BAB 3
ANALISIS SISTEM
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Riwayat
PT. Berkat Putera Pratama merupakan perusahaan penyedia barang kebutuhan
kontraktor yang didirikan tahun 1998 oleh Bapak Christian Hartanto. Awalnya PT.
Berkat Putera Pratama hanya menggeluti dan berfokus kepada penjualan alat-alat teknik
namun seiring dengan perkembangan perusahaan, produk yang disuplai semakin
bervariasi sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh konsumen. PT. Berkat Putera
Pratama telah mengalami kemajuan usaha yang sangat pesat. Awalnya, PT. Berkat
Putera Pratama hanyalah sebuah usaha kecil yang terletak di pinggiran daerah Pangeran
Jayakarta. Namun, sekarang PT. Berkat Putera Pratama telah memiliki sebuah kantor
yang terletak di komplek Artha Center, Jalan Pangeran Jayakarta No.8 Blok E No.12
Jakarta Barat 11180 dan juga sebuah gudang penyimpanan yang berlokasi di jalan Raya
Mauk Km 7, Komplek Pergudangan Mekar Jaya – Sepatan, Tangerang dengan luas
2800 m2
Sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan modal bagi perusahaan, PT. Berkat
Putera Pratama tidak hanya dimiliki oleh bapak Christian Hartanto. Bapak Christian
Hartanto lalu bekerjasama dengan Bapak Gedion Hartono dengan porsi kepemilikan
perusahaan 50:50. PT. Berkat Putera Pratama menargetkan konsumen utama mereka
yaitu para kontraktor besar. Namun, PT. Berkat Putera Pratama juga tetap melayani
konsumen dari kontraktor menengah maupun kecil. Ketika terjadi resesi ekonomi pada
72
tahun 2002, banyak supplier mengalami kesulitan memasarkan produk namun PT.
Berkat Putera Pratama tetap dapat bertahan dari ancaman dan mampu meningkatkan
penjualan mereka. Bukti dari keberhasilan mereka melewati krisis pada tahun 2002
adalah pada tahun 2003, PT. Berkat Putera Pratama mampu mendirikan gudang baru
yang terletak di Jalan Karet Jaya IV No.9, Tangerang. Dan seiring dengan kemajuan
perusahaan, PT. Berkat Putera Pratama juga sedang mencoba untuk mendiversifikasi
usahanya dari hanya menjual , sekarang mereka juga menyediakan layanan penyewaan
alat-alat teknik. Lingkup pendistribusian produk dari PT. Berkat Putera Pratama terus
berkembang dari awalnya hanya mencakup wilayah DKI Jakarta, mereka mampu
membuka pasar ke Jawa Barat, Jawa Tengah, dan Jawa Timur.Dengan modal
kepercayaan dari konsumen, kualitas produk yang baik (sesuai dengan kualitas SNI) dan
kemampuan distribusi yang baik, nama PT. Berkat Putera Pratama cukup dikenal baik di
kalangan kontraktor besar maupun menengah. Menurut data karyawan PT. Berkat
Putera Pratama tahun 2009, sekarang mereka memperkerjakan lebih dari 60 orang
pekerja, 30 orang pekerja tetap yang bertempat di dalam kantor dan sisanya merupakan
pekerja tambahan yang terdiri dari buruh angkut dan sopir truk yang ditempatkan di dua
gudang yang PT. Berkat Putera Pratama miliki.
73
3.1.2 Visi dan Misi
PT. Berkat Putera Pratama memiliki visi sebagai berikut:
Menjadi supplier alat-alat teknik yang berkualitas tinggi dan memiliki layanan
terbaik dalam hal pelayanan terhadap konsumen serta ketepatan waktu pengiriman.
Untuk mencapai visi tersebut, PT. Berkat Putera Pratama melaksanakan misi
seperti:
1. Menyediakan layanan yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.
2. Menjalin kerjasama erat dengan pihak supplier maupun konsumen dengan
mengedepankan kepuasaan konsumen.
3. Memanfaatkan sumber daya yang dimiliki berupa pengetahuan dan pengalaman
untuk menciptakan hubungan yang baik dengan konsumen,supplier, karyawan
dalam bentuk peningkatan nilai.
4. Meraih kepercayaan dari konsumen dengan modal kejujuran dan tanggung
jawab.
74
3.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT. Berkat Putera Pratama dapat dilihat pada gambar 3.1
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Berkat Putera Pratama
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
3.3.1 Komisaris
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Mengarahkan manajemen untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
2. Memiliki hak untuk memberikan kuasa perusahaan pada orang yang dipilih.
3. Menjaga kepentingan pemegang saham.
4. Menetapkan rencana jangka panjang dan pendek perusahaan.
5. Mengontrol informasi internal yang beredar dan juga aktivitas nya.
75
3.3.2 Direktur Utama
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Memiliki tanggung jawab penuh dari komisaris dan mewakili perusahaan di dalam
dan luar sistem peradilan.
2. Merencanakan strategi operasional perusahaan agar bisa mencapai tujuan strategis
perusahaan.
3. Menyusun rencana jangka panjang dan pendek perusahaan.
4. Berhak melakukan utang maupun piutang atas nama perusahaan.
5. Menyiapkan laporan berkala untuk komisaris.
6. Memiliki hak untuk mengadakan rapat umum luar biasa.
3.3.3 Direktur
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Mewakili peran Direktur utama apabila Direktur utama berhalangan.
2. Mengawasi dan mengontrol aktivitas karyawan.
3. Mengevaluasi kinerja para manajer.
4. Menetapkan kebijakan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.
5. Mengecek laporan berkala dan tahunan untuk diserahkan pada Direktur utama
6. Mengkoordinir operasional perusahaan.
3.3.4 Manajer Keuangan
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dengan biaya.
76
2. Menyusun dan mengajukan rencana budgeting.
3. Mengevaluasi laporan keuangan dengan kesesuaian kas yang ada.
3.3.4.1 Stafff Pajak
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Melakukan perhitungan pajak yang harus dibayar perusahaan.
2. Mengurusi administrasi & masalah perpajakan perusahaan.
3. Membuat laporan pajak dan melaporkan kepada kantor pajak.
3.3.4.2 Kasir
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Menerima,mengeluarkan, dan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan kas lancar.
2. Mengumpulkan dan menyimpan bukti pemasukan dan pengeluaran.
3. Menyimpan data-data yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran.
3.3.4.3 Stafff Akuntansi
Wewenang dan tanggung jawab:.
1. Melaksanakan kegiatan pencatatan akuntansi harian perusahaan.
2. Mengumpulkan dan menyimpan data-data yang berkaitan dengan operasional
perusahaan.
3. Melakukan back up data akuntansi perusahaan.
4. Membuat laporan keuangan untuk diserahkan pada manajer keuangan.
77
3.3.5 Manajer Pemasaran
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Membuat strategi pengembangan dan segmentasi pasar.
2. Ikut memberikan masukan dan saran kepada bagian persediaan atas rencana
pengadaan barang.
3. Berperan aktif dalam membina dan meningkatkan hubungan dengan para supplier
dan konsumen.
3.3.5.1 Stafff Pemasaran
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Menerima pesanan dan membuat purchase order.
2. Mengurus permohonan retur barang yang dilakukan konsumen.
3. Membuat laporan penjualan barang kepada Manajer Pemasaran.
3.3.6 Manajer Personalia
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai
rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian
target kinerja perusahaan.
2. Menjaga dan melakukan verifikasi data tentang kehadiran pekerja, Surat Perintah
Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan perawatan kesehatan sehingga dapat
dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit
(salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi).
78
3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang valid sehingga pembayaran gaji
dapat dilakukan dengan jumlah yang sesuai dan tepat waktu.
4. Menyetujui proses kenaikan jabatan yang direkomendasikan oleh staff personalia.
3.3.6.1 Stafff Personalia
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Melakukan pencatatan dan penyimpanan data kehadiran pekerja, Surat Perintah
Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan perawatan kesehatan.
2. Melakukan interview untuk seleksi karyawan.
3. Menyimpan data - data yang bersifat personal dari karyawan.
4. Melakukan proses seleksi kenaikan jabatan.
3.3.7 Manajer Persediaan
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Memegang kuasa atas kegiatan operasional pergudangan dan juga distribusi.
2. Mengontrol belanja perusahaan.
3. Mengecek dan mengawasi stok barang yang tersedia di gudang.
4. Mengesahkan bon pesanan dari staff stok.
5. Mengurus masalah kontrak dengan mitra bisnis.
79
3.3.7.1 Stafff Stok
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Mencatat kartu stok dan membuat laporan stok.
2. Membuat Surat Pengiriman Barang (SPB), faktur, dan surat permohonan retur
kepada supplier.
3. Melakukan proses pemesanan barang yang stok nya sudah menipis dengan membuat
bon pesanan yang diserahkan pada manajer persediaan untuk disetujui.
4. Melakukan perencanaan pemesanan ulang stok gudang.
3.3.7.2 Stafff Gudang
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Membuat laporan stok kosong dan laporan stok bulanan.
2. Mengecek jumlah persediaan di gudang dan melaporkan pada staff stok.
3. Mengurus arus masuk dan keluar barang.
4. Membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB).
3.3.7.3 Stafff Distribusi
Wewenang dan tanggung jawab:
1. Melakukan distibusi pesanan barang ke konsumen.
2. Mengecek kondisi barang sebelum disimpan di gudang.
3. Menyiapkan kelayakan operasional alat transportasi.
80
3.4 Gambaran Umum Proses Bisnis
Sebagai sebuah perusahaan supplier, PT. Berkat Putera Pratama memiliki peran
utama sebagai jembatan antara pihak Supplier (supplier) dengan pihak konsumen.
