evaluasi kinerja slims sebagai sarana temu kembali
TRANSCRIPT
EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU
KEMBALI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN DPR RI
Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora
Untuk memenuhi persyaratan memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)
Oleh :
Mahdiah
NIM : 107025102055
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2011
EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU
KEMBALI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN DPR RI
Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora
Untuk memenuhi persyaratan memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)
Oleh :
Mahdiah
NIM : 107025102055
Dibawah bimbingan :
Siti Maryam, M.Hum
NIP: 197007051998032002
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2011
PENGESAHAN PANITIA UJIAN
Skripsi yang berjudul “Evaluasi Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali di
Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI)” telah
diujikan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta pada tanggal 25 Oktober 2011. Skripsi ini telah diterima sebagai
salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program
Studi Ilmu Perpustakaan.
Jakarta, 25 Oktober 2011
Sidang Munaqasyah
Ketua Sidang Sekretaris
Drs. Rizal Saiful Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS
NIP. 19530319 1995041 001 NIP. 19641215 199903 1 005
Pembimbing
Siti Maryam, M.Hum
NIP: 197007051998032002
Penguji I Penguji II
Mukmin Suprayogi, M.Si Pungki Purnomo, MLIS
NIP. 1962301199903100 NIP. 19641215 199903 1 005
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan hanya bagi Allah SWT, karena hanya berkat
rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan salah satu tugas studi
berupa penyusunan proposal. Sholawat serta salam selalu tercurahkan kepada
junjungan Nabi besar Muhammad SAW dan seluruh umatnya. Sehingga penulis
dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik dan tepat pada waktunya, dengan
judul ”EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI
INFORMASI PERPUSTAKAAN DPR RI”.
Topik sebuah proposal ini dipilih atas pertimbangan penulis terhadap
pentingnya sebuah Sistem temu kembali informasi di sebuah perpustakaan. Hasil
penelitian ini diharapakan dapat bermanfaat untuk kemajuan dan perkembangan
perpustakaan dalam upaya meningkatkan keefektifan kinerja sistem temu kembali
informasi perpustakaan DPR RI.
Segenap rasa terima kasih ingin penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang
telah membantu menyelesaikan skripsi ini, diantaranya :
1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan karunianya yang tidak
terhenti hingga saat ini.
2. Ayahanda Abdul Razak serta Ibunda tercinta Mulyati, saudaraku Lia
Rosmalia, Zakiyah Rahmawati, dan Khairunnisa terimakasih untuk setiap
untaian doa, kasih sayang, perhatian dan dukungan yang begitu besar. Dan
untuk nenek ku tercinta dan segenap keluarga besar terimakasih banyak atas
doa dan dukunganya.
3. Ibu Siti Maryam, selaku dosen pembingbing yang telah memberikan ide,
saran dan motivasi dalam pembuatan skripsi ini.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, selaku dosen pengajar mata kuliah Metodologi
penelitian yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam pembuatan
proposal skripsi ini.
v
5. Ibu Alfida, selaku dosen pembimbing akademik. Dan semua dosen-dosen
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
6. Ibu Teni Rosanti, selaku Pustakawan serta para staff Perpustakaan DPR RI
yang telah memberikan data-data dan informasi yang dibutuhkan penulis.
7. Bapak Kepala Yayasan Islamiyah Ciputat, Kepala Sekolah SMP Islamiyah
Ciputat yang sudah memberi kesempatan untuk bergabung berkarir disini
dan mengizinkan penulis untuk bekerja sambil menyelesaikan skripsi ini.
8. Dan untuk Fahmi Muizzudin, yang telah membantu penulis baik itu tenaga,
pikiran, dan waktu.
9. Untuk teman-temanku seperjuangan IPI 2007 khususnya Eva, Novan, Erma,
nurul yang telah banyak memberikan motivasi untuk penulis.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu
penulis mengaharapkan kritik dan saran yang membangun. Besar harapan penulis
agar skripsi ini dapat berguna bagi kita semua.
Jakarta, Spetember 2011
Penulis
vi
ABSTRAK
MAHDIAH
Evaluasi Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali informasi Di
Perpustakaan DPR RI. Jakarta, 2011. 82 hal.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat keefektifan kinerja SLiMS
sebagai sarana temu kembali informasi perpustakaan DPR RI dan ingin mengetahui
hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses
penelusuran informasi menggunakan OPAC serta ingin mengetahui upaya yang
dilakukan oleh perpustakaan DPR RI dalam memenuhi tingkat keefektifan OPAC
dari software SLiMS. Responden dari penelitian ini yakni 1 pustakawan dan 1
pengguna Perpustakaan DPR RI. Responden ini dipilih oleh penulis dengan beberapa
kriteria. Metode yang digunakan penulis berdasarkan tujuanya yaitu metode
deskriptif sedangkan berdasarkan jenis datan adalah menggunakan metode kualitatif.
Data yang diperoleh untuk menghasilkan penelitian ini yakni observasi, wawancara
dan pengukuran tingkat keefektifan kinerja OPAC.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja OPAC Perpustakaan DPR RI
belum efektif karena berdasarkan nilai recall-precision menunjukkan bahwa nilai
perolehan (recall) sangat baik tetapi nilai ketepatan (precision) masih rendah. Hal ini
menunjukkan bahwa OPAC memberikan jawaban yang baik tetapi tidak didukung
oleh susunan dokumen yang kurang baik dan data di sistem yang belum di up-date.
Untuk upaya yang dilakukan oleh pustakawan DPR RI belum sepenuhnya dijalankan
karena sistem yang dipakai masih dalam masa peralihan sehingga membutuhkan
proses secara bertahap untuk memperbaiki tingkat keefektifan dari kinerja SLiMS.
Sedangkan hambatan dalam menelusur menggunakan OPAC yaitu ketidak selarasan
informasi pada OPAC dengan dokumen yang ada di rak buku. Hal ini disebabkan
karena migrasi data dari software yang lama ke software yang sekarang yakni SLiMS
dan staf belum sempat untuk mengup-datenya.
vii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv
ABSTRAK .................................................................................................................... vi
DAFTAR ISI ................................................................................................................ vii
DAFTAR TABEL ........................................................................................................ x
BAB I Pendahuluan
A. Latar belakang masalah ................................................................................. 1
B. Pembatasan dan perumusan masalah............................................................. 7
C. Tujuan penelitian ........................................................................................... 8
D. Manfaat penelitian ......................................................................................... 9
E. Metode penelitian .......................................................................................... 9
1. Jenis dan pendekatan penelitian .................................................................. 9
2. Sumber data ................................................................................................ 10
3. Objek dan responden penelitian ................................................................. 11
4. Teknik pengumpulan data .......................................................................... 11
5. Teknik analisa data ..................................................................................... 12
F. Definisi operasional ..................................................................................... 13
G. Sistematika penulisan ................................................................................... 15
BAB II Tinjauan Literatur ......................................................................................... 17
A.Perpustakaan Khusus .................................................................................... 17
1.Pengertian perpustakaan khusus ............................................................... 17
2.Ciri-ciri perpustakaan khusus ................................................................... 19
3. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus ................................................. 20
B. Sistem Temu Kembali Informasi ................................................................ 21
1. Pengertian sistem temu kembali informasi .............................................. 21
2. Kegiatan temu kembali informasi ............................................................ 22
3. Tujuan dan fungsi temu kembali informasi ............................................ 23
viii
4. Pengertian OPAC ..................................................................................... 24
5. Perkembangan OPAC ............................................................................... 27
6. Kriteria OPAC ......................................................................................... 29
C. Evaluasi system temu kembali informasi .................................................... 29
1. Pengertian evaluasi ................................................................................. 29
2. Tujuan evaluasi ....................................................................................... 31
3. Kriteria evaluasi ..................................................................................... 31
4. Pengertian recall dan precision ............................................................... 32
D.Senayan Library Management System (SLiMS) ......................................... 36
1. Sejarah SLiMS ....................................................................................... 36
2. Profil SLiMS .......................................................................................... 38
3. Fitur-fitur SLiMS .................................................................................. 40
BAB III Gambaran umum Perpustakaan DPR RI ..................................... 45
A.Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI ................................................... 45
B. Visi, Misi Perpustakaan DPR RI ............................................................ 46
C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI ............................................ 46
D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI ....................................... 47
E. Koleksi Perpustakaan DPR RI ................................................................ 48
F. Software Perpustakaan DPR RI .............................................................. 48
G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi ............................................... 49
H. Gedung Perpustakaan DPR RI .............................................................. 50
I. Fasilitas Dan Perlengkapan .................................................................... 51
J. Profil Pengguna Perpustakaan DPR RI .................................................. 52
K. Susunan Organisasi koleksi .................................................................... 53
BAB IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan ................................................. 55
A.Tingkat Keefektifan Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali
Informasi .................................................................................................... 56
1. Hasil wawancara ........................................................................ 56
2. Hasil pengukuran ......................................................................... 60
ix
B. Hambatan-Hambatan Proses Penelusuran Informasi Menggunakan
OPAC .......................................................................................................... 72
C. Upaya Yang Dilakukan Oleh Perpustakaan DPR RI ............................ 74
D. Hasil observasi ...................................................................................... 75
BAB V Penutup .............................................................................................. 79
A.Kesimpulan ...................................................................................... 79
B. Saran ................................................................................................ 81
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 82
x
Daftar Tabel
Tabel 2.1 Kriteria Evaluasi 31
Tabel 2.2 Rumus recall and precision 34
Tabel 3.1 SDM 47
Tabel 3.2 Rincian SDM 47
Tabel 3.3 Perlengkapan perpustakaan DPR RI 52
Tabel 4.1 Subyek “Sosiologi agama” 61
Tabel 4.3 Koleksi “Hukum asuransi” 62
Tabel 4.4 Koleksi “Arsitektur” 64
Tabel 4.5 penilaian recall and precision 71
Tabel 4.6 penilaian respon’s time 71
Tabel 4.7 Lembar Observasi Terhadap kinerja SliMS 71
Tabel 4.8 Lembar observasi terhadap tingkat keefektifan OPAC 72
Tabel 4.9 Lembar observasi terhadap keadaan Perpustakaan DPR RI 72
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Ledakan informasi muncul akibat adanya dorongan globalisasi. Hal ini
menyebabkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi berlangsung sangat
cepat, sehingga kebutuhan masyarakat terhadap jasa dan layanan informasi
semakin meningkat.
Diantara kegiatan informasi adalah penyimpanan dan penemuan kembali
informasi. Kegiatan ini berlangsung pada sebuah lingkup informasi yang tidak
berdiri sendiri. Ia merupakan bagian dari lingkungan masyarakat yang secara
alamiah didorong oleh keinginan untuk memberikan informasi dari batasan ruang
dan waktu.
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang begitu cepat berimbas pada
perpustakaan. Perpustakaan merupakan institusi yang berperan dalam
pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi akan memprioritaskan
penggunaan mesin pencari (search engine) sebagai sarana temu kembali
informasi.
Perkembangan teknologi yang sangat cepat telah membawa kita untuk
hidup berdampingan dengan informasi dan teknologi itu sendiri. Sekarang ini
banyak orang telah meninggalkan proses penelusuran informasi secara manual
2
yang membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan kembali beralih
menggunakan Information Retrieval System yang berada dalam jaringan
(Network) sehingga kita dapat mengakses informasi secara cepat dan dapat
mengakses ke jaringan Data base mana saja yang ada dalam jaringan (network).
Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi, dalam menyajikan
informasi baik itu yang berupa buku maupun dokumentasi lainnya yang dimiliki
menggunakan sarana temu kembali berupa katalog, bibliografi maupun indeks.
Informasi yang setiap saat bertambah secara eksponsial tidak mungkin ditangani
tanpa adanya sarana simpan sistem temu kembali informasi (retrieval) yang baru.
Sistem temu kembali informasi digunakan untuk menemukan kembali (retrieve)
informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu
kumpulan informasi secara otomatis.
Dalam berbagai kegiatan ilmiah, kebutuhan akan sumber-sumber
informasi merupakan hal yang niscaya. Seorang peneliti maupun akademisi
memerlukan sumber-sumber informasi untuk keperluan kegiatan akademisi atau
kegiatan penelitian. Akan tetapi, dalam kenyataannya tidak semua peneliti
maupun akademisi dapat menemukan sumber-sumber informasi tersebut karena
berbagai alasan. Salah satunya kinerja sistem OPAC yang kurang efektif dan juga
bahasa indeks yang digunakan pustakawan dan bahasa alamiah yang digunakan
oleh user kurang cocok. Sehingga kinerja OPAC kurang baik karena tidak
memberikan kemudahan untuk pengguna perpustakaan.
3
Katalog untuk sebagian orang merupakan benda antik yang jarang
disentuh untuk penelusuran informasi, namun seiring kemajuan teknologi kini
tersedia katalog online yang bisa diakses lewat komputer. Dampak jika tidak
adanya sistem temu kembali informasi (OPAC), maka pencarian dokumen di
perpustakaan akan tidak efektif sekali karena pengguna harus menelusur langsung
ke rak tanpa menelusur dulu ke OPAC. Dengan adanya OPAC ini penguna
dengan mudah dapat menemukan dokumen yang mereka inginkan.
Namun untuk mengetahui seberapa baik sistem temu kembali (OPAC)
memenuhi tujuannya maka sistem tersebut sebaiknya dievaluasi tingkat
kinerjanya. Evaluasi pada dasarnya adalah penilaian. Dengan kata lain, kita
mengevaluasi sistem untuk memastikan tingkat nilainya. Lancaster Stales
mengatakan bahwa kita dapat mengevaluasi sistem temu kembali informasi
dengan mempertimbangkan tiga isu berikut:
1. Seberapa baik sistem ini memenuhi tujuannya
Maksudnya adalah apakah sistem ini sudah memenuhi apa yang
diinginkan oleh pengguna seperti memberikan informasi-informasi relevan
yang sesuai dengan keinginan penguna perpustakaan.
2. Seberapa efisien memuaskan tujuan dan hasil akhirnya
Maksudnya adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan sistem dalam
proses menemukan dokumen relevan yang sesuai dengan permintaan
pengguna.
4
3. Apakah sistem tersebut membenarkan keberadaanya1
Maksudnya adalah apakah sistem tersebut mampu menemukan
dokumen yang dicari oleh pengguna dan mengetahui dimana tempat dokumen
tersebut disimpan.
Salah satu sarana sistem simpan dan temu kembali informasi adalah
OPAC yang merupakan salah satu fitur dari SLiMS. SLiMS (Senayan Library
Management system) adalah open source software (OSS) berbasis web untuk
memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.2
Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem
manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang
dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari
Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia
ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi
Git.3
Pengembangan Senayan dilakukan oleh SDC (Senayan Developers
Community), SDC ini dikoordinir oleh Hendro Wicaksono, dan sebagai
Programmer Arie Nugraha dan Wardiyono. Sementara untuk bidang dokumentasi
dikerjakan oleh Purwoko, Sulfan Zayd, M Rasyid Ridho, Arif Syamsudin. Selain
itu, ada programmer dari Jerman yaitu Tobiaz Zeumer. SLiMS dibangun di atas
1 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library
Association Publishing, 1999. 2 Manual senayan versi 3, 20 Maret 2009.
3http://tartojogja.wordpress.com/2010/05/07/senayan-library-management-system-
slims/#more-221/14 februari 2011/9.16 wib
5
platform GNU/Linux, SLiMS bisa berjalan hampir di semua sistem operasi
komputer, termasuk Windows dan Unix. SLiMS dirancang sesuai dengan standar
pengelolaan koleksi perpustakaan, misalkan standar pengatalogan yang
memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules.4
SLiMS merupakan software yang digunakan oleh Perpustakaan DPR RI
yang menyediakan sarana temu kembali informasi berupa OPAC yang belum
diketahui tingkat keefektifannya.
