2014
Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen
Winda Zarina Maulida
PENGANTAR ADMINISTRASI
PERKANTORAN Untuk SMK dan MAK
1
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 1
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat
menyelesaikan modul PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN ini sesuai dengan waktu yang telah
diharapkan. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah ikut
berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, sehingga modul ini dapat diselesaikan dan difungsikan sesuai dengan
apa yang diharapkan sebelumnya yaitu sebagai salah satu media yang dapat membantu kelancaran proses belajar
mengajar oleh siswa.
Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013, dimana di dalam modul ini berisi tentang Administrasi
Perkantoran, mengenai “Membuat Struktur Organisasi” dan “Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor”. Yang mana di
dalam modul ini akan di bahas mengenai aneka bentuk dan jenis organisasi kantor, serta jenis-jenis pekerjaan
kantor hingga hasl dari pekerjaan kantor, yang juga dilengkapi dengan soal-soal teori maupun praktek dengan
harapan dapat membantu siswa dalam melatih kemampuan siswa dalam hal surat menyurat.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan dan penulisan modul ini, oleh
karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan modul ini
sehingga dapat memberikan manfaat khususnya penulisnya dan pembaca pada umumnya.
Kami mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu terbitnya modul ini yaitu
teman-teman dan dosen pembimbing.
Malang, 23 November 2014
Penulis
KATA
PENGANTAR
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 2
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Deskriptif Umum............................................................................................................................... 4
B. Prasyarat ....................................................................................................................................... 4
C. Kompetensi Inti.................................................................................................................................. 4
D. Kompetensi Dasar............................................................................................................................... 5
E. Indikator Pencapaian Modul............................................................................................................... 5
F. Petunjuk Penggunan Modul................................................................................................................ 5
G. Tujuan Akhir Pembelajaran................................................................................................................ 6
H. Cek Kemampuan................................................................................................................................. 7
BAB II PEMBAHASAN
Bagian I : Membuat Struktur Organisasi
A. Pengertian Organisasi......................................................................................................................... 8
B. Prinsip-Prinsip Organisasi.................................................................................................................. 9
C. Bentuk-Bentuk Organisasi................................................................................................................... 9
Tes Formatif............................................................................................................................................... 13
Bagian II : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor
A. Pengertian Pekeraan Kantor.............................................................................................................. 16
B. Fungsi Pekerjaa Kantor..................................................................................................................... 16
C. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor............................................................................................................. 17
D. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor................................................................................................................ 18
E. Produk Pekerjaan Kantor................................................................................................................... 19
Tes Formatif.............................................................................................................................................. 26
DAFTAR ISI
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 3
PENILAIAN................................................................................................................................................. 29
GLOSARIUM................................................................................................................................................ 32
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................................... 33
KUNCI JAWABAN...................................................................................................................................... 34
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 4
Salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi
Perkantoran adalah memahami pekerjaan kantor agar dapat melakukan tugas-tugas kantor dengan baik
sehingga dapat menghasilkan pekerjaan kantor dengan sempurna, sesuai dengan harapan. Kompetensi ini
memiliki dua kompetensi dasar (KD) yaitu :
1. Membuat struktur organisasi
2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk dapat mempelajari dan memahami lebih dalam
lagi mengenai organisasi kantor, dari mulai pekerjaan kantor hingga hasil pekerjaan kantor. Kompetensi ini
sangat penting dipelajari oleh siapa saja khusunya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena pada
dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan khusunya di kalangan industri/dunia
usaha.
Kemampuan awal yang diprasyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa sudah memahami dan
dapat medeskripsikan administrasi perkantoran yang meliputi pengertian administrasi, pengertian kantor,
pengertian adminiatrasi kantor, dan juga ruang lingkup dari administrasi kantor.
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong
royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari
BAB I
PENDAHULUAN
DESKRIPTIF UMUM A
PRASYARAT B
KOMPETENSI INTI C
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 5
solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial
dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan,
teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan,
dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda
sesuai kaidah keilmuan.
