BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Setelah penulis mempelajari sistem akuntansi berjalan pada PT. Mitra Inti
Bangun Nusa dan mengetahui permasalahan-permasalahan yang di hadapi, maka
penulis mengajukan suatu usulan mengenai sistem akuntansi pembelian secara kredit.
Karena semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pengelolaan sistem
informasinya, dan semakin berkembang suatu organisasi maka data yang harus diolah
menjadi informasi semakin banyak dan bervariasi. Dengan menggunakan sistem yang
diusulkan ini diharapkan akan menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas dari
suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu relevan, akurat, dan tepat waktu.
Relevan artinya bahwa informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk para
pemakai. Akurat artinya informasi yang tersedia harus bebas dari kesalahan-
kesalahan. Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat karena haal tersebut dapat berakibat fatal bagi organisasi tersebut,
disamping itu komputerisasi sistem dapat mengatasi permasalahan yang timbul
selama penggunaan sistem manual.
Kelebihan-kelebihan komputerisasi sistem antara lain adalah mempermudah
pekerjaan, penyajian informasi yang tepat dan mempercepat penyajian data.
Penggunaan komputerisasi sistem harus di dukung oleh sumber daya manusia yang
memadai dari segi keahlian dalam menangani sistem komputerisasi dan bertanggung
56
57
jawab atas seluruh pekerjaan, sehingga data-data akan terpelihara dengan baik dan
mempercepat perolehaan informasi yang diperlukan.
Pada bab IV akan dijelaskan lebih lanjut mengenai komputerisasi sistem
pembelian kredit pada PT. Mitra Inti Bangun Nusa. Pada rancangan sistem ini akan
dijelaskan mengenai prosedur sistem akuntansi usulan, diagram alir data sistem
akuntansi usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan sistem
akuntansi usulan, spesifikasi sistem komputer dan jadwal implementasi.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem akuntansi usulan pada dasarnya sama dengan prosedur sistem
akuntansi berjalan, namun pada sistem akuntansi usulan ini menggunakan
komputerisasi sistem untuk menangani sistem pembelian yang selama ini masih
menggunakan sistem manual. Dengan sistem akuntansi usulan ini diharapkan
prosedur yang digunakan menjadi lebih efektif dengan kualitas hasil pengolahan data
yang jauh lebih baik bila di bandingkan dengan sistem manual. Adapun tahap-tahap
prosedur sistem akuntansi usulan sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan Barang
Dalam proses ini bagian gudang mengecek stok barang dengan membuka file data
barang, apabila stok barang menipis maka bagian gudang membuatkan DPB ke
bagian administrasi berdasarkan arsip DPB. Bagian administrasi menginput data
tersebut ke dalam file pesanan. Untuk menginput file pesanan dibutuhkan file
barang dan file supplier. Dari file pesanan tersebut dibuatlah dokumen PO,
58
dimana PO asli diserahkan ke supplier, sedangkan dokumen PO copy dan DPB
diarsipkan oleh bagian administrasi.
2. Proses Penerimaan Barang
Setelah barang dikirim, supplier menyerahkan DN ke bagian administrasi. Bagian
administrasi mengecek barang tersebut berdasarkan file pesanan. Setelah barang
selesai di cek oleh bagian administrasi, DN di tanda tangani oleh bagian
administrasi dan DN yang asli dibawa kembali oleh supplier. Sedangkan DN copy
di arsip oleh bagian administrasi. Berdasarkan arsip DN copy, bagian administrasi
menginput data tersebut ke dalam file penerimaan barang. Kemudian bagian
administrasi Acc OC sebagai tanda terima, setelah itu barang dikirim ke bagian
gudang. Setelah OC di acc oleh bagian gudang, kemudian OC di arsipkan oleh
bagian administrasi.
3. Proses Pembayaran
Sebelum pembelian jatuh tempo, supplier menyerahkan FP dan Invoice asli ke
bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi menyerahkan FP, Invoice dan
DN ke bagian Accounting. Kemudian bagian accounting melakukan pembayaran
ke pihak supplier dengan cara transfer pembayaran melalui rekening perusahaan,
bukti pembayaran tersebut berupa struk pembayaran. Berdasarkan struk
pembayaran, FP dan Invoice bagian administrasi menginput ke dalam file
pembayaran. Sedangkan FP asli dan Invoice asli dibawa kembali oleh supplier,
sedangkan FP dan Invoice copy di arsipkan oleh bagian administrasi.
59
4. Proses Pembuatan Jurnal
Berdasarkan file data perkiraan dan file pembayaran, bagian administrasi
menginput data tersebut ke dalam file jurnal dan file detail jurnal.
