pengepakan BMHP Kepala Ruangan/Perawat
Menerima barang dan memasukan
barang ke tempat penyimpanan barang
yang ada di ruangan
Kepala ruangan dan petugas gudang
menandatangani SBBK
SBBK di arsipkan oleh penanggung
jawab gudang/kepala gudang
Selesai
73
Dari 3 (tiga) komponen penting di atas yaitu alur distribusi obat dari
gudang farmasi ke apotik sebelum di distribusikan ke Instalasi Rawat Inap,
kemudian distribusi bahan medis habis pakai dari gudang farmasi ke instalasi
rawat inap dan terakhir yaitu distribusi obat dari apotik ke instalasi rawat inap
dengan sistem distribusi obat ODD (One Day Doses). Dari ketiga alur tersebut
terdapat beberapa proses dalam distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat
Inap, proses distribusi ini didukung oleh input dalam pelaksanaannya. Berikut
input, proses, dan output distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap.
5.4 Input Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Input merupakan masukan dari suatu sistem yang sudah dan sedang
berjalan. Masukan dari sistem distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat
Inap terdiri dari sumber daya manusia, sarana dan prosedur.
A. Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu input dari
distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap.
Sumber daya manusia yang terkait distribusi obat dan bahan medis habis
pakai di Instalasi Rawat Inap adalah sumber daya manusia di Instalasi
Farmasi dan sumber daya manusia di Instalasi Rawat Inap. Sumber daya
manusia di instalasi farmasi terbagi menjadi 2 (dua) yaitu sumber daya
manusia di Apotik dan sumber daya manusia di Gudang Farmasi. Sumber
daya manusia yang terkait dalam distribusi obat dan bahan medis habis
pakai (BMHP) dijelaskan dari wawancara mendalam dan telaah dokumen.
a. Instalasi Farmasi
Berdasarkan hasil wawancara mendalam bersama beberapa
informan, jumlah seluruh pegawai yang tersedia di Instalasi Farmasi
berjumlah 25 orang yang terdiri dari: 8 (delapan) Apoteker antara lain
Kepala Bagian Pelayanan Farmasi Rawat Inap, 14 (empat belas) Asisten
Apoteker antara lain Kepala Bagian Penyimpanan dan Distribusi, serta 3
(tiga) Admin antara lain Petugas Pelaksana Distribusi Obat dan Bahan
74
Medis Habis Pakai. Keterangan ini didapatkan dari salah satu kepala
bagian penyimpanan dan distribusi, berikut kutipan wawancaranya:
“24 apa 25 yaa? 24 tambah 1, 25 dong yaa. Apotekernya 1, 2, 3, 4, 5, 6,
7, 8 delapan apotekernya. AA dikurangin wawan, jajang, akbar.” (INF1)
Berikut jumlah pegawai di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum
Kota Tangerang Selatan:
Tabel 5. 3 Jumlah Pegawai di Instalasi Farmasi
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Jabatan Jumlah
1. Apoteker 8
2. Asisten Apoteker 14
3. Admin 3
Total 25
Sumber: Telaah Dokumen dan Hasil Wawancara
Berikut adalah sumber daya manusia di instalasi farmasi yang
terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu:
a. Apotik
Instalasi Farmasi di RSU Kota Tangerang Selatan terbagi menjadi
2 (dua) bagian, yaitu apotik dan gudang farmasi. Hal ini dikarenakan
terpisahnya antara apotik dan gudang farmasi. Apotik merupakan salah
satu sarana pelayanan kesehatan yang terkait pada distribusi obat dan
bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap. Berdasarkan hasil
wawancara, jumlah pegawai yang tersedia di apotik berjumlah 20 (dua
puluh) orang yang terdiri dari: 8 (delapan) orang apoteker antara lain
Kepala bagian Pelayanan Farmasi Rawat Inap dan 12 (dua belas) orang
asisten apoteker. Berikut adalah jumlah pegawai di apotik:
Tabel 5. 4 Jumlah Pegawai di Apotik
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Jabatan Jumlah
1. Apoteker 8
2. Asisten Apoteker 12
Total 20
Sumber: Telaah Dokumen dan Hasil Wawancara
75
Berdasarkan hasil pengamatan jumlah pegawai di Apotik
berjumlah 18 (delapan belas) orang yang terdiri dari: 6 (enam) apoteker
dan 12 (dua belas) asisten apoteker, hal ini dikarenakan 2 (dua) apoteker
yang tidak ada di apotik merupakan Kepala Instalasi Farmasi dan Kepala
bagian Pengadaaan, sehingga di apotik hanya ada 6 (enam) apoteker.
Dalam melaksanakan distribusi obat dan BMHP dari Instalasi
Farmasi ke Instalasi Rawat Inap, petugas di Apotik memiliki peranan dan
uraian tugas permasing-masing petugas salah satunya Kepala Bagian
Pelayanan Farmasi Rawat Inap. Berikut kutipan wawancara dari beberapa
informan yang melakukan distribusi:
“mengakomodir kebutuhan obat high alert, emergency yang di stok di atas
yang ada, emang harus itu, coba kalau misalkan kita ga ada obat
emergency, pasiennya kejang-kejang diatas, jadi kami harus cepat
penanganannya, habis itu mengentry resep sama rekap resesp.” (INF2)
Berdasarkan hasil pengamatan, berikut adalah uraian tugas dari
Kepala bagian pelayanan farmasi rawat inap sebagai berikut:
1. Entry resep rawat inap
2. Revisi entrian resep
3. Pengambilan atau penyiapan resep obat
4. Etiketing resep
5. Peracikan obat
6. Penyerahan obat (pemberian informasi obat kepada pasien)
7. Merekap pengeluaran obat di apotek
8. Penyerahan nomor antrian
9. Stock opname rutin bulan
10. Mencatat dan menghitung fisik pengeluaran obat psikotropik
dan narkotika
Hal ini didukung oleh telaah dokumen dari uraian tugas Kepala
bagian pelayanan farmasi rawat inap yang sudah ditetapkan sebagai
berikut:
1. Entry resep rawat inap
76
2. Revisi entrian resep
3. Pengambilan atau penyiapan resep obat
4. Etiketing resep
5. Peracikan obat
6. Penyerahan obat (pemberian informasi obat kepada pasien)
7. Merekap pengeluaran obat di apotek
8. Penyerahan nomor antrian
9. Stock opname rutin bulan
10. Mencatat dan menghitung fisik pengeluaran obat psikotropik
dan narkotika
Maka dapat dikatakan, uraian tugas dari Kepala bagian pelayanan
farmasi rawat inap yang diterapkan sudah dilakukan dengan sesuai
berdasarkan telaah dokumen.
Latar belakang pendidikan di apotik masih bervariasi, terutama
masih banyak yang berlatar belakang pendidikan SMF. Berikut kutipan
wawancara dengan kepala bagian pelayanan farmasi rawat inap:
“apoteker yang disini, 8, ada D3, walaupun SMF masih banyak, tapi kan
itu yang sudah ada disini, jadi memang kita ada yang peraturan baru,
peraturan baru itu kita harus D3 sekarang. (INF2)
Berikut hasil pengamatan jumlah pendidikan terakhir pegawai di
Apotik Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan:
Tabel 5. 5 Jumlah Pendidikan Terakhir Pegawai di Apotik
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Pendidikan Jumlah
1. Apoteker 6
2. S1 Farmasi 1
3. D3 1
4. SMF 10
Total 18
Sumber: Hasil Wawancara dan Telaah Dokumen
Dari table diatas, terdapat ketidaksesuaian antara hasil wawancara
dan observasi. Hal ini dikarenakan 8 (delapan) apoteker yang dimaksud
dalam hasil wawanacara sudah termasuk dengan 2 (dua) apoteker yaitu
77
Kepala Instalasi Farmasi dan Kepala bagian Pengadaan, sedangkan
berdasarkan ppengamatan Kepala Instalasi Farmasi dan Kepala bagian
Pengadaan tidak menetap di apotik, sehingga jumlah apoteker yang ada di
apotik yaitu 6 (enam) apoteker.
Pelatihan kinerja merupakan suatu kegiatan untuk memperbaiki
kemampuan dan meningkatkan kinerja. Dalam melakukan distribusi obat
dan bahan medis habis pakai, petugas apotik sudah pernah mengikuti
pelatihan, namun bukan pelatihan tentang distribusi obat dan bahan medis
habis pakai, melainkan pelatihan dalam hal lain sehingga petugas apotik
belum pernah mengikuti pelatihan terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai di instalasi rawat inap.
“kalau pelatihan, sebenenarnya kalau untuk apoteker yaa sudah ada
beberapa, kita sudah hadapin, kaya something keselamatan pasien,
terkadang dari farmasi itu ada orangnya, pengendalian kesejahteraan
obat, kemudian dari psv, kita pun dari organisasi IAI ini kita sedang
membuat training khusus bagi apoteker-apoteker yang bekerja dirumah
sakit, itu setiap tahun loh, jadi setiap bulan ada, dan dari RSU tangsel itu
kita ada, ada yang kita kirim kesana, termasuk saya sendiri ikut. Tapi
kalau untuk cara distribusi belum pernah ada.” (INF2)
Jadwal jam kerja untuk di Apotik terbagi menjadi 4 (empat) shift
yaitu shift pagi, shift middle, shift siang dan shift malam. Berikut adalah
jadwal shift petugas apotik yang terbagi menjadi 4 shift yaitu:
Tabel 5. 6 Jadwal Shift di Apotik
RSU Kota Tangerang Selatan
No. Shift Jam
1 Shift Pagi 07.00 – 14.00 WIB
2 Shif Middle 10.00 – 17.00 WIB
3 Shift Siang 14.00 – 21.00 WIB
4 Shif Malam 21.00 – 07.00 WIB
Sumber: Hasil Wawancara
Keterangan tersebut didapatkan dari hasil wawancara dengan
kepala bagian farmasi rawat inap di apotik:
“4 shift ya, karna ada yang middle, karna kita itu juga menyesuaikan
dengan kondisi pasien, dari volume banyak engganya pasien, karna kita
78
makin banyak, dan SDM kita pas-pasan gitu yaa, mungkin masih dibilang
kurang, nah makanya kita siasati ada yang masuk middle, karna berkaitan
dengan bobot kerja dari waktu, jadi ada 4, kalau pagi dari jam 7 sampai
jam 2, jam 2 sampai jam 9, jam 9 sampai 7 lagi, kalau yang middle itu dari
jam 10 sampai jam 5 gitu.” (INF2)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah
sumber daya manusia di Apotik masih dikatakan kurang, dan dari segi
kualitas latar belakang pendidikan pegawai di Apotik masih dikatakatan
kurang terutama Apoteker karena di Apotik lebih banyak pegawai yang
berlatar belakang pendidikan SMF dibandingkan dengan Apt, S1, dan D3
serta sumber daya manusia di apotik belum pernah mengikuti pelatihan
terkait distribusi obat dan bahan medis habis pakai.
b. Gudang Farmasi
Jumlah pegawai yang tersedia di gudang farmasi berjumlah 5
(lima) orang terdiri dari: 2 (dua) orang asisten apoteker antara lain Kepala
Gudang Farmasi atau Kepala bagian Penyimpanan dan Distribusi serta 3
(tiga) Admin antara lain petugas pelaksana distribusi obat dan bahan medis
habis pakai. Berikut adalah jumlah pegawai di gudang farmasi:
Tabel 5. 7 Jumlah Pegawai di Gudang Farmasi
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Jabatan Jumlah
1. Asisten Apoteker 2
2. Admin 3
Total 5
Sumber: Telaah Dokumen dan Hasil Wawancara
Petugas di gudang farmasi memiliki peranan dan uraian tugas
permasing-masing petugas seperti Kepala Bagian Penyimpanan dan
Distribusi (Kepala Gudang) dan petugas pelaksana distribusi. Berikut
kutipan wawancara dari beberapa informan yang melakukan distribusi:
“kalau mba ninin, biasanya kalau setiap hari…apa jadwalnya kamis ya,
mengambil permintaan, kan kita punya form permintaan, jadi dari
ruangannya minta dulu jumlahnya, nama barangnya, jenisnya apa yang
di minta untuk kebutuhan seminggu nah baru direkap tuh sama mba ninin,
kan mereka yang minta kan, jadi setiap poli misalnya satu poli, satu poli
79
satu permintaan jadi satu rawat inap misalnya rawat inap lantai empat
ruang bedah itu satu permintaan jadi mereka bertanggung jawab atas
barang mereka sendiri, terus apa nanti mba ninin yang merekap, misalnya
masker untuk kebutuhan satu rumah sakit yaa di akumulasi berapa banyak
diambil nanti dipecah-pecah lagi berdasarkan permintaannya, yang
mecah-mecah biasanya mereka bertiga, mba ninin yang ngambil yang
rekapitulasi terus yang ngambil barangnya.” (INF1)
“Sebagai pengambil amprahan, sama mempersiapkan, kemudian
distribusi, dan yang memberikan form permintaan.” (INF3)
Berdasarkan hasil pengamatan, berikut adalah uraian tugas dari
Kepala bagian Penyimpanan dan Distribusi (Kepala Gudang Farmasi)
sebagai berikut:
1. Membuat pembukuan obat dan BMHP
2. Pengelolaan barang kadaluarsa
Petugas pelaksana distribusi memiliki uraian tugas sebagai berikut:
1. Mengambil form permintaan ruangan setiap minggu
2. Menyiapkan barang medis habis pakai untuk didistribusikan
keruangan
3. Distribusi sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai ke
ruangan
4. Mengecek kesesuaian barang dengan surat bukti barang keluar
5. Penyerahan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai ke
ruangan
6. Merapikan susunan sediaan farmasi dan bahan medis habis
pakai ke masing-masing lemari
7. Etiketing barang datang sesuai dengan sumber anggaran (BLUD
dan E-Katalog)
8. Memindahkan barang kadaluarsa ke tempat yang telah
disediakan
9. Menjaga kebersihan gudang
Hal ini didukung oleh telaah dokumen dari uraian tugas pegawai
yang sudah ditetapkan sebagai berikut:
80
Kepala bagian penyimpanan dan distribusi memiliki uraian tugas
sebagai berikut:
1. Membuat pembukuan obat dan BMHP (seperti: mencatat mutasi
sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai, membuat dan
mencatat buku penerimaan sediaan farmasi dan bahan medis
habis pakai, membuat dan mencatat buku barang habis pakai
sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai serta membuat dan
mencatat laporan semesteran sediaan farmasi dan bahan medis
habis pakai).
2. Melakukan stok opname (seperti: menyiapkan form stok
opname, menghitung jumlah sediaan farmasi dan bahan medis
habis pakai, menyesuaikan serta merapihkan susunan sediaan
farmasi dan bahan medis habis pakai).
3. Pengelolaan barang kadaluarsa (seperti: mengkarantina barang
kadaluarsa, menghitung jumlah sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai yang masuk masa expire).
Sedangkan petugas pelaksana distribusi memiliki uraian tugas
sebagai berikut:
1. Mengambil form permintaan ruangan setiap minggu
2. Menyiapkan barang medis habis pakai untuk didistribusikan
keruangan
3. Distribusi sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai ke
ruangan
4. Mengecek kesesuaian barang dengan surat bukti barang keluar
5. Penyerahan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai ke
ruangan
6. Stok opname (menghitung jumlah sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai)
7. Stok opname (menyesuaiakan jumlah dan tanggal kadaluarsa
sdiaan farmasi dan bahan medis habis pakai dengan kartu stok)
81
8. Merapikan susunan sediaan farmasi dan bahan medis habis
pakai ke masing-masing lemari
9. Membuat paketan OK
10. Etiketing barang datang sesuai dengan sumber anggaran (BLUD
dan E-Katalog)
11. Memindahkan barang kadaluarsa ke tempat yang telah
disediakan
12. Menjaga kebersihan gudang
Berdasarkan hasil pengamatan dari uraian tersebut ditemukan
perbedaan dari hasil wawancara, observasi dan telaah dokumen antara lain
masih terdapat beberapa uraian yang tidak dapat diobservasi yaitu uraian
tugas dari kepala bagian penyimpanan dan distribusi serta petugas
pelaksana distribusi. Uraian tugas berikut adalah melakukan stok opname.
Stok opname tidak dapat diobservasi karena pada saat dilakukan
wawancara dengan kepala bagian penyimpanan dan distribusi menjelaskan
bahwa stok opname sudah dilakukan di bulan Februari, baru akan
dilakukan stok opname kembali pada bulan Mei, karena stok opname
dilakukan pada setiap 3 (tiga) bulan sekali. Selain itu, dari hasil
pengamatan juga terdapat uraian tugas yang tidak dapat diobservasi yaitu
uraian tugas dari petugas pelaksana distribusi. Uraian tugas yang dimaksud
adalah membuat paketan OK. Karena beradasarkan hasil wawancara
dengan petugas pelaksana distribusi menjelaskan bahwa yang membuat
paketan OK tersebut adalah apoteker atau sudah ada penanggung jawab
tersendiri.
Latar belakang pendidikan di gudang farmasi lebih banyak lulusan
SMF dan SMA dibandingkan Apt, S1 dan D3. Berikut kutipan wawancara
dengan kepala bagian pelayanan farmasi rawat inap:
“disini wawan janjang akbar lulusan SMA, mba ninin SMF tapi lagi sambil
kuliah lagi si sekarang, terus kalau saya baru lulus kemarin S1.”
82
Berikut hasil pengamatan jumlah pendidikan terakhir pegawai di
Apotik Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan:
Tabel 5. 8 Jumlah Pendidikan Terakhir Pegawai
di Instalasi Farmasi RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Pendidikan Jumlah
1. S1 Farmasi 1
2. SMF 1
3. SMA 3
Total 5
Sumber: Hasil Wawancara dan Telaah Dokumen
Dari table diatas, jumlah pegawai yang lulusan SMA lebih banyak
dengan jumlah 3 (tiga) orang dibandingkan dengan jumlah pegawai
lulusan S1 dan SMF yang hanya berjumlah 1 (satu) orang.
Pelatihan kinerja merupakan suatu kegiatan untuk memperbaiki
kemampuan dan meningkatkan kinerja Berdasarkan hasil wawancara
dengan petugas gudang farmasi bahwa belum pernah mengikuti pelatihan
khusus untuk distribusi obat dan bahan medis habis pakai, begitu juga
dengan pelatihan yang lain, petugas gudang belum pernah sama sekali
mengikuti pelatihan dalam kegiatan apapun, sehingga dalam melakukan
kegiatan atau membuat form dilakukan dengan ide atau kreasi sendiri.
Berikut kutipan wawancara dengan kepala bagian penyimpanan dan
distribusi serta petugas pelaksana distribusi:
“tidak pernah kita mah, kita udah pinter sendiri. karena dari awal masuk
sini bener-bener meraba ngerjain ajah vir nih, buku penerimaan gini, kita
berkreasi sendiri dari berkreasi sendiri sampai dapat form bakunya dari
tim audit baru kita ikutin, ini yang putih-putih nih, ini baku dari mereka,
yang biru-biru ini kita masukin sendiri karna kebutuhan kita, karna
sumber anggarannya ada ekatalog kan, terus dari penyedianya, nomor
batch untuk retur kan, retur barang kalau ada yang expirer, jadi kita
berkarya sendiri.” (INF1)
“Belum pernah sama sekali dari pertama kali masuk belum ada.” (INF3)
Petugas gudang tidak menggunakan jadwal shift, melainkan hanya
terdapat jadwal hari kerja, karena jadwal petugas gudang mengikuti jadwal
jam kerja di Manajemen Rumah Sakit itu sendiri yaitu masuk setiap hari
83
Senin sampai dengan Hari Jum’at. Hari Senin sampai hari Kamis dari jam
07.30 – 16.00 WIB, sedangkan hari Jum’at dari jam 07.30 – 16.30 WIB.
“senin sampai jum’at, karna kita ikutin manajemen.”(INF3)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah
sumber daya manusia di gudang farmasi sudah mencukupi, karena dilihat
dari beban kerja dari pegawai itu sendiri. Namun dari segi kualitas, latar
belakang pendidikan pegawai di gudang farmasi masih dikatakatan kurang
terutama Apoteker karena di gudang farmasi tidak ada apoteker, pegawai
di gudang farmasi lebih banyak pegawai yang berlatar belakang
pendidikan SMA dibandingkan dengan Apt, S1, dan D3 serta sumber daya
manusia di apotik belum pernah mengikuti pelatihan terkait distribusi obat
dan bahan medis habis pakai.
c. Instalasi Rawat Inap
Instalasi rawat inap RSU Kota Tangeratang Selatan memiliki 7
(tujuh) ruangan rawat inap, dari ketujuh tersebut hanya 3 (tiga) ruangan
yang dapat didapatkan informasinya yaitu ruang rawat penyakit dalam,
ruangan rawat nifas dan ruangan rawat bayi. Berdasarkan hasil wawancara
jumlah perawat dari masing-masing ruangan berjumlah 20 (dua puluh)
perawat untuk ruang rawat penyakit dalam, 15 (lima belas) perawat untuk
ruang rawat nifas dan 16 (enam belas) perawat untuk ruang rawat intenstif
perawatan bayi (NICU). Berikut adalah kutipan wawancara dari masing-
masing informan:
“disini perawatnya ada 20 perawat.” (IRI01)
“perawatnya sebenernya tadinya kita ada 14, sekarang ditambah lagi jadi
tambah 2, jadinya 15, yang berenti 1, jadi 15. Baru naik kemarin ya.”
(IRI02)
“saat ini ada 16 perawat disini.” (IRI03)
Berikut adalah jumlah perawat di masing-masing ruang rawat inap:
84
Tabel 5. 9 Jumlah Perawat di Instalasi Rawat Inap
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Jabatan Jumlah
1. Rawat Inap
Penyakit Dalam 20
2. Rawat Inap Nifas 15
3. NICU 16
Total 51
Sumber: Hasil Wawancara
Perawat di Instalasi Rawat Inap sudah pernah mengikuti pelatihan,
namun pelatihan yang pernah diikuti bukan merupakan pelatihan mengenai
distribusi obat dan bahan medis habis pakai melainkan pelatihan tentang
pelatihan lain diluar distribusi seperti pelatihan BBLR yang sudah pernah
diikuti oleh perawat di ruang NICU sehingga perawat di instalasi rawat inap
belum pernah mengikuti pelatihan terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai.
“pelatihan distribusi belum pernah, tapi ada pelatihan NICU nya yang
khusus untuk 3 bulan, ada pelatihan BBLR, ada pelatihan kayak intervensi
kaya PICC.” (IRI03)
Perawat diruangan rawat inap memiliki jadwal shift yang terbagi
menjadi 3 (tiga) shift yaitu:
Tabel 5. 10 Jadwal Shift Perawat di Instalasi Rawat Inap
RSU Kota Tangerang Selatan
No. Shift Jam
1 Shift Pagi 07.00 – 14.00 WIB
2 Shift Siang 14.00 – 21.00 WIB
3 Shif Malam 21.00 – 07.00 WIB
Sumber: Hasil Wawancara
Berikut hasil wawancara dengan salah satu kepala ruangan di
Instalasi Rawat inap:
“Shiftnya ada 3, pagi sore malam.” (IRI02)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sumber
daya manusia di instlasi rawat inap sudah mencukupi. Namun dalam
kualitas, perawat di instalasi rawat inap belum pernah mengikuti pelatihan
terkait distribusi obat dan bahan medis habis pakai.
85
B. Sarana dan Prasarana
Sarana merupakan fasilitas yang digunakan dalam melakukan
distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap.
Ruangan yang terkait dengan sarana distribusi obat dan bahan medis habis
pakai di Instalasi Rawat Inap adalah apotik, gudang farmasi, dan instalasi
rawat inap. Data sarana didapatkan melalui wawancara mendalam,
observasi dan telaah dokumen. Berikut adalah sarana di masing-masing
ruangan:
a. Apotik
Berdasarkan hasil observasi maka dapat diketahui bahwa sarana
dan prasarana yang ada di Apotik Rumah Sakit Umum Kota
Tangerang Selatan adalah sebagai berikut:
Tabel 5. 11 Sarana dan Prasarana di Apotik
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No Sarana dan Prasarana Hasil
Ket Ya Tidak
1 Ruang penerimaan resep
a. 1 set meja dan kursi √
b. 1 set komputer √
2 Ruang pelayanan resep dan peracikan √
3 Ruang penyerahan obat √
4 Ruang konseling √
5 Ruang penyimpanan sediaan farmasi,
alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai
√
6 Ruang distribusi/pelayanan
a. Ada ruang khusus/terpisah dari
ruang penerimaan barang dan
penyimpanan barang
√
b. Dilengkapi kereta dorong trolley √
6 Ruang arsip √
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan sudah memiliki
sarana dan prasarana yang sudah ditetapkan. Namun 1 set komputer
yang dimaksud diatas bukan merupakan 1 set komputer untuk
86
menuliskan resep secara komputerisasi, melainkan 1 set komputer
yang sudah terhubung oleh sistem informasi rumah sakit yang hanya
untuk mengentry data resep, menentukan harga dan melihat stok
persediaan di apotik. Jadi dapat dikatakan, semua resep yang masuk
di apotik masih manual dari tulisan tangan dokter. Selain itu, belum
adanya ruangan khusus/terpisah dari ruang penerimaan barang dan
penyimpanan barang.
b. Gudang Farmasi
Sarana dan prasarana distribusi juga merupakan salah satu input
yang mendukung kelancaran kegiatan distribusi obat dan bahan medis
habis pakai di instalasi rawat inap. Sarana distribusi obat dan bahan
medis habis pakai yang disediakan oleh manajemen RSU Kota
Tangerang Selatan berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan
gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m2 dengan kelengkapan sebagai
berikut.
1. Gudang memiliki pintu dan lantai gudang sudah diberi keramik.
Namun gudang tidak memiliki jendela, karena gudang jenis ini
termasuk kedalam jenis gudang yang tertutup.
2. Pintu yang sudah dilengkapi dengan finger print, sehingga tidak
bisa dimasuki dengan sembarangan orang kecuali petugas
gudang.
3. Meja kerja petuga yang disertai kursi (diatasnya terdapat 2 buah
komputer, 1 buah telepon, printer dan ATK)
4. Pendingin ruangan/AC untuk mengatur suhu ruangan
5. Terdapat pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan
ruangan penyimpanan bahan medis habis pakai. Dimana gudang
farmasi di RSU Kota Tangerang Selatan terbagi menjadi 4
(empat) gudang yang terpisah dan masing-masing gudang
merupakan tempat penyimpanan obat dan bahan medis habis
pakai yang berbeda-beda.
87
Selain itu, sarana distribusi obat dan bahan medis habis pakai
juga terdapat prasarana distribusi obat dan bahan medis habis pakai
yang disediakan oleh RSU Kota Tangerang Selatan untuk menunjang
kegiatan distribusi obat dan bahan medis habis pakai.
Berdasarkan hasil observasi, prasarana yang disediakan untuk
distribusi obat dan bahan medis habis pakai di gudang farmasi utama
yang ada di RSU Kota Tangerang Selatan terdiri dari 7 (tujuh) lemari
penyimpanan yaitu 2 (dua) buah lemari kayu, 2 (dua) buah lemari
penyimpanan obat psikotropika dan narkotika, 1 (satu) lemari/rak
besi, 2 (dua) buah lemari besi penyimpanan berkas atau rekapan.
Selain lemari penyimpanan, terdapat juga 1 (satu) buah kulkas dan 2
(dua) buah fleezer untuk penyimpanan obat dengan suhu tertentu,
serta 2 (dua) buah trolley dan 1 (buah) mobil. Berikut adalah
pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan prasarana di
gudang farmasi:
“ada 1 mobil, 2 trolley, terus kita pakai kardus. masukin kardus ke
masing-masing ruangan, sudah dinamakan, misalnya poli gigi,s udah
dinamain tinggal distribusiin, terus serah terima.” (INF1)
Sejauh ini sarana dan prasarana distribusi obat dan bahan
medis habis pakai yang disediakan oleh RSU Kota Tangerang Selatan
masih dikatakan belum mencukupi kebutuhan. Sarana dan prasarana
yang disediakan masih minim sehingga menghambat petugas dalam
melakukan distribusi obat dan bahan medis habis pakai. Ini
sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut:
“Kalau sarana sudah mencukupi, yang kurang kendaraannya saja,
kaya misalnya kan kaya kendaraan, kendaraan motor, karna kalau
mobil terus kan, kadang-kadang kalau ada yang cito tidak mungkin
pakai mobil buat mengambil satu biji gitu kan, terlalu ribetlah kalau
pakai mobil, terus kan juga cito kan sifatnya, jadi harus cepet-cepet,
kalau pakai mobil kan belum juga karna macet, jadi kalau pakai
motor kan bisa lebih cepet.” (INF3)
Hambatan yang terjadi misalnya seperti terpisahnya gudang
penyimpanan obat dan bahan medis habis pakai, hal ini dikarenakan
88
belum ada ruang untuk pembuatan gudang baru dan besar yang satu
halaman dengan rumah sakit itu sendiri. Hal ini menyebabkan petugas
seringkali bermundar mandir dari gudang antar gudang yang
memakan banyak tenaga dan waktu. Sebagaimana penyetaan
informan sebagai berikut:
“iya hambatan kita itu saja paling, gudang masih pisah dan jauh dari
rumah sakit, jadi capek juga kalau harus bolak balik dari gudang ke
gudang yang ada diluar.”
Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih
sangat minim dan membuat petugas mengalami beberapa masalah
dalam melakukan distribusi obat dan bahan medis habis pakai seperti
kurangnya kendaraan bermotor untuk barang yang bersifat cito dan
terpisahnya gudang farmasi.
c. Instalasi Rawat Inap
Berdasarkan hasil observasi, sarana dan prasarana yang
tersedia di Instalasi Rawat Inap terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai adalah sebagai berikut:
1. Lemari/rak penyimpanan obat dan bahan medis habis pakai
2. Trolley emergency
3. Kompuer
4. Meja dan kursi
Sejauh ini sarana dan prasarana distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di instalasi farmasi yang disediakan oleh RSU Kota
Tangerang Selatan masih dikatakan belum mencukupi kebutuhan.
Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim sehingga
menghambat petugas dalam melakukan distribusi obat dan bahan
medis habis pakai. Ini sebagaimana pendapat yang diungkapkan
informan berikut:
“iya. kecuali yang ruangan operasi dia ada trolley khusus. Kalau
yang dibuat di ruangan rawat inap itukan harusnya ada tapi karna
terbatas ya otomatis pake kursi roda.”(IRI02)
89
“sudah si, tapi sebenernya kalau sistemnya udah bagus, kita tidak
usah minta juga sudah tau kebutuhan berapa, bmhpnya berapa, karna
system disini kan SIR nya belum berjalan, jadi masih manual.”
(IRI01)
Sarana dan prasarana yang tersedia di instalasi rawat inap
masih sangat minim dan membuat petugas mengalami beberapa
masalah dalam melakukan distribusi obat dan bahan medis habis pakai
seperti belum tersedianya trolley khusus untuk ruang rawat inap, dan
belum adanya sistem komputerisasi dalam permintaan barang
sehingga masih melakukan permintaan barang secara manual atau
tulisan tangan.
C. Prosedur
Prosedur merupakan pedoman tertulis yang digunakan semua
petugas sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan distribusi obat dan
bahan medis habis pakai di RSU Kota Tangerang Selatan. Berdasarkan
hasil wawancara sebagian besar informan menjelaskan bahwa bekerja
menggunakan pedoman berupa standar operasional prosedur (SOP).