Penulis akan mengevaluasi kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali
informasi dengan beberapa aspek yang dinilai yaitu dari segi nilai recall-
precision, respon’s time, upaya pengguna, dan segi tampilan. Yang dimaksud
recall disini adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan oleh sebuah
proses pencarian dalam sistem information retrieval (IR). Sedangkan precision
adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk
kebutuhan si pencari informasi.5
Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena
keduanya berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis.
Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada relevansi,
melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian,
kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan dalam
memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari
4 Ibid.
5 Agus, Rifai. “Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi
pemakai”, al-Maktabah, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Vol 4, No.1, April 2002:1-12.
6
informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya
memberikan respon yang cepat.
Sedangkan yang dimaksud dengan respon’s time disini adalah waktu yang
dibutuhkan dalam proses penelusuran. Seberapa cepat sistem membutuhkan
waktu untuk menemukan dokumen relevan sesuai dengan permintaan pengguna
perpustakaan. Sedangkan upaya pengguna adalah apakah sistem menyediakan
pedoman atau menu help untuk mengetahui cara penggunaan OPAC tersebut dan
fasilitas penelusuran apa saja yang disediakan oleh sistem apakah bisa
menggunakan simple search (pencarian sederhana), advanced search (pencarian
spesifik) dan apakah bisa menggunakan operator Boolean (AND OR NOT).
Dari segi tampilan maksudnya yaitu apakah sistem memberikan tampilan
yang menarik sehingga pengguna bisa berlama-lama memandang layar komputer.
Dan jenis data apa saja yang bisa di input oleh sistem ke dalam data base, apakah
hanya berupa data bibliografi, full text, pdf dan lain-lain.
Perpustakaan DPR RI merupakan salah satu perpustakaan khusus yang
telah menerapkan software SLiMS untuk proses temu kembali informasi, yaitu
dengan menggunakan OPAC (Online Public Access Catalog).
Peneliti mencoba mengupas seberapa jauh tingkat recall dan precision,
respon’s time, upaya pengguna, dan segi penyajian pada software SliMS sebagai
penyedia OPAC agar kebutuhan informasinya dapat akurat dan tepat sesuai
keinginanya.
7
Dari latar belakang masalah yang dipaparkan di atas maka penulis tertarik
mengambil judul skripsi : Evaluasi Kinerja SLiMS sebagai Sarana Temu
Kembali Informasi di Perpustakaan DPR RI.
B. Pembatasan Dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Agar masalah yang diangkat oleh penulis ini tidak meluas, mudah
dilaksanakan dan terarah sehingga tidak mengakibatkan salah pemahaman
dalam masalah ini maka penulis memberikan batasan yang jelas terhadap
masalah ini yakni terbatas pada:
Tingkat keefektifan kinerja SLiMS yang terdiri dari hambatan dan
upaya meningkatkan keefektifan SLiMS sebagai sarana temu kembali
(OPAC) di Perpustakaan DPR RI.
2. Perumusan Masalah
Untuk memperjelas pembahasan masalah ini maka penulis
menuangkan masalah ke dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut
:
a. Bagaimana tingkat keefektifan kinerja SLiMS dari segi recall and
precision, respon’s time, upaya pengguna dan tampilan sistem sebagai
sarana temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI ?
b. Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun
pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC?
8
c. Apa saja upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam
meningkatkan keefektifan OPAC dari software SLiMS ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah untuk :
1. Mengetahui tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali
informasi perpustakaan DPR RI.
2. Mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun
pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC.
3. Mengetahui upaya yang dilakukan oleh perpustakaan DPR RI dalam
memenuhi tingkat keefektifan OPAC dari software SLiMS.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini terdiri dari manfaat akademis,
kelembagaan dan untuk diri sendiri sebagai calon pustakawan, yaitu :
1. Dapat dijadikan tolak ukur dalam melaksanakan sistem simpan temu kembali
informasi yang efektif agar user menggunakannya penuh dengan kepusaan
tersendiri.
2. Sebagai sarana evaluasi demi meningkatkan kualitas Perpustakaan DPR RI.
3. Bagi penulis khususnya dan semua kalangan yang bergelut dalam bidang ilmu
perpustakaan dan informasi hasil penelitian ini dapat berguna untuk
menambah wawasan dalam praktik pelaksanaan kepustakawanan.
9
E. Metode Penelitian
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah
jenis penelitian deskriptif-analitis. Jenis penelitian deskriptif analitis ini
adalah penelitian untuk mendeskripsikan atau menggambarkan kondisi
lapangan secara apa adanya.6
Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan
penelitian kualitatif, yakni penelitian yang bermaksud untuk memahami
fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian secara holistik dan
dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks
khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.7
2. Sumber Data
a. Data primer
Data primer adalah data yang bersumber dari responden dan sistem
tersebut yang langsung ditemui di lapangan (lokasi penelitian) yaitu :
1) Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung Perpustakaan
DPR RI untuk mendapat data yang diperlukan.
2) Wawancara yaitu penulis mewawancarai para pustakawan dan
pengguna perpustakaan DPR RI.
6 Moh. Nazir. Metode penelitian. Jakarta: Graha Indonesia, 1998. h. 72
7 Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif.Bandung: Remaja rusdakarya, 2009. h. 13
10
3) Dokumentasi hasil kerja (output sistem otomasi SLIMS) yaitu setiap
bahan tertulis ataupun film. Studi dokumentasi dilakukan dengan cara
mempelajari dokumen-dokumen yang berisi informasi tentang sistem
temu kembali informasi guna melengkapi data-data yang telah
didapatkan dari observasi dan wawancara.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang bersumber dari kepustakaan yang
terdiri dari literatur-literatur, buku catatan pustakawan, buku
panduan/manual dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
3. Objek dan Responden Penelitian
Objek penelitian adalah apa saja yang diteliti oleh peneliti. Objek
penelitian bisa berupa desa, negara, sistem, udara, orang dan hal-hal lain yang
abstrak seperti motivasi. Objek penelitian tidak pernah dikonotasikan dengan
jumlah (kuantita).8
Objek dari penelitian ini adalah sistem temu kembali informasi
perpustakaan DPR RI. Sedangkan populasi dalam penelitian ini tidak ada
karena yang diteliti hanya satu-satunya sistem temu kembali informasi. Dan
sampel juga tidak ada. Sedangkan penulis menggunakan responden penelitian
yakni para pustakawan dan pengguna perpustakaan DPR RI.
8 Prasetya, Irawan, Logika dan prosedur penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999. h 179
11
4. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan langkah yang penting dalam penelitian.
Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis. Oleh karena itu,
pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah dan sesuai
dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini metode pengumpulan data
yang digunakan dengan cara sebagai berikut :
a. Studi pustaka
Dalam studi pustaka penulis mempelajari dan mengumpulkan data
tertulis untuk menunjang penelitian. Data yang dikumpulkan berupa
literatur yang berhubungan dengan topik permasalahan penelitian baik
dalam bentuk buku, bahan rujukan, data base, internet dan lain-lain.
b. Penelitian lapangan
Pendekatan ini untuk mendapatkan data-data secara langsung dari
objek penelitian yaitu dengan cara :
1) Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung proses kerja
pengoperasian sistem temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI
untuk mendapat data yang diperlukan.
2) Wawancara, yaitu menanyakan tentang pengoperasian sistem di
perpustakaan ini oleh pustakawan dan menanyakan kepada pengguna
tentang kualitas sistem yang diberikan.
12
c. Pengukuran tingkat keefektifan
Penulis mencoba mengukur tingkat keefektifan dari software SLiMS
dengan menggunakan beberapa aspek penilaian yaitu:
Tabel 1.1
Pengukuran keefektifan
No Aspek penilaian
1. Recall and precision:
Recall = Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem x 100%
Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
Precision = Jumlah item yang relevan yang ditemukan di rak x 100%
Jumlah item yang relevan yang diperoleh system
2. Waktu (Respon’s time):
Waktu yang dibutuhkan dalam proses penelusuran.
3. Upaya pengguna:
Ketersediaan pedoman atau menu help
Fasilitas penelusuran
4. Dari segi penyajian:
Tampilan (out put) data base
Jenis data dalam database
5. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisa
data kualitatif mengikuti konsep Miles and Huberman yang dikutip oleh
Sugiyono dalam bukunya ”Memahami penelitian kualitatif”. Aktivitas dalam
analisa data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus
menerus pada setiap tahapan penelitian.9 Proses analisa data dilakukan dalam
tiga tahap, yaitu :
9 Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif.Bandung: Remaja rusdakarya, 2009. h.
207
13
a. Reduksi data (data reduction)
Data yang diperoleh penulis dari lapangan melalui observasi, wawancara
dan dokumentasi yang jumlahnya cukup banyak. Penulis catat dengan
rinci, kemudian dilakukan perangkuman, memilih hal-hal yang pokok dan
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dengan demikian data yang telah
direduksi dapat memberikan gambaran tentang tingkat keefektifan OPAC.
b. Penyajian data (data display)
Setelah data direduksi, langkah yang selanjutnya dilakukan adalah
menyajikan data. Dalam penyajian data, penulis melakukan dalam bentuk
tabulasi atau table-tabel.
c. Penarikan kesimpulan (verification)
Data-data yang telah diterangkan dan dijabarkan dalam bentuk narasi
kemudian penulis gunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah
dirumuskan sejak awal.
F. Definisi Operasional
Setelah mengkaji berbagai definisi dan pengertian tentang evaluasi dan
sistem temu kembali informasi, maka definisi istilah variabel yang digunakan
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Evaluasi
Evaluasi didefinisikan sebagai proses sistematis untuk menentukan kegunaan,
manfaat, nilai dan harga dari sesuatu. Dalam proses evaluasi ada beberapa hal
14
yang perlu dikaji, yaitu: (1) apa maksud dan tujuan evaluasi, (2) Apa yang
akan dievaluasi, (3) bagaimana cara mengevaluasinya, dan (4) kapan waktu
yang tepat untuk evaluasi.
2. Sistem temu kembali informasi
Sistem simpan temu kembali informasi adalah Sistem yang dirancang untuk
keperluan kegiatan penelusuran informasi yang kegiatanya meliputi
pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage),
pengaturan (organization) sampai ke pengambilan (accses).
3. OPAC
Online Public Access Catalogue, yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman
bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada
magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online
kepada pengguna.
4. Recall and precision
Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan-kembali oleh
sebuah proses pencarian di sistem IR. Lalu, precision adalah proporsi jumlah
dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari
informasi.
5. SLiMS (Senayan Library Management System)
Senayan adalah open source software (OSS) berbasis web untuk memenuhi
kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.
15
G. Sistematika Penulisan
Dalam skripsi ini penulisan terdiri lima bab. Yang mana bab tersebut
membahas secara terperinci bagian-bagian yang dipaparkan. Bab tersebut adalah:
BAB I Pendahuluan
Mencakup latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan
sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan literatur
Mencakup tentang teori yang digunakan penulis yaitu perpustakaan
khusus, evaluasi, sistem temu kembali informasi dan SLiMS.
BAB III Gambaran umum Perpustakaan DPR RI
Mencakup sejarah singkat, visi misi, struktur organisasi, Sumber Daya
Manusia (SDM), koleksi, anggaran, software, sarana sistem temu
kembali informasi, gedung, fasilitas dan perlengkapan, profil
pengguna, susunan / organisasi koleksi.
BAB IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan
Mencakup Tingkat keefektifan kinerja SLiMS, hambatan yang
dihadapi pengguna dan pustakawan dalam proses penelusuran
informasi, upaya perpustakaan untuk meningkatkan keefektifan
software SLiMS.
16
BAB V Penutup
Mencakup kesimpulan dan saran dari penulis.
17
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik
jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada
dibawah suatu departemen atau dibawah suatu biro, dibawah suatu bagian,
atau bahkan dibawah bidang pemasaran. Karena itu sebuah perpustakaan
khusus dapat bersifat nasional dengan dipimpin oleh pejabat eselon dua atau
dapat pula dipimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan
didalam suatu organisasi dapat bervariasi10
. Perpustakaan DPR RI termasuk
kedalam perpustakaan khusus karena berada dibawah suatu lembaga tinggi
negara.
Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah
depatemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, perusahaan swasta, BUMN,
pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi. Mulyadi Achmad Nurhadi
memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai perpustakaan yang
diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga perpustakaan
umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi. Lembaga yang
10
Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka,
1999) h. 2.3.
18
dimaksud berupa lembaga industri, lembaga perkantoran, lembaga penelitian
dan lain sebagainya.11
Selain itu menurut Sutarno NS yang dimaksud perpustakaan khusus
adalah perpustakaan yang berada pada suatu instansi/lembaga tertentu baik
lembaga pemerintah maupun swasta, yang sekaligus lembaga tersebut sebagai
pengelola dan penangung jawab. Istilah khusus yaitu melayani lembaga dan
mereka yang bekerja pada instansi yang bersangkutan, kekhususan
perpustakaan terletak pada pengelolaan, koleksi dan pemakai yang cukup
terbatas.12
Menurut soetminah (1991), Perpustakaan khusus mempunyai tugas
melayani suatu kelompok masyarakatt khusus yang memiliki kesamaan dalam
kebutuhan dan minat terhadap bahan pustaka dan informasi. Ada tiga macam
kelompok masyarakat khusus sehingga ada tiga macam perpustakaan khusus,
yaitu:
a. Perpustakaan Khusus di Bidang Ilmu/profesi
Orang-orang yang memiliki keahlian atau profesi yang sama seperti: ahli
jantung, ahli komputer, ahli perpustakaan dan lain-lain akan
membutuhkan pustaka dan informasi yang berkaitan dengan bidang
keahlian atau profesinya.
11
Ibid,h.1.3 12
Sutarno, NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktek, (Jakarta: Samitra Media
Utama, 2004). h. 30.
19
b. Perpustakaan khusus perkantoran
Perpustakaan khusus perkantoran, kantor pemerintah atau swasta dalam
melaksanakan tugasnya sehari-hari tentu membutuhkan informasi yang
berkaitan dengan tugas kantor yang bersangkutan. Untuk menambah
kegairahan dan meningkatkan kemampuan kerja, para pegawai perlu
menambah dan mengembangkan pengetahuan serta keterampilanya.
Untuk itu, setiap kantor perlu mempunyai koleksi perpustakaan dibidang
yang berkaitan dan dilengkapi juga dengan koleksi peraturan
perundangan, laporan kegiatan, laporan penelitian dan lain-lain.
c. Perpustakaan Khusus Perusahaan
Suatu perusahaan, baik yang memproduksi barang maupun jasa akan
selalu membutuhkan informasi yang berkaitan dengan perusahaan yang
bersangkutan agar dapat maju dan berkembang. Koleksi perpustakaan
perusahaan terdiri dari buku-buku yang isinya dapat memberikan
informasi untuk meningkatkan dan melancarkan kegiatan perusahaan.