5. Proses Pembuatan Laporan
Setiap akhir periode bagian administrasi membuat laporan pembelian barang
bulanan berdasarkan file pembayaran, dan file jurnal. Kemudian bagian
accounting membuat laporan jurnal berdasarkan file perkiraan, file jurnal dan file
detail jurnal dan laporan jurnal beserta laporan pembelian barang tersebut dan
diserahkan kepada direktur setiap satu bulan sekali.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Diagram alir data merupakan suatu alat yang digunakan untuk
menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik dari sistem lama maupun
sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut berada. Berikut ini adalah diagram alir data sistem usulan:
60
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
Keterangan:
DPB = Dokumen Permintaan Barang
PO = Purchase Order
DN = Delivery Note
FP = Faktur Pajak
OC = Order Confirmation
Invoice = Surat Penagihan
61
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan
62
Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan
63
Gambar IV.4 Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan
64
Diagram IV.5 Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan
65
Diagram IV.6 Diagram Detail 5.0 Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan
1. Kamus Data Dokumen Masukan (Input) Sistem Usulan
a. Nama Arus Data : Data Barang
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : File Barang – Proses 1.0
Penjelasan : Daftar nama-nama barang
Periode : Sesuai kebutuhan
Volume : Sesuai kebutuhan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul
Keterangan:
66
nama_perusahaan *PT.Mitra Inti Bangun Nusa*
judul *DATA BARANG*
Isi = 1{kode_barang + nama_barang + harga_barang +
satuan + stok} end
Keterangan:
kode_barang *terdiri dari 8 digit*
nama_barang *Nama Barang*
harga_barang *Harga Barang*
satuan *Unit*
stok *Jumlah stok barang yang tersedia*
Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan
b. Nama Arus Data : Data Supplier
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : File Supplier – Proses 1.0
Penjelasan : Daftar nama-nama supplier
Periode : Sesuai kebutuhan
Volume : Sesuai kebutuhan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul
Keterangan:
nama_perusahaa *PT. Mitra Inti Bangun Nusa*
judul * DATA SUPPLIER*
67
Isi = 1{kode_supplier + nama_supplier + alamat +
no_tlp}end
Keterangan:
kode_supplier *Terdiri dari 8 digit*
nama_supplier * Nama Supplier*
alamat *Alamat Supplier*
no_tlp *terdiri dari 15 digit*
Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan
c. Nama Arus Data : Data Perkiraan
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : File Perkiraan – Proses 4.0
Penjelasan : Daftar nama-nama akun perkiraan
Periode : Sesuai kebutuhan
Volume : Sesuai kebutuhan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul +
Keterangan:
nama_perusahaan * PT.Mitra Inti Bangun Nusa*
judul * DATA PERKIRAAN*
Isi = 1{kode_perkiraan + nama_perkiraan} end
Keterangan:
kode_perkiraan *Terdiri dari 4 digit*
68
nama_perkiraan *Nama Akun Perkiraan*
d. Nama Arus Data : DN
Alias : Delivery Note
Bentuk Data : Dokumen cetakan
Arus Data : Supplier - Proses 2.0
Proses 2.0 – Supplier
Proses 2.0 – Arsip DN
Penjelasan : Sebagai surat pengantar barang
Periode : Setiap pelaksanaan penjualan
Volume : Rata-rata perbulan dua
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = jenis_dokumen + no_dokumen + nama_supplier +
alamat_supplier + no_NPWP + nama_bank + No_Ac +
nama_customer + alamat_customer + ETA_date +
delivery_terms + shipping_cond + sales_person +
contact_person + print_date + user_name`
Isi = pos_order + material + description + unit +
delivered_Qty + outstanding_Qty
Footer = Cap_ttd + nama_penerima + terms_condition +
nama_supplier + alamat_supplier + no_tlp + no_fax
e. Nama Arus Data : FP
Alias : Faktur Pajak
Bentuk Data : Dokumen Cetakan
69
Arus Data : Supplier – Proses 3.0
Proses 3.0 – Bagian Accounting
Proses 3.0 – Arsip Faktur Pajak
Penjelasan : Menghitung jumlah pajak barang yang telah dibeli
Periode : Setiap pemesanan barang
Volume : Rata rata perbulan dua
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = jenis_dokumen + kode_seri + no_invoice +
nama_supplier + alamat_supplier + no_NPWP +
nama_customer + alamat_customer + no_NPWP
Isi = no_urut + nmbrg_kenapajak + harga_jual +
uang_muka + potongan_harga + uangmuka_diterima +
pengenaan_pajak + jumlah_PPn + tarif + DPP +
PPN_BM + jumlah
Footer = nama_tempat + tanggal_terima + nama_penerima +
nama_supplier + alamat_supplier + no_tlp + no_fax
f. Nama Arus Data : Invoice
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan
Arus Data : Supplier – Proses 3.0
Proses 3.0 – Bagian Accounting
` Proses 3.0 – Arsip Invoice
Penjelasan : Sebagai surat penagihan barang
70
Periode : Setiap pelaksanaan pembelian
Volume : Rata-rata perbulan dua kali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = jenis_dokumen + no_halaman + nama_supplier +
alamat_supplier + no_NPWP + nama_bank + no_AC +
no_customer + nama_customer + alamat_customer +
no_NPWP + no_tlp + delivery_address+ date +
payment_terms + delivery_terms + delivery_method +
sales_person + due_date
Isi = item_order + description_material + DN_date +
Quantity + price + `discount + amount_IDR +
net_amount + VAT + final_amount
Footer = keterangan + terms_condition + nama_supplier +
alamat_supplier + no_tlp + no_fax + cap_customer +
tanda_tangan
g. Nama Arus Data : OC
Alias : Order Confirmation
Bentuk Data : Dokumen Cetak
Arus Data : Supplier – Proses 2.0
Proses 2.0 – Gudang
Proses 2.0 – Arsip OC
Penjelasan : Surat konfirmasi pemesanan atau tanda terima
Periode : Saat barang dikirim dan diterima
71
Volume : Rata-rata perbulan dua
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = jenis_dokumen + no_halaman + nama_supplier +
alamat_supplier + no_NPWP + nama_bank + no_AC +
delivery_address + print_date + payment_terms +
delivery_terms + delivery_method + no_POcustomer +