Sebagiannya kecilnya menjelaskan bahwa SOP tersebut berdaraskan dari
hasil kegiatan sehari-hari yang dilakukan, dan sebagaian kecilnya lagi
menjelaskan bahwa bekerja menggunakan SOP namun tidak mengetahui
SOP tersebut seperti apa karena tidak pernah mendapatkan dokumen
tersebut serta tidak ada sosialisasi terkait SOP tersebut.
“pedoman ya, paling SOP sebagai acuan kita, semua yang kita kerjain
disini, termasuk yang dirawat inap, lengkap.” (INF2)
“kita ada SOP. SOP itu ada juga karena ikutin dari kegiatan kita sehari-
hari saja.” (INF1)
“iya kalau tidak salah SOP namanya, tapi saya tidak tahu SOPnya seperti
apa, soalnya saya tidak pernah lihat SOP itu terus dikasih tau juga ga
kayanya.” (INF3)
a. Apotik
90
Berdasarkan hasil telaah dokumen, di Apotik terdapat 1 (satu)
standard operasional prosedur (SOP) yang berkaitan dengan distribusi obat
dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap yaitu Standar
Operasional Prosedur tentang pelayanan pasien di rawat inap. Berikut
adalah isi dari dokumen tersebut:
1. Melakukan penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan dan
keabsahan resep, serta melakukan pemeriksaan kesesuaian
farmasetik.
2. Mengkonsultasikan kepada dokter penulis resep jika ada
ketidakjelasan.
3. Melakukan proses administrasi seperti pemasukan data resep
ke sistem informasi rumah sakit.
4. Menyiapkan perbekalan kesehatan sesuai dengan permintaan
resep.
5. Menyerahkan perbekalan kesehatan kepada perawat
ruangan/petugas lain yang ditunjuk.
6. Mencatat pengeluaran dalam form rekapan.
7. Mengarsipkan rekapan dan resp sesuai jenisnya
Berikut adalah hasil pengamatan dari alur kerja pegawai dalam
pelayanan pasien di rawat inap:
Bagan 5. 1 Alur Kerja Pelayanan Pasien Rawat Inap
91
Berdasarkan hasil pengamatan, seluruh alur kerja petugas dalam
pelayanan pasien rawat inap sudah sama dengan standard operasional
prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan.
b. Gudang Farmasi
Berdasarkan hasil telaah dokumen, di gudang farmasi terdapat 2
(dua) standard operasional prosedur yang berkaitan dengan distribusi obat
dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap yaitu standard
operasional prsedur (SOP) tentang distribusi barang medis habis pakai ke
unit pelayanan (ruangan) dan standard operasional prosedur (SOP) tentang
distribusi obat dan bahan medis habis pakai ke depo farmasi (apotik).
Berikut adalah isi dari dokumen standard operasional prosedur (SOP)
tentang distribusi barang medis habis pakai ke unit pelayanan (ruangan):
Melakukan penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan
resep
Melakukan proses administrasi dengan pemasukan data resep ke
sistem informasi rumah sakit
Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetik
Menyiapkan perbekalan kesehatan sesuai dengan permintaan resep
Mencatat pengeluaran dalam form rekapan
Mengkonsultasikan kepada dokter penulis resep jika ada
ketidakjelasan
Menyerahkan perbekalan kesehatan kepada perawat ruangan yang
ditunjuk
Mengarsipkan rekapan dan resep sesuai jenisnya
92
1. Petugas gudang melakukan cek fisik BMHP yang ada di
ruangan di unit pelayanan.
2. Kepala ruangan atau petugas yang ditunjuk mengisi dan
menandatangani from pemintaan barang.
3. Petugas gudang mengambil from permintaan BMHP di
seluruh ruangan unit pelayanan.
4. Petugas gudang menyiapkan BMHP sesuai from permintaan
BMHP dan stok yang tersedia.
5. Penanggung jawab gudang membuat surat bukti barang keluar
(SBBK) sesuai dengan BMHP yang dikeluarkan.
6. Melakukan pengecekan jumlah BMHP dengan SBBK bersama
dengan petugas gudang dan unit pelayanan yang meminta.
7. BMHP diterima dan SBBK ditandatangani oleh kepala
ruangan atau petugas yang mewakili.
8. SBBK ditandatangani penyimpan barang dan pejabat yang
berwewenang.
9. SBBK diarsipkan oleh penanggungjawab gudang.
Standard operasional prosedur (SOP) tentang distribusi obat dan
bahan medis habis pakai ke depo farmasi (Apotik) merupakan pedoman
alur distribusi obat dan bahan medis habis pakai yang bersifat steril yang
akan didistribusikan ke Apotik, persediaan obat dan bahan medis habis
pakai di Apotik dilakukan untuk persediaan obat dan bahan medis habis
pakai dari permintaan instalasi rawat inap maupun rawat jalan, berikut
adalah isi dokumen dari pedoman SOP tersebut:
1. Petugas farmasi mengambil form permintaan obat dan BMHP
yang sudah diisi dan ditandatangani oleh penanggung jawab
atau koordinator depo farmasi.
2. Menyiapkan obat dan BMHP sesuai form permintaan obat dan
BMHP.
3. Menuliskan jumlah obat atau BMHP yang diambil pada kartu
stok gudang
93
4. Membuat Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) sesuai dengan
obat dan BMHP yang dikeluarkan
5. Melakukan pengecekan jenis, jumlah obat dan BMHP dengan
SBBK bersama dengan petugas farmasi dari depo farmasi
yang meminta
6. SBBK ditandatangani oleh petugas gudang, petugas depo
farmasi dan kepala instalasi farmasi.
Berikut adalah hasil pengamatan alur kerja petugas dalam distribusi:
Bagan 5. 2 Alur Kerja Distribusi BMHP ke Ruang Rawat Inap
Berdasarkan hasil pengamatan, sebagian besar alur kerja petugas
dalam distribusi bahan medis habis pakai ke ruangan sudah sama dengan
standard operasional prosedur (SOP). Namun sebagian kecil masih terdapat
alur kerja petugas yang tidak sama dengan SOP. Alur kerja yang tidak sama
dengan yang dilakukan oleh pegawai pada saat distribusi adalah petugas
memberikan form permintaan barang terlebih dahulu ke ruangan, kemudian
Petugas gudang memberikan from permintaan BMHP keruangan ranap
SBBK diarsipkan oleh penanggungjawab gudang
SBBK ditandatangani penyimpanan barang dan pejabat yang
berwewenang
Memberikan BMHP dan diterima serta SBBK ditandatangani oleh
kepala ruangan atau petugas yang mewakili
Penanggung jawab gudang membuat surat bukti barang keluar (SBBK)
sesuai dengan BMHP yang dikeluarkan
Petugas gudang mengambil kembali from permintaan BMHP di seluruh
ruangan ranap
Kepala ruangan atau petugas yang ditunjuk mengisi dan
menandatangani from permintaan barang
94
petugas gudang tidak melakukan cek fisik BMHP terlebih dahulu yang
masih tersedia di ruangan di unit pelayanan, serta BMHP yang sudah
didistribusikan dari gudang ke ruangan rawat inap langsung ditandatangani
SBBK oleh kepala ruangan atau perawat, kemudian BMHP langsung
dimasukan ke dalam lemari penyimpanan tanpa melakukan pengecekan
jumlah BMHP secara bersamaan (petugas gudang dan perawat).
Bagan 5. 3 Alur Kerja Distribusi Obat dan BMHP ke Apotik
Berdasarkan hasil pengamatan, seluruh alur kerja petugas dalam
distribusi obat dan bahan medis habis pakai di apotik sudah sama dengan
standard operasional prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan.
Dapat disimpulkan bahwa sebagian kecil petugas masih belum
mengetahui dokumen standard operasional prosedur (SOP) karena tidak
pernah diberikan atau melihat dokumen tersebut dan tidak pernah ada
Petugas farmasi mengambil form permintaan obat dan BMHP yang
sudah diisi dan ditandatangani oleh penanggung jawab atau
koordinator depo farmasi.
Membuat Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) sesuai dengan obat dan
BMHP yang dikeluarkan
Menyiapkan obat dan BMHP sesuai form permintaan obat dan BMHP.
Melakukan pengecekan jenis, jumlah obat dan BMHP dengan SBBK
bersama dengan petugas farmasi dari depo farmasi yang meminta
Menuliskan jumlah obat atau BMHP yang diambil pada kartu stok
gudang
SBBK ditandatangani oleh petugas gudang, petugas depo farmsi dan
kepala instalasi farmasi.
95
sosialisasi terkait standar operasional prosedur (SOP) tersebut serta masih
terdapat alur kerja petugas yang masih belum sama dengan yang sudah
ditetapkan pada standar operasional prosedur (SOP).
5.5 Proses Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Proses merupakan tahapan dari suatu sistem yang sudah dan sedang
berjalan. Tahapan dari sistem distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap
terdiri dari proses administrasi, proses penyampaian berita, proses pengeluaran
fisik barang, proses angkutan, serta proses pembongkaran dan pemuatan
barang.
1. Proses Adminstrasi
Proses administrasi merupakan keseluruhan kegiatan yang berkaitan
dengan pencatatan dalam pelaksanaan distribusi obat dan BMHP serta
penyusunan laporan yang berkaitan dengan distribusi secara rutin atau tidak
rutin dalam periode bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian Distribusi dan Kepala
Bagian Pelayanan Farmasi Rawat inap bahwa proses admintrasi yang
dilakukan dalam periode harian, bulanan dan semesteran. Berikut adalah
kutipan wawancara:
“Setiap pencatatan barang yang kita ambil, kita catat di kartu stok, pertama
permintaan form dari ruangan kita sesuai dengan barang yang kita punya,
misalnya masker, kita selalu punya, kan memang ada beberapa barang
yang memang tidak selalu ada seperti writing paper kemarin yang OK
minta terus kita tidak ada, jadi tidak kita kasih, terus misalnya ada, kita
ambil barangnya, dicatat dikartu stok kan pengeluaran barang, terus nanti
di entry di surat bukti barang keluar (SBBK) baru nanti dimasukin ke
laporan pengeluaran barang, gitu. Jadi kita tau stok akhir barang sesuai
tidak dengan kartu stoknya.” (INF1)
“di setiap ada resep masuk, nanti kita lakukan proses administrasi buat
pemasukan data resep ke sistem informasi rumah sakit, terus nanti dibikin
laporan perbulan sama semesterannya.” (INF2)
“Kalau SBBK itu di setiap mengeluarkan barang, jadi setelah barang
diambil, terus sudah selesai, kita bikin SBBK, baru SBBK selesai baru di
entry ke laporan pengeluaran barangnya.” (INF3)
96
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa proses
administrasi dalam distribusi obat dan bahan medis habis pakai dilakukan
setiap periode harian, bulanan dan semesteran.
2. Proses Penyampaian Berita
Proses penyampaian berita merupakan proses komunikasi atau
memberikan informasi antar petugas apotik dengan petugas gudang farmasi,
petugas gudang farmasi dengan perawat, dan petugas apotik dengan perawat
terkait permintaan obat dan bahan medis habis pakai. Komunikasi atau
memberikan infromasi yang dimaksud bisa secara langsung, secara tertulis
ataupun sistem komputerisasi. Berdasarkan hasil wawancara bahwa yang
terlibat dalam proses penyampain berita adalah petugas apotik, petugas
gudang dan kepala ruangan atau perawat.
“Karunya (kepala ruangan), kalau BMHP karunya yang bikin permintaan
kalau engga karu, dia biasanya satu ruangan sudah menunjuk siapa yang
penanggung jawab BMHP itu, jadi nanti dia yang bikin permintaan,
kemudian sudah dikasih ke petugas kita yang keliling, biasanya kalau engga
akbar, wawan, wawan yang lebih sering. terus kalau obat, petugas
apotiknya.” (INF1)
“yang terlibat itu farmasis, perawat, dokter, sama tenaga medis.” (INF2)
“biasanya saya, dan orang apotik sama perawat juga.” (INF3)
Berdasarkan hasil wawancara, proses penympaian berita distribusi
obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap menggunakan
metode penyampaian berita secara komunikasi langsung dan tertulis
(manual). Seluruh informan menjelaskan bahwa metode penyampaian
berita yang dilakukan yaitu metode langsung dan tertulis.
Distribusi barang medis habis pakai dari gudang ke instalasi rawat
inap maupun distribusi obat dan bahan medis habis pakai dari gudang ke
apotik menggunkan form permintaan barang atau surat bukti barang keluar
(SBBK) yang diberikan dan diisi secara manual. Serta distribusi obat dan
bahan medis habis pakai dari instalasi rawat inap ke apotik menggunakan
resep pasien secara manual yang telah diberikan oleh dokter. Berikut adalah
97
hasil wawancara dengan beberapa informan tentang metode yang digunakan
dalam distribusi obat dan barang medis habis pakai:
“kalau dari kita hanya form saja, seperti form itu tuh (sambil nunjuk bentuk
form pemintaan) jadi nanti ada form surat bukti barang keluar jadi buat
kita satu dan buat di rawat inapnya satu, begitupun diapotik.”(INF1)
“untuk permintaan obat kita by resep, atau ada lembar obat pasien, jadi
formnya tersendiri gitu.” (INF2)
“format, formatnya orang gudang biasanya keliling, setiap kamis dia
keliling memberikan format yang kita minta, nanti besoknya atau hari
jum’atnya dikasih barangnya.” (IRI01)
“kalau obat pakai resep yang dikasih sama dokter saja.” (IRI03)
Berikut adalah cara pengisian form permohonan permintaan obat
dan barang medis habis pakai dari gudang farmasi ke ruangan maupun dari
gudang farmasi ke apotik berdasarkan telaah dokumen:
1. Yang menerima dari bagian
2. Nomor
3. Nama dan Kode Barang
4. Jumlah (angka)
5. Satuan
6. Tanggal pemberian form
7. Tanda tangan, Nama, NIP, Pangkat/Gol yang meminta
8. Tanda tangan, Nama, NIP, Pangkat/Gol yang menyerahkan
petugas farmasi.
Berikut adalah hasil pengamatan petugas dalam pengisian form
permohonan permintaan obat dan bahan medis habis pakai dari gudang
farmasi ke ruangan maupun dari gudang farmasi ke apotik:
Tabel 5. 12 Pengisian Format Form Permintaan Barang
di RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No Format Hasil
Ket Ya Tidak
1 Yang menerima dari
bagian
√
2 Nomor √
98
3 Nama dan Kode Barang √
4 Jumlah (angka) √
5 Satuan √
6 Tanggal pemberian form √
7 Tanda tangan, Nama,
NIP, Pangkat/Gol yang
meminta
√
8 Tanda tangan, Nama,
NIP, Pangkat/Gol yang
menyerahkan petugas
farmasi.
√
Sumber: observasi
Berdasarkan table diatas, dari hasil pengamatan dapat dikatakan
bahwa petugas sudah mengisi from permintaan barang secara tepat dan
sesuai dengan yang sudah ditetapkan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, sebagian besar
infroman menjelaskan bahwa masih terdapat kendala terkait proses
panyampaian berita yaitu belum terdapat sistem komputerisasi, sistem
komputerisasi dibutuhkan agar lebih memudahkan dan tidak perlu untuk
datang dan melakukan pengisian secara manual atau tertulis karena hal ini
dilihat dari kurangnya sumber daya manusia itu sendiri. Sebagian kecil
informan menjelaskan bahwa kendala yang terkait proses penyampaian
berita adalah masih terdapat mis komunikasi antara petugas instalasi farmasi
dengan perawat di instalasi rawat inap.
“kita menginginkan yang lebih enak dan lebih canggihlah, lebih modern
gitu kan, yang tinggal di klik-klik saja sudah langsung sampai, dan mereka
juga tidak terlalu pusing, kalau misalkan, dilihat gitu kan barang ini ada
tidak, disetiap mau amprahan atau barang-barang yang bisa dimprah apa
saja, jadi lebih enak, kalau sekarang kan masih bentuk lisan dan tertulis
aja.” (INF3)
”iya langsung saja, karna belum ada komputerisasi. seharusnya ada biar
lebih mudah juga kan” (IRI02))
“harusnya kompterisasi, jadi tidak perlu kesini lagi.” (IRI01)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa proses
penyampain berita menggunakan metode langsung dan tertulis yaitu form
permintaan barang atau surat bukti barang keluar (SBBK) untuk distribusi
99
barang dari gudang farmasi keruangan maupun ke apotik dan pemberian
resep secara manual untuk distribusi kerungan rawat inap. Kendala yang
terjadi pada proses penyampaian berita adalah belum tersedianya
komputerisasi.
1. Proses Pengeluaran Fisik Barang
Tahapan setelah proses penyampaian berita adalah proses
pengeluaran fisik barang yang sudah dilakukan permintaan barang dari
instalasi rawat inap ke apotik ataupun ke gudang farmasi dan permintaan
barang dari apotik ke gudang farmasi. Berdasarkan hasil wawancara,
seluruh informan menjelaskan bahwa yang terlibat dalam proses
pengeluaran fisik barang adalah petugas apotik dan petugas gudang, karena
obat dan bahan medis habis pakai hanya tersimpan di apotik dan gudang
farmasi.
“semua petugas gudang bisa, cuma yang paling sering mba ninin.” (INF1)
“petugas apotik yang nerima resep saat itu. jadi yang ada di apotik siapa
saja bisa.” (INF2)
Berdasarkan hasil wawancara, seluruh informan menjelaskan bahwa
metode yang digunakan dalam proses pengeluaran fisik barang adalah
FEFO (First Expired First Out). FEFO merupakan barang yang lebih awal
kadaluarsa harus dikeluarkan terlebih dahulu dan didistribusikan. Setelah
dikeluarkan barangnya petugas perlu mengisi atau menulis di kartu stok
barang tersebut untuk mencatat tanggal pengeluaran barang, jumlah, dan
sisa barang yang keluar atau yang masuk, dan tulis tanggal kadaluarsa serta
tanda tangan.
“FEFO, jadi yang expired duluan kita keluarin yang datang duluan dan
expired duluan kita keluarin walaupun dia datangnya duluan tapi dia
expirednya duluan, tetap kita keluarin.” (INF1)
“keluar fisik barang pakai FEFO, jadi dilihat mana barang yang ED nya
sudah mulai dekat, maka itu yang diambil.” (INF2)
100
Berikut adalah cara pengisian kartu stock barang di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan berdasarkan telaah dokumen
yaitu:
1. Nama Barang
2. Satuan
3. Tanggal Masuk atau Keluar Barang
4. Jumlah Barang Masuk
5. Jumlah Barang Keluar
6. Jumlah Barang Sisa
7. Keterangan (Tanggal Expire Date dan Paraf petugas yang
mengambil barang)
Berikut adalah hasil pengamatan petugas dalam pengisian form
permohonan permintaan obat dan bahan medis habis pakai dari gudang
farmasi ke ruangan maupun dari gudang farmasi ke apotik:
Tabel 5. 13 Pengisian Format Kartu Stok Barang
di RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No Format Hasil
Ket Ya Tidak
1 Nama barang √
2 Satuan √
3 Tanggal masuk atau
keluar barang
√
4 Jumlah barang masuk √
5 Jumlah barang keluar √
6 Jumlah barang sisa √
7 Keterangan (Tanggal
Expire Date dan Paraf
petugas yang mengambil)
√
Sumber: observasi
Berdasarkan table diatas, dari hasil pengamatan dapat dikatakan
bahwa petugas sudah mengisi kartu stok barang secara tepat dan sesuai
dengan yang sudah ditetapkan.
Berdasarkan hasil wawancara, seluruh informan menjelaskan bahwa
dalam proses pengeluaran fisik barang masih terdapat kendala, kendala yang
101
terjadi berdasarkan hasil wawancara adalah masih ada perbedaan jumlah
antara jumlah dikartu stok dengan jumlah yang ada ditempat penyimpanan,
hal ini terjadi karena metode yang digunakan dalam penulisan di kartu stok
masih manual dan barang yang dihitung juga masih dihitung secara manual.
Selain itu, kendala lainnya yaitu terdapat beberapa barang dengan merek
yang sama tapi dengan dua anggaran yang berbeda, jadi jika dilakukan
proses pengeluaran fisik barang masih terdapat kesalahan dalam
pengeluaran fisik barang tersebut, misalkan jika yang dikeluarkan harus dari
dana yang BLUD tapi yang dikeluarkan dana yang dari Ekatalog, maka akan
ada perbedaan jumlah antara kartu stok dengan stok jumlah ditempat
penyimpanan.
“kendalanya sering lupa atau suka ada yang keselisih, karna kan kita masih
manual, terkadang kita juga masih banyak yang lain gitu, terus ribet sama
yang lain juga jadi lupa, jadi suka ada perbedaan antara kartu stok dengan
jumlah barang pada saat pengeluaran fisik barang.” (INF2)
“kadang kita kan punya barang misalnya barang BLUD sama ekatalog
yang sering banyak kembar, misalnya barang amoxcicilin BLUD beli,
ekatalog beli, ekatalog belum keluar, BLUD belum habis, takut nanti ada
kesalahan ambil, yang diambil nanti barang yang baru datang.” (INF1)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa proses
pengeluaran fisik barang menggunakan metode FEFO (First Expired First
Out) barang yang tanggal kadaluarsanya duluan maka barang tersebut yang
diambil dan didistribusikan terlebih dahulu. Setelah barang dikeluarkan
petugas melakukan pengisian kartu stok barang. Dalam proses pengeluaran
fisik barang hanya petugas apotik dan petugas gudang saja yang terlibat
dalam proses tersebut, karena obat dan bahan medis habis pakai hanya
tersimpan di apotik dan di gudang saja. Selain itu, masih terdapat kendala
dalam proses pengeluaran fisik barang salah satunya adalah masih terdapat
berbedaan jumlah barang yang keluar, berbedaan jumlah di kartu stok
dengan jumlah stok di tempat penyimpanan.
8. Proses Angkutan
Proses selanjutnya yang dilakukan dalam distribusi obat dan bahan
medis habis pakai adalah proses angkutan barang. Proses angkutan ini
102
dilakukan dari apotik dan gudang farmasi ke instalasi rawat inap dengan
menggunakan alat pengangkut. Berdasarkan hasil wawancara, seluruh
informan menjelaskan bahwa yang terlibat dalam proses angkutan obat dan
bahan medis habis pakai dari apotik ke ruang rawat inap adalah perawat,
sedangkan yang terlibat dalam proses angkutan bahan medis habis pakai
dari gudang ke apotik maupun ke ruang rawat inap adalah petugas gudang.
“saya atau engga akbar dan jajang.” (INF3)
“perawat yang shift di jam itu, dia yang mengambil, jadi tergantung shift
dan kebutuhan pasien” (IRI02)
Berdasarkan hasil wawancara, sebagian besar informan menjelaskan
bahwa alat angkut yang digunakan dalam distribusi obat dan BMHP adalah
1 buah trolley dan kardus. Sebagian kecil informan menjelaskan bahwa alat
angkut yang digunakan adalah kursi roda dan diangkut sendiri dengan
tangan oleh perawat.
“biasanya mah kita bawa saja, mereka sudah di pak dalam kardus itu yang
sudah di cover per pasien pakai plastic itu kan yang masing-masing,
awalnya dikardus, paling kita kalau pagi, ada obat nicu ga gitu, ada,
yaudah kita angkat, sekalian kita naik ke atas. karena setau saya trolley ada
di kamar operasi cuma ada satu trolley untuk distribusi, itu kita ambil dari
OK pinjem. Kalau enteng, baru angkat sendiri.” (IRI03)
“Kalau dari apotik dia pakai di dus, perawat kita yang ngambil. Kalau
malam juga perawat yang mengambil tapi pakai kursi roda.” (IRI01)
“biasanya kalau distribusi bawa kursi roda gitu, kecuali yang ruangan
operasi dia ada trolley khusus. kalau yang dibuat di ruangan rawat inap
itukan harusnya ada tapi karna terbatas ya otomatis pake kursi roda.”
(IRI02).
Sedangkan alat angkut bahan medis habis pakai dari gudang farmasi
ke ruangan rawat inap ataupun apotik menggunakan 1 buah trolley dan
karton atau kardus.
“jadi semuatnya pakai trolley, jadi nanti dia bolak balik vir, misalnya ke
lantai satu dulu baru nanti ambil lagi ke bawah buat kelantai selanjutnya.”
(INF1)
“menggunakan trolley, Kalau susunan di trolley, kita susun yang rata dulu
yang rapih dulu, kita taruh dulu, misalkan yang satuan gitu baru di taruh
di atasanya bisa pakai karton, kartonnya kan sudah berkardus kan pas
103
disana juga sudah kita distribusiin nama ini nama ruangan ini, kan dia
langsung dipak, langsung rapih gitu.” (INF2)
“pakai trolley yang tadi.” (IRI01)
Berdasarkan hasil wawancara, seluruh infroman menjelaskan bahwa
tahapan dalam penyusunan barang di alat angkut adalah mempersiapkan
barang yang akan di distribusikan terlebih dahulu, kemudian dimasukan ke
dalam kardus untuk penyimpanan sementara yang sudah dimasukan sesuai
ruangan, lalu diletakan serta disusun secara rapih di trolley dan terakhir di
distribusikan ke setiap ruangan, begitu juga dengan tahapan penyusunan
dari apotik ke ruang rawat inap, namun ada perbedaan kalau dari apotik ke
ruang rawat inap, jika barang yang diminta banyak, maka akan
menggunakan kursi roda, sedangkan jika sedikit, maka menggunakan
angkut sendiri oleh perawat.
“kita siapin dulu barangnya yang mau didistribusiin sesuai ruangan, terus
kita susun dikardus habis itu diletakan ke trolley.” (INF1)
“barang yang mau didistribusiin sudah ada, habis itu dimasukin ke kardus
sesuai ruangan, terus ditaruh ditrolley habis itu didistribusiin.” (INF2)
Dalam proses angkutan barang masih terdapat kekurangan atau
kendala. Berdasarkan hasil wawancara, seluruh informan menjelaskan
bahwa kendala yang terjadi adalah belum ada trolley khusus untuk ruangan,
sehingga jika ingin melakukan distribusi obat dari ruangan ke apotik dengan
jumlah yang besar atau banyak, terpaksa menggunakan kursi roda yang ada
diruangan, dan untuk trolley yang ada di gudang masih belum memadai dan
terdapat sedikit kerusakan.
“biasanya resep turun sekali per rawat inap, jadi resep sekali turun banyak,
dikasih dari perawatnya nanti disiapin, kita nyiapin per pasien baru nanti
diangkut ke atas pakai kursi roda gitu.” (IRI02)
“seharusnya pakai trolley, trolley kita kan tidak ada kalau diruang rawat
inap.” (IRI03)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa proses
angkutan distribusi melibatkan perawat untuk obat dan petugas gudang
untuk bahan medis habis pakai. Alat angkut yang digunakan pada perawat
104
untuk distribusi obat ke apotik menggunakan kursi roda dan diangkut
sendiri dengan tangan. Sedangkan alat angkut yang digunakan petugas
gudang ke ruangan adalah trolley dan kardus atau karton. Proses alat angkut
masih ditemukan kekurangan atau kendala yaitu belum ada trolley khusus
untuk ruangan sehingga menggunkan kursi roda.
9. Proses Pembongkaran dan Pemuatan
Proses selanjutnya yaitu proses terakhir yang dilakukan dalam
distribusi obat dan bahan medis habis pakai yaitu proses pembongkaran dan
pemuatan di Instalasi Rawat Inap. Proses pembongkaran merupakan proses
setelah barang sampai diruang rawat inap dan diturunkan kemudian serah
terima di instalasi rawat inap, begitu juga dengan dari gudang farmasi ke
apotik. Sedangkan proses pemuatan merupakan proses penempatan barang
di tempat penyimpanan yang ada diruang rawat inap dari gudang farmasi,
serta pemuatan di apotik dari gudang farmasi. Berdasarkan hasil
wawancara, Seluruh informan menjelaskan bahwa tenaga yang terlibat
dalam proses pembongkaran dan pemuatan adalah petugas gudang dan
perawat diruangan.
“petugas gudang dan perawat.” (INF1)
“saya dan perawat ruangan.” (INF3)
Sedangkan proses pemuatan hanya dilakukan oleh perawat ruangan
saja. Karena sudah tanggung jawab ruangan itu sendiri.
“kalau itu sudah penanggung jawab perawatnya, bukan kita. Iya kita serah
terima, setelah itu tanggung jawab ruangannya.” (INF1)
“Itu sudah tanggung jawab mereka, karna kan kita cuma nganter sama
ngamprah.” (INF3)
“Biasanya kita bareng-bareng, karena kita tidak terlalu banyak meresepin
juga, kan disini pasien bayi dosisnya kecil-kecil, paling kita lihat stoknya di
hari itu, sudah cukup apa engga gitu.” (IRI03)
Berdasarkan hasil wawancara, sebagian besar informan menjelaskan
bahwa proses pembongkaran dilakukan pengecekan terlebih dahulu dan
proses pemuatan sudah tanggung jawab perawat diruangan. Sebagian kecil
105
menjelaskan bahwa proses pembongkaran dan pemuatan barang adalah
serah terima dan kemudian di simpan ditempat penyimpanan.
“seharusnya di cek antara petugas yang distribusi dengan dipenerimanya.”
(INF1)
“palingan setelah serah terima lagsung kita taruh lemari.” (IRI02)
Seluruh informan menjelaskan bahwa masih terdapat kendala dalam
proses pembongkaran dan pemuatan barang seperti masih terdapat
penumpukan barang pada saat pemuatan ditempat penyimpanan, masih
kurangnya pegawai untuk melakukan pengecekan, dan kurang tempat
penyimpanan obat maupun BMHP. Hal ini didapat dari hasil wawancara
dengan perawat diruangan:
“masih ada penumukan barang diruangan sewaktu lagi pemuatan barang
ditempat penyimpanannya.”(INF1)
“karna kita kurang SDM nya, jadi yaudah kita masukin saja, ngecek juga
soalnya tenaganya juga tidak ada, kita tuh pekerja perawat terlalu tumpang
tindih, apa aja, maksdunya itu kan khusus administrasi yang ngecek segala
macam, sejauh ini perawat semua, jadi yaudahlah mau gimana
lagi.”(IRI01)
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa proses
pembongkaran dan pemuatan barang di instalasi rawat inap dilakukan oleh
perawat dan petugas gudang. Tahapan yang dilakukan adalah pemberian
dan pengecekan barang, serah terima kemudia disimpan di tempat
penyimpanan yang ada diruangan. Adapun kendala yang terjadi yaitu
kurangnya SDM yang mengakibatkan tidak dilakukannya pengecekan
barang sebelum ditempatkan ke tempat penyimpanan diruangan.
5.6 Output Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Output dari distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap dilihat dari ketersediaan obat dan bahan medis habis pakai yang
efektif dan efisien di instalasi rawat inap.
A. Tersalurkannya obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat
Inap dengan efisien
106
Tersalurkannya obat dan bahan medis habis pakai yang efisien
dapat dilihat dari ketersediaan dan keamanan, ketepatan jenis, ketepatan
jumlah dan kepatan waktu. Dalam hal ini peneliti akan melihat obat dan
barang medis habis pakai yang didistribusikan ke instalasi rawat inap
melalui wawancara mendalam dengan kepala ruangan atau perawat
diruangan yang merupakan informan kunci dari penelitian ini.
