Evaluasi Pelaksanaan StandarSPMI Dengan MenggunakanMetode Audit Internal

T i m P e n g e m b a n g S P M IK e m e n t e r i a n R i s e t , T e k n o l og i , d a n P e n d i di k a n T i n g g iD i r e k t o r a t J e n d e r a l P e m b e l a j a r an d a n K e m a h a s i s w a a n

Evaluasi

PengertianEvaluasi

Audit Internal dalam SPMI

Langkah-langkah

MembangunSistem Audit Internal SPMI

Isi danKebijakan

Audit Internal SPMI

Standar danmetode Audit Internal SPMI

Instrumen & atau FormulirAudit Internal

SPMI

Peran & Tugas Auditor

Internal Dalam Audit

Internal SPMI

Pengertian Evaluasi

Evaluasi : Tahapan di mana parapelaksana standar SPMI harus

melakukan (a)pemantuan ataumonitoring, dan (b) penilaian atau

evaluasi (evaluation), terhadap seluruhaktivitas yang berkaitan dengan

pelaksanaan isi dari setiap standardalam SPMI

Perbedaan Pemantauan atau Monitoring dengan Evaluasi

Pemantauan atauMonitoring Evaluasi

Para pelaksana standar itu sendiri Bukan oleh para pelaksana standar

Setiap saat dan sepanjang waktu

berlangsungnya kegiatan

Saat berakhirnya kegiatan

pelaksanaan

Mengetahui dan mengawasi

bagaimana dan sejauh mana isi

standar (sedang) dilaksanakan agar

tercapai atau terpenuhi isinya

Tujuan :

1. Evaluasi terhadap pelaksanaan

isi standar

2. Evaluasi terhadap mutu dari isi

standar itu sendiri

Langkah-Langkah Membangun Sistem Audit Internal SPMI

1. Menetapkankebijakan (policy)

tentang sistem audit internal SPMI

6. Menyiapkan dan melatihpara auditor internal

4. Menyiapkan seluruhinstrumen dan/atau

formulir audit

2. Merumuskanstandar tentang

sistem audit internal

7. Mensosialisasikansistem audit internal

SPMI

5. Membentuk unit atautim atau lembagapelaksana audit

3. Menyusun ataumerumuskan manual

audit internal

Isi Dari Kebijakan Audit Internal SPMI

Kebijakan Audit Internal SPMI memuat semua aspek yang terkaitdengan audit internal, mulai daritujuan, sasaran atau target pihakyang diaudit (auditee), obyek ataukegiatan yang diaudit, standaraudit, metode audit, instrumenaudit, hingga sistem penilaianuntuk menentukan predikat hasilaudit.

Alternatif lain dari BukuKebijakan Audit�Karena alasan praktis, dimungkinkan bagi perguruan tinggiuntuk menyusun sebuah buku khusus tentang audit yang berisi rincian seluruh aspek dari sistem audit internal.

�Jika alternatif ini yang dipilih, maka dalam Buku KebijakanAudit cukup memuat: Tujuan (goals) dan sasaran(objectives) dari Audit Internal; Obyek atau bidang ataukegiatan yang akan diaudit; Unit dan/atau personil yang melakukan audit internal; dan Waktu, frekuensi, sertajadwal atau rencana kerja pelaksanaan Audit Internal SPMI dilakukan.

Tujuan dan Sasaran Audit Internal SPMI

A.

• Memeriksa ketersediaan dan/atau kelengkapan semuadokumen yang berkaitan dengan SPMI di unit yang diaudit; dan/atau

B.

• Memeriksa Kepatuhan atau Ketaatan unit yang diauditterhadap seluruh isi standar, manual,prosedur operasionalbaku; dan/ atau

C.

• Memeriksa konsistensi atau keajegan dan keteraturan unit yang diaudit di dalam melaksanakan isi standar, manual, prosedur; dan/atau

D.

• Memeriksa dan akhirnya menilai kinerja unit yang diauditdengan tolok ukur terpenuhi/tercapai tidaknya isi setiapstandar SPMI

Auditee atau Auditan atau Pihak Yang Diaudit

Pihak yang

menjadi Auditee

atau Auditan

a. Program Studi; dan/atau

b. Jurusan sebagai penyelenggaran program

studi;dan/atau

c. Fakultas;dan/atau

d. Unit kerja selain fakultas di lingkungan Perguruan

Tinggi, misalnya biro, lembaga, dan kantor

Tujuan & Auditee Yang Berbeda MembutuhkanMetode Audit Yang berbeda

Tujuan atau sasaran Audit yang berbeda, dengan Auditee yang jugaberbeda, mengakibatkan metode audit yang juga berbeda.

Jika tujuan audit hanya untuk memastikan ketersediaan dokumen, maka metode auditnya akan berbeda dibandingkan untuk audit yang bertujuan mengukur kinerja auditee.

