Tugas : Individu Ujian Tengah Triwulan / E52 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Prof.Dr. Ir. Imam Suroso, Msc(CS) Batas : 17 Januari 2015

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN PENERAPAN DARI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN DI PERUSAHAAN

Oleh:

HANKY AKLA HAFIZ/P056133492.52E

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

JANUARI 2015

2

DAFTAR ISI

Halaman

Daftar Isi................................................................................................................... 2

PENDAHULUAN...................................................................................................... . 3

Latar Belakang ....................................................................................................... 3

Perumusan Masalah............................................................................................... 4

Tujuan Penulisan.................................................................................................... 4

TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................. 5

Definisi Sistem Informasi Manajemen.................................................................. 5

Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Perusahaan.................................... 7

PEMBAHASAN............................................................................. ............................ 9

Kesuksesan dalam sistem informasi perusahaan................................................... 9

Kegagalam dalam sistem informasi perusahaan................................................... . 11

PENUTUP........................................................................................................ ........... 14

Kesimpulan................................................................................................... ......... 14

DAFTAR PUSTAKA 15

3

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Penggunaan informasi dan komunikasi berbasis teknologi pada suatu organisasi

ataupun perusahaan semakin tidak dapat dihindari. Persaingan bisnis yang sangat ketat di

segala bidang industri baik dari sektor riil maupun sektor keuangan membuat setiap

perusahaan membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi yang mendukung kegiatan

usahanya secara menyeluruh agar dapat mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan

tersebut.

Suatu sistem informasi yang baik tentunya juga harus disesuaikan dengan

kebutuhan dari industri perusahaan dan budget yang telah dianggarkan oleh perusahaan.

Sistem informasi ini akan membantu proses berjalannya roda bisnis melalui sistem yang

dikembangkan di setiap divisi – divisi perusahaan dengan proses pengolahan informasi

yang diawali dengan penginputan data hingga mengeluarkan output data yang berkualitas.

Data yang berkualitas yang dimaksud adalah keluaran data yang menjadi instrumen sebagai

pertimbangan manajemen perusahaan untuk mengambil suatu keputusan penting bagi

perusahaan.

Penggunaan sistem informasi manajemen dewasa ini tidak hanya digunakan sebagai

instrumen support bagi internal perusahaan saja, semakin banyak yang menggunakan

pengembangan sistem informasi ini untuk eksternal perusahaan atau bahkan untuk

pelanggan sebagai upaya langsung untuk meningkatkan profit perusahaan.

Dikarenakan hal tersebut diatas, menjadikan alasan mengapa suatu sistem informasi

manajemen sangat dibutuhkan mutlak di era global saat ini. Suatu sistem yang terintegrasi

dengan baik akan menjadikan perusahaan semakin bertumbuh, begitupun sebaliknya

apabila sistem informasi manajemen tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi atau miss

investment perusahaan akan membuat perusahaan tidak berkembang bahkan yang sangat

parah dapat merusak operasional dan berujung pada kerugian besar perusahaan.

Banyak perusahaan di Indonesia yang menggunakan sistem informasi manajemen

dengan teknologi baik perangkat keras maupun perangkat lunak yang mutakhir. Para teknisi

atau penggiat teknologi di Indonesia semakin mahir dalam menciptakan sistem – sistem

teknologi informasi sehingga saat ini kita tidak perlu sepenuhnya bergantung pada

4

teknologi dari asing. Namun perusahaan juga harus teliti dan prudence untuk menentukan

investasi teknologi informasi yang sesuai bagi manajemen suatu perusahaan. Faktor –

faktor yang menjadi kesuksesan dan kegagalan oleh manajemen perusahaan dalam

memanfaatkan sistem informasi manajemen harus dapat diketahui sepenuhnya oleh

manajemen perusahaan.

1.2. Perumusan Masalah

Agar penerapan suatu sistem informasi manajemen dapat berjalan sesuai dengan

yang diinginkan oleh perusahaan maka sangat penting untuk menelaah penggunaan dari

sistem informasi manajemen dan tidak menjadikan perusahaan lalai dalam

menginvestasikan dana perusahaannya untuk suatu sistem. Berdasarkan hal tersebut maka

perumusan masalah yang akan dibahas:

1. Faktor – faktor apa yang membuat kesuksesan dari penerapan sistem informasi

manajemen perusahaan?

2. Dan faktor – faktor apa yang juga membuat kegagalan dalam penerapan sistem

informasi manajemen perusahaan?

1.3. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui faktor – faktor yang menyebabkan

kesuksesan dan kegagalan sistem informasi manajemen suatu perusahaan.

5

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau

lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem ini

bisa terdiri dari bagian – bagian sistem atau disebut juga subsistem. Sebagai contoh, sistem

yang akan dibahas pada khususnya adalah yang terkait dengan informasi manajemen yang

menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer.

Perangkat pada sistem tersebut terkait dengan prosedur pedoman, model manajemen dan

keputusan, dan juga sebuah basis data (data base). Komponen – komponen yang terkait

didalam suatu sistem informasi manajemen adalah organisasi, sumber daya manusia, dan

teknologi.

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi (Sumber: O’Brien)

Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan

menghasilkan keluaran. Agar fungsi tersebut dapat berjalan, sistem akan memiliki

komponen – komponen masukan (input), proses, keluaran (output), dan kontrol untuk

menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan baik.

6

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah penerapan dari sistem informasi di

dalam organisasi atau perusahaan untuk mendukung, menjabarkan, dan mengolah informasi

– informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sebagai salah satu instrumen dalam

mengambil keputusan.

Menurut Gordon B. Davis (1995), Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah

sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna

mendukung fungsi operasi, manajemen (taktis), dan pengambilan keputusan (strategis)

dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Laudon-Laudon (2006) Sistem informasi

adalah suatu kesatuan dari komponen – komponen yang saling berhubungan, yang

mengumpulkan, mencari kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan

informasi untuk tujuan memfasilitasi perencanaan, pengawasan, koordinasi, analisis dan

pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Menurut teori, sebenarnya komputer tidak harus digunakan dalam sistem informasi

manajemen, tetapi pada realitanya suatu sistem informasi manajemen yang kompleks akan

sulit untuk berfungsi tanpa melibatan elemen komputer. Pada akhirnya, sistem informasi

manajemen selalu dihubungkan dengan pengolahan informasi yang berbasiskan pada

komputer atau sering disebut “computer-based information prcessing”. SIM yang

merupakan kumpulan dari sistem – sistem informasi berkembang sesuai dengan fungsi dari

penggunaan sistem – sistem informasi itu sendiri, pengembangan SIM tersebut tergantung

dari seberapa besar atau kecil organisasi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi personalia (personnel information systems)

2. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

3. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

4. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

5. Sistem informasi akuntansi (accounting information system)

6. Sistem informasi pemasaran (marketing information system)

7. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems)

8. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development

information systems)

9. Sistem informasi teknik (engineering information systems)

7

10. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management

information system).

Semua sistem informasi diatas dapat bekerja secara terintegrasi untuk mengolah dan

memberikan informasi kepada manajemen dari top hingga lower level manajemen

perusahaan dalam mengambil suatu keputusan.

2.2 Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam bisnis perusahaan

Dalam perspektif bisnis, sistem informasi dianggap sebagai solusi dalam

manajemen organisasi yang berbasiskan teknologi yang digunakan untuk menghadapi

tantangan persaingan bisnis saat ini. Sistem informasi manajemen tidak hanya terdiri dari

software (perangkat lunak) yang digunakan saja, tetapi keseluruhan dari proses bisnis dan

sumber daya yang digunakan secara bersamaan dari sistem yang taktis dan fungsional. Data

informasi yang diinput dan diolah sesuai dengan kemudahan pemakainya (user friendly)

sehingga dapat digunakan manajer dari level bawah hingga level atas untuk mengambil

suatu tindakan atau keputusan bisnis perusahaan. Keseluruhan sistem didesain agar dapat

memenuhi tujuan perusahaan.

Meskipun saat ini semakin banyak aplikasi perangkat lunak (software) yang

semakin terus berkembang dan semakin mutakhir, namun ada beberapa alasan fundamental

agar sistem informasi yang semakin mutakhir dapat diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan

bisnis suatu perusahaan. O’Brien menyebutkan bahwa tiga nilai fundamental tersebut

sebagai berikut:

1. Sistem informasi harus dapat mendukung proses dan operasi suatu bisnis.

2. Sistem informasi harus mendukung dalam pengambilan keputusan baik

karyawan maupun manajer.

3. Sistem informasi harus dapat mendukung strategi untuk keuntungan yang

kompetitif.

Didalam struktur organisasi perusahaan, secara umum terdapat empat tingkatan

yaitu karyawan non-manajemen, manajemen level bawah, manajemen level menengah,

serta manajemen level atas. Masing – masing memiliki peranan yang penting dalam suatu

struktur organisasi perusahaan. Sistem informasi yang didesain dan digunakan dalam

perusahaan harus dapat mengakomodir setiap level dalam struktur organisasi perusahaan

8

agar setiap level tersebut dapat membantu dalam menjalankan operasional dan pengambilan

keputusan serta informasi yang disampaikan secara vertikal dari level bawah ke level atas

dapat sesuai dengan sasaran dan strategi yang ingin dicapai.

9

III. PEMBAHASAN

Pengembangan suatu solusi sistem informasi yang sukses dan bermanfaat optimal

bisnis perusahaan menjadi salah satu fokus utama bagi perusahaan dan tantangan bagi para

profesional dan manajer perusahaan. Sistem informasi yang terintegrasi terkadang memiliki

pengalokasian dana yang cukup besar bagi perusahaan. Namun kesuksesan dalam suatu

sistem informasi tidak hanya diukur dalam dari segi efisiensi dalam mengelola biaya,

waktu, dan penggunaan sumber informasi saja. Kesuksesan tersebut juga diukur dari

efektifitas dari bagaimana teknologi informasi dapat mendukung strategi bisnis perusahaan,

mengelola proses bisnis, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, bahkan

meningkatkan nilai bisnis dan pelanggan dari perusahaan. Maka dari hal ini diperlukan

adanya pembahasan mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi baik kesuksesan maupun

kegagalan penerapan suatu sistem informasi perusahaan.

3.1. Kesuksesan Sistem Informasi Perusahaan

Pengembangan solusi sistem informasi yang baik dipaparkan oleh O’Brien (2005)

dan dapat dimplementasikan serta dikelola melalui beberapa tahapan proses atau siklus

yaitu investigasi (investigate), analisa (analyze), desain (design), implementasi (implement),

dan memelihara (maintain).

Gambar 2. Siklus Pengembangan Sistem Informasi (Sumber: O’Brien)

10

Kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O’brien (2005),

antara lain disebabkan oleh:

1. Keterlibatan pengguna dalam proses implementasi

Pengguna sistem informasi dalam perusahaan harus terlibat secara keseluruhan dan

memahami dengan baik bagaimana sistem informasi diimplementasikan. Pemetaan

dari para pengguna sistem informasi yang terlibat juga harus sesuai. Keterlibatan ini

juga terkait dengan desain dan operasi sistem yang memiliki prioritas dan

memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Desain dan operasi sistem yang mudah

dipahami dan digunakan akan membantu para pengguna untuk terlibat penuh dan

mengolah data informasi menggunakan sistem informasi dengan optimal.

2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi

Apabila suatu sistem informasi telah didesain dan dioperasikan, maka dibutuhkan

dukungan dari manajemen perusahaan agar implementasi dari penggunaan sistem

informasi dapat berjalan dimasing – masing level manajerial. Dukungan manajemen

yang cukup akan membantu dalam kesuksesan suatu sistem informasi seperti dalam

hal dana perawatan perangkat lunak sistem serta pengembangan sistem informasi.

3. Kejelasan pernyataan kebutuhan

Kebutuhan akan sistem informasi yang akan digunakan oleh perusahaan harus

dijabarkan dengan jelas dan terperinci oleh perusahaan, agar sistem yang didesain

sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Walaupung suatu sistem dikembangkan

dengan teknologi yang mutakhir namun tidak dapat digunakan dengan baik maka

dapat menyebabkan kerugian. Kejelasan dan kompleksitas dari suatu sistem

informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan.

4. Perencanaan yang tepat

Perencanaan penggunaan sistem informasi yang tepat juga sangat diperlukan dalam

implementasi sistem informasi. Tepat dalam penggunaan waktu, dana, dan sumber

daya diperlukan rencana yang terperinci.

11

5. Harapan yang realistis

Ekspektasi akan suksesnya suatu sistem informasi dapat berjalan juga harus

diimbangi dengan realistis. Agar sistem informasi yang sudah didesain dan

diimplementasikan sesuai dengan ekpektasi yang ditentukan pada awal pembuatan

sistem informasi tersebut.

Contoh kesuksesan dalam penerapan sistem informasi perusahaan telah dijalankan

oleh industri perbankan di Indonesia. Salah satunya adalah penerapan dari pengembangan

sistem informasi untuk mendukung analisa kredit yaitu sistem informasi debitur atau sering

kali disebut Bank Indonesia (BI) Checking System. Sistem informasi ini didesain dan

dikembangkan oleh pemerintah yaitu Bank Indonesia untuk melaporkan record (sejarah)

perjalanan kredit bagi setiap debitur baik perusahaan maupun pribadi. Sistem ini menjadi

sistem yang wajib digunakan oleh institusi keuangan yaitu Bank dan Perusahaan

Pembiayaan untuk melaporkan setiap record debitur setiap bulannya. Laporan ini nantinya

dapat diakses secara rahasia oleh seluruh institusi yang menjadi anggota tersebut sebagai

instrumen yang sangat penting dan utama dalam pengambilan keputusan kredit di seluruh

Indonesia.

3.2. Kegagalan dalam Sistem Informasi Perusahaan

Kegagalan kinerja sistem informasi perusahaan dapat terjadi dikarenakan dari

beberapa hal yang mungkin disebabkan bisa dari dalam (internal) lingkup proyek itu sendiri

dan juga dalam (eksternal) luar lingkup perusahaan. Dari beberapa contoh proyek yang

gagal kebanyakan yang disebabkan karena kurang komunikasi antara pihak customer dan

pihak perusahaan yang melaksanakan proyek atau vendor, sehingga terkadang dapat

mempengaruhi hasil dari proyek atau bahkan kesalahanpahaman yang terjadi dari hasil

proyek.

Menurut Rosemary Cafasso dalam O’Brien (2005), kegagalan dalam penerapan

sistem informasi perusahaan disebabkan oleh:

1. Kurangnya input dari pengguna sistem informasi

Dalam proses sistem informasi dikarenakan suatu proses memiliki tahapan input,

proses, dan output (IPO), maka dalam pelaksanaan tahap sistem informasi adalah

12

inputan awal dari sistem informasi dimana suatu hasil keluaran dan proses yang

baik berasal dari data masukan yang dilakukan dari awal oleh pengguna.

Kekurangan masukan sebagian data walaupun kecil dapat mempengaruhi proses

pengolahan sistem informasi.

2. Kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif)

Sistem informasi yang diimplementasikan dalam perusahaan membutuhkan

pengawasan pemeliharaan yang baik. Terkadang dana pemeliharaan tersebut

membutuhkan dana yang sama besarnya dengan desain awal sistem informasi

tersebut. Namun bila perawatannya tidak dilakukan maka sistem tersebut tidak

dapat berjalan sesuai dengan perkembangan pasar, maka dukungan dari pimpinan

secara vertikal kebawah from top to lower level management sangat diperlukan.

Pimpinan manajemen perusahaan juga harus memahami bagaimana sistem

informasi tersebut berfungsi secara optimal bagi perusahaan.

3. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi

Ketidakjelasan mengenai pernyataan kebutuhan akan model dan desain sistem

informasi kepada pembuat sistem atau vendor dapat menyebabkan ketidaksesuaian

program sistem informasi.

4. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah – ubah

Penyampaian kebutuhan dan spesifikasi dari pengguna kepada pembuat sistem atau

vendor dengan berubah – ubah. Hal ini dikarenakan kurang perencanaan dan

koordinasi yang tepat dari seluruh manajemen perusahaan, sistem seperti apakah

yang benar - benar akan dibutuhkan dan berjalan dengan baik dalam jangka waktu

yang ditentukan. Desain dan model informasi yang disampaikan oleh perusahaan

harus memiliki spesifikasi dalam jangka beberapa tahun kedepan. Agar perubahan

atau pengembangan dari sistem lama ke sistem baru sesuai dengan perencanaan

waktu yang ditetapkan.

13

5. Inkompetisi secara teknologi

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat, menuntut

perusahaan agar dapat menganggarkan dana untuk teknologi tersebut.

Ketidakmampuan perusahaan untuk mengikuti teknologi yang berkembang dapat

juga menyebabkan kegagalan dari penerapan sistem informasi perusahaan.

14

IV. PENUTUP

4.1 KESIMPULAN

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah penerapan dari sistem informasi di

dalam organisasi atau perusahaan untuk mendukung, menjabarkan, dan mengolah informasi

– informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sebagai salah satu instrumen dalam

mengambil keputusan. Komponen – komponen yang terkait didalam suatu sistem informasi

manajemen adalah organisasi, sumber daya manusia, dan teknologi. Fungsi sistem yang

utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan menghasilkan keluaran ataupun

dikenal dengan IPO (Input, Proses, Output).

Alasan fundamental bagi perusahaan untuk menggunakan suatu sistem informasi

haruslah berdasarkan bahwa sistem informasi yang akan digunakan nantinya dapat

mendukung strategi dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan strategi bisnis

dan memberikan keunggulan yang kompetitif.

Faktor – faktor yang mempengaruhi kesuksesan dalam penerapan sistem informasi

perusahaan antara lain; Keterlibatan pengguna dalam proses implementasi, Tingkat

dukungan manajemen bagi upaya implementasi, Kejelasan pernyataan kebutuhan,

Perencanaan yang tepat dan harapan yang realistis.

Faktor – faktor yang mempengaruhi kegagalan dalam penerapan sistem informasi

perusahaan antara lain; Kurangnya input dari pengguna sistem informasi, Kurangnya

dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif), Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan

dan spesifikasi, Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah – ubah, dan

inkompetisi secara teknologi.

15

Daftar Pustaka

Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Penerbit: PT. Gramedia. Laudon, K; Laudon, J. 2006. Management Information Systems: Managing the Digital Firm 9th Edition. Prentice Hall. O,Brien J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis Dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat. O’Brien, JA and George Marakas 2011. Management Information Sistem. 10th Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. Sutono, D. 2007. Sistem Informasi Manajemen Edisi Keempat. Penerbit: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP. Website: http://www.kuliah.dinus.ac.id/ika/asi/modul.htm. Diakses 14 Januari 2015. Website: http://www.stmikmj.ac.id. Website: http://id.wikipedia.org/.