1. Ketersediaan
Berdasarkan laporan buku kosong di gudang farmasi RSU
Kota Tangsel diketahui bahwa ketersediaan obat di Rumah Sakit
Umum Kota Tangerang Selatan pada tahun 2016 sering ditemukan
obat yang stoknya kosong digudang, stok kosong yang pernah terjadi
pada tahun 2016 adalah sebanyak 30 macam obat dan 35 macam obat
yang mempunyai stok yang hampir habis. Hal ini juga didukung oleh
hasil wawancara mendalam yang dilakukan bersama informan,
informan menyebutkan bahwa keadaan jumlah obat pada tahun ini
tidak cukup bagus:
“kalau jumlah obat digudang, belum terlalu bagus kayaknya, karena
masih ada stok yang kosong dan stok yang hampir habis tahun ini,
yaitu karena kita sering terkendala pemesanan obat yang obat lama
dateng kadang sudah di tunggu lama tapi distributor mengirim surat
kosong jadinya kita harus beli keluar ke Non E-catalogue yang
harganya tentu lebih mahal dan bakal makan waktu lebih lama lagi”
(INF1).
Faktor yang mempengaruhi ketersedian obat digudang adalah
keterlambatan waktu pengajuan pemesanan yang dilakukan,
pemesanan dilakukan pada saat stok obat hampir habis dan stok sudah
habis. Hal ini dikarenakan pengajuan yang terlambat dari gudang,
tidak adanya sistem informasi sehingga menyebabkan pemantauan
jumlah obat digudang masih manual sehingga tidak ada peringatan
jika obat telah memasuki jumlah minimum stok. Selain itu terdapat
juga kendala dari waktu tunggu obat yang lama dari distributor obat
dikarenakan kekosongan obat pada distributor. Hal ini berdasarkan
hasil wawancara kepada tiga informan, ketiganya menyebutkan
107
bahwa kekosongan obat dipengaruhi oleh keterlambatan waktu
pemesanan obat.
“Faktor yang mempengaruhi kekosongan obat di tahun ini salah
satunya keterlamabatan pengajuan pemesanan dari kita (gudang).
Pemesanan yang terlambat tidak bisa mengcover kebutuhan obat di
rumah sakit sehingga terjadi kekosongan obat, ini karena kita belum
mempunyai sistem informasi digudang jadi kita tidak mengetahui jika
jumlah obat telah memasuki jumlah minimum. Selain itu juga
keterlambatan pengiriman dan ada beberapa obat yang tidak
terealisasi menjadi salah satu faktor kekosongan obat” (INF1).
“kosongnya obat di gudang tahun ini dikarenakan oleh beberapa hal,
yaitu pembelian yang dilakukan pengirimannya sering terlambat.
Lalu kita juga terlambat mengajukan pemesanan sehingga kita tidak
bisa mengcover kebutuhan obat. Ini karena monitoring yang kita
lakukan digudang masih manual “ (INF2)
2. Keamanan
Keamanan merupakan pernyataan tanggapan perawat di Instalasi
Rawat Inap terhadap kualitas/mutu pada keamanan obat yang dihasilkan
dalam distribusi obat dan bahan medis habis pakai. Keamanan yang
dimaksud adalah tidak terdapat kerusakan atau kecatatan dan kadaluarsa
pada obat dan barang medis habis pakai yang didistribusikan.
Berdasarkan hasil wawancara, sebagian besar informan
menjelaskan bahwa kualitas dari keamanan obat dan BMHP masih
dikatakan sesuai dengan yang diminta dan baik-baik saja, namun masih
terdapat kendala atau kerusakan yang terjadi diantaranya perubahan warna
pada obat yang injeksi atau cair, obat yang sudah hampir habis masa
expirenya, masih diresepkan atu didistribusikan dan masih ditemukan
kemasan obat dan BMHP yang rusak atau cacat. Sebagian kecil informan
menjelaskan bahwa kualitas obat dan BMHP masih tidak menentu, karena
masih ditemukan kerusakan pada obat maupun BMHP.
“kualitas obat dan bmhp, biasanya kalau kualitas obatnya yaa sesuai
dengan yang kita minta aja. bmhp juga begitu. tapi masih suka ditemukan
kerusakan kaya obat yang apa yaa, dia udah warnanya udah kuning,
seharusnya kan masih putih tapi dia udah kuning, tapi kita ga akan kita
kasih, nanti kita lapor ke apotik, atau ada obat yang dia pecah, kita ga
108
kasih, atau ada yang satu bulan mau expire itu pernah diresepin, tapi itu
langsung kita ke pasiennya, karna selama ini kadang-kadang dari control
kita juga, karna obat numpuk, harusnya kan retur, tapi karna sdm tadi
kurang, jadinya gitu. Kalau yang dari gudang si jarang yang bermasalah
yaa, kalau yang bmhp yaa, kalau yang kaya handscoon steril itu kan
masuknya lewat apotik ga lewat gudang, kalau gudang itu yang handscoon
non steril lewat gudang, tapi kalau yang steril lewat apotik, gitu. Apa ini
penyimpanannya kurang bagus sampai bisa berjamurnya gitu kan,
soalnya pernah dipaksa dipakai, itu yang bedaknya mungkin yang udah
byuurrr, terus baunya duuhh kok bau gitu kan, yahh yaudah deh, udah ga
bagus nih, terus yaudah kita pulangin, retur disebutnya, buat minta yang
baru. Nah pernah kejadian besoknya, dikirim lagi, kok ini dikirim lagi,
bukannya dibuang, ini gimana si, jadi yaudahlah buang aja, maksudnya
kan udah ga layak kan gitu kan, apa lagi untuk bayi.” (IRI01)
“sejauh ini masih dibilang baik-baik aja.walaupun suka ada yang rusak
juga, kaya waktu itu pernah tuh umi nemuin obat cair atau injeksi gitu tapi
warnanya udah keruh atau berubah gitu warnanya, emang petugasnya
yang engga tau atau gimana, tapikan jadinya apa yaa, jadi ga bisa dipakai
kan, kalau bhmp mah palingan pernah kemasannya ada yang rusak, tapi
kalau dalamnya masih bisa dipakai yaa kita pakai, kalau engga yang kita
bilang.” (IRI02)
“suka tidak menentu si,kadang nanti bagus kadang engga. Misalnya kalau
obat paling yang dekat-dekat expire yaa, tapi udah diingetin si, misalkan
kalau pun ga expire, tapi warna obatnya berubah kaya yang injeksi, yang
ampul-ampul gitu, paling udah langsung kita singkirin, kaya handscoon
misalnya handscoon pernah kita nerima kaya berjamur didalamnya gitu,
kok kayak gitu, gitu kan, yaudah bu iis deh tuh yang koordinasi ke
gudangnya.” (IRI03)
Berdasarkan hasil observasi di gudang farmasi terhadap obat dan
bahan medis habis pakai yang tersedia di gudang penyimpanan sebelum
didistribusikan, diketahui bahwa secara garis besar ketersediaan obat di
gudang farmasi sudah sesuai dengan kebutuhan, akan tetapi memang ada
beberapa obat dan barang medis habis pakai yang terkadang tidak melihat
keamanan dari obat dan bahan medis habis pakai di gudang farmasi. Hal
ini dikarenakan terpisahnya jarak antara gudang farmasi dengan gudang
penyimpanan.
3. Ketepatan jenis dan jumlah
Ketepatan jenis merupakan kebutuhan obat dan bahan medis habis
pakai sudah sesuai dengan yang diminta dan yang didistribusikan.
109
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala bagian penyimpanan dan
distribusi jumlah obat di bulan Februri – Maret ini berjumlah 469 jenis
obat, sedangkan bahan medis habis pakai berjumlah 567 jenis. Namun,
berdasarkan hasil wawancara seluruh infroman menjelaskan bahwa
ketersedian obat dan BMHP masih dapat dikatakan tidak menentu, karena
masih ditemukan beberapa kesalahan pada jenis misalnya jenis obat yang
diminta dengan yang didistribusikan masih terdapat ketidaksamaan.
Sedangkan BMHP belum pernah ditemukan kesalahan jenis.
“iyaa kadang-kadang ada, kadang-kadang engga, suka ga nentu gitu si.
karna kan kesalahan sama jenis obat mah ada aja ya, namanya juga masih
manual gitu kan, jadi kalau jenisnya kadang ada obat yang ga sama,
diganti sama yang hampir mereknya sama ini, tapi masih harus diawasi
juga, kalau bmhp sejauh ini aman-aman aja si.”(IRI02)
“gimana yaaa, habis kaya engga nentu juga. ohh pernah beberapa kali
suka engga sesuai jenis obat yang kita minta sama yang dikasih sama
orang bawah. kesalahannya kaya misalnya minta obat panas mereknya
yang ini, tapi pas dikasih malah dengan merek yang berbeda. kan jadi
salah walaupun fungsinya sama, tapi tetap aja salah kan ya, terus kalau
bmhp jarang ditemuin si.” (IRI03)
Berdasarkan hasil wawancara, seluruh informan menjelaskan
bahwa jumlah BMHP yang diberikan dari gudang farmasi ke instalasi
rawat inap masih terdapat kesalahan jumlah atau jumlah yang diberikan
tidak sesuai dengan yang diminta dan yang diberikan, namun hal tersebut
jika bersifat cito maka dapat diatasi segera dengan cara meminjam barang
dengan ruangan rawat inap yang lain dan jika barang tersebut sudah
diberikan kembali oleh gudang farmasi maka ruangan ranap yang
meminjam barang, berhak mengembalikan barang yang telah dipinjam
dari ranap lain. Sedangkan jumlah obat tidak pernah ditemukan kesalahah
jumlah.
“suka sesuai sama engganya si kalau dari gudang mah yang untuk
permintaan bmhp ya, cuma nanti kalau sifanya cito, palingan kita disuruh
pinjem dulu sama ruangan lain, nanti baru kita ganti kalau barangnya
udah dikirim lagi sama gudang. kalau obat engga si.” (IRI01)
“yaa gimana yaa, gitu si palingan kadang sesuai kadang engga, kalau
bmhp kurang, yaa kita disuruh pinjem sama ruangan sebelah terus ntar
diganti, kalau obat si jarang soalnya kan ga mungkin kalau obat minjem
110
sama ruang sebelah juga, kan resep pasien beda-beda juga jadi gitu aja
si palingan.” (IRI02)
“kalau dari apotik, nah itu dia, ga tau ya kendalanya apa gitu, soalnya
kan jumlahnya atau barang yang diminta suka beda gitu, mungkin ga ada,
tapi maksa gitu kan, yaa paling kita konfirmasi lagi gitu, kok segini, kok
cuma segini, sedangkan kita kan bikin cairan TTN ajah pakai dispo yang
50cc itu, satu pasien itu bisa make tuh yang maksimal tuh 15 buah, satu
hari tuh, 24 jam, kadang dikasihnya cuma 5, entah itu mereka ga percaya,
atau dikiranya kita yang mau pakai atau apa gitu, kok jumlahnya cuma
segini gitu kan, kita mau buat seluruh bayi yaa kuranglah, kalau satu bayi
dikasih cuma 5, bayi itu kalau misalkan terpasang PICC lewat kateter itu
kan, itu kan dapat cairan itu dia biasanya 3 atau 4 jenis cairan, high arin,
sama lipid. Makanya diresepinnya banyak gitu, disspo, terus kok
dikasihnya cuma 5, ada apa gitu kan, apa ga percaya, ga mungkinlah kita
dirumah mau praktek pakai dispo 50cc, buat apa. Jadi pernah si ada
kejadian seperti itu. Jumlahnya suka ga sesuai, tapi kalau dari gudang,
dia konfirmasi kalau memang barang ga ada, kok ga ada gitu, memang
lagi kosong gitu, engga ngurangin jumlah, palingan kita suruh pinjem
dulu sama ruangan lain kalau cito.” (IRI03)
Berdasarkan hasil observasi di gudang farmasi terhadap obat dan
bahan medis habis pakai yang tersedia di gudang penyimpanan sebelum
didistribusikan, diketahui bahwa secara garis besar terkadang tidak
tersedia jenis atau jumlah obat dan barang medis habis pakai di gudang
karena disebabkan permintaan yang terlalu tinggi.
4. Ketepatan waktu
Ketepatan waktu merupakan waktu yang dilakukan pada saat
dilakukan permintaan obat atau bahan medis habis pakai dengan waktu
yang didistribusikan baik itu rutin atau tidaknya dilakukan pada waktu
yang sama. Berdasarkan hasil wawancara, seluruh informan menjelaskan
bahwa waktu distribusi obat dilakukan penurunan resep setiap hari atau
setiap malam ke apotik dengan membawa semua resep, kemudian besok
paginya baru diambil obat tersebut diapotik. Sedangkan bahan medis habis
pakai sudah terdapat jadwalnya yaitu seminggu sekali, untuk pemberian
form permintaan barang dilakukan pada setiap hari Kamis, dan hari Jum’at
untuk pemberian barangnya sesuai dengan yang diminta pada saat
permintaan.
111
“kan buat pasien-pasien baru, yang datangnya baru malam, ga mungkin
buru-buru ke apotik untuk minta obat kan, karna kan karna terbatasanya
dari farmasi itu, makanya resep-resep obat itu dituruninnya malam, jadi
pagi mereka focus kepasien-pasien rawat jalan. jadi kita ngambilnya pagi,
sebelum pas saya datang kalau dinas jam 7 itu kita langsung mampir ke
apotik biasanya. Kalau bhmp setiap kamis ngasih formnya terus besok
baru dikasih barangnya dan terus kalau obat kita rutin, karna kan buat
pasien yaa. tapi kalau bmhp kadang rutin, tapi kadang lebih cepat malah,
rajin banget kalau gudang, pernah lebih cepat, terus mereka ga tau yaa
apa kerajinan atau apa gitu yaa, padahal baru hari selasa atau rabu, kok
udah datang, iyaa ini soalnya kalau apa namanya biar kita ga buru-buru
gitu, yaudah bagus si. gitu.” (IRI03)
“kalau bmhp seminggu sekali setiap kamis sama jum’at kalau ga salah,
terus kalau obat palingan malam kalau resepnya lagi banyak, terus besok
pagi baru kita ambil gitu. Terus rutin ko kalau buat pasien mah, terus
bmhp juga rutin si.” (IRI01)
Berdasarkan hasil observasi, distribusi obat dan bahan medis habis
pakai dilakukan setiap hari untuk kebutuhan apotik dan ruang rawat inap
serta seminggu sekali untuk kebutuhan barang medis habis pakai di ruang
rawat inap.
Dapat disimpulkan bahwa ketersediaan obat dan bahan medis habis
pakai masih belum efektif dan efisien. Dari segi keamanan masih
ditemukan obat dan bahan medis habis pakai yang terjadi perubahan warna
pada obat cair, kemudian obat dan bahan medis habis pakai yang
ditemukan hampir mendekati kadaluarsa/expire date, serta ditemukan di
kerusakan dan kecacatan pada kemasan obat dan bahan medis habis pakai
yang didistribusikan. Dari segi ketepatan jenis dan jumlah masih
ditemukan ketidaktepatan jenis dan jumlah yang sesuai pada saat
permintaan dengan obat dan bahan medis habis pakai tersebut
didistribusikan. Hal ini dikarenakan terpisahnya gudang farmasi dengan
gudang penyimpanan, sehingga tidak dapat dipantau secara rutin. Selain
itu, setelah obat dan bahan medis habis pakai didistribusikan ke instalasi
rawat inap, antar petugas dan perawat tidak dilakukan pengecekan terlebih
dahulu pada barang yang sudah didistribusikan.
112
113
BAB VI
PEMBAHASAN
6.1 Keterbatasan Penelitian
Peneliti tidak bisa menelaah dokumen terkait uraian tugas perawat dan
standar operasional prosedur di Instalasi Rawat Inap serta dokumen terkait
ketersediaan, jenis dan jumlah obat atau bahan medis habis pakai secara rinci
dikarenakan terbatasnya izin dari pihak instalasi rawat inap dan pihak rumah
sakit.
6.2 Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat Inap
Distribusi merupakan proses penyerahan obat-obatan mulai dari
sediaan disiapkan oleh instalasi farmasi rumah sakit sampai obat diserahkan
kepada pelayanan kesehatan untuk diberikan kepada pasien. Adapun bahan
medis habis pakai yaitu sebagai indikator penunjang dalam penggunaan obat
oleh pasien (Rusdiana, 2014). Kegiatan distribusi obat dan bahan medis habis
pakai merupakan salah satu cara dalam proses menyalurkan atau menyerahkan
barang yang sudah ditetapkan pemerintah untuk memenuhi kebutuhan fasilitas
kesehatan dengan tetap menjamin mutu, jenis, jumlah dan ketepatan waktu. Di
rumah sakit, kegiatan distribusi merupakan salah satu bagian siklus manajemen
farmasi. Distribusi obat dan bahan medis habis pakai menjadi tanggung jawab
instalasi farmasi. Rumah sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat
menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai di unit pelayanan seperti instalasi
rawat inap. (Permenkes, 2016)
Distribusi obat dan bahan medis habis pakai telah dijalankan pihak
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan dengan menggunakan metode
sentralisasi. Untuk melihat bagaimana implementasinya di rumah sakit, maka
dalam penelitian ini menggunakan teori pendekatan sistem dengan melihat
input, proses sampai dengan ouput dari sistem atau metode yang sedang
berjalan.
114
Input dari distribusi obat dan bahan medis habis pakai adalah sumber
daya manusia, sarana, dan prosedur. Proses dari distribusi obat dan bahan
medis habis pakai adalah bermula dari proses administrasi, proses
penyampaian berita, proses pengeluaran fisik barang, proses angkutan dan
proses pembongkaran serta pemuatan barang. Untuk output dari distribusi obat
dan bahan medis habis pakai itu sendiri adalah tersedianya obat dan bahan
medis habis pakai dengan melihat dari kualitas barang, ketepatan jenis,
ketepatan jumlah dan ketepatan waktu dari obat dan bahan medis habis pakai
yang didistribusikan.
6.3 Input Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Pada umumnya untuk meningkatkan suatu pelayanan ada dua cara yaitu
dengan meningkatkan mutu dan kuantitas sumber daya, tenaga, biaya,
peralatan, perlengkapan, dan material yang diperlukan dengan menggunakan
teknologi atau dengan kata lain meningkatkan input atau struktur serta
memperbaiki metode atau penerapan yang dipergunakan dalam kegiatan
pelayanan, hal ini memperbaiki proses pelayanan organisasi kesehatan (Wijono
dan Wijaya, 2012).
Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang
penting dalam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat
menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem, bahkan
dapat menghambat suatu sistem dalam mencapai sebuah tujuan (Febriawati,
2013).
Dalam penelitian ini kegiatan distribusi obat dan bahan medis habis
pakai di instalasi rawat inap harus dapat menyediakan input yang menunjang
proses dari kegiatan tersebut. Input dari distribusi obat dan bahan medis habis
pakai di instalasi rawat inap adalah sumber daya manusia, sarana dan prosedur.
A. Sumber Daya Manusia
115
Input sumber daya manusia terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai di Instalasi Rawat Inap terdiri dari pegawai di apotik, pegawai
di gudang farmasi dan perawat di ruang rawat inap. Semua sumber daya
manusia ini merupakan salah satu faktor input yang berhubungan langsung
dengan distribusi obat dan bahan medis habis pakai di instalasi rawat inap.
Sumber daya manusia ini bisa dilihat dari segi kuantitas dan kualitas.
Berdasarkan hasil penelitian diketahui kuantitas SDM di Instalasi
Farmasi baik di apotik maupun di gudang farmasi Instalasi Farmasi RSU
Kota Tangerang Selatan sudah sepenuhnya memenuhi standar klasifikasi
dan perizinan rumah sakit pada Permenkes Nomor 56 tahun 2014 yaitu 8
(delapan) orang apoteker dan 12 (dua belas) asisten apoteker serta 3 (tiga)
petugas pelaksana gudang, namun berdasarkan fakta pelaksanaan atau
fungsional jadi tidak terpenuhi karena penempatan personal atau pegawai
yang tidak sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. Dari 8 (delapan)
orang apoteker yang terdapat di apotik hanya 6 (enam) orang apoteker,
sedangkan 2 (dua) orang apoteker lainnya ditempatkan diluar apotik. Oleh
karena itu menurut beberapa informan, jumlah petugas pelaksana harian
apotik dirasa sangat kurang, karena petugas apotik bertanggung jawab
mengurusi seluruh pelayanan, penyimpanan dan pendistribusian barang
farmasi yang di pusatkan di apotik baik untuk pelayanan farmasi rawat
jalan maupun rawat inap.
Ketidakcukupan SDM secara jumlah ini tentu akan menghambat
dan berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan, hal ini sejalan
dengan Global Health Workforce Alliance (2011) yang menyebutkan
bahwa terpenuhinya jumlah tenaga kerja ini juga sangat penting karena
tenaga kesehatan merupakan kunci utama dalam keberhasilan pencapaian
tujuan pembangunan kesehatan. Tenaga kesehatan memberikan kontribusi
hingga 80% dalam keberhasilan pembangunan kesehatan. Selain itu
terpenuhinya jumlah SDM sesuai kebutuhan juga menjadi penting untuk
keberhasilan suatu rumah sakit, hal ini sejalan dengan teori yang
dikemukankan oleh Ilyas (2004) yang menyatakan bahwa salah satu upaya
116
penting yang dapat dilakukan oleh rumah sakit untuk menjawab tantangan
globalisasi adalah dengan merencanakan kebutuhan sumber daya manusia
yang dimilikinya secara tepat jumlah dan sesuai dengan fungsi pelayanan.
SDM di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan jika dilihat
dari segi kualitas bisa disebut masih kurang atau belum memadai, hal ini
disebabkan karena masih ada beberapa aspek kualitas SDM yang belum
memadai, hal ini disebabkan karena masih ada beberapa aspek kualitas
SDM yang belum terpenuhi. Salah satu aspek kualitas ini adalah frekuensi
pelatihan yang diikuti SDM, baik itu pegawai di apotik, pegawai di gudang
farmasi dan perawat di rawat inap masih belum terpenuhi. Dari ketiga
kategori SDM ini yang terhitung sering mengikuti pelatihan adalah
pegawai di apotik dan perawat di rawat inap walaupun tetap saja
dinyatakan kurang karena belum semua pegawai apotik dan perawat di
rawat inap mengikuti pelatihan sehingga belum menyeluruh secara merata,
apalagi pelatihan terkait distribusi obat dan bahan medis habis pakai belum
pernah diikuti oleh ketiga kategori SDM tersebut.
Hal ini sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh
Mardiyoko (2008), diketahui bahwa tingkat pendidikan formal maupun
non formal sangat berpengaruhi terhadap kemampuan seseorang dalam
melaksanakan tugasnya yang menjadi tanggung jawab sesuai dengan
kompetensi. Menurut penelitian tersebut dapat diartikan bahwa semakin
tinggi tingkat pendidikan seseorang maka semakin memahami pula rasa
tanggung jawabnya dalam mejalankan tugasnya.
Maka dapat disimpulkan bahwa terjadinya permasalahan pada
sumber daya manusia yang terdapat di apotik dapat menghambat
pelayanan kefarmasian terutama dalam distribusi obat dan bahan medis
habis pakai. Minimnya sumber daya manusia yang tersedia di apotik dapat
membuat kegiatan dalam proses distribusi obat dan bahan medis habis
pakai tidak berjalan dengan baik. Oleh karena itu, perlu adanya bantuan
SDM dari gudang farmasi dalam pelaksanaan pengambilan atau
mempersiapkan obat yang ada pada resep saat pelayanan di apotik,
117
sehingga dapat mengurangi beban pegawai yang ada di apotik dan perlu
dilakukan atau mengikuti pelatihan terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai untuk ketiga kategori SDM yang berkaitan dengan distribusi
oabt dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap RSU Kota
Tangerang Selatan.
B. Sarana dan Prasarana
Kelengkapan fasilitas merupakan suatu faktor yang harus dipenuhi
oleh setiap wadah pemberian pelayanan kesehatan, dengan terlengkapinya
fasilitas yang digunakan dalam memberikan suatu pelayanan, maka
pelayanan akan dapat diberikan dengan maksimal. Begitu juga dengan
fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di RSU Kota Tangerang Selatan. Berdasarkan hasil
penelitian yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSU Kota Tangerang
Selatan dapat diketahui bahwa fasilitas yang digunakan untuk pengelolaan
distribusi obat dan barang medis habis pakai sudah mencukupi. Fasilitas-
fasilitas tersebut digunakan untuk mendorong terwujudnya pelayanan
kefarmasian di Instalasi Farmasi dengan baik. Menurut Erniati dan
Sembiring (2012) bahwa fasilitas adalah penyedia perlengkapan-
perlengakan fiski untuk memberikan kemudahan kepada penggunanya,
sehingga kebutuhan-kebutuhan dari pengguna fasilitas tersebut dapat
terpenuhi.
Namun ada beberapa kendala yang ditemukan diantaranya kurang
memadainya kondisi luas gudang utama dan tata letak gudang yang
terpisah dari gudang utama yang terdapat di RSU Kota Tangerang Selatan.
Berdasarkan penelitian diketahui bahwa luas gudang penyimpanan utama
yang ada di RSU Kota Tangerang Selatan ini dinilai masih kurang
mencukupi untuk kegiatan penyimpanan dan distribusi perbekalan farmasi
serta terhambatnya proses distribusi obat dan bahan medis habis pakai
dikarenakan terpisahnya 3 (tiga) jarak gudang lainnya yang terletak di luar
RSU Kota Tangerang Selatan. Gudang utama farmasi yang tersedia di
RSU Kota Tangerang Selatan memiliki luas 3,49 x 2,47 m2 atau 8,6 m2,
118
sedangkan berdasarkan Depkes RI dalam pedoman pengelolaan gudang
menyebutkan bahwa luas gudang minimal 3 x 4 m2 atau 12 m2.
Hasil tersebut sejalan dengan hasil penelitian Prihatiningsih (2012)
yang menyebutkan bahwa adanya hubungan antara luas gudang dengan
proses kegiatan penyimpanan dan distribusi. Luas gudang yang kurang
memadai tentunya sangat menghambat petugas dalam melakukan tugas
penyimpanan dan distribusi obat maupun bahan medis habis pakai di
gudang farmasi. Dari hasil penelitian tersebut juga diketahui bahwa
gudang farmasi tidak hanya digunakan untuk menyimpan obat, namun
juga digunakan untuk menyimpan alat kesehatan, selain itu dengan
kondisi gudang yang kurang memadai tersebut, banyak barang-barang
yang menumpuk. Oleh karena itu petugas gudang menjadi tidak leluasa
bergerak pada saat melakukan pekerjaannya.
Luas gudang utama yang kurang memadai dan terpisahnya jarak 3
(tiga) gudang lainnya tentunya sangat menghambat petugas dalam
melakukan proses distribusi obat dan bahan medis habis pakai. Petugas
gudang menjadi tidak leluasa bergerak dan membutuhkan waktu yang
banyak serta lama pada saat melakukan proses distribusi, karena
perjalanan dari gudang utama ke gudang lainnya terpisah cukup jauh dan
memungkinkan terjadinya kemacetan sehingga dapat menyulitkan petugas
dan menghambat proses distribusi obat dan bahan medis habis pakai.
Selain itu, kendala yang ditemukan pada fasilitas yang berkaitan
dengan distribusi obat dan bahan medis habis pakai adalah penulisan resep
dan penulisan form permintaan barang yang masih bersifat manual.
Berdasarkan hasil penelitian, memang masih kurang terutama dalam
penerapan teknologi. Penulisan resep dan penulisan form permintaan
barang masih bersifat manual dan belum terkomputerisasi. Sistem
komputer yang sudah tersedia hanya untuk mengentry resep, billing harga
dan cek persediaan barang. Hal ini membuat banyak resep dan form
permintan barang yang tidak jelas dan tidak terbaca oleh petugas serta
memakan waktu yang cukup lama karena petugas masih perlu bermondar-
119
mandir dari instalasi farmasi ke rawat inap kemudian kembali lagi ke
instalasi farmasi.
Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan dengan Hidayanti
(2017) yang mengatakan bahwa peresepan yang masih bersifat manual dan
belum terkomputerisasi dapat mengahambat. Dampak lainnya masih
banyak ditemukannya kesalahan-kesalahan petugas dalam membaca resep
yang ditulis oleh dokter. Penelitian ini juga menyebutkan bahwa sistem
komputerisasi yang baru ada hanya untuk billing harga dan cek persediaan
serta perencanaan pembelian.
Padahal penggunaan teknologi elektronik atau electronic
prescribing telah banyak disarankan digunakan di rumah sakit untuk
menurunkan angka kejadian kesalahan obat ataupun barang medis habis
pakai. Menurut American Family Physician tenaga kesehatan harus dapat
menggunakan perangkat lunak untuk mengatasi kesalahan yang terjadi
termasuk electronic prescribing dan pencarian literature di internet secara
internasional (Pollock, Bazaldua dan Dobbie 2007).
Selain itu juga, berdasarkan hasil penelitian masih terdapat kendala
yang berkaitan dengan distribusi obat dan bahan medis habis pakai yaitu
ruang distribusi/ pelayanan di apotik belum tersedianya ruang
khusus/terpisah dari ruang penerimaan barang dan penyimpanan barang.
Maka dapat dikatakan belum sesuai dengan standar pelayanan farmasi di
rumah sakit yang sudah ditetapkan di Permenkes Nomor
1197/MENKES/SK/X/2004 mengenai ruang distribusi/pelayanan yang
cukup seluruh kegiatan farmasi rumah sakit meliputi:
a. Ruang distribusi untuk pelayanan rawat jalan (apotik)
b. Ada ruang khusu/terpisah untuk penerimaan resep dan
persiapan obat
c. Ruangan distribusi untuk pelayanan rawat inap (satelit
farmasi)
d. Ruang distribusi untuk melayani kebutuhan ruangan seperti:
120
1. Ada ruang khusus/terpisah dari ruang penerimaan barang
dan penyimpnan barang
2. Dilengkapi kereta dorong trolley
Jika belum tersedianya ruang khusus/terpisah antara ruang
penerimaan barang dan penyimpanan barang di apotik, maka dapat
menghambat dan mengganggu proses berjalannya distribusi obat dan
barang medis habis pakai maupun pelayanan yang sedang dilakukan di
apotik.
Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan Maulidah (2017)
yang mengatakan bahwa salah satu hambatan tidak berjalannya sistem
distribusi yaitu belum tersedianya ruang khusus/terpisah antara ruangan
penerimaan barang dengan ruang penyimpanan barang di apotik, maka
perlu dilakukan pemisahan diantara kedua tersebut.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa lengkap atau tidaknya
suatu fasilitas atau sarana dan prasarana yang dimiliki oleh rumah sakit akan
mempengaruhi terhadap kegiatan pengelolaan distribusi obat dan bahan
medis habis pakai, sehingga dengan kelengkapan sarana dan prasarana yang
ada, maka dapat dinilai apakah pengelolaan distribusi obat dan bahan medis
habis pakai berjalan dengan lancar atau tidak. Kegiatan akan terlaksana
dengan baik jika segala fasilitas atau sarana dan prasarana dilihat cukup baik
dan lengkap.