1. Membuat struktur organisasi
2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi kantor
2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor
3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi kantor
4. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor
5. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor
6. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor
7. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor
Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikuti petunjuk-petunjuk serta cara-cara mempelajarinya,
baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator agar pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur
yang ada pada petunjuk penggunaan modul ini.
1. Penjelasan bagi siswa
a. Pelajari secara berurutan dari kegiatan belajar 1 sampai 2.
b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktik yang diperlukan sesuai kompetensi yang dipelajari.
KOMPETENSI DASAR D
INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI E
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL F
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 6
c. Kerjakan tes formatifnya.
d. Cocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban (jangan melihat kunci jawaban sebelum seleai
mengerjakan tes formatif) karena tuuan tes foemastif ini umtuk menguji sejauh mana tingkat
pengiasaan sisea terhadap kompetensi tersebut.
e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7.00 lanjutkan ke kegiatan belaar
berikutnya. Apabila belum memenuhi standar minimal 7.00 maka harus mengulangi kegiatan belajar
yang masih belum berhasil sampai memperoleh standar minamal yang ditentukan.
f. Setelah berakhir mempelajari subkompetensi ke-2 dan dinyatakan lulus dari semua subkompetensi
maka kerjakan evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan sisea atas
kompetensi Memproses Perjalanan Bisnis secara keseluruhan.
g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan kunvi jawaban evaluasi.
h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan kepada guru atau faslitator.
2. Penjelasan bagi fasilitator
a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran.
b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar.
c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta menjawab pertanyaan
sisea mengenai proses pembelajaran.
d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk
belajar.
e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.
g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya.
h. Melaksanakan penilaian.
i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan dan keterampialn dari suatu kompetensi yang
perlu intuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.
j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.
k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten.
o Kompetensi Dasar 1 : Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor
1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi
2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi
TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN G
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 7
3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi
o Kompetensi Dasar 2 : Mengidentifikasi pekerjaan kantor
1. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor
2. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor
3. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor
4. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor
No. Pertanyaan Ya Tidak
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Dapatkah Anda menyebutkan prinsip-prinsip organisasi?
Dapatkah Anda menjelaskan tujuan organisasi?
Dapatkan Anda menjelaskan pentingnya organisasi?
Dapatkah Anda menjelaskan bentuk-bentuk organisasi?
Dapatkah Anda membedakan bentuk-bentuk organisasi?
Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor ?
Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor ?
Dapatkah Anda menyebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor?
Dapatkah Anda menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor?
Dapatkah Anda menyebutkan hasil dari pekerjaan kantor?
Dapatkah Anda menjelaskan hasil dari produk kantor?
Apabila Anda menjawab “TIDAK” pada salah satu pertanyaandi atas, maka pelajarilah materi tersebut
pada modul ini. Apabila Anda menjawab “YA” pada semua pertanyaan, maka lanjutkanlah dengan
mengerjakan tugas, tes formatif dan evaluasi yang ada pada modul ini.
CEK KEMAMPUAN H
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 8
BAGIAN 1
MEMBUAT
STRUKTUR ORGANISASI
1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota
atau badan
2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk
mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai
tujuan bersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan
manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha
kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan,
ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur
dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan
tertentu.
Pengertian Organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
A
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 9
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
2. Ada kerja sama
3. Ada tujuan bersama
Terdapat 7 prinsip-prinsip dari organisasi, ialah :
1. Prinsip perumusan tujuan
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam :
Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan
Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang
organisasi
Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh
Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
1
Prinsip-Prinsip Organisasi B
Bentuk-Bentuk Organisasi C
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 10
Kelebihan:
Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan
Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan:
Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu
maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.