Koleksi akan berupa buku-buku pengetahuan administrasi, pengetahuan
produksi, pengetahuan pemasaran dan pengetahuan lain-lain.13
2. Ciri-Ciri Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus berbeda dengan jenis perpustakaan lain. Adapun
ciri utama sebuah perpustakaan khusus antara lain:
13
Soetminah, Perpustkaan kepustakawanan pustakawan. (Yogyakarta: Kanisius, 1991). h. 35-
36
20
a. Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja.
b. Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang
ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk
tempat pepustakaan yang tersebut.
c. Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk
anggota. Dalam melakukan penelitian untuk anggota, sering dipersoalkan
seberapa jauh pustakawan harus melakukan penelitian.
d. Tekanan koleksi bukan pada buku (dalam arti sempit) melainkan pada
majalah, pamphlet, paten, laporan penelitian, abstrak, atau indeks karena
jenis tersebut umumnya informasinya lebih mutakhir dibandingkan buku.
e. Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan.
Karena itu perpustakaan khusus menyediakan jasa yang sangat
berorientasi ke pemakainya dibandingkan jenis perpustakaan lain.14
3. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus berfungsi sebagai tempat penelitian,
pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan
sumber daya manusia.15
Menurut Arif Budiwijaya tujuan perpustakaan khusus
adalah:
a. Memberikan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dalam
linkungan tempat perpustakaan bernaung.
b. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas badan yang dilayani
c. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara efektif memberikan
literatur dalam segala bentuk.
d. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi dan lain-lain dalam
bidang khusus.16
14
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1993)
h.49-50 15
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003) h. 39 16
Arif Budiwijaya, Pembinaan Koleksi Perpustakaan : Dalam Lokakarya Pembinaan
Perpustakaan Khusus Kependudukan, (Yogyakarta: Universitas Gajah Mada, 1979) h.1.
21
B. Sistem Temu Kembali Informasi
1. Pengertian Sistem Temu Kembali Informasi
Temu kembali atau temu balik informasi (information retrieval) sering
digunakan dalam arti kegiatan pencarian atau penelusuran informasi. Menurut
Lancaster (1979), temu balik informasi adalah proses penelusuran koleksi
dokumen (dalam arti seluas-luasnya) untuk mengidentifikasi dokumen
mengenai subyek tertentu.
Setiap sistem yang dirancang untuk keperluan kegiatan penelusuran
informasi dapat disebut sebagai sistem temu kembali informasi. Ingwersen
(1992) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sistem
yang dibangun melalui proses antara obyek sistem, sistem setting, dan situasi
yang memungkinkan terjadinya penelusuran dan ditemukanya informasi
potensial yang diinginkan oleh penelusur informasi.
Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali
dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya
sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata
didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan
tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan
dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.17
Untuk memudahkan pemahaman tentang information retrieval, Chu
(2003) menguraikan komponen dasar dari sebuah sistem informasi, yaitu :
17
Agus, Rifai,” Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi
pemakai”, al-Maktabah, Vol 4, No.1, April 2002:1-12
22
a. Sebuah pangkalan data (data base) sebagai tempat meletakkan dan
menyimpan wakil dari dokumen atau informasi.
b. Sebuah mekanisme pencarian untuk menentukkan apa yang sudah
tersimpan di pangkalan data.
c. Seperangkat bahasa pencarian, yaitu bahasa yang digunakan manusia
pengguna sistem dan apa yang dikenali oleh mesin komputer yang ia
gunakan.
d. Sebuah antar muka (interface) yaitu segala sesuatu yang terlihat,
terdengar atau tersentuh oleh pengguna ketika dia melakukan
pencarian informasi.
Jadi, information retrieval merujuk ke keseluruhan kegiatan yang
meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage),
pengaturan (organization) sampai ke pengambilan (accses). Semua ini harus
memudahkan pemakai sistem informasi untuk memperoleh apa yang
diinginkanya. Sementara itu, data retrieval memiliki lingkup yang lebih
sempit yaitu bagaimana mencocokan antara kata-kata yang terkandung
disebuah dokumen dengan kata-kata yang digunakan seseorang dalam
mencari informasi (dengan asumsi bahwa yang dicari adalah kata-kata dan
dokumennya berisi kata-kata).18
2. Kegiatan Temu Kembali Informasi
Chowdhruy (1999) menyebutkan beberapa kegiatan yang dilakukan
oleh suatu sistem untuk keperluan temu kembali informasi, yaitu sebagai
berikut :
18
Putu Laxman Pendit, dkk, Perpustakaan digital:perspektif perpustakaan perguruan tinggi
Indonesia. Jakarta: Sagung seto, 2007. h 95
23
a. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (dokumen) yang relevan
dengan minat pemakai.
b. Melakukan analisis isi dokumen.
c. Mewakili isi dari sumber informasi sesuai dengan pertanyaan pemakai
d. Melakukan analisis terhadap pertanyaan pemakai dan mewakilinya dalam
bentuk yang cocok agar sesuai dengan database.
e. Mencocokan istilah penelusuran dengan database
f. Menemukan kembali informasi yang relevan.
g. Melakukan hal-hal yang perlu disesuaikan dalam sistem berdasarkan
umpan balik (feedback) dari pemakai.19
3. Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi
Sistem Temu Kembali Informasi didisain untuk menemukan dokumen
atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem Temu
Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi
pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti
dikemukakan oleh Belkin (1980) sebagai berikut:20
a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen
menggunakan sekumpulan konsep.
b. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan
oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan
menemukannya dengan baik.
c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang
dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi
pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).
Berkaitan dengan sumber informasi di satu sisi dan kebutuhan
informasi pengguna di sisi yang lain, Sistem Temu Kembali Informasi
berperan untuk:
19
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library
Association Publishing, 1999. 20 Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information
Retrieval”, Canadian Journal of Information Sciences, 5, 1980, 133-143.
24
a. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna.
b. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk
mendapatkan dokumen yang relevan.
Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti
dikemukakan oleh Lancaster (1979) dan Kent (1971) adalah sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat
masyarakat pengguna yang ditargetkan.
b) Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
c) Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang
memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna.
d) Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu
yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat
dalam basis data.
e) Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam
basis data.
f) Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
g) Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang
diberikan oleh pengguna.21
4. Pengertian OPAC
Dalam perpustakaan berbasis web kita mengenal istilah OPAC yaitu
sebuah fitur atau fasilitas yang dapat digunakan untuk memfasilitasi
pengunjung web untuk mencari catalog koleksi, perpustakaan yang dapat
diakses secara umum. Dapat dilakukan mencari koleksi yang kita inginkan
dengan kata kunci judul, pengarang, subjek, nomor klasifikasi dan
sebagainya.22
21
Lancaster, F.W. Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing, and Evaluation, 2
nd Edition, New York: John Wiley, 1979. 22
Kanisius, Teknologi informasi perpustakaan:strategi perancangan perpustakaan digital.
Yogyakarta:Kanisius, 2008.
25
Dalam kamus istilah perpustakaan Lasa HS menyebutkan bahwa
OPAC adalah suatu database dari record-record catalog yang diakses oleh
pencari informasi. OPAC ini berfungsi sebagai catalog terpasang (online
catalog) yang dapat diakses secara langsung oleh pencari informasi di
perpustakaan.23
ALA Glosary of Library and information science seperti dikutip
Tahsinul Manaf menjelaskan bahwa “OPAC adalah cantuman bibliografi
dalam bentuk mesin terbaca yang dapat dibaca dan disimpan dalam system
computer, sehingga pemakai dapat mengakses informasi secara terus menerus
dengan mendekati pengarang, judul, subjek atau gabungan dari komponen-
komponen yang disebutkan.”24
Katalog itu dapat ditelusur secara online melalui titik akses yang
ditentukan. Pendapat ini menekankan pengertian OPAC dari segi
penyimpanan dan penelusuran secara online.
Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog
terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk
menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan
menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya,
dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna
23
Lasa HS, Kamus istilah perpustakaan. (Yogyakarta: Gajah mada university press, 1998),
h.89 24
Tahsinul Manaf, “OPAC sebagai sarana temu kembali informasi”, Media pustakawan No.3
Juni 2002 (Jakarta: Lembaga informasi nasional, 2002), h.17
26
dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di
perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd 1993, 141). Pendapat ini
menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang
dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu
penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa
status suatu bahan pustaka.
Melalui OPAC, pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi
atau tempat penyimpanannya. Horgan (1994, 1) menyatakan, OPAC adalah
suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang
menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks. Hal ini menghasilkan
pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi keluaran (output) dari sistem.
OPAC menyediakan akses umum kepada file pangkalan data yang dimiliki
perpustakaan. Melalui OPAC pengguna berinteraksi untuk memeriksa isi file
yang ada.
Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam
rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query), merupakan
aspek paling penting pada OPAC. Pengguna menggunakan OPAC adalah
untuk menjawab query tertentu. OPAC menjadi suatu sarana atau alat bantu
bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan.
Melakukan penelusuran informasi melalui OPAC, biasanya
menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh
karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian
27
dari sistem komputer perpustakaan. Feather (1997, 330) menyatakan bahwa
OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya
menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu.
OPAC menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan
melalui terminal komputer. Pengguna dapat melakukan penelusuran melalui
pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Pendapat ini selain
menunjukkan fungsi OPAC pada penelusuran informasi, juga menekankan
fungsi lain dari OPAC yaitu untuk menunjukkan keberadaan atau kekayaan
koleksi dari suatu perpustakaan tertentu.
Melalui OPAC, pengguna akan bisa mengetahui seberapa banyak
judul, subjek, eksemplar, dan sebagainya dari koleksi suatu perpustakaan
tertentu. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa OPAC adalah
suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh
pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi
lainnya.
5. Perkembangan OPAC
OPAC (Online Public Access Catalogue) memungkinkan anggota atau
pengunjung perpustakaan menelusur pangkalan data katalog untuk melihat
apakah perpustakaan memiliki karya tertentu dan tempat lokasinya. Apabila
sistem katalog ini terhubung sistem sirkulasi, akan diketahui apakah koleksi
atau karya tersebut berada di rak ataukah sedang dipinjam oleh pemakai lain.
28
OPAC generasi pertama muncul pada awal 1980-an dan ia lebih
banyak terhubung dengan sistem pengawasan sirkulasi berbasis komputer.
Titik temu OPAC tersebut biasanya sama dengan titik temu yang ada dikartu,
katalog tercetak, misalnya pengarang, judul, nomor panggil atau apabila
mungkin tajuk subjek.
OPAC generasi kedua didasarkan pada teknik-teknik temu kembali
informasi yang dikembangkan oleh jasa penelusuran online. Titik temunya
adalah kata-kata atau setiap kata dari judul, tajuk subyek, pengarang atau
nama lain dan penyatan-pernyataan penelusuran yang bisa disusun dengan
menghubungkan istilah penelusuran dengan menggunakan operator boolean.
Banyak OPAC generasi kedua memiliki dua level interaksi pemakai. Pertama,
level sederhana bagi penelusur yang baru dan belum berpengalaman. Kedua,
level yang lebih maju bagi penelusur yang sudah berpengalaman.
OPAC generasi ketiga pada umumnya memiliki karakteristik berikut:
a. Teknik-teknik temu kembali non-boolean (hal ini mungkin didasarkan
pada pencocokan yang paling baik atau best match)
b. Penerimaan search expression dalam bahasa biasa (ordinary
languange) dengan berbagai fasilitas untuk penggunaan direktori
dalam rangka menyediakan singkatan, sinonim attau jenis-jenis uraian
(spelling variant)
c. Penyediaan bantuan yang tergantung pada konteks
d. Penggunaan istilah dari cantuman yang relevan, yang ditemu kembali
untuk meningkatkan strategi penelusuran
e. Penampilan cantuman paling relevan yang ditemukan pertama kali25
25
Syihabuddin, Qalyubi, dkk, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta:
Jurusan Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007.
29
6. Kriteria OPAC
Ada beberapa faktor yang menyebabkan seseorang enggan
menggunakan OPAC adalah disebabkan sistem tersebut didesain terlampau
sukar dan berbelit-belit sehingga menyulitkan pemakainya, disamping itu
kurang menarik dalam penampilanya. Seharusnya, sebuah OPAC yang baik
harus mudah dalam pengoperasional dan disenangi oleh pemakai
perpustakaan. Crowford (1987: 21) menyarankan beberapa kriteria yang
diperlukan untuk OPAC yang baik, antara lain:
a) Layar monitor yang ditampilkan pada level pertama seharusnya
memperkenalkan perpustakaan yang bersangkutan. Layar harus jelas
sehingga dapat menimbulkan minat dari pengguna pemula dan yang
berpengalaman untuk menggunakannya.
b) Sebuah OPAC sebaiknya selalu memberikan indikasi kepada pemakai
langkah demi langkah; di level mana mereka sekarang, bagaimana
mereka sampai ke situ, dan ke mana mereka selanjutnya.
c) OPAC seharusnya menghindari penggunaan „jargon‟ attau istilah dan
kata-kata yang tidak baku.
d) Jumlah hasil penelusuran harus dapat ditampilkan di layar
e) Fasilitas „help‟ atau bantuan harus selalu tersedia pada layar monitor
di setiap level searching.
f) OPAC harus memberi respon yang cepat dan tepat dari setiap
permintaan.26
C. Evaluasi Sistem Temu Kembali Informasi
1. Pengertian Evaluasi
Evaluasi pada dasarnya adalah penilaian. Dengan kata lain, kita
mengevaluasi sistem untuk memastikan tingkat nilainya. Dalam lingkungan
penemuan informasi mungkin kita ingin menilai mana yang lebih baik
26
Walt Crowford, Patron access: issue for online catalogs. Boston: GK Hall, 1987.
30
diantara dua sistem, atau kita dapat mencoba untuk menilai bagaimana tingkat
kinerja suatu sistem yang diberikan itu dapat ditingkatkan. Dengan demikian
cukup jelas bahwa selama evaluasi, kita mengukur kinerja sistem yang diteliti
terhadap beberapa jenis skala. 27
Menurut Firman B. Aji dan S. Martin Sirait, “evaluasi adalah suatu
usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara objektif pencapaian hasil-
hasil yang telah direncanakan sebelumnya.”28
Sedangkan menurut M. Manullang “evaluasi adalah membandingkan
hasil pekerjaan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah
ditentukan.”29
Ada dua parameter dasar untuk mengukur kinerja sistem: efektivitas
dan efisiensi. Dalam sebuah sistem pencarian informasi, efektivitas mungkin
merupakan ukuran seberapa jauh ia dapat menemukan informasi yang relevan
dibandingkan dengan informasi yang tidak relevan. Adapun efisiensi adalah
bagaimana secara ekonomi sistem itu mencapai tujuanya. Dalam sebuah
pencarian informasi efisiensi sistem dapat diukur oleh faktor-faktor seperti
beberapa biaya minimum, apakah sistem berfungsi secara efektif. 30
27
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library
Association Publishing, 1999. 28
Firman B. Aji dan S. Martin Sirait, Perencanaan dan evaluasi, (Jakarta: Bumi aksara,
1990), h. 30 29
M. Manullang, Dasar-dasar manajemen, (Yogyakarta: Gajah mada university press, 2005),
h. 141 30
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval.
31
2. Tujuan Evaluasi
Menurut Swanson yang dikutip oleh Chowdhury dalam buku
Introduction to Modern Information Retrieval menyatakan bahwa studi
evaluasi memiliki beberapa tujuan, sebagai berikut:
a. Untuk menilai tujuan dan rencana program sebelum melaksanakan
program tersebut.
b. Untuk menentukan seberapa baik kinerja tujuan atau harapan yang
diinginkan.
c. Untuk menentukan alasan atau penyebab dari keberhasilan maupun
kegagalan program tersebut.
d. Untuk mengungkap prinsip-prinsip yang mendasari suatu program yang
berhasil.
e. Untuk mengekspolarasi teknik yang dapat meningkatkan efektivitas
program.
f. untuk memperbaiki cara yang digunakan untuk mencapai tujuan
3. Kriteria Evaluasi
Menurut Salton dan McGill yang dikutip oleh Chowdhury dalam buku
Introduction to Modern Information Retrieval menyatakan bahwa
mengidentifikasi berbagai parameter sistem pencarian informasi, masing-
masing lima kriteria evaluasi yakni:31
Tabel 2.1
Kriteria Evaluasi
No Kriteria evaluasi Parameter sistem
1. Recall and precision Indeks exhaustivity
Istilah indeks yang mendalam dapat
meningkatkan recall.
