Kebijakan Pengembangan Koleksi(perpustakaan perguruan tinggi)

Pengembangan koleksi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan bersama dengan sivitas akademika perguruan tinggi.

Kebijakan pengembangan koleksi:

Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula. Untuk itu diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan lembaga ybs, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untu menjalin hubungan dengan berbagai pihak, baik di dalam maupun diluar lembaganya. Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu, yang harus dipegang teguh. Untuk perpustakaan perguruan tinggi misalnya, perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan dosen, mahasiswa dan peneliti. Demikian pula kebutuhan kurikulum perlu diperhatikan. Sebab itu asas pengembangan koleksi perlu diperhatikan dalam memilih bahan perpustakaan, antara lain kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutakhiran dan kerjasama.

Kebijakan pengembangan koleksi didasari asas berikut;

Kerelevanan:Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat perguruan tinggi. Karena itu perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan, program studi, lembaga dst. Jenjang program meliputi program diploma, sarjana (S1), pasca sarjana (S2 dan S3), spesialisasi dst. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh (distance learning) atau pembelajaran maya (e-learning) juga sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.

Berorientasi kepada kebutuhan pengguna:Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, alumni yang kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.

Kelengkapan;Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada.

Kemutakhiran;Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

Kerja sama:Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan kolkesi dapat berdaya guna dan berhasil guna.

Contoh I. Kerangka Kebijakan Pengembangan Koleksi

Pendahuluan:Menjelaskan jenis perpustakaan. Jelaskan fungsi koleksi perpustakaan.Koleksi perpustakaan dapat dihimpun melalui …… Proses penghimpunan itu harus berdasar pada suatu standar sehingga apa yang dihimpun itu menjadi terarah. Untuk itu koleksi yang dihimpun haruslah sesuai dengan keperluan pemakai perpustakaan di lembaga tsb.

Proses penghimpunan koleksi ini terdiri dari beberapa tahap. Yang pertama haruslah dituangkan dalam kebijakan pengembangan koleksi, yang merupakan perencanaan dan kebijakan dasar mengenai koleksi. Yang kedua, perlu dikembangkan prosedur seleksi agar koleksi yang dihimpun itu benar-benar bahan pustaka yang tepat bagi perpustakaan. Yang ketiga, perlu dikembangkan prosedur pengadaan yang membimbing bagaimana memperoleh bahan pustaka dan memprosesnya bila bahan pustaka itu telah datang.

Tujuan1.Menjadi pedoman dalam mengembangkan koleksi perpustakaan2. Menyediakan koleksi yang mutakhir dan bermutu

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam kebijakan pengembangan koleksi:

A. Ruang lingkup bidang ilmu Bahan pustaka yang menjadi koleksi perpustakaan univ X terbagi menjadi dua kelompok:

1. Koleksi intinya apa ? Yang termasuk ke dalam koleksi inti adalah bahan pustaka yang subyeknya sesuai dengan kurikulum yang berlaku di Univ X (mata ajaran yang terdapat dalam kurikulum univ dapat dilihat pada lampitan) 2. Koleksi penunjang Yang termasuk ke dalam koleksi penunjang adalah bahan pustaka yang subyeknya dapat memberikan bimbingan kerohanian, pembentukan watak manusia yang baik, pengetahuan akan kebudayaan manusia dll. Koleksi penunjang ini bukanlah prioritas utama dalam pengembangan koleksi Perpus Univ X. Jenis kolkesi ini akan dihimpun hanya melalui perolehan hadiah dan pertukaran.

B. Bentuk bahan pustaka Misal : Perpustakaan dalam waktu dekat ini menekankan pada bentuk tercetak, baik buku, majalah ilmiah, laporan penelitian dan skripsi. Bahan pustaka dalam bentuk audio visual belum menjadi prioritas, kecuali bila memperoleh hadiah.

C. Kemutakhiran

Koleksi yang diusulkan edapat mungkin memuat informasi terbaru dari bidang yang bersangkutan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

D. Bahasa

E. Keseimbangan dalam subyek

F. Kebijakan penghimpunan publikasi civitas akademica

G. Kebijakan dasar penyeleksian bahan pustaka yang akan dibeli Misal: bahan pustaka yang akan dibeli mempunyai nilai ilmiah yang tahan lama. Bahan pustaka bukan buku dibeli apabila bahan pustaka tercetaknya tidak diterbitkan lagi atau harganya sangat mahal. Duplikat buku hanya akan dibeli bila memang sangat diperlukan dan penggunaanya secara terus-menerus.

H. Kebijakan dasar penyeleksian majalah ilmiah/terbitan berseri yang akan dilanggan.Misal: Majalah yang dilanggan harus majalah inti dalam subyek yang tercakup dalam bidang ilmu lembaga induk. Majalah yang dilanggan harus berisi keilmuawan yang professional. Majalah yang dilanggan hanya 1 kopi.

I. Kebijakan dasar penyeleksian bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah

J. Kebijakan tukar menukar publikasi

K. Kebijakan pengadaan surat kabar

L. Kebijakan koleksi khusus

M. Kebijakan penyiangan koleksi. Koleksi yang dihimpun telah mengalami penyeleksian dari segi subjek. Namun untuk penyiangan koleksi lebih didasarkan pada umur publikasi dan frekwensi pemakaian.