Pimpinan lebih cenderung otoriter
Karyawan lebih sulit berkembang
Bagan Organisasi Garis/Lini :
Organisasi Garis dan Staf
Ciri-ciri:
Pimpinan mengangkat tenaga staff
Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus
Kepala
Seksi
PIMPINAN
Pimpinan
Pimpinan
Pimpinan
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
2
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 11
Kelebihan:
Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli
Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
Kekurangan:
Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya
yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
Bagan Organisasi Garis Staf :
Organisasi Fungsional
Ciri-ciri:
Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
PIMPINAN
Akuntan
Publik
Penasihat
Hukum
Bagian
Pemasaran
Bagian
Keuangan
Bagian
SDM
Bagian
Produksi
Kepala
seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
3
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 12
Kelebihan:
Pembagian tugas lebih jelas
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kekurangan:
Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya
Tidak ada kesatuan perintah
Bagan Organisasi Fungsional :
PIMPINAN
Kepala Bagian Kepala Bagian
Kepala Bagian
Kepala Bagian
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 13
a. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu
yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu
tujuan yang diinginka, merupakan pengertian organisasi menurut...
a. KBBI c. Chester I. Barnard
b. J. Willian Schulze d. Kamus Administrasi
2. Yang bukan termasuk ciri-ciri organisasi ialah...
a. Ada ruangan kerja c. Terdapat sekelompok orang
b. Ada kerja sama d. Ada tujuan bersama
3. Bentuk-bentuk organisasi adalah..
a. Organsasi Struktural c. Organisasi Bersekat
b. Organisasi Fungsional d. Organisasi Implementasi
4. Kelebihan organisasi Garis/Lini, kecuali...
a. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan
b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
c. Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
d. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
5. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, organisasi dibagi menjadi 3
macam, kecuali..
a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Garis dan Staff
b. Organisasi Struktural d. Organisasi Fungsional
6. Mengapa dalam organisasi garis dan staff kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina?
a. Karena memungkinkan karyawan yang berkhianat
b. Karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
TES FORMATIF
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 14
c. Karena letak tempat kerja yang bersekat
d. Karena tugas dari masing-masing karyawan yang sangat banyak.
7. Yang merupakan kekurangan dari organisasi fungsional adalah..
a. Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
b. Pimpinan lebih cenderung otoriter
c. Karyawan lebih sulit berkembang
d. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
8. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Fungsional
b. Organisasi Garis Staff d. Organisasi Struktural
9. Yang merupakan prinsip dari organisasi adalah..
a. Terdapat kerjasama c. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
b. Terdapat tujuan bersama d. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
10.
Bagan diatas merupakan bagan dari organisasi...
a. Garis Staff c. Fungsional
c. Struktural d. Garis/Lini
Kepala
Seksi
PIMPINAN
Pimpinan
Kepala
Seksi
Pimpinan Pimpinan
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 15
b. Esai
1. Sebutkan 3 pengertian dari organisasi berdasarkan para ahli!
2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi!
3. Jelaskan mengenai Organisasi Garis/Lini mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah
bagannya!
4. Jelaskan mengenai Organisasi Garis dan Staff mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya!
Gambarlah bagannya!
5. Jelaskan mengenai Organisasi Fungsional mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah
bagannya!
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 16
BAGIAN II
MENGIDENTIFIKASI
PEKERJAAN KANTOR
George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
1. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha,
pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari
2. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu
pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan
keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Pengertian Pekerjaan Kantor A
Fungsi Pekerjaan Kantor B
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 17
a) Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan
menyusunnya.
b) Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.
c) Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d) Mengirim
Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
e) Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di
perpustakaan
f) Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference.
g) Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana
h) Pekerjaan lainnya.
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
o Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :
1. Typing : 24,6%
2. Calculating : 19,5%
3. Checking : 12,3%
4. Filling : 10,2%
5. Telephoning : 8,8%
6. Duplicating : 6,4%
7. Mailing : 5,5%
8. Other : 12,7%
TOTAL : 100%
Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor C
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 18
1. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama /
pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan
perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
Contoh :
Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan
tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan
tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaaan ketatausahaan., seperti mencatat kemajuan belajar
siswa, menyiapkan rapor, dan lain-lain.
2. Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor bersifat terbuka karena pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu
organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat juga dilakukan diluar kantor sekalipun.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Pekerjaan kantor dapata dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi hingga
karyawan yang paling bawah sekalipun.
Contoh :
Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerjasebaik mungkin, namun
manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya,
seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dan lain-lain.
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor D
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 19
1. SURAT
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada
pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
Contoh Surat :
Kegunaan surat:
- Sebagai alat komunikasi secara tertulis
- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
- Dapat menjadi nilai historis
- Sebagai duta organisasi
- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan
Produk Pekerjaan Kantor E
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 20
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat
- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk
pemerintahan
- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
- Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. LAPORAN
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan
data.
Contoh Laporan :
Fungsi laporan:
- Sebagai bahan pertanggungjawaban
- Alat menyampaikan informasi
- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Bahan pengambilan keputusan
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 21
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
- Harus jelas dan cermat
- Mengandung kebenaran dan objektifitas
- Lengkap
- Tegas dan konsisten
- Langsung mengenai sasaran
- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
- Disertai dengan saran-saran
- Tepat waktu
Jenis-jenis laporan:
a) Laporan berdasarkan waktu
- Laporan berkala : laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu
(laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap
bulan.
- Laporan insidental : laporan yang dibuat apabila diperlukan.
b) Laporan berdasarkan bentuk
- Laporan berbentuk surat : laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara
satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.
- Laporan berbentuk naskah : laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek
maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo : laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan
pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c) Laporan berdasarkan penyampaian
- Laporan lisan : laporan yang disampaikan secara langsung.
- Laporan tertulis : contoh: surat, naskah dan memo.
- Laporan visual : laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui
media presentasi (power point).
d) Laporan berdasarkan sifat
- Laporan biasa : laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan
terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif.
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 22
- Laporan penting : laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang
tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e) Laporan berdasarkan isinya.
- Laporan informatif : laporan yang isinya hanya berisi informasi saja
- Laporan rekomendasi : laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan
lebih lanjut.
- Laporan analisa : laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam.
- Laporan kelayakan : laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau
pemilihan mana yang terbaik.
- Laporan pertanggungjawaban : laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau
kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
KERANGKA
LAPORAN
PENDAHULUAN
BATANG TUBUH
PENUTUP
a. Maksud dan tujuan
penulisan laporan
b. Masalah pokok yang
dilaporkan
c. Sistematika laporan
a. Data dan fakta
pelaksanaan kegiatan
b. Kesesuaian
pelaksanaan dengan
perencanaan
c. Masalah yang terjadi
d. Pembahasan masalah
a. Kesimpulan, dan
b. Saran
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 23
3. FORMULIR
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau
informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak
tetap.
Keuntungan membuat formulir
1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan
kertas.
2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3) Adanya keseragaman
4) Mengurangi kegiatan foto kopi
Fungsi formulir
1) Mencari suatu keterangan
2) Menghimpun data yang sama
3) Menyampaikan informasi yang sama
4) Sebagai bukti fisik
5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.
2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis.
5) Dibuat secara sederhana.
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup.
7) Harus ada judul nama formulir.
8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.
9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang .
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 24
Contoh Formulir :
4. ARSIP
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik
tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau
berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara
tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan
lebih baik dan lebih lama.
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 25
5. BERBAGAI MACAM DOKUMEN TERTULIS.
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 26
a. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Jenis-jenis pekerjaan kantor adalah sebagai berikut, kecuali..
a. Menghimpun c. Menyimpan
b. Mencatat d. Menukarkan
2. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi merupakan salah satu poin dari..
a. Jenis-jenis pekerjaan kantor c. Fungsi pekerjaaan kantor
b. Ciri-ciri pekerjaan kantor d. Pengertian pekerjaan kantor
3. Hasil dari pekerjaan kantor adalah..
a. Amplop c. Formulir
b. Cek d. Kertas
4. Media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk
mendapatkan tanggapan adalah pengertian..
