UTS IT AuditNo. 8 Halaman 456Control WeaknessesTugas dan Susunan Organisasi Star-Bright Electrical SupplyOwner + Employee AMembantu konsumen menangani kebutuhan alat listrik mereka.

Employee BMenangani semua penerimaan barang dagangan, pengeluaran persediaan dan pengiriman barang dagangan.

Employee CMenangani fungsi pembelian, penggajian, buku besar, persediaan barang dagang, hutang.

Elaine Wright (Employee) Menangani semua point-of-sale penerimaan kas dan mempersiapkan deposito harian. Membuka surat dan mendepositokan semua penerimaan kas (sekitar 30 persen dari total penerimaan kas harian). Menyimpan catatan piutang dan menagih pelanggan yang membeli secara kredit.

1. Kelemahan pengendalian dalam perusahaan:a. Pemillik perusahaan memiliki akses yang terbatas pada transaksi, laporan keuangan dan otorisasi.b. Karyawan yang dimiliki terlalu sedikit sehingga menimbulkan rangkap tugas.c. Jumlah deposito yang disetorkan ke bank terlalu kecil sehingga menimbulkan resiko pencurian yang tinggi.d. Terdapat resiko yang besar terhadap persediaan karena fungsi penerimaan, pengeluaran dan pengiriman barang dagangan hanya ditangani oleh satu karyawan yang sama.Karyawan B dapat memanipulasi jumlah pengeluaran barang dagangan. Ketika barang dagangan datang dari pemasok, karyawan B dapat memalsukan jumlah yang diterima sehingga barang dagangan dapat ia ambil. Hal ini dapat ia lakukan karena ia juga memiliki akses dalam pengeluaran barang dagangan sekaligus pengiriman kepada konsumen. Ketika akan melakukan pengiriman barang, ia dapat memalsukan laporan pengiriman barang sehingga jumlah pesanan yang diterima konsumen sama tetapi dengan harga yang lebih mahal. Hal ini dilakukan dengan cara membuat laporan pengiriman palsu kepada konsumen sehingga kelebihan uang yang diterima dapat ia ambil. Laporan pengiriman asli dapat ia palsukan tanda tangannya atas nama konsumen. Selain itu, karyawan B dapat dengan bebas mengambil barang dagangan di gudang. Laporan jumlah persediaan di gudang dapat ia palsukan dan selisih barang dagangan yang ia ambil dicatat sebagai barang rusak, dsb.e. Terdapat resiko yang besar pada kas karena fungsi penerimaan kas, deposito ke bank, catatan piutang dan penagihan dipegang oleh Elaine Wright. Selain itu resiko ini semakin besar ketika diketahui bahwa Elaine Wright tidak pernah cuti, jarang sakit dan sangat rajin sehingga tugas-tugas yang ia tangani tidak pernah digantikan oleh karyawan lain. Hal ini menimbulkan kecurigaan bahwa Elaine melakukan kecurangan atau pencurian kas karena hanya ia seorang yang selalu menangani penerimaan kas dan hanya ia yang memegang semua dokumen penerimaan kas dan laporannya. Elaine bisa saja memalsukan laporan penerimaan kas dan tidak mendepositokan kas ke bank atau menyalahgunakan akses catatan piutang pelanggan.f. Karyawan C memiliki akses ke buku besar perusahaan sekaligus menangani pembelian dan persediaan barang dagang. Hal ini memiliki resiko karena ia dapat melakukan pembelian palsu atas nama orang lain sehingga dapat mengklaim persediaan barang dagang. Selain itu ia juga bisa dengan bebas memanipulasi jumlah persediaan dan menyesuaikannya di buku besar.2. Rekomendasi perbaikan pengendalian yang dapat diberikan tanpa menambah jumlah karyawan:

Tabel Rekomendasi Perbaikan Pengendalian Star-Bright Electrical SupplyOwner Otorisasi pengeluaran persediaan dan catatan deposito harian. Melakukan persetujuan kredit. Mendepositokan semua penerimaan kas (sekitar 70 persen dari total penerimaan kas harian).

Employee A Membantu konsumen memenuhi kebutuhan alat listrik. Menangani fungsi pembelian ketika konsumen membutuhkan komponen alat listrik dengan membuat struk penjualan. Menangani pengeluaran persediaan yang sebelumnya diketahui dan diotorisasi pemilik perusahan.

Employee B Menangani semua penerimaan barang dagangan, Mencatat hutang atas pembelian barang dagangan dari vendor. Mencatat di akun persediaan barang dagang.

Employee C Menangani penggajian karyawan. Membuat buku besar. Menangani pengiriman barang dagangan ke konsumen.

