Estate Management

Kalau kita mulai bermain ke bisnis properti, istilah estate management bukanlah sebuah istilah yang asing. Estate Management adalah sebuah manajemen yang memiliki fokus dalam meng-urusi estate, estate bagi para penghuni yang mulai menempati rumah mereka.

Estate Management mencakup pelayanan:1. Iuran Rutin seperti Kebersihan, sampah, keamanan 2. Iuran tidak rutin, seperti perbaikan sarana umum, misalnya jalan depan

rumah, lampu penerangan jalan.

Yang termasuk entity dari Estate Management adalah: 1. Penghuni (termasuk juga pemilik rumah) 2. Pihak Pengelola 3. Pihak yang melakukan perbaikan, penagihan (biasanya melalui OS=Out

Sourcing) Di mana pihak pengelola bisa dari kantor perumahan maupun dari Rt/RW setempat yang telah ditunjuk oleh warga.Dari segi prosesnya, sebuah penagihan biasanya dilakukan setelah warga menempati rumah yang mereka maksud di mulai dari awal bulan setelah warga melakukan STK = Serah terima Kunci.

Biasanya pada perumahan yang baru (kurang dari 80% hunian) pengelola masih dikerjakan oleh pihak kantor perumahan. kantor perumahan melakukan koordinasi kepada : 1. bagian penagihan untuk melakukan penagihan kepada penghuni yang

tinggal dalam cakupan area perumahan 2. bagian kasir untuk melakukan input dengan data pembayaran yang

telah diberikan oleh penghuni kepada penagih 3. bagian akunting untuk melakukan input jurnal dengan menggunakan

aplikasi akunting

Berikut ini adalah alur dalam Estate Management dari segi penagihan: 1. Bagian Estate melakukan koordinasi kepada bagian penagih untuk

mengumpulkan penagihan secara kolektif, 2. Penagihan memiliki kartu penghuni yang isinya adalah: bulan iuran,

besar iuran (biasanya tagihan iuran keamanan, dan kebersihan dibuat menjadi 1 buah kuitansi), paraf petugas penagihan dan tanda tangan penghuni bila mana iuran pada bulan yang bersangkutan sudah dilunasi.

3. setelah petugas penagih menerima pembayaran maka petugas membubuhkan paraf/stempel di bagian petugas dan penghuni membubuhkan paraf dibagian penghuni di mana artinya bahwa penghuni sudah melunasi iuran.

4. bila mana penghuni tidak membayar pada saat ditagih maka petugas diharapkan melakukan penagihan pada waktu yang lain. Ada beberapa alasan penghuni tidak dapat dikenakan penagihan pada saat itu:Penghuni sedang berhalangan dan tidak ada di tempat Rumah yang dihuni sedang dalam masa garansi (ini tergantung dari kebijakan manajemen) Penghuni sedang tidak mampu melunasi tagihan yang dibebankan Sebab Lainnya

5. Bila petugas sudah memperoleh iuran yang ditagih kepada penghuni, petugas segera memberikan uang tersebut kepada bagian kasir untuk memperoleh tanda bukti pelunasan iuran.

6. Bagian Kasir akan menginformasikan kepada bagian keuangan/akunting untuk segera melakukan penjurnalan.

Ada beberapa hal yang perlu di catat, 1. ada kalanya iuran yang dibebankan kepada penghuni adalah iuran

bebas PPN, namun tidak tertutup kemungkinan iuran tersebut di kenakan PPN, sebagai contoh iuran sebesar 100rb (inc tax) dan 100rb (exclude tax). di mana artinya dari 100rb include tax adalah beban sebesar 9rb sebagai pajak dan 90rb sebagai iuran, sedangkan 100rb exclude tax artinya beban sebesar 100rb sebagai iuran dan akan dikenakan lagi 10rb sebagai pajak sebagai contoh kita ambil beban sebesar 100rb include tax berarti 90rb iurang dan 9rb tax

2. pengelola akan bisa dipindahkan tanggung jawabnya, maksudnya seperti pada point sebelumnya di mana status kepemilikan rumah yang sudah melebihi 80%, pihak kantor perumahan akan segera mengalihkan tanggung jawab tersebut kepada RT/RW lingkungan warga.

