evaluasi sistem akuntansi pengeluaran …...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

CLARA ANDINA PRASANTI

F3309030

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user


commit to user

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

Clara Andina Prasanti F3309030

The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure.

The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation.

The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account. Keywords : The Accounting System of Cash Expenditure, The Evaluation of

Accounting System, Cash Expenditure, Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation, JRS Indonesia


commit to user

ABSTRAK



Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran dari sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia dan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pengeluaran kas.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi langsung ke obyek penelitian yaitu kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia yang bertempat di Yogyakarta. Data yang digunakan merupakan data primer yang diperoleh langsung dari obyek penelitian, termasuk gambaran umum tentang yayasan serta dokumen akuntansi dan catatan yang digunakan oleh obyek penelitian.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada beberapa kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia. Kelemahan ini antara lain adalah belum ada pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan belum ada pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia sudah cukup baik dan masih memiliki beberapa kelemahan. Berdasarkan hasil penelitian, penelitian ini merekomendasikan bahwa diperlukan pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan diperlukan pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank. Kata Kunci : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, Evaluasi Sistem Akuntansi,

Pengeluaran Kas, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia, JRS Indonesia


commit to user vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Make It Happen!

“Apply yourself. Get all the education you can, but then, by God,

do something. Don’t just stand there, make it happen.”

“So what do we do? Anything.

Something. So long as we just don’t sit there.

If we screw it up, start over. Try something else.

If we wait until we’ve satisfied all the uncertainties, it may be too late.”

-Lee Lacocca

Penulis persembahkan kepada:

© The God of All Possibilities: Jesus Christ

© Papa, Mama, Ogi, dan Ludi

© Eyang Kakung dan Eyang Putri

© Sahabat seperjuangan: Ery Mutiara N.

© Alma mater: Universitas Sebelas Maret


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa

yang telah melimpahkan segala berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI

PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA” guna mencapai derajat Ahli Madya Akuntansi Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mendapatkan bimbingan,

bantuan, dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini

penulis menyampaikan penghargaan yang tulus dan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Ravik Karsidi, M.S. selaku Rektor Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret.

3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku Ketua Program Studi

Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas

Maret.

4. Ibu Dra. Falikhatun, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing akademik.

5. Bapak Sri Suranta, S.E., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing lapangan

sekaligus dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan,

dukungan, serta saran dalam penyusunan tugas akhir ini.


commit to user

viii

6. Bapak Indrayanto Prasetiyawan selaku National Finance Officer JRS Indonesia

yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan kegiatan penelitian

dan Mas Demetrius Vembri Turanto selaku Accounting Officer JRS Indonesia

yang telah memberikan bimbingan bagi penulis terkait dengan pelaksanaan

penelitian dan proses penulisan tugas akhir.

7. Rekan-rekan JRS Indonesia di kantor nasional Yogyakarta: Romo Yadi; Romo

Maswan; Pak Indra; Mas Vembri; Mbak Mia; Pak Indro; Mbak Dini; Pak Lino;

Lars; Bang Doni; Mas Gombloh; Mas Herman; Mas Ucil; dan Mas Adi, terima

kasih atas keramahan, keakraban, dan kerja sama yang begitu menyenangkan

selama penulis melakukan kegiatan penelitian.

8. Papa-Mama, Didik Sudjarwadi dan Paulina T.C. Wulandari, sebagai inspirasi

sekaligus semangat hidup yang selalu mendidik, membimbing, mengarahkan,

dan memberikan dukungan kepada penulis dalam menjalani kehidupan ini.

Ucapan terima kasih tidak akan pernah cukup untuk menggambarkan wujud

penghargaan penulis.

9. Kedua adik laki-laki terbaik, Christophorus Nadianto Prayogi dan Cornelius

Ludi Prasojo, terima kasih atas segala bentuk dukungan dan perhatian yang

telah diberikan kepada penulis.

10. Keluarga besar penulis, eyang kakung, dan kedua eyang putri, pakdhe, budhe,

oom, tante, kakak-kakak, dan adik-adik sepupu, terima kasih atas dukungan

doa dan semangat yang telah diberikan kepada penulis.


commit to user

ix

11. Sahabat terbaik, Ery Mutiara Nurkamalina, terima kasih atas persahabatan

selama enam tahun semenjak berseragam putih abu-abu hingga bersama-sama

menjadi mahasiswi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

12. Teman-teman Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan tahun 2009. Terutama untuk

Cita Prasetyani Putri dan Ayu Eska Nugraheni, terima kasih telah menjadi

teman belajar dan teman bermain selama dua tahun terakhir masa perkuliahan.

13. Terakhir, my favorite person in the world, Yacob Aditama, thank you for stay

with me any other way. Que quowle.

Penulis menyadari adanya kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini dan

memohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini. Penulis

berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca yang sedang

mencari referensi penulisan tugas akhir terkait sistem akuntansi pengeluaran kas.

Surakarta, Desember 2012

Penulis


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. iii

ABSTRACT ................................................................................................................ iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN .......................................................................... vi

KATA PENGANTAR.............................................................................................. vii

DAFTAR ISI............................................................................................................. x

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM YAYASAN............................................... 1

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS) ........................ 1

2. Sejarah Yayasan JRS Indonesia ................................................ 2

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan JRS Indonesia ........ 4

4. Visi dan Misi Yayasan JRS Indonesia ...................................... 5

5. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia ............................ 6

6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ................................... 7

7. Program Kegiatan dan Pelayanan ............................................. 80

B. LATAR BELAKANG ..................................................................... 82


commit to user

xi

C. PERUMUSAN MASALAH ........................................................... 84

D. TUJUAN PENELITIAN ................................................................. 84

E. MANFAAT PENELITIAN ............................................................. 85

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 86

1. Sistem dan Prosedur................................................................... 86

2. Kas .............................................................................................. 87

3. Sistem Akuntansi ....................................................................... 87

4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas .......................................... 89

B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ................................... 104

1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai .......................... 104

2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank.................... 117

3. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ............. 130

4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ........................... 137

BAB III TEMUAN

A. KELEBIHAN ................................................................................... 142

B. KELEMAHAN ................................................................................ 144

BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN ................................................................................ 145

B. REKOMENDASI ............................................................................ 146

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 152

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia tahun 2012 .............. 6

Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir................... 101

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ............. 113

Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank ...... 126

Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ............ 135

Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan

Uang Tunai ....................................................................................... 147


commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pernyataan Tugas Akhir

Lampiran 2 Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang Kerja

Lampiran 3 Bukti Transaksi Internal: Nota Belanja

Lampiran 4 Bukti Transaksi Internal: Nota Pembayaran

Lampiran 5 Bukti Transaksi Internal: Nota Transportasi

Lampiran 6 Slip Cash Advance

Lampiran 7 Slip Cash Disbursement

Lampiran 8 Slip Transfer Request


commit to user

ABSTRACT



The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure.

The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation.

The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account. Keywords : The Accounting System of Cash Expenditure, The Evaluation of

Accounting System, Cash Expenditure, Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation, JRS Indonesia


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM INSTANSI

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS)

Jesuit Refugee Service (JRS) adalah salah satu organisasi internasional

(Non Governmental Organization) atau lebih dikenal dengan Lembaga

Swadaya Masyarakat (LSM) dengan misi menemani, melayani, dan

mempertahankan hak asasi pengungsi dan orang yang berpindah paksa.

JRS memberikan pelayanan di tingkat nasional maupun internasional

dengan dukungan dari kantor internasional di Roma.

Jesuit Refugee Service (JRS) didirikan pada tanggal 14 November

1980 sebagai karya Serikat Yesus, yaitu salah satu ordo pastor-pastor

Katolik. JRS secara resmi terdaftar sebagai yayasan di negara Vatikan

pada tanggal 19 Maret 2000.

Jesuit Refugee Service (JRS) melayani di 51 negara dengan

memberikan bantuan bagi para pengungsi di kamp-kamp maupun di

kota-kota, para pengungsi dalam negeri, para pencari suaka, dan

pengungsi yang ditahan di dalam rumah detensi imigrasi. Karya

pelayanan JRS terutama di bidang pendidikan, bantuan darurat,


commit to user

2

kesehatan, kegiatan usaha, dan pelayanan sosial. Pada akhir tahun 2010,

lebih dari 500.000 jiwa dilayani oleh JRS.

2. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Sebelum diresmikan pada tahun 1999, JRS Indonesia pernah

beroperasi di Pulau Galang yang terletak 560km di sebelah tenggara

Batam untuk melayani pengungsi–pengungsi dari Vietnam. Ketika itu

beberapa Jesuit Indonesia ditugaskan untuk menemani, melayani, dan

membela hak–hak para pengungsi Vietnam yang datang ke Pulau

Galang, para Jesuit Indonesia tersebut diantaranya adalah: P. I.

Warnabinarja, SJ, P. V. Sugondo, SJ, dan P. A. Padmaseputra, SJ.

Setelah PBB menutup kamp pengungsian di Pulau Galang pada tahun

1997, maka berakhir pula tugas JRS Indonesia.

Pada Maret tahun 1999, JRS Indonesia diresmikan oleh Provinsial

Serikat Yesus Indonesia atas permintaan kantor JRS Asia Pasifik di

Bangkok dan JRS Internasional di Roma. Provinsial Serikat Yesus

Indonesia menunjuk P. Hendra Sutedja, SJ sebagai direktur nasional JRS

Indonesia dan P. Karim Albrecht, SJ sebagai direktur JRS Timor Timur.

Kantor nasional JRS Indonesia pada waktu itu berada di Jalan Teratai

VIII Blok H–7, Jakarta. Pada awal peresmiannya, JRS Indonesia identik

dengan Timor Barat karena hampir seluruh karya JRS dipusatkan untuk

menangani pengungsi Timor Leste di Timor Barat (Betun, Atambua, dan

Kupang) khususnya pemulangan pengungsi yang berada di Timor Barat

ke Timor Leste.


commit to user

3

JRS Indonesia mulai berkarya di Ambon pada bulan Maret tahun 2000

dengan melayani pengungsi konflik internal antara komunitas Muslim

dan Kristen. JRS Indonesia bekerja sama dengan LSM setempat,

terutama LSM Muslim dengan memberikan pelayanan seperti pemberian

obat, pendidikan, dan sebagainya. Pada akhir Juni tahun 2001 JRS

Indonesia memberikan pelayanan di Aceh Timur dengan memberikan

bantuan darurat bagi korban konflik, seperti pelayanan kesehatan,

pendidikan, dan distribusi makanan dengan membentuk tim yang

berbasis di Medan yang turut menangani pengungsi Aceh di wilayah

Sumatera Utara.

JRS Indonesia resmi tercatat sebagai yayasan di Indonesia pada

tanggal 25 Juli 2001. Pelayanan JRS selanjutnya yaitu memberikan

bantuan bagi para pengungsi tsunami Aceh di Banda Aceh, Langsa,

Lamno, Calang, Meulaboh, dan Tapaktuan mulai akhir Desember tahun

2004 hingga pertengahan Juni tahun 2011. Selanjutnya, pada tahun 2005

hingga tahun 2007 JRS Indonesia memberikan pelayanan korban

bencana gempa dan letusan Gunung Merapi di Yogyakarta dan Jawa

Tengah.

Pada awal tahun 2009 hingga sekarang, JRS Indonesia memberikan

pelayanan bagi para pengungsi lintas batas dan pencari suaka yang

berasal dari Myanmar dan negara–negara di kawasan Timur Tengah

seperti Afghanistan, Pakistan, Iran, Irak, Kuwait, dan Somalia yang

ditampung di rumah detensi imigrasi maupun di rumah–rumah penduduk


commit to user

4

di Medan, Bogor, Yogyakarta, dan Surabaya. JRS Indonesia juga turut

memberikan bantuan bagi para pengungsi Gunung Merapi di Yogyakarta

maupun beberapa kabupaten di Jawa Tengah pada akhir tahun 2010,

kemudian memberikan pelayanan bagi para pengungsi konflik di tempat

pengungsian di Ambon, Maluku pada awal tahun 2012.

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia)

Kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia) beralamat di Gang Cabe DP III/No.9 dan 13, Puren,

Pringwulung, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55283, nomor

telepon/faks: (0274) 517405, e-mail: [email protected], dan website:

www.jrs.or.id. Kantor nasional JRS Indonesia terdiri dari dua unit.

Kantor nasional yang kedua berada di gang yang sama dengan nomor 13.

JRS Indonesia juga memiliki beberapa kantor di wilayah layanan di

beberapa daerah, yaitu:

a. JRS Medan-Immigration Detention Center Project Office

Beralamat di Jalan Pinus I No.15, Kelurahan Pulo Brayan Bengkel

Baru, Medan 20239, Sumatera Utara, nomor telepon: (061)

6631867.

b. JRS Bogor-Asylum Seeker Project Office

Beralamat di Jalan Raya Wangun, Kompleks Kehutanan Wana

Mulya II No.326 RT.01 RW.02, Kelurahan Sindangsari, Bogor

Timur 16720, nomor telepon: (0251) 8240540.


commit to user

5

c. JRS Pasuruan-Immigration Detention Center Project Office

Beralamat di Perumahan Pondok Sejati Indah Blok IX/5 kota

Pasuruan, Jawa Timur, nomor telepon: (0343) 426683.

d. JRS Ambon-Internally Displaced Persons Molucca Project Office

Beralamat di BTN Paso Indah, Blok 7 No.15 RT.046 RW.009,

Desa Paso, Kecamatan Teluk Ambon, Ambon 97116, nomor

telepon: (0911) 362715.

4. Visi dan Misi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia)

Visi: Demi penegakan keadilan (dan perdamaian) bagi pengungsi

dalam semangat dialog dengan budaya dan agama lain, JRS Indonesia

melaksanakan aneka pelayanan kepada masyarakat pengungsi agar para

pengungsi mendapatkan martabatnya kembali sebagai anggota

masyarakat yang normal dan damai sejahtera.

JRS Indonesia sadar bahwa keadilan dan perdamaian tidak mungkin

tercapai tanpa adanya kerja sama dengan pihak manapun termasuk

dengan pihak-pihak yang beragama, berbudaya, berbangsa lain.

Misi: Menemani, melayani dan membela hak-hak pengungsi lintas

batas dan pengungsi internal.

