SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN DALAM MENGURANGISTOK POY DOWNGRADE

MENGGUNAKAN METODE SIX SIGMA DENGAN TOOLS FMEA PADA PT. MGT

Seminar Tugas Akhir

Enrico S. Putra05.41010.0218

AbstraksiPT. Mutugading Tekstil adalah perusahaan manufaktur yang menghasilkan salah satunya produk POY (Partially Oriented Yarn). Dengan adanya sistem pengukuran kualitas yang baik, diharapkan perusahaan dapat mengetahui berapa banyak jumlah produk yang mengalami defect. Untuk memecahkan masalah tersebut dibutuhkan suatu sistem yang ditunjang dengan metode Six Sigma. Metode ini merupakan suatu pendekatan yang dapat membantu agar lebih fokus pada peningkatan kualitas produk yang mendekati sempurna. Untuk mencapai Six Sigma, suatu proses tidak boleh memiliki lebih dari 3,4 cacat per sejuta kesempatan. Saat ini stok POY downgrade yang tanpa ada rencana penjualan mencapai 166,5MT di gudang PT. Mutugading Tekstil.dengan adanya sistem pendukung keputusan menggunakan metode Six Sigma, customer ingin agar stok POY downgrade yang tidak dapat digunakan secara optimal di produksi yang tanpa ada rencana penjualan dikurangi menjadi maksimal 130MT di gudang PT. Mutugading Tekstil.

Latar BelakangSalah satu bisnis yang bergerak di bidang manufaktur adalah industri

tekstil. Pada saat ini kemajuan industri tekstil berkembang sangat pesat. Industri tekstil menghadapi kendala dan tantangan baik dari dalam negeri maupun dari dunia global. Hal ini dikarenakan ciri dunia dalam era globalisasi ialah terjadinya perubahan dengan sangat cepat (Siagian, 2000). Revolusi informasi dan komunikasi telah memicu perubahan di lingkungan usaha, secara cepat dan signifikan berbeda dari kondisi sebelumnya.

Pada era teknologi informasi saat ini, perusahaan dituntut meningkatkan kinerja untuk mewujudkan efektifitas dan efisiensi supaya mempunyai daya saing yang kuat. Kemampuan suatu perusahaan untuk berkompetisi di pasar global dan menjaga kelangsungan hidupnya adalah dengan meningkatkan kualitas proses organisasinya. Di samping itu, persaingan dunia bisnis yang sangat ketat menghadapkan organisasi pada internal process, secara langsung hal tersebut berdampak pada efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan. Berbagai cara dilakukan oleh perusahaan untuk tetap hidup dan bersaing di era globalisasi dan salah satunya dengan adanya manajemen operasional yang baik.

Perusahaan yang turut serta meramaikan pasar Indonesia sebagai pelaku bisnis dalam bidang tersebut adalah PT. Mutu Gading Tekstil (selanjutnya dalam tulisan ini disebut MGT). Hadir pada tahun 1997, berpusat di Jakarta sebagai kantor pemasaran dan mendirikan pabrik di Karanganyar, Solo. Merupakan salah satu perusahaan manufaktur benang dengan pertumbuhan yang cepat di Indonesia dengan kapasitas produksi 29.400 MT perbulan, 18900 benang per hari. Capaian tersebut merupakan sesuatu hal yang sangat baik bagi perusahaan.

Latar BelakangDalam aktivitas produksinya, perusahaan ini menghasilkan Draw Texture Yarn

(selanjutnya dalam tulisan ini disebut DTY) sebagai produk jadi. Tahapan dari proses produksinya dimulai dari Department Spinning (selanjutnya dalam tulisan ini disebut SPG) memproduksi Partially Oriented Yarn (selanjutnya dalam tulisan ini disebut POY). POY merupakan bahan baku dalam pembuatan DTY. Perlu diketahui bahwa kualitas bahan baku mempengaruhi hasil dari proses produksinya. Bahan baku dari POY adalah chips (biji plastik), pada perusahaan ini disebut raw material. Proses selanjutnya dilakukan oleh Departement Texturising (selanjutnya dalam tulisan ini disebut TXT) yang memproduksi DTY.

POY sebagai barang setengah jadi yang diproduksi oleh Departemen Spinning menghasilkan 2 grade yaitu first grade (A grade) dan down grade (B, C, BB grade). Menurut data, rata-rata stok POY downgrade tanpa rencana penjualan selama periode Agustus 2010 sampai dengan Februari 2011 di gudang MGT, sebesar 166,45 MT perbulan. Jumlah stok tersebut dianggap terlalu tinggi oleh manajemen, dan dapat mempengaruhi kinerja dan cash flow perusahaan.

Dari permasalahan tersebut di atas, kerugian yang didapat oleh perusahaan antara lain, perusahaan kehilangan penghematan bersih sebesar 1.645 US$/ tahun dari bunga sebesar nilai Jual 36,45 MT POY B,C, BB grade. Penghematan bersih sebesar 4.153 US$ dari pengembalian pack material. Pengurangan biaya simpan dikurangi biaya lain-lain yang timbul dari Penjualan 36.45 MT POY B,C, BB grade dapat membantu Cash Flow perusahaan.

