i
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
BIDANG PEMBERDAYAAN ALUMNI
TAHUN 2019
BIRO ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
2019
ii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KEGIATAN
BIDANG PEMBERDAYAAN ALUMNI
TAHUN 2019
Disahkan tanggal Senin, 16 Desember 2019
Dibuat Oleh Kepala
Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni
Junaidi Fery Efendi, M.Pd
Disetujui Oleh Wakil Rektor 1
Dr. Abdul Aziz Alimul Hidayat, S.Kep., Ns., M.Kes
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii
KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 5
BAB II TUGAS POKOK DAN FUNGSI ................................................................... 6
BAB III PROGRAM KERJA ..................................................................................... 7
BAB IV LAPORAN PROGRAM KERJA ................................................................. 8
BAB V KESIMPULAN .............................................................................................. 15
iv
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga
dapat menyelesaikan laporan program kerja ini. Tanpa pertolongan-Nya mungkin
penyusun tidak akan sanggup diselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga
terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW.
Penyusunan program kerja ini dilatarbelakangi oleh keadaan mahasiswa di
Universitas Muhammadiyah Surabaya yang makin lama semakin berkembang menjadi
lebih dinamis dan progresif. Untuk mengikuti dinamika perkembangan kemahasiswaan
tersebut, diperlukan laporan program kerja yang dapat dijadikan acuan dasar bagi
penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan
kedepan.
Laporan program kerja didasarkan pada berbagai referensi tentang tata kelola
perguruan tinggi yaitu peraturan- peraturan pemerintah tentang perguruan tinggi
maupun peraturan dan ketentuan Pimpinan Pusat Muhammadiyah tentang perguruan
tinggi Muhammadiyah serta berbagai program kerja yang sudah dilakukan.
Laporan program kerja ini diharapkan dapat dijadikan dasar bagi semua pihak
di dalam merencanakan, melaksanakan serta menetapkan kebijaksanaan pengembangan
pembinaan kemahasiswaan di UMSurabaya dimasa yang akan datang. Akhirnya saran
dan perbaikan dari semua pihak sangat diharapkan untuk perbaikan laporan program
kerja bidang pemberdayaan alumni.
Surabaya, 9 Desember 2019
5
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Program permberdayaan alumni dilakukan dalam rangka meningkatkan kapasitas
sumberdaya alumni sebelum memasuki dunia kerja dan dunia usaha. BAKA melalui bagian
pengembangan karir dan alumni diharapkan banyak berperan dalam perbedayaan lulusan.
Pemberdayaan alumni dilakukan agar dapat melihat gambaran lulusan/alumni, melacak
keberadaan dan status pekerjaan. Selain itu, keterlibatan alumni menjadi penting dalam
proses pengembangan kampus. Silaturahim dengan alumni terus berjalan dalam rangka
membuka kesempatan kerja dan meningkatkan kapasitas.
Bagian pemberdayaan alumni menyiapkan berbagai macam program pembinaan yang
diharapkan mampu membentuk lulusan sesuai dengan kualifikasi tuntutan pasar kerja
1.2 Tujuan
Adapun tujuan adanya bidang pemberdayaan alumni sebagai berikut;
a. Memberikan dan mengelola program pemberdayaan alumni.
b. Memberikan ruang alumni untuk pengembangan diri dalam berkarir
6
BAB II
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Adapun tugas pokok dan fungsi bidang penyelarasan dan pengembangan karir sebagai berikut
2.1 Layanan pemberdayaan alumni
2.2 Program tracer studi
2.3 Mengengola Majalah Alumni
7
BAB III
PROGRAM KERJA
3.1 Program kerja
Berdasarkan persoalan kondisi kekinian di atas, maka dianggap perlu merumuskan
program kerja unit pemberdayaan alumni dalam menjawab persoalan tersebut, Adapun
Program Kerja yang dirumuskan serta disinergikan dengan Rencana Target pencapaian
Universitas tahun 2018-2019 sebagai berikut.
Program Kerja Bentuk Kegiatan Indikator Kinerja
1. Layanan
pemberdayaan alumni
a. Layanan informasi dunia
kerja
Prosentase mahasiswa
yang melakukan layanan
>5%
b. Layanan Pendidikan dan
pelatihan
Prosentase mahasiswa
yang melakukan layanan
>5%
2. Program Trace Study a. Laporan Tracer Study Persentase mahasiswa
yang mengikuti kegiatan
>1%
3. Mengelola Majalah
Alumni
a. Majalah Alumni Persentase mahasiswa
yang mengikuti kegiatan
>1%
4. Menyediakan website
sistem informasi
Trace Study
a. Informasih Trace Study
lewat website
Persentase mahasiswa
yang melakukan layanan
>5%
3.2 Timline program kerja
Program Kerja Bentuk Kegiatan Indikator Kinerja
1. Layanan
pemberdayaan alumni
a. Layanan informasi dunia
kerja
Januari-Desember 2019
b. Layanan Pendidikan dan
pelatihan
Januari-Desember 2019
2. Program Trace Study a. Laporan Tracer Study April-Juni 2019
3. Mengelola Majalah
Alumni
a. Majalah Alumni Februari dan Desember
2019
4. Menyediakan website
sistem informasi
Trace Study
a. Informasih Trace Study
lewat website
April-Juni 2019
8
BAB IV
LAPORAN PROGRAM KERJA
4.1 Layanan pemberdayaan Alumni karir
a. Layanan informasi dunia kerja
Merupakan layanan bagi alumni dalam memperoleh akses informasi tentang
kebutuhan tenaga kerja yang kredibel. Adapun layanan yang diberikan meneruskan
informasi melalui akun email, WA bagi alumni yang belum memiliki pekerjaan.