JRS Indonesia menyediakan diri dengan terlibat di tengah-tengah

masyarakat maupun individu, dan meningkatkan kerja sama dan jaringan

regional maupun global bagi kepentingan pengungsi maupun pengungsi

internal.


commit to user

6

5. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia)

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) tahun 2012

NPO & Project Director

Organization Secretary & PR

National Info-Advo Officer

Pengawas Yayasan

Pengurus Yayasan

Direktur Nasional

National Finance Officer

Project Coordinator

Assistant Nat. Prog. Officer

Communication Officer

Support Officer

Finance Officer

Info-Advo Officer

Field Officer

Accounting Officer

HR Admin Officer

Pembina Yayasan

Sumber: National Human Resources Officer JRS Indonesia


commit to user

7

6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

a. Tanggung Jawab Pembina, Pengawas, dan Pengurus Yayasan

Tanggung jawab pembina, pengawas, dan pengurus Yayasan

JRS Indonesia dijabarkan sesuai dengan tanggung jawab umum

jabatan di atas yang tercantum dalam UU RI No.28 Th.2004

tentang Perubahan atas UU No.16 Th.2001 tentang Yayasan.

b. Uraian Kerja Direktur Nasional

Bertanggung jawab kepada Regional Director atas tugas–tugas

berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Mengkoordinasi tim assesment untuk membuka

program.

b) Mengkoordinasi tim project design untuk pembuatan

proposal dan perencanaan kerja.

c) Mengkoordinasi tugas–tugas untuk implementasi

program para project director, National Officer, staf

dan support staff yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

d) Melaporkan program kepada donor.

e) Bersama dengan National Finance Officer memetakan

dana masing–masing donor.


commit to user

8

f) Menjawab pertanyaan–pertanyaan dari lapangan

mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya

(guideline) yang terkait dengan program.

g) Menetapkan pedoman (guideline) program–program

yang dikerjakan JRS sebagai alat untuk mengevaluasi

program.

h) Menindaklanjuti hasil pemantauan akuntabilitas

pelaksanaan program–program JRS apakah sudah

berdasarkan standar bantuan kemanusiaan yang berlaku

yang dibuat oleh National Program Officer.

i) Membuat keputusan atas rekomendasi yang diberikan

oleh National Program Officer dalam melakukan

pemantauan program berskala besar atau yang

menentukan nama baik JRS karena melibatkan banyak

pihak atau lembaga lain (di luar JRS).

j) Menghadiri pertemuan dan mengadakan koordinasi

program dengan pemerintah, UN, INGO, dan NGO di

tingkat internasional dan nasional yang tidak bisa

diwakilkan untuk mendukung kelancaran program.

k) Menghentikan atau memutuskan keberlangsungan

program di tingkat nasional.

l) Memutuskan pembukaan atau penutupan suatu proyek.


commit to user

9

m) Membentuk tim assessment untuk pembukaan program

baru.

n) Memberi persetujuan kepada Project Director atau

National Officer untuk menandatangani suatu kerja

sama (MoU) dengan pihak luar JRS.

o) Memberi masukan kepada Project Director, National

Information–Advocacy Officer dan National Program

Officer dalam mengambil keputusan mengenai

keberlangsungan program JRS yang tidak bekerja sama

dengan pihak atau lembaga di luar JRS.

p) Memberi masukan kepada Project Director, National

Information–Advocacy Officer dan National Program

Officer dalam mengambil keputusan mengenai

keberlangsungan program JRS yang bekerja sama

dengan pihak atau lembaga di luar JRS.

q) Memberi masukan–masukan dan pertimbangan kepada

National Information–Advocacy Officer mengenai

kampanye, publikasi informasi dan data–data yang

bertujuan untuk membela hak–hak pengungsi.

r) Memberi masukan–masukan kepada National Program

Officer dalam mengambil keputusan untuk pemindahan

dan atau pengalihan program dari wilayah proyek satu

ke wilayah proyek lainnya jika ada program dan


commit to user

10

anggaran yang belum dipakai dan dengan alasan–alasan

yang kuat.

s) Mengelola program yang dijalankan di Kantor

Nasional.

t) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS

dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan

pengungsi.

2) Berkaitan dengan Personil

a) Memutuskan komposisi personel JRS sesuai dengan

kebutuhan pelaksanaan program di lapangan.

b) Membantu National Human Resources Officer menjadi

anggota tim perekrutan.

c) Mengangkat personel menjadi staf JRS dan atau yang

menduduki posisi struktural (para coordinator, project

director, dan national officer).

d) Menandatangani surat kesepakatan kerja semua staf

JRS dan support staff yang langsung berada di bawah

koordinasinya.

e) Memutuskan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian.

f) Memutuskan penempatan, pemindahan dan

penggantian project director, para national officer, staf


commit to user

11

HRD, staf Informasi–Advokasi, staf Finance serta

support staff yang langsung di bawah koordinasinya.

g) Menetapkan gaji personel JRS.

h) Membuat uraian kerja para project director, national

officer, staf dan support staff yang langsung berada di

bawah koordinasinya.

i) Membuat penilaian kinerja atas para project director,

national officer, staf dan support staff yang langsung

berada di bawah koordinasinya.

j) Memutuskan peserta pelatihan untuk tingkat nasional

maupun internasional.

k) Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru.

l) Memutuskan wakil yang ditugaskan JRS dalam

pertemuan–pertemuan internasional dan nasional.

m) Mengambil kebijakan khusus untuk hal–hal yang belum

diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS.

n) Memberikan ijin cuti bagi para director, para national

officer, dan para officer yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

o) Menerbitkan surat peringatan ke–3 (PHK) bagi

personel yang melanggar peraturan sesuai dengan

ketentuan yang ada.


commit to user

12

p) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

usaha untuk mengembangkan kemampuan diri,

misalnya mempelajari dokumen–dokumen yang berisi

tentang perlindungan pengungsi, undang–undang

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan

a) Mengambil keputusan untuk program baru di luar

proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) sesuai

dengan ketentuan yang berlaku di JRS.

b) Mengambil keputusan untuk pengeluaran di luar

anggaran (di dalam proyek yang sedang berjalan)

berdasarkan ketentuan yang berlaku di JRS.

c) Memutuskan pembelian aset yang sangat dibutuhkan

untuk program.

d) Membuka rekening bank untuk seluruh program atas

namanya dan National Finance Officer.

4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Bersama Regional Director mencari dana untuk

mendukung program–program di Indonesia, dalam

bentuk pembuatan proposal.


commit to user

13

b) Memberi masukan–masukan dan pertimbangan–

pertimbangan kepada Regional Director untuk

pembukaan dan penutupan program baru.

c) Bila mendapat delegasi dari Regional Director,

membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain

yang bersifat internasional, misalnya donor.

d) Membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain,

misalnya rekanan pelaksana (pembuat film, penerbit,

kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb.

c. Uraian Kerja National Finance Officer

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas

berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program, Keuangan, dan Aset

a) Membantu Country Director dalam pengelolaan

keuangan dan penggalangan dana.

b) Bekerja sama dengan National Program Officer

membuat penghitungan proposal, pengkodean dan

pelaporan untuk para donor sesuai dengan butir-butir

dalam proposal.

c) Bekerja sama dengan Country Director melakukan

penarikan tunai dari bank dan pemakaiannya untuk

pembelian dan pembayaran dengan mempertimbangkan

keamanan personel dan aset JRS.


commit to user

14

d) Melakukan monitoring atas laporan keuangan yang

dibuat oleh masing-masing Project Finance

Coordinator, memperbaiki pengkodean yang salah dan

menjelaskan hal-hal yang tidak jelas kepada mereka.

e) Bersama dengan National Program Officer membuat

evaluasi penggunaan dana. Hasil evaluasi disampaikan

kepada Country Director.

f) Memberi usulan kepada Country Director dan National

Program Officer untuk pembukaan dan penutupan

suatu proyek.

g) Membuat dan mengembangkan sistem logistik, aset dan

dana untuk JRS Indonesia. Sistem yang dibuat harus

disetujui oleh Country Director dan Regional Director.

h) Mengembangkan sistem kontrol dan monitor bagi

semua level transaksi keuangan di JRS.

i) Mengembangkan sistem audit keuangan baik eksternal

maupun internal.

j) Membuat format anggaran dan pelaporan keuangan

seperti format anggaran dan rekonsiliasi.

k) Memastikan bahwa setiap akhir bulan (tanggal 25),

anggaran pembelian dan pembayaran di proyek pada

bulan berikutnya dibuat dengan persetujuan dari

Country Director.


commit to user

15

l) Mengembangkan “banking system”: bank account

holder, otorisasi transaksi bank, dsb.

m) Menyediakan sistem dan mekanisme penggalangan

dana sejauh disetujui oleh Regional Director.

n) Memutuskan pengeluaran darurat Kantor Nasional

berdasarkan ketentuan di JRS yang berlaku bila tidak

bisa berkonsultasi dengan Country Director. Keputusan

dibuat secara tertulis dengan menggunakan format

khusus.

o) Menyajikan perkembangan laporan keuangan setiap

bulan kepada Country Director, para National Officer,

dan Project Director sebagai bahan evaluasi atas

penggunaan uang proyek.

p) Memastikan bahwa staf dapat dipercaya memegang PC

dalam bentuk mata uang apa pun, melaporkannya

secara bertanggung jawab dan tepat waktu sesuai

dengan ketentuan yang disepakati.

q) Sejauh mendapatkan delegasi dari Country Director,

menyetujui pemberikan hak-hak (gaji dan tunjangan)

kepada staf JRS.

r) Menjaga likuiditas (aliran) dana untuk 3 bulan ke

depan.


commit to user

16

s) Membuka rekening bank atas nama Yayasan JRS

Indonesia bersama dengan Country Director.

t) Melakukan pengawasan uang milik JRS atas para

finance officer dan menyediakan informasi tentang

jumlah dan posisi keuangan JRS untuk Country

Director:

- Memastikan semua transaksi memiliki bukti-

bukti resmi seperti nota-nota.

- Memastikan bahwa semua dokumen keuangan

disimpan dan siap untuk keperluan audit.

- Bertanggung jawab atas seluruh kas JRS

Indonesia dan aset-aset yang digunakan di

proyek.

u) Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk

pembelian aset-aset JRS kepada Country Director.

v) Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan aset-

aset JRS bekerja sama dengan Project Finance

Coordinator.

w) Melakukan audit internal secara teratur (3 bulan sekali)

ke proyek dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit.

Hasil evaluasi tertulis tersebut kemudian disampaikan

kepada Country Director, para National Officer dan

Project Director.


commit to user

17

2) Berkaitan dengan Personel

a) Membantu Country Director sebagai anggota tim

perekrutan staf dan support staff finance (di kantor

nasional) sesuai dengan kebutuhan program di

lapangan.

b) Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan

dan mekanisme finance.

c) Memutuskan untuk mengangkat dan menghentikan

support staff untuk bidang finance sesudah konsultasi

dengan para National Officer dan Country Director.

d) Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian kepada Country Director.

e) Memberikan uraian kerja personel finance serta support

staff yang berada di bawah koordinasinya.

f) Melakukan penilaian kinerja atas personel finance serta

support staff yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

g) Mengusulkan penempatan, pemindahan dan

penggantian staf finance kepada Country Director,

Project Director dan para National Officer.

h) Memutuskan dan mengkoordinasi penempatan,

pemindahan, dan penggantian support staff finance


commit to user

18

dengan berkonsultasi dengan para National Officer dan

Country Director.

i) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

j) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti

seminar atau pelatihan tingkat internasional yang

diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

k) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan personel yang langsung di bawah

koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan

kepegawaian JRS.

l) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan


misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi

tentang perlindungan pengungsi, undang-undang




a) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja

sama, dll.) untuk mendukung program-program di

Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan


commit to user

19

pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat, dan

tepat pada waktunya.

b) Mengundang auditor dari luar (eksternal) untuk

memeriksa akuntabilitas laporan keuangan JRS dan

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk

kelancaran audit tersebut.

d. Uraian Kerja National Program Officer


berikut ini:


a) Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor

Nasional maupun dengan proyek di lapangan dengan

mengunjungi dan memberikan dukungan terhadap

program-program demi keberhasilan implementasi

program di lapangan.

b) Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim nasional

maupun proyek untuk menjalankan perannya dalam

koordinasi dan pemberian dukungan dan arahan

proyek.

c) Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan,

pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program

JRS pada level nasional.


commit to user

20

d) Membantu Country Director dalam mengkoordinasi

penyusunan proposal dan membentuk tim project

design.

e) Bersama dengan National Finance Officer membuat

kode keuangan sesuai dengan proposal. Kode keuangan

ini dipakai untuk penyusunan laporan program.

f) Membuat evaluasi keuangan program bersama National

Finance Officer setelah laporan keuangan selesai

dibuat.

g) Bersama National Information-Advocacy Officer

membuat analisis atau laporan untuk program-program

tertentu.

h) Memberikan masukan dan konsultasi dengan tim di

lapangan mengenai segala sesuatu yang tidak ada

pedomannya (guideline) yang terkait dengan program.

i) Bersama dengan Country Director dan Project

Director, mengembangkan dan memantau kriteria,

metodologi dan panduan-panduan progam JRS:

standar-standar perencanaan, penulisan laporan proyek,

membuat pedoman (guidelines) dan agenda, serta

memeriksa proposal-proposal proyek, laporan-laporan

tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan.


commit to user

21

j) Melakukan pemantauan dan menjaga akuntabilitas

pelaksanaan program-program JRS berdasarkan standar

bantuan kemanusiaan yang berlaku, di antaranya

dengan melakukan kunjungan secara berkala ke lokasi-

lokasi proyek, serta membuat evaluasi dan rekomendasi

tertulis dari setiap kunjungan serta menyampaikannya

kepada Project Director dan Country Director untuk

ditindaklanjuti.

k) Melakukan pemantauan program berskala besar/tingkat

nasional atau yang menentukan nama baik JRS karena

melibatkan banyak pihak atau lembaga lain (di luar

JRS) bersama dengan Project Coordinator dan Project

Director dan membuat rekomendasi tertulis kepada

Country Director yang akan mengambil keputusan.

l) Membangun jaringan kerja sama dan menghadiri

pertemuan-pertemuan terkait dengan program yang

dijalankan JRS dengan pemerintah, UN, INGO, dan

NGO di tingkat nasional untuk mendukung

keberhasilan program.

m) Mempersiapkan dan melaksanakan pertemuan-

pertemuan para Project Director dan Coordinator

untuk membahas isu-isu yang terkait dengan program.


commit to user

22

n) Memberi masukan-masukan kepada Project Director

dan Coordinator dalam rapat-rapat sejauh diperlukan

serta mendukung dan atau memfasilitasi pelatihan-

pelatihan yang relevan demi keberhasilan program yang

dijalankan.

o) Mengarahkan dan memastikan konsistensi penerapan

misi dan etos kerja JRS dalam implementasi program di

lapangan.

p) Mengkoordinasi perumusan proposal-proposal proyek

untuk kegiatan-kegiatan koordinasi dan

menyampaikannya kepada Country Director.

q) Merekomendasikan penghentian atau pemutusan

keberlangsungan proyek yang tidak bekerja sama

secara resmi dengan pihak atau lembaga lain dengan

mempertimbangkan masukan Project Director dan

Project Coordinator dan mengajukannya kepada

Country Director untuk diputuskan.

r) Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai


dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah

mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada

Country Director.


commit to user

23

s) Membantu para Project Coordinator dan Project

Director dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

t) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada Country Director untuk pembukaan atau

penutupan suatu proyek.

u) Membuat dan atau menandatangani kerja sama (MoU)

dengan pihak luar JRS terkait dengan program sejauh

didelegasikan oleh Country Director.

v) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada National Information-Advocacy Officer

mengenai kampanye, publikasi informasi dan data-data

yang bertujuan untuk membela hak-hak pengungsi.

w) Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama

JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan

mengupayakan untuk selalu memperbaharui database

proyek supaya tidak kadaluwarsa.

x) Bersama dengan Country Director dan Project Director

membuat metodologi dan kerangka kerja serta sumber-

sumber untuk evaluasi proyek. Selanjutnya membantu

Project Coordinator dan Project Director dalam

mengelola dan mengevaluasi proyek.

y) Membuat rekomendasi kepada Country Director dan

atau Project Director untuk pemindahan atau


commit to user

24

pengalihan program dari proyek yang satu ke proyek

lainnya jika ada program dan anggaran yang belum

dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan yang

kuat.

z) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada National Information-Advocacy Officer

mengenai program advokasi.

aa) Memberikan masukan dan pertimbangan mengenai

program yang dijalankan di Kantor Nasional kepada

Country Director.

bb) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS


pengungsi.


a) Membantu National Human Resources Officer sebagai

anggota tim perekrutan personel baru sesuai dengan

kebutuhan pelaksanaan program di lapangan, antara

lain dengan mewawancari calon.

b) Mengusulkan perekrutan, pengangkatan, penggantian

dan penghentian personel kepada Country Director.