coments_customer
Isi = no_item + material + requested_day +
confirmed_date + conf + Uom + Price_perUnit +
discount + amount_IDR + net_amount + VAT +
total_amount
Footer = nama_supplier + alamat_supplier + no_tlp + no_fax
h. Nama Arus Data : DPB
Alias : Dokumen Permintaan Barang
Bentuk Data : Dokumen Cetakan
Arus Data : Gudang – Proses 1.0
Proses 1.0 – Arsip DPB
Penjelasan : Surat pengajuan stok barang
Periode : Setiap akan mengajukan permintaan barang
Volume : Rata-ra perbulan dua kali permintaan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul + no_PP +
Tangal_pp
72
Isi = no_urut + kode_barang + nama_barang + satuan +
stok_akhir + Jumlah_barang + tanggal_kedatangan
Footer = nama_pemesan + mengetahui + tanda_tangan
2. Kamus Data Dokumen Keluaran (Output) Sistem Usulan
a. Nama Arus Data : Data Jurnal
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Proses 4.0 – File Jurnal
File Jurnal – Proses 5.0
Penjelasan : Untuk mencatat jurnal pembelian kredit
Periode : Setiap bulan
Volume : Setiap satu bulan sekali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul
Keterangan:
nama_perusahaan *PT. Mitra Inti Bangun Nusa*
judul *DATA JURNAL*
Isi =1{no_jurnal + tgl_jurnal + kode_perkiraan + no_bayar
+ keterangan + debet + kredit} end
Keterangan:
no_jurnal *Terdiri dari 5 digit*
tgl_jurnal*Terdiri dari tanggal bulan dan tahun*
kode_perkiraan *Terdiri dari 4 digit*
73
no_bayar *Terdiri dari 5 digit*
keterangan *Keterangan dari penjurnalan*
debet *terdiri dari 15 diigit*
kredit *terdiri dari 15 diigit*
Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan
b. Nama Arus Data : Data Pesanan
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Proses 1.0 – File pesanan
File Pesanan – Proses 2.0
Penjelasan : Untuk pemesanan pembelian barang
Periode : Sesuai kebutuhan
Volume : sesuai kebutuhan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul
Keterangan:
nama_perusahaan *PT. Mitra Inti Bangun Nusa*
judul *DATA PESANAN*
Isi = 1{no_PO + tgl_PO + kode_supplier + kode_barang +
harga_satuan + jumlah_order + total_harga + PPN +
grand_total} end
Keterangan:
no_PO *Terdiri dari 10 digit*
74
tgl_PO *Terdiri dari tanggal bulan tahun*
kode_supplier *Terdiri dari 10 digit*
kode_barang *Terdiri dari 10 digit*
harga_satuan *Harga per satuan barang*
jumlah_order *Jumlah barang yang dipesan*
total_harga *Jumlah barang yang dipesan dikali harga
per satuan barang*
PPN *10% dikali harga total*
grand_total *Total harga ditambah PPN*
Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan
c. Nama Arus Data : Data Pembayaran
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Proses 3.0 – File Pembayaran
File Pembayaran – Proses 4.0
File Pembayaran – Proses 5.0
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran yang dilakukan
Periode : Sesuai kebutuhan
Volume : Rata-rata perbulan dua kali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul
Keterangan:
nama_perusahaan *PT.Mitra Inti Bangun Nusa*
75
judul *DATA PEMBAYARAN*
Isi = 1{no_bayar + tgl_bayar + no_DN + no_invoice +
no_FP + total} end
Keterangan:
no_bayar *Terdiri dari 7 digit*
tgl_bayar * Terdiri dari tanggal bulan tahun*
no_DN * Terdiri dari 10 digit*
no_invoice * Terdiri dari 10 digit*
no_FP *Terdiri dari 16 digit*
total *total yang dibayar*
Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan
d. Nama Arus Data : Data Penerimaan Barang
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Proses 2.0 – File Penerimaan Barang
Penjelasan : Laporan penerimaan barang
Periode : Setiap bulan
Volume : Rata-rata perbulan satu kali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_perusahaan + judul
Keterangan:
nama_perusahaan *PT. Mitra Inti Bangun Nusa*
judul *DATA PENERIMAAN BARANG*
76
Isi = 1{no_DN + tgl_DN + no_PO + jumlah} end
Keterangan:
no_DN *Terdiri dari 10 digit*
tgl_DN *Terdiri dari tanggal bulan dan tahun*
no_PO *Terdiri dari 10 digit*
jumlah*Jumlah barang yang diterima*
Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan
e. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Order
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0 – Supplier
Supplier – Proses 1.0
Proses 1.0 – Arsip PO
Penjelasan : Sebagai bukti surat pemesanan pembelian
Periode : Saat melakukan pemesanan barang yang akan dibeli
Volume : Rata-rata perbulan dua
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_customer + alamat_customer + no_PH +
no_fax + nama_supplier + alamat_supplier +
jenis_dokumen + No_PO + date + delivery_time + TOP
Isi = no_urut + pump_type + part_no + Unit + Unit_price
+ Price + discount + total
Footer = tanda_tangan
77
f. Nama Arus Data : Laporan Pembelian
Alias : Laporan Pembelian Barang
Bentuk Data : Dokumen Cetakan
Arus Data : Prose 5.0 - Direktur
Penjelasan : Mengetahui pembelian barang
Periode : Setiap bulan
Volume : Rata-rata perbulan satu kali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = jenis_dokumen + tanggal_laporan +
nama_perusahaan
Isi = tanggal + no_Ref + no_pesanan + nama_supplier +
mata_uang + jumlah + jumlah_IDR + total
Footer = mengetahui + tanggal + tanda_tangan
g. Nama Arus Data : Laporan Jurnal
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan
Arus Data : Prose 5.0 - Direktur
Penjelasan : Mengetahui laporan jurnal pembelian
Periode : Setiap bulan
Volume : Rata-rata perbulan satu kali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = jenis_dokumen + tanggal_laporan +
nama_perusahaan
78
Isi = tanggal + no_akun + nama_akun + keterangan +
debet + kredit
Footer = mengetahui + tanggal + tanda_tangan
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Akuntansi Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai hal-hal
yang akan diusulkan. Meliputi dokumen masukan (input), dokumen keluaran (output)
serta spesifikasi file, spesifikasi program dan struktur kode yang digunakan dalam
sistem pembelian mesin pompa air secara kredit pada PT. Mitra Inti Bangun Nusa
Jakarta.
