Download - Rancangan Sistem Program Absensi
-
77
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Kemajuan teknologi yang semakin canggih, maka diperlukan suatu sistem
untuk meningkatkan produktifitas suatu perusahaan sehingga dalam proses
pengolahan data dapat disajikan dengan lebih cepat, efisien, dan akurat dengan
menggunakan sebuah perangkat komputer sebagai alat bantu.
Sistem penggajian PT. Banua Energy Indonesia, masih dilakukan secara
manual sehingga masih banyak permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh
perusahaan tersebut. Setelah menganalisa permasalahan yang dihadapi oleh PT.
Banua Energy Indonesia, maka penulis mencoba memberikan suatu solusi dengan
mengajukan Perancangan sistem penggajian karyawan pada PT. Banua Energy
Indonesia.
Dalam sistem usulan ini, penulis mengusulkan sistem yang dilakukan secara
manual kepada sistem yang terkomputerisasi. Pada prinsipnya proses kerja sistem
usulan tidak jauh berbeda dengan sistem lama, karena sistem usulan ini hanya
menambakan software aplikasi yaitu Sistem penggajian karyawan dan hardware yang
berupa perangkat keras yaitu Mesin Absensi Sidik Jari yang terkoneksi ke komputer
dengan menggunakan TCP/IP atau Koneksi Kabel LAN, sehingga segala pekerjaan
mulai dari menerima data masukan (input) kemudian mengolah (proses), sampai pada
-
78
data keluaran (output) dilakukan oleh sistem Komputer.
Teknologi Mesin Absensi Sidik Jari adalah alat untuk memudahkan karyawan
dalam melakukan absensi dan juga menghindari adanya manipulasi data absensi yang
sangat mudah dilakukan apabila absensi masih dilakukan secara manual. Sampai saat
ini dan untuk masa yang akan datang Mesin Absensi Sidik Jari merupakan salah satu
cara yang paling aman karena mesin tersebut tidak bisa dimanipulasi. Mesin Absensi
Sidik Jari telah terbukti cukup akurat, aman, mudah dan nyaman untuk dipakai
sebagai identifikasi bila dibandingkan dengan sistem lain seperti retina mata atau
DNA.
Menurut Moch. Tifik (2010:9) mengatakan bahwa Alat Absensi dengan Sidik
Jari (Fingerprint Machine) adalah perangkat untuk mencatat tanggal dan jam
masuk/keluar masuk karyawan melalui penempelan sidik jari. Adapun Menurut
Badiatul Muchlisin dan Junaidi Abdul Munif (2009:236) mengatakan bahwa Sidik
jari adalah gambaran yang menunjukkan alur-alur pada ujung jari manusia.
A. Sifat yang dimiliki oleh sidik jari, antara lain :
1. Perennial nature, yaitu guratan-guratan pada sidik jariyang melekat pada kulit
manusia seumur hidup.
2. Immutability, yaitu sidik jari seseorang tidak pernah berubah, kecuali
mendapatkan kecelakaan serius.
3. Individuality, pola sidik jari dalah unik dan berbeda untuk setiap orang.
B. Penggunaan sidik jari untuk mengidentifikasi dalam aplikasi teknologi informasi,
antara lain :
-
79
1. Access System Security, yaitu akses untuk masuk ke suatu area atau ruangan
tertentu yang restricted.
2. Authentification, yaitu untuk akses data yang sifatnya rahasia dan terbatas
(misalnya data perbankan, militer dan diplomatik).
C. Kelebihan menggunakan Mesin Absensi Sidik Jari adalah :
1. Sistem absensi yang akurat.
2. Menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
3. Menghidari kecurangan, seperti : pulang lebih cepat, titip absen, dll.
4. Meningkatkan kerja instansi dengan mengoptimalkan jam kerja karyawan.
5. Meningkatkan produktivitas penghitungan dan pelaporan otomatis.
6. Proses data kehadiran cepat dan mudah serta cara penggunaan yang sangat
mudah.
7. Teknologi universal unuk segala kebutuhan dan keinginan, untuk siapa saja bai
perorangan ataupun istansi pemerintah dan swasta.
8. Menampilkan data otentik.
D. Cara Setting Koneksi Mesin Absensi Sidik Jari ke Komputer
1. Setting koneksi Mesin Absensi Sidik Jari Fingerprint
Untuk mengetahui data kehadiran karyawan adalah dengan mendownload file
absensi terlebih dahulu dari mesin Fingerprint. Agar dapat mendownload file
absensi tersebut dibutuhkan sebuah koneksi atau komunikasi antara software
sistem penggajian karyawan yang terinstal dikomputer dengan mesin Absensi
Sidik Jari..
-
80
2. Koneksi mesin Fingerprint dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa
Alat penghubung, yaitu :
a. TCP/IP atau Koneksi Kabel LAN
Gambar IV.1 TCP/IP atau Koneksi Kabel LAN
b. Kabel Serial (RS232)
Gambar IV.2 Kabel Serial (RS232)
c. USB Flas Disk / Pendrive
Gambar IV.3 USB Flas Disk / Pendrive
-
81
d. Kabel USB Port
Gambar IV.4 Kabel USB Port (berlaku untuk Model TA300 dan OfisTA)
3. Lakukan terlebih dahulu beberapa langkah pengecekan berikut :
a. Cek IP Address Mesin Fingerprint dan IP Address Komputer.
o Cek IP Address Mesin :
- Tekan tombol Menu > Option/Pilihan > Com Opt > Ip Address (LCD
Monochrome)
- Tekan tombol M/Ok > Com > Jaringan > Ip Address (LCD Color)
o Cara Cek IP Address Komputer :
- Klik Start > Klik Run [cmd] / ketik cmd di kotak search > enter > ketik
ipconfig
- Tekan Enter
Gambar IV.5 IP Address Komputer
-
82
- Jika sudah mengetahui IP Address mesin dan Komputer : 192.168.1.3,
samakan tiga konfigurasi angka terdepan, hanya bedakan konfigurasi
angka paling belakang.
o Cara Cek mesin sudah terhubung secara IP Address
- Klik Start > klik Run [cmd] / ketik cmd di kotak search > enter > ketik
ping(spasi)(ip address mesin) tekan enter. Apabila status yang tampil
adalah Reply artinya mesin sudah terkoneksi, dan apabila status yang
tampil adalah Request Time Out maka mesin belum terkoneksi
dengan benar.
Gambar IV.6 IP Address Komputer yang belum terkoneksi dengan Mesin Absensi Sidik Jari
b. Cek kondisi kabel Lan, Port kabel mesin, switch/hub dan lan card komputer.
Apabila2 kondisi diatas sudah dilakukan dan masih belum bisa terkoneksi
maka kerusakan terjadi pada sparepart mesin Fingerprint. Kerusakan dapat
berasal dari MCU board atau Core board.
-
83
E. Cara penggunaan Mesin Absensi Sidik Jari
Merupakan solusi untuk sistem absensi yang menggunakan kartu elektronik
(smartcard) atau sidik jari untuk lembaga kecil, menengah dan besar.General
Time & Attendance System (GETAS) memiliki dua komponen yaitu, perangkat
sensor yang biasanya adalah smartcard atau fingerprint (dipilih sesuai dengan
permintaan pengguna) yang terkoneksi ke komputer dengan menggunakan
TCP/IP atau Koneksi Kabel LAN, dan terkoneksi pada aplikasi yaitu Sistem
penggajian karyawan yang sudah dirancangan yang mengkombinasikan secara
akurat data-data yang dibaca pada hasil sensor sidik jari ataupun smartcard.
Contoh alat yang digunakan seperti terlihat pada gambar dbawah ini :
Gambar IV.7 Mesin Absensi Sidik Jari
Adapun keuntungan dari perkembangan teknologi yang sudah terkomputerisasi
adalah sebagai berikut:
1. Dapat membantu mempercepat pencarian data apabila sedang dibutuhkan,
sehingga dapat mengurangi pemborosan waktu.
2. Dapat menyimpan data dalam jumlah yang banyak dalam suatu file
-
84
3. Memberikan informasi lebih cepat, tepat, dan akurat.
Sedangkan kendala dari perkembangan teknologi yang sudah terkomputerisasi
adalah sebagai berikut:
1. Memerlukan biaya yang sangat besar
2. Memerlukan waktu yang sangat lama dari proses peralihan dari sistem yang lama
ke sistem yang baru.
4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
Prosedur sistem akuntansi berjalan yang diusulkan untuk Perancangan Sistem
Penggajian Karyawan pada PT. Banua Energy Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pendataan karyawan
Setiap karyawan baru memberikan informasi data pribadi kepada kabag. keuangan
untuk di input kedalam sistem penggajian, setelah selesai pendataan karyawan
baru selanjutnya data karyawan tersebut disimpan dalam file karyawan untuk
dipergunakan kedalam proses perhitungan gaji.
2. Prosedur Pendataan karyawan
Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan Mesin
Absensi Sidik Jari, dengan meletakan jari karyawan yang telah diregistrasi pada
tengah sensor dengan sedikit ditekan agar seluruh sidik jari karyawan dapat
terbaca pada mesin Fingerprint yang telah terhubung ke komputer pada file
karyawan dan secara otomatis tersimpan pada file absensi untuk digunakan dalam
proses perhitungan gaji.
-
85
3. Prosedur Perhitungan gaji karyawan
Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh Kabag. keuangan berdasarkan file
karyawan, file jabatan, file absensi, file potongan, selanjutnya kabag. keuangan
mencetak slip gaji dan disimpan pada file slip gaji untuk dipergunakan kedalam
proses pembayaran gaji, proses jurnal, dan proses laporan gaji.
4. Prosedur Pembayaran gaji karyawan
Kabag keuangan menyerahkan slip gaji yang telah dicetak kepada karyawan
sebagai bukti penerimaan uang tunai (cash).
5. Prosedur Jurnal
Pembuatan jurnal dilakukan oleh bagian keuangan, berdasarkan file slip gaji serta
disesuaikan dengan file perkiraan, sehingga jurnal dapat dibuat dan disimpan di file
jurnal untuk dipergunakan dalam proses laporan gaji yaitu laporan pengeluaran
kas.
6. Prosedur Laporan gaji karyawan
Kabag. keuangan mencetak laporan gaji berdasarkan file slip gaji dan laporan
pengeluaran kas berdasarkan file jurnal untuk diserahkan kepada Manajer umum.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan
Pada dasarnya bentuk diagram alir data pada sistem usulan tidak mengalami
banyak perubahan dari sistem berjalan Diagram Alir Data yang diusulkan terdiri dari
beberapa diagram yang masing masing menggambarkan tingkatan proses dalam
sistem yang diusulkan pada PT. Banua Energy Indonesia, sebagai berikut :
-
86
Gambar IV.8 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
-
87
Gambar IV.9 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan
-
88
Gambar IV.10 Diagram Detail 3.0 Sistem Akuntansi Usulan
-
89
4.4. Kamus Data (Data Dictionary) Sistem Akuntansi Usulan
A. Kamus Data Masukan
1. Data karyawan
Nama arus data : Data karyawan
Alias : Daftar Identitas pribadi karyawan
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus data : Karyawan - Proses 1.0
Proses 1.0 - file karyawan
file karyawan Proses 3.1
file karyawan Proses 3.2
file karyawan Proses 3.3
Penjelasan : Untuk mengetahui identitas pribadi karyawan
Periode : setiap ada karyawan baru
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
KARYAWAN *
Isi = { No + NIK + Nama + Kode Jabatan + Jabatan +
Alamat + Jenis kelamin + Agama + Tempat lahir +
Tgl Lahir + Telp + Tgl Masuk + Tgl Berhenti }
No * Terdiri dari 2 digit
-
90
@ NIK * Terdiri dari 5 digit *
Nama = Nama depan + Nama belakang
Kode jabatan * Terdiri dari 3 digit *
Jabatan * Terdiri dari 25 digit *
Alamat * Terdiri dari 120 digit *
Jenis kelamin * Terdiri dari 9 digit *
Agama * Terdiri dari 8 digit *
Tempat lahir * Terdiri dari 20 digit *
Tgl Lahir * Terdiri dari 8 digit *
Telp * Terdiri dari 13 digit *
Tgl masuk * Terdiri dari 8 digit *
Tgl berhenti * Terdiri dari 8 digit *
2. Nama arus data : Data Jabatan
Alias : Daftar tingkat jabatan
Bentuk data : Tampilan komputer
Arus data : file jabatan Proses 3.1
file jabatan Proses 3.2
file jabatan Proses 3.3
Penjelasan : Untuk mengetahui daftar tingkat jabatan
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
-
91
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
JABATAN *
Isi = { Kode Jabatan + Jabatan + Gaji pokok + Tarif Lembur
+ Tarif Potongan tidak hadir }13
@ Kode jabatan * Terdiri dari 3 digit *
Gaji pokok * Terdiri dari 9 digit *
Tarif lembur * Terdiri dari 6 digit *
Tarif potongan tidak hadir * Terdiri dari 6 digit *
3. Data Potongan
Nama arus data : Data potongan
Alias : Daftar potongan karyawan
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : file potongan proses 3.3
Penjelasan : Untuk mengetahui daftar potongan karyawan
Periode : setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
POTONGAN *
-
92
Isi = { No + No potongan + NIK + Nama + Jamsostek + Pph
21}
No * Terdiri dari 2 digit *
@ No potongan * Terdiri dari 3 digit *
NIK * Terdiri dari 5 digit *
Nama = Nama depan + Nama belakang
Jamsostek * Terdiri dari 7 digit *
Pph 21 * Terdiri dari 6 digit *
4. Data Perkiraan
Nama arus data : Data perkiraan
Alias : Daftar akun-akun penggajian
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : file perkiraan proses 5.0
Penjelasan : Untuk mengetahui akun-akun yang berkaitan dengan
penggajian
Periode : setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
PERKIRAAN *
Isi = { No perkiraan + Nama Perkiraan }
-
93
@ No perkiraan * Terdiri dari 4 digit *
Nama perkiraan * Terdiri dari 15 digit *
5. Data Detail Absensi
Nama arus data : Data detail absensi
Alias : Daftar hadir karyawan
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : Karyawan proses 2.0
Proses 2.0 file detail absen
Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran secara detail karyawan
Periode : Setiap hari kerja diisi oleh karyawan pada saat datang dan
pulang kerja
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
DETAIL ABSENSI*
Isi = Bulan + Tahun+ No Absen + NIK + Nama + { Tgl
Absen + Jam masuk + Jam keluar + Keterangan }
Bulan * Terdiri 9 digit *
Tahun * Terdiri dari 4 digit *
@ No Absen * Terdiri dari 5 digit *
Nama = Nama depan + Nama belakang
-
94
Tgl Absen * Terdiri dari 8 digit *
Jam masuk * Terdiri dari 5 digit *
Jam keluar * Terdiri dari 5 digit *
Keterangan * Terdiri dari 10 digit *
Footer = Jumlah {Sakit (hari) + Izin (hari) + Alpa (hari) +Lambat
(hari)+ Lembur (jam)+Tidak hadir (hari) + Hadir (hari) }n
Jumlah * Terdiri dari 18 digit *
Sakit (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Izin (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Alpa (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Lambat (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Lembur (jam)+ * Terdiri dari 2 digit *
Tidak hadir (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Hadir (hari) * Terdiri dari 2 digit *
6. Data Absensi
Nama arus data : Data absensi
Alias : Daftar hadir karyawan
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : Proses 2.0 file absen
file absen Proses 3.2
file absen Proses 3.3
Penjelasan : Untuk mengetahui daftar jumlah absensi karyawan
-
95
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
ABSENSI*
Isi = Bulan + Tahun+ No Absen + { NIK + Nama + Jumlah
{Sakit (hari) + Izin (hari) + Alpa (hari) +Lambat (hari)+
Lembur (jam)+Tidak hadir (hari) + Hadir (hari) }
Bulan * Terdiri 9 digit *
Tahun * Terdiri dari 4 digit *
@ No Absen * Terdiri dari 5 digit *
Nama = Nama depan + Nama belakang
Jumlah * Terdiri dari 18 digit *
Sakit (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Izin (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Alpa (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Lambat (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Lembur (jam)+ * Terdiri dari 2 digit *
Tidak hadir (hari) * Terdiri dari 2 digit *
Hadir (hari) * Terdiri dari 2 digit *
-
96
7. Data Jurnal
Nama arus data : Data Jurnal
Alias : Daftar jurnal penggajian
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : Proses 5.0 - file jurnal
File jurnal Proses 6.0
Penjelasan : Untuk mengetahui jurnal penggajian sebagai bukti
pengeluaran kas terhadap gaji
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
JURNAL *
Isi = Bulan + Tahun + { No + No Jurnal + Tgl Jurnal + No
Slip + Kode perkiraan + Nama perkiraan + Debet +
Kredit }
Bulan * Terdiri 9 digit *
Tahun * Terdiri dari 4 digit *
No * Terdiri dari 2 digit *
@ No Jurnal * Terdiri dari 6 digit *
Tgl Jurnal * Terdiri dari 8 digit *
-
97
No Slip * Terdiri dari 6 digit *
Kode perkiraan * Terdiri dari 4 digit *
Nama perkiraan * Terdiri dari 15 digit *
Debet * Terdiri dari 9 digit *
B. Kamus Data Keluaran
1. Slip gaji
Nama arus data : Slip gaji
Alias : Slip gaji karyawan
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : Proses 3.0 - file slip gaji
file slip gaji Proses 4.0
file slip gaji Proses 5.0
file slip gaji Proses 6.0
Penjelasan : Untuk mengetahui besar gaji yang diterima per karyawan
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 30 (tiga puluh) slip gaji
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
SLIP GAJI *
Isi = Bulan + Tahun + { No. Slip + Tgl Slip + NIK + Nama +
Kode jabatan + Jabatan + No potongan + No Absen +
-
98
Gaji pokok + Uang lembur + Tarif lembur + Jumlah
lembur + Gaji kotor + Potongan kehadiran + Tarif
potongan tidak hadir + Jumlah tidak hadir + Jamsostek +
Pph 21 + Gaji bersih + Terbilang }
Bulan * Terdiri 9 digit *
Tahun * Terdiri dari 4 digit *
@ No. Slip * Terdiri dari 6 digit *
NIK * Terdiri dari 5 digit *
Nama = Nama depan + Nama belakang
Kode jabatan * Terdiri dari 3 digit *
Jabatan * Terdiri dari 25 digit *
No potongan * Terdiri dari 3 digit *
No absen * Terdiri dari 5 digit *
Gaji pokok * Terdiri dari 9 digit *
Uang lembur * Terdiri dari 7 digit *
Tarif lembur * Terdiri dari 6 digit *
Jumlah lembur * Terdiri dari 2 digit *
Gaji kotor * Terdiri dari 9 digit *
Potongan kehadiran * Terdiri dari 7 digit *
Tarif potongan tidak hadir * Terdiri dari 6 digit *
Jumlah tidak hadir * Terdiri dari 2 digit *
Jamsostek * Tediri dari 7 digit *
-
99
Pph 21 * Terdiri dari 6 digit *
Gaji bersih * Terdiri dari 9 digit *
Terbilang * Terdiri dari 100 digit *
Footer = Dibuat oleh + Penerima + Ucapan
Dibuat oleh = Nama depan + Nama Belakang + Nama Jabatan
Penerima = Nama depan +Nama Belakang+ Nama karyawan
Ucapan * TERIMA KASIH *
2. Laporan gaji
Nama arus data : Laporan gaji
Alias : Daftar laporan gaji karyawan
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : Proses 6.0 Manajer Umum
Penjelasan : Untuk melaporkan daftar laporan gaji seluruh karyawan
yang sudah terlaksana
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
LAPORAN GAJI *
Isi = Bulan + Tahun + Tgl laporan gaji + {No. Slip + Tgl Slip
+ NIK + Nama + Kode jabatan + Jabatan + No potongan
-
100
+ No Absen + Gaji pokok + Uang lembur + Gaji kotor +
Potongan kehadiran + Jamsostek + Pph 21 + Gaji bersih
} + Total beban Gaji
Bulan * Terdiri 9 digit *
Tahun * Terdiri dari 4 digit *
Tgl laporan gaji * Terdiri dari 8 digit *
@ No. Slip * Terdiri dari 6 digit *
NIK * Terdiri dari 5 digit *
Nama = Nama depan + Nama belakang
Kode jabatan * Terdiri dari 3 digit *
Jabatan * Terdiri dari 25 digit *
No potongan * Terdiri dari 3 digit *
No absen * Terdiri dari 5 digit *
Gaji pokok * Terdiri dari 9 digit *
Uang lembur * Terdiri dari 7 digit *
Gaji kotor * Terdiri dari 9 digit *
Potongan kehadiran * Terdiri dari 7 digit *
Jamsostek * Tediri dari 7 digit *
Pph 21 * Terdiri dari 6 digit *
Gaji bersih * Terdiri dari 9 digit *
Total beban gaji * Terdiri dari 10 digit *
-
101
3. Laporan Pengeluaran kas
Nama arus data : Laporan pengeluaran kas
Alias : Daftar jurnal penggajian
Bentuk data : Tampilan Komputer
Arus Data : Proses 6.0 Manajer Umum
Penjelasan : Untuk mengetahui jurnal penggajian sebagai bukti
pengeluaran kas terhadap gaji
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 1 (satu) daftar
Struktur data = Header + Isi
Header : Judul
Judul * Banua Energy Indonesia
LAPORAN PENGELUARAN KAS *
Isi = Bulan + Tahun + Tgl laporan pengeluaran kas + { No +
No Jurnal + Tgl Jurnal + No Slip + Kode perkiraan +
Nama perkiraan + Debet + Kredit }
Bulan * Terdiri 9 digit *
Tahun * Terdiri dari 4 digit *
No * Terdiri dari 2 digit *
Tgl Laporan pengeluaran kas * Terdiri dari 10 digit *
@ No Jurnal * Terdiri dari 6 digit *
Tgl Jurnal * Terdiri dari 8 digit *
-
102
No Slip * Terdiri dari 6 digit *
Kode perkiraan * Terdiri dari 4 digit *
Nama perkiraan * Terdiri dari 15 digit *
Debet * Terdiri dari 9 digit *
Kredit * Terdiri dari 9 digit *
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Akuntansi Usulan
Dalam spesifikasi rancangan sistem usulan ini akan dibahas mengenai bentuk-
bentuk dokumen input, dokumen output, normalisasi, spesifikasi program serta
pembahasan mengenai struktur kode yang dipergunakan.
A. Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama : Data karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui identitas pribadi karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Kabag. keuangan
Frekuensi : Setiap ada karyawan baru
Media : Tampilan komputer
Jumlah : 1 (satu) daftar
Format : Lihat Lampiran C 1
2. Nama : Data Jabatan
Sumber : file Jabatan
Fungsi : Untuk mengetahui daftar tingkat jabatan
-
103
Tujuan : Kabag. keuangan
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran C 2
3. Nama : Data potongan
Sumber : file potongan
Fungsi : Untuk mengetahui daftar potongan karyawan
Tujuan : Kabag. keuangan
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran C 3
4. Nama : Data perkiraan
Fungsi : Untuk mengetahui akun-akun yang berkaitan dengan
penggajian
Sumber : file Perkiraan
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran C 4
5. Nama : Data Detail Absensi
Fungsi : Untuk mengetahui kehadiran secara detail karyawan
Sumber : Karyawan
-
104
Tujuan : Kabag. keuangan
Frekuensi : Setiap hari kerja diisi oleh karyawan pada saat datang dan
pulang kerja
Media : Mesin Absensi sidik jari
Format : Lihat Lampiran C 5
6. Nama : Data Absensi
Fungsi : Untuk mengetahui daftar jumlah absensi karyawan
Sumber : file absensi
Tujuan : Kabag. keuangan
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran C 6
7. Nama : Data Jurnal
Fungsi : Sebagai jurnal pengeluaran kas terhadap gaji
Sumber : file Jurnal
Tujuan : Kabag. keuangan
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran C 7
B. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama : Slip Gaji
Fungsi : Untuk mengetahui besar gaji yang diterima per
karyawan
-
105
Sumber : Kabag. Keuangan
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran D - 1
2. Nama dokumen : Laporan Gaji
Fungsi : Untuk melaporkan daftar laporan gaji seluruh
karyawan yang sudah terlaksana
Sumber : Kabag. Keuangan
Tujuan : Manajer Umum
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran D 2
3. Nama dokumen : Laporan pengeluaran kas
Fungsi : Untuk mengetahui jurnal penggajian sebagai bukti
pengeluaran kas terhadap gaji
Sumber : Kabag. keuangan
Tujuan : Manajer Umum
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Tampilan Komputer
Format : Lihat Lampiran D 3
-
106
C. Normalisasi File
Bentuk normalisasi yang penulis rancang dalam sistem usulan pada sistem
penggajian PT. Banua Energy Indonesia, sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized)
Gambar IV.11 Normalisasi Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
-
107
2. Bentuk Normal Pertama (1 NF / First Normal Form)
Gambar IV.12 Normalisasi Bentuk Normal Pertama (1NF / First Normal Form )
Keterangan :
* Candidate Key
-
108
3. Bentuk Normal Kedua (2 NF / Second Normal Form)
Keterangan :
* Primary Key
* * Foreign Key
One To One
One To Many
Gambar IV.13 Normalisasi Bentuk Normal Kedua (2NF / Second Normal Form)
-
109
4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF / Third Normalized Form)
Keterangan :
* Primary Key
* * Foreign Key
One To One
One To Many
Gambar IV.14 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga
(3NF / Third Normalized Form)
-
110
D. Spesifikasi File
Adapun spesifikasi file usulan pada bab ini adalah dengan menggunakan
Visual Basic 6.0 dengan nama database penggajian.mdb, sebagai berikut:
1. Spesifikasi File Karyawan
Nama File : File Karyawan
Akronim : Karyawan.frm
Tipe File : File Master
Fungsi : Untuk mengetahui identitas pribadi karyawan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 224 Byte
Kunci Field : nik
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.1 Spesifikasi File Karyawan
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 NIK nik Text 5 Primary Key
2 Nama nm Text 25 -
3 Alamat almt Text 120 -
4 Jenis Kelamin je_kel Text 9 -
5 Agama agma Text 8 -
6 Tempat Lahir t_lahir Text 20 -
-
111
7 Tanggal Lahir tgl_lahir Date/Time 8 -
8 Telp. tlp Number 13 -
9 Tanggal Masuk tgl_masuk Date/Time 8 -
10 Tanggal Berhenti tgl_berhenti Date/Time 8 -
2. Spesifikasi File Jabatan
Nama File : File abatan
Akronim : Jabatan.frm
Tipe File : File Master
Fungsi : Untuk mengetahui daftar tingkat jabatan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 50 Byte
Kunci Field : kd_jab
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.2 Spesifikasi File Jabatan
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 Kode Jabatan kd_jab Text 3 Primary Key
2 Jabatan jab Text 25 -
3 Gaji Pokok gapok Currency 9 -
4 Tarif Lembur t_lembur Currency 7 -
5 Tarif Potongan tidak hadir t_pottdkhdr Currency 6 -
-
112
3. Spesifikasi File Potongan
Nama File : File Potongan
Akronim : Potongan.frm
Tipe File : File Master
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data perkiraan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci Field : no_pot
Panjang Record : 16 Byte
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.3 Spesifikasi File Potongan
4. Spesifikasi File Perkiraan
Nama File : File Perkiraan
Akronim : Perkiraan.frm
Tipe File : File Master
Fungsi : Untuk mengetahui akun yang berkaitan dengan penggajian
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 No.Potongan no_pot Text 3 Primary Key
2 Jamsostek jamsos Currency 7 -
3 Pph 21 pph Currency 6 -
-
113
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci Field : kd_perkiraan
Panjang Record : 19 Byte
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.4 Spesifikasi File Perkiraan
5. Spesifikasi File Absensi
Nama File : File Absensi
Akronim : Absensi.frm
Tipe File : Transaksi
Fungsi : Untuk mengetahui kehadiran secara detail karyawan dan
secara jumlah keseluruhan absensi karyawan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci Field : no_absen
Panjang Record : 48 Byte
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 Kode Perkiraan kd_perkiraan Text 4 Primary Key
2 Nama Perkiraan nm_perkiraan Text 15 -
-
114
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.5 Spesifikasi File Absensi
6. Spesifikasi File Slip Gaji
Nama File : File Slip gaji
Akronim : Slip gaji.frm
Fungsi : Untuk mengetahui besar gaji yang diterima per karyawan
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 Nomor Absen no_absen Text 5 Primary Key
2 Tgl. Absen tgl_absen Date/Time 8 -
3 Jam Masuk j_masuk Date/Time 8 -
4 Jam Keluar j_keluar Date/Time 8 -
5 Keterangan ket Text 10 -
6 Sakit jml_sakit Number 2 -
7 Izin jml_izin Number 2 -
8 Alpa jml_alpa Number 2 -
9 Lambat jml_lambat Number 2 -
10 Lembur jml_lembur Number 2 -
11 Tidak Hadir jml_tdkhadir Number 2 -
12 Hadir jml_hadir Number 2 -
13 NIK nik Text 5 Foreign Key
-
115
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci Field : no_slip
Panjang Record : 162 Byte
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.6 Spesifikasi File Slip Gaji
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 No. Slip no_slip Text 6 Primary Key
2 Tgl. Slip tgl_slip Date/Time 8 -
3 Uang lembur u_lembur Currency 7 -
4 Gaji kotor gator Currency 9 -
5 Potongan kehadiran pot_kehadiran Currency 7 -
6 Gaji bersih gaber Currency 9 -
7 Terbilang terbilang Text 100 -
8 NIK nik Text 5 Foreign Key
9 Kode Jabatan kd_jab Text 3 Foreign Key
10 No. Potongan no_pot Text 3 Foreign Key
11 No. Absen no_absen Text 5 Foreign Key
7. Spesifikasi File Jurnal
Nama File : File Jurnal
Akronim : Jurnal.frm
-
116
Fungsi : sebagai jurnal pengeluaran kas terhadap gaji
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci Field : no_jurnal
Panjang Record : 42 Byte
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tabel IV.7 Spesifikasi File Jurnal
No. Description Akronim Tipe Panjang Ket
1 No. Jurnal no_jurnal Text 6 Prmary Key
2 Tgl. Jurnal tgl_jurnal Date/Time 8 -
3 Debet debet Currency 9 -
4 Kredit kredit Currency 9 -
5 No. Slip no_slip Text 6 Foreign Key
6 Kode Perkiraan kd_perkiraan Text 4 Foreign Key
F. Struktur Kode
Pemakaian kode bertujuan agar memudahkan dalam proses pemasukkan data,
sehingga waktu yang diperlukan sangat singkat dan mempercepat pencarian data
yang benar sesuai dengan kebutuhan (user). Adapun struktur kode yang diusulkan
oleh penulis adalah sebagai berikut:
-
117
1. NIK (Nomor Induk Karyawan)
Digunakan untuk pengkodean data karyawan yaitu lima digit yang terdiri dari tiga
digit untuk inisial perusahan dan dua digit untuk nomor urut karyawan.
Bentuk :
Nomor urut karyawan
Inisial perusahaan
Contoh :
Keterangan:
BEI = Banua Energy Indonesia
01 = Nomor urut Karyawan
2. Kode Jabatan
Digunakan untuk pengkodean data jabatan yaitu tiga digit yang terdiri dari satu
digit untuk inisial kode jabatan dan dua digit untuk nomor urut jabatan.
Bentuk :
Nomor urut jabatan
Inisial kode jabatan
Contoh :
Keterangan:
X X X X X
B E I 0 1
X X X
J 0 1
-
118
J = Inisial kode jabatan
01 = Nomor urut jabatan
3. Kode Potongan
Digunakan untuk pengkodean data potongan yaitu tiga digit yang terdiri dari satu
digit untuk inisial potongan dan dua digit untuk nomor urut potongan.
Bentuk :
Nomor Urut potongan
Inisial potongan
Contoh :
Keterangan :
P = Inisial potongan
01 = Nomor urut potongan
4. Kode Perkiraan
Digunakan untuk pengkodean data jurnal empat digit yang terdiri dari satu digit
untuk jenis akun, tiga digit untuk nomor urut akun.
Bentuk :
Nomor Urut aktiva lancar
Aktiva lancar
Contoh :
X X X
P 0 1
X X X X
1 0 1 1
-
119
Keterangan :
1 = Aktiva Lancar
011 = Nomor Urut Aktiva Lancar
5. Nomor Absensi
Digunakan untuk pengkodean data absensi yaitu lima digit yang terdiri dari dua
digit untuk inisial data absen dan tiga digit untuk nomor urut absen.
Bentuk
Nomor Urut Absen
Inisial Data Absensi
Contoh :
Keterangan :
AB = Inisial Absensi
001 = Nomor Urut Absensi
6. Nomor Jurnal
Digunakan untuk pengkodean data jurnal yaitu enam digit yang terdiri dari satu
digit untuk Inisial Jurnal, dua digit untuk inisial akun beban gaji dan tiga digit
untuk nomor urut jurnal beban gaji.
Bentuk :
Nomor Urut Jurnal beban gaji
Inisial Jurnal Beban Gaji
Inisial Jurnal
X X X X X
A B 0 0 1
X X X X X X
-
120
Contoh :
Keterangan :
J = Inisial Jurnal
BG = Inisial jurnal beban gaji
001 = Nomor urut Jurnal beban gaji
7. Nomor Slip Gaji
Digunakan untuk pengkodean slip gaji yaitu enam digit yang terdiri dari dua digit
untuk Inisial slip gaji dan empat digit untuk nomor urut slip gaji
Bentuk :
Nomor Urut slip gaji
Inisial slip gaji
Contoh :
Keterangan :
SG = Inisial slip gaji
1850 = Nomor urut slip gaji
F. Spesifikasi Program
Spesifikasi program menjelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi
program-program yang diusulkan. Tetapi sebelum dijelaskan program-program
tersebut terlebih dahulu digambarkan bentuk HIPO tentang hirarki program secara
J B G 0 0 1
X X X X X X
S G 1 8 5 0
-
121
keseluruhan. Adapun bentuk program HIPO sistem usulan tersebut adalah sebagai
berikut :
Gambar IV.15 Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output)
-
122
Untuk menampilkan Menu Utama langkah yang dapat dilakukan adalah dengan
membuka jendela Visual Basic 6.0, klik kanan pada tombol start, kemudian pilih
Explore, sorot Folder D : \ Penggajian, maka ada menu login, masukkan nama user
dan password pada login. Setelah itu akan muncul tampilan Menu Utama.
1. Spesifikasi Program Menu Login.
Nama program : Login.
Akronim : Login.frm
Fungsi program : Untuk masuk ke menu utama
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E -1
Proses program : Dengan mengisi user dan password
a. Klik Login : Untuk masuk ke menu utama
b. Klik Keluar : Untuk membatalkan masuk ke menu utama
2. Spesifikasi Program Menu Utama.
Nama program : Menu utama.
Akronim : Menu_utama.frm
Fungsi program :Untuk menampilkan pilihan menu utama sesuai
dengan pilihan menu utama yang ada
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 2
-
123
Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Utama yang telah
tersedia.
Menampilkan pilihan menu-menu utama:
1. Master
2. Transaksi
3. Laporan
4. Utility
5. Exit
3. Spesifikasi Program Menu Master.
Nama program : Master
Akronim : Master.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu master
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 3
Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Master.
Menampilkan pilihan menu-menu master:
a. Menu Karyawan : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
b. Menu Jabatan : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
c. Menu Potongan : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
d. Menu Perkiraan : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
-
124
4. Spesifikasi Program Menu Karyawan
Nama program : Karyawan
Akronim : Karyawan.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu karyawan.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : nik
Bentuk tampilan : Lampiran E - 4
Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Karyawan.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data karyawan
b. Klik Ubah : Untuk memperbaiki data karyawan
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data karyawan.
d. Klik Simpan : Untuk menyimpan data karyawan.
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu karyawan
f. Klik Lihat : Untuk melihat data karyawan
5. Spesifikasi Program Menu Jabatan
Nama program : Jabatan
Akronim : Jabatan.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu Jabatan.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : kd_jab
Bentuk tampilan : Lampiran E - 5
-
125
Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Jabatan.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data Jabatan.
b. Klik Ubah : Untuk memperbaiki data Jabatan.
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data Jabatan.
d. Klik Simpan : Untuk menyimpan data Jabatan.
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu Jabatan.
f. Klik Lihat : Untuk melihat data Jabatan
6. Spesifikasi Program Menu Potongan
Nama program : Potongan
Akronim : Potongan.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu Potongan.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : no_pot
Bentuk tampilan : Lampiran E - 6
Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Potongan.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data potongan.
b. Klik Ubah : Untuk memperbaiki data potongan.
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data potongan.
d. Klik Simpan : Untuk menyimpan data potongan.
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu potongan.
-
126
f. Klik Lihat : Untuk melihat data potongan.
7. Spesifikasi Program Menu Perkiraan.
Nama program : Perkiraan
Akronim : Perkiraan.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu perkiraan
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : no_perkiraan
Bentuk tampilan : Lampiran E - 7
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu perkiraan.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data perkiraan
b. Klik Ubah : Untuk memperbaiki data perkiraan
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data perkiraan
d. Klik Simpan : Untuk menyimpan data perkiraan
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu perkiraan
f. Klik Lihat : Untuk melihat data perkiraan
8. Spesifikasi Program Menu Transaksi.
Nama program : Transaksi
Akronim : Transaksi.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu transaksi.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
-
127
Bentuk tampilan : Lampiran E - 8
Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Transaksi.
Menampilkan pilihan menu-menu transaksi:
a. Menu Absensi : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
b Menu Slip gaji : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
c. Menu Jurnal : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut
9. Spesifikasi Program Menu Absensi
Nama program : Absensi
Akronim : Absensi.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu absensi.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : no_absen
Bentuk tampilan : Lampiran E - 9
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu Absensi
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Ubah : Untuk memperbaiki data absensi
b. Klik Hapus : Untuk menghapus data absensi
c. Klik Simpan : Untuk menyimpan data absensi
d. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu absensi
e. Klik Lihat : Untuk melihat data absensi
10. Spesifikasi Program Slip Gaji
Nama program : Slip Gaji
-
128
Akronim : Slip_Gaji.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan slip gaji
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : no_slip
Bentuk tampilan : Lampiran E - 10
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu Slip Gaji.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data Slip gaji
b. Klik Ubah : Untuk mengedit data Slip gaji
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data Slip gaji
d. Klik Simpan : Untuk Menyimpan data Slip gaji
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari Menu Slip gaji
f. Klik Lihat : Untuk melihat data Slip gaji
g. Klik Cetak : Untuk mencetak Slip gaji
11. Spesifikasi Program Jurnal
Nama program : Jurnal
Akronim : Jurnal.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan data jurnal.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : no_jurnal
Bentuk tampilan : Lampiran E - 11
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu jurnal.
-
129
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data Jurnal
b. Klik Ubah : Untuk mengedit data Jurnal
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data Jurnal
d. Klik Simpan : Untuk Menyimpan data Jurnal
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari Jurnal
f. Klik Lihat : Untuk melihat data Jurnal
12. Spesifikasi Program Menu Laporan
Nama program : Laporan
Akronim : Laporan.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan Laporan Gaji dan Laporan
Pengeluaran Kas
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 12
Proses program :Program menu laporan ini adalah program yang
mengendalikan hubungan antar menu gaji dan jurnal
pada menu transaksi.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Laporan Gaji
2. Laporan Pengeluaran Kas
-
130
13. Spesifikasi Program Menu Laporan Gaji
Nama program : Laporan Gaji
Akronim : Laporan _gaji.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan data gaji.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 13
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu laporan gaji.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data laporan gaji
b. Klik Ubah : Untuk mengedit data laporan gaji
c. Klik Hapus : Untuk menghapus data laporan gaji
d. Klik Simpan : Untuk Menyimpan data laporan gaji
e. Klik Keluar : Untuk keluar dari Menu laporan gaji
f. Klik Lihat : Untuk melihat data lapran gaji
g. Klik Cetak : Untuk mencetak lapran gaji
14. Spesifikasi Program Menu Laporan Pengeluaran Kas
Nama program : Laporan Pengeluaran Kas
Akronim : Laporan_Pengeluaran_Kas.frm
Fungsi program : Untuk menampilkan laporan Pengeluaran Kas
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
-
131
Bentuk tampilan : Lampiran E - 14
Proses program :Dengan mengklik Laporan Pengeluaran Kas
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Tambah : Untuk memasukkan data Laporan Pengeluaran Kas
b. Klik Ubah : Untuk mengedit data Laporan Pengeluaran Kas
c. Klik Simpan : Untuk Menyimpan data Laporan Pengeluaran Kas
d. Klik Hapus : Untuk menghapus data Laporan Pengeluaran Kas
e. Klik Cetak : Untuk mencetak data Laporan Pengeluaran Kas
f. Klik Keluar : Untuk keluar dari Menu Laporan Pengeluaran Kas
15. Spesifikasi Program Menu Utility
Nama program : Utility.
Akronim : Utility.frm
Fungsi program : Untuk menjaga keamanan data
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 15
Proses program : 1. Jalankan program menu utama lalu pilih menu
utility.
2. Setelah memilih sub menu utility tekan enter atau
klik untuk memilih sub menu.
16. Spesifikasi Program Menu Back Up
Nama program : Back Up.
-
132
Akronim : Back Up.frm
Fungsi program : Untuk membuat file yang akan diback up.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 16
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu back up.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik Browse : Untuk mencari tempat memback up data
b. Klik Backup : Untuk memback up
c. Klik Exit : Untuk keluar dari form back up
17. Spesifikasi Program Menu Exit
Nama program : Exit
Akronim : Exit.frm
Fungsi program : Untuk keluar dari program menu utama.
Bahasa program : Visual Basic 6.0
Index Program : -
Bentuk tampilan : Lampiran E - 17
Proses program : Dengan melakukan klik pada menu exit.
Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Klik exit maka akan keluar perintah Yakin Anda Ingin Keluar?
b. Jika ingin keluar dari menu utama klik Yes jika tidak maka klik No.
-
133
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Spesifikasi sistem komputer menjelaskan tentang penggunaan dari perangkat
keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam sistem
usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.
A. Umum
Suatu sistem dapat dikatakan baik dan dapat berhasil dipakai atau diterapkan
jika didukung oleh beberapa unsur-unsur seperti perangkat keras (Hardware),
perangkat lunak (Software) dan juga pemakai (Brainware). Diantara unsur-unsur
tersebut adalah peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi
yang diusulkan, artinya memiliki kemampuan yang cukup baik bagi sistem yang
diusulkan. Sehingga suatu sistem tidak akan berhasil diterapkan dengan efektif jika
tidak didukung oleh sarana dan prasaranan yang baik pula. Sarana dan prasarana yang
dimaksud bukan berarti harus dengan harga atau merk tertentu, melainkan dapat
berintegrasi dengan baik satu sama lain dari sistem yang ada, agar kelak dikemudian
hari sistem ini dapat berjalan dengan baik.
B. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras adalah sebuah komponen perangkat keras dari suatu sistem
komputer dan perangkat lain yang menunjang kegiatan dari komputer. Adapun
komponen-komponen yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatannya adalah
sebagai berikut:
1. Processor : Pentium 4 2.0 GHZ
2. RAM : 2 GB
-
134
3. Harddisk : 80 GB
4. CD ROM : 700 RPM
5. Mouse : Standard mouse
6. Keyboard : 108 Keys
7. Monitor : 17
8. Printer : Dotmatrik
C. Perangkat Lunak (Software)
Teknologi perangkat keras tidak akan berfungsi tanpa adanya perangkat lunak.
Perangkat lunak merupakan bagian dari sistem pengolahan data yang digunakan
untuk mengkaitkan fungsi dari perangkat keras komputer.
Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Sistem operasi (Operating System)
Merupakan jenis perrangkat lunak yang terpenting dalam pengolahan data karena
tanpa adanya sIstem operasi tersebut sebuah komputer tidak dapat digunakan.
Kegunaan sistem operasi ini untuk mengatur peralatan input dan output agar
berfungsi sebagaimana mestinya dan system operasi yang digunakan penulis
adalah Windows XP
2. Paket Program (Application Program)
Paket Program adalah suatu bahasa pemrograman yang dapat digunakan dan
dimengerti oleh suatu aplikasi. Dalam penulisan tugas akhir ini, paket program
yang penulis gunakan adalah Microsoft Basic 6.0 sebagai bantuan database yaitu
bahasa pemrograman yang berorientasi pada objek OOP (Object Oriented
-
135
Programming) artinya sebuah program aplikasi yang disusun berdasarkan objek-
objek.
D. Konfigurasi Sistem Komputer
Konfigurasi sistem komputer digunakan untuk memperjelas spesifikasi
komputer yang diusulkan oleh penulis. Oleh karena itu penulis akan menyertakan
gambar konfigurasi komputer tersebut adalah sebagai berikut:
MONITOR LCD
17
Printer
Dotmetrik
Harddisk 80 GB
Gambar IV.16 Konfigurasi Sistem Komputer
-
136
4.7 Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi merupakan rencana yang menjelaskan segala sesuatu
tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi komputerisasi sistem
Penggajian pada PT. Banua Energy Indonesia. Pada tahap ini dibutuhkan rencana
implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan
penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem
yang direncanakan ini adalah sebagai berikut:
1. Analisa Sistem
Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang
ada. Dengan tujuan mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang
ada pada perusahaan tersebut sehingga mengurangi kesalah pahaman antara
sistem yang diusulkan dengan sistem yang berjalan. Analisa sistem yang
membutuhkan waktu dua minggu yaitu minggu pertama dan minggu kedua pada
bulan pertama.
2. Penyiapan Data File dan membuat File
Dalam beberapa kasus perlu dikumpulkan data baru dan dalam kasus lain data
yang telah dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem yang baru.
Membuat file merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menghasilkan file yang
dilakukan dengan cara merekam data data pada saat penyiapan file. Penyiapan
data file dan pembuatan file ini membutuhkan waktu tiga minggu yaitu minggu
kedua, ketiga, dan keempat pada bulan pertama.
-
137
3. Pembuatan Program dan Tes Program.
Pembuatan program dari sistem yang akan dikomputerisasi harus dilakukan
secara baik dan melihat dari kebutuhan pada bidang tersebut. Pembuat program
yang baik akan menghasilkan program yang dapat dioperasikan dengan mudah
sesuai dengan masalah dan kebutuhan yang harus dikerjakan. Setelah pembuatan
program dilakukan, maka tes pada program tersebut juga harus dilakukan mulai
dari tes awal masing-masing program hingga keseluruhan dari sistem program.
Maksud dari pengetesan program ini untuk menyakinkan bahwa elemen atau
komponen sistem telah berfungsi dengan baik. Untuk pembuatan program dan tes
program ini memerlukan waktu selama tiga minggu yaitu minggu ketiga, keempat
pada bulan pertama dan minggu pertama pada bulan kedua.
4. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu bagi pengguna atau
pemakai untuk mengetahui atau memahami lebih lanjut akan sistem
pengoperasian komputer, pengisian file data dan proses pembuatan laporan
sampai pemeliharaan sistem yang harus dilakukan dan kegiatan ini memerlukan
waktu selama dua minggu yaitu minggu kedua dan ketiga pada bulan kedua.
5. Penyuluhan atau Training calon User
Pada tahap ini pelatihan dimaksudkan agar pemakai (user) mengetahui prosedur
kerja yang dijalankan, selain itu pula pengenalan lebih lanjut pada pemakai
mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk menggantikan
sistem yang lama yang sedang berjalan. Pada tahap ini memerlukan waktu selama
-
138
dua minggu yaitu minggu keempat pada bulan kedua dan minggu petama pada
bulan ketiga.
6. Tes Sistem.
Tes sistem merupakan kegiatan menguji kelayakan dari sistem usulan secara
keseluruhan dan dilakukan oleh analis sistem atau pembuat program. Untuk tes
sistem ini memerlukan waktu selama dua minggu yaitu minggu kedua dan
minggu ketiga pada bulan ketiga.
7. Peralihan sistem
Kriteria penentu waktu untuk peralihan sistem adalah sebagai berikut:
a. Peralihan sistem dapat dilakukan sesuai dengan kegiatan yang ada
b. Penulis memakai peralihan system dimana pengoperasian sistem usulan
diterapkan bersama sama dengan sistem yang berjalan.
c. Setelah melihat bahwa kondisi system usulan dapat diterapkan dengan baik,
sistem yang berjalan langsung dihentikan. Peralihan sistem yang penulis
usulkan membutuhkan waktu tiga minggu yaitu minggu ketiga dan keempat
pada bulan ketiga dan minggu pertama pada bulan keempat.
8. Operasi dan Evaluasi
Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara
penuh. Selama beroperasinya sistem yang baru ini akan dilakukan evaluasi untuk
mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem tersebut agar pada pembangunan
sistem selanjutnya dapat diperbaiki. Kegiatan ini membutuhkan waktu tiga
-
139
minggu yaitu pada minggu kedua, ketiga, dan keempat pada bulan keempat dan
seterusnya.
Adapun bentuk table dari jadwal implementasi adalah sebagai berikut:
Tabel IV.8 Jadwal Implementasi
No Nama Kegiatan
Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Analisa Sistem
2. Penyiapan Data File dan
membuat File
3 Pembuatan data dan
Pengetesan Program
4 Pembuatan Buku dan
Petunjuk Operasi.
5 Penyuluhan dan Training
User
6 Tes Sistem
7. Peralihan Sistem
8. Operasional dan Evaluasi