c) Mengusulkan dan memberi pertimbangan mengenai

pengangkatan Project Director, Project Coordinator

dan para National Officer kepada Country Director.


commit to user

25

Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian kepada Country Director.

d) Memutuskan penempatan, pemindahan dan

penggantian staf dan support staff dari area proyek

yang satu ke area yang lain yang berbeda project

director melalui konsultasi dengan Country Director

dan para National Officer.

e) Mengusulkan penempatan, pemindahan dan

penggantian staf program (yang langsung di bawah

koordinasinya) kepada Country Director dan para

National Officer.

f) Mengusulkan gaji personel program kepada Country

Director dan National Human Resources Officer.

g) Membuat dan menandatangani, atas nama JRS, surat

perjanjian kerja support staff yang berada langsung di

bawah koordinasinya.

h) Membuat uraian kerja staf dan support staff yang

berada langsung di bawah koordinasinya.

i) Membuat penilaian kerja personel yang berada

langsung di bawah koordinasinya minimal 2 kali

setahun.


commit to user

26

j) Mengusulkan peserta pelatihan untuk tingkat nasional

maupun internasional kepada Country Director dan

National Human Resources Officer.

k) Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru

untuk materi program.

l) Memberikan usulan dan pertimbangan kepada Country

Director untuk pengangkatan Project Director dan

National Officer.

m) Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan

kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan

mewakili JRS dalam pertemuan-pertemuan

internasional maupun nasional.

n) Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan

kepada Country Director dan National Human

Resources Officer untuk staf yang ditugaskan

mengikuti seminar atau pelatihan yang diselenggarakan

oleh pihak luar JRS, baik nasional maupun

internasional.

o) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan personel yang langsung di bawah

koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan

kepegawaian JRS.


commit to user

27

p) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director dan National Human Resources

Officer mengenai hal-hal yang berhubungan dengan

personel sejauh belum diatur secara jelas dalam aturan

kepegawaian JRS (misalnya mengenai tunjangan-

tunjangan untuk personel).

q) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan







a) Bertanggung jawab kepada Country Director untuk

penyusunan budget proposal untuk kegiatan-kegiatan

yang diperlukan di bidang program.

b) Menyusun perencanaan anggaran untuk kegiatan yang

diperlukan di bidang program dan mengusulkannya


c) Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas

kegiatan-kegiatan program sesuai dengan format JRS

yang tersedia kepada Country Director.


commit to user

28

d) Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran

kegiatan-kegiatan program kepada Country Director.


a) Bersama Country Director membantu mencari dana

untuk mendukung program-program di Indonesia,

dalam bentuk pembuatan proposal.

b) Mengembangkan dan mengelola perjanjian-perjanjian

kerja dengan pihak lain terkait dengan implementasi

program dengan berkonsultasi dengan Project Director

dan National Officer.

c) Menjadi penghubung para Program Officer di tingkat

regional.

d) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja



pembuatan laporan tepat pada waktunya.

e) Bila mendapat delegasi dari Country Director,

membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain,

misalnya donor, rekanan pelaksana (pembuat film,

penerbit, kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb.

f) Melakukan konsultasi dan kerja sama dengan Program

Officer tingkat regional.


commit to user

29

g) Melakukan kerja sama dan partnership dengan

lembaga-lembaga lain dalam menjalankan program.

e. Uraian Kerja National Information–Advocacy Officer


berikut ini:


a) Membantu Country Director di bidang Informasi,

Database, dan Riset.

b) Membantu Country Director di bidang Advokasi.


a) Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim JRS dalam

melaksanakan kegiatan-kegiatan advokasi, membantu

perekrutan, orientasi dan induksi mengenai informasi

dan advokasi serta standar-standar bantuan

kemanusiaan, dan peningkatan kapasitas staf.

b) Membantu memberikan uraian kerja personel informasi

dan advokasi serta database & IT Officers yang berada

di bawah koordinasinya.

c) Melakukan penilaian kinerja atas personel informasi

dan advokasi serta support staff yang berada di bawah

koordinasinya.


commit to user

30

d) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

e) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti

seminar atau pelatihan tingkat internasional yang

diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

f) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan




tentang pendidikan, dokumen-dokumen hukum

Indonesia serta standar kemanusiaan, guiding principle

tentang kepengungsian, dsb.


a) Membantu Country Director untuk penyusunan budget

proposal untuk kegiatan-kegiatan advokasi, research

dan informasi.

b) Membantu menyusun perencanaan anggaran untuk

kegiatan advokasi, research dan informasi dan

mengusulkannya kepada Country Director.


commit to user

31

c) Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas

kegiatan-kegiatan advokasi, research dan informasi


d) Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran kegiatan

advokasi yang sangat dibutuhkan kepada Country

Director.

e) Memberi usulan dan pertimbangan kepada Country

Director mengenai pengeluaran di luar proposal dan

pembukaan program baru di luar proposal proyek yang

sudah disetujui.

4) Hubungan dengan Tim Kerja, Donor, dan Partnership

a) Membantu Country Director mencari dana untuk

program advokasi JRS.

b) Menyediakan dan menyebarkan informasi tentang JRS

untuk mendukung pencarian dana bagi program-

program JRS Indonesia dengan persetujuan Country

Director.

c) Menyelenggarakan kegiatan penggalangan dana di

tingkat nasional bekerja sama dengan National Officer

dan dengan persetujuan Country Director.

d) Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk

kepentingan hubungan dengan donor.


commit to user

32

e) Memeriksa dan mengoreksi konsep proposal dan

laporan kegiatan program JRS jika dibutuhkan.

f) Berkoordinasi dengan tim-tim kerja terkait, memastikan

bahwa isu-isu advokasi selalu terintegrasi dalam

pelaksanaan program di lapangan.

g) Menjalin hubungan yang baik dengan jaringan advokasi

dengan memberi informasi terbaru, berbagi informasi

atau data, menghadiri pertemuan jaringan dan bentuk-

bentuk komunikasi/koordinasi yang lain dengan tetap

memperhatikan kepentingan masyarakat yang

didampingi.

h) Mempublikasikan dan mengampanyekan isu-isu

advokasi dengan tetap mempertimbangkan dampak

positif-negatif terhadap masyarakat pengungsi yang

didampingi oleh JRS dengan persetujuan Country

Director.

f. Uraian Kerja Accounting Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas

berikut ini:


a) Bertanggung jawab atas uang kas baik rupiah maupun

valuta asing yang ada di kantor nasional.


commit to user

33

b) Membukukan semua transaksi keuangan yang

dilakukan di kantor nasional.

c) Menyimpan bukti-bukti transaksi dan membuat laporan

rekonsiliasi per minggu.

d) Memeriksa laporan keuangan dari semua proyek yang

ada di JRS Indonesia, sekaligus menginformasikan

kepada proyek jika ternyata ada kesalahan kode.

e) Memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan

semua transaksi keuangan kantor nasional ke dalam

jurnal-jurnal pada sistem akuntansi JRS Indonesia.

f) Membuat laporan keuangan berdasarkan laporan yang

dihasilkan dalam program akuntansi serta membuat

laporan konsolidasi per tiga bulan.

g) Membuat laporan keuangan yang meliputi neraca,

laporan aktivitas serta laporan perubahan aset lembaga

berdasarkan pada sistem akuntansi JRS Indonesia.

h) Menginformasikan secara tertulis kepada National

Finance Officer jika menemukan transaksi yang tidak

wajar.

i) Merekomendasikan kepada National Finance Officer

mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses

internal audit berdasarkan laporan bulanan dari proyek.


commit to user

34

j) Mencatat dan memproses laporan akuntansi atas semua

aset yang dimiliki oleh JRS Indonesia.

k) Membantu Finance Officer dalam menyusun laporan

tahunan Pajak Penghasilan ps. 21 Staff/Volunteer dan

Pajak penghasilan ps. 25 Badan.

l) Membantu National Finance Officer dalam membuat

laporan untuk donatur khusus.

m) Membantu National Finance Officer dalam

menyediakan data yang diminta oleh auditor eksternal

dan memberikan keterangan seperlunya kepada mereka

atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.


a) Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan

dan mekanisme keuangan sejauh diberi delegasi oleh

National Finance Officer.

b) Melakukan penilaian kinerja atas personel finance yang

berada langsung di bawah koordinasinya.

c) Mengusulkan dan mengkoordinasi penempatan,

pemindahan, dan penggantian staff finance kepada


d) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

National Finance Officer untuk staff finance yang


commit to user

35

ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang

mengundang JRS.

e) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

National Finance Officer untuk staff finance yang

ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat

internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar

JRS.

f) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan






3) Berkaitan dengan Keuangan dan Aset

a) Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk

pembelian aset-aset JRS kepada National Finance

Officer.

b) Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan aset-

aset JRS bekerja sama dengan National Finance

Officer.

c) Membantu National Finance Officer melakukan audit

internal secara teratur (3 bulan sekali) terhadap seluruh


commit to user

36

proyek JRS Indonesia dan memberikan evaluasi tertulis

hasil audit.


a) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja



pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat dan

tepat pada waktunya di wilayah pelaksanaan proyek.

b) Mengusulkan kepada National Finance Officer untuk

mengundang auditor eksternal untuk memeriksa

akuntabilitas laporan keuangan JRS dan

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk

kelancaran audit tersebut.

g. Uraian Kerja Human Resources Administration Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas

berikut ini:

1) Berkaitan dengan Administrasi Human Resources

a) Perekrutan dan Seleksi Kandidat

- Membantu mengkoordinasi pelaksanaan

perekrutan dalam hal pengumuman,

menyampaikan daftar kandidat kepada

koordinator tim perekrutan, mengundang

kandidat, membuat agenda wawancara, merekap


commit to user

37

hasil wawancara, mengumumkan penerimaan dan

penolakan, menyampaikan kepada staf baru

tanggal orientasi dan persiapan keberangkatan ke

tempat kerja.

- Menyusun uraian kerja staf berdasarkan masukan

dari para supervisor.

- Membuat dan mengelola pengarsipan kontrak,

uraian kerja, code of conduct dan dokumen-

dokumen staf lainnya berdasarkan informasi dari

para supervisor.

b) Orientasi Staf Baru

- Membantu memberi penjelasan mengenai

administrasi (kontrak dan penggajian) dan

ketentuan-ketentuan mengenai kesejahteraan

personel JRS.

- Mengumpulkan dokumentasi dari staf baru dan

memberikan dokumentasi JRS yang harus

dipegang oleh staf baru.

c) Induksi Staf Baru

- Membantu supervisor membuat/mengingatkan

jadwal induksi staf baru.

- Membantu supervisor dalam pelaksanaan induksi

staf baru.


commit to user

38

d) Pendampingan dan Pengembangan Staf

- Membantu membuat jadwal evaluasi kinerja

untuk masing-masing personel.

- Mengumumkan situasi personel yang

memerlukan perhatian, ulang tahun, dan

semacamnya.

- Membuat dan memperbaharui daftar seminar atau

pelatihan yang pernah diikuti personel.

- Membuat sertifikat seminar atau pelatihan jika

difasilitasi oleh lembaga.

- Memberikan masukan-masukan dan usulan hal-

hal yang terkait dengan peraturan/undang-undang

kepegawaian pemerintah dan organisasi/JRS

kepada para supervisor.

- Menyiapkan format-format untuk rekomendasi

dan keperluan seminar atau pelatihan.

e) Kesejahteraan Staf

- Mencatat absensi personel yang off unpaid.

- Mencatat personel yang bekerja lebih dari 30 hari

di luar wilayah kerjanya.

- Membuat dan memperbaharui informasi atau data

cuti dan mengurusi administrasinya dengan

bekerja sama dengan Finance Officer.


commit to user

39

- Membuat dan memperbaharui informasi atau data

antar kontrak dan mengurusi administrasinya

dengan bekerja sama dengan Finance Officer dan

supervisornya.

- Memastikan dana solidaritas diberikan kepada

staf yang berhak.

- Mengelola administrasi Askes seluruh personel

(pendaftaran, reimburse, penghentian,

perpanjangan, dll) dan membuat informasi atau

data terbaru yang berhubungan dengan kesehatan

setiap personel.

f) Penggajian Staf

- Mengusulkan gaji dan tunjangan personel baru

berdasarkan sistem penggajian JRS kepada


- Menghitung gaji dan tunjangan-tunjangan lain

untuk dilaporkan/diberikan kepada National

Finance Officer.

- Membuat slip dan mengirimkan slip-slip gaji

maupun tunjangan kepada masing-masing

personel dengan tembusan kepada National

Finance Officer dan Project Finance Coordinator


commit to user

40

untuk personel yang didanai oleh proyek yang

bersangkutan.

- Mencatat dan menghitung perubahan-perubahan

tunjangan-tunjangan personel yang mengalami

perubahan status seperti rumah, suami/istri, anak,

dll.

- Melaporkan kepada Finance National Officer

perubahan gaji pokok personel tiap tahun, dan per

semester untuk support staff berdasarkan sistem

yang berlaku.

- Mengurus perpajakan serta memberi informasi

kepada Finance National Officer mengenai

perkembangan perpajakan

g) Akhir Kontrak Staf

- Menyimpan arsip “exit questionnaire” masing-

masing personel

- Membuat draft surat rekomendasi kerja personel

yang selesai di JRS.

- Menyampaikan keputusan sanksi adminisitratif

kepada personel yang bersangkutan.

- Menghitung hak-hak akhir kontrak (gaji,

loyalitas, pesangon) dan memberikan slip hak-

hak tersebut kepada personel yang bersangkutan.


commit to user

41

2) Berkaitan dengan Personel pada Umumnya

a) Ikut menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang

bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel

JRS wilayahnya.

b) Membantu team finance dibidang transaksi keuangan

harian di kantor nasional jika dibutuhkan.

c) Memberi pertimbangan mengenai kebutuhan seminar

atau pelatihan yang mendukung program kepada

Country Director dan untuk secara keseluruhan.

d) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan




tentang pendidikan, kemanusiaan, guiding principle

tentang kepengungsian, dsb.

e) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS


pengungsi.

h. Uraian Kerja Assistant National Program Officer

Bertanggung jawab kepada National Program Officer atas

tugas-tugas berikut ini:


commit to user

42


a) Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor

Nasional maupun dengan proyek di lapangan dan

bersama dengan delegasi NPO, mengunjungi serta

memberikan dukungan terhadap proyek JRS demi

keberhasilan implementasi di lapangan.

b) Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan,

pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program

JRS pada level nasional.

c) Memberikan masukan dan konsultasi kepada NPO

mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya

(guideline) yang terkait dengan program.

d) Bersama dengan NPO & PCs, mengembangkan dan

memantau kriteria, metodologi dan panduan-panduan

progam JRS: standar-standar perencanaan, penulisan

laporan proyek, membuat pedoman (guidelines) dan

agenda serta memeriksa proposal-proposal proyek,

laporan-laporan tiga bulanan, enam bulanan dan

tahunan.

e) Memberikan masukan kepada NPO tentang konsistensi

penerapan misi dan etos kerja JRS dalam implementasi

program di lapangan.


commit to user

43

f) Membantu perumusan proposal-proposal proyek untuk

kegiatan-kegiatan koordinasi dan menyampaikannya

kepada National Programme Officer.

g) Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai


dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah

mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada

National Program Officer.

h) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada NPO untuk pembukaan atau penutupan suatu

proyek.

i) Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama

JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan

mengupayakan untuk selalu memperbaharui database

proyek supaya tidak kadaluwarsa.

j) Membuat metodologi dan kerangka kerja serta sumber-

sumber untuk evaluasi proyek bersama dengan NPO.