3. warga yang jarang menempati rumah tinggalnya biasanya akan sulit dikenakan tagihan ini sehingga ada beberapa warga melakukan re-deposit untuk pembayaran iuran, biasanya dibayarkan untuk 3 hingga 12 bulan ke depan. ini artinya penggunaan aplikasi scheduling untuk penagihan ini sepertinya kurang efektif di terapkan untuk tipe warga seperti ini. Ini dilihat dari sudut pandang penagihan lantas bagaimana dengan beban biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan fasilitas kebersihan dan keamanan?

Pengelola biasanya melakukan outsource kepada bagian keamanan dan kebersihan, biasanya dengan pembayaran perkisaran perumahan jadi tidak ditentukan oleh banyaknya rumah, dan juga mengenai pembayaran dilakukan secara kontrak per-berapa bulan sekali.Pengelola melakukan koordinasi dengan bagian customer service dan dengan outsource, customer service (dijelaskan lebih lengkap pada topik lainnya) akan menerima keluhan yang di tangkap dari pelanggan, keluhan tersebut akan di proses dan di laksanakan dengan bagian project, bilamana bagian project tersebut berhubungan dengan fasum dan fasos maka ini juga berhubungan dengan outsource yang telah dikontrak oleh pengelola.Misalkan menggunakan outsource keamanan dalam hal menyewa satpam dan penjaga keamanan, serta bagian kebersihan seperti sampah, rumput dsb.Ini adalah pendekatannya bilamana Rumah tersebut sudah terjual dari developer, artinya untuk maintenance dilakukan oleh pengelola sedangkan biayanya di kenakan kepada penghuni. Namun bagaimana halnya bila rumah tersebut adalah rumah stok, di mana rumah yang belum terjual tersebut masih merupakan tanggung jawab developer?saya mau ambil contoh adalah rumah contoh dan, rumah stok (yang belum terjual)sebenarnya ini masih menggunakan SOP yang sama di mana developer masih memiliki rumah tersebut berarti tanggung jawab masih di pihak kantor perumahan. hanya saja untuk jenis biayanya akan menjadi berbeda. biaya-biaya yang biasanya muncul adalah:

1. Biaya Listrik, PAM, Telepon (Minimal Biaya Abodemen) biaya listrik, Pam dan telepon tetap harus dibayarkan oleh pihak kantor perumahan, ini karena penggunaan listrik, Pam dan telepon yang sudah termasuk instalasi sudah dibebankan kepada biaya. akibat dari Hal ini biasanya pihak pengembang/developer sudah memperkirakan biaya yang dikenakan ini sehingga akan di masukkan ke dalam harga rumah (meskipun kadang-kala tidak di masukkan kedalam rincian)

2. Biaya Keamanan dan Kebersihan Meskipun rumah tersebut tidak berpenghuni, merupakan tanggung jawab pihak kantor perumahan untuk memelihara asset. yang jadi masalah adalah pengelola dan kantor pemasaran menjadi 1 pihak yang sama, akibatnya tagihan yang di alamatkan dari pengelola kepada kantor pemasaran menjadi tidak efektif (karena menagih kepada diri sendiri) ada solusi untuk hal ini, pengelola memberikan kebijakan kepada kantor perumahan untuk melakukan pembayaran iuran tersebut (istilah lainnya di null -kan), namun pada akhir sama seperti pada poin sebelum nya akan dibebankan kepada HPP rumah yang dijual.

3. Biaya-biaya tidak rutin lainnya sama seperti yang lain, biaya rutin juga termasuk ke dalam biaya yang harus dibayarkan, akibatnya iuran yang telah di proyeksikan menjadi berubah, ini adalah tanggung jawab pihak perumahan, biasanya perumahan membebankan biaya tidak rutin ini kepada penghuni (biasanya)