Latar BelakangDalam cakupan ini, manajemen MGT menetapkan target stok POY

downgrade di gudang MGT paling tinggi sebesar 130 MT perbulan, dan untuk mencapai sasaran tersebut, manajemen MGT mengharapkan penerapan metode six sigma dapat menyelesaikan masalah tersebut.

Berdasarkan uraian di atas, pada tugas akhir ini akan dibangun suatu aplikasi, yang diharapkan dapat memberikan masukan kepada perusahaan dalam membantu proses pengurangan jumlah stok POY downgrade pada gudang MGT.

Six SigmaSecara etimologi six sigma tersusun dari 2 kata yaitu : six yang berarti enam dan

sigma yang merupakan simbol dari standard deviasi atau dapat pula diartikan sebagai ukuran satuan statistik yang menggambarkan kemampuan suatu proses dan ukuran nilai sigma dinyatakan dalam DPU (Defect Per Unit) atau PPM (Part Per Million). Dapat dikatakan bahwa proses dengan nilai sigma yang lebih tinggi (pada suatu proses) akan mempunyai defect yang lebih sedikit (baik jumlah defect maupun jenis defect). Semakin bertambah nilai sigma maka semakin berkurang Quality Cost dan Cycle time.

Secara epistimologi six sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki suatu proses dengan memfokuskan pada usaha-usaha untuk memperkecil variasi yang terjadi (process variance) sekaligus mengurangi cacat ataupun produk atau jasa yang keluar dari spesifikasi dengan menggunakan metode statistik dan tools quality lainnya secara insentif. Umumnya six sigma dituliskan dalam simbol 6 sigma.

Dan secara sederhana six sigma (6 sigma) dapat diterjemahkan sebagai suatu proses yang mempunyai kemungkinan cacat (defect opportunity) sebanyak 3,4 buah dalam satu juta produk (jasa). Mengenai penurunan nilai 3,4 sebenarnya banyak sekali kontroversi, tapi yang terpenting adalah kita memahami six sigma sebagai sebuah referensi tool untuk mengurangi jumlah cacat. Defect ialah Kegagalan dalam menghasilkan suatu produk sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan sedang yang dimaksud dengan opportunity (Kesempatan) antara lain : Kualitas produk; Kualitas komponen; Process Yield; Tes Destructive; Rejects – Repair; Visual Check (Appraisal)

Six sigma sebagai suatu aktivitasPada penjelasan sebelumnya telah disebutkan bahwa six sigma

dapat diartikan sebagai suatu proses yang mempunyai defect opportunity atau kemungkinan cacat sebanyak 3,4 buah dalam satu juta produk atau jasa (DPMO). Untuk mencapai “target” angka tersebut maka ada beberapa rangkain aktivitas six sigma yang perlu dilakukan, misalnya :a. Memahami dan mendefinsikan suatu proses design, manufacturing dan service secara jelas.b. Aplikasi untuk six sigma statistic tools dan proses.c. Mengidentifikasikan faktor penyebab defect.d. Analisa dan improvement (perbaikan).e. Melalui penurunan defect ratio akan meningkatkan yield dan total kepuasan pelanggan.f. Management innovation tool memberikan kontribusi terhadap management out put.

Six sigma sebagai suatu strategi bisnis Secara umum ada ada enam komponen utama konsep six sigma sebagai

strategi bisnis (Peter S. Pande, 2002: 8), yaitu :a. Customer service oriented (mengutamakan pelayanan kepada pelanggan).Definisi customer (pelanggan) bukan hanya terbatas pada pembeli saja tetapi juga berarti rekan kerja kita, orang/ pihak yang akan menerima hasil kerja kita, masyarakat umum sebagai pengguna jasa, pemerintah, dll. Six sigma mampu memberikan informasi kepada kita mengenai seberapa bagus produk, service kita dan proses didalamnya serta membantu kita untuk menentukan langkah-langkah demi kepuasan customer secara total.b. Manajemen yang bedasarkan data dan fakta.c. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan.Perlu diketahui bahwa six sigma sangat dipengaruhi dan bergantung pada seberapa jauh kita memahai suatu proses. Dan hal ini belum cukup apabila tidak didukung dengan appresiasi manajemen yang bagus dalam melakukan perbaikan.d. Manajemen yang proaktife. Kerjasama tim yang bagus

Manfaat dan keunggulan-keunggulan six sigma

1. Menurunkan Cost of loss, perbaikan kualitas dan service produk serta kepuasan konsumen.2. Dapat mengurangi secondary process [rework] dan claim.3. Membuat keputusan berdasarkan data dan tidak hanya berdasar praduga saja.4. Dapat diterapkan disegala bidang baik bidang Industri maupun bidang financial.5. Fokus terhadap 3P (Product, Process, People).Tidak hanya produk dan service saja, tapi juga proses dan kualitas sumber daya manusia dapat mencapai tujuan melalui pengukuran sigma level.6. Sangat berdampak terhadap investasi.7. Berdampak terhadap biaya.8. Pengolahan data sangat mudah dengan menggunakan statistik.

