Hera Agustina, S.Kom., MMSI
PENGELOLAAN
PROYEK SI
Pendahuluan
Gambaran Umum Pengelolaan Proyek SI
• Pengelolaan proyek yang kurang baik dapat memunculkan
masalah-masalah dari berbagai sisi (sisi waktu, biaya dan
scope atau cakupan pekerjaan).
• Status proyek tidak bisa dimonitor sampai tahap mana
karena tidak adanya definisi proyek yang jelas dari awal.
Baik pelaksana maupun penanggung jawab proyek sama-
sama bingung, bagaimana harus melaporkan dan
bagaimana cara menilai proyek tersebut.
• Adanya pekerjaan yang harus dikerjakan, namun tidak tahu
siapa yang harus mengerjakan dan bertanggung jawab
terhadap tugas tersebut.
Definisi
“Suatu usaha sementara
yang dilaksanakan untuk
menghasilkan suatu produk
atau jasa yang unik”
(A Guide to the Project Management
Body of Knowledge)
Ciri-Ciri
• Menghasilkan lingkup (scope) berupa produk
akhir atau hasil kerja akhir.
• Proses untuk mewujudkan lingkup tersebut,
maka ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria
mutu, serta sumber daya yang dibutuhkan.
• Bersifat sementara.
• Non rutin atau tidak berulang-ulang.
Bentuk Pengerjaan Proyek
Swakelola
Sub-kontrak
Perbedaan Proyek dengan
Operasional
Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
Dinamis, non-rutin Berulang-ulang, rutin
Siklus relatif pendek Jangka Panjang
Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah
Intensitas kegiatan relatif sama
Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan
Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu
Macam kegiatan tidak terlalu banyak
Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya
Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan
Life Cycle Proyek
Mekanisme Proyek
1. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui
suatu kebijakan
2. Menunjuk pimpinan proyek
3. Manajer proyek bertanggung jawab
sepenuhnya atas keberhasilan proyek
4. Manajer proyek mengkoordinir tim proyek
dan bertanggung jawab kepada pihak
manajemen
5. Seluruh pihak yang terlibat harus
bertanggung jawab atas tugasnya
masing-masing
Hal2 yang Menyebabkan
Timbulnya Proyek
Penyebab Keberhasilan Proyek
1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life
cycle project.
2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap
jadwal proyek, kualitas proyek, dan resiko di dalam
suatu proyek.
3. Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan
metode manajemen proyek untuk tujuan peningkatan
produktivitas, kinerja tim dan komunikasi.
4. Komitmen manajemen
Penyebab Kegagalan Proyek
Secara Umum :
1. Proyek kurang terkontrol
2. Pendefinisian proyek kurang jelas
3. Terlalu banyak tim dalam satu proyek
4. Biaya tidak sesuai
5. Tidak adanya disiplin waktu
6. Proyek tidak pernah tuntas
7. Anggota tim tidak terlalu tanggap terhadap tugasnya masing-masing
8. Tugas anggota tim kurang terdefinisi dengan jelas
9. Menggunakan metoda tradisional
Penyebab Kegagalan Proyek
Dari segi SDM atau Pelaksana Proyek :
1. SDM yang tidak siap
2. Apatis
3. Tidak fokus dalam melaksanakan tugasnya
4. Manajemen pertemuan yang kurang baik
5. Manajemen waktu yang kurang baik
6. Kurangnya tanggung jawab
7. Kurangnya komitmen
Metodologi Manajemen
Proyek
Metode Praktis
1. Estimasi
2. Penjadwalan
3. Prototyping
4. Pembangunan
5. Aplikasi
6. Perencanaan
7. Kontroling dengan Komputer
Definisi
Seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain
Definisi
• Definisi secara bebas
Seseorang yang ingin mencapai tujuan tertentu,
namun untuk mencapai tujuan tersebut dia
menggunakan tangan orang lain.
• Dalam organisasi
Para manajer dalam mencapai tujuan organisasi
dengan cara pengaturan orang lain (misalnya
staf atau karyawan)
Definisi
• Bersifat arsitektur dan konseptual
(perencanaan-perencanaan) strategis,
bukan tehnikal maupun operasional.
• Mencakup fungsi perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan
personalia, pengarahan, dan pengawasan.
Tugas Manajer
1. Fungsi Perencanaan
2. Fungsi Organisasi
3. Fungsi Personalia
4. Fungsi Pengarahan
5. Fungsi Pengawasan
Definisi
Menurut Edgar Huse Organisasi bisa dilihat
dari 3 Perspektif, yaitu :
1. Perspektif I
2. Perspektif II
3. Perspektif III
Perspektif I
• Melihat organisasi atau manajemen dari
perspektif rancangan yang terstruktur.
• Terfokus pada isu-isu tentang bagaimana
organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi
yang seharusnya dijalankan, siapa yang
seharusnya memimpin dan bawahan, serta
gaya kepemimpinan apa yang harus
dijalankan.
Perspektif II
• Sering disebut aliran pekerjaan (work-
flow).
• Menggunakan Teknik-Teknik yang dikenal
sebagai riset operasional.
Ciri-Ciri Riset Operasional : 1. Melakukan formulasi persoalan 2. Menyusun konstruksi model matematis 3. Menarik suatu kesimpulan dari model yang
disusun 4. Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan 5. Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan 6. Mengambil kesimpulan untuk melakukan
implementasi
Perspektif III
Dinamakan perspektif kemanusiaan (the human
perspective)
Komponen-Komponen dalam perspektif kemanusiaan : 1. Aliran hubungan kemanusiaan 2. Aliran pengembangan organisasi 3. Aliran pemikiran multidimensional
Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Adanya tujuan yang jelas
2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh
semua orang
3. Tujuan organisasi harus diterima oleh
semua individu dalam organisasi
4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi
5. Adanya struktur organisasi
6. Adanya jaminan jabatan tersebut
7. Adanya koordinasi yang baik
Bentuk-Bentuk Organisasi
1. Organisasi Fungsional
2. Organisasi Produk Area
3. Organisasi Matriks
4. Organisasi Proyek
Definisi
Project Management Body Of Knowledege
Manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari pengetahuan keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek.
Prince2 Project Management Methodology
Perencanaan, pemantauan dan pengontrolan terhadap semua aspek yang terdapat dalam sebuah proyek, serta motivasi yang ada di dalamnya untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan performansi yang telah ditentukan.
DIN 69901 (Deutsches Institut für Normug – German Organization for Standarization)
Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan/pekerjaan teknik, serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek.
Definisi
Manajemen Proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin
dan mengkoordinir sumber daya manusia dan material dengan
menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang
telah ditentukan.
Proses-Proses
Framework
Tujuan
• Efisiensi
• Kontrol terhadap proyek lebih baik
• Meningkatkan kualitas
• Meningkatkan produktifitas
• Menekan resiko yang muncul
• Koordinasi internal yang baik
• Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas
Faktor Pembatas
Knowledge Area
Teknik dan Metode
• Pert charts
• Gantt charts
• Event chain diagrams
• Run charts
• Project cycle optimisation