4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) adalah segala bentuk masukan yang berupa
dokumen yang diolah dari suatu proses yang dapat menghasilkan keluaran (output)
yang diinginkan. Adapun data masukan yang diperlukan sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Data Barang
Fungsi : Sebagai bukti data barang
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Bagian Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian
Format : Lampiran C-1
79
2. Nama Dokumen : Data Supplier
Fungsi : Sebagai bukti data supplier
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Bagian Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian
Format : Lampiran C-2
3. Nama Dokumen : Data Perkiraan
Fungsi : Sebagai dasar pembuatan jurnal
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Bagian Accounting
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Sesuai kebutuhan
Format : Lampiran C-3
4. Nama Dokumen : Delivery Note
Fungsi : Sebagai surat pengantar barang
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap akan mengirimkan barang
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
80
Format : Lampiran A-1
5. Nama Dokumen : Faktur Pajak
Fungsi : Menghitung jumlah pajak barang yang telah dibeli
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Format : Lampiran A-2
6. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai surat penagihan pembayaran
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap akan menagih pembayaran
Media : Kertas
Jumlah : Dua Lembar
Format : Lampiran A-3
7. Nama Dokumen : Order Confirmation
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap menerima barang
Media : Kertas
81
Jumlah : Dua Lembar
Format : Lampiran A-4
8. Nama Dokumen : Dokumen Permintaan Barang
Fungsi : Untuk mengajukan pembelian barang
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap akan mengajukan permintaan barang
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Format : Lampiran A-5
4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dalam bentuk dokumen keluaran (output) akan dijelaskan mengenai berkas-
berkas yang merupakan hasil keluaran dari sistem yang telah ada dari sumber ke
tujuan tertentu. Adapun dokumen keluaran sistem bejalan sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Data Pesanan
Fungsi : Digunakan untuk memesan barang
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setelah melakukan pemesanan barang
Format : Lampiran D-1
82
2. Nama Dokumen : Data Penerimaan Barang
Fungsi : Bukti penerimaan dan penyerahan barang
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Bagian Gudang
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Format : Lampiran D-2
3. Nama Dokumen : Data Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti setelah melakukan pembayaran
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Bagian Accounting
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setelah melakukan pembayaran
Format : Lampiran D-3
4. Nama Dokumen : Data Jurnal
Fungsi : Untuk membuat jurnal transaksi pembelian
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
83
Frekuensi : Setiap bulan
Format : Lampiran D-4
5. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Format : Lampiran B-1
6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Sebagai bukti laporan pembelian
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : Dua Lembar
Format : Lampiran B-2
7. Nama Dokumen : Laporan Jurnal
Fungsi : Mencatat laporan jurnal pembelian
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap bulan
84
Media : Kertas
Jumlah : Dua Lembar
Format : Lampiran E-15
85
4.5.3. Normalisasi File
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Gambar IV.7 Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
86
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Keterangan :
* = Candidate Key
Gambar IV.8 Bentuk Normal Kesatu (1NF)
87
3. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Gambar IV.9 Bentuk Normal Kedua
Keterangan:
* = Primary Key
** = Foreign Key
= One to One
= One to Many
88
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Gambar IV.10 Bentuk Normal Ketiga
4.5.4. Spesifikasi File
Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan digunakan dalam
pengolahan database pada sistem yang akan diusulkan, serta sebagai media
penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Berikut ini spesifikasi
file sistem usulan sebagai berikut:
89
1. Spesifikasi File Tabel Barang
Nama File : File Barang
Akronim File : Barang.accdb
Tipe File : File Master
Fungsi File : Untuk menyimpan data barang
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 42 Byte
Kunci Field : kode_barang
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.1 Spesifikasi File Barang
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Kode Barang kode_barang Text 8 Primary Key
2. Nama Barang nama_barang Text 20
3. Harga Barang harga_barang Currency 8
4. Satuan satuan Text 4
5. Stok stok Number 2
90
2. Spesifikasi File Tabel Supplier
Nama File : File Supplier
Akronim File : Supplier.accdb
Tipe File : File Master
Fungsi File : Untuk menyimpan data supplier
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 63 Byte
Kunci Field : kode_supplier
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.2 Spesifikasi File Supplier
