Download - PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN PROYEKSISTEM INFORMASI
BAHASAN
1. Proyek
2. Konsep manajemen dalam manajemen proyek Fungsi-fungsi manajerial Kepemimpinan Efisiensi dan efektivitas
3. Profesi manajer proyek
4. PMI dan PMBOK
2
KUIS AWAL
1. Tuliskan 3 hal yang anda ketahui tentang proyek
2. Apa yang dimaksud dengan fungsi-fungsi manajemen
3. Apa pendapat anda tentang kepemimpinan
4. Apa arti kegiatan berlangsung efisien
5. Apa arti kegiatan berlangsung efektif
6. Apa arti profesional3
PROYEK
PROYEK: Usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa)
Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait
4
KEGIATAN PROYEK
Jenis kegiatan proyek:
1. Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek
2. Kegiatan yang menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan yang ditetapkan, terutama dalam hal
-Cakupan, -Waktu, -Biaya, -Mutu.
5
Produk proyek:
1. Produk akhir diserahkan pada akhir proyek. Merupakan alasan utama kenapa sebuah proyek dilaksanakan
Contoh: Perangkat keras dan jaringan yang terpasang, Sistem aplikasi yang terpasang, Panduan bagi pengguna, Dokumentasi sistem lengkap.
6
Produk proyek:
2. Produk antara diserahkan pada waktu-waktu yang telah dijadwalkan;
Contoh: Hasil survei, Hasil analisis, Rancangan.
7
Kegiatan untuk menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan, dilakukan dalam cakupan manajemen proyek
Produk kegiatan ini misalnya adalah:
Laporan-laporan proyek
Rencana proyek
dll
8
SIFAT PROYEK Sasaran unik. Berlangsung sementara. Perlu sumber daya dari berbagai bidang, baik
dari dalam maupun dari luar organisasi oPersonil, perangkat keras, perangkat lunak
sistem, perangkat lunak aplikasi, dll Punya sponsor utama / pelanggan, yang:o menjadi penentu sasaran proyeko menjadi penentu dalam hal finansial
9
Proyek mengandung ketidakpastian.
Lingkungan proyek bisa berubah dan proyek harus merespon perubahan tersebut. oPergeseran sasaran proyek: misalnya karena
waktu penetapan sasaran proyek, pihak yang menetapkan sasaran ini belum secara jelas memahami strategi sistem informasi
oPerubahan peraturan yang berasal dari stakeholder organisasi
10
Proyek memiliki KENDALA (sesuatu yang berasal dari/ditentukan oleh pihak luar proyek oDana/sumber daya, jumlah dan
ketersediaannyaoWaktu pelaksanaan oCakupan
MANAJER PROYEK mengelola proyek dengan 3 kendala tersebut
11
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
FAKTA MASALAH PADA PROYEK T.I. Anggaran membengkak Waktu pelaksanaan lewat jadwal 31 % gagal ditengah jalan 16,2 % sukses
12
FAKTOR UTAMA MASALAH(Jim Johnson)
1.Masukan dari pengguna kurang2.Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap3.Kebutuhan dan spesifikasinya berubah4.Kurangnya dukungan eksekutif5.Kurang kompeten teknologinya6.Kekurangan sumberdaya7.Harapan terlalu tinggi8.Sasaran tidak jelas9.Waktu terlalu singkat10.Menggunakan teknologi baru
13
MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA Seleksi proyek bagus, dan jelas sponsornya,
serta sponsor bisa cepat menerima informasi Pengguna dijadikan anggota tim Pertemuan reguler proyek dengan pengguna Pelaporan reguler dan tepat waktu Lokasi pengembang sistem ‘dekat’ dengan
pengguna14
15
HARAPAN: Hubungan dg pelanggan
lebih baik Selesai lebih cepat Biaya rendah Kualitas tinggi Produktivitas meningkat Koordinasi meningkat Moral tim meningkat BAGAIMAN
A ???
PROYEK PERLU
DIKELOLA DENGAN
BAIK
MANAJEMEN PROYEK
DEFINISI:
Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya
16
STAKEHOLDER PROYEK (PEMANGKU KEPENTINGAN)
Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti:> Sponsor > Tim proyek> Calon pengguna hasil proyek > Pelanggan
> Staf pendukung > Pemasok> Pihak yang tidak menyetujui proyek
Manajer proyek perlu menjalin hubungan baik dengan para stakeholder 17
MANAJER PROYEK
Manajer proyek merupakan profesi dalam manajemen proyek
Kemahiran dalam manajemen organisasi tidak lagi mencukupi untuk mengelola proyek yang semakin rumit, dengan jadwal dan sumber daya yang kritis.
