Download - Pengertian buku agenda.docx
![Page 1: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/1.jpg)
a. Pengertian buku agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
dalam jangka waktu satu tahun
Buku agenda dibedakan menjadi 3
1, Agenda tunggal
Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan
surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan.
No urut
Tanggal M/K No surat Dari Kepada Perihal Ket
2.. Agenda berpasangan
Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
sendiri dan surat keluar sendiri, berarti ada 2 buku agenda
Contoh buku agenda masuk
No urut
Tanggal terima
No surat Tanggal surat Dari Perihal Ket
Contoh buku agenda keluar
3.
Agenda
kembar
No urut Tanggal surat No surat Perihal Kepada Ket
![Page 2: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/2.jpg)
Adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu
buku agenda
Contoh buku agenda kembar
Agenda surat masuk Agenda surat keluarNo urut
Tanggal terima
No surat
Tanggal surat
Dari Perihal Tanggal surat
No surat Perihal Kepada Ket
2. Prosedur Pengurusan Surat Masuk system Buku agenda adalah
a. Penerimaan surat masuk
Prosedur penerimaan surat masuk adalah …
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
Meneliti ketepatan alamat si pengirim
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat sudah diterima
b. Penyortiran surat masuk
Prosedur penyortiran surat masuk adalah sebagai berikut :
Memisahkan surat-surat untuk pimpinan,sekretaris, karyawan dengan surat
dinas lainnya.
Mengolong-golongkan surat dinas kedalam surat dinas rutin, surat dinas
penting dan surat dinas rahasia
Memisahkan surat-surat yang perlu penanganan khusus ,seperti surat
tercatat ,kilat,rahasia, pribadi,pos wesel,selain itu mencatatnya dalam buku
penerimaan sendiri agar dapat diterima oleh orang yang menerimanya.
c. Pencatatn surat masuk
Pencatatan surat masuk dengan menggunakan buku agenda .
Petugas pencatatan bertugas sebagai berikut …
![Page 3: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/3.jpg)
1. Membuka amplop,membaca,dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat
menangkap maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata
/kalimat yang dianggap penting.
2. Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju
3. Memeriksa lampiran-lampirannya.
4. Membubuhkan cap/stempel yang merupakan stempel agenda pada ruang yang
kosong dibagian atas atau bawah halaman pertama surat
d. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar
kedalam buku agenda (buku harian).Buku ini disebut buku agenda masuk (daily
mail record) petugasnya disebut agendaris (mail clerk).Setiap surat masuk dicatat
diberi nomor agenda surat masuk.
e. Pengarahan surat masuk
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak ,terlebih dahulu
dilengkapi lembar disposisi ( routing slip) pada surat tersebut
Kegiatan pengarahan surat adalah …
1. Menerima surat dan dilampiri lembar disposisi (action slip)dari pengendali
surat (sekretaris/tata usaha)
2. Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks, dan isi ringkas surat
3. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada
pimpinan .
Lembar disposisi dapat dibedakan menjadi 4 macam
a. Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung dituliskan pada surat
b. Disposisi tak langsung yaitu disposisi yang ditulis pada lembaran
tersendiri
c. Disposisi rep (reprodukctie), yaitu disposisi yang menunjukkan bahwa
surat yang bersangkutan perlu tindak lanjut
d. Disposisi dep (deponeren) yaitu disposisi yang menunjukkan bahwa surat
tersebut sudah selesai dan dapat disimpan.
f. Pendistribusian surat masuk
![Page 4: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/4.jpg)
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut harus didistribusikan kepada
sekretaris dan dilampiri lembar disposisi oleh tata usaha.
1. Menyertakan buku ekspedisi intern yang telah diparap
Seketaris.
2. Menyampaikan surat tersebut melaui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan.
3. Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda bahwa surat telah diterima
4. Mengembalikan segala urusan agenda kepada agendaris untuk dicatat dalam
buku pengarahan.
Contoh Buku ekspedisi Intern
No Urut Tanggal Surat Nomor Surat Dikirim
kepada
Nama
Penerima
Paraf&tanggal
terima
g. Tindak lanjut surat masuk
Apabila surat perlu ditindak lanjuti berdasakan instruksi dan lembar disposisi
maka sekretaris membuat konsep surat ,tetapi jika surat tidak ditindaklanjuti maka
siap disimpan.