C. Prosedur
Input distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan salah satunya membahas
bagaimana input prosedur yang digunakan yaitu standar operasional
prosedur (SOP) yang mempengaruhi berjalannya distribusi obat dan bahan
medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap. Input SOP pada distribusi obat
dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap RSU Kota Tangerang
Selatan ini bisa dilihat dari pelaksanaan SOP dan kepatuhan pegawai
terhadap SOP.
121
Berdasarkan telaah dokumen terdapat 3 (tiga) SOP yang berkaitan
dengan distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap
yaitu (1) SOP tentang distribusi obat dan bahan medis habis pakai di depo
farmasi (apotik), (2) SOP tentang distribusi bahan medis habis pakai di
ruangan, dan (3) SOP tentang pelayanan pasien di rawat inap. Namun
masih jarangnya sosialisasi SOP yang menyebabkan masih banyak SOP
yang belum diketahui oleh petugas.
SOP jika dilihat dari fungsinya menjadi semakin penting karena
SOP sendiri berfungsi untuk membentuk sistem kerja dan aliran kerja yang
teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan, menggambarkan
bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan
kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan
pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang
ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; serta
menetapkan hubungan timbal balik antar satuan kerja (Atmoko, 2010).
Selanjutnya input SOP juga bisa dilihat dari segi pelaksanaan dan
kepatuhan petugas terhadap SOP, berdasarkan hasil penelitian diketahui
bahwa pelaksanaan SOP terkait distribusi obat dan bahan medis habis
pakai sudah semua dilaksanakan namun masih ada beberapa alur yang
terdapat didalam SOP yang belum dilakukan. Hal ini dikarenakan belum
semua SOP tersosialisasikan kepada pegawai. SOP yang belum
sepenuhnya terlaksana juga disebabkan tidak adanya fungsi pemantauan
dan evaluasi SOP sehingga terlaksananya atau tidaknya SOP tidak bisa
dilihat sepenuhnya yang menyebabkan tidak adanya tindakan tegas bagi
yang tidak melaksanakan, hal ini juga menyebabkan tidak adanya efek jera
bagi petugas. Selain itu bentuk kepatuhan terhadap SOP sendiri belum
semua petugas patuh baik pegawai instalasi farmasi maupun perawat,
karena hal ini disebabkan terkadang masih ada petugas yang belum
mengetahui kalau tindakan yang diambil oleh petugas tersebut ada standar
122
operasional prosedurnya atau tidak dan hal ini juga disebabkan karena
belum semua SOP tersosialisasikan.
Berdasarkan hasil penelitian, pegawai belum penah mengetahui
bentuk dokumen dari SOP itu sendiri dan belum pernah ada sosialisasi
terkait SOP. Pentingnya sosialisasi ini sejalan dengan penelitian Judha
(2012) yang menyatakan bahwa terdapat hubungan yang signifikan
anatara tingkat pengetahuan petugas dengan kepatuhan perawat dalam
pelaksanaan SOP yang pengetahuan itu salah satjnya bisa didapatkan
melauli pengadaan sosialisasi. Pernayataan sebelumnya juga sejalan
dengan penelitian Natasia (2014) yang juga menyatakan bahwa terdapat
hubungan yang signifikan anatara tingkat pengetahuan petugas dengan
kepatuhan perawat dalam pelaksanaan SOP yang pengetahuan.
Berdasarkan hasil penelitian, memang belum pernah ada
pemantauan atau evaluasi terkait SOP, jadi belum ada sistem pemantauan
dan evaluasi yang teratur. Tidak adanya sistem pemantauan dan evaluasi
yang teratur ini menjadikan alur kerja distribusi obat dan bahan medis
habis pakai yang diberikan rumah sakit belum sepenuhnya sesuai dengan
pedoman yang ada dan hal ini bisa menyebabkan kemungkinan terjadinya
kesalahan-kesahalan selama proses distribusi. Hal ini menunjukkan
pentingnya pemantauan dan evaluasi SOP.
Pentingnya dilakukan pemantauan dan evaluasi yang juga sejalan
dengan penelitian yang dikemukakan oleh Rahmah (2008) yang
mengharuskan adanya pemantauan dan evaluasi untuk berjalannya suatu
proses pelayanan dengan baik karena dengan monitoring dapat melacak
kinerja yang nyata terhadap apa yang direncanakan atau diharapkan
dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan sebelumya.
Monitoring meliputi kegiatan pengumpulan dan analisis data tentang
proses dan hasil dari pelaskanaan program atau kegiatan dan memberikan
rekomendasi untuk tindakan koreksi untuk melakukan tindakan koreksi.
Monitoring pengendalian adalah tindak lanjut dari monitoring.
123
Monitoring sebenarnya lebih ditekankan pada kegiatan
mencermati proses pelaksanaan kegiatan serta adanya perubahan
lingkungan organisasi. Hasil monitoring akan memberikan umpan balik,
apakah kegiatan dapat berjalan semestinya, ataukah terjadi adanya
penyimpanan dari yang direncanakan, atau bahkan perencanaan yang tidak
tepat atau menjadi tidak tepat oleh adanya perubahan lingkungan. Hasil
monitoring dipakai sebagai dasar tindakan koreksi dan atau penyesuaian.
Pengertian inilah yang dimaksud sebagai pengendalian, sehingga sering
pengendalian tidak dapat dipisahkan atau bahkan sulit dibedakan dengan
monitoring itu sendiri. Monitoring dan pengendalian adalah sebuah
kesatuan kegiatan yang sering juga disebut sebagai on-going evaluation
atau former evaluation (Rahmah, 2008).
Maka dapat disimpulkan, bahwa permasalahan substansi
masukan/input SOP yang berhubungan dengan sistem distribusi obat dan
bahan medis habis pakai di instalasi rawat inap adalah tidak dilakukannya
pengecekan persediaan atau cek fisik bahan medis habis pakai yang ada di
ruang rawat inap oleh petugas gudang serta tidak dilakukan pengecekan
jumlah bahan medis habis pakai (BMHP) dengan surat bukti barang keluar
(SBBK) bersama antara petugas gudang farmasi dengan unit pelayanan
yang meminta termasuk ruang rawat inap. Maka perlu dilakukannya
sosialisasi SOP kepada pegawai terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai dan perlu dilakukan pemantauan serta evaluasi terhadap
kinerja pegawai pada saat pelaksanaan dengan yang sudah ditetapkan
didalam standar operasional prosedur.
6.4 Proses Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Proses merupakan tahapan dari suatu sistem yang sudah dan sedang
berjalan. Tahapan dari sistem distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap
terdiri dari proses administrasi, proses penyampaian berita, proses pengeluaran
fisik barang, proses angkutan, serta proses pembongkaran dan pemuatan
barang.
124
1. Proses Administrasi
Proses administrasi merupakan keseluruhan kegiatan yang berkaitan
dengan pencatatan dalam pelaksanaan distribusi obat dan BMHP serta
penyusunan laporan yang berkaitan dengan distribusi secara rutin atau tidak
rutin dalam periode bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan.
Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan distribusi
obat dan bahan medis habis pakai merupakan rangkaian kegiatan
pengelolaan obat secara tertib mulai dari saat obat diterima, disimpan
hingga didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis
dan jumlah permintaan, penerimaan, persediaan, pengeluaran atau
pengguna dan data mengenai waktu dari seluruh rangkai kegiatan mutasi
obat (Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).
Adapun dokumen-dokumen distribusi obat dan bahan medis habis
pakai yang perlu untuk dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan barang,
laporan permintaan barang, dan laporan pengeluaran barang. Laporan
penerimaan barang dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian
barang farmasi di suatu rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu
minimal 1 bulan sekali (Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).
Sedangkan laporan mutasi atau pengeluaran barang dalam satu periode
waktu, minimal setiap 6 bulan sekali (Febriawati, 2013). Sementara itu,
laporan permintaan barang dilakukan dalam satu periode waktu tertentu.
Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini suatu instansi bisa
melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan distribusi obat dan
bahan medis habis pakai (Sarmini, 2008).
Berdasarkan hasil penelitian, pelaporan dokumen-dokumen
distribusi obat dan bahan medis habis pakai dilakukan secara rutin baik oleh
petugas apotik, petugas farmasi maupun kepala instalasi farmasi. Kegiatan
pencatatan dan pelaporan dokumen terkait distribusi obat dan bahan medis
habis pakai di instalasi rawat inap sudah mulai berjalan meskipun terkadang
masih suka mengalami keterlambatan dalam pelaporannya. Terlambatnya
125
pelaporan dokumen terkait distribusi obat dan bahan medis habis pakai
disebabkan banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan
oleh petugas apotik, petugas gudang dan kepala instalasi farmasi yang
menyebabkan tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya
pelaporan dokumen distribusi obat dan bahan medis habis pakai tersebut.
Padahal beberapa dokumen seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang
keluar sangat diperlukan untuk perencanaan pembelian obat dan bahan
medis habis pakai di instalasi farmasi.
Laporan terkait distribusi obat dan bahan medis habis pakai yang
dibuat dan dilaporkan oleh petugas dan kepala instalasi farmasi terdiri dari
laporan mutasi sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai dan laporan
semesteran sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai. Laporan tesebut
akan dilaporkan kepada kepala isntalasi farmasi RSU Kota Tangerang
Selatan. Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari
pihak manajemen RSU Kota Tangerang Selatan maupun kepala instalasi
farmasi itu sendiri yang berkaitan dengan distribusi obat dan bahan medis
habis pakai. Hal ini diketahui berdasarkan hasil wawancara kepada
informan.
Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan di RS Mulya
Tangerang Tahun 2014 bahwa dalam proses administrasi belum pernah
dilakukan kegiatan evaluasi terhadap dokumen-dokumen yang terkait
dalam penyimpanan dan distribusi. Evaluasi dapat dikatakan penting karena
untuk melihat apakah suatu proses pelayanan sedang berjalan, sudah sesuai
dengan yang direncakan atau diharapkan.
Maka dapat disimpulkan, bahwa dengan dilakukannya proses
administrasi dalam pencatatan dan pelaporan diharapkan bisa menjadi
bahan evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai distribusi
obat dan bahan medis habis pakai di instalasi farmasi sehingga dapat
memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data atau laporan
yang lengkap untuk membuat perencanaan dan agar anggaran yang tersedia
126
untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan
efektif.
2. Proses Penyampaian Berita
Proses penyampaian berita merupakan proses komunikasi atau
memberikan informasi antar petugas, baik petugas apotik dengan petugas
gudang farmasi, maupun petugas gudang farmasi dengan perawat, dan
petugas apotik dengan perawat terkait permintaan obat dan bahan medis
habis pakai. Komunikasi atau memberikan infromasi yang dimaksud bisa
secara langsung, secara tertulis ataupun sistem komputerisasi. Proses
penyampaian berita di RSU Kota Tangerang Selatan dalam distribusi obat
dan bahan medis habis pakai dilakukan oleh petugas yang bertanggung
jawab seperti petugas apotik, petugas gudang maupun perawat diruangan.
Hal ini sejalan dengan penelitian di RS Paru Dr. Ario Wirawan Salatiga
tahun 2009 yang mengatakan bahwa penyampaian berita merupakan
komunikasi dalam hal pengiriman, dan penerimaan informasi dalam
organisasi yang kompleks yang meliputi komunikasi internal, hubungan
manusia, komunikasi downward atau komunikasi dari atas kepada bawahan,
komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama
tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi, dan proses
mendengarkan.
Metode proses penyampaian berita di RSU Kota Tangerang Selatan
dilakukan dengan metode berkomunikasi langsung dan tertulis dengan
memberikan form permintaan obat dan bahan medis habis pakai dari apotik
ke gudang maupun form permintaan barang medis habis pakai dari ruang
rawat inap ke gudang farmasi serta pemberian resep pasein yang ditulis
secara manual oleh dokter untuk diberikan kepada perawat kemudian
perawat memberikan ke apotik. Hal ini sejalan dengan penelitian di salah
satu rumah sakit yang mengatakan bahwa proses penyampaian berita dapat
dilakukan dengan komunikasi langsung maupun dengan menulis secara
manual. Seiring dengan era informasi yang terus berkembang saat ini, pola
komuniaksi yang terjadi antara individu semakin berkembang. Hal ini tidak
127
terlepas dari penggunaan teknologi komunikasi yang semakin canggih
untuk membantu manusia dalam berkomunikasi salah satunya sistem
informasi di rumah sakit (Rahayu, 2006).
Adapun tahapan dalam penulisan form permintaan barang di RSU
Kota Tangerang Selatan adalah menulis orang yang menerima dari bagian
apa misalnya dari bagian ruang perawatan nifas, kemudian menuliskan
nomor, nama dan kode barang, jumlah yang diminta, satuan barang, tanggal
pemnerian form, dan tanda tangan, nama, NIP pangkat/golongan yang minta
maupun yang menyerahkan.
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
proses penyampaian berita dalam distribusi obat dan bahan medis habis
pakai masih dilakukan dengan cara tertulis atau manual. Sehingga masih
terdapat kendala dalam proses penyampaian berita dalam distribusi obat dan
bahan medis habis pakai di RSU Kota Tangerang Selatan, berdasarkan hasil
wawancara kendala tersebut adalah belum dilakukannya sistem
komputerisasi pada penulisan form permintaan barang dan penulisan resep
pasien yang masih ditulis secara manual atau tulis tangan. Oleh karena itu,
disarankan untuk dikembangkan lagi sistem informasi di rumah sakit
berbasis komputer on-line yang sudah terhbung dengan Local Area Network
(LAN) untuk lebih mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam proses
penyampaian berita. Karena sistem informasi rumah sakit yang ada di
instalasi farmasi saat ini, hanya untuk mengentry data resep, billing harga
dan cek persediaan barang.
3. Proses Pengeluaran Fisik Barang
Kegiatan pengeluaran fisik barang (obat dan bahan medis habis
pakai) di lakukan oleh petugas apotik maupun petugas di gudang farmasi
RSU Kota Tangerang Selatan. Pengeluaran fisik barang dari apotik
dilakukan setelah adanya permintaan atau masuknya resep dari unit yang
membutuhkan seperti rawat inap dan rawat jalan. Sedangkan pengeluaran
fisik barang dari gudang farmasi dilakukan setelah adanya permintaan
128
barang dari apotik dan unit lain yang membutuhkan. Berdasarkan standar
prosedur operasional pengeluaran fisik barang yang berlaku di RSU Kota
Tangerang disebutkan bahwa pengeluaran fisik barang harus dilakukan
melalui gudang farmasi sebelum digunakan ke unit-unit yang
membutuhkan.
Sistem pengeluaran seperti ini merupakan jenis sistem pengeluaran
satu pintu. Sistem satu ointu yaitu suatu sistem pengeluaran fisik barang
yang dilakukan hanya melalui satu unit saja, satu sistem dan satu
pengawasan (Depkes, 1996). Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu
memudahkan petugas dalam melakukan monitoring barang farmasi dan
menjamin mutu barang farmasi yang dikeluarkan.
Sistem pengeluaran fisik barang yang dilakukan adalah dengan
memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Pengeluaran dengan memperhatikan
sistem FIFO/FEFO dimaksudkan agara setiap persediaan barang yang
terdapat di gudang farmasi dan apotik terhindar dari kadaluarsa.
Sebagaiman tujuan dari distribusi obat dan bahan medis habis pakai yang
dilakukan adalah menjaga mutu persediaan obat dan bahan medis habis
pakai serta meminimalisir terjadinya kerugian akibat obat rusak/atau
kadaluarsa. Selain itu, sistem pengeluaran fisik barang juga menjadi salah
satu indikator penilaian efisiensi atau ouput yang diharapkan dari sistem
distribusi obat dan bahan medis habis pakai. Semakin diperhatikannya
sistem FIFO/FEFO dalam pengeluaran obat dan bahan medis habis pakai,
maka semakin efisien juga sistem distribusi obat dan bahan medis habis
pakai (Depkes, 1996).
Pencatatan yang dilakukan pada saat pengeluaran obat dan bahan
medis habis pakai dimulai dari pencatatan pada buku pengeluaran fisik
barang oleh unit yang membutuhkan kemudian melakukan pencatatan pada
masing-masing kartu stock barang (obat dan bahan medis habis pakai) yang
akan dikeluarkan. Selanjutnya petugas membuat surat bukti barang keluar
(SBBK) atau surat mutasi. Kedua dokumen ini dapat menampilkan data
mengenai nama barang yang keluar, satuan barang, tanggal masuk atau
129
keluarnya barang, jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang keluar,
jumlah barang yang tersisa dipenyimpanan dan keterangan expire date serta
paraf dari petugas yang mengambil barang). Hal ini sejalan dengan teori
cara menampilkan data pada barang yang keluar yaitu menuliskan tanggal
pengeluaran, unit penerima, nama dan jenis obat yang dikeluarkan sehingga
bisa mendeteksi jika terjadi ketidaksesuaian jumlah obat (Febriawati, 2013).
Hal ini sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend
Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa
pada proses pengeluaran terdapat beberapa dokumen pencatatan yang harus
dibuat anatara lain buku harian pengeluaran obat dan surat bukti
pengeluaran obat. Namun dalam proses ini masih ditemukan kendala yaitu
masih ditemukan perbedaan jumlah barang yang keluar, perbedaan jumlah
tersebut terjadi di kartu stok dengan jumlah yang ada ditempat penyimpan,
hal ini terjadi akibat ketidaktelitian petugas dalam mengambil dan
menghitung barang yang diambil dengan yang ditulis. Sehingga petugas
disarankan untuk berhati-hati dan teliti dalam melakukan pengeluaran fisik
barang.
4. Proses Angkutan
Proses angkutan distribusi obat dan bahan medis habis pakai di
instalasi rawat inap RSU Kota Tangerang Selatan merupakan proses
pemindahan barang setelah dilakukan pengeluaran fisik barang terhadap
barang yang diminta, baik pemindahan obat dan bahan medis habis pakai
dari gudang ke apotik maupun dari apotik ke ruang rawat inap dan dari
gudang ke ruang rawat inap. Hal ini sejalan dengan penelitian yang
dilakukan oleh Srianto (2006) yang mengartikan bahwa proses angkutan
dilakukan untuk mempermudah seorang dalam memindahkan barang-
barangnya, baik barang perdagangan barang prosuksi ke suatu tempat atau
daerah tertentu maka diperlukan suatu pengangkutan.
130
Proses angkutan ini dilakukan oleh petugas gudang dan perawat.
Alat pengangkut yang digunakan dalam distribusi obat dan bahan medis
habis pakai dari gudang ke apotik menggunakan trolley dan kardus,
begitupun juga distribusi bahan medis habis pakai dari gudang ke ruang
rawat inap menggunakan trolley dan kardus. Tahapan dalam penyusunan
barang dialat angkut adalah mempersiapkan barang yang akan di
distribusikan terlebih dahulu, kemudian dimasukan ke dalam kardus untuk
penyimpanan sementara yang sudah dimasukan sesuai ruangan, lalu
diletakan serta disusun secara rapih di trolley berdasarkan bahan yang
bersifat cair atau injeksi terlebih dahulu kemudian terakhir di distribusikan
ke setiap ruangan. Hal ini sejalan dan sesuai dengan teori yang dijelaskan
oleh Prof. Abdulkadir Muhammad, SH mengenai aspek pengangkutan yang
dapat diketahui dari definisi pengangkutan adalah:
a. Pelaku, yaitu orang atau petugas yang melakukan pengangkutan.
b. Alat pengangkut, yaitu alat yang digunakan untuk menyelenggaran
pengangkutan. Alat ini digunakan secara mekanik dan memenuhi syarat
undang-undang, seperti kendaraan bermotor, mobil, trolley, kapal laut,
kapal udara dan lain-lain.
c. Barang/penumpang, yaitu muatan yang diangkut. Barang muatan yang
diangkut adalah barang perdagangan yang sah menurut undang-undang.
Dalam hal ini yaitu obat dan bahan medis habis pakai.
d. Perbuatan, yaitu kegiatan mengangkut barang sejak pemuatan sampai
dengan penurunan ditempat tujuan yang ditentukan.
e. Fungsi pengangkutan, yaitu meningkatkan kegunaan dan nilai-nilai
barang atau penumpang (tenaga kerja).
f. Tujuan pengangkutan, yaitu sampai atau tiba di tempat tujuan yang
ditentukan dengan selamat.
Namun berbeda dengan alat angkut yang digunakan oleh perawat
dalam distribusi obat dan bahan medis habis pakai dari apotik ke ruang
rawat inap, perawat menggunakan alat angkut berupa kursi roda jika barang
yang diminta banyak, sedangkan jika barang yang diminta sedikit maka
131
perawat lebih memilih untuk mengangkut dengan tangan perawat tersebut.
Hal ini tidak sesuai dengan standar pelayanan farmasi di rumah sakit pada
Kepmenkes Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 yang menjelaskan bahwa
distribusi untuk melayani kebutuhan ruangan dilengkapi dengan kereta
dorong atau trolley. Sehingga ini merupakan kendala yang terjadi pada saat
distribusi di instalasi rawat inap RSU Kota Tangerang Selatan, karena rawat
inap belum memiliki trolley khusus yang mengakibatkan perawat terpaksa
menggunakan kursi roda pasien. Padahal fungsi dari kursi roda itu sendiri
adalah salah satu alat bantu bagi penyandang cacat kaki untuk dapat
berpindah dari satu tempat ke tempat lain, baik ditempat datar maupun
tempat rendah ke tempat yang lebih tinggi (Batan, 2006).
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa proses
angkutan yang dilakukan udah sesuai dengan standar. Hanya saja ada satu
kendala yaitu alat angkut yang digunakan oleh perawat adalah kursi roda,
kursi roda tersebut digunakan oleh perawat sebagai alat distribusi obat dan
bahan medis habis pakai pada saat melakukan permintaan barang dari ruang
rawat inap ke apotik. Oleh karena itu, dapat disarankan untuk merencanakan
trolley baru dan khusus di ruang rawat inap yang akan digunakan secara
bersamaan antar rawat inap dengan sistem POS, sistem POS ini merupakan
salah satu perawat di masing-masing ruangan, ada yang bersedia menjadi
koordinator dalam distribusi obat dan barang medis habis pakai, dimana
koordinator tersebut akan secara bergantian di setiap harinya untuk
mengambil barang di apotik dengan menggunakan trolley khusus di rawat
inap sehingga sistem POS ini akan lebih efektif dan efisien dalam proses
angkutan barang di Instalasi Rawat Inap.
5. Proses Pembongkaran dan Pemuatan
Proses selanjutnya yaitu proses terakhir yang dilakukan dalam
distribusi obat dan bahan medis habis pakai yaitu proses pembongkaran dan
pemuatan di Instalasi Rawat Inap. Proses pembongkaran merupakan proses
setelah barang sampai diruang rawat inap dan diturunkan kemudian serah
terima di instalasi rawat inap, begitu juga dengan dari gudang farmasi ke
132
apotik. Sedangkan proses pemuatan merupakan proses penempatan barang
di tempat penyimpanan yang ada diruang rawat inap dari gudang farmasi,
serta pemuatan di apotik dari gudang farmasi. Berdasarkan hasil
wawancara, Seluruh informan menjelaskan bahwa tenaga yang terlibat
dalam proses pembongkaran dan pemuatan adalah petugas gudang dan
perawat diruangan.
Berdasarkan standar operasional prosedur, barang yang akan
diterima di instalasi rawat inap pada saat sebelum dilakukan proses
pembongkaran perlu dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu. Hal ini
untuk melihat apakah barang yang didistribusikan sudah sesuai dengan yang
diminta baik dari segi jumlah, jenis ataupun keamanan barang tersebut.
Namun berdasarkan hasil observasi dan wawancara, proses pengecekan
yang dilakukan sebelum proses pembongkaran tidak dilakukan terlebih
dahulu oleh pegawai gudang dan perawat. Jadi dapat dikatakan bahwa
proses pembongkaran belum sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.
Hal ini dikarenakan ketidakpedulian perawat dalam hal pengecekan barang.
Sehingga perawat akan baru akan sadar ketika terdapat kesalahan pada obat
dan bahan medis habis pakai di saat obat dan barang medis habis pakai
tersebut akan diberikan ke pasien.
Setelah proses pembongkaran, maka dilakukan proses pemuatan
barang ditempat penyimpanan barang yang tersedia diruang rawat inap.
Proses pemuatan disimpan berdasarkan tempat penyimpannya. Jika obat
maka disimpan dilemari/rak obat yang tersedia dirawat inap, begitu pula
dengan bahan medis habis pakai. Proses pemuatan barang di rawat inap
tidak menggunakan metode FIFO/FEFO, melainkan barang yang datang
langsung diletakkan begitu saja di tempat penyimpanannya.
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa proses
pembongkaran belum sesuai dengan standar operasional prosedur yang
sudah ditetapkan di RSU Kota Tangerang Selatan, karena belum dilakukan
pengecekan terlebih dahulu pada obat dan bahan medis habis pakai yang
sudah didistribusikan. Maka dapat disarankan perlu dilakukannya
133
pemantauan pada saat dilakukan proses pembongkaran oleh kepala bagian
penyimpanan dan distribusi/kepala gudang farmasi agar proses
pembongkaran dapat dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan dan
perawat bisa patuh terhadap standard yang ditetapkan. Begitu pula dengan
proses pemuatan, perlu dilakukan metode FIFO/FEFO pada saat proses
pemuatan di tempat penyimpanan agar obat dan bahan medis habis pakai
yang akan diberikan kepada pasien terjaga keamanannya.
6.4 Ouput Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Instalasi Rawat
Inap Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Output dari distribusi obat dan bahan medis habis pakai di instalasi
rawat inap RSU Kota Tangerang Selatan adalah ketersedianya obat dan bahan
medis habis pakai yang disalurkan dari instalasi farmasi ke instalasi rawat inap
dengan tetap menjaga keamanan, tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu pada
saat distribusi obat dan bahan medis habis pakai di instalasi rawat inap.
Ketersediaan perbekalan farmasi merupakan salah satu aspek yang sangat
penting pada suatu pelayanan kesehatan karena penanganan dan pencegahan
berbagai penyakit tidak dapat dilepaskan dari tindakan terapi dengan obat atau
farmakoterapi. Sehingga keberadaan perbekalan farmasi di rumah sakit
menjadi penting dan harus selalu tersedia, sebab jika rumah sakit tidak dapat
menyediakan obat maka proses pelayanan di rumah sakit akan terhambat.
Karena obat merupakan barang penting yang harus tersedia di rumah sakit,
maka setiap rumah sakit harus berupaya untuk melakukan pengelolaan obat
termasuk kegiatan pengawasan atau pengendalian persediaan yang berfungsi
untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan (Aditama,
2003).
Ketersediaan obat di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan pada
tahun lalu (2016) sering di temukan stok yang kosong di gudang farmasi selain
itu juga terdapat obat yang memiliki jumlah yang hampir habis. Diketahui
bahwa terdapat sebanyak 30 macam obat dan 35 macam obat yang mempunyai
stok yang hampir habis di gudang farmasi RSU Kota Tangsel dan dari 65 jenis
obat yang kosong dan hampir habis 32.30% dari jumlah tersebut adalah obat
yang dibeli pada saat pengadaan. Hal ini tidak sejalan dengan indikator yang
134
telah ditetapkan oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan alat kesehatan 2010 bahwa
persentase stok mati seharusnya 0% atau tidak sama sekali ada kekosongan
obat.
Berdasarkan hasil diatas diketahui bahwa gudang farmasi RSU Kota
Tangerang Selatan belum mempunyai ketersediaan obat yang cukup untuk
kebutuhan rumah sakit. Kekosongan dan kekurangan obat di gudang menjadi
salah satu masalah dalam ketersedian obat di gudang. Selain itu berdasarkan
wawancara masih ditemukan ketidaktepatan jumlah dan jenis obat dan bahan
medis habis pakai yang diminta dengan yang didistribusikan.
Menurut Tjandra (2006), output adalah jumlah barang atau jasa yang
berhasil diserahkan kepada konsumen (diselesaikan) selama periode pelaporan.
Dengan masih adanya obat dan bahan medis habis pakai yang mengalami
kekosongan dan kadaluarsa serta ketidaktepatan jenis, gudang farmasi
seharusnya menginkatkan pengelolaan persediaan dan pemantauan yang lebih
efektif dan efisien agar kebutuhan obat di rumah sakit dapat terpenuhi dengan
baik dan rumah sakit tidak mengalami kerugian.
Gusti (2008) mengatakan bahwa output adalah barang atau jasa yang
dihasilkan secara langsung dari pelaksanaan kegiatan berdasarkan input yang
digunan. Bagusnya pencapaian output tidak lepas dari baiknya input yang
dimiliki, begitu juga sebaliknya apabila input yang dimiliki tidak baik, maka
output yang dihasilkan akan tidak baik juga.
Dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa berdasarkan data yang
diperoleh masih ada obat-obatan yang mengalami kekosongan dan kadaluarsa.
Dengan masih adanya permasalah tersebut makan dapat dikatakan bahwa input
masih kurang baik diantaranya sumber daya manusia yang kurang, prosedur
kerja yang tidak dilakukan sesuai standar operasional prosedur, dan sarana yag
belum memadai serta proses dari distribusi obat dan bahan medis habis pakai
di instalasi rawat inap.
135
136
BAB VII
SIMPULAN DAN SARAN
7.1 Simpulan
1. Input dari sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan masih kurang, baik dari sumber
daya manusia yang terkait, sarana dan prasana yang digunakan pada saat
dilakukan distribusi, serta belum tersosialisasi dan belum patuh serta belum
dilakukan pemantauan dan evaluasi terhadap prosedur kerja yang terdapat
di standar operasional prosedur terkait distribusi.
2. Proses dari sistem distribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan belum dilakukan sesuai dengan
alur distribusi baik dalam proses administrasi, proses penyampaian berita,
proses pengeluaran fisik barang, proses angkutan, dan proses
pembongkaran serta pemuatan.
3. Output dari sistem disribusi obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap RSU Kota Tangerang Selatan masih terdapat kekosongan obat
sebanyak 30 macam obat dan 35 macam obat yag mempunyai stok hampir
habis, sehingga tidak sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan oleh
Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yaitu presentase
stok mati seharusnya 0% yang mengakibatkan masih terjadi ketidaktepatan
dalam pemberian jenis maupun jumlah pada obat dan bahan medis habis
pakai serta masih ditemukan ketidakamanan atau rusak pada obat dan bahan
medis habis pakai.
4. Prosedur kerja belum dilakukan sesuai Standar Operasional Prosedur yang
sudah ditetapkan dan terjadinya keterlambatan dalam pendistribusian obat
dan BMHP disebabkan sistem sentralisasi yang digunakan di Instalasi
Farmasi mengakibatkan masih kurangnya SDM terutama di Apotik dan
tidak dilakukan pengecekan obat dan BMHP terlebih dahulu pada saat
dilakukannya distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap.
137
7.2 Saran
1. Kepala Instalasi Farmasi
a. Melakukan sosialisasi terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP)
terkait distribusi obat dan bahan medis habis pakai ke pegawai.
b. Diperlukan pemantauan dan evaluasi terdapat prosedur kerja pegawai
agar pegawai taat dan patuh melaksanakan distribusi sesuai dengan
standar yang sudah ditetapatkan (SOP).
c. Mengembangkan sistem informasi rumah sakit (SIRS) yang sudah ada
untuk dapat memperbarui dan mempermudah proses penyampaian
berita dalam distribusi obat dan bahan medis habis pakai.