II. Seleksi bahan pustaka Dalam proses seleksi yang penting adalah evaluasi dan seleksi, yang dimaksud dengan evaluasi adalah penilaian terhadap manfaat dari sebuah bahan pustaka bagi pemakai perpustakaan. Sedangkan seleksi adalah menentukan apakah sebuah bahan pustaka memenuhi kebutuhan pemakai. Sebuah bahan pustaka bisa saja bernilai tinggi, tetapi tidak terlalu tepat untuk koleksi perpustakaan tertentu. Sangatlah bijaksana untuk mempertimbangkan factor-faktor seleksi dan evaluasi, serta mencoba menjaga keseimbangan diantara keduanya.

Tujuan: 1. Menjaga mutu koleksi perpustakaan 2. Menyediakan bahan pustaka yg sesuai dengan kebutuhan pemakai

Alat bantu seleksi adalah:1.Bibliografi nasional atau internasional2.Bibliografi subyek khusus3.Iklan dalam majalah, surat kabar, majalah khusus4.Katalog penerbit dalam dan luar negeri.5.Tinjauan / resensi /timbangan buku.6.Pangkalan data perpustakaan lain7.Sumber-sumber lain dari internet

Kriteria PemilihanTerdapat beberapa asasyang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan sebagai berikut:

1.Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.

2.Isi bahan pustaka cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi3.Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial.

4.Kualitas isi bahan pustaka

5.Kepantasan harga

6.Bahasa7.Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.

8.Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.

A. Prosedur seleksi bukuA. Prosedur seleksi majalah

III. Prosedur pengadaan

Setelah proses seleksi, langkah selanjutnya adalah pembelian. Pembelian bisa melalui:

1.Penerbit Ada penerbit yang mau melayani pembelian ada yang tidak. Untuk buku impor ada penerbit yang tidak mau kirim ke Indonesia, sehingga kita harus punya rekanan ekspedisi di negara tertentu, untuk menampung sementara, terus dikirim ke Indonesia. Kita perlu bayar biaya ekspedisi. Untuk kontak penerbit, saat ini sudah banyak lewat internet.

2.Toko Buku

3.Distributor: Misal : a.Fenross book untuk buku impor terbitan Prentice-Hall, John Wiley, Thompson, Cambridge, Elsevier, Longman, Mc Graw-Hill dalam bidang non teknik. b.Spektra Anugerahabadi untuk buku impor bidang teknik. c.Trimedia untuk buku impor interior, DKV. d.Uranus untuk buku bidang umum, buku local dan terjemahan.

e.Gramedia untuk buku-buku umum lokal, luar, terjemahan.

Untuk buku impor, kalau distributor tidak punya stok, perlu pesan lebih dulu, butuh waktu 2-3 bulan, demikian juga buku impor yang kita beli langsung dari penerbit luar, bahkan bisa lebih lama.

Ada juga distributor yang sudah menjadi rekan bisnis perpustakaan mau menawarkan buku-bukunya dengan cara dikirim ke perpustakaan, untuk dipilih mana yang akan dibeli. Dengan melihat buku secara langsung, akan mempermudah proses seleksi.

Setelah usulan masuk, sudah diverifikasi, sudah ada keputusan untuk membeli, pilih suatu buku akan dibeli di mana. Dengan mempertimbangkan waktu dan harga. Langkah selanjutnya adalah memesan buku-buku tsb. Untuk memesan buku, dapat dilakukan dengan cara membuat surat pesanan, pesan via e-mail, telpon langsung. Perpustakan minta dikirim invoice atas buku-buku pesanan perpus. Invoice ini untuk proses pencairan anggaran pembelian buku. Untuk pembelian dari luar negeri, perpustakaan bisa komplain jika buku ada cacat, tapi jangka waktu komplain biasanya 2-3 minggu, padahal buku luar baru diterima rata-rata 2-3 bulan.

Untuk pembelian buku atau AV (VC, CD, DVD, ACD) dari luar negeri, perhatikan juga area distribusi buku atau AV tersebut. Untuk buku pilihlah yang international edition, harga bisa lebih murah. Pembelian VC, CD. DVD, ACD perhatikan apakah ada pembatasan area penjualan, pastikan alat player perpustakaan bisa mengoperasikannya.

4. Amazon.com Untuk buku/AV impor, tersedia juga buku second yang masih bagus, harga lebih murah, ada paket diskon. Pilihan bukunya sangat banyak, sudah dikelompokkan sesuai bidangnya (kelompok besar tentunya). Transaksi via kartu kredit internet. Kalau institusi kita sudah mereka kenal, Amazon baru mau mengirim. Kalau belum, ya mereka tidak menghiraukan pesanan kita. Di sini tinggal klik, segera buku tersebut akan dikirim. Kartu kredit harus terus diisi, ada dana ekstra terlebih dahulu. Tagihan kartu kredit yang kita terima akan digunakan untuk proses pencairan anggaran.

A. Prosedur pemesanan bukuB. Prosedur penerimaan buku yang dipesanC. Prosedur penerimaan buku hadiah/pertukaranD. Prosedur pemesanan majalahE. Prosedur penerimaan majalah yang dipesanF. Penerimaan majalah hadiah/pertukaran