Term spesifitas
Istilah indeks yang khusus dapat
meningkatkan nilai precision.
Bahasa pengindeksan
31
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library
Association Publishing, 1999.
32
menyediakan langkah-langkah untuk
pengenalan sinonim, istilah-istilah yang
terkait dll yang meningkatkan recall.
Perumusan permintaan
Kemampuan untuk merumuskan
permintaan pencarian yang akurat.
Strategi pencarian
Kemampuan penguna untuk merumuskan
strategi pencarian yang memadai.
2. Respon waktu Pengorganisasian dokumen yang tersedia
Jenis query
Lokasi pusat informasi
Frekuensi yang menerima permintaan
pengguna
Ukuran koleksi
3. Upaya pengguna Aksesibilitas system
Sistem menyediakan pedoman cara
mengunakanya.
Fasilitas untuk berinteraksi dengan sistem
4. Dari segi penyajian Sifat output : referensi bibliografi, abstrak
atau full text
5. Cakupan koleksi Jenis perangkat input dan ukuran perangkat
penyimpanan
Kedalaman analisis subjek
Sifat permintaan pengguna
Bentuk fisik dokumen
4. Pengertian Recall Dan Precision
Salah satu penerapan prinsip relevansi yang sejak dahulu digunakan
dalam pengembangan sistem information retrieval (IR) adalah penggunaan
ukuran recall and precision. Terjemahan yang pas untuk istilah ini dalam
bahasa Indonesia belum ditemukan. Istilah recall digunakan pula dalam
psikologi untuk menjelaskan proses mengingat yang dikerjakan otak manusia.
Kata lain untuk recall dalam bahasa Inggris adalah remember, recollect,
remind. Di bidang IR, recall berkaitan dengan kemampuan menemukan-
33
kembali butir informasi yang sudah tersimpan. Jadi, terjemahan bebasnya
mungkin adalah “penemuan-kembali”.
Precision dapat diartikan sebagai kepersisan atau kecocokan (antara
permintaan informasi dengan jawaban terhadap permintaan itu). Jika
seseorang mencari informasi di sebuah sistem, dan sistem menawarkan
beberapa dokumen, maka kepersisan ini sebenarnya juga adalah relevansi.
Artinya, seberapa persis atau cocok dokumen tersebut untuk keperluan
pencari informasi, bergantung pada seberapa relevan dokumen tersebut bagi si
pencari.
Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan-
kembali oleh sebuah proses pencarian di sistem IR. Lalu, precision adalah
proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk
kebutuhan si pencari informasi.
Rumus untuk mengetahui jumlah recall and precision adalah sebagai
berikut :
Recall = Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem x 100%
Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
Precision = Jumlah item relevan yang ditemukan di rak x 100%
Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem
Kedua ukuran di atas biasanya diberi nilai dalam bentuk persentase, 1
sampai 100%. Sebuah sistem informasi akan dianggap baik jika tingkat recall
maupun precision-nya tinggi. Jika ada seseorang mencari dokumen tentang
“Pangeran Diponegoro” pada sebuah sistem, dan jika sistem tersebut memiliki
100 buku tentang Pangeran Diponegoro, maka kinerja terbaik adalah jika
34
sistem tersebut berhasil menemukan 100 dokumen tentang Pangeran
Diponegoro.
Kalau sistem tersebut memberikan 100 temuan, dan di temuan tersebut
ada 50 dokumen tentang “Pangeran Diponegoro”, maka nilai recall-nya
adalah 0,5 (atau 50%) dan nilai precision-nya juga 0,5. Kalau sistem tersebut
memberikan 1 dokumen saja, dan dokumen tersebut adalah tentang “Pangeran
Diponegoro”, maka recall-nya bernilai 0,01 dan precision-nya bernilai 1.
Perhatikan bahwa nilai precision yang tinggi ini sebenarnya terjadi karena
sistem memberikan hanya 1 jawaban kepada si pencari informasi. Kalau
sistem memberikan 100 dokumen, dan hanya 1 yang relevan, maka nilai
recall-nya tetap 0,01 dan precision-nya pun ikut merosot ke 0,01.
Dalam perkembangan teori IR, ukuran dan eksperimen terhadap
kinerja sebuah sistem semakin diupayakan untuk mengakomodasi berbagai
kemungkinan dalam situasi yang sesungguhnya. Misalnya, Lancaster
merumuskan matriks terkenal berikut ini sebagai ukuran recall-precision:32
Tabel 2.2
Rumus recall and precision
Relevan Tidak Relevan Total
Ditemukan a (hits) b (noise) a + b
Tidak ditemukan c (misses) d (rejected) c + d
Total a+b c+d a+b+c+d
32
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan digital : dari A sampai Z. Jakarta : Cita karyakarsa
mandiri, 2008. h 267
35
Lalu, berdasarkan tabel tersebut, rumus recall – precision pun
menjadi:
Recall =[a/(a+c)]x100
Precision =[a/ (a+b)] x 100
Lewat rumus ini kita dapat membayangkan bahwa sebuah sistem harus
meningkatkan nilai recall dengan memperbesar nilai a di rumus di atas (atau
nilai hits). Nilai a yang besar ini dapat terjadi jika jumlah dokumen yang
diberikan oleh sebuah sistem dalam sebuah pencarian juga besar. Semakin
besar jumlah dokumen yang diberikan, semakin besar kemungkinan nilai a.
Tetapi pada saat yang sama, muncul kemungkinan bahwa nilai b (atau jumlah
dokumen yang tidak relevan) juga semakin besar. Ini artinya, nilai precision-
nya semakin kecil. Dalam berbagai eksperimen ditemukan kenyataan bahwa
nilai recall dan precison ini cenderung berlawanan alias berbanding-terbalik.
Jika recall tinggi, besar kemungkinannya precision rendah.
Ukuran recall-precision ini juga sangat bergantung pada apa yang
sesungguhnya dimaksud dengan “dokumen yang relevan” itu dan bagaimana
memastikan relevan-tidaknya sebuah dokumen. Salah satu kritik terhadap
prinsip recall-precision ini menyatakan bahwa ukuran ideal sebuah sistem
selama ini terlalu berpihak kepada mesin dan logika yang terlalu ketat.
Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena keduanya
berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis.
36
Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli
pada relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses
pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan
dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang
pencari informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang
dipakainya memberikan respon yang cepat.33
D. Senayan Library Managemen System (SLIMS)
1. Sejarah SLiMS
Awal mula SLiMS ini bermula dari perpustakaan di Inggris yaitu
Library of Congres memberikan sumbangan sebuah software perpustakaan
yang bernama Alice. Seiring dengan berjalannya waktu, manajemen
Perpustakaan Depdiknas mulai menghadapi beberapa kendala dalam
penggunaan sistem Alice. Pertama, keterbatasan dalam menambahkan fitur-
fitur baru. Antara lain kebutuhan manajemen serial, meng-online-kan katalog
di web dan kustomisasi report yang sering berubah-ubah kebutuhannya.
Penambahan fitur jika harus meminta modul resmi dari developer Alice,
berarti membutuhkan dana tambahan yang tidak kecil. Apalagi tidak ada
distributor resminya di Indonesia sehingga harus mengharapkan support dari
Inggris. Ditambah lagi beberapa persyaratan yang membutuhkan infrastruktur
33
Ibid.
37
biaya mahal seperti dedicated public IP agar bisa meng-online-kan Alice di
web.
Disini muncul masalah kedua, yaitu sulitnya mempelajari lebih
mendalam cara kerja perangkat lunak Alice. Perpustakaan Depdiknas
(sekarang Kemendiknas) salah satu tupoksinya adalah melakukan koordinasi
pengelolaan perpustakaan unit kerja dibawah lingkungan Depdiknas. Dalam
implementasinya, seringkali muncul kebutuhan untuk bisa mendistribusikan
perangkat lunak sistem perpustakaan ke berbagai unit kerja tersebut. Disini
masalah ketiga: sulit (atau tidak mungkin) untuk melakukan redistribusi
sistem Alice. Alice merupakan perangkat lunak yang secara lisensi tidak
memungkinkan diredistribusi oleh pengelola Perpustakaan Depdiknas secara
bebas. Semuanya harus ijin dan membutuhkan biaya.
November 2006, perpustakaan dihadapkan oleh sebuah masalah
mendasar. Sistem Alice tiba-tiba tidak bisa digunakan. Ternyata Alice yang
digunakan selama ini diimplementasikan dengan sistem sewa. Pantas saja
biayanya relatif murah. Tiap tahun pengguna harus membayar kembali untuk
memperpanjang masa sewa pakainya.
Akhirnya pengelola Perpustakaan Depdiknas me-review kembali
penggunaan sistem Alice di Perpustakaan Depdiknas. Setelah memutuskan
untuk hijrah menggunakan sistem yang lain, maka langkah berikutnya adalah
mencari sistem yang ada untuk digunakan atau mengembangkan sendiri
sistem yang dibutuhkan. Langkah berikutnya adalah melakukan banding
38
software sistem perpustakaan open source yang bisa diperoleh di internet.
Beberapa software yang dicoba antara lain: phpMyLibrary, OpenBiblio,
KOHA, EverGreen.
Karena tidak menemukan sistem yang dibutuhkan, maka diputuskan
untuk mengembangkan sendiri aplikasi sistem perpustakaan yang dibutuhkan.
Pengelola perpustakaan Depdiknas Untuk versi awal (1.0) aplikasi yang akan
dikembangkan, memberikan nama kode “Senayan”. Alasannya sederhana,
karena awal dikembangkan di perpustakaan Depdiknas yang berlokasi di
Senayan. Apalagi Perpustakaan Depdiknas mempunyai brand
sebagai library@senayan. Belakangan karena dirasa nama “Senayan” dirasa
cocok dan punya nilai marketing yang bagus, maka nama “Senayan” dijadikan
nama resmi aplikasi sistem perpustakaan yang dikembangkan.34
2. Profil SLiMS
Senayan merupakan salah satu OSS berbasis web yang dapat
digunakan sebagai perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan.
Sebagai perangkat lunak berbasis web. Senayan mampu berjalan sempurna di
dalam sistem jaringan komputer atau internet. Perangkat lunak berbasis web
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan karena aplikasi jenis ini
memungkinkan perpustakaan mendekatkan berbagai produk layanannya
dengan pengguna perpustakaan. Dengan jenis aplikasi ini pengguna dapat
34
http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-senayan-library-
management-system/diakses pada 16 mei 2011 jam 11.05wib
39
mengakses layanan perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan karena
pengguna dapat mengakses layanan yang disediakan perpustakaan melalui
web atau portal perpustakaan. Jika melihat sistem informasi atau berbagai
perangkat lunak yang digunakan saat ini oleh perpustakaan di Tanah Air,
banyak perpustakaan yang menggunakan perangkat lunak berbasis web.
Senayan dikembangkan dengan menggunakan berbagai perangkat
lunak open source. Web server, bahasa pemrograman dan database yang
digunakan untuk mengembangkan Sanayan semuanya merupakan perangkat
lunak open source. Berbagai perangkat lunak yang digunakan untuk
membangun Senayan antara lain Apache sebagai web server, PHP sebagai
bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database yang menyimpan
transaksi data yang terjadi di Senayan. Perangkat lunak ini dibangun dengan
menggunakan PHP sehingga kode sumber (source code) perangkat lunak ini
bersifat terbuka. Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan
peluang bagi pengguna untuk mengembangkan Senayan lebih lanjut sesuai
dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini dimungkinkan karena PHP
merupakan bahasa pemrograman interpreter.
Senayan di produksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen
Pendidikan Nasional. Lebih spesifik lagi kelahiran perangkat lunak otomasi
perpustakaan ini dibidani oleh Hendro Wicaksono, Arie Nugraha dan
Wardiyono. Guna mendukung pengembangan Senayan kedepan, saat ini
40
perangkat lunak otomasi perpustakaan ini memiliki komunitas pengembang
yang tergabung dalam Senayan Developer Community (SDC).
Perangkat lunak otomasi perpustakaan memiliki fungsi untuk
mempermudah kegiatan administrasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak
otomasi perpustakaan maka Senayan harus mampu mempermudah kegiatan
administrasi perpustakaan. Jika melihat menu-menu yang disediakan Senayan,
perangkat lunak ini mampu menjalankan fungsi administrasi yang ada di
perpustakaan. Kegiatan pengolahan, peminjaman, pengembalian, pemesanan
koleksi, penyiangan, manajemen anggota, fasilitas pencetakan barcode
(barcode koleksi dan anggota) serta berbagai jenis laporan Senayan dapat
membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau
sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi
perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan menggunakan
menu-menu yang ada di Senayan. Menu-menu yang ada di Senayan antara
lain menu bibliografi, sirkulasi, keanggotaan, OPAC (online public access
catalog), stocktake (penyiangan), master file, system, laporan dan kedepan
akan tersedia menu pengolah koleksi terbitan berkala dan multimedia.35
3. Fitur-fitur SLiMS
SLiMS ini memiliki beragam macam fitur yang sangat membantu
tugas pustaakawan mulai dari kegiatan teknis sampai akademis. SLiMS
35
Heri Abi Burachman Hakim (Staf Perpustakaan FISIPOL UGM),
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=view&id=33&Itemid=33/
diakses pada 16 Mei 2011 jam 11.15 wib
41
memiliki berbagai fitur yang selalu dikembangkan oleh pembuatnya sesuai
kebutuhan perpustakaan. Berikut macam-macam fitur-fiturnya:36
a. Pengatalogan (Cataloging)
SLiMS menyediakan fitur pengatalogan yang sangat membantu
pustakawan dalam pembuatan katalog. Berikut keunggulan dari fitur
pengatalogan:
1) Compliance dengan standar AACR2 (Anglo-American Cataloging
Rules).
2) Fitur untuk membuat, mengedit, dan menghapus data bibliografi sesuai
dengan standar deskripsi bibliografi AACR2 level ke dua.
3) Mendukung pengelolaan koleksi dalam berbagai macam format seperti
monograph, terbitan berseri, audio visual, dsb.
4) Mendukung penyimpanan data bibliografi dari situs di Internet.
5) Mendukung penggunaan barcode.
6) Manajemen item koleksi untuk dokumen dengan banyak kopi dan
format yang berbeda.
7) Mendukung format XML untuk pertukaran data dengan menggunakan
standar metadata MODS (Metadata Object Description Schema).
8) Pencetakan Barcode item/kopi koleksi Built-in.
9) Pencetakan Label Punggung koleksi Built-in.
10) Pengambilan data katalog melalui protokol Z3950 ke database koleksi
Library of Congress.
11) Pengelolaan koleksi yang hilang, dalam perbaikan, dan rusak serta
pencatatan statusnya untuk dilakukan pergantian/perbaikan terhadap
koleksi.