Elaine Wright (Employee) Menerima pembayaran tunai dari pembelian alat listrik dengan ditunjukkan oleh struk penjualan dari karyawan A. Jika dilakukan secara kredit maka harus ada catatan piutang yang sudah ada persetujuan kredit dari pemilik. Mempersiapkan deposito harian yang diperiksa dan diotorisasi pemilik. Menagih pelanggan yang membeli secara kredit.

a. Dengan terbatasnya karyawan maka pemilik perusahaan harus memiliki akses ke semua fungsi kas, persediaan, piutang, utang dan buku besar. Setiap pengeluaran kas dan persediaan juga harus ada otorisasi dari pemilik perusahaan.b. Dengan sedikitnya karyawan yang dimiliki memang menyebabkan karyawan memiliki beberapa tugas. Tetapi sebaiknya tugas-tugas yang dimiliki karyawan tersebut tidak berhubungan satu sama lain (tidak satu siklus). Misalnya satu karyawan bertugas untuk mengirimkan barang ke konsumen dan menjalankan fungsi pembelian persediaan.c. Elaine Wright juga harus mengambil jatah cuti atau setidaknya pemilik perusahaan memberikan libur kepadanya agar resiko kecurangan dapat dihindari. Pada saat karyawan mengambil cuti maka sebaiknya pemilik melakukan pemeriksaan pada tugas dan dokumen yang mereka tangani.d. Setiap beberapa bulan sekali sebaiknya pemilik perusahaan me-rolling tugas semua karyawan sehingga satu karyawan tidak terus menerus menangani tugas yang sama.e. Jumlah deposito yang disetorkan ke bank sebaiknya 70% agar tidak terlalu banyak uang tunai di perusahaan sehingga memperkecil pencurian.No. 1 Halaman 459Smiths Market (Small Business POS Accounting System)1. Data Flow Diagram(Terlampir)

2. Flowchart sistem Smiths Market

Setiap akhir shiftSetiap awal shift. Register berisi $1003. Kelemahan aktivitas pengendalian fisik sesuai dengan COSOKomponen pengendalian internal menurut COSO adalah :a. control environment, b. risk assessment, c. information and communication, d. control activities, e. monitoring.Di dalam menilai kontrol aktivitas (control activities) dapat dengan cara: General controls Application controls Physical controls: Authorization of service instance Segregation of duties Supervision Audit trails Access controls to systems and data Independent verification (performance reports, independent reviews, audits, error logs, etc.)Kelemahan pengendalian fisik dalam kasus ini adalah:1) Authorization of service instance Manajer harus mengetahui jumlah uang kas, cek dan slip deposit saat bendahara mendepositokannya ke bank. Manajer harus mendapatkan laporan juga ketika supervisor mengambil kas register.2) Segregation of duties Kasir (sales clerk) merangkap tugas memproses penjualan dan menyimpannya di kas register, menghitung persediaan di rak, membongkar persediaan di truk dan lain-lain. Seharusnya ada karyawan yang khusus menangani bagian persediaan dan pergudangan sehingga sales clerk tidak menangani fungsi pengeluaran atau pembelian persediaan.

3) Supervision Supervisor harus menghitung juga kas, cek, tagihan kredit, voucher kartu kredit dan slip deposit sehingga data dapat dicocokkan dengan perhitungan bendahara. Setiap akhir shift setiap sales clerk harus membuat laporan penjualan harian dan jumlah kas, cek dan voucher kartu kredit.4) Audit trails Perusahaan belum memiliki sistem akuntansi terotomatisasi dan tidak ada database. Semua dokumen disimpan dalam register kas yang beresiko dimanipulasi atau hilang. Tidak ada struktur organisasi dan job describtion yang jelas dalam perusahaan. Dokumen yang dihasilkan perusahaan masih kurang sehingga ada beberapa transaksi yang memerlukan bukti dokumen seperti saat bendahara menyerahkan kas ke bank maka harus menyiapkan laporan ke manajer dan supervisor. Selain itu, laporan hasil penjualan dari setiap sales clerk tidak ada. Penjurnalan dan buku besar dilakukan melalui PC yang tidak terenskripsi sehingga semua orang dapat mengakses PC tersebut.5) Access controls to systems and data Penjurnalan dan buku besar dilakukan melalui PC yang tidak terenskripsi sehingga semua orang dapat mengakses PC tersebut. Perusahaan masih belum menggunakan sistem akuntansi terotomatisasi. Semua dokumen masih berupa dokumen kertas bukan merupakan dokumen digital.6) Independent verification (performance reports, independent reviews, audits, error logs, etc.) Tidak ada laporan penjualan harian yang disiapkan sales clerk. Supervisor tidak memiliki cukup otorisasi sehingga akan menyebabkan kurangnya pengawasan dan kontrol. Selama ini perusahaan belum pernah di audit sehingga dimungkinkan akan ditemukannya banyak kelemahan pengendalian.

Supervisor

Mengumpulkan empat register kas

Menandatangani catatan Log

Meletakkan pada masing-masing kasir

Log Register Kas

Smiths Market

Bendahara

Mengembalikan register kas

Kas

Voucher kartu kredit

Cek

Voucher kartu kredit

Kas

Cek

1

1

Menandatangani Log penyerahan

Log Penyerahan Register

Menghitung kas dan penjualan kredit

Mencatat jumlah total penjualan

Jurnal Penjualan

Buku Besar

Akun Kas

Menyiapkan slip deposit

Slip Deposit

Menyerahkan ke bank

Voucher kartu kredit

Kas

Cek

Selesai

Smiths Market

Cek

Meminta SIM konsumen

Menuliskan nomor SIM ke cek

Konsumen

Kasir

MULAI

Memilih barang dagangan

Credit Card

Disimpan di register kasjika bukan konsumen blacklist

Cek dan nomor SIM

Struk belanja

Pembayaran

Menggesek kartu kredit

Memperoleh persetujuan dari penerbit kartu kredit

Voucher kartu kredit

Menandatangani voucher kartu kredit

Disimpan di register kas

Struk Pembelian

Voucher Kartu kredit

Struk Pembelian

Kas

Menerima kas

Menghitung jumlah kembalian

Uang kembalian

Struk belanja

Uang kembalian