2. Apotik
a. Pegawai perlu mengikuti pelatihan khusus terkait distribusi obat dan
bahan medis habis pakai.
b. Perlu penambahan spot baru pada ruangan agar tepisahnya antara
ruangan penyimpanan dengan ruangan penerimaan obat pada saat
distribusi
3. Gudang Farmasi
a. Pengambilan atau mempersiapkan obat dan bahan medis habis pakai
yang ada pada resep pada saat pelayanan di apotik, sebaiknya SDM yang
tersedia di gudang dapat membantu pelayanan tersebut diapotik.
b. Pegawai perlu mengikuti pelatihan khusus terkait distribusi obat dan
bahan medis habis pakai.
4. Instalasi Rawat Inap
a. Perlu direncanakan atau diadakan trolley khusus di Instalasi Rawat Inap
dan kendaraan roda dua untuk gudang farmasi.
b. Perlu dilakukan sistem POS pada perawat yang ada di Instalasi Rawat
Inap dalam melakukan distribusi obat dan bahan medis habis pakai
(BMHP).
138
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, Tjandra Y. (2003). Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2.
Jakarta: UI-Press.
American Society of Hospital Pharmacist. (2002). ASHP Guideline on Preventing
Medication Errors in Hospital. Am J Hosp Phrarm 50:305-14
Anggita, Dhita. (2012). Analisis Waktu Tunggu Pemberian Informasi Tagihan
Pasien Pulang Rawat Inap di RS Graha Permata Ibu Tahun 2012. Skripsi.
Program Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat. Depok: Universitas
Indonesia.
Atmoko, Tjipto. (2010). Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas
Kinerka Instansi Pemerintah. Diakses dari: http://e-
dokumen.kemenag.go.id/files/BX32jRZz1284857253.pdf pada 25 Mei
2017.
Azwar, Saifuddin. (2010). Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1994). Standar Peralatan, Ruang dan
Tenaga Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen Pelayanan Medis.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1999). Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor: 1333/Menkes/SK/XII/1999. Standar
Pelayanan Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonseia.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor: 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Jakarta: Dewan
Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
Diansari, Iva. (1997). Analisis Distribusi Obat dan Alat Kesehatan pada Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Puri Cinere. Tesis: Universitas Indonesia.
Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alkes. (2014). Evaluasi dan
Implementasi Catalogue Obat.
Dirgagunarsa, Sefanya A. (2010). Analisis Sistem Distribusi Obat dan Alat
Kesehatan di Departemen Rawat Inap Rumah Sakit Royal Taruma Tahun
2010. Tesis: Universitas Indonesia.
Erniati, Cut dan Teridah Sembiring. (2012). Pengaruh Fasilitas dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia terhadap Produktivitas Kerja
Studi Kasus PTPN. Medan: Darma Agung.
Febriawati, Henni. (2013). Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Jakarta:
Gosyen Publishing. Hal. 38, 66.
Gale, Nicola K, DKK. (2013). Using The Framework Method For The Anaysis Of
Qualitative Data In Multidusciplinary Health Research. Jurnal BMC
Medical Research Methodology.
139
George R. Terry. (1977). Principle Of Management, 7th Ed., Homewood Ilinois,
Richard D Irwill Inc.
Global Health Workforce Alliance. (2011). Rencana Pengembangan Tenaga
Kesehatan Tahun 2011 – 2015. Diakses dari:
http://www.who.int/workforcealliance/countries.inidonesia_hrhplan_201
1_2012.pdf pada 25 Mein 2017
Hakim, Lukman. (2011). Membangun Budaya Organisasi Unggul sebagai Upaya
Meningkatkan Kinerja Karyawan di Era Kompetitif. Surakarta: Benefit
Jurnal Manajemen dan Bisnis Vol 15, No. 2, hlm 148-148.
Hidayanti, Erika. (2017). Gambaran Pelaksanaan Pelayanan Farmasi Klinik di
Rumah Sakit X Tahun 2017. Skripsi. Program Studi Kesehatan
Masyarakat. Jakarta: Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
Ilyas, Yaslis. (2004). Perencanaan SDM Rumah Sakit: Teori, Metoda, dan
Formula. Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonseia.
Kartidjo, Pudhiastuti. (2007). Kuliah Tamu Program Profesi Apoteker Sekolah
Farmasi. ITB
Khadir, Muhammad. (1994). Pengangkutan Darat, Laut, dan Udara. Bandung:
Citra Aditya Bakti.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2010). Peraturan Menteri Kesehatan
Nomor: 340/Menkes/PER/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit.
Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Kementerian Kesehatan Repbulik Indonesia. (2012). Pedoman Teknis Bagunan
Rumah Sakit Ruang Rawat Inap. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor: 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Apotek.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
Maulidah, Paramita. (2017). Gambaran Pengelolaan dan Pengembangan Promosi
Klinik Edukasi Diabetes dan Perawatan Kaki Diabetes di Rumah Sakit
Islam Jakarta Pondok Kopi Tahun 2017. Skripsi. Program Studi
Kesehatan Masyarakat. Jakarta: Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
UIN Syarif Hidayatullah.
140
Mardiyoko, I. (2008). Hubungan Kualifikasi Petugas Penerimaan Pasien Baru
Rawat Inap Dalam Kualitas Peayanan di RS Bethesda Yogyakarta.
Skripsi. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Surakarta.
Miles, Mathew B., and Huberman A. Michael. (1992). Analisis Data Kualitatif:
Buku Sumber tentang Metode-Metode Baru (Penerjemah Tjejep Rohendi
Rohidi), Jakarta: UI-Press.
Moleong, Lexy J. (2001). Metodologi Penelitian Kualitatif. PT. Remaja
Rosdakarya: Bandung.
Mulyono, Arif. (2009). Analisis Segmen, Target, Posisi Pasar, dan Alternatif
Diferensiasi Layanan di Instalasi Rawat Inap Umum RS Karya Husada
Cikampek Tahun 2009. Skripsi. Program Studi Kahian Administrasi
Rumah Sakit. Depok: Universitas Indonesia.
Natasia, Nazvia. (2014). Faktor yang Mempengaruhi Kepatuhan Pelaksanaan SOP
Asuhan Keperawatan di ICU-ICCI RSUD Gambiran Kota Kediri. Diakses
dari: http://jkb/ub.ac.id/index.php/jkb/article/download/513/393 pada 20
Mei 2017.
Pedersen, Craig A, Philip J. Schneider, and Douglas J. Scheckelhoff. (2003). ASHP
National Survey of Pharmacy Practice in Hospital Setting : Dispensing
and Administration 2002. American Journal of Health-System Pharmacy.
2003;60(1).
Peraturan Menteri Kesehatan. (2014). Permenkes No. 56 Tahun 2014 tentang
Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Jakarta: Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia.
Prof. Dr. Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.
Bandung: Alfabeta.
Rahmah, Annisa. (2008). Analisis Sistem Pemeliharan Peralatan Kesehatan di
Rumah Sakit Kota Medan. Diakses dari;
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/6662/3/08E00700.pdf.txt
. pada 22 Mei 2017.
Rusdiana, M., & Moch. Irfan, S. M. (2014). Sistem Infomasi Manajemen. Bandung:
Pustaka Setia.
Shawahna, Ramzi., dan Nisar Ur Rahman. (2008). Prescribing Errors in Psychiatry
Departement: an Audit from a Hospital in Lahore. JPPS, 5(1): 31-33.
Siregar, J.P.C dan Amalia, L. (2004). Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan.
Jakarta: EGC. Hal. 7, 13-15, 17-19.
Sitorus R. & Yulia. (2006). Model Praktik Keperawatan Profesional di Rumah
Sakit: Penataan Struktur & Proses (Sistem) Pemberian Asuhan
Keperawatan di Ruang Rawat. Jakarta: EGC
141
Soerjono Seto; Yunita Nita; dan Lily Triana. (2004). Manajemen Farmasi.
Surabaya: Airlangga University Press.
Srianto, Nugroho P. (2006). Tanggung Jawab Pengangkut Pada Perjanjian
Pengangkutan Barang Melalui Laut (PT. Salam Pasifik Indonesia Lines).
Skripsi. Surabaya: Fakultas Hukum Universitas Airlangga.
Supartiasih, N. (2002). Analisa Sistem Distribusi Obat/Alat Kesehatan Habis
Pakau di Rawat Inap RS Karya Husada Cikampek. Tesis: Fakultas
Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia.
Taxis, K; Dean, B; dan Barber, N. (1999). Hospital Drug Distribution System in the
UK and Germany: a study of medication errors. Pharmacy World Science,
1: 25-31.
142
LAMPIRAN
Lampiran 1
Persetujuan Wawancara
143
Judul Penelitian : Gambaran Sistem Distribusi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
(BMHP) di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang
Selatan Tahun 2017.
Dengan hormat,
Dengan ini, penulis memohon ketersediaan Bapak/Ibu untuk menjadi
informan dan memberikan keterangan secara luas, bebas, mendalam, benar dan
jujur. Hasil informasi dan keterangan ini akan digunakan sebagai masukan untuk
pengelolaan sistem distribusi obat dan BMHP di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit
Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan serta untuk melengkapi data penelitian.
Penulis memohon izin untuk merekam pembicaraan selama proses wawancara
berlangsung dan penulis menjamin untuk menjaga kerahasiaannya. Hal tersebut
digunakan hanya untuk kepentingan penelitian. Atas ketersediaan Bapak/Ibu
berpartisipasi dalam penelitian ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih.
Hari/Tanggal :
Identitas Informan
Nama :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Lampiran 2
PEDOMAN WAWANCARA
KEPALA BAGIAN PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI
144
RSU KOTA TANGERANG SELATAN
Nama :
Jenis Kelamin :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Jabatan :
Tanggal Wawancara :
SDM
1. Berapa jumlah petugas di instalasi farmasi yang ada sekarang?
2. Siapa yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan obat dan BMHP ke
instalasi rawat inap?
3. Apa saja latar belakang pendidikan pegawai di instalasi farmasi?
4. Apakah terdapat job desk atau uraian tugas untuk petugas di instalasi farmasi?
5. Berapa hari kerja pegawai di instalasi farmasi?
6. Bagaimana pengaturan shift pegawai di apotik?
7. Apakah sudah pernah ada pelatihan khusus untuk petugas di instalasi farmasi?
8. Kendala apa saja yang terjadi dalam distribusi obat dan BMHP di instalasi
rawat inap?
Sarana
1. Fasilitas apa saja yang telah tersedia di instalasi farmasi?
2. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam distribusi oabat dan BMHP dari
instalasi farmasi ke instalasi rawat inap?
3. Apakah terdapat kendala pada sarana yang menghambat distribusi obat dan
BMHP di instalasi farmasi?
Prosedur
1. Apakah dalam pelaksanaan tugas terdapat prosedur kerja?
2. Apa saja prosedur yang terdapat dalam distribusi obat dan BMHP?
3. Apakah seluruh petugas distribusi obat dan BMHP telah mengetahui dan
menjalankan sesuai prosedur tersebut?
4. Kendala apa saja yang menghambat pelaksanaan prosedur distribusi obat dan
BMHP di instalasi rawat inap?
Proses Administrasi
1. Apakah terdapat pencatatan dan penyusunan laporan rutin atau tidak rutin
dalam proses distribusi obat dan BMHP dari instalasi farmasi ke instalasi rawat
inap?
145
Proses Penyampaian Berita
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses penyampaian berita distribusi obat dan
BMHP?
2. Metode apa yang digunakan dalam proses penyampaian berita tersebut?
3. Kapan jadwal pelaksanaan penyampaian berita tersebut?
4. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses penyampaian berita?
Proses Pengeluaran Fisik Barang (Obat dan BMHP)
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengeluaran fisik barang?
2. Metode apa yang digunakan dalam pengeluaran fisik barang di instalasi
farmasi?
3. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses pengeluaran fisik barang?
Proses Angkutan
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses angkutan distribusi obat dan BMHP dari
instalasi farmasi ke instalasi rawat inap?
2. Alat pengakut apa saja yang tersedia untuk melakukan distribusi obat dan
BMHP dari instalasi farmasi ke instalasi rawat inap?
3. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses angkutan barang tersebut?
Proses Pembongkaran dan Pemuatan
1. Bagaimana tahapan pembongkaran dan pemuatan obat dan BMHP yang sudah
di distribusikan di instalasi rawat inap?
Lampiran 3
PEDOMAN WAWANCARA
KEPALA BAGIAN PELAYANAN FARMASI RAWAT INAP
146
RSU KOTA TANGERANG SELATAN
Nama :
Jenis Kelamin :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Jabatan :
Tanggal Wawancara :
SDM
1. Siapa saja yang terlibat dalam distribusi obat dan BMHP?
2. Bagaimana peranan masing-masing pegawai dalam distribusi obat dan BMHP?
3. Apa saja latar belakang pendidikan pegawai di intalasi farmasi?
4. Apakah terdapat job desk atau uraian tugas untuk petugas distribusi obat dan
BMHP?
5. Berapa kali dalam seminggu di lakukannya distribusi obat dan BMHP ke
instalasi ranap?
6. Apakah sudah pernah ada pelatihan khusus untuk petugas di instalasi farmasi?
7. Kendala apa saja yang terjadi dalam distribusi obat dan BMHP di instalasi
rawat inap?
Sarana
1. Fasilitas apa saja yang sudah tersedia di instalasi farmasi?
2. Fasilitas apa saja yang sudah tersedia dalam melaksanakan distribusi obat dan
BMHP ke instalasi ranap?
3. Apa terdapat kendala pada sarana yang menghambat distribusi obat dan
BMHP?
Prosedur
1. Apakah dalam pelaksanaan tugas terdapat prosedur kerja?
2. Apa saja prosedur yang terdapat dalam distribusi obat dan BMHP?
3. Apakah seluruh petugas distribusi obat dan BMHP telah mengetahui dan
menjalankan sesuai prosedur tersebut?
4. Kendala apa saja yang menghambat pelaksanaan prosedur distribusi obat dan
BMHP di instalasi rawat inap?
Proses Administrasi
1. Dalam periode apa dilakukannya pencatatan dan penyusunan laporan distribusi
obat dan BMHP dari instalasi farmasi ke instalasi rawat inap?
Proses Penyampaian Berita
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses penyampaian berita?
147
2. Metode apa yang digunakan dalam proses penyampaian berita tersebut?
3. Kapan jadwal pelaksanaan penyampaian berita tersebut?
4. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses penyampaian berita?
Proses Pengeluaran Fisik Barang (Obat dan BMHP)
1. Siapa saja yang terlibat dalam pengeluaran fisik barang?
2. Metode apa yang digunakan dalam pengeluaran fisik barang di instalasi
farmasi?
3. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses pengeluaran fisik barang?
Proses Angkutan
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses angkutan distribusi obat dan BMHP ke
instalasi ranap?
2. Alat pengakut apa saja yang tersedia dalam melakukan distribusi obat dan
BMHP dari instalasi farmasi ke instalasi rawat inap?
3. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses angkutan barang tersebut?
Proses Pembongkaran dan Pemuatan
1. Bagaimana tahapan pembongkaran dan pemuatan obat dan BMHP yang sudah
di distribusikan di instalasi rawat inap?
Lampiran 4
PEDOMAN WAWANCARA
PETUGAS PELAKSANA DISTRIBUSI
RSU KOTA TANGERANG SELATAN
148
Nama :
Jenis Kelamin :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Jabatan :
Tanggal Wawancara :
SDM
1. Siapa yang terlibat dalam distribusi obat dan BMHP?
2. Bagaimana peranan-peranan pegawai dalam distribusi obat dan BMHP?
3. Apakah terdapat job desk atau uraian tugas untuk petugas di instalasi farmasi?
4. Berapa kali dalam seminggu dilakukannya distribusi obat dan BMHP di
instalasi ranap?
5. Apakah sudah pernah ada pelatihan khusus untuk petugas di instalasi farmasi?
6. Kendala apa saja yang terjadi dalam distribusi obat dan BMHP di instalasi
rawat inap?
Sarana
1. Menurut Bapak/Ibu, sarana apa saja yang dibutuhkan saat ini dalam distrubusi
obat dan BMHP?
2. Menurut Bapak/Ibu, apakah terdapat permasalahan yang dirasakan dalam hal
sarana yang dapat menghambat pelaksanaan distribusi obat dan BMHP di
instalasi rawat inap?
Prosedur
1. Apakah Bapak/Ibu mengetahui jika dalam pelaksanaan distribusi obat dan
BMHP memiliki prosedur?
Proses Penyampaian Berita
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses penyampaian berita?
2. Metode apa yang digunakan dalam proses penyampaian berita tersebut?
3. Kapan jadwal pelaksanaan penyampaian berita tersebut?
4. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses penyampaian berita?
Proses Pengeluaran Fisik Barang
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengeluaran fisik barang?
2. Metode apa yang sekarang digunakan dalam pengeluaran fisik barang (obat
dan BMHP) di instalasi farmasi?
3. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses pengeluaran fisik barang?
Proses Angkutan
149
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses angkutan dari instalasi farmasi ke
instalasi ranap?
2. Alat pengakut apa saja yang dibutuhkan pada saat proses angkutan dari
instalasi farmasi ke instalasi ranap?
3. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses angkutan barang tersebut?
Proses Pembongkaran dan Pemuatan
1. Bagaimana tahapan pembongkaran dan pemuatan obat dan BMHP yang sudah
di distribusikan di instalasi rawat inap?
Ketepatan Jenis
1. Jenis obat dan BMHP apa saja yang biasa di distribusikan ke ruang rawat inap?
Lampiran 5
PEDOMAN WAWANCARA
KEPALA RUANGAN ATAU PERAWAT RUANGAN
RSU KOTA TANGERANG SELATAN
150
Nama :
Jenis Kelamin :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Jabatan :
Tanggal Wawancara :
SDM
1. Berapa jumlah perawat di ruangan yang ada sekarang?
2. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan distribusi obat dan BMHP di
ruangan?
3. Bagaimana peranan-peranan perawat dalam distribusi obat dan BMHP?
4. Apa saja latar belakang pendidikan perawat yang ada di ruangan?
5. Apakah terdapat job desk atau uraian tugas untuk perawat di ruangan?
6. Bagaimana dengan lama kerja perawat di ruangan?
7. Bagaimana pengaturan shift perawat di ruangan?
8. Apakah sudah ada pelatihan khusus untuk perawat di ruangan?
9. Kendala apa saja yang terjadi dalam distribusi obat dan BMHP di instalasi
rawat inap?
Sarana
1. Sarana apa saja yang telah tersedia dalam pengelolaan distribusi obat dan
BMHP dari instalasi farmasi ke instalasi rawat inap?
2. Sarana apa saja yang saat ini dibutuhkan ruangan dalam proses distribusi obat
dan BMHP?
3. Apakah terdapat permasalahan yang dirasakan dalam hal sarana yang dapat
menghambat pelaksanaan distribusi obat dan BMHP di instalasi rawat inap?
Prosedur
1. Apakah dalam pelaksanaan distribusi obat dan BMHP di instalasi rawat inap
terdapat prosedur?
2. Apakah seluruh petugas telah mengetahui dan menjalankan sesuai prosedur
tersebut?
3. Kendala apa saja yang berkaitan dengan prosedur distribusi obat dan BMHP di
instalasi rawat inap?
Proses Penyampaian Berita
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses penyampaian berita?
2. Metode apa yang digunakan dalam proses penyampaian berita tersebut?
3. Kapan jadwal pelaksanaan penyampaian berita tersebut?
4. Kendala apa saja yang terjadi pada saat proses penyampaian berita?
Proses Pembongkaran dan Pemuatan
151
1. Bagaimana tahapan pembongkaran dan pemuatan obat dan BMHP yang sudah
di distribusikan di instalasi rawat inap?
Kualitas
1. Bagaimana dangan kualitas petugas isntalasi farmasi yang memberikan obat
dan BMHP ke ruangan? Apakah ramah atau tidak?
2. Bagaimana dengan kualitas barang (obat atau BMHP) yang diberikan dari
petugas instalasi farmasi ke ruangan? Apakah baik, cukup, atau tidak baik?
Ketepatan Jenis
1. Apakah jenis obat dan BMHP yang di minta selalu tersedia di instalasi farmasi?
2. Apakah dilakukan pengecekan terlebih dahulu terdapat jenis obat dan BMHP
yang sudah di distribusikan?
3. Apakah jenis obat dan BMHP yang telah di distribusikan dari instalasi farmasi
sesuai dengan apa yang sudah dilakukan pada saat permintaan?
Ketepatan Jumlah
1. Apakah dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap jumlah obat dan
BMHP yang sudah di distribusikan?
2. Apakah jumlah obat dan BMHP yang telah di distribusikan dari instalasi
farmasi sesuai dengan apa yang sudah dilakukan pada saat permintaan?
Ketepatan Waktu
1. Kapan dilakukannya penyampaian berita dari petugas instalasi farmasi ke
petugas instalasi rawat inap?
2. Kapan dilakukannya pendistribusian obat dan BMHP dari instalasi farmasi ke
instalasi rawat inap?
3. Apakah waktu distribusi yang dilakukan dari instalasi farmasi ke instalasi
rawat inap di hari yang tetap atau yang sama pada setiap minggunya?
Lampiran 6
Pedoman Telaah Dokumen
No. Dokumen Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Profil Rumah Sakit Umum (RSU)
Kota Tangerang Selatan
152
2 Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum (RSU) Kota Tangerang
Selatan
3 Profil Instalasi Rawat Inap Rumah
Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang
Selatan
4 Job Desk atau Uraian Tugas
Pegawai Instalasi Farmasi
5 Formularium Rumah Sakit
7 Prosedur Kerja (SOP)
9 Laporan Pencatatan Stock
10 Laporan Stock Opname
Lampiran 7
Pedoman Observasi
Uraian Tugas Kepala Bagian Penyimpanan dan Distribusi
No
. Deskripsi
Hasil Keterangan
Ya Tidak
153
1 Membuat pembukuan obat dan
BMHP (9 buku)
a. Mencatat mutasi sediaan farmasi
dan bahan medis habis pakai
b. Memasukan harga obat kedalam
surat bukti barang keluar setiap
hari
c. Membuat berita acara serah terima
barang per faktur datang
d. Membuat dan mencatat buku
penerimaan sediaan farmasi dan
bahan medis habis pakai
e. Membuat dan mencatat buku
barang habis pakai sediaan
farmasi dan bahan medis habis
pakai
f. Membuat dan mencatat buku
mutasi barang pakai sediaan
farmasi dan bahan medis habis
pakai
g. Membuat dan mencatat buku
rekapitulasi kartu persediaan
sediaan farmasi dan bahan medis
habis pakai
h. Membuat dan mencatat laporan
semesteran sediaan farmasi dan
bahan medis habis pakai
2 Stok Opname
a. Menyiapkan form stok opname
b. Mmenghitung jumlah sediaan
farmasi dan bahan medis habis
pakai
c. Menyesuaikan jumlah dan tanggal
kadaluarsa sediaan farmasi dan
bahan medis habis pakai dengan
kartu stok
d. Merapikan susunan sediaan
farmasi dan bahan medis habis
pakai
e. Mengkoordinasikan pelaksanaan
stok opname setiap bulan
3 Pengelolaan Barang Kadaluarsa
a. Mengkarantina barang kadaluarsa
b. Menghitung jumlah sediaan
farmasi dan bahan medis habis
pakai yang masuk masa expire
154
c. Memasukan harga sediaan farmasi
dan bahan medis habis pakai
hingga diperoleh saldo
d. Menyiapkan data penghapusan
sediaan farmasi dan bahan medis
habis pakai
Lampiran 8
Pedoman Observasi
Uraian Tugas Kepala Bagian Pelayanan Farmasi Rawat Inap
155
No
. Deskripsi
Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Entry resep (Rajal, Ranap, UGD, OK,
BPJS 23 hari)
2 Revisi entrian resep
3 Pengambilan atau penyiapan resep
obat
4 Etiketing resep
5 Peracikan obat
6 Penyerahan obat (pemberian
informasi obat kepada pasien)
7 Merekap pengeluaran obat di apotek
8 Penyerahan nomor antrian
9 Stock Opname rutin bulan
10 Mencatat dan menghitung fisik
pengeluaran obat Psikotropik dan
Narkotika
Lampiran 9
Pedoman Observasi
Uraian Tugas Petugas Pelaksanan Distribusi
156
No
. Deskripsi
Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Mengambil form permintaan ruangan
setiap minggu
2 Menyiapkan barang medis habis
pakai untuk didistribusikan ke
ruangan
3 Distribusi sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai ke ruangan
4 Mengecek kesesuaian barang dengan
surat bukti barang keluar
5 Penyerahan sediaan farmasi dan
bahan medis habis pakai ke ruangan
6 Stok opname (menghitung jumlah
sediaan farmasi dan bahan medis
habis pakai)
7 Stok opname (menyesuaikan jumlah
dan tanggal kadaluarsa sediaan
farmasi dan bahan medis habis pakai
dengan kartu stok)
8 Merapikan susunan sediaan farmasi
dan bahan medis habis pakai ke
masing-masing lemarinya
9 Membuat paketan OK
10 Etiketing barang datang sesuai
dengan sumber anggaran (BLUD dan
E-Katalog)
11 Memindahkan barang kadaluarsa ke
tempat yang telah disediakan
12 Menjaga kebersihan gudang
Lampiran 10
Uraian Tugas Kepala Bagian Penyimpanan dan Distribusi di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017
157
No. Deskripsi Hasil
Keterangan Ya Tidak
1. Membuat pembukuan obat dan
BMHP (9 buku)
i. Mencatat mutasi sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai
j. Memasukan harga obat
kedalam surat bukti barang
keluar setiap hari
k. Membuat berita acara serah
terima barang per faktur
datang
l. Membuat dan mencatat
buku penerimaan sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai
m. Membuat dan mencatat
buku barang habis pakai
sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai
n. Membuat dan mencatat
buku mutasi barang pakai
sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai
o. Membuat dan mencatat
buku rekapitulasi kartu
persediaan sediaan farmasi
dan bahan medis habis pakai
p. Membuat dan mencatat
laporan semesteran sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai
√
√
√
√
√
√
√
√
Sudah melakukan sesuai
dengan uraian tugas yang
sudah ditetapkan.
2. Stok Opname
f. Menyiapkan form stok
opname
g. Mmenghitung jumlah
sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai
h. Menyesuaikan jumlah dan
tanggal kadaluarsa sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai dengan kartu
stok
i. Merapikan susunan sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai
√
√
√
√
√
Pada saat melakukan
observasi, stok opname
sudah dilakukan di bulan
februari, sedangkan jadwal
stok opname dilakukan
setiap tiga bulan sekali, jadi
baru diadakan stok opname
lagi dibulan Mei
158
j. Mengkoordinasikan
pelaksanaan stok opname
setiap bulan
3. Pengelolaan Barang
Kadaluarsa
e. Mengkarantina barang
kadaluarsa
f. Menghitung jumlah sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai yang masuk
masa expire
g. Memasukan harga sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai hingga diperoleh
saldo
h. Menyiapkan data
penghapusan sediaan
farmasi dan bahan medis
habis pakai
√
√
√
√
Sudah melakukan sesuai
dengan uraian tugas yang
sudah ditetapkan.
Sumber: Hasil Observasi
Uraian Tugas Kepala Bagian Pelayanan Farmasi Rawat Inap di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Tahun 2017
No. Deskripsi Hasil
Keterangan Ya Tidak
159
1. Entry resep (Rajal, Ranap,
UGD, OK, BPJS 23 hari) √
2. Revisi entrian resep √
3. Pengambilan atau penyiapan
resep obat √
4. Etiketing resep √
5. Peracikan obat √
6. Penyerahan obat (pemberian
informasi obat kepada pasien) √
7. Merekap pengeluaran obat di
apotek √
8. Penyerahan nomor antrian √
9. Stock Opname rutin bulan √
10 Mencatat dan menghitung fisik
pengeluaran obat Psikotropik
dan Narkotika
√
Sumber: Hasil Observasi
Uraian Tugas Pelaksana Distribusi BMHP dari
Gudang ke Instalasi Rawat Inap
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Deskripsi Hasil
Keterangan Ya Tidak
160
1. Mengambil form permintaan
ruangan setiap minggu √
2. Menyiapkan barang medis
habis pakai untuk
didistribusikan ke ruangan
√
3. Distribusi sediaan farmasi dan
bahan medis habis pakai ke
ruangan
√
4. Mengecek kesesuaian barang
dengan surat bukti barang
keluar
√
5. Penyerahan sediaan farmasi
dan bahan medis habis pakai ke
ruangan
√
6. Stok opname (menghitung
jumlah sediaan farmasi dan
bahan medis habis pakai)
√
Pada saat melakukan
observasi, stok opname
sudah dilakukan di bulan
februari, sedangkan jadwal
stok opname dilakukan
setiap tiga bulan sekali, jadi
baru diadakan stok opname
lagi dibulan Mei
7. Stok opname (menyesuaikan
jumlah dan tanggal kadaluarsa
sediaan farmasi dan bahan
medis habis pakai dengan kartu
stok)
√
8. Merapikan susunan sediaan
farmasi dan bahan medis habis
pakai ke masing-masing
lemarinya
√
9. Membuat paketan OK
√
Yang membuat paketan OK
adalah apoteker di apotik
yang sudah ditunjuk untuk
bertanggung jawab pada
resep ataupun paketan ke
OK.
10. Etiketing barang datang sesuai
dengan sumber anggaran
(BLUD dan E-Katalog)
√
11. Memindahkan barang
kadaluarsa ke tempat yang
telah disediakan
√
12. Menjaga kebersihan gudang √
Sumber: Hasil Observasi
Standar Operasional Prosedur
Distribusi Barang Medis Habis Pakai (BMHP) Ke Unit Pelayanan (Ruangan)
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Uraian Kegiatan Hasil Keterangan
161
Ya Tidak
1 Petugas gudang melakukan
cek fisik BMHP yang ada di
ruangan di unit pelayanan
√
Petugas gudang hanya
langsung memberikan dan
mengambil Form Permintaan
Barang diruang rawat inap
yang sudah ditandatangani oleh
kepala ruangan atau perawat,
tanpa melakukan cek fisik
BMHP yang ada diruangan.
2 Kepala ruangan atau petugas
yang ditunjuk mengisi dan
menandatangani Form
Permintaan Barang
√
3 Petugas gudang mengambil
Form Permintaan BMHP di
seluruh ruangan Unit
Pelayanan
√
4 Petugas gudang menyiapkan
BMHP sesuai Form
Permintaan BMHP dan stok
yang tersedia
√
5 Penanggung jawab gudang
membuat Surat Bukti
Barang Keluar (SBBK)
sesuai dengan BMHP yang
dikeluarkan
√
6 Melakukan pengecekan
jumlah BMHP dengan
SBBK bersama dengan
petugas gudang dan unit
pelayanan yang meminta
√
BMHP yang sudah
didistribusikan dari gudang ke
ruang rawat inap langsung
ditandatangani SBBK oleh
kepala ruangan atau perawat,
kemudian BMHP langsung
dimasukan ke dalam lemari
penyimpanan tanpa melakukan
pengecekan jumlah BMHP
secara bersama (petugas
gudang dan perawat).
