Download - Prosedur Audit Internal
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
1/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 1/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
PENGESAHAN
URAIAN NAMA & JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH IR. PURNOMO
KETUA TIM TEKNIS POKJA SMM
DIPERIKSA OLEH IR. CHAERUL TAHER, M.Sc
SESDITJEN BINA MARGA
DISAHKAN OLEH
IR. DJOKO MURJANTO, M.Sc
DIREKTUR JENDERAL BINAMARGA
STATUS DOKUMEN
NO. DISTRIBUSI
TANGGAL
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
2/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 2/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
SEJARAH DOKUMEN
TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN
21 Maret 2011 Prosedur Audit Internal ini
diterbitkan perdana
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
3/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 3/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI
NOMORUNIT KERJA
UNIT KERJA NOTASI
001 Sekretariat Ditjen BM SDBM
002 Direktorat Bina Program DITBP
003 Direktorat Bina Teknik DITBT004 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I DITBPW-I
005 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II DITBPW-II
006 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III DITBPW-III
007 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I BBPJN I
008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II BBPJN II
009 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional III BBPJN III
010 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV BBPJN IV011 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V
012 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI BBPJN VI
013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII BBPJN VII
014 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional VIII BPJN VIII
015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX BPJN IX
016 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional X BBPJN X
017 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI BBPJN XI
Catatan :
Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan
Nasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi pada
unit unit yang berada dibawah koordinasinya.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
4/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 4/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
1. Ruang Lingkup :
Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di lingkungan Direktorat
Jenderal Bina Marga
2. Tujuan :
2.1 Memberikan panduan Kegiatan Audit Internal sesuai dengan persyaratan Sistem
Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.
2.2 Agar seluruh unit kerja/unit pelaksana memiliki perangkat untuk melakukan
pemantauan dan pengukuran dan menilai kesesuaian terhadap penerapan Sistem
Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.
2.3 Agar Manajemen Puncak disetiap Unit Kerja mampu melakukan perbaikan/
perubahan/peningkatan kinerja organisasinya dengan memanfaatkan perangkat
Pemeriksaan Internal/Audit Internal.
2.4 Untuk mengetahui pencapaian kinerja diseluruh unit kerja kegiatan yang menjadi
tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Bina Marga
2.5 Mengetahui dan memelihara kepastian terhadap kemampuan pemasok.
3. A c u a n :
Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan
Umum.
4. Definisi :
4.1. Audit :
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah
terpenuhi.
4.2.
Kriteria Audit :
Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
5/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 5/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
4.3. Bukti Audit :
Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi.
4.4.
Temuan Audit :
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.
4.5.
Kesimpulan Audit :
Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan semua temuanaudit.
4.6. Klien Audit :
Organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit.
Kemampuan yang diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan.
4.7. Audit Pihak Kedua.
Audit yang dilaksanakan oleh Pengguna Jasa yang dilakukan kepada Penyedia Jasa untuk
memastikan kesesuaian terhadap Standar atau ketentuan lain yang berlaku, berdasarkanSistem Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.
4.8.
Pakar Teknis :
Orang (auditor) yang menyediakan pengetahuan khusus atau pakar dalam bidang yang
diaudit.
5. Ketentuan Umum ;
5.1Persyaratan Auditor Sistem Manajemen Mutu.
Auditor yang digunakan untuk pelaksanaan Audit Internal sekurang-kurangnya :
1) Telah mengikuti sosialisasi/bimbingan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ditingkat
Unit Kerja/diluar Unit Kerja bersangkutan.
2) Telah mengikuti bimbingan/pelatihan Auditor SMM sekurang-kurangnya 1(satu)
kali baik ditiingkat Unit Kerja maupun diluar Unit Kerja bersangkutan.
5.2Penyelenggaraan Audit.
Kegiatan Pelaksanaan Audit mengacu kepada Bagan Alir Kegiatan Audit Butir 7.1
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
6/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 6/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
dokumen ini.
