ebooks iso9001 2008_part2

…

e-Book

Serial Sistem Manajemen Industri

ISO9001:2008 Part 2

Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com

KATA PENGANTAR

Pemenuhan Persyaratan ISO9001:2008 Sistem Manajemen Mutu bukanlah

sesuatu yang sulit. Bahkan Anda dapat melakukannya tanpa perlu bantuan

seorang Konsultan pun. Buku yang Anda miliki ini akan membantu Anda

secara bertahap untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu dengan baik

dan benar.

Klausul demi klausul dijelaskan dengan jelas. Contoh dokumen diberikan

dengan lengkap. Anda dapat menyadurnya, untuk kemudian Anda sesuaikan

dengan kondisi Organisasi Anda.

Bagi Anda yang ingin ke pokok penerapan dapat langsung menuju

penjelasan Klausul 4 hingga Klausul 8. Karena pada klausul tersebutlah

penjelasan praktis sangat penting untuk Anda. Namun demikian Anda tetap

harus menggali informasi pada Bab-bab lain secara menyeluruh, tentunya

agar pemahaman ISO9001:2008 dapat Anda peroleh secara menyeluruh

pula.

Terakhir, cobalah Anda praktekkan apa yang Anda baca. Buat dokumennya

dan kemudian terapkan dalam aktivitas Organisasi Anda. Lebih lanjut lagi,

penuhi semua persyaratan yang diminta. Finally, Organisasi Anda akan

menjadi Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu sesuai

persyaratan ISO9001:2008.

Penulis

Wishnu AP



DAFTAR ISI

Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen ........................................................................ 5

5.1 Komitmen Manajemen ....................................................................................... 5

5.2 Fokus kepada Pelanggan .................................................................................... 9

5.3 Kebijakan Mutu ..................................................... Error! Bookmark not defined.

5.4 Perencanaan ......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.4.1 Sasaran Mutu................................................................ Error! Bookmark not defined. 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen ..................................... Error! Bookmark not defined.

5.5 Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi .......... Error! Bookmark not defined. 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang ...................................... Error! Bookmark not defined. 5.5.2 Wakil Manajemen .......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.5.3 Komunikasi internal ....................................................... Error! Bookmark not defined.

5.6 Tinjauan Manajemen .............................................. Error! Bookmark not defined. 5.6.1 Umum .......................................................................... Error! Bookmark not defined. 5.6.2 Masukan Tinjauan ......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.6.3 Keluaran Tinjauan ......................................................... Error! Bookmark not defined.

Klausul 6. Manajemen Sumber Daya ................................. Error! Bookmark not defined.

6.1 Penyiapan Sumber Daya ......................................... Error! Bookmark not defined.

6.2 Sumber daya manusia ............................................ Error! Bookmark not defined. 6.2.1 Umum .......................................................................... Error! Bookmark not defined. 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, Pelatihan ................................... Error! Bookmark not defined.

6.3 Infrastruktur ......................................................... Error! Bookmark not defined.

6.4 Lingkungan Kerja .................................................. Error! Bookmark not defined.

CONTOH DOKUMEN Lampiran Visi dan Misi ................................................................................................ 8

Prosedur Pembuatan dan Penerapan Rencana Bisnis ......................................................10

Lampiran Kebijakan Mutu ................................................ Error! Bookmark not defined.

Formulir Sasaran Mutu ...............................................................................................13

Formulir Monitoring Pencapaian Sasaran Mutu ................... Error! Bookmark not defined.

Lampiran Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................................14

Lampiran Tanggung Jawab dan Wewenang ........................ Error! Bookmark not defined.

Lampiran Surat Keputusan Tim ISO .................................. Error! Bookmark not defined.

Lampiran Struktur Organisasi Tim ISO9001:2008 ............... Error! Bookmark not defined.

Prosedur Tinjauan Manajemen ......................................... Error! Bookmark not defined.

Formulir Surat Undangan Rapat Tinjauan Manajemen ......... Error! Bookmark not defined.

Formulir Daftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen ............... Error! Bookmark not defined.

Formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen ..................... Error! Bookmark not defined.

Lampiran Kompetensi ..................................................... Error! Bookmark not defined.

Prosedur Evaluasi dan Pelatihan ....................................... Error! Bookmark not defined.

Formulir Rencana Pelatihan ............................................. Error! Bookmark not defined.

Formulir Evaluasi Pelatihan .............................................. Error! Bookmark not defined.