Gambaran umum dari proses bisnis yang dilakukan oleh PT. Berkat Putera Pratama
secara sederhana dapat dilihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Gambaran umum proses bisnis PT. Berkat Putera Pratama
Penjelasan dari proses bisnis umum yang dilakukan oleh PT. Berkat Putera
Pratama:
1. Konsumen melakukan order kepada PT. Berkat Putera Pratama.
2. PT. Berkat Putera Pratama lalu mengecek stok di gudang untuk mengetahui
ketersediaan produk. Apabila ketersediaan produk tidak mencukupi, pihak
Perusahaan akan mencari pihak supplier yang bisa menyediakan produk yang
dibutuhkan konsumen dan melakukan order kepada pihak supplier.
3. Pihak Supplier lalu menyiapkan produk sesuai dengan yang di order PT. Berkat
Putera Pratama.
4. Setelah pemeriksaan produk selesai dilakukan oleh PT. Berkat Putera Pratama,
produk segera didistribusikan kepada konsumen.
81
3.5. Analisis Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Dalam melakukan proses penjualan produk ke konsumen, PT. Berkat Putera
Pratama memerlukan persediaan produk yang mereka peroleh dari pihak supplier.
Ketika akan melakukan proses pemesanan ke pihak supplier, Staff Stok perlu membuat
purchase order sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama disimpan oleh Staff Stok untuk
dokumentasi. Rangkap kedua diberikan kepada pihak supplier untuk pembelian produk
dan yang ketiga akan disimpan oleh bagian akuntansi untuk dijadikan arsip perusahaan.
Produk yang telah sampai akan diterima oleh Staff Gudang dan kemudian dicek
apakah telah sesuai dengan standar produk yang berlaku. Bila terdapat ketidaksesuaian
kualitas produk, Staff gudang akan membuat retur sebanyak tiga rangkap. Rangkap
pertama disimpan untuk dokumentasi. Rangkap kedua diberikan kepada pihak supplier
beserta dengan barang yang dikembalikan dan rangkap ketiga disimpan oleh bagian
akuntansi untuk arsip perusahaan. Staff stok akan mengkonfirmasi ke kasir apabila
barang telah diterima dengan baik lalu kasir akan melakukan pembayaran kepada pihak
supplier dengan mentransfer sejumlah uang.
Pelanggan yang ingin memesan produk akan ditangani oleh staff pemasaran.
Staff pemasaran lalu akan membuat delivery order sebanyak tiga rangkap. Yang pertama
akan dijadikan dokumentasi. Yang kedua akan dikirim ke Staff Gudang dan yang
rangkap ketiga dijadikan arsip penjualan oleh bagian akuntansi. Bagian distribusi lalu
akan mengirimkan pesanan kepada pelanggan dengan membawa surat jalan yang telah
dibuat oleh staff gudang. Ketika bagian distribusi akan mengirimkan pesanan, bagian
gudang akan mencatat pengeluaran produk.
82
Gambar 3.3 Rich Picture pembelian persediaan produk PT. Berkat Putera Pratama
83
Penggambaran proses pembelian persediaan barang PT. Berkat Putera Pratama dengan
menggunakan Flowchart
Gambar 3.4 Flowchart pembelian persediaan produk PT. Berkat Putera Pratama
84
Gambar 3.5 Rich Picture proses penjualan produk PT. Berkat Putera Pratama
85
Penggambaran proses penjualan produk PT. Berkat Putera Pratama dengan
menggunakan Flowchart
Gambar 3.6 Flowchart penjualan produk oleh PT. Berkat Putera Pratama
86
3.6 Preliminary Steps
Pengembangan suatu e-Supply Chain Management membutuhkan beberapa
tahap awal pengembangan. Tahap persiapan awal dari pengembangan ini terdiri dari
lima langkah yaitu:
1. Energize the organization
2. Enterprise vision
3. Supply chain value assessment
4. opportunity identification
5. strategy decision.
Berikut adalah tahap dari persiapan awal untuk mengembangkan e-Supply
Chain Management PT. Berkat Putera Pratama:
3.6.1 Pengisian Energi Organisasi (Energize the Organization)
Struktur organisasi pada PT. Berkat Putera Pratama terdiri berbagai macam
divisi yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing.
a. Divisi Keuangan
Divisi Keuangan merupakan divisi yang mengurusi masalah pembayaran produk
pesanan ke pihak supplier , melakukan perhitungan pembayaran pajak perusahaan,
penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan juga divisi yang mengurus masalah
penyimpanan arsip keuangan serta pencatatan akuntansi nya.
b. Divisi Persediaan
Divisi persediaan mengurusi stok persediaan produk yang tersimpan di gudang,
mengurusi masalah pemesanan produk ke pihak supplier apabila stok barang sudah
87
menipis dan juga mengurusi masalah pengiriman produk ke konsumen sesuai
dengan pesanan yang diterima. Divisi persediaan juga mengurus mengenai masalah
retur produk yang dilakukan oleh konsumen.
c. Divisi Personalia
Divisi personalia mengurus mengenai masalah personalia yang ada di dalam
perusahaan baik cuti, pesangon, biaya kesehatan, tunjangan dan mengenai masalah
penempatan karyawan
d. Divisi Pemasaran
Divisi pemasaran mengurus dan mencatat pesanan dari pelanggan kemudian
meneruskan pesanan pada divisi persediaan, mempromosikan produk kepada
konsumen, mencari konsumen-konsumen baru untuk diajak bekerjasama.
3.6.2 Visi Perusahaan (Enterprise Vision)
Visi dari PT. Berkat Putera Pratama adalah menjadi supplier alat-alat teknik
yang berkualitas tinggi dan memiliki layanan terbaik dalam hal pelayanan terhadap
konsumen serta ketepatan waktu pengiriman. Untuk mencapai visi yang ditargetkan,
diperlukan satu analisis yang bisa mendukung tercapainya visi dari PT. Berkat Putera
Pratama.
Analisis yang diperlukan adalah analisis yang bisa menganalisis mengenai
pesaing dari PT. Berkat Putera Pratama juga konsumen yang bisa PT. Berkat Putera
pratama dapatkan. Untuk itu, analisis yang tepat digunakan untuk menganalisis hal
tersebut adalah dengan menggunakan metode 5 forces Porter .
88
3.6.2.1 Model 5 forces Porter
Model 5 forces Porter mencakup:
a. Persaingan antar perusahaan sejenis
Persaingan di dalam bisnis supplier cukup berat dikarenakan banyak juga
perusahaan sejenis yang menawarkan line up product yang tidak jauh berbeda
dengan PT. Berkat Putera Pratama. Banyaknya perusahaan sejenis dikarenakan
kebutuhan dan permintaan akan alat-alat teknik yang jumlahnya besar dan
dikarenakan industri konstruksi berjalan cukup baik di tengah kelesuan pasar
sekarang. Dan juga industri konstruksi sekarang sedang memasuki trend pemulihan
pasar. Sehingga persaingan antara perusahaan sejenis bisa dikatakan berjalan cukup
ketat dan alot.
b. Ancaman Pesaing Baru
Kemungkinan adanya pesaing baru cukup terbuka mengingat ceruk pasar yang
masih besar dan memungkinkan untuk digarap lebih lanjut. Namun, dibutuhkan
modal dan kerjasama yang erat dengan pihak supplier agar bisa mendapatkan
produk dan penawaran terbaik. Selain itu, pendekatan dengan pihak konsumen pun
harus dilakukan sehingga bisa didapatkan konsumen yang potensial bagi PT. Berkat
Putera Pratama. Sehingga yang benar-benar bisa menjadi pesaing baru adalah
pesaing yang memiliki modal cukup dan bisa menciptakan hubungan yang erat
dengan pihak supplier juga dengan konsumen.
c. Ancaman produk substitusi
Potensi penggunaan produk pengganti bisa dibilang tidak ada karena alat-alat teknik
merupakan alat-alat yang telah distandarisasi penggunaannya oleh semua kontraktor
89
dan alat-alat nya merupakan alat-alat yang tidak tergantikan penggunaan nya oleh
alat lain. Sehingga ancaman produk pengganti tidak terpikirkan.
d. Kekuatan tawar menawar pemasok
Kekuatan tawar-menawar supplier pada PT. Berkat Putera Pratama cukup lemah
karena PT. Berkat Putera Pratama bisa mencari supplier lain yang memiliki
penawaran dan kualitas produk yang seimbang atau bahkan lebih. Sehingga PT.
Berkat Putera Pratama memiliki cukup kekuatan untuk melakukan proses tawar
menawar dengan pihak supplier.
e. Kekuatan tawar menawar konsumen
Kekuatan tawar-menawar pelanggan pada PT. Berkat Putera Pratama cukup kuat
karena konsumen memiliki berbagai alternatif supplier lain yang bisa dipakai jasa
nya sehingga PT. Berkat Putera Pratama harus bisa memberikan pelayanan terbaik
bagi konsumen-konsumen yang menggunakan jasa mereka.
90
Gambar 3.7 5 Forces model Porter PT. Berkat Putera Pratama
3.6.3 Penafsiran Nilai Rantai Pasokan (Supply Chain Value Assessment)
Pengambilan keputusan untuk mengimplementasikan aplikasi berbasis web
based harus disesuaikan dengan proses bisnis yang sedang berjalan dan juga kegiatan
pendukung lain di perusahaan agar tidak terjadi kebingungan dan perubahan besar dari
proses bisnis yang berjalan sekarang. Analisis yang tepat untuk dipakai dalam
menganalisis proses bisnis tersebut adalah dengan menggunakan Value Network
Analysis.
Dalam penilaian proses bisnis PT. Berkat Putera Pratama, Value Network
Analysis lebih tepat untuk digunakan dibandingkan menggunakan Value Chain Analysis
91
karena PT. Berkat Putera Pratama bergerak di bidang jasa dan lebih membutuhkan
teknologi mediasi yang bisa menjadi penghubung antara pihak supplier dengan pihak
konsumen. Sedangkan Value Chain Analysis lebih tepat digunakan pada perusahaan
manufaktur karena berfokus pada proses manufacturing.
Value dari suatu perusahaan dihasilkan dari aktivitas-aktivitas yang dijalankan
oleh perusahaan tersebut. Aktivitas-aktivitas perusahaan dibagi menjadi dua jenis:
1. Aktivitas utama (Primary Activities)
Merupakan kumpulan-kumpulan dari aktivitas - aktivitas penting yang
mempengaruhi proses bisnis utama perusahaan.
2. Aktivitas pendukung (Support Activities)
Merupakan kumpulan aktivitas yang berfungsi untuk mendukung keberhasilan dari
aktivitas utama.
Aktivitas-aktivitas yang dijalankan tersebut berawal dari aktivitas yang
melibatkan mitra bisnis (Supplier dan konsumen) dalam proses bisnis perusahaan
hingga sarana dan infrastruktur yang digunakan untuk mendukung aktivitas utama
perusahaan.
Berikut adalah penjelasan mengenai aktivitas utama dan aktivitas pendukung di
PT. Berkat Putera Pratama disertai nilai-nilai yang dihasilkan.
92
Aktivitas Utama (Primary Activities)
1. Jaringan Promosi dan Manajemen Kontrak (Network Promotion and
Contract Management)
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi produk, aktivitas
utama yang harus dijalankan oleh perusahaan untuk melakukan pengembangan
jaringan pemasaran adalah dengan melakukan dan menjaga promosi di dalam
jaringan penjualan yang ada dan juga penyusunan kontrak yang baik untuk
memperkokokoh jaringan
Beberapa aktivitas yang dilakukan PT. Berkat Putera Pratama untuk
mengembangkan promosi jaringan dan juga sistem kontrak mereka adalah:
Aktivitas terkait pengembangan jaringan ke bawah (konsumen):
a. Menerima purchase order dari konsumen.
b. Memberikan data penawaran produk.
c. Menjalankan proses negosiasi.
d. Menerima pesanan dan kontrak pelanggan.
e. Konfirmasi atas pemesanan pelanggan.
f. Melakukan kontrak bisnis dengan konsumen.
Aktivitas terkait pengembangan jaringan ke atas (supplier)
a. Melakukan pemesanan kepada supplier.
b. Menerima proposal penawaran dari supplier.
c. Melakukan negosiasi kerjasama.
d. Evaluasi kontrak kerjasama dengan supplier.
93
e. Penandatanganan kontrak kerjasama
Dengan adanya prosedur-prosedur yang ditetapkan pada Network
Promotion and Contract Management, diharapkan hal tersebut bisa meningkatkan
nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan seperti:
1. Mempererat kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak Supplier.
2. Mendapatkan kepercayaan konsumen.
3. Menghindari kesalahan penerimaan pesanan.
4. Memberikan solusi terbaik bagi konsumen sesuai kemampuan perusahaan.
Agar aktivitas-aktivitas tersebut berjalan sesuai dengan aturan yang ada
di dalam perusahaan, perusahaan harus menyusun prosedur kerja agar ada
standarisasi atas tiap aktivitas yang berjalan.
a. Aktivitas terkait jaringan ke bawah (konsumen)
1. Prosedur pelayanan pemesanan dan kerjasama dengan konsumen
Konsumen Staf pemasaran
1. Purchase Order
2. Penawaran Produk
3. Konfirmasi penawaran + negosiasi
4. Negosiasi
5. Pengajuan kontrak
6. Konfirmasi kontrak
7. Penyusunan surat kontrak
Gambar 3.8 Rich Picture pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama
94
Prosedur pelayanan pemesanan konsumen pada PT. Berkat Putera Pratama
adalah sebagai berikut:
1. Konsumen memberikan lembar purchase order yang berisikan data kebutuhan
konsumen seperti: daftar barang, jumlah yang dibutuhkan dan tanggal pemakaian
produk tersebut.
2. Staff penawaran PT. Berkat Putera Pratama lalu akan membuat data penawaran pada
konsumen yang berisikan: daftar barang yang tersedia, stok barang yang tersedia,
harga penawaran dan estimasi tanggal pemenuhan permintaan yang dicocokkan
dengan data kebutuhan barang dari konsumen.
3. Bila konsumen sudah setuju dengan data penawaran yang diberikan oleh PT. Berkat
Putera Pratama, konsumen dapat menghubungi PT. Berkat Putera Pratama untuk
konfirmasi penawaran dan mulai melakukan negosiasi dengan staff pemasaran PT.
Berkat Putera Pratama.
4. Staff pemasaran lalu akan melakukan negosiasi dengan pihak konsumen, untuk
menetapkan perjanjian-perjanjian yang berhubungan dengan pemesanan barang
5. Jika tahap negosiasi telah selesai dilakukan, konsumen dapat mengajukan kontrak
lalu diserahkan kepada staff pemasaran.
6. Setelah pengajuan kontrak diproses oleh staff pemasaran, Konfirmasi kontrak akan
dikirimkan kepada konsumen via telepon atau fax beserta dengan jadwal
pembahasan kontrak.
7. Penyusunan surat kontrak lalu dilakukan oleh kedua belah pihak hingga tercapai
kesepakatan bersama. Setelah kontrak disetujui, maka akan dicetak, dibubuhi
meterai,cap perusahaan dan juga ditandatangi oleh manajer pemasaran.
95
Penggambaran proses pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera
Pratama dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.9 Flowchart pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama
96
2. Prosedur penawaran produk kepada konsumen:
Gambar 3.10 Rich Picture penawaran produk konsumen PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur penawaran produk kepada konsumen:
1. Konsumen memberikan purchase order kepada staff pemasaran.
2. Staff pemasaran akan menyiapkan penawaran produk dengan mengecek stok barang
terlebih dahulu menggunakan copy dari data kebutuhan produk kepada staff stok.
3. Staff stok kemudian melakukan pengecekan stok di gudang dengan meminta
informasi stok dari staff gudang.
4. Staff gudang kemudian memberikan info stok gudang kepada staff stok.
5. Apabila barang yang ada di gudang jumlahnya tidak mencukupi atau habis, maka
staff stok akan mengecek ketersediaan barang di pihak supplier.
6. Pihak supplier akan memberikan informasi stok yang ada di supplier kepada staff
stok.
97
7. Setelah informasi stok dari gudang maupun pihak supplier telah didapat, staff stok
akan menggabungkan jumlah stok yang tersedia lalu memberikan informasi stok
gabungan kepada staff pemasaran.
8. Staff pemasaran lalu menyusun penawaran produk kepada konsumen berdasarkan
data kebutuhan barang dan juga ketersediaan stok yang ada dan kemudian
menyerahkannya kepada pihak konsumen.
98
Penggambaran proses pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera
Pratama dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.11 Flowchart penawaran produk konsumen PT. Berkat Putera Pratama
99
Aktivitas terkait jaringan ke atas (supplier)
1. Prosedur pemesanan produk kepada pihak Supplier:
Gambar 3.12 Rich Picture pemesanan produk supplier PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur pemesanan produk kepada Supplier:
1. Staff gudang melaporkan laporan stok barang apabila stok sudah menipis ataupun
habis kepada staff stok.
2. Kemudian, Staff stok akan mengirim purchase order kepada pihak supplier.
3. Pihak supplier lalu akan memberikan penawaran produk kepada perusahaan setelah
melihat stok yang dimiliki pihak supplier dan juga penjadwalan produksi mereka.
4. Staff stok lalu akan melakukan konfirmasi atas penawaran penawaran pihak supplier
disertai dengan negosiasi.
5. Negosiasi balik dilakukan oleh pihak supplier kepada staff stok untuk menetapkan
perjanjian-perjanjian yang berhubungan dengan pemesanan barang.
6. Jika tahap negosiasi telah selesai dilakukan, perusahaan dapat mengajukan kontrak
lalu diserahkan kepada pihak supplier.
100
7. Penyusunan surat kontrak lalu dilakukan oleh kedua belah pihak hingga tercapai
kesepakatan bersama. Setelah kontrak disetujui, maka akan dicetak, dibubuhi
meterai,cap perusahaan dan juga ditandatangi oleh manajer persediaan.
Penggambaran proses pemesanan barang kepada Supplier PT. Berkat Putera
Pratama dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.13 Flowchart pemesanan produk supplier PT. Berkat Putera Pratama
101
2. Penempatan Pelayanan (Service Provisioning)
Service Provisioning merupakan salah satu aktivitas utama untuk mendukung
kelanjutan hubungan (relationship) dengan jaringan yang telah dibangun
sebelumnya.
Aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam aktivitas Service Provisioning
adalah:
Aktivitas terkait jaringan ke bawah (konsumen)
1. Proses pengiriman barang pesanan konsumen.
2. Proses pengembalian barang (retur) dari pelanggan.
3. Proses pengontrolan kebutuhan konsumen.
Aktivitas terkait jaringan ke atas (supplier)
1. Proses penerimaan produk dari supplier.
2. Proses pengembalian produk (retur) kepada supplier.
Dengan adanya prosedur-prosedur yang telah ditetapkan pada aktivitas Service
Provisioning, diharapkan hal tersebut bisa meningkatkan nilai dari jaringan yang
dimiliki perusahaan seperti:
1. Memastikan kesesuaian produk yang diperoleh dari supplier dan konsumen (hal
jenis, kualitas dan jumlah barang).
2. Memastikan ketepatan waktu ketersediaan produk dan juga waktu produk
diperoleh dari supplier.
3. Menghindari terjadinya kelebihan kapasitas gudang.
4. Menyediakan kenyamanan dan kelancaran bertransaksi bagi konsumen.
102
Aktivitas terkait jaringan ke bawah (konsumen)
1. Prosedur pengiriman produk pesanan konsumen
Prosedur ini adalah prosedur untuk aktivitas pengiriman produk pesanan
konsumen
Gambar 3.14 Rich Picture pengiriman produk pesanan konsumen
PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur pengiriman produk pesanan konsumen:
1. Staff pemasaran melayani pesanan yang datang dari konsumen (lihat prosedur
pemesanan konsumen).
2. Pesanan dari konsumen (Purchase Order) dicatat dalam form Delivery Order
oleh staff pemasaran dan kemudian diserahkan kepada staff stok.
3. Staff stok lalu memberikan form Delivery Order rangkap ke 2 kepada staff
gudang.
4. Staff gudang kemudian akan memberikan faktur dan juga surat jalan rangkap 2
kepada staff distribusi.
103
5. Staff distribusi kemudian mengirimkan barang beserta faktur dan surat jalan
rangkap 3 & 4 . Faktur dan surat jalan rangkap 3 diberikan kepada konsumen
setelah ditandatangani sebagai bukti penerimaan barang yang sah.
6. Staff distribusi kemudian melakukan konfirmasi surat jalan kepada staff gudang.
7. Staff gudang kemudian memberikan bukti barang keluar berdasarkan surat jalan
rangkap 4 kepada staff stok.
Penggambaran proses pengiriman produk pesanan konsumen PT. Berkat Putera
Pratama dengan menggunakan Flowchart
Surat Jalan 1
Konsumen
N
N
Staf Pemasaran
M elayani Pemesanan
Staf S tok Staf Gudang
M em beri Perintah
Pengiriman
2
2 1
Delivery Order
Purchase Order
M em asukkan Pesanan
Pel anggan
N
3 1
Faktur 2
Faktur 3
Faktur
Surat Jalan 1 1
Faktur
Surat Jal an 3 2
3
Faktur 2
Faktur
Mencatat Delivery
Order
2
Del ivery Order
N
Mengirimkan Produk
Staf Distribusi
Surat Jal an 3
3
Faktur
Surat Jalan 2 2
F aktur
Konf irmasi Surat Jal an
Bukt i Barang Keluar
Gambar 3.15 Flowchart pengiriman produk pesanan konsumen
104
2. Prosedur pengembalian produk (retur) dari konsumen
Gambar 3.16 Rich Picture pengembalian produk (retur) konsumen PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur berikut adalah prosedur untuk melakukan retur oleh konsumen:
1. Konsumen mengajukan permohonan retur barang kepada staff pemasaran PT.
Berkat Putera Pratama.
2. Staff pemasaran akan melakukan konfirmasi terhadap permohonan retur
konsumen.
3. Staff pemasaran lalu membuat surat permohonan retur disertai dengan Copy
Delivery Order konsumen kepada staff stok.
4. Staff stok kemudian memberikan Surat Permohonan Retur rangkap 2 kepada
staff gudang.
105
5. Staff gudang kemudian akan membuat Surat pengecekan barang berdasarkan
data dari surat permohonan retur untuk kemudian diserahkan pada staff
distribusi.
6. Staff distribusi lalu melakukan pengecekan pada barang konsumen.
7. Setelah pengecekan selesai dilakukan dan diketahui sebagai kesalahan dari
perusahaan, staff distribusi akan menarik barang tersebut dari konsumen.
8. Staff distribusi PT. Berkat Putera Pratama lalu memberikan Bukti Penerimaan
Barang kepada konsumen yang telah ditandatangi oleh konsumen dan staff
distribusi.
9. Staff distribusi kemudian akan memberikan Bukti Penerimaan Barang Rangkap 2
kepada staff gudang.
10. Staff gudang lalu memberikan surat retur dan Bukti Penerimaan Barang rangkap
3 kepada staff stok.
11. Staff stok kemudian akan membuat faktur dan surat jalan sebanyak 4 rangkap
untuk diserahkan kepada staff gudang.
12. Staff gudang memberikan faktur dan surat jalan rangkap 2 kepada staff distribusi.
13. Staff distribusi akan mengirimkan barang pengganti kepada konsumen disertai
dengan faktur dan surat jalan rangkap 3 yang telah ditandatangani.
14. Staff distribusi lalu memberikan konfirmasi atas surat jalan yang telah dibuat.
15. Staff gudang kemudian akan memproses konfirmasi tersebut dan menyerahkan
faktur, bukti barang keluar dan surat jalan rangkap 4 kepada staff stok.
106
Penggambaran proses melakukan retur oleh konsumen PT. Berkat Putera Pratama
dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.17 Flowchart pengembalian produk (retur) konsumen PT. Berkat Putera Pratama
107
Setelah Staff Stok menerima Bukti Penerimaan Barang rangkap 4, maka
selanjutnya adalah proses pengiriman barang kembali kepada pelanggan. Flowchart
yang dilakukan sama seperti Flowchart pengiriman barang pesanan konsumen.
3. Prosedur pengontrolan kebutuhan konsumen
Gambar 3.18 Rich Picture pengontrolan kebutuhan konsumen
PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur berikut adalah prosedur untuk melakukan pengontrolan atas kebutuhan
konsumen:
1. Staff pemasaran melakukan pengecekan kebutuhan dan ketersediaan barang kepada
konsumen via telepon.
2. Konsumen lalu melakukan konfirmasi kebutuhan mereka via telepon atau fax.
3. Setelah menerima konfirmasi kebutuhan konsumen, staff pemasaran akan
memproses barang apa saja yang dibutuhkan konsumen beserta jumlahnya lalu
memberikan Surat pengajuan kebutuhan barang kepada konsumen.
4. Konsumen melakukan pemesanan kepada staff pemasaran sesuai dengan Surat
pengajuan penambahan barang.
108
Penggambaran proses melakukan pengontrolan atas kebutuhan konsumen PT.
Berkat Putera Pratama dengan menggunakan Flowchart
Pengecekan Kebutuhan
Barang
N
Konsumen Staf Pemasaran
Mengecek Stok
Mengkonfirmasi Kebutuhan
Info Stok
Membuat Surat
Pengajuan Kebutuhan
Sesuai dengan Konfi rmasi Kebutuhan
Surat Pengajuan Kebutuhan Barang
Yes
No
Melakukan Pemesanan
N
Gambar 3.19 Flowchart pengontrolan kebutuhan konsumen PT. Berkat Putera Pratama
109
Aktivitas terkait jaringan ke atas (supplier)
1. Proses penerimaan produk dari supplier
Gambar 3.20 Rich Picture penerimaan barang dari supplier PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur penerimaan barang dari supplier:
1. Staff gudang memberikan laporan stok kepada staff stok.
2. Staff stok kemudian akan mengajukan pemesanan kepada pihak supplier.
3. Supplier kemudian memberikan faktur supplier dan juga surat jalan supplier
rangkap 2 beserta barang yang dipesan oleh perusahaan.
4. Staff gudang kemudian akan memberikan bukti penerimaan barang rangkap 2
kepada pihak supplier sebagai bukti bagi supplier.
5. Staff gudang memberikan faktur supplier, surat jalan supplier rangkap 2 dan juga
Bukti penerimaan barang rangkap 3.
110
6. Staff stok lalu mengirimkan faktur supplier rangkap 2 kepada divisi keuangan
untuk melakukan proses pembayaran.
Penggambaran proses penerimaan barang dari supplier PT. Berkat Putera Pratama
dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.21 Flowchart penerimaan barang dari supplier PT. Berkat Putera Pratama
111
2. Proses pengembalian barang (retur) kepada supplier
Gambar 3.22 Rich Picture pengembalian barang (retur) supplier PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur pengembalian barang (retur) kepada supplier:
1. Staff stok memberi laporan ketidakcocokan barang yang diterima dari pihak
supplier.
2. Setelah menerima laporan, Staff stok akan mengajukan permohonan retur kepada
supplier.
3. Supplier akan mengkonfirmasi permohonan retur perusahaan dan
menginformasikan tanggal pengecekan barang kepada staff stok.
4. Staff stok akan menginformasikan tanggal pengecekan barang oleh supplier
kepada staff gudang.
112
5. Supplier melakukan pengecekan terhadap barang yang ingin di retur oleh
perusahaan.
6. Apabila Supplier telah menyetujui bahwa kesalahan terdapat pada pihak
supplier, maka barang akan ditarik kembali oleh pihak supplier.
7. Supplier lalu memberikan bukti penerimaan barang retur rangkap 2 kepada staff
gudang.
8. Staff gudang lalu akan mengirimkan bukti barang keluar kepada staff stok.
9. Supplier lalu mengirimkan barang pengganti beserta faktur, surat jalan dan retur
supplier rangkap 2 kepada staff gudang.
10. Staff gudang lalu memberikan faktur dan surat retur supplier rangkap 2 kepada
staff stok.
113
Penggambaran proses pengembalian barang (retur) kepada supplier PT. Berkat
Putera Pratama dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.23 Flowchart pengembalian barang (retur) supplier (1) PT. Berkat Putera Pratama
Setelah Bukti barang keluar rangkap 2 diserahkan kepada Staff Stok,maka proses
selanjutnya adalah seperti yang tergambar di Flowchart berikut
114
Gambar 3.24 Flowchart pengembalian barang (retur) supplier (2) PT. Berkat Putera Pratama
115
3. Operasi Infrastruktur Jaringan (Network Infrastructure Operation)
Network Infrastructure Operation merupakan aktivitas utama yang berkaitan
erat dengan aktivitas utama lainnya yang bertujuan untuk menjamin kelancaran
aktivitas jaringan yang telah dibangun. Aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam
Network Infrastructure Operation adalah:
1. Pengecekan kualitas barang pesanan konsumen.
2. Pengaturan alat transportasi yang digunakan.
3. Pengaturan jalur distribusi yang baik.
4. Pengaturan kapasitas gudang secara efisien.
Dengan adanya prosedur-prosedur yang telah ditetapkan pada Network
Infrastructure Operation, diharapkan hal tersebut bisa meningkatkan nilai dari
jaringan yang dimiliki perusahaan seperti:
1. Memastikan kelancaran distribusi barang.
2. Mempergunakan kapasitas penyimpanan gudang secara efisien.
3. Memastikan kualitas barang yang akan dikirim.
4. Mengoptimalkan fungsi distribusi dalam perusahaan.
Aktivitas terkait:
1. Prosedur pengecekan kualitas barang pesanan konsumen
116
Konsumen
Staf stok
Staf QC
Staf gudangStaf distribusi
4. Surat Jalan rangkap 2 & faktur
5. Pengiriman pesanan
1. Surat jalan 4 rangkap
2. Pengecekan Kualitaspesanan
3. laporan kualitas pesanan
Gambar 3.25 Rich Picture pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama
Prosedur pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama:
1. Staff stok memberikan surat jalan 4 rangkap kepada staff gudang.
2. Staff gudang lalu akan memberikan perintah pengecekan kualitas pesanan
berdasarkan delivery order kepada staff Quality Control.
3. Staff Quality Control lalu akan memberikan laporan kualitas pesanan kepada
staff gudang.
4. Kemudian, Staff gudang akan memberikan surat jalan rangkap 2 dan faktur
kepada staff distribusi.
5. Staff distribusi mengirimkan barang pesanan kepada konsumen.
117
Penggambaran proses pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat
Putera Pratama dengan menggunakan Flowchart
Gambar 3.26 Flowchart pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama
118
2. Prosedur pengaturan alat transportasi yang digunakan
Prosedur pengaturan alat transportasi PT. Berkat Putera Pratama yang akan
digunakan diatur berdasarkan volume dan berat dari muatan produk yang akan
didistribusikan kepada konsumen.
Berikut merupakan beberapa dari alat transportasi darat yang digunakan oleh PT.
Berkat Putera pratama dalam melakukan distribusi produk mereka:
• Pick Up
Pick Up dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang harus
diangkat mencapai 500 kg. Barang dimuat di atas bak terbuka yang
biasanya ditutup oleh terpal plastik-parasit sehingga tinggi dari produk
bisa melebihi tinggi dari volume bak Pick Up.
Volume produk yang diizinkan:
Panjang: 235 cm
Lebar: 158.5 cm
Tinggi: 36 cm
• Mobil mini box
Mobil mini box dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban
yang harus diangkat mencapai 500 kg. Dan barang dimuat di dalam box
tertutup.
Volume produk yang diizinkan:
Panjang: 235 cm
Lebar: 158.5 cm
119
Tinggi: 128.5 cm
• Light Truck (6 ban)
Light Truck dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang
harus diangkat mencapai 4,3 ton.
Volume produk yang diizinkan:
Panjang: 350 cm
Lebar: 180 cm
Tinggi: 230 cm
• Truck Engkel
Truck engkel dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang
harus diangkat mencapai 14 ton.
Volume produk yang diizinkan:
Panjang: 600 cm
Lebar: 245 cm
Tinggi: 180 cm
• Truk Tronton
Truck tronton dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang
harus diangkat mencapai 25 ton. Barang dimuat di atas bak terbuka yang
biasanya ditutup oleh terpal plastik-parasit. Truck jenis ini mempunyai
kapasitas bak lebih panjang dari truck engkel karena mempunyai ban
belakang dengan 2 axel. Pemuatan barang bisa dilakukan baik dari sisi
belakang ataupun samping (drop side).
Volume produk yang diizinkan:
120
Panjang: 950 cm
Lebar: 250 cm
Tinggi: 180 cm
• Truck Gandeng
Truck gandeng dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang
harus diangkat mencapai 30 ton dengan perhitungan kapasitas truck
engkel 14 ton ditambah dengan gandengan yang mencapai 16 ton.
Barang dimuat di atas bak terbuka yang biasanya ditutupi oleh terpal
plastik-parasit. Untuk pengiriman dalam jumlah banyak, memakai truck
jenis ini jauh lebih ekonomis dibandingkan memakai truck engkel.
Volume produk yang diizinkan (kepala):
Panjang: 600 cm
Lebar: 245 cm
Tinggi: 180 cm
Volume produk yang diizinkan (gandengan):
Panjang: 600 cm
Lebar: 245 cm
Tinggi: 180 cm
Bila lokasi konsumen berada di luar kota, PT. Berkat Putera Pratama
menggunakan jasa ekspedisi yang mereka percayai untuk mengurus
pengiriman tersebut.
121
3. Prosedur jalur distribusi yang baik
Pengaturan jalur distribusi yang harus dilalui oleh armada pengangkutan PT.
Berkat Putera Pratama harus didasarkan pada efisiensi waktu yang bisa dihasilkan.
Perhitungan estimasi jarak tempuh dan kemacetan harus bisa diperhitungkan dengan
baik agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman yang berpengaruh pada kepuasan
konsumen.
Beberapa faktor kunci yang dipertimbangkan dalam prosedur pemilihan jalur
distribusi:
Jarak tempuh
Waktu yang digunakan
Lokasi tujuan
Banyaknya muatan yang dibawa
4. Prosedur pengaturan kapasitas gudang secara efisien
Pengaturan kapasitas gudang memegang peranan penting di dalam kesuksesan
proses bisnis perusahaan. Dengan penyimpanan barang yang efisien, kapasitas
gudang menjadi bisa dimaksimalkan penggunaan nya. Peletakan dari suatu produk
harus diatur dengan baik. Produk yang bentuknya kecil dan sering dicari oleh
konsumen bisa disusun dan diletakkan di tempat yang terjangkau sehingga kapasitas
gudang bisa menjadi lebih efisien dari segi penggunaan nya.
122
Support Activities
Untuk mendukung aktivitas utama yang ada di perusahaan, PT. Berkat Putera
Pratama membutuhkan aktivitas-aktivitas pendukung lainnya sehingga
terlaksananya proses bisnis yang baik bagi perusahaan seperti:
a. Infrastruktur organisasi (Firm Infrastructure)
Infrastruktur organisasi yang mendukung proses bisnis perusahaan antara lain:
1. Penyesuaian dan penyempurnaan proses bisnis oleh Top Management.
2. Pengelolaan Sistem Informasi terpadu di dalam proses bisnis perusahaan.
3. Dukungan finansial yang memadai.
Dengan menggunakan aktivitas di atas, diharapkan aktivitas tersebut dapat
meningkatkan nilai bagi perusahaan berupa:
1. Menjamin kelancaran proses bisnis di dalam perusahaan.
2. Menghasilkan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan.
b. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource management)
Peran manusia sebagai aktor proses bisnis sangat penting dalam mendukung
kelancaran proses bisnis perusahaan. Proses yang berkaitan dengan pengaturan
sumber daya manusia adalah:
1. Melaksanakan proses seleksi perekrutan karyawan.
2. Mengadakan training berkala bagi karyawan.
3. Memotivasi karyawan dengan pemberian kompensasi sesuai kinerja yang
ditunjukkan.
123
Dengan menggunakan aktivitas di atas, diharapkan aktivitas tersebut dapat
meningkatkan nilai bagi perusahaan berupa:
1. Mendapatkan tenaga kerja terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Mendapatkan tenaga kerja yang berdedikasi tinggi terhadap perusahaan.
3. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki kinerja produktif .
4. Memaksimalkan keahlian & kemampuan dari tenaga kerja.
c. Pengembangan Teknologi (Technology Development)
Bentuk-bentuk dari teknologi yang digunakan oleh PT. Berkat Putera Pratama
untuk mendukung proses bisnis nya:
1. Melakukan pengembangan Website sebagai sarana informasi tentang perusahaan
bagi para konsumen.
2. Menyediakan bantuan IT Support help desk bagi End User
Dengan menggunakan aktivitas di atas, diharapkan aktivitas tersebut dapat
meningkatkan nilai bagi perusahaan berupa:
1. Mengurangi biaya administrasi perusahaan yang berbasis kertas.
2. Mempermudah pelanggan mendapatkan informasi.
3. Meningkatkan kelancaran kegiatan operasional.
4. Memaksimalkan kinerja karyawan.
d. Pengadaan (Procurement)
Aktivitas pengadaan (Procurement) yang dilakukan PT. Berkat Putera Pratama
untuk mendukung aktivitas utama perusahaan, yaitu:
1. Menyediakan peralatan kantor.
2. Pemeliharaan gudang.
124
3. Pemeliharaan transportasi perusahaan
Dengan menggunakan aktivitas di atas, diharapkan aktivitas tersebut dapat
meningkatkan nilai bagi perusahaan berupa:
1. Memastikan kelancaran kegiatan administrasi dalam perusahaan.
2. Memastikan tempat penyimpanan produk dapat digunakan dengan maksimal.
3. Memastikan peralatan pendukung kegiatan operasional siap digunakan.
Tabel 3.1 Value Network Diagram PT. Berkat Putera Pratama Firm Infrastructure:
1. Menjamin kelancaran proses bisnis di dalam perusahaan 2. Menghasilkan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan
Human Resource Management: 1. Mendapatkan tenaga kerja terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki kinerja produktif 3. Memaksimalkan keahlian & kemampuan dari tenaga kerja
Technology Development: 1. Mengurangi biaya administrasi perusahaan yang berbasis kertas 2. Mempermudah pelanggan mendapatkan informasi 3. Meningkatkan kelancaran kegiatan operasional 4. Memaksimalkan kinerja karyawan
Procurement: 1. Memastikan kelancaran kegiatan administrasi dalam perusahaan 2. Memastikan peralatan pendukung kegiatan operasional siap digunakan
Network Promotion and Contract
Management:
1. Mempererat kerjasama
perusahaan dengan pihak
Supplier
2. Mendapatkan kepercayaan
konsumen
3. Menghindari kesalahan
penerimaan pesanan
4. Memberikan solusi terbaik
sesuai kemampuan
perusahaan
Serv ice Prov isioning:
1. Memastikan kesesuaian barang
yang diperoleh dari supplier dan
konsumen dalam hal jenis,
kualitas dan jumlah barang
2. Memastikan ketepatan waktu
Barang tersedia dan juga
barang diperoleh dari supplier
3. Menghindari terjadinya kelebi-
han kapasitas gudang
4. Memberikan keny amanan dan
Kelancaran bertransaksi bagi
konsumen
Network Infrastructure
Operation:
1. Memastikan kelancaran
distribusi barang
2. Mempergunakan kapasitas
peny impanan gudang
secara efisien
3. Memastikan kualitas barang
yang akan dikirim
4. Mengoptimalkan fungsi
distribusi di dalam
perusahaan
125
3.6.4 ValueNetwork Analysis
Setelah menentukan nilai yang dihasilkan dari setiap proses bisnis yang berjalan
di dalam perusahaan, langkah selanjutnya dalam melakukan Value Network Analysis
adalah dengan mengevaluasi pertukaran value yang terjadi antara para pelaku proses
bisnis (Tangible maupun Intangible Deliverable). Pemodelan Tangible bisa dilihat pada
gambar 3.28 dan Intangible Deliverable pada gambar 3.29.
Gambar 3.27 Seluruh Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama
126
Gambar 3.28 Tangible Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama
127
Gambar 3.29 Intangible Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama
128
3.6.4.1 Analisis Dampak (Impact Analysis)
Setiap input dari pelaku akan menjadi arah bagi setiap aktivitas proses bisnis.
Tiap input yang masuk akan memiliki nilai dan akibat yang berbeda-beda. Dengan
dilakukannya evaluasi atas setiap input yang ada, diharapkan PT. Berkat Putera pratama
dapat merumuskan strategi yang bisa memfokuskan mereka pada peningkatan nilai dari
aktivitas yang ada sekarang dan juga berdampak besar pada proses bisnis perusahaan.
Konsumen Pemasaran
Stok
Purchase Order
NegosiasiPengajuan KontrakPermohonan Retur
Produk Kembali
Gudang
Info Stok Supplier
Penawaran Produk
Negosiasi
Penyusunan Kontrak
Supplier
Konfirmasi Kebutuhan
Distribusi
Faktur & Surat Jalan Supplier
Rangkap 2
KonfirmasiRetur
TanggalPengecekan
PengecekanBarang
Bukti Penerimaan Barang Retur
Supplier
Gambar 3.30 Input Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama
129
Dari input deliverables yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi PT. Berkat Putera Pratama akan diolah
dalam tabel impact analysis.
Tabel 3.2 Impact Analysis PT. Berkat Putera Pratama What We Receive Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/Risk Benefit
Purchase Order Konsumen Pembuatan Delivery Order
Menambah biaya administrasi kertas
Bukti atas pesanan konsumen M H
Negosiasi Konsumen Pembuatan persetujuan kerjasama
Menggunakan waktu Staff Pemasaran dan biaya komunikasi
Membuat patokan kerjasama yang jelas dan terikat sifatnya M H
Konfirmasi Kebutuhan
Konsumen Persiapan untuk pembuatan Purchase Order
Menggunakan waktu Staff Pemasaran dan biaya komunikasi
Membuat patokan persediaan produk yang dibutuhkan konsumen
S M
Pengajuan Kontrak
Konsumen Pembuatan DO berdasarkan kontrak
Membutuhkan kejelian dalam pemeriksaan isi kontrak dan waktu Staff Pemasaran
Menghindari kerugian dikarenakan kesalahan atas penyediaan pesanan konsumen
M M
Permohonan Retur
Konsumen Pengecekan atas validasi retur
Menambah biaya transportasi dan juga menyita tenaga dari Staff
Menghindari kerugian konsumen akibat kesalahan perusahaan
H M
130
Distribusi dan Gudang
Produk Kembali Konsumen Pengajuan retur kepada pihak Supplier
Membutuhkan waktu dari Staff Pemasaran dan juga Staff Stok
Menciptakan kesesuan produk yang akan didapatkan oleh konsumen
M M
Penawaran Produk Supplier
Supplier Memberi penawaran sesuai data kebutuhan perusahaan
Membutuhkan waktu dan tenaga dari Staff Stok
Mendapatkan penawaran terbaik dari supplier yang ada
H M
Info Stok Supplier
Supplier Memberi informasi ketersediaan produk bagi perusahaan dan juga konsumen
Meningkatkan biaya komunikasi dan juga penggunaan waktu dari Staff Stok
Mengetahui informasi stok yang akurat M H
Negosiasi Supplier Pembuatan PO ke Supplier
Menambah biaya komunikasi dan juga tenaga dari Staff Stok
Mengakomodasi keinginan pihak perusahaan dan Supplier
M M
Penyusunan Kontrak
Supplier Melakukan penyusunan surat kontrak
Membutuhkan waktu dari Staff Stok
Mendapatkan persetujuan yang menguntungkan pihak perusahaan
M M
Konfirmasi Retur
Supplier Mendapatkan kepastian bahwa permohonan retur diterima
Membutuhkan waktu dari staff stok dan biaya komunikasi
Menciptakan keteraturan stok produk yang sesuai kebutuhan
H H
131
perusahaan Tanggal Pengecekan
Supplier Mendapat kepastian pengecekan produk retur dari konsumen
Membutuhkan biaya komunikasi
Mengetahui kepastian atas tanggal pengecekan produk retur
S M
Bukti Penerimaan Barang Retur
Supplier Pembuatan Bukti Barang Keluar
Menambah biaya administrasi kertas
Menghindari konflik kesalahan antar karyawan bila terjadi kehilangan barang
M M
Pengecekan Barang
Supplier Melakukan status pengecekan atas produk retur
Membutuhkan tenaga pengawasan dari Staff Gudang
Menghindari tersimpannya produk retur konsumen di gudang perusahaan
S M
Faktur & Surat Jalan
Supplier Pengiriman produk dari Supplier dan pembuatan BPB
Membutuhan waktu dari Staff Gudang dan Distribusi
Mengetahui dokumentasi atas perjalanan stok dari Supplier
S M
132
3.6.4.2 Analisis Penciptaan Nilai (Value Creation Analysis)
Setelah mengetahui input yang dapat meningkatkan nilai di dalam perusahaan,
langkah selanjutnya adalah mengetahui output apa saja yang dihasilkan perusahaan dan
langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengembangkan nilai dari setiap output
yang ada serta pengaruh apa yang dihasilkan terhadap biaya dan manfaat nya bagi
perusahaan.
Gambar 3.31 Output Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama
133
Dari output deliverables yang dihasilkan oleh perusahaan, seluruh deliverables yang ada akan dianalisis sebagai output bagi PT.
Berkat Putera Pratama dan akan diolah dalam tabel Value Creation Analysis.
Tabel 3.3 Value Creation Analysis PT. Berkat Putera Pratama What We Output? Goes To Value Enhancements or Value
Added Cost/Risk Benefit
Penawaran produk Konsumen Menyusun daftar penawaran produk yang sesuai dengan kebutuhan konsumen
M H
Negosiasi balik Konsumen Ada nya koordinasi dari konsumen mengenai rancangan kontrak yang akan dibuat
M M
Konfirmasi kontrak Konsumen Membuat konfirmasi kontrak setelah tahap negosiasi mencapai kesepakatan
S M
Penyusunan surat kontrak
Konsumen Membuat kerangka surat kontrak yang telah disesuaikan dengan keinginan konsumen dan juga perusahaan
M H
Pelayanan pemesanan Konsumen Melayani konsumen berdasarkan Purchase Order yang dibuat konsumenn
M M
Konfirmasi permohonan Konsumen Persetujuan pengecekan dari pengajuan permohonan retur yang dibuat konsumen
H S
Pengecekan kebutuhan barang
Konsumen Mengetahui kebutuhan produk oleh konsumen sehingga stok ulang bagi M S
134
konsumen bisa dipersiapkan Surat pengajuan kebutuhan barang
Konsumen Mengajukan surat yang berisikan daftar kebutuhan produk bagi konsumen berdasarkan info stok dari konsumen
M M
Pengecekan Konsumen Pengecekan dari permohonan retur yang dibuat konsumen S S
Faktur dan surat jalan Konsumen Sebagai konfirmasi atas pengiriman produk yang telah didistribusikan ke konsumen
M S
Bukti penerimaan barang
Konsumen Konfirmasi atas penerimaan produk retur dari konsumen S M
Konfirmasi penawaran dan negosiasi
Supplier Sarana komunikasi untuk persetujuan penawaran dari supplier
M M
Pengecekan stok supplier
Supplier Mengetahui stok tersisa di supplier agar bisa dilakukan pemesanan stok barang.
S M
Purchase Order Supplier Mengajukan pesanan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan M H
Pengajuan kontrak Supplier Pengajuan dari kerangka kontrak yang sedang dibuat M M
Permohonan retur Supplier Pengecekan barang dilakukan sebelem pengajuan retur S H
Bukti penerimaan barang
Supplier Pengecekan kecocokan produk yand datang dari supplier S M
Produk retur Supplier Pengecekan barang harus dilakukan dengan lebih teliti M H
135
Setelah melakukan analisis dengan menggunakan Value Network Analysis, telah
diperoleh input, output dan nilai dari setiap aktivitas perusahaan. Setelahnya akan
dilakukan analisis untuk mendapatkan strategi yang bisa mendukung peningkatan dari
nilai yang telah ada. Analisis yang digunakan adalah analisis yang bisa memanfaatkan
kekuatan dan peluang serta bisa mengatasi kelemahan perusahaan maupun ancaman
yang datang dari luar. Analisis berikutnya akan dibahas pada tahap Opportunity
Identification.
3.6.5 Identifikasi Peluang (Opportunity Identification)
Identifikasi peluang dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT dengan
memperhitungkan value-value yang telah diketahui dari Impact dan Value Creation
Analysis. Alasan digunakannya analisis SWOT untuk mengidentifikasi peluang adalah
dengan analisis SWOT bisa diketahui kekuatan dan kelemahan dari value yang terjadi di
dalam perusahaan serta faktor-faktor eksternal berupa peluang maupun ancaman.
Kemudian faktor-faktor internal dan eksternal bisa dikombinasikan untuk menciptakan
alternatif strategi yang sesuai dalam proses mengidentifikasi peluang.
3.6.5.1 Evaluasi Faktor Internal (Internal Factor Evaluation)
Evaluasi Faktor Internal didapat dari hasil kuisioner yang diisi oleh staff PT.
Berkat Putera Pratama. Namun, data yang didapat hanya bersifat umum dan terbatas
dari kondisi internal perusahaan. Hal tersebut dikarenakan perusahaan dilarang
memberikan informasi detail mengenai kondisi internal perusahaan yang sifat nya
krusial.
136
Kekuatan (Strength)
Kekuatan yang dimiliki oleh PT. Berkat Putera pratama berdasarkan faktor internal yang
telah berhasil diidentifikasi adalah:
a. Nama perusahaan dikenal baik di kalangan konsumen
Nama perusahaan dikenal baik di kalangan konsumen. Hal tersebut terbukti
dengan banyak dilibatkan nya PT. Berkat Putera Pratama sebagai supplier alat-
alat teknik bagi proyek para kontraktor besar.
b. Kerjasama yang erat dengan pihak supplier
Hubungan kerjasama dengan pihak supplier berjalan baik. Hal itu dibuktikan
dengan kelancaran nya pengiriman barang dari pihak supplier ke pihak PT.
Berkat Putera Pratama dan juga pemesanan berlangsung terus-menerus terhadap
pihak supplier yang sama membuat hubungan kerjasama dengan pihak supplier
menjadi erat.
c. Pelayanan yang memuaskan
PT. Berkat Putera Pratama selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik bagi
pelanggan nya dengan menyediakan produk yang sesuai dengan kebutuhan
konsumen dan ingin memenuhi kebutuhan konsumen nya secara maksimal.
d. Staff yang loyal kepada perusahaan
Staff yang loyal dan tidak berganti-ganti membuat kinerja perusahaan berjalan
stabil. Staff yang bekerja di PT. Berkat Putera Pratama umumnya sudah bekerja
di atas 5 tahun sehingga suasana kerja di PT. Berkat Putera Pratama bersifat
kekeluargaan.
137
e. Loyalisme konsumen yang tinggi
Dari data pelanggan yang tersedia, terlihat bahwa tingkat loyalisme konsumen
terhadap PT Berkat Putera Pratama cukup tinggi dan berkisar antara 85%.
Umumnya konsumen yang berkurang hanya merupakan konsumen kecil yang
tidak berpengaruh secara signifikan pada tingkat penjualan.
f. Produk yang ditawarkan memiliki standar kualitas yang tinggi
Kualitas produk yang merupakan hasil pengiriman pihak supplier sebelum
disimpan di gudang akan dicek terlebih dahulu kelayakan nya sehingga kualitas
nya pasti sudah teruji dengan baik. Jika sudah dicek, baru barang bisa disimpan
di gudang. Jika ada produk yang tidak baik, maka akan diretur ke pihak supplier
untuk ditukar dengan barang yang memiliki standar kualitas yang baik.
Kelemahan (Weaknesses)
Kelemahan yang dimiliki oleh PT. Berkat Putera pratama berdasarkan faktor
internal yang telah berhasil diidentifikasi adalah:
a. Metode penjualan masih konvensional
Untuk memesan produk, pelanggan harus membuat Purchase Order terlebih
dahulu lalu mengirimkannya pada PT. Berkat Putera Pratama ataupun bisa
menggunakan telepon/fax dalam pemesanan produk. Dalam hal pemesanan
barang ke pihak supplier pun, PT. Berkat Putera Pratama harus membuat
Purchase Order lalu mengirimkannya kepada pihak supplier ataupun dengan
menggunakan telepon.
138
b. Database barang dan pelanggan yang belum tersimpan dengan baik
Data para pelanggan yang sudah melakukan transaksi dengan perusahaan belum
dapat disimpan dengan baik. Data yang disimpan masih menggunakan kertas dan
kemungkinan bisa hilang. Selain itu database barang masih menerapkan sistem
manual menggunakan kertas sebagai pencatatan nya dan tidak terintegrasi antar
kantor dengan gudang sehingga ada kemungkinan terjadi nya duplikasi data
ataupun kesalahan data.
c. Fasilitas internet belum memadai
PT. Berkat Putera Pratama belum memiliki akses internet di kantor nya karena
sekarang proses bisnis mereka masih menerapkan sistem manual dengan
menggunakan kertas sebagai media pelaporan.
d. Pengaturan manajemen transportasi yang belum cukup baik
Masalah pengaturan transportasi beserta penjadwalan nya menjadi masalah yang
cukup pelik di dalam pendistribusian produk ke konsumen karena manajemen
transportasi yang kurang baik bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman
kepada konsumen.
e. Penjualan berpusat pada kontraktor besar
Penjualan lebih difokuskan pada kontraktor besar sehingga terkadang
melewatkan kontraktor skala menengah ataupun kecil kqrena perusahaan lebih
memusatkan pada penjualan skala besar (wholesale).
139
3.6.5.2 Matriks IFE (Internal Factor Evaluation)
Tabel 3.4 Matriks IFE Bobot Peringkat Nilai
Kekuatan S1 Nama perusahaan dikenal baik di
kalangan konsumen 0.09531 4 0.3812
S2 Kerjasama yang erat dengan pihak supplier 0.11917 4 0.4767
S3 Pelayanan yang memuaskan 0.12353 4 0.4941 S4 Staff yang loyal kepada perusahaan 0.04766 3 0.143 S5 Loyalisme konsumen yang tinggi 0.11703 4 0.4681 S6 Produk yang ditawarkan memiliki
standar kualitas yang tinggi 0.09856 4 0.3942
Kelemahan W1 Metode penjualan masih konvensional 0.08016 1 0.0802 W2 Database barang dan pelanggan yang
belum tersimpan dengan baik 0.08777 1 0.0878
W3 Fasilitas internet belum memadai 0.04551 2 0.091 W4 Pengaturan manajemen transportasi
yang belum cukup baik 0.10402 1 0.104
W5 Penjualan berpusat pada kontraktor besar 0.08127 2 0.1625
Total 2.8829
Dari hasil perhitungan dengan menggunakan pairwise comparison internal factor dan
diakukan normalisasi maka diperoleh total nilai IFE. PT. Berkat Putera Pratama
memperoleh nilai total IFE sebesar 2.8829 dengan perincian yang ditunjukkan pada
tabel 3.4 . Nilai ini menunjukkan bahwa PT. Berkat Putera Pratama memiliki posisi
internal yang kuat karena nilai IFE nya berada di atas nilai rata-rata (2.50).
140
3.6.5.3 Evaluasi Faktor Eksternal
Evaluasi faktor eksternal didapatkan dengan memberi kuisioner untuk diisi oleh
pihak PT. Berkat Putera Pratama. Informasi yang didapat dari hasil wawancara adalah
mengenai tingkat persaingan yang terjadi dengan perusahaan pesaing, perkembangan
teknologi (teknologi informasi pada khusus nya) juga kondisi politik dan ekonomi
sekarang.
Peluang(Opportunities)
Faktor eksternal yang dapat diaktegorikan sebagai peluang bagi PT. Berkat Putera
Pratama adalah:
a. Konsumsi produk oleh industri konstruksi yang membesar
Perkembangan ekonomi yang membaik membutuhkan perkembangan
infrastruktur yang memadai di kota-kota besar sebagai pusat bisnis baik gedung
perkantoran, tempat hunian, apartemen, jalan raya, jalan tol dan lain-lain.
Perkembangan infrastruktur kontras hubungan nya dengan industri konstruksi.
b. Kenaikan tingkat kelahiran penduduk
Adanya kenaikan tingkat kelahiran penduduk di Indonesia menjadi indikator
penting akan peningkatan kebutuhan jumlah tempat tinggal dan juga kebutuhan
pembangunan infrastruktur yang dibutuhkan oleh penduduk yang jumlahnya
semakin bertambah..
c. Perkembangan dari infrastruktur Teknologi Informasi yang pesat
Perkembangan teknologi informasi di Indonesia bisa dimanfaatkan oleh
perusahaan sebagai salah satu alat untuk mendukung tujuan strategis perusahaan.
141
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi, akan mempermudah
perusahaan untuk memberikan kemudahan komunikasi dan informasi bagi
perusahaan.
d. Ekonomi Indonesia yang membaik
Ekonomi yang sudah mulai pulih ditandai dengan masuknya investasi baru ke
Indonesia dapat dijadikan momentum untuk meningkatkan pasar dan penjualan
dari PT. Berkat Putera Pratama.
e. Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia
Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia berjalan cukup baik
sekarang. Banyak pembangunan yang masih berlangsung dan itu merupakan
peluang untuk bisa meningkatkan penjualan.
Ancaman(Threats)
Faktor eksternal yang bisa dianggap sebagai ancaman bagi PT. Berkat Putera Pratama
dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Faktor inflasi dan bunga kredit yang cukup tinggi
Keadaan ekonomi di Indonesia yang sudah membaik namun belum terlalu stabil
bisa membuat pasar dari industri konstruksi menjadi kurang menentu. Faktor-
faktor akibat dari ekonomi yang belum stabil adalah masalah inflas i dan juga
bunga kredit yang berubah-ubah. Hal tersebut bisa mengakibatkan penurunan
permintaan produk.
142
b. Persaingan usaha dengan perusahaan sejenis
Ancaman bisa datang dari perusahaan yang menawarkan layanan sejenis dengan
PT. Berkat Putera pratama baik perusahaan yang sudah ada maupun pendatang
baru. Persaingan harga, kualitas produk serta layanan membuat perusahaan harus
bisa untuk bersaing secara kompetitif.
c. Perluasan usaha supplier besar yang mengarah pada direct distribution kepada
konsumen
Merupakan salah satu ancaman yang cukup berat karena dengan melakukan
Direct Distribution, pihak supplier besar bisa memotong biaya distribusi untuk
meningkatkan profit dan juga bisa melakukan penurunan harga jual produk.
d. Faktor bencana alam dan politik di Indonesia
Masalah berupa faktor alam seperti gempa bumi dan tsunami maupun tanah
longsor bisa memberikan ancaman bagi penjualan produk perusahaan. Dan
faktor politik juga memiliki peran sebagai ancaman bagi perusahaan. Karena
apabila kondisi politik negara sedang kurang sehat, hal tersebut akan
mempengaruhi minat investor yang berujung pada penurunan permintaan
produk.
e. Kurs valuta asing yang naik-turun bisa mempengaruhi penjualan
Kurs mata uang asing yang tidak tentu nilainya bisa menyebabkan ancaman
karena banyak produk yang masih harus diimpor dari luar negeri dengan
menggunakan pembayaran yang disesuaikan dengan kurs mata asing yang
berlaku.
143
3.6.5.4 Matriks EFE (External Factor Evaluation)
Tabel 3.5 Matriks EFE Bobot Peringkat Nilai
Peluang
O1 Konsumsi produk oleh industri konstruksi yang membesar 0.093376 4 0.373504
O2 Kenaikan tingkat kelahiran penduduk 0.082399 2 0.164798
O3 Perkembangan dari infrastruktur Teknologi Informasi yang pesat 0.05921 2 0.11842
O4 Ekonomi Indonesia yang membaik 0.103038 3 0.309114
O5 Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia 0.176471 4 0.705884
Ancaman
T1 Faktor inflasi dan bunga kredit yang cukup tinggi 0.06694 3 0.20082
T2 Persaingan usaha dengan perusahaan sejenis 0.146866 4 0.587464
T3 Perluasan usaha supplier besar yang mengarah pada direct distribution kepada konsumen
0.09268 1 0.09268
T4 Faktor bencana alam dan politik di Indonesia 0.060524 2 0.121048
T5 Kurs valuta asing yang naik-turun bisa mempengaruhi harga produk 0.118497 3 0.355491
Total 3.029223 Sumber: Hasil analisis
Dari hasil perhitungan dengan menggunakan pairwise comparison external factor dan
diakukan normalisasi maka diperoleh total nilai EFE sebesar 3.029223 dengan
perincian seperti yang ditunjukkan pada tabel 3.5. Nilai ini menunjukkan bahwa PT.
Berkat Putera Pratama memilik posisi eksternal yang kuat karena nilai EFE nya berada
di atas nilai rata-rata (2.50). Hal ini menunjukkan bahwa PT. Berkat Putera Pratama
cukup berusaha untuk menjalankan strategi yang memanfaatkan peluang eksternal
ataupun menghindari ancaman eksternal.
144
Matriks SWOT
Setelah melakukan perhitungan IFE dan EFE, hal yang harus dilakukan berikutnya adalah pencocokan strategi agar bisa
diperoleh detail strategi. Analisis yang bisa digunakan untuk mengetahui hal tersebut adalah analisis dengan menggunakan matriks
SWOT.
Tabel 3.6 Matriks SWOT
Strengths(S) Weaknesses(W) 1. Nama perusahaan dikenal baik di
kalangan konsumen 2. Kerjasama yang erat dengan pihak
supplier 3. Pelayanan yang memuaskan 4. Staff yang loyal kepada perusahaan 5. Loyalisme konsumen yang tinggi 6. Produk yang ditawarkan memiliki
standar kualitas yang tinggi
1. Metode penjualan masih konvensional
2. Database barang dan pelanggan yang belum tersimpan dengan baik
3. Fasilitas internet belum memadai 4. Pengaturan manajemen transportasi
yang belum cukup baik 5. Penjualan berpusat pada kontraktor
besar
Opportunities(O) Strategi SO Strategi WO 1. Konsumsi produk oleh industri
konstruksi yang membesar 2. Kenaikan tingkat kelahiran penduduk 3. Perkembangan dari infrastruktur
Teknologi Informasi yang pesat 4. Ekonomi Indonesia yang membaik 5. Perkembangan pembangunan
infrastruktur di Indonesia
1. Pelayanan yang memuaskan dan kualitas barang yang tinggi akan memperbesar konsumsi produk (S3,S6,O1)
2. Peningkatan pelayanan kepada konsumen ditingkatkan dengan menggunakan teknologi informasi (S3,O3)
1. Menggunakan perkembangan teknologi informasi untuk memodernisasi metode penjualan dan penyimpanan Database terintegrasi (W1,W2,O3)
2. Menggunakan momen perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia untuk memperluas area
145
penjualan ke kontraktor menengah maupun kecil (W5,O5)
Threats(T) Strategi ST Strategi WT 1. Faktor inflasi dan bunga kredit yang
cukup tinggi 2. Persaingan usaha dengan perusahaan
sejenis 3. Perluasan usaha supplier besar yang
mengarah pada direct distribution kepada konsumen
4. Faktor bencana alam dan politik di Indonesia
5. Kurs valuta asing yang naik-turun bisa mempengaruhi harga produk
1. Pelayanan memuaskan dan juga loyalisme konsumen untuk unggul dalam persaingan dengan perusahaan sejenis (S3,S5,T2)
2. Kerjasama yang erat dengan pihak supplier untuk meredam dampak perluasan direct distribution ke konsumen oleh supplier (S2,T3)
1. Memodernisasi metode penjualan dan pengaturan Database yang baik agar dapat membendung perluasan usaha supplier besar yang melakukan direct distribution selling (W1,W2,T3)
2. Mengatur ulang manajemen transportasi agar dapat tetap dapat bersaing secara kompetitif dengan pesaing (W4,T2)
146
3.6.5.6 Matriks IE ( Internal-Eksternal)
Berdasarkan hasil dari penilaian Matriks IFE maupun EFE, diperoleh hasil total
rata-rata tertimbang IFE menunjukkan jumlah 2.8829, dan total rata-rata tertimbang
EFE adalah 3.029223, sehingga perusahaan dapat merumuskan alternatif strategi yang
tepat dengan menggunakan Matriks IE (internal-Eksternal)
Tabel 3.7 Matriks IE Total rata-rata tertimbang IFE
Kuat Sedang Lemah
3.00 - 4.00 2.00 - 2.99 1.00 - 1.99
Total rata-rata Tinggi I II III
tertimbang EFE 3.00 - 4.00
Sedang
2.00 - 2.99 IV V VI
Lemah
1.00 - 1.99 VII VIII IX
Berdasarkan hasil dari Matriks IE, diketahui bahwa PT. Berkat Putera Pratama
berada pada bagian II yang berarti alternatif strategi yang dapat digunakan PT. Berkat
Putera Pratama adalah “Tumbuh dan Kembangkan”
Yang termasuk di dalam Strategi “Tumbuh dan Kembangkan” adalah:
147
a. Strategi Intensif
• Penetrasi Pasar
• Pengembangan Pasar
• Pengembangan Produk
b. Strategi Integratif
• Integrasi ke belakang
• Integrasi ke depan
• Integrasi Horizontal
Dari strategi intensif dan integratif yang terdapat pada strategi “Tumbuh dan
Kembangkan” dipilihlah strategi yang sesuai dengan kebutuhan PT. Berkat Putera
Pratama. Strategi yang tepat untuk digunakan pada PT. Berkat Putera Pratama adalah:
• Pengembangan Pasar
Penjualan produk yang besar di dalam pasar dengan daya saing yang kompetitif
dengan para kompetitor bisa digunakan sebagai kekuatan untuk melakukan
pengembangan pasar secara geografis (dalam negeri)
• Integrasi ke depan
Strategi Integrasi ke depan merupakan sebuah bentuk peningkatan keterlibatan
dengan pihak konsumen. Bentuk keterlibatan perusahaan dengan konsumen bisa
diwujudkan dengan menggunakan website yang dapat memenuhi keingintahuan
dan keinginan pelanggan seperti informasi produk, pemesanan barang dan juga
pelayanan informasi lainnya.
148
• Integrasi ke belakang
Strategi Integrasi ke belakang digunakan sebagai peningkatan keterlibatan
dengan pihak supplier. Hubungan bisnis yang baik dan kerjasama erat yang
terjalin lama dengan pihak supplier merupakan salah satu kekuatan yang bisa
digunakan untuk mengembangkan perusahaan.
Dari hasil analisis dengan menggunakan matriks IE, dapat ditarik kesimpulan bahwa
dari strategi “Tumbuh dan Kembangkan”, yang harus dijalankan oleh PT. Berkat
Putera Pratama harus mencakup 3 aspek penting:
• Pengembangan Pasar
• Integrasi ke depan
• Integrasi ke belakang
3.7 Strategy Decision
Setelah menganalisa opportunity identification yang dimiliki oleh PT. Berkat
Putera Pratama, keputusan akhir bisa diambil. Jadi yang harus dilakukan PT Berkat
Putera Pratama untuk bisa menjalankan keseluruhan strategi tersebut adalah dengan
mengembangkan sistem e-SCM yang mencakup aplikasi persediaan terintegrasi,
informasi produk bagi konsumen dan sistem e-procurement yang bisa meningkatkan
kualitas dan value dari integrasi ke depan (konsumen) dan integrasi ke belakang
(supplier) juga pengembangan pasar dari PT. Berkat Putera Pratama.
149
3.8 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan analisis pada proses bisnis PT. Berkat Putera Pratama,
ditemukan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT. Berkat Putera Pratama
seperti:
1. Proses informasi persediaan yang tidak real-time.
2. Biaya administrasi kertas & telepon yang tinggi.
3. Proses bisnis yang tidak terintegrasi dengan supplier maupun konsumen.
4. Tidak ada Database terintegrasi di dalam perusahaan sehingga bisa menimbulkan
redundansi data.
5. Bisa terjadi permasalahan dengan arus barang (keterlambatan pengiriman,
ketidaksesuaian pesanan,stok barang yang tidak siap) apabila permintaan
pelanggan meningkat.
150
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang terjadi di PT. Berkat Putera Pratama, maka
penulis mengusulkan pembuatan sistem e-Supply Chain Management yang dibuat harus
memenuhi kriteria seperti:
1. Sistem harus menyediakan informasi barang yang real-time serta akurat.
2. Sistem e-SCM yang dibangun harus dapat mengurangi biaya administrasi kertas &
telekomunikasi dengan pihak konsumen maupun supplier nya (Sistem terintegrasi
Antara PT. Berkat Putera Pratama dengan konsumen dan supplier).
3. Pembuatan database terintegrasi di dalam perancangan sistem e-Supply Chain
Management.
4. Sstem harus bisa membantu perusahaan dalam masalah penyediaan barang (arus
masuk - keluar barang, kapasitas dan juga stok).
5. Sistem harus bisa membantu pengontrolan jadwal pengiriman produk.