Download - Presentasi Laporan Magang Sebay
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
1/39
GAMBARAN MANAJEMEN LOGISTIK
BARANG UMUM
DI UNIT PERLENGKAPAN RUMAH
SAKIT HAJI JAKARTATAHUN 2013
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
2/39
Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar
kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secaraumum. Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melaluiberbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untukkegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmupengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhanpengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-
alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan danbagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat biladibutuhkan.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi darimanajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola kegiatan logistik melaluifungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hinggamengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien.
Kegiatan magang ini dilakukan oleh mahasiwa semester VIII PeminatanManajemen Pelayanan Kesehatab Program Studi Kesehatan Masyarakat, FakultasKedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam rangka memenuhikurikulum perkuliahan. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Januari hingga Maret 2012dengan tujuan untuk melihat gambaran kegiatan Manajemen Logistik di Rumah Sakit HajiJakarta.
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
3/39
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
4/39
Mengetahui Gambaran kegiatan Manajemen
logistik Barang Umum di Unit Perlengkapan di Rumah
Sakit Haji Jakarta tahun 2013
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
5/39
1. Mengetahui gambaran umum Rumah Sakit HajiJakarta
2. Memperoleh gambaran perencanaan Unit
Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta3. Memperoleh gambaran persiapan pengorganisasian
Unit Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta
4. Memperoleh gambaran pelayanan UnitPerlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta
5. Memperoleh gambaran kegiatan pengawasan UnitPerlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
6/39
Penulis Fakultas RS Haji
Pengalaman,pengetahuan &keterampilan
Jaringan Kerja Sama Jaringan Kerja Sama
Aplikasi teorimanajemen
Masukan kegiatanmagang
Melibatkan mahasiswadalam kegiatan
Memahami kegiatannyata institusi
Peningkatan kualitas &kapasitas pendidikan
Monitoring kegiatan
Pengalaman kerja &Team Work
Referensi
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
7/39
Rumah Sakit Haji Jakarta yang berlokasi di Jl.
Raya Pondok Gede. Kegiatan dilaksanakan pada
bagian Unit Perlengkapan RS Haji selama 26 hari kerjadengan lama kerja selama 8 jam per hari. Kegiatan
magang dilaksanakan mulai tanggal 28 Januari hingga
5 Maret 2013.
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
8/39
Pengertian Logistik
Kata Logistik berasal dari bahasa Yunani Kono
yaitu Logistikos()yang berarti terdidik/pandai
dalam memperkirakan/berhitung. Istilah Logistics
atau Logistik itu sendiri lebih diartikan kepadaeksekusidan proses kegiatan
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
9/39
Manajemen Logistik
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi (2004)
Manajemen logistic merupakan serangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan
terhadap kegiatan pengadaan pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan
penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan
efidiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
10/39
Barang konsumsi : barang yang dihasilkan
poerusahaan untuk kepaentingan konsumen akhir
Barang Industri : suatu barang yang dihasilkan
perusahaan untuk kepentingan industri
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
11/39
Manajemen Logistik di Rumah Sakit
Menurut Aditama (2003), manajemen logistik
dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses
pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan
persediaan barang ( stock, material, supplies,
inventory dan lainya ) yang diperlukan bagi produksi
jasa di rumah sakit.
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
12/39
PERENCANAAN
PENGANGGARAN
PENGADAAN
PENYIMPANAN
PENYALURANPENGHAPUSAN
PENGENDALIAN
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
13/39
Perencanaan, Perencanaan logistik merupakan dasar
untuk pengarahan dan pengkoordinasian dalam
pembinaan sumber-sumber dan pedoman bagi setiap
tindak logistik, secara umum perencanaan logistik
didasarkan pada :
Pelaksanaan Manajemen Logistik diRumah Sakit
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
14/39
Pengorganisasian, setiap kegiatan logistik pada dasarnya
merupakan satu sistem atau tatanan yang harus
berorientasi kepada tugas dengan program yang jelas
Pengawasan dan pengendalian, sebagai fungsi organik
pembinaan,yaitu menyelenggarakan usaha, kegiatan dan
pekerjaan untuk menjamin tercapainya tujuan secaraefektif, efisien dan sesuai dengan ketentuan/peraturan
yang berlaku
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
15/39
Pelaksanaan
Magang
Evaluasi kegiatan
MagangPersiapan
Magang
1. Permohonan surat magang
ke fakultas.
2. Pembuatan proposal
magang.
3. Bimbingan dan Revisi
Rencana Kegiatan magang.
4. Pengajuan Surat Magang ke
Rumah Sakit Haji Jakarta.
5. Menunggu surat izin
magang dari Rumah Sakit
Haji Jakarta.
6. Fiksasi Rencana Kerja
magang.