a. Laporan c. Arsip
b. Surat d. Peta
5. Suatu data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau
berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik dan lebih lama, disebut..
a. Laporan c. Arsip
b. Surat.. d. Formulir
6. Laporan visual, tertulis, lisan, merupak jenis-jenis laporan berdasarkan..
a. Bentuknya c. Isinya
b. Penyampaiannya d. Sifatnya
TES FORMATIF
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 27
7. Yang termasuk dalam laporan berdasarkan sifat adalah..
a. Laporan Tertulis c. Laporan Biasa
b. Laporan Visual d. Laporan Informatif
8. Laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut disebut dengan laporan..
a. Analisa c. Rekomendasi
b. Informatif d. Pertanggungjawaban
9. Fungsi surat adalah..
a. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
c. Bahan pengambilan keputusan
d. Adanya keseragaman
10. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas. Adalah
keuntungan dari..
a. Surat c. Laporan
b. Formulir d. Peta
b. Esai
1. Apa saja kerangka dalam membuat laporan? Sebutkan!
2. Sebutkan 5 jenis pekejaan kantor. Beri masing-masing 3 contoh!
3. Sebutkan jenis-jenis laporan!
4. Sebutkan fungsi dari pekerjaan kantor!
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 28
5. Sebutkan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir!
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 29
1.1 LEMBAR PENILAIAN HASIL BELAJAR
Penilaian dilakukan dengan prosedur:
- Penilaian Proses: kehadiran siswa, pengamatan selama proses pembelajaran dan diskusi kelompok.
- Penilaian Hasil: tugas individu, UTS, UAS.
Format Penilaian Hasil
A. PILIHAN GANDA
Setiap jawaban yang benar diberi skor 1, sedangkan jawaban yang salah diberi skor 1. Lalu
dimasukkan dalam rumus berikut ini :
Skor =
x 100 (skala 0-100)
Keterangan :
B = Jumlah jawaban benar
N = Jumlah soal
Contoh : Skor =
x 100
= 100
Jadi, pada latihan soal pilihan ganda siswa memperoleh nilai 100.
B. URAIAN
Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor Makasimum
Uraian 5 1 20
2 20
3 20
4 20
5 20
Jumlah 100
PENILAIAN
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 30
Nilai = Jumlah Jawaban Benar x 100% = 100
100
Keterangan : Arti tingkat penguasaan/pemahaman yang dicapai :
90% – 100% = Baik Sekali
80% - 89% = Baik
70% - 79% = Cukup
< 69% = Kurang
Tingkat kelulusan bisa dicapai bila bisa menjawab 70% dari soal-soal diatas. Kurang dari standard diatas,
dianggap tidak lulus.
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 31
1.2 LEMBAR PENILAIAN SIKAP :
Siswa :
Kelas :
Tanggal :
Petunjuk:
1) Untuk setiap perilaku sikap berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala
berikut ini:
A = Sangat Baik C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan D = Memerlukan perbaikan
Format pengamatan perilaku berkarakter
No Rincian Tugas Kinerja
(RTK) (A) (B) (C) (D)
1 Teliti, tekun, cekatan
2 Jujur
3 Loyal
4 Disiplin
5 Dapat dipercaya
6 Dapat menyimpanan
rahasia
7 Kreatif-inovatif
8 Sopan Santun
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 32
KBBI
Perserikatan
Efektifitas
Efisiensi
Otoriter
Staff
The Right Man
The Right Place
Tour of Duty
Notula
Pelayanan prima
(service excellent)
Pelanggan
Chatting
Historis
Paper
Objektifitas
Kamus Benar Bahasa Indonesia
Suatu kumplan dalam organisasi
Berhasil guna
Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat
Berkuasa sendiri, sewenang-wenangnya, suka mengatur
Seorang pegawai atau kayawan
Orang orang yang benar dan hebat
Tempat yang benar yang tepat
Perputaran pekerjaan
Hasil rapat yang dibuat oleh notulis (sekretaris dalam rapat )
Pemberian pelayanan barang/jasa dengan baik kepada konsumen atau
pelanggan
Instansi atau lembaga yang melakukan pembelian produk baik barang
maupun jasa secara berulang-ulang, karena barang atau jasa yang dibeli
mempunyai manfaat.