b. Layanan Pendidikan dan pelatihan
Merupakan layanan bagi alumni dalam meningkatkan kapasitas sumberdaya
sebelum memasuki dunia kerja dan dunia usaha. Adapun layanan yang diberikan
adalah pendampingan sebelum memasuki dunia kerja dalam bentuk Pendidikan dan
pelatihan sebelum memasuki dunia kerja, pelatihan soft skill yang dibutuhkan oleh
para pencari kerja, pemetaan sebaran perusaahaan sesuai dengan bidang keahlian
alumni UMSurabaya.
4.2 Tracer studi
Tracer study merupakan sebuah metode yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk
memperoleh umpan balik (feedback) dari alumni. Dengan adanya umpan balik ini
diharapkan perguruan tinggi dapat terus melakukan perbaikan dan pengembangan kualitas
sistem pendidikannya.
Tracer study dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui hasil dari pendidikan dalam
bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, output dari pendidikan berupa
penilaian diri terhadap pemerolehan dan penguasaan terhadap berbagai kompetensi, proses
pendidikan berupa evaluasi proses pembelajaran dan kontribusi pendidikan tinggi terhadap
pemerolehan kompetensi serta input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut terhadap
informasi lulusan
Bagi perguruan tinggi, informasi mengenai kompetensi yang relevan bagi dunia kerja
dapat membantu upaya perbaikan kurikulum dan sistem pembelajaran. Sebaliknya bagi
pelaku industri maupun dunia usaha, tracer study dapat digunakan untuk menyiapkan diri
dalam menyediakan pelatihan-pelatihan yang lebih relevan bagi sarjana pencari kerja baru
Bagian pengembangan karir pada tahun 2019 melakukan 3 kali tracer studi
bekerjasama dengan prodi se UMSurabaya. Tracer pertama dilakukan untuk lulusan 2
tahun terakhir, kedua lulusan 6 bulan terakhir ganjil dan ketiga lulusan 6 bulah terakhir
genap.
a. Hasil tracer lulusan 2017 tahun 2019.
Target responden pada Tracer Study UMSurabaya 2019 adalah alumni Universitas
Muhammadiyah Surabaya lulusan tahun 2017. Lulusan 2017 dipilih sebagai responden
yang tepat pada Tracer Study UMSurabaya 2019 karena jika diperhatikan lulusan
tahun 2017 berada pada waktu 2 tahun setelah kelulusan.
Berdasarkan data dari Biro Administrasi Akademik (BAA), tercatat terdapat sebanyak
1.048 alumni lulusan tahun 2017 yang diperoleh Tim Tracer Study UMSurabaya 2019.
Keseluruhan dari jumlah alumni tersebut dilibatkan dalam proses tracer study tahun
2019.
9
Gambar 1. Partisipasi alumni lulusan tahun 2017
Tracer Study UMSurabaya 2019 dilaksanakan dalam selang waktu 2 bulan, yaitu
dimulai akhir Maret 2019 dan berakhir pada pertengahan Mei 2019. Gambar 9.
menunjukkan grafik total alumni UMSurabaya Lulusan 2017 yang telah mengisi
kuesioner Tracer Study UMSurabaya 2019. Selama 2 bulan pelaksanaan Tracer Study
UMSurabaya 2019 Tim Tracer Study memperoleh response rate sebesar 61% (635
alumni mengisi kuesioner dari total 1.048 alumni). Sebanyak 413 alumni tidak
melakukan pengisian dikarenakan: (i) alumni tidak mengisi biodata calon alumni saat
akan melangsungkan wisuda, (ii) surveyor berasal dari salah satu kelas paralel,
sehingga tidak memiliki nomor telepon/email atau bahkan tidak mengenal mahasiswa
dari kelas lain, (iii) terdapat kesalahan pemilihan surveyor sehingga sampai masa akhir
proses tracer study surveyor tidak medapat serta memiliki akses untuk menghubungi
alumni tersebut.
Salah satu proses yang dialami alumni UMSurabaya dalam menjalani kehidupannnya
adalah masa peralihan dari dunia pendidikan menuju dunia kerja. Salah satu proses
yang dijalani dalam masa peralihan ini adalah mengenai pencarian kerja. Hal-hal
terkait pencarian kerja beberapa diantaranya adalah waktu pencarian kerja,
menentukan dimana rencana tempat bekerja hingga proses mendapatkan pekerjaan.
Sebagai catatan, masa peralihan ini tidak berlaku untuk semua alumni UMSurabaya
mengingat sebagian alumni ada yang memilih untuk tidak bekerja/melanjutkan studi
setelah lulus kuliah.
Berdasarkan hasil tracer study yang telah dilakukan dari total responden sebanyak 566
alumni telah bekerja dan 69 alumni tidak bekerja/belum pernah mendapatkan
pekerjaan. Dengan persentase sebagai berikut.
Gambar 2. Persentase responden berdasarkan bekerja dan tidak bekerja
Mengisi 61%
Tidak Mengisi
39%
Bekerja 89%
Tidak Bekerja 11%
10
Dalam penelitian Tracer Study UMSurabaya 2019, hal-hal yang menjadi fokus
penelitian dalam proses mendapatkan pekerjaan alumni adalah terkait waktu tunggu
kerja dan jalur yang digunakan dalam mencari dan mendapatkan pekerjaan.
b. Waktu tunggu kerja
Waktu tunggu kerja adalah waktu yang dibutuhkan oleh alumni untuk mendapatkan
pekerjaan baik sebelum lulus maupun setelah lulus. Data yang diperoleh sebanyak 154
alumni mendapatkan pekerjaan sebelum lulus dan sebanyak 412 alumni mendapatkan
pekerjaan setelah lulus, dengan rata-rata masa tunggu 2,6 bulan sebelum lulus dan 2,8
bulan setelah lulus dengan persentase sebagai berikut.
Gambar 3. lama responden memperoleh pekerjaan
Gambar 12 menunjukkan grafik terkait waktu tunggu kerja dari alumni UMSurabaya
lulusan 2017. Dari grafik ini kita bisa melihat keberagaman alumni dalam waktu
tunggu kerja. Bagi alumni UMSurabaya lulusan 2017 yang bekerja dengan waktu
tunggu tercepat setelah lulus adalah 1 bulan (32,7%) dan waktu tunggu paling lama 15
bulan.
c. Pekerjaan alumni
Survey selanjutnya menjelaskan kategori perusahaan yang menjadi tempat alumni
UMSurabaya lulusan tahun 2017 bekerja saat ini. Pada kuesioner tersebut, pilihan
kategori perusahaan terbagi menjadi 4 jenis, yaitu wiraswasta, perusahaan swasta,
organisasi nonprofit dan instansi pemerintah.
Gambar 4. Jenis instansi pekerjaan alumni
diketahui bahwa secara berurutan dari yang paling banyak sampai yang paling sedikit
pekerjaan/profesi alumni UMSurabaya adalah sebagai guru/dosen, perawat, analis
kesehatan, bidan, karyawan swasta, lain-lain yang tidak ada pilihan profesi khusus
pada sistem tracer, administrator, akuntan, wiraswasta, teknisi, PNS, konsultan,
pengacara, dan kontraktor. Adapun yang menjadi manajer hanya 1 orang dari 555
responden yang mengisi, sehingga saat dilakukan perhitungan prosentase, diperoleh
hasil dalam kisaran nol koma.
Sebelum Lulus 27%
Setelah Lulus 73%
20,1%
0,5%
77,7%
1,6%
Instansi pemerintah
Organisasi non-profit
Perusahaan swasta
Wiraswasta
11
4.3 Majalah alumni
Majalah alumni merupakan media yang dapat menjembatani hubungan antara alumni
dan kampus. Hubungan yang baik dan komunikasi yang inten berdampak terhadap
pembangunan kampus yang lih baik. Majalah alumni yang dibuat oleh bagian
pengembanga karir dan alumni adalah Suara Alumni. majalah ini memuat beberapa profil
alumni, opini yang ditulis langsung oleh alumni, tips dan tanya jawab dari alumni.
Edisi pertama majalah alumni pada bulan Februari 2019 dengan tema peluang dan
tantangan pekerjaan di era millennial. Edisi ini mengupas tentang perjuangan generasi
millennial dalam menangkap peluang pekerjaan yang akan datang, selain itu juga tentang
tips dan trik dalam menentukan perkerjaan di era millennial.
Gambar 5. Cover depan majalah suara alumni edisi pertama.
12
4.4 istem Informasi Tracer Study
1. Url system informasi tracer study https://tracer.um-surabaya.ac.id/
2. Laman system informasi tracer study Alumni
Gambar 6. Laman depan tracer UMSurabaya
Gambar 7. Halaman Depan Layanan Tracer Study UMSurabaya
13
Gambar 3. Form isian angket tracer study
15
BAB V
PENUTUP
Laporan program kerja ini diharapkan dapat dijadikan pertanggung jawaban untuk semua
program yang telah dilaksanakan selama tahun 2019. Akhirnya saran dan perbaikan dari semua
pihak sangat diharapkan untuk perbaikan laporan program kerja bidang pemberdayaan alumni.