1. Evaluasi seluruh kegiatan
magang.
2. Persiapan pembuatan laporan
magang.
3. Bimbingan dan konsultasi.
4. Penyusunan laporan magang.
5. Sidang laporan magang.
6. Revisi laporan magang.
1. Perkenalan dengan seluruh staf
Rumah Sakit Haji Jakarta terutama
staf di unit Logistik.
2. Persetujuan jadwal magang denganpihak Rumah Sakit Haji Jakarta.
3. Pengenalan kegiatan rutinitas di unit
Logistik.
4. Mengikuti kegiatan yang ada di unit
Logistik selama kegiatan magang
berlangsung.
5. Observasi kegiatan yg dilakukan staf.
6. Wawancara dengan staff terkait
kegiatan rutinitas kerja.
7. Pengambilan data sekunder yang
dibutuhkan.
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
16/39
Gambaran Umum Unit PerlengkapanSumber : Pedoman Pelayanan Unit Perlengkapan Rumah Sakit Haji Jakarta 2012
DIREKTUR UTAMA
Wa. Dir. Keuangan
& UMUM
Wa. Dir. Yan & SDM
KOORDINATOR
UNIT
PERLENGKAPAN
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
17/39
Berdasarkan Pedoman Pelayanan, Unit Perlengkapanmempunyai 2 tugas pokok yaitu:
Pengelola persediaan akan barang Cetakan dan barang
habis pakai (BHP) unit unit yaitu berupa barang alat tulis
kantor (ATK), alat rumah tangga (ART), Paket Pasien, Air
Minum Galon, barang cetakan dan persedian alat
kelistrikan.
Pengelola asset atau inventaris, sistim penomoran yang ada
hingga saat ini masih dalam proses pengerjaan di unit EDP.
Kegiatan Perencanaan Unit Perlengkapan
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
18/39
Pengajuan Kebutuhan Barang dari User ke Unit Logistik
1. Pengajuan Material Request ( MR ) barang baru kebutuhan user keDirektur Utama untuk ijin prinsip
2. Pemberian ijin prinsip Direktur Utama melalui kepala DirekturKeuangan dan Umum
3. Penyerahan Berkas untuk kemudian dibawa dan ditindaklanjuti kebagian logistik
4. Pembuatan Pesan Order ( PO ) oleh kepala bagian Unit Logistik
5. Quantity barang disesuaikan dengan kebutuhan user dan untukbarang Citto atau habis pakai akan ditambahkan buffer stock
sejumlah 10%6. Penandatanganan oleh Kepala Bidang Logistik
7. Penyerahan berkas ke bagian pengadaan / pembelanjaan
8. Kemudian barulah dialkukan pemesanan ke supplier / rekanan oleh
tim Bagian Pengadaan
Kegiatan Perencanaan Unit Perlengkapan Rumah Sakit
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
19/39
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
20/39
Alur Barang Masuk dan Keluar di Gudang Logistik
1. Barang datang dari Supplier diterima melalui staffunit Gudang Logistik
2. Delivery Order ( DO ) disesuaikan dengan PesanOrder ( PO ) baik jumlah kuantiti barang maupunketerangan sesuai yang dipesan.
3. Barang disimpan di Gudang Logistik sesuai dengantata cara penyimpanan barang yang benar
4. Untuk barang inventaris akan dilakukan pendataandan pemberian nomor registrasi inventaris sesuai
nama unit user
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
21/39
Penyimpanan barang Citto / habis pakai di gudang
1. Barang cetakan, kategori barang cetakan keperluan unit pelayananrumah sakit. Penyusunan diletakkan secara alfabetis dengan sticker
di tiap rak untuk memudahkan penyimpanan.2. Barang ATK, kategori barang barang keperluan kegiatan
administrasi. Barang barang disusun rapih dan untuk barangberukuran kecil dipisah dalam box penyimpanan di sudut Gudang.