Prosedur Penerimaan Karyawan Baru ................................ Error! Bookmark not defined.

Formulir Aplikasi Calon Karyawan ..................................... Error! Bookmark not defined.



Prosedur Perawatan Infrastruktur dan Lingkungan Kerja ..... Error! Bookmark not defined.

Formulir Jadwal Perawatan Perangkat Kerja ....................... Error! Bookmark not defined.

Formulir Perawatan Infrastruktur ...................................... Error! Bookmark not defined.

Formulir Perawatan Lingkungan Kerja ............................... Error! Bookmark not defined.

INFORMASI - Komunikasi Manajemen ................................................ Error! Bookmark not defined.

- Delapan Prinsip Manajemen Mutu ................................... Error! Bookmark not defined.

- Visi ............................................................................. Error! Bookmark not defined.

- Misi ............................................................................ Error! Bookmark not defined.

- Media Persyaratan Pelanggan ........................................ Error! Bookmark not defined.

- Sasaran Mutu (Quality Objective) ................................... Error! Bookmark not defined.

- Struktur Organisasi ...................................................... Error! Bookmark not defined.

- Tanggung Jawab dan Wewenang .................................... Error! Bookmark not defined.

- Pengendali Dokumen (Document Controller) .................... Error! Bookmark not defined.

- Karyawan Baru ............................................................ Error! Bookmark not defined.

TABLE

Tabel 1. Jenis Rapat Pertemuan ....................................... Error! Bookmark not defined.



Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen

Klausul 5. ‘Tanggung Jawab Manajemen’ secara khusus membahas

bagaimana Manajemen Organisasi Anda semestinya memastikan penerapan

ISO9001:2008 secara benar dan bertanggung jawab.

Klausul ini memiliki sub-sub klausul sebagai berikut:

5.1 Komitmen Manajemen

5.2 Fokus kepada Pelanggan

5.3 Kebijakan Mutu

5.4 Perencanaan

5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

5.6 Tinjauan Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Subklausul ini diperuntukkan pada Manajemen, termasuk Manajemen Puncak

(Top Management). Siapakah yang disebut Manajemen ini? Tidak ada aturan

tetap yang uniform untuk menentukan siapa Manajemen dari arti

sesungguhnya. Ini artinya setiap Organisasi mungkin saja berbeda dalam

menentukan siapa yang disebut Manajemen, tetapi pada dasarnya

Manajemen adalah pihak-pihak yang memiliki otoritas untuk mengatur, baik

mengatur Organisasi pada tingkatan tertinggi ataupun pada tingkatan yang

lebih rendah, seperti Departemen ataupun Fungsi.

Jadi untuk tingkatan Manajemen biasanya adalah untuk posisi Manager,

adapun untuk Top Management biasanya adalah Direktur atau Vice

President. Tentunya untuk klasifikasi tingkatan manajemen ini Anda dapat

menyesuaikan dengan kondisi yang ada di Organisasi Anda.



Apa saja yang disyaratkan Sistem Manajemen Mutu untuk Manajemen

Puncak? Yang pertama sudah pasti adalah Komitmen.

Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya dalam

penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Manajemen Puncak

juga diwajibkan untuk senantiasa meningkatkan keefektifan dari Sistem

Manajemen Mutu dengan cara:

a. Mengkomunikasikan kepada Organisasi tentang pentingnya pemenuhan

Persyaratan Pelanggan dan Peraturan.

Jadi tidak bosan-bosan Manajemen harus terus mengingatkan

konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu. Selain dengan cara

pelatihan dan sebagainya yang sudah umum dilakukan, terkadang

Manajemen Puncak juga menerapkan sistem Reward and Punishment.

Artinya akan ada sanksi bagi yang melanggar Sistem Manajemen Mutu,

begitu pula sebaliknya, akan ada penghargaan bagi yang mencapainya.

b. Menetapkan Kebijakan Mutu. Pastikan bahwa Kebijakan Mutu adalah

Kebijakan yang dibuat oleh Manajemen Puncak (Top Management)

sebagai bentuk Komitmen Organisasi terhadap pencapaian Mutu. Jadi

perlu diingat bahwa Kebijakan Mutu bukanlah buatan Tim ISO atau

management representative.