h. Arsip
Surat yang telah diproses kemudian disimpan di Tata Usaha
3. Rangkuman Materi 1
Sistem yang dipakai untuk penanganan surat pada instansi atau perusahaan adalah
a. Sistem Buku Agenda
![Page 5: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/5.jpg)
b. Sistem Kartu Kendali
Pengertian buku agendaBuku agenda adalah buku yang dipergunakn untuk mencatat surat dalam jangka
waktu satu tahun
Buku agenda dibedakan menjadi 3
a. Agenda tunggal
b. Agenda berpasangan
c. Agenda kembar
Contoh buku agenda sebagai catatan harian
Tgl Nomor Jenis warkat / surat MasukKetUrut Kode Bentuk Dari No Tgl isi
1 2 3 4 5 6 7 8 9
NoUrut Tanggal M/K No Surat Dari Kepada Perihal Ket
Prosesur Pengurusan Surat Masuk system Buku agenda adalah
a. Penerimaan surat masuk
b. Penyortiran surat masuk
c. Pencatatn surat masuk
d. Mengagendakan surat masuk
e. Pengarahan surat masuk
f. Pendistribusian surat masuk
g. Tindak lanjut surat masuk
![Page 6: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/6.jpg)
i. Arsip
1. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi
Surat keluar adalah yang dikirimkan organisasi kepada fihak lain
2. Buku agenda adalah lembaran yang digunakan untuk mencatat surat setiap hari
3. Agendaris adalah orang yang bertugas melakukan pencatatan pada buku agenda
4. Prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan buku agenda
a. Penerimaan surat masuk
b. Penyortiran surat masuk
c. Pencatatn surat masuk
d. Mengagendakan surat masuk
e. Pengarahan surat masuk
f. Pendistribusian surat masuk
g. Tindak lanjut surat masuk
i. Arsip
t
2. Uraian Materi 2
a. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan
pola baru.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat
Keuntungan menggunakan kartu kendali
Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain :
1. Surat penting
2. Surat rahasia
3. Surat biasa
Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu
1. Lembar 1 berwarna kuning
2. Lembar 2 berwarna hijau
3. Lembar 3 berwarna merah
![Page 7: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/7.jpg)
Keuntungan menggunakan kartu kendali
a. Lebih efisien dibanding buku agenda
b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
c. Menghilangkan pencatatan berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Kolom kartu kendali
a. Indeks
Diisi indeks surat
b. Kode
Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
c. Tanggal
Diisi tanggal terima surat
d. No urut
Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
e. M / K
Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
f. Perihal
Diisi hal surat
g. Isi ringkasan
Diisi ringkasan surat
h. Lampiran
Lampiran surat
i. Dari
Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
j. Kepada
Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
k. Tanggal surat
![Page 8: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/8.jpg)
Diisi tanggal surat
l. No surat
Diisi nomor surat
m. Pengolah
Diisi unit pengolah
n. Paraf
Diisi paraf pengolah surat
o. Catatan
Indeks - SubyekKode :
Tanggal :No Urut :M/K :
Perihal :
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari : Kepada
Tanggal : No Surat :
Pengolah : Paraf :
b. Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali
1. Penerima surat
a. Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat
disortir untuk dikelompokkan
b. Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan.
c. Membuka surat,mengelompokkan dan menstempel surat .
2. Pencatat Surat
a. Membuka amplop surat dinas
Untuk surat dinas non rahasia
![Page 9: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/9.jpg)
1. Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul
diikut sertakan bersama surat dinas
2. Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai
berikut :
a. surat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua
yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut
pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat,
b. Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan
kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud)
b. Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh
petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian
lembar pengantar kedua diambil dan simpan di untuk kearsipan .
c. Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat
masuk
d. Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah
diisi .
e. Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat
3. Pengendali surat
a. Surat,KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada
pengarah surat ,yaitu pimpinan unit kearsipan.
b. Selanjutnya, surat,KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan
instansi untuk mendapatkan disposisi.
c. Apabila surat,KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh
pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan ,KKSM ketiga ditata
dan disimpan secara kronologis.
d. Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file secara kronologis.
e. Surat ,KKSM dan lembar disposisi putih diserahkan kepada unit
pengolah .Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah
![Page 10: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/10.jpg)
maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara
kronologis.
4. Pengarah surat
a. Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar
disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat
b. Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks dan isi ringkat
c. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada
pimpinan instansi.
d. Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi ,kemudian menentukan
unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi
paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian .
e. Surat,KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi disposisi oleh
pimpinan, kemudian diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali
surat) untuk dikirim
5. Pengirim surat
Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat
a. Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna
putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.
b. Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima
dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah ,kemudian KKSM
diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.
6. Penyimpan surat
a. Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah.
![Page 11: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/11.jpg)
b. Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan
kronologis.
c. Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi ,maka lembar pengantar
disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis
d. Menyimpan lembar disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara
kronologis
e. Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan
lembar pengantar maupun lembar disposisi.
Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah
a. Tata Usaha Unit Pengolah, fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang
/bagian ,sesksi,
b. Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris ,kepala
bidang/bagian,seksi tata usaha dan kepala seksi.
c. Unit/Unsur pelaksana ,yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan
staf,petugas center file.
SKEMA PENANGAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI
UNIT KEARSIPAN
PENGOLAH
PENERIMA PENCATAT PENGARAH
PENATA ARSIP
![Page 12: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/12.jpg)
Keterangan :
a= Amplop berisi surat
b = Surat
1 = Kartu kendali 1 berwarna putih
2 = Kartu kendali 2 berwarna hijau
3 = Kartu kendali 3 berwarna kuning
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat .
Keuntungan menggunakan kartu kendali
a. Lebih efisien dibanding buku agenda
b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
c. .Menghilangkan pencatatan berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilain arsip
a 1 2 3
b
1 2
3
b
2 2
3
1 3
1
![Page 13: Pengertian buku agenda.docx](https://reader036.vdokumen.com/reader036/viewer/2022072106/55cf9a59550346d033a1541e/html5/thumbnails/13.jpg)
Kolom kartu kendali
1. Indeks
2. KOde
3. Nomor urut
4. Perihal
5. Isi ringkasan
6. Dari
7. Tgl surat
8. No surat
9. Lampiran
10. Pengolah
11. Tgl diteruskan
12. tanda terima
13. catatan
Prosedur surat masuk dengan menggunakan kartu kendali
1. Penerima surat
2. Pencatat surat
3. Pengendali surat
4. Pengarah surat
5. Pengirim surat
6. Penyimpan surat