12) Daftar kendali untuk pengarang (baik pengarang orang,
badan/lembaga, dan pertemuan) sebagai standar konsistensi penuliasan
13) Pengaturan hak akses pengelolaan data bibliografi hanya untuk staf
yang berhak.
b. Penelusuran (OPAC/Online Public Access Catalog)
Fitur berikutnya yaitu SLiMS menyediakan OPAC atau sarana
sistem temu kembali informasi. Pengguna perpustakaan bisa
36 http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-senayan-library-
management-system/16 mei 2011 jam 11.05 wib
42
menggunakan OPAC untuk mencari dokumen yang mereka inginkan.
Berikut keunggulan dari fitur OPAC:
1) Pencarian sederhana.
2) Pencarian tingkat lanjut (Advanced).
3) Dukungan penggunaan Boolean’s Logic dan implementasi CQL
(Common Query Language).
4) OPAC Web Services berbasis XML.
5) Mendukung akses OPAC melalui peralatan portabel (mobile
device)
6) Menampilkan informasi lengkap tetang status koleksi di
perpustakaan, tanggal pengembalian, dan pemesanan item/koleksi
7) Detil informasi juga menampilkan gambar sampul buku, lampiran
dalam format elektronik yang tersedia (jika ada) serta fasilitas
menampilkan koleksi audio dan visual.
8) Menyediakan hyperlink tambahan untuk pencarian lanjutan
berdasarkan penulis, dan subjek.
c. Sirkulasi (Circulation)
Fitur sirkulasi ini adalah fitur untuk mengatur kegiatan
peminjaman, perpanjang dan pengembalian buku. Berikut keunggulan
fitur tersebut:
1) Mampu memproses peminjaman dan pengembalian koleksi secara
efisien, efektif dan aman.
2) Mendukung fitur reservasi koleksi yang sedang dipinjam, termasuk
reminder/pemberitahuannya.
3) Mendukung fitur manajemen denda. Dilengkapi fleksibilitas untuk
pemakai membayar denda secara cicilan.
4) Mendukung fitur reminder untuk berbagai keperluan seperti
melakukan black list terhadap pemakai yang bermasalah atau habis
keanggotaannya.
5) Mendukung fitur pengkalenderan (calendaring) untuk diintegrasikan
dengan penghitungan masa peminjaman, denda, dan lain-lain.
6) Memungkinkan penentuan hari-hari libur non-standar yang spesifik.
7) Dukungan terhadap ragam jenis tipe pemakai dengan masa pinjam
beragam untuk berbagai jenis keanggotaan.
8) Menyimpan histori peminjaman anggota.
43
9) Mendukung pembuatan peraturan peminjaman yang sangat rinci
dengan mengkombinasikan parameter keanggotaan, jenis koleksi, dan
GMD selain aturan peminjaman standar berdasarkan jenis keanggotaan
d. Manajemen Keanggotaan (Membership Management)
Fitur manajemen keanggotaan ini digunakan untuk mengatur
proses keanggotaan perpustakaan. Berikut rincianya:
1) Memungkinkan beragam tipe pemakai dengan ragam jenis kategori
peminjaman, ragam jenis keanggotaan dan pembedaan setiap layanan
sirkulasi dalam jumlah koleksi serta lama peminjaman untuk jenis
koleksi untuk setiap jenis/kategori.
2) Dukungan terhadap input menggunakan barcode reader
3) Memungkinkan untuk menyimpan informasi preferensi pemakai
atau subject interest.
4) Memungkinkan untuk menyimpan informasi tambahan untuk
keperluan reminder pada saat transaksi.
5) Memungkinkan menyimpan informasi detail pemakai yang lebih
lengkap.
6) Pencarian informasi anggota minimal berdasarkan nomor dan nama
anggota.
7) Pembuatan kartu anggota yang dilengkapi dengan barcode untuk
transaksi peminjaman.
e. Inventarisasi Koleksi (Stocktaking)
Fitur ini merupakan fitur yang digunakan untuk kegiatan
inventarisasi koleksi atau kegiatan dimana perpustakaan menghitung
kembali atau mengecek ulang jumlah koleksi yang dimiliki apakah ada
yang hilang atau tidak (stock opname). Berikut rincian fitur tersebut:
1) Proses inventarisasi koleksi bisa dilakukan secara bertahap dan parsial
tanpa harus menutup layanan perpustakaan secara keseluruhan.
2) Proses inventarisasi bisa dilakukan secara efisien dan efektif.
3) Terdapat pilihan untuk menghapus data secara otomatis pada saat
akhir proses inventarisasi terhadap koleksi yang dianggap hilang.
44
f. Statistik/Pelaporan (Report)
Fitur statistik atau pelaopran merupakan fitur untuk menghitung
hasil dari semua kegiatan perpustakaan. Berikut rincian dari fitur ini:
1) Meliputi pelaporan untuk semua modul-modul yang tersedia di
Senayan.
2) Laporan Judul.
3) Laporan Items/Kopi koleksi.
4) Laporan Keanggotaan.
5) Laporan jumlah koleksi berdasarkan klasifikasi.
6) Laporan Keterlambatan.
7) Berbagai macam statistik seperti statistik koleksi, peminjaman,
keanggotaan, keterpakaian koleksi.
8) Tampilan laporan yang sudah didesain printer-friendly, sehingga
memudahkan untuk dicetak.
9) Filter data yang lengkap untuk setiap laporan.
g. Manajemen Terbitan Berseri (Serial Control)
Fitur manajemen terbitan berseri adalah fitur yang digunakan
untuk mengolah koleksi berjenis seperti majalah, surat kabar, jurnal dan
lain-lain. Berikut rincian fitur tersebut:
1) Manajemen data langganan.
2) Manajemen data Kardex.
3) Manajemen tracking data terbitan yang akan terbit dan yang sudah
ada.
4) Memungkinkan tracking data terbitan berseri yang jadwal terbitnya
tidak teratur (pengaturan yang fleksibel).
45
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DPR RI
A. Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI
Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia berdiri sejak
pemerintah negara Indonesia masih berbentuk Negara Republik Indonesia Serikat
(RIS) yang bertempat di Daerah Istimewa Yogyakarta. Sekitar tahun 1951.
Perpustakaan ini merupakan kelanjutan dari ”Bibliotheca Volktraad”, milik
pemerintah Hindia Belanda di Indonesia. Sebagian koleksi merupakan
peninggalan dari Perpustakaan ”Volkstraad”. Sejak Ibukota Pemerintah Republik
Indonesia pindah ke Jakarta, Perpustakaan ditempatkan di gedung yang berlokasi
di Lapangan Banteng, yang sekarang menjadi Gedung Balai Pustaka.
Tahun 1965, Perpustakaan pindah ke Gedung DPR RI di Senayan atau
gedung Pemuda. Tahun 1968, Perpustakaan pindah ke Gedung DPR RI di Jalan
Gatot Subroto yang berlokasi di lantai dasar. Namun, Perpustakaan ini masih
mengalami beberapa kali perpindahan lokasi. Tahun 1970, Perpustakaan
menempati lantai 2 Gedung Pustaka Loka. Sedangkan tahun 1985 Perpustakaan
menempati lantai 1 Gedung Pustaka Loka. Pada tahun 1997, Perpustakaan pindah
ke Gedung baru Nusantara I di lantai 3 dan 4.
Namun dengan adanya penambahan jumlah anggota DPR RI, maka pada
tahun 2003 untuk sementara Perpustakaan pindah dan menempati ruang Press
46
Room lantai 1 dan 23 Gedung Nusantara I. Tahun 2004, Perpustakaan menempati
lantai 1 dan 2 Gedung Paripurna Nusantara II hingga sekarang.
Berdasarkan dengan Peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI nomor 400/
Sekjen DPR RI/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, perpustakaan mempunyai tugas
untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan.
B. Visi, Misi Perpustakaan DPR RI
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya Perpustakaan Khusus DPR RI
menetapkan Visi dan Misi. Adapun visi yang dimaksud adalah: ”Menjadi
Perpustakaan Parlemen Yang Unggul Dalam Menyediakan Sumber Informasi
Untuk Mendukung Fungsi Dan Tugas DPR RI.” Sedangkan misinya adalah:
“Menyediakan akses informasi yang mendukung tugas dan fungsi DPR RI
meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan”.
C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI
Perpustakaan DPR RI berada dibawah P3DI (Pusat Pengkajian,
Pengolahan Data dan Informasi), karena perpustakaan merupakan tempat
penelitian, pengolahan informasi dan penyedia informasi bagi staf dn karyawan di
DPR.
Berdasarkan peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI No. 400/SEKJEN
DPR RI/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan
Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Perrpustakaan mempunyai tugas
47
melaksanakan pengelolaan perpustakaan. Untuk melaksanakan tugas sebagimana
dimaksud pasal 83, bidang perpustakaan mempunyai tugas utama yaitu:
1) Pengadaan dan pemeliharaan bahan pustaka
2) Pelayanan jasa perpustakaan
Semua staf perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada Kepala
Bidang Perpustakaan DPR RI. Untuk struktur organisasi Perpustakaan DPR RI
lihat Lampiran 1.
D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI
Jumlah keseluruhan dari pegawai perpustakaan adalah 19 orang, sebagian
besar adalah lulusan jurusan Ilmu perpustakaan dan sisanya berasal dari jurusan
Ilmu Hukum dan Ilmu Pemerintahan. Secara lengkap berdasar latar belakang
pendidikan, maka SDM Perpustakaan DPR-RI dapat digambarkan dalam tabel
berikut:
Tabel 3.1
SDM
No Pendidikan Jumlah
1. Master (S2) 2 orang
2. Sarjana (S1) 10 orang
3. Sarjana Muda (D3) 2 orang
4. SMA 5 orang
Sedangkan SDM Perpustakaan DPR RI secara formasi jabatan secara
rinci sebagai berikut:
48
Tabel 3.2
Rincian SDM
No Jabatan Jumlah Kualifikasi pendidikan
1. Kepala Perpustakaan 1 orang Master (S2)
2. Administrasi Pengadaan 1 orang Sarjana (S1)
3. Petugas Referensi 3 orang 1 orang sarjana muda (D3)
dan 2 orang SMA
4. Pustakawan 10 orang 1 orang (S2) dan 9 orang
(S1)
5. Petugas Entri Data dan
Kliping
3 orang 2 orang sarjana muda (D3)
dan 1 orang SMA
6. Petugas Ditribusi Kliping 1 orang SMA
E. Koleksi Perpustakaan DPR RI
Perpustakaan DPR RI mempunyai berbagai macam jenis koleksi. Koleksi
yang paling menonjol berkaitan tentang ilmu sosial, hukum dan politik serta
produk DPR RI. Rincian koleksi tersebut lihat di lampiran 2.
F. Software Perpustakaan DPR RI
Perpustakaan DPR RI sekarang ini sudah terotomasi dengan menggunakan
beberapa software secara bertahap. Pada Tahun 2000-2005 perpustakaan
memakai CDS-ISIS. Tahun 2005 akhir, Perpustakaan DPR RI mencoba WIN-
ISIS, tapi gagal karena perbedaan sistem pengoperasiannya. Kemudian pada
tahun 2007 menggunakan NCI Book Man, selanjutnya pada tahun 2008 pernah
mencoba pembuatan program baru, tapi gagal. Kemudian pada tahun 2009
menggunakan software openBiblio. Dan pada akhirnya Pertengahan tahun 2010
tepatnya bulan Agustus menggunakan SLiMS hingga sekarang.
49
Alasan mereka menganti-ganti software Karena menurut mereka dari satu
software ke software yang lain pasti ada kekurangannya, dan harus disesuaikan
dengan kebutuhan Perpustakaan DPR dan perkembangan perpustakaan saat ini.
Untuk penginstalan SLiMS ini dilakukan oleh teman-teman dari UI jika
ada kendala atau mau ada tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan
Perpustakaan DPR dengan mudah untuk menghubungi mereka.
Proses biayanya adalah perpustakaan menganggarkannya setahun sebelum
pelaksanaan. Jadi semua rencana kegiatan Perpustakaan DPR yang akan diadakan
untuk dilaksanakan tahun depan, harus dibuat perencanaannya tahun ini. Bila
kegiatan sudah selesai, maka pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan atau
Dirjen Anggaran sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan untuk dibayarkan.
Tetapi proses administrasinya dibuat di Perpustakaan DPR dan oleh pihak yang
terkait.
G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi
Katalog merupakan sarana temu kembali informasi. Adapun jenis katalog
yang digunakan Perpustakaan DPR RI adalah katalog online (OPAC).
Pengembangan sistem perpustakaan digital DPR RI telah dimulai sejak awal
tahun 2002. Maka sejak itulah perpustakaan menggunakan katalog online
(OPAC). Sebelumnya perpustakaan dikelola secara manual termasuk dalam hal
penyajian katalog dengan katalog kartu untuk menelusuri suatu koleksi.
50
Sistem temu kembali informasi dengan katalog online (OPAC) ada 2
macam :
1. Pencarian sederhana (basic search)
2. Pencarian spesifik (advance search) bisa menggunakan penelusuran lewat
judul buku, pengarang, jenis koleksi, GMD (General Material Description)
Saat ini Perpustakaan Pusat DPR RI memiliki OPAC berjumlah satu.
OPAC ini termasuk ke dalam software perpustakaan bernama SLiMS (Senayan
Library Management System). Berikut tampilanya:
Gambar 3.1
OPAC
H. Gedung Perpustakaan DPR RI
Semua kegiatan perpustakaan dilaksanakan di dalam gedung perpustakaan
yang khusus didesain sesuai dengan fungsi perpustakaan sehingga berbeda
dengan perancangan gedung perkantoran atau gedung umum lainnya. Keterlibatan
51
pustakawan dalam mendesain gedung perpustakaan sangat menentukan
keberhasilan perancangan yang memenuhi persyaratan sebuah gedung
perpustakaan. Jika dianggap perlu, pustakawan dapat dibantu oleh seorang
konsultan atau arsitektur yang berpengalaman dalam mendesain gedung
perpustakaan.
Perpustakaan pusat DPR RI Jakarta menempati gedung Nusantara II
Paripurna yang terdiri dari 2 lantai :
1. Lantai 1 tersedia koleksi surat kabar, jurnal (majalah ilmiah), Risalah PBB
dan ruang baca.
2. Lantai 2 tersedia ruang koleksi, ruang baca, study carel, ruang audio visual,
ruang internet, bagian peminjaman, bagian pengadaan, bagian pengolahan,
ruang KTU (kepala tata usaha), dan ruang kepala perpustakaan.
I. Fasilitas Dan Perlengkapan
Perpustakaan DPR RI menyediakan fasilitas-fasilitas yang dapat
digunakan oleh para pemustakanya. Fasilitas biasanya dihubungkan dalam
pemenuhan suatu prasarana umum yang terdapat dalam suatu perusahaan-
perusahaan ataupun organisasi tertentu, fasilitas yang ada pada perpustakaan DPR
RI anatara lain adalah:
1. Fotokopi
Fotokopi adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan DPR
RI kepada pemustakanya, khususnya untuk para pegawai dilingkungan DPR
52
RI dan umumnya mahasiswa atau pemustaka diluar dari lingkungan DPR RI.
Untuk fasilitas fotokopi ini tidak digunakan biaya kecuali untuk mahasiswa
atau yang bukan anggota, dikenakan biaya Rp 500 perlembarnya.
2. Wifi
Fasilitas ini dapat digunakan oleh pemustaka yang membawa alat seperti
laptop. Dengan meminta no ID kepada petugas, pemustaka dapat
menggunakan fasilitas Wifi ini dengan gratis.
3. OPAC
Katalog merupakan sarana sistem simpan dan temu kembali informasi. Jenis
katalog yang digunakan Perpustakaan DPR RI adalah katalog online (OPAC).