5.3Program Audit Tahunan .
5.3.1 Program Audit tahunan disusun oleh Wakil Manajemen bersama Tim Auditor
dan disetujui oleh Pimpinan Puncak pada setiap awal tahun anggaran dengan
menggunakan formulir F : 01/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.
5.3.2 Penyelenggaraan Audit sekurang kurangnya dilaksanakan 6(enam) bulan
sekali.
5.4Pelaksanaan Audit.
5.4.1 Surat Pemberitahuan.
Sebelum kegiatan Audit dilaksanakan harus didahului dengan surat
pemberitahuan (F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.) oleh Pimpinan Puncak
kepada pihak yang akan diaudit, dengan dilampiri jadwal pemeriksaan yang
disusun oleh Wakil Manajemen (F : 02/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.).
5.4.2 Rapat Pembukaan.
Rapat pembukaan dilakukan dengan tujuan menginformasikan Rencana Audit,
memberikan ringkasan bagaimana kegiatan audit akan dilakukan, menetapkan
tata cara komunikasi, memberi kesempatan kepada auditee untuk konfirmasi.
Rapat pembukaan harus dihadiri oleh setidaknya oleh Pimpinan Unit Kerja/Unit
Pelaksana, Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen serta pihak pihak yang akan
diaudit.
Rapat pembukaan dapat terdiri atas kegiatan ;
o Perkenalan anggota tim audit dan uraian tugasnya
o Sasaran, lingkup dan kriteria yang digunakan
o Konfirmasi jadual audit dan pengaturan lainnya dengan auditee
o Konfirmasi jalur komunikasi formal dengan auditee
o Auditee akan menerima informasi perkembangan audit
o Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas
o Konfirmasi yang terkait dengan kerahasiaan
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
7/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 7/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
o Konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat dan keamanan
o Konfirmasi ketersediaan, peranan dan identitas pemandu
o Metode pelaporan audit dan katagori ketidaksesuaian
o Informasi sistem banding pada pelaksanaan dan kesimpulan audit
o Pembahasan hasil audit sebelumnya.
5.4.3
Pelaksanaan pemeriksaan,
Selama Audit, informasi yang relevan dikumpulkan dengan pengambilan contohperwakilan yang sesuai dan sebaiknya diverifikasi.
Metode untuk mengumpulkan informasi :
o Wawancara, dengan pelaku kegiatan.
o Observasi pada kegiatan atau obyek yang ditinjau.
o Tinjauan terhadap dokumen dokumen yang ada relevansinya dengan maslah yang
sedang diamati.
5.4.4 Katagori dan Penyusunan Hasil Pemeriksaan
Hasil pemeriksaan Audit Internal dikatagorikan sebagai berikut ;
a. Katagori temuan/hasil pemeriksaan.
Ketidaksesuaian Mayor : Temuan hasil pemeriksaan yang menunjukkan
terdapatnya cukup bukti bahwa PR, PP, IK dan DS
tidak diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan,
yang akan menyebabkan atau telah menyebabkan
tidak terpenuhinya persyaratan.
Ketidaksesuaian Minor : Temuan hasil pemeriksaan yang menunjukkanterdapatnya cukup bukti bahwa PR, PP, IK dan DS
diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan tidak
konsisten/tidak lengkap atau sistem mutu masih
ada kekurangan namun tidak mendasar.
Catatan Observasi : Temuan hasil pemeriksaan yang dimunculkan
untuk mendapatkan perhatian lebih atau
peningkatan sistem manajemen mutu (yang tidak
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
8/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 8/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
tergolong pada katagori ketidaksesuaian mayor
ataupun minor).
