effective document management system

Download Effective Document Management System

If you can't read please download the document

Post on 25-Jul-2015

71 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

1. Document Management System Effective Document System By HSE Department 2. OBJECTIVE Memberikan gambaran cara menyusun sebuah dokumen dalam memenuhi pengendalian system dokumen sehingga sesuai dengan persyaratan system management. 3. REFERENSI ISO 9001:2008 Quality Management System ISO 9000:2005 Fundamental & Vocabulary ISO 10013:2001 Guidance for Quality Management System Documentation 4. TERM & DEFINITION Document Data yang ada artinya dan media pendukungnya Contoh: Rekaman Spesifikasi Prosedur Gambar Laporan Standard Media: Kertas Disket Electronic Atau penggabungannya Sekumpulan dokumen misal spesifikasi dan rekaman biasanya disebut dokumentasi 5. STRUKTUR DOKUMEN MANUAL PROSEDUR INSTRUKSI KERJA, RENCANA, FORM & RECORD LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 6. MANUAL Bentuknya disesuaikan dengan organisasi-masing Organisasi yang kecil dalam manual bisa berisi prosedur, instruksi kerja dsb. Organisasi yang lebih komplek dibuat terpisah- pisah. Dalam manual lingkup system manajemen harus jelas. Dalam manual informasi organisasi harus jelas. Isi manual biasanya terdiri dari: Judul & lingkup Daftar isi Review, pengesahan dan revisi Kebijakan dan sasaran perusahaan Struktur, tanggungjawab dan wewenang Referensi Uraian system manajemen Lampiran terkait 7. PROSEDUR PENGERTIAN Cara tertentu untuk melaksanakan kegiatan atau proses. Prosedur dapat didokumentasikan/tidak Bila didokumentasikan disebut prosedur terdokumentasi. Contoh: Prosedur Internal Audit Prosedur Tindakan Perbaikan 8. ISI PROSEDUR PROSEDUR Judul Tujuan Lingkup Tanggungjawab dan Wewenang Referensi Uraian prosedur Form terkait Lampiran 9. INSTRUKSI KERJA PENGERTIAN Penjelasan detail bagaimana cara melaksanakan tugas dan mencatatnya. Bentuk: Uraian dengan tulisan Flow chart Template Model Gambar Video Check list Contoh: Instruksi kerja pemeriksaan APAR Instruksi kerja menghidupkan Genset Catatan pda gambar Spesifikasi Petunjuk Pengoperasian atau kombinasi dari hal- hal diatas 10. ISI DOKUMEN INSTRUKSI KERJA Struktur dan Format Disesuikan dengan jenis pekerjaan dan ktivitas yang akan dilaksanakan. Uraian dokumen Uraian dokumen dibuat sederhana dan bila bisa disampaikan melalaui pelatihan cukup maka tidak usah dijelaskan kembali dalam instruksi kerja. Tipe instruksi kerja Menjelaskan urutan kerja sesuai dengan aktivitas yang dilaksanakan. Review, approval dan status revisi Harus jelas siapa yang review dan menyetujui Rekaman Rekaman harus mencerminkan rangkaian intruksi kerja. Minimal harus memenuhi sistem manajemen perusahaan yang diacu Penempatan dan masa simpan harus dijelaskan 11. PLAN/RENCANA PENGERTIAN Dokumen yang berisi prosedur dan sumberdaya yang diperlukan, dilakukan oleh siapa, kapan pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak tertentu. Contoh: HSE Plan Quality Plan 12. FORM & REKAMAN PENGERTIAN Dokumen yang digunakan untuk mencatat persyaratan sistem manajemen. Form yang telah diisi dengan data disebut rekaman Contoh: Instruksi kerja pemeriksaan APAR Instruksi kerja menghidupkan Genset 13. ISI FORM & REKAMAN FORM Form harus dibuat sebagai media untuk mencatat bukti suatu tugas telah dilaksanakan Form dibuat sebagai bukti pelaksanaan sistem manajemen perusahaan Form harus berisi judul, nomor, revisi, tanggal revisi. Form diterbitkan harus berdasarkan pemenuhan dalam manual, prosedur maupun instruksi kerja atau persyaratan produk. 14. PROSES PENYIAPAN DOKUMEN Tanggungjawab Menyiapkan Dokumen Dokumen harus disusun oleh orang yang terlibat dalam proses yang akan didokumentasikan. Metoda Penyiapan Dokumen Mengidentifikasi proses Memahami hubungan antar proses 15. MEMULAI PENYUSUNAN Tentukan system manajemen yang mau diterapkan Lihat data status system manajemen yang ada diperusahaan Buat daftar dokumen yang sudah ada Latih team untuk membuat dokumen Kumpulkan referensi standard disemua unit Tetapkan stuktur dan format dokumen Buatlah flow chart proses perusahaan menyeluruh dari A-Z Analisa flow chart terhadap kemunkinkan peningkatan lebih efektif Validasi dokumen dengan proses percobaan pelaksanaan Gunakan metoda yang sesuai dalam menentukan media sistem dokumentasi Direview dan disyahkan semua dokumen sebelum di rilis. 16. PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN a) Review & Pengesahan Perlu diatur kewenangannya Pengguna (end users) perlu dilibatkan Pengesahan harus melibatkan manajemen Penggandaan harus diketahui pejabat yang memiliki kewenangan Bukti pengesahan harus disimpan sesuai masa simpan 17. PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN b) Distribusi Harus dilakukan oleh pengendali dokumen Metoda pengendalian harus ditetapkan Identifikasi/kode dokumen distribusi dicantumkan c) Penggabungan Perubahan A processes for the Initiation, review, development, review, control and penggabungan perubahan harus dibuat. Proses yang sama juga berlaku untuk semua perubahan dokumen asli. 18. PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN d) Penerbitan dan Perubahan Memastikan bahwa isi dokumen sesuai Memastikan bahwa dokumen disyahkan oleh pejabat berwenang Proses harus dibuat untuk memastikan bahwa dokumen yang diperlukan yang digunakan Revisi dokumen harus diganti dengan revisi terakhir Master list dokumen harus dibuat untuk memastikan dokumen yang terdistribusi ter-update. Historical revisi harus dibuat untuk menelusuri kejadian perubahan dokumen e) Dokumen tidak terkendali Untuk keperluan tender tidak perlu di stempel Daftar distribusi tetap harus dibuat 19. SHARING THANKS FOR YOUR ATTENTION