Fasilitas OPAC pada Perpustakaan DPR RI hanya terdapat 1 komputer.
4. Database Online
Pada perpustakaan DPR RI database online ini termasuk dalam Kompas
Online. Kompas Online adalah fasilitas yang dilanggan oleh perpustakaan
untuk mencari berita-berita atau kliping yang berdasarkan subjek, hari, bulan,
tahun.
Tabel 3.3
Perlengkapan perpustakaan DPR RI
No Jenis perlengkapan Jumlah
2 Televisi 3 Buah 3 Telepon 6 Buah 4 Komputer 16 Buah 6 Alat penghancur kertas 1 Buah 7 Trolli buku 2 Buah 8 Alat Scanner 2Buah
53
9 Alat Penscanan 2 Buah 10 Mesin Fotokopi 3Buah 11 Lemari Atlas 1Buah 12 Rak Display 2Buah 13 Faksimili 1Buah 14 Pemotong kertas 1Buah 15 Mesin Ketik Manual 2Buah 16 Printer 5 Buah
J. Profil Pengguna Perpustakaan DPR RI
Perpustakaan DPR RI adalah Perpustakaan khusus yang bernaung di
bawah lembaga sebuah negara yaitu Sekretariat Jendral DPR RI. Otomatis yang
berhak menjadi anggota perpustakaan DPR RI adalah anggota DPR RI dan
pegawai di lingkungan Sekretariat Jendral DPR RI. Keanggotaan Perpustakaan
DPR RI melekat secara otomatis selama yang bersangkutan masih menjadi
anggota DPR RI atau pegawai Sekretariat Jenderal DPR RI. Pegawai tidak tetap
di lingkungan Sekretariat Jendral DPR RI termasuk didalamnya sekretariat
pribadi, staf ahli, pegawai outsourcing, dan honorer dapat memanfaatkan sarana
dan pelayanan Perpustakaan DPR RI dengan memberikan surat keterangan dari
atasan dan menunjukkan kartu identitas yang berlaku di lingkungan DPR RI.
K. Susunan / Organisasi Koleksi
Dalam pengolahan koleksi Perpustakaan DPR RI menggunakan pedoman
Daftar tajuk subyek Perpustakaan Nasional tahun 2005, AACR dan DDC edisi
22. Koleksi Perpustakaan DPR RI disusun secara berkelas (classified order),
54
yaitu berdasarkan disiplin ilmu masing-masing. Koleksi dijajarkan berdasarkan
nomor klasifikasi DDC 000-999 tetapi untuk koleksi rancangan UU, risalah hasil
rapat disusun berdasarkan tahun dibuatnya. Susunan koleksi belum sepenuhnya
tersusun dengan baik, masih ada yang kurang teratur dan belum terurut
berdasarkan tiga huruf pertama nama pengarang. Dan untuk koleksi hadiah
dengan koleksi yang dibeli disusun secara terpisah.
55
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dipaparkan tentang hasil observasi, pengukuran dan
wawancara penulis dengan 2 orang responden yaitu Ibu Tenny Rosanti, S.Sos, M.Si
sebagai pustakawan Perpustakaan DPR RI dan Faris Miharja sebagai pengguna
Perpustakaan DPR RI. Menurut penulis, responden ini merupakan salah satu kunci
utama (key informan) untuk memberikan informasi dan data-data yang penulis
butuhkan. Penulis memilih responden ini berdasarkan beberapa kriteria. Kriteria
tersebut adalah keahlian dan profesionalisme kerja sebagai pustakawan, serta latar
belakang pendidikan (S2 Ilmu Perpustakaan) dan tingkat keseringan pengguna dalam
berkunjung ke Perpustakaan DPR RI (kriteria khusus pengguna).
Data-data dan informasi yang penulis butuhkan yakni mengenai tingkat
keefektifan kinerja SLiMS sebagai penyedia sarana temu kembali informasi dan apa
saja hambatan yang dihadapi pengguna maupun pustakawan dalam proses
penelusuran informasi, termasuk juga bagaimana upaya pustakawan dalam
meningkatkan keefektifan dari SLiMS tersebut.
Penelitian ini dilakukan selama kurang lebih 2 bulan sejak tanggal 20 Juni
2011 sampai 10 Agustus 2011. Dalam penelitian ini digunakan teknik wawancara,
observasi dan pengukuran tingkat keefektifan SLiMS.
56
A. Tingkat Keefektifan Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali
Informasi
1. Hasil Wawancara
Berikut ini adalah hasil wawancara penulis dengan pustakawan
Perpustakaan DPR RI mengenai gambaran singkat tentang software yang
digunakan oleh Perpustakaan DPR RI mulai dari sistem manual sampai ke
sistem otomasi. Pada Tahun 2000-2005 perpustakaan memakai CDS-ISIS.
Tahun 2005 akhir, Perpustakaan DPR RI mencoba WIN-ISIS, tapi gagal
karena perbedaan sistem pengoperasiannya. Kemudian pada tahun 2007
menggunakan NCI Book Man, selanjutnya pada tahun 2008 pernah mencoba
pembuatan program baru, tapi gagal. Kemudian pada tahun 2009
menggunakan software openBiblio. Dan pada akhirnya pertengahan tahun
2010 tepatnya bulan Agustus menggunakan SLiMS hingga sekarang.
Kemudian penulis akan memaparkan hasil wawancara mengenai
tingkat kefektifan kinerja SLiMS sebagai sistem temu kembali informasi
dengan beberapa kriteria yaitu recall and precision, waktu respon, upaya
pengguna, dan segi penyajian (tampilan).
a. Recall and Precision
Menurut jawaban dari pustakawan Perpustakaan DPR RI
mengenai kesesuaian koleksi pada OPAC yakni OPAC memberikan
informasi yang sesuai dengan judul yang penelusur inginkan tetapi apabila
menelusur melalui subyek maka OPAC akan menampilkan informasi yang
57
hampir mendekati subyek yang penelusur masukan, bahkan ada informasi
yang ditampilkan tidak sesuai dengan permintaan penelusur.
Selain itu informasi yang diberikan oleh OPAC masih kurang
sesuai dengan keinginan penelusur dan kadang tidak didukung dengan
susunan dokumen di rak karena koleksi tidak ditemukan di rak.
Menurutnya ada beberapa penyebabnya yaitu karena masa peralihan dari
sistem manual dan perubahan software sebelumnya ke SLiMS sehingga
ada data koleksi yang belum dimasukkan. Selain itu kesalahan pada
kegiatan weeding (penyiangan). Buku yang sudah lama dan sudah
dipindahkan ke gudang tetapi data buku tersebut belum terhapus di SliMS,
disamping juga hilangnya buku yang dipinjam pengguna dan sulit untuk
dideteksi.
Sedangkan menurut pengguna, OPAC memang sudah membantu
dalam proses penelusuran informasi tapi kadang informasi pada OPAC
tidak sesuai dengan keinginan. Maksudnya kata kunci yang dimasukkan
ke OPAC terkadang kurang tepat sehingga informasi pada OPAC tidak
ditampilkan dan apabila informasi tersebut ditampilkan kadang kurang
relevan.
Biasanya pengguna menelusur di OPAC memakai simple search
karena menurutnya simple search ini bisa memakai kata kunci apa saja
yang diinginkan. Tetapi fasilitas ini akan menghasilkan jumlah recall yang
58
tinggi dan precission yang rendah sehingga menghambat penguna dalam
mencari dokumen yang diinginkanya.
b. Waktu Respon
Menurut hasil wawancara dengan pustakawan mengenai waktu
respon dalam penelusuran informasi menggunakan OPAC di SLiMS
hasilnya sudah sangat baik karena rata-rata waktu respon yang
ditampilkan di OPAC sekitar 0,4 detik. Dan OPAC itu sendiri
menampilkan waktu respon penelusuran sehingga penelusur bisa
mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk
menampilkan informasi yang ditelusur.
Sedangkan menurut pengguna waktu respon ini tergantung dengan
banyaknya data koleksi yang keluar dari OPAC jika data buku yang keluar
banyak maka waktunya agak sedikit lebih lama dan hasil waktu respon itu
sudah ditampilkan di OPAC. Dan pengguna biasanya butuh waktu sekitar
15 menit untuk mencari dokumen ke rak sampai buku bisa ditemukan.
c. Upaya Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan pustakawan salah satu upaya
pengguna dalam proses penelusuran yakni tersedianya menu bantu (help),
SLiMS ini menyediakan menu bantuan (help) selain menu bantuan
pustakawan juga memberikan pelatihan kepada pengguna ketika pengguna
mengalami kesulitan menggunakan OPAC. Pelatihan ini tidak dilakukan
secara khusus dengan mengumpulkan beberapa orang tapi dalam rangka
59
kebetulan saja. Kemudian untuk upaya pengguna yang lain yaitu fasilitas
penelusuran. SLiMS menyediakan fasilitas penelusuran berupa simple
search dan advanced search. Pustakawan biasanya menggunakan yang
advanced search (Penelusuran Spesifik).
Menurut jawaban pengguna mengenai upaya pengguna yakni
pengguna tidak pernah melihat adanya menu help, malah tidak
mengetahuinya kalau di sistem itu ada. Untuk masalah pelatihan selama
ini responden belum pernah melakukan pelatihan.
Pengguna biasanya menggunakan fasilitas penelusuran simple
search karena menurutnya fasilitas ini bisa menelusur dengan semua jenis
kata kunci misalnya judul, pengarang, subyek dan lain-lain.
d. Segi Penyajian (Tampilan)
Dari segi penyajian SLiMS ini ada 2 penilaian yaitu tampilan layar
(output) dan jenis data dalam data base SLiMS.
1) Tampilan layar dan out put
Menurut pustakawan terhadap tampilan layar software SLiMS
ini kurang menarik tetapi cukup sederhana. Menurutnya tampilan
SLiMS bisa didesain lebih menarik agar pengguna bisa nyaman dalam
penggunaanya. Sedangkan untuk out put dari OPAC masih kurang
jelas dan tidak mudah untuk mengetahui status dari koleksi.
60
Sedangkan menurut pengguna, tampilan SLiMS ini sudah
cukup baik dan menarik tetapi kurang sederhana sehingga menyulitkan
pengguna yang baru pertama kali memakainya.
2) Jenis data dalam data base
Berdasarkan jawaban dari pustakawan, jenis data yang bisa
dimasukkan ke dalam database SLiMS lebih banyak dan beragam
seperti data bibliografi, abstrak, PDF (portable document format), full
text, MP3 (musik), video, dan gambar. Namun Perpustakaan DPR RI
belum memanfaatkan sepenuhnya jenis database tersebut. Jenis data
yang sudah digunakan yaitu jenis data bibliografi, abstrak dan pdf (full
text). Jenis data bibliografi sudah digunakan untuk semua jenis
koleksi, untuk jenis data abstrak baru sebagaian dari koleksi
Perpustakaan DPR RI. (lihat lampiran 3.1). Sedangkan untuk jenis
data pdf (full text) baru digunakan untuk jenis koleksi seperti peraturan
tata tertib MPR RI tahun 1999 dan 2000. (lihat lampiran 3.2.)
2. Hasil Pengukuran
Selain hasil wawancara berikut ini adalah hasil pengukuran tingkat
keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi, yaitu:
a. Nilai Recall and Precision
Salah satu cara yang penulis pakai untuk mengukur tingkat
keefektifan dari sistem temu kembali yaitu dengan menggunakan rumus
61
recall and precision. Penulis mencoba menghitung nilai keefektifan
OPAC menggunakan rumus recall-precision sebagai berikut:
Recall = Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem
x 100% Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
Precision = Jumlah item yang relevan yang ditemukan di rak
x 100% Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem
Perpustakaan DPR RI menggunakan software SLiMS, salah satu
fitur SLiMS yakni OPAC sebagai sarana temu kembali informasi. OPAC
menyediakan sarana penelusuran dengan dua cara yaitu simple search
(pencarian sederhana) dan advanced search (penelusuran spesifik).
Penulis mencoba mengukur keefektifan dari dua sarana penelusuran
tersebut berdasarkan beberapa subyek yaitu sosiologi agama, hukum
asuransi dan arsitektur. Berikut hasilnya:
1) Sosiologi agama
Untuk subyek sosiologi agama pada penelusuran menggunakan
simple search, nilai recall sudah ideal dan lebih tinggi dari nilai
precision. Sedangkan dengan advanced search nilai precision lebih
besar dibandingkan dengan nilai recall. Berikut hasil penelusurannya:
62
Tabel 4.1
Subyek “Sosiologi agama”
No Jumlah koleksi yang
dimiliki (4)
Jumlah item yang diperoleh dari
sistem
Jumlah item yang ditemukan di
rak
Simple search
(7)
Advanced
search (1)
Simple search
(7)
Advanced
search (1)
1 Agama : Dalam
analisa dan
interpretasi
sosiologis
Roland Robertson
Sosiologi
agama
Sosiologi
Agama
D
Hendropuspito
Sosiologi
agama
Sosiologi
Agama
D
Hendropuspito
2 Sosiologi Agama
D Hendropuspito
Orientalis,
posmodernisme
dan globalisme
- Orientalis,
posmodernism
e dan
globalisme
-
3 Agama dan
masyarakat
Ditengah
hentakan
gelombang
- Ditengah
hentakan
gelombang
-
4 Ditengah hentakan
gelombang
Langit suci - Langit suci -
5 - Agama dan
masyarakat
- Metode
penelitian
agama
-
6 - Agama : Dalam
analisa dan
interpretasi
sosiologis
- - -
7 - Metode
penelitian
agama
- - -
Keterangan: judul buku yang dihitamkan pertanda dokumen relevan
Tabel diatas merupakan hasil penelusuran penulis menggunakan
OPAC SLiMS pada alamat web htpp: www.dpr.go.id/portal/admin. Tabel
diatas menjelaskan bahwa koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan ada 4
judul. Jumlah item yang diperoleh dari sistem dari hasil simple search
berjumlah 7 judul tetapi yang relevan hanya ada 4 judul sedangkan dari
hasil advanced search berjumlah 1 judul. Jumlah item yang ditemukan di
63
rak dari hasil simple search berjumlah 2 judul buku yang relevan
sedangkan dari hasil advanced search hanya 1 judul. Setelah melakukan
penelusuran maka hasil perhitunganya adalah:
a) Menggunakan pencarian sederhana (simple search):
Jumlah recall: 4 / 4 x 100% = 100%
Jumlah precision: 2 / 4 x 100% = 50%
b) Menggunakan pencarian spesifik (advanced search):
Jumlah recall: 1 / 4 x 100% = 25 %
Jumlah precision: 1 / 1 x 100%= 100%
2) Hukum asuransi
Untuk subyek hukum asuransi pada penelusuran menggunakan
simple search dan advanced search nilai recall lebih tinggi
dibandingkan dengan precision. Berikut hasil penelusuranya:
Tabel 4.3
Koleksi “Hukum asuransi”
No
Jumlah koleksi yang
dimiliki (5)
Jumlah item yang diperoleh dari sistem Jumlah item yang ditemukan di rak
Simple search (5) Advanced search
(3)
Simple search
(2)
Advanced search
(1)
1 Aspek-aspek
Hukum dalam
Perbankan dan
Perasuransian
Syariah di Indonesia
Gemala Dewi -
Muhammad Nauval
Omar
Aspek-aspek
Hukum dalam
Perbankan dan
Perasuransian
Syariah di
Indonesia
Gemala Dewi -
Muhammad
Nauval Omar
Aspek-aspek
Hukum dalam
Perbankan dan
Perasuransian
Syariah di
Indonesia
Gemala Dewi -
Muhammad
Nauval Omar
Asuransi
syari’ah :
tinjauan asas-
asas hukum
Islam
Kuat Ismanto
Aspek-aspek
Hukum dalam
Perbankan dan
Perasuransian
Syariah di
Indonesia
Gemala Dewi -
Muhammad
Nauval Omar
2 Asuransi syari’ah :
tinjauan asas-asas
hukum Islam
Kuat Ismanto
Asuransi syari’ah
: tinjauan asas-
asas hukum Islam
Kuat Ismanto
Hukum Asuransi
Man Suparman
Sastrawidjaja
Lembaga
keuangan islam
tinjauan dan
praktis
Hukum
tanggungan
3 Hukum Asuransi
Man Suparman
Sastrawidjaja
Hukum Asuransi
Man Suparman
Sastrawidjaja
Hukum Asuransi
Man Suparman
Sastrawidjaja
Aspek-aspek
Hukum dalam
Perbankan dan
-
64
Perasuransian
Syariah di
Indonesia
Gemala Dewi -
Muhammad
Nauval Omar
4 Hukum asuransi
dan perusahaan
asuransi
Sri Rejeki Hartono
Hukum asuransi
dan perusahaan
asuransi
Sri Rejeki
Hartono
Hukum
tanggungan
Hukum
tanggungan
-
5 Hukum dagang
tentang prinsip dan
fungsi asuransi
dalam lembaga
keuangan, pasar
modal, lembaga
pembiayaan modal
ventura, dan
asuransi haji
R. Ali Ridho
Hukum dagang
tentang prinsip
dan fungsi
asuransi dalam
lembaga
keuangan, pasar
modal, lembaga
pembiayaan
modal ventura,
dan asuransi haji
R. Ali Ridho
- - -
6 - segi-segi hukum
dalam masalah
charter kapal dan
asuransi laut
G Kartasapoetra
- - -
7 - Hukum
tanggungan
- - -
8 - Lembaga
keuangan islam
tinjauan dan
praktis
- - -
Keterangan: judul buku yang dihitamkan pertanda dokumen relevan
Tabel diatas merupakan hasil penelusuran penulis
menggunakan OPAC SLiMS pada alamat web htpp:
www.dpr.go.id/portal/admin. Tabel diatas menjelaskan bahwa
koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan ada 5 judul. Jumlah item
yang diperoleh dari sistem dari hasil simple search berjumlah 8
judul tetapi yang relevan hanya ada 5 judul sedangkan dari hasil
advanced search berjumlah 3 judul yang relevan. Jumlah item
yang ditemukan di rak dari hasil simple search berjumlah 2 judul
65
buku yang relevan sedangkan dari hasil advanced search hanya 1
judul. Setelah penelusuran maka hasil perjitunganya adalah:
c) Menggunakan pencarian sederhana (simple search):
Jumlah recall: 5 / 5 x 100% = 100 %
Jumlah precision: 2 / 5 x 100% = 40 %
d) Menggunakan pencarian spesifik (advanced search):
Jumlah recall: 3 / 5 x 100% = 60 %
Jumlah precision: 1 / 3 x 100%= 33 %
3) Arsitektur
Sedangkan untuk subyek arsitektur pada penelusuran
menggunakan simple search nilai recall juga lebih tinggi
dibandingkan dengan precision sedangkan menggunakan
advanced search nilai recall juga lebih rendah dibandingkan
dengan precision. Berikut hasil penelusuranya:
Tabel 4.4
Koleksi “Arsitektur”
Jumlah
koleksi
yang
dimiliki
(26)
Jumlah item yang diperoleh
dari sistem
Jumlah item yang ditemukan di rak
Simple
search
(20)
Advanced
search (13)
Simple search
(10)
Advanced
search (9)
Data lebih detail lihat di lampiran 4.
Tabel di atas merupakan hasil penelusuran penulis
menggunakan OPAC SLiMS pada alamat web htpp:
www.dpr.go.id/portal/admin. Tabel diatas menjelaskan bahwa
koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan ada 26 judul. Jumlah item
yang diperoleh dari sistem dari hasil simple search berjumlah 20
66
judul yang relevan sedangkan dari hasil advanced search
berjumlah 13 judul yang relevan. Jumlah item yang ditemukan di
rak dari hasil simple search berjumlah 10 judul buku yang relevan
sedangkan dari hasil advanced search hanya 9 judul yang relevan.
Setelah penelusuran berikut hasil perhitunganya:
e) Menggunakan pencarian sederhana (simple search):
Jumlah recall: 20 / 26 x 100% = 77%
Jumlah precision: 10 / 20 x 100% = 50 %
f) Menggunakan pencarian spesifik (advanced search):
Jumlah recall: 13 / 26 x 100% = 50 %
Jumlah precision: 9 / 13 x 100%= 70 %
Dari perhitungan nilai recall and precision di atas berdasarkan
penelusuran penulis melalui 3 subyek yang berbeda, maka hasilnya nilai
recall lebih besar dibandingkan dengan nilai precision. Hasil ini
menunjukkan bahwa nilai dari ketepatan masih rendah dan perolehan
cukup tinggi. Sistem mampu memberikan jawaban yang cukup baik tetapi
tidak didukung dengan susunan dokumen di rak. Maksudnya sistem
memberikan jawaban terhadap informasi yang diinginkan penelusur
tersedia di OPAC tetapi apabila dicek di rak dokumen dinyatakan tidak
ada.
Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal. Selain
itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada
67
relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses
pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi,
kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya.
Seringkali seorang pencari informasi rela mengorbankan tingkat precision,
asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat.
b. Waktu Respon Penelusuran Menggunakan OPAC
SLiMS ini menyediakan tampilan waktu setelah selesei proses
penelusuran. Disini penulis membandingkan waktu penelusuran
menggunakan simple search dengan advanced search. Berikut
penjelasanya:
a) Pencarian Sederhana (simple search):
Penulis mencoba membandingkan penelusuran dengan
menggunakan simple search dan advanced search dengan subyek
yang sama yaitu ilmu hukum. Penelusuran menggunakan simple
search menghasilkan 38 dokumen dengan kata kunci ilmu hukum
sedangkan untuk respon time, sistem membutuhkan waktu sekitar
1,33584 detik. (Tampilan lihat di lampiran 8.1)
b) Pencarian Khusus (advanced search):
Sedangkan untuk penelusuran dengan menggunakan advanced
search dengan subyek yang sama, sistem memberikan jumlah
dokumen yang lebih sedikit dibandingkan dengan penelusuran simple
68
search yaitu berjumlah 15 dokumen. Dengan waktu yang lebih cepat
lagi yakni 0.49975 detik. (Tampilan lihat di lampiran 8.2)
Jadi fasilitas penelusuran dengan mengunakan advanced
search lebih cepat dibandingkan dengan simple search. Begitu juga
dengan informasi yang ditampilkan oleh advanced search lebih sedikit
dibandingan simple search. Maka dari itu kecepatan waktu
penelusuran tergantung pada jumlah informasi yang keluar dari
OPAC. Apabila sistem mengeluarkan informasi yang cukup banyak
maka waktu yang dibutuhkan sistem jauh lebih lama.
c. Upaya Pengguna
Upaya pengguna maksudnya yakni hal-hal apa saja yang
pengguna bisa lakukan dalam proses penelusuran. SLiMS ini
menyediakan menu bantuan (help) untuk mengetahui cara
menggunakan OPAC. Menu ini juga tidak menerangkan secara detail
cara menggunakan OPAC dan tersedia hanya dalam satu bahasa saja
yaitu Bahasa Inggris. SLiMS menyediakan dua fasilitas penelusuran
yaitu simple search dan advanced search. Berikut hasilnya:
a). Fasilitas Penelusuran
Software SLiMS ini menyediakan dua fasilitas penelusuran,
yakni bisa melalui simple search (pencarian sederhana) dan
advanced search (pencarian khusus). Untuk pencarian dengan
simple search bisa menggunakan semua jenis kata kunci apa saja
69
sesuai keinginan query pengguna (lihat lampiran 9.1), sehingga
ada beberapa data yang ditampilkan tidak sesuai / tidak relevan
dengan query penelusur. Hal ini bisa menghambat penelusur dalam
mencari dokumen yang diinginkan. Tetapi fasilitas ini bisa
menggunakan tanda petik (“) untuk membatasi hasil penelusuran.
Sedangkan untuk yang advanced search bisa menggunakan
judul buku, pengarang, ISBN/ISSN, jenis GMD dan tipe
koleksinya. Sistem tidak menyediakan fasilitas penelusuran
dengan menggunakan Boolean logic (AND, OR, NOT) tetapi
sistem bisa menggunakan strategi penelusuran dengan Boolean
logic bagi yang sudah mengetahuinya (Lihat lampiran 9.2). Penulis
mencoba menelusur menggunakan strategi penelusuran Boolean
logic dengan subyek “ekonomi syariah” hasilnya menunjukkan
bahwa sistem mampu menggunakan Boolean logic apabila
penelusur menguasai dan mengetahui teknik-tekniknya. Berikut
hasil menggunakan Bolean Logic:
1) Menggunakan AND
70
2) Menggunakan OR
71
3) Menggunakan NOT
b). Menu Bantuan (help)
SLiMS menyediakan menu bantuan untuk mengetahui cara
penggunaan OPAC hanya dalam satu bahasa yaitu berbahasa
Inggris. Namun menu bantuan ini kurang membantu pengguna
untuk mengetahui cara penggunaan OPAC karena informasi yang
diberikan tidak secara detail.
Menurut penulis menu yang disediakan oleh SLiMS ini belum
begitu sempurna karena menu tersebut tidak menjelaskan secara
detail langkah demi langkah cara menggunakan OPAC dan sistem
juga tidak menyediakan menu help dengan bahasa lain seperti
bahasa Indonesia, Arab dan lain-lain. (Lihat lampiran 10).
72
d. Dari Segi Penyajian SLiMS
Tampilan (output) dari software perpustakaan DPR RI yakni
SLiMS menurut penulis sangat menarik karena profil SLiMS bisa kita
ganti dengan logo, gambar dan warna sesuai dengan keinginan.
Sedangkan outputnya sangat detail seperti tersedia penjelasan
mengenai data informasi yang diinginkan oleh pengguna seperti
keadaan koleksi apakah koleksi tersebut sedang dipinjam atau tersedia
di rak.
B. Hambatan-Hambatan Proses Penelusuran Informasi Menggunakan
OPAC
1) Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara mengenai proses penelusuran informasi
menggunakan OPAC ada beberapa hambatan yang dialami oleh
pustakawan dan pengguna Perpustakaan DPR RI. Yaitu:
a. Jaringan internet kadang offline. Perpustakaan DPR RI
menggunakan jaringan intranet sehingga pustakawan maupun
pengguna hanya bisa mengakses OPAC di lingkungan sekitar DPR
RI saja.
b. Informasi yang ada di dalam data base (OPAC) belum
dikelompokkan menurut tahun terbit. Sehingga dokumen yang
berunsur angka/numerik akan sulit untuk ditemukan.
73
c. Data informasi yang diberikan oleh OPAC kadang tidak sesuai
dengan keberadaanya di rak.
Berdasarkan data yang diatas penulis akan membahas lebih jelas lagi
mengenai hambatan yang dilami oleh pustakawan dan pengguna
Perpustakaan DPR RI ketika melakukan penelusuran menggunakan
OPAC.
Hambatan yang pertama yakni jaringan internet kadang offline.
Perpustakaan DPR RI menggunakan jaringan intranet yang hanya bisa
diakses di sekitar lingkungan DPR RI sehingga pustakawan maupun
pengguna hanya bisa mengakses OPAC di lingkungan sekitar DPR RI
saja. Jika jaringan intranet offline maka pustakawan maupun pengguna
tidak bisa melakukan penelusuran menggunakan OPAC baik di
lingkungan DPR RI maupun diluar, sehingga mempersulit pengguna
dalam menemukan dokumen yang mereka inginkan.
Kemudian informasi yang ada di OPAC belum dikelompokkan
menurut tahun terbit. Sehingga dokumen yang berunsur angka maka akan
sulit untuk ditemukan. Misalnya ingin mencari Undang-undang Nomor 45
Tahun 2008, maka akan muncul semua unsur yang mengandung 45 dan
2008. Kalau hasilnya hanya beberapa tampilan di OPAC, mungkin akan
memudahkan untuk melihatnya tetapi kalau banyak tampilan maka akan
membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan dokumen yang
74
diinginkan. Hal ini disebabkan karena belum dikelompokan menurut
tahun.
Hambatan lain yaitu data informasi yang diberikan oleh OPAC
kadang tidak sesuai dengan keberadaanya di rak. Kadang informasi yang
ditampilkan di OPAC menunjukkan ketersediaan buku tersebut namun
keadaan di rak tidak ada.
C. Upaya Yang Dilakukan Oleh Perpustakaan DPR RI
Berikut adalah jawaban pustakawan ketika penulis menanyakan tentang
upaya yang telah dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam meningkatkan
keefektifan Software SLiMS adalah: “Mengecek data koleksi-koleksi lama
yang ada dalam SLiMS dan bila fisiknya tidak ada di rak, data kita hapus.
Begitu juga dengan barcodenya, barcode yang lama diganti dengan yang baru.
Karena OPAC saling berhubungan dengan sistem SLiMS.“
Menurut jawaban di atas Perpustakaan DPR RI sedang dalam masa
peralihan dari sistem yang lama ke sistem yang baru sehingga data-data
koleksi yang ada di SLiMS perlu di update dan dicek ulang kembali. Sehingga
koleksi yang belum masuk datanya ke SLiMS sulit untuk ditemukan.
Misalnya buku yang ada di rak tetapi informasi buku tersebut tidak
ditampilkan di OPAC, kemudian buku yang hilang seharusnya data buku
tersebut di SLiMS harus dihapus.
75
Upaya lain yang dilakukan Perpustakaan DPR RI yaitu kegiatan shelving.
Mereka mengatur buku-buku sesuai dengan nomor klasifikasi yang tertera di
rak. Selain itu mengecek susunan dokumen yang di rak apakah sudah tersusun
dengan baik atau belum.
Menurut penulis OPAC di SLiMS masih belum efektif, karena untuk
menemukan informasi di OPAC membutuhkan 3 aspek penting yang harus
diperhatikan yaitu kecepatan, ketepatan dan kemudahan untuk pengguna.
Namun Perpustakaan DPR RI belum sepenuhnya bisa memberikan kecepatan,
ketepatan dan kemudahan dalam penelusuran informasi menggunakan OPAC.
D. Hasil Observasi
Penulis melakukan observasi di Perpustakaan DPR RI dengan cara
melihat langsung dan mengamati keadaan Perpustakaan DPR RI untuk
mendapatkan data yang diperlukan. Sebelum memaparkan hasil observasi
penulis akan menjelaskan indikator penilaian untuk nilai recall-precision dan
kecepatan (respon’s time). Berikut indikatornya:
Tabel 4.5
penilaian recall and precision
Penilaian recall and precision
Sangat baik Baik Kurang baik
100%-80% 80%-60% 60%-10%
Tabel 4.6
penilaian respon’s time
Simple search / advanced search
Sangat baik Baik Kurang baik
0,1 detik 1,0 detik 2,0 detik
76
Indikator penilaian diatas adalah sebagai acuan penilaian penulis terhadap
hasil observasi di bawah ini. Menurut hasil observasi OPAC Perpustakaan
DPR RI sudah memenuhi syarat sistem simpan temu kembali informasi.