Melakukan komunikasi / bercakap-cakap ssecara online
Sejarah/bersejarah
Kertas, surat kabar,buku,lembar, naskah, karangan, koran.
Mengenai keadaan yang sebenarnya tanpa dipengaruhi pendapat atau
pandangan pribadi
GLOSARIUM
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 33
Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Erlangga
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.
Ida Nuraida, SE. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Serdamayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan tentag Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung:
Mandar Maju.
DAFTAR
PUSTAKA
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 34
Tes Formatif Bagian I
Pilihan Ganda!
1. B 6. B
2. A 7. A
3. B 8. B
4. C 9. C
5. B 10. D
Esai!
1. Pengertian organisasi menurut para ahli :
1) James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan
manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
2) Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha
kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
3) J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan,
ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur
dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
2. Prinsip-prinsip organisasi
1. Prinsip perumusan tujuan
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi
KUNCI
JAWABAN
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 35
3. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan
Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang
organisasi
Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh
Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan
Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan:
Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu
maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.
Pimpinan lebih cenderung otoriter
Karyawan lebih sulit berkembang
Bagan Organisasi Garis/Lini :
4. Organisasi Garis dan Staf
Ciri-ciri:
Pimpinan mengangkat tenaga staff
Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus
Kepala
Seksi
PIMPINAN
Pimpinan
Kepala
Seksi
Pimpinan Pimpinan
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
Kepala
Seksi
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 36
Kelebihan:
Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli
Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
Kekurangan:
Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya
yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
agan Organisasi Garis Staf :
5. Organisasi Fungsional
Ciri-ciri:
Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kelebihan:
Pembagian tugas lebih jelas
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kekurangan:
Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya
Tidak ada kesatuan perintah
PIMPINAN
Akuntan
Publik
Penasihat
Hukum
Bagian
Pemasaran
Bagian
Keuangan
Bagian SDM Bagian
Produksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
Kepala
seksi
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 37
Bagan Organisasi Fungsional :
Tes Formatif Bagian II
Pilihan Ganda!
1. D 6. B
2. B 7. C
3. C 8. C
4. B 9. A
5. C 10. B
Esai
1. Kerangka laporan terdiri dari:
a. Pendahuluan
- Maksud dan tujuan penulisan laporan
- Masalah pokok yang dilaporkan
- Sistematika laporan
b. Batang tubuh
- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
- Masalah yang terjadi
- Pembahasan masalah
c. Penutup
- Kesimpulan, dan
- Saran
PIMPINAN
Kepala
Bagian Kepala
Bagian
Kepala
Bagian
Kepala
Bagian
Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 38
2. Jenis-jenis pekerjaan kantor :
1) Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan
menyusunnya.
2) Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.
3) Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
4) Mengirim
Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
5) Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di
perpustakaan
6) Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference.
7) Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana
8) Pekerjaan lainnya.
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
3. Jenis-jenis laporan:
a) Laporan berdasarkan waktu :
- Laporan berkala
- Laporan insidental
b) Laporan berdasarkan bentuk :
- Laporan berbentuk surat
- Laporan berbentuk naskah
- Laporan berbentuk memo
c) Laporan berdasarkan penyampaian :
- Laporan lisan
- Laporan tertulis
- Laporan visual
e) Laporan berdasarkan sifat :
- Laporan biasa
| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 39
- Laporan penting
f) Laporan berdasarkan isinya.
- Laporan informatif
- Laporan rekomendasi
- Laporan analisa
- Laporan kelayakan
- Laporan pertanggungjawaban
4. Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.
2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis.
5) Dibuat secara sederhana.
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup.
7) Harus ada judul nama formulir.
8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.
9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang