faktor-faktor yang mempengaruhi...
TRANSCRIPT
2
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN DALAM
ORGANISASI
Disusun oleh :
Yugo Pujonggo (48E)
NIM : P056132592.48E
Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pengampu : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
2013
ii
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI .......................................................................................................... i
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1
1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................................... 1
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................. 2
2.1 Sistem ......................................................................................................... 2
2.2 Data dan Informasi ..................................................................................... 2
2.3 Sistem Informasi ........................................................................................ 3
BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................ 6
3.1 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi ........................................... 6
3.2 Faktor-faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi .... 7
3.2.1 Dukungan dari manajemen eksekutif ............................................... 7
3.2.2 Keterlibatan end user (pemakai akhir) ............................................. 7
3.2.3 Penggunaan kebutuhan perusahaan ................................................ 8
3.2.4 Perencanaan yang matang ............................................................... 8
3.2.5 Harapan Perusahaan ........................................................................ 7
3.2.6 Inkompetensi secara teknologi......................................................... 7
BAB IV PENUTUP ......................................................................................... 11
4.1 Kesimpulan ................................................................................................. 11
4.2 Saran ..................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 12
i
2
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Bagan Alur Dasar Sistem ................................................................................. 2
2. Komponen Sistem Informasi ........................................................................... 4
ii
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era modern seperti saat ini, individu memanfaatkan teknologi sebagai
suatu alat untuk berkomunikasi, bekerja, maupun bermain. Perkembangan ini sejalan
dengan teknologi sebagai alat yang digunakan pada organisasi bisnis suatu
perusahaan. Tingkat efisiensi dan efektivitas yang dapat dicapai menjadi fokus utama
dari berkembangnya Sistem Informasi di organisasi bisnis suatu perusahaan. Sistem
Informasi dapat membantu organisasi untuk berkembang menghadapi tantangan
globalisasi. Hal tersebut didukung oleh kemajuan dari teknologi yang termasuk dalam
perkembangan hardware dan software sebagai bagian dari Sistem Informasi.
Implementasi dari Sistem Informasi yang digunakan oleh organisasi bisnis
suatu perusahaan harus dirancang dengan baik. Hal ini akan mempengaruhi
Keberhasilan dan kegagalan berjalannya sistem informasi pada organisasi suatu
perusahaan dari segi penggunaan, pengelolaan, maupun perawatan. Dinamika yang
terjadi dalam faktor internal dan external organisasi bisnis suatu perusahaan dapat
diatasi dengan implementasi dari Sistem Informasi tersebut.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor
yang mempengaruhi Keberhasilan dan kegagalan sistem informasi pada organisasi
bisnis suatu perusahaan.
2
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Menurut O, brien (2002) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa
komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima
masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses
transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi
yaitu :
a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen
elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses
b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input
menjadi output
c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi
oleh sebuah proses transformasu menuju tujuan akhir
Gambar 1. Bagan alur dasar sistem
2.2 Data dan Informasi
Menurut sumber kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai
istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan
menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat
kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan
deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data diperoleh dari sumber data
primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada
intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan
Input
Proses
Output
3
merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu
informasi.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi
berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi
ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau
ditentukan oleh beberapa hal yaitu :
a. Relevan (Relevancy)
b. Akurat (Accurancy)
c. Tepat waktu (Time lines)
d. Ekonomis (Economy)
e. Efisien (Efficiency)
f. Ketersediaan (Availability)
g. Dapat dipercaya (Reliability)
h. Konsisten
2.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi
yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan
dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada
komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer
memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi.
McLeod (1996) medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis
komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user).
Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi
di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi
dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi
matematik. O’Brien (2000) menyatakan bahwa sistem informasi. Input Proses Output
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem
4
informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai
jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software),
saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak
permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun
sebuah sistem informasi.
Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin
sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa
adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi.
Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu
menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan
manajemen yang membutuhkannya.
Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa
komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan
jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan
operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Komponen dari sistem informasi yaitu :
Gambar 2. Komponen Sistem Informasi
5
a. Orang (brainware)
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem
informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system
designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).
b. Data (dataware)
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas,
dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara
langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah
dalam isolasi.
c. Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer
untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network)
d. Perangkat Lunak (software)
Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat
keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.
e. Jaringan (netware)
Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama,
baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda.
6
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi
Keberhasilan dan kegagalan dari sistem informasi terdapat pada keseluruhan
sistem yang saling terintegrasi dan berhubungan satu dengan lainnya. Pengguna (end
user) harus memahami penggunaan sistem informasi agar sistem bekerja secara
sempurna. Faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi dapat bersifat
teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:
a. Desain: pembuatan dan pengembangan sistem informasi perlu memperhatikan
tingkat kompleksitas dari sistem yang berlaku dalam suatu organisasi
perusahaan. Desain perlu dirancang dengan memperhatikan faktor antara data
yang di-input sampai output yang diperoleh.
b. Data: pengolahan Sistem Informasi membutuhkan keakuratan data untuk
memperoleh hasil yang maksimal dan sesuai diharapkan oleh organisasi
bisnis. Hal ini juga dipengaruhi oleh user yang melakukan input data dalam
proses pengolahan.
c. Biaya: Semakin tinggi atau kompleks suatu sistem maka akan diperlukan
biaya yang semakin besar dalam pembuatan, pengembangan, dan perawatan
sistem.
d. Operasi: Implementasi dari sistem informasi membutuhkan pelatihan bagi user
yang menggunakan sistem, pengetahuan dan juga pengalaman dalam
menghadapi error akan menjadi masukan bagi pihak manajemen untuk
melakukan pengembangan dan restrukturisasi sistem.
Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem
menurut Laudon (2007) yaitu:
a. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur
melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor
parameter seperti volume transaksi on-line.
b. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau
interview.
c. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staf
dari sistem informasi.
7
d. Tujuan yang dicapai.
e. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan penjualan dan profit.
3.2 Faktor-faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2009) terdapat beberapa faktor yang dapat
menyebabkan berhasil atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam
menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan
penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif,
keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas,
perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan
kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan
manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi
yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.
3.2.1 Dukungan dari manajemen eksekutif
Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek
sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh
pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat
diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang
telah dicurahkan pada proyek tersebut.
Beberapa risiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam
pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.
a. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
b. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
c. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah
tingkat dari yang diperkirakan.
d. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
3.2.2 Keterlibatan end user (pemakai akhir)
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai
beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara
mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk
mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak
kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan
8
untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan
partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem
informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung
memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah
yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan
desainer (user-designer communication gap).
3.2.3 Penggunaan kebutuhan perusahaan
Penerapan sistem informasi di suatu perusahaan adalah suatu
investasi yang besar , oleh karna itu haruslah di rencanakn secara matang
berdasarkan kebutuhan bisnis perusahaan, jika tidak di rencanakan dengan
baik hal ini akan berdampak terhadap 2 kemungkinan, yaitu:
a. Sistem di buat melebihi kebutuhan perusahaan
Penerapan sistem akan menjadi sia sia jika sistem di kembangkan
terlalu melebihi kebutuhan perusahaan, perusahaan akan merugi sebab
biaya yang di keluarkan untuk penerapan sistem informasi tidaklah
murah, biaya dan investasi yang di keluarkan hanyalah menjadi beban
perusahaan.
b. Sistem kurang memadai untuk kebutuhan perusahaan
Ini merupakan kondisi ketidakoptimalan di mana sistem yang telah di
buat tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, perusahaan
akan merugi meskipun biaya yang di keluarkan tidak lah begitu besar
namun hal ini menjadi sia sia karena sistem tidak dapat di gunakan
secara optimal, belum lagi jika pengguna merasa sistem yang telah di
buat tidak mmemuaskan hingga enggan beralih ke sistem baru yang
telah di kembangkan .
3.2.4 Perencanaan yang matang
Sistem informasi perlu dirancang dengan memperhatikan tujuan
perusahaan. Kemudian, menambahkan komponen-komponen yang sesuai
dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem
informasi harus sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah
ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan.
9
Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat
tujuan dari perusahaan tersebut.
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung
dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani
keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini
dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan
perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi
inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan
untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang
sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang
akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan
untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem
informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan.
Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi
berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan
keunggulan kompetitif perusahaan.
3.2.5 Harapan perusahaan
Harapan atau ekspektasi perusahaan merupakan goal yang ingin
dicapai. Keberhasilan maupun kegagalan dari sistem informasi sangat erat
kaitannya dengan tujuan perusahaan. Integrasi antara tujuan perusahaan dan
sistem informasi perlu dikembangkan agar perancang sistem informasi dapat
membuat dan mengembangkan sistem dengan sempurna. Apabila sistem
informasi tidak sesuai dengan tujuan perusahaan maka akan terjadi
kegagalan dimana hasil output yang dikeluarkan tidak sesuai dengan yang
dibutuhkan perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan user untuk merevisi
hasil output tersebut dan akan memperlambat pekerjaan, sehingga
mempengaruhi efektivitas dan efisiensi dari dibuatnya sistem informasi.
3.2.6 Inkompetensi secara teknologi
Keberhasilan pengembangan sistem informasi tidak hanya
bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga
manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak
disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan
10
sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja
perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang
telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup
besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala
dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit
mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan
mereka terbatas.
Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan
dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan
perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh
kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini
sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi
informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada
orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat
fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan
sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan,
sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan
matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu
yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari
pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.
11
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Penerapan Sistem informasi perlu diukur dengan melibatkan beberapa faktor.
Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut
yaitu:Desain, Data, Biaya, dan Operasi Faktor-faktor yang dijadikan ukuran
keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu: tingkat penggunaannya
relatif tinggi, Kepuasan pengguna terhadap sistem, Sikap yang menguntungkan para
pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, Tujuan yang
dicapai dan Imbal balik keuangan untuk organisasi.
Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena
besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor
internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan
atau lingkungan internal. Beberapa faktor yang dapat yang dapat menyebabkan
sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem
informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi,
antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end
user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan
yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan
penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen
eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak
lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.
4.2 Saran
Penerapan dan pengembangan Sistem Informasi perlu disesuaikan dengan
aturan perusahaan, bidang usaha, cara kerja atau budaya organisasi bisnis, sehingga
integration antar business line manajemen mencapai efektivitas dan keberhasilan
Sistem Informasi dapat berjalan.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition.
Boston: Mc Graw Hill, Inc.
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat,
Jakarta.O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information
Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
O’Brien, James. 2000. Management Information System:Managing Information
Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill.
Laudon, K. C., dan Laudon, J. P., 2007. Sistem Informasi Manajemen Mengelola
Perusahaan Digital Buku 2 Edisi 10. Salemba Empat: Jakarta.
McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis
Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo.
Sumber internet:
http://books.google.co.id/books?id=2aXEg7DtCS0C&pg=PA235&lpg=PA235&dq=faktor+keb
erhasilan+dan+kegagalan+sistem+informasi&source=bl&ots=ENN_CiLybb&sig=3lQjM1HsQT
BfG7_1MMpKFmJtAv0&hl=en&sa=X&ei=A5yeUo6mBIislAXs34DYAg&redir_esc=y#v=onepag
e&q=faktor%20keberhasilan%20dan%20kegagalan%20sistem%20informasi&f=false
http://adytia48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-
keberhasilan-dan-kegagalan-penerapan-sistem-informasi-pada-suatu-perusahaan/
http://arief48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/faktor-yang-mempengaruhi-keberhasilan-
kegagalan-penerapan-sistem-informasi/
http://gustiyan48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/37/