Catatan :
Setiap hasil pemeriksaan dicatat dalam formulir
yang sesuai dengan katagori hasil temuannya.
b. Perumusan dan Penyusunan Hasil Pemeriksaan ;Perumusan dilakukan sebelum penyusunan hasil audit
o Tinjauan temuan audit dan informasi lain yang dikumpulkan selama audit
o Menyepakati kesimpulan audit.
o Menyiapkan rekomendasi.
o Mendiskusikan tindak lanjut, bila dicakup dalam rencana audit
Penyusunan hasil pemeriksaan disusun dengan urutan sebagai berikut
Lembar Pemeriksaan ( F : 03/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
Rekapitulasi Temuan Audit ( F : 04/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
Ketidaksesuaian Mayor ( F : 05/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
Ketidaksesuaian Minor ( F : 05/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
Catatan Observasi ( F : 06/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
5.4.5
Rapat Penutupan
Rapat penutupan setidaknya dihadiri oleh personil yang terlibat pada saat rapat
pembukaan, kegiatan yang wajib dilakukan pada saat rapat penutupan adalah ;
o Ucapan terima kasih atas keterlibatan dan konstribusi klien audit dan para
auditeenya.
o Mempresentasikan temuan audit dan evaluasi temuan audit.
o Menyampaikan hal-hal positif yang dimiliki oleh klien audit selama kegiatan audit.
o Menyampaikan ketidaksesuaian & observasi yang ditemukan.
o Mendiskusikan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan, dan memberikan
penggandaan hasil pemeriksaan (Ketidaksesuaian/Catatan Observasi) kepada
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
9/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 9/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
unit kerja yang diperiksa (klien audit) saat rapat penutupan untuk dipedomani
sebelum laporan hasil audit diterima.
o Membuka kesempatan pertanyaan.
o Penutupan.
5.5
Penyampaian Laporan Audit.
o Laporan Audit harus disampaikan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil
Manajemen selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah kegiatan auditberakhir.
o Tembusan/tindasan Laporan Audit disampaikan kepada unit kerja yang diperiksa
(klien audit) selambat lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah kegiatan
berakhir.
5.6Biodata Ketua Tim Audit dan Auditor.
Biodata Ketua Tim Audit dan Auditor harus dipelihara dan diperbarui, setiap kali
mendapatkan penugasan audit catatan harus segera dibubuhkan kedalam lembar
Biodata Auditor formulir (F : 07/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
6. Kondisi Khusus ;
Apabila pihak auditee karena sesuatu hal belum siap dilakukan audit, maka pihak
auditee dapat mengajukan usulan penjadwalan kembali kepada auditor namun
harus tetap memenuhi batasan waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan oleh
auditor.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
10/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 10/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
7. Tata cara/Bagan Alir
7.1 Bagan Alir
PIMPINANPUNCAK
PENGELOLA AUDITINTERNAL
WAKILMANAJEMEN
TIM AUDIT AUDITEE KETERANGAN
MENYUSUNPROGRAM AUDIT
CEK
SURATPemberitahuan
RAPATPERSIAPAN
PELAKSANAAN AUDIT
Rapat Pendahulauan Audit Perumusan Penyusunan Hasil Pemeriksaan Rapat Penutupan
EVALUASI &PEMELIHARAAN
RANGKUMLAPORAN AUDIT
DisposisiTindak Lanjut
LaporanAUDIT
LAPORANTINDAKANPERBAIAKN
PEMBINAAN
MENYUSUN JADWAL AUDIT
SUSUNLaporan
TINDAKANPERBAIKAN
1
2
3
4 5
6
79
10 11
12
RAPATPERSIAPAN
MENERIMALAPORAN
8
Ya
Tdk
REKOMENDASI
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
11/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 11/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
7.2 Tugas dan Tanggung Jawab pada Pengelolaan/Penyelenggaraan Audit.
7.2.1 Wakil Manajemen, Kegiatan 1.
o Bersama sama Pengelola Audit menyusun Jadwal Program Audit
tahunan dengan menggunakan formulir (F : 01/DJBM/SMM/PR/03 Rev.
: 00).
o Meminta persetujuan kepada Pimpinan Puncak.
Kegiatan 3, (Menyusun Jadwal Audit).
o Bersama sama Pengelola Audit Internal menyusun jadwal audit,
meyangkut masalah jadwal kunjungan, pemilihan auditor dan jadwal
penugasannya, metode pelaksanaan audit dan hal lain yang dianggap
perlu.
o Menyampaikan Jadwal Audit kepada Pimpinan Puncak dan
mengusulkan pelaksanaan audit.
Kegiatan 5, (Rapat Persiapan).
o Bilamana diperlukan dapat mengadakan rapat persiapan bersama
Pengelola Audit Internal untuk konsolidasi dan konfirmasi waktu
kunjungan kepada auditee yang menyangkut personil, data, tempat,
waktu, kebutuhan bahan yang harus dipersiapkan auditee.
Kegiatan 9, (Susun dan Rangkum Laporan).
o Menerima tembusan laporan kegiatan Audit dari Pengelola Audit
Internal.
o Merangkum laporan kegiatan Audit, membubuhkan rekomendasi dan
catatan serta melaporan kepada Pimpinan Puncak.Kegiatan 12, (Evaluasi Penyelenggaraan Audit dan Pemeliharaan).
o Mengevaluasi keefektifan pelaksanaan Audit.
o Memelihara hasil kegiatan audit.
o Menyampaikan hasil kegiatan audit sebagai salah satu masukkan untuk
penyelenggaraan Tinjauan Manajemen.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
12/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 12/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
7.2.2 Pimpinan Puncak, Kegiatan 2.
o Memeriksan substansi usulan Program Audit tahuan, memberikan
persetujuan.
Kegiatan 4, (Surat Pemberitahuan Audit).
o Atas dasar usulan Wakil Manajemen (kegiatan 3) membuat surat
pemberitahuan penyelenggaraan Audit ditujukan kepada seluruh klien
audit dengan tembusan kepada Wakil Manajemen dan kepadaPengelola Audit serta Manajemen Puncak.
Kegiatan 10, (Rekomendasi Tindak Lanjut).
o Menerima Laporan hasil Audit, memberikan komentar/rekomendasi bila
perlu, untuk ditindak lanjuti oleh Wakil Manajemen.
7.2.3 Pengelola Audit, Kegiatan 1.
o Pengelola Audit bersama sama Wakil Manajemen menyusun Jadwal
Program Aaudit tahunan dengan menggunakan formulir (F : 01/DJBM/
SMM/PR/03 Rev. : 00).
Kegiatan 3, (Menyusun Jadwal Audit).
o Bersama sama Wakil Manajemen, Pengelola Audit Internal menyusun
jadwal audit, meyangkut masalah jadwal kunjungan, pemilihan auditor
dan jadwal penugasannya, metode pelaksanaan audit dan hal lain yang
dianggap perlu.
7.2.4 Pengelola Audit.
Kegiatan 5, (Rapat Persiapan)
o Bilamana diperlukan dapat mengadakan rapat persiapan bersama
Wakil Manajemen untuk konsolidasi dan konfirmasi waktu kunjungan
kepada auditee yang menyangkut personil, data, tempat, waktu,
kebutuhan bahan yang harus dipersiapkan auditee.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
13/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 13/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Kegiatan 6, (Pelaksanaan Audit).
o Melaksanakan kegiatan Audit dilokasi kegiatan bersama sama Auditee
dengan tahapan kegiatan sbb;
o Rapat Pendahuluan.
o Pelakasanaan pemeriksaan.
o Perumusan.
o Penyusunan hasil pemeriksaan.
o Rapat Penutupan.
Kegiatan 7, (Menyusun Laporan Audit).
o Ketua Tim Audit menyusun laporan seluruh hasil penyelenggaraan
Audit , mengirimkan Laporan Hasil Audit kepada Pimpinan Puncak.
Kegiatan 8, (Menerima Laporan Audit).
o Menerima Laporan dari Tim Audit Internal.
o Meneruskan Laporan kepada Pimpinan Puncak.