Selanjutnya membantu Project Coordinator dalam

mengelola dan mengevaluasi proyek.

k) Membuat rekomendasi kepada NPO untuk pemindahan

atau pengalihan program dari proyek yang satu ke

proyek lainnya jika ada program dan anggaran yang


commit to user

44

belum dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan

yang kuat.

l) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS


pengungsi.


a) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan







a) Mengambil keputusan dalam situasi darurat dan tidak

bisa konsultasi dengan atasan langsung untuk program

baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang

berjalan) dengan anggaran sesuai dengan kebijakan

finansial yang ada. Keputusan dibuat secara tertulis

dengan menggunakan format khusus. Jika bisa

konsultasi dengan atasan langsung, hal ini menjadi

wewenang National Program Officer.


commit to user

45

b) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan

untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program

kepada National Program Officer.


a) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan

donor JRS di wilayah kerjanya.

b) Menjalin hubungan dengan penduduk di wilayah

kerjanya, para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga

keagamaan setempat, dan wakil lembaga-lembaga

internasional maupun lokal (Badan PBB dan LSM-

LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi

(refugee dan asylum seekers) di tingkat proyek.

c) Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian

program kepada National Program Officer.

i. Uraian Kerja Communication Officer

Bertanggung jawab kepada National Information-Advocacy

Officer atas tugas-tugas berikut ini:


a) Menganalisa kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh

pihak-pihak yang berwenang terhadap situasi politik

yang berkaitan dengan pengungsi lintas batas dan

pengungsi internal di Indonesia.


commit to user

46

b) Mengembangkan strategi-strategi komunikasi dan

rencana-rencana komunikasi JRS Nasional terkait

dengan butir 1 di atas.

c) Membantu National Information-Advocacy Officer

mengelola informasi, publikasi dan relasi dengan media

serta menyebarkan riset dan kebijakan JRS seluas-

luasnya.

d) Menulis artikel bagi publikasi nasional maupun

internasional termasuk publikasi-publikasi JRS.

e) Mengelola isi situs jejaring dan merancang serta

mengedit publikasi nasional.

f) Mengorganisasi pelatihan atau lokakarya media dan

komunikasi bagi para staf JRS untuk peningkatan

kesadaran masyarakat terhadap isu-isu yang terkait

dengan pengungsi sehingga staf JRS mampu membuat

identifikasi isu-isu untuk disampaikan secara umum,

serta menerapkan pedoman-pedoman pelatihan yang

telah dibuat kantor regional.

g) Berperan serta dalam berbagai lokakarya, seminar dan

pertemuan serta berkoordinasi dan mengembangkan

komunikasi yang efektif antara JRS dan jejaring

komunikasi/advokasi nasional.


commit to user

47

h) Memperbaharui database JRS untuk memastikan

salinan dokumen-dokumen kunci, data dan foto-foto

dari kantor-kantor lapangan maupun nasional dilakukan

secara teratur.

i) Mengelola dan memperbaharui milis internal, eksternal,

termasuk alumni secara berkala.

j) Memastikan perpustakaan JRS di kantor nasional

memiliki koleksi pustaka terbaru sesuai dengan

publikasi kunci terbaru dan informasi buku serta

tersedianya dokumen online.

k) Memastikan server JRS Indonesia berjalan dan

membantu kapanpun dibutuhkan dengan

mengorganisasi pemeliharaan perangkat keras yang

digunakan baik staf nasional maupun lapangan.


a) Mengkoordinasi sukarelawan di kantor nasional yang

bertugas dalam memperbaharui database dan membuat

desain rencana-rencana kerja bagi para sukarelawan

dan mendampingi pelaksanaannya.

b) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan





commit to user

48




a) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan


kepada National Information-Advocacy Officer.


a) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan

donor JRS di wilayah kerjanya sejauh didelegasikan

oleh supervisor.







j. Uraian Kerja Organization Secretary and Public Relation


berikut ini:

1) Hubungan dengan Pemerintah

a) Mencari data dan informasi serta menganalisa

kebijakan-kebijakan pemerintah yang berhubungan

dengan eksistensi lembaga JRS.


commit to user

49

b) Membantu Country Director dalam menyediakan

syarat-syarat administratif dan konsultasi hukum terkait

dengan kelembagaan JRS.

c) Menyediakan dan mengurus tuntutan-tuntutan

administratif dari pemerintah terhadap JRS sebagai

lembaga.

d) Menyediakan laporan-laporan JRS menyangkut

kelembagaan maupun kegiatan program yang perlu

untuk pemerintah.

e) Membuat, mengirim, menerima dan

mendokumentasikan surat-surat keluar dan masuk JRS

ke dan dari pemerintah (sejauh diperlukan).

f) Membantu Country Director dalam membangun relasi

dengan pemerintah demi lancarnya kegiatan program

JRS.

2) Hubungan dengan Institusi Gerejani

a) Membantu Country Director dalam menjaga relasi dan

komunikasi yang baik dengan institusi gerejani dan

kegiatan gerejani (Keuskupan, Paroki, Tarekat Religius,

dan komunitas-komunitas rohaniwan/rohaniwati,

lembaga-lembaga sosial gereja lainnya).

b) Membuat, mengirimkan, dan mendokumentasikan

laporan-laporan kegiatan JRS kepada lembaga-lembaga


commit to user

50

gereja (Kedutaan Vatican untuk Indonesia, KWI, dan

institusi gerejani lain yang relevan).

c) Membuat sarana-sarana korespondensi JRS dengan

lembaga-lembaga gerejani (kartu natal/paskah, ucapan

terima kasih, surat-surat, dsb.) agar terjalin koordinasi

dan kerja sama dengan institusi gerejani.

d) Ikut merancang dan melaksanakan kesadaran terhadap

keprihatinan dan program JRS serta penggalangan dana

JRS untuk kalangan institusi-institusi gerejani.

e) Bertanggung jawab terhadap program beasiswa anak-

anak dari Pulau Buru bekerja sama dengan lembaga

gerejani (Panti Asuhan A.K. Ngawen dan Yayasan

Pengabdian Masyarakat Realino).

3) Hubungan dengan Masyarakat Umum

a) Membantu perencanaan dan pelaksanaan kegiatan-

kegiatan khusus JRS dalam rangka kesadaran maupun

menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat

umum, misalnya kegiatan Peringatan Hari Pengungsi

Sedunia, kegiatan peluncuran dokumen yang

diterbitkan JRS, dan semacamnya.

b) Memastikan terjalinnya hubungan dan komunikasi

yang baik dengan masyarakat sekitar kantor JRS dan


commit to user

51

aparat pemerintahan lokal (RT, RW, Desa, Kelurahan,

Kecamatan).

4) Kesekretariatan

Mengelola arsip-arsip yang terkait dengan lembaga (selain

database, data Human Resources, dan keuangan) yang

meliputi:

a) Surat-surat masuk dan keluar JRS dengan pihak lain

(pemerintah, institusi gerejani, masyarakat, donor, dll.).

b) Dokumen dan surat-surat kelembagaan (akte yayasan,

rapat-rapat yayasan, kebijakan-kebijakan pemerintah

tentang lembaga, surat-surat kepemilikan tanah dan aset

yang lain, sertifikat, dokumen konsultasi kelembagaan,

kontrak kerja sama, dll.).

c) Dokumen-dokumen program JRS (proposal, laporan,

hasil evaluasi, dll.).

5) Hospitalitas

a) Mengatur penerimaan tamu baik dari luar maupun

internal JRS.

b) Menerima telepon/fax.

c) Melayani pemesanan tiket dan membantu pengiriman

maupun penerimaan surat atau paket.


commit to user

52

6) Lain-lain

a) Mengkoordinasi para personel yang menjadi tanggung

jawabnya (jika ada).

b) Memberi masukan dan penilaian atas personel yang

menjadi tanggung jawabnya (jika ada).

c) Mengkoordinasi makan siang di kantor nasional.

d) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan





principles tentang kepengungsian, dsb.

e) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS


pengungsi.

f) Mengerjakan hal-hal penting yang belum teridentifikasi

terkait dengan urusan kelembagaan dan relasi lembaga

dengan lembaga lain (pemerintah, gereja, Serikat

Yesus, dan masyarakat).

k. Uraian Kerja Project Coordinator

Tugas dan tanggung jawab Coordinator Asylum Seeker Project

adalah:


commit to user

53

1) Membantu National Program Officer dalam hal:

a) Menghadiri pertemuan-pertemuan untuk berkoordinasi

di wilayah proyek dan mengawasi penerapan rencana

yang telah dibuat.

b) Menjalin hubungan dengan pihak-pihak terkait di

wilayah kerjanya: para pejabat sipil, pemimpin dan

lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembaga-

lembaga internasional, nasional maupun lokal (Badan

PBB dan LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi

para pengungsi (refugees/IDPs) di tingkat proyek.

c) Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian

program kepada National Program Officer.

d) Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan

percaya satu sama lain dengan semua pihak terkait serta

menggunakan relasi tersebut untuk menjaga

terpenuhinya hak para pencari suaka dan bela rasa atas

situasi mereka.

e) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan


f) Memastikan rencana-rencana dibuat sesuai dengan

format standar dan memperbaharui informasi atau data

pelaksanaannya sekurang-kurangnya setiap bulan.


commit to user

54

2) Menjalankan tugas-tugas berikut:

a) Berkaitan dengan Personel

- Mengkoordinasi kegiatan (kerja) para personel

(staf, volunteer, dan tenaga honorer) yang

menjadi tanggung jawabnya.

- Menyiapkan agenda-agenda pertemuan,

memfasilitasi pertemuan tim dengan

menggunakan teknik yang sesuai menurut

kesepakatan tim atas pedoman yang ada.

- Mendelegasikan tugas-tugas yang dibutuhkan

(misalnya: rekaman, pengumpulan informasi,

dsb.) kepada tim.

- Memberikan rekomendasi tertulis kepada

National Program Officer mengenai masalah staf,

volunteer dan tenaga honorer yang tidak bisa

ditangani oleh Project Coordinator.

- Membuat penilaian minimal dua kali setahun

terhadap staf dan tenaga honorer yang menjadi

tanggung jawabnya. Hasil penilaian tertulis

kemudian disampaikan kepada National Program

Officer.

- Memberikan usulan cuti untuk para staf dan

tenaga honorer yang menjadi tanggung jawabnya


commit to user

55

kepada National Program Officer berdasarkan

Kebijakan Kepegawaian JRS.

- Mengusulkan uraian kerja untuk para staf,

volunteer dan tenaga honorer di bawah

koordinasinya kepada National Program Officer.

- Menjelaskan uraian kerja dan Kebijakan

Kepegawaian untuk para staf dan tenaga honorer

yang menjadi tanggung jawabnya.

- Mengusulkan permintaan, penggantian atau

pemindahan staf, volunteer dan tenaga honorer di

bawah tanggung jawabnya kepada National

Program Officer dengan alasan yang kuat.

- Mengusulkan pengangkatan pekerja/tenaga

honorer sejauh dibutuhkan kepada National

Program Officer untuk mengurus kantor dan

rumah tangga.

- Menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang

bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan

personel JRS di wilayahnya.

- Mengusulkan kebutuhan seminar atau pelatihan,

volunteer atau tenaga honorer kepada National

Progam Officer.


commit to user

56

- Bersama dengan National Program Officer

menetapkan keanggotaan milis JRS untuk staf

dan tenaga honorer.

- Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan

dan usaha untuk mengembangkan kemampuan

diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen

yang berisi tentang perlindungan pengungsi,

undang-undang tentang pendidikan, standar

kemanusiaan, guiding principle tentang

kepengungsian, dsb.

b) Berkaitan dengan Keuangan

- Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk

program baru di luar proposal (di dalam proyek

yang sedang berjalan) dengan anggaran maksimal

lima juta rupiah jika ada anggaran program yang

tidak dapat direalisasikan. Keputusan dibuat

secara tertulis dengan menggunakan format

khusus. Konsultasi untuk hal ini menjadi

wewenang National Program Officer.

- Mengambil keputusan dalam situasi darurat untuk

pengeluaran di luar anggaran dengan anggaran

maksimal satu juta rupiah (dilihat per kasus).


commit to user

57

Konsultasi untuk hal ini menjadi wewenang


- Mengusulkan pengadaan aset yang sangat

dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan

kegiatan program kepada National Program

Officer.

- Mengadakan rekonsiliasi keuangan mingguan

bersama dengan Finance Officer.

- Memberikan otorisasi (persetujuan) secara tertulis

setiap pengeluaran keuangan yang ada di wilayah

proyek untuk program-program yang sudah ada

dalam proposal atau perencanaan bulanan yang

sudah mendapatkan persetujuan dari

penanggungjawab di atasnya.

- Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan

bulanan sesuai dengan format yang berlaku dan

mengirimkannya kepada National Program

Officer dengan tembusan kepada National

Finance Officer.

- Bersama Finance Officer membuka rekening baru

atas nama Yayasan JRS dengan surat kuasa yang

menentukan bahwa uang yang ada di rekening

milik JRS.


commit to user

58

c) Berkaitan dengan Program

- Bersama dengan National Program Officer dan

National Information-Advocacy Officer,

menyusun proposal proyek tahunan, berdasarkan

kebutuhan pengungsi dan sesuai dengan standar

SPHERE atau standar lain yang berlaku umum.

- Mengkoordinasi program di bawah tanggung

jawabnya dengan perencanaan, pelaksanaan dan

evaluasi program bulanan dengan mengacu pada

proposal dan perencanaan proyek.

- Menyusun perencanaan anggaran program

(budget) bulanan di atas dengan dibantu oleh

Finance Officer. Perencanaan anggaran tersebut

kemudian dikirimkan kepada National Program

Officer dengan tembusan kepada National

Information-Advocacy Officer dan National

Finance Officer.

- Membuat dan menandatangani perjanjian kerja

sama (MoU) dengan pihak lain di tingkat wilayah

proyek atas persetujuan National Program

Officer. Surat perjanjian asli kemudian dikirmkan

kepada Country Director dan dengan tembusan

kepada National Program Officer, National


commit to user

59

Information-Advocacy Officer dan National

Finance Officer.

- Menyelenggarakan rapat evaluasi dan

perencanaan kegiatan mingguan dan

melaporkannya kepada National Program

Officer.

- Menggali kebutuhan-kebutuhan baru (conduct

needs assessment) bagi orang-orang yang dilayani

di wilayah kerjanya dan melakukan analisis

tentang situasi dan hak-hak mereka secara umum

dan keseluruhan.

- Merekomendasikan program-program baru di

luar proposal setelah mendengarkan masukan dari

staf, volunteer dan tenaga honorer lapangan.

Project Coordinator mengusulkannya kepada

National Program Officer yang akan memberi

penilaian atasnya.

- Memberi usulan dan pertimbangan untuk

menghentikan suatu program yang sedang

berjalan kepada National Program Officer

dengan alasan yang kuat.

- Mengkoordinasi penyimpanan dan pengelolaan

inventaris aset milik JRS bersama tim JRS di


commit to user

60

wilayah proyek dan mengatur penggunaannya

untuk orang-orang yang dilayani.

- Bekerja sama dengan Finance Officer, menata

dan menginventaris semua bukti penerimaan dan

distribusi barang untuk pengungsi, NGO lokal,

staf dan tenaga honorer JRS.

- Mengusulkan kampanye, publikasi informasi dan

data-data yang bertujuan membela hak-hak

orang-orang yang dilayani kepada National

Information-Advocacy Officer atas sepengetahuan


- Jika memungkinkan bekerja sama dengan tim

proyek, mengembangkan perpustakaan proyek

yang mendukung program.

d) Berkaitan dengan Informasi-Advokasi

- Membantu staf proyek dalam pemberian

informasi, berjejaring dan pendampingan untuk

mencapai tujuan advokasi proyek serta

memperkenalkan anggota baru tim kepada pihak

terkait: masyarakat setempat, pemerintah lokal,

IOM, maupun UNHCR di wilayah proyeknya.

- Mengambil bagian dalam tim

rutin/harian/mingguan dengan berbagi


commit to user

61

pengalaman dan kesan para staf selama

pendampingan dan penemanan. Memberikan

informasi atau data mingguan dan laporan

bulanan kepada National Program Officer,

National Information-Advocacy Officer dan


- Mengumpulkan informasi tentang situasi

kesejahteraan pokok/dasar para pencari suaka dan

kebutuhan mereka, sistem dan informasi

pendukung yang tersedia serta informasi

mengenai prosedur Refugee Status Determination

(RSD) dari UNHCR maupun memeriksa dan

mengklarifikasi hal-hal penting yang muncul

dengan pemangku kepentingan yang lain

termasuk IOM, UNHCR, Imigrasi dan National

Information-Advocacy Officer.

- Membaca buku pegangan Refugee Status

Determination (RSD) dan pendaftaran UNHCR

untuk lebih meningkatkan pemahaman akan

prosedur dan persyaratan Refugee Status

Determination (RSD) UNHCR.

- Bekerja sama dengan National Information-

Advocacy Officer mengembangkan bahan-bahan


commit to user

62

informasi dasar mengenai Refugee Status

Determination (RSD) dalam bahasa asli para

Pencari Suaka dan menyediakan penjelasan bagi

mereka atau mengacu kepada staf lokal UNHCR

jika ada pertanyaan-pertanyaan yang sangat rinci.

- Menyediakan informasi atau data terbaru

mengenai proyek, informasi dan memberi saran

kepada masyarakat setempat, pemerintah lokal,

dinas Imigrasi, UNHCR, IOM dan pemangku

kepentingan lainnya.

- Memeriksa buku, film dan bahan-bahan informasi

lainnya bersama tim proyek sebelum dipinjamkan

kepada para pencari suaka.

- Memastikan informasi sensitif mengenai para

pencari suaka akan dijaga dengan tanggung jawab

besar sesuai dengan standar tingkah laku JRS

untuk mencegah timbulnya hal-hal merugikan.

- Mengadakan riset dan membangun kerja sama

dengan pihak pemangku kepentingan eksternal

seperti universitas, kelompok religius dan

organisasi lokal yang memiliki potensi

mendukung maupun mengambil alih karya JRS

bagi pencari suaka. Jika para pemangku


commit to user

63

kepentingan sudah didaftar dan bersedia

membantu atau mengambil alih pelayanan bagi

para pencari suaka, Project Coordinator bersama

dengan National Information-Advocacy Officer

akan mengkoordinasikan penyampaian

pengalaman dan pengetahuan yang telah

diperoleh.

- Membuat refleksi atas pengalamannya dan

melaporkan hasil-hasil pelayanannya sesudah 6

bulan dan di akhir kontrak.

e) Berkaitan dengan Pendampingan

- Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi orang-

orang yang dilayani dengan memberikan

dukungan moral.

- Mendengarkan kisah, permasalahan orang-orang

yang dilayani dan memperdalam pemahaman

terhadap kebutuhan, masalah dan kepentingan

mereka.

l. Uraian Kerja Finance Officer

Bertanggung jawab kepada Project Coordinator atas tugas-

tugas berikut ini:

1) Membantu Project Coordinator jika berhalangan hadir atau

tidak berada di tempat dalam hal:


commit to user

64

a) Menghadiri pertemuan-pertemuan untuk berkoordinasi

di wilayah proyek dan mengawasi penerapan rencana

yang telah dibuat.

b) Menjalin hubungan dengan pihak-pihak terkait di

wilayah kerjanya: para pejabat sipil, pemimpin dan

lembaga keagamaan setempat, dan wakil lembaga-

lembaga internasional, nasional maupun lokal (Badan

PBB dan LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi

para pengungsi (refugees/IDPs) di tingkat proyek.

c) Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan

percaya satu sama lain dengan semua pihak terkait serta


terpenuhinya hak para pencari suaka dan bela rasa atas

situasi mereka.

d) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan


e) Memastikan rencana-rencana dibuat sesuai dengan

format standar dan memperbaharui informasi atau data

pelaksanaannya sekurang-kurangnya setiap bulan.

2) Menjalankan tugas-tugas berikut:

a) Berkaitan dengan Finance

- Mencatat semua transaksi yang terjadi baik

transaksi tunai maupun transaksi melalui bank


commit to user

65

pada buku kas dan buku bank yang dilakukan

untuk kebutuhan kantor proyek, maupun transaksi

yang berhubungan dengan proyek dengan

memperhatikan bukti transaksi dan sesuai dengan

format sistem laporan keuangan JRS.

- Menyimpan semua bukti-bukti transaksi dengan

baik.

- Membantu Project Coordinator menyusun dan

mengevaluasi anggaran setiap bulan dengan

mengacu pada rencana umum (proposal) sebagai

bagian dari rencana kerja.

- Dengan persetujuan tertulis dari Project

Coordinator, mengajukan rencana anggaran

bulanan kepada National Program Officer di

Yogyakarta dengan tembusan kepada National

Finance Officer. Anggaran tersebut diajukan

paling lambat 5 hari sebelum tanggal akhir dalam

setiap bulannya.

- Memberikan PC kepada masing-masing anggota

tim kerja di wilayah proyeknya.

- Menerima pertanggungjawaban keuangan yang

dilaporkan personel JRS.


commit to user

66

- Mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan

dalam buku keuangan setempat, dengan

memperhatikan penggolongan transaksi, sesuai

sistem laporan keuangan JRS.

- Membuat rekonsiliasi seminggu sekali atas uang

yang ada dalam tanggung jawabnya bersama

Project Coordinator. Bila Project Coordinator

tidak ada di tempat rekonsiliasi, rekonsiliasi bisa

dilakukan dengan National Programme Officer

atau orang lain yang mendapatkan delegasi.

- Menyusun laporan keuangan bulanan beserta

pengkodeannya dengan mengacu pada proposal

maupun rencana kerja dan mengirimkan laporan

berupa soft copy dan nota-nota asli yang sudah

dijilid rapi kepada National Finance Officer di

Yogyakarta paling lambat tanggal 5 pada bulan

berikutnya.

- Membuat analisa serta laporan naratif atas

penggunaan uang atas situasi keuangan selama

satu bulan yang berlalu dan memberikan

rekomendasi pengelolaan keuangan untuk bulan

mendatang kepada National Program Officer


commit to user

67

dengan tembusan kepada National Finance

Officer.

- Membantu Project Coordinator memberikan

pembayaran tunai menyangkut tunjangan, gaji,

dan lain sebagainya dengan persetujuan dari


- Membantu Project Coordinator mengawasi

penggunaan dan pemeliharaan aset-aset dan

inventaris milik JRS Indonesia di wilayah

kerjanya.

- Menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan

uang yang dipercayakan oleh JRS kepadanya.

- Mengkoordinasi pemeliharaan dan penggunaan

peralatan kantor dan perlengkapan kantor proyek.

- Melaporkan minimal 3 bulan sekali mengenai

penambahan, mutasi (perpindahan), kerusakan

atau kehilangan aset JRS kepada Project

Coordinator dengan tembusan kepada National

Programme Officer dan National Finance Officer

di Yogyakarta.

- Bertindak untuk Office Management yang

bertugas mengkoordinasi (jika ditugaskan untuk

ini):


commit to user

68

- Pembayaran semua tagihan baik listrik,

telepon, keamanan, maupun internet.

- Mengontrol kebutuhan logistik kantor baik

konsumsi staf maupun kebutuhan kantor

lainnya, seperti peralatan kantor dan

pemeliharaan kantor.

- Membantu Project Coordinator dalam

menjalankan proses audit eksternal maupun

internal.

- Membantu Project Coordinator dalam tugas-

tugas lain yang dipercayakan kepadanya

sehubungan dengan program pada umumnya

selama tanggung jawab utamanya sudah selesai.

b) Berkaitan dengan Personel

- Mengkoordinasi para personel yang menjadi

tanggung jawabnya (jika ada).

- Memberi masukan kepada Project Coordinator

tentang personel yang menjadi tanggung

jawabnya (jika ada).

- Ikut menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal

yang bersih, sehat, aman, nyaman.

- Mengusulkan seminar atau pelatihan untuk

dirinya sendiri kepada Project Coordinator untuk


commit to user

69

mendukung program yang menjadi tanggung

jawabnya.

- Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan

dan usaha untuk mengembangkan kemampuan

diri, misalnya mempelajari dokumen-dokumen

yang berisi tentang perlindungan pengungsi

(Konvensi Geneva 1951 dan protocol 1967) dan

standar-standar nasional maupun internasional

yang lain yang berkaitan dengan isu ini.

c) Berkaitan dengan Pendampingan

- Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi para

pengungsi dan pencari suaka dengan memberikan

dukungan moral (membuat ceria hari-hari

mereka).

- Mendengarkan kisah, permasalahan para

pengungsi dan pencari suaka dan memperdalam

pemahaman terhadap kebutuhan, masalah dan

kepentingan mereka.

- Mengamati apa yang sudah diberikan kepada para

pengungsi dan pencari suaka dan mencari tahu

untuk memastikan kebutuhan dasar mereka

terpenuhi sesuai dengan ketentuan dalam

proposal.


commit to user

70

- Memberikan informasi yang didapat secara rutin

untuk tim kerjanya.

- Membuat refleksi atas pengalaman dan

melaporkan semua hasil temuan kepada

supervisor di akhir kontrak dan memberikan

semua data dan informasi yang didapat selama

masa kerjanya kepada JRS.

m. Uraian Kerja Field Officer


tugas berikut ini:


a) Mengunjungi dan menjadi sahabat bagi para pencari

suaka dengan memberikan dukungan moral.

b) Mendengarkan kisah, permasalahan para pencari suaka

dan memperdalam pemahaman terhadap kebutuhan,

masalah, dan kepentingan mereka.

c) Memberikan informasi yang didapat secara rutin

kepada Project Coordinator dan bagi tim sendiri.

d) Merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan

melaporkan kegiatan belajar bahasa Inggris bagi para

pencari suaka.


commit to user

71

e) Memfasilitasi dan atau mengkoordinasi kegiatan-

kegiatan yang dibutuhkan para pencari suaka, seperti

kegiatan lainnya sejauh dibutuhkan.

f) Membagikan pengalaman dan pengetahuan yang

didapat sebagai dasar kelanjutan proyek ini baik jika

dikelola JRS atau jika dilimpahkan kepada pemangku

kepentingan eksternal yang akan bekerja sama dengan

pihak pencari suaka.

g) Membuat refleksi atas pengalaman dan melaporkan

semua hasil temuan kepada supervisor di akhir kontrak.


a) Membantu Project Coordinator mengkoordinasi

sukarelawan di kantor proyek dan membuat desain

rencana-rencana kerja bagi para sukarelawan dan

mendampingi pelaksanaannya.

b) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan







commit to user

72


a) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan


kepada Project Coordinator.


a) Membantu Project Coordinator dalam penerimaan

tamu-tamu relasi dan donor JRS di wilayah kerjanya

sejauh didelegasikan oleh supervisor.







n. Uraian Kerja Information–Advocacy Officer

Bertanggung jawab kepada IDC Project Coordinator atas tugas-

tugas berikut ini:

1) Needs Assesment

a) Mengikuti introduksi/workshop Needs Assessment

untuk mendapatkan pemahaman tentang arah, tujuan

dan pedoman Needs Assessment JRS.

b) Merancang arah, tujuan, isi dan panduan pengumpulan

informasi atau data untuk kegiatan Needs Assessment di


commit to user

73

lapangan, termasuk di dalamnya mengidentifikasi data

dan informasi yang dibutuhkan untuk Needs

Assessment.

c) Memberikan masukan tentang kerangka dan metode

analisis informasi atau data yang dikumpulkan di

lapangan dalam kegiatan Needs Assessment.

d) Melaksanakan seluruh proses Needs Assessment agar

mencapai sasaran (outcome) yang ditargetkan dalam

kegiatan ini.

e) Melakukan koordinasi dengan tim Needs Assessment

membuat dokumentasi tertulis maupun video/tape/foto.

f) Mengumpulkan informasi atau data di lapangan untuk

memastikan bahwa data dan informasi yang dihimpun

oleh tim di lapangan mengarah pada tujuan dan target

yang akan dicapai.

g) Memberikan masukan dan rekomendasi untuk

perbaikan kegiatan pengumpulan data dan informasi di

lapangan sebagai pengawasan yang dilakukan dengan

membaca informasi mingguan terbaru yang dikirimkan

dari kegiatan pengumpulan data di lapangan.

h) Bersama dengan tim manajemen JRS dan sejauh

diperlukan dengan pihak-pihak ahli lain, mendiskusikan

dan menganalisa data untuk mendapatkan identifikasi


commit to user

74

akar masalah yang dan informasi akhir yang sudah

dikumpulkan dari lapangan untuk penyusunan laporan

bisa membantu untuk proses perencanaan proyek dan

rekomendasi akhir.

i) Menyusun laporan akhir yang berisi hasil analisa

informasi atau data dan rekomendasi-rekomendasi

untuk penyusunan program kegiatan JRS ke depan.

2) Program

a) Membantu Project Coordinator untuk mendapatkan

informasi dan data yang akurat untuk kepentingan

pelayanan advokasi.

b) Membantu Communication Officer dengan

mengumpulkan dan mengelola informasi advokasi:

pengumpulan informasi, foto, film, perpustakaan, dan

pengolahan informasi di wilayah proyeknya.

c) Mendapatkan pemahaman umum mengenai kebijakan-

kebijakan dari pemerintah lokal ataupun lembaga lain

yang menyangkut kepengungsian dan program kerja

JRS.

d) Menulis artikel atau tulisan tentang pengungsi dan

pelayanan JRS di lapangan yang bisa digunakan untuk

pembelaan terhadap hak-hak pengungsi.


commit to user

75

e) Bekerja sama dengan Communication Officer

menyiapkan publikasi dalam bentuk tulisan-tulisan

yang berisi pembelaan pengungsi dalam buletin JRS

maupun media massa.

f) Membantu anggota tim IDC lainnya dalam pemberian

informasi, jejaring dan pendampingan untuk mencapai

tujuan advokasi proyek.

g) Memperkenalkan anggota baru tim kepada otoritas dan

staf IDC, IOM maupun UNHCR.

h) Mengambil bagian dalam tim rutin/harian/mingguan

dengan berbagi pengalaman dan kesan anggota tim IDC

lainnya selama pendampingan dan penemanan.

i) Memberikan informasi atau data mingguan dan laporan

bulanan kepada kantor nasional JRS.

j) Mengumpulkan informasi tentang situasi kesejahteraan

pokok/dasar para tahanan dan kebutuhan mereka,

sistem dan informasi pendukung yang tersedia serta

informasi mengenai prosedur Refugee Status

Determination (RSD) dari UNHCR maupun memeriksa

dan mengklarifikasi hal-hal penting yang muncul

dengan pemangku kepentingan yang lain, termasuk

IOM, UNHCR, Imigrasi dan NIAO.


commit to user

76

k) Mempelajari prosedur dan buku pegangan Refugee

Status Determination (RSD) UNHCR serta pendaftaran

UNHCR untuk lebih meningkatkan pemahaman akan

prosedur dan persyaratannya.

l) Membantu Project Coordinator mengembangkan

bahan-bahan informasi dasar mengenai Refugee Status

Determination (RSD) dalam bahasa asli para Pencari

Suaka.

m) Menyediakan penjelasan bagi para deteni atau mengacu

kepada staf lokal UNHCR jika ada pertanyaan-

pertanyaan yang sangat rinci.

n) Menyediakan informasi atau data terbaru mengenai

proyek, informasi dan memberi saran kepada Kepala

IDC, staf imigrasi lainnya, UNHCR, IOM dan

pemangku kepentingan lainnya.

o) Membangun dan melanjutkan relasi yang efektif dan

percaya satu sama lain dengan semua tokoh terkait dan


terpenuhinya hak-hak para deteni dan bela rasa atas

situasi mereka.

p) Memeriksa buku, film dan bahan-bahan informasi

lainnya bersama dengan kepala IDC sebelum diberikan

kepada para deteni serta berdasarkan kesepakatan


commit to user

77

dengan pihak detensi, memeriksa dan menyeleksi setiap

buku, film atau artikel bersama dengan kepala IDC

untuk mencegah timbulnya hal-hal yang merugikan,

memastikan informasi sensitif mengenai para deteni

dan staf akan dijaga dengan tanggung jawab besar

sesuai dengan standar tingkah laku JRS.

q) Mengadakan riset dan membangun kerja sama dengan

pihak pemangku kepentingan eksternal seperti

universitas, kelompok religius dan organisasi lokal

yang memiliki potensi mendukung maupun mengambil

alih karya JRS bagi IDC serta mengkoordinasikan

penyampaian pengalaman dan pengetahuan yang telah

diperoleh jika para pemangku kepentingan sudah

didaftar dan bersedia membantu atau mengambil alih

pelayanan bagi para deteni.

r) Membuat refleksi atas pengalamannya dan melaporkan

hasil-hasil pelayanannya di akhir kontrak.

s) Melaksanakan dan mengevaluasi Strategi Advokasi

untuk IDC Surabaya 2012-2014.

t) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS


pengungsi.


commit to user

78

u) Mempertanggungjawabkan uang yang digunakan dan

melaporkannya kepada Field Finance Officer atas

persetujuan Project Coordinator.

v) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan






o. Uraian Kerja Support Officer


tugas berikut ini:

1) Sebagai Support Office JRS IDC

a) Menjaga keamanan dan tinggal di kantor kantor proyek

JRS ketika semua staf sedang melakukan tugas keluar

kantor.

b) Memelihara dan menjaga kebersihan kantor,

lingkungan dan halaman JRS IDC Belawan.

c) Membantu proses perpindahan kantor (jika

diagendakan) dan proses penutupan kantor/rumah JRS.

d) Menjaga kebersihan dan perawatan kendaraan JRS IDC

Belawan.


commit to user

79

e) Melakukan pembayaran rekening listrik, telepon, dan

air.

f) Menerima tugas tambahan yang diberikan oleh atasan

untuk membantu pekerjaan lain selama tanggung

jawabnya sudah selesai.

g) Bekerja selama hari Senin-Sabtu pada hari kerja.

h) Bersedia ditugaskan di kantor JRS di wilayah lain

sesuai dengan cakupan jenis pekerjaannya.

2) Sebagai Anggota Tim IDC Belawan

a) Menjaga informasi apapun yang didapat tentang

Rudenim serta para deteni dan tidak memberikan

informasi tersebut kepada pihak manapun tanpa seijin

Informasi dan Advokasi Nasional.

b) Menjaga kesopanan dan hubungan baik dengan para

staf Rudenim dan para deteni.

c) Menghadiri rapat-rapat kerja yang diadakan JRS

setempat.

d) Membantu dan mendukung kerja field officer atau

atasan langsungnya.

e) Melakukan tugas-tugas lain untuk mendukung program

yang dipercayakan kepadanya oleh atasan langsung

sejauh tugas-tugas utamanya sudah terlaksana.


commit to user

80

f) Bersama Tim IDC Belawan menjaga inventaris aset

milik JRS untuk pelayanan pengungsi.

7. Program Kegiatan dan Pelayanan

Sesuai dengan visi dan misinya, Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia) berusaha terlibat di tengah-tengah masyarakat

maupun individu, dan meningkatkan kerja sama dan jaringan regional

maupun global bagi kepentingan pengungsi maupun pengungsi internal

dengan melaksanakan berbagai program kegiatan dan pelayanan berikut

ini:

a. Membantu proses repatriasi

Repatriasi adalah kembalinya suatu warga negara dari negara

asing yang pernah menjadi tempat tinggal menuju tanah asal

kewarganegaraannya. Kata ini adalah gabungan dari awalan re-

(kembali) dan patria (tanah asal). JRS Indonesia bekerja sama

dengan UNHCR, Satuan Tugas Penanggulangan Masalah

Pengungsi, dan Satkorlak turut serta membantu proses repatriasi

untuk 252 orang pengungsi di Timor Barat.

b. Pendampingan bagi para pengungsi

Pada tahun 2009, JRS Indonesia melayani para pengungsi yang

ditampung di rumah detensi imigrasi di Medan maupun di rumah-

rumah penduduk dengan memberikan pelayanan psikososial,

kegiatan kesegaran jasmani, dan pelajaran bahasa Inggris.


commit to user

81

Kemudian pada tahun 2010, JRS memberikan pelayanan bagi

para pencari suaka di kawasan Cisarua, Jawa Barat. Para pencari

suaka adalah mereka yang menyebut dirinya sebagai pengungsi,

namun permintaan mereka akan perlindungan belum selesai

dipertimbangkan. JRS Indonesia memberikan pelayanan di bidang

kesehatan, akomodasi, pelajaran bahasa Inggris, dan beberapa

kursus keterampilan bagi para pencari suaka.

Selanjutnya pada tahun 2012, JRS Indonesia berkoordinasi

dengan lembaga setempat maupun pihak imigrasi untuk melayani

para pengungsi yang berada di rumah detensi Surabaya di Pasuruan

dengan memberikan pendampingan psikososial dan penerjemahan.

c. Memberikan bantuan emergensi

Pada akhir tahun 2010, JRS Indonesia turut serta memberikan

bantuan emergensi (kebutuhan dasar) seperti: distribusi makanan,

obat-obatan, dan pakaian bagi para pengungsi Gunung Merapi yang

tersebar di daerah Yogyakarta, Magelang, dan Klaten.

d. Pelayanan di bidang advokasi

JRS Indonesia melayani para pengungsi korban bencana

tsunami Aceh tahun 2004 dengan berfokus pada advokasi untuk

rekonstruksi rumah di Kuala Parek, Kuala Simpang Ulim, dan

pemulangan pengungsi Sumber Mulia.


commit to user

82

e. Pelayanan di bidang pendidikan

Pada awal tahun 2005, JRS Indonesia bekerja sama dengan

LSM lokal dalam menyediakan bantuan pendidikan bagi para

pengungsi korban tsunami Aceh dengan berkonsentrasi pada

penyediaan buku-buku bacaan, sekolah tenda, dan beasiswa.

Kemudian pada tahun 2012, JRS Indonesia melayani para

pengungsi yang ditampung di Wisma Dinas Sosial di Sewon,

Bantul dengan memberikan pelajaran bahasa Inggris.

B. LATAR BELAKANG

Penerapan sistem akuntansi dalam sebuah perusahaan dapat

mengoptimalkan biaya operasional yang dikeluarkan dan dapat mengefektifkan

jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan

oleh perusahaan adalah sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem ini

menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada suatu perusahaan

untuk kebutuhan pengadaan berbagai aktiva atau perangkat, barang atau

supplies, dan jasa yang dapat berasal dari perusahaan atau pihak lain.

Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting

mengingat kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan dengan aktiva

lainnya, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap

sedia untuk digunakan perusahaan.

Prosedur-prosedur yang digunakan dalam pengawasan kas bisa berbeda-

beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini


commit to user

83

tergantung pada berbagai faktor, seperti besarnya perusahaan, jumlah

karyawan, sumber dana kas, dan sebagainya.

Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan

(Mulyadi, 2001:3). Oleh karena itu perusahaan dituntut untuk dapat

menjalankan sistem akuntansi dengan baik dan kontrol internal yang dapat

menjamin pengawasan terhadap kas agar kas tidak disalahgunakan karena kas

mudah dipindahtangankan.

Pada sistem yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan

dengan cek, sedangkan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan

dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil

yang diselenggarakan dengan sistem impres. Pengeluaran kas dengan cek dapat

menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak

menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga (dalam hal ini

bank) untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Catatan kas

perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya dengan

rekening koran bank yang diterima secara periodik dari bank oleh perusahaan.

Berdasarkan pada penelitian yang lalu, penulis tertarik untuk meneliti

sistem pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia). Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah meneliti

tanggung jawab masing-masing fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee Service


commit to user

84

Indonesia (JRS Indonesia). Hal ini dapat mengantisipasi kelebihan dan

kelemahan yang ada pada sistem pengeluaran yang diterapkan oleh perusahaan.

Berdasarkan uraian di atas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini

penulis mengambil judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia”.

C. PERUMUSAN MASALAH

Kas merupakan suatu aktiva perusahaan yang paling likuid, sehingga sistem

pengendalian intern sangat diperlukan untuk menjaga kekayaan perusahaan,

baik dalam perusahaan dagang, perusahaan jasa, perusahaan manufaktur,

maupun instansi lain yang bergerak di berbagai bidang. Berdasarkan uraian

latar belakang di atas, dalam tugas akhir ini penulis merumuskan masalah

sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada

Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)?

2. Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan

Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) sudah sesuai dengan

sistem akuntansi yang baik?

D. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan uraian latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka

tujuan penelitian yang akan dicapai yaitu memberikan evaluasi terhadap sistem


commit to user

85

akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan Jesuit Refugee

Service Indonesia (JRS Indonesia).

E. MANFAAT PENELITIAN

1. Bagi penulis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan

wawasan dalam aplikasi ilmu dan teori akuntansi keuangan yang

diperoleh selama mengikuti kegiatan perkuliahan Program Diploma III

Akuntansi Keuangan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta ke dalam dunia pekerjaan.

2. Bagi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dan bahan

evaluasi bagi instansi terkait untuk lebih meningkatkan sistem akuntansi,

khususnya dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada

Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) demi

meningkatkan kinerja instansi di masa yang akan datang.

3. Bagi pihak lain

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan

pertimbangan dan referensi mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas.


commit to user 86

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Sistem dan Prosedur

Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika dipandang sebagai suatu

keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan.

Dengan adanya sistem, maka kegiatan operasional perusahaan

diharapkan berjalan lancar dan terkoordinasi sehingga dapat mencapai

hasil yang diharapkan.

Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:2) adalah sekelompok

unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian prosedur

menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,

yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi

perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari pengertian sistem dan prosedur di atas dapat diketahui perbedaan

sistem dan prosedur. Suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur,

sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan


commit to user

87

klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung,

memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan.

2. Kas

Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas

usahanya karena dengan persediaan kas yang cukup maka perusahaan

dapat beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas

yang meliputi pengadaan barang dan jasa, pembelian aset, pembayaran

hutang usaha, dan pembiayaan operasional serta kegiatan lainnya.

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk

membiayai kegiatan umum perusahaan, yaitu berupa uang (uang kertas

dan uang logam), valuta asing, dan bentuk-bentuk alat pembayaran

lainnya yang mempunyai sifat seperti kas (Mardiasmo, 2000:30).

Kas adalah mata uang kertas dan logam, baik dalam valuta rupiah

maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang

sah, termasuk dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari

peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya kepada

Bank Indonesia. Dalam pengertian kas ini tidak termasuk commeractive

coin, emas batangan, dan mata uang emas, serta valuta asing yang tidak

berlaku lagi (Taswan, 2008:163).

3. Sistem Akuntansi

Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah

organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian


commit to user

88

rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Mulyadi (2001:3) menyebutkan unsur suatu sistem akuntansi pokok

adalah sebagai berikut:

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah

dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam

organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.

Formulir sering pula disebut dengan istilah media karena formulir

merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam

organisasi ke dalam catatan.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengkasifikasikan, dan meringkas data keuangan

dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah

formulir.

c. Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar

disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan

disajikan dalam laporan keuangan.


commit to user

89

d. Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar

diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu

(subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-

rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum

dalam rekening tertentu dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang

dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba

ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok

penjualan.

4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua

sistem, yaitu sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui dana kas

kecil dan sistem pengeluaran kas dengan cek.

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran

kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu

imprest system dan sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance

system).

Pengeluaran kas dengan cek dinilai lebih aman dibanding dengan

pengeluaran kas secara tunai. Menurut Mulyadi (2001:509) pengeluaran

kas melalui cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern

berikut ini:


commit to user

90

a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat

diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang tertulis

dalam formulir cek.

b. Dilibatkannya pihak bank dalam pencatatan transaksi pengeluaran

kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap

pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam

juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran

bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya.

c. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada

check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberi manfaat

tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat

digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak

yang menerima pembayaran

Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan

bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan

alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan

untuk menangani pengeluaran kas. Berikut diuraikan mengenai hal-hal

yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas:

a. Fungsi yang Terkait

Menurut Mulyadi (2001:534-535) fungsi yang terkait dalam

sistem dana kas kecil adalah:


commit to user

91

1) Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada

pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas

kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2) Fungsi Akuntansi

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi

bertanggung jawab atas:

a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut

biaya dan persediaan.

b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam

jurnal pengeluaran kas atau register cek.

d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-

balance system).

e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi

kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar

yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini

juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi

kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang

dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.


commit to user

92

3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpangan dana

kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi

dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian

kembali dana kas kecil.

4) Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai

5) Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas

kecil secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya

dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas

pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil

yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran

kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:513-514) adalah:

1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas

Fungsi ini jika memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang

bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi

akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus

mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan.

2) Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada

kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.


commit to user

93

Pembayaran kepada kreditur biasanya dilakukan dengan

pemindahbukuan.

3) Fungsi Akuntansi

Bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang

menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi

pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register

cek, serta pembuatan bukti kas keluar yang memberikan

otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar

yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4) Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan

kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya

dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening Kas

dalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas

yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara

periodik.

b. Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:530-531) dokumen yang digunakan

dalam sistem akuntansi pengeluaran tunai dengan kas kecil adalah:

1) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas

dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum pada


commit to user

94

dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini

diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada

saat pengisian kembali dana kas kecil.

2) Cek

3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil

untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi

pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai

bukti telah dikeluarkannya kas kecil.

4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.

Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas

kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada

pemegang dana kas kecil.

5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk

meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar

guna pengisian kembali dana kas kecil.

Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:510-512)

adalah:


commit to user

95

1) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas

kepada bagian kasa sebesar yang tercantum pada dokumen

tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat

pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi

pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya

utang.

2) Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk

memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang

kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada

cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk

pembayaran: check issuer membuat cek atas nama dengan

cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan

menerima pembayaran dan mencoret kata-kata “atau

pembawa” atau check issuer membuat cek atas unjuk dengan

cara mengisi kata “tunai” pada ruang “Atas penyerahan cek

ini bayarlah kepada ________” dan membiarkan tanpa

mencoret kata-kata “atau pembawa”.

3) Permintaan Cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi

yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi

untuk membuat bukti kas keluar.


commit to user

96

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:532-533) catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil

yaitu:

1) Jurnal Pengeluaran Kas

Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil,

digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam

pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas

kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar

pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas

keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

2) Register Cek

Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan

yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali

dana kas kecil.