Metode audit untuk auditee program studi dapat berbeda denganmetode audit dengan auditee biro rektorat.

Bidang atau Obyek Audit Internal SPMI

Obyek Audit SPMI :

a. Standar pendidikan tinggi yang telah ditetapkan secaranasional menurut Undang-Undang (Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti)

b. Standar perguruan tinggi

Jika SN-Dikti yang menjadi patokan minimal, maka setidaknyaaudit internal harus dilakukan terhadap pelaksanaan ke-24 SN-DIkti

SIAPA YANG MELAKSANAKAN AUDIT?

Unit khusus penjaminan mutu;

Para Auditor Internal yang telah memenuhi standar tertentu dan telahdilatih khusus untuk menjadi auditor internal SPMI.

Catatan: tidak mungkin orang yang bertugas melaksanakan standarbertindak sekaligus sebagai auditor internal terhadap pelaksanaanstandar di lingkungan unit kerjanya sendiri.

Waktu, frekuensi, serta jadwal atau rencana kerjapelaksanaan Audit Internal SPMI

Tentang waktu dan frekuensi audit, perguruan tinggi dapat

menetapkan apakah audit dilakukan:

a. Setahun sekalisecara berkelanjutan; atau

b. Dua tahun sekali; atau

c. Setiap semester

Standar Audit Internal SPMIStandar Audit Internal SPMI sebaiknya mencakup:

1. Attributive Standards, yakni standar yang menjadi tolok ukur untukorganisasi atau pelaksana audit internal. Misal, standar tentangberapa lama visitasi harus dilakukan, jadwal audit, prosedur audit, biaya audit, dsbnya.

2. Performance Standards, yakni standar yang menjadi tolok ukur bagipelaksanaan audit internal itu sendiri. Misal, standar bahwa audit internal harus dilakukan secara independen, obyektif, dan sistemik;

3. Standards for Auditors, yakni standar bagi para auditor internal yang bertugas melakukan audit. Misal, standar yang menetapkanperan dan tugas auditor; dan standar tentang kode etik auditor.

Metode Audit Internal SPMIMetode Audit Internal SPMI dapat berupa:

a. Tanya jawab langsung secara lisan antara auditor dengan auditee,dengan berbekal pada sebuah daftar pertanyaan atau program audit yang telah disiapkan sebelumnya, disertai dengan kewajibanbagi auditee untuk mengisi/menulis/menyiapkan instrumen tertulistertentu.

b. Sama seperti huruf a, tetapi auditee tidak wajib mengisi borangaudit;

c. Tanya jawab, pengisian borang atau instrumen audit, disertaidengan visitasi untuk memeriksa dan mencocokan antarapernyataan di dalam borang dengan bukti faktual;

d. Sama seperti huruf c, tetapi tanpa ada visitasi sehinggapemeriksaan hanya dilakukan terhadap dokumen tertulis saja

Metode Audit Internal SPMI

Metode Audit Internal SPMI berkaitan dengan system penilaian yang

akan digunakan. Misal:

• Untuk setiap butir/item pertanyaan yang tercantum di dalam

daftar pertanyaan/program audit/borang audit, diberi penilaian

(marking) tertentu, misal nilai (mark) dari skala 1-4; atau

• Setiap butir pertanyaan cukup hanya diberi penandaan,

misal tanda lingkaran, contreng, atau sejenis, tanpa diberi nilai.

Contoh, penandaan untuk jawaban ‘ya-tidak’; ‘ada-tidak ada’;

‘selesai-tidak selesai’, dst.

Predikat Hasil Audit Internal SPMI

Apapun metode audit yang akanditetapkan, sebaiknya hasil akhiraudit tetap harus memerlihatkan

predikatnya, dan predikat itu harusmemiliki makna yang jelas.

Instrumen dan/atau formulir Audit Internal SPMI

a. Program Audit

b. BorangAudit

c. Berbagai Formulir danSurat

d. Laporanaudit

Metode audit yang dipilih akan menentukan instrumen dan/atau formulir audit, oleh

karena melalui instrumen inilah audit internal dapat dilakukan. Termasuk ke dalam

pengertian instrumen audit ini antara lain:

7. Peran dan Tugas Auditor Internal dalam Audit Internal SPMI

Peran auditor internal bukan lagi sebagaiinterogator apalagi investigator terhadap

auditee, bukan pula sebagai kolaborator bagipihak

Auditor berperan sebagai kolega sekaliguskonsultan

Auditor harus bersikap ‘Firm’

Auditor tidak boleh

membantu menutupi

kekurangan auditee,

atau bahkan

membenarkan sesuatu

yang tidak sesuai

dengan isi standar

SPMI.

Terima kasih