Berikut hasilnya:
Tabel 4.7
Lembar Observasi Terhadap kinerja SLiMS
No Kriteria OPAC Ada Tidak ada Keterangan
1. Menu bantuan
(help) √ Tapi kurang jelas
2. Menampilankan
jumlah hasil
penelusuran
√ -
3. Buku manual cara
penggunaan OPAC √ -
4. Jenis data :
a. Data bibliografi
b. Full text (pdf)
c. Abstrak
√
√
√
a. untuk semua
jenis koleksi
b. ketetapan
peraturan MPR RI
c. sebagian koleksi
(buku-buku baru)
5. Penggunaan
boolean (AND, OR,
NOT)
√
Tapi OPAC tidak
menyediakannya
lansung.
6. Fasilitas
penelusuran:
a. simple search
b. advanced search
√
√
-
77
Tabel 4.8
Lembar observasi terhadap tingkat keefektifan OPAC
No Kriteria OPAC Sangat
Baik
Baik Kurang
baik
Keterangan
1. Kecepatan (respon’s
time) √ -
2. Ketepatan (precison) √ -
3. Perolehan (recall) √
4. Tampilan layar √ -
5. Penunjuk / rambu
OPAC √ Tidak ada rambu
penunjuk OPAC
Tabel 4.9
Lembar observasi terhadap keadaan Perpustakaan DPR RI
No Objek Sebaiknya realitanya Keterangan
1. OPAC sebuah OPAC yang
baik harus mudah
dalam
pengoperasionalnya
dan disenangi oleh
pemakai
perpustakaan.
Pengguna jarang
menggunakan
OPAC untuk
mencari koleksi
buku yang
diinginkan tetapi
meminta bantuan
ke pustakawan.
Kurang Sesuai
2. Susunan /
penjajaran
koleksi
Susunan koleksi
sesuai dengan no
klasifikasi dan
urutanya sudah
terurut berdasarkan
tiga huruf pertama
nama pengarang
dan judul buku.
Susunan koleksi
masing kurang
tersusun dengan
baik. Masih ada
nama pengarang
tidak terurut atau
belum stack
reading.
Kurang sesuai
3. Recall and
precision
Sebuah sistem
informasi akan
dianggap baik jika
tingkat recall
maupun precision-
nya tinggi
Nilai recall lebih
tinggi
dibandingkan
nilai precision.
Kurang sesuai
Hasil dari observasi diatas menunjukkan bahwa kinerja SLiMS
khususnya untuk kinerja sistem temu kembali informasi (OPAC) sudah
78
menunjukkan kinerja yang cukup baik namun ada beberapa kekurangannya
seperti ketidakjelasan menu bantu help, tidak adanya pelatihan secara
langsung (secara khusus) dan tidak langsung, dan tidak tersedianya fasilitas
penelusuran melalui Boolean Logic.
Kemudian untuk tingkat keefektifan dari OPAC menunjukkan bahwa
nilai recall sangat baik tetapi tidak didukung dengan nilai precision yang
masih rendah. Begitu juga dengan tampilan layar SLiMS yang sudah baik dan
menarik tetapi Pustakawan DPR RI tidak memberikan rambu/petunjuk
keberadaan OPAC.
79
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Tingkat keefektifan kinerja SLiMS dalam proses penelusuran
menggunakan simple search dan advanced search dilihat dari segi nilai
recall and precision, hasilnya menunjukkan bahwa nilai perolehan
(recall) cukup tinggi. Tetapi nilai ketepatan (precision) masih rendah.
Sistem mampu memberikan jawaban yang cukup baik, tetapi tidak
didukung dengan hasil penelusuran ke rak. Maksudnya sistem
memberikan jawaban terhadap informasi yang diinginkan penelusur tetapi
apabila dicek di rak, dokumen dinyatakan tidak ada. Hasil ini
menunjukkan bahwa OPAC Perpustakaan DPR RI belum efektif, karena
antara informasi di OPAC belum sesuai dengan dokumen-dokumen yang
tersimpan di rak.
2. Dari segi respon’s time, fasilitas penelusuran dengan mengunakan
advanced search lebih cepat dibandingkan dengan simple search. Begitu
juga dengan informasi yang dihasilkan oleh advanced search lebih sedikit
dan relevan dibandingan dengan fasilitas simple search.
80
3. Sedangkan untuk segi upaya pengguna dalam proses penelusuran di
SLiMS baik dari segi fasilitas penelusuran, menu bantuan (help), dan
pelatihan (pendidikan pemakai) yaitu belum sempurna karena upaya-
upaya tersebut belum mampu membantu pengguna dalam proses
penelusuran informasi di OPAC.
4. Tampilan sistem di SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi
Perpustakaan DPR RI cukup menarik. Sehingga pengguna senang dan
nyaman dalam menggunakan OPAC. Tetapi dalam penggunanya masih
butuh pendidikan pemakai dari pustakawan baik itu bersifat langsung
maupun tidak langsung.
5. Hal terbesar dari salah satu hambatan yang dihadapi oleh pengguna
maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan
OPAC yaitu ketidakselarasan informasi pada OPAC dengan yang ada
pada rak buku. Hal ini disebabkan karena migrasi data dari software yang
lama ke software yang sekarang yakni SLiMS dan staf belum sempat
untuk mengup-datenya.
6. Upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam meningkatkan
keefektifan OPAC dari software SLiMS belum efektif dilakukan karena
ada tiga hal penting yang harus diperhatikan untuk meningkatkan kinerja
OPAC yaitu ketepatan, kecepatan dan kenyamanan namun pustakawan
DPR RI belum memperhatikan hal tersebut. Oleh karena itu sebaiknya
81
pustakawan mempunyai strategi khusus untuk memperbaiki ketiga hal
tersebut.
B. Saran
Menurut penulis saran-saran yang bisa diberikan antara lain:
1. Pustakawan perlu memberikan pemahaman tentang strategi penelusuran
yang baik dan benar, bisa dengan penggunaan Boolean Logika yang lebih
jelas melalui pendidikan pemakai menggunakan buku panduan OPAC.
Tujuanya agar pengguna mampu menggunakan OPAC secara optimal.
2. Perpustakaan DPR RI sebaiknya selalu mengupdate semua informasi
yang ada di OPAC bisa juga melakukan kegiatan stock opname. Baik
informasi mengenai buku-buku yang hilang, buku-buku terbaru, maupun
informasi yang lainya.
3. Perpustakaan perlu memberikan beberapa petunjuk atau rambu yang
menunjukkan keberadaan OPAC termasuk cara penggunaan OPAC
tersebut.
4. Memperbaiki jaringan intranet agar mengakses bisa lebih mudah dan
cepat. Dan untuk memberikan layanan yang prima sebaiknya jaringan
intranet bisa diganti menjadi jaringan internet agar pengguna bisa
mengakses OPAC dimana saja mereka berada.
82
DAFTAR PUSTAKA
Aji, Firman B. Sirait, S. Martin, Perencanaan dan evaluasi, Jakarta: Bumi aksara,
1990.
Basrowi. Suwandi, Memahami penelitian kualitatif, Jakarta: Rineka cipta, 2008.
Chowdhury, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library
Association Publishing, 1999.
Crowford, Walt, Patron access: issue for online catalogs. Boston: GK Hall, 1987.
Shiao, Feng Su. “Dialogue with an OPAC: How Visionary was Swanson in 1964 ?”.
The Library Quarterly, 64 (2) (April 1994).
Hakim, Heri Abi Burachman (Staf Perpustakaan FISIPOL UGM), Implementasi
Otomasi Perpustakaan dengan Software Senayan.
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=vie
w&id=33&Itemid=33/ diakses pada 16 Mei 2011 jam 11.15 wib
Irawan, Prasetya. Logika dan prosedur penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Kanisius, Teknologi informasi perpustakaan: strategi perancangan perpustakaan
digital. Yogyakarta: Kanisius, 2008.
Karmidi, Martoatmodjo. Manajemen perpustakaan khusus. Jakarta: Universitas
terbuka, 1999.
Lasa HS, Kamus istilah perpustakaan. Yogyakarta: Gajah mada university press,
1998.
Manaf, Tahsinul. “OPAC sebagai sarana temu kembali informasi”, Media
pustakawan, No.3 Juni 2002. Jakarta: Lembaga informasi nasional, 2002.
Manual senayan versi 3, 20 Maret 2009.
Manullang, M, Dasar-dasar manajemen, Yogyakarta: Gajah mada university press,
2005.
83
Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif. Bandung: Remaja rusdakarya,
2009.
Nasuhi, Hamid. Dkk. Pedoman penulisam karya ilmiah: skripsi, tesis dan disertasi.
Jakarta: CeQDA Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2007.
Nazir, Muhammad. Metode penelitian. Jakarta: Graha Indonesia, 1998.
Sutarno, NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktek, Jakarta: Samitra
Media Utama, 2004.
Pendit, Putu Laxman. dkk. Perpustakaan digital: perspektif perpustakaan perguruan
tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung seto, 2007.
_________________, Perpustakaan digital : dari A sampai Z. Jakarta: Cita
karyakarsa mandiri, 2008.
Qalyubi, Syihabuddin, dkk, Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi.
Yogyakarta: Jurusan ilmu perpustakaan dan informasi, fakultas Adab, 2007.
Rifai, Agus. “Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi
pemakai”, al-Maktabah, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Vol 4, No.1, (April
2002).
Rufaidah, Vivit Wardah. “Evaluasi Perpustakaan Digital Melalui Transaction Log
Analysis (TLA)”, Visi Pustaka, Vol.11 No.1. ( April 2009).
Saleh, Abdul Rahman. Sujana, Janti. Pengantar kepustakaan. Jakarta: Sagung seto,
2009.
Sejarah lengkap software SLiMS (Senayan Library Management System).
http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-
senayan-library-management-system/diakses pada 16 mei 2011 jam 11.05wib
Soetminah, Perpustakaan kepustakawanan pustakawan. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Sofyan, Gani, dkk, Evaluasi OPAC pada UPT Perpustakaan Universitas Syiah
Kuala:laporan penelitian. 1998.
Subana, M. Dasar-dasar penelitian ilmiah. Bandung: Pustaka setia, 2005.
84
Suharsimi, Arikunto. Manajemen penelitian. Jakarta: Rineka cipta, 2000.
Sulistyo-Basuki, Teknik dan jasa dokumentasi. Jakarta: Gramedia pustaka utama,
1992.
_____________, Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia pustaka utama,
1996.
Tartojogja, Senayan library management system.
http://tartojogja.wordpress.com/2010/05/07/senayan-library-management-
system-slims/#more-221/14 Februari 2011/09.16 wib
Tim Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan
Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
Struktur organisasi Perpustakaan DPR RI
Lampiran 2
Koleksi Perpustakaan DPR RI No Jenis koleksi Jumlah koleksi Keterangan
1. Buku 17906 judul -
2. The Asia Foundation 758 judul -
3. The World Bank Book -
Depkeu
384 judul -
4. DPR RI Product:
Risalah/proses pembahasan
UU
Risalah paripurnaDPR RI
Buku koleksi terbitan DPR
RI
984 buku
2000 buku
360 buku
-
5. Terbitan pemerintah:
Badan pemeriksaan
keuangan
Mahkamah konstitusi
Departemen keuangan
Pidato kenegaraan
Badan pusat stattistik
149 buku
112 buku
34 buku
141 buku
141 buku
-
6. Peraturan perundang-undangan:
Kepres, PP, dan Inpres
944 buku
-
7. The World Bank Book 206 eks
8. Reference Book 536 buku -
9. Journal 18 eks -
10. E-Books 2 judul -
11. Koleksi kliping DPR terjilid
2006 s/d februari 2010
100 Kliping berita tentang
DPR RI dari surat kabar
nasional. Yaitu : Tempo,
Rakyat Merdeka,
Republika, Harian
Ekonomi, Neraca,
Kompas, Bisnis
Indonesia, Media
Indonesia, International
Herald Tribune, Suara
Pembaharuan, dan The
Jakarta Post.
12. Risalah perserikatan bangsa-
bangsa (PBB)
500 -
13. Koleksi Skripsi
Tesis
Disertasi
Laporan PKL
15 judul
35 judul
1 judul
11 judul
Skripsi dan tesis hasil
tulisan Pegawai DPR RI,
yang melakukan tugas
belajar.
14. Surat kabar daerah dan nasional 23 judul -
15. Majalah dalam dan luar negeri
yang dilanggan secara tetap
34 judul -
16. Majalah tidak dilanggan secara
tetap
60 judul -
Lampiran 3
3.1 contoh jenis data abstrak
3.2 Contoh jenis data full text (pdf)
Lampiran 4
Koleksi “Arsitektur”
No Jumlah koleksi yang
dimiliki (26)
Jumlah item yang diperoleh dari
sistem
Jumlah item yang ditemukan
di rak
Simple search
(34)
Advanced
search (14)
Simple
search (8)
Advanced
search (9)
1 Arsitektur
Francis D. K. CHING
2 Arsitektur baru
ekonomi global
A Prasetyantoko
3 ARSITEKTUR dan
LINGKUNGAN
Frick Heinz
4 Arsitektur tradisional
daerah Irian Jaya
5 arsitektur tradisional
daerah irian jaya
6 Arsitektur tradisional
daerah Jambi
7 Arsitektur tradisional
daerah Kalimantan
Tengah
8 Arsitektur tradisional
daerah kalimatan
tengah
9 Arsitektur tradisional
daerah Nusa
Tenggara Timur
10 Arsitektur tradisional
daerah nusa tenggara
timur
11 Arsitektur tradisional
daerah Sulawesi
Tenggara
12 Arsitektur tradisional
daerah sulawesi
tenggara
13 Arsitektur tradisional
daerah sulawesi
tenggara
14 Arsitektur Zakat
Indonesia
Noor Aflah
15 99 untuk arsitek
16 Seowon: the
architecture
17 Karya arsitek
Indonesia
18 Hanoak: tradisional
Korea homes
19 Floral laftkes,
columns and
pravilions
20 Windows and doors
Stone, walls and
paths
21 The traditional space
22 Thai style
23 Architectural security
codes and guidelines
24 Rumah menawan
25 Beautiful bilts-in
26 Roof and lines
Lampiran 5
5.1 Simple search penelusuran berdasarkan subyek sosiologi agama
5.2 Advanced search penelusuran berdasarkan subyek sosiologi agama
Subyek:Sosiologi
agama
Item ditemukan:
7 dokumen
Subyek:Sosiologi
agama
Item ditemukan:
1 dokumen
Lampiran 6
6.1 Simple search penelusuran berdasarkan subyek hukum asuransi
Subyek: hukum
asuransi
Item ditemukan:
8 dokumen
6.2 Advanced search penelusuran berdasarkan subyek hukum asuransi
Subyek: hukum
asuransi
Item ditemukan:
4 dokumen
Lampiran 7
7.1 simple search penelusuran berdasarkan subyek Arsitektur
Subyek:
Arsitektur
Item ditemukan:
34 dokumen
7.2 Advanced search penelusuran berdasarkan subyek Arsitektur
Subyek:
Arsitektur
Item ditemukan:
14 dokumen
Lampiran 8
8.1 respon waktu dalam penelusuran simple search
Respon waktu
Simple search:
1. 33584 detik.
8.2 Respon waktu dalam Pencarian spesifik
Respon waktu
advanced search:
0.49975 detik
Lampiran 9
9.1 Fasilitas penelusuran simple search
9.2 Fasilitas penelusuran advanced search
Lampiran 10
Menu help