18
P M I
Project Management Institute (PMI): Organisasi internasional bagi para manajer proyek Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager
Professional’ (PMP). Mendefinisikan Poject Management Body
of Knowledge (PMBOK)
19
PMBOK
Mencakup 9 bidang pengetahuan/knowledge area
Pada masing-masing knowledge area diatas, ada beberapa proses yang perlu dilaksanakan.
Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi 5, yaitu: Kelompok-kelompok proses memulai (inisiasi) proyek, perencanaan proyek, pengarahan & pelaksanaan proyek, pengawasan proyek, dan penutupan proyek
20
9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)
21
PIRANTI &
TEKNIK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
MANAJMCAKUPAN
PROYEK
MANAJMWAKTUPROYEK
MANAJMBIAYA
PROYEK
MANAJMMUTU
PROYEK
MANAJMSDM
PROYEK
MANAJMKOMUNI-
KASI PROYEK
MANAJMRESIKOPROYEK
MANAJMPEMBE-
LIANPROYEK
KEBU-TUHAN
& HARAP-AN
STAKE-HOLDER
PROYEK
BERHASIL
KELOMPOK PROSES DALAMMANAJEMEN PROYEK
22
LAHIRNYAPROYEK
MEMULAIPROYEK
PERENCANAANPROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PENUTUPANPROYEK
WAKTU
PELAKSANAAN PROYEK
INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES
23
INTENSITAS KEGIATAN
WAKTUAWAL FASE
AKHIR FASE
KELOMPOK PROSESPENGAWASAN
KELOMPOK PROSESPELAKSANAAN
KELOMPOK PROSES PERENCANAAN
KELOMPOK PROSES
MEMULAI
KELOMPOK PROSESPENUTUPAN
PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE
Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek.
Siklus hidup proyek sangat bervariasi. Contoh: model spiral (Muench, 1994) yang
melewati kuadran : identifikasi, perancangan, konstruksi, dan evaluasi
24
SIKLUS HIDUP PROYEK
Dapat dipandang sebagai kegiatan yang terkait dengan kelayakan proyek, diikuti dengan kegiatan yang terkait dengan akuisisi proyek (proyek diterima dan dilaksanakan) fokus pada hasil kerja
25
KONSEP IMPLEMENTASI(PELAKSANAAN)
MENGAKHIRI(CLOSE OUT)
PENGEMBANGAN
KELAYAKAN PROYEK
( FOKUS PADA PERENCANAAN )AKUISISI PROYEK
( FOKUS PADA PENYERAHAN HASIL KERJA )
SIKLUS HIDUP PRODUK
Kegiatan dalam proyek yang terkait dengan produk proyek, mengikuti Siklus Hidup Produk
Sifatnya bervariasi, tergantung produk proyek
26
Contoh: siklus hidup produk pada pengembangan SI: Model air terjun, memiliki tahapan linear Model spiral Boehm, memiliki tahapan iteratif Model bertumbuh, makin lama PRODUK makin lengkap Model R.A.D. (Rapid Application Development) dengan
4 fase, yaitu: perencanaan kebutuhan; desain oleh pengguna; konstruksi; pengalihan sistem (cut over).