7.2.5 Auditee, Kegiatan 6.
Setelah menerima pemberitahuan, auditee berkewajiban untuk
menyiapkan personil, data, tempat kegiatan dan bahan-bahan lain yang
diperlukan.
Auditee memiliki tugas sebagai berikut :
o Mengikuti kegiatan pelaksanaan audit dalam rapat pembukaan,
kegiatan audit dan rapat penutupan.
o Memberikan jawaban bila ada pertanyaan.
o Memberikan data yang dibutuhkan/diminta oleh auditor.
o Menunjukkan tempat-tempat yang akan diperiksa oleh auditor.
o Membuat catatan perbaikan bila ada temuan atau memberikan
konfirmasi pada temuan yang bersifat observasi dengan menggunakan
formulir yang telah disediakan.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
14/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 14/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Kegiatan 11, (Tindakan Perbaikan)
o Melakukan tindakan perbaikan sesuai yang dinyatakan dalam hasil
audit yang dituangkan dalam formulir ketidaksesuaian yang
disampaikan Tim Audit.
o Membuat Laporan kepada Pengelola Audit Internal tentang status hasil
perbaikan pada saat jatuh tempo perbaikan yang telah disepakati.
8. Bukti Kerja
8.1 Program Audit Tahunan.
8.2 Surat Pemberitahuan Audit & Jadwal Audit.
8.3 Laporan Kegiatan Audit.
8.3 Biodata Auditor.
9. Lampiran
9.1 Program Audit Tahunan, F : 01/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.
9.2
Jadwal Kegiatan Audit, F : 02/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.9.3 Lembar Pemeriksaan, F : 03/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.
9.4 Rekapitulasi Temuan Audit, F : 04/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.
9.5 Formulir Ketidaksesuaian, F : 05/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. :00.
9.6 Formulir Catatan Observasi, F : 06/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. :00.
9.7 Biodata Auditor, F : 07/DJBM/SMM/PR/03 Rev. :00.
9.8 Contoh Surat Pemberitahuan Audit, F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. :00.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
15/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 15/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.1
PROGRAM AUDIT TAHUNAN
(F : 01/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NO. KLIEN AUDITTAHUN . . . . . . .
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Disusun oleh
( . . . . . . . . . . . . . . . ) ( . . . . . . . . . . . . . . . )
Wakil Manajemen Pengelola Audit InternalMenyetujui
( . . . . . . . . . . . . . . . . .)
Pimpinan Puncak
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
16/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 16/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.2
JADWAL KEGIATAN AUDIT.
(F : 02/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NO Tgl/Hari Kegiatan
Auditee
Auditor KeteranganUnit Kerja Penanggung
Jawab
Disusun oleh :
( . . . . . . . . . . . . . . . ) ( . . . . . . . . . . . . . . . . . )
Wakil Manajemen Pengelola Audit Internal
Menyetujui
( . . . . . . . . . . . . . . . . .)
Pimpinan Puncak
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
17/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 17/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.3
CONTOH:
LEMBAR PEMERIKSAAN
(F : 03/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)
UNIT KERJA :
BBPJN IV
NAMA BAGIAN/BIDANG/SUBDIT YG DIPERIKSA :
Bidang Pelaksanaan, Seksi Preservasi
Tanggal
Pemeriksaan
NO HASIL PEMERIKSAAN CATATAN
SARAN : Tanda TanganAuditor
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
18/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 18/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.4
REKAPITULASI TEMUAN AUDIT
(F : 04/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NONAMA UNIT
YG DIPERIKSA
TEMUANAUDITOR
TARGET WAKTU
PENYELESAIANKET
Katagori Jumlah
Disusun Oleh ;
( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . )
Pengelola Audit Internal
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
19/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 19/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.5
CONTOH :
KETIDAKSESUAIAN
(F : 05/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)
Unit Kerja :
BBPJN IV
Nama Unit Yang diperiksa :
Bidang Pelaksanaan, Seksi Preservasi
Tanggal Pemeriksaan :
. . . . . . . . . . . . . . . . .