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Kode Supplier kode_supplier Text 8 Primary Key
2. Nama Supplier nama_supplier Text 20
3. Alamat alamat Text 20
4. Nomor Telepon no_tlp Text 12
91
3. Spesifikasi File Tabel Perkiraan
Nama File : File Perkiraan
Akronim File : Perkiraan.accdb
Tipe File : File Master
Fungsi File : Untuk menyimpan data perkiraan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 24 Byte
Kunci Field : kode_perkiraan
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.3 Spesifikasi File Perkiraan
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 4 Primary Key
2. Nama Perkiraan nama_perkiraan Text 20
92
4. Spesifikasi File Tabel User
Nama File : File User
Akronim File : User.accdb
Tipe File : File Master
Fungsi File : Data Pengguna (User)
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 38 Byte
Kunci Field : user_id
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.4 Spesifikasi File User
No Field Name Akronim Type Width Keterangan1. User Id user_id Text 6 Primary Key2. Nama User nama_user Text 203. Password password Text 4
93
5. Spesifikasi File Tabel Pesanan
Nama File : File Pesanan
Akronim File : Pesanan.accdb
Tipe File : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data pesanan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 66 Byte
Kunci Field : no_PO
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.5 Spesifikasi File Pesanan
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Nomor PO no_PO Text 10 Primary Key
2 Tanggal PO tgl_PO Date 8
3. Harga Barang harga_barang Currency 8
4. Jumlah Order jumlah_order Text 2
5. Total Harga total_harga Currency 8
6. PPN PPN Text 3
7. Grand Total grand_total Currency 8
8. Kode Supplier kode_supplier Text 8 Foreign Key
9. User Id user_id Text 10 Foreign Key
94
6. Spesifikasi File Tabel Penerimaan Barang
Nama File : File Penerimaan Barang
Akronim File : Penerimaan.accdb
Tipe File : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data penerimaan barang
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 43 Byte
Kunci Field : no_DN
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.6 Spesifikasi File Penerimaan Barang
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Nomor DN no_DN Text 10 Primary Key
2. Tanggal DN tgl_DN Date 8
3. Jumlah jumlah Number 5
4. Nomor PO no_PO Text 10 Foreign Key
5. User Id user_id Text 10 Foreign Key
95
7. Spesifikasi File Tabel Pembayaran
Nama File : File Pembayaran
Akronim File : Pembayaran.accdb
Tipe File : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data pembayaran
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 71 Byte
Kunci Field : no_bayar
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Nomor Bayar no_bayar Text 7 Primary Key
2. Tanggal Bayar tgl_bayar Text 8
3. Nomor Invoice no_invoice Text 10
4. Nomor FP no_FP Text 16
5. Total total Currency 8
6. Nomor DN no_DN Text 10 Foreign Key
7. User Id user_id Text 6 Foreign Key
96
8. Spesifikasi File Tabel Jurnal
Nama File : File Jurnal
Akronim File : Jurnal.accdb
Tipe File : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data jurnal
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 52 Byte
Kunci Field : no_jurnal
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.8 Spesifikasi File Jurnal
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Nomor Jurnal no_jurnal Text 4 Primary Key
2. Tanggal Jurnal tgl_jurnal Date 8
3. Keterangan keterangan Text 20
4. User Id user_id Text 6 Foreign Key
4. Nomor Bayar no_bayar Text 7 Foreign Key
97
9. Spesifikasi File Tabel Detail Pesanan
Nama File : File Detail Pesanan
Akronim File : Detail_Pesanan.accdb
Tipe File : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data pesanan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 37 Byte
Kunci Field : -
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.9 Spesifikasi File Detail_Pesanan
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Nomor PO no_PO Text 10
2 Jumlah Order jumlah_order Number 2
3. Harga Barang harga_barang Currency 8
4. Total Harga total_harga Currency 8
5. Kode Barang kode_barang Text 8 Foreign Key
98
10. Spesifikasi File Tabel Detail Jurnal
Nama File : File Detail Jurnal
Akronim File : Detail_Jurnal.accdb
Tipe File : File Transaksi
Fungsi File : Untuk membuat laporan jurnal
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk
Panjang Record : 27 Byte
Kunci Field : -
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.10 Spesifikasi File Detail_Jurnal
No Field Name Akronim Type Width Keterangan
1. Debet Debet Currency 8
2. Kredit kredit Currency 8
3. Nomor Jurnal no_jurnal Text 4 Foreign Key
4. Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 4 Foreign Key
99
4.5.5. Struktur Kode
Tujuan struktur kode agar mempermudah dalam memasukan data, pencarian
data serta pengolahan data. Dibawah ini akan dijelaskan elemen data yang dijadikan
sebagai struktur kode, yaitu:
1. Kode Barang, terdiri dari 8 digit
Bentuk:
X X X 9 9 9 9 9
Tipe Barang Nomor Urut Barang
Contoh:
D A B 0 0 0 1 1
Keterangan:
DAB : Merk barang
00011 : No urut barang
2. Kode Supplier, terdiri dari 8 digit
Bentuk:
X X X X X 9 9 9
Supplier Nama Supplier No Urut Supplier
100
Contoh:
S P D W T 0 0 1
Keterangan:
SP : Supplier
DWT : DWT Asia Indonesia
001 : No urut supplier
3. Kode Perkiraan, terdiri dari 4 digit