3. Barang Rumah Tangga, kategori barang kebutuhan rumah tangga
disusun secara aman dan mudah dijangkau4. Barang IPS, kategori barang keperluan perawatan barang barang
inventaris rumah sakit juga disusun dalam box penyimpanan agartertata dan rapih
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
22/39
Proses Tata Laksana Penomoran Barang Inventaris
1. Pemberian label/ nomor registrasi barang inventaris2. Pencatatan barang inventaris
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
23/39
Kegiatan penyimpanan barang di unitperlengkapan memiliki jadwal yang disesuaikan denganjadwal dari supplier memasok barang order dengan
konfirmasi melalui telefonPenomoran barang inventaris masih dengan cara
manual yaitu pendataan nomor regitrasi dan penandaannomor regitrasi di barang inventaris masih secaramanual belum menggunakan barcode
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
24/39
Distribusi barang dari Unit Logistik ke User dengan cara
1. Untuk Barang habis pakai di gudang logistik tiap bulanya ada yangsudah di Stock berdasarkan Material Request ( MR ) oleh setiap unitdi rumah sakit untuk kemudian siap di distribusikan tiap awal bulan
2. Selain dari MR yang dibuat tiap bulan, kegiatan keluar barang ke userdilakukan harian berdasar permintaan yang dibutuhkan dibantu olehstaff di Gudang Logistik
3. User yang datang dan meminta barang Cito / habis pakai maupun
barang inventaris adalah staf masing masing unit atau bisa jugadibantu oleh tenaga prakarya yang diberi mandat atau perintah
4. Setiap kegiatan distribusi barang akan dicatat dalam buku besarpengambilan barang habis pakai untuk memantau keluar nya barangke tiap unit-unit rumah sakit dari Gudang Logistik
Pelaksanaan Kegiatan UnitPerlengkapan
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
25/39
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
26/39
Proses Tata Laksana Pengarsipan/ Pendokumentasian
1. Pembuatan feed back pemakaian/ pengeluaran barang BHP per unittiap bulanya
2. Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan (KIR) di setiap unit berisikanketerangan barang dan jumlah
3. Pengarsipan kegiatan Manajerial dalam arsip tahunan
4. Membuat buku daftar inventaris seluruh barang di rumah sakit
5. Melaksanakan Pendataan, Invetarisasi dan proses pemusnahan
barang inventaris rumah sakit
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
27/39
Ruang yang dipakai untuk penyimpanan gudangbarang menurut penulis kurang luas dan belum ideal. Karnaletak ruangan berada di tengah dan tidak dekat dengan aksesEleveator yang menghubungkan ke unit-unit di Rumah sakit.
Keterbatasan ruangan Gudang penyimpanan baranglogistik menjadikan ruangan tampak penuh dan sedikitruang tersisa untuk berjalan walaupun penyimpanandilakukan sementara.
Fasilitas gudang juga masih seadanya dengan alaslantai dari pelur semen bukan ubin, sehingga terkadangbagian lantai yang rusak mengganggu kegiatan danmenambah debu di ruangan.
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
28/39
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
29/39
Proses Tata Laksana Inventarisasi Barang Inventaris
1. Menginventarisasi barang inventaris di ruangan2. Mencocokan dengan daftar/ kartu inventaris
ruangan
3. Menghitung keseluruhan asset yang adaberdasarkan keadaan fisik barang
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
30/39
1. Persiapan Pelelangan dilakukan Oleh Unit Logistik denganmenyiapkan dokumen barang inventaris yang akan dilelang, nomorbarang barang inventaris yang akan dilelang dicatat untuk didokumentasikan di Sistem Informasi Rumah Sakit sebagai barang
yang akan dihapus
2. Publikasi3. Peserta dikumpulkan dan mendaftar di bagian logistik dan mengisi
formulir yang disediakan
4. Saat kegiatan berlangsung peserta dipersilahkan menaruh hargatertinggi yang ditawarkan untuk dapat memenangkan pelelangan.
5. Pemenang lelang dapat langsung membawa barang barang yangdilelang setelah menadatangani surat berita acara dan membayarsesuai harga yang ditawarkan.
6. Pelaporan kegiatan dibuat dan diserahkan kepada Direktur bagiankeuangan dan Umum
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
31/39
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
32/39
Pengawasan kegiatan manajerial di unit
perlengkapan dilakukan dengan membuat laporan,
mengamati dan mencocokan laporan dengan
menyesuaian keterangan barang baik yang ada di
gudang perlengkapan maupun barang inventaris rumahsakit. Laporan yang harus disusun oleh unit
perlengkapan antara lain :
Sumber : Pedoman Pelayanan Unit Perlengkapan Rumah Sakit Haji Jakarta 2012
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
33/39
Laporan Harian
Laporan Bulanan
No. Kegiatan Laporan Harian Out Put1 Penginputan permintaan Barang
CitoLaporan Feed Back barang cito
keluar2 Penginputan Delivery order barang
datangLaporan penambahan barang
persediaan3 Penginputan penerimaan Faktur/
Berita Acara barang inventaris
Laporan penambahan barang
persediaan
No. Kegiatan Laporan Out Put1 Pelaporan data Print out pemakaian
barang BHPLaporan pemakaian dan
persediaan barang BHP2 Penginputan pemakaian barang
BHPFeed Back pemakaian barang
bulanan cito dan elektif3 Rekapitulasi kebutuhan barang BHP Laporan material request (MR)
kebutuhan barang BHP
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
34/39
No. Kegiatan Laporan Out Put1 Pelaporan Stock opname barang
persediaan BHP dan inventarisLaporan stock opname tahunan
barang BHP dan inventaris atau
barang persediaan ke akutansi
keuangan2 Pelaporan Stock opname barang
inventarisLaporan keadaan asset barang
inventaris
3 Evaluasi kinerja tahunan unitperlengkapan
Laporan PPI dan laporan kinerja
tahunan.
Laporan Triwulan / Semester
Laporan ini menyediakan informasi barang yang digunakan tiap
unit selama periode bulan tertentu. Laporan ini biasanya dibuatberdasarkan permintaan dari Kepala Bagian saja dan tidak rutindilakukan
Laporan Tahunan
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
35/39
Simpulan
1. Kegiatan manajerial Logistik Rumah Sakit Haji Jakarta merupakantanggung jawab dari Koordinator Unit Perlengkapan dan kegiatanyasebagai unit penunjang pelayanan di Rumah Sakit
2. Perencanaan pengadaan barang di unit perlengkapan masih kurang,karena belum terjadwalnya kegiatan supply dan proses panjang yangharus dilalui
3. Kegiatan managing barang di unit perlengkapan sudah cukup baik
dan rapih meski dengan keadaan sarana dan fasilitas yang belummaksimal
4. Pelaksanaan kegiatan rutinitas pelayanan ke user berjalan baik dantertib, dalam kegiatanya staff harus melaksanakan kegiatanadministratif dan pelayanan sekaligus dengan pembagian waktu yang
baik
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
36/39
Simpulan ( cont. )
5. Pengawasan kegiatan unit logistik sudah sangat baik dibuktikandengan Indeks PPI yang baik di tiap tahunya
6. Program kegiatan pengembangan pelayanan masih dilakuakn unitperlengkapan demi peningkatan kualitas pelayanan yang terbaik.Dukungan komputerisasi membantu mempermudah pekerjaan diunit pengadaan
7. Etos kerja yang tinggi dan semangat kekeluargaan baik di dalam unit
logistik maupun ke bagian - bagian yang lain membuat lingkungankerja yang nyaman dan produktif
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
37/39
Saran
1. Sarana ruangan dan fasilitanya lebih ditingkatkan, terutama luasgudang penyimpanan yang perlu diperluas atau dipindah ke ruanganlain yang lebih mencukupi untuk menyimpan barang dengan tertatadan tetap lapang
2. Perencanaan kegiatan unit perlengkapan harus ditingkatkan denganpenjadwalan kegiatan pemesanan barang dan jadwal masuk supplybarang sehingga kegiatan manajerial lebih teratur
3. Sistem Informasi yang masih harus menyesuaikan dengan kebutuhanoperasi Unit Perlengkapan dan kemudahan dalam penggunaannya
serta keakuratan informasi yang dihasilkan, untuk itu perlu adanyapengembangan Sistem Informasi yang lebih baik lagi kedepanya
4. Penambahan Sumber Daya Manusia di unit perlengkapan untukmengurangi beban kerja dan mengadakan atau mengikutsertakankaryawan dalam kegiatan seminar maupun pelatihan untuk
menambah ilmu dan keahlian staf di unit perlengkapan
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
38/39
Miranda, S. T., A. W., 2005,Manajemen Logistik dan Supply Chain Management,Jakarta : Harvarindo
Ratih Hendayani, 2011,Mari Berkenalan dengan Manajemen Logistik, Bandung : Afabeta
Willem Siahaya, 2012,Manajemen Pengadaan -Procurement Management, Bandung : Alfabeta
Aditama, 2002,Manajemen Administrasi Rumah Sakit Edisi kedua, Jakarta : Universitas Indonesia (UI-
Press)
Bowersox Donald J.2002.Manajemen Logistik Terpadu.Jakarta :Bumi Aksara
Ariffin Abdurrahman, 1973, Kerangka Pokok Manajemen Umum,Jakarta
Soewarno Handayaningrat, 1981, Pengantar Ilmu Adminitrasi dan Manajemen. Jakarta : Cv Haji Masagung
T. Hani Handoko, 1995,Manajemen Edisikedua.Yogya : BPFE
Bowersox Donald J., 2006,Manajemen Logistik Integrasi Sistem-sistem Manajemen Distribusi Fisik dan
Manajemen Material, alih bahasa Hasyim Ali, Jakarta : Bumi Aksara
Subagya M S, 1994, Manajemen Logistik cetakan keempat, Jakarta : PT Gunung Agung
Tim Penyusun, 2012, Profil Rumah Sakit Haji Jakarta.Jakarta
Tim Penyusun, 2012, Pedoman Pelayanan Unit Kerja Perlengkapan RS Haji Jakarta.Jakarta
Tim Penyusun, 2012, Standar Prosedur Operasional Unit Kerja Perlengkapan RS Haji Jakarta.Jakarta
-
7/22/2019 Presentasi Laporan Magang Sebay
39/39