7 BMHP diterima dan SBBK
ditandatangani oleh kepala
ruangan atau petugas yang
mewakili
√
8 SBBK ditandatangani
penyimpan barang dan
pejabat yang berwewenang
√
9 SBBK diarsipkan oleh
penanggungjawab gudang √
Sumber: Hasil Observasi
162
Standar Prosedur Operasional
Pelayanan Pasien Rawat Inap
RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Uraian Kegiatan Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Melakukan penerimaan dan
pemeriksaan kelengkapan
dan keabsahan resep, serta
√
163
melakukan pemeriksaan
kesesuaian farmasetik
2 Mengkonsultasikan kepada
dokter penulis resep jika ada
ketidakjelasan
√
3 Melakukan proses
administrasi sepeti
pemasukan data resep ke
Sistem Informasi Rumah
Sakit
√
4 Menyiapkan perbekalan
kesehatan sesuai dengan
permintaan resep
√
5 Menyerahkan perbekalan
kesehatan kepada perawat
ruangan/petugas lain yang
ditunjuk
√
6 Mencatat pengeluaran
dalam form rekapan √
7 Mengarsipkan rekapan dan
resep sesuai jenisnya √
Sumber: Hasil Observasi
164
MATRIKS WAWANCARA MENDALAM
No. Domain Jawaban
Kesimpulan INF1 INF2 INF2 IRI01 IRI02 IRI03
Sumber Daya Manusia (SDM)
1 Jumlah tenaga
yang terlibat
Semua pegawai
terlibat dalam
distribusi obat
dan BMHP di
IRI serta
perawat.
Farmasis,
perawat, dokter,
dan tenaga medis.
Tapi pada waktu
tertentu, tenaga
kerja dibantu oleh
siswa/mahasiswa
yang sedang PKL
maupun magang.
Semua pegawai
ikut andil dan
perawat
ruangan.
Yang
bertanggung
jawab kepala
ruangan, tapi
kalau ada
permintaan bisa
penanggung
jawab khusus
atau perawat.
Kepala ruangan,
katim dan
pelaksana atau
perawat
ruangan
Semuanya
terlibat
terutama katim
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa tenaga
yang terlibat
dalam distribusi
obat dan BMHP
adalah semua
tenaga yang ada
di instalasi
farmasi dan
perawat di
instalasi rawat
inap. Sebagian
kecil
menjelaskan
bahwa pada
disaat tertentu
tenaga kerja
akan dibantu
oleh siswa/
mahasiswa yang
sedang PKL
maupun
magang.
2 Uraian tugas Kepala
distribusi
bertugas
membuat
pembukuan
obat dan BMHP
Kalau kepala
bagian pelayanan
farmasi rawat
inap entry resep,
revisi entrian
resep,
Petugas
pelaksana
bertugas
mengamprah,
mengambil
form
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa uraian
tugas dari
masing-masing
165
seperti mencatat
barang yang
keluar dan
masuk,
kemudian stok
opname,
pengelolaan
barang
kadaluarsa dan
retur barang.
Kalau kepala
bagian
pelayanan
farmasi rawat
inap entry
resep,
pengambilan
dan penyiapan
resep obat dan
peracikan obat.
Sedangkan
petugas
pelaksana
distribusi
mengambil
form
permintaan
ruangan,
menyiapkan
barang atau
mengamprah,
kemudian
distribusiin
barang tersebut
keruangan dan
mengecek
pengambilan atau
penyiapan resep
obat, etiketing
resep, peracikan
obat dan merekap
pengeluaran obat
diapotik. Kalau
kepala bagian
distribusi
mencatat barang
yang keluar dan
masuk.
Sedangkan
petugas pelaksana
yang melakukan
distribusinya
misalnya
mengamprah,
menyiapkan dan
mendistribusikan
permintaan
ruangan setiap
minggu,
menyiapkan
barang,
distribusiin
barang
tersebut,
mengecek
kesesuaian
barang dan
penyerahan
barang. Kalau
kepala bagian
distribusi yang
membuat
laporan dan
mencatat setiap
barang masuk
dan keluar.
Sedangkan
kepala bagian
farmasi rawat
inap yang
bertanggung
jawab terhadap
resep pasien
seperti meracik
obat dan lain-
lain.
pegawai sebagai
berikut:
a. Kepala
bagian
distribusi
bertugas
sebagai
pembuat
laporan dan
mencatat
setiap barang
yang keluar
dan masuk.
b. Kepala
bagian
pelayanan
farmasi rawat
inap bertugas
sebagai entry
resep,
pengambilan
atau
penyiapan
resep dan
peracikan
resep.
c. Petugas
pelaksana
bertugas
sebagai yang
melakukan
amprahan,
memberikan
form
permintaan ke
ruangan,
166
kesesuaian
barang.
meyiapkan
barang dan
melakukan
pengecekan
kesesuaian
barang.
3 Latar belakang pendidikan
a. Pendidikan
formal
Latar belakang
pegawai adalah
SMA, SMF,
D3, S1, dan
Apt.
SMF, D3, S1 dan
Apt
SMA, SMF,
D3, dan Apt.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa latar
pendidikan
formal dari
tenaga kerja
adalah SMA,
SMF, D3, S1
dan Apt.
b. Pendidikan
non formal
Belum pernah Untuk apoteker
sudah ada, tapi
bukan pelatihan
tentang distribusi
obat dan BMHP.
Pelatihan
distribusi obat
dan BMHP
belum pernah
ada.
Untuk pelatihan
khusus
distribusi obat
dan bmhp
untuk perawat
belum ada.
Pelatihan
distribusi obat
dan bmhp untuk
perawat belum
ada.
Untuk
pelatihan diluar
distribusi obat
dan bmhp
sudah pernah.
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa belum
pernah
mengikuti
pelatihan terkait
distribusi obat
dan BMHP.
Sebagian kecil
menjelaskan
bahwa sudah
pernah ikut
pelatihan namun
bukan pelatihan
terkait distribusi
obat dan BMHP.
Sarana
167
1 Fasilitas yang
digunakan
Tersedia 1
mobil, 2 trolley,
dan
menggunkan
kardus untuk
meletakkan
barang
sementara
sebelum
diletakkan ke
alat angkut.
Untuk obat
menggunakan
plastic klip warna
biru, dan untuk
bmhp
menggunakan
trolley.
2 trolley, 1
mobil, plastic
klip obat, dan
karton/kardus
Kalau bmhp
dari gudang
menggunakan
trolley dan
kardus. Tapi
kalau untuk ke
apotik
menggunakan
kursi roda.
Kalau resep
banyak
menggunakan
kursi roda,
kalau sedikit
dibawa sendiri
begitu saja oleh
perawat. Kalau
untuk bmhp dari
gudang
menggunakan
trolley.
Trolley dan
kardus. Kalau
untuk resep
banyak
menggunakan
kursi roda
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa fasilitas
yang digunakan
untuk distribusi
obat dan BMHP
adalah 1 mobil,
2 trolley, kardus,
dan palstik klip.
Sebagian kecil
menjelaskan
bahwa fasilitas
yang digunakan
adalah kursi
roda dari
instalasi rawat
inap.
2 Ketersediaan Untuk trolley
sudah
mencukupi,
karena dilihat
dari tempat
penyimpanan
alat tersebut
(gudang) yang
masih sempit,
terpisah dan
jauh.
Untuk saat ini
sudah mencukupi,
tapi untuk kearah
yang lebih baik
masih dibilang
ada yang kurang
seperti tempat
penyimpanan obat
dan bmhp masih
seadanya, masih
butuh rak-rak
obat untuk pasien.
Trolley dan
mobil sudah
mencukupi,
hanya saja
kondisi trolley
saat ini sedikit
ada kerusakan
dan kurang
kendaraan roda
dua untuk obat
dan BMHP
yang bersifat
cito karena
kondisi gudang
yang masih
terletak pisah
dan jauh.
Untuk tempat
penyimpanan
BMHP sudah
mencukupi dan
untuk obat
hanya obat
emergency saja
yang kita stok
diruangan dan
sistem
informasi
rumah sakit
masih
dikatakan
kurang bagus.
Sudah
mencukupi, tapi
kalu untuk
akreditasi masih
belum seperti
kotak obat yang
masih kurang.
Sudah
mencukupi,
walaupun
belum sesuai
standard namun
ruangan untuk
tempat meracik
obat tersebut,
karena
diruangan ini
masih meracik
obat sendiri
dari apotik,
karena
kurangnya
tenaga apotik,
jadi tempat
meracik obat
Seluruh
informan
mejelaskan
bahwa
ketersediaan
fasilitas yang
digunakan untuk
distribusi obat
dan BMHP
sudah
mencukupi,
namun masih
terdapat kendala
atau kurangnya
fasilitas seperti
kondisi gudang
yang sempit,
terpisah dan
168
dan tempat
penyimpanan
masih
digabung.
Dibutuhkan
trolley khusus
ruangan.
jauh. Selain itu,
masih kurang
rak-rak obat
untuk pasien,
dan kurang
kendaraan roda
dua untuk
barang yang
bersifat cito.
Prosedur
1 Pedoman yang
digunakan
Bekerja
menggunakan
pedoman
berupa standar
operasional
prosedur (SOP).
SOP tersebut
berisikan
berdasarkan
dari kegiatan
sehari-hari yang
dilakukan.
Bekerja
menggunkan
pedoman berupa
standar
operasional
prosedur (SOP)
yang dikeluarkan
oleh direktur.
Bekerja
menggunakan
pedoman
berupa standar
operasional
prosedur
(SOP), namun
tidak
mengetahui
SOP tersebut
seperti apa
karena tidak
pernah
mendapatkan
dokumen
tersebut dan
tidak ada
sosialisasi
terkait SOP
tersebut.
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa bekerja
menggunakan
pedoman berupa
standar
operasional
prosedur (SOP).
Sebagiannya
kecilnya
menjelaskan
bahwa SOP
tersebut
berdaraskan dari
hasil kegiatan
sehari-hari yang
dilakukan, dan
sebagaian
kecilnya lagi
menjelaskan
bahwa bekerja
menggunakan
SOP namun
tidak
mengetahui SOP
169
tersebut seperti
apa karena tidak
pernah
mendapatkan
dokumen
tersebut serta
tidak ada
sosialisasi
terkait SOP
tersebut.
Proses Administrasi
1 Periode yang
dilakukan
Setiap
dilakukan
pengambilan
barang setelah
dilakukan
permintaan
barang
kemudian di
entry di Surat
Bukti Barang
Keluar (SBBK)
dan dimasukan
ke laporan
pengeluaran
barang. Agar
mengetahui
jumlah stok
akhir.
Untuk merekap
resep setiap hari,
kalau untuk
pemeriksaan ED
atau stok opname
setiap sebulan
sekali, dan untuk
pengambilan
barang/bmhp
setiap barang
keluar dicatat.
Setiap ada obat
dan BMHP
yang keluar
dilakuan
pencatatan dan
rekapan.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahawa periode
yang dilakukan
dalam proses
administrasi
adalah setiap
kali dilakukan
permintaan
barang masuk
maupun barang
keluar.
Proses Penyampain Berita
1 Tenaga yang
terlibat
Petugas gudang,
dan kepala
ruangan atau
perawat.
Petugas gudang,
petugas apotik,
dan perawat.
Kepala
ruangan,
perawat,
petugas gudang
dan petugas
apotik.
Kepala
ruangan,
perawat dan
petugas
instalasi
farmasi
Kepala ruangan,
perawat dan
petugas gudang.
Karu, katim,
perawat dan
petugas
gudang.
Seluruh
infroman
menjelaskan
bahwa tenaga
yang terlibat
dalam proses
170
penyampaian
berita adalah
petugas gudang,
petugas apotik
dan kepala
ruangan atau
perawat
diruangan.
2 Metode Untuk distrbusi
BMHP dari
gudang ke IRI
menggunakan
form
permintaan
barang dan
surat bukti
barang keluar
untuk ruangan.
Untuk distribusi
obat dari apotik
ke IRI
menggunakan
resep pasien
dari dokter.
Untuk permintaan
melalui resep.
Untuk bmhp
melalui form
permintaan
barang.
Menggunakan
lisan dan form
untuk bmhp.
Untuk obat
menggunakan
resep.
Formatnya
orang gudang
dilakukan
keliling disetiap
ruangan, kalau
obat tergantung
resep pasien.
Kalau sekarang
sudah tidak
perlu
menggunakan
telpon lagi,
karena sudah
ada pegawai
yang datang
keruangan
seminggu sekali
untuk
memberikan
form
permintaan
barang apa yang
habis nanti
kepala ruangan
yang nulis di
form
permintaan.
Kalau obat kita
sesuaikan
dengan resep
saja.
Kalau bersifat
cito
menggunakan
telpon terlebih
dahulu karena
emergency,
mamti baru
resepnya
diturinin ke
apotik. Kalau
untuk bmhp
menggunakan
form
permintaan.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa metode
yang digunakan
dalam proses
penyampaian
berita
menggunakan
form permintaan
untuk BMHP
dan melalui
resep untuk
obat.
3 Waktu Untuk obat
tergantung
resep pasien.
Untuk resep
setiap hari.
Bmhp
keruangan
dilakukan
setiap hari
Setiap hari
kamis petugas
gudang keliling
memberikan
Bmhp setiap
seminggu
sekali. Kalau
obat setiap hari.
Setiap hari
kalau resep.
Kalau bmhp
Seluruh
infroman
menjeleskan
bahwa waktu
171
Untuk BMHP
dilakukan
seminggu sekali
pada hari kamis
untuk
pemberian dan
pengambilan
form
permintaan
barang. Hari
jum’at
pemberian
bmhp
keruangan.
Untuk obat dan
bmhp keapotik
setiap hari, dan
bmhp keruangan
seminggu sekali.
kamis dan
jum’at serta
obat setiap
resep yang
datang.
format
permintaan, dan
besonya baru
didistribusiin.
Kalau obat
setiap malam
memberikan
resep ke apotik,
besok pagi baru
kita ambil.
seminggi
sekali.
yang dilakukan
untuk distribusi
obat dilakukan
setiap kali atau
setiap hari
tergantung resep
pasien,
sedangkan
distribusi BMHP
dilakukan setiap
seminggu sekali
pada hari kamis
dan Jum’at.
4 Kendala Belum ada
komputerisasi.
Sistem informasi
rumah sakit (SIR)
belum
sepenuhnya
berjalan.
Belum ada
komputerisasi,
selama ini
hanya langsung
komunikasi
antara pegawai
dan perawat.
Perlu diadakan
komputerisasi
agar tidak perlu
kesana-kesini
melakukan
permintaan.
Perlu diaktifin
sistem
infromasi
rumah sakit.
Kalau untuk
obat yang
bukan
emergency,
suka ditemukan
mis komunikasi
antara petugas
gudang dengan
petugas apotik,
misalkan
barang yang
diminta ini, tapi
di apotik
dibilang tidak
ada, sedangkan
ketika ditanya
di gudang
kalau barang
tersebut ada.
Tidak tahu
petugas yang
baru, atau
Sebagian besar
infroman
menjelaskan
bahwa masih
terdapat kendala
terkait proses
panyampaian
berita yaitu
belum terdapat
sistem
komputerisasi.
Sebagian kecil
menjelaskan
bahwa kendala
yang terkait
proses
penyampaian
berita adalah
masih terdapat
mis komunikasi
antara petugas
instalasi farmasi
172
petugas yang
tidak
mengetahui
nama barang
tersebut.
dengan perawat
di instalasi rawat
inap.
Proses Pengeluaran Fisik Barang
1 Tenaga yang
terlibat
Petugas gudang
untuk obat dan
BMHP
digudang.
Petugas Apotik
untuk obat dan
BMHP di
Apotik.
Untuk apotik
petugas apotik.
Untuk di gudang
petugas gudang.
Petugas gudang
dan petugas
apotik.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa tenaga
yang terlibat
dalam proses
pengeluaran
fisik barang
adalah petugas
instalasi farmasi
baik petugas
apoti maupun
petugas gudang.
2 Metode Pengeluaran
barang
menggunakan
metode FIFO
dan FEFO.
FIFO dan FEFO Dilihat dari
ED, jika ED
dekat, maka itu
yang duluan
dikeluarin.
Seluruh
infroman
menjelaskan
bahwa metode
yang digunakan
dalam proses
pengeluaran
fisik barang
adalah metode
FIFO dan FEFO.
3 Kendala Kendala untuk
obat, karena
barangnya dari
berbagai macam
sumber, salah
satunya adalah
terdapat satu
Tempat
penyimpanan rak
obat dan bmhp
yang masih
kurang.
Karena masih
manual, jadi
masih ada
ditemukan
ketidaksamaan
antara jumlah
stok barang
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa masih
terdapat kendala
dalam proses
pengeluaran
173
barang dengan
dua sumber
dana dan sudah
ditentukan
permasing-
masing dana
dengan
ruangannya.
Kendala untuk
bmhp untuk
saat ini tidak
ada.
yang tersimpan
dirak dengan
jumlah stok di
kartu stok,
dikarenakan
petugas yang
suka lupa
sehingga ada
keselisihan.
fisik barang
seperti masih
terdapat satu
barang dengan
dua sumber
dana, rak
penyimpanan
barang yang
masih kurang
dan belum
terdapat sistem
komputersasi.
Proses Angkutan
1 Tenaga yang
terlibat
Petugas gudang
dan perawat
ruangan.
Perawat dan
petugas gudang.
Petugas gudang
dan perawat.
Petugas
instalasi
farmasi dan
perawat
Petugas gudang
dan perawat
Perawat dan
petugas gudang
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa tenaga
yang terlibat
dalam proses
angkutan adalah
petugas gudang
untuk distribusi
BMHP dan
perawat untuk
distribusi obat
2 Alat angkut
yang digunakan
1 trolley, dan
karton atau
kardus.
1 trolley atau
dibawa sendiri
oleh perawat.
1 trolley, dan
kardus.
Kursi roda dan
dibawa sendiri
jika tidak berat.
1 trolley dari
gudang, dibawa
sendiri dan
kursi roda.
Dibawa sendiri
jika sedikit,
jika banyak
menggunakan
kursi roda dan
trolley untuk
distribusi bmhp
keruangan.
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa alat
angkut yang
digunakan
dalam distribusi
oat dan BMHP
adalah 1 buah
trolley dan
kardus. Sebagian
174
kecil informan
menjelaskan
bahwa alat
angkut yang
digunakan
adalah kursi
roda dan
diangkut sendiri
dengan tangan
oleh perawat.
3 Tahapan
penyusunan di
alat angkut
Disiapkan dulu
barang yang
mau di
distribusi sesuai
ruangan,
kemudian
disusun
sementara di
dalam kardus
dan kemudian
diletakkan ke
trolley.
Ada barang yang
mau
didstribusikan,
masukan ke
kardus sesuai
ruangan
kemudian
diletakkan ke
trolley dan
didistribusikan.
Pertama
disiapkan
terlebih dahulu
barangnya,
kemudian
dipisahkan
peruangan.
Kedua
masukan
kedalam kardus
untuk
sementara agar
terlihat lebih
rapih dan
tersusun.
Kemudian baru
diletakkan di
trolley dan
didistribusikan
perlantai.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa tahapan
penyusunan di
alat angkut
adalah
mempersiapkan
barangnya
terlebih dahulu
sesuai ruangan,
kemudian
dimasukan ke
dalam kardus
untuk
penyimpanan
sementara sesuai
ruangan,
kemudian
diletakkan dan
disusun rapih di
trolley dan
terakhir
didistribusikan
ke setiap
ruangan.
175
4 Kendala Ukuran trolley
yang masih
belum
memadai.
Tidak ada. Trolley yang
sudah ada
terdapat sedikit
kerusakan dan
perlu diadakan
kendaraan roda
dua untuk
barang yang
bersifat cito.
Belum ada
trolley
Perlu diadakan
trolley khusus
ruangan.
Butuh trolley
khusus.
Seluruh
informan
menjelasakan
bahwa masih
terdapat kendala
dalam proses
angkutan seperti
trolley, karena
trolley yang
sudah ada masih
dikatakan
kurang sehingga
perlu diadakan
trolley khusus di
ruangan dan
trolley yang
sudah ada,
terdapat sedikit
kerusakan
maupun ukuran
trolley yang
belum memadai.
Proses Pembongkaran dan Pemuatan
1 Tenaga yang
terlibat
Sudah tanggung
jawab perawat
di ruangan.
Perawat
diruangan.
Kepala ruangan
dan perawat itu
sendiri.
Petugas dan
perawat
Petugas dan
perawat
Semua perawat
terlibat.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa tenaga
yang terlibat
dalam proses
pembongkaran
dan pemuatan
adalah perawat
diruangan.
2 Tahapan
pembongkaran
Untuk
pembongkaran
dilakukan
Sudah
sepenuhnya
Untuk
pembongkaran
dilakukan
Langsung serah
terima dan
dimasukan ke
Diterima dan
dimasukan
Datang dari
apotik atau
gudang, terus
Sebagian besar
informan
menjelaskan
176
dan pemuatan
barang
pengecekan
terlebih dahulu,
untuk pemuatan
sudah tanggung
jawab perawat.
tanggung jawab
pegawai.
pengecekan
secara
bersama-sama
antar petugas
dan perawat.
Untuk
pemuatan
sudah tanggung
jawab kepala
ruangan atau
perawat.
tempat
penyimpanan.
sesuai jenis
penyimpanan.
diterima
kemudian di
simpan
ditempat
penyimpanan.
bahwa proses
pembongkaran
dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu
dan proses
pemuatan sudah
tanggung jawab
perawat
diruangan.
Sebagian kecil
menjelaskan
bahwa proses
pembongkaran
dan pemuatan
barang adalah
serah terima dan
kemudian di
simpan ditempat
penyimpanan.
3 Kendala Terdapat
penumpukan
barang di
ruangan pada
saat pemuatan
dipenyimpanan
barang.
Masih kurangnya
pegawai untuk
melakukan
pengecekan obat
hight
alert/emergency
diruangan.
Masih terdapat
penumpukan
barang di
tempat
penyimpanan
barang
diruangan.
Kurangnya
tenaga/perawat
sehingga
perawat terlalu
tumpang tindih
dan tidak
melalukan
pengecekan
barang yang
masuk.
Kurang kotak
obat dan bmhp
untuk
penyimpanan,
jadi masih ada
yang dicampur.
Kurang
ruangan untuk
tempat steril
yang obat
diracik.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa masih
terdapat kendala
dalam proses
pembongkaran
dan pemuatan
barang seperti
masih terdapat
penumpukan
barang pada saat
pemuatan
ditempat
penyimpanan,
masih
177
kurangnya
pegawai untuk
melakukan
pengecekan, dan
kurang tempat
penyimpanan
obat maupun
BMHP.
Tersalurnya obat dan bahan medis habis pakai di Instalasi Rawat Inap
1 Kualitas obat
dan BMHP
Kualitas obat
dan BMHP
sesuai dengan
diminta saja,
karena kalau
untuk obat
pernah
ditemukan obat
yang
seharusnya
putih, tapi saat
didistribusikan
obatnya sudah
berubah warna
kuning.
Terdapat obat
yang sudah
pecah dan ada
obat yang satu
bulan mau
expire tetap
diresepin atau
distribusikan
serta terjadi
penumpukan
obat akibat
tidak langsung
Sejauh ini baik-
baik saja,
karena pernah
sebelumnya
ditemukan obat
yang expirenya
sudah hampir
mendekati,
kemudian
pernah ada
kemasan obat
dan bmhp yang
cacat atau
rusak.
Tidak menentu
karena pernah
ada obat yang
dekat-dekat
dengan expire,
obat injeksi
yang berubah
warnanya,
bmhp seperti
handscoon
pernah
ditemukan
sudah
berjamur,
aroma wangi
bedak bayi
yang sudah
tidak sedap
lagi, dan
pernah
dilakukan retur
terhadap
baranng yang
rusak, tapi hari
besoknya tetap
barang yang
seperti itu lagi
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa kualitas
obat dan BMHP
masih dikatakan
sesuai dengan
yang diminta
dan baik-baik
saja, namun
masih terdapat
kendala atau
kerusakan yang
terjadi
diantaranya
perubahan
warna pada obat
yang injeksi atau
cair, obat yang
sudah hamper
habis masa
expirenya, masih
diresepkan atu
didistribusikan
dan masih
ditemukan
kemasan obat
178
diretur karena
SDM atau
perawat kurang.
Kalau untuk
bmhp tidak ada.
yang
didistribusikan
dan BMHP yang
rusak atau cacat.
Sebagian kecil
informan
menjelaskan
bahwa kualitas
obat dan BMHP
masih tidak
menentu, karena
masih
ditemukan
kerusakan pada
obat maupun
BMHP.
3 Dilakukan
pengecekan
Kalau obat
dilakukan
pengecekan
karena harus
sesuai dengan
resep, kalau
bmhp tidak.
Obat dilakukan
pengecekan,
tapi kalau bmhp
tidak dilakukan
pengecekan.
Dilakukan
pengecekkan
terlebih dahulu
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu
pada obat dan
BMHP.
Ketepatan Jenis
1 Ketersediaan
obat dan
BMHP
Kadang ada,
kadang tidak
tersedia karena
obat yang
diminta dengan
yang
didistribusikan
kadang tidak
sama, ada tapi
dengan merek
yang berbeda.
Kalau untuk
Tidak menentu
karena kalau
bmhp tidak
pernah
ditemukan
kesalahan jenis.
Kalau obat
kadang suka
ditemukan
ketidaksamaan
jenis yang
diminta dengan
Kadang-kadang
karena masih
suka ditemukan
barang yang
diminta apa,
tapi yang
diberikan
berbeda.
Seluruh
infroman
menjelaskan
bahwa
ketersedian obat
dan BMHP
masih dapat
dikatakan tidak
menentu, karena
masih
ditemukan
beberapa
kesalahan pada
179
bmhp saat ini
tidak ada.
yang
disitiribusikan.
jenis misalnya
jenis obat yang
diminta dengan
yang
didistribusikan
masih terdapat
ketidaksamaan.
Sedangkan
BMHP belum
pernah
ditemukan
kesalahan jenis.
2 Dilakukan
pengecekan
Kalau obat
dilakukan
pengecekkan,
tapi kalau bmhp
langsung
dimasukan ke
tempat
penyimpanan.
Kadang
dilakukan
pengecekan,
kadang tidak,
tergantung
tingkat
kesibukan
kepala ruangan
dan perawat
pada saat itu.
Untuk obat
dilakukan
pengecekan,
untuk bmhp
tidak.
2 (dua) orang
informan
menjelaskan
bahwa untuk
obat dilakukan
pengecekan
jenis sedangkat
BMHP tidak
dilakukan
pengecekan.
Sedangkan 1
(satu) orang
informan
mengatakan
bahwa
pengecekan
dilakukan
tergantung
tingkat
kesibukan
kepala ruangan
atau perawat
diruangan.
Ketepatan Jumlah
180
1 Jumlah yang
diberikan
Kalau obat
palingan tidak
ada. Tapi kalau
bmhp, jika
jumlahnya tidak
sesuai dihari
itu, dihari
besoknya akan
dipenuhi atau
dikirim lagi,
atau jika
bersifat cito
pinjem terlebih
dahulu dengan
ruangan lain,
baru nanti kalau
sudah ada
dikembalikan.
Kalau bmhp
suka tidak
sesuai dengan
jumlah yang
diminta dengan
yang
didistribusikan,
kalau kurang
pinjem
keruangan
sebelah. Kalau
obat tidak
pernah
ditemukan
kesalahan
jumlah karena
harus sesuai
dengan resep.
Sesuai kalau
dari gudang
yang untuk
permintaan
bmhp, kecuali
kalau lagi tidak
ada, dari
gudang
konfirmasi
kalau barang
kosong. Kalau
dari apotik,
suka beda
jumlah antara
jumlah barang
yang diminta
dengan yang
diberikan.
Misalkan butuh
dispo 15 buah
untuk satu hari
24 jam, tapi
nanti
dikasihnya
Cuma 5 dari
apotik, jadi
sangat jauh
perbedaannya.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa jumlah
BMHP yang
diberikan dari
gudang farmasi
ke instalasi
rawat inap masih
terdapat
kesalahan
jumlah atau
jumlah yang
diberikan tidak
sesuai dengan
yang diminta
dengan yang
diberikan,
namun hal
tersebut jika
bersifat cito
maka dapat
diatasi segera
dengan cara
meminjam
barang dengan
ruangan rawat
inap yang lain
dan jika barang
tersebut sudah
diberikan
kembali oleh
gudang farmasi
maka ruangan
ranap yang
meminjam
181
barang, berhak
mengembalikan
barang yang
telah dipinjam
dari ranap lain.
Sedangkan
jumlah obat
tidak pernah
ditemukan
kesalahah
jumlah.
Ketepatan Waktu
1 Waktu yang
dilakukan
Kalau obat
tergantung
resep,
diresepkan
malam ke
apotik, besok
pagi baru
diambil di
apotik oleh
perawat. Kalau
untuk bmhp
seminggu
sekali.
Bmhp seminggu
sekali hari
kamis dan
jmu’at. Kalau
obat setiap hari.
Kalau bmhp
seminggu
sekali.
Misalkan
minggu ini
setiap hari
kamis dan
jum’at tapi
nanti minggu
besok bisa
lebih cepat hari
selasa dan rabu,
tidak tahu
karena mereka
kerajinan atau
apa. Kalau
untuk obat
setiap
diresepkan.
Seluruh
informan
menjelaskan
bahwa waktu
yang dilakukan
dalam distribusi
obat adalah
setiap hari atau
setiap kali ada
resep pasien,
sedangkan
distribusi BMHP
dilakukan pada
setiap seminggu
sekali.
2 Mengganggu
waktu
pelayanan
Tidak Tidak, karena
distribusi
dilakukan setiap
pagi untuk
Tidak, suka
lebih cepat
saja.
Seluruh
informan
mengatakan
bahwa waktu
yang sudah
182
bahan medis
habis pakai
ditentukan tidak
mengganggu
waktu pelayanan
pada saat di
instalasi rawat
inap.
MATRIKS WAWANCARA
Pertanyaan Jawaban
Kesimpulan INF1 INF2 INF3 IRI1 IRI2 IRI3
INPUT
SDM
Berapa jumlah
pegawai saat ini?
25 Apoteker 7
Aisten Apoteker
15
Admin 3
Petugas di
gudang 5
Selebihnya di
apotik.
20 Sebelumnya ada
14 ditambah 2,
tapi yang
berhenti 1 jadi
15 sekarang.
16 -
Siapa saja yang
terlibat dalam
distribusi obat dan
BMHP di
Instalasi Rawat
Inap?
Semua pegawai
terlibat dalam
distribusi obat
dan BMHP di
IRI serta
perawat.
Farmasis, perawat,
dokter, dan tenaga
medis.
Semua pegawai
ikut andil dan
perawat
ruangan.
Yang
bertanggung
jawab kepala
ruangan, tapi
kalau ada
permintaan bisa
Kepala ruangan,
katim dan
pelaksana atau
perawat ruangan
Semuanya
terlibat
terutama katim
Semua pegawai di
instalasi farmasi
dan perawat di
instalasi rawat
inap ikut terlibat
dalam distribusi
183
penanggung
jawab khusus
atau perawat.
obat dan BMHP
di Intalasi Rawat
Inap.
Bagaimanakah
gambaran uraian
tugas dari masing-
masing petugas
distribusi obat dan
BMHP?
Kepala
distribusi
bertugas
membuat
pembukuan obat
dan BMHP
seperti mencatat
barang yang
keluar dan
masuk,
kemudian stok
opname,
pengelolaan
barang
kadaluarsa dan
retur barang.