Bentuk:
9 9 9 9
Jenis Perkiraan
Rincian Kelompok Perkiraan
Kelompok Pekiraan
Contoh:
1 1 0 1
Keterangan:
1 : Aktiva
10 : Aktiva Lancar
101
1 : Kas
4. Nomor PO (Purchase Order), terdiri dari 10 digit
Bentuk:
9 9 X X X X X X 9 9
Nomor Urut Bulan Inisial Perusahaan Tahun
Contoh:
0 5 V I M I B N 1 2
Keterangan:
05 : Nomor Urut PO
VI : Bulan (Juni)
MIBN : Mitra Inti Bangun Nusa
12 : Tahun (2012)
5. Nomor DN (Delivery Note), terdiri dari 10 digit
Bentuk:
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Nomor Customer Nomor DN Nomor Invoice
Contoh:
9 2 8 8 0 3 2 4 3 4
102
Keterangan:
92880 : Nomor Customer
32 : Nomor Delivery Note
434 : Nomor Invoice
6. Nomor Bayar, terdiri dari dari 7 digit
Bentuk:
X X 9 9 9 9 9
Jenis Dokumen Tahun No Urut Bayar
Contoh:
G R 1 2 0 0 1
Keterangan:
GR : Giro
12 : Tahun (2012)
001 : No Urut Bayar
7. Nomor Jurnal, terdiri dari 4 digit
Bentuk:
X X 9 9
Kode Jurnal No Urut Jurnal
103
Contoh:
J U 0 1
Keterangan:
JU : Jenis jurnal
01 : No jurnal
8. Kode User Id, terdiri dari 6 digit
Bentuk:
X X X X 9 9
Inisial User Nomor Urut
Contoh:
S P T I 0 1
Keterangan:
SPTI : Inisial User (nama pengguna)
01 : Nomor Urut Pegawai
4.5.6. Spesifikasi Program
HIPO (Hirarcy Input Process Output) yaitu alat bantu yang dibantu untuk
membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram, dimana
104
dalam diagram berisi input yang menghasilkan output. Dibawah ini merupakan HIPO
berdasarkan program usulan:
Gambar IV. 11 Diagram HIPO Sistem Akuntansi Usulan
105
Spesifikasi ini menjelaskan tentang file-file program yang dibuat dalam perancangan
program tentang fungsi, tujuan dan bentuk dari file maka penulis membuat rancangan
program yang dibutuhkan sistem usulan yang dibuat, diantaranya adalah:
1. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Program Login
Akronim : Login.frm
Fungsi Program : Untuk dapat masuk ke Menu Utama
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-1
Proses Program : Dengan melakukan klik pada login
Menampilkan teks user name dan password untuk diisi.
a. Klik Login maka akan masuk ke program Menu Utama
b. Klik Batal untuk membatalkan login ke Menu Utama
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : MenuUtama.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan pilihan Menu Utama
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-2
Proses Program : Dengan melakukan klik pada Menu Utama
Menampilkan pilihan Menu Utama:
a. Menu Master
b. Menu Transaksi
106
c. Menu Laporan
d. Menu Utility
e. Menu Exit
3. Spesifikasi Program Menu Master
Nama Program : Menu Master
Akronim : Master.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Master
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-3
Proses Program : Pada menu Master diri dari:
a. Data Barang
b. Data Supplier
c. Data Perkiraan
d. Data User
4. Spesifikasi Program Data Barang
Nama Program : Data Barang
Akronim : Barang.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data barang
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-4
Proses Program : Pada menu utama klik menu Master, lalu klik sub menu Data
Barang. Di dalam sub menu Data Barang terdapat beberapa fungsi instruksi yaitu:
a. Klik Ubah untuk mengubah data barang yang baru.
107
b. Klik Hapus untuk menghapus data barang yang salah.
c. Klik Cetak untuk mencetak data barang yang diperlukan.
d. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan data barang
e. Klik Tambah jika akan menambah data barang.
f. Klik Simpan jika ingin menyimpan data barang.
g. Klik Keluar untuk keluar dari program input data barang dan kembali ke
Menu Utama.
5. Spesifikasi Program Data Supplier
Nama Program : Data Supplier
Akronim : Supplier.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Supplier
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-5
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Master, lalu klik sub menu
Data Supplier. Di dalam sub menu Data Supplier terdapat beberapa fungsi
instruksi yaitu:
a. Klik Tambah untuk memasukkan Data Supplier yang baru.
b. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Supplier.
c. Klik Ubah untuk mengubah Data Supplier apabila terjadi kesalahan dalam
penginputan data yang telah disimpan.
d. Klik Hapus jika akan menghapus data yang tidak diinginkan.
e. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Supplier.
f. Klik Simpan untuk menyimpan Data Supplier yang telah di input.
108
6. Spesifikasi Program Data Perkiraan
Nama Program : Data Perkiraan
Akronim : Perkiraan.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Perkiraan
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-6
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Master, lalu klik sub menu
Data Perkiraan. Didalam sub menu Data Perkiraan terdapat beberapa fungsi
instruksi yaitu:
a. Klik Tambah untu memasukan Data Perkiraan yang baru
b. Klik Ubah untuk mengubah Data Perkiraan apabila terjadi kesalahan dalam
penginputan data yang telah disimpan.
c. Klik Hapus jika akan menghapus data yang tidak diinginkan.
d. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Perkiraan.
e. Klik Simpan untuk menyimpan Data Perkiraan yang telah di input.
f. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Perkiraan.
g. Klik Keluar untuk keluar dari program input data perkiraan dan kembali ke
Menu Utama.