Istilah-istilah dalam Six Sigma a. Defects Per Unit : Jumlah Defect per unit

Menentukan proses tidak bagus atau kita tidak dapat mengetahui bahwa bahwa proses tersebut mengandung defect. Six Sigma dapat mengatasi hal tersebut, contoh : Sebuah Laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman diantaranya salah sehinggaDPU= Defect / Unit = 2 / 1 = 2b. Defects Per Opportunity : Jumlah Defect disesuaikan dengan kesempatan defect per unit.

DPO merupakan pengembangan dari konsep DPU ditambah dengan variabel opportunity (Kemungkinan). Contoh : Sebuah laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman diantaranya salah sehingga :DPO = 2 Defect / (1 unit X 10 opportunity) = 0,2DPO = 0,2c. Defect Per Million Opportunities : Nilai dari DPO X 1.000.000Mengubah DPO menjadi sejuta unit karena dalam sigma biasanya menggunakan PPM (Part Per Million). Contoh :DPMO = 0.2 DPO x 1.000.000 = 200.000

d. Z-ValueZ merupakan perbandingan Nilai Perbedaan antara X (USL atau LSL) dan target dibagi dengan standard deviation (sigma). Z-Value merupakan Standard terhadap nilai normal untuk Variasi Normal Distribusi sehingga memudahkan untuk analisa statistik. Z-Value adalah bagian dari sigma level. Bila nilai Z adalah 6, ini merupakan 6 sigma level.

e. Normal distribution : Menunjukkan suatu bentuk distribusi, sisi kanan dan sisi kiri jaraknya sama dengan sumbu Mean (M).f. Standard normal distribution : Standard Deviasi 0 maka Normal Distribusinya adalah 1.

Failure Mode Effect Analysis (FMEA)FMEA merupakan suatu prosedur terstruktur dari sig Sigma

untuk mengidentifikasi dan mencegah sebanyak mungin mode kegagalan (failure mode). Suatu mode kegagalan adalah apa saj ayang termasuk dalam kecacatan atau kegagalan dalam desain, kondisi diluar batas spesifikasi yang telah ditetapkan, atau perubahan-perubahan dalam produk yang menyebabkan terganggunya fungsi dari produk itu. (Gaspersz, 2002:246).

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah pendekatan sistematik yang menerapkan suatu metode pentabelan untuk membantu proses pemikiran yang digunakan oleh engineers untuk mengidentifikasi mode kegagalan potensial dan efeknya. FMEA merupakan teknik evaluasi tingkat keandalan dari sebuah sistem untuk menentukan efek dari kegagalan dari sistem tersebut. Kegagalan digolongkan berdasarkan dampak yang diberikan terhadap kesuksesan suatu misi dari sebuah sistem.

Tujuan FMEAMeningkatkan kualitas, keandalan, dan

keamanan produk.Membantu meningkatkan kepuasan

pelanggan.Meningkatkan citra baik dan daya saing

perusahaan.Menurangi waktu dan biaya pengembangan

produk.Memperkirakan tindakan dan dokumen yang

dapat menguangi resiko.

Contoh FMEA

Keterangan Component : Komponen dari sistem/alat yang kita analisis. Failure Mode : Modus kegagalan yang sering terjadi. Failure Effect : Akibat yang ditimbulkan jika komponen tersebut gagal seperti

disebutkan dalam failure mode. SEV : Severity, merupakan kuantifikasi seberapa serius kondisi yang

diakibatkan jika terjadi kegagalan yang akibatnya disebutkan dalam Failure Effect. Severity ini dibuat dalam 5 level (1,2,3,4,5) yang menunjukkan akibat yang tidak terlalu serius (1) sampai sangat serius (5).

Causes : Apa yang menyebabkan terjadinya kegagalan pada komponen. OCC : Occurance, adalah tingkat kemungkinan terjadi terjadinya kegagalan.

Ditunjukkan dalam 5 level (1,2,3,4,5) yang menunjukkan akibat yang paling mungkin terjadi (5) sampai sangat jarang terjadi (1)

Control : Ini merupakan metode apa yang sudah kita terapkan/pasang untuk mengantisipasi kegagalan tersebut.

DET : Escaped detection, menunjukkan tingkat kemungkinan lolosnya penyebab kegagalan dari kontrol yang sudah kita pasang. Levelnya juga dari 1-5, dimana angka 1 menunjukkan kemungkinan untuk lewat dari kontrol sangat kecil, dan 5 menunjukkan kemungkinan untuk lolos dari kontrol kita adalah sangat besar.

RPN : Risk Priority Number, adalah hasil perkalian = SEV x OCC x DET. Hasilnya dapat kita gunakan untuk menentukan komponen dan failure mode yang paling menjadi prioritas kita.