3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil

diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi

sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat

pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam

sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund-balance

system.


commit to user

97

Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi

(2001:513) adalah:


Dalam pencatatan utang dengan account payable system,

untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal

pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan

jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai

sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah

faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

2) Register Cek

Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system,

untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal:

register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas

keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul,

sedangkan register cek digunakan untuk mencatat cek-cek

perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur

perusahaan atau pihak lain.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2001:535-543) sistem dana kas kecil dibagi

menjadi tiga prosedur yaitu sebagai berikut:


commit to user

98

1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest

system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas

kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Pembentukan

dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas

kecil.

2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran

Dana Kas Kecil

Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban

pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit

berbeda dengan prosedur permintaan dan

pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan

fluctuating-fund-balance system. Dalam imprest system,

pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan

akuntansi. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system,

saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan

berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian

dana kas kecil.

3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest

system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam

fluctuating-fund-balance system. Pengisian kembali dana kas

kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai


commit to user

99

yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil.

Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, pengisian

kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang

tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas.

Adapun prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran kas

dengan cek menurut Mulyadi (2001:515-516) adalah:

1) Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak

memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan

prosedur berikut ini:

a) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

b) Prosedur Pembayaran Kas

c) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

2) Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan

permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut

ini:

a) Prosedur Permintaan Cek

Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan

pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran

kas dengan mengisi permintaan cek.

b) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Berdasarkan dokumen pendukung yang

dikumpulkan melalui sistem pembelian atau

berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi


commit to user

100

akuntansi (bagian utang), dalam prosedur pembuatan

bukti kas keluar, bagian utang membuat bukti kas

keluar.

c) Prosedur Pembayaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek,

meminta tanda yangan atas cek kepada pejabat yang

berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada

kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas

keluar.

d) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat

pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau

register cek.

e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya

masing-masing yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir

data:


commit to user

101

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen. Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Berbagi dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam suatu paket. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada halaman yang sama. Penghubung pada halaman berbeda.

2

1


commit to user

102

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, menerima dan memeriksa jenis kegiatan klerikal yang lain. On-line computer process. Simbol ini digunakan untuk pengolahan data dengan computer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol. Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.


commit to user

103

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah pemrosesan data. Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Keluar ke sistem lain.

Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir

Ya

Tidak


commit to user

104

B. Analisis Data dan Pembahasan

Dalam menjalankan kegiatannya, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia

(JRS Indonesia) membentuk beberapa sistem akuntansi, salah satunya adalah

sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas ini

dibentuk untuk menangani semua transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran

kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang akan dibahas di dalam bab ini

adalah sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem pengeluaran kas

melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash.

1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

Pembayaran tunai dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai

dilakukan dengan menggunakan main cash. Main cash yaitu uang kas

baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor nasional. Main

cash terdiri atas: main cash IDR (Indonesia Rupiah), main cash USD

(US Dollar), dan main cash EUR (Euro) yang disesuaikan dengan

kepentingan fungsi pemakai dana kas. Sistem pengeluaran kas dengan

uang tunai yang dibahas dalam sub bab ini menggunakan main cash IDR

(Indonesia Rupiah).


1) Pemakai Dana Kas

Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,

pemakai dana kas adalah para staf yang memerlukan

pembayaran tunai untuk pengeluaran yang bersifat rutin,

misalnya: biaya listrik, biaya telepon, biaya air, dan biaya


commit to user

105

pemakaian internet, selain itu juga untuk pengeluaran yang

tidak bersifat rutin, misalnya: pembelian alat tulis kantor,

biaya transportasi, biaya pelaksanaan kegiatan yayasan, dll.

2) Direktur Nasional

Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada

Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal

yang berkaitan dengan keuangan, Direktur Nasional

bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk

program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran,

pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening

bank atas namanya dan National Finance Officer.


Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan

memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran

kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional

memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar

Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang

dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget

proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar

perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki

kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar

Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00.


commit to user

106

3) National Finance Officer

National Finance Officer bertanggung jawab langsung

kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan

yayasan.


National Finance Officer memiliki wewenang untuk

memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap permintaan

pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini

National Finance Officer memiliki kewenangan atas

pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk

pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di

dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan

di luar perhitungan budget proposal, National Finance

Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan

kurang dari Rp2.500.000,00.

4) National Accounting Officer

National Accounting Officer bertanggung jawab langsung

kepada National Finance Officer atas main cash, yaitu uang

kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor

nasional dan bertanggung jawab atas pembukuan semua

transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional.

National Accounting Officer bertugas memeriksa semua

transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi


commit to user

107

keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada

program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang

dihasilkan dalam program akuntansi.


1) Slip Cash Advance

Slip cash advance adalah dokumen yang digunakan oleh

pemakai dana kas untuk mengajukan permintaan pengeluaran

kepada pemegang dana kas. Slip cash advance terdiri dari

dua rangkap. Slip cash advance lembar pertama diarsipkan

oleh fungsi akuntansi menurut nama pemakai dana kas dan

lembar kedua disimpan oleh pemakai dana kas sebagai bukti

pertanggungjawaban pengeluaran kas untuk pembayaran

tunai olehnya.

2) Slip Cash Disbursement

Slip cash disbursement adalah dokumen yang dibuat oleh

pemakai dana kas untuk mempertanggungjawabkan

pemakaian dana kas. Slip cash disbursement diserahkan

kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal

pengeluaran kas.

3) Bukti Transaksi

Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang

dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti

transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan pada


commit to user

108

form cash disbursement sebagai pertanggungjawaban

pemakai dana kas.

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang

ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi.

Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila

tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi

internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota

pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa

nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar.



Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, catatan

akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas

ini dapat dilihat pada program keuangan Front End.

2) Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam

jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,

posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh

program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran

kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang

berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar.

Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, buku


commit to user

109

pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh

National Accounting Officer.

3) Laporan Rekonsiliasi Kas

Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan

setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan

fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance

Officer.


dengan Uang Tunai

1) Pemakai Dana Kas

a) Staf yang memerlukan pembayaran tunai membuat

permintaan pengeluaran dengan mengisi slip cash

advance sesuai dengan nominal yang dibutuhkan

beserta tujuan pembayaran tunai tersebut.

- Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih

dari Rp2.500.000,00 maka slip cash advance

tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.

- Apabila nominal permintaan yang diajukan

kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip cash

advance tersebut diteruskan kepada National

Finance Officer.

b) Setelah memperoleh uang yang dibutuhkan untuk

pembayaran tunai beserta slip cash advance lembar


commit to user

110

kedua dari National Accounting Officer, staf segera

melakukan pembayaran tunai dan mengumpulkan bukti

transaksi yang dapat mendukung transaksi.

c) Staf membuat pengeluaran kas dengan mengisi slip

cash disbursement yang dilampiri dengan bukti

transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal

kemudian diserahkan kepada National Accounting

Officer.

d) Setelah slip cash advance lembar kedua dibubuhi

stempel lunas oleh National Accounting Officer, staf

mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran

kas.


a) Direktur Nasional menerima slip cash advance dari staf

yang memerlukan pembayaran tunai lebih dari

Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan

memberikan persetujuan terhadap permintaan

pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya

slip cash advance diteruskan kepada National

Accounting Officer.


a) National Finance Officer menerima slip cash advance

dari staf yang memerlukan pembayaran tunai kurang


commit to user

111

dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer

memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap

permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf.

Selanjutnya slip cash advance diteruskan kepada



a) National Accounting Officer menyerahkan uang tunai

beserta dengan slip cash advance lembar kedua kepada

staf yang memerlukan pembayaran tunai setelah

mendapatkan persetujuan dari Direktur Nasional atau


b) Setelah menerima slip cash disbursement yang

dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti

transaksi eksternal dari staf yang melakukan

pembayaran tunai, National Accounting Officer segera

memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas

dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi

nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan.

c) Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran

kas, National Accounting Officer memasukkan

transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera

pada slip cash disbursement, slip cash advance rangkap

dua, dan bukti transaksi terlampir ke dalam jurnal


commit to user

112

pengeluaran kas pada program akuntansi Front End

sesuai dengan kode yang berlaku.

d) National Accounting Officer mengarsipkan slip cash

advance lembar pertama menurut nama pemakai dana

kas dan menyerahkan lembar kedua kepada pemakai

dana kas setelah dibubuhi stempel lunas.

e) National Accounting Officer mengarsipkan slip cash

disbursement dan bukti transaksi dengan

menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut

dan dijilid setiap bulan.

e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan uang tunai yang

dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia) dapat dilihat pada gambar 2.2.


commit to user

113

Pemakai Dana Kas

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

Tidak

Ya

MULAI

Membuat permintaan pengeluaran

Permintaan dalam jumlah

besar

2

Cash 1 Advance

2

1

2 Cash 1 Advance


commit to user

114

Direktur Nasional National Finance Officer

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai (Lanjutan)

2

Cash 1 Advance

1

Memeriksa dan memberi

persetujuan terhadap

permintaan

2

Cash 1 Advance

3

2



permintaan

2

Cash 1 Advance

3

2

Cash 1 Advance


commit to user

115

National Accounting Officer


A

Bersama dengan penyerahan uang tunai

3

2 Cash 1 Advance

Menyerahkan uang kepada

peminta

2 Cash 1 Advance

4

Konfirmasi ke supplier bila diperlukan

5

Dok. Pendukung

Cash Advance 1

Cash Disbursement

Memeriksa pertanggungjawaban

pemakaian dana

6

N

SELESAI

Dok. Pendukung

2 Cash Advance 1

Cash Disbursement

Jurnal Pengeluaran

Kas

Front End


commit to user

116

Pemakai Dana Kas


6

Cash 2 Advance

T

Dikembalikan oleh Accounting Officer setelah

dibubuhi stempel lunas Cash 2 Advance

4

5

T

Mengeluarkan uang dan

mengumpulkan bukti pendukung

Membuat pengeluaran

kas

Dok. Pendukung

Cash Disbursement


commit to user

117

2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank

Pembayaran yang tidak memungkinkan dilakukan secara tunai akan

dilakukan melalui rekening bank. Sistem pengeluaran kas melalui

rekening bank yang dibahas dalam sub bab ini melalui rekening bank

IDR (Indonesia Rupiah).



Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,

pemakai dana kas adalah para staf yang tidak memungkinkan

melakukan pembayaran secara tunai. Pengeluaran kas melalui

rekening bank yang bersifat rutin adalah pembayaran gaji

para staf, sedangkan yang tidak bersifat rutin, misalnya:

pembelian kendaraan, pembelian komputer, pembelian alat

komunikasi, dll.


Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada

Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal

yang berkaitan dengan keuangan, Direktur Nasional

bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk

program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran,

pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening

bank atas namanya dan National Finance Officer.


commit to user

118


Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan

memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran

kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional

memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar

Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang

dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget

proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar

perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki

kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar

Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00.




yayasan.


National Finance Officer bertanggung jawab untuk

melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui

ATM terdekat. National Finance Officer memiliki wewenang

untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap

permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam

hal ini National Finance Officer memiliki kewenangan atas

pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk


commit to user

119

pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di

dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan

di luar perhitungan budget proposal, National Finance

Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan

kurang dari Rp2.500.000,00.



National Accounting Officer bertugas memeriksa semua

transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi

keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada

program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang

dihasilkan dalam program akuntansi.


1) Slip Transfer Request

Slip transfer request adalah dokumen yang digunakan

oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas untuk

mengajukan permintaan pengeluaran kepada pemegang dana

kas. Slip transfer request akan disimpan oleh fungsi yang

memerlukan pengeluaran kas sebagai bukti

pertanggungjawaban pengeluaran kas.

2) Bukti Transfer Bank

Bukti transfer bank adalah dokumen yang dikeluarkan

oleh bank sebagai bukti terjadinya transfer ke suatu rekening


commit to user

120

bank atau bukti penerimaan pembayaran melalui teller bank.

Bukti transfer bank terdiri dari dua rangkap. Bukti transfer

bank lembar pertama diarsipkan oleh pihak bank dan bukti

transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak

bank akan diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut tanggal

terjadinya transaksi.

3) Bukti Transaksi

Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang

dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti

transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan

bersama bukti transfer bank lembar kedua yang telah

divalidasi oleh pihak bank sebagai pertanggungjawaban

National Finance Officer yang telah melakukan transfer ke

suatu rekening bank atau pembayaran melalui teller bank.

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang

ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi.

Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila

tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi

internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota

pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa

nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar.


commit to user

121




catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat

pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan

Front End.

2) Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam

jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,

posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh

program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran

kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang

berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar.

Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, buku

pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh






Officer.


commit to user

122


Melalui Rekening Bank


a) Staf yang memerlukan pengeluaran kas membuat

permintaan pengeluaran dengan mengisi slip transfer

request sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta

tujuan pembayaran tersebut.

- Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih

dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer request

tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.

- Apabila nominal permintaan yang diajukan

kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer

request tersebut diteruskan kepada National

Finance Officer.

b) Setelah slip transfer request dibubuhi stempel lunas

oleh National Accounting Officer, staf

mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran

kas.


a) Direktur Nasional menerima slip transfer request dari

staf yang memerlukan pengeluaran kas lebih dari

Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan

memberikan persetujuan terhadap permintaan


commit to user

123

pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya

slip transfer request diteruskan kepada National

Finance Officer.


a) National Finance Officer menerima slip transfer

request dari staf yang memerlukan pengeluaran kas

kurang dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer

memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap

permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf.

b) Untuk permintaan pengeluaran kas lebih dari

Rp2.500.000,00, National Finance Officer menerima

slip transfer request setelah mendapatkan persetujuan

dari Direktur Nasional.

c) National Finance Officer melakukan pembayaran

melalui teller bank atau melalui ATM terdekat. Setelah

melakukan pembayaran, National Finance Officer akan

menerima bukti transfer bank lembar kedua yang telah

divalidasi oleh pihak bank dan selanjutnya National

Finance Officer mengumpulkan bukti transaksi yang

dapat mendukung transaksi.

d) National Finance Officer mengumpulkan slip transfer

request beserta bukti transfer bank lembar kedua yang

telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri bukti


commit to user

124

transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal

kemudian diserahkan kepada National Accounting

Officer.


a) Setelah menerima bukti transfer bank lembar kedua

yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri

bukti transaksi internal maupun bukti transaksi

eksternal dari National Finance Officer yang

melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui

ATM terdekat, National Accounting Officer segera

memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas

dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi

nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan.

b) Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran

kas, National Accounting Officer memasukkan

transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera

pada slip transfer request, bukti transfer bank lembar

kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank, dan bukti

transaksi terlampir ke dalam jurnal pengeluaran kas

pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode

yang berlaku.


commit to user

125

c) National Accounting Officer menyerahkan slip transfer

request kepada staf yang memerlukan pengeluaran kas

setelah dibubuhi stempel lunas.

d) National Accounting Officer mengarsipkan bukti

transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh

pihak bank dan bukti transaksi dengan

menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut

dan dijilid setiap bulan.

e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank

Bagan alir sistem pengeluaran kas melalui rekening bank yang

dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia) dapat dilihat pada gambar 2.3.


commit to user

126

Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas

Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank

Ya

Tidak

MULAI



besar

1

Transfer Request

2

Transfer Request

5

Transfer Request

T

Dikembalikan oleh Accounting Officer setelah

dibubuhi stempel lunas


commit to user

127

4


Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank (Lanjutan)

Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan

1

Transfer Request

3

Transfer Request

2

Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan

Transfer Request

T

Melakukan pembayaran via teller bank/ATM

Menerima bukti transfer bank

Untuk pihak bank

Transfer Request

Dok. Pendukung

2 Bukti Transfer 1

Transfer Request


commit to user

128

Untuk pihak bank



3

Transfer Request

T

Melakukan pembayaran via teller bank/ATM

Menerima bukti transfer

bank

4

Dok. Pendukung

2

Bukti Transfer 1

Transfer Request


commit to user

129




4

Dok. Pendukung

Bukti Transfer 2

Transfer Request


pemakaian dana

5

Dok. Pendukung

Bukti Transfer 2

Transfer Request

N

SELESAI

Front End

Jurnal Pengeluaran

Kas


commit to user

130

3. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash

Selain digunakan untuk keperluan pembayaran yang tidak bersifat

tunai, rekening bank IDR (Indonesia Rupiah) juga digunakan untuk

pengisian main cash IDR (Indonesia Rupiah). Sistem pengeluaran kas

untuk pengisian main cash didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai

yang diperlukan oleh fungsi pemegang dana kas untuk keperluan

pembayaran tunai.





yayasan.

Dalam sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash,

National Finance Officer bertanggung jawab untuk

melakukan penarikan tunai melalui teller bank. National

Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan

memberikan otorisasi terhadap permintaan pengisian main

cash yang diajukan oleh National Accounting Officer.


National Accounting Officer bertanggung jawab langsung

kepada National Finance Officer atas main cash, yaitu uang

kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor


commit to user

131

nasional dan bertanggung jawab atas pembukuan semua

transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional.


National Accounting Officer bertanggung jawab dalam

permintaan pengisian main cash apabila saldo main cash

telah mencapai saldo minimal, yaitu Rp500.000,00.


1) Slip Penarikan Tunai

Slip penarikan tunai adalah dokumen yang dikeluarkan

oleh bank sebagai bukti terjadinya transaksi penarikan tunai

melalui teller bank. Slip penarikan tunai terdiri dari dua

rangkap. Slip penarikan tunai lembar pertama diarsipkan oleh

pihak bank dan slip penarikan tunai lembar kedua yang telah

divalidasi oleh pihak bank akan diarsipkan oleh fungsi

akuntansi menurut tanggal terjadinya transaksi.




catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat

pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan

Front End.


commit to user

132





Officer.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas untuk

Pengisian Main Cash


a) Apabila saldo main cash telah mencapai saldo minimal,

National Accounting Officer membuat permintaan

pengisian dengan mengisi slip penarikan tunai sesuai

dengan nominal yang dibutuhkan. Selanjutnya slip

penarikan tunai diteruskan kepada National Finance

Officer.

b) Setelah menerima slip penarikan tunai lembar kedua

yang telah divalidasi oleh pihak bank dari National

Finance Officer bersamaan dengan penyerahan uang

tunai, National Accounting Officer segera melakukan

penyimpanan uang tunai dengan baik.

c) National Accounting Officer memasukkan transaksi

pengisian main cash dengan dasar nominal yang tertera

pada slip penarikan tunai lembar kedua yang telah


commit to user

133

divalidasi oleh pihak bank pada program akuntansi

Front End sesuai dengan kode yang berlaku.

d) National Accounting Officer mengarsipkan slip

penarikan tunai lembar kedua yang telah divalidasi oleh

pihak bank dengan menempelkannya pada kertas sesuai

dengan tanggal pengisian main cash dan dijilid setiap

bulan.


a) National Finance Officer menerima slip penarikan

tunai dari National Accounting Officer. National

Finance Officer memeriksa dan memberikan

persetujuan terhadap permintaan pengisian main cash

yang diajukan oleh National Accounting Officer.

b) National Finance Officer melakukan penarikan tunai

melalui teller bank. Setelah melakukan penarikan,

National Finance Officer akan menerima slip penarikan

tunai lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak

bank dan selanjutnya National Finance Officer

menyerahkan uang tunai beserta dengan slip penarikan

tunai lembar kedua kepada National Accounting

Officer.


commit to user

134

e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash

Bagan alir sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash

pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

dapat dilihat pada gambar 2.4.


commit to user

135


Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash

MULAI

Membuat permintaan pengisian

Mengisi slip penarikan

tunai

2

Slip 1 Penarikan Tunai

1

2


Menyimpan uang tunai


T

SELESAI

Jurnal Pengeluaran

Kas

Front End


commit to user

136


Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash (Lanjutan)

1

2




permintaan

2


2

Melakukan penarikan tunai via teller bank


Untuk pihak bank


commit to user

137

4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Berikut ini adalah hasil evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas

pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia):

a. Evaluasi Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

1) Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait

Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang

tunai, fungsi akuntansi juga merangkap sebagai fungsi

pemegang dana kas. Perangkapan fungsi tersebut dapat

melemahkan keandalan informasi akuntansi.

2) Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem

pengeluaran kas dengan uang tunai sudah sesuai dengan

sistem akuntansi yang baik. Dokumen yang digunakan antara

lain adalah: slip cash advance, slip cash disbursement, dan

bukti transaksi. Dokumen-dokumen yang digunakan ini juga

sudah bernomor urut dan dibuat rangkap. Khusus untuk slip

cash advance lembar kedua diberi stempel lunas oleh fungsi

akuntansi setelah proses pencatatan selesai.

3) Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan

sistem pengeluaran kas dengan uang tunai sudah sesuai

dengan sistem akuntansi yang baik. Catatan akuntansi yang

digunakan antara lain adalah: jurnal pengeluaran kas, buku


commit to user

138

besar, buku pembantu, dan laporan rekonsiliasi kas yang

proses pencatatannya dilakukan secara komputerisasi

menggunakan program keuangan. Dengan catatan akuntansi

yang dihasilkan oleh program keuangan ini, yayasan dapat

dengan mudah mengetahui pengeluaran kas yang telah

dilakukan dan informasi mengenai posisi keuangan yayasan.

4) Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur

Dalam jaringan prosedur yang membentuk sistem,

masing-masing fungsi yang terkait dengan pengeluaran kas

dengan uang tunai telah melaksanakan tugas sesuai dengan

tanggung jawabnya masing-masing.

b. Evaluasi Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank


Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui

rekening bank, fungsi pemegang dana kas merangkap sebagai

fungsi yang melakukan pembayaran melalui rekening bank.

Perangkapan fungsi tersebut dapat melemahkan keandalan

informasi akuntansi.



pengeluaran kas melalui rekening bank sudah sesuai sesuai

dengan sistem akuntansi yang baik. Dokumen yang

digunakan antara lain adalah: slip transfer request, bukti


commit to user

139

transfer, dan bukti transaksi. Dokumen-dokumen yang

digunakan ini juga sudah bernomor urut dan dibuat rangkap.

Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank ini

terdapat dokumen yang telah disahkan oleh pihak bank, yaitu

dokumen bukti transfer. Khusus untuk slip transfer request

diberi stempel lunas oleh fungsi akuntansi setelah proses

pencatatan selesai.



sistem pengeluaran kas melalui rekening bank sudah sesuai

dengan sistem akuntansi yang baik. Catatan akuntansi yang

digunakan antara lain adalah: jurnal pengeluaran kas, buku

besar, buku pembantu, dan laporan rekonsiliasi kas yang

proses pencatatannya dilakukan secara komputerisasi

menggunakan program keuangan. Dengan catatan akuntansi

yang dihasilkan oleh program keuangan ini, yayasan dapat

dengan mudah mengetahui pengeluaran kas yang telah

dilakukan dan informasi mengenai posisi keuangan yayasan.

Selain catatan-catatan tersebut, terdapat rekening koran bank

(bank statement) yang dikirimkan oleh pihak bank secara

periodik yang berisi transaksi pengeluaran kas melalui

rekening bank.


commit to user

140




melalui rekening bank telah melaksanakan tugas sesuai

dengan tanggung jawabnya masing-masing.

c. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash



terdapat pemisahan fungsi antara fungsi yang memerlukan

pengisian main cash dan fungsi yang melakukan pengisian

main cash. Pemisahan fungsi yang dilakukan ini dapat

menjamin keandalan informasi akuntansi.



pengeluaran kas untuk pengisian main cash sudah sesuai

dengan sistem akuntansi yang baik. Dokumen yang

digunakan adalah slip penarikan tunai yang terdiri dari dua

rangkap.



sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash sudah

sesuai dengan sistem akuntansi yang baik. Catatan akuntansi


commit to user

141

yang digunakan adalah jurnal pengeluaran kas dan laporan

rekonsiliasi kas yang proses pencatatannya dilakukan secara

komputerisasi menggunakan program keuangan. Selain

catatan-catatan tersebut, terdapat rekening koran bank (bank

statement) yang dikirimkan oleh pihak bank secara periodik

yang berisi transaksi pengeluaran kas melalui rekening bank.




untuk pengisian main cash telah melaksanakan tugas sesuai

dengan tanggung jawabnya masing-masing.


commit to user 142

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan hasil evaluasi data dan pembahasan mengenai sistem akuntansi

pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia), penulis memperoleh temuan-temuan tentang kelebihan dan

kekurangan dari sistem akuntansi yang digunakan pada Yayasan Jesuit Refugee

Service Indonesia (JRS Indonesia). Temuan-temuan tersebut selanjutnya dapat

digunakan oleh yayasan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat

keputusan yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas. Temuan-

temuan yang diperoleh adalah sebagai berikut:

A. KELEBIHAN

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan

Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) terdapat beberapa temuan

kelebihan, antara lain sebagai berikut ini:

1. Fungsi yang Terkait

a. Masing-masing fungsi yang terkait telah melaksanakan tugas sesuai

dengan tanggung jawabnya masing-masing. Dengan adanya

tanggung jawab masing-masing bagian dan tugasnya pada setiap

pencatatan transaksi pengeluaran kas, maka akan tercipta

pengendalian intern yang baik.


commit to user

143

2. Dokumen yang Digunakan

a. Dokumen yang digunakan telah diotorisasi oleh pihak yang

berwenang. Kewenangan otorisasi ini didasarkan dengan besarnya

nominal pengeluaran kas sehingga dapat meminimalisasi terjadinya

kecurangan atau manipulasi data.

b. Dokumen yang digunakan telah bernomor urut dan dibuat rangkap

sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kecurangan atau

manipulasi data.

c. Dokumen yang digunakan diarsipkan dengan baik dengan cara

menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut dan dijilid

setiap bulan. Hal ini dapat meminimalisasi terjadinya kehilangan

dokumen sekaligus dapat mempermudah pencarian dokumen

apabila diperlukan di kemudian hari.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Proses pencatatan akuntansi semua transaksi dilakukan secara

komputerisasi menggunakan program keuangan. Dengan

menggunakan program keuangan, selain meningkatkan efektivitas

waktu, juga meminimalisasi terjadinya kesalahan (human error)

pada saat proses pengolahan informasi data transaksi.

b. Pencatatan akuntansi melibatkan pihak ketiga yaitu pihak bank

yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank

statement) yang berisi transaksi pengeluaran kas melalui rekening

bank. Dilibatkannya pihak bank dalam pencatatan transaksi


commit to user

144

pengeluaran kas dapat meningkatkan keandalan informasi yang

dihasilkan.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

a. Pelaksanaan sistem pengeluaran kas tidak dilaksanakan oleh satu

fungsi dari awal sampai akhir. Hal ini dapat menciptakan

pengendalian intern yang baik.

B. KELEMAHAN

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada Yayasan

Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia), penulis menemukan

beberapa kelemahan yang harus segera diperbaiki. Kelemahan tersebut antara

lain sebagai berikut ini:

1. Fungsi yang Terkait

a. Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,

fungsi akuntansi juga merangkap sebagai fungsi pemegang dana

kas. Perangkapan fungsi tersebut dapat melemahkan keandalan

informasi akuntansi.

b. Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,

fungsi pemegang dana kas merangkap sebagai fungsi yang

melakukan pembayaran melalui rekening bank. Perangkapan fungsi

tersebut dapat melemahkan keandalan informasi akuntansi.


commit to user 145

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang dikemukakan pada Bab II, maka penulis

dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pengeluaran kas yang diterapkan

pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) sudah cukup

baik dan efektif. Kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis yaitu:

1. Kesimpulan terhadap Fungsi yang Terkait

Pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem

pengeluaran kas melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas

untuk pengisian main cash pada Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia) tidak dilaksanakan oleh satu fungsi dari awal

sampai akhir.

2. Kesimpulan terhadap Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia) telah bernomor urut, dibuat rangkap,

diarsipkan dengan baik, dan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.


commit to user

146

3. Kesimpulan terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan

Pencatatan akuntansi semua transaksi pada Yayasan Jesuit Refugee

Service Indonesia (JRS Indonesia) dilakukan secara komputerisasi

menggunakan program keuangan.

4. Kesimpulan terhadap Jaringan Prosedur

Bagan alir pada sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem

pengeluaran kas melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas

untuk pengisian main cash pada Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia) telah menunjukkan prosedur yang urut dan

dapat dipahami dengan mudah.

B. REKOMENDASI

Berdasarkan beberapa kelemahan yang sudah dibahas pada bab sebelumnya,

maka penulis bermaksud memberikan beberapa masukan terhadap sistem

pengeluaran kas untuk meningkatkan kinerja Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia). Masukan dari penulis yaitu:

1. Rekomendasi terhadap Fungsi yang Terkait

Dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, fungsi

akuntansi hendaknya terpisah dari fungsi pemegang dana kas dan dalam

pelaksanaan sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, fungsi

pemegang dana kas hendaknya terpisah dari fungsi yang melakukan

pembayaran melalui rekening bank.


commit to user

147

Berikut ini disajikan bagan alir yang memisahkan fungsi akuntansi

dari fungsi pemegang dana kas dalam pelaksanaan sistem pengeluaran

kas dengan uang tunai:

Pemakai Dana Kas

Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai

Tidak

Ya

MULAI



besar

2

Cash 1 Advance

2

1

2 Cash 1 Advance


commit to user

148


Gambar 4.1. Rekomendasi untuk Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai (Lanjutan)

2

Cash 1 Advance

1



permintaan

2

Cash 1 Advance

3

2



permintaan

2

Cash 1 Advance

3

2

Cash 1 Advance


commit to user

149

Pemegang Dana Kas


A


3

2 Cash 1 Advance

Menyerahkan uang kepada

peminta

2 Cash 1 Advance

4


5

Dok. Pendukung

Cash Advance 1

Cash Disbursement


pemakaian dana

7

Dok. Pendukung

2 Cash Advance 1

Cash Disbursement

6


commit to user

150



6

N

SELESAI

Dok. Pendukung

Cash Advance 1

Cash Disbursement

Jurnal Pengeluaran

Kas

Front End


commit to user

151

Pemakai Dana Kas


7

Cash 2 Advance

T

Dikembalikan oleh Pemegang Dana Kas setelah

dibubuhi stempel lunas Cash 2 Advance

4

5

T

Mengeluarkan uang dan

mengumpulkan bukti pendukung

Membuat pengeluaran

kas

Dok. Pendukung

Cash Disbursement


commit to user 152

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Robert N. and Vijay Govindarajan. 2002. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Pertama. Jakarta: Salemba Empat.

Baridwan, Zaki. 1981. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kedua. Yogyakarta: Akademi Akuntansi YKPN.

Mardiasmo. 2000. Akuntansi Keuangan Dasar I. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Taswan. 2005. Akuntansi Perbankan Transaksi dalam Valuta Asing. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Unit Penerbitan dan Percetakan Sekolah Tinggi Manajemen YKPN.


commit to user

LAMPIRAN


commit to user

evaluasi sistem akuntansi pengeluaran …...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user...

Documents