7. Spesifikasi Program Data User
Nama Program : Data User
Akronim : User.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Data User
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
109
Bentuk Tampilan : E-7
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Transaksi, lalu klik sub menu
Data User. Didalam sub menu Pesanan terdapat beberapa fungsi instruksi, yaitu:
a. Klik Edit jika ingin mengubah data user.
b. Klik Hapus jika ingin menghapus data user yang tidak diinginkan.
c. Klik Simpan jika ingin menyimpan data user yang baru.
d. Klik Keluar jika ingin membatalkan penginputan data user.
8. Spesifkasi Program Menu Transaksi
Nama Program : Menu Transaksi
Akronim : Transaksi.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Transaksi
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-8
Proses Program : Pada menu Transaksi diri dari:
a. Pesanan
b. Penerimaan Barang
c. Pembayaran
d. Jurnal
9. Spesifikasi Program Data Pesanan
Nama Program : Data Pesanan
Akronim : Pesanan.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Pesanan
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
110
Bentuk Tampilan : E-9
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Transaksi, lalu klik sub menu
Pesanan. Didalam sub menu Pesanan terdapat beberapa fungsi instruksi, yaitu:
a. Klik Tambah untuk memasukan Data Pesanan yang baru.
b. Klik Simpan untuk menyimpan Data Pesanan yang telah di input apabila
penginputan sudah yakin untuk disimpan.
c. Klik Ubah untuk mengubah Data Pesanan apabila terjadi kesalahan dalam
penginputan data yang telah disimpan.
d. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Pesanan.
e. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan.
f. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Pesanan.
g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Pesanan dan kembali ke
Menu Utama.
10. Spesifikasi Program Data Penerimaan Barang
Nama Program : Data Penerimaan Barang
Akronim : PenerimaanBarang.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Penerimaan Barang
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-10
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Transaksi, lalu klik sub menu
Penerimaan. Didalam sub menu Penerimaan terdapat beberapa fungsi instruksi,
yaitu:
a. Klik Tambah untuk memasukan Data Penerimaan Barang yang baru.
111
b. Klik Ubah untuk mengubah Data Penerimaan Barang apabila terjadi
kesalahan dalam penginputan data yang telah disimpan.
c. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan.
d. Klik Simpan untuk menyimpan data penerimaan barang yang telah di input.
e. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Penerimaan
Barang.
f. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Penerimaan Barang.
g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Penerimaan Barang dan
kembali ke Menu Utama.
11. Spesifikasi Program Data Pembayaran
Nama Program : Data Pembayaran
Akronim : Pembayaran.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data pembayaran
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-11
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Transaksi, lalu klik sub menu
Pembayaran. Didalam sub menu Pembayaran terdapat beberapa fungsi instruksi,
yaitu:
a. Klik Tambah untuk memasukan Data Pembayaran yang baru.
b. Klik Simpan untuk menyimpan Data Pembayaran yang telah di input.
c. Klik Ubah untuk mengubah Data Pembayaran apabila terjadi kesalahan dalam
penginputan data yang telah disimpan.
d. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan
112
e. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Pembayaran.
f. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Pembayaran.
g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Pembayaran dan kembali ke
Menu Utama.
12. Spesifikasi Program Data Jurnal
Nama Program : Data Jurnal
Akronim : Jurnal.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data jurnal
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-12
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Transaksi, lalu klik sub menu
Jurnal. Didalam sub menu Jurnal terdapat beberapa fungsi instruksi, yaitu:
a. Klik Tambah untuk memasukan Data Jurnal yang baru.
b. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan.
c. Klik Ubah untuk mengubah Data Jurnal apabila terjadi kesalahan dalam
penginputan data yang telah disimpan.
d. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Jurnal.
e. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Jurnal.
f. Klik Simpan untuk menyimpan Data Jurnal yang telah di input apabila
penginputan sudah yakin untuk disimpan.
g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Jurnal dan kembali ke
Menu Utama.
113
13. Spesifikasi Program Laporan
Nama Program : Laporan
Akronim : Laporan.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data laporan pembelian barang
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-13
Proses Program : Pada menu Laporan diri dari:
a. Laporan Pembelian
b. Laporan Jurnal
14. Spesifikasi Program Laporan Pembelian
Nama Program : Laporan Pembelian
Akronim : LaporanPembelian.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data laporan pembelian
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-14
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Laporan, lalu klik sub menu
Laporan Pembelian, maka akan tampil form Laporan Pembelian.
15. Spesifikasi Program Laporan Jurnal
Nama Program : Laporan Jurnal
Akronim : LaporanJurnal.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data laporan jurnal
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-15
114
Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Laporan, lalu klik sub menu
Laporan Jurnal, maka akan tampil form Laporan Jurnal.
16. Spesifikasi Program Utility
Nama Program : Utility
Akronim : Utility.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Form Utility
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-16
Proses Program : Pada Menu Utility terdiri dari sub menu Back Up.
17. Spesifikasi Program Back Up
Nama Program : Back Up
Akronim : Backup.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan Form Back Up
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-17
Proses Program : Klik menu Utility, kemudian pilih sub menu Back Up lalu
akan ada instruksi sebagai berikut:
a. Klik Back Up jika ingin membackup data file yang telah disimpan.
b. Klik Batal jika ingin membatalkan file yang akan di Back Up.
c. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama.
d. Spesifikasi Program Menu Exit
18. Nama Program : Menu Password
Akronim : password.frm
115
Fungsi Program : Untuk keluar dari menu utama dan mengakhiri program
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-18
Proses Program : Klik menu Utility, kemudian pilih sub menu password lalu
akan ada instruksi sebagai berikut:
e. Klik password jika ingin membackup data file yang telah disimpan.
f. Klik Batal jika ingin membatalkan file yang akan di password.
g. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama.
