Filing, Record Retention

and Form

Yogi Suwarno, MA.

Lembaga Administrasi Negara

Palangka Raya, 28 Juli 2006

Filing /

Penyimpanan

Arsip

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apa pun, baik dalam keadaan tungggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan dalam bentuk dan corak apa pun, baik dalam keadaan tungggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

Arsip

Filing

Segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan perihal pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data atau informasi tertulis lainnya (papers) serta penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan

Titik berat filing pada kemudahan penemuan kembali papers pusat ingatan organisasi

Rasio Kecermatan

Sistem filing yang sempurna rasio kecermatan < 0,5%

Jumlah Arsip tidak ditemukan

Jumlah Arsip ditemukan

Rasio ini tidak memperhitungkan lama waktu penemuan arsip

RK = x 100%

Rasio Pemakaian Arsip

Rasio ini untuk menunjukkan penggunakan arsip yang disimpan

Rasio penggunaan arsip aktif mencapai 15 – 20%, atau mungkin lebih.

Rasio penggunaan arsip inaktif < 5%

Jumlah Pemakaian

Jumlah Arsip

Rasio ini berguna untuk mengawasi penyimpangan dan pemindahan arsip

RP = x 100%

Pembagian Arsip

ARSIP STATIS

(ARCHIEVE)

ARSIP DINAMIS

(RECORD/

DOKUMEN)

AKTIF

INAKTIF ARSIP

Organisasi Arsip (1)

Sentralisasi

Organisasi kecil

Hemat sarana

SDM fokus pada pekerjaan

Tidak duplikasi

Standarisasi jelas (seragam)

Efisien hanya untuk organisasi kecil

Kesulitan akses

Tidak semua arsip dapat diseragamkan

Organisasi Arsip (2)

Desentralisasi

Pengelolaan arsip sesuai kebutuhan

Kemudahan akses

Penanganan arsip lebih mudah

Penyebaran arsip duplikasi

Sarana yang boros

SDM yang tidak fokus pada tugas kearsipan

Kegiatan pemusnahan yang boros

Organisasi Arsip (3)

Kombinasi

Arsip aktif desentralisasi

Arsip inaktif sentralisasi

Prosedur Filing

File Pending (follow-up file)

Permanent File

Pemeriksaan

Mengindeks

Memberi tanda

Menyortir

Menyimpan

Susunan Penyimpanan Arsip

Susunan Abjad alphabetical

Sistem Nama by name

Sistem Geografis geographical

Sistem Subyek by subject

Susunan Nomor

Sistem Kronologis chronological

Sistem Numerik numerical

Sistem Abjad (direct filing system)

Dokumen cenderung dicari atau diminta

melalui nama

Dokumen dengan nama yang sama

berkelompok di bawah satu nama

Nama lebih mudah diingat

Surat dan dokumen yang berhubungan

dengan nama yang berbeda diletakkan

berjauhan

Sistem Numerik (indirect filing system)

Nomor untuk badan atau perorangan

bersifat permanen

Biaya tinggi

Susah diingat perlu indeks

Kode standar untuk subyek Dewey

Decimal Classification (DDC), Universal

Decimal Classification (UDC)

Kelas Utama DDC

000 Umum

100 Filsafat

200 Agama

300 Ilmu Sosial

350 Administrasi Negara

400 Ilmu Murni

…

900 Sejarah & Ilmu Bumi

Sistem Kronologis

Digunakan pada arsip inaktif di sentral arsip

Kuitansi

Pembukuan umumnya kronologis

Kemudahan mencari bukti keuangan

Akses yang cepat

Cek, file tindak lanjut

Arsip bukti keuangan 30 tahun (KUHD, pasal 6)

Record Retention Schedule /

Jadwal Retensi Arsip

Pemindahan & Pemusnahan

Keuntungan

Penghematan penggunaan ruang kantor

Penghematan pemakaian peralatan dan

perlengkapan kearsipan

Tempat arsip yang agak longgar akan

memudahkan petugas bekerja dengan arsip

Pemindahan & pemusnahan mengikuti

Jadwal Retensi

Penilaian Arsip

Kriteria umum (ALFRED)

Administrative value

Legal value

Financial value

Research value

Educational value

Documentary value

Golongan Arsip

Arsip Sangat Penting (Vital)

90 – 100 % (Abadi)

Arsip Penting (Important)

50 – 89 % (5 thn Aktif, 25 thn Inaktif)

Arsip Berguna (Helpful)

10 – 49 % (2 thn Aktif, 10 thn Inaktif)

Arsip Tidak Berguna (Non essential)

0 – 9 % (maks 3 bln Aktif)

Jadwal Retensi

ARSIP

AKTIF

ARSIP

INAKTIF

ARSIP STATIS

(ARNAS)

PEMUSNAHAN

Jadwal Retensi (contoh)

Golongan

Arsip

Arsip Umur Arsip

Aktif Inaktif

Abadi /

Dimusnahkan

Vital Akte-akte, Daftar

Saham, SK, dll

-

-

Abadi

Penting Surat Perjanjian,

Ptgjwb Keu, cek, dll

5 thn

25 thn

Dimusnahkan

Berguna Lap. Tahunan,

Neraca, dll

2 thn

10 thn

Dimusnahkan

Tidak

Berguna

Undangan,

Pengumuman, dll

1 bln

-

Dimusnahkan

Form / Formulir

Formulir

Sesuatu bentuk lembar cetakan dengan

kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi

dengan angka-angka, jawaban-jawaban

ataupun keterangan-keterangan yang

sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan

ataupun instruksi-instruksi yang terdapat

di dalamnya

Manfaat Formulir

Menghindari duplikasi pengutipan

Standarisasi kerja

Klasifikasi data

Penyederhanaan filing

Mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja

Alat instruksi

Alat perencanaan, berisi data kualitatif & kuantitatif

Alat kontrol dan evaluasi

Teknologi Komputer

Penyimpanan arsip secara elektronik

(paperless) mudah, murah, hemat

ruangan

Sebagai sistem dukungan arsip tidak

bersifat otentik

Sistem Informasi Manajemen

TI / Internet