c. Memastikan Sasaran Mutu telah ditetapkan. Sasaran Mutu boleh saja

dibuat oleh Management Representative atau Manager terkait, namun

Manajemen Puncak harus memastikan kesesuaianya dengan Tujuan

Organisasi. Yang sering terjadi adalah Sasaran Mutu tidak memberikan

dampak yang signifikan pada Tujuan Organisasi. Disinilah peran

Manajemen Puncak, memastikan kesesuaiannya.

d. Menyelenggarakan Tinjauan Manajemen. Forum resmi dimana segala

permasalahan terkait Mutu dan Sistem Manajemen Mutu dibicarakan

untuk mencari solusinya, itulah Tinjauan Manajemen. Tinjauan

Manajemen harus dihadiri oleh Manajemen Puncak, tujuannya antara

lain agar permasalahan dan solusi segera diselesaikan, atau setidaknya



dibuatkan rencana atau program untuk menyelesaikannya. Tanpa

kehadiran Manajemen Puncak dikuatirkan Management Review Meeting

tidak berjalan dengan baik.

e. Menjamin ketersediaan Sumber Daya. Hampir semua Organisasi dalam

upayanya menuju Sistem Manajemen Mutu membutuhkan Sumber

Daya. Terkadang dengan nilai yang besar, terkadang cukup dengan

Sumber Daya yang minimal Sistem Manajemen Mutu dapat tercapai.

Perkiraan awal kebutuhan Sumber Daya dapat dilihat dari hasil Gap

Analysis. Anda masih ingat Gap Analysis? Hasil Gap Analysis yang

berupa kebutuhan Sumber Daya sebaiknya dipenuhi oleh Organisasi

secara bertahap, tujuannya tidak lain agar upaya penerapan Sistem

Manajemen Mutu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Manajemen Puncak sebagai pemegang otoritas tertinggi berkewajiban

memastikan kebutuhan Sumber Daya ini dipenuhi dengan baik.

View more at:

http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/



Lampiran Visi dan Misi

WISHNU AP &

PARTNERS

Perusahaan Anda No. Dok

No. Rev 00

VISI DAN MISI Tgl

Hal

VISI

Contoh 1:

Menjadi market leader Nasional dengan produk yang berkualitas, bersaing, dan

Inovatif.

Contoh 2:

Menjadi Organisasi terdepan dan terpercaya yang mampu memenuhi kebutuhan

masyarakat akan produk yang Handal.

MISI

Contoh 1:

a. Menghasilkan produk-produk yang Berkualitas, Inovatif, dan

Terpercaya.

b. Meningkatkan kepuasan Pelanggan.

c. Meningkatkan kualitas Sumber Daya.

Contoh 2:

1. Menjalankan operasional produksi Organisasi dengan prinsip kerja efektif dan

efisien.

2. Melakukan Inovasi produk dan kualitas secara berkesinambungan.

3. Menjadi Perusahaan dengan Reputasi positif.



5.2 Fokus kepada Pelanggan

Pelanggan adalah prioritas utama bagi Organisasi, dimana Organisasi bisa

mengalami kemunduran bila tidak memiliki Pelanggan. Karena itu Sistem

Manajemen Mutu benar-benar memberikan tempat khusus untuk Pelanggan.

Klausul 5.2 ‘Fokus Kepada Pelanggan’ dengan jelas mensyaratkan agar Anda

benar-benar fokus pada apa yang Pelanggan Anda syaratkan.

Setiap Organisasi biasanya memiliki karakter Pelanggan yang berbeda,

terutama Organisasi yang berbeda jenis. Itu sebabnya Persyaratan

Pelanggan tidak dapat disamakan. Anda yang dapat menentukan Persyaratan

Pelanggan sesuai dengan karakter Pelanggan Anda. Jadi di awal Sistem

Manajemen Mutu, sebelum melakukan realisasi Produk, Anda mesti

menetapkan Persyaratan Pelanggan terlebih dahulu.

Setelah Anda menetapkan Persyaratan Pelanggan, apa langkah selanjutnya?

Tentu saja Anda harus memenuhi Persyaratan tersebut. Perlu Anda hindari

adalah jangan sampai produk yang Anda hasilkan berada di bawah

Persyaratan yang diajukan Pelanggan. Tentunya akan mengecewakan

Pelanggan dan menyebabkan Pelanggan berpindah ke Organisasi lain.

Manajemen Puncak Organisasi harus memastikan bahwa Persyaratan

Pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan

kepuasan Pelanggan (lihat Klausul 7.2.1 dan 8.2.1).