19. Spesifikasi Program Menu Exit
Nama Program : Menu Exit
Akronim : Exit.frm
Fungsi Program : Untuk keluar dari menu utama dan mengakhiri program
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-19
Proses Program : Pada Menu Utama klik Exit, lalu pilih Yes jika ingin keluar
dari program, klik Cancel jika batal keluar dari program.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Menjabarkan tentang penggunaan dari perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan
menggambarkannya dalam bentuk konfigurasi.
116
4.6.1. Umum
Pengembangan sistem informasi berbasis komputer selain membutuhkan
banyak sumber daya juga memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya
dan melewati beberapa tahapan, mulai dari sistem itu direncanakan hingga sistem
diterapkan. Apabila sistem yang telah ada masih menimbulkan berbagai masalah
yang rumit dan tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaannya, maka perlu
dikembangkan kembali suatu sistem untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan
data tersebut dengan menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software). Perangkat keras merupakan faktor fisik komputer yang dapat bekerja
dengan baik, semakin bagus perangkat lunaknya maka akan mempermudah
pemrosesan data. Kedua sarana pendukung tersebut merupakan suatu kesatuan yang
harus saling mendukung agar dapat dimanfaatkan secara maksimal.
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras (hardware) adalah seperangkat alat-alat yang digunakan
dalam menjalankan suatu sistem. Dalam menggunakan perangkat keras yang
diusulkan tidak menentukan merk komputer, tetapi hardware yang dibutuhkan untuk
penerapan komputerisasi sistem haruslah dengan kecepatan dan kapasitas memori
komputer yang dibutuhkan, karena bila komputer yang digunakan memiliki kapasitas
memori dan kecepatan yang rendah akan mempengaruhi jalannya suatu program.
Bahkan mungkin tidak dapat dijalankan sama sekali. Untuk menghindari hal tersebut
maka dibutuhkan suatu penjelasan tentang konfigurasi dari perangkat keras yang
dibutuhkan.
117
Microprocessor : Pentium IV 2.26 GHZ
RAM : 2 GB
Monitor : LCD 14”
Disk Drive : DVD RW
Harddisk : 320 GB
Keyboard : 107 Keys
Mouse : Mouse Standart
Printer : Inkjet
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) adalah suatu raangkaian instruksi atau perintah
yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras, untu menghasilkan informasi
yang diperlukan sistem ini adalah Pascal sebagai bahasa penulisan program-program
yang ada. Adapun perangkat lunak yang dipergunakan dalam merancang program
dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah:
1. Sistem Operasi : Windows XP
2. Program Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0
3. Program Database : Microsoft Access 2007
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi sistem merupakan suatu rencana persiapan sistem atau
rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan langkah-
langkah atau tahapan dalam penerapan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini
berhubungan dengan lamanya waktu tersebut akan di dapatkan beberapa lama waktu
118
yang dibutuhkan sistem tersebut dapat dioperasikan secara maksimal. Jadwal
implementasi dalam mewujudkan sistem yang dirancang tersebut sebagai berikut:
1. Analisa Sistem
Menganalisa sistem yang telah ada dan membuat pembaruan dari sistem tersebut
sehingga dihasilkan sistem usulan yang lebih bagus dari yang sebelumnya dan
diharapkan dapat diterapkan dengan baik agar nantinya membawa dampak positif
pada perusahaan. Untuk menganalisa sistem ini dibutuhkan waktu selama dua
minggu.
2. Penyiapan Data Awal
Mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada dan perekaman data-
data yang sudah dikumpulkan kemudian di kelompokan sesuai dengan kebutuhan,
tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang permasalahan yang ada di
perusahaan tersebut sehingga mengurangi kesalahan antara sistem yang diusulkan
dengan sistem yang berjalan. Untuk penyiapan data awal tersebut memerlukan
waktu dua minggu.
3. Pembuatan File Baru
Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan, makan dibuatkan file guna
mempermudah dalam pembuatan program sebagaimana yang telah dirancang
dalam sistem usulan. Pembuatan file ini menunjuk kepada normalisasi dan
memerlukan waktu satu minggu
4. Pembuatan Program dan Pengetesan Program
Membuat program untuk sistem pembelian kredit yang dikelompokan menjadi
program menu utama dan sub menu program. Pengetesan program dilakukan agar
119
program yang dibuat ataupun yang dirancang dapat diketahui kekurangannya
sebelum diterapkan. Dalam pembuatan program dan pengetesan program ini
diperlukan waktu empat minggu.
5. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan agar
pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara menyeluruh. Dalam
pembuatan buku petunjuk ini diperlukan waktu satu minggu.
6. Penyuluhan atau Training
Untuk memberi latihan kepada penguna dan meningkatkan kemampuan
pengguna dalam memahami dan menggunakan program yang telah dibuat
sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh pengguna atau user
dalam perusahaan tersebut. Waktu yang dibutuhkan dalam penyuluhan atau
training selama satu minggu.
7. Test Sistem
Test sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba terhadap
sistem secara kesuluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami dengan
baik dan benar. Untuk test sistem ini diperlukan waktu selama dua minggu.
8. Evaluasi dan Operasional
Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan secara utuh. Operasional
terhitung sejak sistem mulai dioperasikan. Untuk sistem usulan ini dberikan
batasan operasional misalnya tiga minggu.
120
Tabel IV. 11 Jadwal Implementasi