Kalau kepala
bagian
pelayanan
farmasi rawat
inap entry resep,
pengambilan
dan penyiapan
resep obat dan
peracikan obat.
Sedangkan
petugas
pelaksana
distribusi
mengambil form
permintaan
ruangan,
menyiapkan
Kalau kepala
bagian pelayanan
farmasi rawat inap
entry resep, revisi
entrian resep,
pengambilan atau
penyiapan resep
obat, etiketing
resep, peracikan
obat dan merekap
pengeluaran obat
diapotik. Kalau
kepala bagian
distribusi
mencatat barang
yang keluar dan
masuk. Sedangkan
petugas pelaksana
yang melakukan
distribusinya
misalnya
mengamprah,
menyiapkan dan
mendistribusikan
Petugas
pelaksana
bertugas
mengamprah,
mengambil
form
permintaan
ruangan setiap
minggu,
menyiapkan
barang,
distribusiin
barang tersebut,
mengecek
kesesuaian
barang dan
penyerahan
barang. Kalau
kepala bagian
distribusi yang
membuat
laporan dan
mencatat setiap
barang masuk
dan keluar.
Sedangkan
kepala bagian
farmasi rawat
inap yang
bertanggung
jawab terhadap
resep pasien
seperti meracik
Seluruh informan
menjelaskan
bahwa uraian
tugas dari masing-
masing pegawai
sebagai berikut:
a. Kepala bagian
distribusi
bertugas
sebagai
pembuat
laporan dan
mencatat
setiap barang
yang keluar
dan masuk.
b. Kepala bagian
pelayanan
farmasi rawat
inap bertugas
sebagai entry
resep,
pengambilan
atau penyiapan
resep dan
peracikan
resep.
c. Petugas
pelaksana
bertugas
sebagai yang
melakukan
amprahan,
184
barang atau
mengamprah,
kemudian
distribusiin
barang tersebut
keruangan dan
mengecek
kesesuaian
barang.
obat dan lain-
lain.
memberikan
form
permintaan ke
ruangan,
meyiapkan
barang dan
melakukan
pengecekan
kesesuaian
barang.
Apa saja latar
belakang
pendidikan
pegawai?
Latar belakang
pegawai adalah
SMA, SMF, D3,
S1, dan Apt.
SMF, D3, S1 dan
Apt
SMA, SMF,
D3, dan Apt.
Latar belakang
pendidikan
pegawai di
instalasi farmasi
masih bervariasi
yaitu SMA, SMF,
D3, S1 dan Apt.
Bagaimana
dengan pelatihan
khusus yang
pernah diikuti
oleh petugas
terkait distribusi
obat dan BMHP?
Belum pernah Untuk apoteker
sudah ada, tapi
bukan pelatihan
tentang distribusi
obat dan BMHP.
Pelatihan
distribusi obat
dan BMHP
belum pernah
ada.
Untuk pelatihan
khusus
distribusi obat
dan bmhp untuk
perawat belum
ada.
Pelatihan
distribusi obat
dan bmhp untuk
perawat belum
ada.
Untuk pelatihan
diluar distribusi
obat dan bmhp
sudah pernah.
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa belum
pernah mengikuti
pelatihan terkait
distribusi obat dan
BMHP. Sebagian
kecil menjelaskan
bahwa sudah
pernah ikut
pelatihan namun
bukan pelatihan
terkait distribusi
obat dan BMHP.
Berapa jumlah
shift pegawai?
Di gudang tidak
terdapat shift. Di
apotik dibagi 4
shift.
Di apotik terbagi 4
shift: Pagi (07.00-
14.00), Middle
(10.00-17.00),
Di gudang
setiap hari
masuk dari
Senin – Jum’at
3 (pagi, siang,
dan malam)
Shift terbagi 3:
pagi, siang,
malam
Pagi, siang, dan
malam
Untuk pegawai di
apotik memiliki 4
shift yaitu shift
pagi (07.00-
185
Siang (14.00-
21.00), dan
Malam (21.00-
07.00). Untuk
gudang tidak ada
shift, melainkan
masuk dari hari
Senin-Jum’at dari
jam 07.00-16.00.
dan hari Sabtu
dan Minggu
libur, karena
ikut manajemen
di atas. Kalau
apotik terdapat
4 shift.
14.00), shift
midlle (10.00-
17.00), shift siang
(14.00-21.00), dan
shift malam
(21.00-07.00).
Untuk pegawai di
gudang tidak
memiliki shift,
karena jadwal
mereka mengikut
jadwal
manajamen yaitu
masuk setiap hari
Senin-Jum’at dari
jam 07.00-16.00.
dan Untuk seluruh
perawat diruangan
memiliki 3 shift
yaitu shift pagi,
siang dan malam.
SARANA
Fasilitas apa saja
yang digunakan
dalam distribusi
obat dan BMHP
di Instalasi Rawat
Inap?
Tersedia mobil,
trolley, dan
menggunkan
karton atau
kardus.
Untuk obat
menggunakan
plastic klip warna
biru, dan untuk
bmhp
menggunakan
trolley.
Trolley, mobil,
plastic klip
obat, dan
karton/kardus
Kalau bmhp
dari gudang
menggunakan
trolley dan
kardus. Tapi
kalau untuk ke
apotik
menggunakan
kursi roda.
Kalau resep
banyak
menggunakan
kursi roda, kalau
sedikit dibawa
sendiri begitu
saja oleh
perawat. Kalau
untuk bmhp dari
gudang
menggunakan
trolley.
Trolley dan
kardus. Kalau
untuk resep
banyak
menggunakan
kursi roda
Fasilitas yang
digunakan dalam
distribusi obat dan
BMHP adalah
mobil, trolley,
kardus, karton,
palstik klip,
dibawa sendiri
tanpa alat dan
kursi roda yang
merupakan tidak
masuk dalam
standard alat
angkut distribusi.
186
Bagaimana
ketersediaan
sarana dalam
menunjang proses
distribusi obat dan
BMHP di
Instalasi Rawat
Inap?
Untuk trolley
sudah
mencukupi,
karena dilihat
dari tempat
penyimpanan
alat tersebut
(gudang) yang
masih sempit.
Untuk saat ini
sudah mencukupi,
tapi untuk kearah
yang lebih baik
masih dibilang
ada yang kurang.
Trolley dan
mobil sudah
mencukupi,
hanya saja
kondisi trolley
saat ini sedikit
ada kerusakan.
Untuk tempat
penyimpanan
BMHP sudah
mencukupi dan
untuk obat
hanya obat
emergency saja
yang kita stok
diruangan.
Sudah
mencukupi, tapi
kalu untuk
akreditasi masih
belum.
Sudah
mencukupi,
walaupun
belum sesuai
standard.
Ketersediaan
sarana dalam
menunjang proses
distrbusi obat dan
BMHP di IRI
sudah mencukupi.
Apakah terdapat
kendala pada
sarana yang
mengahambat
distribusi obat dan
BMHP di
Instalasi Rawat
Inap?
Tempat
penyimpanan
obat dan bmhp
(gudang) yang
masih pisah dan
jauh.
Tempat
penyimpanan obat
dan bmhp masih
seadanya, masih
butuh rak-rak obat
untuk pasien.
Kurang
kendaraan roda
dua untuk obat
dan BMHP
yang bersifat
cito karena
kondisi gudang
yang masih
terletak pisah
dan jauh.
Sistem
informasi
rumah sakit
disini masih
dikatakan
kurang bagus.
Kotak obat yang
masih kurang.
Ruangan untuk
tempat meracik
obat tersebut,
karena
diruangan ini
masih meracik
obat sendiri dari
apotik, karena
kurangnya
tenaga apotik,
jadi tempat
meracik obat
dan tempat
penyimpanan
masih
digabung.
Dibutuhkan
trolley khusus
ruangan.
Setiap instalasi
memiliki kendala
yang sama yaitu
kurangnya tempat
penyimpanan obat
dan BMHP di
instalasi rawat
inap dan instalasi
farmasi seperti rak
obat, rak bmhp,
dan ruangan untuk
meracik.
Kurangnya alat
angkut yaitu
kendaraan roda
dua dan trolley
khusus untuk di
ruangan. Dan
sistem informasi
rumah sakit yang
belum maksimal.
PROSEDUR
Pedoman apa
yang digunakan
ketika melakukan
distribusi obat dan
BMHP di
Bekerja
menggunakan
pedoman berupa
standar
operasional
Bekerja
menggunkan
pedoman berupa
standar
operasional
Bekerja
menggunakan
pedoman
berupa standar
operasional
Sebagian besar
informan
menjelaskan
bahwa bekerja
menggunakan
187
Instalasi Rawat
Inap?
prosedur (SOP).
SOP tersebut
berisikan
berdasarkan dari
kegiatan sehari-
hari yang
dilakukan.
prosedur (SOP)
yang dikeluarkan
oleh direktur.
prosedur (SOP),
namun tidak
mengetahui
SOP tersebut
seperti apa
karena tidak
pernah
mendapatkan
dokumen
tersebut dan
tidak ada
sosialisasi
terkait SOP
tersebut.
pedoman berupa
standar
operasional
prosedur (SOP).
Sebagiannya
kecilnya
menjelaskan
bahwa SOP
tersebut
berdaraskan dari
hasil kegiatan
sehari-hari yang
dilakukan, dan
sebagaian
kecilnya lagi
menjelaskan
bahwa bekerja
menggunakan
SOP namun tidak
mengetahui SOP
tersebut seperti
apa karena tidak
pernah
mendapatkan
dokumen tersebut
serta tidak ada
sosialisasi terkait
SOP tersebut.
PROSES
PROSES ADMINISTRASI
Dalam periode
apa dilakukannya
pencatatan dan
penyusunan
laporan distribusi
obat dan BMHP
Setiap dilakukan
pengambilan
barang setelah
dilakukan
permintaan
barang
Untuk merekap
resep setiap hari,
kalau untuk
pemeriksaan ED
atau stok opname
setiap sebulan
Setiap ada obat
dan BMHP
yang keluar
dilakuan
pencatatan dan
rekapan.
188
di Instalasi Rawat
Inap?
kemudian di
entry di Surat
Bukti Barang
Keluar (SBBK)
dan dimasukan
ke laporan
pengeluaran
barang. Agar
mengetahui
jumlah stok
akhir.
sekali, dan untuk
pengambilan
barang/bmhp
setiap barang
keluar dicatat.
PROSES PENYAMPAIAN BERITA
Siapa saja yang
terlibat dalam
proses
penyampaian
berita distribusi
obat dan BMHP
di Instalasi Rawat
Inap?
Petugas gudang,
dan kepala
ruangan atau
perawat.
Petugas gudang,
petugas apotik,
dan perawat. Ada
juga P O S, tapi
untuk ruangan
intensif.
Kepala
ruangan,
perawat,
petugas gudang
dan petugas
apotik.
Kepala ruangan,
perawat dan
petugas instalasi
farmasi
Kepala ruangan,
perawat dan
petugas gudang.
Karu, katim,
perawat dan
petugas gudang.
Semua pegawai
instalasi farmasi
dan kepala
ruangan serta
perawat di
instalasi rawat
inap terlibat dalam
proses
penyampaian
berita distribusi
obat dan BMHP
di IRI.
Metode apa yang
digunakan dalam
proses
penyampaian
berita distribusi
obat dan BMHP
di Instalasi Rawat
Inap?
Untuk distrbusi
BMHP dari
gudang ke IRI
menggunakan
form permintaan
barang dan surat
bukti barang
keluar untuk
ruangan.
Untuk distribusi
obat dari apotik
Untuk permintaan
melalui resep.
Untuk bmhp
melalui form
permintaan
barang.
Menggunakan
lisan dan form
untuk bmhp.
Untuk obat
menggunakan
resep.
Formatnya
orang gudang
dilakukan
keliling disetiap
ruangan, kalau
obat tergantung
resep pasien.
Kalau sekarang
sudah tidak
perlu
menggunakan
telpon lagi,
karena sudah
ada pegawai
yang datang
keruangan
seminggu sekali
untuk
memberikan
Kalau bersifat
cito
menggunakan
telpon terlebih
dahulu karena
emergency,
mamti baru
resepnya
diturinin ke
apotik. Kalau
untuk bmhp
menggunakan
Metode yang
digunakan dalam
distribusi obat dan
BMHP di IRI
terbagi menjadi 2:
untuk distribusi
obat di apotik
menggunakan
resep, dan untuk
distribusi BMHP
menggunakan
form permintaan
189
ke IRI
menggunakan
resep pasien dari
dokter.
form permintaan
barang apa yang
habis nanti
kepala ruangan
yang nulis di
form
permintaan.
Kalau obat kita
sesuaikan
dengan resep
saja.
form
permintaan.
barang yang
diberikan oleh
instalasi farmasi
ke instalasi rawat
inap. Keduanya
masih
menggunakan
komunikasi
langsung dan
tulisan manual.
Kapan
dilaksanakan
proses
penyampaian
berita distribusi
obat dan BMHP
di Instalasi Rawat
Inap?
Untuk obat
tergantung resep
pasien.
Untuk BMHP
dilakukan
seminggu sekali
pada hari kamis
untuk pemberian
dan
pengambilan
form permintaan
barang. Hari
jum’at
pemberian bmhp
keruangan.
Untuk resep setiap
hari.
Untuk obat dan
bmhp keapotik
setiap hari, dan
bmhp keruangan
seminggu sekali.
Bmhp
keruangan
dilakukan
setiap hari
kamis dan
jum’at serta
obat setiap
resep yang
datang.
Setiap hari
kamis petugas
gudang keliling
memberikan
format
permintaan, dan
besonya baru
didistribusiin.
Kalau obat
setiap malam
memberikan
resep ke apotik,
besok pagi baru
kita ambil.
Bmhp setiap
seminggu sekali.
Kalau obat
setiap hari.
Setiap hari
kalau resep.
Kalau bmhp
seminggi sekali.
Pelaksanaan
distribusi obat di
instalasi rawat
inap dilakukan
setiap hari, karena
tergantung dari
resep pasien yang
diberikan.
Pelaksanaan
distribusi BMHP
di instalasi rawat
inap dilakukan
setiap seminggu
sekali di hari
Kamis dan
Jum’at.
Kendala apa yang
menghambat
proses
penyampaian
berita?
Belum ada
komputerisasi.
Sistem informasi
rumah sakit (SIR)
belum sepenuhnya
berjalan.
Belum ada
komputerisasi,
selama ini
hanya langsung
komunikasi
antara pegawai
dan perawat.
Perlu diadakan
komputerisasi
agar tidak perlu
kesana-kesini
melakukan
permintaan.
Perlu diaktifin
sistem infromasi
rumah sakit.
Kalau untuk
obat yang
bukan
emergency,
suka ditemukan
mis komunikasi
antara petugas
gudang dengan
petugas apotik,
Kendala dalam
proses
penyampaian
berita distribusi
obat dan BMHP
di instalasi rawat
inap adalah butuh
diadakan dan
diaktifin sistem
190
misalkan
barang yang
diminta ini, tapi
di apotik
dibilang tidak
ada, sedangkan
ketika ditanya
di gudang kalau
barang tersebut
ada. Tidak tahu
petugas yang
baru, atau
petugas yang
tidak
mengetahui
nama barang
tersebut.
komputerisasi di
sistem infromasi
rumah sakit, agar
proses
penyampaian
berita tidak perlu
untuk dilakukan
secara manual
dengan
kelilingnya
petugas dan
perawat, karena
dilihat dari jumlah
petugas yang
masih belum
mencukupi.
PROSES PENGELUARAN FISIK BARANG
Siapa saja yang
terlibat dalam
proses
pengeluaran fisik
barang?
Petugas gudang
untuk obat dan
BMHP
digudang.
Petugas Apotik
untuk obat dan
BMHP di
Apotik.
Untuk apotik
petugas apotik.
Untuk di gudang
petugas gudang.
Petugas gudang
dan petugas
apotik.
Petugas gudang
dan petugas apotik
yang terlibat
dalam proses
pengeluaran fisik
barang, karena
obat dan BMHP
yang akan
didistribusikan
tersimpan di
apotik dan di
gudang.
Metode apa yang
digunakan dalam
proses
pengeluaran fisik
barang?
Pengeluaran
barang
menggunakan
metode FIFO
dan FEFO.
FIFO dan FEFO Dilihat dari ED,
jika ED dekat,
maka itu yang
duluan
dikeluarin.
Proses
pengeluaran fisik
barang yang
dilakukan di
instalasi farmasi
untuk instalasi
191
rawat inap adalah
sistem FIFO dan
FEFO.
Kendala apa saja
yang menghambat
proses
pengeluaran fisik
barang?
Kendala untuk
obat, karena
barangnya dari
berbagai macam
sumber, salah
satunya adalah
terdapat satu
barang dengan
dua sumber
dana dan sudah
ditentukan
permasing-
masing dana
dengan
ruangannya.
Kendala untuk
bmhp untuk saat
ini tidak ada.
Tempat
penyimpanan rak
obat dan bmhp
yang masih
kurang.
Karena masih
manual, jadi
masih ada
ditemukan
ketidaksamaan
antara jumlah
stok barang
yang tersimpan
dirak dengan
jumlah stok di
kartu stok,
dikarenakan
petugas yang
suka lupa
sehingga ada
keselisihan.
Masih terdapat
kendala dalam
proses
pengeluaran fisik
barang yaitu ada
beberapa obat
yang memiliki dua
sumber dana,
tempat
penyimpanan rak
obat dan bmhp
yang kurang dan
masih terdapat
tidak kesamaan
anatara jumlah
stok barang
ditempat
penyimpanan
dengan jumlah di
kartu stok.
PROSES ANGKUTAN
Siapa saja yang
terlibat dalam
proses
pengangkutan
distribusi obat dan
BMHP di
Instalasi Rawat
Inap?
Petugas gudang
dan perawat
ruangan.
Perawat dan
petugas gudang.
Petugas gudang
dan perawat.
Petugas
instalasi farmasi
dan perawat
Petugas gudang
dan perawat
Perawat dan
petugas gudang
Proses angkutan
dilakukan oleh
petugas gudang
untuk distribusi
BMHP di IRI dan
distribusi obat
dilakukan oleh
perawat ruangan.
Alat pengangkut
apa saja yang
digunakan dalam
proses distribusi
Trolley, dan
karton atau
kardus.
Trolley atau
dibawa sendiri
oleh perawat.
Mobil, trolley,
dan kardus.
Kursi roda dan
dibawa sendiri
jika tidak berat.
Trolley dari
gudang, dibawa
sendiri dan kursi
roda.
Dibawa sendiri
jika sedikit, jika
banyak
menggunakan
Alat pengangkut
yang digunakan
adalah mobil,
trolley,
192
obat dan BMHP
di IRI?
kursi roda dan
trolley untuk
distribusi bmhp
keruangan.
karton/kardus,
diangkut sendiri
oleh petugas atau
perawat, dan kursi
roda yang tidak
termasuk dalam
standar alat
pengangkut
distribusi barang.
Apakah terdapat
kendala pada
proses angkutan
yang menghambat
distribusi obat dan
BMHP di IRI?
Ukuran trolley
yang masih
belum memadai.
Tidak ada. Trolley yang
sudah ada
terdapat sedikit
kerusakan dan
perlu diadakan
kendaraan roda
dua untuk
barang yang
bersifat cito.
Belum ada
trolley
Perlu diadakan
trolley khusus
ruangan.
Butuh trolley
khusus.
Kendala yang
terjadi berkaitan
trolley, ukuran
trolley yang sudah
tersedia belum
memadai, trolley
yang sudah
tersedia juga
mengalami
kerusakan fisik,
dibutuhkan
kendaraan roda
dua untuk barang
yang cito dan
trolley khusus
untuk instalasi
rawat inap.
PROSES PEMBONGKARAN DAN PEMUATAN
Siapa saja yang
terlibat dalam
proses
pembongkaran
dan pemuatan
obat dan BMHP
di IRI?
Sudah tanggung
jawab perawat
di ruangan.
Perawat
diruangan.
Kepala ruangan
dan perawat itu
sendiri.
Petugas dan
perawat
Petugas dan
perawat
Semua perawat
terlibat.
Proses
pembongkaran
dan pemuatan
obat dan BMHP
di ruangan lebih
sering dilakukan
oleh perawat
193
Bagaimana
tahapan
pembongkaran
dan pemuatan
obat dan BMHP
di IRI?
Untuk
pembongkaran
dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu,
untuk pemuatan
sudah tanggung
jawab perawat.
Sudah sepenuhnya
tanggung jawab
pegawai.
Untuk
pembongkaran
dilakukan
pengecekan
secara bersama-
sama antar
petugas dan
perawat. Untuk
pemuatan sudah
tanggung jawab
kepala ruangan
atau perawat.
Langsung serah
terima dan
dimasukan ke
tempat
penyimpanan.
Diterima dan
dimasukan
sesuai jenis
penyimpanan.
Datang dari
apotik atau
gudang, terus
diterima
kemudian di
simpan diempat
penimpanan.
Tahapan yang
dilakukan pada
saat proses
pembongkaran
adalah serah
terima barang dan
dilakukan
pengecekan
berdasarkan
petugas gudang,
tetapi berdasarkan
perawat setelah
serah terima
langsung
dimasukan ke
tempat
penyimpanan obat
dan BMHP
(proses
pemuatan).
Apakah pernah
dilakukan
pengecekan
terhahap
pemuatan barang
yang tersimpan di
IRI?
Kadang
dilakukan
pengecekan,
karena kadang
ada yang belum
satu minggu
sudah habis.
Dilakukan
pengecekan
terhadap obat high
alert/emergency
yang distok
diruangan.
Dilakukan
pengecekan
keruangan.
Tidak ada, jadi
kalau barang
datang langsung
dimasukan ke
tempat
penyimpanan.
Tidak, langsung
ditaruh dilemari.
Kadang-kadang Hampir tidak
melakukan
pengecekan
terlebih dahulu
setelah barang
datang.
Apakah terdapat
kendala dalam
pembongkaran
dan pemuatan
obat dan BMHP
di IRI?
Terdapat
penumpukan
barang di
ruangan pada
saat pemuatan
dipenyimpanan
barang.
Masih kurangnya
pegawai untuk
melakukan
pengecekan obat
hight
alert/emergency
diruangan.
Masih terdapat
penumpukan
barang di
tempat
penyimpanan
barang
diruangan.
Kurangnya
tenaga/perawat
sehingga
perawat terlalu
tumpang tindih
dan tidak
melalukan
pengecekan
Kurang kotak
obat dan bmhp
untuk
penyimpanan,
jadi masih ada
yang dicampur.
Kurang ruangan
untuk tempat
steril yang obat
diracik.
Kendala yang
terjadi pada proses
pembongkaran
dan pemuatan
berdasarkan
pegawai instalasi
farmasi masih
terdapat
penumpukan
194
barang yang
masuk.
barang pada saat
pemuatan barang
di tempat
penyimpanan dan
masih kurangnya
pegawai untuk
melakukan
pengecekan obat
high alert di
ruangan.
Berdasarkan
kendala yang
dialami oleh
perawat adalah
kurangnya SDM
untuk melakukan
pengecekan dan
kurangnya tempat
penyimpanan
barang atau
ruangan.
OUTPUT
Ketersediaan dan Keamanan
Bagaimana
keamanan obat
dan BMHP yang
telah
didistribusikan ke
IRI?
Kualitas obat
dan BMHP
sesuai dengan
diminta saja.
Sejauh ini baik-
baik aja.
Tidak menentu. Kualitas obat dan
BMHP yang telah
didistribusikan
masih dikatakan
baik.
Apakah pernah
ditemukan
kerusakan atau
kecacatan pada
obat dan BMHP
yang sudah di
Pernah
beberapa kali
ditemukan.
Pernah tapi
kadang-kadang.
Pernah sekali
dua kali dalam
seminggu
Pernah ditemukan
kerusakan atau
kecacatan.
195
distribusikan ke
IRI?
Kerusakan dan
kecacatan seperti
apa yang sering
terjadi?
Kalau untuk
obat pernah
ditemukan obat
yang
seharusnya
putih, tapi saat
didistribusikan
obatnya sudah
berubah warna
kuning.
Terdapat obat
yang sudah
pecah dan ada
obat yang satu
bulan mau
expire tetap
diresepin atau
distribusikan
serta terjadi
penumpukan
obat akibat
tidak langsung
diretur karena
SDM atau
perawat kurang.
Kalau untuk
bmhp tidak ada.
Pernah
sebelumnya
ditemukan obat
yang expirenya
sudah hampir
mendekati,
kemudian
pernah ada
kemasan obat
dan bmhp yang
cacat atau rusak.
Pernah kalau
obat yang
dekat-dekat
dengan expire,
obat injeksi
yang berubah
warnanya,
bmhp seperti
handscoon
pernah
ditemukan
sudah berjamur,
aroma wangi
bedak bayi
yang sudah
tidak sedap
lagi, dan pernah
dilakukan retur
terhadap
baranng yang
rusak, tapi hari
besoknya tetap
barang yang
seperti itu lagi
yang
didistribusikan
Kerusakan atau
kecatatan yang
terjadi pada obat
adalah obat-obat
yang sudah
mendekati ED
(expire date) tetap
diresepin ke
ruangan, ada
perubahan warna
pada obat injeksi
atau cair, terdapat
juga obat yang
kemasannya
sudah pecah dan
rusak.
Kerusakan atau
kecatatan yang
terjadi pada bmhp
adalah ditemukan
barang seperti
handscoon yang
sudah berjamur,
dan aroma wangi
bedak yang sudah
tidak sedap.
Kendala yang
terjadi pada obat
atau barang yang
rusak, setelah
dilakukan retur
untuk barang
baru, dan minta
diganti, tapi
196
dikemudian hari
tetap barang yang
rusak tersebut
yang
diditribusikan.
Apakah dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu
terhadap jumlah
obat dan BMHP
yang diminta
dengan yang
didistribusikan ke
IRI?
Kalau obat
dilakukan
pengecekan
karena harus
sesuai dengan
resep, kalau
bmhp tidak.
Obat dilakukan
pengecekan, tapi
kalau bmhp
tidak dilakukan
pengecekan.
Dilakukan
pengecekkan
terlebih dahulu
Dilakukan
pengecekan
terhadap jumlah
obat, tetapi untuk
pengecekan
jumlah bmhp
tidak dilakukan.
KETEPATAN JENIS
Apakah jenis obat
dan BMHP yang
diminta oleh IRI
selalu tersedia di
IF?
Kadang ada,
kadang tidak
tersedia.
Tidak menentu Kadang-kadang Hampir semua
perawat
mengatakan
ketersediaan jenis
obat yang diminta
dengan yang
didistribusikan
masih tidak
menentu, karena
nanti tersedia
ataupun tidak
tersedia.
Apakah dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu
terhadap jenis
obat dan BMHP
yang diminta
dengan yang
didistribusikan ke
IRI?
Kalau obat
dilakukan
pengecekkan,
tapi kalau bmhp
langsung
dimasukan ke
tempat
penyimpanan.
Kadang
dilakukan
pengecekan,
kadang tidak,
tergantung
tingkat
kesibukan
kepala ruangan
Untuk obat
dilakukan
pengecekan,
untuk bmhp
tidak.
Dilakukan
pengecekan
terhadap jenis
obat, tetapi untuk
pengecekan jenis
bmhp tidak
dilakukan.
197
dan perawat
pada saat itu.
Apakah pernah
terjadi kesalahan
jenis obat dan
BMHP yang
diminta oleh IRI
berbeda dengan
yang
didistribusikan
oleh IF?
Pernah tapi
tidak setiap
hari, bisa sekali
dua kali dalam
seminggu,
Kadang-kadang Pernah Pernah terjadi
kesalahan pada
jenis obat.
Kesalahan jenis
seperti apa yang
terjadi?
Obat yang
diminta dengan
yang
didistribusikan
tidak sama, ada
tapi dengan
merek yang
berbeda. Kalau
untuk bmhp saat
ini tidak ada.
Bmhp tidak
pernah
ditemukan
kesalahan jenis.
Kalau obat
kadang suka
ditemukan
ketidaksamaan
jenis yang
diminta dengan
yang
disitiribusikan.
Diminta barang
apa, tapi yang
diberikan
berbeda.
Kesalahan jenis
yang terjadi
adalah obat dan
bmhp pada saat
permintaan
dengan yang
didistribusikan
masih terjadi
perbedaan atau
tidak sesuai
dengan
permintaan.
KETEPATAN JUMLAH
Apakah pernah
terjadi kesalahan
jumlah obat dan
BMHP yang
diminta oleh IRI
berbeda dengan
yang
didistribusikan
oleh IF?
Pernah, tapi
tidak sering.
Pernah untuk
beberapa kali
Pernah Pernah ditemukan
kesalahan dalam
jumlah obat dan
bmhp yang
didistribusikan.
198
Kesalahan jumlah
seperti apa yang
terjadi?
Kalau obat
palingan tidak
ada. Tapi kalau
bmhp, jika
jumlahnya tidak
sesuai dihari itu,
dihari besoknya
akan dipenuhi
atau dikirim
lagi, atau jika
bersifat cito
pinjem terlebih
dahulu dengan
ruangan lain,
baru nanti kalau
sudah ada
dikembalikan.
Kalau bmhp
suka tidak sesuai
dengan jumlah
yang diminta
dengan yang
didistribusikan,
kalau kurang
pinjem
keruangan
sebelah. Kalau
obat tidak
pernah
ditemukan
kesalahan
jumlah karena
harus sesuai
dengan resep.
Sesuai kalau
dari gudang
yang untuk
permintaan
bmhp, kecuali
kalau lagi tidak
ada, dari
gudang
konfirmasi
kalau barang
kosong. Kalau
dari apotik,
suka beda
jumlah antara
jumlah barang
yang diminta
dengan yang
diberikan.
Misalkan butuh
dispo 15 buah
untuk satu hari
24 jam, tapi
nanti
dikasihnya
Cuma 5 dari
apotik, jadi
sangat jauh
perbedaannya.
Kesalahan jumlah
yang terjadi
adalah jumlah
obat dan BMHP
yang
didistribusikan
tidak sesuai
dengan yang
dilakukan pada
saat permintaan.
KETEPATAN WAKTU
Kapan
dilakukannya
distribusi obat dan
BMHP di IRI?
Kalau obat
tergantung
resep,
diresepkan
malam ke
apotik, besok
pagi baru
Bmhp seminggu
sekali hari kamis
dan jmu’at.
Kalau obat
setiap hari.
Kalau bmhp
seminggu
sekali.
Misalkan
minggu ini
setiap hari
kamis dan
Waktu yang
dilakukan untuk
distribusi obat
adalah setiap hari
atau tergantung
resep pasien.
Kalau untuk
199
diambil di
apotik oleh
perawat. Kalau
untuk bmhp
seminggu
sekali.
jum’at tapi
nanti minggu
besok bisa lebih
cepat hari
selasa dan rabu,
tidak tahu
karena mereka
kerajinan atau
apa. Kalau
untuk obat
setiap
diresepkan.
distribusi bmhp
setiap seminggu
sekali di hari
Kamis dan
Jum’at.
Apakah waktu
distribusi yang
dilakukan selalu
rutin dan tetap?
Rutin Rutin Kadang rutin,
kadang lebih
cepat.
Keseringan
rutin
Waktu yang
dilakukan untuk
distribusi selalu
rutin terutama
pada bmhp.
Apakah waktu
distribusi yang
sudah ditentukan
terutama bmhp
mengganggu di
waktu yang tidak
tepat atau pada
saat pelayanan di
IRI?
Tidak Tidak, karena
distribusi
dilakukan setiap
pagi untuk
bahan medis
habis pakai
Tidak, suka
lebih cepat saja.
Waktu distribusi
yang dilakukan
pada saat
distribusi bmhp
tidak menganggu
proses pelayanan
di IRI.
200
Matriks Hasil
No Domain Unit Wawancara Observasi Telaah Dokumen Kesimpulan
Input
1 SDM Gudang
Farmasi
Jumlah pegawai yang terlibat dalam
distribusi obat dan BMHP di gudang
farmasi berjumlah 5 (lima) orang
terdiri dari: 2 (dua) orang asisten
apoteker antara lain Kepala Gudang
Farmasi atau Kepala bagian
Penyimpanan dan Distribusi serta 3
(tiga) Admin antara lain petugas
pelaksana distribusi obat dan bahan
medis habis pakai.
Uraian tugas kepala bagian distribusi
bertugas sebagai pembuat laporan dan
mencatat setiap barang yang keluar dan
masuk dan melakukan stok opname
setiap tiga bulan sekali dan uraian
tugas petugas pelaksana bertugas
sebagai yang melakukan amprahan,
memberikan form permintaan ke
ruangan, meyiapkan barang dan
melakukan pengecekan kesesuaian
barang.
Seluruh informan menjelaskan bahwa
latar pendidikan formal dari tenaga
kerja adalah SMA, SMF, dan S1.
Belum pernah mengikuti pelatihan
khusus untuk distribusi obat dan bahan
Sebagian besar
petugas gudang
sudah
melaksanakan
seluruh uraian
tugasnya, namun
sebagian kecil
masih terdapat
uraian tugas yang
belum
dilaksanakan oleh
pegawai.
Di gudang terdapat
dokumen terkait
uraian tugas dan
latar pendidikan
formal dari
pegawai.
Sumber daya manusia yang
terlibat dalam distribusi obat
dan BMHP di gudang farmasi
dalam jumlah petugas sudah
sesuai, dari segi uraian tugas
yang sudah tersedia belum
sepenuhnya dilaksanakan oleh
pegawai. Latar belakang
pendidikan petugas di gudang
farmasi lebih banyak petugas
yang berpendidikan akhir SMA
dibandingkan SMF, D3 atau S1.
Pelatihan dalam melakukan
distribusi obat dan bahan medis
itu sendiri belum pernah diikuti
sama sekali untuk pegawai
gudang, serta tidak ada jadwal
shift melainkan pegawai gudang
mengikuti jadwal jam kerja
yang sudah ditetapkan oleh
manajemen rumah sakit yaitu
senin-jum’at.
201
medis habis pakai, begitu juga dengan
pelatihan yang lain, petugas gudang
belum pernah sama sekali mengikuti
pelatihan dalam kegiatan apapun,
sehingga dalam melakukan kegiatan
atau membuat form dilakukan dengan
ide atau kreasi sendiri.
Petugas gudang tidak menggunakan
jadwal shift, melainkan hanya terdapat
jadwal hari kerja, karena jadwal
petugas gudang mengikuti jadwal jam
kerja di Manajemen Rumah Sakit itu
sendiri yaitu masuk setiap hari Senin
sampai dengan Hari Jum’at. Hari Senin
sampai hari Kamis dari jam 07.30 –
16.00 WIB, sedangkan hari Jum’at dari
jam 07.30 – 16.30 WIB.
Apotik Jumlah pegawai yang terlibat dalam
distribusi obat dan BMHP di apotik
berjumlah 19 (sembilan belas) orang
yang terdiri dari: 7 (tujuh) apoteker
antara lain Kepala bagian Pelayanan
Farmasi Rawat Inap dan 12 (dua belas)
asisten apoteker.
Kepala bagian pelayanan farmasi rawat
inap bertugas sebagai entry resep,
pengambilan atau penyiapan resep dan
peracikan resep serta melakukan stok
opname setiap sebulan sekali.
Seluruh informan menjelaskan bahwa
latar pendidikan formal dari tenaga
kerja adalah SMA, SMF, D3, S1 dan
Apt.
Informan sudah
melaksanakan
seluruh uraian
tugasnya
Di apotik terdapat
dokumen terkait
jumlah petugas,
uraian tugas dan
latar pendidikan
formal dari
pegawai.
Sumber daya manusia yang ada
di Apotik dalam jumlah petugas
sudah sesuai, dari segi uraian
tugas yang sudah tersedia sudah
sepenuhnya dilaksanakan oleh
pegawai, berdasarkan latar
belakang pendidikan petugas di
apotik lebih banyak petugas
yang berpendidikan akhir SMF
dibandingkan D3 atau S1,
petugas apotik sudah pernah
mengikuti pelatihan namun
pelatihan yang pernah diikuti
dalam melakukan distribusi obat
dan bahan medis itu sendiri
belum pernah diikuti sama
sekali untuk petugas apotik serta
202
Petugas apotik sudah pernah mengikuti
pelatihan, namun bukan pelatihan
tentang distribusi obat dan bahan
medis habis pakai, melainkan pelatihan
dalam hal lain.
Jadwal shift petugas apotik terbagi
menjadi 4 shift
jadwal shift di apotik terbagi
menjadi 4 shift.
Instalasi
Rawat
Inap
dari 7 (tujuh) ruangan rawat inap di
RSU Tangerang Selatan hanya bisa
dilakukan wawancara dengan 3 (tiga)
ruangan rawat inap, sehingga jumlah
perawat dari masing-masing ruangan
berjumlah 20 (dua puluh) perawat
untuk ruang rawat penyakit dalam, 15
(lima belas) perawat untuk ruang rawat
nifas dan 16 (enam belas) perawat
untuk ruang rawat intenstif perawatan
bayi (NICU).
Tidak ada uraian tugas perawat terkait
distribusi obat dan bahan medis habis
pakai.
Perawat di ruang rawat inap sudah
pernah mengikuti pelatihan, namun
bukan pelatihan tentang distribusi obat
dan bahan medis habis pakai,
melainkan pelatihan dalam hal lain.
Perawat diruangan rawat inap memiliki
jadwal shift yang terbagi menjadi 3
(tiga) shift.
- Instalasi Rawat
Inap tidak terdapat
dokumen terkait
jumlah perawat dan
uraian tugas
perawat tentang
distribusi obat dan
bahan medis habis
pakai.
Sumber daya manusia yang ada
di ruangan rawat inap berjumlah
berbeda-beda, dan belum
terdapat uraian tugas yang
terkait distribusi obat dan
BMHP, perawat di ruangan
rawat inap sudah pernah
mengikuti pelatihan namun
pelatihan dalam melakukan
distribusi obat dan bahan medis
itu sendiri belum pernah diikuti
sama sekali untuk perawat di
ruangan rawat inap dan perawat
memiliki 3 jadwal shift yaitu
pagi, sore, dan malam.
2 Sarana Gudang
Farmasi
Seluruh informan menjelaskan bahwa
fasilitas yang digunakan untuk
Fasilitas yang
digunakan masih
Fasilitas yang digunakan di
gudang farmasi berupa 1 buah
203
distribusi obat dan BMHP adalah 1
mobil, 2 trolley, dan kardus.
Seluruh informan menjelaskan bahwa
ketersediaan fasilitas yang digunakan
sudah mencukupi, namun masih
terdapat kendala atau kurangnya
fasilitas seperti kondisi gudang yang
sempit, terpisah dan jauh.
bersifat manual
pada penulisan
form permintaan
barang baik dari
apotik maupun ke
instalasi rawat
inap. Terdapat 2
buah computer
untuk menginput
dan merekap
keluar masuknya
barang digudang
farmasi serta
terdapat 1 buah
mobil, 2 trolley
dan kardus.
mobil, 2 buah trolley, kardus,
dan 2 buah computer untuk
menginput dan merekap keluar
dan masuknya barang, namun
dalam penulisan form
permintaan barang masih
bersifat manual baik dari apotik
maupun ke instalasi rawat inap
dan kondisi gudang yang
sempit, terpisah dan jauh.
Apotik Seluruh informan menjelaskan
menggunakan sistem infromasi rumah
sakit untuk mengentry resep.
Seluruh informan menjelaskan bahwa
ketersediaan fasilitas yang digunakan
sudah mencukupi, namun masih
terdapat kendala atau kurangnya
fasilitas seperti kurangnya rak obat
untuk pasien.
Fasilitas yang
digunakan berupa
komputerisasi
pada sistem
informasi rumah
sakit untuk
mengentry data
resep atau
administrasi.
- Untuk mengentry resep fasilitas
di apotik sudah menggunakan
komputerisasi, namun masih
kurangnya rak obat untuk
pasien.
Instalasi
Rawat
Inap
Sebagian besar informan menjelaskan
bahwa fasilitas yang digunakan adalah
kursi roda, sebagian kecil menjelaskan
dengan menggunakan angkut sendiri
(tangan perawat).
Seluruh informan menjelaskan bahwa
ketersediaan fasilitas yang digunakan
sudah mencukupi, namun masih
terdapat kendala atau kurangnya
Fasilitas yang
digunakan berupa
manual pada
penulisan resep
dan form
permintaan
barang, serta
dalam
pengangkutan
barang
Fasilitas yang digunakan di
apotik berupa kursi roda dan
mengangkut sendiri oleh tangan
perawat, namun dalam
penulisan resep dan form
permintaan barang masih
bersifat manual baik dari apotik
maupun ke gudang farmasi dan
butuh trolley khusus untuk
ruangan rawat inap.
204
fasilitas seperti trolley khusus untuk
ruangan rawat inap.
menggunakan
kursi roda atau
diangkut sendiri
oleh perawat.
3 Prosedur Gudang
Farmasi
Sebagian besar informan menjelaskan
bahwa bekerja menggunakan pedoman
berupa standar operasional prosedur
(SOP). Sebagian kecilnya menjelaskan
bahwa SOP tersebut berdasarkan dari
hasil kegiatan sehari-hari yang
dilakukan, dan sebagaian kecilnya lagi
menjelaskan bahwa bekerja
menggunakan SOP namun tidak
mengetahui SOP tersebut seperti apa
karena tidak pernah mendapatkan
dokumen tersebut serta tidak ada
sosialisasi terkait SOP tersebut.
SOP yang berkaitan dengan distribusi
obat dan BMHP di gudang farmasi
terdapat 2 SOP, yaitu distribusi obat ke
apotik sebelum didistribusikan ke
ruangan rawat inap, dan SOP tentang
distribusi BMHP ke instalasi rawat
inap.
Sebagian besar
alur kerja petugas
dalam distribusi
bahan medis
habis pakai ke
ruangan sudah
sama dengan
standard
operasional
prosedur (SOP).
Namun sebagian
kecil masih
terdapat alur kerja
petugas yang
tidak sama
dengan SOP. Alur
kerja yang tidak
sama dengan
yang dilakukan
oleh pegawai
pada saat
distribusi adalah
petugas
memberikan form
permintaan
barang terlebih
dahulu ke
ruangan,
kemudian petugas
gudang tidak
melakukan cek
fisik BMHP
Prosedur yang
terkait berupa SOP
Sudah tersediannya standard
operasional prosedur terkait
sistem distribusi obat dan
BMHP. Namun masih terdapat
ketidaksesuaian pada alur kerja
yang terdapat di standard
operasional prosedur dengan
pelaksanaannya.
205
terlebih dahulu
yang masih
tersedia di
ruangan di unit
pelayanan, serta
BMHP yang
sudah
didistribusikan
dari gudang ke
ruangan rawat
inap langsung
ditandatangani
SBBK oleh
kepala ruangan
atau perawat,
kemudian BMHP
langsung
dimasukan ke
dalam lemari
penyimpanan
tanpa melakukan
pengecekan
jumlah BMHP
secara bersamaan
(petugas gudang
dan perawat).
Apotik Pedoman yang digunakan dalam
distribusi obat dan BMHP di apotik
berupa SOP.
SOP yang berkaitan dengan distribusi
obat dan BMHP di apotik terdapat 1
SOP, yaitu pelayanan pasien rawat
inap.
Seluruh alur kerja
petugas dalam
pelayanan pasien
rawat inap sudah
sama dengan
standard
operasional
prosedur (SOP)
yang sudah
ditetapkan.
Prosedur yang
terkait berupa SOP
Sudah tersediannya standard
operasional prosedur terkait
sistem distribusi obat dan
BMHP di apotik dan SOP yang
ada sudah sesuai dilakukan pada
saat pelaksanaanya.
206
Instalasi
Rawat
Inap
Tidak ada prosedur terkait distribusi
obat dan bahan medis habis pakai
- Tidak ada dokumen
terkait pedoman
yang digunakan
dalam melakukan
prosedur kerja
terkait distribusi
obat dan bahan
medis habis pakai.
Tidak terdapat pedoman yang
digunakan dalam melakukan
prosedur kerja di instalasi rawat
inap terkait distribus obat dan
bahan medis habis pakai.
Proses
4 Proses Administrasi Proses administrasi yang dilakukan
dalam perekapan barang yang keluar
dan masuk di gudang dan pengentryan
data resep yang masuk di apotik
dilakukan dalam periode harian dan
penyusunan laporan dilakukan dalam
periode bulanan dan semesteran.
Perekapan barang
yang keluar dan
masuk serta
pengentryan
resep dilakukan
dalam periode
harian.
Proses administrasi sudah
dilakukan setiap hari dan
penyusunan laporan dalam
periode bulanan dan semesteran
207
5 Proses Penyampaian Berita Petugas yang terlibat dalam proses
penyampaian berita adalah seluruh
petugas gudang farmasi, petugas
apotik dan perawat.
Metode yang digunakan dalam proses
penyampaian berita berupa form
permintaan barang secara tertulis yang
dinamakan form permintaan barang
atau SBBK (surat bukti barang keluar)
baik untuk distribusi obat di apotik
maupun distribusi BMHP di instalasi
rawat inap. Sedangkan penyampaian
berita dari instalasi rawat inap
menggunakan resep pasien yang
diberikan oleh dokter secara tertulis
dan manual.
Jadwal pemberian form penyampai
berita dilakukan pada setiap hari untuk
permintaan obat di apotik dan setiap
seminggu sekali untuk permintaan
BMHP di ruangan rawat inap yaitu hari
kamis dan jum’at. Sedangkan untuk
permintaan obat dari isntalasi rawat
inap di lakukan setiap hari.
Masih terdapat kendala dalam proses
penyampaian berita yaitu belum
terkomputerisasi.
Petugas sudah
melakukan
pengisian form
secara sesuai
yang terdapat di
form permintaan
obat untuk apotik
dan form
permintaan
BMHP untuk
ruangan rawat
inap.
Terdapat dokumen
cara pengisian form
permintaan obat
dan BMHP.
Penyampaian berita dilakukan
oleh seluruh petugas dengan
menggunakan metode tertulis
dan manual dengan memberikan
form permintaan barang. Form
penyampaian berita dilakukan
setiap hari untuk permintaan
obat dan bmhp di apotik dan
setiap kamis dan jum’at
dilakukan untuk permintaan
bmhp di gudang farmasi.
Namun masih terdapat kendala
karena belum terkomputerisasi.
208
6 Proses Pengeluaran Fisik
Barang
Petugas yang terlibat dalam proses
pengeluaran fisik barang baik obat
maupun BMHP adalah seluruh petugas
gudang dan apotik.
Metode yang digunakan dalam proses
pengeluaran fisik barang adalah
metode FEFO.
Dalam proses pengeluaran fisik barang
masih terdapat kendala yaitu masih
terjadinya perbedaan jumlah antara
jumlah di kartu stok dengan jumlah
yang ada di tempat penyimpanan
barang.
Petugas sudah
melakukan
pengisian form
secara sesuai
yang terdapat di
form permintaan
obat untuk apotik
dan form
permintaan
BMHP untuk
ruangan rawat
inap.
Terdapat dokumen
cara pengisian
kartu stok untuk
barang yang masuk
maupun barang
yang keluar
termasuk
pengeluaran fisik
barang.
Masih ditemukan kendala dalam
proses pengeluaran fisik barang,
209
7 Proses Angkutan Petugas yang terlibat dalam proses
angkutan adalah 3 orang admin atau
petugas pelaksana distribusi baik
distribusi obat ke apotik maupun
distribusi BMHP di ruang rawat inap.
Sedangkan yang terlibat dari instalasi
rawat inap yaitu perawat.
Alat angkut yang digunakan adalah 1
buah mobil untuk pengakutan obat dan
BMHP dari gudang luar ke gudang
dalam. 1 buat trolley dan kardus baik
untuk obat ke apotik maupun BMHP
ke ruang rawat inap. Sedangkan alat
angkut yang digunakan dari apotik ke
ruang rawat inap adalah kursi roda
untuk jumlah yang banyak dan
diangkut sendiri oleh perawat untuk
jumlah yang sedikit.
Tahapan dalam penyusunan obat dan
BMHP di alat angkut adalah
mempersiapkan barang terlebih
dahulu, kemudian dimasukan kedalam
kardus untuk penyimpanan sementara,
lalu diletakan dan disusun secara rapih
di trolley yang kemudian
didistribusikan.
8 Proses Pembongkaran dan
Pemuatan
Pegawai yang terlibat dalam proses
pembongkaran dan pemuatan barang di
instalasi rawat inap adalah petugas
gudang dan perawat.
Output
9 Tersalurkannya obat dan bahan
medis habis pakai di Instalasi
Rawat Inap yang efisien
Sebagian besar informan menjelaskan
bahwa keamanan obat dan BMHP
masih dikatakan sesuai dengan yang
Obat dan bahan medis habis
pakai yang sudah
didistribusikan belum efisien
210
diminta dan baik-baik saja, namun
masih terdapat kendala atau kerusakan
yang terjadi diantaranya perubahan
warna pada obat yang injeksi atau cair,
obat yang sudah hamper habis masa
expirenya, masih diresepkan atu
didistribusikan dan masih ditemukan
kemasan obat dan BMHP yang rusak
atau cacat. Sebagian kecil informan
menjelaskan bahwa kualitas obat dan
BMHP masih tidak menentu, karena
masih ditemukan kerusakan pada obat
maupun BMHP.
dan sesuai dengan Permenkes
Nomor 58 tahun 2014
Seluruh infroman menjelaskan bahwa
ketersedian obat dan BMHP masih
dapat dikatakan tidak menentu, karena
masih ditemukan beberapa kesalahan
pada jenis misalnya jenis obat yang
diminta dengan yang didistribusikan
masih terdapat ketidaksamaan.
Sedangkan BMHP belum pernah
ditemukan kesalahan jenis
2 (dua) orang informan menjelaskan
bahwa untuk obat dilakukan
pengecekan jenis sedangkan BMHP
tidak dilakukan pengecekan.
Sedangkan 1 (satu) orang informan
mengatakan bahwa pengecekan
dilakukan tergantung tingkat
kesibukan kepala ruangan atau perawat
diruangan.
Seluruh informan menjelaskan bahwa
jumlah BMHP yang diberikan dari
gudang farmasi ke instalasi rawat inap
masih terdapat kesalahan jumlah atau
211
jumlah yang diberikan tidak sesuai
dengan yang diminta dengan yang
diberikan, namun hal tersebut jika
bersifat cito maka dapat diatasi segera
dengan cara meminjam barang dengan
ruangan rawat inap yang lain dan jika
barang tersebut sudah diberikan
kembali oleh gudang farmasi maka
ruangan ranap yang meminjam barang,
berhak mengembalikan barang yang
telah dipinjam dari ranap lain.
Sedangkan jumlah obat tidak pernah
ditemukan kesalahah jumlah.
Seluruh informan menjelaskan bahwa
waktu yang dilakukan dalam distribusi
obat adalah setiap hari atau setiap kali
ada resep pasien, sedangkan distribusi
BMHP dilakukan pada setiap
seminggu sekali dan seluruh informan
mengatakan bahwa waktu yang sudah
ditentukan tidak mengganggu waktu
pelayanan pada saat di instalasi rawat
inap.
212
TRIANGULASI DATA
No. Domain Wawancara Observasi Telaah Dokumen
1 Sumber Daya
Manusia
Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
tenaga yang terlibat dalam distribusi obat dan
BMHP adalah semua tenaga yang ada di
instalasi farmasi dan perawat di instalasi rawat
inap. Sebagian kecil menjelaskan bahwa pada
disaat tertentu tenaga kerja akan dibantu oleh
siswa/ mahasiswa yang sedang PKL maupun
magang.
Seluruh informan menjelaskan bahwa uraian
tugas dari masing-masing pegawai sebagai
berikut:
a. Kepala bagian distribusi bertugas
sebagai pembuat laporan dan
mencatat setiap barang yang keluar
dan masuk dan melakukan stok
opname setiap tiga bulan sekali.
b. Kepala bagian pelayanan farmasi
rawat inap bertugas sebagai entry
resep, pengambilan atau penyiapan
resep dan peracikan resep serta
melakukan stok opname setiap
sebulan sekali.
c. Petugas pelaksana bertugas sebagai
yang melakukan amprahan,
memberikan form permintaan ke
ruangan, meyiapkan barang dan
melakukan pengecekan kesesuaian
barang.
Berdasarkan hasil
observasi, sebagian
besar informan sudah
melaksanakan seluruh
uraian tugasnya, namun
sebagian kecil masih
terdapat uraian tugas
yang belum
dilaksanakan oleh
pegawai.
Di Instalasi Farmasi terdapat dokumen
terkait jumlah petugas, uraian tugas dan
latar pendidikan formal dari pegawai,
sedangkan di Instalasi Rawat Inap tidak
terdapat dokumen terkait jumlah perawat
dan uraian tugas perawat tentang distribusi
obat dan bahan medis habis pakai.
213
Seluruh informan menjelaskan bahwa latar
pendidikan formal dari tenaga kerja adalah
SMA, SMF, D3, S1 dan Apt.
Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
belum pernah mengikuti pelatihan terkait
distribusi obat dan BMHP. Sebagian kecil
menjelaskan bahwa sudah pernah ikut
pelatihan namun bukan pelatihan terkait
distribusi obat dan BMHP.
2 Sarana Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
fasilitas yang digunakan untuk distribusi obat
dan BMHP adalah 1 mobil, 2 trolley, kardus,
dan palstik klip. Sebagian kecil menjelaskan
bahwa fasilitas yang digunakan adalah kursi
roda dari instalasi rawat inap.
Seluruh informan mejelaskan bahwa
ketersediaan fasilitas yang digunakan untuk
distribusi obat dan BMHP sudah mencukupi,
namun masih terdapat kendala atau kurangnya
fasilitas seperti kondisi gudang yang sempit,
terpisah dan jauh. Selain itu, masih kurang
rak-rak obat untuk pasien, dan kurang
kendaraan roda dua untuk barang yang bersifat
cito
- -
3 Prosedur Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
bekerja menggunakan pedoman berupa
standar operasional prosedur (SOP).
Sebagiannya kecilnya menjelaskan bahwa
SOP tersebut berdaraskan dari hasil kegiatan
sehari-hari yang dilakukan, dan sebagaian
kecilnya lagi menjelaskan bahwa bekerja
menggunakan SOP namun tidak mengetahui
SOP tersebut seperti apa karena tidak pernah
Berdasarkan hasil
observasi, sebagian
besar pegawai sudah
berkerja sesuai dengan
SOP. Sebagian kecil
masih terdapat pegawai
yang belum melakukan
distribusi sesuai SOP.
Terdapat 2 (dua) dokumen Standar
Operasional Prosedur (SOP) di Instalasi
Farmasi sebagai pedoman dalam prosedur
kerja distribusi obat dan bahan medis habis
pakai yaitu SOP tentang Distribusi Barang
Medis Habis Pakai (BMHP) ke Unit
Pelayanan (Ruangan) dan SOP tentang
Pelayanan Pasien Rawat Inap.
214
mendapatkan dokumen tersebut serta tidak
ada sosialisasi terkait SOP tersebut.
Di Instalasi Rawat Inap tidak terdapat
dokumen prosedur kerja terkait distribusi
obat dan bahan medis habis pakai.
4 Proses
Administrasi
Seluruh informan menjelaskan bahwa periode
yang dilakukan dalam proses administrasi
adalah setiap kali dilakukan permintaan
barang masuk maupun barang keluar.
- -
5 Proses
Penyampaian
Berita
Seluruh infroman menjelaskan bahwa tenaga
yang terlibat dalam proses penyampaian berita
adalah petugas gudang, petugas apotik dan
kepala ruangan atau perawat diruangan.
Seluruh informan menjelaskan bahwa metode
yang digunakan dalam proses penyampaian
berita menggunakan form permintaan untuk
BMHP dan melalui resep untuk obat.
Seluruh infroman menjeleskan bahwa waktu
yang dilakukan untuk distribusi obat
dilakukan setiap kali atau setiap hari
tergantung resep pasien, sedangkan distribusi
BMHP dilakukan setiap seminggu sekali pada
hari kamis dan Jum’at.
Sebagian besar infroman menjelaskan bahwa
masih terdapat kendala terkait proses
panyampaian berita yaitu belum terdapat
sistem komputerisasi. Sebagian kecil
menjelaskan bahwa kendala yang terkait
proses penyampaian berita adalah masih
terdapat mis komunikasi antara petugas
instalasi farmasi dengan perawat di instalasi
rawat inap.
- Tahapan dalam pengisian form
permohonan permintaan barang adalah
yang menerima dari bagian atau ruangan
apa, nomor urut, nama dan kode barang,
jumlah (angka), satuan, tanggal pemberian
form, tanda tangan yang menerima, dan
tanda tangan yang menyerahkan.
6 Proses
Pengeluaran
Fisik Barang
Seluruh informan menjelaskan bahwa tenaga
yang terlibat dalam proses pengeluaran fisik
- Tahapan dalam pengisian kartu stock
adalah menulis nama barang, satuan,
tanggal barang keluar, jumlah barang
215
barang adalah petugas instalasi farmasi baik
petugas apoti maupun petugas gudang.
Seluruh infroman menjelaskan bahwa metode
yang digunakan dalam proses pengeluaran
fisik barang adalah metode FIFO dan FEFO.
Seluruh informan menjelaskan bahwa masih
terdapat kendala dalam proses pengeluaran
fisik barang seperti masih terdapat satu barang
dengan dua sumber dana, rak penyimpanan
barang yang masih kurang dan belum terdapat
sistem komputersasi.
keluar, jumlah barang sisa, dan keterangan
(penulisan tanggal expire date dan paraf
petugas gudang yang mengambil barang).
7 Proses
Angkutan
Seluruh informan menjelaskan bahwa tenaga
yang terlibat dalam proses angkutan adalah
petugas gudang untuk distribusi BMHP dan
perawat untuk distribusi obat
Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
alat angkut yang digunakan dalam distribusi
oat dan BMHP adalah 1 buah trolley dan
kardus. Sebagian kecil informan menjelaskan
bahwa alat angkut yang digunakan adalah
kursi roda dan diangkut sendiri dengan tangan
oleh perawat.
Seluruh informan menjelaskan bahwa tahapan
penyusunan di alat angkut adalah
mempersiapkan barangnya terlebih dahulu
sesuai ruangan, kemudian dimasukan ke
dalam kardus untuk penyimpanan sementara
sesuai ruangan, kemudian diletakkan dan
disusun rapih di trolley dan terakhir
didistribusikan ke setiap ruangan.
1 Mobil, 2 trolley,
karton, kardus, plastic
klip, diangkut sendiri
dan kursi roda.
-
216
Seluruh informan menjelasakan bahwa masih
terdapat kendala dalam proses angkutan
seperti trolley, karena trolley yang sudah ada
masih dikatakan kurang sehingga perlu
diadakan trolley khusus di ruangan dan trolley
yang sudah ada, terdapat sedikit kerusakan
maupun ukuran trolley yang belum memadai.
8 Proses
Pembongkaran
dan Pemuatan
Seluruh informan menjelaskan bahwa tenaga
yang terlibat dalam proses pembongkaran dan
pemuatan adalah petugas gudang dan perawat
diruangan.
Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
proses pembongkaran dilakukan pengecekan
terlebih dahulu dan proses pemuatan sudah
tanggung jawab perawat diruangan. Sebagian
kecil menjelaskan bahwa proses
pembongkaran dan pemuatan barang adalah
serah terima dan kemudian di simpan ditempat
penyimpanan.
Seluruh informan menjelaskan bahwa masih
terdapat kendala dalam proses pembongkaran
dan pemuatan barang seperti masih terdapat
penumpukan barang pada saat pemuatan
ditempat penyimpanan, masih kurangnya
pegawai untuk melakukan pengecekan, dan
kurang tempat penyimpanan obat maupun
BMHP.
- -
9 Keamanan Seluruh informan menjelaskan bahwa kualitas
pegawai sudah dikatakan rapih, baik dan
ramah.
Sebagian besar informan menjelaskan bahwa
kualitas obat dan BMHP masih dikatakan
sesuai dengan yang diminta dan baik-baik
- -
217
saja, namun masih terdapat kendala atau
kerusakan yang terjadi diantaranya perubahan
warna pada obat yang injeksi atau cair, obat
yang sudah hamper habis masa expirenya,
masih diresepkan atu didistribusikan dan
masih ditemukan kemasan obat dan BMHP
yang rusak atau cacat. Sebagian kecil
informan menjelaskan bahwa kualitas obat
dan BMHP masih tidak menentu, karena
masih ditemukan kerusakan pada obat
maupun BMHP.
Seluruh informan menjelaskan bahwa tidak
dilakukan pengecekan terlebih dahulu pada
obat dan BMHP.
10 Ketepatan Jenis Seluruh infroman menjelaskan bahwa
ketersedian obat dan BMHP masih dapat
dikatakan tidak menentu, karena masih
ditemukan beberapa kesalahan pada jenis
misalnya jenis obat yang diminta dengan yang
didistribusikan masih terdapat ketidaksamaan.
Sedangkan BMHP belum pernah ditemukan
kesalahan jenis
2 (dua) orang informan menjelaskan bahwa
untuk obat dilakukan pengecekan jenis
sedangkat BMHP tidak dilakukan
pengecekan. Sedangkan 1 (satu) orang
informan mengatakan bahwa pengecekan
dilakukan tergantung tingkat kesibukan
kepala ruangan atau perawat diruangan.
- -
11 Ketepatan
Jumlah
Seluruh informan menjelaskan bahwa jumlah
BMHP yang diberikan dari gudang farmasi ke
instalasi rawat inap masih terdapat kesalahan
jumlah atau jumlah yang diberikan tidak
sesuai dengan yang diminta dengan yang
- -
218
diberikan, namun hal tersebut jika bersifat cito
maka dapat diatasi segera dengan cara
meminjam barang dengan ruangan rawat inap
yang lain dan jika barang tersebut sudah
diberikan kembali oleh gudang farmasi maka
ruangan ranap yang meminjam barang, berhak
mengembalikan barang yang telah dipinjam
dari ranap lain. Sedangkan jumlah obat tidak
pernah ditemukan kesalahah jumlah.
12 Ketepatan
Waktu
Seluruh informan menjelaskan bahwa waktu
yang dilakukan dalam distribusi obat adalah
setiap hari atau setiap kali ada resep pasien,
sedangkan distribusi BMHP dilakukan pada
setiap seminggu sekali dan seluruh informan
mengatakan bahwa waktu yang sudah
ditentukan tidak mengganggu waktu
pelayanan pada saat di instalasi rawat inap.
- -
219
220