Model dengan prototipe Extreme programming, analisa dan desain tidak
dimodelkan, se-olah2 langsung pemrograman27
Manajemen proyek & disiplin ilmu lain
Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek
28
PENGETA-HUAN &PRAKTEK
MANAJEMEN PROYEK
PENGETAHUAN
DAN PRAKTEK
MANAJEMEN
UMUM
PENGETAHUAN,
STANDAR DAN
ATURAN BIDANG APLIKASI
INTERAKSI
ANTAR
PERSONILLINGKUNGAN
PROYEK
KONSEP MANAJEMEN UMUM:FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL
29
PERENCANAANMenyusun kegiatan dengan seluruh kebu-tuhannya untuk mencapai tujuan tertentu
PENGORGANI-SASIAN
Menyusun organisasi dengan tugas, fungsi, dan hubungan antar komponen untuk melaksanakan pencapaian tujuanPENEMPATAN
PERSONILMenetapkan personil yang tepat dalam struktur organisasi
PENGARAHANMelakukan kegiatan yg senantiasa memberikan arah bagi organisasi dan komponennya
PENGAWASANMelakukan monitoring, membandingkan hasil monitoring dg rencana/standar, mela-kukan tindakan korektif dan preventif
PERAN MANAJERIAL (Mintzberg)
1. Peran interpersonal Figurehead kegiatan seremonial Leader memotivasi Liaison mewakili dalam urusan bisnis
2. Peran informasional Monitor memantau kinerja Disseminator mendistibusikan informasi Spokesperson juru bicara, keluar
30
PERAN MANAJERIAL (Mintzberg)
3. Peran keputusan Entrepreneur peningkatan sesuai kebutuhan Disturbance handler menangani gangguan Resource allocator mengalokasikan
sumberdaya Negotiator melakukan negosiasi internal &
eksternal
31
MANAJEMEN PROYEK & MANAJEMEN UMUM
Persamaan antara proyek dengan operasi organisasi Punya sasaran Sumber daya terbatas Punya rencana dan anggaran biaya
32
Tidak semua pengetahuan dalam manajemen umum dipakai, karena adanya perbedaan
33
Proyek Kegiatan operasi
Kegiatan Unik, tidak berulang
Berulang
Pola waktu Sementara Terus menerus
Fokus pelaksanaan
Integrasi berbagai kegiatan dan sumber daya
Sebagai kegiatan sehari-hari
PROYEK SEBAGAI SISTEM Lingkungan proyek adalah organisasi, sehingga isyu-
isyu bisnis dan organisasional perlu diintegrasikan dalam penyusunan rencana proyek
Manajer proyek perlu memahami proyek secara holistik
Proyek punya komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Merupakan sistem yang tidak sepenuhnya tertutup, melakukan pertukaran dengan lingkungannya
34
PROYEK DAN ORGANISASI
Pengaruh organisasi bagi proyek, ditinjau dengan 4 kerangka :
Kerangka struktur, Kerangka S.D.M, Kerangka politik, Kerangka simbolik
35
Kerangka struktur, berfokus pada Struktur organisasi Peran, tanggung jawab dan hubungan
koordinatif
Kerangka S.D.M, berfokus pada: Harmonisasi kebutuhan organisasi dengan
kebutuhan personil proyek
36
Kerangka politik, organisasional maupun personaloPersaingan grup / individual dalam hal otoritas
atas sumberdaya, otoritas keputusan, dllKerangka simbolik, berfokus pada simbol dan arti
oArti setiap peristiwa (misal, hadirnya CEO pada peresmian mulainya proyek)
oBerkaitan dengan budaya: waktu kerja, cara kerja, disiplin
oPenggunaan T.I. yg canggih simbol perusahaan maju
37
Kerangka struktur organisasi dalam kaitannya dengan proyek
1. Organisasi berbasis proyek
2. Organisasi yang tidak berbasis proyek.
38
KERANGKA STRUKTUR ORGANISASI dan PROYEK
1. Organisasi berbasis proyek Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek Organisasi menerima penghasilan karena
mengerjakan proyek untuk organisasi lain Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek
bagi sebagian besar operasi internalnya.
2. Organisasi yang tidak berbasis proyek. Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipe
ini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb), manajemen proyek tidak mudah.
39
KONDISI AGAR PROYEK SUKSES(Standish group, 2001)
1. Eksekutif mendukung
2. Pengguna terlibat
3. Manajer proyek berpengalaman
4. Sasaran bisnis jelas
5. Lingkup sempit
6. Infrastruktur perangkat lunak baku (berstandar)
7. Kebutuhan dasar tetap
8. Metodologi formal
9. Estimasi andal40
KARAKTER MANAJER PROYEK YG EFEKTIF (Zimmerman & Yasin)1. Menjadi teladan
2. Visionaris
3. Kompeten secara teknis
4. Dapat mengambil keputusan
5. Komunikator yang baik
6. Motivator yang baik
7. Menemui manajemen puncak bila perlu
8. Mendukung anggota tim
9. Mendorong ide baru41
S ampai Jumpa