Halaman . . . . . . . dari . . . . . . . . .
Uraian Ketidaksesuaian :
Klausul :
Katagori Temuan : Mayor/Minor (*)
Auditor : Auditee :
N a m a : N a m a :
Tanda tangan : Tanda tangan :
Rencana Tindakan Perbaikan : Target tgl penyelesaian :
Auditee : Tanda tangan Auditee :
Verifikasi Tindakan Perbaikan
Tidakan Perbaikan diverifikasi oleh : Tanda tangan :
Tanggal :
(*) Lingkari salah satu katagori temuan yang sesuai.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
20/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 20/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.6
CONTOH :
CATATAN OBSERVASI
(F : 06/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)
Unit Kerja :
BBPJN IV
Nama Unit yang diperiksa :Bidang Pelaksanaan, Seksi Preservasi
Tanggal Pemeriksaan :
. . . . . . . . . . . . . . . . .
Halaman . . . . . . . dari . . . .
HASIL OBSERVASI KRITERIA(ACUAN) KETERANGAN
A u d i t o r :
Tanda tangan :
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
21/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 21/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.7
BIODATA AUDITOR
(F : 07/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NOTANGGAL
PEMERIKSAAN
DURASI
(HARI)
UNIT KERJA
AUDITEEJABATAN DLMPEMERIKSAAN
JMLH
AUDITORKETERANGAN
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Keterangan :
(1) s/d (4) dan (7) - Jelas.
(5) Tulis Koordinator atau Auditor
(6) Cantumkan jumlah personil yang bertugas pada saat yang sama dalam satu tim,
termasuk personil ybs.
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
22/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 22/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.8
FORMAT SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT
(F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00)
KOP SURAT UNIT KERJA
Nomor : . . . . . . . . . . . . . .Lampiran : . . . . . . . . . . . . . .
Kepada Yth.
1. . . . . . . . .
2. . . . . . . . .
3. . . . . . . . . dst.
Di Tempat
Perihal : Pelaksanaan Audit.
Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum dilingkungan
............(Sebutkan Unit Kerjanya) ............. , bersama ini kami sampaikan informasi mengenai
rencana penyelenggaraan Audit ke............. sbb :
1. Penyelenggaraan Audit akan dilaksanakan pada tanggal ....... s/d ......... sesuai jadwal
terlampir.
2.
Pengelola Audit Internal yang akan melaksanakan tugas pemeriksaan/audit ini adalah :Koordinator Auditor Internal : . . . . . . . . .
Auditor terdiri dari : 1. . . . . . . . . .
2. . . . . . . . . .
3. . . . . . . . . . dst.
3. Kriteria Audit Internal ini adalah :
-
7/23/2019 Prosedur Audit Internal
23/23
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 23/23
No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
o Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen PekerjaanUmum.
o Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga.
o Dokumen Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga.
4. Biaya yang timbul akibat diselenggarakannya kegiatan ini dibebankan pada Anggaran
......................................... tahun anggaran ........
5. Laporan Hasil Audit Disampaikan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil Manajemen
selambat lambatnya 10 hari kerja setelah tanggal berakhirnya kegiatan audit, tindasanLaporan disampaikan kepada Klien Audit selambat lambatnya 14 hari kerja setelah tanggal
berakhirnya kegiatan audit.
Sehubungan dengan rencana Kegiatan Audit tersebut, dan demi tercapainya sasaran kegiatan
ini diharapkan kesediaan dan kerja sama seluruh pihak terkait untuk melaksanakan kegiatan
ini dengan sebaik baiknya, dan mempersiapkan bukti bukti penerapannya.
Demikian disampaikan, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
......................, .................20....
Tembusan :
- Wakil Manajemen.
- Pengelola Audit Internal
( . . . . . . . . . . . . . . . . . )
Pimpinan Puncak