View more at:




Prosedur Pembuatan dan Penerapan Rencana Bisnis

WISHNU AP &

PARTNERS


No. Rev 00

PROSEDUR PEMBUATAN DAN PENERAPAN

RENCANA BISNIS

Tgl

Hal

Catatan Revisi

Rev Deskripsi Revisi Pembuat Tanggal

Catatan Pengesahan Dokumen

Rev Tahap Nama dan Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

Disahkan Oleh:

CATATAN:

1. Dokumen Asli dari prosedur ini dipelihara dan dikendalikan oleh Departemen... .

2. Penggunaan Dokumen Asli ataupun Dokumen Salinan harus mengikuti aturan yang tertulis

pada Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen.



1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan memberikan pedoman Organisasi dalam melakukan

perencanaan bisnis.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup mencakup aktivitas penyusunan, penerapan, monitoring, dan

evaluasi rencana bisnis di PT. Perusahaan Anda yang berlokasi di Bekasi Timur, jawa

Barat.

3. DEFINISI

a. Business Plan adalah rencana bisnis yang akan dilaksanakan selama satu tahun

kedepan dan dievaluasi secara berkesinambungan pada interval bulanan pada

tahun berjalan.

b. Sales Forecast adalah rencana atau target penjualan yang ingin dicapai dalam

jangka waktu satu tahun mendatang, yang dalam penyusunannya di-breakdown

menjadi interval bulanan dan dievaluasi setiap akhir bulan berjalan.

4. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Penerimaan Masukkan dan penyusunan Rencana Bisnis

4.1 Kepala Departemen Sales Marketing mengumpulkan masukkan rencana bisnis

dari semua Kepala Departemen bagian terkait.

4.2 Kepala Departemen Sales Marketing melakukan analisis data untuk menyusun

draft Business Plan

4.3 Kepala Departemen Sales Marketing mengirimkan draft Business Plan ke

Direktur dan semua Kepala Departemen Bagian terkait.

Persetujuan rencana produksi

4.4 Kepala Departemen Sales Marketing mengundang Direktur dan Kepala

Departemen Bagian terkait untuk dilakukan pembahasan draft Business Plan.

4.5 Kepala Departemen Sales marketing melakukan penyempurnaan Business Plan

yang telah disetujui bersama.

Pelaksanaan Business Plan

4.6 Kepala Departemen Sales Marketing mengirimkan sales forecast atau Business

Plan ke Kepala Departemen terkait.



View more at:




Formulir Sasaran Mutu

WISHNU AP &

PARTNERS

PERUSAHAAN ANDA

FORM SASARAN MUTU

No. Dok :

No. Rev :

Tanggal Berlaku :

Halaman :

No. Sasaran Target Satuan Periode In Charge Program Kerja

1 Kepuasan

Pelanggan

> 70 dari

nilai max

100

Nilai

Kepuasan

Pelanggan

per-akhir

tahun

- Sales dan

Marketing

- Customer

Service

Survey Kepuasan

Pelanggan

2 Keluhan

Pelanggan

< 3 keluhan Jumlah

keluhan valid

Pelanggan

per-akhir

tahun

- Sales dan

Marketing

- Customer

Service

-

3 Peningkatan

sales tahunan

> 10% %

Peningkatan

Sales

per-

semester

- Sales dan

Marketing

- Promo and

Discount

4 Reject

Product

< 5% % Reject

Product

per-

semester

- Operasi

Produksi

- Survey

Pelanggan

- Analisis Data

Service

5 Ketidakberfu

ngsian

peralatan

< 10% % waktu dari

total waktu

efektif

per-

semester

- Maintenance - Analisis Data

Shut Down

6 Pelaksanaan

Pelatihan

> 80% % realisasi

pelatihan

per-

semester

- Personalia - Pelatihan



View more at:




Lampiran Struktur Organisasi Perusahaan

WISHNU AP &

PARTNERS


No. Rev 00

STRUKTUR ORGANISASI

PERUSAHAAN

Tgl

Hal

Komisaris

Direktur

Utama

Direktur

Komersil

Manager Operasional

Manager Pemasaran

Manager Logistik

Bid. Incoming

Bid. Outgoing

Bid. Quality Control

Bid. Kalkulasi

Bid. Penjualan

Bid. Pembelian

Direktur

Operasional

Bid. Penyimpanan

Manager Personalia dan Keuangan

Bid. Personalia

Bid. Keuangan

ebooks iso9001 2008_part2

Documents